Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư XNK da giầy Hà Nội

phẩm của doanh nghiệp. Sử dụng lao động hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh là tiết kiệm chi phí về lao động sống góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và là cơ sở nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Tiền lương (hay tiền công) là một phần sản phẩm xã hội đã được nhà nước phân phối cho người lao động một cách có kế hoạch căn cứ vào kết quả lao động mà mỗi người đã cống hiến cho xã hội biểu hiện bằng tiền. Nó là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động mà người công nhân viên đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà công nhân viên đã thực hiện, là phần thù lao chính mà họ nhận được. Trong các doanh nghiệp hiện nay việc trả lương cho cán bộ công nhân viên có nhiều hình thức khác nhau, vì vậy việc lựa chọn hình thức tiền lương đúng đắn còn có tác dụng đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí hạ giá thành sản phẩm. Có nhiều hình thức trả lương đang được áp dụng tại nước ta hiện nay như: hình thức trả lương theo thời gian, hình thức trả lương theo sản phẩm. Tại các doanh nghiệp thương mại hầu hết đều áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian thực chất là trả lương theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ chuyên môn của người lao động. Đơn vị tính tiền lương theo thời gian là lương tháng, lương ngày, lương giờ. Tuy nhiên hình thức tính lương này có mặt hạn chế là mang tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động nên cũng không được chính xác và công bằng. Ngoài tiền lương cơ bản để đảm bảo tái tạo sức lao động và cuộc sống lâu dài cho người lao động, theo chế độ tài chính hiện hành, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp trích theo lương khác như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Trong đó, bảo hiểm xã hội được trích lập để hỗ trợ người lao động trong trường hợp ốm đau, thai sản, thất nghiệp, mất sức lao động, nghỉ hưu. Bảo hiểm y tế hỗ trợ người lao động trong quá trình khám chữa bệnh. Kinh phí công đoàn duy trì hoạt động của tổ chức bảo vệ quyền lợi của người lao động. Từ vai trò quan trọng tiền lương với hoạt động sống của con người, em xin mạnh dạn trình bày chuyên đề: kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần đầu tư xuất nhập khẩu da giầy Hà Nội. CHƯƠNG 1. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỎ PHẦN ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU DA GIẦY HÀ NỘI. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại công ty. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và công tác kế toán tại công ty. Kinh doanh nguyên liệu, phụ liệu đầu vào ngành da giầy. Nhập khẩu các sản phẩm giầy dép, các hoá chất dùng trong công nghiệp, nông nghiệp. Phân phối sản phẩm ra thị trường trong và ngoài nước. Với mục tiêu chiến lược kinh doanh mới là ngừng sản xuất mà nhập khẩu nguyên phụ liệu, hóa chất cũng như các sản phẩm giầy dép để từ đó phân phối lại ra thị trường trong và ngoài nước đòi hỏi công ty phải có đội ngũ kinh doanh năng động, nắm bắt thông tin thị trường kịp thời từ đó đưa ra mục tiêu cần hướng tới đem lại hiệu quả cao cho công ty. Công việc chủ yếu của bộ phận này là tìm hiểu nhu cầu thị trường, từ đó sẽ phát triển sản phẩm định phân phối. Muốn vậy họ phải tìm được nguồn cung với giá đầu vào thấp nhất, tốt nhất để đem lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp. Việc giá cả đầu vào không chỉ do phòng kinh doanh cung cấp và chỉ định mà còn phải trình qua ban giám đốc và phòng kế toán khảo sát để rồi đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. Phòng kế toán là nơi tham mưu cho ban giám đốc về các khoản thu chi hợp lý và hiệu quả nhất nên vai trò của kế toán cũng góp phần không nhỏ trong thành công kinh doanh của công ty. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty. Phòng kế toán của công ty gồm 5 thành viên: đứng đầu là trưởng phòng kế toán, sau là 1 kế toán tổng hợp và 4 kế toán viên chịu trách nhiệm từng mảng công việc riêng biệt. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP đầu tư XNK da giầy Hà Nội. Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp) Kế toán vật tư, hàng hoá, TSCĐ Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng, tiền mặt tiền lương Thủ qũy * Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): Chịu trách nhiệm chung về các công việc của phòng kế toán. Bao gồm những nhiệm vụ sau: Phân nhiệm công việc cho từng kế toán viên trong phòng, từ đó kiểm soát quá trình thực hiện của từng cá nhân trong mảng công việc được giao phó. Cân đối nguồn vốn công ty. Đồng thời tham mưu cho ban giám đốc chiến lược sử dụng tài sản và nguồn vốn có hiệu quả và an toàn nhất. Báo cáo về kết quả hoạt động tài chính của công ty cho ban giám đốc và thuyết minh trình hội đồng quản trị và đại hội cổ đông hàng năm. Chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, tài liệu để trình thuế, các đoàn thanh tra, kiểm tra của nhà nước. Xây dựng quy chế quản lý tài chính toàn công ty . Có trách nhiệm trích lập các quỹ, phân phối lợi nhuận trình hội đồng quản trị. Nghiên cứu các Nghị định và thông tư của nhà nước để áp dụng cho toàn công ty và chỉ đạo các đơn vị thực hiện đúng pháp luật. Trực tiếp làm việc với các ngân hàng về hạn mức tín dụng. Theo dõi tiền vay các tổ chức. Đôn đốc, kiểm tra việc kiểm kê, đối chiếu công nợ, thu hồi công nợ. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp thức, đúng, đủ của các chứng từ, báo cáo kế toán và lên kế hoạch thực hiện các nghiệp vụ kế toán với các kế toán chi tiết. Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Theo dõi phòng xuất nhập khẩu. Lập các loại sổ sách kế toán tổng hợp theo mẫu biểu đã được quy định của nhà nước: Sổ cái, sổ nhật ký chung, nhật ký thu chi tiền mặt, nhật ký tiền gửi ngân hàng, nhật ký mua, bán hàng, bảng cân đối phát sinh và các bảng kê số phát sinh hàng tháng. Lập báo cáo thuế hàng tháng. Lập báo cáo quyết toán tài chính theo quy định. Tập hợp và lập báo cáo quản trị theo yêu cầu của lãnh đạo công ty: Báo cáo tuần, báo cáo tháng về việc theo dõi nguồn vốn vay phòng kinh doanh. Cung cấp thông tin số liệu phục vụ cho việc lập báo cáo do lãnh đạo yêu cầu. Tập hợp và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng của các đơn vị trong công ty. Đôn đốc các bộ phận kế toán chi tiết đối chiếu sổ sách, rà soát các hoá đơn chứng từ đúng chế độ, chính sách. * Kế toán vật tư, hàng hoá, TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu trong từng kỳ. Lập thẻ kho cho từng nguyên vật liệu. Viết phiếu nhập, xuất cho mỗi lần biến động. Theo dõi tình tình biến động thành phẩm trong kho. Lập thẻ kho và viết phiếu nhập, xuất cho mỗi lần có biến động. Đảm nhiệm việc theo dõi biến động tài sản cố định trong công ty. * Kế toán ngân hàng, tiền lương: Phụ trách việc giao dịch với ngân hàng, thanh toán và thu hồi công nợ bằng chuyển khoản. (báo cáo tiển gửi ngân hàng theo tuần hoặc theo yêu cầu của tổng giám đốc.) Lập hồ sơ vay vốn và trực tiếp giao dịch với ngân hàng để giải quyết các thủ tục cần thiết cho việc vay vốn dài hạn, ngắn hạn phục vụ sản xuất kinh doanh. Lập báo cáo tình hình biến động và số dư các tài khoản tiền gửi cho trưởng phòng và giám đốc công ty. Viết phiếu thu, chi cho các khoản tạm ứng tiền mặt. Thông qua bảng chấm công từ các phòng ban chuyển lên, căn cứ vào phương thức tính lương được áp dụng trong công ty, kế toán tiền lương tính lương cho mỗi thành viên trong công ty từng tháng. Căn cứ theo chế độ bảo hiểm của Nhà nước, kế toán tiền lương tính ra các khoản trích theo lương của mỗi cá nhân và lên bảng biểu chi tiết. Lập hồ sơ các khoản trợ cấp ốm, thai sản cho các cán bộ nhân viên tham gia nộp bảo hiểm trong công ty. * Thủ quỹ: Quản lý và chịu trách nhiệm về lượng tiền mặt thực có trong công ty. (lên báo cáo thu chi theo tuần hoặc theo yêu cầu của Tổng giám đốc) Vào sổ theo dõi tiền mặt các khoản tăng giảm thực tế phát sinh. Tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tháng, đối chiếu với chứng từ gốc với kế toán ngân hàng. Tiến hành thu chi các khoản trực tiếp bằng tiền mặt có chứng từ hợp lệ do các kế toán trong phòng lập chuyển sang. (thanh toán tiển điện thoại, tiền điện, tiền nước) Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. Đặc điểm công tác quản lý lao động, tiền lương tại công ty. Đặc điểm và phân loại lao động. Năm 2002 tổng số lao động của Công ty đầu tư da giầy Hà Nội là 1058 người. Trong đó tổng số cán bộ quản lý là 237 người, lao động trực tiếp là 821 người. Nhưng hiện nay do tính chất công việc thay đổi đã có sự sắp xếp lại lao động cho phù hợp với điều kiện kinh doanh. Tổng số nhân sự trong công ty giờ chỉ còn là 50 người. Trong đó, chủ tịch hội đồng quản trị và ban giám đốc gồm 7 người, phòng kế toán gồm 5 người, phòng tổ chức hành chính gồm 12 người, văn phòng công ty gồm 6 người, phòng xuất nhập khẩu gồm 6 người, phòng kinh doanh gồm 14 người. Ta thấy công tác quản lý lao động trong công ty đã có những bước tiến rõ rệt. Sự phân công lao động mới trong công ty luôn nhắm tới mục tiêu chất lượng. Bên cạnh đó thì hàng năm phòng tổ chức luôn có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề, khuyến khích thi đua, tổ chức các cuộc thi nâng bậc, khen thưởng cho các phát minh và sáng kiến. Do vậy các cán bộ nhân viên luôn không ngừng học hỏi, trau dồi, nâng cao kiến thức và phát huy sáng kiến. Đặc điểm nổi bật về lao động của công ty là lao động trẻ do đó rất thuận lợi trong việc khuyến khích đào tạo nâng cao tay nghề cũng như phát triển các phong trào tạo không khí làm việc say mê và vui tươi trong công ty. Các hình thức trả lương. Phương pháp tính lương: Bộ luật lao động của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam chương 2 điều 56 có ghi: “Khi chỉ số giá cả sinh hoạt tăng lên làm cho tiền lương thực tế của người lao động bị giảm sút thì chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu để đảm bảo tiền lương thực tế”. Theo quy định tại nghị định 06/CP ngày 21/1/97 áp dụng từ ngày 1/1/97 mức lương tối thiểu chung là 144.000 đ/ tháng/ người. Theo nghị định số 175/1999 ND-CP của Chính phủ ngày 15-12/1999 được tính bắt đầu từ ngày 1/1/2000 mức lương tối thiểu chung là 180.000 đ/ tháng/ người đối với cơ quan hành chính sự nghiệp, ngày 27/3/2000 ban hành nghị định số 10/2000, ND-CP quy định tiền lương tối thiểu cho các doanh nghiệp. Theo nghị định 166/2007 ND-CP ban hành tháng 11 năm 2007 quy định mức lương tối thiểu chung là 540.000 đ/ tháng/ người. Tuỳ theo vùng ngành mỗi doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức lương của mình sao cho phù hợp. Nhà nước cho phép tính hệ số điều chỉnh tăng thêm không quá 1,5n lần mức lương tối thiểu chung. Hệ số điều chỉnh được tính theo công thức: Kđc = K1 + K2 Trong đó: Kđc : Hệ số điều chỉnh tăng thêm K1 : Hệ số điều chỉnh theo vùng (có 3 mức 0,3; 0,2; 0,1) K2 : Hệ số điều chỉnh theo ngành (có 3 nhóm 1,2; 1,0; 0,8) Sau khi có hệ số điều chỉnh tăng thêm tối đa (Kđc = K1 + K2), doanh nghiệp được phép lựa chọn các hệ số điều chỉnh tăng thêm trong khung của mình để tính đơn giá phù hợp với hiệu quả sản xuất, kinh doanh, mà giới hạn dưới là mức lương tối thiểu chung do chính phủ quy định (tại thời điểm thực hiện từ ngày 01/01/1997 là 144.000 đ/ tháng) và giới hạn trên được tính như sau: TL minđc = TLmin x (1 + Kđc) Trong đó: TLmin đc : tiền lương tối thiểu điều chỉnh tối đa doanh nghiệp được phép áp dụng; TLmin : là mức lương tối thiểu chung do chính phủ quy định , cũng là giới hạn dưới của khung lương tối thiểu; Kđc : là hệ số điều chỉnh tăng thêm của doanh nghiệp Như vậy, khung lương tối thiểu của doanh nghiệp là TLmin đến TLmin đc doanh nghiệp có thể chọn bất cứ mức lương tối thiểu nào nằm trong khung này, nếu đảm bảo đủ các điều kiện theo quy định sau: + Phải là doanh nghiệp có lợi nhuận. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chính sách kinh tế xã hội của Nhà nước mà không có lợi nhuận hoặc lỗ thì phải phấn đấu có lợi nhuận hoặc giảm lỗ; + Không làm giảm các khoản nộp ngân sách Nhà nước so với năm trước liền kề, trừ trường hợp Nhà nước có chính sách điều chỉnh giá ở đầu vào, giảm thuế hoặc giảm các khoản nộp ngân sách theo quy định; + Không làm giảm lợi nhuận thực hiện so với năm trước liền kề, trừ trường hợp Nhà nước có chính sách điều chỉnh tăng giá, tăng thuế, tăng các khoản nộp ngân sách ở đầu vào. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chính sách kinh tế-xã hội thì phải giảm lỗ. Các hình thức trả lương: * Trả lương theo thời gian: Điều 58 Bộ luật lao động quy định các hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và bậc lương của mỗi người. + Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. + Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân (x) với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần. + Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho 26 + Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không quá 8 giờ/ ngày) Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. * Tiền lương theo sản phẩm: Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng, theo sản phẩm luỹ tiến. * Tiền lương khoán: Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...) Bên cạnh các chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản... Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động tại công ty. Do mô hình hoạt động công ty có sự thay đổi từ sản xuất chuyển sang kinh doanh nên kế toán tiền lương cũng có sự thay đổi theo. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Việc hạch toán tiền lương theo thời gian là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày, số giờ làm việc thực tế, hoặc thời gian nghỉ việc của người, từng phòng ban trong công ty. Nó có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, làm căn cứ tính lương, thưởng chính xác cho cán bộ nhân viên. Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động ltrong doanh nghiệp là: “ Bảng chấm công”. Tất cả mọi phòng ban, bộ phận trong công ty đều có một bảng chấm công để theo dõi. Bảng chấm công này dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân trong tháng do máy chấm công bằng thẻ lưu lại. Phòng tổ chức căn cứ vào dữ liệu máy dập thẻ lưu lại cuối tháng tiến hành tổng hợp bảng chấm công tính ra tổng số giờ làm việc, nghỉ việc để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng cá nhân trong từng bộ phận. Đối với trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày vì bất cứ nguyên nhân gì đều phải có giấy xác nhận của trưởng bộ phận đó ký, ghi rõ thời gian và nguyên nhân xin ngừng. Tương tự trong trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đều phải có giấy xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền cấp như: bệnh viện, hội đồng y khoa… và được báo lại cho phòng tổ chức điền vào bảng chấm công. Ví dụ: PHIẾU NGHỈ LƯƠNG BHXH Họ tên : Lê Như Hoa Tuổi : 30T Tên cơ quan y tế Ngày, tháng, năm Lý do Căn bệnh Số ngày nghỉ Y Bác sĩ Ký tên Số ngày thực nghỉ Xác nhận Tổng số Từ ngày Đến ngày A B C D 1 2 3 E 4 F Phòng y tế công ty 26/12 Động thai 4 26/12 31/12 4 Đi đôi với việc hạch toán thời gian lao động, việc hạch toán kết quả lao động cũng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý hạch toán lao động - tiền lương. Công việc này thực chất là đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân trong từng bộ phận. Chứng từ được sử dụng trong công tác này là phiếu xác nhận hoàn thành công việc (mẫu số 05 – LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Phiếu này do người giao việc lập, có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan và được chuyển cho phòng kế toán theo dõi tính lương vào cuối tháng. Trường hợp có xử phạt cũng căn cứ vào phiếu xác nhận kết quả lao động mà trừ lương nhân viên vi phạm. Kế toán tiền lương tại công ty. Kế toán chi tiết tiền lương. Hàng ngày, các cán bộ nhân viên đến công ty đều phải dập thẻ chấm công khai báo thời gian làm việc thực tế tại công ty. Cuối tháng máy chấm công cho ra bảng chấm công điện tử và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toàn kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng. Dựa vào số công tổng hợp từ bảng chấm công, kế toán tính ra lương cho từng người và từ đó lập bảng thanh toán lương. Bảng chấm công được lưu lại phòng kế toán – tài chính của công ty cùng các chứng từ liên quan. Lương được trả 2 kỳ trong một tháng, kỳ 1 vao ngày 15 hàng tháng, kỳ 2 vào ngày mùng 5 của tháng kế tiếp. Bảng thanh toán lương cho các bộ phận, phòng ban phải có xác nhận của trưởng phòng. Sau đó đưa lên phòng tổ chức duyệt bảng thanh toán lương rồi được đưa về phòng kế toán để tiến hành thanh toán. Bảng 9 : Bảng lương kỳ II Phòng bảo vệ Hệ số 2,34 STT Họ tên Tổng lương (đơn vị: đồng) Lĩnh kỳ II (đơn vị: đồng) 1 2 3 4 Bùi Xuân Trung Vũ Anh Nhã Vũ Văn Hùng Đặng Văn Điều 741 567 738 664 666 740 924 303 243 371 412 083 509 180 288 256 Cộng 15 213 334 3 561 788 Kế toán tổng hợp tiền lương. * Tài khoản sử dụng : - TK 334: “ phải trả công nhân viên”: dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của công ty về tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên công ty. - TK 338 – “phải trả, phải nộp khác”: dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Ngoài các tài khoản trên kế tiền lương còn sử dụng các tài khoản liên quan để hạch toán chi phí về nhân công nhằm hạch toán chi phí kinh doanh gồm : - TK 641 : chi phí bán hàng - TK 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp * Phương pháp hạch toán: Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ để kế toán ghi sổ. Kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận, tính tổng các số liệu trong các bảng thanh toán lương đó. Căn cứ vào số liệu đó kế toán lập bảng quyết toán lương cho từng phòng ban w Trong Tháng 03/2003 tổng số tiền cán bộ công nhân viền tạm ứng được trừ vào lương và đã được kế toán định khoản như sau: Nợ TK 334 Có TK 141 Sau đó kế toán đã vào nhật ký chứng từ số 10 của TK 141. w Tiền ăn ca của bộ phận văn phòng công ty đã chi trước để sau này trừ vào lương, kế toán đã định khoản như sau: Nợ TK 138.8 Có TK 111 Khi kế toán trừ vào lương : Nợ TK 334 Có TK 138.8 w Còn các khoản khấu trừ vào lương kế toán đã định khoản : Nợ TK 334 Có TK 338 w Các khoản khấu trừ khác như tiền điện thoại ..., kế toán đã khấu trừ vào lương: Nợ TK 334 Có TK 138.8 w Kế toán tính lương còn phải thanh toán và đã trả cho nhân viên là : Nợ TK 334 : Có TK 111 : Sau đó kế toán đã vào nhật ký chứng từ số 10 TK 138, nhât ký chứng từ số 1. Từ các nhật ký chứng từ đã lập kế toán vào sổ cái TK 334 và sổ cái TK 338 như sau: Sau đây là sơ đồ luân chuyển chứng từ sổ sách trong hạch toán tiền lương: Chứng từ gốc Bảng kê số 5 Sổ cái tài khoản 334, 338 BÁO CÁO KẾ TOÁN NKCT số 1, 2 NKCT số 7, 10 Bảng phân bổ số 1 Dựa vào số liệu từ bảng quyết toán lương, bảng tổng hợp tiền thưởng (bảng này được lập cho từng năm ) kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” của toàn công ty. Công ty Cổ phần ĐT XNK da giầy Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG Tháng 2 năm 2009 STT Đơn vị Tổng lương Các khoản giảm trừ Lĩnh kỳ II Ký nhận Tạm ứng BHYT 1% BHXH 5% Điện thoại Khác 1 Phụ cấp HĐQT 13,400,000 13,400,000 2 Phòng TC hành chính 34,591,333 15,300,000 274,536 1,372,680 407,477 17,236,640 3 Văn phòng công ty 8,379,470 2,500,000 69,444 347,220 5,462,806 4 Phòng TC kế toán 14,191,173 5,000,000 106,650 533,250 8,551,273 5 Phòng xuất nhập khẩu 11,758,558 5,000,000 81,324 406,620 615,992 5,654,622 6 Phòng kinh doanh 30,850,878 5,300,000 131,760 658,800 174,232 24,586,086 Tổng số Tổng giám đốc Phòng TC kế toán Phòng TC hành chính Ngày 1 tháng 3 năm 2009 Người lập Công ty Cổ phần ĐT XNK Da giầy Hà Nội BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 2 NĂM 2009 Đơn vị: phòng tổ chức hành chính. STT Họ tên HSL Lương thời gian Lễ, P, CĐ Phụ cấp TN PC cty Ăn ca Tổng lương BHYT, BHXH Tạm ứng kỳ 1 Khấu trừ Lĩnh kỳ 2 Ký nhận Công Tiền Công Tiền % Tiền 1% 5% 1 Trần Anh Tuấn 6.3 16.0 2,845,236 10.0 391,220 1,400,000 160,000 4,796,456 34.074 170.37 2,500,000 2,092,012 2 Trần Trung Hiếu 5.7 22.0 3,503,000 1.0 159,227 800,000 220,000 4,682,227 30.510 152.55 2,000,000 138,740 2,360,427 3 Phương Thừa Vũ 5.3 22.0 3,298,400 1.0 149,927 7.0 230,888 1,000,000 220,000 4,899,215 28.728 143.64 2,000,000 268,737 2,458,110 4 Trần Tú Anh 4.0 20,5 2,299,355 2.5 280,409 7.0 172,732 450,000 205,000 3,407,496 21.492 107.46 1,500,000 1,778,544 5 Nguyễn Vân Anh 3.9 21,5 2,356,986 7.0 168,826 250,000 215,000 2,990,812 21.006 105.03 1,000,000 1,864,776 6 Nguyễn Thanh Thúy 3.3 22.0 2,021,200 300,000 220,000 2,541,200 35.208 176.04 1,000,000 1,329,952 7 Trần Lệ Diễm 3.3 19.0 1,750,936 10.0 202,740 200,000 190,000 2,343,676 17.658 88.29 1,000,000 1,237,728 8 Đỗ Thị Liên 3.2 18,5 1,663,150 1.0 89,900 185,000 1,938,050 17.226 86.13 1,000,000 834,694 9 Hoàng Chí Nguyên 2.3 22.0 1,432,200 220,000 1,652,200 12.474 62.37 800,000 777,356 10 Nguyễn Thị Liễu 2.4 22.0 1,500,000 220,000 1,720,000 26.136 130.68 1,000,000 563,184 11 Nguyễn Minh Vy 3.4 22.0 1,300,000 220,000 1,520,000 18.252 91.26 800,000 610,488 12 Nguyễn Bá Tiến 2.2 22.0 2,000,000 100,000 2,100,000 11.772 58.86 700,000 1,329,368 45.2 189.0 25,970,463 5.5 679,463 41.0 1,166,406 4,500,000 2,275,000 34,591,332 274.536 1,372.68 15,300,000 407,477 17,236,639 w Đối tượng áp dụng : là các phòng ban trong công ty, cán bộ nhân viên làm công việc quản lý hành chính. Ngoài tiền lương và các khoản trích theo lương, để khuyến khích nhân viên làm việc hăng say, công ty còn cho nhân viên được hưởng phụ cấp. Phụ cấp bao gồm các khoản phụ cấp do công ty chi trả như : phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp vi tính, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, phụ cấp thu nhập. w Phương pháp tính: LTG = . H . N . (1+ hs A, B, C) + phụ cấp Trong đó LTG : lương thời gian H : hệ số cấp bậc lương N : số ngày làm việc thực tế hs A, B, C : % hệ số phụ cấp A, B, C Với các trường hợp khác thì tính như sau: + Thời gian ngừng nghỉ việc do điều kiện khách quan thì công ty quy định được hưởng lương là 50 nghìn đồng hoặc 100 nghìn đồng/ tháng. Ta có: LTGNV = . H . N LTGNV : lương thời gian trong điều kiện ngừng việc Để khuyến khích tăng số giờ làm việc cũng như thu nhập cho nhân viên, công ty áp dụng cả hình thức lương thời gian luỹ tiến. Theo quy định của công ty: 1 công = 8giờ (theo giờ hành chính) Hình thức luỹ tiến được áp dụng cho công, số công luỹ tiến được tính như sau: - Làm thêm ngày thường (không bao gồm ngày thứ 7, chủ nhật, lễ, tết). Một công làm thêm (vượt mức) được tính gấp 1.5 lần số công thực tế. Như vậy, nếu nhân viên làm thêm n giờ thì số công luỹ tiến sẽ là: Số công tính lương = . 1,5 = tiền lương một giờ công . 1,5 - Làm thêm ngày lễ, tết, thứ 7, chủ nhật công nhân làm thêm ngoài giờ hành chính (theo giờ hành chính của ngày thường ) thì số lường được tính gấp 1,5 lần theo số công của ngày lễ, tết, thứ 7, chủ nhật. Số công tính lương của ngày = 1công . 2 + . 2 . 1,5 làm thêm Trong đó n là : số giờ làm thêm (ngoài giờ hành chính theo ngày thường) của ngày lễ, tết, thứ 7, chủ nhật. Ví dụ: nhân viên Trần Trung Hiếu làm thêm vào ngày chủ nhật đủ 8 giờ theo giờ hành chính của ngày thường. Sau đó lại làm thêm từ 17h đến 21h, có nghĩa là làm thêm 4 giờ nữa. Vậy số công của nhân viên Hiếu trong ngày chủ nhật được tính như sau: Số công tính lương Số công làm thêm Số công làm thêm của ngày chủ nhật = theo giờ hành chính + ngoài giờ hành chính = 1 công . 2 + 4/8. 2 . 1,5 = 2 công + 1,5 công = 3,5 công w Sau khi đã quy đổi số công thì tính lương thời gian của nhân viên theo số công đã quy đổi: LTGLT = . H . NQĐ + phụ cấp Trong đó LTGLT : lương thời gian luỹ tiến H : hệ số cấp bậc lương NQĐ : số công đã quy đổi Cách tính lương thời gian được thể hiện qua việc tính lương cho phòng bảo vệ như sau: Tính lương của trưởng phòng bảo vệ Bùi Đức Ánh: - Mức lương cấp bậc = . 2,34 . 25 = 1 435 909 đ - Mức lương nghỉ phép = . 2,34 . 2 = 148 873 đ - Phụ cấp loại B = . 2,34 . 25 . 0,05 = 71 795 đ - Phụ cấp trách nhiệm = . 2,34 . 25 . 0,07 = 100 514 đ Vậy : Tổng thu nhập lương lương phụ phụ cấp của trưởng = cấp + nghỉ + cấp + trách phòng Trung bậc phép loại B nhiệm = 1 435 909 + 148 873 + 71 795 + 100 514 = 1 723 091đ - BHXH, BHYT phải nộp = 540 000 . 2,34 . 6% = 75 816 đ - Kỳ I trưởng phòng đã lĩnh 300 000 đ Lương lĩnh = tổng thu - BHXH, BHYT - lương lĩnh kỳ II nhập phải nộp kỳ I = 1 723 091 - 75 816 - 300 000 = 1 347 275 đ Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty. Kế toán chi tiết. Tại Công ty, khi CBCNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp ... được hưởng trợ cấp BHXH. Quỹ BHXH được hình thành một phần trích vào chi phí, một phần khấu trừ vào lương CBCNV Công ty. Công ty tinh BHXH bằng 20% tiền lương cơ bản, trong đó 15% đưa vào chi phí kinh doanh và 5% khấu trừ vào lương CBCNV. Với khoản trích 5% từ lương CBCNV, công ty có sổ danh sách CBCNV trích nộp 5% Hàng tháng, Phòng TCHC lập “Phiếu báo tăng giảm” phản ánh tổng số tiền trích 5% BHXH từ lương người lao động tháng trước là bao nhiêu, tháng này là bao nhiêu, nếu có chênh lệch (tăng, giảm) do nguyên nhân nào. Nếu tổng số tiền 5% tháng này do mới tuyển dụng lao động thì kèm theo “Báo cáo danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH”, trường hợp tăng BHXH khác nhằmlương giảm người nộp (do nghỉ việc) thì đính kèm theo “Danh sách tăng giảm mức nộp BHXH”. Ví dụ: Phiếu báo tăng giảm tháng 2/2009 CBCNV công ty khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động được hưởng trợ cấp BHXH. - Trường hợp thai sản, căn cứ vào chứng từ gốc là giấy khai sinh để lập phiếu thanh toán trợ cấp thai sản. VD: nhân viên Thu Thuỷ có hệ số lương là 2.34, chị Thủy làm phiếu nghỉ từ ngày 17/2 đến 17/6/2009 Số ngày nghỉ tính BHXH là (4 tháng). Thanh toán chi BHXH Phiếu nghỉ hưởng BHXH Đơn vị: Công ty CP ĐT XNK da giầy HN Mẫu số C02-biểu hiện Bộ phận: phòng XNK Số 22 Họ tên: Nguyễn Thu Thuỷ Tuổi: 28 Tên cơ quan Y tế Ngày tháng khám Lý do Căn bệnh Số ngày cho nghỉ Y bác sỹ kí tên đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách Tổng số Từ ngày đến ngày Y tế công ty 17/2 TS 120 17/2 17/6 T 120 T Căn cứ vào phiếu nghỉ số 22 lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Họ và tên: Nguyễn Thu Thuỷ 28 tuổi Nghề nghiệp: Nhân viên phòng XNK Đơn vị công tác: Công ty CP ĐT XNK da giầy HN Thời gian đóng BHXH: 6 năm Số ngày được nghỉ: 120 Trợ cấp mức : 540000 x 2,34 x 4 =5.054.400 Cộng 5. 054.400 Bằng chữ: Năm triệu không trăm năm mươi tư nghìn bốn trăm đồng.  - Trường hợp nghỉ bản thân ốm và con ốm được hưởng BHXH là 75% so với lương cơ bản. Lương BHXH nghỉ ốm, con ốm = Lmin x Hệ số cb , cv x Số ngày nghỉ x 75% 26 Kế toán lương phải căn cứ vào từ gốc là giấy xác nhận nghỉ ốm, giấy xác nhận của cơ sở y tế, phiếu thanh toán BHXH mới tính lương BHXH cho CBCNV. VD: Lê Thị Tuyết có hệ số lương là 2.34 , con Vũ Tùng ốm nghỉ 1 ngày 17/3. Lương BHXH CN Tuyết = 2,34 x 540.000 x 1 x 75% = 31.111 đ 22 + Trong khi đó CN Nguyễn Anh Dũng nhân viên bảo vệ cũng nghỉ ốm1 ngày (theo bảng chấm công) nhưng không có phiếu thanh toán BHXH nên không được hưởng lương BHXH. - Trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thì trong thời gian nghỉ việc được hưởng 100% tiền lương cơ bản, trước khi người bị tai nạn lao động đóng BHXH cộng với chi phí điều trị. Khi thương tật ổn định, tổ chức BHXH giới thiệu đi khám, giám định khả năng lao động để xác định mức độ trợ cấp 1 lần hoặc trợ cấp hàng thàng. * Ngoài ra Công ty trích BHYT 3% quỹ lương cơ bản trong đó 2% đưa vào chi phí và 1% trừ vào lương CBCNV. Khoản trích dùng đẻ mua thể BHYT cho CBCNV trong đó được BHYT cấ._.