Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty Sứ Thanh Trì

đã sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau. Trong đó, kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu được trong hệ thống các công cụ quản lý sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý lao động tiền lương nói riêng. Thật vậy, tổ chức hạch toán lao động tiền lương hỗ trợ cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác. Bảo đảm việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội theo đúng chế độ của Nhà nước ban hành, kích thích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương sẽ là tiền đề cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. Dựa vào đó ban lãnh đạo sẽ đề ra được các biện pháp phù hợp với sự phát triển sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp mình. Để gắn liền lý luận với thực tiễn, sau khi học xong lý thuyết nhà trường đã tổ chức cho chúng em đi thực tập để tìm hiểu thực tế tại các doanh nghiệp nhằm nắm được một số công việc chủ yếu của cán bộ quản lý lao động tiền lương. Vận hành trong cơ chế thị trường, Công ty Sứ Thanh Trì - một doanh nghiệp Nhà nước- cũng chịu sự tác động của các quy luật kinh tế thị trường. Nhưng với sự nhạy bén, năng động và hoạt động có hiệu quả, Công ty đã được đánh giá là một doanh nghiệp thành công. Trong những năm vừa qua, Công ty đã đạt được một vị trí vững vàng trên thương trường và chiếm được lòng tin của người tiêu dùng trong nước cũng như quốc tế. Mặt khác, Công ty Sứ Thanh Trì đã tạo được một môi trường làm việc rất tốt cho cán bộ công nhân viên. Công ty rất quan tâm đến quyền lợi người lao động và thường xuyên chăm lo đến đời sống của anh em trong Công ty. Để đảm bảo công bằng cho người lao động, Công ty đã thiết lập một chế độ chính sách tiền lương tương đối hợp lý cho cán bộ công nhân viên trong Công ty dựa trên chính sách tiền lương của Nhà nước. Mặt khác, công tác quản lý, tổ chức lao động tiền lương đã thực sự trở thành một trong những khâu trung tâm của công tác kế toán của Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Sứ Thanh Trì, kết hợp những kiến thức đã học với thực tiễn quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty em đã hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp với chủ đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương”. Phần 1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty sứ thanh trì 1. Đặc điểm chung của công ty sứ Thanh Trì 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty sứ Thanh Trì Công ty sứ Thanh Trì có nguồn gốc hình thành từ một cơ sở sản xuất nhỏ của tư nhân chuyên sản xuất bát đĩa. Sau khi được tiếp quản thành xí nghiệp quốc doanh, Công ty đã tồn tại và phát triển qua nhiều giai đoạn. * Giai đoạn từ năm 1961 đến 1987 Tháng 3 năm 1961, xưởng gạch Thanh Trì được thành lập (sau đổi tên thành xí nghiệp gạch Thanh Trì) với nhiệm vụ sản xuất các loại gạch lá nem, gạch chịu lửa cấp thấp, gạch lát vỉa hè, ống sành, ... với sản lượng rất nhỏ, khoảng một vài trăm ngàn viên mỗi loại. Năm 1980, xí nghiệp được đổi tên thành Nhà máy sành sứ xây dựng Thanh Trì và bắt đầu đi vào sản xuất các sản phẩm gốm sứ có tráng men. Sản lượng sản phẩm trong những năm 1980 như sau: - Gạch chịu axit: 100.000 - 470.000 viên/ năm - Gạch men sứ: 11.000 - 110.000 viên/ năm - ống sành: 41.000 - 42.000 chiếc/ năm - Sứ vệ sinh: 200 - 500 chiếc/ năm - Tổng khối lượng hàng năm khoảng 80 tấn với số cán bộ CNV 250 người. Trong giai đoạn này, men kính và một số sản phẩm vệ sinh cấp thấp (faiance) do sản xuất dàn trải qua nhều mặt hàng, công nghệ bị chắp vá tuỳ tiện nên hầu hết các sản phẩm đều có phẩm cấp thấp ở dạng sành, độ hút nước lớn hơn 12%, chất lượng kém, mẫu mã đơn điệu. Tuy nhiên, do cơ chế bao cấp và sản lượng rất nhỏ bé nên vẫn tiêu thụ hết sản phẩm. * Giai đoạn 1988 - 1991: Thời gian này, Nhà nước bắt đầu chuyển đổi cơ chế quản lý trong khi đó Nhà máy vẫn còn làm ăn theo lối cũ nên sản phẩm làm ra không có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trong và ngoài nước. Chi phí sản xuất lớn song song với việc sản phẩm có chất lượng kém, nên số sản phẩm tồn kho là rất nhiều. Từ những lý do này đã dẫn đến chỗ Nhà máy không thể tiếp tục sản xuất và hơn một nửa công nhân không có việc làm. * Giai đoạn 1992 - 2000 - Lãnh đạo Bộ xây dựng và Liên hiệp các xí nghiệp thuỷ tinh và gốm xây dựng (nay là Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng) đã kịp thời nhận thấy vấn đề và có hướng xử lý cương quyết nhằm đưa Nhà máy thoát khỏi tình trạng bế tắc. Bên cạnh việc bố trí lại nhân sự, Nhà máy đã được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty. Cụ thể là bằng những cố gắng hết mình, tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty đã từng bước vượt qua mọi khó khăn, thử thách để trụ vững và phát triển, được Nhà nước cho phép thành lập lại doanh nghiệp. - Nhìn thấy trước nhu cầu ngày càng tăng về sứ vệ sinh, năm 1994, Công ty đã thực hiện dự án đầu tư dây chuyền sản xuất sứ vệ sinh với công nghệ và thiết bị đồng bộ của Italy có công suất thiết kế là 75.000 sp/ năm, với tổng số vốn đầu tư trên 34 tỷ đồng VN. Dây chuyền này đi vào hoạt động đã cho ra đời các sản phẩm sứ vệ sinh cao cấp đạt tiêu chuẩn Châu Âu. Với ý thức tiết kiệm, tận dụng hết năng lực của từng công đoạn, kết hợp với sự sáng tạo trên cơ sở khoa học của tập thể cán bộ CNV trong Công ty đã nâng công suất lên 100.000 sp/ năm, bằng 133% công suất thiết kế. - Từ tháng 5/1996 đến tháng 4/1997, Công ty đã thực hiện đầu tư lần 2, cải tạo và mở rộng dây chuyền sản xuất số 1 - dây chuyền được xây dựng năm 1992 - nâng công suất từ 100.000 sp/ năm lên 400.000 sp/ năm, với các thiết bị máy móc chủ yếu được nhập từ Italy, Anh, Mỹ. Tổng số vốn đầu tư của Công ty đã lên đến gần 100 tỷ đồng VN. - Công ty còn liên kết với xí nghiệp vật liệu xây dựng Việt Trì, xây dựng và đưa vào sản xuất thành công một dây chuyền công nghệ sản xuất sứ vệ sinh có công suất từ 100.000 sp/ năm. Sản phẩm làm ra được mang nhẵn hiệu Viglacera. * Kết quả hoạt động SXKD của Công ty trong những năm gần đây Do đổi mới toàn bộ dây chuyền công nghệ nên Công ty sứ Thanh Trì từ việc chỉ sản xuất ra được các loại sản phẩm có chất lượng kém, nay Công ty đã sản xuất ra được rất nhiều loại sản phẩm có chất lượng cao với đủ mẫu mã, mầu sắc. Viglacera thực sự đã đáp ứng được một phần nhu cầu của thị trường. Sản phẩm của Công ty không chỉ có mặt ở thị trường trong nước mà còn có mặt ở khắp các quốc gia trên thế giới, như thị trường của Nga, Italy, Pháp, Isaren... đặc biệt là thị trường Nhật Bản - “một khách hàng khó tính” - nhưng đã chấp nhận mặt hàng của Công ty. Về công tác tiêu thụ: Công ty có một mạng lưới các cửa hàng, đại lý tiêu thụ sản phẩm ở hầu hết các miền của đất nước, kéo dài từ Bắc đến Đà Nẵng trở vào TP Hồ Chí Minh, với hơn 1.400 đơn vị. Hiện nay sản phẩm sứ vệ sinh của Công ty chiếm khoảng 40% thị trường nội địa và ngày càng mở rộng xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Sản phẩm mang nhãn hiệu Viglacera của Công ty đã nhiều lần giành danh hiệu TOPTEN về sản phẩm vật liệu xây dựng và đạt nhiều huy chương vàng trong các kỳ hội trợ triển lãm. Song, tháng 7/2003 Việt Nam chính thức gia nhập AFTA, nên hàng rào thuế quan đối với các hàng nhập khẩu được cắt giảm. Chính điều này đã tạo điều kiện cho các sản phẩm sứ nói riêng và các sản phẩm khác nói chung ở các nước trong khu vực ồ ạt kéo vào nước ta cho nên việc tiêu thụ sứ tại Công ty trong năm 2003 đã bị chững lại. Tuy nhiên, dưới sự lãnh đạo của Tổng Công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng, cùng với sự nỗ lực của chính bản thân tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty sứ Thanh Trì đã từng bước tháo gỡ để có thể vượt qua rào cản của quy luật thị trường, đưa hoạt động SXKD có lãi và hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch SXKD năm 2003. Biểu 1 - Kết quả hoạt động SXKD của Công ty sứ Thanh Trì (2002 - 2003) TT Chỉ tiêu Đvt Thực hiện năm 2002 Kế hoạch năm 2003 Thực hiện năm 2003 Tỷ lệ % so với: TH 02 KH 03 I Giá trị tổng sản lượng Trđ 106.100,0 110.175,8 112.236,97 105,8 101,9 1 Giá trị sx CN Trđ 85.458,97 88.700,0 89.346,5 104,5 100,7 2 Giá trị khác Trđ 20.641,03 21.475,8 22.890,47 110,9 104 II Sản lượng sx sp 558.827,0 560.000,0 560.368,0 100,3 100,1 1 Tiêu thụ sp 582.543,0 570.000,0 574.000,0 98,5 100,7 2 Tồn kho Sp 52.315,0 42.315,0 38.683,0 73,9 91,4 III Doanh thu Trđ 115.039,4 111.000,0 112.563,1 97,8 101,4 1 D.Thu sx CN Trđ 91.027,0 92.000,0 91.735,2 100,8 99,7 2 Doanh thu ạ Tr.đ 24.012,4 19.000,0 20.827,9 86,7 109,6 IV Lao động và thu nhập 1 Lao động BQ Người 535 550 552 103,2 100,4 2 Tổng quỹ lương 1000đ 998.976,3 1.027.000 1.043.058 104,4 101,6 3 Thu nhập BQ (1người/ tháng) 1000đ 1746 1753 1795 102,8 102,4 V Nộp ngân sách với nhà nước Tr.đ 2.985,0 3.863,0 5.932,6 198,7 135,6 1.2. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất. a) Mặt hàng SXKD chủ yếu của Công ty. Mặt hàng SXKD chủ yếu của Công ty là sứ vệ sinh phục vụ cho xây dựng, trang trí nội thất. Hiện nay, Công ty đang sản xuất và tung ra bán trên thị trường trong và ngoài nước gần 50 loại sản phẩm với mẫu mã đa dạng và phong phú, bao gồm: - Xí bệt, xí xổm các loại. - Chậu các loại - Tiểu treo các loại - Sản phẩm và các phụ kiện khác đi kèm. Sản phẩm của Công ty được sản xuất trên dây chuyền công nghệ lắp đặt của Italy và đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của Châu Âu về chất lượng sản phẩm với các thông số kỹ thuật như sau: Stt Tiêu chuẩn Đvt Chỉ số 1 Độ hút nước % 0,1 - 0,5 2 Trọng lượng riêng g/cm 2,35 - 2,4 3 Độ bền uốn Kg/cm2 520 4 Độ bền nén Kg/cm2 4.000 5 Khả năng chịu tải Kg/sp 300 6 Độ trắng so với BaSO4 % 70 7 Độ bền nhiệt Không rạn nứt 8 Độ bền hoá Không bị ăn mòn Đáp ứng nhu cầu và đòi hỏi ngày càng cao của người tiêu dùng, sản phẩm của Công ty không những đảm bảo về mặt chất lượng, đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng hiện đại đẹp mắt mà còn phong phú về mầu sắc. Khách hàng có thể tuỳ ý chọn lựa mầu sắc: Trắng (70%); Xanh cốm, Ngà, Hồng (20%); Mận, Xanh nhạt (5%); Đen, Xanh đậm (5%) ... sao cho phù hợp với sở thích và nội thất của từng ngôi nhà. Sản phẩm sứ vệ sinh của Công ty sứ Thanh Trì được cấp giấy chứng nhận độc quyền về nhẵn hiệu sản phẩm Viglacera số 16388 theo quyết định số 1045/ CDHN ngày 14/04/1995 của Cục sở hữu Công nghiệp. Toàn bộ quy trình sản xuất và cung cấp sản phẩm của Công ty được thực hiện theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002. Năm 1997, Công ty sứ Thanh Trì đã trở thành hội viên chính thức của Hiệp hội gốm sứ Anh Quốc (CERAM RESEACH) và đến năm 1998, Công ty là hội viên chính thức của Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI). Sản phẩm sứ vệ sinh Viglacera đã thực sự khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước, 5 năm liền được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam chất lượng cao, đứng thứ 2 về ngành vật liệu xây dựng. và đang dần dần chiếm được lòng tin của khách hàng ở thị trường nước ngoài như: Nga, Bangladet, Irăc, Nhật, ... b) Quy trình công nghệ sản xuất. Công ty sứ Thanh trì đã thiết kế mô hình sản xuất theo kiểu khép kín, bao gồm 7 công đoạn. Sản phẩm làm ra được đi từ khâu nguyên liệu đến khâu đóng gói ra thành phẩm. Tất cả các công đoạn đều do sự chỉ đạo của phòng kỹ thuật - KCS, đảm bảo cho sản phẩm sản xuất ra được thông suốt, đạt chất lượng cao. Chính vì vậy mà ở mỗi công đoạn, sản phẩm được kiểm tra rất cẩn thận. Những sản phẩm nào đạt tiêu chuẩn loại I thì mới được tung ra bán trên thị trường. Ta có sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Sứ Thanh Trì: Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty sứ Thanh Trì Đơn đặt hàng Chế tạo men Chế tạo khuôn Kế hoạch sản xuất Nhập NVL Kiểm tra Lò nung Chế tạo hồ Tạo hình Sấy mộc KT hoàn thiện Phun men Dán chữ Phân loại Đóng gói Nhập kho Loại bỏ c) Công tác tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất. Cơ cấu tổ chức của Công ty sứ Thanh Trì được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo cấu trúc này, Giám đốc được sự giúp sức của các nhà quản trị chức năng để ra các quyết định. Bên cạnh đó, Giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty. Mặt khác, việc ra quyết định vẫn theo tuyến quy định. Các trưởng phòng vẫn phát huy được tài năng và đóng góp cho Ban giám đốc Công ty mặc dù họ không có quyền ra lệnh trực tiếp cho các thành viên trong Công ty. Theo như sơ đồ mô hình tổ chức Công ty sứ Thanh Trì (Sơ đồ 2) chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong Công ty như sau: - Giám đốc Công ty: là người đứng đầu bộ máy quản lý, điều hành mọi công việc, có quyền ra chỉ thị và chịu trách nhiệm chung mọi mặt của sản xuất và đời sống cán bộ CNV trong Công ty. - Phó giám đốc: là người giúp việc và được uỷ quyền thay mặt giám đốc giải quyết những vấn đề thuộc quyền Giám đốc khi Giám đốc đi vắng. Ngoài ra, Phó giám đốc Công ty còn phụ trách cả công việc kinh doanh. - Phòng Tổ chức lao động: là phòng chuyên môn tham mưu cho Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về công tác tổ chức sản xuất, quản lý và sử dụng nhân lực, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, định mức lao động, trả lương, thưởng cho người lao động, làm công tác thanh tra, bảo vệ và thi đua khen thưởng toàn Công ty. - Phòng Tài chính kế toán: có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính kế tóan, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo chế độ tài chính. Bên cạnh đó, phòng Kế toán còn kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật. - Phòng Kinh doanh: có chức năng tìm hiểu thị trường, tham mưu cho Giám đốc Công ty triển khai hoạt động kinh doanh sản phẩm của mình. Đồng thời nó cũng giúp cho việc tiêu thụ sản phẩm Công ty diễn ra được dễ dàng hơn. - Phòng Kế hoạch - Đầu tư: Theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch, chuẩn bị để Giám đốc kí hợp đồng kinh tế, giúp đỡ Giám đốc việc đề ra nhiệm vụ SXKD cho từng phòng ban; theo dõi thực hiện các hợp đồng sản xuất, quản lý kế hoạch, vật tư, phương tiện vận tải của Công ty. Đảm nhận công tác quản lý và sử dụng vốn đầu tư nhằm mở rộng và phát triển Công ty. - Phòng Kỹ thuật - KCS: Giải quyết các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ, ứng dụng tiến bộ KHKT vào sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng. - Xí nghiệp sản xuất khuôn mẫu: Có nhiệm vụ sản xuất khuôn mẫu bằng thạch cao để phục vụ cho công đoạn gia công tạo hình sản phẩm. - Nhà máy sứ Thanh Trì (trung tâm sản xuất của Công ty): là đơn vị kinh tế có quy mô lớn nhất và quan trọng nhất của Công ty. Nhà máy gồm 4 phân xưởng: + Phân xưởng gia công tạo hình + Phân xưởng kỹ thuật men + Phân xưởng sấy nung + Phân xưởng phân loại, đóng gói sản phẩm. Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức Công ty sứ Thanh Trì năm 2004 Giám đốc công ty Xí nghiệp SX khuôn mẫu Nhà máy sứ Thanh Trì Phòng Kinh doanh Văn phòng công ty Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài chính Kế toán Phòng Xuất khẩu Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kỹ thuật - KCS Phó giám đốc công ty LĐ tiền lương Tuần tra B.vệ CĐ chính sách TĐKĐ P.tổng hợp P.tổng hợp P.tổng hợp P.tổng hợp PX 1 PX 2 PX 3 P.tổng hợp PX 4 Quản lý công nghệ Nghiên cứu, thí nghiệm Kế hoạch SX Điều độ sản xuất Đầu tư XD cơ bản Phân tích thị trường và xúc tiến TM Giao dịch đối ngoại Tài chính Kế toán Kiểm soát Văn thư lưu trữ Hành chính quản trị Nhà bếp P.Mar keting P.tiếp thị Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh TP. HCM Kho vận Y tế 2. Tổ chức công tác kế toán trong Công ty sứ Thanh Trì 2.1 Bộ máy kế toán trong Công ty. Công ty sứ Thanh Trì là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn và đang làm ăn có hiệu quả. Vì vậy mà các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều một cách thường xuyên liên tục, đặc biệt là các nghiệp vụ về thành phẩm, hàng hoá ... Các thông tin kế toán không chỉ phục vụ cho Ban Giám đốc mà còn phải báo cáo với Tổng công ty và một số đối tượng có liên quan khác. Công tác kế toán của Công ty sứ được chia làm 10 phần, mỗi người nhận 1 phần hành kế toán khác nhau: - Kế toán TSCĐ. - Kế toán vật tư. - Kế toán bán hàng. - Kế toán ngân hàng. - Kế toán thanh toán. - Kế toán công nợ phải trả. - Kế toán nợ phải thu. - Kế toán tiền lương, BHXH, KPCĐ. - Kế toán chi phí tính giá thành. Mặt khác, Công ty còn có 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh. Vì vậy, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp, vừa phân tán, vừa tập trung. Tại hai chi nhánh Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh, bộ phận kế toán chỉ xử lý chứng từ sơ bộ sau đó chuyển về phòng Kế toán trung tâm đặt tại trụ sở của Công ty. Ta có sơ đồ như sau: Sơ đồ 3: Mô hình bộ máy kế toán tạiCông ty sứ Thanh Trì Kế toán chi nhánh Đà Nẵng Kế toán chi nhánh TP Hồ Chí Minh Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định. Kế toán công nợ phải trả. Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán thanh toán. Kế toán vật tư. Kế toán tiền lương Kế toán phải thu Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán bán hàng. Kế toán tập hợp C/phí và tính Z Phòng kế toán trung tâm có 7 người (một kế toán trưởng và 6 kế toán viên). Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của Giám đốc, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng Tổng công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại Công ty, điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp cho các nhân viên kế toán phần hành, thực hiện công tác kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Việc phân công lao động trong phòng như sau: - Một kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán công nợ phải trả. - Một kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán vật tư kiêm kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Một kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán TSCĐ kiêm kế toán thanh toán. - Một kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán bán hàng kiêm kế toán nợ phải thu. - Một kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. 2.2. Hình thức kế toán được sử dụng tại Công ty sứ Thanh Trì Theo sự thống nhất của Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng, Công ty sứ Thanh Trì đã và đang áp dụng hệ thống kế toán máy vào công việc kế toán tại Công ty. Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho phòng kế toán của Công ty được giảm bớt công việc ghi chép, quy trình thực hiện công tác kế toán được rút ngắn đồng thời làm giảm sai sót, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Hiện nay, chương trình kế toán máy của Công ty được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sử dụng: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Công ty sử dụng rất nhiều loại khác nhau được áp dụng theo hình thức nhật ký chung như: sổ,thẻ TSCĐ, thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu.... Ta có sơ đồ ghi sổ như sau: Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty sứ Thanh Trì Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thể kế toán chi tiết : Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra : Ghi cuối tháng Ghi chú: Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều nên Công ty sứ Thanh Trì hiện nay đã sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính, trừ một số tài khoản như TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khác; TK 129 - Đề phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn; TK 711 - Thu nhập khác ... Ngoài ra, để đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán Công ty còn mở thêm một số tài khoản chi tiết: TK 335 có 2 TK chi tiết là: + TK 335.1 - Chi phí phải trả: Sửa chữa lớn. + TK 335.2 - Chi phí phải trả: lãi vay... l Phương pháp hạch toán: Doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán là năm tài chính. Phần 2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Tình hình tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1 Tình hình chung về quản lý, sử dụng lao động và quản lý quỹ tiền lương Lực lượng lao động hay nguồn nhân lực của công ty là một trong những nhân tố quan trọng, quyết định quá trình hoạt động SXKD. Một doanh nghiệp muốn phát triển tốt thì cần phải quan tâm và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực. Nhận thức được vấn đề này, từ khi cơ chế chuyển từ bao cấp sang nền kinh tế thị trường Công ty đã có những biện pháp đổi mới về kỹ thuật, công nghệ, tổ chức lại lao động, đào tạo và đào tạo lại tay nghề cho cán bộ công nhân viên, có kế hoạch cải tiến phương pháp lao động để công nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn. Các biện pháp trên đã có tác dụng thiết thực đối với việc sử dụng hợp lý lao động và thời gian phân công lao động theo trình độ chuyên môn, giáo dục thái độ lao động đúng đắn và thực hành tiết kiệm. Mặt khác, Công ty cũng rất chú ý đến việc sắp xếp, kiện toàn tổ chức các bộ phận sản xuất cũng như công việc trong tổ ở các phân xưởng. Bảng số lượng CNV tại Công ty sứ Thanh Trì - 2003 STT Đơn vị Tổng số Hợp đồng Biên chế Giới tính Nam Nữ 1 Ban lãnh đạo 4 4 4 - 2 Phòng Tổ chức LĐTL 4 4 2 2 3 Văn phòng 8 7 1 3 5 4 Phòng Tài chính - Kế toán 9 9 2 7 5 Phòng Kinh doanh 68 66 2 55 13 6 Phòng Xuất khẩu 2 2 - 2 7 Phòng Kế hoạch đầu tư 10 10 7 3 8 Phòng Kỹ thuật - KCS 11 10 1 6 5 9 Nhà máy sứ Thanh Trì 300 292 8 211 89 10 XN sản xuất khuôn mẫu 136 132 4 124 12 Tổng số 552 532 20 414 138 Trong đó: + Số người có trình độ đại học là: 87 người. Chiếm 15,8% trong tổng số lao động của toàn Công ty. + Số người có trình độ Cao đẳng, Trung cấp là 62 người. Chiếm 11,23% trong tổng số lao động của toàn Công ty. w Định mức lao động của Công ty: - Thời gian làm việc chế độ của một công nhân viên trong 1 tháng là 26 ngày. - Thời gian làm việc chế độ của một công nhân viên trong 1 ngày là 8 giờ. Công ty đã xây dựng được định mức sản phẩm sản xuất trên cơ sở thời gian hao phí của sản phẩm và thời gian ca làm việc. 1.2. Quỹ lương và phương pháp xây dựng định mức tại Công ty. a) Quỹ lương. Từ khi quyết định 217/HĐBT ra đời đã đánh dấu một bước ngoặt lớn về quyền tự chủ trong kinh doanh. Nhà nước không quản lý tổng quỹ lương của Công ty một cách trực tiếp mà Công ty có quyền xây dựng cho mình một quỹ lương nhưng phải do cấp trên thông qua và phê chuẩn. Trên cơ sở đó, Công ty sứ Thanh Trì đã xác định quỹ tiền lương như sau: TLCN = ĐGgđi x Q Trong đó: TLCN : Tiền lương công nhân. ĐGgđi : Đơn giá tiền lương giai đoạn thứ i. Q : Số lượng sản phẩm thực tế. b) Quy trình xây dựng định mức tại Công ty sứ Thanh Trì: Bước 1: Cán bộ phòng Kỹ thuật - KCS phân chia dây chuyền công nghệ theo các giai đoạn công nghệ, số lượng lao động và mức độ phức tạp của giai đoạn công nghệ đó. Tập hợp các loại sản phẩm có quy trình công nghệ giống nhau hay tương tự nhau vào một nhóm. Khi có mẫu đặt hàng của khách, cán bộ phòng kỹ thuật-KCS tiến hành phân tích các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm rồi sau đó mới đưa vào sản suất. Ví dụ: Để sản xuất ra một sản phẩm thì bao gồm các công đoạn sau: - Nhập nguyên liệu, vật liệu- Chế tạo khuôn mẫu- Chế tạo hồ- Chế tạo men-Đổ rót. - Sấy mộc - Kiểm tra, hoàn thiện mộc - Phun men - Dán chữ - Lò nung. - Phân loại - Đóng gói - Nhập kho. Để xác định mức độ phức tạp của các loại sản phẩm các cán bộ định mức đã kết hợp với các bộ kỹ thuật dựa trên những kinh nghiệm thực tế và yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm cũng như tiêu chuẩn chất lượng của ngành gốm sứ. Mức độ phức tạp thể hiện ở hệ số điều chỉnh (hệ số quy đổi). Hệ số quy đổi được xây dựng dựa trên nguyên tắc: Chọn một loại sản phẩm quy ước có hệ số bằng 1, các sản phẩm khác được quy đổi theo hệ số khác nhau( trong bài báo cáo này ta chọn sản phẩm bệt có hệ số là 1). Hệ số này được cán bộ định mức đưa ra không theo tiêu chuẩn của ngành mà do Công ty chọn để tương ứng với cấp bậc công việc, quá trình sản xuất, kế hoạch quỹ lương và phù hợp với Công ty. Bước 2: Cán bộ định mức sẽ tiến hành bấm giờ hao phí thời gian sản xuất ra 1 sản phẩm của từng bộ phận và tính đơn giá sản phẩm cho bộ phận đó. Thực tế họ không thể xuống phân xưởng để khảo sát từng sản phẩm một mà việc xác định thời gian hao phí sản xuất của một sản phẩm chỉ là tương đối và sử dụng kinh nghiệm để tính toán. Ví dụ: Với sản phẩm bệt VI1T, két VI15, xí xổm ST4, có thời gian hao phí và đơn giá sản phẩm như sau: STT Bộ phận/ Sản phẩm Hao phí (h) Đơn giá sản phẩm 1 Nguyên liệu: - Bệt VI 1T - Két VI 15 - Xí xổm ST 4 0,059 0,07 0,038 285 đ/sp 335 đ/ sp 184 đ/sp 2 Đổ rót: - Bệt VI 1T - Két VI 15 - Xí xổm ST 4 0,894 0,242 0,333 5160 đ/sp 1281đ/ sp 1601đ/ sp 3 Nghiền men: - Bệt VI 1T - Két VI 15 - Xí xổm ST 4 0,037 0,033 0,022 196 đ/ sp 176 đ/ sp 118 đ/ sp 4 Kiểm tra mộc: - Bệt VI 1T - Két VI 15 - Xí xổm ST 4 0,102 0,057 0,031 541 đ/ sp 300 đ/ sp 166 đ/ sp Đơn giá sản phẩm được xây dựng dựa vào hao phí thời gian và giới hạn quỹ lương mà Tổng giám đốc Công ty đã quy định. Có việc quy định này là do Công ty sứ Thanh Trì là một doanh nghiệp Nhà nước dưới sự quản lý của Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng, do đó việc lập quỹ lương và đơn giá tiền lương phải được Tổng công ty xét duyệt. Việc lập đơn giá sản phẩm sẽ quyết định đến đơn giá tiền lương cho nên người cán bộ lập đơn giá sản phẩm phải cẩn thận để không gây ảnh hưởng đến thu nhập của người công nhân. Ví dụ: Bộ phận đổ rót quy định tiền lương bình quân của công nhân là 1.200.000đ/ tháng. Hao phí thời gian/đv sp bằng 0,741h. Đơn giá một giờ = 1.200.000đ 26 ngày x 8h = 5.769,2 đ/sp. Đơn giá sản phẩm = 0,741h x 5.769,2đ/sp = 4.275 đ/sp Bước 3: Định mức sản phẩm / 1 ca được xây dựng dựa vào thời gian hao phí của 1 sản phẩm và thời gian ca làm việc. Ví dụ: Với bộ phận đổ rót ta có: Sản phẩm bệt VI 1T: Hao phí thời gian = 0,741h x 60’ = 44,46 phút/ sp Số sản phẩm/ 1 ca = 8h x 60’ 44,46 phút/sp = 11 sp/ ca Bước 4: Lập kế hoạch sản phẩm năm, định biên lao động, kế hoạch quỹ lương, đơn giá tiền lương kế hoạch. - Căn cứ vào kết quả sản suất kinh doanh của năm trước, các định mức kỹ thuật được ban hành để lập kế hoạch sản phẩm năm nay, rồi định biên lao động cho các phân xưởng, bộ phận, phòng ban. Các sản phẩm khác được quy đổi dựa trên hệ số của sản phẩm bệt. STT Tên sản phẩm Hệ số quy đổi 1 Bệt 1 2 Két + Nắp 0,65 3 Chậu 0,75 4 Chân 0,5 5 Sản phẩm khác 0,55 Đơn giá tiền lương kế hoạch = Tổng quỹ lương tháng Tổng sản phẩm bệt quy đổi - Sau đó phân bổ đơn giá cho các sản phẩm dựa vào hệ số quy đổi của từng loại. - Tính đơn giá chi tiết cho từng loại sản phẩm dựa vào đơn giá vừa được phân bổ. - Đơn giá trả trực tiếp cho cán bộ CNV (75% đơn giá kế hoạch). - Đơn giá tiền lương được sử dụng như sau: + 60% đơn giá tiền lương trả cho công nhân công nghệ. +10% đơn giá tiền lương trả cho công nhân phục vụ. + 30% đơn giá tiền lương trả cho quản lý. Bước 5: Cán bộ định mức sẽ báo cáo lên lãnh đạo và trình Tổng công ty về xây dựng định mức để quyết định ký duyệt. Bước 6: Đưa định mức có cả đơn giá tiền lương áp dụng thực hiện cho từng bộ phận, phân xưởng và các tổ đội sản xuất. TLCN = ĐG gđi x Q 2. Tổ chức hạch toán lao động tiền luơng và các khoản trích theo lương tại công ty sứ Thanh Trì. Tiền lương và các khoản trích theo lương đã góp một phần không nhỏ để tạo nên giá thành của thành phẩm trong doanh nghiệp. Nó không chỉ phản ánh giá trị của sức lao động trong sản phẩm mà nó còn thể hiện số lượng, chất lượng lao động, việc sử dụng thời gian lao động và cả việc bố trí lao động trong doanh nghiệp. Cơ cấu lao động hợp lý thì chi phí tiền lương trong giá thành sẽ giảm và khi đó thu nhập của người lao động sẽ tăng. Nhận thức được hai mặt đó cho nên trong công tác hạch toán nói chung Công ty sứ Thanh Trì đã rất chú trọng đến công tác kế toán này. Trong nhhững năm gần đây Công ty đã quan tâm xây dựng một cơ cấu lao động hợp lý, tích cực giảm biên chế hành chính, tăng cường lực lượng công nhân sản xuất. Tuy nhiên đó mới chỉ là những cố gắng bước đầu. Phương hướng phấn đấu trong thời gian tới là Công ty cần có nhiều biện pháp tích cực để có thể giảm tỷ lệ lao động gián tiếp trong tổng số lao động của toàn Công ty xuống mức thấp nhất. Căn cứ vào quỹ lương, Công ty Sứ Thanh Trì chủ động định biên nhân lực và phân phối tiền lương theo quy chế trả lương của đơn vị dựa theo tiêu chuẩn của Tổng Công ty ban hành, bảo đảm không vượt quá mức quy định. * Công ty đã sử dụng quỹ tiền lương như sau: - Chi lương trực tiếp cho cán bộ công nhân viên: 75% đơn giá lương kế hoạch. - Chi thưởng, lễ, tết,.... :10% đơn giá lương kế hoạch. - Quĩ sáng kiến cải tiến kỹ thuật : 5% đơn giá lương kế hoạch. - Quĩ dự phòng : 10% đơn giá lương kế hoạch. * Phương pháp hạch toán lao động tiền lương taị Công ty sứ Thanh Trì. Công ty áp dụng hai hình thức hạch toán: - Hạch toán theo thời gian lao động. - Hạch toán theo kết quả lao động. 2.1. ở bộ phận gián tiếp. Công ty hạch toán lao động bằng cách dùng bảng chấm công cho từng phòng và từng bộ phận công tác theo mẫu biểu thống nhất. Thời gian lao động của cán bộ công nhân viên được phản ánh đầy đủ trên bảng chấm công. Số liệu trên bảng chấm công là căn cứ đầy đủ để tính lương cơ bản cho cán bộ công nhân viên và lương tăng thêm sau khi đã nhận lương thời gian. Ví dụ: Bảng chấm công của phòng Tổ chức lao động (Biểu 2.1) Bảng chấm công của bộ phận Quét nhôm Ôxít (Biểu 2.2) Công ty sứ Thanh Trì Bộ phận: P. TCLĐ Biểu 2.1 - Bảng chấm công Tháng 04/ 2004 tt Họ và tên HS LCB Ngày trong tháng Qui ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Công Sp Công Tg Công BHXH Ngừng việc 100% Lg Ngừng việc...% Lg 1 Nguyễn Thế Tuấn 3,23 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 29 2 Nguyễn Xuân Khoát 2,74 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 28 3 Đỗ Thanh Nhàn 2,02 + + + + + + + + + + + + + ._.