Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm

a việc sử dụng tài sản vật tư tiền vốn nhằm giữ thế chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp. Những năm qua cùng với chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đang thực hiện mở cửa để từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới. Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang có nhiều thời cơ cũng như thách thức mới. Do vậy, để tận dụng được những thuận lợi và vượt qua được những khó khăn của nền kinh tế thị trường thì buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải giải quyết tốt tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Muốn vậy, các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm phải đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm của mình, đó là điều kiện sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp, được trang bị kiến thức lý luận ở trường và được tiếp xúc thực tế công tác kế toán tại Công ty, dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn, của các cô chú các anh chị phòng kế toán - tài chính của Công ty, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu nghiệp vụ “Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm” và đã hoàn thành báo cáo này. Nội dung của báo cáo thực tập nghiệp vụ này bao gồm 2 phần chính sau: Phần 1: Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội. Phần 2: Thực tế nghiệp vụ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội. Phần 1: Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Với cách tổ chức quản lý sản xuất, quy mô và đặc điểm hoạt động của công ty cũng như trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán, đòi hỏi Công ty phải tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất. Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội có quy mô vừa, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung trên cùng địa bàn nên tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau: Kế toán trưởng Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, thuế Kếtoán tổng hợp và kiểm tra kế toán Kế toán vật tư-NVL, TSCĐ Kế toán Tlương và các khoản trích theo lương Thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán Kế toán tập hợp CP và tính giá thành SP Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội 1.1.2. Đặc điểm bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn Công ty được thực hiện tập trung ở phòng kế toán tài chính, còn ở các bộ phận đều không có tổ chức kế toán mà chỉ thực hiện việc thu nhận, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán để xử lý và tổng hợp thông tin. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức này ở Công ty đảm nhận các nhiệm vụ như: hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lao động, tính tiền lương phải trả, phân bổ tiền lương, tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, hạch toán về tạm ứng, thanh toán với khách hàng, tiền gửi, tiền vay ngân hàng, TSCĐ, vốn kinh doanh, quỹ của Công ty và lập Báo cáo tài chính. Đóng hộp Việc tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung ở Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội là phù hợp với địa điểm hoạt động của Công ty: địa bàn hẹp, đi lại thuận lợi nó đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất với công tác kế toán toàn Công ty. Việc kiểm tra xử lý thông tin kế toán được tiến hành kịp thời chặt chẽ, lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin kế toán. Từ đó thực hiện kiểm tra và chỉ đạo sát sao hoạt động của Công ty, việc phân công lao động chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán thực hiện được dễ dàng với bộ máy gọn nhẹ. 1.1.3. Nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Công ty Phòng kế toán - tài chính của Công ty gồm 7 người: 1 kế toán trưởng và 6 kế toán viên trong đó mỗi người đảm nhiệm những nhiệm vụ chủ yếu sau: Kế toán trưởng: Phụ trách chung chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do các nhân viên kế toán thực hiện, giám sát và ký duyệt các chứng từ phát sinh, tổng hợp, lập và phân tích các báo cáo kế toán, phân công công việc cho các nhân viên kế toán. Tổ chức và phân công chức năng nhiệm vụ cho từng người, nghiên cứu tìm hiểu trên cơ sở tài liệu số liệu báo các kết quả phân tích tình hình hoạt đông sản xuất kinh doanh của Công ty từ đó tư vấn, kiến nghị ban lãnh đạo về kế hoạch sản xuất và lựa chọn phương án tốt nhất, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các báo cáo kế toán tài chính. Thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán: Ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình bién động các khoản vồn bằng tiền, ghi chép các khoản công nợ, tiền vay và thực hiện các giao dịch liên quan đến các khoản vồn bằng tiền và các khoản công nợ phải thu, phải trả. Kế toán vật tư - nguyên vật liệu, tài sản cố định: Theo dõi, ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho; tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ; lập báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Thu thập thông tin về kết quả thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên từ các bộ phận sản xuất, phòng ban; tham gia tính lương và các khoản trích theo lương phải trả cán bộ công nhân viên; theo dõi, thanh toán lương, BHXH, tiền ăn ca và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên Công ty. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và tính giá thành sản phẩm hoàn thành, đánh giá sản phẩm dở dang; thống kê các chỉ tiêu liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản xuất; lập báo cáo nội bộ phục vụ yêu cầu quản trị chi phí sản xuất và giá thành sản xuất sản phẩm. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, thuế: Ghi chép, theo dõi thành phẩm tồn kho, doanh thu và các khoản điều chỉnh doanh thu; ghi chép, theo dõi và thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ; tính toán, ghi chép trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và lập các báo cáo nội bộ liên quan đến tình hình tiêu thụ thành phẩm. Kế toán tổng hợp, kiểm tra kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ; kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán khác chuyển sang để phục vụ cho việc khóa sổ kế toán và lập báo cáo kế toán; lập bảng cân đối tài khoản, báng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh toàn Công ty. 1.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 1.2.1. Hệ thống sổ kế toán áp dụng Theo chế độ kế toán hiện hành, có bốn hình thức tổ chức sổ kế toán, đó là: + Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung + Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ cái + Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ Tuỳ theo doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán nào mà xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ. Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng với trình tự ghi sổ kế toán như sau: Chứng từ gốc; Bảng phân bổ Sổ kế toán chi ti ết Bảng kê Nhật ký-Chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra số liệu (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- chứng từ hoặc Bảng kê, các sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký- chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký- chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- chứng từ. (2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký- chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Theo hình thức kế toán này thì có các mẫu sổ sau: + Các nhật ký-chứng từ + Sổ cái + Các bảng kê + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết 1.2.2. Chế độ kế toán áp dụng * Niên độ kế toán: 1/1/N đến 31/12/N. * Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Việt Nam Đồng (VND). * Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp tuyến tính cố định: Phương pháp này cố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tăng sản lượng để hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận, đây là phương pháp được vận dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Tỉ lệ % khấu hao cơ bản năm X Nguyên giá TSCĐ = = Mức khấu hao bình quân năm Nguyên giá TSCĐ Số năm sử dụng % khấu hao cơ bản bình quân năm = X 100 Số năm sử dụng Mức khấu hao bình quân tháng = 12 tháng = Mức khấu hao bình quân năm Nguyên giá TSCĐ X % khấu hao cơ bản 12 tháng 1 Nhưng theo quy định hiện nay của Bộ Tài chính theo quyết định 206/2003QĐ-BTC thì việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày mà TSCĐ tăng; giảm; ngừng tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh theo số ngày của tháng. Như vậy theo quyết định này tính khấu hao phải theo nguyên tắc tròn ngày. Hàng tháng trích khấu hao phải theo công thức sau: - Số khấu hao tăng thêm tháng này + Số khấu hao đã trích tháng trước = Số khấu hao giảm trong tháng này Số khấu hao phải trích tháng này Trong đó: Mức khấu hao TSCĐ tăng thêm tháng trước = S ố ng ày c ủa th áng Số ngày thực tế phải trích khấu hao trong tháng của TSC Đ Mức khấu haoTSCĐ phải trích bình quân tháng của TSCĐ tăng thêm X Mức khấu hao của TSCĐ giảm đi trong tháng này Số ngày của tháng Số ngày thôi trích khấu hao thực tế trong tháng của TSCĐ X Mức khấu hao phải trích bình quân của TSCĐ giảm = * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội áp dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình nhập - xuất - tồn sản phẩm, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này thì các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá. Vì vậy mà giá trị vật tư hàng hoá tồn kho có thể được xác định trong bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng ( VAT): Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp bình quân * Hệ thống báo cáo tài chính của công ty: Báo cáo tài chính của công ty tuân thủ theo đúng mẫu biểu do Nhà nước quy định, hệ thống báo cáo được sử dụng nhằm cung cấp thông tin về tài chính,về tình hình sản xuất kinh doanh và những biến động trong các hoạt động của công ty, giúp cho ban lãnh đạo của công ty hay các đối tượng khác có liên quan sử dụng thông tin được cung cấp đánh giá một cách chính xác thực trạng của công ty. Hiện nay công ty sử dụng 4 loại báo cáo tài chính đó là: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Phần 2: Thực tế nghiệp vụ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội 2.1. Kế toán thành phẩm 2.1.1. Đặc điểm thành phẩm Cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói chung và sản xuất sơn nói riêng để tạo ra được sản phẩm cuối cùng phục vụ người tiêu dùng, Công ty phải trải qua quy trình công nghệ sản xuất phức tạp. Quy trình này bao gồm các giai đoạn chính như sau: Tổng hợp nhựa Alkyd Công đoạn muối trộn Công đoạn nghiền cán Công đoạn pha trộn, đóng hộp Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất chung Kết thúc công đoạn cuối cùng đó là công đoạn pha trộn và đóng hộp, Công ty cho ra sản phẩm chủ yếu của mình là sơn, vecni và chất phủ bề mặt. Sau khi các sản phẩm này được kiểm nghiệm nếu đạt yêu cầu kỹ thuật sẽ được nhập kho hoặc xuất bán thẳng cho khách hàng. Những sản phẩm này được gọi là thành phẩm. Như vậy thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, do các bộ phận sản xuất kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ của đơn vị tiến hành, được kiểm nghiệm đáp ứng mọi tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. Ngoài ra, được coi là thành phẩm còn bao gồm cả những sản phẩm thuê ngoài gia công chế biến đã hoàn thành. Thành phẩm của Công ty do các bộ phận sản xuất chính và phụ của công ty sản xuất ra, Công ty không thuê ngoài gia công chế biến. Các thành phẩm này chủ yếu là sơn, vecni và chất phủ bề mặt đòi hỏi việc sản xuất được thực hiện theo đúng quy trình công nghệ và được kiểm tra chặt chẽ. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt chỉ tiêu chất lượng và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. 2.1.2. Tính giá thành phẩm * Tính giá thành phẩm nhập kho Để tính giá thành thành phẩm nhập kho, kế toán căn cứ vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154. Để tính giá thành của thành phẩm sản xuất ra, kế toán sử dụng công thức : Giá thành đơn vị sản phẩm = Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ - Chi phí dở dang cuối kỳ Số lượng sản phẩm hoàn thành Trong tháng 3 năm 2007, công ty sản xuất sơn Epoxy và có 2 lần nhập kho ngày 20 tháng 3 và ngày 31 tháng 3. Tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm sơn Epoxy như sau: + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 98.000.000 đ - Chi phí nhân công trực tiếp : 35.750.000 đ - Chi phí sản xuất chung : 40.700.000 đ + Số chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ là : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 9.100.000 đ - Chi phí nhân công trực tiếp : 3.500.000 đ - Chi phí sản xuất chung : 3.780.000 đ + Số chi phí dở dang cuối kỳ : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 2.950.000 đ - Chi phí nhân công trực tiếp : 750.000 đ - Chi phí sản xuất chung : 970.000 đ Từ những số liệu trên, ta có thể lập bảng tính giá thành sản phẩm Sơn Epoxy như sau: Bảng tính giá thành sản phẩm sơn Epoxy - số lượng: 4.450 kg ĐVT: đồng Khoản mục chi phí Dở dang đầu kỳ Chi phí trong kỳ Dở dang cuối kỳ Tổng giá thành sản xuất Giá thành đơn vị Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 9.100.000 98.000.000 2.950.000 104.150.000 23.404 Chi phí nhân công trực tiếp 3.500.000 35.750.000 750.000 38.500.000 8.652 Chi phí sản xuất chung 3.800.000 40.700.000 970.000 43.530.000 9.782 Cộng 16.400.000 174.450.000 4.670.000 186.180.000 41.838 Như vậy, giá thành sản xuất 1 kg sơn Epoxy như sau: Giá thành sản xuất 1kg Sơn Epoxy = 104.150.000 + 38.500.000 + 43.530.000 4.450 = 41.838 (đ/kg ) * Tính giá thành phẩm xuất kho: Sau quá trình sản xuất thành phẩm của công ty sẽ được kiểm tra, xét duyệt cẩn thận và chặt chẽ về số lượng và chất lượng. Khi xuất kho bán cho khách hàng theo các đơn đặt hàng, các hợp đồng đã được lập hoặc theo đơn hàng của các khách hàng lẻ, thành phẩm của công ty sẽ được tính giá theo phương pháp bình quân - cơ sở cho việc tính giá vốn của số hàng bán ra. Theo phương pháp này thì giá xuất kho thành phẩm của công ty được tính theo công thức : Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế thành Phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho * Giá đơn vị bình quân 2.1.3. Kế toán chi tiết thành phẩm * Chứng từ sử dụng: - Nhập kho thành phẩm: Thành phẩm của công ty sau quá trình sản xuất sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng. Những thành phẩm đã đạt yêu cầu sẽ được nhập kho. Để nhập kho thành phẩm, công ty sử dụng chứng từ là phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là cơ sở để thủ kho theo dõi thành phẩm về mặt số lượng và cũng là cơ sở để kế toán theo dõi cả về mặt số lượng cũng như giá trị thành phẩm. Căn cứ vào phiếu nhập kho, cuối ngày thủ kho ghi lên thẻ kho thành phẩm về số thành phẩm đã nhập, kế toán lên báo cáo nhập - xuất - tồn kho. Mẫu phiếu nhập kho như sau : PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Người giao hàng: PX sơn cao cấp Đơn vị: Nhập tại kho: SP II Địa điểm: Thanh Liệt – Thanh trì – Hà Nội Nội dung: Nhập kho thành phẩm Số TT Mã kho Tên vật tư TK nợ TK có Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 1 Sơn Epoxy 155 154 Kg 550 41.838 23.010.900 Nhập ngày..…tháng…..năm..…. Người giao hàng ( Ký, họ tên) Phụ trách nhập hàng ( Ký, họ tên) Người nhận hàng ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) - Xuất kho thành phẩm: Căn cứ vào các hợp đồng mà công ty đã ký kết với khách hàng, hoặc với các đại lý thì công ty xuất hàng hoá giao cho họ và nhận số tiền cho số hàng mà công ty đã bán giao cho khách hàng. Để xuất kho hàng hoá công ty đã sử dụng phiếu xuất kho, theo đó thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để kiểm tra số lượng hàng hoá mà công ty đã xuất, cùng với việc kiểm tra số lượng thì thủ kho phải kiểm tra cả chủng loại hàng hoá đồng thời sử dụng phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho lúc cuối ngày ở cột xuất kho. Đối với kế toán thì phiếu xuất kho là căn cứ để tính giá vốn hàng bán, theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của thành phẩm. Mẫu phiếu xuất kho như sau: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 27 tháng 03 năm 2007 Người nhận hàng: Nguyễn MinhVăn Đơn vị: Địa chỉ: Thanh Xuân – Hà Nội Lý do xuất kho: Xuất bán cho khách hàng Số TT Mã kho Tên vật tư TK nợ TK có Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 1 Sơn Epoxy 632 155 Kg 370 41.712 15.433.440 Xuất ngày..…tháng…..năm..…. Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận ( Ký, họ tên) Người nhận hàng ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) * Kế toán chi tiết thành phẩm: Thành phẩm của công ty được thực hiện trên từng kho và ở phòng kế toán của công ty theo từng loại thành phẩm về hai mặt hiện vật và giá trị. Hiện nay có 3 phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm đó là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Tại công ty cổ phần sơn tổng hợp Hà Nội đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Sơ đồ kế toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Thẻ, sổ chi tiết Kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu Theo phương pháp này thì thủ kho là người theo dõi chỉ tiêu số lượng còn kế toán theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cụ thể là: + Tại kho: thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, và cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho. Theo định kỳ thì thủ kho chuyển các chứng từ nhập kho và xuất kho về cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ nhập kho và chứng từ xuất kho thì kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn kho. Trên cơ sở đó để đối chiếu số liệu trên thẻ kho của thủ kho và cung cấp số liệu cho bộ phận kế toán thực hiện. Hiện nay phương pháp thẻ song song được áp dụng phổ biến vì dễ làm và dễ đối chiếu, nhất là đối với các doanh nghiệp được trang bị máy vi tính. Tuy nhiên nó cũng có hạn chế nhất định đó là làm cho khối lượng công việc của kế toán tăng lên vì kế toán không chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng mà còn theo dõi chỉ tiêu giá trị. Từ phiếu nhập kho ngày 20/03/2007 và phiếu xuất kho ngày 27/03/2007 thủ kho ghi vào thẻ kho và ta có mẫu thẻ kho như sau: Đơn vị : THẺ KHO Ngày lập thẻ : Tờ số : Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư : Sơn Epoxy Đơn vị tính : Kg Mã số : Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F 1 20/3/07 Nhập kho TP 20/3/07 550 2 27/3/07 Xuất kho TP 27/3/07 370 Ngày …. tháng…. năm….. Thủ kho (Ký, họ tên ) Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán căn cứ vào các chứng từ trên để vào sổ chi tiết thành phẩm. Mẫu sổ chi tiết thành phẩm như sau: Đơn vị : SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM Năm : 2007 TK 155 - Tên kho : Kho SP II Tên, quy cách thành phẩm : Sơn Epoxy Đơn vị tính : Kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ 20/3/07 Nhập kho thành phẩm từ sản xuất 154 41.838 550 23.010.900 27/3/07 Xuất kho bán cho KH 632 41.712 370 15.433.440 Cộng tháng Ngày….. tháng…. năm….. Người ghi sổ (Ký, họ tên ) Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất kho thành phẩm * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất kho, tình hình biến động tăng giảm của thành phẩm trong kho công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội sử dụng TK 155 - “Thành phẩm”. Kết cấu của TK 155 như sau: TK 155 * Số dư đầu kỳ : Số thành phẩm tồn kho đầu kỳ * Số phát sinh tăng : - Nhập kho thành phẩm - Thành phẩm bán bị trả lại * Số dư cuối kỳ : Số thành phẩm tồn kho cuối kỳ * Số phát sinh giảm : - Xuất kho bán hàng theo các hợp đồng, xuất kho cho đại lý… - Xuất kho khuyến mãi, quảng cáo … * Kế toán trên sổ: Trên cơ sở các chứng từ trên là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ta có thể vào các sổ tổng hợp như sau: BẢNG KÊ SỐ 8 TK 155- Thành phẩm Tháng 03 năm 2007 Số dư đầu tháng: Số TT Ngày Có TK 154 Cộng Nợ Nợ TK 632 Cộng Có 1 20/03/07 23.010.900 23.010.900 2 27/03/07 15.433.440 15.433.440 Cộng Số dư cuối tháng: Lập ngày….tháng…..năm…… Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ SỐ 8 Tháng 03 năm 2007 Số TT Số hiệu TK ghi nợ Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 155 511 632 641 642 911 Tổng cộng 1 131 Phải thu của KH 2 331 Phải trả ng ười bán 3 511 Doanh thu bán hàng 4 632 Giá vốn hàng bán 15.433.440 5 911 XĐ KQKD Cộng Đã ghi sổ cái ngày…tháng…năm… Lập ngày….tháng…..năm….. Kế toán ghi sổ ( Ký, tên) Kế toán tổng hợp ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) SỔ CÁI TK 155 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK Đ/ư Nợ với TK này S.hiệu TK Tháng 01 Tháng 02 Tháng 03 … Tháng 12 Cộng CPSX kinh doanh dd 154 23.010.900 Cộng phát sinh nợ 23.010.900 Tổng phát sinh có 15.433.440 Dư nợ cuối tháng Dư có cuối tháng Ngày…tháng…năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm 2.2.1. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm và chứng từ sử dụng Khi các doanh nghiệp đã sản xuất ra thành phẩm, có nhiệm vụ quan trọng là phải tiêu thụ được sản phẩm đã sản xuất ra. Chỉ có tiêu thụ được sản phẩm hàng hoá thì doanh nghiệp mới có điều kiện để thu hồi lại vốn lớn hơn nguồn vốn đã bỏ ra ban đầu, nghĩa là sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra đã được thực hiện về giá trị và giá trị sử dụng, sản phẩm của doanh nghiệp đã được xã hội công nhận với số vốn đã thu hồi về thông qua quá trình tiêu thụ. Doanh nghiệp có điều kiện để trang trải chi phí, thực hiện lợi ích kinh tế với Ngân sách Nhà nước, với đối tượng cho vay, đầu tư kinh doanh với người lao động đồng thời có điều kiện để tích luỹ tái sản xuất mở rộng. Và quá trình tiêu thụ là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ,…Trong đó doanh nghiệp chuyển giao hàng hoá, dịch vụ đó theo giá quy định hoặc thoả thuận. Và thời điểm xác định doanh thu bán hàng sẽ tuỳ thuộc vào từng phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tiền. Trong nền kinh tế thị trường thì việc tiêu thụ thành phẩm được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau, theo đó các sản phẩm vận động từ doanh nghiệp sản xuất đến tay người tiêu dùng. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức tiêu thụ thành phẩm phổ biến tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp như: phương thức tiêu thụ trực tiếp, phương thức tiêu thụ gửi hàng chờ chấp nhận, tiêu thụ qua đại lý, phương thức bán hàng trả góp, trả chậm, phương thức đổi hàng,… Và hiện tại công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội áp dụng các phương thức tiêu thụ thành phẩm đó là: phương thức tiêu thụ trực tiếp và tiêu thụ qua đại lý. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội áp dụng hoá đơn giá trị gia tăng làm chứng từ gốc, đó là căn cứ để thủ kho làm thủ tục xuất kho, là căn cứ để kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu, còn khách hàng đi đường làm chứng từ ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ có số lượng nhiều nhất trong kế toán tiêu thụ của công ty. * Phương thức tiêu thụ thành phẩm trực tiếp: Theo phương thức này thì khách hàng sẽ đến trực tiếp công ty tại kho, quầy hoặc trực tiếp tại bộ phận sản xuất không qua kho của công ty và trực tiếp nhận hàng, khi thành phẩm được chính thức giao cho khách hàng thì được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng này, số hàng được ghi nhận doanh thu và người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số hàng người bán giao. Thủ tục chứng từ sử dụng: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, khi giao hàng công ty lập hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn được lập thành ba liên trong đó một liên được lưu tại quyển, hai liên còn lại chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, giao cho người mua một liên làm chứng từ đi đường, còn lại chuyển về phòng kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên hoá đơn đã có chữ ký xác nhận của người mua nhận hàng. * Phương thức tiêu thụ qua đại lý: Theo phương thức này, số hàng sau khi giao cho đơn vị nhận đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi được chính thức tiêu thụ ( trừ trường hợp đại lý mua hẳn số sản phẩm đó). Bên giao hàng và bên nhận làm đại lý phải có hợp đồng kinh tế trong đó quy định về số hàng, giá bán và tỷ lệ hoa hồng đại lý được hưởng. Thủ tục chứng từ bán hàng: Khi xuất kho sản phẩm cho đại lý, công ty lập hoá đơn bán hàng cùng với biên bản giao hàng đại lý ( lập hai liên trong đó một liên giao cho người nhận đại lý, một liên gửi về phòng kế toán để theo dõi. Hết thời hạn quy định, căn cứ vào báo cáo bán hàng của đại lý, kế toán ghi nhận doanh thu và chi phí. Bên cạnh hoá đơn giá trị gia tăng, công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: - Phiếu thu : Phiếu thu được lập trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng, khách hàng đặt tiền trước, khách hàng trả nợ ….Trong những trường hợp đó, kế toán phải lập phiếu thu, ghi rõ lý do thu tiền và đây chính là cơ sở để ghi sổ. - Phiếu chi :Trong nhiều trường hợp, khi bán hàng cho khách hàng, công ty phải chịu các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc xếp,… Khi đó, kế toán phải lập phiếu chi để thanh toán các khoản trên. Mẫu biểu một số chứng từ trên như sau: Mẫu số 01GTGT – 3 LL HOÁ ĐƠN ( GTGT) Liên 1 : (Lưu) Ngày 27 tháng 3 năm 2007 Ký hiệu : Số : 86 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội Địa chỉ : Thanh Liệt-Thanh Trì-Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Nguyễn Ánh Tuyết Đơn vị : Địa chỉ : Hoàn Kiếm-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán : tiền mặt Mã số : STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn Epoxy Kg 160 60.000 9.600.000 Cộng tiền hàng : 9.600.000 đ Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 960.000 đ Tổng cộng tiền thanh toán : 10.560.000đ Số tiền viết bằng chữ : Mười triệu năm trăm sáu mươi nghìn đông chẵn Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên ) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Mẫu số 01GTGT – 3 LL HOÁ ĐƠN ( GTGT) Liên 1 : (Lưu) Ngày 27 tháng 3 năm 2007 Ký hiệu : Số : 90 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Sơn tổng hợp Hà Nội Địa chỉ : Thanh Liệt-Thanh Trì- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Đại lý Quang Lâm Đơn vị : Địa chỉ : Đông Anh - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Trả chậm Mã số : STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn Epoxy Kg 210 60.000 12.600.000 Cộng tiền hàng : 12.600.000đ Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 1.260.000đ Tổng cộng tiền thanh toán : 13.860.000đ Số tiền viết bằng chữ : Mười ba triệu tám trăm sáu mươi nghìn đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên ) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Đơn vị : Bộ phận : PHIẾU THU Ngày 30 tháng 3 năm 2007 Quyển số : Số : 30 Nợ : Có : Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Thanh Tú Địa chỉ : Đại lý Quang Lâm Lí do nộp : Nộp tiền hàng Số tiền : 13.860.000 đ Viết bằng chữ : Mười ba triệu tám trăm sáu mươi nghìn đồng Kèm theo : chứng từ gốc Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đơn vị : Bộ phận : PHIẾU CHI Ngày 27 tháng 3 năm 2007 Quyển số : Số : 55 Nợ : Có : Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Mạnh Cường Địa chỉ : Lí do chi : Tiền vận c._.