Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ

LỜI MỞ ĐẦU Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là đơn vị trực tiếp làm ra của cải vật chất, cung cấp sản phẩm dịch vụ, lao vụ, phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của toàn xã hội. Nước ta đang trên đà phát triển, hội nhập với nền kinh tế của thế giới nên đời sống của người dân cần được cải thiện. Vì vậy, tiền lương là phần thù lao trả cho người lao động tương xứng với số lượng, chất lượng và kết quả lao động. Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế - xã hội khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà người sử dụng lao động (mua sức lao động) trả cho người lao động (người bán sức lao động). Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương, mặt khác do tính chất đặc biệt của hàng hoá sức lao động mà tiền lương không phải thuần tuý là vấn đề kinh tế mà còn là một vấn đề xã hội rất quan trọng liên quan đến đời sống và trật tự xã hội, đó là quan hệ về xã hội. Trong quá trình hoạt động nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ Doanh nghiệp, tiền lương là một phần của chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy tiền lương luôn được tính toán và quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ. Phần thu nhập chủ yếu đối với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng trực tiếp đến mức sống của họ, phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích của mọi người lao động. Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng của mình. Để thúc đẩy sản xuất phát triển thì Doanh nghiệp cần có những chính sách, chiến lược quan tâm đúng mức đến người lao động. Các khoản về trích nộp, trả lương, trả thưởng... phải phù hợp với định hướng phát triển của Công ty, cũng như không đi ngược lại với những chính sách mà Nhà nước đã ban hành. Quá trình xét thưởng và khen thưởng phải được tiến hành một cách công khai toàn diện. Tính đúng, tính đủ và trích nộp các khoản theo lương của người lao động, cũng như việc trả lương, trả thưởng cho người lao động đúng hạn và hợp lý. Phù hợp với định hướng phát triển của Công ty là một trong những nhân tố giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong sản xuất và hạ được giá thành của sản phẩm, nhằm tăng thu nhập cho Doanh nghiệp và cho cả người lao động được công ăn việc làm ổn định. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cùng với những quan điểm trên. Trong quá trình thực tập và tìm hiểu công tác hạch toán kế toán ở Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ, tôi nhận thấy việc quản lý người lao động và trả lương, trả thưởng cho người lao động, cũng như việc tiến hành trích nộp và lập các quỹ là cần thiết đối với mỗi người lao động và cả tập thể Công ty. Vì vậy, tôi đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề ngoài lời mở đầu, kết luận gồm các phần chính sau đây: Phần I: Tổng quan về Công ty Xây dựng I Phú Thọ Phần II: Thực tế công tác kết toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG I PHÚ THỌ Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ trước đây là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở xây dựng Phú Thọ. Được thành lập từ năm 1958 và được thành lập lại thành doanh nghiệp nhà nước theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng với tên là Công ty xây dựng số I Vĩnh Phú tại quyết định số 1241/QĐ-UB ngày 23/11/1992 của UBND Tỉnh Vĩnh Phú. Đến tháng 3/1997 được UBND Tỉnh Phú Thọ đổi tên thành Công ty xây dựng số I Phú Thọ tại quyết định số 316/QĐ-UB ngày 15/03/1997. Ngày 16/03/2005 tại Quyết định số 671/QĐ- CT Chủ tịch UBND Tỉnh Phú Thọ phê duyệt phương án chuyển Công ty xây dựng số I Phú Thọ thành Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ với các ngành nghề kinh doanh như: Xây dựng các công trình công nghiệp; Xây dựng công trình dân dụng; Xây dựng công trình giao thông; Xây dựng công trình thuỷ lợi; Xây dựng trạm biến áp và đường dây tải điện cao, hạ thế; SXKD gạch, ngói, gốm xây dựng; Khai thác chế biến kinh doanh đá xây dựng; Quản lý, kinh doanh cơ sở hạ tầng. Số cán bộ công nhân viên làm việc trong Công ty là 735 người, trong đó nhân viên quản lý là 85 người. Công ty Cổ phần Xây dựng số I Phú Thọ trước đây là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập. Được nhà nước giao vốn, tài sản, đất đai và các nguồn khác để hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty có nhiệm vụ chính là sử dụng vốn có hiệu quả bảo toàn và phát triển nguồn vốn được Nhà nước giao, tạo nhiều công ăn việc làm, tăng thu nhập, tăng doanh thu và tích luỹ cho Công ty, chăm lo tốt đời sống cho người lao động, quản lý tài sản, thiết bị, tài chính và làm tròn nghĩa vụ thu nộp ngân sách với Nhà nước. Hiện tại Công ty đã chuyển sang Công ty cổ phần ,vốn kinh doanh là của các cổ đông, Công ty có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật doanh nghiệp Nhà nước, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Chịu sự kiểm tra giám sát về mặt tài chính của các cấp có thẩm quyền, thực hiện nguyên tắc quản lý tài chính tập chung dân chủ công khai. Chức năng nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ Với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản và sản xuất kinh doanh gạch, ngói, đá xây dựng có địa bàn hoạt động rộng trên toàn bộ tỉnh Phú Thọ và vươn ra một số các tỉnh lân cận Công ty xây dựng các công trình dân dụng - công nghiệp - giao thông - thuỷ lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị Với những chức năng nhiệm vụ trên, trải qua nhiều năm thực hiện, đơn vị đã đóng góp đáng kể thành tích phục vụ cho việc xây dựng các công trình của ngành Xây dựng thành phố, đặc biệt phục vụ nhu cầu xây dựng của nhân dân và các ngành liên quan. *.Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: - Quy trình xây dựng : Sơ đồ 1.2 – SƠ ĐỒ XÂY DỰNG Tiếp cận Chủ đầu tư, Hồ sơ thiết kế kỹ thuật bản vẽ và dự toán công trình Làm hồ sơ đấu thầu, chào thầu, hồ sơ đề xuất trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật bản vẽ và dự toán công trình Ký hợp đồng xây lắp công trình Tổ chức, giám sát thi công và nghiệm thu các hạng mục công trình Nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng - Quy trình sản xuất vật liệu của Công ty được tổ chức như sau : Sơ đồ 1.2 - SƠ ĐỒ CÔNG NGHỆ NL khai thác, vận chuyển bằng cơ giới Bãi ủ dự trữ đất Kho chứa nguyên liệu Máy cấp liệu thùng (VN) Băng tải lõm số 1 (VN) Cổng ra vào Bãi chứa thành phẩm (kho) Máy cán thô Than qua khâu nghiền (1 ¸ 3mm) Băng tải lõm số 2 (VN) Máy cán mịn Ra lò và phân loại sản phẩm Nước từ hồ lên Máy nhào lọc 2 trục Lò nung Tuynen Băng tải lõm số 3 (VN) Máy đùn ép liên hợp Lò sấy Tuynen Xe goòng Nhà cáng kính (che gạch mộc) Băng tải phẳng (VN) Máy cắt gạch (VN) Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ SƠ ĐỒ 1.3 - MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ I PHÚ THỌ GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH NHÀ MÁY GẠCH P. GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH P. GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT - KINH TẾ - KẾ HOẠCH Phòng tài vụ Phòng kế hoạch - Kinh tế - Kỹ thuật Phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng hành chính quản trị Công trường xây dựng số 2 Công trường xây dựng số 1 Nhà máy gạch Thanh Phương Xí nghiệp xây lắp số 9 Công trường xây dựng số 14 Xí nghiệp xây lắp số 3 -------------- * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty: + Giám đốc: Do hội đồng thành viên bổ nhiệm là đại diện pháp nhân của công ty điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua sự giúp đỡ của các Phó giám đốc, Kế toán trưởng và các Phòng ban, Công trường, Xí nghiệp, Nhà máy và chịu trách nhiệm trước pháp luật. + Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc quản lý điều hành hoạt động của các Phòng, Công trường xây dựng, Nhà máy, Xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao. + Phòng Tổ chức lao động tiền lương: Xắp xếp tổ chức thực hiện các chế độ cho người lao động theo bộ luật lao động và pháp luật của Nhà nước đối với Doanh nghiệp. + Phòng Hành chính quản trị : Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức nhân sự và quản lý hành chính của công ty. Xây dựng nội quy, quy định hoạt động của Văn phòng Công ty, quản lý hồ sơ, lập kế hoạch chi phí ở Văn phòng, tiếp khách của Công ty. + Phòng Kế hoạch kinh tế kỹ thuật: Làm hồ sơ đấu thầu các công trình, lập kế hoạch sản lượng toàn Công ty, lập kế hoạch thi công cho từng công trình theo tháng, quý, lập dự toán về kinh tế kỹ thuật, quyết toán công trình bàn giao, lập biện pháp thi công, chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc tiến độ, chất lượng công trình, an toàn lao động toàn Công ty, kiểm tra nguyên vật liệu đảm bảo các yêu cầu trước khi thi công, lập kế hoạch đầu tư sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ tài sản, thiết bị máy móc thi công, điều hành, kiểm tra giám sát xe máy thi công. + Phòng tài vụ: Quản lý và sử dụng tài sản của Công ty, lập kế hoạch tài chính, hạch toán công tác kế toán, cân đối vốn cho các Công trường, Nhà máy, Xí nghiệp, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh thanh toán vốn với các chủ đầu tư, theo dõi công nợ giữa Công ty và Chủ đầu tư, các đơn vị trực thuộc; Vay và trả nợ ngân hàng, tính toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để báo cáo Giám đốc. Lập báo cáo tài chính để gửi cho các cơ quan cấp trên. + Các đơn vị sản xuất công trường, xí nghiệp: Chịu trách nhiệm trước Công ty về chất lượng, tiến độ công trình, chịu trách nhiệm bảo hành công trình theo quy chế của Bộ xây dựng đã ban hành. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về các khoản lỗ, lãi khi thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính Công ty giao. + Nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng: Chịu trách nhiệm trước Công ty về quản lý và sử dụng TSCĐ, máy móc thiết bị tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tính toán chi phí đầu vào hợp lý cho các sản phẩm làm ra, tiêu thụ sản phẩm thu hồi vốn kinh doanh. Nhìn chung mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ hiện tại là chặt chẽ, hệ thống quản lý thông suốt từ trên xuống dưới, từ Ban giám đốc đến các Công trường, Xí nghiệp xây lắp, Nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng, tạo được sự năng động của các đơn vị; giữa các Phòng ban với các Công trường, Xí nghiệp, Nhà máy có cự phối hợp với nhau giúp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy. Thực tế tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 1.4.1 - MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán tiền mặt kiêm TSCĐ Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán thanh toán và giao dịch Ngân hàng Kế toán theo dõi các công trình Kế toán tổng hợp - Kế toán trưởng: là người quản lý chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán tài chính tại công ty, bố trí cán bộ nhân viên trong phòng và giám sát mọi hoạt động của cán bộ kế toán. Kế toán trưởng là người giúp giám đốc kiểm tra giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty, lập các kế hoạch tài chính và chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan tài chính về các kết quả tài chính của công ty. Kế toán trưởng cũng là người quản lý và hạch toán chi phí, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính của Công ty. - Kế toán thanh toán và giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm giao dịch với Ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi và số dư tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, tiền vay ngắn hạn và dài hạn của Ngân hàng. Theo dõi tài khoản : 112,138, 141, 336, 131, 136, 333 - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tổng hợp tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, lập bảng phân bổ tiền lương cho toàn Công ty, tính và thanh toán lương, BHXH. - Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư theo từng công trình, đồng thời phát hiện những thiếu hụt mất mát vật tư, trình báo lên cấp trên để kịp thời giải quyết. Theo dõi tài khoản 152, 153, 155, 156 - Kế toán tiền mặt kiêm TSCĐ: Kế toán có nhiệm vụ theo dõi thu chi tiền mặt đồng thời quản lý thẻ, hồ sơ TSCĐ của toàn Công ty, hạch toán tăng, giảm TSCĐ, phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng và theo dõi sửa chữa TSCĐ. Theo dõi tài khoản : 111, 211, 214 - Kế toán theo dõi các đội công trình: Được bố trí tuỳ theo tình hình công việc của đơn vị. Các kế toán theo dõi đội công trình chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, thu chi, tập hợp chứng từ của các nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến công trình. Đội trưởng công trình cùng kế toán đội phải chịu trách nhiệm trước Công ty về tình hình tài chính đội, nếu là công trình khoán gọn thì phải đảm bảo thực hiện trích nộp đủ phí theo quy định. - Kế toán tổng hợp : Giúp kế toán trưởng trong việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc kế toán viên làm việc. Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chứng từ phát sinh trong kỳ kế toán từ các phần hành kế toán, nhập số liệu vào máy tính, lập các báo cáo quyết toán tài chính các quý và cả năm. Cuối tháng các đơn vị trực thuộc gửi quyết toán về phòng tài vụ công ty. Kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu quyết toán của các đơn vị trực thuộc + của công ty lên báo cáo tổng hợp toàn Công ty. Kế toán theo dõi tài khoản: 211, 214, 411, 331, 311, 621, 622, 627, 642, 632, 133, 431, 421, 911, 711, 142, 333, 154 - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, chịu trách nhiệm chi trả lương, thưởng, thanh toán các khoản tạm ứng trong nội bộ công ty theo những chứng từ hợp lệ, thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt như đi nộp, nhận tiền… 1.4.2.Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ thực hiện chế độ Kế toán theo quyết định số: 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và các thông tư sửa đổi số: 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997, số 120/1999/TT-BTC ngày 07/10/1999. Bắt đầu năm 2001 Công ty thực hiện chế độ Kế toán theo quyết định số: 167/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 25/10/2000. Hiện tại Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. * Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hệ thống sổ sách kế toán được Công ty sử dụng theo hình thức Nhật ký chung. Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh để phản ánh vào các sổ có liên quan theo trình tự thời gian, hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung: căn cứ vào các chứng từ gốc để phản ánh vào sổ theo trình tự thời gian, cuối tháng cộng sổ để xác định số tiền phát sinh trong tháng. - Sổ Nhật ký đặc biệt ( nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền) - Sổ cái: Mỗi sổ cái được mở cho một tài khoản cấp 1 - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như : Sổ quỹ tiền mặt ; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt ; Sổ tiền gửi ngân hàng ; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ ; Thẻ kho ; Sổ tài sản cố định ; Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại các xí nghiệp ;Thẻ tài sản cố định ; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh ; Sổ chi tiết các tài khoản ;Sổ chi tiết tiền vay. PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG I PHÚ THỌ 2.1. Đặc điểm và vấn đề quản lý lao động – tiền lương tại Công ty cổ phần xây dựng I Phú Thọ 2.1.1.Số lượng lao động tại Công ty cổ phần xây dựng I Phú Thọ Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ có tổng số cán bộ công nhân viên làm việc là 735 người, trong đó : + Bộ phận quản lý trên Công ty có 7 người. Trong đó: 05 người có trình độ Đại học tốt nghiệp tại các trường như Kinh tế Quốc dân, Xây dựng...; 02 người tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành kế toán. + Bộ phận quản lý các Xí nghiệp, nhà máy, công trường xây dựng trực thuộc Công ty có 78 người. Tong đó: 15 người tốt nghiệp các trường Đại Học như Xây dựng, Tài chính, Bách khoa,..... Số còn lại đều tốt nghiệp Cao đẳng, Trung cấp Giao thông, ...... + Công nhân sản xuất trực tiếp là 650 người 2.1.2. Các hình thức trả lương tại Công ty cổ phần xây dựng I Phú Thọ Để đảm bảo sự công bằng cho CBCNV toàn Công ty nên Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương : - Trả lương thời gian đối với CBCNV gián tiếp và những đơn vị không thể khoán công việc được như: phòng kế toán; phòng tổ chức lao động tiền lương; phòng kế hoạch kinh tế kỹ thuật; phòng hành chính quản trị. - Trả lương khoán sản phẩm đối với công nhân viên trực tiếp sản xuất Cách tính lương này đảm bảo dân chủ công khai, phân phối kết quả lao động một cách hợp lý. Khi khoán lương cho từng đơn vị sản xuất, từng đội sản xuất biết được khối lượng công việc của mình ứng với quỹ lương được giao để có cơ sở phấn đấu nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao, phấn đấu nâng cao mức thu nhập cho người lao động, nâng cao kỷ luật lao động. 2.1.3. Nội dung quỹ lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xây dựng I Phú Thọ *Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc. Về mặt hạch toán, quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: - Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ qui định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập... tiền lương trong thời gian ngừng sản xuất. Việc phân chia quỹ tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. * Quỹ bảo hiểm xã hội: Quĩ BHXH là qũi dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đống BHXH trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức. Quỹ BHXH được tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế hạch toán trong kỳ. Người sử dụng lao động phải nộp 15% tính vào chi phí kinh doanh, còn 5% người lao động trực tiếp đóng góp ( trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động) Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đống BHXH trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức.. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động trong các trường hợp bị ốm đau, tai nạn lao động, nữ công nhân viên nghỉ đẻ thai sản..... được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ ( có chứng từ hợp lệ ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH nhất định. * Quỹ bảo hiểm y tế : Theo chế độ hiện hành quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% và tính vào chi phí kinh doanh còn 1% trừ vào thu nhập của người lao động. * Kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp. Được trích 2% trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu và được tính vào chi phí kinh doanh, thông thường 1% nộp cho công đoàn cấp trên còn 1% để lại doanh nghiệp chi tiêu kinh phí công đoàn của doanh nghiệp. 2.2. Hạch toán số lượng lao động, kết quả lao động và thời gian lao động tại Công ty cổ phần xây dựng I Phú Thọ 2.2.1- Hạch toán số lượng lao động Chỉ tiêu số lượng lao động được phản ánh trên sổ sách lao động của Công ty do phòng lao động lao động tiền lương lập căn cứ vào số lao động hiện có của Công ty. Số lượng lao động hiện có của Doanh nghiệp bao gồm cả số lượng dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp. .Sổ sách lao động không chỉ lập chung cho toàn Công ty mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắm chắc được số lượng lao động hiện có của từng đơn vị. Cơ sở để ghi sổ sách là chứng từ ban đầu về tuyển dụng thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc... Mọi biến động đều phải được ghi chép kịp thời vào sổ danh sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động kịp thời. Sổ cán bộ công nhân viên(Biểu số 1) được minh họa trang 18 (khổ giấy ngang) 2.2.2- Hạch toán kết quả lao động Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuắt. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận làm căn cứ tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng xuất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả lao động người ta dựa vào các chứng từ ban đầu như hợp đồng giao khoán, phiếu giao việc, phiếu xác nhận công việc hoàn thành, biên bản nghiệm thu... UBND TỈNH PHÚ THỌ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP XÂY DỰNG I PHÚ THỌ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----- ***----- ------ –v— ------ Việt Trì, ngày tháng 3năm 2008. PHIẾU GIAO VIỆC Căn cứ HĐKT số 15 ngày 02 /03/2008 giữa Công ty Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ với Trường cấp II Gia Cẩm V/v thi công xây dựng nhà lớp học 1 tầng Công ty giao cho đội thi công công trường số 3 phần san nền công trình nhà lớp học tầng 1 trường cấp II Gia Cẩm. Thời gian thi công : từ ngày 15/03/2008 Thời gian hoàn thành : ngày 20/03/2008 Phòng KHKT, KTTV có trách nhiệm đôn đốc, giám sát và làm biên bản nghiệm thu khối lượng với đội thi công công trường số 3 CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG I PHÚ THỌ GIÁM ĐỐC CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------ –v— ------ BIÊN BẢN NGHIỆM THU V/v thi công xây dựng nhà lớp học 1 tầng Hôm nay, ngày 20 tháng 03 năm 2008 - Chúng tôi gồm : 1 - ĐẠI DIỆN PHÒNG KHKT: - Đại diện là ông : Vũ Việt Thái - Chức vụ: Trưởng phòng. - Đại diện là ông : Nguyễn Hữu Minh - Chức vụ : NV - Đại diện là ông : Đào Ngọc Cảnh - Chức vụ : NV 2 - ĐẠI DIỆN PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ - Đại diện là ông : Trần Vũ Phú - Chức vụ : Trưởng phòng - Đại diện là ông : Nguyễn Thế Vinh - Chức vụ : NV 3 - ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ THI CÔNG - Đại diện là ông : Trần Văn Tài - Chức vụ : Đội trưởng - Đại diện là ông : Tạ Phú Long - Chức vụ : Cán bộ kỹ thuật Đã cùng nhau nghiệm thu công trình phiếu giao việc ngày 15 tháng 03 năm 2008 Kết luận : Đơn vị thi công đảm bảo khối lượng, chất lượng và yêu cầu kỹ thuật. Nhất trí nghiệm thu thanh toán khối lượng trên. LÃNH ĐẠO DUYỆT PHÒNG KHKT PHÒNG KTT ĐỘI THI CÔNG XD 2.2.3- Hạch toán sử dụng thời gian lao động Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng người lao đông, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành lỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho người lao động. Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là bảng chấm công. Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động đều phải được ghi chép hàng ngày vào bảng chấm công của từng bộ phận phòng ban, tổ đội... Đối với các trường hợp ngừng việc, nghỉ việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản họp tổ để làm cơ sở tính lương cho phù hợp. Bảng chấm công (Biểu số 2) được minh họa trang 22 (khổ giấy ngang) 2.3. Kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần xây dựng I Phú Thọ 2.3.1Kế toán chi tiết tiền lương *) Chứng từ sử dụng: Căn cứ vào các hợp đồng lao động , cán bộ theo dõi bảo hiểm lập danh sách xin cấp sổ bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. Từ sổ bảo hiểm theo dõi thời gian lao động, quá trình làm việc của từng người. - Chứng từ sử dụng để theo dõi kết quả lao động: Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc, ốm đau... của từng cán bộ công nhân viên ( đối với hình thức được trả lương theo thời gian ). Theo chế độ này tiền lương nhận được của mỗi lao động là do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít, được tính theo công thức sau: Hệ số X Mức lương x Số ngày làm Tiền lương lương tối thiểu việc thực tế phải trả = + TN ( nếu có ) trong tháng Số ngày trong tháng ( Thường 22 ngày ) Tiền lương trách nhiệm bằng 10% mức lương hiện hưởng. Từ bảng chấm công hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán lương Ví dụ lương của Bà Tình nhân viên phòng Tài vụ được tính như sau: Lương cơ bản = 2,18 x 540.000 = 1.177.200đ Lương của ông Quách Văn Thương trưởng phòng tổ chức - hành chính được tính như sau: Lương cơ bản = ( 4,51 x 540.000 ) + 157.850 = 2.593.250đ Đối với các đơn vị hưởng lương khoán theo sản phẩm: Căn cứ vào khối lượng nghiệm thu của các tổ đội, phòng kế hoạch - kinh tế kỹ thuật lập báo cáo kết quả thực hiện trong tháng. Dựa vào biên bản bình công chấm điểm, kế toán lương sẽ phân bổ mức tiền lương cho từng công nhân viên với công thức sau: VSP Ti = n i t i h i M å n J t J h J J = 1 ( i thuộc j ) Trong đó: Ti là tiền lương của người thứ i nhận được n i là thời gian thực tế của người làm thứ i t i Là hệ số mức lương của người thứ i VSP Là quĩ tiền lương sản phẩm tập thể m Là số thành viên trong tập thể hi Là hệ số mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của người thứ i và được tính theo công thức sau: n å đ iJ i = 1 hi = J = 1, n å đ iJ J =1 Trong đó J là chỉ tiêu đánh giá cho điểm mức độ đóng góp để hoàn thành công việc n là tổng số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành å đ iJ công việc của người thứ i theo các chỉ tiêu J i = 1 n Là tổng số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn å đ iJ thành công việc của người thấp nhất trong tập thể theo các chỉ tiêu J Căn cứ vào khối lượng thực hiện trong tháng Giám đốc giao kế hoạch tháng sau cho các phòng ban, tổ, đội sản xuất. Cuối tháng phòng kế hoạch - kinh tế kỹ thuật, phòng kế toán tài vụ phối hợp cùng với các đội sản xuất đi nghiệm thu khối lượng thực hiện trong tháng. Từ đó tính toán khối lượng thực hiện nhân với đơn giá cho từng đội sẽ ra được giá trị thực hiện để tính lương trong tháng. Căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình người phụ trách bộ phận chấm công cho từng người theo các ký hiệu đã quy định trong chứng từ. Cuối tháng người phụ trách bộ phận sẽ chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về phòng kế toán, sau đó kế toán tiền lương căn cứ vào các chứng từ có liên quan lập bảng thanh toán lương. Căn cứ vào Bảng chấm công (Biểu số 2), Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, Biên bản họp tổ bình bầu xếp loại của các tổ đội, kế toán lập bảng thanh toán và tổng hợp tiền lương (Biểu số 3), sau khi được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt sẽ làm căn cứ để viết phiếu chi và thủ quỹ phát lương. ( Phiếu chi số 91 ngày 31 tháng 3 năm 2008 ) Bảng thanh toán và tổng hợp tiền lương (Biểu số 3) ,Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Biểu số 4) Được minh họa trang 26,27 (khổ giáy ngang) Đơn vị: Công ty CP Xây dựng I Phú Thọ Địa chỉ: Số 1975 Đường Hùng Vương Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Phiếu chi Ngày 31/03/2008 Quyển số:.................. Số:PC91 Nợ 334: 344.614.160 Có1111: 344.614.160 Họ tên người nhận tiền: Phạm Văn Khanh Địa chỉ : phòng TV Lý do chi : Thanh toán tiền lương tháng 3/2008 cho CBCNV Số tiền : 344.614.160 đồng (Viết bằng chữ) Ba trăm bốn mươi bốn triệu sáu trăm mười bốn ngàn một trăm sáu mươi đồng . Kèm theo : BTTL Chứng từ gốc Ngày ...... tháng ...... năm .......... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):.................................................................. + Tỷ giá ngoại tệ( Vàng, bạc, đá quý):.............................................................. + Số tiền quy đổi: .............................................................................................. Căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 3 năm 2008 (Biểu số 3), Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương ( Biểu số 4) kế toán ghi Nợ TK 622 : 283.186.910 Nợ TK6271 : 27.271.710 Nợ TK 6421 : 33.155.540 Có TK 334 : 344.614.160 Từ nghiệp vụ trên ta vào sổ chi tiết TK 334 Biểu số 5 Đơn vị: CTy Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ Địa chỉ:Số nhà 1975 Đại lộ Hùng Vương Sổ chi tiết TK 334 Tháng 3/2008 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư cuối kỳ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 3/08 91 31/3 Chi lương cuối tháng 3 111 344.614.160 3/08 KCL 31/3 Phân bổ tiền lương tháng 3 6421 33.155.540 627 27.271.710 622 283.186.910 Cộng 344.614.160 344.614.160 Ngày ..... tháng ...năm..... Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.2 Kế toán tổng hợp *) Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản khác đối với người lao động. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Tài khoản ngày có kết cấu như sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động. Bên Có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động. Số dư bên Có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, và các khoản khác còn phải trả cho người lao động. Từ sổ chi tiết TK 334 (Biểu số 5) ta vào sổ Nhật ký chung Biểu số 6 Đơn vị: CTy Cổ phần Xây dựng I Phú Thọ Địa chỉ:Số nhà 1975 Đại lộ Hùng Vương SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 3/2008 STT Số chứng từ Ngày Tháng Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 2 91 31/3 Chi lương cuối tháng 334 111 334.614.160 334.614.160 3 KCL._.