Kế toán thu mua thực tế, nhập xuất & dự trữ vật liệu, Cổ phần vật liệu trong sử dụng tại Công ty Giống cây trồng Hải Dương..

hà quản lý mở mang phát triển tư duy kinh tế, làm cho sản xuất ngày càng phát triển và có hiệu quả. Trong sản xuất nông nghiệp để đảm bảo năng suất ngày càng cao, chất lượng sản phẩm ngày càng tốt đủ sức cạnh tranh với cơ chế thị trường, việc chọn tạo, phục tráng, sản xuất ra nhưng cây, con giống có năng suất cao, chất lượng tốt, tính thích ứng và thích nghị rộng là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Trong cơ chế thị trường bên cạnh việc đầu tư, phát triển công nghệ, các đơn vị, cá nhân sản xuất kinh doanh còn phải đặc biệt quan tâm đến lợi nhuận, vì đó là yếu tố thiết thực đến sự sống còn, tồn tại và phát triển của mình. Để làm được điều đó việc hạch toán chi tiết có hiệu quả tất cả các khâu từ sản xuất đến tiêu thụ là vấn đề thiết yếu. Trong đó chi phí sản xuất là một nội dung quan trọng trong hạch toán kế toán. Nó đòi hỏi phải được hạch toán chính xác, đúng, kịp thời vì chí phí sản xuất phản ánh tổng hợp nhiều mặt của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, nó đưa ra được những số liệu quan trọng. Dựa vào đó doanh nghiệp biết được đã chi bao nhiêu ? Sản xuất được gì ? và hiệu quả của chí phi đó ra sao ? Đó chính là cơ sở để phân tích rút ra được những nguyên nhân thành công hay thất bại, lựa chọn phướng hướng, biện pháp sản xuất kinh doanh trong thời gian tới tốt hơn, thu nhập nhiều hơn. Chi phí sản xuất trong nông nghiệp cũng như các ngành sản xuất khác bao gồm: Chí phí nguyên vật liệu: Giống, cây con, thuốc trừ sâu, phân bón....... Chi phí nhân công: Tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản bồi dưỡng và phụ cấp. Chi phí sản xuất chung. Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ đề cập đến một trong ba nội dung của chi phí sản xuất với tiêu đề “ Kế toán thu mua thực tế, nhập xuất và dữ trữ vật liệ, chi phí vật liệu trong sử dụng “Tại Công ty giống cây trồng Hải Dương ( Xí nghiệp giống lúa Lai Cách ). Nội dung của bài viết bao gồm: 5 phần Phần I: Đặc điểm phân loại yêu cầu quản lý và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình thanh toán vật liệu. Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu. Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các doanh nghiệp. Phần IV: Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp giống lúa Lai Cách - công ty giống cây trồng Hải Dương. Phần V: Một số ý kiến đóng góp về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp giống lúa Lai Cách. Mục đích của đề tài là vận dụng lý luận về hạch toán vật liệu, công cụ đã được trang bị ở trường vào việc nghiên cứu thực tế tại xí nghiệp từ đó phân tích những điểm còn tồn tại nhằm góp một phần nhỏ bé cho việc hoàn thiện công tác kế toán của Xí nghiệp. Phương pháp sử dụng: - Phương pháp lý thuyết kết hợp với thực tiễn. - Phương pháp kế toán chung. - Phương pháp kế toán vật liệu. - Phương pháp tài khoản. - Phương pháp tổng hợp. Chuyên đề được hoàn thành với sự giúp đỡ nhiệt tình của: Thầy giáo Phan Văn Niệm. Ông: Phan Văn Bộc Giám đốc Công ty giống cây trồng Hải Dương. Bà: Đào Thị Tâm Kế toán trưởng Công ty giống cây trồng Hải Dương Cùng anh Phạm Văn Côi và các phòng chức năng của Công ty giống cây trồng Hải Dương. Viện Đại học mở Hà Nội cùng các giáo sư, tiến sĩ, giảng viên của trường. Do nhận thức còn hạn chế nội dung chuyên đề rộng cho nên bài viết này chỉ mang tính khái quát và không sao tránh khỏi khiếm khuyết, vì vậy tôi rất mong được sự đóng góp giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Viện Đại học Mở Hà Nội cùng các anh chị thuộc các chức năng của Công ty giống cây trồng Hải Dương giúp cho chuyên đề được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn. Hải Dương, tháng 6 năm 2001 Phần I Lý luận chung về kế toán thu mua, nhập xuất và dự trữ vật liệu, chi phí vật liệu trong sử dụng. 1. Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đó là: Thiết bị nhà xưởng: Tư liệu sản xuất Nhân công lao động: Sức lao đông Vật liệu: Đối tượng lao đông Vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 2. Phân loại vật liệu Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào những đặc trưng chung giống nhau người ta phân loại vật liệu thường theo những cách sau: Cách 1: Phân loại theo vai trò, tác dụng của vật liệu. Đây là cách được sử dụng phổ biến. Theo cách này vật liệu được chia làm các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: Giống, phân bón ( Đối với doanh nghiệp nông nghiệp). Xi măng, cát sỏi, sắt thép ( Đối với doanh nghiệp xây dựng ). Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ phụ trợ trong sản xuất: Thuộc trừ sâu, thuốc sử lý mầm. ( Đối với doanh ngiệp nông nghiệp ). Nhiên liệu: Than, củi, xăng dầu. Phụ tùng thay thế, sử chữa: Dùng cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Vật liệu và thiết bị dùng cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là vật liệu thu hồi được sau quá trình sản xuất hay xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu ngoài các loại trên như: Bao bì, vật đóng gói, vật tư đặc chủng. Cách 2: Phân loại theo mối quan hệ và môi trường sinh thái bao gồm: Loại bình thường: Loại ít gây tác hại Loại nguy hiểm: Loại gây hại nhiều cho môi trường sinh thái như: Thuốc trừ sâu. . . Cách 3: Phân loại theo đặc trưng của vật chất bao gồm: Vật liệu lỏng: Rượu, cồn, xăng dầu.......... Vật liệu rắn: Xí măng, sắt, thép. . . . . Vật liệu khí: Khí ôxy, Cacbonic. . . . . Cách 4: Phân loại theo nguồn gốc bao gồm: Vật liệu sản xuất trong nước Vật liệu mua từ nước ngoài hoặc Vật liệu tự sản xuất Vật liệu mua ngoài Cách 5: Phân loại theo phương thức tính thuế Loại vật liệu tính theo phương pháp khấu trừ thuế: Theo phương pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập Loại vật liệu tính theo phương pháp trực tiếp Theo phương pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập + Thuế giá trị gia tăng. 3. Phương pháp tính giá vật liệu: Thực chất là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành và phát sinh có liên quan đến tình loại vật liệu Trong kinh tế thị trường nhờ sử dụng phương pháp này mà kế toán theo dõi, phản ánh, kiểm tra được các đối tượng hạch toán kế toán bằng tiền. Đồng thời nhờ có tính giá kế toán tính toán và xác định được chi phí có liên quan đến việc thu mua, sản xuất, chế tạovà tiêu thụ từng loại vật tư , sản phẩm, hàng hoá từ đó so sánh với kết quả thu được để đánh giá hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng nguyên tắc giá phí theo quy định của Bộ Tài chính để đanhs giá vật liệu. Nguyên tắc đó là: Giá trị ghi sổ của vật liệu= Giá thực tế thu mua, hay giá thành thục tế sản xuất ( Giá gốc ). Tuỳ từng phát sinh trong quá trình thu mua, sản xuất cụ thể từng trường hợp được tính giá như sau: a/ Vật liệu mua ngoài: Trường hợp áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế: Giá vật liệu = giá mua trên hoá đơn ( không có thuê giá trị gia tăng ) + Chi phí thu mua thực tế + Thuế suất nhập khẩu ( Nếu có ) – Giảm giá hàng mua nếu có – Triết khấu được hưởng ( Nếu có ). Trường hợp doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn, chứng từ hay vẫn còn áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc Doanh nghiệp sản xuất, chế biến, thu mua nông lâm thuỷ sản . . . Không có hoá đơn VAT ( Theo quy định của Bộ Tài chính ). Giá vật liệu được tính cũng như trên chỉ riêng giá trị trên hoá đơn là giá có cả thuế giá trị gia tăng. Trường hợp giá bán ghi trên hoá đơn của người bán không ghi thuế VAT thì : Giá bán thuần = Giá ghi trên hoá đơn ( có cả VAT ) / 1 + Thuế suất b/ Vật liệu tự sản xuất: Giá vật liệu = giá thành sản xuất thực tế c/ Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến Giá vật liệu thực tế = Giá trị vật liệu chế biến + Chi phí liên quan ( ( Thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển và bốc dỡ ). d/ Vật liệu được tặng thưởng, viện trợ Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế thị trường tương đương ( Do hội đồng giao nhận xác định ) e/ Vật liệu nhận đóng góp liên doanh Giá thực tế vật liệu = giá thoả thuận do các bên xác định f/ Phế liệu: Giá thực tế vật liệu = Giá ước tính có thể sử dụng được hay thu hồi tối thiểu. * Phương pháp đánh giá vật liệu dùng trong kỳ: Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ theo từng yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán ta có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây để xác định giá vật liệu xuất dùng, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải ghi chú rõ ràng Phương pháp giá đơn vị bình quân Giá thực tế xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân vật liệu. Nếu tính theo cả kỳ dự trữ thì Giá thực tế vật liệu xuất dùng bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ / Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Nếu tính theo mỗi lần nhập thì Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu trước + Giá sau mỗi lần nhập / Số lượng vật liệu trước + Số lượng vật liệu sau mỗi lần nhập Nếu tính theo bình quân cuối kỳ trước ( Hay đầu kỳ này ) Giá đơn vị binh quân = Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trước ( Hay đầu kỳ này ) / Số lượng vật liệu tồn cuối kỳ trước ( Hay đầu kỳ này ) 2* Phương pháp nhập vật liệu nhập trước xuất trước Xuất trước lô vật liệu nhập trước: Giá tính theo thực tế của từng lô sau đó mới xuất lô vật liệu nhập sau. Giá tồn cuối kỳ = Giá của lô vật liệu nhập cuối kỳ trong kỳ 3* Phương pháp nhập sau xuất trước Tính ngược với phương pháp nhập trước xuất trước 4* Phương pháp trực tiếp ( Phương pháp đích danh ) Giá vật liệu xuất dùng = Giá đơn chiếc hay từng lô khi nhập 5* Phương pháp giá hạch toán: Để hạch toán nhanh người ta dùng phương này. Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán bằng giá thực tế. Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ ( Hay tồn cuối kỳ ) = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ ( Hoặc tồn cuối kỳ ) x Hệ số giá vật liệu. Trong đó Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ / Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. 4. Phương pháp hạch toán vật liệu Để hoạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung. Hiện nay theo quy định thì doanh nghiệp chỉ được lựa chọn một trong hai phương pháp: Kê khai thường xuyên và kiêm kê định kỳ. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu là Phản ánh kịp thời chính xác số lượng, chất lượng và giá cả vật liệu tăng, giảm, tồn kho từng loại, từng thứ. Xác định chính xác số lượng, giá trị vật liệu tiêu hao giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kiểm tra chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu. Phát hiện và ngăn ngừa sử dụng vật liệu lãng phí, hay thất thoát . . . . để có biện pháp xử lý kịp thời. Để giảm bớt khối lượng ghi chép không cần thiết, phục vụ kịp thời cho việc tập hợp chi phí, báo cáo thông tin cho quản lý. Cuối tháng ( Cho dùng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiêm kê định kỳ ) Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ và phân bổ vật liệu, dụng cụ và để ghi vào tài khoản 152, 153. Kế toán lập bảng như sau: VD: Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ Tháng 1 năm 2000 TT TK ghi có TK ghi nợ TK 152 ( VLC) Hệ số giá: TK 152 ( VLP) Hệ số giá: . . . . . . TK 153 Hệ số giá: HT TT HT TT HT TT HT TT 1 TK 621 18.000 800 500 - Đội 1 10.000 500 300 - Đội 2 8.000 300 200 2 TK 627 9.000 9.000 800 - Đội 1 4.000 6.000 350 - Đội 2 5.000 3.000 450 Tổng cộng 27.000 9.800 1.300 Ngày. . . tháng. . . năm Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) 4.1 Hạch toán tình hình biến động vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4.11Thủ tục chứng từ và tài khoản: Căn cứ vào giấy báo nhận hàng ( Hay người mua hàng báo ) Nếu thấy cần thiết kế toán có thể lập biên bản kiểm nhận vật liệu thu mua về số lượng, chất lượng, quy cách. . .vv. . Sau đó người mua hàng làm phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn mua hàng hoặc giấy báo nhận hàng biên bản kiêm kê vật tư ( Nếu cần ). Thủ kho nhập vào kho ghi sổ vật liệu số lượng thực nhập vào phiếu, ký tên vào phiếu nhập giữ lại một liên ( Phiếu nhập cần lập 3 bản ) rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp phát hiện vật liệu thiếu, thừa, sai quy cách . . . Thủ kho phải báo cho người mua hàng biết và cùng người mua hàng lập biên bản chuyển cho người có thẩm quyền giải quyết. Các chứng từ được dùng trong hạch toán vật liệu gồm: + Hoá đơn giá trị gia tăng của người bán ( Theo mẫu số 01CTKL- 3LLdo Bộ Tài chính quy định ) hoặc hoá đơn bán hàng theo mẫu sau: Đơn vị bán:. . . . . . . Mẫu số. . . . . . . Địa chỉ: ( Ban hành. . . . . Quyển số: Số: Hoá đơn bán hàng Liên 2 ( Bán hàng, vận chuyển, dịch vụ ) Họ tên người mua:. . . . Địa chỉ: Hình thức thanh toán: TT Tên quy cách sản phẩm dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 = 1 x 2 D Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ): Người mua Người bán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2- Phiếu nhập kho theo mẫu sau: Mẫu số: 01- VT Ban hành: 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1 / 11 / 1995 Quyển số: Số: Phiếu nhập kho Ngày. . . tháng. . . . năm Nợ. . . . . Họ và tên người nhâp: . . . . . . . . . . . . Bộ phận:. . . . . . . có. . . . . Lý do nhập: Nhập vào kho:. . . . . . . TT Tên quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Theo Ctừ số Thực nhập A B C 1 2 3 4= 2x3 Cộng Tổng số tiền ( Ghi bằng chữ ): Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 3- Phiếu xuất kho theo mẫu Đơn vị: Mẫu số02-VT Địa chỉ: Số: QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1 / 11 /1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày. . . tháng. . . năm. . . . Nợ. . . . Có. . . . . Họ và tên người nhận hàng: Bộ phận: Lý do xuất hàng: Xuất tại kho: TT Tên quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 = 2 x 4 Cộng Tổng số tiền ( Ghi bằng chữ ): Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Hoặc có thể dùng phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Cùng với các văn bản cần thiết kèm theo. Tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể mà doanh nghiệp vận dụng. Trình tự thủ tục mua, nhập, xuất vật liệu như sau: 4.1.1.1Thủ tục mua hàng, phương pháp kiểm tra hoá đơn Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch vật liệu hàng tháng , quý, năm hoặc theo yêu cầu của người quản lý có thể mua theo nhiều hình thức: Nếu trả tiền ngay ( Tiền mặt ) Kế toán lập bảng tạm ứng ( Theo mẫu quy định ) trình thủ trưởng đơn vị duyệt chi, chuyển cho kế toán phụ trách về lập phiếu chi và lĩnh tiền tại thủ quỹ, sau khi mua hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng ( Biên bản giao nhận vật tư nếu cần ) , lập phiếu nhập sau đó lập phiếu chi đồng thời thu hồi tạm ứng. Nếu trả tiền chậm: Cán bộ cung tiêu phải nộp toàn bộ chứng từ cho kế toán: Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, Hợp đồng mua bán hàng hoá . . . . . . để kế toán vào sổ nợ tài khoản 331 phải trả người bán. Nếu trả bằng chuyển khoản Phương pháp lập hoá đơn: Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán, hoá đơn dùng hết phần nào phàn còn lại gạch, hoá đơn ghi rõ địa chỉ, họ tên người mua, phương pháp thanh toán, ghi rõ quy cách loại vật liệu. Nếu không ghi hết gạch bỏ phần thừa. Hoá đơn phải được ghi rõ, hoá đơn đã nộp tiền phải có dấu “ Đã thanh toán “ của người bán. Nếu chuyển khoản phải ghi rõ số séc, ngày tháng, họ tên ghi trên séc. 4.1.1.2 Phương pháp lập phiếu xuất Phiếu xuất được ghi làm hai liên ( 1 gốc, 1 cho người nhận vật liệu trao thủ kho ) có đủ chữ ký ghi trên phiếu. * Tài khoản sử dụng trong hạch toán vật liệu bao gồm: Tài khoản 151: Hàng mua đi đường ( Chi tiết từng loại theo tài khoản cấp II ) Tài khoản 152: Vật liệu nhập kho ( Chi tiết từng loại vật liệu theo tài khoản cấp II ) Các tài khoản liên quan Tài khoản 111: Tiền mặt Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 621, 627,641,642: Kết chuyển chi phí Tài khoản 133: Thuế VAT được khấu trừ Tài khoản 412: Đánh giá tăng, giảm vật liệu Tài khoản 411: Nhận vốn kinh doanh Tài khoản 128, 222: Nhận lại góp vốn liên doanh Tài khoản 331: Phải trả người bán Sơ đồ 1: Hạch toán tổn quát vật liệu ( Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 311,111,112 TK 152 TK 621 141,331. . . Mua vật liệu Xuất dùng cho SX tại kho hoặc trực tiếp không qua kho TK 133 TK 641,642,627 Thuế VAT được khấu trừ Xuất dùng cho SX chung bán hàng, quản lý TK 411 Nhận cấp vốn liên doanh TK 154 bằng vật liệu Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến TK 642,338 Xử lý vật liệu thừa qua TK 138,642 kiêm kê Xử lý vật liệu thiếu qua kiêm kê TK 128,222 Nhận lại vật liệu từ đầu tư TK 421 góp vốn liên doanh Đánh giá giảm giá trị VL TK 412 Đánh giá tăng giá trị vật liệu Sơ đồ 2 Hạch toán vật liệu ( Tính VAT theo phương pháp trực tiếp ) TK 331,111,112 TK 152 TK 621 141,311 Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để sản xuất ( tổng giá trị thanh toán có cả VAT) TK 151,411,222 TK 627,641,642 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho nhu nhầu khác ở PX, phục vụ bán hàng quản lý, XDCB ở sơ đồ 1 ( Phương pháp khấu trừ thuế ) kế toán định khoản như sau: Khi nhập: - Khi nhập vật liệu mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,111,112,311,141: Tổng giá trị thanh toán Nếu được hưởng triết khấu Nợ TK 331: Triết khấu trừ vào tiền hàng phải trả Nợ TK 111,112: Triết khấu được người bán trả Nợ TK 1388: Triết khấu được người bán chấp nhận nhưng thừa trả Có TK 152: Số triết khấu mua hàng được hưởng Có TK 1331: Số VAT không được khấu trừ Nếu hàng thừa so với hoá đơn ( Có biên bản và văn bản báo cáo ) + Nhập vào kho toàn bộ Nợ TK152: Giá trị vật liệu chưa có thuế Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Giá trị toàn bộ theo hoá đơn Có TK 3381: Giá trị thừa chưa biết nguyên nhân Khi có quyết định xử lý thừa: Trả lại người bán Nợ TK 3381 Có TK 152 Chấp nhận mua số thừa Nợ TK 1331 Nợ TK 3381 Có TK 331 Thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381 Có TK 721 Trường hợp không nhập hàng thừa mà chỉ nhập theo hoá đơn Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,112,111: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn ( Vật liệu thừa được ghi nhận ngoài sổ ) Khi xử lý vật liệu thừa trong các trường hợp như trên thì kế toán cũng định khoản như trên song chỉ khác trong tài khoản 3381bằng taig khoản 152 ( Nếu trả ngưòi bán thì không định khoản ). Nếu vật liệu thiếu so với hoá đơn Khi nhập: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập kho Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1331: Có TK 331,111,112: Người bán chấp nhận lỗi thiếu giao tiếp hàng Nợ TK 152: Giá trị vật liệu giao thêm Có TK 1381: Giá trị vật liệu thiếu Người bán chấp nhận nhưng không còn hàng Nợ TK 331, 111 ,112 Có TK 1381 Có TK 1331 Thiếu do cá nhân gây nên Nợ TK 1388,334 Có TK 1381 Có TK 1331 Thiếu không rõ nguyên nhân ( Không xác định ) Nợ TK 821 Có 1381 Nếu hàng về chưa có hoá đơn: Ghi sổ tạm tính Nợ TK 152 Có TK 331 Khi hoá đơn về dùng nghiệp vụ kế toán điều chỉnh theo giá thực tế. Trường hợp hoá đơn về nhưng chưa có hàng Nợ TK 151: Giá trị hàng đi đường Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,111,112 Tổng giá thanh toán Khi hàng về Nợ TK 152: Giá trị hàng nhập kho Nợ TK 621,627: Xuất dùng ngay không qua kho Có TK 151: Giá trị hàng đi đường Trường hợp vật liệu tự chế nhập kho Nợ TK 152: Chi tiết vật liệu Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất Trường hợp nhập vật liệu do các trường hợp khác Nợ TK 152: ( Chi tiết vật liệu ) Giá trị thực tế vật liệu tăng Có TK 411: Cấp vốn bằng vật liệu Có TK 3388: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 311: Vay ngắn hạn bằng vật liệu quy thành tiền Có TK 642: Vật liệu thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627,641, 642: Dùng không hết thu hồi phế liệu Có TK 222,128: Nhận góp vốn liên doanh bằng vật liệu Có TK 241 Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB hoặc từ sửa chữa lớn. Khi xuất vật liệu Vật liệu trong doanh nghiệp xuất chủ yếu cho sản xuất, phần còn lại thừa hoặc không có nhu cầu sử dụng nữa có thể xuất bán, góp vốn liên doanh . . . giá xuất trong mọi trường hợp đều theo giá thực tế của bên có tài khoản 152 Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đối tượng ) Xuất cho SX Nợ TK 641, 642: ( Chi tiết cho từng đối tượng ) Xuất cho tiêu thụ và quản lý Nợ TK 241: ( Chi tiết từng đối tượng ) Cho XDCB hoặc sửa chữa lớn Có TK 152: Giá trị thực tế vật liệu xuất Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 222: Góp vốn dài hạn Nợ TK 128: Góp vốn ngắn hạn Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá giảm giá trị vật liệu Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất Có TK 412: Chênh lệch do đánh giá tăng giá trị vật liệu Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 1388, 1368: Có TK 152: Giảm ( Xuất ) cho các yêu cầu khác Nợ TK 632: Nhượng bán vật liệu Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu chờ xử lý Nợ TK 1388,334: Cá nhân phải bồi thường khi xác định xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu giảm ( Xuất ) 5. Kế toán vật liệu trong đơn vị sản xuất kinh doanh nông nghiệp Đặc điểm của vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp Vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp rất đa dạng trong đó có một số vật liệu mang tính đặc thù như hạt giống, phân bón, các loại thuốc phòng trừ sâu bệnh .. . . Các loại vật liệu này một phần được tạo ra ngay trong quá trình sản xuất, sản phẩm kỳ trước được dùng làm vật liệu cho kỳ này hoặc vật liệu của kỳ này được giữ làm vật liệu cho kỳ sau, Sản phẩm của ngành này được làm vật liệu cho ngành khác. Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nông nghiệp Phương pháp hạch toán về cơ bản giống như các ngành khác song riêng về vật liệu luân chuyển nội bộ được tính theo giá thành thực tế sản xuất. Kế toán sử dụng tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu “ và tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2 như tài khoản 1521-1: Hạt giống, Tài khoản 1521-2: Phân bón Tài khoản 1521-3: Thức ăn gia súc Tài khoản 1522-1: Thuốc dùng cho cây trồng Tài khoản 1522-2: Thuốc thú y Khi nhập vật liệu do sản xuất tạo ra được định khoản như sau: ( Căn cứ vào giá thành sản phẩm để ghi ) Nợ TK 152: ( Chi tiết từng đối tượng ) Vật liệu, nguyên liệu Có TK 154: Chi phí sản xuất dở dang Khi xuất vật liệu cho các đối tượng sử dụng Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đội ) Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 627: ( Chi tiết từng đối tượng ) Chi phí quản lý đội, Sản xuất chung Nợ TK 641,642: Chi phí tiêu thụ, quản lý Có TK 152: Giá vật liệu, nguyên liệu Trường hợp vật liệu luân chuyển nội bộ được doanh nghiệp phản ánh theo giá tiêu thụ nội bộ để phục vụ cho yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ và phản ánh phù hợp chi phí đầu vào của sản phẩm sản xuất thì kế toán phản ảnh như sau: + Căn cứ vào giá thành sản xuất để ghi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang + Căn cứ vào giá tiêu thụ nội bộ Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có TK 512: Doanh thu nội bộ 6. Kế toán vật liẹu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo quy định hiện hành vật liệu tồn kho phải được hạch toán một trong hai phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Đặc trưng của phương pháp hạch toán vật liệu kiểm kê định kỳ là: Kế toán không theo dõi biến động vật liệu thường xuyên tức là không ghi phiếu nhập phiếu xuất, không cung cấp thường xuyên về giá trị vật liệu, hàng hoá tồn kho mà phải chờ đến cuối kỳ hạch toán căn cứ vào biên bản kiểm kê mới xác định được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ. Theo quy định ở phương pháp này để phản ánh hàng tồn kho kế toán vẫn sử dụng các tài khoản: 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157 nhưng không phản ánh nhập xuất vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị kết chuyển tồn kho đầu và cuối kỳ còn kế toán sử dụng tài khoản 611: mua hàng, tài khoản này chỉ được hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, cấm dùng trong phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ Theo phương pháp kiêm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 Giá trị VL tồn đầu kỳ Giá trị VL, dụng cụ chưa sử dụng tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị vật liệu mua VL được hưởng triết khấu trong kỳ giảm giá và hàng trả lại TK 1331 TK 138,334,821,642 Thuế VAT được VL, công cụ thiếu hụt khấu trừ mất mát TK 411 TK 1421 Nhận góp vốn liên doanh Giá trị dụng cụ cấp phát, tặng xuất dùng lớn TK 311,336,338 TK 621,627,642,641 Vay cá nhân, đơn vị Phân bổ và đối tượng khác dần TK 412 Tăng giá trị do đánh giá Giá trị VL, công cụ Vật liệu, công cụ xuất dùng nhỏ Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ công cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 Giá trị vật liệu, dụng cụ Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng tồn cuối kỳ chưa sử dụng TK 111,112,331,411 TK 111,112,331 Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng Giá trị vật liệu được triết khấu trong kỳ ( tổng giá thanh toán giảm giá, hàng bị trả lại có cả thuế VAT ) TK 621,627,641,642 Giá trị thực tế VL, DC xuất dùng trong kỳ Theo phương pháp này, vật liệu công cụ dụng cụ tăng, hàng tồn kho đầu kỳ đều được hạch toán vào bên nợ tài khoản 611. Cuối kỳ vật liệu công cụ dụng cụ đều được kết chuyển vào TK 152, 153. Dụng cụ xuất dùng lớn được hạch toán vào tài khoản 1421 sau đó mới phân bổ cho các đối tượng sử dụng ứng với các tài khoản 621, 627,641,642- Đối với phương pháp khấu trừ VAT. Còn phương pháp thuế trực tiếp thì không qua tài khoản 1421 mà hạch toán thẳng cho các đối tượng sử dụng. 7. Kế toán công cụ, dụng cụ ( Phương pháp kê khai thường xuyên, thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) 7.1 Đặc điểm của công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không thoả mãn một trong hai điều kiện để trở thành tài sản cố định nghĩa là chỉ đảm bảo điều kiện “ là tư liệu lao động tham gia nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giũ nguyên trạng thái ban đầu. Công cụ dụng cụ không đảm bảo điều kiện “ Là tư liệu lao động có giá trị lớn.” Công cụ dụng cụ cũng chuyển dần giá trị vào sản phẩm do vậy trong hạch toán người ta sắp xếp công cụ dụng cụ vào nhóm vật liệu- hàng tồn kho. Trong quản lý theo quy định hiện hành công cụ dụng cụ mua sắm bằng vốn lưu động và được xếp vào tài khoản loại I nhóm 5 ( Tài khoản 153 ). Do vậy công cụ dụng cụ có đặc điểm của vật liệu khi mua sắm nhập kho, bảo quản giống vật liệu. 7.2 Tài khoản sử dụng Theo quy định: Công cụ dụng cụ được hạch toán vào tài khoản 153 và được chi tiết theo tài khoản cấp II, cấp III. Ví dụ: Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ Tài khoản 15311 Vật rẻ Tài khoản 15312 Bảo hộ Tài khoản 15313 cho văn phòng .............................................. Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533 Công cụ dụng cụ cho thuê 7.3 Phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ 7.3.1 Phương pháp phân bổ 1 lần ( 100% giá trị ) Dùng cho công cụ- dụng cụ có giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích bổ sung một phần công cụ- dụng cụ cho sản xuất. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627: ( chi tiết từng đội ) Dùng ở đội, phân xưởng Nợ TK 641 (6413): Dùng cho tiêu thụ Nợ TK 642 ( 6423): Dùng cho quản lý Có TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ 7.3.2 Phương pháp phân bổ 2 lần ( 50% giá trị mỗi lần ) Dùng cho loại công cụ- dụng cụ có giá trị tương đối cao. Nếu áp dụng một lần sẽ làm cho chi phí sản xuất tăng cao. Khi xuất dùng theo phương pháp này được hạch toán theo hai bút toán: Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142( 1421): Xuất kho công cụ- dụng cụ Có TK 153( 1531): Giá trị công cụ dụng cụ Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị cho các đối tượng Nợ TK 6273,6413,6423: Có TK 1421: ( 50% giá trị xuất dùng ) Khi báo hỏng, mất mát hoặc hết thời hạn sử dụng Nợ TK 138, 334: Chờ xử lý hoặc cá nhân bồi thường Nợ TK 152,111: Phế liệu thu hồi Nợ TK 6273,6413,6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 1421: Giá trị còn lại chưa thu ( Giá trị chưa tính ) 7.3.3 Phương pháp phân bổ nhiều lần: Trường hợp công cụ- dụng cụ có giá trị cao dùng với quy mô lớn, mục đích thay thế, trang bị hàng loạt, sử dụng cho nhiều chu kỳ sản xuất nên phải phân bổ dần dần. Khi xuất kế toán sử dụng hai bút toán: Bút toán 1: Khi xuất dùng Nợ TK 1421: Giá trị công cụ- dụng cụ chờ phân bổ Có TK 1531: Giá trị công cụ- dụng cụ Bút toán 2: Phản ánh giá trị mỗi lần phân bổ. Kế toán định khoản như phương pháp phân bổ 50%. nhưng giá trị phân bổ tuỳ theo giá trị công cụ- dụng cụ và số lần phân bổ. Các kỳ tiếp theo khi phân bổ tiếp sẽ được hạch toán như bút toán 2. Khi báo hỏng, mất mát hoặc hết thời hạn sử dụng kế toán định khoản Nợ TK 138,334: Chờ xử lý hoặc cá nhân bồi thường Nợ TK 152,111: Phế liệu thu hồi Nợ TK 6273,6413,6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 1421: Giá trị còn lại chưa thu hết giá trị xuất dùng Phương pháp tính giá trị phân bổ: Giá trị mmọt lần phân bổ = Tổng giá trị công cụ- dụng cụ khi xuất/ Số lần phân bổ dự kiến. 7.4 Hạch toán bao bì luân chuyển: Khi xuất dùng: Nợ TK 1421: Giá trị chờ phân bổ Có TK 1532: Giá trị thực tế bao bì - Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng: Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng Có TK 1421._.