Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội

giờ cũng được đặt ở vị trí hàng đầu. Thông qua lao động, con người sử dụng sức lao động của mình tạo ra của cải vật chất cho doanh nghiệp đồng, thời họ nhận được về phía mình là tiền lương. Gắn với tiền lương là các khoản trích theo lương, bao gồm : BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp, cũng như của toàn xã hội đến người lao động. Như vậy có thể nói rằng, tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề quan trọng được cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Chế độ tiền lương phải hợp lí, hiệu quả, đảm bảo lợi ích cá nhân cho người lao động, đồng thời đảm bảo mục tiêu lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc hạch toán và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cần được quan tâm, quản lí chặt chẽ, đảm bảo giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa các lợi ích trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, cùng với thời gian, tình hình kinh tế ngày càng đa dạng , phức tạp, chế độ kế toán cũ đã bộc lộ một số bất cập, cần có sự hoàn thiện cho phù hợp và hiệu quả hơn. Đây là một trong những vấn đề nằm trong sự quan tâm nghiên cứu của các nhà kế toán Là một nhà kế toán trong tương lai, để hiểu rõ hơn về vấn đề này, qua thời gian thực tập tại Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội , em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội”. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề bao gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoant trích theo lương. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty du lịch VIệt Nam - Hà nội. Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoant trích theo lương tại Công ty du lịch Việt Nam - Hà nội. Chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn :Ths.Trương Thanh Hằng, cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ của Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội ` Với chuyên đề này, do trình độ nhận thức còn hạn chế , thời gian tìm hiểu kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, nên khó tránh khỏi những thiếu sót . Em rất mong được sự góp ý , chỉ bảo của các thầy cô và công ty để chuyên đề của em đạt kết quả cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, tháng 10năm 2006 Sinh viên Chử Tuyết Nhung CHƯƠNG I Lý luận cơ bản về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1.1. Một số vấn đề cơ bản về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.1.1. Lao động và hạch toán lao động trong doanh nghiệp. 1.1.1.1. Lao động và phân loại lao động trong doanh nghiệp, Ngày nay không ai có thể phủ nhận vai trò của lao động đối với lịch sử tiến hoá của loài người, chính lao động đã đưa loài người đến sự sáng tạo,văn minh và phát triển, con người ngày càng vượt qua chính mình nhờ có lao động. Do lao động trong doanh nghiệp sản xuất tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau và để thuận tiện cho việc quản lí và hach toán,cần phải tiến hành phân loại lao động.Về mặt quản lí và hạch toán, lao động thường được phân loại theo các phương thức sau: - Phân loại theo thời gian lao động : theo thời gian lao động, toàn bộ lao động đươc chia thành: lao động thường xuyên, lao động trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ.Nhờ vậy, doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình.Từ đó doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hợp lí, hiệu quả, đồng thời xác định được các khoản nghĩa vụ của người lao động với Nhà nước được chính xác. - Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: theo đó lao động được chia làm hai loại: lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất. Cách phân loại lao động này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao dộng.Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc,tinh giản bộ máy gián tiếp - Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: theo đó toàn bộ lao động trong doanh nghiệp được chia thành ba loại: lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến, lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý. Cách phân loại trên đây giúp cho việc tập hợp chi phí lao độngđược kịp thời,chính xác,phân định được chi phí thời kì và chi phí sản phẩm… 1.1. 1.2. Hạch toán lao động trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp sản xuất, hạch toán lao động là hạch toán về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. * Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm :số lao động theo nghề nghiệp,công việc trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao dộng gián tiếp và trực tiếp và lao động khu vực ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên sơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả là các chế độ khác cho người lao dộng. Việc hạch toán số lượng lao động được hạch toán trên cơ sở: ”Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này được lập theo mẫu quy định và được lập thành hai bản:một bản do phòng tổ chức lao động, một do phòng kế toán quản lí. Căn cứ để ghi sổ sách này là các hợp đồng lao động và các quy định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp ( khi chuyển công tác và thôi việc) Khi nhận được các chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ “ Danh sách lao động” của doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổ sản xuất, đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý,tuỳ theo yêu cầu quản lí của cấp trên. * Hạch toán thời gian lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính lương phải trả cho người lao động được chính xác . Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp . Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi hàng ngày của từng cá nhân, từng bộ phận sản xuất,từng bộ phận, tổ trưởng tổ sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền theo lao động. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngay công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người, trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát Phiếu làm thêm giờ: Hạch toán chi tiết cho từng người . Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Dùng cho trường hợp thai sản, ốm đau, con ốm, tai nạn lao động.Chứng từ này do y tế cơ quan( nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào Bảng chấm công * Hạch toán kết quả lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, kiểm tra sự phù hợp của việc thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sư dụng là : “Phiếu khoán”, “Bản kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm ’’, “Giấy giao ca”, “Hợp đồng giao khoán”, “Bảng kê sản lượng từng người”. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập( tổ trưởng) kí,cán bộ kế toán kiẻm tra xác nhận,lãnh đạo kí duyệt(quản đốc phân xưởng và trưởng bộ phận).Sau đó chứng từ được chuyển cho nhân viên hạch toán để tổng hợp kết quả của người lao động toàn đơn vị, rồi lại được chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận.Cuối cùng được chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ để tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả của người lao động tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất và trong toàn đơn vị, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lí có liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp. Như vậy để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV, hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng đối tượng từng tổ sản xuất dựa trên kết quả tính lương đã có . 1.1.2. Tiền lương và các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.2.1.Tiền lương. Dưới bất kì hình thức nào,lao động luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu,đảm bảo cho quá trình sản xuất và tái sản xuất diễn ra một cách bình thường,liên tục.Thông qua lao động,người lao động sử dụng sức lao động của mình để tạo ra của cải vật chất cho xã hội.Sức lao động mà họ bỏ ra phảiđược bù hoàn xứng đáng dưới hình thức thù lao lao động Như vậy tiền lương hay tiền công chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao độngcăn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lương công việc của họ. Nghị định 26/CP ngày 26/05/1993 cũng đã nêu rõ:” Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người sử dụng lao dộng(Nhà nước,chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng sức lao động,tuân theo nguyên tắc cung cầu,giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước”. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay,sức lao động đã trở thành hàng hoá đặc biệt,người lao động có quyền làm chủ sức lao động của mình,có quyền được trả công xứng đáng với sức lao động mình bỏ ra.tiền lương có thể coi là giá cả sức lao động,được hình thành thông qua thoả thuận giữa người mua và bán sức lao động. Trong xã hội phát triển, tiền lương trở thành một bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động,bởi vậy nó đảm bảo cho cuộc sống vật chất và tinh thần cho bản thân họ cũng như gia đình họ hiện tại và tương lai, nó liên quan đến vấn đề lợi ích cá nhân. Trên thực tế,tiền lương chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó thoả mãn nhu cầu của người lao động.Có như vậy mới giải quyết hài hoà được các vấn đề lơi ích và khi đó tiền lương đã trở thành một động lực mạnh mẽ thúc đẩy người lao động quan tâm đến hiệu quả công việc. 1.1.2.2.Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất . Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lượng công việc của người lao động nên việc tính và trả lương cho người lao động được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau,tuỳ đặc điểm, điều kiện sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lí của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là luôn phải quán triệt nguyên tắc:Phân phối theo lao động .Trên thực tế nước ta thường áp dụng các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán. * Hình thức trả lương theo thời gian. Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định.Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lí thời gian lao động của doanh nghiệp,việc tính trả lương theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giản đơn và thời gian có thưởng. - Trả lương theo thời gian giản đơn Công thức tính: LCN = LMIN . KCN . T Trong đó: LCN :Lương người lao động LMIN :Lương tối thiểu KCN : Hệ số lương cấp bậc công nhân T :Thời gian làm việc thực tế (thường tính theo ngày) Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn: lương giờ, lương ngày, lương tuần và lương tháng. Nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn là mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lí thời gian làm việc,tiết kiệm nguyên liệu,tập trung công suất của máy m óc thiết bị để tăng năng suất lao động. - Trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu về số lượng và chất lượng đã quy định. Chế độ trả lương này chủ yếu áp dụng với công nhân phụ làm việc phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh hết bị… Ngoài ra còn áp dụng với công nhân chính làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công việc tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng . Chế độ trả lương này tính lương cho công nhân gồm: tiền lương theo thời gian giản đơn cộng với thưởng. Nó không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích công tác .Do đó cùng với ảnh hưởng của tiến bộ khoa học kỹ thuật, chế độ trả lương này ngày càng áp dụng rộng rãi hơn. * Hình thức trả lương theo sản phẩm . Hiện nay có rất nhiều đơn vị kinh tế cơ sở thuộc các thành phần kinh tế khác nhau áp dụng rộng rãi các hình thức trả lương theo sản phẩm với nhiều chế độ linh hoạt. Hình thức trả lương cho người lao động theo sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức trả lương theo thời gian và có những tác dụng sau: - Quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động(theo số lượng và chất lượng sản phẩm),gắn liền với thu nhập về tiền lương với kết quả sản xuất của mỗi người, kích thích tăng năng xuất lao động. - Khuyến khích mỗi người lao động ra sức học hỏi nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến phương pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động. Chế độ trả lương theo sản phẩm căn cứ vào kết quả lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm, công việc và lao vụ đó. Tuỳ theo mối quan hệ giữa người lao động với kết quả lao động, tuỳ theo yêu cầu quản lí về nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng nhanh sản lượng và chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lương sản phẩm như sau: -Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế -Tiền lương theo sản phẩm có thưởng -Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp -Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến Ưu điểm của hình thức trả lương này là vừa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vùă gắn chặt số lượng với chất lượng lao động, động viên người lao động sáng tạo, hăng say lao động * Hình thức trả lương khoán. Hình thức trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành .Hình thức trả lương này áp dụng cho những công việc mà nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao toàn bộ công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định . Với các hình thức trả lương chủ yếu trên đây thì bên cạnh chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Tiền thưởng gồm:thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng )và thưởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến ….) 1.1. 3. Các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp . Bên cạnh việc trả lương để bù hoàn sức lao động mà người lao động bỏ ra, trả thưởng để khuýen khích người lao động thì doanh nghiệp còn xây dựng các quỹ trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội gồm :BHXH, BHYT. Ngoài ra doanh nghiệp còn có nguồn KPCĐ dùng cho hoạt động công đoàn hàng tháng.Việc hình thành các quỹ này thể hiện sự quan tâm của toàn thể xã hội, cũng như của doanh nghiệp đối với người lao động. 1.1.3.1. Quỹ BHXH. BHXH là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của nhà nước.Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà còn phản ánh chế độ xã hội. BHXH là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế cho người lao động và gia đình họ.BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo cho người lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… BHXH là một hiện tượng xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu an toàn về đời sống kinh tế cho người lao động và gia đình họ. Hiện nay ở Việt Nam đang thực hiện các chế độ bảo hiểm sau: trợ cấp ốm đau, thai sản, trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, trợ cấp mất sức lao động, tàn tật, hưu trí. Theo điều 149-Bộ luật lao động, quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: -Người sử dụng lao động đóng góp 15% tổng quỹ lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị.Trong đó 10% để chi trả các chế độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi trả cho các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. -Người lao động đóng góp 5% để chi trả cho các chế độ hưu trí, tử tuất. -Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện chế độ BHXH đối với người lao động. Ngoài ra còn có các nguồn khác … 1.1.3.2. Quỹ BHYT. BHYT thực chất là bảo trợ cho người tham gia BHYT về các khoản như : khám chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang… Người tham gia BHYT sẽ được hỗ trợ một phầm kinh phí. Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức phát sinh trong tháng.Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%,trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% tính vào thu nhập người lao động.Quỹ này do cơ quan BHXH quản lí và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế .Vì vậy các cơ quan doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHXH, để phục vụ chăm sóc cho CBCNV. 1.1.3.3.Quỹ KPCĐ. Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại…)thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành KPCĐ. KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành,KPCĐ được tinh theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương. Kinh phí này do doanh nghiệp xác lập và chi tiêu theo chế độ quy định:1% nộp cho cấp trên, 1% sử dụng chi tiêu cho công đoàn đơn vị. 1.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán. - Căn cứ vào các Bảng chấm công của các bộ phận để tính và trả lương theo thời gian. - Căn cứ vào Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc Hợp đồng giao khoán công việc để tính và trả lương theo sản phẩm hoặc theo lương khoán. - Căn cứ vào Phiếu xác nhận làm đêm, làm thêm giờ để tính và chi trả bồi dưỡng làm đêm, tiền lương ngoài giờ cho người lao động. - Căn cứ vào các quy định đề bạt, tăng lương hoặc thuyên chuyển công tác giữa các bộ phận để tính và chi trả phụ cấp hoặc điều chỉnh lương. - Căn cứ vào các quyết định khen thưởng hoặc quyết định phân phối quỹ phúc lợi để tính và chi trả tiền thưởng, tiền phúc lợi cho cán bộ CNV. .......................... Từ các chứng từ trên, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động trong từng bộ phận và toàn doanh nghiệp. Tiền lương và các khoản phải trả được thanh toán cho người lao động ít nhất một tháng 2 kỳ : + Kỳ 1 : tiến hành vào đầu tháng, gọi là tạm ứng lương, + Kỳ 2 : Căn cứ vào tổng số tiền lương và các khoản phải trả sau khi trừ đi các khoản tạm ứng, các khoản khấu trừ theo quy định, thanh toán nốt số còn lại cho người lao động được tiến hành vào cuối tháng gọi là kỳ thanh toán lương. 1.2.2.Kế toán tiền lương. Tại các DNSX, hạch toán chi phí lương là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán chính xác chi phí tiền lương có một vai trò quan trọng, nó là cơ sở để xác định giá thành và giá bán sản phẩm, đồng thời nó còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp cho Ngân sách Nhà nước và cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Do vậy, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý thì hạch toán tiền lương phải tuân theo các nguyên tắc nhất định, đó là phân loại tiền lương một cách hợp lý . 1.2.2.1. Tài khoản hạch toán. Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng TK334 “Phải trả CNV”. Đây là tài khoản để phản ánh các khoản thanh toán với CNV của các doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu tk334 như sau: -Các khoản tiền lương ,tiền công ,tiền thưởng và các khoản khác cho CNV D:Các khoản tiền lương ,tiền công ,tiền thưởng và các khoản khác còn phảI trảCNV -Các khoản tiền lương tiền thưởng ,BHXH và các khoản khác đã trả ứng cho CNV -Các khoản khấu trừ vào tiền lương tiền công của CNV Tk3344 1.2.2.2. Phương pháp hạch toán. * Hàng tháng căn cứ vào kết quả lao động tính ra tổng số tiền lương phải trả cho người lao động . Nợ TK622: Phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất. Nợ TK627(6271): Phải trả nhân viên phân xưởng. Nợ TK641(6411): Phải trả nhân viên bán hàng. Nợ TK642(6421): Phải trả bộ phận quản lý doanh nghiệp. Có TK334: Tổng số thù lao lao động phải trả. * Số tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹ khen thưởng Nợ TK431(4311): Thưởng thi đua từ quỹ khn thưởng . Có TK334 : Tổng số tiền thưởng phảI trả. * Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV: theo quy định sau khi đóng BHXH,BHYT và thuế thu nhập, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại . Nợ TK334 : Tổng số các khoản khấu trừ . Có TK 333(3338) : Thuế thu nhập phải nộp . Có TK141 : Số tạm ứng trừ vào lương . Có TK138 : Các khoản bồi thường vật chất thiệt hại * Thanh toán thù lao và các khoản phải trả CNV. - Nếu thanh toán bằng tiền Nợ TK334 :các khoản đã thanh toán. Có TK 111,112 - Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá . + BT1 : Ghi nhận giá vật tư hàng hoá. Nợ TK632 Có TK 152, 153, 154, 155, 156… + BT2 : Ghi nhận giá thanh toán . Nợ TK334 : Tổng giá thanh toán ( cả thuế VAT) Có TK512 : Giá thanh toán không có thuế VAT. Có TK3331(33311) : Thuế VAT đầu ra phải nộp. Sơ đồ hạch toán thanh toán TK 138, 141 TK 138, 141 TK 333, 338 TK 431 TK 111 TK 338 TK 334 Bồi thường vật chất và tạm ứng trừ vào lương Tiền lương và các khoản phụ cấp phải thanh toán cho CNV KPCĐ, BHXH, BHYT và thuế thu nhập khấu trừ vào lương CNV Tiền thưởng phải trả CNV Trả lương cho CNV BHXH phải thanh toán cho CNV 1.2.3. Kế toán các khoản trích trước lương phép của CNSX. Tại các DNSX mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí NCTTSX đưa và giá thành sản phẩm, coi như là một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: Tiền lương chính thực tế phải trả CNTTSX trong tháng Mức trích trước tiền lương kế hoạch của CNTTSX Tỷ lệ trích trước = = x x Trong đó: Tỷ lệ trích trước Tổng số lương phép kế hoạch năm của CNTTSX Tổng số lương chính kế hoạch năm của CNTTSX = = x 100 Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của CNTTSX một cách hợp lý, không ảnh hưởng đến sự biến động trong giá thành. * Phương pháp hạch toán : - Khi trích trước tiền lương phép của CNTTSX : Nợ TK 622 Có TK 335 - Khi công nhân nghỉ phép, phản ánh tiền lương phép phải trả: Nợ TK 335 Có TK 334 + Nếu số trích trước nhỏ hơn thực tế phải trả thì tính thêm vào chi phí: Nợ TK 622 Có TK 335 + Nếu số trích trước lớn hơn thực tế phải trả thì ghi giảm chi phí; Nợ TK 335 Có TK 622 TK 335 * Các khoản chi phí thực tế phát sinh tính vào chi phí phải trả. * Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế phát sinh được hạch toán vào thu nhập bất thường * Chi qũy dự phòng trợ cấp mất việc làm * Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh. * Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. * Số chênh lệch giữa chi phí thực tế lớn hơn số tính trước, được tính vào chi phí. D: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế phát sinh 1.2.4.Kế toán các khoản trích theo lương. 1.2.4.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng TK338 “phải trả phải nộp khác”. Tài khoản này dùng phản ánh các khoản phải trả vả phải nộp cho cấp trên, cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ và lương theo quyết định của toa án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạn thời, nhận ký cược kýquỹ ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ… Nội dung và kết cấu TK338 như sau: TK 338 Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. _Các khoản đã hi về KPCĐ. _Xử lý giá trị tài sản thừa. _Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng trong kỳ. _Các khoản đã trả nộp khác _Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. _Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ. _Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. _Số đã trả, đả nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp được hoàn lại _Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định . D: Số tiền phải trả, phải nộp -BHXH,BHYT,KPCĐ chưa nộp hoặc chưa chi hết -Giá trị tàI sản thừa chờ giảI quyết Các khoản phải trả, phải nộp liên quan trực tiếp đến CNV bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ được chi tiết trên các tài khoản cấp 2: TK3382 : “Kinh phí công đoàn”. TK3383 : “Bảo hiểm xã hội”. TK3384 : “Bảo hiểm y tế “. Kết cấu và nội dung của các tài khoản cấp 2 này như sau: -Nộp BHXH,BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ -Tính BHXH phảI trả cho CNV khi nghỉ ốm đau ,thai sản _Các khoản đã nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. _Các khoản chi tiêu KPCĐ. _Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ (19% tính vào CPSXKD; 6% trừ vào lương CNV) D: _Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ chưa nộp. _KPCĐ còn lại chưa chi ở doanh nghiệp 3382, 3383, 3384 1.2.4.2 Phương pháp hạch toán. *Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định. Nợ TK 622,6271, 6411, 6421 : 19% theo tiền lương và các khoản phụ cấp lương Nợ TK 334: 6% trừ vào thu nhập của CNV . Có TK 338(3382, 3383, 3384) : Tổng số KPCĐ, BHXH, BHYT cần trích. *Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động..) Nợ TK 338(3383) Có TK 334 *Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lí quỹ Nợ TK 338(3382, 3383, 3384) : theo tỉ lệ quy định . Có TK 111,112 *Chi tiêu KPCĐ để lại doanh nghiệp Nợ TK 338(3382) : 1% Có TK 111, 112 *Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH lớn hơn số phải trả phải nộp được cấp bù: Nợ TK 111, 112 :Số tiền được cấp bù đã nhận . Có TK 338 (3382, 3383) : Số tiền được cấp bù. TK 111, 112 TK 334 TK 338 Nộp các khoản phải trả khác Các khoản trừ lương công nhân viên để lập các quỹ TK 111, 112 Nhận kí quỹ ngắn hạn TK 641, 642, 622 Trích KPCĐ, BHXH BHY tế 1.2.5.Các hình thức áp dụng sổ kế toán Sổ sách kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và phương pháp ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện của phương pháp ghi sổ kép. Nói cách khác sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người là kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian, cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình của công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Các loại sổ sách kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ sách kế toán được xây dựng, nó đã là một hình thức tổ chức nhất định mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô, điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mìnhmột hình thức tổ chức khác nhau. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 4 hình tổ chức sổ sách kế toán: _Hình thức Nhật kí - sổ cái . _Hình thức Chứng từ ghi sổ. _Hình thức Nhật kí – chứng từ. _Hình thức Nhật kí chung. _ Hình thức kế toán máy. 1.2.5.1. Hình thức Nhật kí - sổ cái. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật kí - sổ cái: _Sổ Nhật kí- sổ cái _Sổ, thẻ kế toán chi tiết quy trình ghi sổ Chứng từ gốc Sổ qũy Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra  1.2.5.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức chứng từ ghi sổ: - Sổ đăng ký chứng từ- ghi sổ - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong hình thức này: Sơ đồ 1: Trình tự ghi sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK334, TK338 Bảng tổng hợp chi tiết TK334, TK338 Chứng từ gốc Sổ quỹ và các sổ tài sản khác Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi Sổ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK334, TK338 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.5.3. Hình thức Nhật ký- chứng từ Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật ký chứng từ: - Nhật ký- chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết quy trình ghi sổ Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.2.5.4. Hình thức Nhật kí chung Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật kí chung: - Sổ nhật kí chung - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết quy trình ghi sổ Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.2.5.5.. Hình thức kế toán trên máy vi tính: * Trình tự ghi sổ kế toán theo hính thức kế toán trên máy vi tính. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bản tổng hợp chứng từ kế toán cùng loạin để kiểm tra, xác định TK ghi nợ TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu lược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo phần mềm của quy trình kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo tong chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cáI hoặc nhật ký……) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiéu giữa các số liệ._.