Kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương của Công ty XNK Intimex Hà Nội

ất: Chi phí lao động là một trong những yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, sử dụng hợp lý lao động cũng là tiết kiệm chi phí về lao động sống do đó hạ thấp giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và là điều kiện cải thiện nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên. Tiền lương là phần cung cấp của xã hội trả cho người lao động bằng tiền đề bù đắp cho sức lao động đã hao phí để cho người lao động có các điều kiện cần thiết để sinh hoạt, tái sản xuất và phát triển mọi mặt đời sống xã hội. Như vậy tổ chức tốt công tác tiền lương và BHXH là căn cứ tất yếu cho việc phân bổ tiền lương và chi phí - BHXH vào sản phẩm chính xác, giúp cho doanh nghiệp có biện pháp xử lý thông tin kiểm tra chính xác, kịp thời, phục vụ vấn đề kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Với nhận thức sau khi đã được trang bị ở trường và qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán tại "Công ty XNK Intimex" đã giúp em thực sự thấy rõ tầm quan trọng về nội dung và phương pháp hạch toán lao động tiền lương nói chung và những ý kiến đóng góp để cùng thảo luận với công ty có những phương pháp mới về công tác tổ chức hạch toán "Tiền lương và các khoản phải trích theo lương của Công ty XNK Intimex Hà Nội " để công ty làm tốt hơn công tác quản lý hạch toán kế toán. Tổ chức công tác kế toán tiền lương và BHXH tại Công ty XNK Intimex Hà Nội là một đề tài rộng mà thời gian thực tập có hạn nên ngoài lời nói đầu và phần kết luận chuyên đề chỉ đề cập đến 3 phần sau: Phần 1: Giới thiệu những nét cơ bản về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của Công ty XNK Intimex Hà Nội. Phần 2: Tổ chức công tác kế toán tiền lương BHXH ở Công ty XNK Intimex. + Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán tiền lương và BHXH. + Chứng từ ban đầu tiền lương và BHXH. + Tổ chức tính lương và tổ chức trả lương cho cán bộ CNV. + Phân bổ tiền lương, BHXH tính vào chi phí Phần 3: Đánh giá ưu nhược điểm của kế toán tiền lương BHXH tại Công ty XNK Intimex Hà Nội. Phần I. Giới thiệu những nét cơ bản về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của Công ty Intimex. I. Tình hình thực tế đơn vị thực tập. 1. Khái quát lịch sử phát triển của đơn vị. Công tác xuất nhập khẩu dịch vụ thương mại với tên giao dịch là Intimex được thành lập vào ngày 10/8/1979 với tên gọi đầu tiên là Công ty xuất nhập khẩu Nội thương. Đây là trung tâm xuất nhập khẩu của ngành nội thương, có nhiệm vụ thông qua xuất nhập khẩu cải thiện cơ cấu của quỹ hàng hoá do ngành nội thương quản lý đồng thời góp phần đẩy mạnh xuất khẩu. Ngày 22/10/1985, do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ Nội thương thông qua Nghị định số 225/HĐBT đã chuyển Công ty xuất nhập khẩu nội thương thành Tổng công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã. Theo quyết định số 496/TM - TCCB của Bộ trưởng Bộ Thương mại ngày 20/3/1995, Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và hợp tác xã Hà Nội được đổi tên là Công ty xuất nhập khẩu dịch vụ thương mại. Cùng với thành tựu phát triển của đất nước để đáp ứng yêu cầu, công ty đã từng bước hoà nhập với cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Phạm vị kinh doanh của công ty được mở rộng hơn trên toàn lãnh thổ Việt Nam và tất cả các nước trên thế giới. Công ty Intimex được hình thành từ 3 công ty (công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nội, công ty Hữu Nghị thuộc Tổng công ty Bách hoá tổng hợp, công ty Kiều hối Genevia) đều trực thuộc Bộ Thương mại. Sự hợp nhất này được hình thành theo Nghị định 338. Năm 1995, theo quyết định số 540 TNM ngày 24/6/1995 của Bộ Thương mại quyết định lấy tên giao dịch đối ngoại là: FOREIGN TRADE ENTERPRISE, INTIMEX Viết tắt là: INTIMEX Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước, có quy mô vừa, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính được mở tài khoản tại ngân hàng Ngoại thương Việt nam và được sử dụng con dấu riêng theo mẫu của Nhà nước quy định. Công ty Intimex có trụ sở chính đặt tại số 96 Trần Hưng Đạo - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Công ty chịu sự quản lý của Nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất khẩu, kinh doanh thương mại, dịch vụ phục vụ việt kiều, kinh doanh khách sạn du lịch và tổ chức gia công hàng xuất khẩu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển kinh tế đất nước. 2. Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị. Nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường mà Đảng ta xây dựng từ Đại hội VI đến nay đã bắt đầu khởi sắc. Cũng như các ngành kinh tế khác, thương mại là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong nền kinh tế, là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu thụ, với chức năng là mua bán, trao đổi hàng hoá cho phục vụ sản xuất và đời sống. Từ các chức năng nói trên, công ty có các nhiệm vụ sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, gia công lắp ráp, kinh doanh thương mại, dịch vụ khách sạn du lịch, liên doanh đầu tư trong và ngoài nước phục vụ người Việt nam định cư ở nước ngoài theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn Bộ Thương mại. - Xây dựng các phương án kinh doanh sản xuất dịch vụ phát triển theo mục tiêu chiến lược của công ty. - Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹ thuật, cải thiện công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. - Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. - Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật tư tài sản, nguồn lực. Thực hiện hạch toán kinh tế bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo chính sách của Nhà nước và sự phân cấp quản lý của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Chăm lo và tạo điều kiện phát huy hết khả năng của đội ngũ cán bộ, thực hiện phân phối công bằng. - Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của công ty. Với chức năng và nhiệm vụ như vậy, công ty đã hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh. Song nền kinh tế thị trường vừa có tính hợp tác, vừa có tính cạnh tranh gay gắt. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng đòi hỏi công ty không ngừng phấn đấu nâng cao chất lượng mặt hàng kinh doanh cùng với nhu cầu tiêu dùng về số lượng, chất lượng và giá cả. Để thực hiện được điều đó thì công ty cần đi sâu vào nghiên cứu thị trường, khả năng sản xuất kinh doanh đồng thời phải hoàn thiện các công cụ quản lý và bộ máy công cụ quản lý cho phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm vụ của công ty để làm sao công ty đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Trong nhiều năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế của đất nước, công ty cũng từng bước hoà nhập theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của nền kinh tế mới. Phạm vi hoạt động của công ty ngày càng được mở rộng kể cả trong và ngoài nước. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty được thực hiện theo giấy phép số 1.161.085/GP ngày 31/11/1995 của Bộ Thương mại cấp và tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty Intimex là: 30.800.000USD. Trong đó, kim ngạch xuất khẩu đạt: 10.200.000 USD và kim ngạch nhập khẩu đạt: 20.600.000USD. Có thể nói, để đạt được những thành tựu như vậy chính là sự đồng tâm hợp lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty và đường đi đúng đắn của Ban lãnh đạo, bộ máy quản lý của công ty. Hiện nay, công ty hoạt động với số vốn điều lệ: 25.040.229.868 VNĐ Vốn cố định: 4.713.927.284 VNĐ Vốn lưu động: 20.326.302.584 VNĐ Và trên các lĩnh vực chủ yếu sau: - Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông lâm hải sản, thực phẩm chế biến, tạp phẩm, thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng khác do công ty sản xuất, gia công, chế biến hoặc liên doanh, liên kết tạo ra. - Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư nguyên liệu tiêu dùng, phương tiện vận tải và cả chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất. - Tổ chức sản xuất, lắp ráp, gia công ty liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức trong và ngoài nước để sản xuất hàng xuất khẩu tiêu dùng. - Dịch vụ phục vụ người Việt nam định cư ở nước ngoài (chi trả kiều hối) kinh doanh nhà hàng, khách sạn và du lịch, bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty kinh doanh, gia công, lắp ráp. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty XNK Intimex - Hà Nội. Là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa bao gồm 8 đơn vị trực thuộc và 10 đơn vị phòng ban với tổng số lao động của công ty là 387 người. Công ty Intimex thực hiện chế độ quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty gồm có: Đứng đầu là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc là người đại diện duy nhất về tư cách pháp nhân của doanh nghiệp trước pháp luật, có quyền quyết định nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cấp trên và toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty. Giám đốc là người lãnh đạo toàn diện, phụ trách chung các công tác tổ chức, quản lý tài chính của công ty. Ngoài ra, giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và một kế toán trưởng. Các phó giám đốc công ty do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, có trách nhiệm giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Các phòng ban 1. Phòng Kinh tế tổng hợp. 2. Phòng Tài chính kế toán. 3. Phòng Tổ chức lao động tiền lương. 4. Phòng Hành chính 5. Phòng Quản trị 6. Phòng xuất nhập khẩu Có 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh: 1, 2, 3, 6, 8. Các đơn vị trực thuộc. 1. Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp - Siêu thị. 32 Lê Thái Tổ - Hà Nội. 2. Xí nghiệp thương mại dịch vụ lắp ráp xe máy. 11B Láng Hạ - Hà Nội. 3. Xí nghiệp thương mại dịch vụ XNK. Số 2 Lê Phụng Hiểu - Hà Nội. 4. Xí nghiệp may Văn Điển - Hà Nội. 5. Chi nhánh Intimex Thành phố Hồ Chí Minh. 6. Chi nhánh Intimex Thành phố Đà Nẵng. 7. Chi nhánh Intimex Thành phố Hải Phòng. 8. Chi nhánh Intimex Thành phố Đồng Nai. Các đơn vị thành viên của công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên được giám đốc công ty quy định cụ thể phù hợp với phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Bộ Thương mại. Thủ trưởng các đơn vị thành viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức, hoạt động của công ty và pháp luật Nhà nước. Nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc quy định cụ thể: Phòng kinh tế tổng hợp có chức năng tham mưu, hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý như: Kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận và một số việc chung của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là nghiên cứu, đề xuất định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo phát triển kinh doanh hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch của công ty tham dự đấu thầu, hội chợ triển lãm và quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác đối ngoại. Phòng kế toán tài chính thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước, theo định kỳ chế độ kế toán tài chính. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán thống kê, bảng biểu theo quy định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ. Chủ trương đề xuất với cấp trên về các chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty kinh doanh có hiệu quả hơn. Phòng Hành chính, Quản trị và Tổ chức lao động tiền lương: Quản lý các loại công văn, giấy tờ hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài sản, đồ dùng văn phòng của công ty, liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan tổ chức lao động để giải quyết các chính sách về lương, về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là: Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được công ty phê duyệt. Được phép uỷ thác và nhận làm uỷ thác xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hoá và bán hàng ký gửi. Tổ chức liên doanh, liên kết trong kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm thực hiện kế hoạch được giao. Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán tài chính để phòng có thể kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. 1. áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán kế toán ở công ty XNK Intimex. Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, công ty sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói... - Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, tờ khai hải quan, biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, giấy thông báo thuế, hoá đơn GTGT, tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại, các bảng kê, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. 2. Hệ thống tài khoản kế toán. Để hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, công ty sử dụng các tài khoản có trong Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - đã sửa đổi, bổ sung). Vận dụng vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty lựa chọn chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4 tuỳ theo mục đích và nhu cầu sử dụng (do công ty tự quy ước). Tài khoản 111 - tiền mặt 1111 - Tiền VNĐ (11111, 11112... - Chi tiết các ngân hàng) 1112 - Tiền mặt ngoại tệ (11121, 11122 - chi tiết các ngân hàng) Tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng 1121 - Tiền gửi VNĐ (11211, 11212... - chi tiết các ngân hàng) 1122 - Tiền gửi ngoại tệ (11221, 11222 - chi tiết các ngân hàng) Tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Tài khoản 151, 156, 157 Tài khoản 311 - Vay ngắn hạn Tài khoản 331 - Phải trả người bán (chi tiết theo đối tượng) 3312 - Hàng nhập khẩu Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu Tài khoản 3388 - Phải trả khác Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản ghi đơn 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi Tài khoản ghi đơn 007 - Nguyên tệ các loại 3. Hình thức kế toán áp dụng Công ty Intimex có nhiều đơn vị trực thuộc và có nhiều nghiệp vụ phát sinh, dùng nhiều loại chứng từ nên công ty sử dụng hình thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc cần ghi chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quĩ cuối ngày, chuyển cho kế toán quỹ. Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chứng từ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu, chi tiết căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các khoản với số đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 1 1 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 9 9 Báo cáo tài chính 7 8 Bảng cân đối tài khoản 5 6 4 2 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ quĩ  = Sơ đồ tổ chức công tác kế toán. Báo cáo kế toán chung của toàn công ty Báo cáo kế toán tại các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp Báo cáo kế toán riêng của văn phòng công ty Ghi sổ Kiểm tra Chứng Ghi sổ Kiểm tra Chứng Kiểm tra Chứng Các nghiệp vụ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp một cách riêng rẽ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ, sổ đã lập theo thứ tự thời gian, tác dụng của nó là quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót không ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ được sử dụng để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2001. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý Ngày .... tháng..... năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên đóng dấu) - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp, do có nhiều nhiệm vụ kinh tế phát sinh và tương đối phức tạp nên công ty dùng sổ cái nhiều cột, ngoài ra công ty còn dùng một số sổ thẻ chi tiết khác. 4. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Intimex là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng VietcomBank. Công ty hoàn toàn tự chủ về kinh tế, tài chính. Phòng Kế toán tài chính của công ty có chức năng quản lý, giám sát để phản ánh kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty và tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, thực hiện đúng nguyên tắc chế độ của ngành và của Nhà nước. Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng cá thể công ty và các đơn vị thành viên để lên báo cáo quyết toán toàn công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để ban giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và ra quyết định quản lý đúng đắn. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài chính của công ty được tổ chức hợp lý với 10 kế toán và một thủ quỹ. Các nhân viên trong phòng đều đã qua đào tạo chuyên ngành kế toán, có nhiều năm công tác trong ngành thương mại. Là doanh nghiệp có mạng lưới, chi nhánh ở nhiều nơi nên công ty Intimex áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, vừa thực hiện chế độ khoán doanh thu và lợi nhuận lấy thu bù chi đối với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị thành viên. Tại mỗi đơn vị thành viên đều có phòng kế toán riêng tương đối hoàn chỉnh theo dõi hạch toán hoạt động của đơn vị, lên báo cáo quyết toán nộp cho phòng kế toán của công ty theo định kỳ dưới sự hướng dẫn của kế toán trưởng. Tại văn phòng công ty có phòng kế toán trung tâm thực hiện việc tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc gửi lên, đồng thời trực tiếp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, từ đó lập báo cáo tổng hợp chung của toàn công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ lập toàn bộ các kế hoạch tài chính của công ty như kế hoạch về vốn, về chi phí lưu thông, lỗ lãi... nên các nhân viên trong phòng được sắp xếp và phân công việc một cách rõ ràng theo khối lượng công việc và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ. 1. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý tài chính trong công ty theo điều lệ kế toán trưởng Nhà nước đã ban hành. Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách chung điều hành công việc trong phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành vốn, cân đối trong toàn công ty. 2. Phó phòng kế toán giúp việc cho kế toán trưởng, điều hành và giải quyết công việc lúc kế toán trưởng đi vắng. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán định kỳ. 3. Kế toán mua hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng của công ty, bao gồm mua hàng nội địa, thành phẩm sản xuất gia công, tiếp nhận hàng nhập khẩu. 4. Kế toán bán hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty, bao gồm xuất bán cho các đơn vị trong nước, xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, bán trả góp. 5. Kế toán hàng tồn kho: theo dõi và hạch toán các hoạt động nhập khẩu và tồn kho hàng hoá, thành phẩm ở tất cả các kho của công ty. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tồn kho lấy theo số thực tế tại phòng kế toán. 6. Kế toán tài chính: theo dõi và hạch toán kế toán vốn bằng tiền, tài sản cố định, tài sản lưu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và các khoản công nợ nội bộ, thanh toán với ngân sách nhà nước và phân phối lợi nhuận. 7. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu của công ty, có trách nhiệm thu, chi số tiền trên phiếu thu, phiếu chi. Phát hiện tiền giả do khách hàng trả, nếu nhầm lẫn phải chịu trách nhiệm bồi thường. 8. Kế toán thanh toán theo dõi ngoại tệ, hàng xuất nhập khẩu nội địa, thuế và dịch vụ kiều hối. Việc lập chứng từ ban đầu, hạch toán các chứng từ và ghi chép trên các báo biểu, sổ sách kế toán được tiến hành thống nhất theo quy định chung của ngành và Nhà nước, thống kê quyết toán và lập báo cáo theo quy định hiện hành. Việc phân tích các hoạt động kinh tế tài chính của công ty tiến hành thường xuyên theo quý, tổng kết theo năm tài chính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Mọi chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ sách kế toán đều được lưu trữ trên máy vi tính của công ty và được bảo quản cẩn thận theo quy định tại các đơn vị trực thuộc có liên quan. Báo cáo kế toán tại các đơn vị thành viên Phòng kế toán công ty báo cáo kế toán toàn công ty Ghi sổ Kiểm tra Chứng từ Báo cáo kế toán riêng công ty Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán 5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tài chính ở đơn vị. Cứ ba tháng một lần, báo cáo kế toán từ các đơn vị trực thuộc được gửi đến công ty. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để sáu tháng một lần gửi lên Bộ, ban, ngành có liên quan như Bộ Tài chính, Bộ Thương mại, Cục Thống kê. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, VAT theo phương pháp khấu trừ. Ngoài các báo cáo bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành: Bảng cân đối tài sản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, công ty còn lập một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ như: báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo kiểm kê quý, năm, báo cáo quyết toán. 6. Hệ thống sổ kế toán. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ kế toán, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh doanh. Tại công ty Intimex, trước đây trong những năm đầu mới thành lập, công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Nhưng trong những năm gần đây, do yêu cầu quản lý, chứng từ ghi sổ được lựa chọn là hình thức tổ chức sổ kế toán để hạch toán kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ". Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính để giảm nhẹ sức lao động cho bộ máy kế toán. Hình thức chứng từ - ghi sổ bao gồm các loại sổ sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. (Đối với hàng hoá nhập khẩu, công ty thường dùng các sổ chi tiết và các sổ cái sau: Sổ chi tiết tài khoản 1561, 1562, 144, 1312, 3312, 3388, 1112, 1122...; Sổ cái tài khoản 1561, 1562, 3312, 1112, 1122, 333...) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ của phòng kế toán công ty như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc, sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc, sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ tài chính kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính (theo quý). Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ gốc Sổ quĩ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ K.toán chi tiết Phần II Tổ chức công tác tiền lương và khoản trích theo lương I. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương & BHXH 1. Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán, tiền lương, BHXH ở công ty XNK Intimex. a) Lao động và các loại lao động ở công ty. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là yếu tố mang tính quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có dù ít hay nhiều tuỳ thuộc theo quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Các loại lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 387 người, trong đó số công nhân trực tiếp chiếm ít và các cán bộ CNV là chủ yếu. Cụ thể ta có cơ cấu công nhân viên của công ty XNK Intimex Tổng số Trình độ Đại học Trung cấp Công nhân kỹ thuật 387 315 15 57 Trong đó: Lao động gián tiếp: 243 Lao động trực tiếp: 144 - Lực lượng lao động tại công ty chia làm 2 nhóm: + Lao động trực tiếp: Là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, trực tiếp quản lý kỹ thuật sản xuất, các công nhân sản xuất ở bộ phận xí nghiệp. + Lao động gián tiếp: Là những người làm nhiệm vụ tổ chức quản lý phòng ban, phòng kinh tế tổng hợp, phòng TCKT, phòng Tổ chức lao động tiền lương, phòng hành chính, phòng Quản trị, phòng xuất nhập khẩu và 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh 1, 2,4, 6, 8. Nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển tăng cường năng suất lao động kế toán cần hạch toán chính xác về lao động, để quản lý số lượng lao động, xí nghiệp cần sử dụng bảng chấm công và đưa vào danh sách lao động của từng đội, tổ của phòng ban theo dõi ghi từng công nhân trong tháng. Từ đó làm cơ sở để tính lương cho công nhân viên. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng là phiếu xác nhận sản lượng hàng ngày của từng người hay từng bộ phận lắp ráp. b. Tiền lương và các loại tiền lương ở công ty Intimex. * Tiền lương: Là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động, bù đắp sức lao động mà họ đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Các hình thức trả lương: Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương. + Trả lương theo thời gian: Tính cho lao động thuộc khối gián tiếp làm công tác văn phòng như: phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng hành chính, phòng quản trị, phòng XNK... + Trả lương theo sản phẩm: Đây là hình thức trả lương chính của công ty. Theo hình thức này tiền lương của công nhân viên hoàn thành theo xác nhận của khách hàng, theo năng suất lao động và của phòng quản lý ghi, theo dõi. Trả lương theo hình thức này này trả cho khối công nhân trực tiếp sản xuất ở các đội lắp ráp... Hình thức trả lương theo sản phẩm đã đảm bảo sự công bằng cho người lao động, bên cạnh đó còn khuyến khích công nhân viên làm việc có hiệu quả, tăng năng suất lao động. Hàng tháng sau khi kế toán đã tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả cho công nhân viên theo từng đối tượng sử dụng và tính toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo mẫu qui định việc lập bảng "Phân bổ tiền lương và trích BHXH" mẫu số 01/LĐTL thì mới căn cứ vào đó để trả lương cho công nhân viên một cách chính xác. c. Các khoản trích theo lương ở công ty: - Công ty thực hiện chế độ tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của Nhà nước. + BHXH: Công ty trích 20% tiền lương cơ bản phải trả cán bộ công nhân viên trong đó 15% tính vào chi phí giá thành bộ phận có liên quan còn 5% người lao động phải nộp bằng cách khấu trừ vào lương. + BHYT: trích nộp 3% tiền lương cơ bản phải trả CBCNV trong đó 2% tính vào chi phí giá thành và 1% người lao động phải nộp bằng cách khấu trừ lương. + KPCĐ: Được trích là 2% tiền lương thực tế phải trả CBCNV như vậy trong tổng số 25% trích 19% tính vào chi phí và 6% khấu trừ vào lương. 2. Vai trò của lao động tiền lương và khoản trích theo lương ở công ty: Lao động là một trong 3 yếu tố không thể ._.