Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH Thanh Phong

Lời mở đầu Trong bối cảnh nền kinh tế của các Quốc gia phát triển như vũ bão. Khoa học kỹ thuật, các cuộc cách mạng công nghệ ra đời cũng nhằm thúc đẩy hơn nữa sự tăng trưởng nền kinh tế thế giới. Nền kinh tế thế giới hiện nay là nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh nên nó hoạt động rất sôi nổi buộc các quốc gia luôn luôn phải tìm cách cải tiến để có thể tồn tại và phát triển. Nền kinh tế Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật này. Hơn thế nữa Việt Nam vừa ra nhập tổ chức thương mại quốc tế (WTO), nên cần thúc đẩy hơn nữa nền kinh tế đất nước là một yêu cầu cần thiết và cấp bách. Cụ thể, để nền kinh tế đất nước phát triển thì các DN thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước phải không ngừng tăng trưởng. Nhân tố quan trọng nhất góp phần tạo nên thành công ở mỗi DN đó là nhân tố con người. Mỗi người với mỗi trình độ chuyên môn khác nhau sẽ giúp DN đi lên. Xã hội ngày càng phát triển càng cần những người có trình độ chuyên môn tay nghề cao. Vì vậy, các trường trung học, cao đẳng, đại học … đã ra đời để đào tạo một lực lượng lao động phục vụ sự nghiệp phát triển của đất nước. Có câu “ học đi đôi với hành”. Là một sinh viên chuyên ngành kinh tế ngoài vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, lớp thì việc đi thực tế tìm hiểu khảo sát, công tác tài chính, công tác kế toán tại các DN là rất quan trọng và cần thiết. Thực tập qua đó có thể củng cố được các kiến thức đã học, hơn thế nữa có thể nắm bắt tình hình thực trạng công tác tài chính, kế toán, phân tích hoạt động kinh tế tại các DN. Từ đó đóng góp ý kiến giúp DN phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. Nắm bắt được tình hình tài chính, kế toán thực tế tại các DN tạo một nền tảng kiến thức vững chắc, cơ sở kinh nghiệm khi ra trường, xin việc. Tự tin làm việc có hiệu quả trong tương lai. Sau 3 tháng em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH Thanh Phong. Chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần:  Phần I -Tổng quan về công ty TNHH Thanh Phong Phần II - Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH Thanh Phong Phần III - Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm - tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH Thanh Phong. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THANH PHONG A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH THANH PHONG I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY Việt Nam đang trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Mục tiêu phấn đấu của Đảng, Nhà nước và mọi người dân là đưa nước ta phát triển thành một nước công nghiệp, hiện đại, phát triển các ngành công nghiệp mũi nhọn và công nghiệp thế mạnh. Tuy nhiên tiền thân nền kinh tế nước ta xuất phát từ một Quốc gia với nền nông nghiệp lâu đời. Do vậy thúc đẩy phát triển nông nghiệp cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Công nghiệp phát triển là động lực, là cơ sở cho nông nghiệp phát triển và ngược lại. Với xu thế phát triển, hiện đại thì nước ta đang từng bước công nghiệp hoá nông nghiệp hay cơ giới hoá nông nghiệp nông thôn: Đưa máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ của ngành công nghiệp vào để phát triển hơn nữa ngành nông nghiệp đất nước. Do vậy, mà nhu cầu thị trường về máy động lực, cày xới và các loại máy phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp là rất lớn. Ngoài các nhà máy sản xuất trong nước hàng năm chúng ta còn phải nhập khẩu hàng vạn máy các loại. Theo tài liệu của Viện cơ điện nông thôn - Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn công bố tháng 05 năm 1999 thì năng lực chế tạo phục vụ cho sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp động lực của nước ta mới đáp ứng được 17% nhu cầu. Đây chính là cơ sở, lý do kiến Công ty TNHH Thanh Phong ra đời. Công ty hoạt động với mục đích: Tăng cường việc sản xuất, chế biến nông sản thực phẩm sẵn có và thúc đẩy sự tương hỗ giữa các ngành trong nước. Qua khảo sát và trên thực tế thị trường cùng với điều kiện về vốn, kinh nghiệm kinh doanh của mình. Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THANH PHONG Địa chỉ: 941 Đường Giải Phóng - Phường Giáp Bát - Quận Hoàng Mai - Hà Nội Giấy phép thành lập 4557 GP/TLDN do Uỷ Ban nhân dân Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/08/1999 Đăng ký kinh doanh : Số 072399 do sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 26/08/1999 Vốn đăng ký kinh doanh: 8.100.000.000 VND (Bằng chữ: Tám tỷ một trăm triệu đồng Việt Nam) Doanh thu trung bình hàng năm 25 tỷ đồng Tổng số tiền nộp ngân sách nhà nước trung bình hàng năm 5 tỷ đồng Là một công ty đang hoạt động có hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, thương mại, công nghiệp và đầu tư. đặc biệt là sản xuất và kinh doanh máy Nông nghiệp II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh: Công ty TNHH Thanh Phong với ngành nghề kinh doanh là sản xuất, láp ráp, mua bán các động cơ Diesel phục vụ công, nông, lâm, ngư nghiệp. Do khoa học kỹ thuật luôn luôn phát triển và đạt được nhiều thành tựu chính vì thế mà ngành hàng máy móc thiết bị của Công ty luôn có những cải tiến, phát minh mới khiến chúng ngày càng hiện đại, tiện dụng và cho hiệu quả sử dụng cao. Do vậy, mà công ty luôn luôn phải tìm tòi, sáng tạo cũng như nắm bắt kịp thời các thông tin khoa học, thông tin thị trường nhu cầu về các loại máy này để có một chiến lược kinh doanh phù hợp, đáp ứng nhanh, có hiệu quả các nhu cầu của thị trường, đưa khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp. Với đặc điểm như vậy nên tập hợp khách hàng của công ty là các Doanh nghiệp kinh doanh thương mại, các hộ kinh doanh, người tiêu dùng cuối cùng… Hiện nay, Công ty có khoảng 500 bạn hàng thường xuyên đều là những người mua hàng với số lượng lớn về để bán. Mạng lưới khách hàng của Công ty phân bố trên cả nước, trải dài từ Lạng Sơn đến mũi Cà Mau Sản phẩm của Công ty đến tay người tiêu dùng trong cả nước theo một kênh phân phối khá ngắn (qua một trung gian thương mại). Điều này làm tăng khả năng cạnh tranh về giá cho sản phẩm của Công ty. * Chức năng: Công ty TNHH Thanh Phong đăng ký kinh doanh đa ngành nhưng hiện tại Công ty chủ yếu hoạt động với chức năng nhập khẩu lắp ráp động cơ Diesel các loại phục vụ công, nông, lâm, ngư nghiệp. Cung cấp các máy động lực cho các bạn hàng trên khắp các tỉnh thành trong cả nước bằng việc nhập khẩu thành phẩm từ nước ngoài hoặc nhập khẩu linh kiện phụ tùng về lắp ráp thành sản phẩm nguyên chiếc. * Đặc điểm sản phẩm: Các sản phẩm do Công ty TNHH Thanh Phong sản xuất - lắp ráp là các loại máy móc phục vụ sản xuất Nông - Lâm - Ngư nghiệp như Động cơ Diesel từ 4 đến 30 mã lực, máy cầy, máy xới ... * Quy trình sản xuất: Dây chuyền công nghệ sản xuất máy móc phục vụ cho Nông - Lâm - Ngư nghiệp được lựa chọn trên cơ sở các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, về mặt bằng nhà xưởng và các tính năng kỹ thuật khác, như tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường.... Sơ đồ 1: Qui trình công nghệ Thiết kế kỹ thuật công nghệ Sản xuất linh kiện máy móc và sản xuất nội địa hoá Dây chuyền lắp rắp máy Chạy thử và chạy rà trơn sản phẩm Sơn hoàn thiện sản phẩm Đóng hòm chuyển về kho Mô tả Sơ đồ công nghệ B1: Thiết kế kỹ thuật: Đây là bước quan trọng để tạo ra sản phẩm sẽ được hình thành bởi các chuyên gia dựa trên các công nghệ sẵn có của công ty, dựa trên cơ sở kinh nghiệm lâu năm của công ty cũng như của các chuyên gia. B2: Sản xuất linh kiện: Đây là các loại máy móc chuyên dụng như máy cán, máy tiện, máy phay, máy ép thuỷ lực... để sản xuất ra các linh kiện, các chi tiết của các loại sản phẩm phục vụ cho dây chuyền lắp rắp B3: Dây chuyền lắp rắp máy: Đây là hệ thống dây chuyền kép kín, lắp rắp các chi tiết rời thành các sản phẩm thành hoàn chỉnh. B4. Hệ thống chạy thử và rà trơn : Đây là băng chuyền chạy thử hiện đại kiểm tra vòng quay/phút, công suất và tiêu hao nhiên liệu của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường sử dụng. B5: Sơn hoàn thiện sản phẩm: Đây là hệ thống sơn kép kín, được thiết kế trong phòng kín và được hoàn thiện ra đến khâu đóng gói. *Nhiệm vụ: Với chức năng hoạt động như vậy thì công ty có những nhiệm vụ như: Bản toàn phát triển vốn góp. Tức kinh doanh phải có lãi, tạo điều kiện mở rộng thị trường thị phần, tăng hơn nữa doanh thu lợi nhuận cho Công ty. Cung cấp hàng hoá thuộc lĩnh vực kinh doanh của mình cho thị trường bằng các nguồn đảm bảo chất lượng (ví dụ nhập khẩu). Đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ khác đối với nhà nước. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, ngoại thương đã kí. Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng về sản phẩm của Công ty. Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp của nhà nước có liên quan tới hoạt động của Công ty. 2. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, các Phòng chức năng được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Phòng Kế toán Phòng Hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật BAN GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC - Ban giám đốc: Gồm các thành viên góp vốn là bộ phận đầu não quyết định toàn bộ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của công ty. Sau khi có được những thông tin đã được chọn lọc phân tích từ Giám đốc công ty thì Ban giám đốc họp và phân tích nghiên cứu lại thông tin để đưa ra quyết định, xây dựng kế hoạch chiến lược kinh doanh phát triển công ty. Chịu trách nhiệm đầu tiên với cơ quan pháp luật Nhà nước. - Giám đốc: Là người điều hành tổng thể hoạt động công ty. Thừa hành mệnh lệnh của Ban giám đốc, chỉ đạo công việc các phòng ban ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Phối hợp chặt chẽ hoạt động các phòng sao cho nhịp nhàng. Tập hợp và xử lý thông tin từ các phòng và chuyển lên cho Ban giám đốc. - Phòng kỹ thuật: gồm các chuyên viên và công nhân kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá nhập khẩu về có đúng quy cách hợp đồng không. Chỉ đạo kỹ thuật theo thiết kế, sửa chữa những hỏng hóc trong thời gian bảo hành cho khách hàng…. Nắm bắt các khoa học kỹ thuật mới phản ánh với Giám đốc công ty để đưa ra các quyết định kinh doanh mặt hàng cho phù hợp với thị trường. - Phòng kinh doanh: tổ chức thu thập xử lý phân tích các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty như kế toán, tài chính, hoạt động kinh doanh, xu thế những biến động của thị trường. Phân tích nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại của một thương vụ từ có kinh nghiệm cho những thương vụ sau. Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và lập bản báo cáo chuyển cho Giám đốc xem xét và là cơ sở xây dựng kế hoạch kinh doanh cho Ban giám đốc. - Phòng hành chính: Là bộ phận xem xét, nghiên cứu các văn bản, quyết định của nhà nước cũng như của công ty có phù hợp không, phân tích các thủ tục, điều khoản trong hợp đồng thương mại, các thủ tục với đối tác là: người mua, người bán, ngân hàng, cơ quan nhà nước… Đồng thời cũng là bộ phận quản lý nhân sự của công ty, quản lý các quỹ lương, thưởng, phúc lợi … sử dụng lao động sao cho hiệu quả. - Phòng kế toán: Quản lý tài sản, nguồn vốn của công ty. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh như: nhập khẩu hàng hoá, bán buôn, bán lẻ hàng hoá, chi phi kinh doanh, nhập xuất tồn hàng hoá, thanh toán công nợ, xác định kết quả kinh doanh. Cuối kỳ lập báo cáo tài chính giúp Giám đốc nắm bắt được tình hình tài chính, kế toán của công ty để xem xét công ty làm ăn có hiệu quả hay không, là một cơ sở giúp Ban giám đốc hoạch định phương hướng, kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua 2 năm (Đơn vị tính: triệu đồng) TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh KH TH KH TH Tiền % 1 Tổng doanh thu 44.120 48.564 51.360 54.937 6.373 13,1 2 Tổng chi phí, giá thành 43.770 48.136 50.890 54.417 6.281 13,0 3 Nộp ngân sách NN Trong đó: Thuế GTGT Thuế NK Thuế TNDN Thuế môn bài 7.123 3.712 3.310 98 3 8.535 4.535,2 3.877,1 119,84 3 9.194,6 4.681 4.379 131,6 3 10.420 5.298,3 4.973,2 145,6 3 1.987 22,1 4 Tổng lợi nhuận sau thuế 252 308,16 338,4 374,4 66,2 21,5 5 Thu nhập bình quân một lao động/ 1tháng 1,20 1,42 1,45 1,87 (Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thanh Phong năm 2005, 2006) Dựa vào bảng phân tích kết quả phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong trong hai năm 2005 và 2006, có thể thấy được sự tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2006 so với 2005. Cụ thể là: Doanh thu tăng 6.373 triệu đồng về số tiền và 13,1% về tỷ lệ; Trong khi đó tổng chí phí, giá thành cũng tăng nhưng ở mức thấp hơn cả về số tiền (6.281 triệu đồng) và tỷ lệ (13,0%); Như vậy, có thể thấy tỷ lệ tăng doanh thu (13,1%) cao hơn tỷ lệ tăng về tổng chí phí, giá thành (13,0%) và dẫn đến lợi nhuận sau thuế đã tăng rõ rệt 66,2 triệu đồng về số tiền và 21,5% về tỷ lệ. Điều này chứng tỏ hiệu quả kinh doanh trong năm 2006 của Công ty là cao hơn so với năm 2005. Từ đó, các khoản đóng góp về thuế của Công ty với Nhà nước cũng tăng (1.987 triệu đồng về tiền và 22,1% về tỷ lệ). B. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Hình thức tổ chức công tác kế toán: tập trung Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: 01 Kế toán trưởng; 01 kế toán tổng hợp; Kế toán thuế: 02 người; Kế toán công nợ và bán hàng: 04 người; Kế toán vật tư, hàng hoá: 04 người; Kế toán vốn quỹ tiền mặt: 02 người; Kế toán chi phí và KQSXKD: 02 người. Toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều có trình độ Cao đẳng và Đại học trở lên. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán – Công ty TNHH Thanh Phong KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN THANH TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HOÁ KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ KQSXKD KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN VỐN QUỸ TIỀN MẶT - Hình thức kế toán : Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kết toán trong bộ máy kế toán của công ty: - Kế toán trưởng : Là người giúp việc cho Giám đốc về tổ chức điều hành bộ máy kế toán, là người chịu trách nhiệm chung về báo cáo tài chính của công ty. Xét duyệt, kiểm tra các công việc liên quan đến kế toán tài chính của công ty. - Kế toán tổng hợp: : Là người trợ lý cho kế toán trưởng giúp tổng hợp số liệu lập các báo cáo thuế, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính đưa lên kế toán trưởng xem xét và ký duyệt. - Kế toán thuế: Thực hiện các nghĩa vụ thuế với nhà nước, hạch toán các loại thuế phát sinh. Theo dõi chi tiết trên các sổ thuế 13311, 13312, 3331 … - Kế toán bán hàng và công nợ: Nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng và các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán. Theo dõi sát để có kế hoạch thu tiền và trả tiền kịp thời hợp lý tránh tình trạng ứ đọng vốn và tăng khả năng lạm dụng vốn của người bán. Theo dõi và quản lý trên các sổ chi tiết TK511, TK 131, TK 331. - Kế toán vật tư, hàng hoá: Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ có liên quan đến vật tư hàng hoá trong kho cũng như đang đi đường của công ty. Xem xét tình hình nhập xuất tồn, mở sổ chi tiết vật tư hàng hoá, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. - Kế toán vốn quỹ tiền mặt: Hạch toán kế toán tình hình vốn kinh doanh của công ty: biến động vốn chủ sở hữu, lợi nhuận chia theo vốn góp. Tình hình biến động của quỹ tiền mặt: thu chi của công ty vì khách hàng chủ yếu thanh toán với công ty bằng tiền mặt (nhưng thanh toán với người bán chủ yếu qua ngân hàng bằng việc mở L/C), tổng hợp và theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt. - Kế toán chi phí và kết quả kinh doanh: Tập hợp và phản ánh các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Cuối kỳ kết chuyển chi phí, doanh thu, giá vốn để xác định kết quả kinh doanh. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN 1. Hình thức kế toán: Công ty TNHH Thanh Phong là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và quy trình khép kín. Doanh nghiệp hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ với sơ đồ như sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chính sách kế toán của công ty : + Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 năm dương lịch. + Chế độ kế toán hiện hành công ty đang áp dụng: theo quyết định số 1141 –TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và vận dụng chuẩn mực kế toán theo thông tư 89. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá gốc hàng tồn kho và hàng xuất bán : phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp khấu hao : khấu hao theo phương pháp bình quân. + Tỷ giá ghi sổ: tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. 2. Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán a) Hạch toán ban đầu * Các chứng từ sử dụng : - Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Biên lai thu tiền - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Thẻ kho - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Hoá đơn tiền điện - Hoá đơn tiền nước - Hoá đơn cước vận chuyển, bốc xếp - Biên bản thanh lý TSCĐ……. * Trình tự luân chuyển chứng từ của một số loại chứng từ chủ yếu: Sơ đồ 5: Trình tự luân chuyển phiếu thu Trách nhiệm Công việc Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưỏng Thủ quỹ 1.Đề nghị được nộp tiền 2. Lập phiếu thu 3. Ký phiếu thu 4. Thu tiền 5. Ghi sổ 6. Bảo quản và lưu trữ (1) (2) (5) (6) (3) (4) * Ưu, nhược điểm: - Ưu điểm : kiểm soát chặt chẽ về mặt lợi ích. - Nhược điểm : nếu vắng KT trưởng thì không thu được tiền Sơ đồ 6: Trình tự luân chuyển phiếu chi Luân chuyển Công việc Người nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị chi Duyệt chi Lập phiếu chi Ký phiếu chi Chi tiền Ghi sổ Bảo quản và lưu trữ (1) (4) (8) (9) (2) (6) (3) (5) (7) *Ưu nhược điểm: +Ưu điểm: trình tự luân chuyển ngắn đảm bảo tính kiểm tra, xét duyệt. + Nhược điểm : không thuận lợi về mặt thời gian và nhân sự. Sơ đồ 7: Trình tự luân chuyển phiếu BQ va LT Kế toán HTK Thủ kho Bộ phận cung ứng Nghiệp vụ xuất kho Người có nhu cầu Thủ trưởng, KT trưởng xuất kho Lập chứng từ xin xuất Duyệt xuất Lập phiếu xuất kho Xuất hàng, ghi thẻ kho Ghi sổ Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: chặt chẽ đảm bảo hàng hoá, nguyên vật liệu được quản lý có hệ thống + Nhược điểm : trình tự luân chuyển phức tạp qua nhiều trung gian Sơ đồ 7: Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho Cán bộ cung ứng Người nhập hàng Ban Kiểm nghiệm Phụ trách cung ứng Thủ kho Kế toán HTK Bảo quản và lưu trữ Đề nghị nhập Kiểm hàng và lập BBKN Lập phiếu nhập kho Kỳ phiếu nhập kho Kiểm hàng, ghi thẻ kho Ghi sổ Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: quản lý theo từng hàng hoá tiện lợi, chặt chẽ + Nhược điểm : không thuận lợi về thời gian và lãng phí nhân lực b) Vận dụng hệ thống tài khoản: b1) Hệ thống tài khoản sử dụng: 3. Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế toán của công ty: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hằng ngày Sổ cái Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa Thẻ kho Sổ chi phí sản xuất Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách… Sổ chi tiết bán hàng. PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG A- HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG I- ĐẶC ĐIỂM THÀNH PHẨM Các thành phẩm của Công ty TNHH Thanh Phong lắp ráp ra đều có chung đặc điểm là một phần linh kiện được nhập khẩu từ nước ngoài, một phần linh kiện được nội địa hoá trong nước. Do vậy, hạch toán kế toán thành phẩm tại Công ty TNHH Thanh Phong cũng được chia làm 02 phần: Phần nhập khẩu và phần mua trong nước + Nghiệp vụ mua hàng trong nước: Khi mua hàng về nhập kho căn cứ chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 152 : trị giá mua chưa thuế Nợ TK 133(1331) : thuế giá trị gia tăng Có TK 111, 112, 141, 331, 311 : tổng gía thanh toán Nếu phát sinh chi phí mua hàng, căn cứ chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 642 : chi phí chưa thuế Nợ TK 133(1331) : thuế GTGT Có TK 111,112,141 : giá thanh toán Nếu hàng mua có bao bì đi kèm tính gía riêng phản ánh giá trị bao bì nhập kho kế toán ghi: Nợ TK153(1532) : giá chưa thuế Nợ TK 133(1331) : thuế GTGT Có TK 111,112,141,331 : giá thanh toán Bảng 2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty TNHH Thanh Phong PHIẾU NHẬP KHO Số: 01N01 Nợ: 152 Có: 111 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 02 tháng 01 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Hoàng Thị Duyến Theo hoá đơn số 072386 ngày 02/01/2006 của DNTN Duy Phương Nhập tại kho: Linh kiện lắp ráp động cơ diesel Địa điểm: Lô 1 - CN 3 cụm CN Ngọc Hồi - Thanh Trì - Hà Nội STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nắp đậy trục cân bằng VT01 Chiếc 100 100 11.000 1.100.000 2 Nắp đậy trục cam VT02 Chiếc 100 100 11.000 1.100.000 3 Chân máy VT03 Đôi 100 100 30.000 3.000.000 4 Bu ly VT04 Chiếc 100 100 40.000 4.000.000 Cộng 9.200.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 HĐ GTGT Ngày 02 tháng 01 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng + Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu: Khi hàng hoá được xác định là hàng nhập khẩu và doanh nghiệp đã thanh toán thì kế toán ghi: Nợ TK 151: tỷ giá thực tế Có TK144 :Tỷ giá đang ghi sổ Có TK 1112,1122 : tỷ giá thực tế đang ghi sổ Có TK 515 (hoặc NợTK635) : Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đồng thời, kế toán ghi: Có 007: số nguyên tệ đã thanh toán - Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK151 : thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 333(3333) : doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK133(1331) : Có TK 333(3331) : thuế GTGT của hàng nhập khẩu Khi hàng nhập khẩu về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Khi nhập khẩu hàng hoá phát sinh chi phí nhập khẩu (như vận chuyển, bốc xếp), kế toán hạch toán: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Bảng 3: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty TNHH Thanh Phong PHIẾU NHẬP KHO Số: 01N01 Nợ: 152 Có: 111, 331, 333 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 07 tháng 01 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Vũ Văn Linh Theo tờ khai nhập khẩu số 1105NK/KD/HN ngày 05/01/2006 Nhập tại kho: Linh kiện lắp ráp động cơ diesel Địa điểm: Lô 1 - CN 3 cụm CN Ngọc Hồi - Thanh Trì - Hà Nội STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bộ linh kiện động cơ diesel 1100 NK01 Bộ 200 200 690.000 138.000.000 2 Bộ linh liện động cơ diesel 1100N NK02 Bộ 200 200 700.000 140.000.000 Cộng 278.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi tám triệu đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Tờ khai nhập khẩu hàng hoá Ngày 07 tháng 01 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng II. TÍNH GIÁ THÀNH THÀNH PHẨM: Công ty TNHH Thanh Phong áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cho thành phẩm hoàn thành nhập kho. Giá thành thành phẩm = Chi phí NVL + Chi phí nhân công + Chi phí SX chung Trong đó: - Chi phí nguyên vật liệu được tính giá bình quân gia quyền của các phiếu xuất trong tháng. - Chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung được phân bổ theo chi phí nguyên vật liệu của từng loại thành phẩm. + Khi xuất kho NVL để lắp ráp kế toán ghi: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng loại thành phẩm) Có TK 152 + Chi phí nhân công phát sinh trong tháng của bộ phận lắp ráp: Nợ TK 622 Có TK 334 + Chi phí sản xuất chung của bộ phận lắp ráp: Nợ TK 627 Có TK 111 (112) … Công thức phân bổ chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung: åCP nhân công (SX chung PS trong kỳ) CP NC (SX chung) PB cho TP A = ---------------------------------------------------X Giá trị NVL dùng cho TP A PS trong kỳ åCP NVL xuất ra trong kỳ + Tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ để tính giá thành: Nợ TK 154 (chi tiết cho từng thành phẩm) Có TK 621, 622, 627 Sau đó, lập phiếu nhập kho thành phẩm và hạch toán: Nợ TK 155 (chi tiết cho từng thành phẩm) Có TK 154 (chi tiết cho từng thành phẩm) Hàng tháng, căn cứ vào các phiếu xuất - nhập và phân bổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Bảng 4: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty TNHH Thanh Phong PHIẾU NHẬP KHO Số: 01N01 Nợ: 155 Có: 154 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 10 tháng 01 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Bá Túc Nhập tại kho: Thành phẩm Địa điểm: Lô 1 - CN 3 cụm CN Ngọc Hồi - Thanh Trì - Hà Nội STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Động cơ diesel 1100 LR01 Cái 200 200 1.600.000 320.000.000 2 Động cơ diesel 1100N LR02 Cái 200 200 1.620.000 324.000.000 Cộng 644.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu trăm bốn mươi bốn triệu đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 10 tháng 01 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng III. HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG Bán hàng là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Bán hàng là cơ sở sinh ra lợi nhuận. Các doanh nghiệp luôn luôn mong muốn tìm kiếm lợi nhuận và tăng lợi nhuận. Có nhiều các để doanh nghiệp tăng lợi nhuận có thể là tăng doanh thu hoặc giảm chi phí hoặc vừa tăng doanh thu vừa tăng chi phí nhưng tăng doanh thu nhanh hơn … Biện pháp mà các doanh nghiệp thường dùng đó là tăng doanh thu. Để tăng doanh thu thì doanh nghiệp phải tiêu thụ được nhiều hàng hoá, đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá. Nhận thức được tầm quan trọng của bán hàng công ty luôn phải cố gắng tìm mọi cách để không ngừng mở rộng khả năng tiêu thụ bán được thật nhiều sản phẩm để tăng doanh thu bán hàng lên. Vì vậy mà công ty luôn phải có những biện pháp để thúc đẩy tiêu thụ như: Tăng cường các biện pháp marketing quảng cáo, giới thiệu sản phẩm có chính sách giá phù hợp với từng khách hàng khuyến khích người mua, áp dụng các phương thức thanh toán đa dạng giúp người mua thuận tiện cho việc thanh toán, có các dịch vụ đi kèm như: hướng dẫn sử dụng, cách thức sử dụng sản phẩm an toàn, hiệu quả, nếu có hàng hỏng hóc có thể cử chuyên viên kỹ thuật sửa chữa miễn phí với những hỏng hóc thuộc về lỗi kỹ thuật và trong thời gian bảo hành… Tất cả những phương pháp này là nhằm vào khách hàng: tối đa hoá lợi ích của khách hàng thúc đẩy họ mua nhiều hàng và thông qua đó tăng doanh số bán ra mà vẫn đảm bảo lợi ích của công ty không ngừng lớn mạnh. 1. Các phương thức, hình thức bán hàng của công ty: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay sản xuất ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khó tính nhất của người tiêu dùng đã khó nhưng việc đưa sản phẩm ấy đến tay người tiêu dùng, được người tiêu dùng chấp nhận lại càng khó hơn. Do đó công tác bán hàng của công ty phải có những phương thức, hình thức phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh đồng thời thuận tiện đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Trước tình hình này, công ty đã và đang đa dạng phương thức, hình thức bán hàng. Hiện nay công ty áp dụng hai hình thức bán hàng đó là: + Bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng. + Bán lẻ thu tiền trực tiếp Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng: Doanh thu của công ty chủ yếu do phương thức bán này tạo ra và đây là phương thức bán chủ yếu của công ty và khối lượng bán ra mỗi lần là lớn. Thành phẩm của Công ty sau khi sản xuất lắp ráp ra sẽ được nhập kho để chờ tiêu thụ. Theo các hợp đồng thương mại đã kí kết bên mua cử đại diện đến kho của công ty để nhận hàng. Theo hợp đồng công ty sẽ giao hàng cho người mua, tuỳ theo quy định trả tiền trong hợp đồng mà thu tiền của người mua hoặc yêu cầu người mua kí nhận nợ. Khi giao hàng nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu thu - đối với khách hàng trả tiền mặt hoặc mở tài khoản 131 nếu khách hàng chưa trả tiền chấp nhận thanh toán. Hầu như tất cả khách hàng của công ty khi đến lấy hàng thì mang phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê ngoài đến nhưng nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển thì công ty có thể đáp ứng và vận chuyển thuê cho khách . Thủ tục giao hàng của công ty là nhanh gọn khiến không mất thời gian của khách hàng. Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Công ty có một quầy bán lẻ tại công ty. Với hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Đây là hình thức bán hàng không chủ yếu của công ty nhưng nó cũng làm tăng doanh thu bán hàng của công ty lên. Mà hơn nữa giá bán lẻ của công ty lại tương đối “mềm” so với giá bán của các cửa hàng khác nên cũng thu hút một lượng khách hàng mua lẻ lớn đến với công ty. Do vậy mà công ty luôn coi trọng và quan tâm đến phương thức bán này. Tuy nhiên thứ tự ưu tiên vẫn là phương thức bán buôn trước 2. Các phương thức và hình thức thanh toán Trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ hàng hoá công ty có quan hệ với nhiều khách hàng và mức độ quan hệ với từng khách hàng là khác nhau. Công ty có khách hàng ở hầu khắp các tỉnh thành trong cả nước. Trong số này có nhiều khách hàng thường xuyên và có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Chính vì tập khách hàng của công ty tương đối lớn và mối quan hệ phức tạp nên công ty phải hết sức chú ý và cần thiết khi phân loại khách hàng mà có những phương thức thanh toán hợp lý. Đối với khách hàng là công ty lớn có quan hệ thường xuyên liên tục có tín nhiệm thì có thể nợ lại. Đối với khách hàng không thường xuyên mua lần đầu thì phải trả tiền ngay …. Các phương thức và hình thức thanh toán mà công ty áp dụng là phong phú như: - Thanh toán bằng tiền mặt: Đối với khách hàng mua lần đầu, khách hàng mua với số lượng nhỏ (mua lẻ). - Thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản): Với các khách hàng thường xuyên có tín nhiệm trên thị trường. Sau khi giao hàng công ty nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng hoặc chấp nhận séc do khách hàng trả. - Chấp nhận nợ: Đối với công ty có mối quan hệ lâu dài, thường xuyên với công ty, công ty cung cấp một khoản tín dụng tạo điều kiện cho khách hàng kinh ._.