Kế toán tài sản cố định & vai trò của công tác Kế toán tài sản cố định nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định tại Công ty Toyota Việt Nam

Chính vì vậy, nhiệm vụ của kế toán TSCĐ là phải luôn hạch toán chính xác các nghiệp vụ tăng giảm, khấu hao TSCĐ; để có thể theo dõi phù hợp cả về mặt định lượng và cả về các thông tin phục vụ cho việc quản lý và bảo toàn. Xuất phát từ những nhận định trên, trong quá trình thực tập tại Công ty Toyota Việt Nam, em đặc biệt quan tâm đến công tác kế toán tài sản cố định và đi sâu nghiên cứu về đề tài: Kế toán TSCĐ và vai trò của công tác kế toán TSCĐ nhằm tăng cường quản lý TSCĐ tại Công ty Toyota Việt Nam, dựa trên tình hình kế toán TSCĐ thực tế tại công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp ô tô, nên tổng giá trị TSCĐ ở Công ty Toyota Việt Nam là rất lớn, không chỉ là giá trị tuyệt đối mà còn lớn về giá trị tương đối so với tổng giá trị Tài Sản. Mặt khác, các loại TSCĐ lại rất phong phú về chủng loại, sử dụng ở nhiều phòng ban, phân xưởng khác nhau; điều kiện sản xuất phức tạp và có nhiều trường hợp có sự gắn kết hai hay nhiều loại tài sản với nhau trong sản xuất. Chính vì vậy, công tác quản lý TSCĐ tại công ty là rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi kế toán TSCĐ phải luôn phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xưởng sản xuất; và có một hệ thống chặt chẽ về thủ tục quản lý và sổ sách chứng từ để có thể hạch toán chính xác, kịp thời, đúng bản chất các biến động về TSCĐ, góp phần cung cấp những thông tin hữu ích nhằm tăng hiệu quả quản lý TSCĐ. Sau đây là những nghiên cứu chi tiết của em về vấn đề này tại Công ty Toyota Việt Nam. PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TOYOTA VÀ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ Quá trình hình thành và phát triển công ty: Công ty Toyota Việt Nam (Toyota Motor VietNam_TMV) là một liên doanh có vốn đầu tư nước ngoài, hoạt động dưới hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, được thành lập vào 5/9/1995, với số vốn pháp định là 49.14 triệu USD. Các đối tác tham gia liên doanh lập nên công ty là: Tập đoàn Toyota Nhật Bản (TMC) (tỷ lệ góp vốn 70%), Tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (20%) (VEAM), Tập Đoàn KUO (10%). Lĩnh vực hoạt động chính của VEAM là nghiên cứu phát triển, sản xuất và kinh doanh các trang thiết bị động lực, thiết bị và máy nông nghiệp, máy kéo, ô tô, xe máy và phụ tùng, các phương tiện giao thông vận tải thuỷ bộ và các trang thiết bị cơ khí khác. Các sản phẩm phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới. Trong TMV, phần vốn góp của VEAM là quyền sử dụng đất. Đối tác thứ 2 của công ty là tập đoàn KUO Singapore, tập đoàn này kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau: dầu thô, các sản phẩm dầu lọc; bất động sản (xây dựng và quản lý các khu nhà ở cao cấp, các tòa nhà thương mại…; khách sạn; kinh doanh giải trí và kinh doanh chứng khoán. Tại Việt Nam, tập đoàn có bề dày lịch sử suốt 15 năm kinh doanh các sản phẩm về dầu. Trong TMV, KUO đóng vai trò là nhà đầu tư tài chính. Đối tác thứ 3, cũng là đối tác chính tham gia điều hành hoạt động kinh doanh tại TMV, là Tập Đoàn Toyota Nhật Bản. Đây là tập đoàn sản xuất ôtô lớn thứ 2 thế giới, với Doanh số hàng năm lên tới 10 triệu USD, tương ứng sản lượng tiêu thụ 9 triệu xe, tính cả trong nước và xuất khẩu. Năm ngoái lợi nhuận của Toyota đạt 11,8 tỷ USD. Trong TMV, Tập đoàn Toyota không chỉ góp vốn kinh doanh mà còn chuyển giao cho TMV những công nghệ lắp ráp ô tô hiện đại, cùng đội ngũ chuyên gia và các nhà quản lý đến từ Nhật Bản và các nước khác. Trụ sở chính của công ty được xây dựng tại phường Phúc Thắng, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Được cấp giấy phép xây dựng vào tháng 9 năm 1995, đến tháng 8/1996, công ty cho ra đời sản phẩm đầu tiên, là 2 loại xe Hiace và Corolla. Trong 2 năm 1997, 1998, Công ty mở thêm 2 chi nhánh ở TP.Hồ Chí Minh và Hà Nội; đồng thời khai trương Tổng kho phụ tùng và Nhà máy chính tại Mê Linh. Cũng trong thời gian này, Công ty cho ra mắt dòng xe Corolla, Hiace và Camry đời mới. Trong năm 1999, Toyota Việt Nam đã đầu tư xây dựng một hệ thống bảo vệ môi trường với các thiết bị xử lý nước hoàn chỉnh, sử dụng các công nghệ tiên tiến để lọc nước thải một cách hiệu quả trước khi xả ra ngoài. Nhờ đó, công ty đã được nhận chứng chỉ ISO14001 về môi trường. Cũng trong năm này, TMV đã tung ra thị trường một loại xe mới: Zace. Tháng 9 năm 2000, Công ty đã mở rộng trung tâm đào tạo với xưởng sửa chữa thân vỏ và sơn. Ngoài ra, nhân kỷ niệm 5 năm thành lập, công ty lại cho ra mắt 2 mẫu xe mới: Land-cruiser và Camry V6 Grande. Từ năm 2000 trở đi, hầu như năm nào công ty cũng nghiên cứu tung ra ít nhất một mẫu xe đời mới. Thị trường tiêu thụ xe liên tục được mở rộng. Thị phần của Toyota ở Việt Nam liên tục tăng và luôn giữ vị trí dẫn đầu tại Việt Nam. Đến năm 2005, Các sản phẩm của Toyota chiếm 34.7% trên thị trường xe ô tô Việt Nam, đạt doanh số xe bán là 5602 xe trong 6 tháng đầu năm, đạt thành tích bán 50000 xe kể từ khi bắt đầu hoạt động. Đến năm 2006, trong khi phân nửa các hãng ôtô trong nước giảm sút doanh số so với năm 2005 thì Toyota Việt Nam vẫn đạt được con số tăng trưởng đến 25%, từ 11.813 xe bán ra trong năm 2005 lên con số kỷ lục 14.784 xe bán ra trong năm 2006, nâng tổng doanh số kể từ khi thành lập lên 72.000 xe. Tháng 1 năm 2006, Toyota đã tạo ra một bước đột phá mới bằng việc tung ra thị trường dòng xe Innova mới, là một trong 5 loại xe thuộc Dự án xe đa dụng toàn cầu (IMV). Ngay khi vừa mới ra mắt, xe Innova đã đạt kỷ lục bán 1000 chiếc trong một tháng, và kỷ lục 10000 chiếc trong tổng số 14784 xe được tung ra trong năm 2006 đó. Không chỉ có những bước đi tích cực trong hoạt động mở rộng thị phần, công ty cũng đã có nhiều nỗ lực trong quá trình nội địa hoá sản xuất tại Việt Nam; đối với xe Innova, tỷ lệ này lên tới 45%. Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, TMV đã tích cực phát triển mạng lưới các nhà cung cấp phụ tùng trong nước của mình: số nhà cung cấp phụ tùng trong nước tính đến nay là 9 nhà cung cấp, và công ty còn có kế hoạch mở rộng hơn nữa trong tương lai. Không những thế, tháng 3 năm 2003, Toyota Việt Nam đã khai trương nhà máy sản xuất chi tiết thân xe ô tô đầu tiên tại Việt Nam. Những hoạt động trên đã thể hiện nỗ lực của Toyota Việt Nam trong quá trình thực hiện nội địa hoá, góp phần đáng kể cho sự phát triển của nền công nghiệp Việt Nam. Đến nay, Tổng vốn đầu tư của Công ty lên đến khoảng 90 triệu USD, hoạt động kinh doanh chủ yếu là sản xuất lắp ráp và kinh doanh các loại xe của Toyota, và cung cấp các dịch vụ sau bán hàng, với số lượng nhân viên lên đến 875 người (tính đến tháng 6 năm 2006), không kể mạng lưới Đại Lý rộng khắp cả nước (Hà Nội, Hải Phòng, Đà nẵng, Buôn ma thuột, Đồng Nai và TP Hồ Chí Minh). Nhân dịp kỷ niệm 10 năm thành lập và hoạt động tại Việt Nam của TMV, Tháng 9 năm 2005, Chủ tịch nước đã trao Huân chương lao động hạng 3 cho những đóng góp của Toyota đối với nền công nghiệp Việt Nam. Tháng 1 năm 2006, TMV đã vinh dự được nhận giải thưởng Rồng Vàng (giải thưởng của báo Thời báo kinh tế Việt Nam) cho sản phẩm chất lượng cao được người tiêu dùng ưa chuộng lần thứ 5 liên tiếp (2001-2005). Với thành tích ấn tượng đó, TMV đã được trao tặng Giải thưởng Đặc biệt cho công ty được nhận giải thưởng Rồng Vàng 5 lần liên tiếp. Đạt được những thành tích đáng kể như vậy là nhờ Toyota đã xây dựng cho mình một phong cách riêng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua việc lập ra các chính sách cụ thể cho từng loại hình hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh; và luôn đảm bảo sao cho các chính sách đó được thực thi một cách chặt chẽ nhất. 1.2. Tổ chức kinh doanh: 1.2.1. Đặc điểm và phương pháp sản xuất: 1.2.1.1. Đặc điểm kinh doanh: Công ty Toyota Việt Nam (TMV) là công ty sản xuất lắp ráp và kinh doanh các loại ôtô nhãn hiệu Toyota như COROLLA, HIACE, CAMRY, VIOS, INNOVA và cung cấp dịch vụ sau bán hàng như sửa chữa, bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng chính hiệu Toyota rộng khắp trên lãnh thổ Việt Nam. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty: SX Ô Tô Dịch vụ Cung cấp Phụ tùng chính hãng Xuất khẩu phụ tùng CÔNG TY a. Sản phẩm chính_ô tô: Tính đến năm 2007, Toyota Việt Nam đã lần lượt tung ra thị trường 7 loại xe mang thương hiệu Toyota, trong đó công ty đã ngừng sản xuất xe Zace từ năm 2006, thay vào đó là xe Innova. Các sản phẩm của Toyota được phân cấp thị trường theo thu nhập, sở thích, lứa tuổi, đối tượng hoặc để phục vụ cho các mục đích khác nhau như kinh doanh, thương mại, hay phục vụ cho gia đình. Cụ thể như xe Innova là dòng xe đa dụng, có thể dùng trong các doanh nghiệp để phục vụ cho công tác, kinh doanh hoặc có thể dùng cho nhu cầu gia đình, với giá cả phải chăng, có thể chập nhận được đối với những đối tượng khách hàng thu nhập không cao (xấp xỉ 28000-29000$). Hay xe Vios cũng dùng cho đối tượng có thu nhập thấp (xấp xỉ 25 000$). Hoặc xe Camry_với kiểu dáng thiết kế sang trọng, hiện đại và mạnh mẽ, với những tiện nghi công nghệ hàng đầu được coi là dòng xe sedan hạng trung cao cấp, dành cho đối tượng có thu nhập cao, muốn khẳng định đẳng cấp của bản thân (với mức giá từ 52000$ đến 65000$). Xe Hiace thì lại được sản xuất với mục đích chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Khác với những dòng xe trên, xe Land Cruise lại chú trọng tính năng vận chuyển, dành cho những người đứng đầu luôn đánh giá cao sức mạnh khả năng của bản thân và mọi phương tiện có trong tay. Cuối cùng, Xe Corolla lại là loại xe kiểu dáng thể thao, dành cho giới trẻ. b. Dịch vụ sau bán hàng và cung cấp phụ tùng, phụ kiện chính hiệu: Bên cạnh việc cung cấp ô tô, TMV còn cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như sửa chữa, bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng chính hãng của Toyota. Dịch vụ sau bán hàng được Toyota Việt Nam rất coi trọng, công ty cho rằng đó chính là một trong những bí quyết thành công của công ty. Để đảm bảo cho khách hàng của mình luôn nhận được dịch vụ chất lượng cao đáp ứng tiêu chuẩn của Toyota, công ty đã thiết lập mối quan hệ mật thiết với mạng lưới các đại lý trên khắp toàn quốc. Mạng lưới các đại lý của Toyota luôn phải đảm bảo có thể mang lại dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng với đội ngũ kĩ thuật viên tay nghề cao, trang thiết bị xưởng dịch vụ hiện đại và hệ thống cung cấp phụ tùng, phụ kiện chính hiệu. Đồng thời để đảm bảo chất lượng dich vụ luôn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, công ty đã thành lập trung tâm đào tạo tại trụ sở chính (thị xã Phúc Yên) với chức năng đào tạo và bổ sung kiến thức cho các kỹ thuật viên. Một trong những yếu tố được Toyota coi trọng hàng đầu chính là chính sách bảo hành. Thời hạn bảo hành cơ bản bắt đầu khi xe được giao cho chủ xe, kéo dài trong vòng 36 tháng hay 100000 km. Trong thời gian đó Toyota đảm bảo sẽ sữa chữa hoặc thay thế bất kỳ phụ tùng nào của xe Toyota trong điều kiện hoạt động bình thường do nguyên liệu không tốt hay do lỗi lắp ráp, đồng thời công ty có chính sách bảo dưỡng định kỳ cho các xe ô tô. Chính sách bảo hành vẫn được thực hiện trong trường hợp có sự chuyển nhượng. c. Hoạt động xuất khẩu phụ tùng: Trung tâm xuất khẩu phụ tùng của Toyota, thành lập tháng 7 năm 2004 là trung tâm đầu tiên tại Việt Nam xuất khẩu phụ tùng ô tô ra thị trường thế giới. Các sản phẩm xuất khẩu chủ yếu là van tuần hoàn khí xả, ăng ten và bàn đạp chân ga…Đây là hoạt động kinh doanh thương mại của Toyota Việt Nam: công ty nhập phụ tùng từ các nhà sản xuất trong nước, đặc biệt là các khu chế xuất, sau đó xuất khẩu các phụ tùng này sang các công ty khác thuộc hệ thống Toyota đang sản xuất dòng xe đa dụng. Thị trường xuất khẩu chủ yếu là 8 nước đang sản xuất xe đa dụng toàn cầu của Toyota gồm Thái Lan, Indonesia, Philippin, Malaysia, Ấn Độ, Argentina, Nam Phi và Venezuêla. Trong năm 2007, công ty còn dự kiến xuất khẩu sang Pakistan và Đài Loan. Theo kết quả thống kê năm 2006, tổng giá trị xuất khẩu của Toyota đạt xấp xỉ 20 triệu USD, nâng tổng giá trị xuất khẩu lên đến 45 triệu USD trong vòng 2 năm rưỡi. Sự kiện này đã góp phần nâng cao vị thế của nền công nghiệp ô tô Việt Nam trên thị trường thế giới. Ta có thể nhìn thấy sự phát triển đó thông qua biểu đồ: Biểu đồ 1.1: 1.2.1.2.Phương pháp Sản Xuất: Giống như tất cả các công ty thuộc Tập đoàn Toyota, Toyota Việt Nam đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất cho tất cả các sản phẩm do mình sản xuất và bán ra. Với lịch sử trên 30 năm, "Hệ thống Sản xuất Toyota" là một hệ thống quản lý sản xuất do Toyota tạo ra đã được nhiều công ty áp dụng ở các nước khác nhau trên toàn thế giới nhằm tối ưu hóa năng suất và chất lượng. Những đặc trưng của "Hệ thống sản xuất Toyota" gồm: JIT (Just In Time - đúng lúc / kịp thời) JIT là hệ thống nhằm giảm tối thiểu tính không hiệu quả với việc cung cấp chính xác những chi tiết cần thiết cho mỗi công đoạn sản xuất. JIDOKAJIDOKA là một hệ thống sản xuất tự điều chỉnh nhằm duy trì chất lượng cao bằng cách yêu cầu mỗi người công nhân là một giám sát viên trong khi thực hiện những nhiệm vụ lắp ráp của họ. KAIZENKAIZEN là triết lý "Cải tiến không ngừng" nhằm khuyến khích tất cả mọi thành viên của công ty luôn phấn đấu vì năng suất và chất lượng cao nhất. Công ty luôn tiếp tục nâng cao năng suất của mình bằng cách sử dụng một Hệ thống sản xuất được tối ưu hóa trong những điều kiện sản xuất tại Toyota. Ngoài ra, để khuyến khích và đẩy mạnh hơn nữa các tính sáng tạo của các cá nhân nói riêng và hoạt động cải tiến nói chung của bộ phận sản xuất, từ tháng 1 năm 2002, Toyota Việt Nam đã áp dụng "Hệ thống đề xuất ý kiến" (Suggestion System). Bất kể ai có một ý tưởng hay đều có thể sử dụng mẫu Phiếu Đề xuất Ý kiến để trình bày ý tưởng. Các ý tưởng đề xuất sẽ được xem xét. Những đề xuất hay sẽ được nghiên cứu để áp dụng thực hiện. Trên thực tế, một số đề xuất đã được Toyota Việt Nam áp dụng trên dây chuyền sản xuất một cách có hiệu quả. Chính nhờ phương pháp sản xuất phù hợp với đặc thù loại hình kinh doanh, chính sách khuyến khích sự cải tiến, sáng tạo và thường xuyên áp dụng những công nghệ mới vào sản xuất nên sản xuất đạt hiệu quả cao, luôn đảm bảo chất lượng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đó chính là một trong những nguyên nhân giúp thương hiệu Toyota ngày càng được mở rộng trên thế giới cũng như tại Việt Nam như hiện nay. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất: Toyota Việt Nam là công ty lắp ráp và sản xuất ôtô, do vậy, nguyên vật liệu đầu vào chủ yếu là linh kiện lắp ráp nhập khẩu từ các công ty thuộc tập đoàn Toyota Nhật Bản. Các tấm thép dùng cho xưởng dập cũng được nhập về từ nước ngoài. Tuy nhiên, công ty cũng đang nỗ lực nội địa hoá hoạt động sản xuất ô tô. Hiện nay, tỷ lệ nội địa hóa đạt được khá lớn: chiếm 10% - 20% tùy thuộc vào từng loại xe (một số loại linh kiện được sản xuất trong nước như: ghế, dây điện, ăng ten, bộ dụng cụ, bộ âm thanh, ắc quy, thảm…). Ngoài ra, nguyên vật liệu chính còn bao gồm hàng sơn được mua từ nhà sản xuất trong nước: Sơn Nippon Việt Nam. Ta có sơ đồ : Sơ đồ 1.2: Sơ đồ sản xuất sản phẩm chính của công ty: Nguyên vật liệu chính (linh kiện lắp ráp) DẬP HÀN SƠN LẮP RÁP HOÀN CHỈNH XE Thép Nguyên Vật Liệu Chính (Sơn) Các linh kiện, phù tùng khác (gồm linh kiện nội địa hóa…) Theo sơ đồ, các miếng thép nhập khẩu được đưa về xưởng Dập, để tạo thành sàn xe và vỏ thân xe rồi đưa sang xưởng Hàn, cùng những linh kiện lắp ráp khác để hàn các chi tiết với nhau, tạo thành hình dáng khung thân xe; sau đó là Sơn các chi tiết, ở công đoạn này cũng nhập nguyên vật liệu chính là hàng sơn, cuối cùng chúng được đưa sang bộ phận lắp ráp để lắp ráp thành chiếc xe hoàn chỉnh. Cuối cùng là công đoạn kiểm tra chất lượng xe và chạy thử. Trước khi xe được xuất đem đi tiêu thụ sẽ được sơn lại và kiểm tra chất lượng lại một lần nữa. Như vậy, hoạt động sản xuất được tổ chức theo dây chuyền, mỗi một công đoạn sản xuất là một phân xưởng. Trong các phân xưởng sản xuất lại có thể được tách ra theo từng mẫu mã, loại xe nếu cần thiết. Mặt khác, để đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt, công ty còn có một số bộ phận khác nhằm hỗ trợ cho hoạt động sản xuất như bộ phận bảo dưỡng, hậu cần (quản lý các kho vật liệu, phụ tùng và vận chuyển vật liệu đến nơi sản xuất) và tổng kho sản xuất (quản lý, cung cấp công cụ, dụng cụ và những đồ dùng khác phục vụ hoạt động sản xuất). Tóm lại, hoạt động sản xuất tại Toyota được tổ chức khá chặt chẽ, nhằm luôn đảm bảo hiệu quả sản xuất tại công ty đạt mức cao nhất, với chất lượng đảm bảo nhất. 1.2.4. Đặc điểm công nghệ sản xuất: Công ty Toyota Việt Nam là một công ty nằm trong hệ thống Toyota thuộc Tập đoàn Toyota Nhật Bản, vì vậy, công ty được chuyển giao nhiều công nghệ về sản xuất, lắp ráp ô tô của Tập đoàn Toyota. Tuy Toyota không có nhiều bằng phát minh sáng chế như các hãng General Motor hay Ford, nhưng chất lượng những sản phẩm mang thương hiệu Toyota luôn được đảm bảo ở mức độ cao nhất, bởi Toyota sở hữu những kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ ô tô thế giới. Chính vì vậy, công nghệ mà Toyota Việt Nam đang sử dụng là những công nghệ thuộc hàng tiên tiến nhất thế giới. Không những thế, phương châm của Toyota là luôn nỗ lực phát triển khoa học công nghệ không ngừng. Do vậy công nghệ sản xuất, lắp ráp tại Toyota Việt Nam cũng thường xuyên được cải tiến và đổi mới, kể cả công nghệ sơn nhúng tĩnh điện âm cực, đảm bảo cho lớp sơn hoàn thiện có chất lượng cao nhất, và những ưu việt khác như băng chuyền trên cao nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lắp ráp và giảm sự mệt mỏi cho công nhân bằng cách duy trì dây chuyền lắp ráp ở độ cao tối ưu cho mỗi một thao tác. Bên cạnh những cam kết về chất lượng bằng những công nghệ sản xuất đảm bảo nhất, công ty còn cam kết bảo vệ môi trường với một hệ thống xử lý chất thải đạt tiêu chuẩn ISO14000. Như vậy, có thể khẳng định rằng, chính nhờ việc sử dụng những công nghệ tiên tiến trong hoạt động sản xuất và bảo vệ môi trường đã giúp công ty khẳng định được vị trí của mình như hiện nay. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty Toyota Việt Nam có trụ sở chính tại Phúc Yên, Vĩnh Phúc. Và 2 chi nhánh là Toyota Kim Liên – Hà Nội và trong thành phố Hồ Chí Minh; ngoài ra công ty còn có một kho phụ tùng tại Bình Dương. Các chi nhánh và kho này chỉ tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại, lưu trữ hàng hóa và bán phụ tùng chính hãng, còn tất cả các hoạt động khác là ở trụ sở chính. Toyota có một mạng lưới các nhà phân phối khắp cả nước (16 Đại Lý); tuy nhiên, các nhà phân phối này là các pháp nhân độc lập, hoạt động theo hình thức mua đứt, bán đoạn. Toyota có hệ thống quản lý theo chức năng: một Tổng Giám Đốc là ông N.Murakami (Nhật Bản) và một phó Tổng Giám Đốc là ông Quản Thắng (đến từ VEAM); dưới đó có 3 Giám Đốc quản lý 5 bộ phận khác nhau của công ty. Sơ đồ 1.3: Sơ đồ mô tả bộ máy quản lý: Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Giám Đốc Sản Xuất Giám Đốc Marketing Giám Đốc Hành Chính, Tài Chính Tài chính Hành Chính Kiểm toán nội bộ Sản Xuất Marketing 1.3.1. Bộ phận Sản Xuất: Hoạt động chủ yếu của Toyota Việt Nam là sản xuất lắp ráp ô tô. Vì vậy, bộ phận sản xuất là bộ phận có số lượng phòng ban lớn nhất và số nhân sự lớn nhất trong Công Ty. Bộ phận sản xuất có 4 Trưởng phòng quản lý 8 phòng ban, với sự hỗ trợ của các Phó phòng. Mỗi phòng lại được chia ra làm các nhóm, chuyên trách những công việc cụ thể: Phòng Mua hàng: Quản trị mua hàng Quản trị Chi phí Phòng Kỹ thuật sản xuất: được phân làm bốn nhóm, quản lý về mặt kỹ thuật dựa trên bốn giai đoạn của quá trình sản xuất: Dập, Sơn, Hàn và Lắp ráp. Phòng Quản lý sản xuất chung: Quản lý sản xuất và Hậu cần Quản lý phụ tùng, công cụ, dụng cụ Kế hoạch sản xuất Quản lý xuất phụ tùng Phòng Quản lý chất lượng Phòng Quản lý thiết bị sản xuất: Quản lý thiết bị về mặt kỹ thuật. Bảo dưỡng Phòng Sản Xuất_Xưởng 1: Thực hiện 2 công đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất: Dập Hàn Phòng Sản Xuất_Xưởng 2: Thực hiện 2 công đoạn còn lại của quá trình sản xuất, và thực hiện các dự án, các sản phẩm đang trong quá trình thử nghiệm Sơn Lắp ráp Dự án: đây là bộ phận đặc biệt, chuyên thực hiện các dự án, nghiên cứu các mẫu xe mới; hoặc nghiên cứu các ý tưởng cải tiến trong sản xuất (Kaizen); hoặc nghiên cứu hệ thống sản xuất đặc trưng của Toyota. Phòng Hành Chính_Sản Xuất: có chức năng quản lý các hoạt động nhằm cải thiện năng lực sản xuất của công nhân viên: đảm bảo sức khoẻ, an toàn và hoạt động giáo dục đào tạo (dạy Tiếng Nhật, lái xe ô tô, tay nghề, các kỹ năng văn phòng…). 1.3.2. Bô phận Marketing: Gồm 3 trưởng phòng, lãnh đạo ba lĩnh vực hoạt động khác nhau của phòng Marketing: Dịch vụ sau bán hàng, Quảng cáo và Quản lý bán hàng. Trong hoạt động Dịch vụ sau bán hàng gồm có các phòng: Tiếp thị sau bán hàng: gồm các nhóm tư vấn cho khách hàng, chăm sóc khách hàng, tiếp xúc với khách hàng. Dịch vụ sửa chữa, tư vấn kỹ thuật, bảo hành và đào tạo kỹ thuật viên - Quản lý bán hàng: Hoạt động quảng cáo. Các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứư sản phẩm mới… Quản lý hoạt động bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, định giá sản phẩm Hoạt động vận chuyển hàng hoá đem bán và các hoạt động hỗ trợ khác cho công tác bán hàng. Quản lý các hoạt động bán hàng bao gồm các công việc lập kế hoạch bán hàng, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới, định giá sản phẩm và (chi nhánh Hà Nội_Kim Liên). 1.3.3. Bộ phận Hành chính, Tài chính: do một Giám đốc quản lý chung và 3 Trưởng phòng điều hành ba bộ phận Hành Chính, Tài Chính và Kiểm toán Nội bộ: 1.3.3.1. Bộ phận Hành Chính: Gồm 3 phòng: Phòng Nhân lực: quản lý các vấn đề về nhân lực như tuyển dụng, đào tạo và quản trị nhân lực Phòng Hành chính: chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề chung của công ty như phúc lợi, giải trí, ăn uống của công nhân viên và vấn đề an ninh trong công ty… Phòng Mua hàng: có nhiệm vụ mua các công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn phòng và các hoạt động tập thể (cả thường xuyên và không thường xuyên). Phòng Xuất Nhập Khẩu: chịu trách nhiệm mọi hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, từ việc giao dịch với đối tác, vận chuyển và làm việc với cơ quan hải quan. Phòng hệ thống: có nhiệm vu đảm bảo cho mạng nội bộ của công ty được thông suốt, giải quyết các vấn đề liên quan đến Công nghệ thông tin như triển khai các phần mềm ứng dụng, sửa chữa phần cứng và phần mềm máy tính, quản lý hệ thống, cơ sở dữ liệu của công ty. 1.3.3.2. Bộ phận tài chính: Gồm 3 phòng: Phòng Kế toán: có chức năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; lập các báo cáo tài chính; báo cáo thuế. Phòng Ngân sách: Chịu trách nhiệm quản lý ngân sách của công ty; phân phối ngân sách đến các bộ phận và quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi. Phòng Tài chính: có chức năng quản lý tài chính của công ty, quản lý tình hình thanh toán của công ty. 1.3.3.3. Kiểm toán nội bộ: có chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kế toán của công ty, đảm bảo sự tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán. 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán: 1.4.1. Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty là một phòng trong bộ phận Tài Chính của công ty, là khu vực nòng cốt của bộ phận Tài Chính và có mối quan hệ mật thiết với các phòng các trong bộ phận Tài Chính. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty có 2 chi nhánh và một kho, nhưng ở các bộ phận này chỉ có kế toán tiền mặt. Để có thể quản lý như vậy được là nhờ phần lớn các nghiệp vụ thanh toán đều được thực hiện qua Ngân Hàng, kể cả việc thanh toán lương cho nhân viên. Thậm chí việc lưu trữ chứng từ cũng thực hiện ở trụ sở chính, các chi nhánh và kho chỉ tiến hành hoạt động kinh doanh. Các kế toán viên trong Phòng Kế toán được bố trí làm việc theo từng phần hành. Trong mỗi phần hành, các công việc được phân công cụ thể cho từng người. Kết quả làm việc luôn được kiểm tra lại 2 lần theo một chu trình chặt chẽ trước khi chúng được phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái vào thời điểm cuối kỳ nhằm đảm bảo sẽ không xảy ra bất cứ sai sót nào trong công tác hạch toán kế toán sau khi đã khoá sổ. Kế toán phải trả Kế toán phải thu Kế toán TS CĐ Kế toán hàng tồn kho Kế toán Tổng Hợp Kế toán tiền mặt và TGNH Kế toán tính giá thành Trưởng Phòng Tài Chính Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: Công tác kế toán được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ, nhằm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy trong các thông tin kế toán. Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán Nhật Ký chung, ứng dụng trên phần mềm trọn gói Oracle, bao gồm 7 phần hành (Module) (xem sơ đồ trang sau): Module Tiền mặt Module Mua hàng Module phải trả Module Phải thu Module Tài Sản Cố Định Module Vật Liệu Module Sổ cái Giao dịch hàng ngày khi phát sinh sẽ được cập nhật vào hệ thống dữ liệu ở các Module Tiền Mặt, Mua hàng, Phải trả, Vật liệu, Tài sản cố định. Giao dịch ở các Module sẽ được nhập vào Module Sổ cái dưới hình thức Nhật ký chung. Kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra, so sánh, đối chiếu với sổ chi tiết và báo cáo ở các Module và thực hiện việc chuyển Sổ cái. Hệ thống sẽ tự động in Bảng cân đối số phát sinh và Báo Cáo tài chính. Ngoài ra công ty còn sử dụng 1 phần mềm ngoài Oracle nữa là phần mềm tính giá thành. Chứng từ Gốc Nhập Dữ liệu Module Phải trả Module Phải thu Tất cả các giao dịch liên quan đến việc mua và bán hàng, thu và chi tiền. NHẬT KÝ CHUNG CHUYỂN MODULE SỔ CÁI Sổ Cái Bảng Cân Đối số phát sinh Sổ tiền mặt và TGNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiêt Module Mua Hàng Module Vật Liệu Module TSCĐ Giao dịch phát sinh hàng ngày, thường xuyên hoặc định kỳ kế toán Đối chiếu Giao dịch nội bộ giữa các Module Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán Công ty ô tô Toyota Việt Nam Thực hiện trên ứng dụng Oracle 1.4.3. Các chính sách kế toán chung tại Toyota Việt Nam: (dựa trên Thông tư số 2989 TC/CĐKT về chế độ kế toán tại công ty Toyota Việt Nam, ngày 28 tháng 3 năm 2002, và các tài liệu bổ sung): - Công ty thực hiện công tác kế toán theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20 tháng 3 năm 2006), và các chuẩn mực kế toán được ban hành trong 5 đợt vừa qua (ban hành theo các Quyết Định, Thông tư hướng dẫn của bộ Tài chính về chuẩn mực kế toán). - Ngôn ngữ chính thức được sử dụng trong kế toán: tiếng Việt Nam và tiếng Anh. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong kế toán: Đồng Việt Nam. Các đồng tiền khác phát sinh được ghi theo nguyên tệ và phải đựơc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Ngoài ra, do số lượng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ khá lớn, mặt khác để tiện cho các nhà quản lý nước ngoài quản lý và điều hành công việc nên hệ thống kế toán mà công ty sử dụng có hai bộ số liệu: một bằng đơn vị Đồng Việt Nam, một bằng Đồng Đô la. Khi kế toán phản ánh các ngiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống (bằng tiền VND hoặc USD-tùy loại nghiệp), hệ thống kế toán sẽ tự động chuyển đổi tỷ giá sang tiền Việt Nam Đồng và tiền Đô la Mỹ. - Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo đơn vị đo lường chính thức của Việt Nam. Ngoài ra, do đặc thù hoạt động của công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ có ngoại tệ, Công ty có sử dụng hai hệ thống tiền tệ hoạt động song song, hệ thống phần mềm kế toán sẽ tự động đổi từ Tiền VND sang USD hoặc ngược lại theo tỷ giá đã được kế toán cập nhật mỗi ngày, khi nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào hệ thống. - Năm tài chính: từ ngày 01/04 hàng năm đến ngày 31/3 năm tiếp theo. Kỳ lập báo cáo là hàng tháng, Thời gian lập là vào đầu tháng, trong vòng 7 ngày. Nơi nộp báo cáo là Trưởng phòng Tài Chính; Giám đốc hành chính, tài chính; Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc Công ty. Hằng năm, công ty lập Báo cáo Tài Chính nộp lên các Cơ quan Tài chính, Cơ quan thuế, Cơ quan thống kê, Cơ quan đăng ký kinh doanh và các pháp nhân tham gia góp vốn. - Về khấu hao Tài Sản Cố Định: Phải thực hiện theo đúng các quy định trong Chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ (ban hành theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC. Mọi loại tài sản được xác định thời gian sử dụng và đăng ký khấu hao ngay từ khi thành lập công ty. - Hoá đơn bán hàng phải sử dụng mẫu in sẵn do Bộ tài chính phát hành; mẫu hoá đơn bán hàng tự in, phải đăng ký với Tổng cục Thuế và phải được Tổng cục Thuế chấp thuận trước khi sử dụng. 1.4.4. Phần mềm kế toán sử dụng: Công ty sử dụng phần mềm Oracle để vận hành hệ thống kế toán. Phần mềm Oracle được xây dựng không chỉ phục vụ cho hoạt động kế toán mà cả hoạt động quản lý kế toán và quản lý ngân sách. 1.4.4.1. Thủ tục quản lý, sử dụng phần mềm: Hệ thống Oracle chia làm 7 phần hành hoàn toàn riêng biệt, độc lập trong sử dụng và tra cứu thông tin. Mỗi một kế toán viên được tạo cho một cái tên và một mật khẩu để sử dụng, kèm theo đó là quyền truy nhập vào các phần hành với tư cách là người kế toán viên hay là người quản lý (của mỗi phần hành hay của cả hệ thống). Với tư cách là người quản lý, phần mềm sẽ hỗ trợ bằng cách cung cấp các công cụ tra cứu thông tin hiệu quả nhất, các công cụ để kiểm tra, phê chuẩn và chỉnh sửa. Do mỗi người có một tên và mật khẩu riêng để sử dụng nên Oracle có chức năng tự động ghi lại tên người hạch toán nghiệp vụ, người phê chuẩn, ngày giờ hạch toán…Điều đó đã giúp đề cao tính chịu trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình. 1.4.4.2. Phương thức hạch toán: Phần mềm Oracle của công ty Toyota có nhiều điểm khác biệt với những phần mềm kế toán thông thường: Thứ nhất, Oracle quản lý nghiệp vụ theo từng lô, mỗi lô bao gồm các nghiệp vụ có cùng tính chất, hoặc có liên quan đến nhau. Cách tạo lập các lô tuỳ theo đặc trưng của mỗi phần hành. Trong từng phần hành, mỗi nghiệp vụ đều phải bao gồm đầy đủ các thông tin về loại nghiệp vụ (tuỳ phần hành), tên và mã số của đối tác, các nhà cung cấp hoặc nhân viên, số hoá đơn, ngày hoá đơn, giá trị trong hoá đơn, giá trị từng khoản mục, ngày đổi tỷ giá, diễn giải nghiệp vụ, mã tài khoản… Thứ 2, Oracle sử dụng hệ thống mã Tài khoản rất linh hoạt, không chỉ bao gồm số hiệu tài khoản, mà còn bao gồm một số mã chứa đựng nhiều chiều thông tin khác, nhằm xác định rõ những chi tiết liên quan đến nghiệp vụ. Ta có kết cấu mã tài khoản c._.ủa công ty: 0000. 00000000. 000. 0000. 01. 000000 Mã các phòng ban Số Tài khoản hạch toán kế toán (chi tiết đến 8 chữ số) Mã sản phẩm Mã dự án Mã Kho dự trữ hàng hóa Tên Công Ty Khi hạch toán một nghiệp vụ phát sinh, kế toán không chỉ phải xác định hạch toán như thế nào mà còn cần phải hiểu và phản ánh lên mã Tài Khoản xem các nghiệp vụ đó phát sinh ở phòng ban nào, khu vực nào hoặc liên quan đến loại sản phẩm nào, nằm trong dự án nào… (nếu có). Thứ 3, trong Oracle, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ như vậy, công ty có sử dụng các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với chế độ kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi, không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, và có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Thứ 4, Oracle là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, nó không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống . Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do hệ thống cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài công ty. Thứ 5, Oracle cho phép hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên: cơ chế dữ liệu tập trung của Oracle cho phép hợp nhất số liệu của các chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà kế toán phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống Oracle được thực hiện đơn giản. Như vậy, chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Với việc sử dụng Oracle, kế toán không chỉ có nhiệm vụ cung cấp thong tin mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. 2.2.4.3. Tác dụng của phần mềm kế toán đối với công tác hạch toán và kế toán quản trị: Với cách quản lý theo lô như vậy, cộng với những quy định thống nhất trong khi hạch toán, và việc phải xác định chính xác các thành phần của mã Tài khoản giúp kế toán viên dễ dàng tìm kiếm, bổ sung các nghiệp vụ có liên quan; đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các kế toán, giúp các kế toán cấp cao có thể kiểm tra, chỉnh sửa và phê chuẩn được dễ dàng. Ngoài ra, phương thức hạch toán như vậy còn có tác dụng rất lớn trong công tác hạch toán chi phí, giá thành vào thời điểm cuối kỳ, cũng như trong công tác kế toán quản trị-giúp quản lý được các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận nào, vì sao, có phù hợp với lợi ích mà những khoản chi đó mang lại không… Như vậy, việc sử dụng phần mềm Oracle đã góp phần quan trọng trong công tác hạch toán kế toán tại công ty. Nó làm tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của các kế toán viên, đồng thời giảm đáng kể các sai sót xảy ra trong quá trình hạch toán một số lượng lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT trong Oracle luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Như vậy, trên hệ thống Oracle, Kế toán không những là nơi ghi nhận và cung cấp thông tin, mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. 1.4.5. Hệ thống sổ sách: Sổ Tổng Hợp: Sổ Nhật ký Chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ Cái các Tài Khoản Sổ, thẻ Kế Toán Chi tiết: Sổ TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Kho; Sổ Chi Tiết Vật tư, Sản Phẩm; Sổ Chi Phí sản xuất; Bảng Tổng hợp giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ chi tiết Tạm ứng, Tiền mặt, TGNH, Sổ chi tiết Thanh toán với Nhà cung cấp, Thanh toán với Khách Hàng Sổ chi tiết thanh toán với nội bộ, thanh toán với Nhà Nước Hệ thống Báo cáo Tài Chính: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh. Các Báo cáo quản trị. Báo Cáo tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho Nguyên Vật Liệu Báo cáo tổng hợp hàng Nhập kho theo người bán, theo mặt hàng Báo cáo Khấu hao lũy kế… Đặc điểm chung chi phối công tác kế toán TSCĐ: 1.5.1. Ảnh hưởng của đặc điểm phát triển kinh doanh và hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty Toyota Việt Nam có lịch sử hình thành và phát triển trên 10 năm. Trong quá trình đó, công ty đã không ngừng cải tiến năng lực sản xuất; liên tục cho ra đời những dòng xe, mẫu xe mới; Ngoài ra, công ty còn tiến hành các hoạt động bảo vệ môi trường một cách tích cực. Đồng thời, công ty còn mở rộng quy mô bằng cách mở thêm hai chi nhánh, một tổng kho phụ tùng và một trung tâm xuất khẩu. Sự mở rộng quy mô như vậy khiến cho công ty có hai lần đầu tư lớn về TSCĐ: năm 1997 và 1998. Sự mở rộng quy mô như vậy lại khiến cho công tác kế toán TSCĐ thêm khó khăn, vì công ty chỉ có kế toán tiền mặt tại các chi nhánh còn mọi hoạt động ở các phần hành khác và toàn bộ chứng từ lien quan đều được quản lý tại trụ sở chính của công ty. Công tác kế toán phải thực hiện từ xa và một năm chỉ có 2 lần đi kiểm kê thực tế. Ngoài ra, chính vì luôn có sự cải tiến về năng lực sản xuất và mẫu mã sản phẩm nên tại Toyota luôn có sự đầu tư mua sắm TSCĐ mới hàng năm; có những trường hợp công ty mua về những tài sản để gắn thêm lên những TSCĐ cũ để cải tiến. Bản thân những tài sản mới mua về này không đủ những tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, nếu chúng để tách riêng. Tuy nhiên vì có gắn với các TSCĐ khác nên chúng vẫn được ghi nhận là TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng theo như quy định trong QĐ 206/2003 của Bộ Tài Chính. Về hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty còn kinh doanh dịch vụ và xuất khẩu ngoại trừ hoạt động chính là sản xuất ô tô. Các hoạt động này cũng cần sử dụng một số TSCĐ tuy nhiên chúng được diễn ra hầu hết ở các chi nhánh và đôi khi có sự thay đổi mục đích sử dụng TSCĐ do có sự chuyển giao tài sản giữa những mảng kinh doanh khác nhau của công ty, vậy nên công tác kế toán TSCĐ cũng gặp thêm khó khăn. 1.5.2. Ảnh hưởng của đặc điểm tổ chức quản lý: Hầu hết các TSCĐ của công ty là mua từ những công ty nằm trong hệ thống Tập Đoàn Toyota. Tuy nhiên, công ty Toyota Việt Nam là một pháp nhân hoàn toàn độc lập với những công ty khác của Tập Đoàn Toyota Nhật Bản, vì vậy việc hạch toán các nghiệp vụ tăng TSCĐ hoàn toàn được ghi nhận như đối với các đối tác bên ngoài. Theo sơ đồ, bộ máy quản lý của công ty chia làm 3 mảng chính: Sản xuất, Marketing, Hành chính-Tài Chính-Kiểm soát nội bộ. Trong mỗi bộ phận lại có nhiều phòng ban, làm các nhiệm vụ khác nhau. Quy mô công ty lớn nên các hoạt động phát sinh nhiều không chỉ về số lượng mà còn rất đa dạng; do đó dẫn đến hệ thống phòng ban khá phức tạp. Vậy nên ngoài hệ thống tài khoản kế toán, bộ máy kế toán của công ty còn sử dụng một hệ thống mã số theo phòng ban, mỗi khi định khoản, kế toán viên đồng thời cũng phải xác định và phản ánh nơi phát sinh nghiệp vụ đó vào hệ thống để dễ dàng theo dõi, quản lý các khoản chi phí phát sinh. Đối với phần hành TSCĐ nói riêng, kế toán riêng phải có những thông tin liên quan đến TSCĐ không chỉ giá trị của chúng, thời gian sử dụng, mà còn phải biết cụ thể nơi sử dụng, mục đích sử dụng và cập nhật liên tục những thay đổi phát sinh trong quá trình sử dụng tài sản, để có thể phản ánh một cách chính xác bản chất của khoản chi phí khấu hao phát sinh hàng kỳ. Và hệ thống Mã phòng ban chính là để hỗ trợ kế toán hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tăng hiệu quả trong công tác tính khấu hao hàng kỳ. Là một công ty có quy mô lớn, số lượng TSCĐ nhiều nên để công tác kế toán TSC được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác nhất, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán TSCĐ, phòng mua hàng, nơi đặt mua và nơi sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ luôn phải biết rõ một TSCĐ mua như thế nào, ai đặt mua và dùng để làm gì, có dùng để ghép với một TS nào khác không…Có như vậy mới đảm bảo việc hạch toán được chính xác, đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.5.3. Ảnh hưởng của đặc điểm hệ thống Kế toán: Hệ thống kế toán của công ty hoạt động tập trung ở trụ sở chính, tại hai chi nhánh chỉ thực hiện kế toán tiền mặt; vì vậy ở chi nhánh chỉ có nhiệm vụ tập hợp số liệu, chứng từ phát sinh rồi gửi về trụ sở chính, việc tính khấu hao cũng được thực hiện tại trụ sở chính. Hệ thống kế toán của công ty được chia làm nhiều phần hành, dựa trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán Oracle. Tiêu chí đầu tiên của phần mềm này là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của công ty. Trong đó, thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Trong Oracle, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ Kế Toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Việc lập ra các Tài khoản trung gian như vậy tuy có khác biệt so với chế độ Kê Toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, ngoài ra còn có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Đối vơi hoạt động kế toán TSCĐ nói riêng, để tạo sự liên kết với phần hành kế toán phải trả, các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động mua TSCĐ, kế toán phải trả sẽ phản ánh vào một TK trung gian là TK 2418. Sau đó, việc vốn hoá các khoản chi đó thành TSCĐ sẽ là nhiệm vụ của Kế toán phần hành TSCĐ. Ngoài ra, hệ thống Oracle có cấu trúc hệ thống tài khoản rất linh hoạt với nhiều chiều thông tin, chúng đáp ứng được mọi yêu cầu về phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, nhất là với quy mô lớn như Công ty Toyota Việt Nam. Nhờ hệ thống này mà việc quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, ta chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ. Để làm được điều đó, các kế toán khi hạch toán phải đảm bảo định khoản chính xác phòng ban phát sinh chi phí. Đối với kế toán TSCĐ nói riêng, điều này lại càng quan trọng bởi chi phí khấu hao hàng kỳ bao giờ cũng lớn, vì vậy kế toán TSCĐ phải luôn nắm được tình hình sử dụng thực tế của các TSCĐ. PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM: 2.1. Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ: 2.1.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam: Ta có Bảng tổng kết tình hình tài sản cố định tại công ty vào cuối tháng 3 năm 2007 như sau: Bảng 2.1: Bảng tổng kết tình hình TSCĐ (30/3/2007) (Nguồn: Bảng cân đối kế toán thử ngày 30/3/2007) (Tổng Tài Sản: khoảng 2000 tỷ VND) Loại TSCĐ NG TSCĐ/Tổng TS GTCL/Tổng TSCĐ GTCL/Tổng TS Nhà cửa 4.65 % 5.89 % 2.18 % Vật kiến trúc 2.53 % 3.46 % 1.28 % Máy móc và Thiết bị 12.91 % 9.09 % 3.37 % Ôtô và Xe cộ 1.31 % 1.66 % 0.62 % Thiết bị, dụng cụ quản lý 8.26 % 11.83 % 4.38 % Quyền sử dụng đất 4.76 % 9.13 % 3.38 % Phần mềm máy tính 1.58 % 0.97 % 0.36 % Các TSCĐ vô hình khác 1.06 % 2.07 % 0.77 % Tổng Tài Sản Cố Định 37.06 % 44.10 % 16.34 % Trước hết, là công ty sản xuất, lại là sản phẩm có kích thước lớn nên công ty cần một diện tích đất lớn để xây dựng nhà xưởng, kho chứa vật liệu, phụ tùng, công cụ, sản phẩm…vậy nên giá trị quyền sử dụng đất chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty. Quyền sử dụng đất cùng với phần mềm máy tính là hai loại tài sản cố định vô hình điển hình và có giá trị lớn nhất của công ty. Về phần mềm máy tính, sản phẩm của công ty tiêu thụ trên quy mô toàn quốc, thậm chí còn xuất khẩu ra nước ngoài; các đối tác có giao dịch kinh tế phát sinh cũng rất nhiều, đa dạng và trên quy mô rộng lớn, vì vậy bộ máy quản lý của công ty cần một số lượng lớn những thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến làm tăng tốc độ công việc. Điều này làm cho các phần mềm máy tính và các thiết bị văn phòng công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty: phần mềm máy tính là 1.58%, các công cụ, thiết bị văn phòng là 8.26%. Thứ 3, là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nên cơ cấu giá trị máy móc thiết bị trên tổng số TSCĐ là lớn nhất, chiếm khoảng 34.8% tổng giá trị TSCĐ, chiếm 12.9% tổng tài sản của công ty. Công ty sản xuất hàng chính hãng nên thiết bị đặc chủng nhiều, không sản xuất hàng loạt mà phần lớn theo đơn đặt hàng riêng lẻ nên giá trị lớn. Đây là phần TSCĐ khó quản lý nhất trong hệ thống TSCĐ của công ty vì chúng không những có số lượng lớn mà còn thường xuyên được sử dụng trong môi trường nhiều dầu mỡ, bụi bặm, hay phải di chuyển nên hay hỏng hóc, mất thẻ gắn trên tài sản; thường xuyên phải thay thế, cải tiến, bảo dưỡng, thay đổi nơi sử dụng…Chính vì vậy, những TSCĐ thuộc lại này thường xuyên được theo dõi, kiểm tra hơn những loại tài sản khác. Ngoài ra, đối với các máy móc thiết bị, do là hàng chính hãng nên TSCĐ không dùng nữa phần lớn là huỷ hoặc tháo rời, vậy nên giá trị thu hồi ước tính thấp, phần lớn là công ty không đề cập đến giá trị thu hồi ước tính trong khi tính giá trị khấu hao hàng kỳ. Như vậy, các TSCĐ của Công ty Toyota có đặc điểm là giá trị và số lượng đều lớn nên công tác kế toán TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn, cần có những phương pháp quản lý tài sản hợp lý, cùng sự theo dõi chặt chẽ hệ thống TSCĐ trên sổ sách cũng như trên thực tế. 2.1.2. Phân loại TSCĐ: Nguyên tắc phân loại TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam là căn cứ vào tính chất của TSCĐ. Các TSCĐ được phân làm hai loại: - Tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh - Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng (hay có nguồn hình thành từ quỹ phúc lợi). Các TSCĐ thuộc loại thứ 2, doanh nghiệp chỉ theo dõi, quản lý nhưng không trích khấu hao hàng kỳ. Đối với những TSCĐ thuộc loại 1, công ty phân ra làm 6 loại: Nhà cửa (TK 2112100) là nơi để diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh của người và thiết bị, hoặc để làm kho. Vật kiến trúc (TK 2112200) bao gồm đường xá, vỉa hè, bục thang máy… Máy móc và thiết bị (TK 2113000): bao gồm máy cưa, máy nghiền, máy hàn, máy biến thế hàn, súng bắn điện để hàn, thiết bị điều khiển… Xe cộ (TK 2114000): bao gồm xe hơi, xe tải, xe bus đưa đón nhân viên và các loại xe khác. Công cụ và thiết bị quản lý (TK 2115000): bao gồm kính hiển vi, các thiết bị kiểm tra và đo lường, cẩu, đồ gá lắp, máy tính và các đồ dùng văn phòng khác...; được chia làm 3 loại nhỏ: Thiết bị công nghệ: máy tính, máy tính xách tay, máy chủ nội bộ, bộ định tuyến, khoá chuyển đổi và các thiết bị thông tin khác. Công cụ cho sản xuất: gồm các công cụ trực tiếp và gián tiếp Công cụ văn phòng: các loại công cụ, thiết bị còn lại. TSCĐ vô hình (TK 2130000): là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình. Ở Công ty Toyota Việt Nam, chúng bao gồm quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính và các tài sản vô hình khác. 2.1.3. Chính sách quản lý TSCĐ: Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phần riêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sử dụng trên một năm. Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó, nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập. Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau: + Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, hoá đơn thuế, biên bản giao nhận tài sản và đơn đăng ký TSCĐ. Các TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đựơc theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại Nguyên giá Số khấu hao luỹ kế trên sổ kế toán = của Tài sản _ của tài sản của TSCĐ cố định cố định Đối với những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh quy định tại khoản 2, điều 9 của QĐ206, công ty sẽ quản lý tài sản cố định này theo nguyên giá, số giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn trên sổ kế toán = của tài sản _ luỹ kế của tài sản của Tài sản cố định cố định cố định Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường. +Khi một phòng ban nào đó có nhu cầu mua TSCĐ, đại diện phòng ban đó sẽ phải làm một đơn đề nghị mua hàng, và phải được sự phê chuẩn của các cấp lãnh đạo có thẩm quyền. Sau khi được phê chuẩn, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và tiến hành làm hợp đồng. + Đăng ký TSCĐ: mọi TSCĐ được đăng ký bởi yêu cầu Tài Sản hoặc người chịu trách nhiệm về tình trạng kỹ thuật của Tài Sản. (Xem mẫu đăng ký TSCĐ phần phụ lục- Mẫu số FA-1) + Thẻ TSCĐ: mọi TSCĐ trong công ty phải được đính kèm một thẻ có mã số để quản lý, trừ xe của công ty, nhà cửa và vật kiến trúc, súng bắn điện, xe đẩy tay, các tài sản ngầm dưới đất và TSCĐ vô hình (là những tài sản hoặc có thể quản lý theo số seri đặc trưng của tài sản và số lượng hoặc không thể gắn thẻ lên được). Mã TSCĐ được quy định gồm 9 ký tự : A- AAA- 0000- 0 Trong đó, ký tự đầu tiên chỉ loại tài sản, được quy định như sau: Mã TSCĐ Số TK Tên TK A 2112100 Nhà cửa B 2112200 Vật kiến trúc C 2113000 Máy móc và thiết bị D 2114000 Xe cộ (xe văn phòng, xe tải và xe đưa đón nhân viên E 2115000 Công cụ, thiết bị quản lý F 2131000 Bảng quảng cáo G 2137000 Phần mềm máy tính Ký tự thứ 2, chỉ phòng ban sử dụng Tài sản, được quy định như sau: Ký tự thứ 1 Ký tự thứ 2 Phòng ban, bộ phận sử dụng A P Sản xuất Z Hành chính M Marketing B P Sản xuất Z Hành chính M Marketing C W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp M Sản xuất - Bảo Dưỡng I Sản xuất - Kiểm tra S Sản xuất - Dập E Sản xuất - Xuất Khẩu P Sản xuất - Thiết bị chung D V Hành chính E V Sản xuất và Marketing F W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp P Sản xuất - Thiết bị chung M Sản xuất - Bảo Dưỡng I Sản xuất - Kiểm tra S Sản xuất - Dập E Sản xuất - Xuất Khẩu D Công cụ, thiết bị chung cho văn phòng G Đồ đạc văn phòng E Trung tâm đào tạo G P Sản xuất D Hành chính M Marketing Ký tự thứ 3 và thứ 4 là để chỉ tên tài sản. Bốn ký tự tiếp theo bằng số là một dãy số chuỗi. Ký tự cuối cùng dung trong trường hợp có sự thay đổi. Người chịu trách nhiệm về TSCĐ ở phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ đặt tên cho những TSCĐ. + Thanh lý TSCĐ: tuân theo quy địng trong thông tư số 01/2005 của Bộ Thương Mại, ngày 6/1/2005 (áp dụng cho việc thanh lý vật liệu, xe cộ, thiết bị và dụng cụ của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài). ( Xem mẫu thanh lý TSCĐ phần phụ lục Mẫu số FA-3) Tài sản được thanh lý thuộc một trong các trường hợp sau: Đã khấu hao hết; thời gian sử dụng không còn nhiều; Bị phá huỷ, không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa quá lớn; Sử dụng lại cho dự án mới hoặc cắt giảm cho hoạt động nghiên cứu cải tiến; Những công cụ và máy móc đặc biệt dùng cho mẫu xe không còn sản xuất nữa; Đem bán; Phương thức thanh lý bao gồm: tái sử dụng, huỷ, tặng, bán. Trường hợp huỷ phải được chuẩn bị, ký bởi những người tham gia chứng kiến và trực tiếp huỷ tài sản. Trường hợp đem bán phải có những văn bản cần thiết kèm theo (như: quyết định bán của cấp lãnh đạo có thẩm quyền, hợp đồng kinh tế với bên mua, hoá đơn thuế); quá trình bán sẽ được ghi lại và bất cứ các khoản lỗ hoặc lãi nào cũng đều phải được ghi nhận bởi Kế toán các khoản phải thu. + Kiểm kê TSCĐ: sự tồn tại, vị trí và hiện trạng của mọi TSCĐ sẽ được thẩm tra lại trong các kỳ kiểm kê 2 lần một năm vào giữa và cuối năm tài chính (31/3 và 30/9). Lịch kiểm kê sẽ được gửi cho các phòng ban có liên quan bằng email ít nhất 3 tuần trước khi kiểm kê để đảm bảo kiểm kê nhanh chóng hiệu quả và chính xác nhất. Quá trình kiểm kê và kết quả kiểm kê sẽ được ghi lại và ký xác nhận bởi đại diện chịu trách nhiệm của bên kế toán và các bên có liên quan. Mọi sai lệch giữa số liệu của kế toán và số liệu kiểm kê được cần phải được điều tra tìm nguyên nhân, lập biên bản và có biện pháp xử lý trước khi kế toán TSCĐ tiến hành điều chỉnh. + Sửa chữa TSCĐ: được phản ánh vào chi phí kỳ phát sinh hoạt động sửa chữa. + Mất hoặc bị mất cắp Tài Sản: cần tiến hành điểu tra rõ nguyên nhân, đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chuyển sang để kế toán TSCĐ phản ánh. Như vậy, tuy số lượng tài sản có nhiều nhưng công ty đã thiết lập được những chính sách quản lý đồng bộ, có hệ thống; với sự phối hợp quản lý đồng thời của ban bộ phận: tại nơi sử dụng, bộ phận quản lý chất lượng và phòng kế toán. Chính sách quản lý luôn yêu phải có cầu sự phối hợp tích cực giữa các bên có liên quan với những thủ tục, quy định rõ ràng về trách nhiệm, để làm sao quản lý tốt hệ thống TSCĐ đồ sộ như vậy. 2.2. Thực trạng kế toán Tài sản Cố định tại công ty Toyota Việt Nam: 2.2.1. Thực trạng hạch toán biến động TSCĐ: 2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐ: Do đặc trưng của hệ thống kế toán của Toyota là kế toán nhiều phần hành nên để liên kết phần hành kế toán phải trả với phần hành kế toán TSCĐ, công ty có sử dụng thêm một TK trung gian là TK 2418 trong trường hợp phát sinh các chi phí liên quan. a) Xác định nguyên giá TSCĐ: Xác định trong từng trường hợp cụ thể, như sau: - TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác… - TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: Đối với TSCĐ hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu, nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). - TSCĐ mua trả chậm: Trường hợp TSCĐ mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, nguyên giá tài sản cố định đó được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hóa) theo quy định của Chuẩn mực "Chi phí đi vay". - Thành phẩm trong trường hợp sử dụng làm TSCĐ sẽ bao gồm giá vốn hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt, phí đăng ký và các khoản phí liên quan khác. Trong trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ, các chi phí không hợp lý như nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi khác sử dụng vượt quá mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế đều không tính vào nguyên giá của TSCĐ đó. - TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự (tài sản tương tự là tài sản có công dụng tương tự, trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương). Trong cả hai trường hợp không có bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào được ghi nhận trong quá trình trao đổi. Nguyên giá TSCĐ nhận về được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi. Ví dụ: Việc trao đổi các TSCĐ tương tự như trao đổi máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các cơ sở dịch vụ hoặc TSCĐ khác. + Những chi phí thực tế phát sinh liên quan đến giai đoạn triển khai (đối với TSCĐ vô hình) được tập hợp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ thời điểm xét thấy kết quả triển khai thỏa mãn được định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì các chi phí giai đoạn triển khai được tập hợp vào Tài khoản 241 "Xây dựng cơ bản dở dang" (2412). Khi kết thúc giai đoạn triển khai các chi phí hình thành nguyên giá tài sản cố định vô hình trong giai đoạn triển khai phải được kết chuyển vào bên Nợ Tài khoản 213 "Tài sản cố định vô hình". + Chi phí liên quan đến tài sản cố định phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu phải được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, trừ khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ: - Chi phí phát sinh có khả năng làm cho tài sản cố định tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu; - Chi phí được đánh giá một cách chắc chắn và gắn liền với tài sản cố định cụ thể. Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm. Chi phí liên quan đến tài sản vô hình đã được doanh nghiệp ghi nhận là chi phí để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ trước đó thì không được tái ghi nhận vào nguyên giá tài sản cố định vô hình. + Đối với trường hợp đặc biệt là quyền sử đất (tại công ty là quyền sử dụng đất có thời hạn), nguyên giá của TSCĐ bao gồm tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp cộng chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ…; hoặc là giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn + Các nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành, danh sách khách hàng và các khoản mục tương tự được hình thành trong nội bộ doanh nghiệp không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình. + Nguyên giá chỉ thay đổi trong trường hợp: Tuổi thọ của tài sản được kéo dài Đánh giá lại giá trị TSCĐ (theo quy định của pháp luật) Sự nâng cấp tài sản làm tăng chất lượng sản phẩm. Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ. Nếu có sự thay đổi về nguyên giá TSCĐ, kế toán sẽ phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao luỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. b) Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tăng TSCĐ: + Trường hợp mua TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định (Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1332) Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng; hoặc Có TK 141 - Tạm ứng Có TK 331 - Phải trả cho người bán. Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định Có TK 112, 331... + Trường hợp mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp: - Khi mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố đinh (Nguyên giá - ghi theo giá mua trả tiền ngay) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) giá mua trả tiền ngay trừ (-) thuế giá trị gia tăng (nếu có) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán). - Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 111, 112 (Số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ). Đồng thời tính vào chi phí theo s._.