Kế toán thanh toán và một số biệp pháp tăng cường quản lý công tác thanh toán tại công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt Á

phải nắm chắc chắn và vận dụng đúng quy luật của nó. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong nền kinh tế muốn hoạt động tốt thì không thể thiếu các yếu tố đầu vào và đầu ra. Thanh toán là một khâu trong quá trình mua bán hàng hoá từ nhà cung cấp tới doanh nghiệp và từ doanh ngiệp tới các khách hàng. Thanh toán là điều kiện để tiếp tục quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng. Để quản lý sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán trong mua bán hàng hoá một cách hiệu quả thì cần phải có lượng thông tin chính xác, kịp thời. Yêu cầu này khiến công tác kế toán trong doanh nghiệp đối với khách hàng và nhà cung cấp, không đơn giản là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ đẻ có biện pháp quản lý một cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á, qua xem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh với rất nhiều khách hàng trên khắp các vùng, miền trong cả nước cùng với hệ thống các nhà cung cấp rất đa dạng và phong phú ở cả trong và ngoài nước, do vậy quy trình hạch toán kế toán, mà đặc biệt là công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và công tác quản lý mà đặc điểm là công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và công tác quản lý các nghiệp vụ kế toán thanh toán đối với khách hàng, các nhà cung cấp là rất phức tạp và khó khăn. Với những kiến thức được tích luỹ trong quá trình học tập tại trương đại học. Từ đó, tôi chọn nhiên cứu đề tài: “Kế toán thanh toán và một số biệp pháp tăng cường quản lý công tác thanh toán tại công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt áÁ”. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 1.2.1 Mục tiêu tổng quát Tìm hiểu thực trạng các khoản nợ phải thu khách hàng, các khoản phải trả Nhà cung cấp và công tác kế toán thanh toán các khoản phải thu, phải trả nhằm đề xuất, kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán thanh toán và quản lý kế toán thanh toán tại công ty. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Hệ thống hoá cơ sỡ lý luận về thực tiễn và các quan hệ thanh toán, công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. Phản ánh thực trạng về tình hình các khoản nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả nhà cung cấp và công tác kế toán thanh toán các khoản thanh toán nợ phải thu, nợ phải trả tại công ty TNHH Phát Triển Điện lực Việt á. Đề xuất, kiến nghị hoàn thành công tác kế toán thanh toán và quản lý nợ tại công ty. 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý các khoản nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả nhà cung cấp và các khoản phải thu, phải trả. Công tác kế toán về các khoản nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả nhà cung cấp và các khoản phải thu, phải trả. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi về nội dung: Đề tài chủ yếu nghiên cứu đối với các khoản nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả nhà cung cấp, các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán với nhà nước. Phạm vi về không gian: Đề tài được nghiên cứu tại công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á - Số 18/2-Ngõ 370-Đường Cầu Giấy-Hà Nội. Phạm vi về thời gian: Số liệu, thông tin sử dụng trong đề tài được thu thập trong phạm vi 2 năm từ năm 2007 đến năm 2008. PHẦN II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan tài liệu 2.1.1 Những vấn đề chung về thanh toán 2.1.1.1 Khái niệm và các quan hệ thanh toán a. Khái niệm: Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều quan hệ kinh tế. Mỗi mối quan hệ đều kéo theo một hoạt động thanh toán. Có thể hiểu theo nghĩa chung nhất: “Thanh toán là quan hệ tài chính phát sinh giữa bên phải trả và bên phải thu”. Gắn với mỗi mối quan hệ sẽ có một hình thức thanh toán khác nhau. Vì vậy, mối quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp là rất đa dạng. b. Các quan hệ thanh toán chủ yếu: Các quan hệ thanh toán bao giờ cũng được theo dõi trên nhiều góc độ khác nhau của khoản nợ: * Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: Đây là mối quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp ứng trước cho nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp mua chịu sẽ hình thành nợ phải trả. Nếu doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp thì sẽ hình thành nợ phải thu. * Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Mối quan hệ này phát sinh khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng. Trong trường hợp doanh nghiệp bán chịu sẽ dẫn tới hình thành nợ phải thu, nếu khách hàng ứng trước tiền hàng thì hình thành nợ phải trả khách hàng. * Quan hệ thanh toán gữa doanh nghiệp với nhà nước: Đối với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự khác nhau về các khoản thanh toán, tuy nhiên thường bao gồm các khoản phải thanh toán về thuế: thuế tiêu thụ (GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK), thuế nhập khẩu,thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại thuế khác (thuế môn bài, thuế trước bạ,..), phí, lệ phí,... Các tổ chức tín dụng và ngân hàng Ngân sách nhà nước Các nhà cung cấp Các đối tác liên doanh Các khách hàng Các đơn vị có quan hệ thanh toán nội bộ Công nhân viên DOANH NGHIỆP Sơ đồ 1: Quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với các bên * Quan hệ thanh toán nội bộ: Là quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các khoản thanh toán giữa đơn vị cấp trên với đơn vị câp dưới hay giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau về các khoản đã chi hộ, trả hộ... * Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các tổ chức tín dụng, ngân hàng: Đây là khoản thanh toán khi doanh nghiệp sử dụng các nguồn vốn được vay từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng, các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ,... * Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh: Quan hệ này phát sinh khi doanh nghiệp đứng ra liên doanh hoặc tổ chức hoạt động liên doanh với các doanh nghiệp. * Quan hệ thanh toán với các công nhân viên: Là quan hệ thanh toán với công nhân viên về các khoản thnah toán lương, thưởng, phụ cấp, tạm ứng, bồi thường vật chất,... 2.1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của thanh toán: a. Vai trò của thanh toán: Tuỳ từng mối quan hệ thanh toán cụ thể mà thanh toán có những vai trò khác nhau. Đối với mỗi mối quan hệ khác nhau mà sẽ có các hình thức thanh toán phù hợp và có những tác động khác nhau đến từng doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung thanh toán có những vai trò sau: Thu hồi vốn bị chiếm dụng để bổ sung vào vốn lưu động phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trả lại phần vốn mà doanh nghiệp đã mượn để hoạt động. Thanh toán đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tăng uy tín và tạo mối quan hệ tốt đối với bạn hàng. b. Nhiệm vụ của thanh toán: Mọi hoạt đông luôn hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, để quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất yêu cầu hoạt động thanh toán phải luôn hiệu quả, phù hợp và trợ giúp đắc lực cho hoạt động của doanh nghiệp. Muốn vậy, hoạt động thanh toán cần phải thực hiện đầy đủ các nhiêm vụ sau: Các hoạt đông thanh toán phải đảm bảo tính nhanh gọn, kịp thời và đối với từng quan hệ thanh toán phải vận dụng hinh thức thanh toán tiên tiến phù hợp. Trong tổ chức chứng từ, sổ sách liên quan phải khoa học, phù hợp và tiện lợi cho việc theo dõi, đôn đốc thu đòi công nợ, cũng như chủ động trong nợ phải trả. Tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hay doanh nghiệp nợ nần tồn đọng, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. 2.1.1.3 Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán là toàn bộ quá trình, cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch, mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau. Cùng với sự phát triển của kinh tế thị trương, các phương thức thanh toán cũng thay đổi và rất đa dạng. Từ chổ thanh toán bằnh tiền mặt, hiện nay các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng các phương thức thanh toán bằng séc, uỷ nhiêm thu, uỷ nhiệm chi, thư tín dụng, điện thoại chuyển tiền...rất tiện lợi và đảm bảo an toàn hơn. Một số phương thức thanh toán thường sử dụng: Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức sử dụng tiền mặt để thanh toán nợ. Phương thức này phù hợp với những khoản vay nhỏ, ít được sữ dụng trong thanh toán các khoản lớn vì tính an toàn không cao. Thanh toán bằng chuyển khoản: Là phương thức chủ tài khoản viết uỷ nhiệm chi hoặc lệnh chi để yêu cầu ngân hàng trích một khoản tiền từ tài khoản giao dịch của mình(lập tại nghân hàng) để trả cho người khác hoặc chuyển vào một tài khoản khác. Đây là hình thức thường được sữ dụng hiện nay vì tính tiện lợi và an toàn. Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh vô điều kiện bằng văn bản của chủ tài khoản cho ngân hàng để trích từ tài khoản của mình một khoản tiền nhất định để trả cho người có tên trong séc. Có rất nhiều loại séc để chủ tài khoản có hể sử dụng. Séc tiền mặt, séc chuyển khoản, Séc bảo chi,... Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng bên mua đề nghị cho Ngân hàng bên bán trả tiền cho bên bán về số lượng hàng hoá, dịch vụ đã cung ứng cho bên mua theo các điều kiện trong hợp đồng kinh tế và giấy mở thư tín dụng. Thanh toán theo thư tín dùng được áp dụng trong thanh toán giữa đơn vị có tài khoản ngân hàng ở hai ngân hàng khác nhau. Phương thức có độ an toàn cao cho cả người bán và người mua, tuy nhiên chi phí giao dịch hàng hoá cao. Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán là loại thẻ điện có mật mã riêng do ngân hàng cung cấp cho người mua làm công cụ thanh toán qua mạng điện toán của ngân hàng. Đây là phương thức nhanh gọn và tiện lợi, được sữ dụng khá phổ biến hiện nay và ngày càng được moi người quan tâm sử dụng. Thẻ này thường được sữ dụng trong quan hệ thanh toán giữa khách hàng và ngân hàng. 2.1.1.4 Các chỉ tiêu đánh giá công tác thanh toán: a. Các chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán: Để đánh giá tình hình thanh toán và quản lý công nợ cần thông qua một số chỉ tiêu sau: 1- Tỷ suất nợ phải thu tổng hợp: Công thức xác định: Tỷ suất nợ phải thu tổng hợp = Tổng các khoản nợ phải thu Tổng tài sản Chỉ tiêu này phản ánh một đồng tài sản của công ty thì có bao nhiêu đồng nợ phải thu. Nếu chỉ tiêu này càng cao thì tình hình tài chính của doanh nghiệp càng xấu. Trong đó có 2 chỉ tiêu chi tiết sau: * Tỷ lệ các khoản phải thu so với TSLĐ Chỉ tiêu này cho biết trong một đồng tài sản lưu động thì có bao nhiêu đồng nợ phải thu. Công thức xác định: Tỷ lệ các khoản phải thu so với TSCĐ = Tổng các khoản nợ phải thu Tổng TSLĐ * Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả Công thức xác định: Tỷ lệ các khoản phải thu so với khoản phải trả = Tổng các khoản nợ phải thu Tổng các khoản phải trả Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 100 thì không ảnh hưởng gì tới tình hình tài chính của công ty. Ngược lại, nếu lớn hơn 100 thì doanh nghiệp cần xem xét lại công tác quản lý công nợ. 2- Tỷ suất nợ phải trả tổng quát Công thức xác định: Tỷ suất nợ phải trả tổng quát = Tổng các khoản nợ phải trả Tổng số nguồn vốn Chỉ tiêu này thể hiện cứ một đồng vốn của công ty thì có bao nhiêu đồng nợ phải trả. b. Các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán : Đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp cần thông qua các chỉ tiêu sau: 1- Hệ số khả năng thanh toán hiện thời Công thức xác định: Hệ số khả năng thanh toán hiện thời = Tổng tài sản Tổng nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Hệ số này phản ánh mối quan hệ giữa giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp với tổng số nợ phải trả. 2- Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Công thức xác định: Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạnời = Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Tổng nợ ngắn hạn Hệ số này thể hiện mức độ đảm bảo thanh toán của TSLĐ với các khoản nợ ngắn hạn. Nếu hệ số này thấp thì khả năng trả nợ ngắn hạn của doanh nghiệp thấp. Ngược lại, nếu hệ số này càng cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng cao trong việc sẵn sàng thanh toán các khoản nợ đến hạn. 3- Hệ số khả năng thanh toán nhanh: Công thức xác định: Hệ số khả năng thanh toán nhanh = Tổng TSLĐ- Hàng tồn kho Tổng nợ ngắn hạn Hệ số này thể hiện khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp đối với các khoản nợ mà không cần bán vật tư- hàng tồn kho. 2.1.2 Tổng quan về kế toán thanh toán: 2.1.2.1 Khái niệm và vai trò của kế toán thanh toán: a. Khái niệm: Kế toán thanh toán là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp. Là công việc ghi chép, tính toán nhằm phản ánh các hoạt động thanh toán.Từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản lý các hoạt động thanh toán của doanh nghiệp. b. Vai trò của kế toán thanh toán: - Phản ánh và cung cấp thông tin cho nhà quản lý về các hoạt động thanh toán, nhăm giúp cho nhà quản lý quản lý tốt các hoạt động thanh toán. - Giúp các nhà quản lý nắm rõ tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp để có nhưng biện pháp quản lý tài chính chủ động, vững mạnh. 2.1.2.2. Nội dung của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp: * Kế toán nợ phải thu: Nợ phải thu là khoản vốn mà doanh nghiệp đã cho các tổ chức, cá nhân hoặc đơn vị khác sử dụng trong thời gian nhất định và doanh nghiệp có quyền được thu lại. Nợ phải thu trong doanh nghiệp được chia thành nhiều khoản mục, do vậy trong kế toán, với từng khoản mục kế toán sử dụng một tài khoản để phản ánh. Phải thu của khách hàng(TK 131): phản ánh các khoản nợ phải thu đối vơi doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán chịu sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Phải thu nội bộ(TK 136): phản ánh các khoản nợ phải thu đối với các đơn vị cấp trên, cấp dưới hoặc các đơn vị thành viên trong cùng một công ty hoặc tổng công ty về các khoản chi hộ, trả hộ hoặc cho nhau vay và các khoản Tạm ứng (TK 141): là khoản tiền hay vật tư doanh nghiệp giao cho cán bộ công nhân viên tạm ứung để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết công việc nào đó. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về khoản tiền tạm ứng, sẻ dụng đúng mục đích và thanh toán tạm ứng đúng thời hạn. Phải thu khác (TK 138): là khoản phải thu từ hoạt động kinh tế phát sinh không nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp. Ví dụ như: giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân, thu phạt vi phạm thực hiện hợp đồng kinh tế, khoản cho vay mượn tạm thời không lấy lãi, …. Chi phí trả trước (TK 142, TK 242): phản ánh những chi phí thực tế phát sinh trong kỳ mà tác động tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ tiếp theo. Do vậy, ta không được tính toàn bộ chi phí đó vào sản xuất kinh doanh trong kỳ mà phảI phân bổ dần dần cho nhiều kỳ kế toán tiếp theo đó. Ký quỹ, ký cược (TK 144, TK 244): là khoản tiền, vật tư, tài sản doanh nghiệp mang đi ký quỹ, ký cược, thế chấp tại các ngân hàng hoặc công ty tài chính hoặc tổ chức kinh tế khác theo yêu cầu của đối tác liên quan nhằm ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp khi doanh nghiệp mượn tài sản, vốn để sản xuất kinh doanh. * Kế toán nợ phải trả: Nợ phải trả là vốn mà doanh nghiệp đi vay, chiếm dụng của đơn vị, tổ chức, cá nhân phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả. Nợ dài hạn đến hạn trả (TK 335): phản ánh các khoản nợ dài hạn đến hạn trả trong kỳ hạch toán. Về nguyên tắc cuối niên độ kế toán, các doanh nghiệp phải căn cứ vào các khế ước vay, kế hoạch trả nợ dài hạn để xác định số đến hạn trả trong kỳ tiếp theo. Vì vậy, kế tóan chuyển số nợ dài hạn trả sang nợ dài hạn đến hạn trả để dễ theo dõi trả nợ. Vay ngắn hạn (TK 311): là các khoản vay có thời hạn trả là một chu kỳ sản xuất kinh doanh hoặc trong vòng một năm. Thường được dùng để bổ sung vốn lưu động của doanh nghiệp. Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (TK 333): bao gồm các loại thuế, phí và lệ phí phải nộp vào ngân sách nhà nước. Phải trả cán bộ công nhân viên (TK 334): là tài khoản phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm … thuộc thu nhập của người lao động. Phải trả nội bộ (TK336): phản ánh các khoản phải trả cho cấp trên, cấp dưới hoặc công ty cùng là thanh viên của tổng công ty về các khoản chi hộ, thu hộ, vay của nhau hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới, cấp dưới phải nộp cho cấp trên. Phải trả khác (TK 338): phản ánh các khoản phải nộp khác ngoài các khoản phải trả trên. Ví dụ: tài sản thừa chờ xử lý, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn …. Đối với từng nội dung, kế toán mở các sổ TK chi tiết và TK tổng hợp để phản ánh theo dõi. 2.1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán là một bộ phận quan trọng của kế toán doanh nghiệp. Để doanh nghiệp ổn định về tài chính, phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì cần phải quan tâm và quản lý chặt chẽ các hoạt động thanh toán từ đó kế toán thanh toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Theo dõi chặt chẽ, chi tiết cho từng đối tượng Định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản và số dư với từng đối tượng để xác minh tính đúng đắn và có cách xử lý nếu có sai sót. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu đòi công nợ. Đối với nợ phải trả phải phân chia theo đối tượng, theo thời gian để theo dõi, căn cứ vào thời hạn thanh toán nhằm giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị về mặt tài chính. 2.1.2.4 Nguyên tắc của kế toán thanh toán: - Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả cần được kế toán chi tiết cho từng đối tượng. - Đối với các đối tượng có quan hệ thường xuyên, có số dư nợ hoặc dư có lớn thì định kì hoặc cuối niên độ cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản phát sinh, số đã thanh toán và số còn dư. - Khi lập báo cáo kế toán, không được bù trừ số dư bên nợ và số dư bêb có của tài khoản mà phải căn cứ voà bản chất các khoản công nợ và sổ chi tiết để phản ánh vào bên tài sản hay bên nguồn vốn. 2.1.3 Kế toán thanh toán với người mua: Đối với hầu hết các doanh nghiệp, khi hoạt động trong nền kinh tế thị trường, bị chiếm dụng vốn là phổ biến và không thể tránh khỏi. Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp phải có chính sách bán hàng và cung cấp dịch vụ linh động. Tức là có chính sách thu tiền tốt. Do vậy, khoản phải thu khách hàng có thể chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng tài sản. Tuy vậy, điều này cũng sẽ không ảnh hưởng nhiều đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có phương pháp quản lý phù hợp. Đối với doanh nghiệp thương mại, trong tất cả các khoản phải thu thì phải thu khách hàng là khoản mục lớn, là khoản phải thu chủ yếu. Do vậy, kế toán phải thu khách hàng phải phân chia đối tượng hợp lý đẻ quản lý dễ dàng, thuận tiện. 2.1.3.1 Nguyên tắc hạch toán: Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định: - Kế toán phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng theo từng nội dung và theo từng lần thanh toán. - Không phản ánh vào tài khoản này đối với các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thu tiền ngay. - Trong hạch toán tài khoản này cần phải phân loại nợ(nợ trả đúng hạn, nợ khó đòi, nợ có khả năng không thu hồi được) để có căn cứ trích lập dự phòng và biện pháp xử lý. - Mọi quan hệ thanh toán với khách hàng đều được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sỡ có đầy đủ chứng từ liên quan hợp lệ. - Khi tổng hợp trên sổ cái, khoá sổ, phải để cả số dư ở hai bên, không được bù trừ, dễ bị nhầm lẫn từ tiền của người này sang tiền của người khác. 2.1.3.2 Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 131 để phản ánh khoản phải thu khách hàng. Tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để kế toán mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng. * Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 131: Bên nợ: + Số tiền phải thu khách hàng mua chịu + Số tiền thừa trả lại khách hàng +Số dư: phản ánh số tiền khách hàng đặt trước hoặc trả thừa cho doanh nghiệp. Bên có: + Số tiền đã thu khách hàng + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. + Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khuyến mại + Doanh thu của số hàng bán bị người mua trả lại(có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT). + Số tiền chiết khấu thanh toán và chiêt khấu thương mại cho người mua. + Số dư: Số tiền còn phải thu khách hàng. * Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán TK 131 - Phải thu khách hàng Trong đó: Cung cấp hàng hoá dịch vụ chưa thu tiền. Bán chịu, thanh lý TSCĐ. Chi hộ khách hàng. Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ. Chênh lệch tỷ giá giảm. Chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán trả lại. Doanh nghiệp thu được tiền, khách hàng đặt cọc. Khách hàng thanh toán bằng phương thức đổi hàng. Bù trừ nợ. Nợ khó đòi phải xử lý khoá sổ. Đồng thời ghi nợ TK 004. TK 131 511 333 711 413 635 512, 531, 532 333 111, 112 152, 153, 156 133 331 139 642 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) 111, 112 2.1.3.3 Lập dự phòng. Khi đã có quan hệ mua bán với khách hàng, phát sinh các khoản phảI thu là điều đương nhiên, và trong tất cả các khoản phải thu không tránh khỏi có những khoản nợ khó thu hồi, có khi là không thể thu hồi lại. Từ đó sẽ gây ra thiệt haịo và ảnh hưởng đến tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, để tránh những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi xảy ra đột biến trong kỳ tới và nhàm bảo toàn vốn trong kinh doanh, các doanh nghiệp thường lập dự phòng. * Căn cứ lập dự phòng: - Phải có những bằng chứng xác đáng, tin cậy về những khoản nợ khó đòi như: Khách hàng bị phá sản, tổn thất, mất mát lớn về tài sản, đòi nhiều lần mà không thu được… - Việc trích lập dự phòng được tính vào chi phí, nên khi trích lập không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh trong kỳ kế toán. * Sơ đồ hạch toán của TK 139: TK 139 642 131, 138 642 642 (1) (2) (3) (4) Số thực tế xoá nợ. 31/12/n+1 hoàn nhập. 31/12/n+1 trích lập 31/12/n+1 trích bổ sung Kế toán sử dụng TK 004 để theo dõi chi tiết những đơn vị nợ đã được xoá sổ nhưng chưa chắc chắn. Vì vậy, số này thường được lưu trữ 15 đến 20 năm mới được kết chuyển để xoá chính thức. 2.1.4 Kế toán thanh toán với người bán: Phải trả người bán là khoản phải trả của doanh nghiệp cho người bán về các khoản mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ ký theo hợp đồng, đồng thời cũng phản ánh các khoản tiền doanh nghiệp ứng trước, đặt cọc trước để mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ của người bán. Người bán hay nhà cung cấp là những cá nhân hoặc tổ choc kinh tế cung ứng các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thường là cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, dụng cụ, lao động,.. 2.1.4.1 Nguyên tắc hạch toán: Khi hạch toán tài khoản này phải tuân theo một số quy định sau: Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư hàng hóa dịch vụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhập kho đến cuối tháng vẫn chưa cho hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, nhà cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng. 2.1.4.2 Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 331 để phản ánh các khoản phải trả nhà cung cấp. Và tuỳ vào đực điểm của mình mà các doanh nghiệp sẽ mở các tiểu khoản phù hợp để theo dõi từng đối tượng. * Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 331: Bên nợ: + Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hóa, dịch vụ. + Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ. + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng bán. + Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán. + Giá trị vật tư, hàng hóa, dịch vụ thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và bị trả lại người bán. + Số dư: phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số tiền phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Bên có: + Phản ánh số tiền cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ. + Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức + Số dư: số tiền còn phải trả cho người bán, nhà cung cấp. * Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán phải trả người bán Trong đó: Doanh nghiệp trả hoặc đặt trước tiền hàng. Chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thương mại. Bù trừ các khoản phải thu. Mua NVL nhập kho. Mua NVL đưa vào sản xuất. Doanh nghiệp nhận hàng đặt cọc trước. Trả cho người nhận thầu xây dựng cơ bản. Tiền hoa hồng cho người bán hộ. 152, 153, 156 515 111, 112 TK 331 (3) (2) (1) (8) (9) 641 241 152, 153, 156 621, 627, 641, 642 133 152, 153, 156 131 (5) (6) (7) (4) 2.2 Phương pháp nghiên cứu: 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu: Số liệu sử dụng trong đề tài chủ yếu được thu thập từ phòng kế toán tài chính và phòng tổ chức hành chính. Gồm các tài liệu về chế độ kế toán, tình hình lao động, tình hình tài sản nguồn vốn, kết quả sản xuất kinh doanh năm 2008… 2.2.2 Phương pháp chuyên môn kế toán: Xuất phát từ đặc điểm riêng của đối tượng hạch toán kế toán mà có các yếu tố khác nhau để ghi nhận và thể hiện hiện tượng kinh tế phát sinh như sau: Chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp và cân đối kế toán, tính giá,.. Các phương pháp được áp dụng trong đề tài như sau; Phương pháp chứng từ: Đề tài sữ dụng phương pháp này để minh chứng về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến một số nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán. Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phương pháp này được sữ dụng để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán và các tài khoản liên quan. PHẦN IIIKẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 3.1 Đặc điểm công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á: 3.1.1. Quá trình thành lập và phát triển của công ty: Công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á, tên viết tắt là VAPDECO (Viet A Power Development Company). Được thành lập ngày 06 tháng 11 năm 2006, từ việc tách khối thương mại và khối kế hoạch vật tư của văn phòng tập đoàn Việt á. Trụ sở chính tại nhà 18/2-Ngõ 370-Đường Cầu Giấy-Hà Nội. Đây là công ty TNHH một thành viên trực thuộc Tập đoàn Việt á, tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Với số lượng cán bộ công nhân viên ban đầu là 16 người, đến bây giờ đã là 51 người. Qua hơn 2 năm hoạt động công ty có sự tiến bộ vượt bậc trong tất cả các mặt, từ năng lực cạnh tranh cũng như mối quan hệ với các khách hàng, nhà cung cấp. Lĩnh vực hoạt động chính là: kinh doanh vật tư thiết bị, tư vấn, thực hiện các dự án Điện lực, các dự án phát triển Điện. Một số sản phẩm cụ thể của Tập đoàn Việt á được tiêu thụ qua các hợp đồng kinh tế: Cung cấp các vật tư thiết bị cho các Trạm biến áp, Các đường dây điện lên đến 220kV, các thiết bị viễn thông... Các sản phẩm do Công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á phân phối được tiêu thụ trên khắp cả nước và một số nước lân cận như Lào và Cambodia. Đây là một trong những ngành kinh tế đặc thù đã được chính phủ đặc biệt quan tâm chỉ đạo thực hiện, bên cạnh đó tình hình thiếu điện ở nước ta vẫn đang là một vấn đề chưa thể giải quyết trong một sớm một chiều. Do vậy thị trường cho ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh và cơ hội cho doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, sức cạnh tranh của các đối thủ cũng rất lớn, đặc biệt là các đối thủ cạnh tranh từ Trung Quốc. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Phát Triển Điện Lực Việt á. 3.1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý. TẬP ĐOÀN VIỆT Á HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT ĐẠI DIỆN HTQLCL PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC VỀ KD & KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT Phòng dự án trạm II Phòng dự án tram I Phòng dự án điện nguồn Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT a. Tổ chức bộ máy: b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. - Hội đồng quản trị: - Ban Giám đốc: trực tiếp điều hành, chỉ đạo hoạt động của Công ty. - Phòng Tổ chức Hành chính: Tham mưu cho ban lãnh đạo về mặt bố trí, quản lý và sử dụng lao động, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, tính và trả lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tổ chức thực hiện các công tác văn phòng phục vụ cho các hoạt động của Công ty. - Phòng Kế toán: trực tiếp quản lý việc thu chi cho công ty, tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thu chi hàng ngàn và định kỳ trong công ty, cung cấp các số liệu báo cáo cho lãnh đạo khi có yêu cầu. - Phòng kinh doanh trạm: tìm kiếm các nhu cầu về các Trạm biến áp của các khách hàng, thực hiện các công tác phục vụ cho việc đấu thầu các dự án Trạm biến áp. - Phòng kinh doanh Điện nguồn: tìm kiếm các nhu cầu về các Dự án Điện nguồn (thủy điện. nhiệt điện..) của các khách hàng, thực hiện các công tác phục vụ cho việc đấu thầu các dự án Điện nguồn. - Phòng kỹ thuật: phụ trách mảng kỹ thuật cho các dự án của công ty, thực hiện bảo hành sản phẩm cho khách hàng khi có yêu cầu. - Phòng kế hoạch vật tư: lên kế hoạch về các vật tư thiết bị, thực hiện hỏi hàng, thương thảo và ký hợp đồng với các nhà cung cấp, giao và nhận hàng với các nhà cung cấp và khách hàng. 3.1.2.2. Tổ chức bộ máy Kế toán tài chính: a. Tổ chức bộ máy: Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, công ty tổ chức công tác hạch toán kế toán theo phương thức tập trung. Phòng kế toán tài chính của công ty có tổng cổng 8 người được bố trí như sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG 02 Kế toán Tổng hợp kiêm kế toán thuế 02 Kế toán nợ phải thu khách hàng Kế toán Thanh toán các khoản phải trả kiêm kế toán TSCĐ 02 Kế toán Ngân hàng kiêm kế toán quỹ tiền mặt KẾ TOÁN TRƯỞNG 02 Kế toán Tổng hợp kiêm kế toán thuế 02 Kế toán nợ phải thu khách hàng Kế toán Thanh toán các khoản phải trả kiêm kế toán TSCĐ 02 Kế toán Ngân hàng kiêm kế toán quỹ tiền mặt Các bộ phận được phân công chức năng nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưởng: điều hành và giám sát trực tiếp toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của Công ty, hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc lập phương hướng, chiến lược cũng như kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo và pháp luật về toàn bộ số l._.