Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội (nhật ký chứng từ - Ko lý luận)

Lời mở đầu Lao động giữ vai trò là nhân tố chủ chốt trong việc tái tạo ra của cải vật chất tinh thần cho xã hội. Lao động có chất lượng và hoạt động lao động đạt hiệu quả cao là nhân tố đảm bảo cho sự phồn thịnh của mỗi quốc gia. Người lao động chỉ thực sự phát huy hết khả năng và trách nhiệm trong công việc khi họ được trả thù lao xứng đáng. Bởi vậy để đảm bảo cho sự thành công trong kinh doanh với hiệu quả hoạt động cao nhất, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới công tác tiền lương cũng như các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên. Là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải, Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội đã sớm nhận thức được điều đó và áp dụng những quy chế về lương hữu hiệu nhất. Vì vậy qua thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ tận tình của giảng viên Đặng Thị Thuý Hằng và các cô chú trong Công ty em chọn đề tài: “Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Kết cấu của chuyên đề gồm có hai phần chính như sau: Phần I: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội. Phần II: Một số ý kiến đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội. Trong thời gian thực tập, mặc dù đã cố gắng học hỏi nhưng do trình độ còn hạn hẹp nên bài viết của tôi còn nhiều thiếu xót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ phía độc giả để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI 1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty * Tên Công ty - Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương - Tên tiếng Anh: VINATRANS ( The Vietnam national trade transport ware housing and service company ) - Tên giao dịch: THE FOREIGN TRADE FORWARDING AND TRANSPORTATION JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: VINATRANS HÀ NỘI * Địa chỉ - Số 2 Bích Câu - phường Quốc Tử Giám - quận Đống Đa - thành phố Hà Nội - Điện thoại: 84.4.7321090 - Fax: 84.4.7321090 - E-mail: han.vinatrans@hn.vnn.vn - Website: www.vinatranshn.com.vn * Quyết định thành lập VINATRANS Hà Nội Tiền thân là chi nhánh Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương thành phố Hồ Chí Minh được thành lập tháng 6 năm 1996 và cổ phần hoá theo quyết định số 1685/2002/QĐ-BTM ngày 30/12/2002 của Bộ Thương Mại. Công ty đăng ký kinh doanh lần đầu vào ngày 07 tháng 04 năm 2003, đăng ký thay đổi lần 6 vào ngày 03 tháng 09 năm 2008 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103002086 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Đến nay Vinatrans Hà Nội gồm 5 chi nhánh sau: 1/ Chi nhánh Hải Phòng: số 115 Trần Hưng Đạo – thành phố Hải Phòng; ĐT: 0313-765819 2/ Chi nhánh Quảng Ninh: số 1 đường Cái Lân thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh; ĐT: 0313-765819 3/ Chi nhánh Hồ Chí Minh: số 145 Nguyễn Tất Thành, quận 4 thành phố Hồ Chí Minh; ĐT: 9414240 4/ Chi nhánh Đà Nẵng: số 184 Trần Phú, thành phố Đà Nẵng; ĐT: 3562304 5/ Chi nhánh Quy Nhơn: Số 8 Lê Thánh Tông, thành phố Quy Nhơn; ĐT: 891787 * Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Công ty được thành lập với mục tiêu chung là huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, nâng cao tính tự chủ và sức cạnh tranh, tăng cường về tổ chức quản lý và phát triển các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá cùng các dịch vụ khác vì mục tiêu thu lợi nhuận cao, đảm bảo lợi ích và tăng lợi tức cho cổ đông, tạo việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho NSNN và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh. Hiện nay mục tiêu chính được đặt ra cho Công ty là không ngừng mở rộng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế và dịch vụ logistics _ Theo Luật Thương mại Việt Nam, logistics là một hoạt động thương mại do các thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho bãi, làm thủ tục hải quan và các loại giấy tờ, tư vấn khách hàng, đóng gói, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa để hưởng phí thù lao. Dịch vụ Logistics là nghệ thuật và khoa học của quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hoá, năng lượng, thông tin và những nguồn lực khác như sản phẩm, dịch vụ và con người, từ nguồn lực của sản xuất cho đến thị trường. Đây là một dịch vụ còn khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng với vai trò đặc biệt quan trọng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh thì không chỉ VINATRANS Hà Nội mà tất cả các doanh nghiệp giao nhận Việt Nam ngày nay cần ngày càng mở rộng phát triển loại hình dịch vụ này. * Các giai đoạn phát triển - Giai đoạn từ tháng 6 năm 1996 đến tháng 4 năm 2003: giai đoạn thành lập và hoạt động của Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương – VINATRANS - Giai đoạn từ tháng 4 năm 2003 đến nay: cổ phần hoá Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương – VINATRANS và thiết lập Công ty cổ phần Giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội. - VINATRANS Hà Nội có tổng số vốn điều lệ là 54.720.000.000VND, được chia thành 5.472.000 cổ phần với mệnh giá là 10.000đ/cổ phần. - Vốn góp ban đầu của Công ty là 12 tỷ đồng. Sau hai năm hoạt động Công ty tăng vốn điều lệ lên 24 tỷ đồng bằng nguồn lợi nhuận để lại. Năm 2007 tăng vốn lên thành 60 tỷ đồng. - Năm 2006: Công ty đón nhận huân chương lao động hạng III do Chủ tịch nước trao tặng: - Ngày 13/11/2008 Công ty đăng ký niêm yết cổ phiếu tại trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội. Với thời gian gần 15 năm hoạt động và phát triển tại khu vực phía bắc, đến nay VINATRANS Hà nội đã trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển của Việt Nam. * Kết quả kinh doanh một số năm gần đây Bảng 01: Bảng cân đối kế toán STT Nội dung Năm 2007 Năm 2006 I Tài sản ngắn hạn 111,243,308,886 89,478,301,885 1 Tiền và các khoản tương đương tiền 51,015,396,243 34,880,961,246 2 Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 3 Các khoản phải thu ngắn hạn 58,043,130,363 52,825,185,232 4 Hàng tồn kho 5 Tài sản ngắn hạn khác 2,184,782,280 1,772,155,407 II Tài sản dài hạn 29,388,563,118 12,358,879,387 1 Các khoản phải thu dài hạn 2 Tài sản cố định - Tài sản cố định hữu hình 17,672,513,814 10,216,141,438 - Tài sản cố định vô hình 1,607,106,164 1,707,324,332 - Tài sản cố định thuê tài chính - Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 173,384,330 119,545,330 3 Bất động sản đầu tư 4 Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 9,525,000,000 5 Tài sản dài hạn khác 410,558,810 315,868,287 III TỔNG CỘNG TÀI SẢN 140,631,872,004 101,837,181,272 IV Nợ phải trả 67,770,115,421 50,077,576,937 1 Nợ ngắn hạn 67,770,115,421 50,077,576,937 2 Nợ dài hạn V Vốn chủ sở hữu 72,861,756,583 51,759,604,335 1 Vốn chủ sở hữu 71,633,549,610 50,669,058,920 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 54,720,000,000 24,000,000,000 - Thặng dư vốn cổ phần 960,000,000 - Vốn khác của chủ sở hữu - Cổ phiếu quỹ - Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Các quỹ - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 15,953,549,610 26,669,058,920 - Nguồn vốn đầu tư XDCB 2 Nguồn kinh phí và quỹ khác 1,228,206,973 1,090,545,415 - Quỹ khen thưởng phúc lợi 1,228,206,973 1,090,545,415 - Nguồn kinh phí - Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ VI TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 140,631,872,004 101,837,181,272 Từ Bảng cân đối trên cho thấy năm 2007 so với năm 2006 xét về mặt tài sản Công ty đều có lượng tăng đáng kể, chủ yếu là tiền và tài sản cố định hữu hình. Năm 2007 Công ty còn mở rộng đầu tư thêm vào các khoản đầu tư tài chính dài hạn. Một phần do mới đầu tư thêm chưa thu về được lợi nhuận, do các khoản phải thu năm 2007 tăng hơn năm 2006 trong khi nợ phải trả cũng tăng một khoản lớn ( trên 17 tỷ đồng) dẫn đến lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của Công ty năm 2007 giảm so với năm 2006. Như vậy, nhìn chung tình hình hoạt động của Công ty năm 2007 vẫn sinh lời đáng kể, quy mô kinh doanh mở rộng và tăng được các quỹ cùng các khoản đầu tư hợp lý. Bảng 02: Báo cáo kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2006 1 DTBH và cung cấp DV 267,709,579,871 187,152,090,220 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 3 DTT về BH và cung cấp DV 267,709,579,871 187,152,090,220 4 Giá vốn hàng bán 245,676,584,438 162,298,603,651 5 LNG về BH và cung cấp DV 22,032,995,433 24,853,486,569 6 DT hoạt động tài chính 3,626,094,647 12,051,304,272 7 Chi phí tài chính 2,821,132,867 11,185,926,282 8 Chi phí bán hàng 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6,461,270,750 4,573,529,569 10 LNT từ hoạt động kinh doanh 16,376,686,463 21,145,334,990 11 Thu nhập khác 1,995,535,071 246,989,529 12 Chi phí khác 1,449,278,868 13 Lợi nhuận khác 546,256,203 246,989,529 14 Tổng LN kế toán trước thuế 16,922,942,666 21,392,324,519 15 Thuế TNDN 2,088,781,952 2,284,944,480 16 LNST thu nhập doanh nghiệp 14,834,160,714 19,107,380,039 17 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 27,109 79,614 18 Cổ tức trên mỗi cổ phiếu 15.000đ/cp 25.000đ/cp => Tình hình tài chính và lợi nhuận so với kế hoạch: Bảng 03: Đánh giá tình hình kinh doanh so với kế hoạch năm 2007 STT Chỉ tiêu Năm 2007 % so với KH 1 DTBH và cung cấp DV 267,709,579,871 148,72% 2 LNT từ hoạt động kinh doanh 16,376,686,463 148,88% 3 Cổ tức trên mỗi cổ phiếu 15.000đ/cp 125% Nhận xét từ Báo cáo kết quả kinh doanh và bảng so sánh kết quả so với kế hoạch năm 2007 cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty rất tốt. Doanh thu năm 2007 tăng 148,72% so với kế hoạch và tăng 142% ( 80 tỷ đồng) so với năm 2006. Nhận thấy lợi nhuận kế toán sau thuế mặc dù giảm so với năm 2006 gần 5 tỷ đồng nhưng lại tăng so với kế hoạch là 148,88% cho thấy Công ty đã dự tính trước được sự suy giảm này; nguyên nhân do Công ty đã đưa ra quyết định tăng thêm chi phí lương 5 tỷ cho người lao động nhằm khuyến khích tinh thần trách nhiệm công việc cho nhân viên và thu hút nguồn nhân tài chất lượng cao về phía mình. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị. Mọi hoạt động của Công ty sẽ chịu sự giám sát của Ban kiểm soát. Công ty có một Tổng giám đốc điều hành, một Phó tổng giám đốc điều hành và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty được cơ cấu như sau: Sơ đồ 01: Cơ cấu quản lý Sơ đồ 02: Cơ cấu tổ chức Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quản lý có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đông cổ đông có quyền: phát hành cổ phiếu; đầu tư phát triển Công ty; xây dựng điều lệ Công ty. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi chủ trương, đường lối theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty, mọi vấn đề quyền lợi của cổ đông. Hội đồng quản trị có 5 người gồm chủ tịch Hội đồng quản trị và các uỷ viên. Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát gồm 3 người, nhiệm kỳ 3 năm. Giám đốc Công ty: là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty và trực tiếp điều khiển việc quản lý của Công ty thông qua các Trưởng phòng. * Chức năng của các phòng, ban : Phòng XNK đường biển: đại lý cho một số hãng giao nhận nước ngoài đối với hàng XNK bằng đường biển, thực hiện dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế hàng XNK bằng đường biển;  gửi hàng lẻ XK và các dịch vụ khác có liên quan… Phòng XNK đường không: Giao nhận vận chuyển hàng XNK bằng đường hàng không, thực hiện công việc đại lý cho các hãng giao nhận về hàng không, đại lý hàng hóa cho các hãng hàng không trong và ngoài nước Phòng kế toán: Tham mưu cho giám đốc về quản lý, sử dụng tiền vốn, tài sản; đưa ra các biện pháp tài chính trong kinh doanh; tổ chức hạch toán kế toán các phát sinh kinh tế và lập các báo biểu kế toán theo quy định; chỉ đạo, kiểm tra và giám sát việc chấp hành các quy định về tài chính kế toán của các đơn vị trong Công ty. Phòng hành chính nhân sự: Nhiệm vụ chính của phòng là thực hiện các chính sách chế độ về bảo hiểm xã hội, y tế, chính sách lương, thưởng; việc trang bị, thanh lý các trang thiết bị máy móc; đặc biệt là việc bố trí đào tạo nhân viên về trình độ chuyên môn và ngoại ngữ ở các phòng ban, tuyển những nhân viên mới theo tình hình biến động về lao động và yêu cầu phát triển của Công ty. Phòng quản trị thông tin: có chức năng thu thập, phân tích và xử lý các thông tin cần thiết cho hoạt động của Công ty, cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho việc ra quyết định của ban quản lý. Đồng thời đảm bảo việc bảo mật những thông tin quan trọng và công khai những thông tin cần thiết theo quy đinh ra thị trường: báo cáo tài chính,... Phòng quản trị chất lượng: có chức năng tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến giúp nhà quản lý và thực hiện các mặt công tác thuộc lĩnh vực chuyên môn; triển khai áp dụng, duy trì và cải tiến các hệ thống quản lý chất lượng trong Công ty. Phòng đại lý tàu biển: Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng, bao gồm việc thực hiện các thủ tục tàu biển vào, rời cảng; ký kết hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng bốc dỡ hàng hoá, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên; ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương; cung ứng vật tư, nhiên liệu, thực phẩm cho tàu biển; trình kháng nghị hàng hải; thông tin liên lạc với chủ tàu hoặc người khai thác tàu; dịch vụ liên quan đến thuyền viên; thu, chi các khoản tiền liên quan đến hoạt động khai thác tàu; giải quyết tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải và dịch vụ khác liên quan đến tàu biển. Phòng Logistics: Tổ chức quản lý kho hàng, quản lý xuất nhập hàng hóa, quản lý giao nhận hàng, tổ chức điều phối, dự trù hàng hóa phục vụ kinh doanh. Thiết lập, triển khai và quản lý các quy trình công việc vận chuyển, quản trị kho bãi của Công ty; đảm bảo việc vận chuyển đúng thời hạn, liên tục và chất lượng hàng hóa cho khách hàng, với yêu cầu tối ưu hóa chi phí vận chuyển và quản lý. Phòng dịch vụ hỗ trợ: có chức năng trợ giúp các đại lý, liên hệ kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để có quyết định làm việc hiệu quả; tiếp nhận, xử lý các khúc mắc từ phía khách hàng và hỗ trợ kịp thời những vấn đề họ gặp phải khi tiếp nhận dịch vụ của Công ty; nghiên cứu xem xét và đề ra những dịch vụ hỗ trợ ngày càng hiệu quả, đảm bảo tính cạnh tranh, chất lượng và hiệu quả dịch vụ cung cấp. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh * Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh về các dịch vụ giao nhận, vận tải hàng xuất nhập khẩu: bốc xếp, giao nhận hàng siêu trường, siêu trọng, hàng quá khổ, quá tải. - Đại lý giao nhận cho các hãng giao nhận và vận tải nước ngoài - Môi giới thuê và cho thuê tàu cho các chủ hàng và chủ tàu trong và ngoài nước - Kinh doanh vận tải hàng hoá nội địa và quá cảnh - Kinh doanh vận tải hàng hoá đa phương thức - Kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại - Kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc, kho bãi theo quy định của pháp luật - Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu - Tổ chức hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo, trưng bày, giới thiệu sản phẩm hàng hoá - Môi giới hàng hải - Đại lý tàu biển - Dịch vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu (thủ tục hải quan, tái chế, bao bì, mua bán bảo hiểm, giám định, kiểm nghiệm hàng hoá xuất nhập khẩu) * Dịch vụ : - Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới như: Singapore Airlines, Vietnam Airlines, Eva Airways, Thai Airways, Bristish Airways, Brunei Airways,... - Vận chuyển hàng hóa xuất khẩu. Nhận vận chuyển tất cả các loại hàng hoá từ hàng thông thường (general cargoes), các mặt hàng thuỷ hải sản đông lạnh, tươi sống (perishable cargoes), đến hàng nguy hiểm (Dangerous cargoes) từ Việt Nam đi các nước. - Vận chuyển hàng hóa nhập khẩu. Nhận vận chuyển các loại hàng hoá, nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị, phụ tùng, hàng triển lãm,  hàng cá nhân lãnh sự quán... từ các nước nhập về Việt Nam. - Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu. - Vận chuyển kết hợp : đường biển và đường hàng không (Sea- Air); đường hàng không và đường biển (Air-Sea); đường hàng không và đường hàng không (Air-Air) - Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế và trong nước. Nhận chuyển và phát nhanh các loại chứng từ, hàng mẫu, và hàng thương phẩm từ Việt Nam đi các nước; chuyển phát nhanh chứng từ và hàng hóa ở các thành phố lớn trong nước như Tp. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hà Nội. - Dịch vụ khai thuê hải quan. Nhận làm thủ tục hải quan đối với  các lô hàng lẻ và ký hợp đồng khai thuê hải quan cho các luồng hàng lớn và thường xuyên của các công ty xuất nhập khẩu. - Làm thủ tục hải quan, làm trọn bộ chứng từ, thu xếp bảo hiểm, vận tải đa phương thức. - Nhận hàng, giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng (door to door); trong nước và quốc tế (kể cả hàng lẻ). - Gom hàng và phân phối hàng. - Gom và vận chuyển hàng lẻ đến tất cả những địa điểm trong và ngoài nước; - Phân chia hàng lẻ và hàng công trình; - Xác báo đã giao hàng cho khách hàng (hàng nhập) - P.O.D. * Thị trường hoạt động của Công ty ngày càng được mở rộng với khách hàng chủ yếu là các nhà đầu tư nước ngoài, các chủ dự án các công trình lớn và các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa. Công ty đã và đang thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng cho các công trình lớn và dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cho các nhà máy thuộc các khu công nghiệp, khu chế xuất. * Một số quy trình vận chuyển hàng hoá của Công ty như sau: Sơ đồ 03: Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường hàng không Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hoá Sau khi thu hồi bản vận đơn gốc, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhận hàng ở sân bay Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông quan cho hàng hoá. Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế. Khi nhận được thông báo vận đơn đã đến, người chuyên chở thông báo ngay cho người giao nhận Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người giao nhận đã nộp cùng phí giao nhận cho người giao nhận Sơ đồ 04: Quy trình giao hàng xuất khẩu đường hàng không Người xuất khẩu giao hàng và thư chỉ dẫn cho người giao nhận Người giao nhận cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng Người giao nhận giao hàng và các chứng từ cần thiết cho hãng hàng không Người giao nhận giao lại các chứng từ bản gốc, thông báo thuế và thu tiền cước với người gửi hàng Người xuất khẩu ký hợp đồng ngoại thương 1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy phải cần thiết tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt được về hệ thống thông tin kế toán. Khối lượng công tác kế toán và phần hành kế toán là căn cứ để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý, cơ cấu lao động kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán trưởng đứng đầu phòng tài chính - kế toán. Dưới Kế toán trưởng là một phó phòng và các nhân viên kế toán. Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tài chính kế toán của Công ty nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong phạm vi doanh nghiệp, giúp người lãnh đạo Công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế: hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, sổ sách, hạch toán và quản lý kinh tế. Hiện nay, phòng tài chính kế toán gồm 10 nhân viên, trong đó có một kế toán trưởng và một phó phòng kế toán. Sơ đồ 05: Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán tổng hợp Kế toán Đường biển Xuất Kế toán Đường biển Nhập Kế toán Hàng không Xuất Kế toán Hàng không Nhập Chức năng, nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán trong mỗi phòng ban: - Kế toán trưởng: có trách nhiệm kiểm tra lại và ký duyệt các khoản thu chi phát sinh trong quá trình hoạt động. - Phó phòng kế toán: có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra mọi khoản thu chi trước khi chuyển lên kế toán trưởng xin ký duyệt. - Nhân viên kế toán phòng kế toán tổng hợp: kiểm tra lại báo cáo của các kế toán từng phòng ban. Phòng gồm 10 nhân viên kế toán trong đó có một nhân viên chuyên phụ trách kế toán đối ngoại, một nhân viên chuyên xét lương và chuyển lương vào tài khoản cho nhân viên toàn Công ty. - Nhân viên kế toán các phòng ban khác: mỗi phòng ban có một nhân viên kế toán riêng phụ trách tất cả các khoản phải thu, phải trả, các khoản công nợ của phòng mình: doanh thu, chi phí,… trước khi báo cáo cho kế toán tổng hợp. * Vận dụng chế độ kế toán - Chế độ kế toán chung được áp dụng tại Công ty theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày đầu tiên của tháng Một và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm. - Kỳ kế toán của Công ty tính theo tháng. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp theo dõi vật tư là phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp tỷ giá hạch toán. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Công ty sử dụng đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. * Vận dụng chế độ chứng từ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan vào chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ Tài chính. Ngoài ra, để phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị, Công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng. * Một số chứng từ theo quy định chung của Bộ Tài chính gồm có: - Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. - Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Chứng từ về tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiêm kê quỹ, Khế ước cho vay. - Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán lương độc hại, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động. - Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi), Thẻ quầy hàng, Phiếu đóng gói hàng hoá, Giấy phép xuất nhập khẩu, vận đơn hàng không,… Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của người lập, duyệt, những người có liên quan cũng như đầy đủ những yếu tố khác theo quy định của Nhà nước. Chứng từ kế toán của công ty được lập theo biểu mẫu quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính. Ngoài ra một số chứng từ kế toán đặc thù theo hoạt động kinh doanh được lập theo những quy định cụ thể; ví dụ đối với vận đơn hàng không được lập theo quy định tại Luật hàng không dân dụng Việt Nam ngày 4 tháng 1 năm 1992; đối với vận tải đa phương thức có vận đơn FIATA (FIATA Negotiable Multimodal transpot Bill Lading - FB/L) là loại vận đơn đi suốt do Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận soạn thảo để cho các hội viên của Liên đoàn sử dụng trong kinh doanh vận tải đa phương thức; hoặc đối với vận tải đường biển thì có vận đơn đường biển lập theo Bộ Luật hàng hải;... * Vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty áp dụng theo Quyết định Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên không sử dụng một số tài khoản có trong theo Quyết định số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra Công ty còn đề ra một số tài khoản chi tiết riêng để đáp ứng nhu cầu hạch toán theo đặc điểm riêng của công ty, ví dụ như đối với tài khoản 334 thì được chi tiết theo từng phòng ban: phòng Hàng không xuất, phòng Hàng không nhập, phòng Quản trị thông tin, phòng Quản trị chất lượng,... * Vận dụng hệ thống sổ kế toán - Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế của hoạt động kinh doanh. - Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt và lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà Công ty tham gia. - Để phục vụ cho việc quản lý chứng từ, sổ sách Công ty áp dụng hình thức kế toán máy Fast Accounting. Phần mềm hiển thị đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toán và đảm bảo việc đầy đủ trong việc lập báo cáo. Phần mềm tự động xử lý dữ liệu và khử trùng các bút toán giống nhau của cùng một nghiệp vụ kinh tế. Nhờ phần mềm, người kế toán vừa có thể làm kế toán chi tiết vừa có thể làm kế toán tổng hợp, việc hạch toán cũng đơn giản hơn. Đến cuối kỳ lập báo cáo, máy sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển, xác định lãi, lỗ trong kinh doanh. Với việc sử dụng hệ thống kế toán tự động tức là sử dụng máy tính trong việc xử lý các nghiệp vụ kế toán, các tài liệu được cập nhật từ hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,… vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu - thường là bàn phím. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn báo chính xác, trung thực theo thực tế đã được nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối cùng kế toán thực hiện các thao tác để in đầy đủ các loại báo cáo cần thiết ra giấy. Đến cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết; sau đó được lưu trữ bảo quản tại phòng kế toán. Chức năng chủ yếu của phần mềm này: Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: cập nhật các bảng danh mục, cập nhật và hiệu chỉnh các số liệu phát sinh. Xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin. Tổng hợp dữ liệu, kết xuất các báo cáo kế toán theo khuôn mẫu quy định. Sao lưu, lưu trữ dữ liệu. Fast Accounting là phần mềm kế toán dễ sử dụng, nó bao gồm đầy đủ các phân hệ kế toán, hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán. Khi xảy một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân viên kế toán chỉ cần cập nhật các số liệu vào mẫu chứng từ phù hợp trong phần mềm, từ số liệu đó máy sẽ tự động tổng hợp số liệu cuối tháng và lên báo cáo. Kế toán viên chỉ cần thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động trên máy tính và lựa chọn in ra đầy đủ các loại báo cáo cần thiết. Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ được thể hiện như sau: Sơ đồ 06: Quy trình xử lý nghiệp vụ tự động hoá Cập nhật chứng từ vào máy Lập chứng từ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp nghiệp vụ Tổng hợp số liệu cuối tháng Tệp sổ cái Lên báo cáo Báo cáo tài chính * Vận dụng tổ chức hệ thống báo cáo Sau khi được phép niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Công ty phải lập các báo cáo sáu tháng và hàng quý theo các quy định của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán. Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp nói chung và công ty VINATRANS nói riêng. Dựa vào báo cáo tài chính, người lãnh đạo biết được khả năng sản xuất kinh doanh của đơn vị mình từ đó có hướng đúng đắn trong việc ra quyết định. Đây cũng là cơ sở để các cơ quan: Nhà nước và cơ quan thuế địa phương… kiểm tra, giám sát nghĩa vụ mà Tổng công ty phải thực hiện. - Khi kết thúc mỗi năm tài chính Công ty phải lập các báo cáo tài chính năm theo quy định của pháp luật cũng như các quy định của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Báo cáo tài chính năm bao gồm: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được lập theo biểu mẫu quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính. 1.2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội 1.2.1. Đặc điểm lao động tại Công ty Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại Thương Vinatrans Hà nội là doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa từ năm 2003 với đội ngũ 200 cán bộ công nhân viên với 95% tốt nghiệp từ các trường đại học hàng đầu trong khối kinh tế: Đại học Ngoại thương, Đại học Kinh tế quốc dân,… Hầu hết trong cơ cấu lao động đều là lao động trẻ: 90% trong độ tuổi từ 20 đến 40 tuổi; Số lượng n._.