Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần thương mại và sản xuất Hợp Phát

uốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường phải quan tâm đến nhiều vấn đề như: nghiên cứu thị trường, tổ chức sản xuất, xúc tiến bán hàng, và đặc biệt là quản lý tài chinh trong DN. Trong quản lý kinh tế tài chính, kế toán là bộ phận quan trọng. Nó giữ vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động SXKD, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành và quản lý cácDN, cũng như quản lý kinh tế vĩ mô của Nhà nước. Kế toán tiền lương là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động để tái sản xuất sức lao động và là đòn bẩy để thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Hạch toán tiền lương chính xác sẽ tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh, nâng cao được hiệu quả kinh tế cho các DN. Chính vì vậy việc nghiên cứu công tác tổ chức kế toán tiền lương là công tác cần thiết nhằm tìm ra những mạt tiêu cực, những vấn đề chưa hợp lý để từ đó có những biện pháp khắc phục giúp DN vững mạnh hơn trên con đường kinh doanh của mình. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thương mại và sản xuất Hợp Phát, với mục đích tìm hiểu sâu hơn về kế toán tiền lương, em đã chọn đề tài “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần thương mại và sản xuất Hợp Phát”. Tuy đề tài này không phải là mới mẻ nhưng với những kiến thức được học ở nhà trường và những hiểu biết thực tế sau khi thực tập, em mong muốn có thể góp một phần công sức trong quá trình hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Phần 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần thương mại và sản xuất Hợp Phát. Phần 3: Hoàn thiện kế toàn tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần thương mại và sản xuất Hợp Phát. phần 1 Những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Bản chất tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1.Tiền lương Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được coi là hàng hoá bởi vì nó có điều kiện sau: + Người lao động có sức lao động, có quyền tự do về thân thể của mình, tự do sử dụng sức lao động của mình. + Người sử dụng lao động thì có vốn, có tài sản , nhưng lại cần nhiều sức lao động do đó phải đi thuê( mua) sức lao động. Sau quá trình làm việc thuê cho người sử dụng lao độngngười lao động nhận được một khoản thu nhập có liên quan đến kết quả lao động của mình, gọi là thù lao hay sự trả công lao động- lương lao động. + Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí sức lao động sống cần thiết mà DN trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc và chất lượng lao động mà người lao động đã cống hiến cho Doanh nghiệp. +Tiền lương dưới chế độ XHCN là một bộ phận của thu nhập quốc dân, biểu hịên bằng tiền được Nhà nước trả cho người lao động mà người đó đã cống hiến cho XH. + Tiền lương trong nền kinh tế thị trường là giá cả của sức lao động được hình thành trên cơ sở thoả thuận giữa ngừơi lao động và người sử dụng lao động phù hợp với quan hệ cung và cầu về sức lao động. ở Việt nam trong thời kỳ bao cấp, một phần thu nhập quốc dân được tách ra làm quỹ lương và phân phối cho người lao động theo kế hoạchtiền lương. Nó chịu tác động của quy luật phát triển cân đối có kế hoạch và chịu sự chi phối trực tiếp của Nhà nước thông qua các chế độ chính sách tền lương do Hội Đồng Bộ Trưởng ban hành. Tiền lương cụ thể gồm 2 phần: Phần lương trả bằng tiền dựa trên hệ thống bảng lương và phần trả bằng hiện vật thông qua chế độ tem phiếu số ( phần này chiếm tỷ trọng lớn). Từ báo cáo chính trị của ban chấp hành TW Đảng tai Đại hội IX của Đảng đã nêu: Kinh tế thi trường định hướng XHCN thực hện phân phối chủ yếu theo kết qủa lao động và hiệu quả kinh tế…các DN được tự chủ trong việc trả lương và thưởng trên cơ sở hiệu quả của DN và năng xuất lao động của mỗi người. Tiền lương trả cho người lao động, DN phải đảm bảo: tính đúng, tính đủ theo chế độ tiền lương của Nhà nước, gắn với yêu cầu quản lý của DN. Tiền lương thoả đáng là một công cụ , đòn bẩy kinh tế quan trọng góp phần khuyến khích người lao động, mặt khác phải chăm lo học tập văn hoá, nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến kỹ thuật, có thái độ lao động đúng đắn, gắn bó lâu dài với DN, thúc đẩy SXKD phát triển mạnh mẽ. Ngoài tiền lương người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, BHYT,…các khoản này cũng góp phần giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Về bản chất tiền lương được nghiên cứu qua 2 mặt XH và Kinh tế sau: - Về mặt kinh tế: Tiền lương là phần đối trọng của sức lao động mà người lao động đã cung cấp cho người sử dụng lao động. - Về mặt XH: Tiền lương là một khoản phụ cấp của người lao động để bù đắp các nhu cầu tối thiểu của người lao động ở thời điểm kinh tế – xã hội nhất định. Khoản tiền lương đó phải được sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động( Chủ DN) có tính đến mức lương tối thiểu do nhà nước ban hành. Người lao động sau khi sử dụng lao động tạo ra sản phẩm thì được một số tiền công nhất định. xét về hiện tượng ta thấy sức lao động được đem trao đổi để lấy tiền công. Vậy có thể coi sức lao động là hàng hoá. Một loại hàng hoá đặc biệt. Tiền lương chính là giá cả hàng hoá sức lao động. Từ khi Nhà nước chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần thì bản chất của tiền lương cũng thay đổi theo.Tiền lương là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để hoàn thiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ . Như vậy bản chất của tiền lương trong giai đoạn này là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động, đồng thời chịu sự chi phối của quy luật kinh tế trong đó có quy luật cung cầu. Mặt khác tiền lương bao gồm đầy đủ các yếu tố cấu thành để đảm bảo về nguồn thu nhập, nguồn sống chủ yếu của bản thân gia đình người lao động ( tiền lương hưu). 1.1.1.1. Chức năng của tiền lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế, nó phản ánh nhiều mối quan hệ về kinh tế trong việc tổ chức trả lương, trả công cho người lao động. Tiền lương có các chức năng sau: - Chức năng tái sản xuất sức lao động và chức năng tái sản xuất sức lao động mở rộng: Sức lao động là một dạng công năng, sức của cơ bắp và thần kinh tồn tại trong cơ thể con người, là một trong những yếu tố thuộc “đầu vào” của sản xuất. Tái sản xuất và tái sản xuất sức lao động bao gồm việc duy trì và khôi phục sức lao động, đảm bảo khả năng lao động được bù đáp lại sau thời gian làm việc. Khôi phục sức lao động là bù đắp lại số khả năng lao động đã mất bằng một số lượng sức lao động mới. Tích luỹ tái sản xuất sức lao động mở rộng ở giác độ tiền lương là phải đủ trang trải chi phí tối thiểu về ăn, ở, đi lại, giải trí, học tập, chữa bệnh, giao tiếp xã hội, bảo hiểm xã hội và có phần để nuôi gia đình. Để thu hút động viên nguồn lực của sản xuất và việc thực hiện các mục tiêu kinh tế- xã hội, một mặt nhà nước tạo ra môi trường và điều kiện để người lao động có việc làm, mặt khác có cơ chế chính sách đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Thực hiện chức năng này trước hết tiền lương phải được coi là giá trị sức lao động. Trả lương theo việc chứ không trả lương theo người, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động. Mức lương tối thiểu làm nền tảng chính sách tiền lương, cơ cấu hợp lý về sinh học, xã hội học, bảo hiểm tuổi già, nuôi con…Đồng thời người sử dụng lao động không được trả mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu nhà nước quy định. Các yếu tố cấu thành tiền lương phải đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống vật chất, và thể chất đối với ngươì lao động. Khi xây dựng các hệ thống thang lương, bảng lương và các chế độ phụ cấp, thưởng, phản ánh đúng mức tiêu hao sức lao động trên cơ sở đánh giá mức độ phức tạp lao động và phân biệt điều kiện lao động khác nhau giữa các nghề, các công việc. - Chức năng đòn bẩy kinh tế: Lợi ích kinh tế là một biểu hiện kinh tế của chế độ kinh tế XH nhất định, là động cơ thúc đẩy hoạt động kinh tế cong người. Trong quá trình lao động chung, lợi ích kinh tế là động lực thúc đẩy sự hoạt động của con người. Trong quá trình lao động chung, lợi ích kinh tế là động lực thúc đẩy sự hoạt động của con người, là hoạt động mạnh mẽ nhất của tiến bộ kinh tế XH. Người lao động là nguồn động lực sx. Chính sách tiền lương đúng đắn là động lực to lớn nhằm phát huy sức mạnh của nhân tố con người. Tổ chức tiền lương phải nhằm thúc đẩy khuyến khích người lao động nâng cao năng xuất chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu. Thực sự khuyến khích người có tài năng và hoàn thành tốt cồn việc, tạo điều kiện cho người lao động phát huy sáng kiến, cải tiến nghiệp vụ nâng cao hiệu quả công việc. Tiền lương của người lao động không những duy trì cuộc sống hàng ngày mà còn có thể dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi họ hết khả năng lao đông hay sảy ra bất trắc. 1.1.1.2. nguyên tác trả lương. Theo điều 55- Bộ luật lao động của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì tiền lương của người lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng xuất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểudo nhà nước quy định. 1.1.1.3. Các hình thức trả lương . Việc tính trả chi phí sức lao động có thể thực hiện theo các hình thức khác nhau, tuỳ theo đắc điểm, hoạt động SXKD, tính chất công việc và trình độ quản lý của DN. Trên thực tế các DN nước ta hiện nay , các hình thức trả lương chủ yếu được áp dụng là : Tiền lương thời gian Tiền lương theo sản phẩm Hình thức tiền lương theo thời gian Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chình quản trị, tổ chuác lao động, thống kê, tài vụ- kế toán… Trả lương theo thời gian là hình thức trả công cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên mô của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề, nghiẹp vụ có thể có thang lương riêng : Thang lương nhân viên cơ khí, thang lưiưng láI xe, thang lương nhân viên đánh máy…trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn và chia thành nhiều bậc lương, môĩ bậc lương có một mức lương nhất định: tiền lương theo thời gian có thể chia thành : tiền lương tháng, tiền lương ngày và tiền lương giờ. + Lương tháng được quy định sẵn với từng bậc lương trong các thang lương. Lương tháng thường được áp dụng trả lương cho công nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sx. + Lương ngày là tiền lương trả cho người lao động thêo mức lương ngày và số ngày làm việc trong thực tế trong tháng. Mức lương ngày được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng theo chế độ. Lương ngày thường được áp dụng trả lương cho người lao động trong nhng ngày hôị họp, học tập hoặc làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp và bảo hiểm xã hội. + Mức lương giờ được tính bằng cách lấy mức lương ngày chia cho số giờ làm viểc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm. Tuy nhiên, hình thức trả lương này còn có những mặt hạn chế nhất định ( mang tính bình quân chưa thực tế gắn kết với sx) nhiều khi không phù hợp với kết quả thực tế của người lao động. Vì vậy chỉ những trường hợp nào chưa đủ thực hiện tiền lương theo sản phẩm mới phải áp dụng tiền lương theo thời gian. Hình thức tiền lương theo sản phẩm Hình thức trả lương theo sản phẩm được áp dụng để tính lương cho người lao động theo số lượng sản phẩm hoặc công việc đãđược hoàn thành. đây là hình thức tiền lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt năng xuất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng xuất lao động, góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Trong việc trả lương theo sản phẩm thì việc quan trọng nhất là phải xây dựng được các định mức kinh tế kỹ thuật để làm cơ sở cho việc xây dựng đơn giátiền lương đối với từng loại sản phẩm, trong công việc một cách hợp lý. Hình thức tiền lương theo sản phẩm còn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể ở từng DN mà vận dụng theo hình thức cụ thể sau: - Hình thức tiền lương theo sản phẩm không hạn chế là hình thức tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định không chịu bất cứ một hạn chế nào. Đây là hình thức được các DN sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho người lao động trực tiếp. - Hình thức tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: thường được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Tuy lao động của họ không trực tiếp làm ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng xuất lao động trực tiếp nên có thể căn cứ vào kết quả lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương sản phẩm cho lao động gián tiếp. - Hình thức trả lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt: theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, người lao động còn được thưởng trong sx trực tiếp như: thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về tăng xuất lao động, tiết kiệm vật tư. Trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư trên định mức quy định hoặc không đảm bảo đủ ngày công quy định… thì có thể phải chịu tiền phạt trừ vào thu nhập của họ. - Hình thức tiền lương sản phẩm thưởng luỹ tiến: là hình thức ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần tiền lương được tính trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức năng xuất cao. Hình thức tiền lương này có tác dụng kích thích người lao động duy trì cường độ lao động ở mức tối đa, nhưng hình thức này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của DN. Cho nên nó chỉ được sử dụng trong một số trường hợp cần thiết như khi phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng hoặc trả lương cho người lao động ở khâu khó nhất để đảm bảo tính đồng bộ cho sx. - Hình thức thanh toán khối lượng hoặc khoán từng việc. Hình thức này áp dụng cho những công việc đơn giản, có tính chất đột xuất như: bốc dỡ nguyên vật liêu, hàng hoá, sửa chữa nhà cửa… trong trường hợp này DN xác định mức tiền lương trả cho từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. - Hình thức khoán quỹ lương: là dạng đặc biệt của tiền lương sản phẩm được sử dụng để trả lương cho những người làm việc tại các phòng ban của DN. Theo hình thức này căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban, DN tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế của từng nhân viên vừa phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban, vừa phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban đó. 1.1.2.Các khoản trích theo lương. 1.1.2.1. Bảo hiểm xã hội. Trong các DN đi đôi với quỹ lương là quỹ BHXH, quỹ BHXH ding để đài thọ các cán bộ CNV có đóng góp vào quỹ trong trường hợp: - Người lao động mất khả năng tạm thời : ốm đau, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tiền lương của người lao động một tỷ lệ nhất định. Theo chế độ hiện hành là 20% trong đó: + 15% DN chịu ( tính vào chi phí) + 5% người lao động chịu( tính vào thu nhập) Quỹ BHXH do cơ quan bảo hiểm thống nhất quản lý khi các DN trích được BHXH theo quy định phảI nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong DN. Cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan BH cấp trên duyệt. 1.1.2.2.Bảo hiểm y tế. Thực chất là bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tièn viện phí, thuốc thang… Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích 3% trên tổng thu nhập phải trả cho người lao động, trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí SXKD, người lao động chịu 1% tính vào thu nhập. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho ngươpì lao động thông qua mạng lưới y tế. Khi tính được mức trích BHYT các DN phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. 1.1.2.3. Kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đây là nguồn đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu của công đoàn như trả lương cho công đoàn chuyên trách, chi tiêu cho hội họp. Kinh phí công đoàn được hình thàh bằng cách 3% theo lương của người lao động: DN chịu 2%( tính vào chi phí) người lao động chịu 1% ( tính vào thu nhập). Khi trích được kinh phí công đoàn trong kỳ, một nửa DN nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa dùng để chi tiêu cho công tác công đoàn. 1.1.3. Các khoản thu nhập khác 1.1.3.1. Phụ cấp lương Theo điều 4- thông tư liên bộ số 20/LB- TT ngày 2/6/1993 của Bộ lao đông- Thương binh và xã hội- Tài chính có 7 loại phụ cấp: Phụ cấp làm đêm : nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm( từ 22h đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho những gìơ làm thêm người lao đông còn được hưởng phụ cấp làm đêm. Phụ cấp lưu động: nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề, công việc phải thường xuyên thay đổi và nơi làm việc điều kiện sinh hoạt không ổn định và nhiều khó khăn. Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sx hoặc làm công tác chuyên môn- nghiệp vụ, vừa kiêm nghiệm công tác quản lý không thuộc choc vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương. Phụ cấp thu hút: áp dụng cho những CNVC làm việc ở những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế hoặc các hải đảo xa đất lion có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng cho những nơi có chỉ số giá sinh hoạt( lương thực, thực phẩm, và dịch vụ) cao hơn chỉ số giá sinh hoạt bình quân chúng của cả nước từ 19% trở lên. Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh,có những điều kiên khó khăn và điều kiện khí hậu khắc nghiệt. Phụ cấp độc hại: áp dụng cho những DN làm việc trong môi trường độc hại hoặc nguy hiểm chưa được xác định trong mức lương. 1.1.3.2. Tiền thưởng. Tại điều 63- BLLĐ quy định: Ngoài chế độ tiền lương, các DN còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong sx kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có tính ổn định, thường xuyên còn tiền thưởng chỉ là phần thêm và phụ thuộc vào chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả SXKD. Tiền thưởng bao gồm: Tiền thưởng thi đua ( lấy từ quỹ khen thưởng) và tiền thưởng trong SXKD (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến…) Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích, phải kết hợp chặt chẽ các hình thức và chế độ thưởng. Đồng thời trước khi chi trả cần xác định rõ quỹ tiền thưởng hiện có của DN. 1.1.4. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.1.4.1. Vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác qun lý sn xuất- kinh doanh của DN, nó là nhân tố giúp cho DN hoàn thành vượt mức kế hoạch sx- kinh doanh của mình. Tổ chức hạch toán lao động tiền lưng giúp cho công tác quản lý lao động của DN vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ lật lao động, tăng năng xuất lao động và hiệu suet công tác.Đồng thời cũng tạo điều kiện cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Tổ choc tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho DN quản lý tốt quỹ tiền lương đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời cũng tạo được cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. 1.1.4.2. nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động. - Hướng đẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận sx- kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ chứng từ ghi chépban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết hạch toán nhiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. - Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước và quản lý DN. 1.2. Kế toán lao đông, tiền lương và các khoản trích theo lương trong các DN. 1.2.1. Kế toán số lượng lao động. Việc hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ” danh sách lao động”của DN và sổ “ danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu quy định và được chia thành 2 bản: Một bản do phòng lao động DN quản lý ghi chép Một bản do phòng kế toán quản lý Căn cứ để ghi vào sổ danh sách này các hợp đồng lao động (khi DN tuyển thêm lao động) và các quyết định của cấp có thêm quyền duyệt theo quy định của DN ( khi chuyển công tác, thôi việc…) Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động của DN đến từng bộ phận phòng ban, tổ sx trong đơn vị.Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và là cơ sở phân tích tình hình biến động về lao động trong DN vào cuối tháng, cuối quý tuỳ theo yêu cầu quản lý cấp trên. 1.2.2. Kế toán thời gian lao động. Hạch toán thời gian lao động phải bảo đảm ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động, từng đơn vị sx, từng phòng ban trong DN. Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho người lao động. Chứng từ ban đầu quan trọng nhấtđể hạch toán thời gian lao động trong các DN là “ Bảng chấm công” ( Mẫu số 2- LDTT chế độ chứng từ kế toán). “Bảng chấm công” sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày. “Bảng chấm công phải lập riêng cho từng bộ phận( tổ sx, phòng ban… và dung trong 1 tháng (tương ứng với kỳ tính lương). Tổ trưởng tổ sx hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi “ Bảng chấm công” căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc của đơn vị mình.” Bảng chấm công” phải để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mỗi người. “Bảng chấm công là căn cứ để tính lương, tính thưởng cho từng người lao động và để tổng hợp thời gian lao động trong DN. Đối với các trường hợp ngừng việc sảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì, đều phải lập “Biên bản ngừng việc”, trong đó ghi rõ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi người có mặt, nguyên nhân sảy ra ngừng việc và người chịu trách nhiệm. “ Biên bản ngừng việc” là cơ sở tính lương và xử lý thiệt hại sảy ra. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản…đều phải có chứng từ nghỉ việc do cơ quan có thẩm quyền cấp ( như cơ quan y tế, hội đồng y khoa…) và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. 1.2.3. Kế toán kết quả lao động. Là việc ghi chép kịp thời, chính xác ssố lượng, chất lượng sản phẩm của từcg công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng xuất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao đông của từng người, tưng bộ phận và cả DN. Tuỳ thuộc từng loại hình và đặc điểm sx của từng DN mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sử dụng là “Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm”, “Giấy giao ca”…chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ kế toàn kiểm tra xác nhận, lãnh đạo phê duyệt. Sau đó chứng từ được chứng từ được chuyển sang kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị. Sau đó chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của DN làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động trong mỗi phân xưởng, bộ phận sx nhân viên hạch toàn phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động trên cơ sở chứng từ do các tổ gửi từng ngày hoặc các định kỳ. Khi đó nhân viên phân xưởng ghi kết quả của từng người, từng bộ phận vào sổ, cộng sổ lập báo cáo kết quả lao động chung của DN. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. Chứng từ kế toán sử dụng. Công việc tính lương , tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán DN. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động , kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( Như giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc …). Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải bảo đảm các yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi đã kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại DN. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng kế toán tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng theo đối tượng sử dụng lao động để lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí SXKD. “ Bảng thanh toán tiền lương” là chứng từ căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động trong các đơn vị snr xuất – Kinh doanh. “ Bảng thanh toán tiền lương” được lập cho từng bộ phận ( Phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với “ Bảng chấm công”, Bảng thanh toán tiền lương” có mẫu như sau: ( mẫu số 2- LĐTT chế độ chứng từ kế toán) Khi tính tiền thưởng thường xuyên cho người lao động, kế toán lập “Bảng thanh toán tiền thưởng” dựa trên các chứng từ ban đầu như “ Bảng chấm công”, “ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”…và phương án tính thưởng đã được người có them quyền phê duyệt. “ Bảng thanh toán tiền thưởng” ( mẫu số 6 – LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Trong các trường hợp thưởng đột xuất cho người lao động, kế toán không lập “ Bảng thanh toán tiền thưởng” theo mẫu trên mà tự thiết kế mẫu phù hợp với phương án tính thưởng. TK kế toán sử dụng. * TK để kế toán sử dụng để hạch toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản thanh toán với ngưòi lao động là TK 334 “ Phải trả CNV”. Nội dung của TK này như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Bên Có: Các khoản tiền lương, thưởng,BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. Trường hợp cá biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tìên đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động. TK 334 có thể chi tiết theo nôi dung từng khoản thu nhập phải trả cho người lao động, nhưng tối thiểu cũng phải chi tiết thành 2 TK cấp 2. +TK 3341 “thanh toán lương”: Dùng để phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lương mà DN phải trả cho người lao động. +TK 3348 “ Các khoản khác” : Dùng để phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất lương, như trợ cấp từ quỹ BHXH, tiền thưởng trích từ quỹ khen thưởng…mà DN phải trả cho người lao động. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng ( có tính chất lương) , kế toán phân loại tiền lương và lập chứng từ phân bổ tiền lương, thưởng váo chi phí sx – Kinh doanh. Kế toán ghi: Nợ TK 622 – Phải trả tiền lương, tiền thưởng của CN trực tiếp sx. Nơi TK 627 Tiền lương, tiền thưởng của nhân viên PX Nợ 642 – Tiền lương, tiền thưởng của bộ phận bán hàng Nợ 642 – Tiền lương, tiền thưởng của bộ phận quản lý DN. Có TK 334 – Tổng số tiền lương, tiền thưởng phải trả cho người lao động Với cách ghi chép vào TK như trên thì tiền lương và các khoản phải trả cho CNV trong kỳ nào được tính vào chi phítiền lương và các khoản phải trả cho CNV trong kỳ được tính vào chi phí trong kỳ đó. Theo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí sản xuất và chi phí sản xuất thì cách làm này chỉ thích ứng với những DN có thể bố trí cho người lao động trực tiếp nghỉ phép tương đối đều đặn gĩưa các kỳ hạch toán hoặc không có tính thời vụ. Trường hợp những DN sản xuất không điều kiện để bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán hoặc có tính thời vụ thì kế toán phải dự toán tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kế hoạch của họ để tến hành trích trước tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích của việc làm này là không làm giá thành sản phẩm thay đổi đột ngột khi ssố lượng lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều ở một kỳ hạch toán nào đó hoặc bù đắp tiền lương cho họ trong hời gian ngừng sản xuất có kế hoạch. Cách tính khoản tiền lương nghỉ phép năm của người lao động trực tiếp để trích vào chi phí sản xuất như sau: Mức trích trước tiền lương Tiền lương chính phải Tỷ lệ của LĐTT theo KH = cho LĐTT trong kỳ x trích trước TL nghỉ phép, ngừng SX theo KH năm của LĐTT Tỷ lệ trích trước = Tổng số TL chính KH năm của LĐTT Khi trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất có kế hoạch của lao động trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 622 Có TK 335 Khi có lao động trực tiếp nghỉ phép, hoặc do ngừng sản xuất có kế hoạch phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho họ, kế toán ghi: Nợ TK 335 Có TK 334 Phản ánh khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH, tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng … phải trả cho người lao động kế toán ghi: Nợ TK 4311 – Tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng Nợ TK 4312 – Tiền trợ cấp trí._.