Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty dược phẩm trung ương I

h tài chính lành mạnh, giữ vững uy tín với bạn hàng, với các đối tượng liên quan, mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp có lành mạnh hay không, từ đó dự đoán được khả năng tồn tại, phát triển, cần xem xét khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nếu mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp sẽ đi dần đến bờ vực của sự phá sản, phải giải thể vì vỡ nợ. Vì thế, việc tính toán và phân tích tình hình biến động các chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp là một công việc cần thiết và mang tính bắt buộc. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của các hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cũng như ý nghĩa của việc theo dõi , phân tích khả năng thanh toán đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như đã nói ở trên, trong thời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I, em đã dành thời gian nghiên cứu công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty. Công ty dược phẩm trung ương I là một doanh nghiệp Nhà nước, có quy mô tương đối lớn, lại là một doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường dược phẩm nên các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên, trong đó còn có một số nghiệp vụ thuộc loại này tương đối phức tạp. Chỉ cần nhìn vào cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty, với 6 kế toán thanh toán, 1 phó phòng kế toán kiêm phụ trách công nợ trên tổng số 15 kế toán viên, ta có thể thấy tầm quan trọng của phần hành này trong kế toán tại công ty. Em tự thấy rằng nếu nắm chắc được hết các nghiệp vụ, cũng như công tác tổ chức hạch toán thanh toán kế toán thanh toán tại một công ty lớn như công ty dược phẩm trung ương I thì sẽ rất thuận lợi cho công việc chuyên môn của mình sau này. Do đó, em đã chọn đề tài : “ Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm trung ương I” Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo TS Trần Nam Thanh, Cô kế toán trưởng công ty dược phẩm trung ương I Nguyễn Thụy Khanh và các cô chú,anh chị nhân viên phòng kế toán tài vụ, đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận có 3 phần: Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I. Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cac nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I. Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp: 1.1/ Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp: 1.1.1/ Khái niệm: Để nghiên cứu các vấn đề về kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp thì trước hết ta phải hiểu rõ các khái niệm cơ bản liên quan đến vấn đề này. Có hai khái niệm liên quan cần tìm hiểu là thanh toán và quan hệ thanh toán. Thanh toán là khái niệm chỉ trách nhiệm kinh tế phải trả hoặc phải thu một khoản tiền nhất định hoặc một số nợ ước tính trong tương lai. Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh tế xảy ra khi một bên có trách nhiệm hoàn trả cho bên thứ hai một tài sản có giá trị tương đương về một khoản vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ thanh toán này thường xuyên phát sinh giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với ngân sách, với các cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả mang tính nội bộv.v… Căn cứ vào nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được chia thành hai loại: các khoản phải thu và các khoản phải trả. 1.1.2/ Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuất phát từ vai trò, vị trí của các nghiệp vụ này. Nền kinh tế hàng hóa, cùng với việc xuất hiện hoạt động mua bán, trao đổi đã làm phát sinh các quan hệ thanh toán, các khoản phải thu, phải trả. Các nghiệp vụ thanh toán này thường xuyên diễn ra và gắn liền với mọi khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Như vậy, nghiệp vụ thanh toán đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định của tình hình kinh doanh, cụ thể hơn là tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với việc ghi chép phản ánh thường xuyên các nghiệp vụ này trên hệ thống chứng từ, sổ sách sẽ cung cấp cho ban giám đốc những thông tin kịp thời chính xác về số tiền nợ, thời gian nợ, tình hình thanh toán với từng đối tượng, khả năng thanh toán trong thời gian kế tiếp … từ đó có thể có những quyết định kịp thời nhằm đảm bảo cho sự lành mạnh, cân đối của nền tài chính của doanh nghiệp. Tóm lại, quản lý các hoạt động thanh toán là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu trong quy trình quản lý tài chính, và kế toán chính là công cụ quản lý hữu hiệu. 1.1.3/ Phân loại nghiệp vụ thanh toán: Tùy theo mỗi một tiêu thức, mỗi căn cứ phân chia mà lại có các cách phân loại nghiệp vụ thanh toán khác nhau. 1.1.3.1/ Căn cứ vào nội dung kinh tế: Như trên đã đề cập, nếu căn cứ vào nội dung kinh tế thì các nghiệp vụ thanh toán được chia thành các khoản phải thu và các khoản phải trả. Các khoản phải thu trong doanh nghiệp là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế và các cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi, bao gồm: các khoản phải thu khách hàng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ các khoản phải thu nội bộ các khoản tạm ứng Tài sản cầm cố, ký cược, ký quỹ Các khoản phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ từ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả, bao gồm: Các khoản phải trả người bán Các khoản phải nộp Nhà nước bao gồm thuế, phí , lệ phí. Các khoản phải trả nội bộ Các khoản phải trả, phải nộp khác Các khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 1.1.3.2/ Căn cứ vào đối tượng thanh toán: Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các quan hệ thanh toán có thể được chia thành bảy nhóm: Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: Là quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp với các cá nhân, tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ bên ngoài. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài. Quan hệ thanh toán với ngân sách nhà nước: Là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước, thông thường bao gồm các khoản thuế phải nộp như thuế GTGT, thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, phí và lệ phí. Quan hệ thanh toán với công nhân viên: Là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng lao động như các khoản lương, thưởng, phụ cấp… ngoài ra còn phát sinh các khoản tạm ứng, bồi thường vật chất… Quan hệ thanh toán nội bộ: Là quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các công ty trực thuộc về các khoản phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau, mua bán nội bộ… Quan hệ thanh toán với các đối tác liên doanh: Là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp có sự liên doanh với các công ty khác. Quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ về thế chấp, ký quỹ, ký cược… Đặc biệt, trong quan hệ mua bán hàng hóa, các nghiệp vụ thanh toán diễn ra giữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp thì trong quan hệ thanh toán này, còn có thể được phân chia theo thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán, như sau: Thời hạn thanh toán là thời gian từ lúc bên mua ký kết hợp đồng ghi nhận chuyển giao quyền sở hữu đến khi thực hiện thanh toán tiền hàng cho bên bán. Căn cứ vào thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được chia ra làm ba loại như sau: - Thanh toán trả trước: Với hình thức thanh toán này, người mua thanh toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua- bán hàng thực sự diễn ra. Người bán sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả năng thanh toán của người mua, còn người mua lại chịu rủi ro hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng, bù lại, sẽ nhận được những ưu đãi về giá mua. Trường hợp này xảy ra khi nguồn hàng khan hiếm, người mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng để dành được quyền mua. - Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng. Trường hợp này xảy ra khi các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lượng nhỏ. Nếu áp dụng hình thức thanh toán này với tất cả các hóa đơn ở cùng một thời điểm thì sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Thanh toán trả sau: Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao tiền cho người bán sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ được một khoảng thời gian nhất định. Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng vốn. Trường hợp này thường kèm theo một số điều kiện tín dụng, như thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng, nhờ đó mà người bán sẽ có thể thu được một khoản chi phí tài chính… Hơn nữa, với hình thức thanh toán này, người bán có thể bán được nhiều hàng hơn, khuyến khích người mua mua thêm hàng. Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả sau và trả trước, trong đó, hình thức trả sau được sử dụng nhiều hơn. Hai hình thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp. Về phưong thức thanh toán, cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại của nền kinh tế, rất nhiều phương thức thanh toán được sử dụng với mục đích đơn giản hóa, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán. Trong đó, chia ra làm hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Hiện nay, phương thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng được sử dụng phổ biến bởi tính tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. * Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán mà trong đó, bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hình thức thanh toán này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng khi khối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, như thanh toán lương, các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến các mặt hàng có giá trị nhỏ. Hình thức thanh toán này bao gồm: Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu, và các loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý… *Thanh toán không dùng tiền mặt: Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện nay, rất đa dạng, có thể kể ra đây gồm: - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản với tư cách là bên bán ủy nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà bên mua là chủ tài khoản phát hành lệnh chi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp. - Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua, vừa là người bán. Như vậy, một bên vừa là chủ nợ, vừa là khách nợ của bên kia. Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất giữa hai bên, và có biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi. - Thanh toán bằng sec: Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Sec thanh toán bao gồm: sec chuyển khoản, sec bảo chi, sec định mức. - Thanh toán chuyển tiền: Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó, bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho bên bán ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định - Thanh toán bằng tín dụng thư (L/C): L/C là một bản cam kết trả tiền do ngân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C), để trả một số tiền nhất định cho người xuất khẩu (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiện đầy đủ những quy định trong L/C. L/C được mở dựa trên những thỏa thuận từ hợp đồng ngoại thương. Nhưng khi nó đã được mở thì nó là một giao dịch riêng biệt, độc lập với hợp đồng ngoại thương, trở thành bản cam kết trả tiền của ngân hàng. - Thanh toán nhờ thu: nhờ thu là nghiệp vụ xử lý của ngân hàng đối với các chứng từ theo đúng chỉ thị nhận được nhằm cho các chứng từ đó được thanh toán hay được chấp nhận, chuyển giao khi chứng từ được thanh toán hay được chấp nhận, chuyển giao chứng từ theo đúng các điều khoản và điều kiện khác. Căn cứ vào nội dung chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng nhờ thu mà có hai loại là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. - …. Trên đây là các hình thức thanh toán hiện có tại Việt Nam, các doanh nghiệp có thể tùy theo điều kiện, đặc điểm của đơn vị mình mà chọn các hình thức thanh toán sao cho phù hợp, đảm bảo nhu cầu thanh toán an toàn và tiết kiệm các chi phí lưu thông, bảo quản tiền mặt. 1.2/ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp: 1.2.1/ Nguyên tắc, nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả kịp thời. Phải kiểm tra, đối chiếu, và có xác nhận bằng văn bản về số nợ phát sinh, số đã thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn. Phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư các khoản nợ phải thu, phải trả theo tỷ giá thực tế. Phải theo dõi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Phải phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng, nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp. Tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa 2 bên Nợ, Có của một số tài khoản thanh toán như tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. 1.2.2/ Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: Để hoàn thành tốt chức năng thông tin và kiểm tra, đảm bảo theo dõi và quản lý các hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp một cách chính xác và có hệ thống, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Kế toán phải tổ chức đầy đủ, hợp lý hệ thống chứng từ và công tác hạch toán với từng khách hàng và nhà cung cấp. Tổ chức tốt công tác này không những giúp cho công tác soát xét số liệu mà còn giúp ích rất nhiều cho việc kết xuất thành những thông tin có giá trị cho các nhà quản lý. Một trong những nhiệm vụ cơ bản, tối cần thiết đối với kế toán trong công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, đó là , kế toán phải tổ chức đầy đủ, hợp lý hệ thống tài khoản, sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu, phải trả. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần xây dựng hệ thống các quy tắc, quy trình từ kế toán chi tiết tới kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cho từng lần phát sinh giao dịch cả về đối tượng, thời hạn và số tiền trong kỳ kế toán nhất định, nhờ đó đôn đốc thanh toán nợ và thu hồi các khoản nợ kịp thời tình trạng chiếm dụng vốn cũng như tình trạng khó khăn trong thanh toán của doanh nghiệp. Kế toán cần thông tin và kiểm tra tình trạng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp theo định kỳ bằng hệ thống ghi chép trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo. Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hay có số dư nợ lớn thì định kỳ, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Giám sát chặt chẽ việc thực hiện các quy định, chế độ về thanh toán. Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. 1.2.2/ Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: 1.2.2.1/ Chứng từ sử dụng: Chứng từ được sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được chia làm hai nhóm, gồm: nhóm chứng từ mua hàng và nhóm chứng từ thanh toán. Nhóm chứng từ mua hàng gồm: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT của nhà cung cấp (với nhà cung cấp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), hóa đơn bán hàng thông thường của nhà cung cấp (với nhà cung cấp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp), vận đơn (hóa đơn vận tải), phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu thu của người bán khi doanh nghiệp ứng tiền, giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do doanh nghiệp lập.. Với hàng mua nhập khẩu, tùy theo phương thức thanh toán mà có các chứng từ tương ứng, ví dụ: Chứng từ trong phương thức chuyển tiền: gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu, tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Chứng từ trong phương thức nhờ thu: gồm chứng từ thương mại, hóa đơn, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, bảng kê bao bì chi tiết Chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ: gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận số lượng, chất lượng, bảng kê bao bì, đóng gói, chứng nhận bảo hiểm… Đối với nhóm chứng từ thanh toán, bao gồm: phiếu chi, lệnh chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê giấy báo nợ, biên bản bù trừ công nợ… Các loại chứng từ nêu trên phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài chính nếu là chứng từ bắt buộc và tuân theo quy định của doanh nghiệp nếu là chứng từ hướng dẫn. 1.2.2.2/ Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa tài sản cố định,…, kế toán sử dụng tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán và có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán ( kể cả tiền đặt trước). - Các nghiệp vụ chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán ( thanh toán bù trừ, nợ vô chủ…). Bên Có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn tài sản cố định… - Số tiền ứng thừa được người bán trả lại. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán ( chênh lệch tăng tỷ giá, điều chỉnh giá tạm tính…). Tài khoản 331 có thể đồng thời có số dư bên Nợ và số dư bên Có. Dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp. 1.2.2.3/ Hạch toán chi tiết: Kế toán mở các sổ chi tiết thanh toán với các nhà cung cấp, đảm bảo sao cho số lượng sổ mở ra tối đa bằng số lượng nhà cung cấp. Trong đó, với những nhà cung cấp thường xuyên thì có thể mỗi nhà cung cấp được mở một sổ riêng, còn đối với các nhà cung cấp vãng lai, thì có thể theo dõi một số nhà cung cấp trên cùng một sổ, mỗi người được phản ánh vào một số trang sổ riêng. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn ghi chép. Riêng với nhà cung cấp nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết 331 theo dõi ngoại tệ để tiện cho việc theo dõi giá trị khoản thanh toán với nhà cung cấp cả về nội tệ VNĐ và cả ngoại tệ. Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được thực hiện theo trình tự sau: Hàng ngày, từ những chứng từ và thông tin liên quan, kế toán ghi chép vào các sổ chi tiết của từng đối tượng. Cuối tháng, số liệu được lấy từ các sổ chi tiết để lập nên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với các chỉ tiêu tổng cộng phát sinh Nợ, Có, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp. Trong bảng tổng hợp chi tiết, mỗi nhà cung cấp được thể hiện trên một dòng trong đó thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, không sử dụng trong hình thức nhật ký chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng kế toán máy, các thông tin hàng ngày được kế toán nhập vào chương trình kế toán máy, chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. Khác với kế toán thủ công, bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lên dựa trên những thông tin đã có vào bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng mà không cần đợi đến cuối kỳ. 1.2.2.4/ Hạch toán tổng hợp:* Trình tự hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 111,112,311,341 TK 331 TK 152,153,211,213 Thanh toán nợ cho người bán Mua vật tư, TSCĐ hoặc nhận theo số tiền ứng trước TK 152,153 T627,641,642 Được nhà cung cấp giảm giá, chiết Mua vật tư dịch vụ sử dụng Khấu TM, giảm nợ cho quá trình kinh doanh Thuế GTGT đầu vào TK 515 TK 133 Chiết khấu thanh toán được hưỏng TK 152.153 TK 111,112 Trả lại hàng cho người bán Thu tiền ứng trước lớn hơn giá trị hàng mua TK 133 Thuế GTGT của hàng trả lại K111,112 Ứng trước tiền mua hàng TK711 Nợ phải trả người bán không đòi, ghi tăng TN khác Sơ đồ 1.1: sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp * Với quá trình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài bằng ngoại tệ, doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán tùy theo nhu cầu quản lý các hoạt động thanh toán với nhà cung cấp Với doanh nghiệp có ít các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đều được ghi sổ theo tỷ giá thực tế và phương pháp hạch toán như sau: Khi phát sinh các khoản công nợ với nhà cung cấp: Nợ TK 152, 156, 211: theo tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : theo tỷ giá thực tế Có TK 331 : theo tỷ giá thực tế Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ của khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ thanh toán khoản phải trả cho người bán ( phải được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá giao dịch thực tế ở thời điểm trả nợ): Nợ TK 331 : theo tỷ giá ngày ghi nhận nợ Nợ TK635 : chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày nhận nợ< tỷ giá xuất ngoại tệ Có TK 1112, 1122 : tỷ giá xuất ngoại tệ Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày nhận nợ>tỷ giá xuất ngoại tệ) Đồng thời ghi đơn: Có TK 007 Với doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi sổ kế toán có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ trên các tài khoản vốn phải thu và tài khoản công nợ phải thu: Khi phát sinh các khoản công nợ với nhà cung cấp: Nợ TK 152,153,153,211 : theo tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : theo tỷ giá thực tế Nợ TK 635 :chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày nhận nợ<tỷ giá hạch toán Có TK331 : theo tỷ giá hạch toán (Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá hối đoái do tỷ giá ngày nhận nợ > tỷ giá hạch toán) Khi thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp: Nợ TK 331 : theo tỷ giá hạch toán Có TK 1112, 1122 : theo tỷ giá hạch toán Đồng thời ghi đơn: Có TK 007 Cả 2 trường hợp sử dụng tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán trên, cuối kỳ đều phải đánh giá lại số dư các khoản phải trả nhà cung cấp theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng vào ngày cuối kỳ: Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ lớn hơn tỷ giá thực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng trong doanh nghiệp : Nợ TK 413 Có TK 331 Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ nhỏ hơn tỷ giá thực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng tại doanh nghiệp Nợ TK 331 Có TK 413 Về hệ thống sổ sách sử dụng trong hạch toán thanh toán với nhà cung cấp, tương ứng với từng hình thức ghi sổ có những loại sổ riêng với trình tự ghi sổ như sau: Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi…) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại NHẬT KÝ – SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Sơ đồ 1. 2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký- sổ cái Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi…) Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Nhật ký đặc biệt mua hàng Sơ đồ 1.3: sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Chứng từ kế toán ( hóa đơn Mua hàng, phiếu chi…) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán ( hóa đơn mua hàng, bán hàng, giấy biên nhận nợ, các chứng từ gốc liên quan Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái tài khoản 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 BÁO CÁO KẾ TOÁN Sơ đồ 1.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 1.5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký- chứng từ Trong đó: : ghi hàng ngày : đối chiếu, kiểm tra : ghi cuối tháng Các doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quản lý kế toán của đơn vị mình mà chọn hình thức ghi sổ tương ứng. 1.2.3/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng: 1.2.3.1/ Chứng từ sử dụng: Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ và chia thành hai nhóm, gồm: các chứng từ bán hàng và chứng từ thanh toán với khách hàng. Nhóm chứng từ bán hàng: hợp đồng thưong mại bán hàng, hóa đơn GTGT bán hàng, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho… Riêng hoạt động xuất khẩu, bộ chứng từ thường bao gồm: hóa đơn vận chuyển hàng xuất khẩu, hóa đơn bán hàng xuất khẩu, chứng nhận chất lượng hàng xuất khẩu, chứng nhận xuất xứ hàng xuất khẩu, chứng nhận bảo hiểm của hàng nhập khẩu, hợp đồng thưong mại bán hàng xuất khẩu, tờ khai hải quan hàng xuất khẩu… Các chứng từ thanh toán với khách hàng: giấy nhận nợ, lệnh phiếu do khách hàng lập, chứng từ thu tiền như phiếu thu, giấy báo có Các chứng từ nếu là chứng từ bắt buộc thì phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, nếu là chứng từ hướng dẫn thì phải tuân theo quy định của doanh nghiệp. 1.2.3.2/ Tài khoản kế toán: Tài khoản 131 “ phải thu khách hàng” dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ này. Tài khoản này có kết cấu và nội dung ghi như sau: Bên Nợ: số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Xóa sổ khoản phải htu khách hàng không thu được. Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại ( có thuế GTGT, hoặc không có thuế GTGT) Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Số dư bên Có: phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “ Tài sản” và bên “ Nguồn vốn”. 1.2.3.3/ Hạch toán chi tiết: Hạch toán chi tiết với người mua cũng tương tự như hạch toán chi tiết với nhà cung cấp. Kế toán mở các sổ chi tiết thanh toán với các khách hàng sao cho số lượng sổ mở ra tối đa bằng số lượng khách hàng. trong đó, với những khách hàng thường xuyên thì có thể mỗi khách hàng được mở một sổ riêng, còn đối với các khách hàng vãng lai, thì có thể theo dõi một số khách hàng trên cùng một sổ, mỗi người được phản ánh vào một số trang sổ riêng. Mẫu sổ chi tiết TK 131 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn ghi chép. Riêng với khách hàng nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết 131 theo dõi ngoại tệ để tiện cho việc theo dõi giá trị khoản thanh toán với khách hàng cả về nội tệ VNĐ và cả ngoại tệ. Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thực hiện theo trình tự sau: Hàng ngày, từ những chứng từ và thông tin liên quan, kế toán ghi chép vào các sổ chi tiết của từng đối tượng. Cuối tháng, số liệu được lấy từ các sổ chi tiết để lập nên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với các chỉ tiêu tổng cộng phát sinh Nợ, Có, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Trong bảng tổng hợp chi tiết, mỗi khách hàng được thể hiện trên một dòng trong đó thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, không sử dụng trong hình thức nhật ký chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng kế toán máy, các thông tin hàng ngày được kế toán nhập vào chương trình kế toán máy, chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Khác với kế toán thủ công, bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lên dựa trên những thông tin đã có vào bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng mà không cần đợi đến cuối kỳ. 1.2.3.4/ Hạch toán tổng hợp: Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thể hiện qua sơ đồ hạch toán sau TK 511 TK 131 TK 521,532 Bán chịu hàng hóa chấp nhận giảm giá, chiết khấu thương mại TK 515, 3387 TK 635 Lãi do bán trả góp chấp nhận chiết khấu thanh toán TK711 TK 3331 Thu nhập khi thanh lý, thuế GTGT đầu ra của hàng nhượng bán bán trả lại TK 3331 TK 531 Thuế GTGT đầu ra chấp nhận cho khách hàng trả lại TK 511 TK._. 111,112 Giao hàng theo số tiền ứng khách hàng trả nợ hoặc ứng trước trước TK3331 Thuế GTGT đầu ra Sơ đồ 1.6 : Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Các khoản phải thu bằng ngoại tệ: doanh nghiệp tùy theo yêu cầu quản lý và tùy theo tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ phải thu liên quan đến ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế hay hạch toán để phản ánh các khoản phải thu này. Với doanh nghiệp có ít các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đều được ghi sổ theo tỷ giá thực tế và phương pháp hạch toán như sau: Khi phát sinh các khoản công nợ phải thu với khách hàng: Nợ TK 131 : Tỷ giá thực tế Có TK 511 : tỷ giá thực tế Có TK 3331 : tỷ giá thực tế Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái (phải được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ) Nợ TK 1122, 1112 : theo tỷ giá thực tế ngày thanh toán Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá do tỷ giá ngày thanh toán< tỷ giá thực tế ngày ghi sổ Có TK 131 :tỷ giá thực tế ngày ghi sổ (Có TK 515 :chênh lệch tỷ giá do tỷ giá ngày thanh toán > tỷ giá thực tế ngày ghi sổ) Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007. Với doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi sổ kế toán có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ trên các tài khoản vốn phải thu và tài khoản công nợ phải thu: Khi phát sinh khoản phải thu khách hàng: Nợ TK 131 : theo tỷ giá hạch toán Nợ TK 635 : Chênh lệch tỷ giá do tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực tế Có TK 511 : theo tỷ giá thực tế Có TK 3331: theo tỷ giá thực tế Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá do tỷ giá hạch toán > tỷ giá thực tế Khi nhận khoản thanh toán từ khách hàng: Nợ TK 1112,1122 :theo tỷ giá hạch toán Có TK 131 : theo tỷ giá hạch toán Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007 Với cả 2 trường hợp sử dụng tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá lại số dư các khoản phải thu khách hàng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng vào ngày cuối kỳ: Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ lớn hơn tỷ giá thực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng trong doanh nghiệp : Nợ TK 131 Có TK 413 Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng ngày cuối kỳ nhỏ hơn tỷ giá thực tế ngày phát sinh giao dịch hay tỷ giá hạch toán sử dụng trong doanh nghiệp: Nợ TK 413 Có TK 131 Hạch toán các nghiệp vụ thanh tóan với khách hàng được thực hiện trên hệ thống sổ sách khác nhau tùy thuộc vào từng hình thức ghi sổ áp dụng tại đơn vị. Hệ thống sổ sách này hoàn toàn tương tự với hệ thống sổ sách trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đối với các hình thức ghi sổ nhật ký- sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, chỉ khác nhau tên các loại sổ, tức là thay vì sổ của tài khoản 331 thì hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng sẽ là sổ của tài khoản 131. Riêng hình thức nhật ký – chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với khách hàng lại có quy trình ghi sổ và hệ thống sổ khác với nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. Cụ thể như Chứng từ kế toán ( hóa đơn mua hàng, phiếu chi…) Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 131 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ kế toán chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 Bảng kê số 11 Sơ đồ 1.7 : sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng theo hình thức nhật ký- chứng từ Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.2.4/ Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà người nợ khó trả nợ hoặc không trả nợ. Các khoản tiền nợ của khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Doanh nghiệp dự kiến khoản phải thu khó đòi ứng trước vào chi phí gọi là khoản dự phòng phải thu khó đòi. Khoản dự phòng phải thu khó đòi được ghi nhận trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính đủ để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong doanh nghiệp được quy định tại Thông tư số 13/2006/TT- BTC ban hành ngày 27/02/2006 của Bộ tài chính.Cụ thể như sau: 1.2.4.1/ Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi: Để đề phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán- tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải dự kiến số nợ phải thu có khả năng khó đòi căn cứ trên những bằng chứng, đáng tin cậy để tính trước vào chi phí kinh doanh. Số tính trước này gọi là dự phòng phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu được coi là các khoản nợ phải thu khó đòi, gồm: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết Có 2 Căn cứ để lập dự phòng phải thu khó đòi: Thứ nhất, phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản… nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ). Thứ hai, phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của đối tượng về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bán thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ. Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi. Về phương pháp lập dự phòng, theo thông tư 13 ngày 27/02/2006 thì: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng cụ thể như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Doanh nghiệp lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi rồi tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. 1.2.4.2/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ lập và xử lý nợ phải thu khó đòi: Tài khoản 139- “ dự phòng nợ phải thu khó đòi” được sử dụng để hạch toán các bút toán lập và hoàn nhập nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp. Trình tự lập và hoàn nhập các khoản nợ phải thu khó đòi được khái quát qua sơ đồ sau: TK131 TK642 (3a) TK139 (3b) (1) (2) Sơ đồ 1. 8: Sơ đồ hạch toán lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi (1): lập dự phòng phải thu khó đòi ( trường hợp số phải lập cuối kỳ kế toán này lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán trước) :Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi ( trường hợp số phải lập cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán trước) (3): Xóa số nợ phải thu khó đòi (3a): Số thiếu chưa lập dự phòng (3b): Số đã lập dự phòng Đồng thời khi xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. Sau khi đã xóa sổ khoản nợ khó đòi, kế toán vẫn phải theo dõi khoản nợ đó tối thiểu 5 năm để tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được, kế toán phản ánh: Nợ TK111,112… Có TK 711 Và ghi đơn: Có TK004. 1.3/ Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp: Để biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp có lành mạnh hay không, từ đó dự đoán khả năng tồn tại, phát triển cần xem xét khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nếu mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp sẽ đi dần đến bờ vực của sự phá sản, phải tự giải thể vì vỡ nợ. Khả năng thanh toán là khả năng chi trả các khoản nợ bằng tiền vốn của doanh nghiệp. Bởi vậy, để có khả năng thanh toán kịp thời các khoản nợ, doanh nghiệp phải duy trì một mức luân chuyển vốn hợp lý để đáp ứng kịp thời các khoản nợ ngắn hạn. 1.3.1/ Phân tích tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp: 1.3.1.1/ Ý nghĩa, nội dung và nhiệm vụ phân tích: Tình hình công nợ của doanh nghiệp bao gồm nợ phải thu, nợ phải trả. Trong khuôn khổ của luận văn, em chủ yếu đi vào phân tích tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp. Phân tích tình hình các khoản công nợ nhằm cung cấp cho nhà quản lý kinh doanh và các đối tượng khác biết được: Cơ cấu các khoản công nợ với khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp như thế nào?, tình hình vốn bị chiếm dụng và vốn chiếm dụng chiếm của doanh nghiệp bao nhiêu để từ đó đưa ra các quyết định giảm bớt vốn chiếm dụng và bị chiếm dụng, doanh nghiệp có các biện pháp thu hồi công nợ nhằm giảm bớt vốn bị chiếm dụng đồng thời đảm bảo mối quan hệ hài hòa giữa khách hàng và doanh nghiệp, có biện pháp huy động các nguồn vốn để thanh toán cho các đối tượng, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Phân tích tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp thường phân tích trên 3 khía cạnh sau: + Phân tích tình hình phải thu khách hàng + Phân tích tình hình phải trả nhà cung cấp + Phân tích mối quan hệ giữa phải thu, phải trả, mối quan hệ giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng. Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý và các đối tượng, việc phân tích có thể tiến hành vào các thời điểm cuối tháng, cuối quý, hay cuối năm hay trong các thời kỳ bất thường khác (ví dụ: cổ phần hóa…) Nguồn thông tin phục vụ cho phân tích chủ yếu từ hệ thống báo cáo tài chính kết hợp với các sổ chi tiết của kế toán như sổ chi tiết tài khoản 131,331,511… Phương pháp phân tích chủ yếu là kết hợp phương pháp so sánh và phương pháp chi tiết. 1.3.1.2/ Phân tích tình hình phải thu: Nợ phải thu của doanh nghiệp xét trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu về việc ứng trước cho người bán. Khi phân tích, có thể xác định tỷ trọng của từng khoản phải thu so với tổng số để thấy được mức độ các khoản phải thu chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng các khoản phải thu. Chi tiết các khoản phải thu của khách hàng theo từng đối tượng và thời hạn, gồm chưa đến hạn, đến hạn, đã quá hạn, từ đó, so sánh số cuối kỳ với số đầu kỳ để thấy được tình hình tăng, giảm của từng khoản phải thu khách hàng. Đồng thời xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến từng khoản phải thu đã quá hạn để đưa ra biện pháp phù hợp. Bên cạnh đó, quan sát các chỉ tiêu phản ánh số vòng quay phải thu của khách hàng, thời gian của mỗi vòng quay, từ đó so sánh với kỳ trước, thời gian ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được tình hình tăng, giảm của mỗi chỉ tiêu và ý nghĩa của các chỉ tiêu tác động tới tình hình thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Tổng tiền hàng bán chịu (1) Số vòng quay phải thu của khách hàng= Số dư bình quân phải thu KH Trong đó: Dư nợ đầu kỳ + dư nợ cuối kỳ Số dư bình quân phải thu khách hàng= 2 Số vòng quay phải thu khách hàng = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay phải thu khách hàng Chỉ tiêu (1) cho biết trong kỳ phân tích các khoản phải thu khách hàng quay được bao nhiêu vòng, chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thu tiền của doanh nghiệp là kịp thời, góp phần giảm bớt vốn bị chiếm dụng. Chỉ tiêu (2) cho biết một vòng quay phải thu khách hàng hết bao nhiêu ngày. Chỉ tiêu 2 càng thấp càng thấp. Tuy nhiên, ta cần đối chiếu với thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được công tác thu hồi tiền của doanh nghiệp và tình hình chấp hành thanh toán của khách hàng đã đúng chưa? 1.3.1.3/ Phân tích tình hình công nợ phải trả: Nợ phải trả của doanh nghiệp trong quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp bao gồm phải trả người bán, phải trả người mua về việc nhận ứng trước. Khi phân tích tình hình các khoản phải trả của doanh nghiệp, ta áp dụng phương pháp so sánh, so sánh từng khoản theo từng nội dung, số cuối kỳ với số đầu kỳ để thấy được tình hình tăng, giảm các khoản phải trả khách hàng và nhà cung cấp ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như thế nào? Khi phân tích, có thể xác định tỷ trọng của từng khoản phải trả so với tổng số để thấy được mức độ các khoản phải trả chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng các khoản phải trả. Chi tiết các khoản phải trả theo từng đối tượng và thời hạn, gồm chưa đến hạn, đến hạn, đã quá hạn, từ đó, so sánh số cuối kỳ với số đầu kỳ để thấy được tình hình tăng, giảm của từng khoản phải thu khách hàng. Đồng thời xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến từng khoản phải trả đã quá hạn để đưa ra biện pháp phù hợp. Có thể sử dụng các chỉ tiêu sau để phân tích: Tổng tiền hàng mua chịu (1) Số vòng quay phải trả người bán= Số dư bình quân phải trả người bán Thời gian của kỳ phân tích (2) Thời gian 1 vòng quay phải trả người bán= Số vòng quay phải trả người bán Chỉ tiêu (1) cho biết trong kỳ phân tích, các khoản phải trả người bán quay được bao nhiêu vòng. Chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp là tốt, góp phần nâng cao uy tín cho doanh nghiệp. Chỉ tiêu (2) cho biết một vòng quay phải trả người bán hết bao nhiêu ngày. Chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp là tốt. Tuy nhiên cần phải so sánh với thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được tình hình chấp hành về quy định thanh toán của doanh nghiệp đối với các nhà cung ứng. 1.3.1.4/ Phân tích mối quan hệ giữa phải thu và phải trả: Vốn bị chiếm dụng là số tiền phải thu của khách hàng nhưng quá hạn chưa thu được. Vốn bị chiếm dụng là số tiền phải trả cho người bán nhưng quá hạn chưa trả được. Trong hoạt động kinh doanh, để nâng cao uy tín cho doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn, các doanh nghiệp thường phải đảm bảo tỷ số giữa vốn bị chiếm dụng và vốn chiếm dụng thấp nhất phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và từng thời điểm. Vốn bị chiếm dụng Tỷ lệ vốn bị chiếm dụng và chiếm dụng= x 100% Vốn chiếm dụng Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100%, chứng tỏ số vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng lớn hơn số vốn mà doanh nghiệp đi chiếm dụng, và ngược lại. Như vậy, rõ ràng tỷ lệ này càng thấp càng tốt. 1.3.2/ Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp: Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp cho nhiều đối tượng, trong đó chủ yếu là các nhà cung cấp để đưa ra quyết định có cung ứng vật tư hàng hóa dịch vụ cho doanh nghiệp không nhằm đảm bảo độ an toàn cho doanh nghiệp. Việc phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp là nhằm đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra các biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động tài chính. Xét về mặt thời gian thì doanh nghiệp có các khoản nợ sau: nợ ngắn hạn, nợ trung hạn và dài hạn. Tổng tài sản (1)Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Trong đó, tổng tài sản bao gồm toàn bộ TSCĐ và TSLĐ, đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Hệ số này cho biết mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng với tổng số nợ phải trả (nợ ngắn hạn và nợ dài hạn), phản ánh một đồng vay nợ có mấy đồng tài sản đảm bảo. Khi giá trị của hệ số này nhỏ hơn 1 có nghĩa là tổng tài sản tổng nợ cho thấy công ty có khả năng thanh toán. Nhưng nếu quá cao thì cần phải xem lại vì khi đó việc sử dụng đòn bầy tài chính của công ty không hiệu quả. (2) Hệ số khả năng thanh toán tạm thời: Hệ số khả năng thanh toán tạm thời là mối quan hệ giữa tài sản ngắn hạn với các khoản nợ ngắn hạn. Hệ số này cho biết mức độ đảm bảo của TSLĐ với nợ ngắn hạn. Nợ ngắn hạn là những khoản nợ phải thanh toán trong năm, do vậy công ty phải dùng những tài sản có khả năng chuyển đổi thành tiền trong năm để thanh toán. Như vậy, trong tổng số tài sản mà công ty đang quản lý và sử dụng thì chỉ có TSLĐ là có tính hoán tệ trong vòng một năm. Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán tạm thời= Tổng nợ ngắn hạn Nếu hệ số này nhỏ hơn 1 thì công ty rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán. Tuy nhiên, không phải hệ số này càng lớn càng tốt. Khi xem xét hệ số này phải quan tâm tới tính chất ngành nghề kinh doanh. (3) Hệ số khả năng thanh toán nhanh: Là thước đo về việc huy động các tài sản có khả năng chuyển đổi ngay thành tiền để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn mà các chủ nợ yêu cầu. Như ta đã biết chỉ có TSLĐ và đầu tư ngắn hạn là có khả năng thanh khoản cao nhất trong tổng số tài sản, nhưng trong đó khả năng hoán tệ của vốn vật tư, hàng hóa lại rất thấp, do vậy hệ số khả năng thanh toán nhanh không dựa vào việc bán vật tư, hàng hóa và được xác định theo công thức: TSLĐ và ĐTNH- vốn vật tư hàng hóa Hệ số thanh toán nhanh= Tổng nợ ngắn hạn Nhìn chung, nếu hệ số này quá nhỏ thì công ty sẽ giảm uy tín với bạn hàng, gặp khó khăn trong việc thanh toán công nợ, và có thể công ty phải bán tài sản với giá bất lợi để trả nợ. Nếu hệ số này quá lớn lại phản ánh lượng tiền tồn quỹ nhiều, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Giống như hệ số khả năng thanh toán tạm thời, giá trị của hệ số này phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, kỳ hạn thanh toán của món nợ phải thu, phải trả trong kỳ. Trên đây là những chỉ tiêu cơ bản doanh nghiệp có thể sử dụng để phân tích tình hình thanh toán cơ bản, từ đó có kế hoạch làm lành mạnh hóa tài chính. 1.4/ Phương pháp hạch toán nghiệp vụ thanh tóan với khách hàng và nhà cung cấp trên thế giới: Hiện nay, khi nền kinh tế đã hội nhập càng đòi hỏi kế toán với tư cách là một công cụ quản lý cũng phải hội nhập, phải có những phù hợp nhất định với các thông lệ quốc tế. Do vậy, việc nghiên cứu các chuẩn mực kế toán quốc tế cũng như công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ ở các nước khác không chỉ nhằm mục đích thấy được sự khác biệt giữa chế độ kế toán Việt Nam và chế độ kế toán quốc tế, mà qua đó, chúng ta thấy được phương hướng cải cách chế độ kế toán Việt Nam nhưng vẫn đảm bảo nhu cầu phù hợp với thông lệ quốc tế. Trong khuôn khổ của luận văn, em chỉ xin nêu ra những khác biệt giữa chế độ kế toán Việt Nam và chế độ kế toán của các nước khác về nghiệp vụ thanh toán vói khách hàng và nhà cung cấp. 1.4.1/ Kế toán Pháp: 1.4.1.2/ Trong thanh toán với người mua: Cách hạch toán cũng tương tự như với thanh toán với người mua ở kế toán Việt Nam, chỉ khác ở một vài nghiệp vụ sau: Hiện nay, ở Việt Nam không có hình thức trả nợ bằng việc phát hành thương phiếu, do đó không có các nghiệp vụ cũng như các bút toán phản ánh những nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu. Còn đối với kế toán Pháp: Kế toán thương phiếu phải thu sử dụng TK 413- khách hàng thương phiếu sẽ thu. Khi phát sinh các giao dịch dẫn tới việc hình thành thương phiếu: Nợ TK 413 :giá trị thanh toán hàng bán được ghi trên thương phiếu Có TK 70 :giá trị hàng bán chưa có thuế Có TK 44587 :thuế GTGT Khi khách hàng được yêu cầu thanh toán bằng thương phiếu: Nợ TK 413 :giá trị thương phiếu sẽ thu Có TK 410,411 :giá trị được thanh toán bằng thương phiếu Khi xin chiết khấu thanh toán thương phiếu chưa đến hạn tại ngân hàng: - Bút toán 1: Mang thương phiếu đến ngân hàng xin chiết khấu: Nợ TK 5114 :giá trị thương phiếu chờ chiết khấu Có TK 413 : giá trị thương phiếu sẽ thu mang xin chiết khấu - Bút toán 2: Khi ngân hàng cho doanh nghiệp chiết khấu: Nợ TK 6616 : chi phí lãi chiết khấu Nợ TK627 : lệ phí dịch vụ ngân hàng Nợ TK4456 : thuế GTGT của dịch vụ ngân hàng Nợ TK 530,512 : số tiền còn lại nhận về hay gửi lại ngân hàng Có TK 5114 : giá trị của thương phiếu chiết khấu Thương phiếu đến hạn thanh toán: - Bút toán 1: mang thương phiếu đến ngân hàng xin thanh toán Nợ TK 5113 : giá trị thương phiếu chờ thanh toán Có TK 413 : giá trị thương phiếu sẽ thu của khách hàng - Bút toán 2: ngân hàng cho thanh toán: Nợ TK 627 : chi phí dịch vụ ngân hàng Nợ TK 4456 : thuế GTGT tính trên dịch vụ ngân hàng Nợ TK 530, 512 : số tiền còn lại nhận về hay gửi lại ngân hàng Có TK 5113 : giá trị thương phiếu chờ thanh toán - Bút toán 3: Thanh toán trực tiếp với người mua: Nợ TK 530,512 : số tiền thu về từ thương phiếu Có TK 413 : thương phiếu sẽ thu của khách hàng Khi doanh nghiệp dùng thương phiếu của khách hàng ký hậu cho nhà cung cấp: - Bút toán 1: hủy thương phiếu cũ Nợ TK 411 : phải thu của khách hàng bằng mệnh giá cũ thương phiếu Có TK 413 : thương phiếu của khách hàng mệnh giá cũ - Bút toán 2: phát hành thưong phiếu mới giao cho khách hàng, trường hợp này tính thêm vào số nợ cũ của khách hàng một khoản lãi: Nợ TK 413 : thương phiếu của khách hàng theo mệnh giá mới Có TK 411 : giá trị khoản phải thu khách hàng theo mệnh giá cũ Có TK 768 : lãi do gia hạn thương phiếu Bên cạnh đó, kế toán lập và hoàn nhập dự phòng cũng có những điểm khác biệt: - Khi chuyển khách hàng sang khó đòi: Nợ TK 416 : số nợ có thuế Có TK 411 : phải thu của khách hàng - Tiến hành lập dự phòng: Nợ TK 681 : chi phí dự phòng Có TK 419 : dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng -Đối với những khách hàng đã lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồi được: + Bút toán 1: phản ánh số nợ bị mất vào chi phí: Nợ TK 654 Nợ TK 4455 Có TK 416 + Bút toán 2: hoàn nhập dự phòng đã lập để bù đắp thiệt hại: Nợ TK 419 :mức dự phòng đã lập Có TK 781 : hoàn nhập mức dự phòng đã lập - Đối với khách hàng chưa kịp lập dự phòng mà chắc chắn không thu hồi được: Nợ TK 654 :số nợ bị mất không thuế Nợ TK 4455 : thuế GTGT cúa số nợ bị mất Có TK 411 : số nợ bị mất có thuế 1.4.1.2/ Trong thanh toán với nhà cung cấp: Cũng như trên, các nghiệp vụ khác biệt thanh toán với nhà cung cấp là các nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu. Khi phát sinh các giao dịch liên quan đến việc hình thành thương phiếu: Nợ TK 60,61,62 : giá trị hàng mua chưa thuế Nợ TK 44586 : thuế GTGT Nợ TK 403 : giá trị thanh toán hàng mua trả bằng thương phiếu Khi yêu cầu nhà cung cấp được thanh toán bằng thương phiếu: Nợ TK 401,404 : giá trị khoản sẽ thanh toán bằng thương phiếu Có TK 403 : giá trị thương phiếu được dùng để thanh toán Khi thương phiếu sẽ trả đến hạn thanh toán:Nợ TK 403 :giá trị khoản thương phiếu Có TK 530, 512, 514 : những khoản được dùng để thanh toán Khi doanh nghiệp xin nhà cung cấp cho gia hạn thương phiếu: + Bút toán 1: hủy thương phiếu cũ Nợ TK 403: mệnh giá thương phiếu cũ Có TK 401: phải trả nhà cung cấp khoản bằng mệnh giá cũ + Bút toán 2: nhận được thương phiếu mới: Nợ TK 401: phải trả nhà cung cấp khoản bằng mệnh giá cũ Nợ TK 661 :chi phí lãi do xin gia hạn Có TK 403 : mệnh giá mới của thương phiếu mới được gia nhập 1.4.2/ Kế toán Mỹ: 1.4.2.1/ Trong thanh toán với khách hàng: Ở Mỹ, thương phiếu được sử dụng như một công cụ thanh toán đắc lực. Đây là một trong những điểm khác biệt của kế toán Mỹ so với kế toán Việt Nam. Các nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu trong kế toán Mỹ cụ thể như sau: Khi nhận được thương phiếu do bán các loại sản phẩm, hàng hóa: Nợ TK “ thương phiếu phải thu” Có TK “ doanh thu bán hàng” Khi khách hàng yêu cầu phát hành trái phiếu để chuyển nợ Nợ TK “ thương phiếu phải thu” Có TK “ phải thu khách hàng”khi thương phiếu đến hạn thanh toán: Nợ TK “ tiền mặt”Có TK “ thương phiếu phải thu” Có TK “ doanh thu lãi thương phiếu” 1.4.2.2/ Trong thanh toán với nhà cung cấp: Kế toán Mỹ trong nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp cũng có điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam như trong nghiệp vụ thanh toán với nhà khách hàng, đó là vấn đề về thương phiếu phải trả. Khi chuyển nợ phải trả nhà cung cấp thành thương phiếu phải trả: Nợ TK “phải trả nhà cung cấp” Có TK “ thương phiếu phải trả” Khi thanh toán cho người bán bằng thương phiếu phải trả: Nợ TK “mua hàng”(kiểm kê định kỳ), hàng tồn kho ( kê khai thừong xuyên) Có TK “ thương phiếu phải trả” Khi thương phiếu đến kỳ hạn thanh toán: Nợ TK “ thương phiếu phải trả” Nợ TK “ chi phí lãi suất” Có TK “tiền mặt, TGNH” Như vậy, ở Mỹ và Pháp, thương phiếu được sử dụng như một công cụ thanh toán đắc lực. Vì thế, trong việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong kế toán Việt Nam có những điểm khác biệt về các nghiệp vụ liên quan đến thương phiếu so với kế toán Pháp và Mỹ. Phần II : Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I 2.1/ Tổng quan chung về công ty dược phẩm trung ương I: 2.1.1/Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Công ty DPTW I là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, hoạt động ở Thị trường dược phẩm, kinh doanh các loại nguyên liệu, thành phẩm thuốc tân dược. Với bề dày lịch sử trên 50 năm, công ty đã đạt được một số thành công nhất định và đã có những đóng góp không nhỏ cho ngành Dược nói riêng và cho nền Kinh tế quốc dân nói chung. Tiền thân của Công ty DPTW I là Quốc doanh y Dược phẩm - Bộ y tế và Trạm cấp I Dược phẩm trực thuộc Bộ Nội thương, là 1 quốc doanh thuốc Nam Bắc Trung Ương. Ngày 19/04/1971, Công ty được chính thức thành lập với tên gọi: Công ty Dược phẩm Cấp I. Năm 1988, Công ty Dược phẩm Cấp I được đổi tên thành Công ty Dược phẩm Trung Ương I trực thuộc Liên hiệp Xí nghiệp dược Việt Nam - Bộ Y tế. Đến năm 1993, căn cứ vào quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 338/HĐBT ngày 07/05/1992b của Hội đồng Bộ trưởng, căn cứ vào thông báo số 108/TB ngày 09/04/1993 của Văn phòng Chính phủ về việc cho phép thành lập các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Y tế, Công ty DP TW I đã được thành lập trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam. Công ty dược phẩm trung ương I là thành viên trong Tổng công ty Dược Việt Nam được phê chuẩn theo Quyết định số 60/TCTD-QĐ ngày 12 tháng 6 năm 1997 của Tổng công ty Dược Việt Nam, với: Tên giao dịch quốc tế: Centrial Pharmaveutical Company N01 Trụ sở chính tại: Km6- Đường Giải Phóng- Quận Thanh Xuân- Hà Nội. 2.1.2/ Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Lĩnh vực kinh doanh của Công ty DPTW I là trên các mặt hàng: nguyên liệu, thành phẩm thuốc tân dược, đông dược; với chức năng chính là phân phối các sản phẩm về thuốc, công ty được phép xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh về hàng hóa trong ngành Dược của các xí nghiệp, các hãng trong và ngoài nước ( theo quyết định của Bộ Y tế), cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc, hóa chất xét nghiệm, bông băng và các dụng cụ y tế cho các xí nghiệp dược và bệnh viện trung ương cũng như địa phương. Công ty được phép xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh về hàng hóa trong ngành Dược của các xí nghiệp, các hãng trong và ngoài nước (theo quy định của Bộ Y tế), cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc, hoặc hóa chất xét nghiệm, bông băng và các dụng cụ y tế cho các xí nghiệp và Bệnh viện Trung Ương cũng như địa phương Bên cạnh đó, công ty cũng đa dạng hóa kinh doanh bằng các loại hình dịch vụ khác nữa : nhập ủy thác cho các đơn vị khác, cung cấp thuốc trong một số chương trình y tế cộng đồng của Bộ y tế ) như các chương trình: phòng chống sốt rét, dân số kế hoạch hóa gia đình, chương trình phòng chống AIDS và dự trữ quốc gía… Ngoài ra công từ còn có phân xưởng sản xuất, gia công hàng hóa phục vụ cho nhu cầu về hàng hóa trong nước, đáp ứng một phần nào về nhu cầu về thuốc trong nước. 2.1.3 / Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để tồn tại và phát triển trong điều kiện đổi mới từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao công tác điều hành hoạt động. Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 6 phòng ban, 1 phân xưởng, 5 cửa hàng và 3 hiệu thuốc. 2.1.3.1 / Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Toàn bộ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của công ty đều được đặt dưới sự quản lý thống nhất của Ban Giám đốc (BGĐ) công ty. BGĐ bao gồm: 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc. Chức năng và nhiệm vụ của từng lãnh đạo được quy định cụ thể như sau: - Giám đốc: Là người đại diện hợp pháp của Công ty, cũng như mối quan hệ giữa công ty với các cơ quan trong và ngoài nước và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. - Phó Giám đốc thứ 1: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh của công ty - trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh XNK, khối cửa hàng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh., - Phó Giám đốc thứ 2: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện công tác tài chính của công ty. - Phó Giám đốc thứ 3: Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành công tác đảm bảo chất lượng, bảo quản, ra lẻ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa và một số công tác khác của công ty. 2.1.3.2 / Các phòng ban và nhiệm vụ của các phòng ban. Giúp việc cho BGĐ là các phòng ban chức năng. Các phòng ban trong công ty được tổ chức gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt. Nhiệm vụ chung của các phòng ban là chấp hành và kiểm tra việc chấp hành chính sách của Nhà nước, quy định của Công ty và các mệnh lệnh, chỉ thị của BGĐ, tham gia đề xuất với BGĐ những chủ trương, biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý, giải quyết khó khăn vướng mắc của công ty theo trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, phục vụ đắc lực cho các cửa hàng kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi phòng ban, tùy thuộc vào chức năng đảm nhiệm mà còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể: - Phòng Hành chính – Tổ chức: Có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân lực trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề, làm kế hoạch tiền lương, làm công tác chế độ, công tác đào tạo, kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng cho hoạt động của các phong ban. - Phòng kinh doanh XNK: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác định hướng kinh doanh cũng như định hướng khách hàng, trực tiếp triển khai, tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu đề ra. + Lập kế hoạch và mục tiêu kinh doanh + Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh: mua hàng (Nhập khẩu và mua trong nước) và bán hàng. - Phòng kỹ thuật kiểm ngh._.nh độ và kinh nghiệm đều đáp ứng cho nhu cầu công việc. số lượng người thực hiện công việc được phân công trên cơ sở độ phức tạp cũng như tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ, ngoài ra còn căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của từng người. Về hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng đều thực hiện đầy đủ và đúng chế độ. Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ các chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo đúng nguyên tắc. Hệ thống sổ sách cũng được tổ chức khá chặt chẽ, khoa học, hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình lên các báo cáo tài chính vào cuối kỳ. Nhờ việc áp dụng phần mềm kế toán máy nên hệ thống sổ sách kế toán của công ty là tương đối gọn nhẹ, định kỳ, công ty thường in các sổ chi tiết và tổng hợp các tài khoản để ký duyệt rồi đưa vào lưu trữ. Hệ thống tài khoản được lập theo đúng những quy định của chế độ, bên cạnh đó với những tài khoản được sử dụng thường xuyên cũng được chi tiết hợp lý đảm bảo cho việc theo dõi sát sao các đối tượng trên cơ sở tuân theo đúng những quy định của chế độ kế toán hiện hành. Về hệ thống báo cáo tài chính được lập đầy đủ , phù hợp với yêu cầu của các cơ quan quản lý, việc lập và nộp báo cáo luôn được đảm bảo về mặt thời gian. Một trong những ưu điểm của công tác kế toán tại công ty là đã đưa chưong trình kế toán máy vào sử dụng. Đây là một điều tối cần thiết trong thời buổi bùng nổ thông tin, và nhất là khi Việt Nam đã gia nhập WTO như hiện nay. Bởi một điều chắc chắn rằng, công ty sẽ vấp phải những đối thủ cạnh tranh đáng gờm mà thế mạnh của họ chính là công nghệ, chính điều đó đã đảm bảo cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Bằng việc sử dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán, công việc của các kế toán viên trở nên đơn giản hơn rất nhiều bởi khối lượng tính toán cũng đã giảm đi rất nhiều. Sự chính xác của các con số cũng được đảm bảo. Các thông tin được đưa ra bởi hệ thống kế toán máy có tính chính xác cao và đảm bảo tính kịp thời. Bên cạnh các ưu điểm chung về công tác kế toán tại công ty dược phẩm TW I, vẫn còn tồn tại những hạn chế sau: - Về hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty: Mặc dù hầu hết các chứng từ của Công ty đều được lập theo mẫu của quyết định 15, song riêng mẫu hoá đơn của Công ty do được cập nhật từ phần mềm máy tính nên mẫu hoá đơn của Công ty vẫn là mẫu cũ, chưa theo mẫu của quyết định 15. - Về hệ thống tài khoản được áp dụng tại công ty: Theo quyết định 15 thì tài khoản 3353 mang ý nghĩa là “quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” nhưng công ty lại sử dụng tài khoản số hiệu 351 để phản ánh quỹ dự phòng này. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn, hiểu lầm cho phía các nhà quản lý Nhà nước. - Về hệ thống sổ sách: Công ty dược phẩm TW I sử dụng phần mềm kế toán máy do công ty tự viết. Nhờ việc áp dụng kế toán máy mà số liệu hệ thống sổ sách nhờ thế mà được tính toán chính xác và khoa học. Các hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp vẫn được tổ chức đầy đủ theo đúng hình thức kế toán nhật ký chung hiện đang áp dụng tại công ty, đúng chế độ hiện hành. Nhưng cũng như phần lớn các phần mềm kế toán khác, phần mềm do công ty tự viết không hỗ trợ cho việc lên các sổ tổng hợp theo quý trong khi đó việc lên các báo cáo quý để nộp cấp trên là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với công ty. Vì thế, đến cuối quý, khi phải lập các báo cáo quý thì kế toán trưởng lại phải lập bằng Excel, điều này đã vô hình chung tạo ra một khối lượng công việc không đáng có cho kế toán, ảnh hưởng đến tiến độ lập các báo cáo này. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán của công ty do một dược sỹ viết, không thực sự am hiểu về kế toán. Do đó, phần mềm vẫn có một số hạn chế nhất định như trên đã nói. Bên cạnh đó, dù trong thuyết minh báo cáo tài chính có nêu hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chung, Tuy nhiên , trong phần mềm kế toán hoàn toàn không có sổ nhật ký chung. Điều này chắc chắn sẽ gây trở ngại cho việc soát xét số liệu, ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu trong sổ sách. Hệ thống sổ sách như em thấy là quá nhiều bảng biểu, mà không có báo biểu nào đưa ra thông tin chuẩn xác, gần như không có sự vận dụng sáng tạo, hoàn toàn không có sự đối chiếu logic giữa các báo biểu, các chỉ tiêu đưa ra chung chung, theo kinh nghiệm, theo bản năng ví dụ như các chỉ tiêu chung và cổ điển như doanh thu, chi phí … mà không có các chỉ tiêu cụ thể, do đó không có ý nghĩa trong quản trị, tra soát số liệu, khó phát hiện được các sai sót. - Về bộ máy kế toán ở công ty: Theo em thấy, bộ phận kế toán hiện nay ở công ty là vừa thiếu vừa thừa. Thừa là do công ty sử dụng phần mềm kế toán, nhờ đó, khối lượng công việc kế toán giảm đi đáng kể, kế toán chủ yếu chỉ cần làm công việc duy nhất là cập nhật số liệu còn các bước phân bổ, hay lên các sổ đều dã được thực hiện bởi máy tính. Tuy nhiên, nói bộ máy kế toán của công ty thiếu là thiếu những kế toán có trình độ thực sự cao, có khả năng kiểm tra, soát xét số liệu cũng như tham mưu cho lãnh đạo những quyết định đúng đắn, kịp thời. 3.1.2/ Đánh giá về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Kế toán các nghiệp vụ thanh toán là một mảng kế toán cực kỳ quan trọng, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp thương mại như công ty dược phẩm TW I. Cũng như công tác kế toán chung, phần hành kế toán thanh toán cũng có những ưu, nhược điểm riêng của nó: 3.1.2.1/ Ưu điểm của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Về hệ thống chứng từ: công ty đã xây dựng được một hệ thống chứng từ cũng như quá trình luân chuyển chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý, đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán chính xác và đúng chế độ. Về tài khoản sử dụng, kế toán công ty cũng đã thiết lập một hệ thống tài khoản các khoản thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp tương đối khoa học, phù hợp với đặc thù tính chất thanh toán này tại công ty cũng như tính chất của các đối tường thanh toán. Về phương pháp hạch toán, kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đã thực hiện hạch toán theo đúng những nguyên tắc kế toán đã được đưa ra cũng như theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết đầy đủ, đảm bảo vai trò phản ánh thông tin chính xác, khoa học. Về mặt nhân sự, hiện tại, tại công ty dược phẩm TW I gồm 4 kế toán thanh toán với người mua, 2 kế toán thanh toán với người bán, 1 phó phòng kế toán kiêm phụ trách công nợ trong tổng số 15 kế toán viên. Như vậy, xét về mặt số lượng, có thể coi là khoa học và hợp lý, phù hợp với tính chất công tác kế toán của một doanh nghiệp thương mại như công ty. Còn về chất lượng, hầu như tất cả các nhân viên đảm nhiệm phần hành thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đều qua đào tạo cơ bản, có kiến thức chuyên môn đầy đủ, có kinh nghiệm vững vàng, có năng lực cũng như phẩm chất cần có của một người kế toán, đáp ứng nhu cầu về công tác kế toán nói chung cũng như đối với phần hành kế toán thanh toán nói riêng. 3.1.2.2/ Những hạn chế còn tồn tại của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Về hệ thống tài khoản, các tài khoản phải thu khách hàng được chi tiết như sau: 1311: phải thu khách hàng cấp 2 1312: phải thu bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện 1313: phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng 1314: phải thu xí nghiệp dược phẩm 1315: phải thu khác 13151: phải thu khách hàng nợ 13152: phải thu khách hàng thanh toán ngay Nhìn vào các tiểu khoản của 131 của công ty, ta có thể thấy ngay một bất hợp lý. Đó là trong khi các khoản phải thu khác được chi tiết thành 13151: “phải thu khách hàng nợ” và 13152 “phải thu khách hàng thanh toán ngay” thì các khoản phải thu của các khách hàng cấp 2, các bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, hay phải thu khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm v.v…lại không. Theo em nghĩ, việc theo dõi chi tiết khách hàng nợ và thanh toán ngay là cần thiết, bất kể là đối với khách hàng nào. Về việc cập nhật chứng từ: Đây cũng là hạn chế chung của các bộ máy kế toán ở phần lớn các doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn chứng từ với giá trị thanh toán nhỏ, thì việc cập nhật số liệu cũng không được cập nhật ngay sau khi phát sinh mà thường để đến cuối tháng mới cập nhật. Việc này chắc chắn ảnh hưởng không nhỏ đến sự chính xác cập nhật số liệu cũng như không thể phát hiện sớm những sai sót từ khi lập chứng từ, hóa đơn, mà thường phải đến khi cập nhật chứng từ mới phát hiện được. Đến lúc đó, việc chỉnh sửa chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Về tổ chức nhân sự, ở phòng kế toán của công ty dược phẩm TW I chỉ có một kế toán viên nam biết nhiều về máy tính cũng như về chương trình kế toán máy tại công ty. Vì thế, hễ có khó khăn hay vướng mắc nào, những kế toán viên khác đều phải nhờ đến sự giúp đỡ của kế toán viên này, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên này. Bên cạnh đó, khi có sự cố về máy móc, về phần mềm kế toán thì không thể nhanh chóng khắc phục, sửa chữa. Đây chính là thực tế em đã được chứng kiến tại công ty, khi mạng bị hỏng thì phải mất một từần lễ sau, bộ phận kế toán mới có thể làm việc bình thường. Một bất cập nữa về phân công công tác kế toán, đó là lãnh đạo kế toán như kế toán trưởng, kế toán phó vừa đảm nhận kế toán chi tiết, vừa đảm nhận kế toán tổng hợp, cụ thể ở đây là vừa theo dõi chi nhánh, vừa theo dõi các cửa hàng…. Điều này không đảm bảo khách quan, khó giám sát. Theo em, các công việc kế toán chi tiết này nên giao cho các kế toán viên khác, còn lãnh đạo kế toán chỉ đảm nhận nhiệm vụ soát xét tổng hợp, đồng thời đưa ra được những quyết định mang tính quản trị cho giám đốc Về tổ chức bộ phận kế toán quản trị tại công ty dược phẩmTW I: Thứ nhất, mặc dù phần mềm kế toán đã được đưa vào sử dụng nhưng phần hành kế toán hiện tại đang được sử dụng vẫn chưa hỗ trợ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị trong khi đó những thông tin quản trị nói chung cũng như các báo cáo kế toán quản trị nói riêng vô cùng cần thiết giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác nhất là trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Thứ hai, việc sử dụng các kết quả từ việc thanh toán này còn chưa mang lại hiệu quả. Các tỷ suất được tính toán ra chủ yếu là do yêu cầu bắt buộc phải có trong thuyết minh báo cáo tài chính, chứ không hoàn toàn xuất phát từ yêu cầu quản lý, chính vì lẽ đó mà các kết quả tính không đầy đủ các chỉ tiêu, không được phân tích một cách cụ thể. Chỉ với 4 tỷ suất thanh toán được đưa ra và trong đó chỉ tính toán đầy đủ 3 tỷ suất là khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh ( khả năng thanh toán nợ dài hạn) trong thuyết minh báo cáo tài chính với một lời bình ngắn gọn là “ có khả năng thanh toán các khoản nợ”, mà không được phân tích đầy đủ. Điều này đã làm giảm đi ý nghĩa đặc biệt quan trọng của công tác kế toán quản trị đối với việc theo dõi tình hình tài chính để từ đó góp phần làm lành mạnh hóa tài chính tại công ty, một trong những yêu cầu tất yếu trong kinh doanh hiện nay. Thứ ba, như đã biết việc sử dụng kế toán quản trị vào việc quản lý và đưa ra các quyết định trong chính sách chiến lược kinh doanh là cực kỳ quan trọng và có ý nghĩa trong thời buổi bùng nổ thông tin và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng công tác kế toán quản trị tại công ty hiện nay vẫn chưa được coi trọng. Cụ thể là không có một bộ phận kế toán chuyên biệt đảm nhiệm phần công việc này. Việc tính các tỷ suất thanh toán như trên đã nói chỉ là do yêu cầu bắt buộc phải có trong thuyết minh báo cáo tài chính và chỉ được tính toán vào thời điểm lên các báo cáo tài chính, do kế toán trưởng đảm nhiệm. 3.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thanh toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: 3.2.1/ Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác tổ chức thanh toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp: Không chỉ đối với các doanh nghiệp mà là với bất cứ đơn vị, tổ chức nào, kế toán luôn là một công cụ quan trọng, sống còn. Chỉ khi có một bộ máy kế toán vận hành tốt ở tất cả các khâu từ cập nhật chứng từ, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đối với kế toán tài chính cũng như các khâu trong kế toán quản trị, nhà quản lý doanh nghiệp, mới có thể đưa ra các quyết sách chính xác, đưa đơn vị mình phát triển đi lên. Vì thế việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như đối với kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng là điều hết sức cần thiết và không thể xem nhẹ, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động, hiệu quả trong đầu tư và sử dụng vốn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị mình. Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp có một ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế cũng như đối với nội bộ công ty. Cụ thể, nó giúp cho hoạt động của công ty diễn ra một cách dễ dàng hơn và tạo ra sự cân bằng , lành mạnh trong hoạt động tài chính đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả. Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chính là góp phần làm cho toàn bộ bộ máy kế toán nói chung có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ, từ đó cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp những thông tin có ích. Không những thế, thông qua việc theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán, kế toán có thể cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan và chi tiết về tiến độ thu hồi các khoản nợ cũng như khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp mình, từ đó lên kế hoạch kịp thời để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn dẫn đến chậm thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như tránh tình trạng nợ kéo dài gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty. Mặt khác, hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cho phép quản lý tốt hơn các nguồn vỗn cũng như luồng tiền vào ra, đưa ra được chính sách thanh toán tối ưu, tránh gây ra tình trạng nợ xấu tồn đọng kéo dài, thậm chí dẫn đến phá sản. 3.2.2/Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác tổ chức với khách hàng và nhà cung cấp: Nhìn chung, việc hoàn thiện phải theo nguyên tắc phát huy những ưu thế sẵn có, và hạn chế bớt, khắc phục những nhược điểm. Tuy nhiên, việc hoàn thiện phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán tài chính, lấy các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành làm căn cứ, từ đó xây dựng hệ thống kế toán cho công ty. Hoàn thiện phải theo hướng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, với đặc điểm chung của ngành. Hoàn thiện cũng phải đồng nghĩa với chuyên môn hóa ngày càng cao trong phân công kế toán viên cũng như theo hướng tận dụng tối đa tiện ích của máy móc và phần mềm kế toán nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán. 3.2.3/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty dược phẩm TW I: Việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như trên đã nói, cần phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phục những hạn chế còn tồn tại, từ trong chế độ tài chính áp dụng trong công ty nói chung, đến các khía cạnh riêng như bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, việc hạch toán chi tiết, tổng hợp và lên các báo cáo. Sau đây em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như sau: Trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, trong tháng, khi hàng về mà hóa đơn chưa về, kế toán không phản ánh gì mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh vào sổ sách. Nhưng trong trường hợp đến cuối tháng, hàng chưa về, kế toán cũng không phản ánh gì vào sổ, mà lẽ ra ở đây, kế toán phải phản ánh vào mục hàng đang đi đường. Vì thế, trong trường hợp này, kế toán cần phản ánh lên tài khoản hàng đang đi đường để thể hiện chính xác hơn tình hình tài chính của công ty trên các báo cáo tài chính. Về việc cập nhật chứng từ, các kế toán viên nên chú trọng đến việc cập nhật chứng từ ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tránh việc bỏ lỡ, bỏ sót các nghiệp vụ,cũng như kịp thời phát hiện các sai sót và điều chỉnh trong quá trình lập chứng từ. Các chứng từ dùng để cập nhật phải hợp pháp, hợp lệ, nghĩa là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, không nhàu nát, chắp vá, tẩy xóa. Hiện nay, chương trình kế toán tại công ty chưa hỗ trợ cho việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp theo thời gian, trong khi hàng tháng kế toán thanh toán vẫn được yêu cầu phải đưa ra báo cáo tình hình công nợ theo thời gian để có biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ, cũng như nhanh chóng hoàn trả các khoản nợ tới hạn để giữ chữ tín với nhà cung cấp. Vì thế, hàng tháng kế toán phải tự lập trên Excel, tạo thêm một khối lượng công việc đáng kể cho kế toán cũng như tiến độ lên các báo cáo này không được đảm bảo do phải làm thủ công và không thể chính xác được tuyệt đối. Bên cạnh đó, việc sử dụng kế toán quản trị các nghiệp vụ thanh toán cần được xem xét như một công cụ quản lý hữu hiệu. Vì thế theo em nghĩ, công ty cũng nên cải tiến phần mềm, để phần mềm có thêm chức năng hỗ trợ việc lên các báo cáo kế toán quản trị nói chung cũng như kế toán quản trị về mảng thanh toán nói riêng để kịp thời cung cấp cho ban giám đốc công ty có cái nhìn tổng quan, chính xác về tình hình tài chính tại công ty mình. Mặc dù các hoạt động thanh toán diễn ra nhiều và thường xuyên nhưng em nhận thấy công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt để theo dõi các khoản thanh toán này, gây khó khăn cho công tác theo dõi tiến độ thanh toán cũng như thu hồi nợ cho công ty. Em đề xuất cần phải có các nhật ký đặc biệt cho các tài khoản 131, 331 để tiện cho việc theo dõi các khoản công nợ cũng như tiến độ thanh toán các khoản phải trả của công ty và thu hồi các khoản nợ phải thu của công ty Như đã biết việc sử dụng kế toán quản trị trong quản lý hiện nay là hết sức cần thiết. Tuy nhiên như trên đã nói, mọi báo cáo quản trị lại được đưa ra bởi bộ phận kế toán tài chính, điều này là không khoa học và hợp lý, sẽ dẫn đến việc thiếu tính hệ thống cũng như không có cái nhìn đầy đủ trên giác độ quản trị. Vì thế, em xin đề xuất công ty cần có một bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm công việc của kế toán quản trị, phối hợp ăn ý, nhịp nhàng với bộ phận kế toán tài chính để giúp cho việc lên kế hoạch tài chính và kinh doanh được kip thời và chuẩn xác. Về hệ thống tài khoản, em nghĩ cần thiết phải chi tiết thành phải thu thanh toán ngay và thanh toán khách hàng nợ đối với các đối tượng khách hàng cấp 2, 1311: phải thu khách hàng cấp 2, bệnh viện, hiệu thuốc bệnh viện, khách hàng theo đơn đặt hàng, xí nghiệp dược phẩm, các cửa hàng, Zuelling, xuất khẩu, chi nhánh , việc này sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác theo dõi thanh toán của các đối tượng khách hàng này. Về việc tính toán các tỷ suất thanh toán trong thuyết minh báo cáo tài chính: theo em được biết thì trong thuyết minh báo cáo tài chính, công ty chỉ đưa ra 4 chỉ tiêu xem xét khả năng thanh toán gồm khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ dài hạn nhưng chỉ tính toán đầy đủ 3 chỉ tiêu đầu còn khả năng thanh toán nợ dài hạn không tính toán, em nghĩ như thế là không đầy đủ. Sau một thời gian thực tập và quan sát công việc kế toán tại công ty, theo em, cần tính toán thêm một số chỉ tiêu sau: Tổng tiền hàng bán chịu Số vòng quay phải thu = của khách hàng Số dư bình quân phải thu của khách hàng Chỉ tiêu này cho biết trong kỳ phân tích các khoản phải thu khách hàng quay được bao nhiêu vòng, chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ tình hình thu tiền của doanh nghiệp là kịp thời góp phần giảm bớt vốn bị chiếm dụng. Thời gian kỳ phân tích Thời gian quay vòng = của các khoản phải thu Số vòng quay phải thu khách hàng Chỉ tiêu này cho biết một vòng quay phải thu của khách hàng hết bao nhiêu ngày, chỉ tiêu này càng thấp càng tốt. Tuy nhiên, ta cần đối chiếu thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được công tác thu hồi tiền của doanh nghiệp và tình hình chấp nhận thanh toán đã đúng chưa. Tổng tiền hàng mua chịu Số vòng luân chuyển = các khoản phải trả Số dư bình quân phải trả người bán Chỉ tiêu này cho biết trong kỳ phân tích, các khoản phải trả người bán quay được bao nhiêu vòng. Chỉ tiêu này càng cao có thể chứng tỏ tình hình thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp là tốt, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Thời kỳ phân tích Thời gian quay vòng = của các khoản phải trả. Số vòng quay phải trả người bán Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải trả người bán hết bao nhiêu ngày . chỉ tiêu này càng thấp chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp là tốt. Tuy nhiên, cần phải so sánh cới thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế để thấy được tình hình chấp hành về quy định thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung ứng. Ví dụ: dựa vào bảng cân đối kế toán năm 2005 và 2006, ta tính toán được các chỉ tiêu về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty trong 2 năm tương ứng như sau: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch +/- % 1. Số vòng quay phải thu khách hàng (vòng) 18.05 20.43 2.38 13.2 2. Thời gian 1 vòng quay phải thu khách hàng (ngày) 20.24 17.88 -2.36 -11.66 3. Số vòng quay phải trả người bán (vòng) 27.22 26.08 -1.14 -4.15 4. Thời gian 1 vòng quay phải thu người bán (ngày) 13.40 13.98 0.58 4.33 Căn cứ vào kết quả tính toán ta thấy, ta có thể đưa ra một vài nhận xét về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty: Số vòng quay phải thu của khách hàng năm 2006 tăng so với năm 2005 là 2.38 vòng. Điều đó chứng tỏ tình hình thu hồi tiền của doanh nghiệp đối với khách hàng nhanh. Thời gian mỗi vòng quay phải thu của khách hàng năm 2006 giảm so với 2005 là 2.36 ngày. Như vậy, khả năng vốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp có xu hướng giảm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Số vòng quay phải trả người bán năm 2006 giảm so với năm 2005 là 1.14 vòng. Điều đó chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cấp có xu hướng chậm hơn. Tuy nhiên, tốc độ không đáng kể. Thời gian mỗi vòng quay phải trả người bán năm 2006 tăng so với năm 2005 đạt 0.58 ngày. Như vậy, doanh nghiệp cần thực hiện tốt về quy định thanh toán nhằm góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Em cũng xin đưa ra ý kiến bên cạnh việc tính toán các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, kế toán công ty cần có những giải trình cụ thể về ý nghĩa của các số liệu này. Ví dụ, có bảng số liệu về các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán như sau: Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch +/- % 1.Hệ số thanh toán nhanh 0.573 0.666 0.043 7.52 2. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 2.438 2.551 0.113 4.63 3. Hệ số thanh toán bình thường 4.615 3.458 -1.157 -25.06 4. Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền 0.235 0.254 0.0109 4.66 Với ví dụ số liệu như trên, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét sau: Căn cứ vào kết quả tính toán trên ta thấy, hệ số thanh toán nhanh của công ty cuối năm tăng so với đầu năm. Song tốc độ tăng thấp. Mặt khác, chỉ tiêu này tại 2 thời điểm đều<1 chứng tỏ công ty chưa có đủ vốn bằng tiền, các khoản tương đương tiền để thanh toán nợ ngắn hạn. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn của TSNH cuối năm tăng so với đầu năm. Song chỉ tiêu này tại 2 thời điểm >2 chứng tỏ công ty thừa tài sản ngắn hạn để thanh toán nợ ngắn hạn, góp phần ổn định tình hình tài chính. Hệ số thanh toán bình thường hay hệ số thanh toán tổng quát cuối năm giảm so với đầu năm là 1.157. Tốc độ giảm nhanh, tuy nhiên, chỉ tiêu này tại 2 thời điểm đều khá cao, chứng tỏ công ty thừa tài sản để thanh toán nợ phải trả. Đây cũng là yếu tố góp phần ổn định tình hình tài chính. Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền cuối năm tăng so với đầu năm. Tốc độ tăng thấp, mặt khác, chỉ tiêu này tại 2 thòi điểm đều quá thấp (xấp xỉ 1 là tốt) chứng tỏ công ty không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Công ty cần có biện pháp bán hàng tồn kho, thu hồi công nợ nhằm đẩy nhanh sự chuyển đổi TSNH thành tiền. Về phân công kế toán hiện nay ở công ty, hiện xảy ra một thực trạng là một khách hàng có thể do 2, 3 nhân viên kế toán theo dõi. Đó là do, khi khách hàng mua hàng tại công ty, có trường hợp vì một lý do nào đó, cùng một khách hàng nhưng lại lấy tên công ty, đơn vị khác nhau, như vậy, rõ ràng là cùng một khách hàng nhưng khi cập nhật số liệu, kế toán lại phải sử dụng nhiều mã. Ví dụ, khách hàng công ty công ty TNHH dược phẩm Cường Thịnh vừa có mã là C126, vừa có mã là C274. Hay một khách hàng vừa mua vừa bán hàng cho công ty lại được theo dõi bởi 2 kế toán thanh toán, một kế toán thanh toán phải thu, một kế toán thanh toán phải trả. Tất cả đều gây ra sự phức tạp không cần thiết, và làm cho tính kiểm soát kém. Do đó, em thiết nghĩ với những khách hàng vừa mua vừa bán cho công ty như trên thì nên phân công cho 1 người đảm nhiệm, chắc chắn hiệu quả sẽ cao hơn, đặc biệt khi công ty và khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bù trừ, đồng thời, cũng đảm bảo được tính chính xác cao hơn, kiểm tra, phát hiện sai sót dễ dàng hơn. Hay với trường hợp một khách hàng có nhiều mã, không còn cách nào hơn, kế toán nên nhập một khách hàng với các tên đó dưới một mã. Thêm vào đó, thực tế phân công kế toán của công ty cũng còn một bất cập, đó là các kế toán viên thanh toán được phân công theo tiêu thức là khách hàng, ví dụ như 1 kế toán viên chuyên phụ trách các khách hàng lẻ, tức là theo dõi tài khoản 1315, 1 kế toán viên chuyên phụ trách các khách hàng cấp 2 là các công ty thuộc tỉnh thành phố….Điều này là hợp lý song em thiết nghĩ công ty cũng nên chú ý đến một tiêu thức phân công kế toán là địa bàn của khách hàng. Ví dụ nếu trước kia, kế toán phụ trách mảng phải thu của khác hàng cấp 2 khi đi công tác tại Thanh Hóa chẳng hạn, sẽ chỉ có thể làm việc và chịu trách nhiệm thu hồi đối với các khách hàng cấp 2 ở Thanh Hóa, sau đó vài ngày, một kế toán khác chịu trách nhiệm thu hồi nợ mảng khách hàng tuyến bệnh viện ở Thanh Hóa lại xuống Thanh Hóa thực hiện công tác thu hồi nợ của mình. Điều này gây lãng phí không đáng có về các chi phí ăn ở, đi lại cho kế toán viên, đồng thời hiệu quả làm việc cũng không cao. Nếu quan tâm đến tiêu thức địa bàn của khách hàng để phân công kế toán sẽ đảm bảo sao cho 1 nhân viên kế toán phụ trách một địa bàn, nhờ thế mà đã rút ngắn được thời gian đi công tác khi thu hồi nợ, tránh gây mệt mỏi cho kế toán viên, nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời giảm chi phí đi lại, chi phí công tác có thể tiết kiệm được. Trên đây là những kiến nghị em xin được đưa ra với hy vọng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Kết luận Trên đây là những vấn đề thực tiễn về hoạt động kinh doanh, về bộ máy quản lý nói chung và về tổ chức kế toán nói riêng cũng như thực trạng công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà em khảo sát được trong quá trình thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I. Có thể thấy công ty đã chấp hành tốt các quy định, chế độ kế toán hiện hành và vận dụng hiệu quả vào thực tiễn đơn vị mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, tuy không lớn nhưng cũng ảnh hưởng phần nào đến hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Em xin đưa ra một vài đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng nói riêng. Qua một thời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương I, mặc dù lượng kiến thức còn hạn chế, thời gian tìm hiểu tại công ty chưa nhiều, nhưng nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các phòng ban trong công ty, đặc biệt là phòng kế toán tài vụ, với sự tận tình hướng dẫn của Cô kế toán trưởng công ty Nguyễn Thụy Khanh, và toàn thể các cô chú, anh chị nhân viên trong phòng kế toán tài vụ, em đã phần nào hiểu được thực tế công việc của một cán bộ kế toán. Em xin chân thành cám ơn các cô chú ở công ty dược phẩm trung ương I và Cô giáo, TS Trần Thị Nam Thanh đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này. MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH Hình 1: sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 14 · Hình 2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký- sổ cái 17 Hình 3: sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký chung Error! Bookmark not defined. Hình 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức chứng từ ghi sổ 18 Hình 5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký- chứng từ 18 Hình 6 : Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 22 Hình 7 : sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng theo hình thức nhật ký- chứng từ 25 Hình 8: Sơ đồ hạch toán lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi 28 Hình 9: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty dược phẩm trung ương I Error! Bookmark not defined. Hình 10 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dược phẩm TW I 48 Hình 11 : Sơ đồTrình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại công ty dược phẩm trung ương I 54 Hình 12: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng của OTSUKA OPV 59 Hình 13: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng của công ty TNHH XNK thiết bị y tế Hải Hoàng. Error! Bookmark not defined. Hình 14: Mẫu giấy đề nghị mua ngoại tệ của công ty dược phẩm TW I 63 Hình 16: trình tự lập phiếu nhập 65 Hình 17: Mô phỏng giao diện khi định khoản phiếu nhập 67 Hình 18: Mẫu sổ chi tiết tài khoản 3312 68 Hình 19 : mẫu sổ chi tiết tài khoản 3311 69 Hình 20 : mẫu sổ tổng hợp tài khoản 331 70 Hình 21: mẫu hóa đơn GTGT bán hàng hóa 72 Hình 22: mẫu phiếu thu 73 Hình 23: hóa đơn GTGT bán hàng hóa cho công ty Hải Hoàng 74 Hình 24: mô phỏng giao diện các bước khi lập phiếu xuất 76 Hình 25: mô phỏng giao diện khi định khoản phiếu xuất trên máy tính 77 Hình 26: sổ chi tiết tài khoản 1311 – chi tiết đơn vị cty CP DP Hải Phòng -14 Ký Con 78 Hình 27: sổ chi tiết tài khoản 1315 chi tiết đơn vị cty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng tháng 01/2007 79 Hình 28 : sổ tổng hợp tài khoản 1311 tháng 01 năm 2007 80 Hình 29: sổ tổng hợp tài khoản 1315 tháng 01 năm 2007 81 Hình 29: Mẫu báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng sau: 86 ._.