Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương

về lao động sống góp phần phấn đấu trong chiến lược giảm giá thành, hạ thấp chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống vật chất cho bản thân người lao động cùng gia đình họ góp phần ổn định xã hội. Vì những lý do trên. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp điều hành sản xuất kinh doanh của mình đi sâu vào nền kinh tế thị trường một cách vững vàng. Công ty Cổ phần XNK và TM Vạn Xuân là một doanh nghiệp cổ phần được sự góp vốn của nhiều cổ đông. Doanh nghiệp có nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó công tác hạch toán tiền lương và quản lý sử dụng quỹ lương là những vấn đề được Công ty đặc biệt quan tâm. Công tác này được tổ chức tốt sẽ giúp cho Công ty có cái nhìn đúng đắn trong việc tập hợp chi phí và vạch ra được hướng đi đúng đắn trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Là một sinh viên chuyên ngành kế toán sắp ra trường. Nhận thức được những vấn đề thiết thực trên. Em đã chọn chuyên đề “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” bởi em thấy kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty. Được sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo cùng các cô các chú, các anh, chị phòng kế toán và được sự giúp đỡ của các phòng ban trong Công ty, em đã đi sâu vào chuyên đề: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương”. Nội dung chuyên đề của em bao gồm 3 phần: Phần I: Giới thiệu tổng quan về tình hình sản xuất kinh doanh chung của Công ty. Phần II: Nội dung chi tiết của công tác kế toán “Lao động tiền lương và các khoản trích theo lương”. Phần III: Nhận xét - Đánh giá chung - Kết luận. PHẦN I : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHUNG CỦA CÔNG TY I- TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VÀ TM VẠN XUÂN. 1- Quá trình hoạt động, hình thành và phát triển của Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân. - Tên đầy đủ của công ty : Công ty Cổ Phần XNK và Thương Mại Vạn Xuân - Tên viết tắt: VATEXIM. Công ty được quyết định thành lập ngày 29 tháng 11 năm 2002 - Địa điểm chính của Công ty nằm tại : Lô I nhà 11 – Tổ 76 – Phường Phúc xá - Ba Đình – Hà Nội. Hiện tại Công ty đang sản xuất kinh doanh tại xưởng (trụ sở 2) nhà H1, Công ty xe lửa Gia lâm – Hà Nội. Là đơn vị có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Kỹ Thương Việt Nam. Chức năng của công ty hiện tại là sản xuất kinh doanh xe gắn máy. Bước đầu đế sản xuất và kinh doanh thì Công ty nào cũng gặp khó khăn song bên cạnh đó cũng có thuận lợi. Ở Công ty tôi đang thực tập cũng vậy. Từ khi thành lập Công ty có thuận lợi và khó khăn: Những khó khăn đầu tiên là về nguồn vốn và cơ sở sản xuất kinh doanh ( Nhà xưởng, máy móc, thiết bị ) + VỀ MẶT HÀNG thì bước đầu trên thị trường do sản phẩm của Công ty còn mới chưa được mở rộng nên người tiêu dùng chưa biết đến nhiều về sản phẩm của Công ty nên khả năng tiêu thụ chưa cao. Nhưng những khó khăn này đã được mọi cán bộ công nhân viên với lòng quyết tâm và nỗ lực có bề dày kinh nghiệm, tay nghề cao thì những khó khăn này không còn cản trở đến việc sản xuất kinh doanh của Công ty. Bằng nhiều phương pháp như đi tiếp thị, giới thiệu quảng cáo về sản phẩm của Công ty, nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi kiểu cách, nhãn mác, nâng cao hình thức tạo cho khách hàng niềm tin khi sử dụng sản phẩm của Công ty. Ngoài ra Công ty còn mở dịch vụ tư vấn, chăm sóc bảo dưỡng đặc biệt cho khách hàng dùng sản phẩm của Công ty. Bên cạnh những khó khăn thì cũng có nhiều thuận lợi. Từ biện pháp khắc phục khó khăn nói trên, Công ty đã mở rộng được phần nào thị trường và sản phẩm của Công ty được tiêu thụ khá cao, thu hút nhiều cổ đông tham gia góp vốn liên doanh làm cho nguồn vốn của Công ty dần tăng lên, từ đó đã mở rộng thêm một số cơ sở kinh doanh ở nhiều địa bàn trên thị trường, sản phẩm của Công ty cũng được cạnh tranh trên thị trường khắp nơi trên cả nước. Đặc biệt hơn nữa là những cộng tác viên của Công ty không ngừng tìm kiếm, khám phá ra thị trường mới, giúp Công ty mở rộng thị trường kinh doanh. + VỀ TRANG THIẾT BỊ: Công ty cũng đổi mới được nhiều máy móc, đầu tư thêm trang thiết bị để phục vụ tốt cho việc sản xuất kinh doanh... 2- Đặc điểm về tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty Cổ phần XNK và TM Vạn Xuân. - Vốn cố định của Công ty theo giấy ĐKKD : 1.500.000.000 đ - Vốn lưu động của Công ty và các cổ đông tham gia : 3.500.000.000 đ Vốn lưu động lúc đầu để SXKD đưa ra thị trường 500 xe gắn máy là: 2.500.000.000 đồng. Để hoạt động đề thì Công ty cần từ 2.500.000.000 đồng đến 3.000.000.000 đồng. TSCĐ của Công ty ban đầu có 02 nhà kho, 03 nhà xưởng, 01 phòng bán hàng, 01 phòng kinh doanh và hiện nay Công ty có thêm 01 phòng chăm sóc và bảo dưỡng sản phẩm cho khách hàng. Ngoài ra còn có nhiều máy móc thiết bị phục vụ cho việc SXKD: Công cụ lắp ráp, máy tính... Đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty có khoảng 20 người không kể công nhân, với khả năng vốn có và đầy nhiệt huyết đã tạo nền tảng vững chắc cho Công ty cũng như tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm của Công ty. 3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY. Sơ đồ bộ máy quản lý Nhân viên phân xưởng sản xuất Nhân viên phân xưởng sản xuất Nhân viên phân xưởng sản xuất Nhân viên phân xưởng sản xuất Phòng tư vấn dịch vụ chăm sóc sản phẩm Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng Tổ chức hành chính Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành Về mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty là: Sản xuất mua bán ô tô, xe maý, và phụ tùng ô tô, xe máy, dịch vụ sửa chữa , bảo dưỡng về các sản phẩm máy móc . Ngoài ra còn có các hoạt động sản xuất kinh doanh khác như sản xuất gia công mua bán hàng may mặc, dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển khách hàng nội địa. * Chức năng, nhiệm vụ được giao: + Kinh doanh vận tải hàng hoá, hành khách trong và ngoài nước. + Xếp dỡ hàng hoá, đại lý và dịch vụ vận tải. + Bảo dưỡng, lắp ráp, trung đại tu phương tiện giao thông, vận tải. + Kinh doanh sản xuất gia công hàng may mặc và kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá. + Thiết kế, cải tổ phương tiện cơ giới đường bộ. - Bộ máy của Công ty có 5 đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc: Phòng tổ chức lao động tiền luơng Phòng Kế hoạch, kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng Tư vấn dịch vụ chăm sóc sản phẩm Nhân viên phân xưởng sản xuất - Về tổ chức lao động: Tổng số 154 cán bộ công nhân viên Hợp đồng dài hạn là: 32 người Hợp đồng ngắn hạn là 22 người - Trình độ: Đại học: 27 đồng chí Cao đẳng: 9 đồng chí Trung học: 18 đồng chí Lái xe chở khách: 2 đồng chí Lái xe tải: 3 đồng chí Thợ kỹ thuật: 13 đồng chí Số còn lại là công nhân lao động phổ thông và phục vụ - Tổ chức Đoàn thể: - Có 1 BCH Đoàn và 12 Chi đoàn - Một BCH Công đoàn cơ sở. TSCĐ của Công ty ban đầu có 03 nhà kho, 04 nhà xưởng, 2 xe ôtô chở khách, 04 xe tải nhẹ, 02 phòng bán hàng, 01 phòng kinh doanh và hiện nay Công ty có thêm 01 phòng chăm sóc và bảo dưỡng sản phẩm cho khách hàng. Ngoài ra còn có nhiều máy móc thiết bị phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh: Công cụ lắp ráp, máy tính... Biên chế bộ máy Công ty Cổ phần XNK và TM Vạn Xuân được tổ chức như sau: * Ban lãnh đạo Công ty: - Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành Công ty, là người phụ trách chung, có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm điều hành công việc kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban lãnh đạo và các cổ đông về toàn bộ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Một Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, vật tư, kiêm Bí thư Đoàn Công ty. - Một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh kiêm Chủ tịch Công đoàn Công ty. * Các phòng nghiệp vụ: - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề về nhân sự, tiền lương, chế độ chính sách của Nhà nước, các công việc về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ trong Công ty. - Phòng Kế toán tài chính: Gồm có 6 người: -một kế toán trưởng -một kế toán CCDC, NVL, kiêm TSCĐ -một kế toán tiền lương -một kế toán thanh toán -một kế toán thành phẩm tiêu thụ sản phẩm -một kế toán tổng hợp giá thành Trong đó có chức năng quản lý vốn, phân tích và giúp Giám đốc nắm bắt và quản lý tài chính, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về thực hiện nguyên tắc, chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nước, kiểm tra tình hình chi tiêu của Công ty. - Phòng Kế hoạch - kinh doanh xuất, nhập khẩu: Chức năng nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng kinh tế thương mại với khách hàng trong và ngoài nước, lập kế hoạch ngắn và dài hạn, theo dõi tổ chức sản xuất, thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu của Công ty. Môi giới sản phẩm của Công ty để mở rộng thi trường kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. - Phòng Tư vấn dịch vụ chăm sóc khách hàng: Chức năng quản lý, xây dựng định mức vật tư, kiểm tra, hướng dẫn kỹ thuật và sửa chữa, bảo hành các thành phẩm của Công ty cũng như của khách hàng. - Dưới các phòng là nhân viên phân xưởng sản xuất. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán của Công ty Cổ phần XNK và TM Vạn Xuân: Nhiệm vụ: Công tác kế toán ở Công ty tổng hợp ở Phòng Kế toán với chức năng và nhiệm vụ: - Ghi chép, tính toán và phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty, tổ chức hệ thống sổ sách kế toá, lập quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực và có hệ thống, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo sự cân đối giữa nguồn vốn và quá trình sử dụng vốn của Công ty ở mọi thời điểm. - Lập các loại báo cáo theo quy định và báo cáo cần thiết cho lãnh đạo Công ty và cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan liên quan. - Tham gia lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, phục vụ tốt cho công tác thống kê và thông tin trong Công ty. - Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, đội sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành tốt các mục tiêu kinh doanh, phấn đấu hoàn thành tốt các mục tiêu kinh tế do Công ty đề ra, đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao doanh lợi cho Công ty. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG KT TIỀN LƯƠNG KT NVL – TSCĐ D KT T.HỢP G.THÀNH KT T.THỤ S.PHẨM KT THANH TOÁN Nhân viên kế toán ở các phân xưởng - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh doanh của Công ty , tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra , thực hiện ghi chép luân chuyển chứng từ , ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo lưu trữ tài liệu sổ sách kế toán lựa chọn cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty . Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho ban giám đốc giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của Công ty - Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu và chi tiền khi có chứng từ hợp lệ, cập nhật hàng ngày, lên báo tồn quỹ ngày, tháng, năm. - Kế toán Tài sản cố định kiêm công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu + Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xem đó là vật liệu, phụ tùng gì ? Thuộc loại vật tư nào ? Để ghi vào sổ chi tiết nhập vật liệu (sổ chi tiết này được mỏ rộng cho từng loại vật liệu như: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế). + Hàng tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao. Kế toán tiến hành tính toán số khấu hao trong kỳ, đồng thời căn cứ vào các chứg từ tăng, giảm tài sản cố định trong tháng để lập bảng kê theo dõi chi tiết về nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định, lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái các tài khoản có liên quan khi có nghiệp vụ phát sinh của tài sản cố định, ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho các loại nguyên vật liệu, ghi chép đúng đắn chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và phân bổ hợp lý cho các đối tượng chi phí, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp giá thành và theo dõi và phân tích phản ánh tình hình biến động của công cụ dụng cụ, cuối tháng phân bổ cho các đối tượng liên quan . - Kế toán tiền lương: + Có nhiệm vụ hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng, kết quả lao động của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Tính đúng các khoản tiền lương, phụ cấp cho công nhân viên, đồng thời tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan. - Kế toán thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ mua, bán, chịu hàng hoá, vật tư, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 hoặc sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng hoá đơn tương ứng với đối tượng khách hàng hay người bán, ngoài ra có nhiệm vụ giám sát việc thanh toán với ngân hàng, lập uỷ nhiệm thu, chi tiền gửi ngân hàng . theo dõi tiền mặt. - Kế toán thành phẩm tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn các loại thành phẩm, phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm của Công ty theo dõi các khoản thanh toán, các khoản giảm trừ . - Kế toán tổng hợp giá thành: chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ cho các đối tượng phân bổ, tập hợp chi phí cho từng đối tượng, tiến hành tính giá nhập kho, mở sổ hạch toán chi tiết và sổ tổng hợp chi phí sản suất và tính giá thành của Công ty . Đồng thời có nhiệm vụ tập hợp số liệu từng phần hạch toán để ghi vào sổ kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị . * Công tác hạch toán tại Công ty: - Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân là hình thức Nhật ký chung và áp dụng theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định. - Hệ thống sổ tại Công ty: Chứng từ được đánh số liên tục trong từng tháng, hoặc cho cả năm và chứng từ gốc kèm theo được kế toán trưởng duyệt trước và ghi vào sổ kế toán. - Công ty đã và đang áp dụng các loại sổ kế toán sau: + Sổ nhật ký chung + Sổ cái tổng hợp - Các sổ kế toán chi tiết gồm: + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ tiền gửi ngân hàng + Sổ công nợ + Sổ chi phí SXKD (621, 622,627) + Sổ chi tiết TK 131,136, 138 + Sổ chi tiết TK 341 + Sổ chi tiết TK 331 + Sổ chi tiết TK 142 + Sổ chi tiết TK 211 + Sổ chi tiết TK 152, 153 + Sổ theo dõi doanh thu 6- Hệ thống báo cáo Công ty: - Báo cáo kết quả hoạt động SXKD - Bảng cân đối TK - Báo cáo tăng, giảm và KHTSCĐ - Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán - Báo cáo chi tiết TK nguyên vật liệu 152 - Báo cáo chi tiết TK 331 - Báo cáo tài khoản 341 - Báo cáo tài khoản 333 - Báo cáo TK tạm ứng 141 - Báo cáo dài hạn đến hạn trả: 3388 - Báo cáo chi tiết phải thu nội bộ: 136 - Phương pháp hạch toán : Kê khai thường xuyên và tính thuế khấu trừ. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc ( bảng tổng hợp chứng từ gốc ) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ thẻ kế toán chi tiết. Số liệu trên sổ nhật ký chung sẽ là căn cứ để ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ số liệu trên sổ , thẻ kế toán chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng cộng số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. ** Phương pháp tính thuế : Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . ** Điều kiện làm việc của Công ty : chi tiết tại phòng kế toán là rất tốt Công ty rất chú trọng đến việc đầu tư máy móc thiết bị để làm việc . VD : 5 máy tính, 1 máy phô tô, 2 máy in, và các công cụ khác ... Công ty thường áp dụng kế toán trên máy để tiện theo dõi quản lý việc hạch toán của Công ty. - Các tài khoản áp dụng tại Công ty gồm các tài khoản sau: - Tài khoản loại 1: + TK 111: tiền mặt, TK 112: tiền gửi ngân hàng, TK 131: phải thu của khách hàng; TK 136: phải thu nội bộ; TK 1388: phải thu khác; TK 141: tạm ứng; TK 151: hàng mua đang đi đường; TK 152: nguyên vật liệu; TK 153: Công cụ, dụng cụ, TK 154 chi phí SXKD dở dang; TK 155: thành phẩm; TK 156: hàng hoá - Tài khoản loại 2: TK 211: tài sản cố định; TK 241: hao mòn TSCĐ - Tài khoản loại 3: TK 311: vay ngắn hạn; TK 331: phải trả cho người bán; TK 333: thuế và các khoản phải nộp ngân sách; TK 334: phải trả cho CNV; TK 336: phải trả nội bộ; TK 338: phải trả phải nộp khác. - Tài khoản loại 4: TK 411: nguồn vốn kinh doanh; TK 421: Lãi chưa phân phối; TK 431: quỹ khen thưởng phúc lợi. - Tài khoản loại 5: TK 511: Doanh thu bán hàng; TK 512: DT nội bộ - Tài khoản loại 6: TK 621: chi phí vật liệu trực tiếp; TK 622: CP nhân công trực tiếp; TK 627: chi phí sản xuất chung; TK 642: CP quản lý doanh nghiệp. - Tài khoản loại 7: TK 711: thu nhập hoạt động tài chính; TK 721: thu nhập bất thường. - Tài khoản loại 8: TK 811: chi phí hoạt động tài chính; TK 821: chi phí bất thường. - Tài khoản loại 9: TK 911: xác định kết quả SXKD. PHẦN II: NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM I- CÁC HÌNH THỨC LƯƠNG, QUỸ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. * Nhiệm vụ kế toán tiền lương - Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình sử dụng lao động và kết quả lao động tính toán chính xác đúng chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp cho người lao động. - Tính toán phân bổ các khoản chi phí liên quan đến tiền lương và bảo hiểm cho người lao động và các đối tượng có liên quan. Định kỳ phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý sử dụng quỹ tiền lương, lập báo cáo về lao động tiền lương và các khoản tính theo lương thuộc trách nhiệm của kế toán. * Các hình thức tiền lương. - Việc tính lương và trả lương được tính theo 2 hình thức: + Trả lương theo thời gian + Trả lương theo sản phẩm. * Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương tính theo số cán bộ, công nhân viên của Công ty do Công ty quản lý và chi trả lương. - Quỹ tiền lương: + Lương chính theo cấp bậc + Lương khoán theo bảng khoán quỹ lương của Công ty + Phụ cấp theo lương, phụ cấp khác. * Quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Quỹ bảo hiểm được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp theo cấp bậc (HSL) tỷ lệ tính theo chế độ hiện hành là 20%. - Đối với cán bộ, công nhân viên bảng lương theo thời gian có tên trong bảng khoán quỹ lương trừ: + 15% do Công ty sử dụng lao động chịu được tổng quỹ lương của Công ty. + 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào thu nhập của họ. Công nhân hợp đồng thì mức đóng 26% người lao động phải đóng 100%. - Quỹ BHXH Công ty BHXH quản lý nhằm chi tiêu cho các trường hợp: + Trợ cấp cho công nhân viên mất sức lao động, nghỉ hưu + Trợ cấp tiền tử tuất. - Chi toàn Công ty quản lý xã hội * Quỹ BHYT: - Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Tỷ lệ tiền BHYT là: 3% - Nếu là công nhân viên chính thức: + 2% tính vào doanh nghiệp + 1% tính vào người lao động - Nếu là nhân viên hợp đồng ngoài quỹ lương: mức đóng 3% theo lương cơ bản và các khoản phụ cấp (HSL). * Nguồn kinh phí công đoàn (KPCĐ) - KPCĐ do việc trích lập vào số tiền lương hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CBCNV trong tháng tỷ lệ trích: 3%. + Đối với công nhân chính thức: 2% doanh nghiệp chịu 1% người lao động đóng + Đối với công nhân hợp đồng: 3% người lao động đóng theo thu nhập thực tế (nếu thu nhập cao thì phải đóng cao). * Việc quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc bảo vệ quyền lợi của người lao động trong Công ty. * Các tài khoản sử dụng: - Kế toán tính và thanh toán các khoản khác đối với người lao động, tình hình trích nộp và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng tài khoản chủ yếu sau: * Tài khoản 334 “phải trả công nhân viên”. - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán cho công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, trợ cấp bảo hiểm và các khoản khác về thu nhập của công nhân viên. - Kết cấu tài khoản: Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2 TK 334.1: Thanh toán tiền lương TK 334.2: Thanh toán các khoản khác Nợ TK 334 Có + Các khoản khấu trừ vào lương, CNV + Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả CNV + Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả công cho CNV + Tiền luơng CNV chưa tính trong kỳ Dư nợ: Số tiền trả thừa cho CNV (nếu có) DCK: tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV - Tính lương thưởng phải trả CNV Nợ TK 431 Có TK 334 - Tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn) phải trả cho CNV Nợ TK 337 Có TK 334 - Các khoản khấu từ vào lương và thu nhập của CNV như tiền tạm ứng BHXH, BHYT: Nợ TK 334 Có TK 141 tạm ứng hoặc Nợ TK 338 Có TK 138 Thanh toán các khoản phải trả cho CNV Nợ TK 334 Có TK 111 Có TK 112 * TK 338 “phải trả phải nộp khác” - TK 338 dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung để phản ánh ở các TK khác. (TK 331 -> TK 336) - TK được dùng để hạch toán số tiền được Nhà nước cấp. - Tài khoản 338: có các TK cấp 2 - TK 338.1: tài sản thừa chờ giải quyết. - TK 338.2: KPCĐ - TK 338.3: BHXH - TK 338.4: BHYT - TK 338.8: Phải trả phải nộp khác Nợ TK 338 Có + Các khoản đã nộp cho cơ quan, quản lý, các quỹ + Các khoản phải nộp, phải trả, phải thu hộ + Các khoản đã chi về KPCĐ + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Xử lý giá trị tài sản thừa + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp. + Các khoản đã trả, đã nộp khác Dư nợ: Số trả thừa, nộp thừa vượt chi được thanh toán. DCK: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Tính số tiền BHYT, BHXH, trừ vào lương của CNV Nợ TK 334 Có TK 338 - Nộp BHXH - KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ và mua thẻ BHYT cho CNV: Nợ TK 338 Có TK 511 Ngoài ra kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau theo sơ đồ 1: TK 334 TK 334 (1) (4) TK 338 TK 662, 627, 641, 642 (3) (6) (2) (5) TK 111, 112 Giải thích sơ đồ 1: (1) Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ 19% lương (2) Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ 7% lương (3) Hoàn nhập BHXH, KPCĐ nộp thừa (4) Tính đa số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV (5) Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan cấp trên (6) Chi tiền KPCĐ tại cơ sở II. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. 1. Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân : 1.1/ Phương pháp quản lý lao động và tiền lương tại Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân : Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. * Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân đang quản lý lao động theo hai loại, bao gồm: + Lao động trong biên chế: gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng. + Lao động dài hạn: gồm tất cả các công nhân viên còn lại trong công ty. * Về công tác quản lý tiền lương, Công ty quản lý theo hai loại: - Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên. - Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập… 1.2/ Hình thức trả lương tại Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân: Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu Công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty, có thể là 1,5 hoặc 2…tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được. Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ví dụ: Ví dụ anh Lại Việt Cường, kế toán thanh toán của Công ty có hệ số lương là 3,94; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2006 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 3/2006 của anh Cường sẽ là: (3,94 + 0,2 + 2) x 390.000 – (5% BHXH và - 1% BHytế)/tổng lương = 2.250.294 đ (5% BHXH và 1% BH ytế người lao động bắt buộc phải đóng, 17% còn lại do công ty trả) Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty. 1.3/ Xác định đơn giá tiền lương tại Công ty: Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc… Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản… theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng) - Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: - Lương thời gian + - ốm, điều dưỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lương T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, ... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn trưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro…) Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cụ thể bảng chấm công phòng Kế toán của Công ty tháng 3 năm 2006 như sau: 1.4/ Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty cổ phần XNK và TM Vạn Xuân : Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế. Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: * Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm. Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm. * Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường. * Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được._.