Kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ------› ¶ š------ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN PHÚ XUÂN NGƯỜI THỰC HIỆN: SV. LÊ THỊ TÂM Lớp: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP A - K50 NGƯỜI HƯỚNG DẪN TS. BÙI BẰNG ĐOÀN HÀ NỘI - 2009 Lêi c¶m ¬n Sau mét thêi gian häc tËp vµ nghiªn cøu t¹i tr­êng §¹i häc N«ng NghiÖp Hµ Néi, ®Õn nay t«i ®· hoµn thµnh ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o ®¹i häc vµ hoµn thµnh luËn v¨n tèt nghiÖp ®¹i häc. T«i xin ch©n thµnh göi lêi c¶m ¬n ®Õn: Ban gi¸m hiÖu tr­êng §¹i häc N«ng NghiÖp Hµ Néi, Ban chñ nhiÖm Khoa KÕ to¸n vµ Qu¶n trÞ kinh doanh, cïng víi c¸c thÇy c« gi¶ng d¹y. §Æc biÖt göi c¶m ¬n thÇy gi¸o Th.s NguyÔn Xu©n TiÕn lµ ng­êi ®· trùc tiÕp h­íng dÉn t«i trong qu¸ tr×nh thùc tËp vµ nghiªn cøu ®Ò tµi luËn v¨n tèt nghiÖp. Ban gi¸m ®èc, c¸c anh, chÞ phßng kÕ to¸n tµi chÝnh vµ c¸c phßng ban kh¸c trong c«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ x©y dùng h¹ tÇng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho t«i trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty. Cuèi cïng, t«i xin bµy tá lêi c¶m ¬n ®Õn cha mÑ cïng nh÷ng ng­êi th©n vµ toµn thÓ b¹n bÌ ®· gióp ®ì, ®éng viªn t«i trong suèt thêi gian häc tËp vµ thùc hiÖn ®Ò tµi luËn v¨n tèt nghiÖp. T«i xin chóc thÇy c«, c¸c anh chÞ vµ toµn thÓ b¹n bÌ søc kháe dåi dµo, ®¹t nhiÒu thµnh c«ng trong c«ng viÖc, häc tËp vµ nghiªn cøu. Hµ Néi, ngµy 20 th¸ng 05 n¨m 2009 Sinh viªn thùc hiÖn NguyÔn ThÞ Th¶o MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 : Tình hình lao động của công ty qua 3 năm (2006 – 2008) 35 Bảng 3.2 : Tình hình vốn sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) 38 Bảng 3.3 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) 40 Bảng 3.4: Tình hình nợ phải thu của Công ty năm 2008 67 Bảng 3.5 : Phương thức thu hồi công nợ phải thu năm 2008 73 Bảng 3.6 :Tốc độ luân chuyển các khoản phải thu 75 Bảng 3.7 : Bảng trích tính lãi nợ quá hạn – công nợ phải thu của khách hàng 77 Bảng 3.8 : Tình hình nợ phải trả của Công ty năm 2008 79 Bảng 3.9 : Kế hoạch trả nợ cho nhà cung cấp tháng 2 năm 2009 83 Bảng 3.10 :Phương thức thanh toán nợ năm 2008 84 Bảng 3.11 : Một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) 86 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải thu 12 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu 13 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải trả 16 Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải trả 17 Sơ đồ 3.1: Sơ đổ tổ chức bộ máy các phòng ban tại công ty 29 Sơ đồ 3.2: Hình thức Nhật ký chung 31 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 33 Sơ đồ 3.4 : Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải thu KH 43 Sơ đồ 3.5: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải trả KH 57 Sơ đồ 3.6: Sơ đồ kế toán công nợ phải trả tại công ty 82 DANH MỤC ĐỒ THỊ Đồ thị 3.1: Cơ cấu lao động theo giới tính 34 Đồ thị 3.2: Cơ cấu lao động theo tính chất lao động 36 Đồ thị 3.3: Cơ cấu lao động theo trình độ lao động 37 Đồ thị 3.4: Cơ cấu các khoản nợ phải thu của công ty 68 Đồ thị 3.5: Cơ cấu các khoản nợ phải thu khách hàng của công ty theo thời  hạn thanh toán 69 Đồ thị 3.6: Cơ cấu các khoản nợ phải trả tại công ty 80 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, KÝ TỰ VIẾT TẮT BCKQKD BCTC BQ BTN BTTP CC CCDC CĐKT CP CSH CT DN DT ĐT DV ĐVT GTGT HĐTC HH HS KD KH LĐ NDH NK NM NNH NVL PGĐ PTNT QL QLCL SC SL SP SX TB- VT TCHC TCKT TK TNDN TNHH TQ Tr.đ TSCĐ TSDH TSLĐ TSNH TTĐHSX VNĐ VP XD XDCB Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo tài chính Bình quân Bê tông nhựa Bê tông thương phẩm Cơ cấu Công cụ dụng cụ Cân đối kế toán Cổ phần Chủ sở hữu Công ty Doanh nghiệp Doanh thu Đầu tư Dịch vụ Đơn vị tính Giá trị gia tăng Hoạt động tài chính Hàng hóa Hệ số Kinh doanh Khách hàng Lao động Nợ dài hạn Nhật ký Nhà máy Nợ ngắn hạn Nguyên vật liệu Phó giám đốc Phát triển nông thôn Quản lý Quản lý chất lượng Sửa chữa Số lượng Sản phẩm Sản xuất Thiết bị, vật tư Tổ chức hành chính Tài chính kế toán Tài khoản Thu nhập doanh nghiệp Trách nhiệm hữu hạn Tổng quát Triệu đồng Tài sản cố định Tài sản dài hạn Tài sản lưu động Tài sản ngắn hạn Trung tâm điều hành sản xuất Việt nam đồng Vĩnh Phúc Xây dựng Xây dựng cơ bản PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Thanh toán là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp (DN), phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nội bộ doanh nghiệp, DN với các đối tác bên ngoài. Thông qua quan hệ thanh toán không chỉ đánh giá khả năng tài chính mà còn thể hiện uy tín của mỗi DN. Trong cơ chế quản lý tài chính hiện nay, mặc dù đã có những bước đổi mới và hoàn thiện theo chiều hướng tốt hơn, nhưng vấn đề thanh toán và quản lý công nợ vẫn còn nhiều bất cập, nhất là trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu như hiện nay mà nguyên nhân của nó một phần xuất phát từ việc suy yếu trong công tác thanh toán và quản lý công nợ. Nhiều DN không đủ tiền để thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp, trả lãi tiền vay cho ngân hàng, không thu hồi được nợ do khách hàng không có khả năng thanh toán. Thực tế hiện nay cho thấy, công tác thanh toán và quản lý công nợ ở các DN còn gặp phải nhiều vấn đề trong việc tìm đối tác kinh doanh phù hợp, công tác thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn, thủ tục thanh toán còn phức tạp, khả năng thanh toán chậm … ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và việc giám sát hoạt động tài chính DN nói chung và Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn nói riêng trong điều kiện các đối tác kinh doanh ngày càng nhiều do quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng. Để làm tốt công tác này không chỉ đòi hỏi kế toán phải phản ánh chính xác các khoản nợ phải thu và nợ phải trả mà đi cùng với nó là công tác quản lý nợ cần phải được quan tâm, điều này đòi hỏi phải có sự thống nhất và đồng bộ. Xuất phát từ tính thời sự và tầm quan trọng của vấn đề quản lý thanh toán nợ với khách hàng và nhà cung cấp, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn” để thấy được những tồn tại mà đơn vị đang gặp phải, từ đó có những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ được tốt hơn. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu công tác hạch toán kế toán thanh toán nợ và quản lý công nợ để thấy được những tồn tại. Từ đó có những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan đến thanh toán nợ và quản lý công nợ. - Tìm hiểu tình hình thanh toán nợ và quản lý công nợ tại công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán nợ và quản lý công nợ tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và phát triển nông thôn. 1.3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu - Công tác hạch toán kế toán thanh toán - Tình hình quản lý công nợ 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn, Km 9 – Quốc lộ 3 – Thị trấn Đông Anh – Hà Nội. - Phạm vi thời gian: Đề tài được nghiên cứu và tìm hiểu với số liệu của năm 2006, 2007, 2008 và một số tháng đầu năm 2009. - Phạm vi nội dung: + Công tác hạch toán kế toán thanh toán nợ phải thu khách hàng; + Công tác hạch toán kế toán thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp; + Tình hình quản lý công nợ tại Công ty Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn. PHẦN II  TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Tổng quan tài liệu 2.1.1. Những vấn đề chung về thanh toán 2.1.1.1. Khái niệm Thanh toán là việc dùng tiền để giải quyết mối quan hệ kinh tế tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền, bao hàm thanh toán phi tài chính và thanh toán thuộc quản lý tài chính. Trong đó các quan hệ mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính mà chỉ có quan hệ về thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ mới được coi là quan hệ tài chính. Đối với bất kỳ một DN nào khi tham gia vào thị trường đều phải nằm trong mối quan hệ tài chính với nhiều đơn vị, tổ chức khác nhau. Mỗi một quan hệ kinh tế tài chính ra đời thì gắn liền với nó là một quá trình thanh toán mới phát sinh. Do vậy, quan hệ thanh toán được hiểu là một loại quan hệ kinh tế tài chính xảy ra khi DN có quan hệ phải thu và phải trả với con nợ hoặc chủ nợ của mình hay một khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên nhân làm nảy sinh các quan hệ thanh toán là do có sự tồn tại quan hệ cung cầu về vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ. Để đánh giá mức độ tăng trưởng của mỗi DN trên thương trường người ta căn cứ vào tính chất rộng lớn, đa phương và tính phức tạp của quan hệ thanh toán. Do đó, các quan hệ thanh toán bao giờ cũng được nhà quản lý luôn luôn coi trọng hàng đầu. 2.1.1.2. Đặc điểm của hoạt động thanh toán - Các nghiệp vụ thanh toán liên quan tới nhiều đối tượng. - Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán - Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của DN nên thường có các qui định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hóa đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với DN kinh doanh thương mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). 2.1.1.3. Vai trò của kế toán đối với hoạt động thanh toán Trong hệ thống kế toán DN, kế toán tài chính là công cụ quản lý hữu hiệu nhất đối với các hoạt động thanh toán của DN. Khác với một số loại tài sản có hình thái vật chất cụ thể như tiền, vật tư, hàng hoá,… công nợ thể hiện trên sổ sách, giấy tờ. Với chức năng thông tin và kiểm tra kế toán sẽ giúp cho công tác quản trị DN có được những thông tin cụ thể về số nợ, thời hạn và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Khi có được số liệu kế toán cung cấp, nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán của DN đối với từng khoản nợ trên cơ sở tổng hợp, phân tích số nợ trong hạn, đến hạn và quá hạn. Từ đó, DN sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời đảm bảo cho các khoản công nợ được thanh toán đầy đủ, kịp thời và nhanh chóng góp phần duy trì tốt mối quan hệ với bạn hàng và nâng cao hiệu quả công tác quản lý. 2.1.1.4. Nhiệm vụ của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Đối với các khoản nợ phải thu - Kế toán cần phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn và dây dưa nợ kéo dài. - Những khoản nợ có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc dư nợ lớn, định kỳ hoặc cuối tháng DN cần tiến hành đối chiếu, kiểm tra từng khoản nợ phát sinh, số nợ đã thu hồi và số còn nợ. Nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng xác định số nợ bằng văn bản. - Trường hợp khách hàng không thanh toán các khoản nợ cho DN bằng tiền mặt, bằng Séc mà thanh toán bằng bù trừ giữa Nợ phải thu và Nợ phải trả hoặc chuyển vào tài khoản Nợ phải thu khó đòi được làm căn cứ lập dự phòng. - Các khoản thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng KH nợ, từng đối tượng nợ có thể xuất hiện số dư bên Có. Cuối kỳ lập BCTC, kế toán tính toán các chỉ tiêu phải thu, phải trả, cho phép lấy số dư chi tiết cho từng bên để lấu số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng CĐKT. Đối với các khoản Nợ phải trả, phải nộp - Đối với các khoản Nợ phải trả, phải nộp của DN được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng. - Riêng đối với các khoản Nợ phải trả của DN phải được chia ra NNH và NDH căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản Nợ phải trả - Khi trả, nộp bằng vàng, bạc, đá quý thì phải được đánh giá theo tỷ giá mua của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc giá thực tế để phản ánh giá trị thực của vốn kinh doanh. - Tài khoản Nợ phải trả chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quan hệ thanh toán với từng đối tượng chủ nợ, tài khoản này có thể có số dư bên Nợ phản ánh số đã trả lớn hơn số phải trả. - Cuối kỳ lập BCTC, cho phép kế toán lấy số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào chỉ tiêu trên bảng CĐKT. 2.1.2. Phân loại thanh toán 2.1.2.1. Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán Thanh toán các khoản phải thu Thanh toán các khoản phải trả Phải thu khách hàng Phải thu nội bộ Tạm ứng Phải thu khác Chi phí trả trước Khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược Vay ngắn hạn, vay dài hạn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả người bán Thuế và các khoản phải trả, phải nộp khác Phải trả công nhân viên Chi phí phải trả Phải trả nội bộ Phải trả, phải nộp khác Nhận ký quỹ ký cược 2.1.2.2. Căn cứ vào thời hạn thanh toán Thanh toán trả trước Là việc trả tiền trước khi giao nhận hàng trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo việc nhận hàng theo mong nuốn. Khoảng thời gian này tùy thuộc vào các bên tham gia vào quan hệ thanh toán. Thông thường, thanh toán theo phương thức này làm ảnh hưởng trực tiếp đến công nợ phải thu, phải trả của người mua và người bán. Người bán được tạo điều kiện về mặt tín dụng và đảm báo về mặt thanh toán. Người mua chịu sự rủi ro, trước mắt về khoản tiền vốn bỏ ra ban đầu nhưng chưa phát sinh lãi và phụ thuộc vào người bán. Tuy nhiên, người mua không phải chịu thiệt thòi trong quan hệ thanh toán do có thể hưởng sự ưu đãi từ phía người bán hoặc nhận được khả năng sinh lời của đồng vốn bỏ ra trong tương lai có giá trị hơn những gì mà họ bỏ ra trong thời điểm hiện tại. Thanh toán trả ngay Là việc trả tiền ngay sau khi giao hàng. Đây là hình thức thanh toán thường được áp dụng đối với những khách hàng mua với khối lượng nhỏ và không thường xuyên. Thực tế ở các doanh nghiệp, hình thức này ít được áp dụng nhất vì bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn chiếm dụng vốn và tình hình tài chính các doanh nghiệp đều có hạn. Thanh toán trả sau Là việc thanh toán sau khi giao nhận hàng một thời gian nhất định. Hình thức này có tính chất ngược lại đối với thanh toán trả trước, trong hình thức này, người mua được chiếm dụng vốn của người bán. Mức độ rủi ro với các khoản phải thu này phụ thuộc vào khả năng thanh toán của người mua. Do đó, khi bán hàng theo hình thức này, người bán thường kèm theo một số điều kiện về tín dụng khác đối với người mua. Hiện nay, đa số các DN áp dụng phương thức trả trước và trả sau, trong đó trả sau là chủ yếu. Chính hai phương thức này đã tạo nên Nợ phải thu và Nợ phải trả trong DN. 2.1.2.3. Căn cứ vào hình thức thanh toán Hình thức thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua việc xuất quỹ tiền mặt của DN mà không qua nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng. Trên thực tế hình thức thanh toán này chỉ phù hợp với loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, được áp dụng phổ biến trong thanh toán giữa DN và những đối tượng không có tài khoản tiền gửi ngân hàng, giữa DN với cán bộ công nhân viên trong DN, giữa DN với các đơn vị kinh tế, với nhà nước trong trường hợp số tiền nhỏ dưới mức quy định chuyển khoản. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ, ngân phiếu, hối phiếu và các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền, vàng bạc, đá quý. Hình thức thanh toán này đơn giản, không phải làm các thủ tục rườm rà như thanh toán qua ngân hàng. Tuy nhiên, hiện nay Nhà Nước không khuyến khích thanh toán bằng tiền mặt mà chủ yếu thông qua hình thức chuyển khoản vì an toàn và dễ dàng quản lý. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán được tiến hành thông qua việc thực hiện bút toán trên tài khoản ngân hàng. Đây chính là hình thức thanh toán chủ yếu được các DN áp dụng ngày càng phổ biến. Đối với một số các đơn vị kinh tế, hình thức thanh toán này là bắt buộc. Hình thức này có ưu điểm tiết kiệm chi phí, kiểm soát lưu thông tiền tệ và khắc phục được nhược điểm của thanh toán bẳng tiền mặt. Hình thức thanh toán này thường được thực hiện thông qua các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng Séc Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập dựa trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hành tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành Séc chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ngân hàng có số dư. Séc thanh toán bao gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Hình thức này được áp dụng khi các bên có sự tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tải khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà Nước và một số thanh toán khác. Ủy nhiệm chi chỉ được thực hiện khi hàng hóa đã được chuyển giao, lao vụ đã được cung ứng. Ủy nhiệm chi không dùng để trả trước, ứng trước tiền hàng, trừ một số trường hợp được thể lệ thanh toán quy định hay ngân hàng đồng ý. Thanh toán bù trừ Hình thức thanh toán này áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức này, định kỳ hai bên phải đối chiếu số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng Thư tín dụng là kênh của ngân hàng bên mua đề nghị ngân hàng bên bán trả tiền cho bên bán về số tiền hàng hóa đã giao và lao vụ đã cung ứng cho bên mua theo các điều kiện đã ghi trong hợp đồng kinh tế. Hình thức này yêu cầu khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiển phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Trong thực tế, hình thức thanh toán bằng thư tín dụng ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế. Thanh toán bằng thẻ tín dụng Thẻ thanh toán là một phương tiện chi trả hiện đại, là phương tiện thanh toán mà người chủ thẻ có thể sử dụng để rút tiền mặt hoặc thanh toán bẳng tiền hàng hóa, dịch vụ tạo các điểm chấp nhận thanh toán thẻ. Hình thức thanh toán này vừa hiện đại, vừa tiện dụng , tuy nhiên chỉ phù hợp với việc mua bán hàng hóa có giá trị nhỏ. Hiện nay, ở Việt Nam hình thức thanh toán chủ yếu bằng thẻ ATM. 2.1.3. Hạch toán các khoản thanh toán nợ trong doanh nghiệp 2.1.3.1. Các khoản thanh toán nợ chủ yếu trong doanh nghiệp Trong DN thường có các khoản thanh toán sau: - Thanh toán giữa DN và nhà cung cấp phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá ... - Thanh toán giữa DN với khách hàng phát sinh trong quá trình DN tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài. - Thanh toán giữa DN với Ngân sách Nhà Nước phát sinh trong quá trình DN thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước về thuế và các khoản khác như phí, lệ phí... - Thanh toán giữa DN với các bên đối tác liên doanh phát sinh khi DN tham gia liên doanh với các DN khác, nó bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc nhận hoặc góp vốn, thu hồi hoặc trả vốn, phân chia kết quả. - Thanh toán nội bộ phát sinh DN với người lao động trong DN và thanh toán giữa DN với chính các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các DN thành viên với nhau. - Thanh toán với các đối tượng khác bao gồm các khoản thanh toán với ngân hàng và các chủ tín dụng về các khoản tiền vay, thế chấp, ký quỹ, ký cược; thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác. 2.1.3.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng, bạc, đá quí cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán có xác nhận bằng văn bản cụ thể. 2.1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong quan hệ mua, bán của doanh nghiệp a, Kế toán các nghiệp vụ thanh toán đối với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng xảy ra trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của DN. Nợ phải thu, phải trả nảy sinh khi DN bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của mình theo phương thức bán chịu hay khách hàng đặt trước tiền mua hàng. Số tiền khách hàng nợ được tính trong cơ cấu vốn lưu động của DN có thể chuyển hóa thành tiền trong thời hạn thanh toán đã thỏa thuận. Khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng rất lớn tới độ chắc chắn thu hồi nợ của DN. Để hạn chế tối đa rủi ro về thất thoát nợ phải thu do khách hàng thiếu khả năng thanh toán, DN cần tổ chức tốt công tác kế toán thanh toán với khách hàng. Nội dung nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi DN bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng. Do vậy, Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng. Phản ánh số tiền DN chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua. Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng bao gồm số nợ gốc và lãi trả chậm phải thu đối với trường hợp bán trả góp. Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với DN về mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và tài sản bán thanh lý khác. Các chứng từ thường gồm: Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn VAT) do DN lập Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo Có. Tài khoản sử dụng TK 131 – “Phải thu khách hàng” để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua hàng. TK này được theo dõi chi tiết cho từng người mua hàng. Kết cấu TK 131 – “Phải thu khách hàng” Tài khoản 131 – “Phải thu khách hàng” - Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật tư, hàng hóa, dịch vụ của DN; - Số tiền mua thừa của khách đã trả lại; - Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng. - Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu được; - Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu hoặc do khách hàng trả lại hàng bán; - Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng; - Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm phải trả. Số dư Nợ: Số tiền còn phải thu từ KH Số dư Có: Số tiền DN còn nợ KH Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng. Số dư bên Nợ thì ghi bên Tài sản, dư Có ghi bên Nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi. Phương pháp hạch toán Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau 2.1: Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp TK 131 (1) (2) Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải thu (1) Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chi tiết tiến hành vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. (2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131 . Hạch toán tổng hợp Đối với DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ, việc hạch toán tổng hợp tài khoản Nợ phải thu của khách hàng được thể hiện qua sơ đồ hạch toán sau: 331 133 004 511 131 111,112 1, DT bán SP, HH, DV không 4, Số tiền đã thu (cả ứng trước) có thuế GTGT chưa thu tiền 3331 521,531,532 Thuế GTGT 5, Các khoản giảm trừ, giảm giá đầu ra hàng bán, hàng bán bị trả lại 515,711 3331 2, Thu nhập hoạt động tài chính Giảm thuế GTGT thu nhập khác chưa thu tiền phải nộp 139 6, Xử lý các khoản nợ khó đòi 642 Số chưa lập dự phòng Đồng thời ghi 7, Thanh toán bù trừ 413 152,155,156 3, Chênh lệch tỷ giá tăng 8, Trả nợ bằng vật tư, hàng hóa 9, Chênh lệch tỷ giá giảm Thuế GTGT được khấu trừ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu Đối với trường hợp nợ phải thu khó đòi Vào cuối mỗi niên độ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, DN xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập các khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý DN ở kỳ báo cáo. Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa được. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa đến thời hạn thanh toán, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu bỏ trốn… cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. b, Kế toán các nghiệp vụ thanh toán đối với nhà cung cấp Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ … giữa DN với nhà cung cấp. Nghiệp vụ này phát sinh khi DN mua hàng theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa các DN và nhà cung cấp. Khi DN mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi DN ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán. Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán - Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp. - Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng. - Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo hướng thực tế đã thỏa thuận. - Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp nhận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. Chứng từ sử dụng Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn VAT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ … Chứng từ ứng trước tiền : Phiếu thu (do người bán lập) Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Séc … Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của DN mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp DN muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì cần có văn bản cho phép của Nhà nước. Tài khoản sử dụng Tài khoản 331 – “Phải trả người bán” để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp. Kết cấu của TK 331 – “Phải trả người bán” Tài khoản 331: “Phải trả người bán” Số phải trả người bán đã trả; Số nợ được giảm do người bán giảm giá, chiết khấu; Số nợ được giảm do người mua trả lại người bán; Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng; Xử lý nợ không có chủ. Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng; Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng; Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng. Số dư nợ: Số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền thừa trả cho người bán. Số dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán. Phương pháp hạch toán Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ 2.3: Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 (1) (2) Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải trả Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép. Theo qui định chung, đối với các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng cho từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ. Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với người bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331. Hạch toán tổng hợp Đối với các DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ việc hạch toán tổng hợp tài khoản phải trả người bán được thể hiện qua sơ đồ 2.4: 111,112,311,341,141 331 111,112 1,Thanh toán tiền mặt, tiền vay 8, Tiền đặt trước, tiền thừa được (kể cả tiền đặt trước) người bán chấp nhận 511 151,152,156 2, Thanh toán bằng 9,Giá trị HH, CCDC mua chịu SP, HH, DV Không có thuế GTGT 333.1 133 Thuế GTGT thuế GTGT đầu ra đầu vào 131 211,213,241 3, Thanh toán bù trừ 10,Giá trị TSCĐ mua ngoài,số phải trả người nhận thầu XDCB 151,152,156 133 4, Chiết khấu, giảm giá, hàng Thuế GTGT mua trả lại đầu vào 133 621,627,641,642 5,Thuế GTGT được 11, Dịch vụ mua chịu khấu trừ 711 121,221 6, Xóa nợ vắng chủ 12, Mua chịu chứng khoán 515 413 7, Chiết khấu thanh toán 13, Chênh lệch tăng do tỷ giá tăng 14, Chênh lệch giảm tỷ giá giảm Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải trả 2.1.4. Quản lý công nợ trong doanh nghiệp 2.1.4.1. Khái niệm Trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN luôn diễn ra mối quan hệ giữa người mua và người ._.bán. Người bán hàng hóa, dịch vụ thì muốn nhận tiền ngay, còn người mua thì lại cần muốn trả tiền chậm. Nhưng, không ai thuần túy là người bán, cũng không ai đóng vai trò là người mua. Vì thế đã hình thành nên công nợ trong DN. Công nợ được hiểu là quan hệ thanh toán giữa bên mua và bên bán chưa được chấm dứt. Người mua có trách nhiệm thanh toán số tiền hành mà bên bán đã giao. Người bán có quyền đòi được số tiền hàn mà bên mua đang nợ. Hay công nợ là những khoản nợ được hình thành khi mua vật tư, hàng hóa… 2.1.4.2. Ý nghĩa của quản lý công nợ Công nợ trong DN gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả. Chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng ảnh hưởng đến tình hình tài chính của DN. Vì vậy, quản lý công nợ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Nếu quản lý công nợ tốt sẽ hạn chế và tránh được những tác động xấu không đáng có trong đơn vị. Quản lý công nợ giúp cho nhà quản trị, kế toán nội bộ trong DN thấy được tình hình công nợ để có kế hoạch điều chỉnh, quản lý nhằm làm cho tình hình tài chính của công ty được ổn định. Việc quản lý công nợ phân loại theo từng đối tượng, theo thời gian, theo hình thức giúp nhà quản lý nắm được cụ thể từng con nợ và thời gian nợ. Với các nhà đầu tư, các đối tác liên doanh, liên kết thường quan tâm đến khả năng thanh toán, đến sự ổn định, sự cân đối hay mất cân đối giữa các khoản nợ phải thu và nợ phải trả để tiếp tục thực hiện đầu tư, hợp tác hay chấm dứt. Như vậy, việc quản lý công nợ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác kế toán. Nếu quản lý công nợ tốt sẽ đảm bảo tính cân đối về tình hình tài chính, tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, cho các đối tác. 2.1.4.3. Nội dung chủ yếu của quản lý công nợ Quản lý nợ phải thu Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ ngày càng phát sinh các khoản nợ khó đòi, rủi ro không thu hồi được nợ, tình trạng nợ xấu, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau. Để hạn chế những rủi ro trên, công tác quản lý công nợ phải đảm bảo các yêu cầu làm sao nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, hạn chế chi phí phát sinh không cần thiết và rủi ro xảy ra mà vẫn đảm bảo tăng doanh số bán ra của DN. Để lảm tốt công tác này, DN cần chú ý một số nội dung cơ bản sau: + Xây dựng chính sách bán chịu đúng đắn và phù hợp đối với tình khách hàng. Chính sách bán chịu có thể thay đổi tùy theo mỗi giai đoạn và tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của DN cũng như tình hình biến động trên thương trường. + Phán đoán vị thế tín dụng (sức mạnh tài chính) của khách hàng một cách chuẩn xác, làm cơ sở chắc chắn cho những quyết định bán chịu của DN. + Mở sổ và thường xuyên theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng và đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền của DN. Qua đó nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu để quản lý chúng. Dự đoán số nợ phải thu từ khách hàng để có kế hoạch thu hồi nợ phải thu, tránh những khoản nợ khó đòi, đôn đốc thu hồi kịp thời và đúng hạn các khoản nợ phải thu. Một số biện pháp quản lý nợ phải thu mà các DN thường áp dụng: Quản lý theo đối tượng nợ: Là cách quản lý theo từng khách hàng thông qua mối quan hệ mua bán, đối với các loại khách hàng khác nhau thì có chính sách áp dụng khác nhau. Việc phân loại theo từng đối tượng giúp DN có sự theo dõi đánh giá tình hình tài chính của đơn vị, là cơ sở cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN. Quản lý theo hình thức nợ: Là theo dõi các khoản nợ phải thu theo các hình thức như: Phải thu bằng tiền mặt, phải thu bằng hàng ... Hình thức này giúp DN có kế hoạch thu tiền hay thu hàng đúng kỳ hạn. Quản lý theo thời gian: Là hình thức theo dõi các khoản phải thu theo thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn - căn cứ để DN đảm bảo thu nợ theo đúng kế hoạch và có biện pháp xử lý đối với những khoản nợ quá hạn. Đối với các khoản nợ quá hạn, DN cần có những chính sách khuyến khích khách hàng trong việc trả nợ. Với các khoản nợ khó đòi, cần có kế hoạch rõ ràng để quản lý một cách tốt nhất. Quản lý công nợ phải trả Đối với các khoản nợ phải trả, DN có sự chủ động hơn trong vấn đề thanh toán. Tuy nhiên, DN phải tạo uy tín với đối tác, do đó các khoản nợ phải trả phải được thực hiện theo đúng hợp đồng: phải chi trả đúng hạn, chính xác, phù hợp với từng khoản nợ phải trả mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí nhất. Để quản lý tốt công nợ phải trả, DN cần có một số biện pháp sau: DN phải thường xuyên duy trì một lượng vốn tiền mặt đủ để đáp ứng đòi hỏi thanh toán một cách chính xác, an toàn. Từ đó giúp DN nâng cao uy tín trên thị trường. Lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp nhằm đảm bảo độ an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng vốn, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu, xác định chính xác số tiền cần phải trả và thời gian thanh toán. DN cần phân ra các khoản nợ như: Nợ chưa đến hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn để có kế hoạch trả nợ đúng hạn theo quy định. 2.1.5. Một số hệ thống chỉ tiêu đánh giá công tác thanh toán và quản lý công nợ trong doanh nghiệp Trong thực tế, luôn tồn tại tình trạng DN vừa chiếm dụng vốn của người khác, vừa bị chiếm dụng vốn. Điều này xuất phát từ phương thức thanh toán trả chậm đã được các bên thỏa thuận khi mua vật tư, hàng hóa. Tuy nhiên, nếu phần vốn đi chiếm dụng nhiều hơn số bị chiếm dụng thì DN có thêm nguồn vốn ngắn hạn để sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn thì các khoản ngắn hạn sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh của DN. Phân tích khả năng thanh toán sẽ cho biết tình hình tài chính của DN thông qua việc đánh giá, so sánh các chỉ tiêu sau: 2.1.5.1. Chỉ tiêu đánh giá tinh hình quản lý công nợ Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (hoặc tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu). Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng số nợ phải thu x 100% Tổng số nợ phải trả Tỷ lệ này càng lớn chứng tỏ đơn vị bị chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% chứng tỏ DN bị chiếm dụng vốn và nếu nhỏ hơn 100% thì DN đang đi chiếm dụng vốn. Số vòng quay các khoản phải thu Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu trong kỳ Nợ phải thu bình quân Chỉ tiêu này thể hiện tốc độ chu chuyển các khoản phải thu thành tiền, số vòng quay càng lớn chứng tỏ DN có thể thu hồi nhanh các khoản nợ. Tuy nhiên, nếu chỉ số này quá cao nghĩa là điều kiện thanh toán quá chặt chẽ chủ yếu bằng tiền mặt, ít trả chậm. Điều này có thể hạn chế khối lượng hàng hóa tiêu thụ. Thời gian một vòng quay các khoản phải thu Thời gian một vòng quay các khoản phải thu = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải thu Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng các khoản phải thu mất mấy ngày. Thời gian càng lớn thì tốc độ quay càng chậm. Số vòng quay các khoản phải trả Số vòng quay các khoản phải trả = Tổng số tiền hàng mua chịu trong kỳ Nợ phải trả bình quân Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ thanh toán các khoản phải trả. Số vòng quay các khoản phải trả càng lớn thì DN phải thanh toán tiền mua hàng càng nhanh, có nghĩa là chỉ tiêu này càng lớn thì DN càng không có lợi. Thời gian một vòng quay các khoản phải trả Thời gian một vòng quay các khoản phải trả = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải trả Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng các khoản phải trả mất mấy ngày. 2.1.5.2. Chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán Hệ số khả năng thanh toán Đây là mối quan hệ giữa tổng giá trị tài sản của DN so với tổng nợ phải trả Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Tổng giá trị tài sản Tổng nợ dài hạn + ngắn hạn Phản ánh giá trị tài sản hiện có mà DN đang quản lý, sử dụng với tổng nợ phải trả. Nếu hệ số < 1 báo hiệu sự phá sản của DN, vốn CSH bị mất hoàn toàn, tổng tài sản hiện có không đủ để trả nợ. Hệ số thanh toán tạm thời Hệ số thanh toán tạm thời = Tổng tài sản ngắn hạn Tổng nợ ngắn hạn Hệ số này cho thấy mức độ đảm bảo thanh toán các khoản nợ DN. Nếu lớn hơn 1 và càng lớn thì chứng tỏ khả năng thanh toán của DN là tốt, DN có đủ tài sản ngắn hạn để đảm bảo nợ vay. Hệ số khả năng thanh toán nhanh Hệ số khả năng thanh toán nhanh là chỉ tiêu khắt khe hơn để đánh giá khả năng thanh toán ngay của DN. Hệ số khả năng thanh toán nhanh = Tổng TSLĐ – Hàng hóa tồn khoTổng nợ ngắn hạn Hệ số này >= 1 phản ánh DN có khả năng thanh toán được hầu hết các khoản nợ trong cùng thời điểm. Nếu < 1 khả năng thanh toán là không khả quan. Hệ số khả năng thanh toán tức thời Đánh giá khả năng thanh toán nhanh nhất của DN sử dụng tài sản của mình để trả các khoản nợ ngắn hạn. Hệ số thanh toán tức thời = Vốn bằng tiền Tổng nợ ngắn hạn Nếu hệ số thanh toán tức thời của DN lớn hơn hoặc bằng 0,5 thì DN có đủ khả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan. Nếu nhỏ hơn 0,5 thì DN khó khăn trong việc thanh toán. Mặc dù vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không tốt vì vốn bằng tiền quá nhiều sẽ dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn giảm. 2.2. Phương pháp nghiên cứu 2.2.1. Phương pháp thu thập thông tin Thông tin sử dụng được thu thập chủ yếu qua sổ sách kế toán kế toán tại phòng tài vụ của công ty. Nghiên cứu qua sách báo, tài liệu có liên quan đến vấn đề thanh toán và quản lý công nợ. Số liệu còn được thu thập qua phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại công ty để thấy rõ hơn sự tác động trong việc nghiên cứu đề tài này. 2.2.2. Phương pháp tổng hợp và xử lý số liệu Sau khi thu thập đầy đủ số liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu, chúng tôi tiến hành lựa chọn, tổng hợp những thông tin, số liệu cần thiết, tiến hành phân loại, sắp xếp lại số liệu một cách hợp lý theo trình tự thời gian hay đối tượng nghiên cứu cho phù hợp với mục tiêu nghiên cứu đề tài. Quá trình xử lý số liệu được tiến hành chủ yếu bằng tay và áp dụng bảng tính Excel. 2.2.3. Phương pháp phân tích số liệu Số liệu sau khi đã được tổng hợp, xử lý sẽ dùng để phân tích, thông qua quá trình phân tích này để thấy được tình hình chung cũng như sự biến động, thay đổi của các chỉ tiêu nghiên cứu. 2.2.4. Phương pháp so sánh Đối với bất cứ DN nào thì công tác hạch toán kế toán đều phải thống nhất tuân theo chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước qui định. Đề tài sử dụng phương pháp so sánh để: - So sánh thực tế hạch toán kế toán của công ty với chế độ hiện hành - So sánh để đối chiếu việc theo dõi nợ của công ty và các đối tượng có quan hệ nợ với công ty … Trên cơ sở so sánh đối chiếu phát hiện ra các sai lệch giữa thực tế hạch toán của công ty với các quy định của chế độ hiện hành, đối chiếu công nợ sổ theo dõi của công ty với sổ theo dõi của các đối tượng có quan hệ nợ với công ty, từ đó để đề xuất những biện pháp hợp lý khắc phục những sai lệch đó. 2.2.5. Phương pháp thống kê mô tả Từ những số liệu đã thu thập được, sử dụng phương pháp này để mô tả sự biến động cũng như xu hướng phát triển chung của các chỉ tiêu đề cập trong đề tài nghiên cứu, từ đó có được những kết luận cần thiết. Phương pháp này chúng tôi sử dụng để phân tích các mô hình quản lý, mô hình kế toán đồng thời dùng một số chỉ tiêu để phân tích sự khác nhau về bản chất của mô hình theo yêu cầu nội dung kinh tế. 2.2.6. Phương pháp chuyên môn kế toán Các phương pháp này bao gồm: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp cân đối, phương pháp kiểm kê và đánh giá. Các phương pháp này được sử dụng để hạch toán theo dõi các nghiệp vụ phát sinh nợ và thanh toán nợ với khách hàng và nhà cung cấp trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là những phương pháp chủ yếu được sử dụng xuyên suốt quá trình nghiên cứu đề tài. 2.2.7. Phương pháp chuyên gia Là phương pháp tham khảo ý kiến của các anh chị phòng kế toán tài chính của công ty, các thầy cô trong khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh. PHẦN III KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn 3.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty Công ty Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn được thành lập vào ngày 15 tháng 11 năm 2001, hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp. - Trụ sở chính của công ty đặt tại Km9 - Quốc Lộ 3 - Thị Trấn Đông Anh - Hà Nội. - Tên giao dịch: Rural Development and Infrastructure Construction Investment Joint Stock Company CID. JSC Được thành lập trong điều kiện nền kinh tế đất nước đang có những chuyển biến sang nền kinh tế thị trường. Ban đầu Công ty chỉ hoạt động với số vốn điều lệ là 7.000.000.000 đồng, máy móc thiết bị hầu như là đi thuê. Đến nay, cùng với sự tĩnh lũy vốn, Công ty đã mạnh dạn đầu tư hàng trăm tỷ đồng để mua sắm thiết bị dây truyền sản xuất hiện đại đảm bảo cho việc nhận thầu, thi công các công trình có quy mô lớn với lực lượng lao động ngày càng hùng hậu, có tay nghề kỹ thuật cao. Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của thị trường, Công ty đã mở rộng quy mô sản xuất ở một số tỉnh thuộc khu vực miền Bắc. Hiện nay, Công ty có 5 trạm trộn và 01 khu khai thác đá được đặt tại các tỉnh: Hà Nội, Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Bắc Giang, Lạng Sơn. Kể từ khi thành lập đến nay, cùng với việc sản xuất các sản phẩm bê tông phục vụ cho ngành xây dựng, Công ty cũng đã tham gia thi công nhiều công trình lớn cho các ngành, các địa phương trong cả nước đạt chất lượng tốt như: Công trình xây dựng khu biệt thự dịch vụ giải trí du lịch Quang Minh, Công trình xây dựng Cầu sông Thiếp, Đường nội thị khu nghỉ mát Tam Đảo… Sau gần 10 năm hoạt động, Công Ty Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn với thương hiệu Bê tông Hà Thanh đã đứng vững và đang ngày càng khẳng định mình trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, tạo lập cơ sở kết cấu hạ tầng hiện đại. 3.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động Chức năng, nhiệm vụ Công ty có quy mô vừa và phạm vi hoạt động trên cả nước về xây dựng các công trình dân dụng và các công trình thuộc lĩnh vực khác. Đây là hoạt động chính của công ty theo quy định trong giấy phép hành nghề do Bộ Xây Dựng cấp. Lĩnh vực hoạt động Để khẳng định mình bằng chất lượng công trình, ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã có định hướng phát triển đúng đắn, thực hiện đa dạng ngành nghề kinh doanh với các lĩnh vực kinh doanh chính sau: Xây dựng cơ sở hạ tầng các khu công nghiệp, khu dân cư; Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi; Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, cột bê tông cốt thép dự ứng lực; Sản xuất bê tông nhựa nóng Asphalt, nhũ tương, bê tông thương phẩm. 3.1.2. Tổ chức sản xuất và kinh doanh của công ty 3.1.2.1. Tổ chức bộ máy của công ty Cũng thuộc loại hình công ty Cổ Phần, nhưng Công ty Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn không phải là từ loại hình DN Nhà nước chuyển đổi sang mà là do các cổ đông góp vốn thành lập. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do hội đồng thành viên phê duyệt. - Đứng đầu là giám đốc điều hành công ty: là đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc chuyên trách được phân công quản lý công việc ở nhà máy và phòng kinh doanh. - Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất: Chỉ đạo công tác thiết kế - chê tạo, cải tiến sản phẩm nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng. Chỉ đạo xây dựng các quy trình công nghệ sản xuất các sản phẩm, định mức vật tư, định mức tiêu hao nhiên liệu. Chỉ đạo hệ thống quản lý chất lượng và các công việc khác liên quan đến kỹ thuật sản xuất. - Phó giám đốc kinh doanh: Chỉ đạo công tác thị trường, kinh doanh, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm và quảng bá thương hiệu của công ty. Tìm kiếm đối tác, ký kết các hợp đồng kinh tế. - Phòng kỹ thuật thi công thiết bị và vật tư: Điều hành chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng thiết bị kỹ thuật tổng hợp nhu cầu vật tư, thiết bị và lập kế hoạch đảm bảo, thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng sửa chữa cung ứng vật tư thiết bị. - Phòng QLCL: Có nhiệm vụ đề ra các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng các sản phẩm, nghiệm thu chất lượng các sản phẩm, các công trình hoàn thành. - Phòng TCHC: Có nhiệm vụ thực hiện các chính sách đối nội, đối ngoại, giải quyết các thủ tục hành chính như giấy tờ, các trang thiết bị, phương tiện vận chuyển … Có chức năng tham mưu cho giám đốc toàn bộ công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, lao động tiền lương, hành chính … Tổ chức quản trị, cải thiện điều kiện sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phòng kinh doanh: Nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế nhằm tìm kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. - Trung tâm điều hành sản xuất: Lên kế hoạch sản xuất, điều hành, bố trí phân công tiến độ sản xuất cho từng nhà máy. PHÒNG TB-VT Mối quan hệ chỉ huy Mối quan hệ tương hỗ Hệ thống QLCL Ghi chú HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PGĐ KINH DOANH GIÁM ĐỐC CÔNG TY QMR PGĐ KỸ THUẬT SX PHÒNG QLCL TT ĐHSX PHÒNG TCHC PHÒNG TCKT PHÒNG KD CÁC NHÀ MÁY, TRẠM, ĐỘI Sơ đồ 3.1: Sơ đổ tổ chức bộ máy các phòng ban tại công ty - Phòng kế toán tài chính: Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và Công ty được thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế, tài chính của công ty. Giúp cho ban giám đốc đưa ra quyết định đúng lúc, kịp thời; cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh. - Các nhà máy, trạm, đội: Có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm của công ty, thực hiện thi công các công trình. 3.1.2.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán của công ty a, Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán hiện hành do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. gồm 4 phần cơ bản sau: - Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống báo cáo tài chính Chế độ chứng từ kế toán Chế độ sổ sách kế toán Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Đơn vị tiền tệ: VNĐ. Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đánh giá NVL, CCDC thực tế xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước. b, Quy trình hạch toán Với quy mô hoạt động của Công ty thuộc loại hình DN Nhỏ và Vừa. Để thuận tiện cho công tác hoạch toán kế toán, Công ty sử dụng hình thức kế toán là “Nhật ký chung” và thực hiện phần mềm kế toán ISA (Imformation Systems Accounting). Với hình thức này, trình tự luân chuyển chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh trên các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ cái, Sổ kế toán chi tiết tài khoản và các bảng tổng hợp chi tiết kết hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán được thực hiện theo sơ đồ 3.2: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi chú Chứng từ kế toán SỔ NK CHUNG Sổ NK đặc biệt SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 3.2 : Hình thức Nhật ký chung c, Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Trong công ty, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ quan trọng. Với chức năng quản lý về tài chính, phòng kế toán tài chính đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của công ty. Phòng kế toán tài chính là nơi ghi chép, thu thập tổng hợp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của công ty một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời để cung cấp, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định quản lý. Công ty tổ chức bộ máy kế toán riêng cho từng nhà máy, trạm, đội, có nhiệm vụ tổng hợp số liệu gửi về kế toán phụ trách tại trụ sở chính của công ty. Các kế toán phụ trách ở công ty có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra chứng từ, ghi chép, tổng hợp, tiến hành xử lý và hạch toán theo từng nhà máy mà mình phụ trách. Các nhân viên phòng kế toán được đào tạo có trình độ phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ công tác. Xuất phát từ yêu cầu thực tế của công ty, bộ máy kế toán được tổ theo sơ đồ 3.3: - Trưởng phòng tài vụ kiêm Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán của công ty, đồng thời là người trực tiếp quản lý các hoạt động tài chính các đơn vị trực thuộc theo hệ thống dọc. - Phó phòng tài vụ kiêm Kế toán thuế: Kiểm tra, đối chiếu quá trình xuất hóa đơn đầu ra, đối chiếu nhận hóa đơn đầu vào của Công ty; Kiểm tra, kiểm soát quá trình kê khai, thực hiện quá trình thực thi các loại thuế; Lập báo cáo tài chính hàng năm; Phụ trách kế toán trạm Hà Tây; Giúp Trưởng phòng một số công việc khi Trưởng phòng vắng mặt, hoặc theo yêu cầu của Trưởng phòng - Kế toán tổng hợp: Ghi chép sổ sách kế toán tổng hợp của Công ty theo quy trình, quy định của Nhà Nước và theo yêu cầu của Công ty; Lập báo cáo kế toán quản trị hàng năm; Phụ trách kế toán trạm Vĩnh Phúc. - Thủ quỹ: Thực hiện quản lý tiền mặt, thanh toán thu chi với khách hàng khi có phiếu thu, chi kế toán tổng hợp chuyển sang. Thực hiện nhiệm vụ gửỉ và rút tiền từ Ngân hàng. - Kế toán ngân hàng: Phụ trách giao dịch tiền với Ngân hàng; Cập nhật dòng tiền ra, dòng tiền vào tài khoản của Công ty tại các Ngân hàng và báo cáo với trưởng phòng đầy đủ, chính xác, trung thực và kịp thời; Lập hồ sơ vay vốn khi công ty có nhu cầu về vốn; Phụ trách kế toán trạm Thái Nguyên. Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng KTTC) Phó phòng KTTC (Kế toán thuế) Kế toán Ngân hàng Kế toán công nợ phải thu Kế toán công nợ phải trả Kế toán các nhà máy, trạm, đội Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Sơ đồ 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty - Kế toán tiêu thụ: Xác định giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng có liên quan, đối chiếu sổ sách với kế toán công nợ phải thu khách hàng với kế toán công nợ phải thu. - Kế toán công nợ phải thu: Phụ trách thu hồi công nợ của công ty. Có trách nhiệm thu hồi nợ kịp thời hạn, thu đủ, thu đúng số tiền hàng mà Công ty bán cho khách hàng; Phụ trách kế toán chi nhánh Lạng Sơn và kế toán trạm Bắc Giang. - Kế toán công nợ phải trả: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả cho nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước … ; Phụ trách kế toán nhà máy Nguyên Khê. - Kế toán các nhà máy, trạm đội: Ghi chép, phán ánh trung thực, kịp thời mọi nghiệp vụ phát sinh tại các nhà máy, trạm, đội; gửi bảng kê, hóa đơn, chứng từ … về công ty cho kế toán phụ trách của mình. 3.1.3. Nguồn lực và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 3.1.3.1. Nguồn lực a, Tình hình lao động của công ty Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là nhân tố quyết định nhất. Nhất là đối với các DN trong lĩnh vực xây lắp, không chỉ đòi hỏi người lao động phải có trình độ cao mà còn phải có tay nghề mới có thể đảm nhận được công việc. Nhận biết được điều đó ban lãnh đạo công ty luôn coi trọng công tác quản lý lao động, điều này thể hiện qua bảng 3.1: Đồ thị 3.1 Cơ cấu lao động theo giới tính Bảng 3.1 cho thấy: Trong 3 năm qua, cùng với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty liên tục được mở rộng. Số lượng lao động của Công ty không ngừng tăng lên. Tổng lao động từ 187 người năm 2006 lên đến 230 người năm 2007 và năm 2008 là 296 người, đạt tốc độ tăng trưởng bình quân là 19,94%. Do đặc điểm của Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên lao động chủ yếu là nam giới chiếm trên 80% qua 3 năm (thể hiện ở biểu 3.1). Cụ thể năm 2006 là chiếm 85,03%, năm 2007 chiếm 84,78% và năm 2008 chiếm 85,87% trong tổng số lao động toàn công ty. Lao động nữ chủ yếu làm công việc văn phòng và phục vụ chiếm tỷ lệ khiêm tốn dưới 20% trong tổng số lao động. Bảng 3.1 : Tình hình lao động của công ty qua 3 năm (2006 – 2008) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh (%) SL CC(%) SL CC(%) SL CC(%) 07/06 08/07 BQ Tổng số lao động 187 100, 00 230 100,00 269 100,00 122,99 116,96 119,94 1. Phân theo giới tính Nam 159 85,03 195 84,78 231 85,87 122,64 118,46 120,53 Nữ 28 14,97 35 15,22 38 14,13 125,00 108,57 116,50 2. Phân theo tính chất LĐ Lao động trực tiếp 99 52,94 124 53,91 165 61,34 125,25 133,06 129,10 Lao động gián tiếp 67 35,83 71 30,87 80 29,74 105,97 112,68 109,27 Phục vụ 21 11,23 35 15,22 24 8,92 166,67 68,57 106,90 3. Phân theo trình độ LĐ ĐH và trên đại học 57 30,48 68 29,57 70 26,02 119,30 102,94 110,82 Cao đẳng - Trung cấp 60 32,09 72 31,30 76 28,25 120,00 105,56 112,55 Công nhân kỹ thuật 72 37,43 90 39,13 123 43,73 125,00 136,67 130,70 (Nguồn số liệu : Phòng tô chức hành chính của Công ty) Theo tính chất lao động: Đồ thị 3.2: Cơ cấu lao động theo tính chất lao động Biểu 3.2 cho thấy: Lao động trực tiếp của công ty chiếm tỷ lệ lớn và tăng lên qua 3 năm với tốc độ tăng trưởng bình quân là 29,10%/năm. Cụ thể, năm 2006 là 99 người chiếm 52,94%, năm 2007 là 124 người chiếm 53,91% và tăng 165 người chiếm 61,34% năm 2008. Về số lượng lao động gián tiếp tăng dần qua 3 năm với tốc độ tăng bình quân là 9,27%. Tuy nhiên, cơ cấu ngày càng giảm. Năm 2006 là 67 người (chiếm 35,83%), năm 2007 là 71 người (chiếm 30,87%) và năm 2008 là 80 người (chiếm 29,74%). Đối với lao động phục vụ của công ty chiếm tỷ lệ rất thấp dưới 20%, chủ yếu được công ty thuê ngoài khi thấy cần thiết, do vậy số lượng không ổn định. Theo chất lượng lao động: Đồ thị 3.3 : Cơ cấu lao động theo trình độ lao động Do tính chất công việc, lao động của công ty chủ yếu là công nhân kỹ thuật chiếm tỷ lệ cao gần 40% và ngày càng tăng lên qua 3 năm. Trình độ đại học và cao đẳng – trung cấp có tỷ lệ tương đương nhau và biến động không nhiều. Để đáp ứng yêu cầu của công việc, hầu hết công nhân kỹ thuật của công ty đều được đào tạo nghiệp vụ qua các trường dạy nghề, nên nắm bắt công việc nhanh chóng. Nhìn chung, tình hình lao động của công ty trong những năm qua đã có bước tiến rõ rệt. Do yêu cầu phát triển của DN, cả số lượng và chất lượng lao động ngày càng tăng lên. b, Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty Tài sản là yếu tố quan trọng hàng đầu của các DN, là tiền đề cơ sở vật chất đảm bảo cho sự ra đời và hoạt động của DN. Giá trị tài sản còn là một trong những chỉ tiêu quan trọng đánh giá quy mô, năng lực sản xuất của DN. Tình hình tài sản của Công ty được trình bày tại bảng 3.2: Bảng 3.2 : Tình hình vốn sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh (%) Số tiền(Tr.đ) CC(%) Số tiền(Tr.đ) CC(%) Số tiền(Tr.đ) CC(%) 07/06 08/07 BQ Tổng nguồn vốn 60,551 100,00 125.032 100,00 219,864 100,00 206,49 175,85 190,55 I. Theo tài sản TSNH 31.718 52,38 57.607 46,07 103.136 46,91 181,62 179,03 180,32 TSDH 28.833 47,62 67.425 53,93 116.728 53,09 233,85 173,12 201,21 II. Theo nguồn hình thành A. Nợ phải trả 29.743 49, 12 50.276 40,21 142.498 64,81 169,03 283,43 218,88 1. Nợ ngắn hạn 26.243 88,23 37.186 73,96 94.245 66,14 141,70 253,44 189,81 2. Nợ dài hạn 3.500 11,77 13.090 26,04 48.253 33,86 374,00 368,63 371,30 B. Vốn chủ sở hữu 30.808 50,88 74.756 59,79 77.366 35,19 242,65 103,49 158,47 1. Nguồn vốn kinh doanh 28.149 91,37 70.775 94,67 70.775 91,48 251,43 100,00 158,57 2. Lãi chưa phân phối 2.659 8,63 3.981 5,33 6.591 8,52 149,72 165,56 157,44 (Nguồn số liệu : phòng Tài chính kế toán của Công ty) Số liệu ở bảng 3.2 cho thấy: Qua 3 năm tổng nguồn vốn của Công ty không ngừng tăng lên. Năm 2006 là 60.551 triệu đồng đến năm 2007 là 125.032 triệu, tăng 106,49%, so với năm 2006, năm 2008 là 219.864 triệu, tăng 75,85% so với năm 2007. Tốc độ tăng trưởng bình quân cả 3 năm là 90,55%. Trong đó, TSNH tăng tốc độ bình quân là 80,32%, TSDH tăng với tốc độ bình quân là 101,21%. Trong 3 năm, tỷ lệ TSNH và TSDH của Công ty có tỷ lệ chênh lệch nhau không đáng kể, trong đó tỷ lệ TSDH có xu hướng tăng dần từ 47,62% năm 2006 lên tới 53,93% năm 2007 và năm 2008 là 53,09%. Điều này là do trong giai đoạn năm 2007 - 2008 Công ty đầu tư trang thiết bị máy móc, dây truyền công nghệ sản xuất cho 2 Nhà máy Vĩnh Phúc và Nguyên Khê mới được xây dựng. Theo nguồn hình thành: Phân chia ra thành 2 nguồn Nợ phải trả và nguồn vốn CSH. Tốc độ tăng bình quân của nợ phải trả qua 3 năm là 118,88%/năm trong khi tốc độ tăng của vốn CSH chỉ 3,49%/năm. Điều này cho thấy Công ty chiếm dụng vốn bên ngoài ngày càng nhiều, mức độ chủ động về vốn là thấp và ngày càng giảm dần qua 3 năm. Cụ thể, năm 2006 vốn CSH chiếm 50,88% trong tổng nguồn vốn nhưng đến năm 2008 tỷ lệ này giảm xuống 35,19%. Điều này là do công ty phải vay vốn bên ngoài nhiều để mở rộng sản xuất kinh doanh. 3.1.3.2. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Trong nền kinh tế thị trường, các DN đã thực sự quan tâm đến sự tồn tại và phát triển của mình mà điều này gắn liền với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu quan trọng để đánh giá đó là lợi nhuận. Lợi nhuận càng cao thì DN càng có điều kiện mở rộng quy mô sản xuất, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Ngược lại, nếu làm ăn thua lỗ thì DN dễ dẫn tới phá sản, cái tất yếu đó buộc các DN phải hạch toán kinh tế để đảm bảo trang trải các khoản chi phí và có lãi, hiệu quả kinh tế là thước đo cuối cùng của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, cần phải xem xét và phân tích kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bảng 3.3 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) STT Chỉ tiêu Mã Số Năm 2006(Tr.đ) Năm 2007(Tr.đ) Năm 2008(Tr.đ) So sánh (%) 07/06 08/07 BQ 1 Doanh thu thuần 11 57.436 121.073 145.497 210,80 120,17 159,16 2 Giá vốn hàng bán 12 49.550 107.622 111.690 217,20 103,78 150,14 3 Chi phí quản lý DN 13 1.905 3.285 14.525 172,44 442,16 276,13 4 Chi phí HĐTC 14 2.288 4.636 10.127 202,62 218,44 210,38 5 LN thuần từ hoạt động kinh do._.à máy sản xuất bê tông Vĩnh Phúc và Nhà máy Nguyên Khê. Để tiến hành xây dựng 2 công trình này, phải cần đến nguồn vốn rất lớn. Bên cạnh nguồn vốn tích lũy được, công ty phải huy động thêm nguồn vốn từ bên ngoài làm cho tình hình Nợ phải trả năm 2008 biến động lớn được thể hiện ở bảng 3.8: Bảng 3.8 : Tình hình nợ phải trả của Công ty năm 2008 Chỉ tiêu Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 So sánh Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) Số tiền (đồng) Cơ cấu (%) (+,-) (%) I/ Nợ ngắn hạn 37.185.715.575 73,96 94.244.871.675 66,14 57.059.156.100 153,44 1. Vay ngắn hạn 19.753.842.000 53,12 50.900.921.350 54,01 31.147.079.350 157,68 2. Phải trả cho NB 0 0,00 7.545.000.000 8,01 7.545.000.000 3. Người mua ứng trước 17.431.873.575 46,88 35.213.450.325 37,36 17.781.576.750 102,00 3. Phải trả CBCNV 0 0,00 585.500.000 0,62 585.500.000 0 4. Nợ NH khác 0 0,00 0 0,00 0 0 II/ Nợ dài hạn 13.090.436.000 26,04 48.253.611.934 33,86 35.163.175.934 268,62 Tổng 50.276.151.575 100,00 142.498.483.609 100,00 92.222.332.034 183,43 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán Công ty) Số liệu bảng 3.8 cho thấy: Tính đến cuối năm 2008, tổng nợ phải trả của công ty là 142.498.483.609 đồng tăng 92.222.332.034 đồng so với thời điểm đầu năm, tương đương với tốc độ tăng 183,43%/năm. Sự tăng lên số nợ này là do trong năm công ty phài vay nhiều để đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh. Đồ thị 3.6: Cơ cấu các khoản nợ phải trả tại công ty Trong các khoản nợ vay chủ yếu là nợ vay ngắn hạn chiếm tỷ lệ lớn, cụ thể đầu năm là 73,96% tương ứng 37.185.715.575 đồng, đến cuối năm 2008 là 66,14%, tương ứng 94.244.871.675 đồng, tỷ lệ này có xu hướng giảm. Đồng nghĩa với đó, tỷ lệ các khoản vay dài hạn tăng từ 26,04% đầu năm 2008 lên đến 33,86% cuối năm 2008. Sự thay đổi này là do tốc độ tăng của các khoản nợ dài hạn của công ty tăng nhanh hơn so với tốc độ của các khoản nợ phải trả ngắn hạn. Cụ thể, tốc độ tăng nợ phải trả ngắn hạn cuối năm so vơi đầu năm là 153,44% tương ứng tăng 57.059.156.100 đồng, trong khi các khoản nợ phải trả dài hạn tăng với tốc độ 268,62% tương ứng tăng 35.163.175.934 đồng. Nguyên nhân, do trong giai đoạn năm 2008, Công ty phải đi vay nguồn vốn dài hạn nhiều để đầu tư cơ sở hạ tầng cho 2 nhà máy Nguyên Khê và Nhà Máy Vĩnh Phúc mới được xây dựng. Nguồn vay dài hạn chủ yếu được huy động từ các ngân hàng. Trong các khoản nợ phải trả ngắn hạn: + Tỷ lệ nợ vay ngắn hạn chiếm tỷ lệ chủ yếu. Cụ thể đầu năm chiếm 53,12% tương ứng 19.753.842.000đ và cuối năm là 54,01% tương ứng giá trị 50.900.921.350đ. + Các khoản phải trả cho nhà cung cấp đầu năm không có khoản nợ, cuối năm là 7.545.000.000đ tương ứng chiếm 8,01% trong nợ phải trả. Sở dĩ tỷ lệ phải trả khách hàng chiếm tỷ lệ nhỏ như vậy là do Công ty vay các khoản vay ngắn hạn để thanh toán với nhà cung cấp, tạo sự tin cậy đối với đối tác giữ mối quan hệ tốt. Điều này sẽ tạo được uy tín cho Công ty, tuy nhiên, công ty phải chịu một khoản chi phí tài chính khá lớn từ lãi suất tiền vay ngắn hạn cao. + Nếu như số nợ phải trả do vay ngắn hạn hay trả cho nhà cung cấp quá lớn không tốt cho Công ty, thì các khoản khách hàng ứng trước tiền hàng tăng lên lại là tín hiệu mừng đối với công ty. Do các khoản nợ phải trả này không phải thanh toán bằng tiền mà là thanh toán bằng sản phẩm, điều này thể hiện chất lượng sản phẩm của công ty đảm bảo và được khách hàng tin tưởng. Nếu so với các khoản nợ phải thu của khách hàng Ta có, Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả KH = 43.881.239.874 x 100% = 30,79% 142.498.483.609 Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản nợ phải trả khách hàng cuối năm 2008 là 30,07% . Số liệu này cho thấy số tiền công ty đi chiếm dụng lớn hơn rất nhiều so với số tiền công ty bị chiếm dụng. 3.3.2.2. Công tác quản lý nợ phải trả tại công ty Quản lý những khoản nợ phải trả là việc rất quan trọng vì nó không những ảnh hưởng đến sức mạnh tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của mỗi DN trên thương trường. Nhận thức được tầm quan trọng đó, đối với công tác quản lý nợ phải trả luôn được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Bộ phận kế toán công nợ phải trả Để quản lý công nợ phải trả một cách chặt chẽ, các khoản phải trả khách hàng được theo dõi, tổng hợp từ bộ phận kế toán tại các Nhà máy. Kế toán nhà máy nào thì chịu trách nhiệm hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp của nhà máy đó vào phần mềm kế toán rồi gửi về cho kế toán công nợ phải trả tại tổng công ty qua đường truyền nội bộ, được thể hiện qua sơ đồ 3.6. Tổng hợp công nợ phải trả KH toàn công ty Phải trả KH NM Hà Tây Phải trả KH NM Vĩnh Phúc Phải trả KH NM Bắc Giang Phải trả KH NM Thái Nguyên Phải trả KH NM Nguyên Khê Sơ đồ 3.6: Sơ đồ kế toán công nợ phải trả tại công ty s Ký kết và quản lý hợp đồng - Việc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp được thực hiện sau khi có sự tìm hiểu, chọn lọc kỹ làm sao đảm bảo số lượng, chất lượng, giá cả vật tư và thời gian giao hàng. Để tránh trường hợp nhà cung cấp cung không đúng yêu cầu và giá cả tăng cao, đối với một loại vật tư, công ty ký hợp đồng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. - Hợp đồng kinh tế mua bán do phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi. Hợp đồng được tách riêng theo từng bộ hồ sơ và quản lý theo từng Nhà máy. Hệ thống sổ sách kế toán Cũng như các khoản nợ phải thu, hệ thống các khoản nợ phải trả nhà cung cấp cũng được vào sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu cân hàng. Đồng thời kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật nội dung, giá trị từng khoản mục vào sổ cái TK 331 và sổ tổng hợp TK 331. Giám sát công nợ phải trả Ngoài việc theo dõi công nợ trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hàng tháng, căn cứ vào lượng nhập của các đơn vị gửi về. Kế toán phụ trách công nợ tại công ty kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc với số liệu phần mềm kế toán các đơn vị chuyển về, là cơ sở để đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. Để đảm bảo cho việc trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp, ngoài căn cứ vào thời hạn hợp đồng mua bán với khách hàng, kế toán công nợ phải trả còn căn cứ vào đề xuất thanh toán của các đơn vị, nhà máy và lập kế hoạch trả nợ được thể hiện qua bảng 3.9. Bảng 3.9 : Kế hoạch trả nợ cho nhà cung cấp tháng 2 năm 2009 NT ĐV đề xuất ĐV nhận tiền Số tiền (1000đ) Nội dung 2/2/09 NM Hà Tây CT TNHH Phúc Thành 45.090 Cát vàng 6/2/09 NM Bắc Giang Nhà máy 250 63.752 Thuê đất 10/2/09 Phòng ĐH CT Xăng dâu KVI 709.832 Dầu FO + DO 11/2/09 NM Bắc Giang CT TNHH Lộc Thịnh 110.090 Đá 1*5 11/2/09 NM Nguyên Khê CT TNHH nhựa đường Petrolimex 80.000 Nhựa đường 13/2/09 NM Vĩnh Phúc CT cung ứng nhựa ADCo 17.300 Nhựa đường nóng 60/70 15/2/09 Phòng ĐH CT Xăng dầu KVI 620.530 Dầu FO + DO 16/2/09 Văn phòng CT Quỳnh Hạnh 250.000 Ôtô 16 chỗ ............ ......................... ...................................... ............. ...................... Phương thức thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp Phương thức thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty được thể hiện ở bảng 3.10. Bảng 3.10 :Phương thức thanh toán nợ năm 2008 Chỉ tiêu Phương thức thanh toán Giá trị (Tr.đ) Cơ cấu (%) Phải trả tiền vayngắn hạn Tiền mặt Chuyển khoản 31.147 100,00 Bù trừ công nợ Phải trả người bán Tiền mặt 2.063 27,34 Chuyển khoản 5.482 72,66 Bù trừ công nợ 0 0,00 Phải trả CBCNV Tiền mặt 586 100,00 Chuyển khoản Bù trừ công nợ Phải trả phải nộp khác Tiền mặt 5.948 33,45 Chuyển khoản 10.736 60,38 Bù trừ công nợ 1097 6,17 Phải trả nợ dài hạn Tiền mặt Chuyển khoản 35.163 100,00 Bù trừ công nợ 0 0,00 Tổng các khoản đã thanh toán Tiền mặt 8.579 9,32 Chuyển khoản 82.528 89,49 Bù trừ công nợ 1097 1,19 Phương thức thanh toán do sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Để đảm bảo an toàn, tiện lợi, phương thức thanh toán chủ yếu được công ty áp dụng để thanh toán cho nhà cung cấp là chuyển khoản thông qua giấy ủy nhiệm chi và séc thanh toán chiếm 89,49% tổng giá trị phải thanh toán, tương ứng 82.528 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt chiếm 9,32% tương ứng là 8.597 triệu đồng, còn lại 1,19% thanh toán bằng bù trừ công nợ. Biểu 3.2 : Cơ cấu phương thức thanh toán các khoản nợ phải trả Tùy theo đối tượng phải trả, công ty áp dụng các phương thức thanh toán sao cho phù hợp nhất, cụ thể: + Các khoản phải trả vay ngắn hạn và vay dài hạn, Công ty thanh toán 100% thông qua chuyển khoản. + Các khoản phải trả nhà cung cấp, chủ yếu thanh toán chuyển khoản vẫn là chủ yếu chiếm 72,66% tương ứng 5.482 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt là 27,34% tương ứng 2.063 triệu đồng. + Các khoản thanh toán tiền lương: 100% thanh toán bằng tiền mặt. + Các khoản thanh toán khác: Thanh toán chuyển khoản vẫn chiếm tỷ lệ lớn nhất 60,38% tương ứng 10.736 triệu đồng chủ yếu là các khoản phải nộp thuế cho nhà nước, tiền mặt chiếm 33,45% tương ứng 5.948 triệu đồng, bù trừ công nợ với đơn vị trực thuộc là 1.097 triệu tương ứng tỷ lệ 6,17%. 3.3.2.3 Đánh giá khả năng thanh toán của công ty Để thấy được thực trạng về tình hình tài chính, vào cuối mỗi niên độ kế toán, Công ty thường tiến hành tính toán các chỉ tiêu về khả năng thanh toán của đơn vị mình. Các chỉ tiêu này sẽ giúp cho ban giám đốc nắm được tình hình tài chính một cách tổng quát từ đó có những kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp. Xem xét khả năng thanh toán thông qua các hệ số về khả năng thanh toán được thể hiện ở bảng 3.11. Bảng 3.11 : Một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán của Công ty qua 3 năm (2006 – 2008) Chỉ tiêu ĐVT Năm So sánh 2007/2006 2008/2007 2006 2007 2008 (+,-) (%) (+,-) (%) 1. Tổng giá trị tài sản Đồng 60.551.185.628 125.032.211.991 219.864.454.824 64.481.026.363 106,49 94.832.242.833 75,85 2. Tổng nợ ngắn hạn Đồng 26.243.106.122 37.185.715.575 94.244.871.675 10.942.609.453 41,70 57.059.156.100 153,44 3. Nợ NH + Nợ DH Đồng 29.743.106.122 50.276.151.575 142.498.483.609 20.533.045.453 69,03 92.222.332.034 183,43 4. Tổng tài sản ngắn hạn Đồng 31.718.297.229 57.606.944.817 103.136.511.705 25.888.647.588 81,62 45.529.566.888 79,03 5. Vốn bằng tiền Đồng 1.757.865.986 1.531.807.576 2.497.376.548 -226.058.410 -12,86 965.568.972 63,03 6. Hàng tồn kho Đồng 21.138.426.775 43.304.692.240 56.757.895.283 22.166.265.465 104,86 13.453.203.043 31,07 7. Lợi nhuận trước thuế Đồng 3.692.793.000 5.529.250.578 9.154.126.688 1.836.457.578 49,73 3.624.876.110 65,56 - HS thanh toán TQ (1/3) Lần 2,04 2,49 1,54 0,45 22,16 -0,94 -37,96 - HS khả năng thanh toán hiện hành (4/2) Lần 1,21 1,55 1,09 0,34 28,18 -0,45 -29,36 - HS khả năng thanh toán nhanh (4-6)/2 Lần 0,40 0,38 0,49 -0,02 -4,60 0,11 27,95 - HS khả năng thanh toán tức thời (5/2) Lần 0,07 0,04 0,03 -0,03 -38,50 -0,01 -35,67 (Nguồn : Phòng Tài chính kế toán của Công ty) Qua bảng 3.11 cho thấy: Hệ số khả năng thanh toán tổng quát năm 2008 tăng so với năm 2006 với tốc độ 22,16%, tương ứng tăng hệ số 0,45 lần. Năm 2008 so với năm 2007 giảm 0,94 lần, tương ứng giảm 37,96%. Tuy nhiên với hệ số cả 3 năm đều lớn hơn 1, vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán. Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (thanh toán nợ ngắn hạn) thể hiện mức độ đảm bảo của tài sản lưu động với nợ ngắn hạn. Hệ số khả năng thanh hiện hành của Công ty năm 2007 tăng 0,34 lần so với năm 2006, tương ứng tăng 28,18%, đến năm 2008 lại giảm xuống so với năm 2007 giảm 0,45 lần, tương ứng giảm 29,36%. Mặc dù năm 2008 hệ số này giảm xuống nhưng trong 3 năm đều có chỉ số lớn hơn 1, công ty vẫn đảm bảo khả năng chi trả. Nếu chỉ dựa vào hệ số khả năng thanh toán tổng quát và hệ số khả năng thanh toán hiện hành thì chưa phản ánh hết được khả năng thanh toán của công ty vì chưa trừ đi giá trị hàng tồn kho, mà tài sản lưu động trước khi thanh toán các khoản nợ đều phải chuyển đổi thành tiền. Trong tài sản lưu động hiện có thì hàng tồn kho lại chưa thể chuyển đổi ngay thành tiền. Vì vậy, hệ số khả năng thanh toán nhanh là thước đo về khả năng trả nợ ngay. Thông thường, hệ số thanh toán nhanh có chỉ số lớn hơn 1 mới đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ trong cùng một thời điểm. Nhưng thực tế tại công ty, hệ số này rất thấp chỉ mức dưới 0,5. Nếu các chủ nợ đòi nợ cùng một lúc thì công ty không thể xoay kịp. Vì vậy, công ty cần phải nâng hệ số lên. Giá trị tiền mặt thấp là một hạn chế cho công ty khi phải giải ngân ngay cho một vấn đề nào đó. Điều này thể hiện rõ qua chỉ tiêu hệ số khả năng thanh toán tức thời. Thông thường, hệ số khả năng thanh tức thời lớn hơn 0,5 là đảm bảo khả năng chi trả ngay. Thực tế tại công ty cho thấy tỷ lệ này quá nhỏ, thường dưới 0,1, xu hướng ngày càng giảm dần. Đứng về góc độ nào đó, những vấn đề trên là đặc điểm chung của các công ty xây dựng họ thường mua vật liệu về trước khi xây dựng các công trình và lượng tiền của họ nằm trong đấy cũng khá nhiều, bên cạnh đó các công trình lại luôn gối nhau lên lượng tiền mặt cũng sẽ rất ít. Vì lượng tiền mặt dự trữ không nhiều nên khi cần tiền ngày công ty thường phải vay những khoản nợ nóng với lãi suất cao, làm tăng chi phí tài chính. Vì vậy, Công ty cũng cần có biện pháp nâng cao hệ số này bằng cách thu hồi các khoản nợ bị chiếm dụng để giảm bớt được chi phí, góp phần làm hạ giá thành sản phẩm. 3.4. Đánh giá công tác hạch toán kế toán thanh toán và tình hình quản lý công nợ tại công ty. 3.4.1. Ưu điểm Là một cổ phần được thành lập từ năm 2001, trong quá trình phát triển, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và phát triển nông thôn đã không ngừng mở rộng cả về quy mô và địa bàn hoạt động. Khi mới thành lập, địa bàn hoạt động chủ yếu của Công ty là các tỉnh thành phía Bắc, hiện nay địa bàn hoạt động đã được mở rộng ra cả nước. Có được kết quả đó là do sự cố gắng nỗ lực của tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Gần 10 năm qua, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn, nhưng Công ty đã dần ổn định và phát triển được sản xuất, tạo việc làm, đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên. Cho đến nay, Công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong nền kinh tế thị trường bằng sự lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng sản xuất. Có được những thành tựu như vậy là do sự cố gắng nỗ lực trên các khía cạnh sau: Về tổ chức quản lý: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý khoa học, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Với mô hình quản lý này, Công ty đã chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh bởi việc phân cấp, phân quyền quản lý cũng như phân công nhiệm vụ của các phòng ban, các cấp lãnh đạo được thực hiện một cách rõ ràng và hợp lý. Về tổ chức sản xuất: Công ty có quy mô sản xuất phân bố đồng đều rộng khắp cả nước với cơ chế quản lý phù hợp dân chủ. Bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty gọn nhẹ và năng động, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp cho ban lãnh đạo Công ty quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, thích hợp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý để có hướng đi đúng đắn, phù hợp với điều kiện của nền kinh tế thị trường. Công ty cũng đã đưa ra nhiều biện pháp làm cho tiến độ thi công và chất lượng công trình được đảm bảo, giữ được uy tín với các chủ đầu tư. Về công tác kế toán: Hiện nay công ty thực hiện đồng thời cả kế toán tài chính và kế toán quản trị nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán. Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị tạo thành một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu thông tin cả trong và ngoài Công ty. Với 4 báo cáo tài chính (BCĐKT, BCKQKD, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo thuế), thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được cung cấp, phân tích một cách sâu sắc và toàn diện. Công tác kế toán của Công ty được sự trợ giúp của phần mềm kế toán Nhờ có phần mềm, khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và cuối tháng giảm đáng kể trong khi vẫn đảm bảo đầy đủ và tính chính xác của số liệu kế toán. Công việc của phòng kế toán được tập trung vào khâu thu thập, xử lý chứng từ, nhập số liệu và nội dung các nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại vào máy, phân tích các báo cáo tài chính. Do vậy, công việc kế toán được hoàn thành một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn phương pháp ghi chép thủ công. Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí hợp lý, chặt chẽ, hạch toán động có nề nếp với những nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc trình độ trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn luôn được nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính. Các nhân viên có tinh thần tương trợ lẫn nhau, trong quá trình làm việc đã có nhiều sáng tạo linh hoạt. Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký chung”. Hình thức kế toán này có ưu điểm đơn giản, dễ áp dụng, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh rõ ràng trên sổ Nhật ký chung, các sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian và định khoản. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là khối lượng công việc ghi chép lớn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng một lúc phải ghi chép vào nhiều loại sổ khác nhau. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp hạn chế khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, do đó khắc phục được nhược điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với trình độ đội ngũ cán bộ kế toán, tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật trong công tác tính toán, xử lý thông tin, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của Công ty. Về hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán: Nhìn chung, hệ thống chứng từ ban đầu của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán được vận dụng một cách khoa học theo đúng chế độ kế toán. Các tài khoản kế toán và sổ kế toán được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế nội bộ cũng như yêu cầu của công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Bên cạnh các sổ sách, biểu mẫu theo quy định, Công ty còn có một số sổ sách, biểu mẫu thiết kế phù hợp, tiện lợi áp dụng cho hạch toán kế toán của Công ty Về công tác hạch toán và quản lý công nợ + Trước khi ghi nhận một khoản nợ phải thu khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp, khi có căn cứ chính xác kế toán mới tiến hàng ghi sổ. + Công tác kế toán thanh toán với người bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng, từng loại mặt hàng, từng bộ phận. + Công nợ chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi theo mã khách hàng nên đơn giản trong việc ghi chép, không cần tạo tra nhiều cấp TK 131. + Đối với các khoản phải thu, công ty luôn theo dõi theo từng đối tượng nợ vể thời hạn thanh toán để có chính sách đòi nợ kịp thời, thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng sau mỗi lần xuất hàng hoặc mỗi lần nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn. Đặc biệt công ty luôn quan tâm đặc biệt trong vấn đê đòi nợ. Đối với các khoản nợ gần đến hạn thanh toán: Kế toán công nợ phải thu thường gửi công văn “Đôn đốc công nợ” đến cho khách hàng, báo cho họ biết thời gian đến hạn thanh toán, đối với những công nợ đã hết hạn thanh toán thì gửi công văn đòi nợ. + Đối với các khoản nợ phải trả: Để giữ uy tín với nhà cung cấp, nhìn chung các khoản nợ phải trả công ty đều trả đúng hạn mặc dù trong thời kỳ này công ty đang cần nhiều vốn để trang bị cho 2 nhà máy mới xây dựng. Việc quản lý công nợ luôn được quan tâm sát sao và đôn đốc kịp thời. Không để tình trạng nợ khách hàng lâu ngày không trả. 3.4.2. Những mặt còn tồn tại Mặc dù phòng kế toán luôn kiểm tra, rà soát nghiệp vụ của nhân viên kế toán, tuy nhiên trong quá trình công ty đang dần hoàn thiện khâu tổ chức trên phạm vi toàn diện nên không thể tránh khỏi những vướng mắc trong quá trình thực hiện, cùng với sự nỗ lực cố gắng của cán bộ nhân viên phòng kế toán, bên cạnh những ưu điểm, vẫn còn tồn tại một số mặt yếu sau: Công tác luân chuyển chứng từ Hiện nay, mặc dù Công ty đã có quy định rõ ràng về định kỳ luân chuyển chứng từ lên phòng Kế toán Công ty nhưng vẫn xảy ra tình trạng chứng từ được chuyển lên rất chậm. Đó là do địa bàn hoạt động của Công ty rộng, ở khắc các tỉnh thành phía Bắc, chứng từ phát sinh tập hợp để chuyển về phòng Kế toán ngay là hết sức khó khăn. Việc luân chuyển chứng từ chậm gây ra một khối lượng công việc khá lớn cho kế toán: vừa phải sắp xếp theo trình tự, nội dung của chứng từ, vừa phải tiến hành tính toán phân bổ cho công trình sau đó mới nhập số liệu vào máy. Như vậy sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, thiếu sót, dồn ép công việc kế toán, đặc biệt là vào những thời kỳ tiến độ thi công gấp rút, nhiều công trình với lượng chi phí lớn. Điều này ảnh hưởng đến việc theo dõi sổ sách và phản ánh tình hình công nợ một cách chính xác. Bên cạnh nguyên nhân khách quan là công trình và các nhà máy ở xa Công ty, còn có nguyên nhân chủ quan là từ phía đội thi công và kế toán tại các nhà máy. Họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình. Về công tác tổ chức quản lý + Phần mềm kế toán ISM mới được đưa vào áp từ đầu năm 2009 chưa ổn định, còn gặp nhiều lỗi trong quá trình sử dụng. Hơn nữa, kế toán vẫn chưa nắm bắt và khai thác được hết chức năng của phần mềm cung cấp nên làm hạn chế tiến độ công việc. + Chưa có sự thống nhất trong việc tạo mã trong phần mềm kế toán giữa tổng công ty và các Nhà máy dẫn đến tình trạng dữ liệu không cập nhật được. + Kế toán tại công ty thường xuyên đi công tác đến các nhà máy, trong thời gian đi công tác, một số công việc cần được giải quyết tại công ty không được giao cho ai thay thế giải quyết nên công việc đôi khi bị ùn tắc. + Việc quản lý hóa đơn chưa mang tính khoa học, Hóa đơn để lung tung giữa các tháng với nhau, gây khó khăn trong việc tìm kiếm những lúc cần thiết. + Phòng kế toán (tầng 4) thường phải phôtô tài liệu, chứng từ nhiều nhưng phải dùng chung với máy photo với phòng Tổ chức nằm dưới tầng 2. Hơn nữa máy Photo thường hay trục trặc trong quá trình sử dụng nên nhiều khi cần đến thì không sử dụng được phải Phôtô bên ngoài vừa không an toàn cho tài liệu, vừa tốn kém lại mất nhiều thời gian gây ùn tắc công việc. Về công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ + Tại một số nhà máy, các khoản mua chịu của khách hàng, chưa phải thanh toán nhưng kế toán đã viết phiếu chi ra, nhờ người ký lĩnh tiền hộ để báo cáo về công ty là hết tiền, xin được tạm ứng để chi tiêu. Điều này dẫn đến sự khó khăn giả tạo tại các nhà máy. Mặt khác việc theo dõi công nợ với khách hàng và tạm ứng nội bộ cũng như quỹ tiền mặt tồn dư không đúng dẫn đế sai sót, nhầm lẫn. Cụ thể tại đội xe trạm Nguyên Khê và Trạm Hà Tây. + Mặc dù có nhiều khoản nợ phải thu khó đòi nhưng công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi phí. + Hệ số khả năng thanh toán còn ở mức thấp, nhất là hệ số khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời. 3.5. Một số đề xuất 3.5.1. Về phía ban lãnh đạo công ty Hiện nay, công ty đang trong giai đoạn đầu tư cơ sở hạ tầng tại 2 nhà máy Vĩnh Phúc và Nguyên Khê, chi phí tài chính phục vụ cho các dự án trên là rất lớn, các nguồn thu còn gặp nhiều khó khăn, cần thiết có sự phối hợp các bộ phận phòng ban trong công ty chia sẻ những khó khăn với phòng tài chínhkế toán, phối hợp thật tốt quá trình tạm ứng, thanh quyết toán để công tác sản xuât của công ty diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, ban lãnh đạo công ty hỗ trợ phòng kế toán trong công tác lo nguồn tài chính để thanh toán công nợ và phục vụ sản xuất kinh doanh. + Cần quan tâm hơn nữa đối với cán bộ công nhân viên phòng kế toán công ty, lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. Khuyến khích, động viên để nâng cao tình thần trách nhiệm với công việc. + Trang bị cho phòng kế toán 1 máy photo riêng, thuận tiện trong việc sao lưu chứng từ do ngày càng phát sinh nhiều nghiệp vụ nhất là khi 2 nhà máy mới chính thức hoạt động. + Có sự lựa chọn những đối tác tin cậy và nhiều tiềm năng hơn nữa để đảm bảo thu khoản phải thu từ khách hàng. 3.5.2 Về phía Phòng Tài chính kế toán + Kế toán trưởng cần giao rõ trách nhiệm, đôn đốc kế toán tại các nhà máy sản xuất, các trạm một cách sát sao. Yêu cầu chuyển nhanh chứng từ về cho kế toán công ty. + Cần có kế hoạch bố trí bàn giao nhiệm vụ công việc cho người cụ thể phụ trách khi kế toán phụ trách chính đi công tác. + Liên hệ với nhân viên phần mềm kế toán để khắc phục những lỗi gặp khi sử dụng phần mềm kế toán. + Thiết lập lại đường truyền mạng nội bộ đảm bảo ổn định. 3.5.3 Về phía cán bộ kế toán + Thường xuyên đôn đốc kế toán nhà máy một cách trực tiếp, nếu chứng từ chậm trễ phải yêu cầu họ gửi ngay để kịp thời hạch toán. + Thống nhất với kế toán nhà máy trong việc tạo mã khách hàng và nhà cung cấp. + Có trách nhiệm hơn nữa trong việc lưu trữ hóa đơn chứng từ, trả đúng nơi mượn để tránh tình trạng mất mát. +Thường xuyên cập nhật những thay đổi về chính sách của Nhà nước và Bộ tài chính, nâng cao trình độ chuyên môn để làm việc có hiệu quả hơn nữa. + Nghiên cứu, ứng dụng phần mềm mới để thống nhất trong công tác hạch toán kế toán với các nhà máy. PHẦN IV KẾT LUẬN Thành lập từ năm 2001 đến nay, Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Phát Triển Nông Thôn ngày càng phát triển lớn mạnh, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng. Đồng nghĩa với đó, khách hàng và nhà cung cấp của công ty ngày càng tăng lên, khối lượng công việc đối với nhà quản lý ngày càng nhiều. Chính vì vậy, để công ty không ngừng phát triển và ngày càng củng cố uy tín trên thị trường, bên cạnh sự quản lý khoa học của các nhà lãnh đạo cần phải có sự nỗ lực cố gắng của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Điều này thể hiện ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và cách làm việc có hiệu quả. Trong những năm qua, phòng kế toán tài chính đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của công ty, tổ chức công tác kế toán ngày càng hoàn thiện và có những thay đổi phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Trình độ nhân viên kế toán ngày càng nâng cao được bố trí công việc phù hợp với trình độ chuyên môn. Trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán thanh toán luôn được quan tâm đặc biệt, vì nó trực tiếp tạo dựng uy tín của công ty với khách hàng và các đối tác của đơn vị thông qua công tác kế toán công nợ phải thu và công nợ phải trả. Qua tìm hiểu thực tế tại công ty, chúng tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng và kế toán thanh toán nói chung. Kế toán đã phản ánh các nghiệp vụ kế toán thanh toán chính xác, đầy đủ trong việc hạch toán cũng như công tác kiểm tra, kiểm soát. Thêm vào đó, công tác quản lý công nợ luôn được Ban lãnh đạo công ty quan tâm sát sao vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của đơn vị. Cùng với việc tuân thủ đúng những nguyên tắc kế toán của Bộ tài chính, công ty lựa chọn các phương thức, các chính sách tín dụng phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kế toán, công tác quản lý công nợ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những vấn đề tồn tại làm giảm tính hiệu quả trong công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại đơn vị. Trong phạm vi đề tài này chúng tôi nghiên cứu kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Để phản ánh hết tình hình thanh toán của công ty cần phải nghiên cứu về kế toán thanh toán nội bộ (tạm ứng và hoàn ứng), kế toán thanh toán với Ngân hàng và kế toán thanh toán với Nhà nước. Hơn nữa, trong kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chúng tôi chưa có điều kiện tìm hiểu sâu theo đối tượng khách hàng và nhà cung cấp cụ thể. Khách hàng của công được phân chia làm khách hàng là các chủ các dự án và khách hàng mua sản phẩm của công ty, vì trong thực tế việc quản lý hai loại khách hàng này có sự là khác nhau trong phương thức cũng như điều kiện thanh toán. Ngoài nhà cung cấp vật tư sản xuất sản phẩm, nhà cung cấp còn bao gồm cả nhà cung cấp các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ khác: Máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, dịch vụ … Do thời gian nghiên cứu có hạn, chúng tôi không thể tìm hiểu hết các nghiệp vụ thanh toán, cũng như chưa tìm hiểu sâu từng phần hành trong kế toán thanh toán nợ với từng đối tượng khách hàng và đối tượng nhà cung cấp một cách cụ thể. Chúng tôi rất mong các đề tài nghiên cứu tới sẽ bổ sung những mảng kiến thức mà chúng tôi chưa nghiên cứu. TÀI LIỆU THAM KHẢO TS KIM THỊ DUNG - TH.S NGUYỄN QUỐC CHỈNH, Tài chính doanh nghiệp, NXB Nông Nghiệp, 2003. NGUYỄN MINH KIỀU, Phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp, Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright, 2004 PGS.TS PHẠM THỊ MỸ DUNG – T.S BÙI BẰNG ĐOÀN, Giáo trình phân tích kinh doanh, NXB Nông Nghiệp, 2001 Hệ thống tài khoản kế toán (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), NXB Tài Chính, 2006. Báo cáo tài chính chứng từ và số kế toán, sơ đồ kế toán, (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), NXB Tài Chính, 2006. CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ PTNT, Báo cáo tài chính, 2006 - 2007 - 2008. CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ PTNT, Quy chế chức năng nhiệm vụ quyền hạn các phòng ban, QC-CT/2007 của Giám đốc Công ty, 2007. LƯƠNG THỊ HỒNG LÝ, Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và nhà nước với việc tăng cường quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á, Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kế toán, Trường Đại học Lao Động Xã Hội, 2008. LÊ THỊ LIÊN, Kế toán các nghiệp vụ thanh toán nợ chủ yếu tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI – Hà Nội, Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kinh tế và Phát triển nông thôn, Trường Đại học Nông Nghiệp I, 2006. NGUYỄN VŨ DUY, Phân tích tình hình tài chính tại công ty du lịch An Giang, Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học An Giang, 2004. ._.