Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thái Hải Hà

đảm bảo cuộc sống của người lao động cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế hội nhập, để thống nhất quản lý giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế , tài chính cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của Doanh nghiệp. Việc vận dụng một cách linh hoạt chính sách tiền lương, cơ chế trả lương trong Doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế cũng như về mặt chính trị. Xuất phát từ vai trò, ý nghĩa của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, thông qua quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thái Hải Hà, được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Phạm Thị Gái cùng các cán bộ, nhân viên phòng kế toán - tài vụ và với mong muốn được học hỏi kinh nghiệm thực tế , hoàn thiện kiến thức lý thuyết của bản thân. Em chọn đề tài “Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thái Hải Hà" làm đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận, được chia làm ba chương: Chương I : Khái quát chung về công ty Chương II : Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà Chương III : Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 1.1 Quá trình hình thành phát triển của công ty TNHH Thái Hải Hà * Giới thiệu sơ lược về công ty : Tên Công ty :Công ty TNHH Thái Hải Hà Tên giao dịch : THAI HAI HA COMPANY LIMITED Tên viết tắt : THAI HAI HA CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính : số 44 phố Vọng - Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội Xưởng sản xuất : 22/19/32 tổ 10 Thịnh Liệt – Hoàng Mai – Hà Nội Giám đốc : Lê Điềm Điện Thoại :04.2158385 FAX : 04.2158380 Email : Thaihaiha@yahoo.com * Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty: Tiền thân của công ty là hộ kinh doanh hàng vật liệu kim khí nhỏ nằm trên địa bàn huyện Thanh Trì . Khi đó hình thức sản xuất chủ yếu là kinh doanh thép hình , các loại vật tư thanh lý , phần gia công chỉ là các sản phẩm đơn giản , máy móc thiết bị sơ sài , số lượng ít , lạc hậu so với nền công nghiệp đang phát triển . Trong khi đó mọi hoạt động của các hộ kinh doanh hoàn toàn lệ thuộc vào nhu cầu rải rác của nhu cầu thị trường , các khách hàng ít , giá cả hàng hoá do thị trường quy định . Do vậy , các hộ kinh doanh thường bị động trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh , không có điều kiện phát huy hết năng lực sản xuất . Trong điều kiện và môi trường phát triển kinh tế của đất nước như vậy , cùng với yêu cầu của công tác quản lý sản xuất hợp lý , tin tưởng vào sự nghiệp đổi mới của Đảng chính sách kinh tế của nhà nước. Tin tưởng vào nghị quyết của Đảng đã xác định nền kinh tế nhiều thành phần các thành phần được bình đẳng ngang nhau . Quốc hội đã thông qua luật doanh nghiệp, từ đó hộ sản xuất nhỏ ý thức được muốn mở rộng sản xuất, muốn tăng đầu tư và hiện đại thiết bị , quy trình công nghệ thì phải đổi mới mô hình sản xuất . Với yêu cầu đổi mới hộ kinh doanh này đã nộp hồ sơ xin thành lập công ty TNHH Thái Hải Hà Công ty TNHH Thái Hải Hà được thành lập ngày 18 tháng 10 năm 1999 ,công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số :073275 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Trong đó quy định rõ ngành nghề kinh doanh chủ yếu là các mặt hàng,gia công cơ khí, dụng cụ cơ khí, vật tư, thiết bị phục vụ nhu cầu toàn nền kinh tế quốc dân như tủ văn phòng ,két bạc các loại ,cân treo …. Công ty được thành lập để huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất, kinh doanh về cơ khí và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp cho ngân sách Nhà nước, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. Hiện nay, công ty là đơn vị kinh tế thuộc loại hình vừa và nhỏ, làm ăn có hiệu quả, sản xuất ổn định, sản phẩm có uy tín và đang chiếm lĩnh thị trường. Chúng ta có thể thấy điều này qua một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trong hai năm 2005 và 2006: Số TT Năm Chỉ tiêu 2005 2006 Chênh lệch (+) % I Vốn CSH 5,368,989,398 6,949,075,666 1,580,086,268 29.4 II Doanh thu 10,139,472,800 11,742,748,100 1,603,275,300 15.8 III Chi phí 9,218,499,020 10,054,109,056 835,610,136 9.06 IV Lợi nhuận sau thuế 663,101,121 1,215,820,116 552,718,995 83.3 V Thu nhập bình quân đầu người / tháng 854,000 1,095,000 241,000 28.2 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty: 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Bộ máy của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng được phân định rõ ràng và có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong những năm qua công ty đã xây dựng được cơ chế hoạt động sản xuất trong nội bộ một cách hợp lý đó là sự phân cấp rõ ràng về chức trách quyền hạn của các đơn vị nội bộ - các phân xưởng .Phát huy một cách triệt để để tính chủ động , tích cực trong hoạt động sản xuất đặc biệt là các vấn đề , khai thác thị trường , tổ chức sản xuất . Cụ thể hàng năm , giám đốc , các phó giám đốc giao kế hoạch cho phân xưởng , các đội về công tác chi tiêu , tài chính cơ bản , xây dựng cho công ty các chỉ tiêu doanh thu, thuế trích nộp , chi phí quản lý , lợi nhuận , khấu hao , quỹ lương, hàng tháng tuỳ theo khối lượng các công trình , ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kỹ thuật , từ đây giao xuống các phân xưởng , tổ đội ; các phân xưởng ,các tổ đội có kế hoạch xây dựng phân phối bố trí lao động hợp lý . Tất cả các vấn đề liên quan đến ký kết hợp đồng , xử lý các vấn đề liên quan đến sản xuất hợp lý kinh doanh , khen thưởng, kỷ luật đều do ban giám đốc quyết định. Phụ trách kế toán của công ty tổ chức KT theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước, chịu trách nhiệm đảm bảo vốn và luân chuyển vốn kinh doanh. Có thể nói cơ cấu tổ chức và sự phân cấp quản lý nói trên hoàn toàn phù hợp với sự sống còn của công ty có quy mô sản xuất vừa và nhỏ như công ty TNHH Thái Hải Hà điều này cũng hoàn toàn phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay . Các phòng ban có chức năng quản lý và phục vụ cho toàn công ty là toàn tổ chức hành chính bảo vệ , phòng kỹ thuật , phòng kinh doanh , phòng kế hoạch vật tư , phòng kế toán . Để đảm bảo quá trình hoạt động của công ty đã tổ chức quản lý hợp đồng sản xuất của kinh doanh theo mô hình trực tuyến đứng đầu là Giám đốc công ty là người trực tiếp điều hành các hoạt động phòng ban. Bộ máy quản lý Công ty TNHH Thái Hải Hà: - Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, đại diện công ty khi quan hệ với các cơ quan pháp luật của nhà nước. - Phó giám đốc kỹ thuật giúp đỡ giám đốc trong việc điều hành toàn bộ quá trình sản xuất và kiểm tra kỹ thuật sản phẩm. - Phó giám đốc kinh doanh giúp đỡ giám đốc chỉ đạo công tác maketing, khai thác thị trường và giải quyết các công việc thay giám đốc khi có uỷ quyền Ngoài ra còn có các phòng ban nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc: - Phòng Tổ chức - Hành chính: giúp ban giám đốc sắp xếp tổ chức nhân lực trong công ty, tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện chính sách chế độ đối với người lao động, bảo vệ an ninh trong công ty. - Phòng Kế toán - Tài chính: chịu trách nhiệm thực hiện việc quản lý tài chính của công ty và hướng dẫn thực hiện chế độ tài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc, tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty, thực hiện các quy định của Nhà nước về tài chính - kế toán. - Phòng Kế hoạch - Vật tư: chịu trách nhiệm lập kế hoạch và cung ứng vật tư cho kịp tiến độ sản xuất, theo dõi tình hình sản xuất. - Phòng Kỹ thuật: chịu trách nhiệm theo dõi kiểm tra, giám sát về kỹ thuật; kiểm tra máy móc, thiết bị trước khi xuất kho; lập quy trình công nghệ, nghiên cứu công nghệ mới, thiết kế sản phẩm mới, xây dựng định mức lao động đối với sx trực tiếp. - Phòng Kinh doanh tham mưu cho giám đốc về các chính sách tiêu thụ sản phẩm, tổ chức tiêu thụ sản phẩm của công ty, thu thập thông tin thị trường, ký kết các hợp đồng bán hàng. - Các phân xưởng sản xuất : đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm làm ra ,sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao . Dưới đây là mô hình sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Hải Hà : SƠ ĐỒ SỐ 1 : Sơ đồ bộ máy quản lý Giám Đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Các Phân XưởngSản Xuất Phòng.Kinh Doanh Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế HoạchVật Tư Phòng Tổ Chức-Hành Chính Cửa hàng 2 Cửa hàng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Phân xưởng 3 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Thái Hải Hà: Công ty TNHH Thái Hải Hà là công ty chuyên sản xuất, chế tạo , tiêu thụ ,gia công cơ khí, dụng cụ cơ khí, vật tư, thiết bị để phục vụ nhu cầu toàn nền kinh tế quốc dân.. Công ty là một đơn vị kinh tế vừa mang tính chất sản xuất vừa mang tính chất thương mại . Các sản phẩm mà công ty đã và đang sản xuất , thiết kế và xây dựng chính xác , chế tạo dựa trên những công nghệ hàng đầu và ứng dụng thực tiễn trong sản xuất và sinh hoạt Với quá trình tích luỹ những kinh nghiệm và từng bước hoàn thiện xây dựng quy mô sản xuất . Công ty đã quyết định tập trung vào lĩnh vực kinh doanh xây dựng và gia công sản xuất sản phẩm cơ khí . Phục vụ thị trường trong nước , cải tiến mẫu mã nâng cao chất lượng sản phẩm , giảm tối thiểu chi phí sản xuất cho phép đẩy mạnh quảng cáo , tìm hiểu thị trường . Để làm được điều đó , công ty đã mạnh dạn đầu tư nâng cao thiết bị vào dây truyền máy móc , thiết bị công nghệ bằng nguồn vốn tự có và vay ngân hàng . Cụ thể , năm 2000 mới chỉ có 3 máy cắt tôn IK12, năm 2001 số vốn đầu tư là 500 triệu , đến năm 2004 số vốn đầu tư cho máy móc thiết bị lên tới 5 tỉ đồng , đến cuối năm 2006 tổng số vốn đầu tư là 8,5 tỉ trong đó máy móc thiết bị là 6,3 tỉ để mua mới và nâng cấp hệ thống máy móc . Hiện nay công ty đã trang bị được một hệ thống máy móc hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng như máy khoan, máy tiện, đột dập , sấn , hàn , phay , máy là tôn, máy cắt hơi , cắt góc …. đảm bảo thời gian và chất lượng . Ngoài ra công ty còn tập trung và đầu tư chiếm dụng con người vì yếu tố con người có kỹ thuật , có tay nghề là đảm bảo cho sản phẩm đạt chất lượng cao , có mỹ thuật và đa dạng đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Năm đầu mới thành lập có 15 lao động bao gồm cả lãnh đạo . Đến nay sau 7 năm hoạt động số lao động làm việc tại công ty lên tới 146 người . Đáp ứng được trình độ chuyên môn kỹ thuật tay nghề , có khả năng đảm nhận hoàn thành các công trình , sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Chất lượng cán bộ của công ty như sau : 15% đạt trình độ Đại học , cao đẳng ; 17,5% đạt trình độ trung học chuyên nghiệp ; 18% công nhân có tay nghề bậc 5/7 . Còn lại là lao động phổ thông . Độ tuổi trung bình là 27 tuổi ; để đạt được chất lượng cán bộ kỹ thuật , công nhân lành nghề được tuyển dụng thông qua các trường dạy nghề , các trung tâm giới thiệu việc làm . Có thể nói sau khi thay đổi cơ chế quản lý hoạt động , có sự định hướng đúng đắn , sản xuất ngày càng cao đạt hiệu quả và có uy tín trên thị trường , quy mô sản xuất ngày càng mở rộng , với hàng trăm công trình trong năm . Hiện nay mặt hàng chủ yếu của công ty là sản xuất các mặt hàng kết cấu các loại như tủ văn phòng ,ván khuôn khung nhà kiểu ZAMIL các loại vật tư sản phẩm khác phục vụ chế tạo các loại máy : máy ép cọc thuỷ lực , máy là tôn , máy ép phoi . Sản phẩm của công ty được sản xúât ra đời với chất lượng ngày càng cao , phong phú ; chính xác đáp ứng đầy đủ những đòi hỏi khắt khe của khách hàng trong cả nước. Chế tạo gia công cơ khí là ngành sản xuất vật chất, mang tính chất công nghiệp có những đặc điểm riêng biệt . Sự khác biệt đó có những ảnh hưởng lớn đến công tác quản lí trong đơn vị về tổ chức sản xuất thì phương thức nhận theo đơn đặt hàng đã trở thành phương thức chủ yếu . Sản phẩm của công ty mang những nét đặc trưng của ngành cơ khí , chế tạo. Cơ khí là những sản phẩm có đặc điểm đòi hỏi kĩ thuật máy móc đầy đủ , công nhân lành nghề, sản xuất nhiều mặt hàng Việc sản xuất và xây dựng chế tạo ở công ty dưạ trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng. Phòng Kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng sau đó chuẩn bị vật tư và chuyển nội dung hợp đồng cho phòng kĩ thuật Phòng kĩ thuật căn cứ theo yêu cầu của khách hàng tiến hành tổ chức thực hiện triển khai bóc tách công việc chi tiết xuống từng phân xưởng . Các phân xưởng căn cứ vào định mức vật tư của từng công trình , sản phẩm ; căn cứ vào yêu cầu kĩ thuật để đảm bảo cho chất lượng thực tế của sản phẩm do phòng kĩ thuật lập để tiến hành sản xuất . 1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán : 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh của Công ty. Bộ máy này có nhiệm vụ: tổ chức, thực hiện, kiểm tra toàn bộ thông tin kinh tế của các bộ phận trong Công ty, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính theo đúng quy định. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Bộ phận kế toán ở công ty trực tiếp theo dõi và hạch toán những phần việc nắm chắc tình hình tài chính về vốn , về tài sản của công ty. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính cho từng tháng , quý - Theo dõi công tác quản lý tài sản Tính giá thành thực tế các mặt hàng Công tác bán hàng và giao dịch Theo dõi đối chiếu công nợ Các chi phí quản lý của công ty…. Tổng hợp các số liệu ở các đơn vị nội bộ và phần phát sinh ở khối văn phòng hay phòng kĩ thuật - tài chính lập báo cáo chung của toàn công ty. SƠ ĐỒ SỐ 2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (Phụ trách chung) Thủ Quỹ Kế toán vật tư Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán thanh toán Ngân hàng và tiêu thụ Kế toán TSCĐ tính giá thành công nợ Phòng kế toán - tài vụ gồm có 5 cán bộ có trình độ chuyên môn cao. Trong đó, 3 cán bộ có trình độ Đại học; 2 cán bộ có trình độ trung cấp. Dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng mỗi kế toán viên phụ trách một khâu kế toán: - Kế toán trưởng: phụ trách các bộ phận dưới quyền, theo dõi tính hình tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của Công ty. - Phó phòng kế toán: phụ trách mảng kế toán tiền lương và BHXH có nhiệm vụ tính toán tiền lương trên cơ sở định mức lao động đã được duyệt, phân bổ chính xác chi phí về tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan. - Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình Nhập-xuất -tồn kho nguyên, nhiên vật liệu , phụ tùng thay thế…Kế toán vật tư theo dõi chi tiết từng loại vật tư cuối tháng tính tiền bảo quản vật tư xuất dùng trong kỳ và lập bảng tổng hợp ghi có cho các TK nguyên vật liệu, CCDC, chuyển qua cho KT tổng hợp, KT trưởng của Công ty. - Bộ phận kế toán thanh toán ngân hàng, tiêu thụ sản phẩm thống kê tổng hợp, có nhiệm vụ thanh toán chuyển khoản, quản lý vốn tại Ngân hàng, ghi sổ thanh toán cho khách hàng và chủ nợ. - Bộ phận kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định thường xuyên, tổng hợp và tính giá thành sản phẩm, kế toán công nợ. - Bộ phận thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thu chi khi khách hàng mang nộp, chi tiền khi có chứng từ chi do giám đốc duyệt. 1.3.2 Hình thức kế toán và các loại sổ sách: * Hình thức kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, Công ty TNHH Thái Hải Hà tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký - Chứng từ”. Hình thức này có ưu điểm là gọn, nhẹ, yêu cầu trình độ kế toán của các nhân viên cao, song khó áp dụng máy vi tính vào trong công tác kế toán. * Các loại sổ sách được áp dụng: - Sổ Nhật ký - chứng từ: là sổ kế toán chủ yếu được mở theo bên Có của các tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Bảng kê: được sử dụng trong trường hợp khi yêu cầu hạch toán chi tiết không thể kết hợp trên sổ nhật ký chứng từ được. - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả một năm để phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản. - Các sổ kế toán chi tiết. - Bảng phân bổ. * Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - chứng từ: SƠ ĐỒ SỐ 3 : Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Bảng kê NK - CT Sổ chi tiết Bảng phân bổ Ghi chú: : Ghi hàng ngày; : Ghi cuối tháng; : Đối chiếu, kiểm tra Chương II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 2.1. Đặc điểm về lao động ,tiền lương và yêu cầu quản lý quỹ lương 2.1.1. Đặc điểm về lao động Trong điều kiện hiện nay việc quản lý lao động có ý nghĩa rất to lớn, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa người lao động với tư liệu lao động, góp phần tăng năng suất lao động, mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho Doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty luôn cố gắng ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động cho phù hợp với nền kinh tế thị trường. Việc quản lý nguồn lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn. Giải quyết tốt mối quan hệ giữa người lao động, tư liệu lao động và môi trường lao động sẽ góp phần tăng năng suất lao động mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty đã ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động sao cho hợp lý và đạt hiệu quả công việc cao hơn. Công ty TNHH Thái Hải Hà là công ty có khối lượng công việc , mô hình sản xuất thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản phẩm sản xuất ra mang tính đặc thù nên quản lý nguồn lao động của Công ty được phân loại như sau: Hiện nay, toàn bộ Công ty có 146 cán bộ công nhân viên, trong đó: 25 người thuộc bộ phận quản lý. 121 người thuộc lao động trực tiếp. - Bộ phận phòng ban gồm 5 phòng: Phòng Kế toán - Tài vụ; Phòng Kế hoạch - Vật tư; Phòng Kinh Doanh; Phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Kỹ thuật. - Bộ phận sản xuất gồm: Phân xưởng I; Phân xưởng II; Phân xưởng III Dựa vào đặc điểm sản xuất, tình hình kinh doanh của Công ty, ban giám đốc và phòng tổ chức nhân sự đã chỉ đạo sắp xếp, bố trí công việc cho từng người, sắp xếp lao động theo yêu cầu dây chuyền sản xuất, đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ từ khâu đầu đến khâu cuối, nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm và góp phần tăng doanh lợi cho Công ty. Số lao động của công ty luôn được phản ánh kịp thời ,đầy đủ ,luôn được theo dõi chặt chẽ trên sổ danh sách lao động của công ty do phòng hành chính-tổ chức lập và quản lý dựa trên các chứng từ ban đầu như quyết định tuyển dụng ,hợp đồng lao động quyết định chấm dứt hợp đồng lao động… Sổ danh sách lao động là cơ sở ban đầu cho việc tính ra quỹ lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động . Tuy nhiên để tính ra được số liệu cụ thể ta phải quản lý chính xác thời gian lao động thực tế của từng nhân viên trong công ty.Công ty sử dụng bảng chấm công để ghi chép thời gian thực tế làm việc , nghỉ việc , vắng mặt của từng lao động trong cả tháng .Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban ,từng phân xưởng sản xuất .Như vậy bảng chấm công là căn cứ cụ thể để tính lương ,tính thưởng cho từng lao động và tổng hợp thời gian lao động của toàn công ty . PHÂN LOẠI LAO ĐỘNG : Biểu 1 – B01 LOẠI LAO ĐỘNG SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG SO SÁNH % *Bộ phận gián tiếp *Công nhân trực tiếp sản xuất 25 121 17,12% 82,88% Toàn công ty 146 2.1.2. Đặc điểm về tiền lương và quản lý tiền lương ở công ty: 2.1.2.1. Đặc điẻm về tiền lương , quỹ lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà Tiền lương chính là số tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho người lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức lao động Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác Tiền lương, Ban giám đốc , các phòng ban ngay từ khi Công ty đi vào hoạt động đã xây dựng hệ thống Tiền lương phù hợp đảm bảo cuộc sống ổn định cho người lao động. Đối với cán bộ quản lý ,khối văn phòng công ty tiến hành trả lương theo thang lương , bảng lương do nhà nước quy định. Theo quy định đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh. Các doanh nghiệp không áp dụng hệ thống thang lương , bảng lương do nhà nước quy định ban hành. Công nhân trực tiếp sản xuất tại công ty được trả lương theo thoả thuận của người lao động với đại diện công ty (thể hiện trong ký kết Hợp đồng lao động với Ban giám đốc). Mức lương thoả thuận ghi trong Hợp đồng lao động nhưng luôn được đảm bảo ít nhất bằng mức lương theo nghề hoặc công việc quy định của Nhà nước. BẢNG TỔNG HỢP MỨC LƯƠNG THOẢ THUẬN CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ NĂM 2007 (BIỂU 2-B02) CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ Biểu 2 – B02 44 Phố Vọng - Đống Đa – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP MỨC LƯƠNG THỎA THUẬN NĂM 2007 STT Họ và tên Đơn vị Chức vụ Mức lương thỏa thuận 1 Quách Hoàng Anh Phân xưởng 1 Tổ Trưởng 1,350,000 đ/tháng 2 Mai Văn Tú Phân xưởng 1 CNhân 1,000,000 đ/tháng 3 Nguyễn Mạnh Hải Phân xưởng 1 CNhân 900,000 đ/tháng 4 Cao Bá Đạt Phân xưởng 1 CNhân 900,000 đ/tháng 5 Lê Văn Hiếu Phân xưởng 1 CNhân 850,000 đ/tháng 6 Nguyễn Thanh Sơn Phân xưởng 1 CNhân 870,000 đ/tháng 7 Nguyễn Hải Nam Phân xưởng 1 CNhân 820,000 đ/tháng 8 … … … GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP (Ký,họ tên,đóng dấu) (Ký và ghi rõ họ tên) Tại Công ty ngay khi bắt đầu vào làm việc, tại Hợp đồng lao động Công ty và người lao động đã thoả thuận một mức lương . Chế độ trả lương theo công việc mà người lao động phụ trách cộng với trình độ chuyên môn và bằng cấp đào tạo. Việc quy định phân phối Tiền lương cho từng bộ phận cá nhân người lao động theo quy chế phụ thuộc vào năng suất, chất lượng hiệu quả làm việc, công tác của từng bộ phận người lao động, không phân phối bình quân. Đối với người lao động có trình độ chuyên môn cao như kỹ sư, cử nhân hay thợ bậc cao có kỹ thuật giỏi, giữ vai trò và đóng góp quan trọng cho việc hình thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì mức Tiền lương và thu nhập phải được trả tương ứng. Chênh lệch về Tiền lương và thu nhập giữa lao động phục vụ giản đơn với lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, giỏi trong nội bộ Công ty luôn được xem xét và quy định cho phù hợp. Bằng việc thực hiện đầy đủ các thông tư nghị định mới quy định về Tiền lương như thông tư số 13/2003/TT-BLĐTBXH - hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định 114/2002 của Chính phủ về Tiền lương đối với lao đông làm việc trong doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp; Thông tư số 04/2003/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện điều chỉnh lương và phụ cấp; Hay Nghị định số 03/2003/NĐ-CP về việc điều chỉnh Tiền lương, trợ cấp và đổi mới một bước cơ chế Tiền lương hay những quy định thông báo của Công ty về mức thưởng, lương… Hiện nay công ty TNHH Thái Hải Hà đã xây dựng được thang lương cấp bậc hợp lý, phù hợp với mức tăng trong đời sống sinh hoạt, bước đầu đảm bảo cuộc sống của cán bộ công nhân viên. Ngoài mức lương cấp bậc,mức lương thoả thuận được hưởng theo quy định, các cán bộ công nhân viên Công ty còn được hưởng hệ số lương riêng của Công ty dựa trên cấp bậc chức vụ công việc đang làm và định mức công việc được giao. Đó là: Phụ cấp trách nhiệm: Được tính trên mặt bằng lương tối thiểu của Công ty, hưởng phụ cấp trách nhiệm theo hệ số trách nhiệm và ngày công trực tiếp công tác. - Phụ cấp điện thoại : Giám đốc , trưởng phòng kinh doanh : 250.000 đồng/tháng Các Trưởng phòng khác , nhân viên kinh doanh : 150.000 đồng/tháng Cụ thể quy định hệ số phụ cấp trách nhiệm tại Công ty TNHH Thái Hải Hà như sau : Ktn Chức danh , bộ phận 0,35 Giám đốc 0,3 Phó Giám đốc 0,25 Trưởng phòng 0,2 Quản đốc 0,1 Tổ trưởng - Phụ cấp khác :chính là khoản các khoản hiểm trả thay lương của Công ty đối với người lao động - Phụ cấp ăn ca : 150,000 đồng/tháng - Trả lương cho các trường hợp khác: Trong trường hợp phải ngừng việc do khách quan như mất điện, máy hỏng người lao đông được trả 50% lương ( Phải có biên bản và có xác nhận của phòng kỹ thuật, có Giám đốc duyệt mới được thanh toán lương). Nhưng trên thực tế trường hợp ngừng sản xuất do khách quan là rất hiếm khi xảy ra và để khích lệ nhân viên công ty áp dụng : vẫn thanh toán 100% lương cho những trường hợp tạm ngừng sản xuất trong vòng 24 giờ do lý do khách quan.Những trường hợp nhân viên nghỉ việc 1 ngày có lý do chính đáng công ty không tiến hành trừ lương Người lao động làm đủ ngày công, đủ định mức nhưng do bản thân tự nguyện làm thêm giờ thì số giờ làm thêm đó được tính như ngày đi làm bình thường có hưởng Hệ số của Công ty( 150 %* ĐG lương) Ngoài ra còn có các loại tiền thưởng cho nhân viên hay tiến độ sản xuất của các phân xưởng tuỳ theo tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng hình thức khen thưởng : Thưởng tiến độ với những phân xưởng , tổ đội hoàn thành đúng tiến độ được giao mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt thì tuỳ thuộc mức độ sẽ được thưởng từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng . Hình thức khen thưởng này được thanh toán thưởng chung cho cả phân xưởng,tổ đội . Thường khoản này được đưa vào quỹ hoạt động chung của phân xưởng (liên hoan ,bồi dưỡng,tạo quỹ hoạt động ...) nên ta sẽ không xét tới ở đây . 2.1.2.2. Hình thức trả lương tai công ty TNHH Thái Hải Hà: Công ty hiện đang áp dụng hình thức trả lương cơ bản đó là: hình thức trả lương theo thời gian Trả lương theo thời gian: -Hình thức Tiền lương theo thời gian ( theo tháng) áp dụng cho tất cả các cán bộ công nhân trong công ty . Các cán bộ quản lý , các cán bộ phòng ban trong Công ty gồm các cán bộ công nhân viên văn phòng, lực lượng lao động gián tiếp - những người làm công tác quản lý các phân xưởng, công tác hỗ trợ cho hoạt động sản xuất của Công ty.. Cơ sở để tính trả lương là “Bảng chấm công” được ghi hàng ngày, cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công rồi chuyển lên phòng tổ chức-hành chính kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để chuyển phòng Tài chính – Kế toán tính lương và bảo hiểm xã hội cho từng công nhân viên. Công ty sử dụng công thức sau: Mức lương TG của 1 CNV = Lương cơ bản x Hệ số cấp bậc công việc 26 ngày theo chế độ x Số ngày làm việc thực tế Trong đó: Lương cơ bản là :450.000đ Lương lễ, phép được hưởng bằng 100% lương cấp bậc công việc. Thời gian đi họp vẫn tính vào công làm việc thực tế. Còn đối với công nhân trực tiếp sản xuất công ty vẫn trả lương thời gian (lương tháng) 26 công/tháng . Mức lương này được thỏa thuận giữa ban lãnh đạo công ty và người lao động ngay từ khi ký hợp đồng lao động ban đầu . Cơ sở để tính lương vẫn là Bảng chấm công được ghi hàng ngày , cuối tháng người chấm công chuyển lên phòng Tổ chức – hành chính kiểm tra đối chiếu quy ra công rồi lập Bảng thanh toán lương chuyển cho kế toán lương phòng tài chính kế toán . 2.1.2.3 Yêu cầu quản lý quỹ lương : Doanh nghiệp có thể dùng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích nhân viên tích cực lao động ,tăng năng suất lao động .Muốn vậy doanh nghiệp phải đảm bảo tính lương đúng , đủ , công bằng cho mỗi lao động. Đối với doanh nghiệp khoản tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cầu thành nên giá trị sản phẩm , dịch vụ của doanh nghiệp vì vậy doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động sao cho có hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí tiền lương. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương tạo ra cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác để đưa ra biện pháp hạ giá thành sản phẩm.. SƠ ĐỒ SỐ 5 : Bảng chấm công Thủ quỹ phát tiền Kế toán tổng hợp Lưu chứng từ Giám đốc duyệt chi Phòng kế toán tài vụ Phòng Tổ chức Hành chính Bảng thanh toán tiền lương ở mỗi đơn vị * Quy trình công tác hạch toán lao động tiền lương tại Công ty: 2.2 Hạch toán tiền lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà 2.2.1 Hạch toán tiền lương cho nhân viên (Bộ phận gián tiếp) : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán đều phải lập và phản ánh vào chứng từ kế toán. Hạch toán lao động bao gồm việc hạch toán tình hình sử dụng số lượng lao động, hạch toán kết quả lao động. Tổ chức tốt hạch toán lao động giúp cho doanh nghiệp có những tài liệu đúng đắn, chính xác để kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động- Các hạch toán này đều được lập chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động đúng chế độ nhà nước đã ban hành cũng như những quy định của doanh nghiệp đã đề ra. Là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán Tiền lương cho công nhân viên. Chứng từ chủ yếu bao gồm: : Bảng chấm công, , Bảng thanh toán tiền lương , phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động… Công tác hạch toán tiền lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà được thực hiện lần lượt qua các bước sau : Các phòng ban lập bảng chấm công để theo dõi thời gian lao động thực tế của từng nhân viên trong tháng . Cuối tháng chuyển bảng chấm công qua phòng tổ chức – hành chính .Đối với các phân xưởng các tổ trưởng khi lập xong bảng chấm công phải chuyển quản đốc phân xưởng xác nhận sau đó chuyển lên phòng tổ chức – hành chính Tại phòng tổ chức hành chính ,nhân viên phụ trách tiền lương căn cứ vào bảng chấm công và các quy định về tiền lương về tiền lương ,các quy định về phụ cấp ,các quy định về định mức hoàn thành công việc …tính ra tiền lương phải trả cho từng lao động và vào bảng thanh toán tiền lương rồi chuyển sang phòng tài chính kế toán để thực hiện chi trả. Mỗi phòng ban , mỗi phân xưởng được lập 1 bảng thanh toán riêng. Kế toán tiền lương tiến hành định khoản và vào sổ chi tiết TK 334 , 338 .Mỗi phòng ban ,phân xuởng mở 1 sổ chi tiết Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt ,kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi chuyển cho thủ thực hiệ._.