Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai

LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế thị trường, việc gia nhập WTO cũng như xu hướng hội nhập và toàn cầu hoá nền kinh tế đẫ tạo nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp. Sự cạnh tranh gay gắt của thị trường khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, trở ngại. Để thành công Doanh nghiệp cần nhiều yếu tố đặc biệt là yếu tố con người. Như chúng ta đã biết con người tồn tại không thể không có lao động. Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động, lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại, phát triển của xã hội loài người, là yếu tố cơ bản nhất, quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp người lao động bỏ công sức để tạo ra sản phẩm đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp khi đó doanh nghiệp phải trả thù lao hao phí sức lao động cho người lao động, gọi là tiền lương. Tiền lương thể hiện sự đánh giá công bằng năng lực lao động của người lao động. Một chính sách tiền lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế khuyến khích người lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng xuất lao động, là yếu tố quyết định để doanh nghiệp có thể thu hút nhiều lao động có trình độ chuyên môn cao…Đối với các doanh nghiệp,tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương. Ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hơn của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra. Vì vậy, khi các doanh nghiệp thực hiện chế độ tiền lương cho người lao động cần đảm bảo bù đắp hao phí lao động của họ một các hợp lý, đồng thời tiết kiệm được chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh việc tổ chức hạch toán tiền lương một cách hợp lý việc trích nộp và sử dụng các quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn có ý nghĩa quan trong với các doanh nghiệp. Vì vậy, nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương trong doanh nghiệp rất quan trọng, nhận thức được tầm quan trọng đó sau khi thực tập tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai, xuất phát từ thực tế và vận dụng kiến thức đã được học tại Trường cùng với sự giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty, các anh chị trong Phòng Kế toán tài chính và đặc biệt là sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của Thầy GS.TS Nguyễn Quang Quynh, Em xin mạnh dạn chọn Đề tài: " Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai ". Ngoài lời nói đầu và kết luận nội dung Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Đăc điểm chung của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai với kế toán tiền lương; Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai; Phần 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai. Đề tài đã giúp Em hiểu thêm về thực trạng công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty. Do kiến thức và khả năng còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong được sự góp ý bổ xung và giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô trong Khoa, của các anh chị trong Phòng Kế toán Tài chính. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Lào Cai, các thầy cô giáo trong Trường Đại học Kinh tế quốc dân và đặc biệt là Thầy Nguyễn Quang Quynh đã tạo điệu kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU:…………………………………………………………………………. PH ẦN I: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU LÀO CAI VỚI KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG…………………………………………………01 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty………………………………..01 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty…………………………………..02 1.3. Đ ặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK Lào Cai….06 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty……………………………………….09 1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác Kế toán……………………………………….09 1.4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty………………………….13 PHẦN 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK LÀO CAI……………….17 2.1. Đặc điểm chung của kế toán tiền lương tại công ty …………………………17 2.2. Kế toán tiền lương tại Công ty. ………………………………….….…………20 2.3. Kế toán các khoản trích theo lương……………………………………………32 PHẦN 3:HOÀN THIỆN, NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XNK LÀO CAI. 3.1. Nhận xét chung về kế toán tiên lương tại Công ty …………………...….… 41 3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xnk Lào Cai ………………………………..………44 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần XNK Lào Cai. ……………..……45 3.3.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. ……………….…..…………………45 3.3.2. Phân chia hệ số lương……………………………………….……..…………45 3.3.3. Hoàn thiện bảng thanh toán lương ………….………………………………46 3.3.4.Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của người lao động vào chi phí sán xuất trong tháng ……………………………………………….……..46 3.3.5. Về việc trích nộp KPCĐ ………………………………..……………………..48 CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT Bảo hiểm xã hội BHXH Bảo hiểm y tế BHYT Cán bộ công nhân viên CBCNV Doanh nghiệp DN Giám đốc GĐ Nhà hàng NH Ngân sách nhà nước NSNN Hội đồng quản trị HĐQT Kinh phí công đoàn KPCĐ Thu nhập bình quân TNBQ Trung tâm TT Sản xuất kinh doanh SXKD Xuất nhập khẩu XNK Ví dụ VD DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Bảng biểu, Sơ đồ Nội Dung Trang Bảng 01 Kết quả sản xuất kinh doanh 2 Sơ đồ 01 Tổ chức kinh doanh tại Công ty 05 Sơ đồ 02 Khái quát tổ chức bộ máy quản lý tại CTCPXNK Lào Cai 08 Sơ đồ 03 Trình tự tổ chức kế toán của Công ty CPXNK Lào Cai 10 Sơ đồ 04 Trình tự luân chuyển chứng từ của CTy CPXNK Lào Cai 11 Sơ đồ 05 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CPXNK Lào Cai 16 Bảng 02 Danh sách nhân viên của Công ty CP XNK Lào Cai 18 Bảng 03 Bảng thang, bậc lương tại Công ty CP XNK Lào Cai 22 Bảng 04 Bảng chấm công 24 Bảng 05 Bảng tạm ứng tiền lương 25 Bảng 06 Bảng thanh toán tiền lương 27 Bảng 07 Bảng thanh toán tiền thưởng 28 Bảng 08 Bảng thanh toán tiền ăn ca 29 Bảng 09 Bảng tổng hợp phân bổ tiền lương 31 Bảng 10 Nhật ký chung 32 Bảng 11 Sổ cái TK 334 33 Bảng 12 Giầy chứng nhận nghỉ ốm 36 Bảng 13 Bảng thanh toán BHXH 37 Bảng 14 Phiếu chi 38 Bảng 15 Bảng trích và phân bổ BHXH, BHYT 39 Bảng 16 Nhật ký chung 40 Bảng 17 Sổ cái TK 338 41 PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU LÀO CAI VỚI KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty XNK Lào Cai được thành lập theo Quyết định Số 357/ QĐ.UB ngày 18 tháng 12 năm 1992 của UBND Tỉnh Lào Cai; Đến ngày 06 tháng 01 năm 2005 Công ty được chuyển đổi thành Công ty cổ phần XNK Lào Cai. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, Trụ sở giao dịch chính của công ty đặt tại Số nhà 054 Đường Hoàng Liên - Phường Cốc Lếu - Thành phố Lào Cai - Tỉnh Lào Cai. Từ khi thành lập đến nay, cùng với sự điều hành sáng suốt của Hội đồng Quản trị. Ban Giám đốc Công ty luôn hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu, kế hoạch nhà nước giao cho và là một trong những đơn vị có mức tăng trưởng mạnh, góp phần vào sự phát triền kinh tế của Tỉnh Lào Cai. Năm 2005 Công ty có 07 đơn vị trực thuộc; Đến năm 2007 với mục đích phát triển, không ngừng phấn đấu,sau khi tham khảo thị trường cùng với nguồn lực đang có công ty mở thêm 01 đơn vị nữa; Cho đến nay C ông ty có 08 đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc Công ty hạch toán phụ thuộc, luôn gắn bó hỗ trợ nhau. Hiện nay với tổng số 130 lao động, với sự nỗ lực không ngừng đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi nghiệp vụ, dày dạn kinh nghiệm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn công ty, tìm được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Điều này được thể hiện cụ thể như sau: Bảng 01: Kết quả sản xuất kinh doanh. Chỉ tiêu Đơn vị 31/12/2006 31/12/2007 - Vốn sản xuất kinh doanh Đồng 14.546.820.156 16.245.670.246 + vốn cố định " 8.147.851.235 8.790.640.376 + Vốn lưu động " 6.398.968.921 7.455.029.870 - Tổng doanh thu '' 38.023.872.576 43.245.356.241 - Lợi nhuận '' 796.793.711 930.247.895 - Thuế nộp ngân sách nhà nước '' 511.247.851 6.247.895 - Số Lao Động Người 102 130 - Thu nhập bình quân đ/ tháng 1.100.000 1.300.000 Theo số liệu liệu ở bảng trên ta thấy số vốn sản xuất kinh doanh ( SXKD ) của công ty đến 31/12/2006 là 14.546.820.156 VNĐ trong đó vốn cố định là 8.147.851.235 chiếm 56%, vốn lưu động là 6.398.968.921 chiếm 46% vốn kinh doanh. Mức tăng trưởng tương đối đều đặn các chỉ tiêu về tổng doanh thu, lợi nhuận, thuế nộp ngân sách nhà nước (NSNN), lao động, thu nhập bình quân ( TNBQ ) của năm 2007 đều tăng hơn so với năm 2006. Do vậy đời sống của cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty khá ổn định, là một yếu tố quan trọng để lao động gắn bó yên tâm làm việc, phát huy hết khả năng, sự nhiệt tình và trình độ, góp phần vào sự phát triển vững mạnh của Công ty đưa Công ty ngày một đi lên. ` 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, để đứng vững trên thương trường, công ty luôn tìm hướng phát triển kinh doanh đa ngành nghề, mặt khác còn thực hiện đầu tư mở rộng phát triển mô hình sản xuất kinh doanh mới phát huy tiềm năng, nội lực. Do nhu cầu phát triển của ngành du lịch và từ sự lớn mạnh của mỗi đơn vị thành viên, trong những năm gần đây Công ty cổ phần XNK Lào Cai ngày càng đa dạng hoá dịch vụ của mình. - Kinh doanh xuất nhập khẩu: + Là đơn vị có bề dày trong lĩnh vực hoạt đông XNK. Kim nghạch xuất nhập khẩu của công ty luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch đặt ra trong năm. + Kinh doanh xuất, nhập khẩu có đặc điểm cơ bản sau: - Lưu chuyển hàng hoá dịch vụ gồm 4 giai đoạn: Mua, bán hàng nhập khẩu và mua, bán hàng xuất khẩu, bởi vậy, thời gian thực hiện các giai đoạn lưu chuyển của hàng hoá trong các đơn vị XNK thường dài hơn các đơn vị kinh doanh hàng hoá trong nước. + Hàng hoá XNK bao gồm: Nông lâm, thuỷ hải sản, nguyên nhiên liệu, đồ nhựa gia dụng, các sản phẩm thạch cao, đồ gốm, thuỷ tinh, gỗ và các sản phẩm từ gỗ… - Kinh doanh dịch vụ, lữ hành du lịch: + Cũng giống như các loại hình kinh doanh khác phải có hàng hoá và thị trường tiêu thụ vận động theo các mối quan hệ cung cầu, hàng hoá của kinh doanh dịch vụ lữ hành du lịch là hệ thống các chương trình du lịch với những chủng loại, chất lượng, giá cả khác nhau. + Hàng hoá của dịch vụ, lữ hành du lịch không vượt ngoài quy luật kinh tế thị trường, nó bị chi phối bởi quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị, quy luật cung - cầu. Tuy nhiên, nghành nghề kinh doanh này cũng có những đặc thù riêng bởi đây không đơn thuần chỉ vì lợi ích kinh tế mà còn phải luôn đặt nó trong các mối quan hệ ràng buộc với an ninh quốc gia, an toàn xã hội đồng thời phải luôn phát huy và giữ gìn bản sắc văn hoá của dân tộc. Tổ chức kinh doanh tại Công ty. - Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu ( XNK ): Tìm kiềm thị trường, bạn hàng trong và ngoài nước nhằm nhập và xuất các mặt hàng nông, lâm, thuỷ sản, hoá chất, hàng gia dụng… - Cửa hàng Miễn thuế: Kinh doanh hàng miễn thuế. - Trung tâm Lữ hành quốc tế Bình Minh I và Trung tâm lữ hành quốc tế Bình Minh II: Kinh doanh lữ hành quốc tế, nội địa, các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ:Tổ chức Tour du lịch trong và ngoài nước, tổ chức hội nghị, hội thảo kết hợp tham quan du lịch, du lịch sinh thái, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ visa, vé máy bay, tầu hoả - Khách sạn Bình Minh I và khách sạn Bình Minh II: Kinh doanh khách sạn, nhà hàng. Nằm trên trên trục chính của TP Lào Cai, cách cửa khẩu quốc tế Lào Cai 200m. Khách sạn có 20 phòng nghỉ đầy đủ tiện nghi. Nhà hàng có trên 150 chỗ ngôi rất thuận tiện cho khách du lịch. - Nhà hàng Hoàng Liên: Kinh doanh dịch vụ ăn uống. Nằm ở vị trí trung tâm Tp Lào Cai. NH Hoàng Liên có trên 500 chố ngồi, nơi lý tưởng để tổ chức hội nghị, khách hàng đến đây để thưởng thức các món ăn Âu - Á. - Cửa hàng kinh doanh tổng hợp: Kinh doanh hàng nhựa, hàng nhôm dân dụng, hàng nông sản… Sơ đồ 01: Tổ chức kinh doanh tại Công ty. Giám đốc điều hành và các phó GĐ Cửa hàng Kinh doanh tổng hợp P. Kinh doanh XNK Cöa hµng kinh doanh MiÔn ThuÕ Kh¸ch s¹n B×nh Minh II Kh¸ch s¹n B×nh Minh I Trung t©m L÷ hµnh Quèc tÕ B×nh Minh II Trung t©m L÷ hµnh Quèc tÕ B×nh Minh I Nhµ hµng Hoµng Liªn Cöa hµng kinh doanh tæng hîp Các đơn vị trực thuộc Công ty hoạt động đưới sự điều hành chung của Ban Giám đốc, luôn gắn bó với nhau một cách chặt chẽ về mặt lợi ích kinh tế, dịch vụ, thông tin cung ứng, tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. - Thị trường của công ty ở đây là các bạn hàng trong và ngoài nước có nhu cầu về sản phẩm hàng hoá của công ty. Thực tế cho thấy, do địa bàn Lào Cai có Cửa khẩu Quốc tế Lào Cai thông thương thuận lợi với nước bạn Trung Quốc đồng thời với cơ chế kinh tế mở hiện nay đã tạo cơ hội cho rất nhiều đơn vị kinh doanh XNK và lữ hành hoạt động cạnh tranh lành mạnh trên thị trường. Chính điều đó đặt ra cho Công ty cổ phần XNK Lào Cai liên tiếp những thách thức và khó khăn nhất là trong thời điểm hiện nay. Tuy nhiên với những nỗ lực không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường, Công ty đã và đang ngày càng phát triển, chiếm được ưu thế trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là thị trường Trung Quốc. - Nhìn nhận được khách hàng Trung Quốc không phải là khách hàng thực sự khó tính, Công ty đặc biệt ưu tiên khai thác mảng thị trường này và đã thu được kết quả đáng kể. Năm 2007 kim nghạch XNK của công ty đạt 30% kim ngạch XNK của toàn tỉnh Lào Cai, đón được 49.921 lượt khách đạt 35% lượng khách du lịch tới tham quan các điểm du lịch tại Lào Cai. - Với đội ngũ nhân viên năng động, chuyên nghiệp, dày dạn kinh nghiệm nhạy bén với sự thay đổi của thị trường và nền kinh tế, với phương châm '' PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG TỐT NHÁT ĐỂ PHÁT TRIỂN ''. Công ty luôn được bạn hàng trong, ngoài nước tin tưởng và lựa chọn hợp tác. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK Lào Cai Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến đứng đầu là Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị có ban giám đốc gồm 01 Giám đốc, 01 Phó giám đốc và 01 Kế toán trưởng. Giám đốc Công ty do Hội đồng Quản trị ( HĐQT) bổ nhiệm là đại diện pháp nhân của Công ty,nắm toàn bộ quyền điều hành, chỉ đạo chung cho toàn Công ty, chịu trách nhiêm trước HĐQT, nhà nước và phát luật về việc quản lý, điều hành cao nhất trong Công ty. Phó giám đốc Hỗ trợ Giám đốc ( GĐ ) quản lý và điều hành lĩnh vực kinh doanh và các lĩnh vực khác của Công ty theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc Dưới ban giám đốc là các phòng, ban, đơn vị trực thuộc: Phòng Tổ chức Nhân sự: tham mưu giúp Giám đốc quản lý về tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác thanh tra, pháp chế và và ban hành các nội quy, quy chế của Công ty. Phòng tài chính Kế toán: giúp Giám đốc quản lý tài chính tổ chức công tác hạch toán kinh doanh, thanh quyết toán với Nhà nước. Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá , tìm hiểu thị trường, tìm kiếm bạn hàng, tìm đầu ra cho sản phẩm hàng hoá. Công ty hiện còn quản lý 02 khách sạn, 01 nhà hàng,02 cửa hàng và 02 TT lữ hành Quốc tế. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Công ty theo quy mô tổ chức gắn liền với chức năng của các phòng ban giúp cho Công ty phát triển tốt được nguồn lực, chuyên môn, nghiệp vụ của các thành viên. Điếu đó giúp Công ty có sức cạnh tranh trên thị trường, tạo được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước vì vậy hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả tốt hơn. Sơ đồ 02: khái quát tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần XNK Lào Cai. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐÒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC VÀ KẾ TOÁN CÁC PHÒNG BAN ĐƠN VỊ Phßng Hµnh ChÝnh Phßng kinh doanh XNK Phßng KÕ To¸n 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty 1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác Kế toán. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm Kỳ kế toán được quy định là một tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam Đồng… - Hệ thống chứng từ kế toán Để tạo được cơ sở pháp lý cho các thông tin kế toán và hạch toán kế toán đầy đủ. Công ty hiện đang sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành gồm có: Phần lao động tiền lương: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán BHXH Phần hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Thẻ kho + Biên bản kiểm kê vật tư Phần mua hàng,thanh toán: + Hoá đơn GTGT + Hoá đơn cước vận chuyển.. Phần tiền tệ: + Phiếu thu, phiếu chi. + Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy thanh toán tạm ứng… Phần tài sản cố định + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ… - Về vận dụng tài khoản kế toán Xuất phát từ tính chất đặc điểm hoạt động kinh doanh, khối lương nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với chế độ kế toán ban hành. - Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng Do đặc điểm sản xuất kinh doanh cùng với chuyên môn hoá trong công tác kế toán Công ty cổ phần XNK Lào Cai dùng hình thức hạch toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ: Sổ kế toán chi tiết: - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết theo dõi công nợ … Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản… Trình tự luân chuyển chuyển chứng từ và ghi chép số liệu trên các sổ kế toán đều được tự dộng theo chương trình phần mềm kế toán đã được cài đặt theo sơ đồ 03. Sơ đồ 03: Trình tự tổ chức kế toán của Công ty cổ phần XNK Lào Cai. Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chøng tõ kÕ to¸n PhÇn mÒm kÕ to¸n B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: Hình thức sổ Nhật ký chung mà công ty áp dụng là hình thức có kết cấu sổ đơn giản, ít cột, thuận tiện cho việc dùng phần mềm kế toán, phù hợp với yêu cầu công việc. Sơ đồ 04: Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty cổ phần XNK Lào Cai. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết NK chung NK đặc biêt Sổ cái BCTC v à BCKT khác B. Cân đối số Phát sinh Sổ tổng hợp chi tiết Ghi ch ú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Theo hình thức này, hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty được thể hiện trên chứng từ gốc đều được nhập vào máy. Máy vi tính đã được cài đặt và mở các sổ tổng hợp, sổ chi tiết,kế toán khi đưa các số liệu vào máy thì chỉ cần gọi tên mã của tài khoản chi tiết thì lập tức số liệu đã có trong nhật kýchung, trong sổ chi tiết và sổ cái tài khoản. Đến cuối thàng căn cứ vào sổ cái các tài khoản, máy tính tự động lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản,bảng tổng hợp cân đối trừ các sổ , thẻ chi tiết. Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết, nếu không có sai sót mày sẽ lập bảng cân đối kế toán dừa trên số dư cuối cuối kỳ các tài khoản Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ kế toán nhập vào máy theo từng mã riêng, máy sẽ tự động nhập vào sổ Sổ nhật kí chung, sổ Cái và sổ chi tiết nếu cần theo dõi. Đến cuối tháng từ số liệu trên sổ cái máy sẽ lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản; từ số liệu trên sổ chi tiết, máy lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh. Từ số liệu trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh máy sẽ lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Là một doanh nghiệp cổ phần, Công ty có trách nhiệm thực hiện báo cáo tài chính ( BCTC ) phục vụ cho công tác quản trị cũng như công tác thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty. BCTC của công ty được thực hiện hàng quý hàng năm. Theo chế độ kế toán hiện hành hệ thồng báo cáo tài chính của công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh BCTC - Bảng cân đối tài khoản - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp - Quyết toán thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) - Bảng tình hình tăng, giảm tài sản cố định ( TSCĐ ) - Bảng tình hình tăng, giảm nguồn vốn… 1.4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, tài chính của Công ty, giúp lãnh đạo Công ty thực hiện hạch toán kinh tế và giao chỉ tiêu doanh thu, chi phí cho phòng kinh doanh… Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình phòng kế toán tài chính gồm có 05 thành viên đều được đào tạo đúng chuyên nghành kế toán trong đó 04 người có trình độ đại học, 01 người có trình độ trung cấp, cả 05 người đều có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên. Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng. Đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra công tác kế toán ở Công ty là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho giám đốc Công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính, theo dõi toàn bộ các phần hành kế toán các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ sách kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng… kiểm tra các báo biểu, cân đối các khoản thu chi quản lý mọi mặt chi phí, xem xét các báo cáo tài chính trình giám đốc công ty duyệt. Kế toán tổng hợp. Tổ chức hạch toán tiền lương, kế toán vật tư, kế toán tài sản cố định… Về tiền lương: tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình sử dụng lao đ ộng tại công ty, về chi phí tiên lương, Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương Về tài sản cố định (TSCĐ ):xác định giá trị tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi sổ sách tình hình tài sản và lập báo cáo về tình hình tăng, giảm tài sản. Về vật tư hàng hoá: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động của các loại vật tư háng hoá, và việc chấp hành đầy đủ thủ tục nhập, xuất, bảo quản… Cuối kỳ lập bảng kê tổng hợp, nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá. Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo cuối kỳ, kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu xác định kết quả sản xuất kinh doanh giúp kế toán trưởng lập bảo cáo tài chính và hành quý báo cáo kết quả hoạt động với tổng công ty. Kế toán thanh toán Phụ trách các nghiệm vụ theo dõi thực hiên các khoản thanh toán với khách hàng, với công ty, phụ trách các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng - Phần công nợ. Đối tượng theo dõi kế toán mở sổ theo dõi tất cả các khách hàng đã chuyển trả hay còn nợ đơn vị tài khoản( TK ) sử dụng TK 131 " phải thu khách hàng" đối ứng với tài khoản này là các tài khoản liên quan như TK 111, 112, 331, …. Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tập hợp trình kế toán trưởng duyệt trình giám đốc ký chừng từ gốc, sau đó viết phiếu thu, chi , séc…….. đối với từng nghiệp cụ có liên quan, theo dõi trên tài khoản tiền gửi, các khoản phải thu, phải trả. Tài khoản sử dụng phần này là TK 111, 112 đối ứng với các tài khoản liên quan như TK 141, 144, 152, 331, 338, 642, 431 ………. - Phần tạm ứng. trực tiếp theo dõi các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng, tài khoản sử dụng là TK 141 " Tạm ứng" đối ứng với các TK 111,112,334,338… Thủ quỹ. phụ trách quản lý tiền mặt, ngoại tệ, thực hiện các nhiệm vụ thu, chibằng tiền trên cơ sỏ các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng và giám đốc công ty phê duyệt. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát bằng Sơ đồ 05: Sơ đồ 05: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần XNK Lào Cai. Kế toán Trưởng Kế toán tổng hợp Kế to¸n hµng ho¸ TSC§ TiÒn L­¬ng KÕ To¸n thanh to¸n Thñ quü PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK LÀO CAI. 2.1. Đặc điểm chung của kế toán tiền lương tại công ty Về quản lý lao động tại Công ty: Bước vào thời kỳ đổi mới, trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt. đòi hỏi Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. Công ty luôn có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo đội ngũ CBCNV năng động, có chuyên môn và trình độ đồng thời tổ chức lại bộ máy tinh gọn, do vậy tình hình sử dụng lao động và công tác quản lý lao động tiền lương ở Công ty có hiệu quả khá rõ rệt. Hiện tổng số lao động tại công ty là 130 người, ngoài ra do đặc điểm kinh doanh mang tính chất thời vụ, căn cứ vào tình hình kinh doanh, từng thời điểm cụ thể mà cán bộ quản lý trực tiếp các bộ phận lên kế hoạch tuyển dụng cộng tác viên, lao động ngắn hạn hoặc thuyên chuyển tạm thời lao động ở các bộ phận khác… Bảng 02: Danh sách nhân viên của Công ty cổ phần XNK Lào Cai. Stt Đơn vị Tổng số Trình độ Đhọc, Cđẳng Trung cấp Sơ cấp 01 Ban Lãnh đạo 3 3 02 Phòng Hành chính 4 3 1 03 Phòng Kế toán 5 4 1 04 Phòng kinh doanh XNK 6 4 2 05 Cửa hàng Tổng hợp 9 3 6 06 Cửa hàng miễn thuế 11 2 9 07 Nhà hàng Hoàng Liên 19 3 4 12 08 Khách sạn Bình Minh I 21 4 3 14 09 Khách sạn Bình Minh II 20 3 3 14 10 TTLHQT Bình Minh I 18 13 5 11 TTLHQT Bình Minh II 14 8 6 Qua bảng trên ta có thể thấy lao động làm việc tại Công ty có trình độ khá cao, đều được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, mỗi người đều được phân công nhiệm vụ khác nhau và luôn nỗ lực để hoàn thành tốt công việc được giao. Về nguyên tắc trả lương ở Công ty: Tiền lương được trả cho CBCNV căn cứ vào kết quả kinh doanh của các bộ phận, đơn vị và của toàn Công ty, theo nguyên tắc giữ chức vụ gì, làm công việc gi thì hưởng theo công việc và chức vụ đó. Tiền lương và thu nhập của người lao động được ghi chép vào sổ lương của Công ty theo đúng quy định hiện hành. Về công tác quản lý tiền lương tại Công ty: bao gồm 2 loại lương. Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên ( Phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ …). Quỹ tiền lương phụ: là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ vẫn được hưởng thao chế độ quy định như: hội họp, nghỉ phép, lễ tết … Nguồn hình thành quỹ tiền lương tại Công ty gồm bốn phần: Một là, quỹ tiền lương theo giá lương của Công ty giao Hai là, quỹ tiền lương từ các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao. Ba là, quỹ tiền lương bổ xung theo quy định của nhà nước Bốn là, quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Quỹ tiền lương của Công ty, Quỹ trả trực tiếp cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế trong công ty theo lương khoán và lương sản phẩm. Quỹ tiền thưởng trích từ quỹ tiền lương để thưởng cho CBCVN theo quy chế thưởng thi đua hàng năm. Quỹ lương dự phòng của công ty … .Về trả lương chế độ. Tiền lương phải đảm bảo 3 yêu cầu sau: Đảm bảo tái sản xuất sức lao động Làm cho năng xuất lao động không ngừng nâng cao Đảm bảo tính chính xác, công bằng, dễ hiểu Tiền lương chế độ tả cho CBCNV trên cơ sở hệ số theo NĐ 26/ CP căn cứ vào Quỹ tiền lương thực hiện tại đơn vị Hệ số lương và mức phụ cấp theo quy định của nhà nước được xếp theo hệ thống bạc lương, bảng lương ban hành kèm theo NĐ26/ CP. Ngoài ra, ngày công thực tế của người lao động, ngày nghỉ hàng năm như: nghỉ riêng, nghỉ đi học …(Theo quy định của nhà nước ). Các chế độ quy định về - Lương ngoài giờ = Lương ngày x Số công làm việc thực tế x 200% - Lương phép = Lương cơ bản x số công phép. - Lương lễ = Lương ngày x số công lễ. Ví dụ: Trong tháng 11/2007 chị Đỗ Thu Trang làm việc tại TTLHQT Bình Minh II di làm đủ 30 ngày trong đó có 26 công thời gian và 4 công làm thêm giờ, lương tháng của chị Trang là 1.000.000 đồng. Lương thêm giờ sẽ được tính như sau: 1.000.000 x 4 x 200% = 307.692 đồng Lương ngoài giờ = 26 Hàng tháng bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán lập bảng, chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và trình lên Giám đốc công ty. 2.2. Kế toán tiền lương tại Công ty. Các chứng từ sử dụng - Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu 02 - LĐTL - Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội: Mẫu số 03 - LĐTL - Bảng thanh toán BHXH: Mẫu số 04 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 05 - LĐTL. Hình thức trả lương tại Công ty: Hiện nay Công ty Cổ phần XNK Lào Cai áp dụng hình thức trả lương chính, đó là trả lương theo thời gian Việc xác định tiền lương phải trả cho CBCNV trong Công ty căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ trách trách nhiệm. Cách tính lương CBCNV của Công ty áp dụng theo công thức sau: Tiền lương Tiền lương tháng x số ngày làm việc thực tế = 26 phải trả CNV Hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của người lao động là đòn bẩy kinh tế khuyến khích người lao động có trách nhiệm với công việc hơn, luôn luôn học hỏi nâng cao kỹ năng công việc. Căn cứ vào biên chế CBCNV của các đơn vị thuộc. Căn cứ vào chế độ tiền lương đã được Hội đồng quản trị của Công ty sửa đổi và phê duyệt, tiền lương của CBCNV Công ty cổ phần XNK Lào Cai được trả theo bảng thang lương như sau: Bảng 03: Bảng thang, bậc lượng tại Công ty cổ phần XNK Lào Cai Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Lào Cai Đơn vị tính: 1.000 đồng Nhóm Chức vụ - Trình độ Mức lương Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Bậc 7 Bậc 8 Bậc 9 Bậc 10 Bậc 11 Bậc 12 1 Giám đốc 2.600 3.000 3.500 2 PGĐ, Kt trưởng 1.935 2.235 2.535 3 Trưởng phòng 1.500 1.600 1.700 1.800 1.900 4 Phó phòng 1.300 1.400 1.500 1.600 1.700 1 HDV 700 750 800 850 900 950 1.000 1.050 2 HDV ch ính 850 950 1.050 1.150 1.250 1.350 1.450 1.550 Cán sự: Tr. Cấp, Cđẳng 750 800 850 900 950 1.000 1.050 1.100 1.150 1.200 1.250 1.300 Chuyên viên - ĐH 850 950 1.050 1.150 1.250 1.350 1.450 1.550 Bán háng, thủ kho, tquỹ 650 700 750 800 850 900 950 1.000 1.050 Bếp trưởng 1.200 1.300 1.400 1.500 1.600 Đầu bếp 900 980 1.060 1.140 1.220 1.300 1.380 Phụ bếp 750 800 850 900 950 1.000 1.050 1.100 1.150 Lễ tân, Bar, Buồng 750 800 850 900 950 1.000 1.050 1.100 1.150 Nhân viên phục vụ ._.