Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix

ơng là một vấn đề phức tạp, điều này không phải kỹ thuật tính toán mà ở chỗ nó có quan hệ mật thiết, thường xuyên tới từng người lao động, đến mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là cầu nối giữa con người với sản xuất, tác động đến con người và sản xuất không chỉ từ phía là giá cả sức lao động, mà còn chi phối tới tâm tư tình cảm người lao động. Trong mỗi doanh nghiệp, tiền lương là thu nhập của người lao động và là chi phí sử dụng lao động. Đối với người lao động, tiền lương là mục đích, là động lực mạnh mẽ nhất thúc đẩy họ tham gia vào lao động với chất lượng và hiệu quả cao nhất. Ngược lại, đối với doanh nghiệp tiền lương là một khoản chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và mục tiêu của họ là giảm chi phí sản xuất. Chính vì vậy, việc hạch toán tiền lương tại các doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác hạch toán lao động, hạch toán chi phí nói riêng và quản lý kinh tế nói chung. Hạch toán tiền lương khoa học, hợp lý một mặt kích thích người lao động vì lợi ích vật chất trực tiếp của mình mà quan tâm tới thời gian lao động, kết quả và chất lượng lao động. Mặt khác còn góp phần tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, giúp doanh nghiệp có biện pháp tiết kiệm hợp lý chi phí về lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX, em có mong muốn được tiếp cận với những hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong thực tế, được rèn luyện tác phong của một người làm công tác quản lý tài chính kế toán: đó là khả năng nhìn nhận vấn đề, xử lý thông tin và để được áp dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán cũng như công tác kế toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương, em đã quyết định lựa chọn đề tài " Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Mục tiêu của chuyên đề là xem xét thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương đối với Công ty CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX. Về kết cấu của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận thì được chia làm 3 phần: Phần I: Tổng quan chung về Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Phần II: Thực tế công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Tuy nhiên do thời gian và trình độ có hạn nên phần chuyên đề thực tập tốt nghiệp không thể tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của THS. Nguyễn Hữu Đồng và các cán bộ phòng Tài chính kế toán Công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. PHẦN I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix được thành lập vào tháng 10 năm 2005 với số đăng ký kinh doanh là 0103019327. Tên giao dịch quốc tế là: Authentic Business Information JSC. Tên giao dịch quốc tế viết tắt là: Abix Trụ sở: Tầng 5 Press Club – số 59A Lý Thái Tổ - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Hiện nay, công ty ABIX hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại xuất nhập khẩu, xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu, cung cấp các thông tin kinh doanh và các dịch vụ tư vấn thương mại liên quan. Với hai dịch vụ hữu hiệu là giám sát truyền thông và kết nối đối tác ABIX mang đến cho khách hàng thông tin nhanh chóng và chính xác, tư vấn khách hàng thâm nhập, hiểu sâu thị trường, tìm kiếm, nắm bắt kịp thời và tận dụng tối đa những cơ hội kinh doanh tiềm năng. ABIX hoạt động dựa trên tôn chỉ cao nhất: luôn mang đến cho khách hàng những thông tin chính xác và trung thực nhất; luôn lắng nghe và đưa ra những tư vấn hiệu quả nhất cho khách hàng. Đó cũng chính là bí quyết để ABIX luôn tồn tại và phát triển. Chức năng và nhiệm vụ Đối với một doanh nghiệp kinh doanh thì việc xác định cơ cấu ngành nghề là rất quan trọng. Nó quyết định đến kết quả hoạt động của toàn công ty. Từ khi thành lập cho đến nay, công ty ABIX đã có chức năng và nhiệm vụ kinh doanh chính như sau: Công ty chuyên xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ làm bằng mây tre đan, các mặt hàng sắt nghệ thuật sang các thị trường Châu Âu và châu Mỹ. Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong nước và nước ngoài như tổ chức các đoàn khách tham gia hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, tổ chức các buổi hội thảo giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài tìm kiếm cơ hội hợp tác, tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm Việt Nam tại các triển lãm nước ngoài... Thực hiện các chiến dịch quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp Việt Nam, chú trọng vào các doanh nghiệp sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ mây tre đan và sắt nghệ thuật. Ngày nay trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nền kinh tế thị trường diễn ra sôi động với sự cạnh tranh mạnh mẽ của các tổ chức, các doanh nghiệp về tất cả các lĩnh vực hoạt động. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành thương mại, công ty cũng chịu sức ép cạnh tranh mạnh mẽ của các đối thủ cùng ngành. Vì vậy, đòi hỏi một mặt chú trọng phát triển tìm kiếm các sản phẩm có tính cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường, các sản phẩm mang tính độc quyền của Công ty, mặt khác mở rộng đa dạng hoá sản phẩm là một yêu cầu cấp thiết của Công ty. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX là một công ty có tư cách pháp nhân độc lập, bộ máy quản lý của công ty có tính tổ chức mà mang tính xã hội hoá cao, đảm bảo phát huy được tính sáng tạo và tự tin trong công việc của mỗi thành viên. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc trong đó hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc dự án Chủ Tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc nghiệp vụ Phòng Hành Chính – Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Xúc tiến thương mại Phòng Quảng bá thương hiệu Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu. Tổng giám đốc: Chủ tịch hội đồng quản trị Nguyễn Minh Khuê kiêm Tổng giám đốc công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền được giao. Quan hệ của Tổng giám đốc đối với các phòng ban là quan hệ chỉ đạo, còn các phó tổng giám đốc và các phòng ban có chức năng nghiên cứu, phân tích và tham mưu cho Tổng giám đốc. Tham mưu cho Tổng giám đốc có 3 Giám đốc, đó là: Giám đốc Dự án Giám đốc kinh doanh Giám đốc Nghiệp vụ Ngoài ra còn có 4 phòng ban: Phòng Hành chính – Nhân sự: Có chức năng kiện toàn bộ máy hành chính cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty. Thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước. Phòng Kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu nhu cầu của thị trường. Nắm bắt kịp thời các thời cơ, cơ hội kinh doanh. Nghiên cứu và dự báo những biến động thị trường về nhu cầu sản phẩm, thị hiếu khách hàng, sản phẩm thay thế, những đoạn thị trường mục tiêu… Từ đó xây dựng một chiến lược kinh doanh lành mạnh và đạt hiệu quả cao. Phòng xúc tiến thương mại: Có chức năng nghiên cứu, tìm hiểu, tổ chức các hoạt động xúc tiến thương mại. Từ đó đưa ra các dự báo về các thị trường tiềm năng và hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả cao. Phòng Quảng bá thương hiệu: Có chức năng nghiên cứu, tìm hiểu và thực hiện các phương thức nhằm đẩy mạnh thương hiệu của các mặt hàng công ty xuất khẩu. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây Bước vào cơ chế thị trường với sự năng động, sáng tạo, nắm bắt được thời cơ, công ty đã nhanh chóng thích ứng được với cơ chế mới này, mở rộng hoạt động kinh doanh, tiếp thu và áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ thông tin ngày càng phát triển, vững mạnh trong mọi mặt, có đủ năng lực để mở rộng kinh doanh ngoài các mặt hàng công ty đang xuất khẩu. Với phương pháp kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm cung cấp có chất lượng luôn được khách hàng tín nhiệm. Trong những năm qua công ty đã phát huy cao độ tính năng động, sáng tạo chủ động tìm kiếm thị trường, tăng cường đầu tư chiều sâu, liên kết kinh doanh có biện pháp tăng hiệu lực điều hành của bộ máy quản lý và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và nhân viên. Với sự ổn định và phát triển trong sản xuất kinh doanh và nhất trí đoàn kết trong tập thể cán bộ công nhân viên, những năm qua, công ty luôn đảm bảo nhịp độ tăng trưởng về mọi mặt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đề ra. Công ty không ngừng nâng cao uy tín trên thị trường, thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước . Sau đây là một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty qua các năm: Biểu 1.1. Một số chỉ tiêu kinh doanh Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch (%) 1 Doanh thu thuần 13.532.255.000 15.764.710.000 116.5 2 Giá vốn 12.300.879.000 13.088.879.000 106.4 3 Lãi gộp 1.231.376.000 2.675.831.000 217.3 4 Chi phí quản lý 1.114.212.000 2.036.266.000 182.8 5 Lợi nhuận trước thuế 217.164.000 639.565.000 294.5 6 Nộp ngân sách 81.214.000 204.142.750. 251.4 7 Thu nhập bình quân theo đầu người 2.000.000 2.500.000 125.0 Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty có triển vọng tốt, với sự đa dạng về ngành nghề, công ty có thể tận dụng được mọi nguồn lực của mình để mang lại hiệu quả cao, thích ứng được với sự năng động của cơ chế thị trường. Uy tín của công ty đang được thiết lập, tạo điều kiện cho việc mở rộng thị trường kinh doanh, ký kết nhiều các hợp đồng, tạo đầy đủ công ăn việc làm cho cán bộ nhân viên trong công ty. Qua đây ta cũng thấy công ty không ngừng lớn mạnh, hoạt động ngày càng hiệu quả. Đây là sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty trong sản xuất kinh doanh và quản lý hoạt động chung. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, công ty ABIX tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong cơ chế thị trường. Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX đã sắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán theo quy định chung của nhà nước. Công ty hạch toán kế toán theo mô hình tập chung năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán là VNĐ (Việt Nam đồng) và sử dụng phương pháp hạch toán nhật ký chứng từ. Mặc dù đây là loại hình kế toán phức tạp nhưng khoa học, chặt chẽ, việc cung cấp thông tin cũng thuận tiện, rõ ràng hơn. Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX có đặc điểm địa bàn rộng hoạt động khá rộng. Do đó để tạo điều kiện cho bộ máy tổ chức công tác kế toán hoạt động hoàn thiện và hiệu quả, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác hoạt động kế toán vừa tập chung vừa phân tán. Phòng kế toán có 5 người được phân công nhiệm vụ cụ thể, tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh hoạt động trên nguyên tắc tập chung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra các công việc kế toán trong phạm vi của công ty, thực hiện đầy đủ công việc ghi chép, hạch toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Bộ máy kế toán của công ty ABIX được tổ chức như sau: Thủ quỹ Kế toán Ngân Hàng, hàng tồn kho Kế toán Thanh toán Kế toán Doanh Thu, thuế Kế toán trưởng Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán của công ty là người giúp việc cho Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong phòng. Lập báo cáo tài chính của công ty. Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền kết hợp với kế toán thanh toán theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Kế toán Ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo nợ, báo có để quản lý tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình vay vốn tại các ngân hàng, thực hiện việc ghi chép phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hàng tồn kho. Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ, thủ tục chi tiền mặt và thanh toán các chứng từ tạm ứng các khoản công nợ, tiền lương.....rồi lập định khoản và ghi vào sổ chi tiết. Kế toán doanh thu: Chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu và kê khai tính các khoản thuế (Thuế GTGT, thuế nhà đất, thuế TNDN ...) mà công ty phải nộp. Toàn bộ nhân viên trong phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ rất riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi, chức năng, quyền hạn của mình. Tổ chức công tác kế toán 1.5.2.1. Chứng từ kế toán Với hình thức Nhật ký chứng từ, Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX tổ chức sổ kế toán theo mẫu quy định của bộ Tài chính trong quyết định số 15 năm 2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp. 1.5.3.2. Tài khoản kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. TK 111 – Tiền mặt TK112 - Tiền gửi ngân hàng TK 131 - Phải thu khách hàng (Chi tiết cho từng khách hàng) TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ TK141 - Tạm ứng TK155 – Hàng hóa (chi tiết cho từng loại hàng hóa) TK 211 – TSCĐ TK 214 – KHTSCĐ TK331 - Phải trả nhà cung cấp (Chi tiết cho từng nhà CC) TK334 – Lương nhân viên TK335 – Chi phí trả trước TK338 (3382, 3383, 3384): BHXH, BHYT, KPCĐ .............................................. 1.5.3.3. Sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”, theo hình thức này công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán sau : Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp gồm : Nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký chứng từ số 2 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 8 Bảng kê số 1 Bảng kê số 2 Bảng kê số 3 Bảng kê số 4 Bảng kê số 8 Bảng kê số 11 Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ quỹ tiền mặt Sổ TSCĐ Sổ chi tiết hàng hóa Thẻ kho Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua Sổ chi tiết bán hàng và cung cấp dịch vụ Sổ chi tiết tiêu thụ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Sổ chi tiết một số tài khoản (333, 334...) 1.5.3.4. Báo cáo kế toán Hiện nay công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh Abix áp dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán, vì vậy mà trình tự ghi sổ có đặc điểm như sau: Mỗi ngày kế toán viên tiến hành cập nhật số liệu vào các bảng có sẵn trong phần mềm. Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán, kế toán viên xác định tài khoản ghi nợ, ghi có. Dựa trên đó, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ tổng hợp (các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái…) và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành khoá sổ kế toán và lập ra báo cáo tài chính cho công ty. Để thực hiện bút toán khoá sổ kế toán, kế toán viên thao tác trên phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết để có sự đảm bảo một cách chính xác, trung thực theo lượng thông tin đã nhập trong kì của kế toán viên. Sau khi phần mềm đã thực hiện xong, các báo cáo tài chính về cơ bản đã hoàn thành, kế toán viên thực hiện các thao tác để in ra các báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm, kế toán viên tiến hành in ra giấy các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đóng lại thành quyển và lưu trữ sau khi đã thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký-chứng từ Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THÔNG TIN KINH DOANH ABIX 2.1. Đặc điểm lao động, quỹ tiền lương và phương thức trả lương 2.1.1. Đặc điểm về lao động Đặc điểm kinh doanh của Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix là công ty cung cấp dịch vụ nên đòi hỏi hàng ngũ nhân viên chính thức có trình độ ít nhất là cao đẳng. Tại Công ty, tỷ trọng của những người có trình độ đại học và thạc sĩ chiếm 88% trên tổng số nhân viên và được thể hiện qua bảng đánh giá sau: Biểu số 2.1 : Đặc điểm lao động của Công ty STT CHỈ TIÊU SỐ CNV TỶ TRỌNG 1 - Tổng số nhân viên 32 100% 2 + Nam 14 44% 3 + Nữ 18 56% 4 - Trình độ 5 + Thạc sĩ 4 12,5 % 6 + Đại học 24 75% 7 + Cao đẳng 3 9,3 % 8 + Trung cấp 1 3.2% Với ba lĩnh vực kinh doanh đặc thù là xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu nên Công ty Cổ phần dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX tổ chức quản lý lao động theo các phòng ban. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Hội đồng quản trị, ban giám đốc, các phòng ban chức năng trong đó hội đồng quản trị có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty. 2.1.2. Quỹ tiền lương và phương thức trả lương * Quỹ tiền lương và xác định đơn giá tiền lương Quỹ tiền lương của Công Ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ công của Công Ty. Hiện nay Công Ty ABIX xây dựng quỹ tiền lương trên tổng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 22%. Hàng tháng phòng kế toán tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ của toàn công ty sau đó nhân với 22%. Đó là quỹ lương của Công ty tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của Công Ty tháng 12 năm 2007 đạt 363.816.000 đồng thì quỹ lương của Công Ty sẽ là 363.816.000 x 22% = 80.039.520 đồng. Quỹ tiền lương của công ty gồm có tiền lương chính, tiền thưởng và các khoản phụ cấp. Tiền lương: là mức lương tháng công ty trả cho mỗi người. Tiền thưởng: được trích từ quỹ lương của công ty để khen thưởng cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc đưa ra những đề xuất nâng cao tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ cấp: Bên cạnh khoản tiền lương, công ty còn có những khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, xăng dầu, điện thoại… Đơn giá tiền lương của công ty được tính bằng công thức như sau: Đơn giá tiền lương = Mức lương tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Ví dụ: Ông Nguyễn Minh Tâm có mức lương tháng là 4.500.000 đồng và số ngày làm theo quy định của công ty là 24 ngày thì đơn giá tiền lương của ông Tâm là 187.500 đồng (= 4.500.000 / 24). * Nguyên tắc trả lương và phương thức trả lương Tiền lương ở Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX là một trong những vấn đề quan trọng thu hút sự chú ý của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Bởi lẽ để có của cải vật chất phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của mình cũng như các nhu cầu khác trong cuộc sống thì mọi cá nhân khi tham gia vào công việc có nghĩa là bỏ ra sức lao động đều nhằm mục đích là để có thu nhập duy trì cuộc sống và thu nhập đó chính là tiền lương. Thực tế cho thấy có rất nhiều cách chia lương cho cán bộ công nhân viên tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và để có sự lựa chọn đúng đắn các hình thức trả lương đảm bảo sự công bằng, tăng cường sự kích thích đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì tiền lương là một vấn đề rất đáng quan tâm nó quyết định sự thành đạt trong sản xuất kinh doanh. Vì nếu tiền lương đảm bảo cho cán bộ công nhân viên thì tinh thần trách nhiệm trong công việc sẽ đạt hiệu quả rất cao còn nếu tiền lương không được bù đắp xứng đáng với sức lao động họ bỏ ra thì nó sẽ không thu lại được những thành qủa cao trong lao động sản xuất. Chính vì vậy chúng ta thấy tiền lương là toàn bộ khoản tiền phải trả để bù đắp cho người lao động khi họ làm một công việc nào đó. Hiện tại, Công ty Cổ phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Cách tính lương theo thời gian đang được áp dụng tại công ty như sau: Tiền lương chính = Mức lương tháng x Số ngày đi làm thực tế trong tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công của phòng Hành chính – Nhân sự chuyển sang, kế toán thanh toán làm lương cho nhân viên và tiến hành trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định của Nhà nước. * Tiền lương tháng của nhân viên Tiền lương của nhân viên công ty bao gồm những khoản sau: Tiền lương thực tế trong tháng = Tiền lương chính + Tiền lương nghỉ phép nghỉ lễ + Phụ cấp ( nếu có) Ví dụ: Tính tiền lương tháng 12 năm 2007 của Ông Nguyễn Minh Tâm . Mức lương tháng : 4.500.000đ Số ngày làm việc thực tế : 20 ngày. Số ngày làm việc theo quy định trong tháng: 24 ngày Số ngày công phép : 1 ngày Phụ cấp điện thoại : 200.000 đ Tiền lương phép của ông Tâm được tính như sau: Tiền lương phép = 4.500.000 x 1 = 187.500 24 Vậy tổng tiền lương thời gian thực tế đi làm của ông Nguyễn Minh Tâm trong tháng 12 năm 2007 là: Tiền lương thực tế trong tháng = 4.500.000 x 20 + 187.500 + 200.000 = 4.137.500 24 Biểu số 2.2 : Bảng chấm công BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 12 / 2007 STT Họ và tên Ngày trong tháng Số ngày công Số ngày phép 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 25 26 27 28 29 30 31 1 Phạm Ngọc Anh x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 2 Trần Văn Dũng x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 3 Nguyễn Tiến Đức x x N x x x x x x x x x x x x 23 1 4 Nguyễn Thị Hương x x x x x x x x x x x x x x x 23 1 5 Bùi Việt Hà x x x N x x x x x x x x x x x 22 1 6 Nguyễn Minh Khuê x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 7 Trần Hoài Linh x x x x x x x x x x x x N x x 23 1 8 Nguyễn Thanh Nga x x x x x O x x x x x x x x x 23 1 9 .... 27 Nguyễn Minh Tâm x N N N N x x x x x x x x x x 20 1 28 Phạm Sơn Tùng x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 29 Đỗ Thu Thủy x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 30 Trần Thị Hoàng Thảo x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 31 Phạm Thị Thương x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 32 Phạm Thu Trang x x x x x x x x x x x x x x x 24 1 NGƯỜI CHẤM CÔNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH NGƯỜI DUYỆT 2.2. Kế toán tiền lương 2.2.1. Kế toán chi tiết tiền lương Chứng từ sử dụng trong kế toán chi tiết tiền lương tại công ty là Bảng chấm công, phiếu chi tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Các chứng từ này sẽ được luân chuyển theo quy trình như sau: Nhân viên hành chính của công ty hàng ngày sẽ theo dõi, chấm công cho nhân viên và ghi vào Bảng chấm công. Trong tháng, nhân viên kế toán sẽ tiến hành tạm ứng nếu có yêu cầu. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán tiền lương và sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, sổ tổng hợp tiền lương. Sau khi được giám đốc ký duyệt, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương để lập Bảng phân bổ tiền lương. * Tạm ứng cho nhân viên Khi nhân viên muốn Công ty tạm ứng một khoản tiền với lý do gì đều phải điền vào Phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu của Công ty Biểu số 2.3: Phiếu đề nghị tạm ứng Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty Số: 03 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Họ tên người đề nghị: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Phòng Xúc tiến thương mại Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Ngày hoàn tạm ứng: ............................................................................................... Trưởng bộ phận Giám đốc Người đề nghị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán sẽ tiếp nhận Phiếu đề nghị trên và tiến hành chi tiền tạm ứng. Khi tạm ứng cho nhân viên, kế toán điền vào mẫu như sau: Biểu số 2.4: Phiếu tạm ứng Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 03 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU TẠM ỨNG Người nhận tạm ứng: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Phòng Xúc tiến thương mại Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó, kế toán viết phiếu chi theo mẫu: Biểu số 2.5 : Phiếu Chi Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 05 Ngày: 20 / 12 / 2007 PHIẾU CHI Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Minh Tâm Bộ phận: Xúc tiến thương mại Lý do chi: Chi tạm ứng Số tiền: 1.000.000 VNĐ Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi thanh toán, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết 3341 của từng nhân viên. Biểu số 2.6: Sổ chi tiết Phải trả công nhân viên (3341) Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3341 Nhân viên: Nguyễn Minh Tâm Tháng 12 quý IV năm 2007 Đơn vị tính: 1000 VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D 1 2 3 E Số dư đầu kỳ 4.700 5/12 6/12 5/12 Thanh toán lương tháng 11 111 4.700 20/12 05 20/12 Tạm ứng tiền lương tháng 12 111 1.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh ... ... Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Với cách tính lương như trên, Kế toán thanh toán lập Bảng thanh toán tiền lương cho các nhân viên theo mẫu như sau: Biểu số 2.7 : Bảng thanh toán tiền lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 12 / 2007 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ S T T Họ và tên Lương phải trả Thực trả Thưởng Phụ cấp Cộng thanh toán Các khoản trừ qua lương Thực lĩnh Ký nhận Ngày công Số tiền Ngày công Số tiền BHXH BHYT KPCĐ Tạm ứng Phạt Cộng 1 Phạm Ngọc Anh 24 3.000 24 3.000 3.000 150 30 0 0 0 180 2.820 2 Trần Văn Dũng 24 2.500 24 2.500 2.500 125 25 0 0 0 150 2.350 3 Nguyễn Tiến Đức 24 4.500 24 4.500 200 4.700 225 45 0 0 0 270 4.430 4 Nguyễn Thị Hương 24 3.000 24 3.000 3.000 150 30 0 0 0 180 2.820 5 Bùi Việt Hà 24 3.000 23 2.875 2.875 150 30 0 0 0 180 2.695 6 Nguyễn Minh Khuê 24 5.000 24 5.000 200 5.200 250 50 0 0 0 300 4.900 .. .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng - 80.500 78.625 1.000 79.625 4.777 796,3 1.000 6.573,3 72.051,7 KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Số liệu trên được trích từ bảng chấm công và bảng thanh toán lương tháng 12/2007 của Công ty Cổ Phần Dịch vụ thông tin kinh doanh ABIX ). Biểu số 2.8 : Bảng Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THÁNG 12 / 2007 Đơn vị tính : 1.000 VNĐ STT Ghi nợ các TK Ghi Có TK 334 Ghi Có TK 338 Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng KPCĐ BHXH BHYT Cộng A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 TK 6421 59.410 59.410 0 8911,5 1188,2 10.099,7 69.509,7 2 TK 6422 19.215 19.215 0 2882,25 384,3 3.266,55 22.481,55 3 TK 334 0 4.777 796,3 5.573,3 5.573,3 4 TK 338 281,25 281,25 0 281,25 Cộng 78.906,25 78.906,25 16.570,75 2.368,8 18.939,55 97.845,8 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng 2.2.2. Kế toán tổng hợp tiền lương Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán tổng hợp tiền lương hàng tháng của công ty theo sơ đồ như sau: Bảng phân bổ tiền lương Bảng kê số 4,5 Nhật kí chứng từ số 7 Sổ cái TK 334 BCTC Báo cáo chi tiết số dư TK 334 Sổ chi tiết TK 334 Nhật kí chứng từ số 1 Sổ tổng hợp tiền lương Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 1 Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên. Sau đó, căn cứ vào phiếu chi và sổ tổng hợp tiền lương, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1. Đây là căn cứ để vào sổ cái TK 334. Biểu số 2.9 : Phiếu chi thanh toán toán tiền lương Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Ban hành theo QĐ của Công ty SỐ: 15 Ngày: 31 / 12 / 2007 PHIẾU CHI Nợ TK 334 Có TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Phạm Thu Trang Địa chỉ : Phòng Kế toán Lý do chi : Chi thanh toán tiền lương tháng 12 năm 2007 Số tiền : 72.051.700 VNĐ Viết bằng chữ : Bảy hai triệu không trăm năm mốt nghìn bảy trăm đồng. Kèm theo chứng từ gốc: Các bảng thanh toán lương của bộ phận Người nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Bảy hai triệu không trăm năm mốt nghìn bảy trăm đồng. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Biểu số 2.10: Trích nhật ký chứng từ số 1 Công ty CP Dịch vụ thông tin kinh doanh Abix Mẫu số S04a1-DN ( Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 12 năm 2008 Số TT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ TK liên quan Cộng có TK 111 … 334 338 642 … 1 1/12 2 … 3 30/12 281,25 Cộng 281,25 78.625 78.906,25 Đã ghi sổ cái ngày … tháng … năm… Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng kê số 5 Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán lập bảng kê số 5 tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp. Bảng này dùng để theo dõi tiền lương nhân viên quản lí doanh nghiệp và là cơ sở để vào Nhật ._.