Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần 389

LỜI MỞ ĐẦU Sức lao động của con người theo Mác là một trong ba yếu tố quan trọng và quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất, lao động giữ vai trò là chất tinh thần cho xã hội. lao động có năng suất, có chất lượng và đạt hiệu quả cao là vai trò quan trọng và chủ chốt trong việc tái tạo ra của cải vật chất là nhân tố đảm bảo cho sự phồn thịnh của một quốc gia. Trên thực tế người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động của họ bỏ ra được đền bù xứng đáng. Đó là tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động, đồng thời có tích lũy, được gọi là tiền lương. Tiền lương là sản phẩm của một bộ phận xã hội, nguồn khởi đầu của quá trình tái sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hóa. Vì vậy việc hạch toán phân bố chính xác tiền lương và giá thành sản phẩm, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đồng thời làm tăng năng suất lao động, tăng tích lũy, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. Chính sách tiền lương được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và phụ thuộc vào tính chất công việc.Công ty Cổ phần 389 có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có lãi nhằm đảm bảo đầy đủ việc làm và không ngừng nâng cao đời sống cho người lao động, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho nhà nước. Vì vậy việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời có một ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế cũng như chính trị. Trong thời kỳ chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, ở nước ta hiện nay có rất nhiều thành phần kinh tế cùng song song tồn tại, cùng cạnh tranh, cùng phát triển và đều chịu sự quản lý của Nhà nước dưới tầm vĩ mô. Do nhu cầu bức thiết hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải vận dụng linh hoạt các phương pháp quản lý đặc biệt là biện pháp kinh tế.Một trong những biện pháp kinh tế là vấn đề tiền lương. Tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của con người đều vì lợi ích kinh tế, vì thế tiền lương là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với hiệu quả sản xuất. Do vậy việc gắn liền tiền lương với hiệu quả sản xuất kinh doanh đến việc nâng cao mức sống ổn định và phát triển cơ sở kinh tế là những vấn đề không thể tách rời. Cùng với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là quỹ đặc biệt thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng thành viên. Xuất phát từ vấn đề thực tiễn, và được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn Tiến sỹ Phạm Thành Long cũng như các anh chị phòng kế toán Công ty Cổ phần 389, em xin chọn đề tài: "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung chuyên đề thực tập gồm các phần như sau: Lời mở đầu Phần 1. Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. Phần 2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần 389 Phần 3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty cổ phần 389 Kết luận MỤC LỤC Tên Trang Lời mở đầu 1 Phần 1:Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp 7 1.Vai trò,vị trí của tiền lương và nhiệm vụ hạch toán 7 1.1.Tiền lương và các hình thức trả lương. 7 1.1.1.Bản chất và chức năng của tiền lương. 7 1.1.2.Vai trò , ý nghĩa của tiền lương. 7 1.1.3.Các hình thức trả lương 8 1.2.Mục đích sử dụng và nguồn hình thành của các khoản trích theo lương 10 1.2.1.Quỹ tiền lương 10 1.2.2.Quỹ Bảo hiểm xã hội 11 1.2.3.Quỹ Bảo hiểm y tế 12 1.2.4.Kinh phí công đoàn 13 1.3.Yêu cầu, nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 14 2.Hạch toán lao động và tiền lương trong các doanh nghiệp 14 2.1.Hạch toán lao động trong doanh nghiệp 14 2.1.1.Hạch toán số lương lao động 14 2.1.2.Hạch toán thời gian lao động 15 2.1.3.Hạch toán kết quả lao động 16 2.2.Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 17 2.2.1.Tài khoản sử dụng 17 2.2.2.Nội dung và phương pháp hạch toán 19 Phần 2 :Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần 389 26 1.Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần 389 26 1.1.Quá trình hình thành và phát triển 26 1.1.1.Quá trình hình thành 26 1.1.2.Quá trình phát triển 28 1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty Cổ phần 389 28 1.2.1.Chức năng 28 1.2.2.Nhiệm vụ 30 1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 30 1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức 30 1.3.2.Chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn 32 2.Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Cổ phần 389 34 2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 34 2.2.Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán 35 2.2.1.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 35 2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo 35 2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 36 3.Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần 389 38 3.1.Tài khoản sử dụng 38 3.2.Nội dung phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần 389 40 3.2.1.Chứng từ sử dụng 40 3.2.2.Hạch toán thời gian lao động tại công ty Cổ phần 389 41 Phần 3:Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần 389 56 1.Nhận xét và đánh giá hiệu quả công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần 389 56 1.1.Ưu điểm 56 1.2.Nhược điểm 57 2.Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần 389. 58 Kết luận 60 DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Tên Trang Sơ đồ kế toán tài khoản 334 21 Sơ đồ kế toán tài khoản 338 23 Sơ đồ kế toán tài khoản 335 25 Sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý công ty CP 389 31 Mô hình bộ máy kế toán công ty CP 389 34 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ 37 Phiếu nghỉ BHXH 45 Bảng tổng hợp thanh toán BHXH cho CBCNV 46 Phiếu thu 47 Sổ Cái TK 334 49 Sổ chi tiết TK 3382 50 Sổ chi tiết TK 3383 51 Sổ chi tiết TK 3384 52 Sổ Cái TK 622 53 Sổ Cái TK 627 54 Sổ Cái TK 642 55 DANH MỤC NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG BÀI BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội KPCĐ Kinh phí công đoàn CNV Công nhân viên TK Tài khoản SP Sản phẩm KD Kinh doanh TN CNV Thu nhập công nhân viên CPSXKD Chi phí sản xuất kinh doanh DN Doanh nghiệp TL Tiền lương CNSX Công nhân sản xuất PS Phát sinh GĐ Giám đốc PGĐ Phó giám đốc SX Sản xuất KT Kĩ thuật TCHC Tổ chức hành chính TCKT Tài chính kế toán XNK Xuất nhập khẩu TSCĐ Tài sản cố định VL Vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ KQKD Kết quả kinh doanh NVL Nguyên vật liệu QLCB Quỹ lương cơ bản QLTT Quỹ lương thực tế CBCNV Cán bộ công nhân viên NKCT Nhật ký chứng từ PHẦN 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.Vai trò , vị trí của tiền lương và nhiệm vụ hạch toán. 1.1.Tiền lương và các hình thức trả lương. 1.1.1.Bản chất và chức năng của tiền lương . Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lương và kết quả lao động mà họ đã cống hiến . Như vậy tiền lương thực chất là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ làm việc cho doanh nghiệp.Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền hoặc bằng sản phẩm.Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng , nó là đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động , đảm bảo ngày công , giờ công , năng suát lao động , vừa tiết kiệm chí phí lao động , hạ giá thành sản phẩm , tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp . 1.1.2.Vai trò , ý nghĩa của tiền lương. 1.1.2.1.Vai trò của tiền lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động . Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động , đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho họ . Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để trả cho người lao động vì họ dã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương là nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao dộng và người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho họ không đảm bảo ngày công , kỷ luật lao động cũng như chất lượng lao động . Lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như mức lợi nhuận cần có được để doanh nghiệp tồn tại . Vì vậy việc trả lương cho người lao động phải dược tính toán một cách hợp lý để hai bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng say làm việc . 1.1.2.2.Ý nghĩa của tiền lương. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động . Ngoài ra họ còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như : trợ cấp BHXH , tiền thưởng , tiền ăn ca . Chi phí tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm , dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra . Tổ chức sử dụng lao động hợp lý , hạch toán tốt lao động , trên cơ sở đó tính đúng thù lao lao động ,thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản có liên quan . Từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian , kết quả và chất lượng lao động , chấp hành tốt kỷ luật lao động , nâng cao năng suất lao động góp phẩn tiết kiệm chi phí lao động sống , hạ giá thành sản phẩm , tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động . 1.1.3.Các hình thức trả lương . 1.1.3.1.Hình thức tiền lương theo thời gian. Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc , cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định theo hai cách : Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng . Lương thời gian giản đơn được chia thành : + Lương tháng : Tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và tiền phụ cấp ( nếu có ) . Lương tháng thường được áp dụng trả cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính , quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành không có tính chất sản xuất . + Lương ngày : Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ . Lương ngày được lấy làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả CNV , tính trả lương cho CNV trong những ngày họp , học tập , trả lương hợp đồng . + Lương giờ : Được tính bằng lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ . Lương giờ thường làm căn cứ tính phụ cấp làm them giờ . Lương thời gian có thưởng : là lương giản đơn két hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất . Hình thức tiền lương thời gian tuy đã tính đến thời gian làm việc thực tế , tuy nhiên nó vẫn còn hạn chế nhất định đó là chưa gắn liền với kết quả và chất lượng lao động . Vì vậy doanh nghiệp cần kết hợp các biện pháp khuyến khích vật chất , chấp hành kỷ luật lao động nhằm tạo cho người lao động làm việc tự giác có kỷ luật và năng suất cao . 1.1.3.2.Hình thức tiền lương theo sản phẩm . Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng , chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu . Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động , đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm , công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt , phải kiểm tra , nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ. Theo sản phẩm trực tiếp : Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách , phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm . Đay là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm . +Trả lương theo sản phẩm có thưởng : Là kết hợp trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất ( thưởng tiết kiệm vật tư , thưởng tăng năng suấyt lao động , nâng cao chất lượng sản phẩm ) . + Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến : Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ luỹ tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ . Hình thức này nên áp dụng ở những khâu sản xuất quan trọng , cần thiết đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động . Theo sản phẩm gián tiếp : Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như : công nhân vận chuyển nguyên liệu , thành phẩm , bảo dưỡng máy móc thiết bị . Tronhg trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp đẻ tính lương cho lao dộng phục vụ sản xuất . Theo khối lương công việc : Là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm áp dụng cho những công việc lao động giản dơn , công việc có tính chất đột xuất như : khoán bốc vác , khoán vận chuyển nguyên vật liệu , thành phẩm . 1.2. Mục đích sử dụng và nguồn hình thành của các khoản trích theo lương. 1.2.1.Quỹ tiền lương : Là toàn bộ số tiền lương trả cho số CNV của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý , sử dụng và chi trả lương . Quỹ tiền lương của doanh nghiệp gồm : -Tiền lương trả cho người lao động trong thừi gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm , them giờ , phụ cấp khu vực . -Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất , do những nguyên nhân khách quan , thời gian nghỉ phép . -Các khoản phụ cấp thường xuyên : phụ cấp học nghề , phụ cấp thâm niên , phụ cấp làm đêm , thêm giờ , phụ cấp trách nhiệm , phụ cấp khu vực , phụ cấp dạy nghề , phụ cấp công tác lưu động , phụ cấp cho những người làm công tác khoa học – kỹ thuật có tài năng . -Về phương diện hạch toán kế toán , quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành hai loại : tiền lương chính và tiền lương phụ . +Tiền lương chính : Là tiền lương trả cho người lao động trong thừi gian họ thực hiện nhiệm vụ chính : gồm tiền lương cấp bậc , các khoản phụ cấp . +Tiền lương phụ : Là tiền lương trả cho người lao động trong thười gian họ nghỉ phép , nghỉ lễ tết , ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ . Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sàn xuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm , tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loịa sản phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ thích hợp . 1.2.2.Quỹ Bảo hiểm xã hội . Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định là 20 % trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp CNV bị ốm đau , thai sản , tai nạn , mất sức lao động . Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả CNV trong kỳ . Theo chế độ hiện hành , hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả CNV trong tháng , trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động , 5% trừ vào lương của người lao động . Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp CNV có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động , cụ thể như sau: -Trợ cấp CNV ốm đau , thai sản . -Trợ cấp CNV khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp . -Trợ cấp CNV khi về hưu ,mất sức lao động . -Chi công tác quản lý quỹ BHXH . Theo chế độ hiện hành , toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm đẻ chi trả các trường hợp nghỉ hưu , nghỉ mất sức lao động . Tại công ty hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho CNV bị ốm đau , thai sản . Trên cơ sở các chứng từ hợp lệ . Cuối tháng doanh nghiệp phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH . 1.2.3.Quỹ Bảo hiểm y tế. Quỹ BHYT là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 3% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ , bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động . Cơ quan bảo hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những ngườo đã tham gia đóng bảo hiểm . Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhan viên trong kỳ . Theo chế độ hiện hành , doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng , trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động , 1% trừ vào lương của người lao động . Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành , toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách đẻ quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế . 1.2.4.Kinh phí công đoàn : KPCĐ là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2 % trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo , bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp . Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2 % kinh phí công đoàn trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Toàn bộ số kinh phí công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên , một phần đẻ lại doanh nghiệp đẻ chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp . Kinh phí công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo , bảo vệ quyền lợi cho người lao động . 1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương . Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động , tiền lương có hiệu quả , kế toán lao động , tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau : -Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác , kịp thời , đầy đủ số lượng , chất lượng , thời gian và kết quả lao động . Tính đúng và thanh toán kịp thời , đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp . Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động , việc chấp hành chính sách chế độ về lao động , tiền lương , tình hình sử dụng quỹ tiền lương . -Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ , đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động , tiền lương . Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động , tiền lương đúng chế độ , đúng phương pháp . -Tính toán phân bổ chính xác , đúng đối tượng chi phí tiền lương , các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận , đơn vị sử dụng lao động . -Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động , quỹ tiền lương , đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp . 2.Hạch toán lao động trong doanh nghiệp . 2.1.Hạch toán lao động trong doanh nghiệp . 2.1.1.Hạch toán số lượng lao động : Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận , phòng , ban , tổ , nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công , kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc , bao nhiêu người nghỉ với lý do gì . Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán . Tại phòng kế toán , kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng . 2.1.2.Hạch toán thời gian lao động : Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. Bảng chấm công là bảng tổng hợp dung để theo dõi ngày công thực tế làm việc , nghỉ việc , ngừng việc , nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ tính trả lương , bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp . Hàng ngày tổ trưởng ( phòng , ban , nhóm )hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định trong bảng. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu , quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội . Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32 , 33 , 34 , 35 , 36 . Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ còn lẻ thì đánh thêm dấu phẩy ví dụ : 24 công 4 giờ thì ghi 24,4 . Bảng chấm công có thể chấm công tổng hợp : Chấm công ngày và chấm công giờ , chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán có thể tập hợp số liệu thời gian lao động của từng người . Tuỳ thuộc vào điều kiện , đặc điểm sản xuất , công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau đây : -Chấm công ngày : Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp thì mỗi ngày dung một ký hiệu để chấm công trong ngày đó . -Chấm công theo giờ : Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công việc thực hiện bên cạnh ký hiệu tương ứng . -Chấm công nghỉ bù : Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. 2.1.3.Hạch toán kết quả lao động : Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành . Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó là cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động . Phiếu này được lập thành 2 liên : 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc , người nhận việc , người kiểm tra chất lượng và người duyệt . Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc . Đây là những hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối lao động , nhưng đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt . 2.2.Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.2.1.Tài khoản sử dụng : Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn, kế toán phải sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu sau: TK 334: Phải trả cho công nhân viên TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 335: chi phí phải trả * TK 334: Phải trả cho công nhân viên Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả thuộc về thu nhập của công nhân viên Tính chất: Là tài khoản nợ phải trả Kết cấu của TK 334 ” phải trả công nhân viên” Bên Nợ: + Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên. + Các khoản phải trừ vào tiền công, tiền thưởng của công nhân viên Bên có: + Các khoản tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. Số dư bên Có: + Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên. TK 334: phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán tiền lương và các khoản thanh toán khác. * TK 338 ”Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác (Từ 331à336) Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có liên quan trực tiếp đến công nhân gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế được thực hiện trên các tài khoản cấp 2 thuộc TK 338 gồm: TK 3382 – KPCĐ: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị TK 3383- BHXH: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm xã hội ở đơn vị TK 3384- BHYT: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm y tế theo quy định. * Nội dung phản ánh trên các tài khoản này có thể được tóm tắt như sau: - Bên nợ: + Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên. + Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị. + Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Bên có: + Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào lương của công nhân viên. + Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vượt chi được cấp bù. Số dư bên có: + Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và chi phí công đoàn đã trích chưa nộp đủ vào cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chia hết. Các tài khoản này có thể có số dư bên nợ: phản ánh số bảo hiểm xã hội và sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK111, 112, 622, 627, 641, 642. * TK 335- Chi phí phải trả Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí trích trước về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, sửa chữa lớn tài sản cố định và các khoản trích trước khác. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: các khoản chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ. Bên có: khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ. Dư có: Khoản để trích trước tính vào chi phí hiện có. 2.2.2.Nội dung và phương pháp hạch toán . 2.2.2.1. Kế toán tổng hợp tiền lương, tiền công, tiền thưởng Hàng tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng từ hạch toán lao động, kế toán xác định số tiền lương phải trả cho công nhân viên và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ở các bộ phận đơn vị, các đối tượng sử dụng lao động, kế toán ghi sổ theo định khoản như sau: Nợ TK622- Chi phí nhân công trực tiếp (Chi tiết theo từng đối tượng SP) Nợ TK627 (6271)- Chi phí sản xuất chung Nợ TK641 (6411)- Chi phí bán hàng Nợ TK642 (6421)- Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK241- Chi phí xây dựng cơ bản dở dang …… Có TK334: Phải trả công nhân viên Số tiền ghi bên nợ các tài khoản trên bao gồm: Tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương, tiền ăn giữa ca, tiền cho lao động nữ các khoản mang tính chất như lương theo quy định của công nhân (Như tiền thưởng trong quỹ lương) trực tiếp sản xuất, công nhân viên phân xưởng nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp công nhân viên bộ phận xây dựng cán bộ. Khi tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên lấy từ quỹ khen thưởng ghi: Nợ TK431 (4311) Có TK334 Tính khoản bảo hiểm xã hội phải trả thay lương cho công nhân viên khi bị ốm đau thai sản, tai nạn lao động. Nợ TK338 (3383): Phải trả, phải nộp khác Có TK334 : Phải trả công nhân viên Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên gồm tiền tạm ứng sử dụng không hết, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền bồi thường, tiền nhà, điện, nước... Nợ TK334: Phải trả công nhân viên Có TK141: Tạm ứng Có TK138: Phải thu khác Có TK338: Phải trả cho công nhân viên Khi ứng trước hoặc thực thanh toán các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản mang tính chất tiền lương và các khoản phải trả khác cho công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK334 Có TK111 Tính thuế thu nhập của công nhân viên, người lao động phải nộp cho Nhà nước, ghi: Nợ TK334 Có TK333 (3338) Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 334 TK 622, 627 641, 642, 241 TK 141, 138, 338 Sơ đồ kế toán thể hiện như sau: TK 431 (4311) TK 338 (3383) TK 111 TK 333 (338) Các khoản khấu trừ vào lương (1) Tiền lương, tiền công, phụ cấp ăn giữa các …tính cho đối tượng chi phí sản xuất KD ứng trước và thanh toán toántoán các khoản cho CNV (5) (2) BHXH trả thay lương Tính thuế TN CNV phải nộp (6) (3) tiền phải trả từ quỹ khen thưởng 2.2.2.2. Kế toán tổng hợp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn. -Căn cứ vào tiền lương phải trả cho công nhân viên tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, các đối tượng và tỉ lệ trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định, kế toán tính sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính vào cho phí sản xuất kinh doanh cho các bộ phận, các đối tượng, kế toán ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp ( Chi tiết theo đối tượng sản phẩm) Nợ TK 627 (6271): Chi phí sản xuất chung. Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng. Nợ TK 642 ( 6422): Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 334 : Phải trả công nhân viên ( phần tính trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quy định ) Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) -Tính bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 338(3383) Có TK 334 - Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn cho cơ quan quản lý hoặc khi chi tiêu bảo hiểm xã hội, phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK 338( 3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112 - Khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn cho cơ quan quản ký hoặc khi chi tiêu bảo hiểm xã hội, chi phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 *Sơ đồ kế toán : TK 111, 112 (3) BHXH phải trả thay lương Cho CNV (1) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào CPSXKD (4) Nộp (chi) BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định (2) Khấu trừ tiền lương nộp hộ (5) Nhận khoản hoàn trả của cơ quan về khoản DN đã chi TK 334 TK 338 TK 622, 627, 641, 642, 214 TK 334 TK 111, 112 BHXH, BHYT cho CNV 2.2.2.3. Kế toán khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất (trường hợp công nhân nghỉ phép không đều giữa các tháng trong năm ). - Khi tính số trích trước trên lương nghỉ phép của công nhân sản xuất ghi: Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335 – Chi phí phải trả Tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 Tính số trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn trên số tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất: Nợ TK 622 Có TK 338 Cuối niên độ kế toán tính toán tổng số tiền lương nghỉ phép đã trích trước trong năm của công nhân sản xuất và tổng số tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh: + Nếu số đã trích trước trên lương nghỉ phép công nhân sản xuất tính vào chi phí sản xuất ( số tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh thì điều chỉnh tăng chi phí, kế toán ghi ) Nợ TK 622( ± số tiền lương nghỉ phép phải trả > số đã trích trước ) Có TK 335 + Nếu số đã trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhâ._.