Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành hoạt động kinh doanh dịch vụ tại nhà khách Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam

ưởng cũng phải kể đến các doanh nghiệp đang kinh doanh thu lỗ, phải tuyên bố giải thể, phá sản. Tính khốc liệt của thị trường không trừ một ai, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng vươn lên, tìm kếm thêm lợi nhuận ngay cả khi nó đang hoạt động rất có hiệu quả. Điều này cũng thể hiện tính quy luật cạnh tranh trên thị trường và mục đích tham gia của các doanh nghiệp. ở Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung ngành du lịch, dịch vụ đã có những bước khởi sắc đáng kể, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, sự ra đời của hàng loạt khách sạn đã làm sôi động thêm thị trường cung ứng và làm tăng thêm bầu không khí cạnh tranh vốn đã gay gắt của thị trường này. Muốn trụ vững và phát triển, củng cố uy tín mỗi doanh nghiệp khách sạn phải rất nỗ lực làm mọi biện pháp để thu hút khách như quảng bá rộng rãi, giảm tối đa chi phí, tăng dịch vụ bổ sung để làm tăng sự hấp dẫn. Vì vậy việc tập hợp chi phí để tính giá thành các hoạt động kinh doanh dịch vụ trong công tác kế toán của nhà khách là việc làm vô cùng quan trọng, đòi hỏi tính chính xác cao, không ngừng tiết kiệm chi phí, hạ giá thành buồng ngủ, nâng cao lợi nhuận kinh doanh cho nhà khách. Đây là việc làm vô cùng cần thiết mà nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam rất chú tâm thực hiện. Chính vì vậy, nhận thấy tầm quan trọng của công việc này mà em chọn chuyên đề tốt nghiệp: “Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành hoạt động kinh doanh dịch vụ tại nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam”. Em hy vọng sẽ phản ánh được phần nào những kiến thức học hỏi được trong quá trình thực tập tại Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Chuyên đề tốt nghiệp của em bao gồm hai phần. Phần 1: Thực trạng về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kinh doanh dịch vụ tại Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Phần 2: Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kinh doanh dịch vụ tại Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Do trình độ có hạn và thời gian thực tập cũng chưa nhiều nên chuyên đề khó tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy giáo thực tập để chuyên đề thực tập được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Phần 1 Thực trạng về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kinh doanh dịch vụ tại Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. I. Đặc điệm chung của Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, với chức năng ban đầu là phục vụ ăn nghỉ cho cán bộ trong ngành công đoàn đi công tác tại Hà Nội. Nhằm tận dụng hết năng lực về cơ sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ nguồn kinh phí các loại trong điều kiện cán cân thu chi ngân sách nhà nước còn nhiều khó khăn. Nhà khách phải tận dụng tối đa công suất của mình, phát triển các dịch vụ mới, tăng thêm lợi nhuận, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên Một đặc điểm dễ nhận thấy là phần lớn khách hàng của Nhà khách là khách nội địa. Thị trường khách chính của doanh nghiệp chính là các đoàn khách là cán bộ, học viên, sĩ quan… của tất cả các địa phương về Hà Nội công tác. Đối tượng khách hàng này tương đối ổn định, thường được đặt phòng trước nhiều tháng. Do đó Nhà khách có thể chủ động sắp xếp lịch nhận khách, tránh chồng chéo và tạo điều kiện phụ vụ chu đáo hơn. Một bộ phận khách hàng khác của doanh nghiệp là các cá nhân đi du lịch, kinh doanh. Đây là các cá nhân đến Hà Nội với mục đích du lịch (đó là các cá nhân từ các địa phương khác đến thủ đô hoặc là việt kiều về thăm nước, là các đoàn du lịch từ một số nước khác); hoặc vì mục đích kinh doanh (đó là các thương nhân đến Hà Nội với mực đích có liên quan đến công việc kinh doanh riêng của họ. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam tiền thân là trạm trung chuyển Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 187/QĐ-TLĐ ngày 21/1/1997 cùng với sự phát triển của nền kinh tế chung, tại Quyết định số 336/QĐ-TLĐ ngày 5/3/1999 đổi tên trạm trung chuyển Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Địa chỉ : 95-97 Trần Quốc Toản - Hà Nội Điện thoại : (04) 822521 - (04) 822522 Fax : (04) 8223565 Với mục tiêu đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, Nhà khách đã tổ chức sắp xếp, hoàn thiện bộ máy quản lí và nâng cao chất lượng phục vụ với đội ngũ nhân viên ân cần, chu đáo trong công việc. Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam tổ chức kinh doanh những nghiệp vụ sau: - Kinh doanh các dịch vụ lưu trú (buồng ngủ). Để thực hiện dịch vụ này có các tổ chức như tổ chức trực buồng, lễ tân… - Kinh doanh các dịch vụ ăn uống, để thực hiện dịch vụ này có các tổ chức như tổ bàn, tổ bếp… - Kinh doanh các dịch vụ khác như: Dịch vụ giặt đồ, đặt vé tàu, máy bay, môI du lịch, thu đổi ngoại tệ… Trong ba nhóm nghiệp vụ trên, nghiệp vụ kinh doanh buồng ngủ là hoạt động kinh doanh chủ yếu của Nhà khách. Doanh thu chủ yếu của nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu của công ty. Doanh thu chủ yếu của nghiệp vụ kinh doanh buồng ngủ chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của Nhà khách và lợi nhuận thu được cao hơn hẳn các nghiệp vụ khác. Trong cơ chế thị trường, khách hàng là thượng đế, vì vậy để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Nhà khách không ngừng nâng cấp phòng ở, cải tạo nội thất trong các phòng và khu vệ sinh khép kín, trang bị thêm các thiết bị ngoại nhập và lắp thêm các phương tiện hiện đại như: ti vi màu, điều hoà, nhiệt độ, điện thoại, sopanh, tủ lạnh, đệm… Từ những phòng bình thường công ty đã nâng cấp dần lên thành những phòng hiện đại phục vụ khách nước ngoàI để thu ngoại tệ. Chỉ tính riêng hai năm 2001-2002 Nhà khách đã nâng cấp được 30 phòng. Nhờ có sự đổi mới như vậy hiện nay Nhà khách có 98 phòng cho thuê được chia làm 3 loại: * Phòng đặc biệt (giành cho khách quốc tế) gồm 10 phòng * Phòng loại I gồm 28 phòng * Phòng loại II gồm 60 phòng Nhà khách luôn đặt mục tiêu hàng đầu là lấy thu bù chi và có lãi nên giá cả cho thuê rất mềm dẻo, phù hợp với nhu cầu khách hàng. - Giá phòng đặc biệt cho khách ngoài hệ thống là 500.000VNĐ/1phòng/1ngày đêm. - Giá phòng bình quân cho các phòng còn lại cho khách ngoài hệ thống là 240.000 - 300.000/VNĐ/1phòng/1ngày đêm. - Giá phòng bình quân đối với cán bộ công nhân viên trong hệ thống công đoàn là 100.000 VNĐ/1phòng/1 ngày đêm. Các phòng nghỉ của Nhà khách luôn đạt hiệu quả cao trong các năm vừa qua, nói chung ban lãnh đạo Nhà khách đã biết cách khai thác tối đa công suất phòng nghỉ, sắp xếp hợp lí giữa các đoàn khách để vừa tránh chồng chéo vừa tránh loại bỏ. Biểu 1: Một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh phòng nghỉ của Nhà khách Các chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 2002 2003 2004 Doanh thu buồng trđ 1673,6 2098 2861 4782,4 6084,8 Chi phí trđ 1394,7 1748 2348,2 3985,3 5070,7 Lợi nhuận trước thuế trđ 279,8 350 476,8 797,1 1017,1 Lợi nhuận sau thuế trđ 153,9 192,5 262,24 438,4 557,8 Công suất sử dụng 1 năm 57% 60% 68% 72% 82% Số lao động người 33 39 47 57 63 Chi phí tiền lương trđ 362 422,6 556,7 689 864 Tiền lương bình quân trđ/người 0,75 0,83 0,89 1 1,25 Năng suất LĐ bình quân doanh thu/SLĐ trđ/SLĐ 42,26 44,82 50,73 71,33 80,48 Lợi nhuận bình quân trđ/SLĐ 4,66 4,94 5,6 7,7 8,87 Phân tích: Điều đáng chú y ró nét nhất qua biểu trên thể hiện ở chỗ. Trong năm 2004 công suất phòng nghỉ của Nhà khách đạt được ở mức lí tưởng 82%. ở mức công suất này, ta có thể hình dùng các phòng tại đây luôn trong tình trạng chật cứng, khoảng cách thời gian giữa đoàn khách vừa đI với đoàn khách mới đến chỉ cách nhau khoảng một hai ngày. Đội ngũ nhân viên luôn làm việc ở mức độ tập trung cao và khẩn trương. Ta cũng dễ dàng nhận thấy qua biểu trên, mức doanh thu phòng nghỉ tăng đều đặn qua các năm và trên thực tế đây là loại dịch vụ đem lại mức doanh thu cao nhất trong tổng số tất cả các loại dịch vụ của Nhà khách. Trong năm 2004 mức doanh thu dịch vụ phòng nghỉ tại đây chiếm khoảng 48% tổng doanh thu toàn Nhà khách, và phù hợp với xu thế chung của loại hình kinh doanh khách sạn nhà nghỉ. Mức doanh thu tăng kéo theo mức lợi nhuận cũng tăng qua các năm, điển hình là mức lợi nhuận năm 2004 đã đạt được ở mức gần 1,1 tỷ đồng. Hiệu quả kinh doanh không những thể hiện sự tăng tuyệt đối qua các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận, mà còn được thể hiện sâu sắc hơn qua các chỉ tiêu tương đối như: công suất sử dụng phòng, tiền lương bình quân, năng suất lao động bình quân và cả chỉ tiêu lợi nhuận bình quân. Biểu đồ 1.1: Doanh thu và lợi nhuận qua các năm của dịch vụ phòng nghỉ ĐVT: Triệu đồng * Tình hình kinh doanh dịch vụ ăn uống. Phục vụ ăn uống là một khâu liên hoàn tiếp sau phục vụ phòng nghỉ. Do công suất phòng cao nên kéo theo doanh thu ăn uống cao, ngoài doanh thu ăn uống còn bổ sung từ tiệc, đám cưới, hội nghị, hội thảo… Bảng 2: Một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh ăn uống qua các năm. Các chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 2002 2003 2004 Doanh thu ăn uống trđ 1220,7 1630 2478,5 3445 4317 Chi phí trđ 1015,5 1302 2007,5 2676 3678 Lợi nhuận trước thuế trđ 205,2 328 471 578 639 Lợi nhu sau thuế trđ 138,4 180,2 258,7 325,3 365,9 Số lao động Người 37 41 49 53 57 Chi phí lương trđ/năm 344,8 406,5 600,2 753,2 879,7 Tiền lương bình quân trđ/Tháng 0,75 0,83 0,89 1 1,25 Năng suất lao động bình quân DT/SLĐ trđ/Người 27,45 31,75 40,97 50,5 64,53 Doanh thu /SLĐ trđ/Người 3,7 4,4 5,3 6,1 6,5 Nguồn số liệu: số liệu từ phòng tài chính kế toán Phân tích: Doanh thu từ dịch vụ ăn uống cũng là doanh thu chính đứng thứ hai doanh thu từ dịch vụ phòng nghỉ. Trong năm 2004 mức doanh thu này đã đặt được 4.3 tỷ, chiếm khoảng 36% tổng doanh thu của toàn doanh nghiệp. Qua các chỉ tiêu của bảng này, ta nhận thấy mức doanh thu và lợi nhuận tăng hàng năm, thể hiện kết quả kinh doanh tốt đẹp. Các chỉ tiêu phân tích cụ thể như: tiền lương bình quân, năng suất lao động bình quân, lợi nhuận bình quân cũng tăng đều. Phản ánh hiệu quả kinh doanh cao tại khâu dịch vụ này. Biểu đồ 1.2: Doanh thu và lợi nhuận qua các năm của dịch vụ ăn uống ĐVT: Triệu đồng * Tình hình kinh doanh các dịch vụ khác. Các dịch vụ khác bao gồm các dịch vụ ngoại trừ hai dịch vụ phòng nghỉ và ăn uống ở trên, chiếm tỷ trọng nhỏ hơn trong tổng doanh thu so với hai dịch vụ trên. Bảng 3: Một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh các dịch vụ khác qua các năm. Các chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 2002 2003 2004 Doanh thu bổ xung trđ 465,2 582,7 700,3 1051 96,9 Chi phí trđ 386,7 501,3 586 89,87 1642 Lợi nhuận trước thuế trđ 78,5 81,4 114,3 151,8 327 Lợi nhuận sau thuế trđ 43,2 44,8 62,9 83,5 179,9 Số lao động Người 18 16 17 21 29 Chi phí lương cả năm trđ 140,4 136,3 159,1 22,43 348 Tiền lương bình quân trđ/Tháng 0,75 0,83 0,89 1 1,25 Năng suất lao động bình quân DT/SLĐ trđ/Người 25,84 36,4 41,3 50 67,9 Lợi nhuận bình quân trđ/Người 2,4 2,8 3,7 3,98 6,2 Nguồn số liệu: số liệu từ phòng tài chính kế toán Phân tích: Qua bảng này ta thấy doanh thu từ các dịch vụ khac cũng tăng qua các năm. Điều này thể hiện ban lãnh đạo Nhà khách đã có các biện pháp tăng cường khai thác thêm các dịch vụ mới ( trong đó có cung cấp các dịch vụ bổ sung), mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh để khai thác tốt tiềm năng sẵn có. Cùng với kết quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp, mức doanh thu và lợi nhuận từ khâu dịch vụ này trong năm 2004 đạt mức 2.03 tỷ , chiếm khoảng 17% tổng doanh thu và lợi nhuận của toàn doanh nghiệp, mặc dù trước đó 5 năm (2000) mức đạt được còn khiêm tốn hơn nhiều. Các chỉ tiêu phân tích cụ thể tại bảng này cũng phản ánh hiệu quả kinh doanh phát triển qua các năm ở khâu dịch vụ bổ sung. Biểu đồ 1.3: Doanh thu và lợi nhuận qua các năm từ các dịch vụ khác ĐVT: Triệu đồng 2. Đặc điểm quy trình kinh doanh dịch vụ của Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Qúa trình hoạt động kinh doanh buồng ngủ của Nhà khách thực hiện theo các giai đoạn sau: Khách đến (đăng kí) Quầy lễ tân (làm thủ tục) Đưa khách lên phòng Thanh toán và tiễn khách Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh các dịch vụ khác như đám cưới, hội nghị, hội thảo tiệc,… được thực hiện theo giai đoạn sau: Khách đến đặt hàng Phòng dịch vụ ăn uống Thực hiện đơn đặt hàng Thanh toán và tiễn khách Cụ thể nội dung các giai đoạn trên như sau: * Khách đến: Đây là giai đoạn gặp gỡ, đón tiếp, sắp xếp chỗ ở cho khách. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phục vụ khách vì đây là bước đầu tiên gây thiện cảm với khách. * Quầy lễ tân: Khách đến sẽ tiến hành đăng kí tại quầy lễ tân, quầy lễ tân đón khách với các nhân viên tổ lễ tân trẻ, đẹp, ân cần lịch sự và sắp xếp chỗ ở theo yêu cầu của khách. ở Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đối với khách không phải là công nhân viên chức trong hệ thống công đoàn về làm việc với cơ quan Tổng Liên đoàn việc thanh toán tiền phòng được tiến hành luôn ở giai đoạn này. Số tiền khách phải thanh toán căn cứ vào loại phòng khách thuê và số ngày lưu trú lại. Còn đối với khách là cán bộ công nhân viên của Tổng Liên đoàn, thì việc đầu tiên khi đến Nhà khách là tiến hành làm hợp đồng trong đó ghi rõ loại phòng khách sử dụng, số lượng phòng, thời gian khách lưu lại, phương thức thanh toán và các yếu tố cần thiết khác, sau đó quầy lễ tân lập một phiếu giao cho tổ buồng. * Đưa khách lên phòng: Giai đoạn này do tổ buồng thựuc hiện từ việc đưa khách lên phòng đến việc phục vụ các yêu cầu của khách trong thời gian khách lưu lại. Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển của Nhà khách cho nên ngoài việc đáp ứng yêu cầu, Nhà khách còn tìm kiếm nhu cầu, thị hiếu, sở thích của từng đối tượng khách để ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ, xứng đáng với niềm tin yêu của khách. * Thanh toán và tiễn khách: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình phục vụ khách. Công việc chủ yếu trong giai đoạn này là tiễn khách và thanh toán với khách theo phương thức thanh toán đã ghi trong hợp đồng. Sau khi khách trả phòng, nhân viên phục vụ kiểm tra phòng và viết phiếu báo trả phòng đưa cho khách, sau đó khách nộp qua phòng lễ tân. Công đoạn tiễn khách do bộ phận lễ tân thực hiện. * Phòng dịch vụ ăn uống: Phục vụ nhu cầu ăn uống, các cuộc liên hoan, hội nghị của công đoàn và kinh doanh ăn uống, hội nghị liên hoan tiệc cưới… khi có khách đặt hàng, trực tiếp kí hợp đồng với khách làm giá, cung cấp đồ uống cho các tầng và chịu trách nhiêm thanh quyết toàn giữa các tầng với phòng kế toán. Phòng này cũng có trách nhiệm phục vụ ăn uống, các cuộc liên hoan, tiệc cưới, hội nghị… theo yêu cầu của khách. Bộ phận này có nhiệm vụ quan trọng quyết định rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của Nhà khách. Phạm vi chuyên đề sẽ đi sâu trình bày việc tập hoẹp chi phí và tính gián thành hoạt động kinh doanh buồng ngủ tại Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. 3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam . Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Nhà khách . Hoạt động kinh doanh của Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam là hoạt động kinh doanh dịch vụ . Hiện nay dịch vụ kinh doanh chủ yếu của Nhà khách bao gồm : + Cung cấp phòng nghỉ cho khách . + Phục vụ ăn uống cho tiệc , hội nghị , hội thảo , đám cưới ... +Cho thuê hội trường ,phòng họp + Kinh doanh nhà hàng .( ăn uống , giải khát ...) + Dịch vu giặt đồ +Đặt vé tàu , máy bay ... +Môi giới du lịch + Thu đổi ngoại tệ + Một số dịch vụ khác . b. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam . Nhà khách tổng liên đoàn lao động Việt Nam là một đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, hạch toán kinh doanh độc lập. Đứng đầu nhà khách là Giám đốc, giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban lãnh đạo của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, trước pháp luật và toàn thể nhân viên về mọi hoạt động kinh doanh của nhà khách, giúp việc với giám đốc là các Trưởng phòng tổ chức hành chính của nhà khách. Bộ máy hoạt động của Nhà khách bao gồm: - Phòng tổ chức hành chính. - Phòng kế toán tài vụ. - Phòng lễ tân. - Phòng kinh doanh ăn uống - Phòng buồng giặt là Đội ngũ cán bộ công nhân viên nhà khách hiện nay có tổng cộng 130 người, với 3 cán bộ thuộc biên chế của Tổng liên đoàn.Trong đó có 21 người có trình độ đại học, cao đẳng; 55 người được đào tạo trung cấp du lịch. Ngoài ra chưa kể số nhân viên làm việc theo thời vụ, số nhân viên công an làm bảo vệ ban đêm. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Nhà khách Giám đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phòng Lễ tân Phòng buồng giặt là Phòng Dịch vụ ăn uống Ngoài các phòng ban còn có các tổ chức đoàn thể + Chi bộ Đảng trực thuộc Đảng uỷ cơ quan Tổng liên đoàn + Công đoàn cơ sở trực thuộc cơ quan tổng liên đoàn + Chi đoàn TNCSHCM trực thuộc đoàn thanh niên cơ quan Tổng liên đoàn Giám đốc: Là người lãnh đạo do tổng liên đoàn lao động Việt Nam bổ nhiệm thay mặt Tổng liên đoàn quản lý Nhà khách, là người ra quyết định tổ chức, quản lý, chỉ đạo thực hiện mọi hoạt động của Nhà khách, chịu trách nhiệm trước Tổng liên đoàn lao động Việt Nam về kết quả hoạt động của nhà khách, chỉ đạo một lực lượng 130 cán bộ công nhân viên. Phòng lễ tân: Làm giá phòng với khách và ký hợp đồng. Không được làm giá thấp hơn, trong trường hợp làm giá thấp hơn mức giá quy định thì trưởng phòng lễ tân phải báo cáo giám đốc trước khi ký. Thường xuyên liên hệ với cơ quan Tổng liên đoàn để nắm được lịch hội nghị trên cơ sở đó có kế hoạch nhận khách ngoài. Có kế hoạch biện pháp khai thác đạt hiêu quả cao trên 60% công suất. Phòng dịch vụ ăn uống: Phục vụ ăn uống các hội nghị của công đoàn và kinh doanh ăn uống khi có khách đặt, trực tiếp ký hợp đồng với khách. Cung cấp đồ uống cho các tầng và chịu trách nhiệm thanh quyết toán giữa các từng với phòng kế toán. Phòng buồng giặt là: Nhận khách về các phòng, hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị, bàn giao tài sản thiết bị cho khách đến cũng như khi khách trả phòng. Hàng ngày làm vệ sinh phòng buồng, thay ga, thay gối chăn theo định kỳ, tưới cây trên các tầng và hành lang Theo dõi đồ uống trong phòng, báo cho lễ tân thanh toán khi khách trả phòng. Trường hợp khách để quên phải báo nộp ngay cholễ tân trả lại cho khách, bộ phận nào làm mất của khách phải bồi thường. Nhận giặt là cho khách thực hiện theo biểu giá quy định. Giao ca hàng ngày, ca trước phải bàn giao đầy đủ cho ca sau, vào sổ sách bao gồm cả tài sản cần thiết và công việc để ca sau thực hiện. Phòng tổ chức hành chính: Sửa chữa mua sắm trang thiết bị khi có giấy báo hỏng, thu cũ đổi mới tại kho, mua sắm phải được giám đốc duyệt. Mua trang thiết bị vật tư trên 100.000 phải có giấy báo trước khi mua. Hàng năm có kế hoạch bảo dưỡng thiết bị và sửa chữa lớn Nhà khách và có kế hoạch dự trù mua vật tư thiết bị thay thế, khi mua phải có hoá đơn chứng từ thanh toán. Phòng hành chính : quản lý theo dõi công văn đi và đến quản lý con dấu theo đúng nguyên tắc Công tác tổ chức: Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên hàng năm, theo dõi nâng lương, ký hợp đồng, giúp giám đốc thực hiện chế độ chính sách tuyển dụng nâng bậc lương đối với cán bộ công nhân viên. Phòng kế toán tài vụ: Quản lý và báo cáo thu chi tài chính quý năm trong đó : +Theo dõi số sách thu chi hàng ngày + Kiểm tra giám sát việc thu chi ở các bộ phận : Buồng, lễ tân, nhà ăn + Theo dõi đối chiếu khách ra vào với lễ tân buồng + Báo cáo thu chi tài chính hàng tháng + Báo cáo quyết toán thu chi tài chính năm Thực hiện chế độ kế toán theo quy định Nhà nước chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật. - Theo dõi tài sản của nhà khách, định kỳ một năm phải kiểm tra đánh giá lại tài sản - Sáu tháng thực hiện kiểm quỹ 1 lần - Quản lý kho cấp phát vật tư khi có phiếu báo hỏng, theo dõi tiêu hao vật tư nguyên liệu, báo cáo. II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam . 1 . Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty Là một đơn vị kinh doanh dịch vụ cho nên các mặt hàng kinh doanh của Nhà khách rất đa dạng. Nhà khách luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng nhân viên kế toán nói riêng. Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất, Nhà khách đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tổng hợp được thực hiện tại phòng kế toán từ ghi sổ kế toán, lập báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết đến việc phân tích kiểm tra kế toán. Còn các bộ phận kinh doanh ăn uống có các nhân viên kế toán chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu sau đó tổng hợp số liệu và gửi về phòng kế toán của Nhà khách. Về mặt nhân sự, nhân viên kế toán ở các bộ phận này chịu sự quản lý của phòng kế toán Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung ở Nhà khách đảm bảo nguyên tắc tập hợp số liệu chính xác tạo điều kiện cho phòng kế toán tập hợp được các số liệu kịp thời phục vụ cho công tác quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của nhà khách 2. Hình thức kế toán áp dụng. Hiện nay, Nhà khách đang áp dụng chế độ kế toán dành cho các đơn vị sự nghiệp có thu ban hành theo quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi bổ sung theo thông tư 184/1998/TT-BTC ngày 8/12/1998, thông tư số 185/1998/TT-BT ngày28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31//12/2001, thông tư 121/2001/TT-BTC ngày 31/12/2002, thông tư số 03/2004 / TT – BTC ngày 31/12/2004 của Bộ Tài chính. Một niên độ kế toán được đầu từ 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Hình thức ghi sổ kế toán tại nhà khách là hình thức Chứng từ ghi sổ và thực hiện thông qua phần mềm kế toán Fats Acouting. Từ chứng từ gốc kế toán nhập vào máy, chọn hình thức CT-GS, tự động chạy theo chương trình, sẽ ghi vào các sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thiết kế theo mẫu quy định. Sau đây là trình tự ghi sổ theo hình thức CT- GS. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (quý) Quan hệ đối chiếu Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp chi tiết Tệp tổng hợp Báo cáo tài chính báo cáo quyết toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu Lên báo cáo Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, chương trình sẽ được tự động hoá như sau: 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ké toán của Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam được khái quát theo sơ đồ sau : Sơ đồ bộ máy kế toán tại Nhà khách Tổng liên đoàn. Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán Tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thanh toán Phòng kế toàn nhà khách chức năng tham mưu cho Ban giám đốc tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của nhà khách, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động tài chính của Nhà khách theo đúng pháp luật. Phòng kế toán công ty bao gồm 6 người : * Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng): Chụi trách nhiệm trước cấp trên và giám đốc về mọi mặt hoạt động kinh tế của Nhà khách, có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở đơn vị. Đồng thời, cũng có nhiệm vụ quan trọng trong việc thiết kế phương án tự chủ quan trọng trong việc thiết kế tự chủ tài chính, đảm bảo khai thác và sử dụng hiệu quả mọi nguồn vốn của Nhà khách như việc tính toán mức vốn cần thiết, tìm mọi biện pháp giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty. Định kỳ kế toán trưởng chỉ đạo các bộ phần kiểm kê vật tư trong kho, tài sản cố định, vốn hiện có, tình hình công nợ,... Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc nhập số liệu, tổng hợp số liệu, vào sổ cái các tài khoản.Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán. Ngoài ra còn thay mặt kế toán trưởng trong phạm vi cho phép. * Kế toán tài sản cố định Kế toán vật tư tài sản, có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tại Nhà khách. Riêng đối với TSCĐ, bên cạnh theo dõi theo từng loại tài sản về mặt hiện vật kế toán còn phải theo dõi cả về nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ phản ánh công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn tài sản cố định tại đơn vị. *Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng như khách hàng, người bán, cấp trên, cấp dưới ngân sách, công nhân viên... * Kế toán nguồn kinh phí (thủ quỹ ) : nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí là phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng, giảm trong kỳ của các nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, nguồn vốn kinh doanh,các quỹ cơ quan, nguồn kinh phí. III. Thực tế kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành hoạt động kinh doanh tại Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. 1. Nội dung chi phí Trong quá trình hoạt động kinh doanh dịch vụ, Nhà khách Tổng liên đoàn lao động Việt Nam đã sử dụng cả tư liệu lao động (yếu tố vật chất) và lao động sống (yếu tố con người). Toàn bộ các chi phí đó bao gồm các khoản mục chủ yếu sau: - Tiền lương cán bộ công nhân viên. - Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Chi phí nguyên vật liệu. - Chi phí điện nước. - Chi phí công cụ lao động nhỏ. - Chi phí quản lí hành chính. - Chi phí khách như: chi phí bảo hộ lao động, chi phí hoa hồng, môi giới, chi quảng cáo… 2. Phương pháp kế toán tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Do tính phức tạp của ngành dịch vụ. Nên Nhà khách xác định đối tượng tập hợp chi phí theo đơn đặt hàng. Theo đó Nhà khách áp dụng phương pháp trực tiếp để tập hợp chi phí cho từng đối tượng, những chi phí không thể tập hợp chung cho các đối tượng, rồi tiến hành phân bổ cho từng đối tượng. a. Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí kinh doanh buồng ngủ, kế toán Nhà khách sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 631 chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản 631 như sau: Bên nợ: - Các chi phí của hoạt động sản xuất, kinh doanh phát sinh - Các chi phí hoạt động khác (chi phí thanh lí, nhượng bán TSCĐ) Bên có: - Các khoản thu được từ phép ghi giảm chi phí theo quy định của chế độ tài chính. - Giá trị sản phẩm, lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho người mua. - Kết chuyển chi phí cho hoạt động khi được phép. Số dư bên nợ: - Chi phí hoạt động, sản xuất kinh doanh dở dang. - Chi phí của hoạt động khác chưa được quyết toán. Tài khoản 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 005 như sau: Bên nợ: Giá trị dụng cụ lâu bền tăng do xuất ra để sử dụng Bên có: Giá trị dụng cụ giảm do báo hỏng Số dư bên nợ: Giá trị dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng tại đơn vị b. Trình tự kế toán tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ của Nhà khách Trình tự kế toán tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ của các nghiệp vụ kinh doanh của Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam được tập hợp trên số các tài khoản 631 “Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh”. Vào cuối quí, cuối kỳ dự trên cơ sở số liệu ở Sổ chi tiết, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, tổng hợp chi phí kinh doanh. Kế toán tập hợp chi phí kinh doanh của Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ có trình tự luân chuyển sau: Cụ thể kế toán Nhà khách tập hợp khoản mục chi phí phát sinh trong quí I năm 2005 như sau: b1. Chi phí về tiền lương nhân viên: Chi phí về tiền lương phải trả cho nhân viên trực tiếp tham gia các hoạt động kinh doanh được xác định căn cứ vào mức lương cơ bản do Nhà nước quy định và mức lương khoán của công ty. ở Nhà khách Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, tiền lương trả cho nhân viên được chia làm 2 kỳ. Kỳ 1 vào ngày 10 hàng tháng trả lương cơ bản Kỳ 2 vào ngày 25 hàng tháng trả lương khoán. Hàng ngày, người phụ trách các phòng ban, đội trưởng,… có nhiệm vụ theo dõi tình hình lao động ở các bộ phận mình quản lí và sử dụng các kí hiệu quy ước để ghi vào bảng chấm công. Cuối tháng nộp lên phòng tổ chức cán bộ, lao động và tiền lương. Phòng này sẽ căn cứ vào bảng chấm công xác định số công của từng người, xem xét hệ số trách nhiệm và hệ số khả năng tay nghề để tính ra tiền lương. Phòng này sẽ căn cứ vào bảng chấm công xác định sổ công của từng người, xem xét hệ số trách nhiệm vào hệ số khả năng tay nghề để tính ra tiền lương cho kế toàn trưởng duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Tiền lương phải tra cho một công nhân viên Lương cơ bản Lương khoán Phụ cấp Ăn trưa Các khoản coi như lương BHXH BHYT KPCĐ = + + + + - Việc tính lương được xác định như sau: Lương cán bộ công nhân viên của Nhà khách được trích từ doanh thu hoạt động kinh doanh dịch vụ của Nhà khách. Quỹ lương = 17% doanh thu. Lương = Lương cơ bản + Lương thêm (thưởng). Lương thêm hoặc thưởng < 2,5 lần lương cơ bản. Ví dụ: Tổng doanh thu dịch vụ buồng năm 2004 là 6084.8 triệu đồng Vậy quỹ lương = 17% * 6084.8=1034.416 ( triệu đồng ) Từ quỹ lương – lương cơ bản = lương thêm ( thưởng ) Lương thêm ( thưởng ) là các khoản phụ cấp + ăn trưa + tiền làm thêm giờ , các khoản coi như lương . Căn cứ vào bảng tính tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ, kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đơn vị, phòng ban. Đồng thời với việc từ các chứng từ về tiền lương kế toán căn cứ vào các chứng từ về tiền lương ghi vào các sổ chi tiết tiền lương, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh lập bảng kê chứng từ sau đó lập chứng từ ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ cuối kỳ vào sổ cái tài khoản 334, ._.