Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thương mại XNK Nam Thăng Long (chứng từ ghi sổ)

p là hai phạm trù kinh tế khác nhau. Tiền lương dùng để chỉ số tiền nhà nước trả cho người lao động trong khu vực nhà nước thông qua các thang lương, bảng lương và phụ cấp. Thu nhập bao gồm ngoài khoản tiền lương, còn tiền thưởng, tiền chia lợi nhuận và các khoản khác mà các doanh nghiệp phân phối cho người lao động theo sản lượng hay chất lượng lao động. Trong đó, tiền lương là phần thu nhập chính, chiếm tỷ trọng lớn, nó có tác dụng lớn đến việc phát triển kinh tế, ổn định và cải thiện đời sống của người lao động. Vì vậy, đối với doanh nghiệp và người lao động, vấn đề tiền lương trong những năm tới có vị trí quan trọng đặc biệt. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị làm việc tại Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long nơi em thực tập cùng với sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của thầy giáo: GS-TS Lương Trọng Yêm em chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Nam Thăng Long”. Kết cấu đề tài gồm 3 chương: Chương I: Lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong DN. Chương II: Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long. CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP I. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, vai trò ý nghĩa, yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương: 1.1. Khái niệm về tiền lương. Dưới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lương luôn được coi là một bộ phận quan trọng của giá trị hàng hoá. Nó chịu tác động của nhiều yếu tố như kinh tế chính trị, xã hội lịch sử và tiền lương cũng tác động đến việc sản xuất, cải thiện đời sống và ổn định chế độ chính trị xã hội. Chính vì thế không chỉ nhà nước mà ngay cả người chủ sản xuất cho đến nguời lao động đều quan tâm đến chính sách tiền lương. Trong sản xuất kinh doanh tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và tác động nhân quả đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung tiền lương được hiểu như sau: " Tiền lương dưới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên chức cho phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. Tiền lương phản ánh việc trả lương cho công nhân viên dựa trên nguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sức lao động". Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì quan điểm cũ về tiền lương không còn phù hợp với điều kiện của nền sản xuất hàng hoá. Đòi hỏi nhận thức lại. Đúng đắn hơn bản chất của tiền lương theo quan điểm đổi mới của nước ta "Tiền lương là bộ phận thu nhập quốc dân, là giá trị mới sáng tạo ra mà người sử dụng lao động trả cho người lao động với giá trị lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh ". Để có được nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý, khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau: *Phải quan niệm sức lao động là một hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân, lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu nhà nước mà còn cả đối với công nhân viên chức trong lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý xã hội. *Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá trị của hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng sức lao động thoả thuận với nhau theo quy luật cung cầu của giá cả thị trường. *Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó tiền lương được định nghĩa như sau: "Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người sử dụng phải trả cho người cung ứng sức lao động tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước". 1.2. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương. 1.2.1. Vai trò của tiền lương : Tiền lương nhằm đảm bảo chi phí để tái sản xuất sức lao động. Đây là yêu cầu thấp nhất của tiền lương nuôi sống người lao động, duy trì sức lao động của họ. Vai trò kích thích của tiền lương: Vì động cơ tiền lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc, tiền lương phải tạo ra sự say mê nghề nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn và các lĩnh vực khác. Vai trò điều phối của tiền lương: Tiền lương nhận được thoả đáng người lao động sẵn sàng nhận công việc được giao dù ở đâu, làm gì hay bất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. Vai trò quản lý lao động tiền lương : Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương còn với mục đích khác là thông qua việc trả lương để theo dõi người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đem lại kết quả rõ rệt. Hiệu quả tiền lương không chỉ tính theo tháng mà còn phải tính theo ngày, giờ ở toàn doanh nghiệp, từng bộ phận và từng người . 1.2.2. Ý nghĩa của tiền lương: Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ của DN. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động từ đó sẽ làm cho người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động nâng cao năng suất lao động, tăng lợi nhuận cho DN đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. 1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương. 1.3.1. Yêu cầu của tổ chức tiền lương: Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện đúng chức năng và vai trò của tiền lương trong đời sống xã hội. Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao, tạo cơ sở quan trọng trong nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức tiền lương phải đạt yêu cầu làm tăng năng suất lao động. Đây là yêu cầu đặt ra đối với việc phát triển nâng cao trình độ và kỹ năng người lao động. Đảm bảo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Tiền lương tác động trực tiếp tới động cơ và thái độ làm việc của người lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý, nhất là quản lý về tiền lương. 1.3.2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương. Ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác đầy đủ, kịp thời về số lượng, chất lượng thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương phải trả cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ lao động tiền lương. Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Lập bản báo cáo về lao động, tiền lương, đề xuất biện pháp để khai thác hiệu quả tiềm năng lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, phạm vi chính sách, chế độ về lao động, tiền lương. 2. Phân loại, cách tính và phương pháp hạch toán của tiền lương. 2.1. Phân loại, cách tính tiền lương. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế thường áp dụng các hình thức (chế độ) sau: Tiền lương theo thời gian. Tiền lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương khoán. 2.1.1. Tiền lương theo thời gian: Là tiền lương được tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc, chức danh và thang lương quy định thường được áp dụng đối với những người làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. Hình thức trả lương theo thời gian được chia làm hai hình thức là: Trả lương theo thời gian giản đơn Trả lương theo thời gian có thưởng. Trả lương theo thời gian giản đơn: Đây là số tiền trả cho người lao động căn cứ vào bậc lương và thời gian làm việc thực tế. Hình thức trả lương này không xét đến thái độ và kết quả lao động, chế độ trả lương này chỉ áp dụng cho công việc không thể định mức và tính toán chặt chẽ công việc. Hình thức trả lương này được chia ra: Tiền lương tháng: Là tiền lương mà doanh nghiệp trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Mức lương tháng = Mức lương tối thiểu x (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp) Tiền lương của từng người trong tháng = Mức lương tháng x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Số ngày làm việc theo quy định trong tháng Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng Lương tuần = Tiền lương tháng 4 tuần Tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc (theo QĐ số ngày làm việc thực tế trong tháng là 22 ngày) và được tính như sau: Lương ngày = Tiền lương tháng 22 ngày Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không quá 8 giờ/ ngày). Lương giờ = Tiền lương ngày 8 giờ Trả lương theo thời gian có thưởng: Hình thức này dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn kết hợp với các chế độ tiền lương. Hình thức này khắc phục được những nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn, xét đến thời gian lao động, trình độ tay nghề. Bên cạnh đó còn xét tới ý thức trách nhiệm, tinh thần sáng tạo trong lao động. Hình thức tiền lương này được xác định như sau: Lương theo thời gian có thưởng = Lương theo thời gian giản đơn + Tiền thưởng Ưu, nhược điểm: Ưu điểm: Phương pháp tính toán đơn giản, dễ dàng. Nhược điểm: Chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động. 2.1.2. Tiền lương theo sản phẩm: Tiền lương theo sản phẩm là tiền lương được tính, trả cho người lao động theo số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc đã hoàn thành đảm bảo đúng chất lượng quy định. Tiền lương sản phẩm áp dụng thích hợp với những cá nhân, tập thể trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện công việc, lao vụ, dịch vụ. Tiền lương theo sản phẩm được chia thành: Tiền lương sản phẩm trực tiếp Tiền lương sản phẩm gián tiếp Tiền lương sản phẩm lũy tiến. Tiền lương theo sản phẩm được xác định như sau: Tiền lương sản phẩm = Số lượng sản phẩm công việc hoàn thành x Đơn giá tiền lương một sản phẩm Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá sản phẩm. Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Là tiền lương được trả cho những người tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh trong doanh nghiệp. Thuộc bộ phận này bao gồm những người làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế… Trả lương theo sản phẩm lũy tiến: Là tiền lương tính theo đơn giá lương sản phẩm tăng dần áp dụng theo mức độ hoàn thành vượt mức khối lượng sản phẩm. Hình thức trả lương này thường dẫn đến tốc độ tăng năng suất lao động. Ưu, nhược điểm: Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc phân phối theo số lượng lao động, khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng sản phẩm. Nhược điểm: Tính toán tương đối phức tạp. 2.1.3. Hình thức trả lương khoán: Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Chế độ trả công khoán áp dụng cho những công việc nếu giao từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho công nhân hoàn thành trong một thời gian nhất định. Chế độ trả lương này được áp dụng chủ yếu trong xây dựng cơ bản và một số công việc trong công nghiệp như: công việc sửa chữa, lắp ráp các sản phẩm, máy móc, thiết bị… Trong hình thức trả lương khoán, mức lao động được thể hiện bằng số đơn vị thời gian, tức là dùng mức thời gian để tính lương khoán cho công việc. Về đơn giá khoán có thể tính cho cả khối lượng công việc hay công trình. Tiền công sẽ được trả theo khối lượng công việc mà công nhân hoàn thành ghi trong phiếu giao khoán. Chế độ trả công này có thể áp dụng cho cá nhân hoặc tập thể. Lương khoán được tính dựa vào các định mức: mức lương cấp bậc, mức thời gian để xác định đơn giá khối lượng công việc. Tiền lương khoán lại được chia thành: Tiền lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng. Tiền lương khoán khối lượng, khoán công việc. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ BHXH, BHYT trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro … Ưu, nhược điểm: Ưu điểm: Hình thức trả lương khoán khuyến khích công nhân hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc thông qua hợp đồng giao khoán chặt chẽ. Nhược điểm: Theo hình thức trả lương này, khi tính toán đơn giá phải hết sức chặt chẽ, tỉ mỉ để xây dựng đơn giá chính xác trả cho công nhân làm khoán. Tóm lại: Việc trả lương cho người lao động không chỉ căn cứ vào tháng lương, bậc lương, các định mức tiêu chuẩn mà còn lựa chọn hình thức trả lương thích hợp với điều kiện cụ thể ngành và doanh nghiệp. Có như vậy mới phát huy hết tác dụng của tiền lương, vừa phản ánh lao động hao phí, vừa làm đòn bẩy kích thích người lao động nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.2. Hạch toán tiền lương. 2.2.1. Hạch toán chi tiết tiền lương. Hạch toán về số lượng lao động: Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách thường do phòng tổ chức lao động quản lý dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp gồm: lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp, và các lao động thuộc lĩnh vực khác trong doanh nghiệp. Sổ sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn lập riêng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắm bắt, theo dõi số lượng lao động hiện có của từng đơn vị. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng, giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Chứng từ hạch toán lao động do phòng tổ chức lập. Hạch toán thời gian lao động: Là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất kinh doanh, nghỉ việc của từng người lao động, từng bộ phận, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ để hạch toán là Bảng chấm công, bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người trong tháng do các tổ đội, phòng ban là người trực tiếp ghi căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt ở bộ phận mình phụ trách, cuối tháng căn cứ vào số lượng bảng chấm công tính ra tổng số giờ làm việc, nghỉ việc để làm căn cứ tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong doanh nghiệp ở mỗi bộ phận. Hạch toán kết quả lao động: Là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng lao động, chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng công nhân để từ đó tính lương, thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả hoạt động thực tế, tính toán xác định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả lao động người ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tùy thuộc vào loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi bộ phận kinh doanh phải mở sổ tổng hợp theo dõi kết quả lao động dựa vào các chứng từ hạch toán kết quả lao động hàng ngày, phòng kế toán có trách nhiệm tập hợp kết quả lao động của toàn doanh nghiệp. 2.2.2. Phương pháp hạch toán tiền lương. 2.2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng: Mẫu số 01 - LĐTL - Bảng chấm công Mẫu số 02 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 03 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 11 - LĐTL - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Các chứng từ trên và một số chứng từ khác kèm theo (nếu cần) để làm căn cứ ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. 2.2.2.2 Tài khoản sử dụng: TK 334 “Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. TK 334 “Phải trả công nhân viên” có kết cấu chủ yếu như sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền lương (tiền công) của CNV. Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV Bên Có: Tiền lương (tiền công) và các khoản khác phải trả cho CNV Số dư Có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV Số dư Nợ (nếu có): Số tiền đã trả thừa cho CNV TK 334 có 2 TK cấp 2: TK 3341: Phải trả công nhân viên TK 3348: Phải trả người lao động khác 2.2.2.3 Trình tự kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Tính ra tiền lương phải trả cho CNV trong kỳ: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241 Có TK 334 - Phải trả CNV Phản ánh các khoản khác phải trả cho người lao động (tiền ăn ca, phụ cấp, ăn trưa…) Nợ TK 622, 627, 641, 642… Có TK 334 - Phải trả CNV Số tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 431(1) - Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334 - Phải trả CNV Phản ánh khoản BHXH phải trả cho CNV (trường hợp CNV ốm đau, thai sản…): Nợ TK 3383 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 334 - Phải trả CNV Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương của CNV: số tạm ứng chi không hết, khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT, thuế thu nhập phải nộp. Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 141 - Khấu trừ tiền tạm ứng thừa Có TK 1388 - Khấu trừ tiền CN phạm lỗi phải bồi thường Có TK 3338 - Thuế Thu nhập nộp hộ công nhân viên Có TK 3383, 3384 - Quỹ BHXH,BHYT CNV phải nộp Phản ánh tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, ăn ca và các khoản khác thực tế doanh nghiệp phải trả cho CNV: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 Trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm hàng hóa: Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 512 - Theo giá bán nội bộ chưa thuế Đối với tiền lương của CNV đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV: Nợ TK 335,642 Có TK 334 II. QUỸ TIỀN LƯƠNG, QUỸ BHXH, QUỸ BHYT, KPCĐ Các khái niệm. Quỹ tiền lương. Là toàn bộ số tiền lương trả cho số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương. Quỹ tiền lương bao gồm: Tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm, tiền lương khoán. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian đi học, đi họp, hội nghị, nghỉ phép… Các khoản phụ cấp làm đêm, thêm giờ, độc hại… Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do những nguyên nhân khách quan… Để phục vụ cho công tác quản lý, kế toán và phân tích quỹ tiền lương có thể được chia thành: Tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính: là số tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính, gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương phụ cấp. Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ như là: nghỉ lễ, nghỉ phép, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan. Trong mỗi doanh nghiệp thì việc quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương có tầm rất quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, sự phát triển của DN vì vậy việc chi tiêu tiết kiệm, hợp lý quỹ tiền lương là yêu cầu cấp thiết. 1.2. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH). Quỹ BHXH là quỹ được hình thành do việc trích lập theo một tỷ lệ quy định trên số tiền lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong kỳ. Chế độ hiện hành quy định phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ là 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm sử dụng cho các mục đích sau: - Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản. - Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. - Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. - Chi công tác quản lý quỹ BHXH. 1.3. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT). Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành quy định các doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được sử dụng để trợ cấp cho người lao động trong việc khám chữa, điều trị bệnh, tiền thuốc chữa bệnh ngoại trú,… chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. Chế độ hiện hành quy định toàn bộ số trích BHYT được nộp cho cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. 1.4. Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Kinh phí công đoàn cũng được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định là 2% trên tổng tiền lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh. Toàn bộ số KPCĐ trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. KPCĐ được sử dụng để phục vụ cho việc chi tiêu về các hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi, chế độ cho người lao động… *Theo quyết định mới từ năm 2010, các khoản trích theo lương sẽ gồm 4 khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ, và Bảo hiểm thất nghiệp với tỷ lệ có thay đổi. Nhưng trong luận văn này theo số liệu năm 2009 nên em vẫn để nguyên tỷ lệ cũ theo thực tế của công ty. 2. Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ. 2.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Phiếu chi Ngoài ra còn các chứng từ liên quan khác. 2.2. Tài khoản sử dụng. TK 338 “Phải trả và phải nộp khác”. TK 338 dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác và tình hình thanh toán các khoản đó của doanh nghiệp với các đối tượng liên quan. TK 338 “Phải trả phải nộp khác” có kết cấu chủ yếu như sau: Bên Nợ: Các khoản đã nộp, đã trả, đã chi. Số BHXH phải trả cho người lao động. Xử lý giá trị tài sản thừa… Bên Có: Số trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Giá trị tài sản thừa chờ xử lý Số được cấp bù về các khoản phải trả, phải nộp khác… Số Dư Có: Số còn phải trả, phải nộp khác hiện còn Số Dư Nợ (nếu có): Số nộp, trả thừa, vượt chi chưa được thanh toán. TK 338 có các TK cấp 2 sau: - TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết. - TK 3382: Kinh phí công đoàn. - TK 3383: Bảo hiểm xã hội. - TK 3384: Bảo hiểm y tế …. - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác. 2.3. Trình tự kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định: Căn cứ vào bảng thanh toán lương doanh nghiệp tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 622 - Chi phí NCTT (19%) Nợ TK 627 - Chi phí SX chung (19%) Nợ TK 641 - Chi phí BH (19%) Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (19%) Nợ TK 241 - Chi phí XDCBDD (19%) Có TK338 - (Tổng quỹ lương x 19%) - Có TK 3382 - KPCĐ (2%) - Có TK 3383 - BHXH (15%) - Có TK 3384 - BHYT (2%) Phần người lao động chịu: Nợ TK 334 - Phần trừ vào thu nhập của CNV (6%) Có TK 3383 - BHXH (5%) Có TK 3384 - BHYT (1%) Phản ánh số BHXH phải trả công nhân viên trong kỳ: Nợ TK 3383 - Số BHXH Có TK 334 - Phải trả CNV Chi tiêu quỹ BHXH, KPCĐ tại đơn vị: Nợ TK 338- Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383) Có TK 111, 112 Phản ánh số BHYT, BHXH, KPCĐ nộp cho cơ quan chuyên môn cấp trên: Nợ TK 3382, 3383, 3384 Có TK 111, 112 Phản ánh số BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 3388- Phải trả, phải nộp khác III. HỆ THỐNG SỔ SÁCH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: - Một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Sổ cái là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản. - Các sổ hoạch toán chi tiết: Phản ánh chi tiết cụ thể về từng đối tượng kế toán, gồm có các sổ chi tiết: TK 334, TK 338, TK 111, TK 112, TK 641, TK 642… 2. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái: Mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng. - Các sổ hoạch toán chi tiết: TK334,TK338,TK111,TK112,TK641,TK642 3. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã được phản ánh ở chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. - Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 4. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: - Sổ nhật ký chứng từ: ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi sổ cái. - Sổ cái -Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334,TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU NAM THĂNG LONG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CPTM XNK NAM THĂNG LONG 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long tiền thân là Công ty TNHH TM Nam Thăng Long được thành lập lần đầu tiên vào ngày 19/8/1998 theo quyết định số 4575 của UBND Thành phố Hà Nội và giấy phép ĐKKD số 4875 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp 1/9/1998. 20/5/2005 sát nhập Công ty CPTM và SX Tiến Đạt vào và chính thức lấy tên mới là Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần (Công ty CPTM và SX Tiến Đạt được thành lập ngày 2/8/2003 chuyên kinh doanh bất động sản và sản xuất thiết bị xây dựng). Ngày 1/5/2006 Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long nhận giấy ĐKKD thay đổi lần thứ 2 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Thực hiện chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần dưới sự quản lý của nhà nước nhằm huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài nguyên của đất nước, tạo thêm việc làm, phát huy nội lực và khơi dậy tiềm năng, góp phần xây dựng Tổ quốc. Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long đã chủ động tìm tòi và xây dựng cho mình một mô hình phát triển kinh tế đa dạng ở các lĩnh vực khác nhau như: Thương mại đầu tư; kinh doanh thiết bị, vật liệu xây dựng; và kinh doanh bất động sản…. Riêng trong lĩnh vực XNK mặt hàng mà Công ty kinh doanh xuất – nhập khẩu bao gồm nhiều loại như: xuất khẩu các mặt hàng thuộc thế mạnh ở trong nước có thể sản xuất tốt và nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu cả về số lượng, chất lượng, thị hiếu (vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng…). Các thông tin cơ bản về công ty: Tên công ty: Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long. Tên tiếng anh: Nam Thang Long Trading Import Export Joint Stock Company. Giám đốc: Nguyễn Văn Hồng. Địa chỉ: 19 Kim Đồng - Giáp Bát - Hoàng Mai - Hà Nội. Điện thoại: (04). 36648869 Fax: (04). 38642602 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Đăng ký lần đầu ngày 1/9/1998. Đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 1/5/2006 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 1/5/2006. Mã số thuế: 0101012170 Vốn điều lệ: 30.000.000.000 đồng ( Ba mươi tỷ đồng ). Trải qua 12 năm xây dựng và phát triển công ty đã không ngừng lớn mạnh về quy mô, tổ chức, nhiệm vụ, cơ cấu ngành nghề kinh doanh. Với hệ thống máy móc chuyên dùng hiện đại và tích lũy kinh nghiệm trong quá trình phát triển, liên doanh liên kết trong lĩnh vực kinh doanh của mình trên địa bàn trong và ngoài nước Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long đang khẳng định vị thế và sự lớn mạnh của mình. 2.Lĩnh vực kinh doanh và quy trình xuất khẩu tại công ty 2.1.Lĩnh vực kinh doanh Đầu tư xây dựng giao thông vận tải, kinh doanh bất động sản và nhà ở dân dụng. Đại lý mua bán ký gửi vật liệu xây dựng và trang trí nội thất. Nhận các hợp đồng thi công xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, giao thông, thủy lợi, san lắp mặt bằng. Dịch vụ vận chuyển hành khách. Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng. Hoàn thiện các công trình xây dựng. 2.2.Quy trình xuất khẩu tại công ty Sau khi tiến hành nhận hợp đồng hoặc kí hợp đồng, Công ty tiến hành triển khai sản phẩm, tùy theo mặt hàng xuất khẩu để thông báo số lượng, chủng loại và thời gian đến các bộ phận cung cấp. Khi nhận số lượng và chủng loại yêu cầu, các bộ phận này tiến hành cung cấp sản phẩm trong thời gian thông báo, khi đã hoàn thành các bộ phận tiến hành thông báo đến công ty, công ty tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách rồi tiến hành đóng gói nhập kho hoặc chuyển trực tiếp đến địa điểm xuất hàng. 3.Mô hình tổ chức bộ máy quản lý trong công ty. 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý (Theo sơ đồ 1). 3.2 Đặc điểm và chức năng của một số phòng ban. ĐHĐCĐ: là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty gồm ĐHĐCĐ thành lập, ĐHĐCĐ thường niên, ĐHĐCĐ bất thường. HĐQT: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty. Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động SXKD của Công ty theo nghị quyết, quyết định của HĐQT, nghị quyết của ĐHĐCĐ, điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật.._.