Kế toán thành phẩm, Kế toán bán hàng, ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều rất năng động. Họ không chỉ thực hiện nghành nghề sản xuất kinh doanh của mình như doanh nghiệp sản xuất không chỉ đơn thuần là sản xuất .... mà họ còn xâm nhập vào mọi lĩnh vực như mua - bán để kinh doanh kiếm lời. Vì vậy đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh , muốn tồn tại và phát triển thì phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, đảm bảo thu hồi vồn và có thể quay vòng vốn nhanh, bù đắp các chi phí bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của mình trên thương trường . Hoạt động sản xuất kinh doanh là quá trình thực hiện các nghiệp vụ mua, bán, dự trữ, bảo quản hàng hoá. Mỗi nghiệp vụ này đều có những ảnh hưởng nhất định đến quá trình sản xuất kinh doanh song ²bán” là khâu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải tiêu thụ được hàng hoá hoặc sản phẩm của mình . Mặt khác mục tiêu của doanh nghiệp là không ngừng mở rộng phạm vi, quy mô hoạt động muốn vậy phải có tích luỹ, vì thế việc xác định chính xác kết quả bàn hàng và kết quả kinh doanh nói chung là vấn đề đặc biệt quan tâm, chú trọng . Để có thể tổ chức công tác kế toán thành phẩm - bán hàng - xác định kết quả bán hàng, thì kế toán thành phẩm bán hàng - xác định kết quả giữ một vai trò hết sức quan trọng. Vì vậy phần hành kế toán này phải được tổ chức một cách hợp lý và khoa học, đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp , góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp . Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên tôi đã lựa chọn nghiên cứu chuyên đề “Kế toán thành phẩm, kế toán bán hàng, ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà” trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt Nam. Chuyên đề tốt nghiệp gồm ba phần : Phần I : Lý luận chung về kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng Phần II : Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán thành phẩm- bán hàng ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà Phần III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán thành phẩm - bán hàng ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà  Phần I Lý luận chung về kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng - doanh nghiệp 1 . ý nghĩa của việc tổ chức kế toán thành phẩm bán hàng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán được sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong một đơn vị. Kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệp công nghiệp. Hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trong một thời kỳ do vậy công tác kế toán thành phẩm bán hàng - là một yếu tố khách quan. áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để tổ chức kế toán thành phẩm khoa học hợp lý đúng chế độ tài chính kế toán của nhà nước, đảm bảo phản ánh chính xác trung thực khách quan tình hình nhập xuất kho thành phẩm . Tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng - tại một thời kỳ sản xuất . Thông thường trong doanh nghiệp công nghiệp những sản phẩm hàng hoá sản xuất ra được tiêu thụ ngay có thể là bán hàng thẳng cho người tiêu dùng, cũng có thể giửi bán qua các đại lý . Ta thấy rằng sản phẩm là kết quả của quá trình sản xuất nên đặc điểm của sản phẩm sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp của đặc điểm quy trình sản xuất ra nó . Nếu các doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất ra các sản phẩm lên tục , sản phẩm nhiêu chủng loại, khối lượng lớn chu kỳ sản xuất ngắn , việc sản xuất ít phụ thuộc vào thời vụ và thiên nhiên thì sản phẩm đó sau khi đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ được nhập kho . 2 . Khái niệm thành phẩm bán hàng : Các doanh nghiệp sản xản xuất làm ra các loại sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế . Các sản phẩm đó được gọi là thành phẩm . Nói một cách đầy đủ hơn thành phẩm là sản phẩm đã đúc kết quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến , đã được đen bán hoặc nhập kho để bán. Sản phẩm nói chung là kết quả của quá trình sản xuất chế tạo ra nó, có thể là thành phẩm nhưng cũng có thể chưa phải là thành phẩm . Ví như trong sản xuất công nghiệp chỉ sản phẩm của bước công nghệ cuối cùng của doanh nghiệp và tiêu chuẩn kỹ thuật mới được coi là thành phẩm , còn sản phẩm của các bước công nghệ , các giai doạn sản xuất trước đó chỉ mới là nửa thành phẩm . Trong xây dựng cơ bản thành phẩm chỉ là công trình đã hoàn thành bàn giao vào sử dụng , còn sản phẩm thì bao gồm cả công trình đã được bàn giao và cả công trình hoàn thành theo giai đoạn quy ước được nghiệm thu . Trong sản xuất nông nghiệp thường thì sản phẩm cũng chính là thành phẩm . Thành phẩm của doanh nghiệp được đem bán thu hồi vốn thực hiện quá trình tái sản xuất tiêu thụ thành phẩm hay còn gọi là bán hàng , là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của ²hàng” (thành phẩm) tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (hàng đ tiền) . Ngoài thành phẩm là bộ phận chủ yếu hàng đem tiêu thụ có thể là hàng hoá , vật tư hay lao vụ dịch vụ cung cấp cho khách hàng . ²Hàng” cung cấp để thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp được gọi là tiêu thụ ra ngoài. Trường hợp thành phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty , một tập đoàn được gọi là tiêu thụ nội bộ. Doanh nghiệp luôn luôn quan tâm đến thành phẩm của mình trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. Hiện vật được thể hiện cụ thể bằng số lượng (hay khối lượng) hay chất lượng nhập kho hay giá vốn của thành phẩm đang bán . Nghiệp vụ bán hàng lại liên quan các khách hàng khác nhau , các phương thức bán hàng, các thể thức thanh toán ... Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý : * Yêu cầu : - Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trình nhập xuất tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng , chất lượng và giá trị. - Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thành toán, từng loại thành phẩm tiêu thụ và từng khách hàng. * Nhiệm vụ : - Tổ chức theo dõi , phản ánh chính xác , đầy đủ kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm hàng hoá trên các mặt hiện vật cũng như giá trị . - Theo dõi , phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ , ghi chép kịp thời , đầy đủ các khoản chi phí bàn hàng , thu nhập bán hàng cũng như chi phí và thu nhập hoạt động khác. 3. Kế toán thành phẩm hàng hoá : a. Chứng từ hạch toán chi tiết thành phẩm : Chứng từ sổ sách mọi nghiệp vụ biến động của thành phẩm đều phải được ghi chép phản ánh vào chứng từ ban đầu theo đúng nội dung quy định. Các chứng từ chủ yếu, phiếu nhập kho , phiếu xuất kho , hoá đơn kiêm phiếu xuất kho , biên bản kiểm kê (xem ²chế độ chứng từ kế toán” - Ban hành theo quyết định 1141 TC/CĐKT của Bộ Tài chính ngày 01/11/1995) . Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của thành phẩm để phân loại tổng hợp và ghi vào sổ kế toán thích hợp . Sổ sách bao gồm : Thẻ kho, sổ chi tiết thành phẩm, sổ số dư, sổ đối chiếu luân chuyển . b. Kế toán chi tiết thành phẩm : Kế toán chi tiết thành phẩm được theo dõi đồng thời giữa kho và phòng kế toán để ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho theo từng loại, thứ thành phẩm về cả mặt số lượng, giá trị. Doanh nghiệp có thể vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết : Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển . * Phương pháp thẻ song song : Thẻ kho Chứng từ nhập chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp N- X- t Sơ đồ kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song (1) ) (1) (3) (2) (2) (4) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Ưu điểm : Ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu + Nhược điểm : Việc ghi chép gữa kho và phòng kế toán còn chùng lặp về chỉ tiêu số lượng . Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán . + Phạm vi ứng dụng : áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại thành phẩm , khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập , xuất ít , không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế . * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : + Nội dung : Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Sơ đồ 2: kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (1) (1) (4) (2) (3) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng . + Nhược điểm : Việc ghi sổ vãn còn chùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật , về việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối thàng mà hạn chế tác dụng kiểm tra . + Phạm vi ứng dụng : áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất , không bố chí riêng nhân viên kế toán chi tiết thành phẩm do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày . * Phương pháp sổ số dư : Sơ đồ 3: kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng LUỹ kế xuất Bảng tồng hợp N-X-T Bảng LUỹ kế Nhập (1) (1) (2) (3) (2) (3) (5) (3) (4) (4) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Ưu điểm : Tránh được sự ghi chép chùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán , công việc được tiến hành đều trong tháng . + Nhược điểm : Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ thành phẩm về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho, hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn . + Phạm vi ứng dụng : Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ xuất - nhập (chứng tứ nhập xuất) nhiều , thường xuyên , nhiều chủng loại thành phẩm và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất , đã xây dựng hệ thống danh điểm thành phẩm , trình độ chuyên môn , nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng 4. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm hàng hoá , lao vụ, dịch vụ và xác định kết quả : Tiêu thụ là chủ quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp thu được tiền hoặc được quyền thu tiền. Hiện nay có nhiều phương thức tiêu thụ : Phương thức bán hàng trực tiếp, phương pháp gửi hàng đi cho khách hàng, phương thức giao hàng đại lý, phương thức bán trả góp. a. Phương thức bán hàng trực tiếp : Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hoặc trực tiếp tại các phân xưởng của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng cho người mua thì lượng hàng đó tính là tiêu thụ và kế toán phản ánh doanh thu bán hàng. Tài khoản sử dụng : TK 911,421,3331 b. Phương thức bán hàng gửi hàng đi cho khách hàng : Phương thức này chuyển hàng theo hợp đồng hay phương thức bán hàng chuyển chậm, phương thức này bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm đã ghi trong hợp đồng, số hàng này vẫn thuộc quyền của doanh nghiệp chỉ khi nào khách hàng chấp nhận thành toán hoặc thanh toán tiền hàng trên khi đó hàng gửi đi mới xác định là tiêu thụ thì kết toán phản ánh doanh thu . - Xuất kho thành phẩm hàng hoá gửi đi bán kế toán ghi Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 155 - Thành phẩm Có TK 156 - Hàng hoá - Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi Nợ TK 111,112 - Tiền mặt , tiền gửi NH Nợ 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng c. Phương thức bán hàng giao đại lý ký gửi : + Tại đơn vị có hàng giao đại lý ký gửi : Khi giao hàng cho đại lý hoặc ký gửi thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức xác nhận là tiêu thụ. Về cơ bản các bút toán phản ánh giống như phương thức tiêu thụ gửi hàng đi cho khách. riêng đối với tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng. Xuất kho thànhphẩm hàng hoá gửi đại lý kế toán ghi Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 155 - Thành phẩm Có TK 156 - hàng hoá Doanh thu bán hàng thực tế phát sinh khi đại lý nộp tiền cho doanh nghiệp kế toán ghi Nợ TK 111,112,131 - Giá bán trừ hoa hồng Nợ TK 641 - Phần hoa hồng người bán hưởng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng + Tại đơn vị nhận bán hàng đại lý ký gửi : Khi nhận hàng đại lý ký gửi căn cứ voà giá ghi trên hợp đồng kế toán ghi Nợ TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ , nhận ký gửi Khi bán được hàng hoặc số hàng ký gửi không bán dược trả lại cho chủ hàng ghi đơn bên có TK 003. Theo giá bán đồng thời đơn vị phản ánh số tiền bán hàng hoa hồng được hưởng và số tiền phải trả cho người đại lý theo trình tự sau : - Khi bán được hàng đại lý ký gửi kế toán ghi Nợ TK 111,112,131 - Giá bán Có TK 511 - Phần hoa hồng được hưởng Có TK 331 - giá bán trừ hoa hồng - Khi thanh toán tiền cho người giao đại lý ký gửi Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi NH d. Phương thức bán hàng trả góp : Theo phương thức này khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng đó coi là tiêu thụ và đơn vị mất quyền sở hữu về hàng hoá. Giá bán theo phương thức này bao giờ cũng cao hơn giá bán theo phương thức thông thường . Phần trênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thường được hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính bởi đó là tièn lãi do kháh hàng trả chậm, trả nhiều lần. - Xuất kho thành phẩm bán trả góp kế toán ghi Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm Có TK 156 - Hàng hoá - Doanh thu bán hàng thực tế phát sinh kế toán ghi Nợ TK 111,112,131 - Tổng số tiền Có TK 511 - Giá bán theo phương thức thông thường Có TK 711 - Phần chênh lệch giữa giá bán thông thường và giá bán trả góp - Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ kế toán tổng hợp kết quả kinh doanh TK 155,157 TK 632 TK 911 TK 517 Giá trị thực tế thành KC giá thực tế KC doanh phẩm xuất khẩu thành phẩm tiêu thu thuần TK 641 thụ TK 711 KC chi phí bán hàng KC thu nhập hoạt động TC TK 642 TK 721 KC chi phí QLDN KC thu nhập hoạt động bất TK 811,821 thường KC chi phí tàI chính,chi phí hoạt động bất thường TK 421 KC lãi KC lỗ Phần II Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán thành phẩm- bán hàng 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty văn phòng phẩm HồngHà : Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà (VPPHH) là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty giấy Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là : Việt Nam paper corporation - Trụ sở giao dịch : 25 Lý Thường Kiệt - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội - Điện thoại : (08-4) 9342764/8262570 - Fax : (08-4) 8260359 - Tài khoản tiền Việt : 710A 00011 Tại sở giao dịch Ngân Hàng Công thương Việt Nam Nhà máy VPPHH được thành lập ngày 01/10/1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị và công nghệ của Trung Quốc , trên tổng diện tích là 7.300 từ một xưởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại Theo thiết kế ban đầu nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm văn phòng phục vụ cho học sinh và cho công việc văn phòng trong phạm vi cả nước với mặt hàng : Bút máy, bút chì, mực viết các loại, giấy than và một số sản phẩm khác như : rubăng, giấy chống ẩm, đinh ghim, a tát, kim băng . Năm 1960 nhà máy đi vào hoạt động chính thức. Đến năm 1965 để tạo điều thuận lợi hơn trong sản xuất kinh doanh, Nhà máy đã chuyển toàn bộ phân xưởng sản xuất các loại đinh ghim, cặp giấy về cho nghành công nghiệp Hà Nội quản lý . Năm 1972, Nhà máy chuyển bộ phận sản xuất bút chì cho Nhà máy gỗ Cầu Đuống sản xuất, Nhà máy chỉ sản xuất những mặt hàng còn lại. Năm 1981, Nhà máy xát nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phú gọi chung là Nhà máy VPPHH. Toàn bộ máy móc thiết bị của Nhà máy bút Kim Anh cũng do Trung Quốc viện trợ. Tại thời điểm này Nhà máy chia thành ba bộ phận sản xuất : Phân xưởng tạp phẩm, phân xưởng nhựa, phân xưởng kim loại. Năm 1991 là năm có chuyển biến lớn về tổ chức: Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà tách ra thành nhà máy Văn phòng phẩm Cửu Long ở 468 - Minh Khai, trước đây là phân xưởng tạp phẩm của nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà. Năm 1991 cũng là năm chuyển sang nền kinh tế thị trường phải sản xuất kinh doanh độc lập, Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà cũng như nhiều Nhà máy khác thiếu vốn trầm trong. Do đó vay vốn tín dụng nhiều, lãi xuất hàng năm rất lớn bình quân trả kãi từ 15 đến 20 triệu đồng/ tháng. Đây là thời điểm nhà máy gặp khó khăn nhất. Trước tình hình đó để duy trì sự tồn tại của mình nhà máy đã mở rộng đa dạng hoá sản phẩm, sản xuất thêm các mặt hàng như giầy dép, chai nhựa. Nhưng do không nắm bắt được thị trường và tổ chức sản xuất chưa hợp lý nên việc sản xuất kinh doanh vẫn không mang lại hiệu quả như mong muốn. Năm 1996 sau khi trở thành thành viên của Tổng Công ty giấy Việt Nam, Tổng Công ty đã có một số biện pháp tích cực để giúp đỡ Nhà máy tháo gỡ khó khăn như: Tạo vốn, cho mua trả chậm làm cho tình hình tài chính của Nhà máy đỡ khó khăn hơn. Năm 1997 Nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà. Trải qua 41 năm tồn tại và trưởng thành Công ty đã không ngừng phát triển sản xuất mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, có thể thấy điều này qua một số chỉ tiêu mà Công ty đã đạt trong năm 2000-2001 như sau: Bảng số 1 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2000- 2001 (Đơn vị1.000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tỷ lệ % 1 Doanh thu 135.115.430 187.150.000 138,51 2 Chi phí 130.444.950 182.150.000 139,63 3 Kết quả 4.670.480 5.000.000 107,05 4 Nộp ngân sách 6.270.710 7.950.000 126,77 Bảng số 2 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2001-2002 (Đơn vị 1.000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Tỷ lệ % 1 Doanh thu 187.150.000 259.407.000 138,61 2 Chi phí 182.150.000 254.297.000 139,61 3 Kết quả 5.000.000 5.110.000 102,2 4 Nộp ngân sách 7.950.000 8.980.000 112,95 Ngày nay công ty tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trường làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng trong nước và quốc tế. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Lao động của Công ty đến nay có 497 người, hầu hết họ được đào tạo qua các trường dậy nghề, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ sư ... Các cán bộ và nhân viên các phòng ban chức năng hầu hết được đào tạo từ các trường đại học, cao đẳng, ít nhất cũng qua các trường trung cấp. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Công ty được sắp xếp bố trí thành các phòng ban, phân xưởng. Giữ các phòng ban,phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc đưa ra quyết địnhthực hiện quản lý vĩ mô chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của Công ty: ã Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xưởng bao gồm : Sơ đồ Quy trình tổ chức bộ máy quản lý sản xuất Giám đốc Phó giám đốc sản xuất kinh doanh Phó giám đốc hành chính Phòng quản lý sản xuất Phòng thu mua Phòng định mức kỹ thuật Phân xưởng nhựa kim loại VPP Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ Các phòng ban thực hiện việc khoán gọn công việc cho từng cán bộ tự có kế hoạch triển khai công việc chịu trách nhiệm trước phần việc của mình. Chỉ khi nào có những phát sinh vượt ra khỏi quyền hạn mới xin chỉ thị của lãnh đạo. Chính vì bộ máy tổ chức chặt chẽ như vậy mà Công ty đã đạt được thành tựu to lớn trong lĩnh vực sản xuất chính của mình. Sản phẩm của Công ty sản xuất ra được người tiêu dùng tin cậy, tạo cho Công ty có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Là một Công ty nằm trong khối hạch toán độc lập của Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà chủ động trong mọi công việc của mình từ khâu tiếp cận với thị truường trong nước và quốc tế, tìmmọi mặt hàng để đầu tư sản xuất cũng như tạo sự tín nhiệm để thu hút khách hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận. Chính vì đặc điểm đó mà tổ chức hoạt động kinh doanh cũng được cải tiến để phù hợp với yêu cầu kinh doanh, một yêu cầu luôn nóng bỏng trong cơ chế thị trường. Công ty đã tiếp cận thị trường thực tế, tổ chức các chi nhánh tiêu thụ khắp ba miền đất nước Bắc- Trung- Nam. Các chi nhánh này có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, tiêu thụ các mặt hàng đã được sản xuất đồng thời tìm hiểu thị hiếu của khách hàng để tìm ra các các mặt hàng, hợp đồng kinh tế mới từ đó Công ty lên kế hoạch sản xuất kịp thời. Tại Công ty, dưới sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, và phòng kinh doanh để xây dựng chiến lược sản phẩm ngắn hạn và dài hạn, tìm kiếm nguồn hàng, phân tích đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng quản lý sản xuất dưới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách kinh doanh, và dựa trên kế hoạch, phân xưởng sẽ tiến hành bố trí sản xuất một cách hợp lý để tạo ra sản phẩm một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất,phục vụ yêu cầu của các chi nhánh. 3. Đặc Điểm Tổ chức kế toán Cùng với thành tựu đổi mới kinh tế của đất nước và sự phát triển của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà. Phòng Kế toán thống kê là một hệ thống Công ty. Ngay từ khi mới thành lập Công ty đã tiến hành hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích tình hình đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra quyết định trong sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Các chi nhánh của Công ty đều có kế toán tổng hợp và kế toán phần hành khác, cuối kỳ hạch toán kế toán tổng hợp của các chi nhánh tổng hợp số liệu rồi gửi về cho bộ phận kế toán trung tâm của Công ty. Phòng Kế toán đảm bảo những công việc về kế toán, về tài chính, về thống kê, ngoài ra còn có các công việc khác nữa. ã Công tác kế toán: Ghi chép tập hợp phân tích đánh giá lên sổ sách báo cáo báo cáo, trên cơ sở chế độ chính sách khấu hao. Trích lập các khoản dự phòng, soạn thảo các nội quy, quy chế cho các trung tâm tiếp thị, gải trình và bảo vệ số liệu với các cơ quan quản lý, giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt thông tin kinh tế để điều hành doanh nghiệp. ã Công tác thống kê: Nắm bắt kế hoạch sản xuất, cập nhật số liệu, lên báo cáo sản lượng. ã Công tác tài chính: Nắm bắt kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình vốn để xây dựng kế hoạch tài chính tiền tệ, hoàn thiện hồ sơ vay vốn, vận dụng chế độ chính sách của nhà nước để tăng cường hoạt động tài chính phục vụ cho sản xuất mang lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty. Do có ba phân xưởng sản xuất nên công việc kế toán tập trung chủ yếu ở Văn phòng Công ty. Tại ba phân xưởng có ba kế toán theo dõi nguyên vật liệu, tính giá thành sản xuất sản phẩm, thanh toán lương và các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ) . - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng phụ trách chung về tài chính cũng như kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính, các báo cáo của kế toán viên. - Một kế toán tổng hợp kiêm phó phòng : tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do các kế toán các thành phần khác 0cung cấp. Kế toán tổng hợp đảm công việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập báo cáo quyết toán. - Một kế toán thanh toán các khoản thu chi trong nội bộ và thanh toán các khoản phải thu phải trả của khách hàng và BHXH , BHYT, KPCĐ. - Một kế toán Tài sản cố định(TSCĐ) thành phẩm hàng hoá: theo dõi biến động TSCĐ, mở thẻ TSCĐ cho từng loại tài sản. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ phản ánh lên thẻ TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao TSCĐ lập bảng tổng hợp tính khấu hao, xác định số phải nộp ngân sách. - Một kế toán phân xưởng nhựa, một kế toán phân xưởng kim loại - Một kế toán VPP. Một thủ kho theo dõi nhập xuất tồn kho, một thủ quỹ theo dõi nhập xuất tiền mặt Sơ đồ Quy trình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Kế toán trưởng (trưởng phòng) Kế toán tổng hợp (phó phòng) Thủ kho Thủ quỹ Kế toán thanh toán nội bộ công nợ Kế toán TSCĐ theo dõi thành phẩm hàng hoá Kế toán phân xưởng nhựa Kế toán phân xưởng kim loại Kế toán phân xưởng VPP Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng là nhật ký chứng từ Gồm : Hệ thống sổ chi tiết các bảng phân bổ, các bảng kê, các nhật ký chứng từ và sổ cái, các báo cáo tài chính, với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở công ty vừa tập chung vừa phân tán. Bộ máy kế toán tập chung chủ yếu ở Văn phòng Công ty, các phân xưởng sản xuất áp dụng kế toán phân tán để theo dõi quản lý trực tiếp tiền vốn, nguyên vật liệu và thành phẩm. Phương pháp hạch toán công ty áp dụng là phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Bảng kê Sổ thẻ hạch toán chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà tổ chức kế toán theo hình thức tập chung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại Phòng Kế toán Công ty, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ về phòng kế toán của Công ty. Nghĩa là các đơn vị trực thuộc sẽ hạch toán ghi sổ, còn tại Công ty thì hạch toán tổng hợp. Do đặc điểm của Công ty rất nhiều nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra đa dạng, phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phản ánh một cách liên tục về giá trị và sản lượng nhập- xuất- tồn của từng loại vật liệu trên, cấc TK phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ, nhập- xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Nhưng riêng với bán thành phẩm thì hạch toán theo hình thức kê khai định kỳ. Với phương pháp kê khai thường xuyên kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận và hạch toán. 4. Các phần hành kế toán chủ yếu a. Kế toán vốn bằng tiền (TK111). Tiền mặt là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên đáp ứng nhu cầu chi tiêu của Công ty. Nguồn thu chủ yếu của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là thu từ bán hàng. Các khoản thu bằng tiền mặt phải có phiếu thu theo mẫu 01 -TT quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký. Khi nghiệp vụ thu tiền mặt phát sinh kế toán thu chi sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ, thủ qũy tiến hành nhập quỹ, số tiền ghi trên phiếu thu, sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán thanh toán để ký và thủ trưởng đơn vị ký, cuối cùng đưa về phòng kế toán để lưu dữ. Giám đốc công ty chỉ đạo chung căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ có kế hoạch sản xuất kế hoạch thu mua, từ đó giao nhiệm vụ cụ thể cho phó giám đốc phụ trách các phòng ban để tổ chức thực hiện. Sơ đồ Trình tự phiếu thu như sau: Người thực hiện Công việc Người nộp tiền Kế toán thu chi Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng 1. Đề nghị nộp tiền (1) 2. Lập phiếu thu (2) 3. Nhập quỹ (3) 4. Kiểm tra ký (4) 5. Kiểm tra ký (5) 6. Lưu và bảo quản (6) Sơ đồ Trình tự phiếu chi như sau: Người thực hiện Công việc Người nhập hàng Kế toán thu chi Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ 1. Đề nghị chi tiền (1) 2. Kiểm tra và lập phiếu chi (2) 3. Kiểm tra và ký duyệt (3) 4. Ký duyệt (4) 5. Xuất quỹ (5) 6. Lưu và bảo quản (6) Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ qũy thực hiện việc thu chi tiền mặt và giữ lại chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc người nhận tiền. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ đã thu hoặc chi tiền để ghi vào sổ qũy sau mỗi lần ghi sổ quỹ, cuối ngày thủ quỹ phải kiểm tra tiền mặt tồn quỹ thực tế. Đối chiếu số dư trong sổ quỹ, nếu có trênh lệch tìm nguyên nhân để sử lý. Hàng ngày khi kế toán nhận được báo cáo qũy, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp, hợp lệ của các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm, kiểm tra việc tính toán, ghi chép ở báo cáo quỹ nếu có sai sót nhầm lẫn cần được sử lý kịp thời, khi cần có thể kiểm tra tiền mặt tồn quỹ, đối chiếu với số dư trong báo cáo quỹ. b. Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 1112). Để thuận tiện cho việc giao dịch thanh toán đặc biệt đối với các nghiệp vụ nhập khẩu từ nước ngoài Công ty đã mở tài khoản ngân hàng ngày từ khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Do hàng hoá của Công ty chủ yếu là bán buôn nên các khoản thu lớn đều được tính toàn thông qua ngân hàng, các khoản chi lớn cũng được đưa qua tài khoản tiền gửi ngân hàng(TGNH), việc chi tiền từ tài khoản được thông qua các séc thành toán, qua uỷ nhiệm chi hoặc qua thư chuyển tiền L/C các chứng từ chủ yếu để ghi sổ tiền gửi là: Giấy báo nợ của ngân hàng, Giấy báo có của ngân hàng, Bảng sao kê của ngân hàng. Đối với trường hợp nhập khẩu từ nước ngoài thì trước hết Công ty mở L/C tại ngân hàng sau đó ngân hàng sẽ chuyển sang Công ty nước ngoài. Dựa vào L/C mà Công ty đã mở, bên Công ty nước ngoài sẽ gửi lại thư chấp nhận hoặc từ chối, nếu chấp nhận kèm theo hợp đồng xuất nhập khẩu và sau đó hàng được chuyển qua ngân hàng. c. Tài khoản tiền đang chuyển (TK 113). Công ty không sử dụng tài khoản này do đặc điểm riêng của Công ty: Do Công ty mở tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng vì thế việc xác định thời gian cho khoản tiền đang chuyển là rất khó (mỗi ngân hàng có thời gian lưu chuyển khác nhau) cho nên Công ty không sử dụng tài khoản này. d. Kế toán chi tiết thành phẩm : ở công ty VPPHH việc bố trí kế toán chi tiết thành phẩm được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song . Nhưng hàng ngày thủ kho không tính ra số lượng tồn kho cuối ngày mà thường là một tháng thủ kho mới tính ra số tồn kho . Tại thời đIểm đó được tính bằng công thức : Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số nhập trong tháng ._.