Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Vật tư vận tải xi măng

riển thì nó là điều kiện cần thiết để tiết kiệm sức lao động và nâng cao năng xuất lao động. Trong giai đoạn hiện nay khi khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan trọng để tạo sức cạnh tranh đối với các doanh nghiệp. Để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có và sử dụng TSCĐ mà điều quan trọng là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo toàn, phát triển và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐ. Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng được chế độ quản lý khoa học toàn diện để có thể sử dụng hợp lý, đầy đủ phát huy hết công suất của TSCĐ, tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm, thu hồi nhanh vốn đầu tư để tái sản xuất trang thiết bị và đổi mới công nghệ. Hạch toán kế toán với chức năng và nhiệm vụ của nó là một công cụ đắc lực của quản lý, cung cấp các thông tin chính xác kịp thời cho quản lý. Góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và bảo toàn vốn cho doanh nghiệp. Một trong những phần của hạch toán kế toán đó là kế toán TSCĐ. Kế toán TSCĐ giúp cho việc hạch toán TSCĐ được chính xác và theo dõi tình hình TSCĐ một cách chặt chẽ và đầy đủ. Công ty vật tư vận tải xi măng ( tên giao dịch COMATCE ) là một doanh nghiệp nhà nước cùng hoạt động kinh doanh tự chủ với hành ngàn doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Từ khi chuyển sang kinh tế thị trường, TSCĐ của công ty đã và đang từng bước được đổi mới nhằm đáp ứng được nhu cầu phục vụ sản xuất. Tuy nhiên nhìn chung việc đổi mới công nghệ vẫn còn đang ở mức độ thấp, TSCĐ hầu hết là cũ và lạc hậu so với thời đại, mặc dù vậy nó vẫn có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất của công ty. Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả vốn cố định thông qua việc hạch toán chính xác TSCĐ vừa đúng chế độ chung vừa phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là vấn đề mà công ty rất quan tâm. Thời gian qua, nhiều ý kiến đóng góp cho vấn đề này đã được đưa ra bàn luận, nhiều giải pháp đã được nghiên cứu vận dụng và tỏ ra có hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, không phải đã hết những tồn tại vướng mắc, đòi hỏi phải tiếp tục tìm ra phương hướng hoàn thiện. Từ thực tế đó, trên cơ sở những kiến thức đã tích luỹ đựợc, với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo TS Phan Trọng Phức cùng các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính kế toán thống kê của công ty em đã mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “ Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty vật tư vận tải xi măng" Kết cấu của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm 3 phần chính: Phần I: Lý luận chung về hạch toán kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng hạch toán và quản lý TSCĐ tại công ty vật tư vận tải xi măng. Phần III: Phương hưóng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán và quản lý TSCĐ tại công ty vật tư vận tải xi măng. Phần ilý luận chung về hạch toán kế toán tscđ trong các doanh nghiệp 1.1. Những vấn đề chung về TSCĐ . 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của TSCĐ. Khái niệm TSCĐ. TSCĐHH là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH. TSCĐ là những tư liệu lao động và các đặc quyền có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Khác với đối tượng lao động, TSCĐ tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Căn cứ để phân biệt TSCĐ với công cụ lao động nhỏ là giá trị tối thiểu và thời gian sử dụng tối thiểu của tài sản. Mức giá trị và thời gian này do các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước qui định và các mức này không cố định mà có thể thay đổi cho phù hợp với thời giá trên thị trường và các yếu tố khác xuất phát từ yêu cầu sản xuất. Hiện nay theo tiêu chuẩn qui định TSCĐHH ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng BTC . Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH như sau: Các TS được ghi nhận là TSCĐHH phải thoả mãn đồng thời Tất cả 4 tiêu chuẩn ghi nhậ sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dung tài sản đó; Nguyên giá TS phải được xác định một cách đáng tin cậy; Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm; Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành; Những tư liệu lao động thiếu một trong 4 tiêu chuẩn trên thì coi là công cụ dụng cụ nhỏ. Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mỗi ngành, bộ chủ quản, sau khi được sự đồng ý của Bộ Tài chính, có thể qui định những tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn nói trên vẫn được coi là TSCĐ và ngược lại. Đặc điểm TSCĐ. TSCĐ có đặc điểm nổi bật là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất thì: Về mặt hiện vật: TSCĐ tham gia hoàn toàn vào nhiều lần trong sản xuất với hình thái vật chất ban đầu giữ nguyên cho đến khi bị loại thải khỏi quá trình sản xuất. Về mặt giá trị: TSCĐ được biểu hiện dưới 2 hình thái: + Một bộ phận giá trị tồn tại dưới hình thái ban đầu gắn với hiện vật TSCĐ (nguyên giá ). Bộ phận giá trị này bị hao mòn dần trong quá trình hoạt động. + Một bộ phận giá trị chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm, dịch vụ mới tạo ra. Khi sản phẩm tiêu thụ thì bộ phận này được chuyển thành vốn tiền tệ. 1.1.2. Vai trò của TSCĐ và yêu cầu quản lý TSCĐ Vai trò của TSCĐ. Xu hướng hiện nay tỷ trọng TSCĐ là các thiết bị máy móc, được đầu tư ngày càng nhiều, giá trị ngày càng cao, ngược lại tỷ trọng các tài sản khác không trực tiếp phục vụ quá trình sản xuất có xu hướng giảm. Như vậy TSCĐ là nguồn tài sản lớn nhất trong mỗi doanh nghiệp . TSCĐ tạo cho doanh nghiệp một tiềm lực để phát triển kinh doanh. Tăng cường đổi mới TSCĐ, nâng cao chất lượng là một trong những biện pháp có tính then chốt để tăng năng suất lao động, tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, đủ sức cạnh tranh trên thị trường, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển, thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước, góp phần cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Với vai trò quan trọng như vậy, nếu quản lý và sử dụng TSCĐ có hiệu quả thì khả năng sinh lời từ nguồn tài sản này rất lớn, ngược lại sẽ gây ra sự lãng phí, thất thoát rất lớn, làm suy giảm năng lực sản xuất, làm hoạt động của doanh nghiệp bị bê trễ. Do đó yêu cầu quản lý TSCĐ đòi hỏi phải có phương pháp riêng để đảm bảo sử dụng TSCĐ có hiệu quả. Yêu cầu quản lý TSCĐ . Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quản lý TSCĐ cũng dựa trên cơ sở này và nó được cụ thể như sau: Về đánh giá TSCĐ. Phải tuân theo nguyên tắc đánh giá, theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của TSCĐ trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo quy định hiện hành. Về điều động, nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Chỉ được điều động, nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng hoặc không dùng được khi có quyết định của cấp có thẩm quyền theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành của nhà nước và doanh nghiệp phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết, phải căn cứ vào biên bản giao nhận, thanh lý, xử lý tài sản và các chứng từ liên quan để ghi giảm TSCĐ theo quy định tại chế độ kế toán. Về xử lý tài sản mất, hư hỏng. Do nguyên nhân chủ quan của người quản lý, sử dụng, doanh nghiệp phải báo cáo rõ cho cơ quan tài chính trực tiếp quản lý, cơ quan chủ quản cấp trên và xác định rõ nguyên nhân, quy kết rõ trách nhiệm vật chất cụ thể và cá nhân có liên quan theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Về quản lý các tài sản là công cụ, dụng cụ lâu bền. Những tài sản có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên hoặc có thời gian sử dụng trên 1 năm mà không coi là TSCĐ thì được xếp vào nhóm tài sản công cụ, dụng cụ lâu bền từ khi xuất ra sử dụng cho tới khi báo hỏng. Mặc dù yêu cầu quản lý TSCĐ đã được quy định cụ thể song những yêu cầu quản lý này lệ thuộc vào biến đổi tuỳ theo cơ chế quản lý nền kinh tế quốc dân và cơ chế quản lý trong doanh nghiệp miễn sao khắc phục được những kẽ hở trong công tác quản lý. Bảo đảm mọi TSCĐ của doanh nghiệp đều có người chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo vệ. 1.1.3. Phân loại TSCĐ. TSCĐ gồm nhiều loại và khác nhau về công dụng kinh tế, đơn vị tính toán, chức năng kỹ thuật và thời gian sử dụng. Do đó để tạo điều kiện cho việc quản lý TSCĐ, toàn bộ TSCĐ được phân thành nhiều loại, nhiều nhóm theo những đặc trưng nhất định. Việc phân loại TSCĐ nhằm mục đích lập kế hoạch sản xuất, sửa chữa và hiện đại hoá TSCĐ; là cơ sở để xác định mức khấu hao và giá trị còn lại. Nếu như việc phân loại TSCĐ chính xác sẽ phát huy hết tác dụng của TSCĐ, phục vụ tốt cho công tác quản lý TSCĐ. Như vậy, phân loại TSCĐ là sắp xếp TSCĐ thành từng loại, từng nhóm theo những đặc trưng về công dụng, tính chất, quyền sơ hữu, nguồn hình thành... Để tổ chức công việc kế toán một cách phù hợp, hiệu quả cao. TSCĐ được phân loại theo nhiều cách khác nhau, dựa trên các tiêu thức khác nhau. Thông thường các doanh nghiệp phân loạiTSCĐ theo một số cách sau: 1.1.3.1. Phân loại theo hình thái biểu hiện: Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ được chia thành hai loại: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể có đủ tiêu chuẩn giá trị, thời gian sử dụng theo chế độ qui định. Loại này gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc: Bao gồm các công trình xây dựng cơ bản như: Nhà cửa, kho tàng, bể tháp nước... phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD). Máy móc, thiết bị: Gồm các loại máy móc, thiết bị dùng trong SXKD. Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: Bao gồm các phương tiện vận tải đường bộ, đường không, đường biển, thiết bị truyền dẫn... Thiết bị dụng cụ quản lý: Bao gồm thiết bị và dụng cụ sử dụng cho hoạt động quản lý kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như: dụng cụ đo lường, máy tính, máy điều hoà... Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Bao gồm các loại cây gieo trồng và cho sản phẩm trong nhiều năm ở các nông lâm trường như cà phê, cao su... và các loại súc vật làm việc, cho sản phẩm. TSCĐ hữu hình khác: Ngoài các loại kể trên còn có tranh ảnh, tác phẩm nghệ thuật... cũng được xếp vào TSCĐ hữu hình. 1.1.3.2. Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu. Theo cách phân loại này, TSCĐ chia làm hai loại: TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài. TSCĐ tự có: Là những TSCĐ xây dựng hoặc mua sắm, chế tạo bằng nguồn vốn của doanh nghiệp, do ngân sách cấp, do đi vay, nguồn vốn tự bổ sung... TSCĐ thuê ngoài: Là những tài sản thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp hoặc cá nhân ngoài đơn vị, qua quan hệ thuê mượn mà doanh nghiệp có quyền sử dụng chúng vào hoạt động SXKD của mình trong thời gian thuê mượn. TSCĐ thuê ngoài gồm hai loại sau: _ TSCĐ thuê tài chính. _ TSCĐ thuê hoạt động. Cách phân loại này cho phép xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các TSCĐ, từ đó có được phương pháp quản lý đúng đắn đối với mỗi loại TSCĐ, tính toán hợp lý các chi phí về TSCĐ để đưa vào giá thành sản phẩm. 1.1.3.3. Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành. Theo cách này TSCĐ gồm có: TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp (Ngân sách cấp trên) TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay. TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn tự bổ sung của đơn vị (Quỹ phát triển, quỹ phúc lợi...). TSCĐ nhận góp liên doanh bằng hiện vật. Cách phân loại này chỉ rõ nguồn hình thành các tài sản, từ đó có kế hoạch bù đắp, bảo toàn các nguồn vốn bằng các phương pháp thích hợp. 1.1.3.4. Phân loại TSCĐ theo mức độ tham gia vào quá trình sản xuất . Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ được phân thành hai loại: TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất: Là các loại máy móc, thiết bị, nhà xưởng tham gia vào quá trình tạo nên sản phẩm của doanh nghiệp. TSCĐ gián tiếp phục vụ cho quá trình sản xuất: Là các TSCĐ dùng cho mục đích quản lý hoặc sử dụng để đảm bảo an toàn, đảm bảo môi trường,... cho quá trình sản xuất. Các tài sản này không trực tiếp tạo nên sản phẩm nhưng bắt buộc phải có trong quá trình sản xuất. Cách phân loại này cho thấy tỷ trọng của bộ phận TSCĐ trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp có được phương án đầu tư phù hợp tăng tỷ trọng TSCĐ trực tiếp tham gia quá trình sản xuất. 1.1.3.5. Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng. Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ được phân thành 4 loại: TSCĐ dùng trong SXKD, TSCĐ dùng trong hành chính sự nghiệp, TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi, TSCĐ chờ xử lý. TSCĐ dùng trong SXKD: Là TSCĐ đang thực tế sử dụng trong các hoạt động SXKD của đơn vị và bắt buộc phải trích khấu hao vào chi phí SXKD. TSCĐ dùng trong hành chính sự nghiệp: Là những TSCĐ của các đơn vị hành chính sự nghiệp (Đoàn thể quần chúng, tổ chức y tế, văn hoá...). TSCĐ cho mục đích phúc lợi: Là những TSCĐ dùng cho nhu cầu phúc lợi công cộng như nhà văn hoá, nhà nghỉ, câu lạc bộ, nhà trẻ. TSCĐ chờ xử lý: Gồm những TSCĐ không cần dùng vì thừa so với nhu cầu sử dụng, do không thích nghi với sự đổi mới qui trình công nghệ, hoặc hư hỏng chờ thanh lý... TSCĐ loại này cần xử lý nhanh chóng để thu hồi vốn sử dụng cho đầu tư TSCĐ. Cách phân loại này giúp người quản lý thấy rõ kết cấu tài sản, nắm được trình độ trang bị kỹ thuật của mình, tổng quát được tình hình sử dụng về số lượng,chất lượng TSCĐ hiện có, vốn cố định còn tiềm tàng hoặc ứ đọng, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý TSCĐ và tính khấu hao chính xác, phân tích và đánh giá tiềm lực sản xuất cần được khai thác. Như vậy, trong công tác quản lý và sử dụng TSCĐ ngoài việc phân loại TSCĐ theo các đặc trưng nhất định còn phải theo dõi chặt chẽ, chi tiết theo từng TSCĐ cụ thể và riêng biệt với kết cấu độc lập và thực hiện một chức năng nhất định hoặc có thể là một hệ thống gồm nhiều bộ phận liên kết với bộ phận chính gọi là chính thể, thực hiện một chức năng tổng hợp. Trong sổ kế toán, mỗi đối tượng ghi TSCĐ được đánh một số hiệu nhất định để tiện lợi cho việc ghi chép và quản lý gọi là danh điểm TSCĐ. Kết cấu của TSCĐ là tỷ trọng giữa phần nguyên giá của một TSCĐ nào đó so với tổng nguyên giá toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Vì vậy khi đã phân loại TSCĐ, có thể phân tích kết cấu của nó để có những thông tin cần thiết khác phục vụ quản lý. 1.1.4. Đánh giá TSCĐ . 1.1.4.1. Nguyên giá TSCĐ. Khái niệm : Nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế đã bỏ ra để có TSCĐ cho tới khi đưa TSCĐ đi vào hoạt động bình thường như: Giá mua thực tế của TSCĐ, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử, lãi tiền vay cho đầu tư TSCĐ khi chưa bàn giao và đưa tài sản vào sử dụng, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có) ý nghĩa của việc tính giá theo nguyên giá. Tính giá TSCĐ phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán TSCĐ . Thông qua đó ta có được thông tin tổng hợp về tổng giá trị TSCĐ của doanh nghiệp. Xác định được giá trị TSCĐ để tiến hành khấu hao. Sử dụng tính giá TSCĐ để phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp. Các trường hợp xác định nguyên giá. Đối với các TSCĐ hữu hình tuỳ thuộc vào các nguồn hình thành khác nhau, nguyên giá được xác định như sau: + Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm ( Kể cả mua mới và cũ ) bao gồm: Giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với thuế nhập khẩu và các khoản phí tổn mới trước khi dùng ( Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ) trừ các khoản giảm giá, chiết khấu mua hàng (nếu có) Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa tính thuế giá trị gia tăng (VAT). Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng và TSCĐ sử dụng cho phúc lợi, sự nghiệp, dự án thì giá mua là giá có tính thuế giá trị gia tăng. + Nguyên giá TSCĐ loại đầu tư xây dựng cơ bản ( Cả tự làm và thuê ngoài) là giá thực tế của công trình xây dựng được duyệt y quyết toán theo qui định tại điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành, các chi phí liên quan và lệ phí trước bạ (nếu có) Đối với TSCĐ là súc vật làm việc, súc vật cảnh, và cho sản phẩm, vườn cây lâu năm thì nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế, hợp lệ đã chi ra cho con súc vật, mảnh vườn đó từ lúc hình thành cho tới khi đưa vào khai thác, sủ dụng theo điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành, các chi phí liên quan và lệ phí trước bạ nếu có. + Nguyên giá TSCĐ loại được cấp và điều chuyển đến: Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Đó là giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển, hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận và các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có) mà bên nhận chi ra trước khi đưa máy vào sử dụng. Nếu điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong doanh nghiệp, nguyên giá TSCĐ là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá , số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ và phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí có liên quan tới việc điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc không hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ mà hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. + Nguyên giá TSCĐ loại được cho, được biếu, được tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa... giá trị theo đánh giá của hội đồng giao nhận; các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, bốc dỡ, lắp đặt ,chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có) mà bên nhận tài sản phải chi ra trước khi đưa vào sử dụng. Các tài sản đặc biệt ( tài sản vô giá) được sử dụng giá qui ước làm căn cứ ghi sổ kế toán, nhưng không cộng vào TSCĐ của đơn vị. Giá qui ước được xác định trên cơ sở giá thị trường hoặc giá trị các tài sản tương đương. 1.1.4.2. Giá trị còn lại của TSCĐ. Giá trị còn lại của TSCĐ là số vốn đầu tư hiện còn trong tài sản ở một thời điểm nhất định. Giá trị còn lại phản ánh trên sổ kế toán được xác định bằng hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao luỹ kế TSCĐ tính tới thời điểm xác định, nó là căn cứ để lập kế hoạch tăng cường đổi mới tài sản. Giá trj còn lại của Nguyên giá Giá trị hao mòn TSCĐ tài sản cố định số đã trích KHTSCĐ = - 1.2 kế toán chi tiết TSCĐ. 1.2.1. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán TSCĐ. Kế toán là hệ thống thông tin phục vụ quản lý nền kinh tế. Vì vậy để phục vụ tốt công tác quản lý, giám đốc chặt chẽ nhằm sử dụng có hiệu quả TSCĐ cần phải tổ chức công tác kế toán TSCĐ . Vai trò của kế toán đối với công tác quản lý và sử dụng TSCĐ được thể hiện qua các nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có , tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ. Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá trình sử dụng, tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tham gia lập dự án chi phí nâng cấp, cải tạo TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ, phản ánh và giám sát tình hình thực hiện dự toán chi phí nâng cấp, cải tạo TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ nhằm tiết kiệm chi phí TSCĐ. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị phụ thuộc,thực hiện đúng chế độ hạch toán TSCĐ, tham gia kiểm kê đánh giá TSCĐ. 1.2.2 Thủ tục và hồ sơ: Trong quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ của doanh nghiệp thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ phản ánh mọi trường hợp tăng giảm TSCĐ. Mỗi khi TSCĐ tăng thêm, doanh nghiệp phải lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ. Với những TSCĐ từng loại giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thồng nhất. Thẻ TSCĐ được lập một bảng và để lại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại hòm thẻ trong đó chia thành nhiều ngăn để xếp theo yêu cầu phân loại TSCĐ. Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của một nhóm TSCĐ chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu TS. Mỗi nhóm lại được lập chung một phiếu tăng, giảm hàng tháng trong năm. Thẻ TSCĐ sau khi lập xong, được đăng kí vào sổ TSCĐ. Sổ này lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ mỗi nơi một quyển để theo dõi (từng phân xưởng, phòng ban …) 1.2.3. Hạch toán chi tiết TSCĐ. 1.2.3.1. Chứng từ kế toán. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán phải phản ánh theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi trường hợp tăng giảm TSCĐ và trong mọi trường hợp đều phải có chứng từ hợp lệ theo chế độ chứng từ kế toán quy định tại quyết định số 1141/ TC/ CĐKT ngày 1/ 11/1995 về các chứng từ tăng giảm TSCĐ. Hệ thống chứng từ này bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ ): Được dùng làm thủ tục giao nhận TSCĐ giữa các đơn vị kinh tế, làm căn cứ lập thẻ và qui trách nhiệm bảo quản, sử dụng giữa bên giao và bên nhận. Biên bản này được lập cho từng đối tượng TSCĐ. Mẫu số 1: Biên bản giao nhận TSCĐ. Đơn vị: Mẫu số 01-TSCĐ Địa chỉ: Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Số: Biên bản giao nhận TSCĐ Nợ: Ngày tháng năm Có: Căn cứ quyết định số: Ngày tháng năm của ..... về việc bàn giao TSCĐ. Ban giao nhận TSCĐ: - Ông( Bà) Chức vụ Đại diện bên giao -Ông( Bà) Chức vụ Đại diện bên nhận -Ông (Bà) Chức vụ Đại diện Địa điểm giao nhận TSCĐ: Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: STT Tên ký mã hiệu, qui cách cấp hạng TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất, xây dựng Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suát (diên tích thiết kế) Tính nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ hao mòn % Giá mua (giá thành SX) Cước phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng: x x x x x Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên qui cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao ( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thẻ TSCĐ (mẫu số 02/TSCĐ ): Dùng để ghi chép kịp thời và đầy đủ các tài liệu hạch toán có liên quan đến quá trình sử dụng TSCĐ từ khi nhập đến khi thanh lý, chuyển giao. Mẫu số 2: Thẻ TSCĐ. Đơn vị: Mẫu số 02-TSCĐ Địa chỉ:……… Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Thẻ tài sản cố định Số: Ngày tháng năm lập thẻ: Kế toán trưởng ( Ký, họ tên): Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số: Ngày tháng năm Tên, ký mã hiệu, qui cách( cấp hạng) TSCĐ: Số hiệu TSCĐ: Nước sản xuất (xây dựng): Năm sản xuất: Bộ phận quản lý,sử dụng : Năm đưa vào sử dụng: Công suất ( diện tích) thiết kế: Đình chỉ sử dụng TSCĐ……. Ngày….. tháng…. năm ….. Lý do đình chỉ: ……… Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày,tháng,năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 Dụng cụ phụ tùng kèm theo. STT Tên qui cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:…….. Ngày…. tháng… năm…. Lý do giảm………… Biên bản thanh lý TSCĐ ( Mẫu số 03-TSCĐ ): Dùng làm thủ tục thanh lý TSCĐ hư hỏng từng phần hay toàn bộ và làm căn cứ ghi thẻ TSCĐ. Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ ): Dùng làm thủ tục xác nhận việc giao nhận TSCĐ khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện sửa chữa, là căn cứ để ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( Mẫu số 05-TSCĐ ): Biên bản này được lập cho từng đối tượng TSCĐ, dùng để xác định giá trị thực của TSCĐ phù hợp với giá cả hiện hành. Công việc bắt đầu từ khâu kiểm kê tính giá lại cho từng TSCĐ theo bảng giá chung của hội đồng định giá, sau đó lập biên bản về định giá lại TSCĐ để làm căn cứ ghi sổ. Ngoài các chứng từ nêu trên, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số chứng từ khác để quản lý và hạch toán TSCĐ. 1.1.3.2. Sổ sách kế toán và ghi sổ kế toán TSCĐ. Sổ sách kế toán. Căn cứ để hạch toán chi tiết là dựa vào chứng từ có liên quan đến mỗi đối tượng ghi TSCĐ lập hồ sơ TSCĐ. Mỗi đối tượng ghi TSCĐ được lập riêng một hồ sơ. Căn cứ vào hồ sơ này kế toán lập sổ hoặc thẻ chi tiết cho các đối tượng ghi TSCĐ. Có hai hướng mở sổ chi tiết TSCĐ. -Kết hợp trên cùng một sổ chi tiết theo dõi cả loại TSCĐ và nơi sử dụng TSCĐ . Phương pháp này thường áp dụng đối với đơn vị có ít loại tài sản và tài sản có tính chất chuyên dùng theo bộ phận. Sổ chi tiết TSCĐ có mẫu chung như sau: Mẫu số 3 : Sổ chi tiết tài sản cố định. Sổ chi tiết TSCĐ Đơn vị: Loại TSCĐ : STT Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm ký hiệu Nước sản xuất Năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ NGTSCĐ khấu hao KH đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do ghi giảm TSCĐ SH NT Tỷ lệ khấu hao Mức KH SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tách mẫu sổ chi tiết TSCĐ thành hai loại: Sổ chi tiết theo loại TSCĐ được thiết kế giống mẫu sổ chi tiết TSCĐ và sổ chi tiết theo bộ phận sử dụng chỉ để theo dõi nguyên giá tăng, giảm mà không theo dõi hao mòn và giá trị còn lại. Mẫu số 4: Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng. Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng Năm Tên đơn vị (Phòng, ban hoặc người sử dụng) Ghi tăng TSCĐ và công cụ lao động Ghi giảm TSCĐ và công cụ lao động Chứng từ Tên nhãn hiệu qui cách TSCĐ và CCLĐ Đv tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền Ghi chú SH NT SH NT Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký,ghi họ tên) (Ký,ghi họ tên) Ghi sổ kế toán. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ sách theo chế độ qui định. Sổ kế toán phải mở khi bắt đầu niên độ kế toán và khoá sổ khi kết thúc niên độ kế toán. Tuy nhiên , việc sử dụng hình thức sổ nào, có số lượng, kết cấu và quan hệ ghi chép giữa các sổ ra sao là phụ thuộc vào hình thức sổ mà doanh nghiệp áp dụng. Theo mỗi hình thức tổ chức, kế toán tổng hợp TSCĐ sử dụng hệ thống sổ sau: Hình thức sổ “ Nhật ký chung” Hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ ” Hình thức sổ “ Nhật ký sổ cái ” Hình thức sổ “ Nhật ký chứng từ ” Quy trình tổ chức chứng từ kế toán TSCĐ: Thủ trưởng Kế toán trưởng Hội đồng (ban ) Kế toán TSCĐ Ra quyết định về TSCĐ Giao nhận TSCĐ (chứng từ TSCĐ ) Lập thẻ, huỷ thẻ, bảng tính khấu hao, ghi sổ kế toán Nghiệp vụ TSCĐ Lưu hồ sơ kế toán Quy trình tổ chức chứng từ kế toán TSCĐ (4) (1) (2) (3) 1.2.4 Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ: Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ Chứng từ TSCĐ (hồ sơ giao nhận) Lập thẻ, huỷ thẻ Sổ chi tiết Tổng hợp tăng, giảm TSCĐ Báo cáo kế toán Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc TSCĐ như biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ kế toán lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ được mở cho từng TSCĐ, trên cơ sở đó kế toán tiến hành vào sổ chi tiết TSCĐ. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp tăng giảm TSCĐ và đưa ra các báo cáo kế toán. 1.3. Hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân như: tăng do mua sắm, xây dựng cơ bản, cấp phát, góp vốn liên doanh... Tương tự như vậy TSCĐ giảm cũng do nhiều nguyên nhân như nhượng bán, thanh lý, góp vốn với đơn vị khác, do điều chuyển nội bộ... để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ, phản ánh đầy đủ mọi trường hợp biến động tăng hay giảm TSCĐ. Mỗi một TSCĐ đều có một bộ hồ sơ kế toán riêng bao gồm biên bản giao nhận, hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ... do phòng kế toán giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ (Mẫu đã nêu ở phần 1.2.2). 1.3.1. Tài khoản sử dụng. Để tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ, kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: a. Tài khoản 211: TSCĐ hữu hình: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình theo nguyên giá . Nợ TK211 Có Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ hữu hình theo nguyên giá Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hữu hình theo nguyên giá Dư: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có TK211 được chi tiết thành 6 tiểu khoản: 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc. 2113: Máy móc, thiết bị. 2114: Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn. 2115 : Thiết bị, dụng cụ quản lý. 2116: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. 2118: TSCĐ hữu hình khác. 1.3.2. Trình tự hạch toán. Sơ đồ hạch toán tổng quát tăng TSCĐ (áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) (1) TK 211 TK 111,112,341 (2) TK 1332 (3) (4) TK 331 (7) (6) TK 241 (3) (5) (8) TK 414,431,441 (9) (10)) TK 411 TK 111,112,341 (1): Mua thanh toán ngay (Kể cả phí tổn mới). (2): Thuế GTGT được khấu trừ. (3): Phải trả người bán. (4): Trả tiền cho người bán. (5) Thanh toán tiền trực tiếp cho người xây dựng người lắp đặt … (6) Giá giao thầu không thuế. (7) Kết chuyển tăng nguyên giá TSCĐ khi hoàn thành bàn giao. (8): Nhận cấp phát, tặng thưởng, liên doanh. (9): Kết chuyển nguồn vốn đầu tư. (10): Các trường hợp tăng khác (nhận lại vốn góp, đánh giá tăng tài sản). Sơ đồ hạch toán tổng quát tăng TSCĐ (áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) (1) TK 211,213 TK 111,112,341 (3) (2) TK 331 (6) (4) (5) TK 241 TK 111,112,341 (9) TK 411 TK 414,431,441 (7) (8) (1): Mua thanh toán ngay (kể cả phí tổn mới). (2): Phải trả người bán. (3): Trả tiền cho người bán. (4): Phải trả người nhận thầu về xây dựng lắp đặt. (5): Thanh toán ngay cho người xây dựng lắp đặt. (6): Kết chuyển tăng nguyên giá khi hoàn thành. (7): Nhận cấp phát, tặng thưởng, liên doanh. (8): Kết chuyển nguồn vốn đầu tư. (9): Các trường hợp tăng khác (Nhận lại vốn góp, đánh gi._.á tăng tài sản). Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ hữu hình TK 211 TK 111,112,331 TK 111,112,153,131... TK 711 TK 214 TK 33311 (1) (2) (3) (4) (5) (7) TK 811 TK 1381 TK 222,128 TK 412 TK 411 (6) (8) (9) (1): Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm do các nguyên nhân. (2): Giá trị còn lại của TSCĐ giảm do các nguyên nhân. (3): Các chi phí liên quan đến nhượng bán thanh lý. (4): Giá nhượng bán TSCĐ (không thuế) và các khoản thu hồi khác từ thanh lý. (5): Thuế GTGT phải nộp. (6): Giá trị thiệt hại do thiếu mất (Theo giá trị còn lại ). (7): Giá trị vốn góp liên doanh xác nhận. (8): Khoản chênh lệch giữa giá trị còn lại lớn hơn giá trị vốn góp. (9): Trả lại vốn góp liên doanh, vốn cổ phần, vốn cấp phát. 1.4. Hạch toán khấu hao TSCĐ. 1.4.1. Tài khoản sử dụng TK214 : Hao mòn TSCĐ: Dùng để phản ánh giá trị hao mòn của các loại TSCĐ của doanh nghiệp. Nợ TK214 Có Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn khấu hao cơ bản Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn khấu hao cơ bản Dư: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có Tài khoản 214: Được chi tiết thành 3 tiểu khoản. 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình. 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình. Ngoài ra còn sử dụng tài khoản ngoài bảng TK 009 nguồn vốn khấu hao cơ bản. Theo dõi quá trình hình thành và sử dụng số vốn khấu hao cơ bản TSCĐ. Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản. Dư Nợ: số vốn khấu hao cơ bản hiện còn. 1.4.2. Trình tự hạch toán a. Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ . Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào qui định của nhà nước về chế độ quản lý tài sản đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn phương pháp khấu hao cho phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp. Việc tính khấu hao có thể tiến hành theo nhiều phương pháp. Hiện nay có các phương pháp sau: Phương pháp khấu hao đường thẳng. Theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999 của Bộ tài chính thì phương pháp tính khấu hao TSCĐ được áp dụng ở các doanh nghiệp là phưong pháp khấu hao đường thẳng. Theo phương pháp này mức khấu hao hàng năm của một TSCĐ được xác định theo công thức sau: Mức khấu hao Nguyên giá Tỷ lệ Nguyên giá TSCĐ bình quân năm tài sản cố định khấu hao Số năm sử dụng = x = Phương pháp tính khấu hao đường thẳng là phương pháp đơn giản, dễ tính toán, mức độ hao mòn của chúng được tính đều vào các tháng trong suốt thời gian sử dụng của TSCĐ. Việc khấu hao tính theo cách này sẽ làm chậm thời gian thu hồi vốn, chi phí khấu hao tính cho một đơn vị sản phẩm sẽ không đều nhau. Để làm giảm bớt mức độ hao mòn vô hình của TSCĐ thì phương pháp này chỉ nên áp dụng để tính khấu hao cho những TSCĐ giữ nguyên được hiện trạng từ năm này qua năm khác hoặc chỉ tính cho những TSCĐ tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất như nhà cửa, đất đai... Còn đối với những tài sản cơ bản tham gia trực tiếp vào việc tạo ra sản phẩm như máy móc, thiết bị ta có thể áp dụng các phương pháp khấu hao khác. Mức khấu hao phải trích bình quân tháng = Mức khấu hao bình quân năm 12 Do khấu hao TSCĐ đựoc tính vào ngày 1 hàng tháng (nguyên tắc tròn tháng) để đơn giản cho việc tính toán, quy định những tài sản cố định tăng (hoặc giảm) trong tháng này thì tháng sau mới tính (hoặc thôi tính) khấu hao. Vì thế, số khấu hao giữa các tháng chỉ khác nhau khi có biến động (tăng, giảm) về TSCĐ. Bởi vậy, hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau: Số khấu hao phải trích tháng này Số khấu hao đã trích trong tháng trước Số khấu hao của những TSCĐ tăng thêm trong tháng trước Số khấu hao của những TSCĐ giảm đi trong tháng trước + - = Cần chú ý rằng, với TSCĐ sau khi sửa chữa nâng cấp hoàn thành, mức khấu hao mới trích hàng tháng được tính theo công thức sau: Mức khấu hao phải trích hàng tháng Giá trị còn lại trước khi nâng cấp + Giá trị nâng cấp Số năm ước tính sử dụng sau khi sửa chữa x 12 = Phương pháp khấu hao theo đơn vị sản phẩm. Theo phương pháp này ta phải dự kiến được số lượng sản phẩm mà TSCĐ sẽ phục vụ, tạo ra trong suốt thời gian hoạt động của nó. Từ đó xác định đơn giá khấu hao trên một đơn vị sản phẩm theo công thức: Mức khấu hao Nguyên giá Trên 1 ĐV sản phẩm SL sản phẩm tạo ra theo dự tính = Mức khấu hao phải trích SL sản phẩm thực tế tạo ra Mức khấu hao 1 tháng (quý, năm) trong tháng (quý, năm) trên 1 ĐV SP = x Phương pháp này chỉ thích hợp khi tổng khối lượng sản phẩm mà TSCĐ tạo ra trong những năm sử dụng có thể dự tính được với mức độ chính xác, hợp lý. Theo phương pháp này doanh nghiệp muốn thu hồi vốn nhanh, khắc phục được hao mòn vô hình phải tăng ca, tăng năng suất lao động để làm ra nhiều sản phẩm. Tuy nhiên theo phương pháp tính khấu hao này thì mức khấu hao phụ thuộc vào số lượng sản phẩm hoàn thành, do vậy nếu sản phẩm sản xuất ra ít thì thu hồi vốn chậm. Phương pháp khấu hao nhanh. Một số phương pháp khấu hao có mức khấu hao rất lớn trong những năm đầu của thời gian hữu dụng của TSCĐ và càng về sau mức khấu hao càng giảm dần. Các phương pháp này gọi là phương pháp khấu hao nhanh. Có hai phương pháp khấu hao nhanh. Mức khấu hao 2 Giá trị còn lại hàng năm Số năm sử dụng của TSCĐ = x Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần. Phương pháp này có khả năng thu hồi vốn nhanh nhưng hạn chế là không thu hồi hết giá trị của TSCĐ. Để khắc phục nhược điểm này, đến những năm cuối cùng của TSCĐ người ta dùng phương pháp khấu hao đường thẳng thay thế. Mức khấu hao 2 x Nguyên giá x (T - t + 1) năm thứ t T (T + 1) = - Phương pháp khấu hao theo tổng số năm. b. Trình tự hạch toán. TK 627,641,642 TK 214 TK 211 sơ đồ hạch toán tổng quát khấu hao và hao mòn TSCĐ (2) (1) TK 4313,466 TK 2141 (3) (4) (1): Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý, nhượng bán. (2): Trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí kinh doanh từng kỳ. (3): Kết chuyển tăng giá trị hao mòn của TSCĐ tự có khi được nhận quyền sở hữu thuê ngoài. (4): Xác định hao mòn của TSCĐ hình thành từ quĩ. 1.5. Hạch toán sửa chữa TSCĐ. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lục hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và được tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản cho thích hợp. 1. Trường hợp sửa chữa nhỏ mang tính bảo dưỡng Sửa chữa nhỏ là việc sửa chữa lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. Do khối lượng của công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó. + Nếu việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm, chi phí sửa chữa được tập hợp như sau: Nợ các TK liên quan (627, 641, 642…). Có các TK chi phí (111, 112, 152, 334, 338…). + Trường hợp thuê ngoài: Nợ các TK tập hợp chi phí (627, 641, 642…). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK chi phí (111, 112, 331…): Tổng số tiền phải trả. 2. Trường hợp sửa chữa lớn mang tính phục hồi Việc hạch toán quá trình sửa chữa lớn mang tính phục hồi được tiến hành như sau: Tập hợp chi phí sửa chữa chi tiết theo từng công trình: Nếu thuê ngoài: Phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho người nhận thầu sửa chữa lớn khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao: Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa thực tế. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng. Nếu do doanh nghiệp tự làm: Nợ TK 241 (2413): Tập hợp chi phí sửa chữa. Có các TK chi phí (111, 112, 152, …). Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành: Tuỳ theo tính chất sửa chữa, sau khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào các tài khoản thích hợp: Nợ TK 335: Giá thành sửa chữa trong kế hoạch. Nợ TK 242: Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (nếu lớn). Nợ TK liên quan (627, 641, 642): Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch. Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa. 3. Trường hợp sửa chữa nâng cấp Sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dung của TSCĐ như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ xung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp được tiến hành như sửa chữa lớn mang tính phục hồi, nghĩa là chi phí phát sinh được tập hợp riêng theo từng công trình qua tài khoản 241 (2413). Khi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành, bàn giao, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng bút toán (không phân biệt sửa chữa trong hay ngoài kế hoạch). Nợ TK 211: Nguyên giá (giá thành sửa chữa thực tế). Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa. Đồng thời, kết chuyển nguồn vốn. 1.6. Qui trình thực hiện kế toán trên máy tính: Đối với phần hành kế toán tài sản cố định, có thể khái quát qui trình chung thực hiện công việc kế toán trên máy tính như sau: Bước 1: Xử lý nghiệp vụ. Phân loại chứng từ, xác định các chứng từ liên quan đến tài sản cố định. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thiết lập bảng mã danh mục tài khoản tài sản cố định, có thể theo dõi chi tiết theo đối tượng, khoản mục, chi tiết. Chuẩn bị đầy đủ số dư đầu kỳ, số lũy kế và số dư theo chi tiết của các tài khoản tài sản cố định và các tài khoản có liên quan. Bước 2: Nhập và xử lý số liệu. Nhập các dữ liệu cố định: Nhập số dư đầu kỳ, số lũy kế cho các tài khoản tài sản cố định và các tài khoản khác có liên quan. Nhập các dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo. Nhập thêm dữ liệu mới: xem, sửa, xóa các dữ liệu đã nhập. Bước 3: Tính toán. Tiến hành các bút toán tính và phân bổ khấu hao, kết chuyển khấu hao vào chi phí kinh doanh. Lên cân đối tháng các tài khoản. Bước 4: Xem, in ra các sổ, thẻ, báo cáo. Xem, in ra các thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết tài sản cố định. Xem, in ra các báo cáo về tài sản cố định theo tháng, quí, năm. Bước 5: Khóa sổ và chuyển sang kỳ mới. Chuyển các số phát sinh trong kỳ sang lũy kế trong các danh mục tài khoản, số dư cuối kỳ trong các danh mục sang số dư đầu kỳ. Chuyển tháng hạch toán, năm hạch toán sang phần cài đặt thông số sang tháng tiếp theo. Xóa số phát sinh trong các danh mục tài khoản. Trên đây là toàn bộ các bước hạch toán tài sản cố định bằng máy. Kế toán trên máy giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí hơn nữa đáp ứng được sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp. Vì vậy áp dụng kế toán máy đang là một nhu cầu quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định nói riêng và hoạt động của doanh nghiệp nói chung. Và đây cũng là phần kết thúc cho lý luận chung về hạch toán kế toàn tài sản cố định trong doanh nghiệp. phần IIThực trạng tổ chức hạch toán và quản lý TSCĐ tại công ty vật tư vận tải xi măng 2.1. Đặc điểm kinh tế kế hoạch ảnh hưởng đến công tác kt 2.1.1. Đặc điểm chung. Công ty vật tư vật tải xi măng là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập ngày 01/7/1981 theo quyết định số 179/ BXD-TC. Lúc mới thành lập Công ty vật tư vận tải xi măng mang tên Xí nghiệp cung ứng vận tải vật tư xi măng trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng-Bộ xây dựng. Ban đầu xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải thiết bị xi măng được thành lập với chức năng và nhiệm vụ là cung ứng vận tải vật tư thiết bị cho các nhà máy sản xuất xi măng đảm bảo cho sự hoạt động liên tục đem lại hiệu quả cao trong sản xuất của toàn ngành xi măng. Các công việc chủ yếu là: -Kinh doanh vận tải đường bộ. Sửa chữa ô tô. Khai thác tuyển xỉ thải dùng cho sản xuất xi măng. Sản xuất vỏ bao cho các doanh nghiệp sản xuất xi măng. Năm 1987 xí nghiệp được liên hiệp các xí nghiệp xi măng giao thêm nhiệm vụ trên cơ sở xí nghiệp đã có đủ nhân lực cung ứng các loại vật tư đầu vào cho các nhà máy xi măng ở miền Bắc, nhiệm vụ được giao là: * Vận chuyển xi măng vào các tỉnh phía nam nhằm đáp ứng nhu cầu xây dựng, góp phần làm ổn định giá cả ở các tỉnh khu vực phía nam. Vận chuyển Clinker vào nhà máy sản xuất xi măng Hà Tiên nhằm tận dụng hết công suất nghiền xi măng của nhà máy, tăng thêm sản lượng, góp phần đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Liên hiệp các xí nghiệp xi măng cán bộ nhân viên toàn xí nghiệp đã phấn khởi đón nhận nhiệm vụ mới. Đây là một thử thách cho xí nghiệp nhưng đồng thời cũng là điều kiện để xí nghiệp vươn lên mở rộng thị trường kinh doanh, mở rộng thêm mặt hàng, tăng thêm việc làm, thu hút người lao động. Đó cũng là khẳng định vai trò vị trí của xí nghiệp đã không ngừng được nâng cao và ngày càng vươn lên trong xu thế chung của nền kinh tế nước ta. Ngày 5/1/1991 công ty vật tư vận tải xi măng được thành lập trên cơ sở sát nhập xí nghiệp cung ứng vận tải thiết bị xi măng với công ty vận tải - Bộ xây dựng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng trụ sở chính đặt tại 21B Cát Linh- Đống Đa HN. Công ty vận tải - Bộ xây dựng là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ xây dựng. Bước vào hoạt động theo cơ chế thị trường, công ty đã tỏ ra kém hiệu quả trong sản xuất kinh doanh do quản lý yếu kém, thiếu năng động, máy móc thiết bị cũ do thiếu vốn đầu tư sửa chữa, đời sống cán bộ công nhân viên thiếu thốn do không đủ việc làm. Bộ Xây dựng đã quyết định cho sát nhập công ty này với xí nghiệp cung ứng vận tải thiết bị xi măng, tạo công ăn việc làm cho hơn 400 lao động. Công ty vật tư vận tải xi măng được thành lập đồng thời cũng thay đổi một số nhiệm vụ sau: - Cung ứng vật tư cho sản xuất xi măng: Than cám, xỉ Pyrit, vỏ bao, clinker. Sản xuất vỏ bao xi măng các loại cho các cơ sở xi măng địa phương. Sản xuất xỉ tuyển cho các nhà máy sản xuất xi măng. Kinh doanh vận tải đường sông đường bộ. Để đảm bảo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Công ty đã xây dựng một cơ câu tổ chức, quản lý phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới. Dưới đây là một số chỉ tiêu cơ bản đã đạt được. Biểu 1: Số vốn kinh doanh. Đơn vị:1000 đồng Tổng vốn chủ sở hữu 18.191.000 Vốn ngân sách nhà nước cấp 13.478.000 Vốn tự bổ xung 4.704.000 Vốn lưu động 7.876.000 Vốn cố định 10.321.000 Trích báo cáo kết quả kinh doanh của công ty vật tư vân tải xi măng Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây có chiều hướng đi lên, mặc dù do tác động của rất nhiều yếu tố khách quan xong công ty vẫn tạo đủ công ăn việc làm cho đa số cán bộ công nhân viên, phát huy được tiềm năng, tạo được uy tín trên thị trường. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tài chính kế toán Phòng điều độ Văn phòng Phòng kinh doanh xi măng Phòng kinh doanh phụ gia Phòng kinh doanh vận tải Phòng kỹ thuật Các chi nhánh tại 12 tỉnh, thành phố trong cả nước Qua sơ đồ trên ta nhận thấy cơ cấu này rất phù hợp với qui mô của công ty. Chế độ một thủ trưởng-Giám đốc điều hành một công việc lớn là điều rất khó khăn-bên cạnh sự trợ giúp từ các phòng ban. Tuy vậy cơ cấu này rất chặt chẽ trong sự phối hợp thực hiện sau đó ra chỉ thị tới từng chi nhánh tại các địa phương để tiến hành các hoạt động kinh doanh của công ty và ngược lại. Giám đốc ra quyết định, các phòng ban phối hợp thực hiện sau đó ra chỉ thị tới từng chi nhánh tại các địa phương để tiến hành các hoạt động kinh doanh của công ty và ngược lại tại các chi nhánh sẽ tổng hợp kết quả hoạt động tại địa bàn của mình dựa trên cơ sở thực tế, qua sự xem xét tổng hợp số liệu, so sánh, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch sau đó sẽ trình báo lên giám đốc và lại tiếp tục tiến hành các hoạt động kinh doanh khác. Ưu điểm của cơ cấu này: Đó là đơn giản, gọn, tổng hợp được sức mạnh và sự đồng lòng của các phòng ban, của công nhân viên toàn công ty, giữa các phòng ban có sự cân đối về trách nhiệm, quyền hạn trong phạm vi của mình và chịu trách nhiệm như nhau trước ban quản trị của công ty, điều này giúp công nhân ý thức được nhiệm vụ của mình và không đùn đẩy ỷ lại người khác. Tuy nhiên bên cạnh đó, cơ cấu này có nhược điểm đó là số lượng công việc rất lớn mà chỉ có một giám đốc điều hành và chỉ đạo, điều này mang lại không ít khó khăn, đòi hỏi phải có sự giúp sức đồng lòng của toàn bộ cán bộ công ty và sự nỗ lực rất lớn của người lãnh đạo và công nhân của toàn công ty. 2.1.3. Đặc điểm Tổ chức công tác kế toán của công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty vật tư vận tải xi măng cũng như tất cả các doanh nghiệp khác đã coi hạch toán kế toán là công cụ để quản lý kinh doanh, quản lý tái sản, và thực hiện hạch toán kinh tế. Do vậy công tác kế toán ở công ty đã được tổ chức tương đối khoa học và hợp lý, công ty luôn chú trọng nghiên cứu tìm tòi đổi mới để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và hạch toán kế toán đã trở thành nhân tố quan trọng trong việc thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả đóng góp quá trình phát triển chung của nền kinh tế. Với đặc điểm hoạt động của công ty như đã nêu, hình thức kế toán cũng đã được tổ chức một cách phù hợp. Cụ thể là công ty áp dụng loại hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán với hình thức sổ Nhật ký chung. Niên độ kế toán áp dụng từ 1/1 đến 31/12. Đồng Việt Nam là đơn vị tiền tệ áp dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác. Phương pháp kế toán TSCĐ , công ty trích khấu hao TSCĐ theo quyết định 1062/TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ Tài chính. Phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính toán các khoản dự phòng được tính theo đúng chế độ qui định. Loại hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán biểu hiện cụ thể như sau. Tại công ty có phòng tài chính kế toán thực hiện các công việc về kế toán của toàn công ty, đồng thời tại các chi nhánh cũng có riêng bộ phận kế toán. Tại chi nhánh Phả Lại thực hiện hạch toán phụ thuộc tức là kế toán chi nhánh lên toàn bộ bảng cân đối và tập trung về công ty còn chứng từ gốc thì lưu lại chi nhánh, đây chính là loại hình kế toán phân tán. Còn các chi nhánh chuyên kinh doanh đầu vào như chi nhánh Quảng Ninh, Lạng Sơn, Sơn Tây… thực hiện hạch toán báo sổ tức là chứng từ gốc sau khi tập hợp thì chuyển lên phòng kế toán của công ty để phòng kế toán công ty vào sổ , đây là loại hình kế toán tập trung. Các chi nhánh kinh doanh đầu ra như Thái Nguyên, Phú Thọ, Gia Lâm, Vĩnh Phúc, Lào Cai… cũng hạch toán báo sổ nhưng khác ở chỗ là kế toán chi nhánh tự hạch toán, lên cân đối số phát sinh, vào sổ cái sau đó nộp hết sổ sách lên phòng kế toán của công ty và kế toán công ty chỉ kết chuyển tổng số. Hệ thống kế toán của đơn vị phân theo các phần hành kế toán do vậy có cơ cấu như sau: Kế toán trưởng trực tiếp chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán thống kê của công ty. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán kế toán , công tác lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh định kỳ sáu tháng và một năm theo chỉ đạo của Giám đốc công ty . Chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính cũng như lập báo cáo nộp ngân sách hàng tháng. Xây dựng các qui chế về quản lý tài chính luân chuyển chứng từ, quản lý hoạt động bán hàng. Chỉ đạo công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản theo đúng chế độ qui định của nhà nước. Quản lý chi tiêu hàng ngày, trực tiếp ký chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan. Kế toán tổng hợp điều hành trong phòng kế toán và họp giao ban khi trưởng phòng đi vắng từ hai ngày trở lên. Chủ trì đối chiếu và ra thông báo kết quả đối chiếu hàng tháng. Xử lý các vấn đề khác có liên quan. Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ sau: Kế toán tiền mặt và tiền gửi Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán cácchi nhánh Kế toán thanh toán tiền CP vận chuyển Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán TSCĐ và xây dựng cơ bản Là một công ty có qui mô tương đối lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều và khá phức tạp. Để góp phần đảm bảo chính xác thông tin kế toán, công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác quản lý kế toán. Bộ phận máy vi tính được sử dụng để lên Nhật ký chung và vào sổ cái các tài khoản . Chu trình sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của công ty được khái quát như sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Xử lý nghiệp vụ (định khoản, kiểm tra tính hợp lệ chính xác và phân loại chứng từ Nhập chứng từ Lên các loại sổ sách báo cáo, nhật ký chung Sổ cái, các sổ chi tiết Bảng cân đối kế toán Các báo cáo tài chính Khoá sổ chuyển sang kỳ sau Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và xử lý thông tin ban đầu. Từ đặc điểm hoạt động SXKD của công ty, khối lượng ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh là rất lớn, nên tổ chức hệ thông sổ hợp lý càng có vai trò quan trọng để cung cấp kịp thời thông tin và báo cáo định kỳ. Với hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung, các sổ kế toán sử dụng tại công ty đều là những sổ sách theo biểu mẫu qui định trong hình thức Nhật ký chung. Đó là các sổ Nhật ký chung, Bảng tổng hợp chi tiết, Sổ chi tiết, Sổ cái. Trình tự ghi sổ của công ty vật tư vận tải xi măng tuân theo trình tự của hình thức sổ Nhật ký chung cụ thể: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung . Những chứng từ liên quan đến những đối tượng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Đồng thời căn cứ vào Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái của các tài khoản. Mỗi tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đều được mở riêng một sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào các số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số dư của các tài khoản đồng thời tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập các báo cáo kế toán. Khái quát trình tự ghi sổ kế toán tại công ty vật tư vận tải xi măng. Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Trên cơ sở Nhật ký chung và các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập ba báo cáo tài chính. Bảng cân đối kế toán . Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2. Đặc điểm về TSCĐ tại Công ty vật tư vận tải Xi măng. 2.2.1. Đặc điểm và vai trò của TSCĐ trong sản xuất của Công ty. Xuất phát từ đặc trưng hoạt động của Công ty là cung ứng và vận tải tức là mọi hoạt động của Công ty phần lớn gắn liền với nhà cửa kho bãi và phương tiện vận tải Công ty vật tư vận tải Xi măng có nhiều chi nhánh, kèm theo là hệ thống kho tàng trải rộng ở các địa phương khác nhau như: Hà Nội, Hải Phòng, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Quảng Ninh, Thanh Hoá, vì vậy khả năng quản lý tập trung đối với TSCĐ là rất khó, không thực hiện được, mà phải quản lý phân tán. Một đặc điểm nổi bật nữa là TSCĐ của Công ty có quy mô tương đối lớn, chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu tài sản của Công ty. Do đó TSCĐ có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Chất lượng TSCĐ quyết định chất lượng sản phẩm, dịch vụ, năng suất lao động và qua đó phần nào quyết định sự tồn tại của Công ty trong cơ chế thị trường. Nắm bắt được vấn đề đó, Công ty coi việc không ngừng đổi mới TSCĐ là công việc quan trọng, đồng thời coi kế toán là một công cụ đắc lực trong việc giám sát chặt chẽ sự biến động của TSCĐ, quá trình sửa chữa, bảo dưỡng, trích khấu hao cơ bản, để tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, để TSCĐ phát huy hết vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2.2. Phân loại và đánh giá TSCĐ của Công ty. Để phần nào giải quyết các khó khăn trong quản lý và phục vụ việc bảo trì tài sản, Công ty đã phân loại TSCĐ như sau: Với nguyên giá của TSCĐ năm 2003 là 27.376.369.357 nếu: Xét theo hình thái biểu hiện: Toàn bộ TSCĐ của Công ty là TSCĐ hữu hình, không có TSCĐ vô hình. Xét theo quyền sở hữu: Toàn bộ TSCĐ của Công ty là TSCĐ tự có, không có TSCĐ đi thuê. Xét theo đặc trưng kỹ thuật toàn bộ TSCĐ của công ty gồm: + Nhà cửa vật kiến trúc: 11.646.267.938 chiếm 42,5% + Máy móc thiết bị: 2.066.702.884 chiếm 7.5% + Phương tiện vận tải: 8.048.683.178 chiếm 29.4% + Thiết bị quản lý : 5.614.715.357 chiếm 20.6% Xét theo nguồn hình thành toàn bộ TSCĐ của công ty gồm: + TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách: 5.076.169.136 chiếm 18.5% + TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung: 22.300.200.221 chiếm 81.5% Trên cơ sở việc phân loại TSCĐ thì toàn bộ TSCĐ của Công ty được theo dõi chặt chẽ cả ba loại giá: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại nhờ đó phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng TSCĐ và trình độ trang bị, hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của sản xuất kinh doanh. Tại Công ty vật tư vận tải Xi măng, TSCĐ được xác định đúng nguyên giá ngay khi nhận về hay khi xây dựng cơ bản bàn giao, cách xác định giống chế độ hiện hành như đã trình bày ở phần I, đây là bước khởi đầu quan trọng giúp Công ty có thể hạch toán chính xác TSCĐ theo đúng giá trị của nó. Mọi TSCĐ đều được quản lý theo hồ sơ, ghi chép trên sổ sách kế toán cả về số lượng lẫn giá trị, không chỉ theo dõi trên tổng số mà còn theo dõi riêng theo từng loại, từng thứ thậm chí theo từng tài sản, không chỉ quản lý theo tình hình sử dụng mà còn quản lý theo địa điểm sử dụng TSCĐ giao cho phòng, trạm hay chi nhánh nào thì nơi đó chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng. Bằng những biện pháp này không chỉ mang tính hình thức quản lý số lượng tài sản mà nó thực sự có ý nghĩa trong việc theo dõi, sử dụng tài sản, bảo dưỡng kịp thời theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. TSCĐ khi cấp phát hay điều chuyển đều có quyết định. Trong khi sử dụng mọi TSCĐ được tính và trích khấu hao đầy đủ đưa vào giá thành theo tỷ lệ Nhà nước quy định, đồng thời xác định mức hao mòn và giá trị còn lại để có kế hoạch đầu tư đổi mới. Ngoài ra hàng năm Công ty đều tổ chức kiểm kê vào cuối năm, vừa để kiểm tra TSCĐ về mặt hiện vật, vừa xử lý trách nhiệm vật chất đối với các trường hợp hư hỏng, mất mát kịp thời, đúng chế độ quy định. 2.3. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ. 2.3.1. Hạch toán tăng TSCĐ. TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu do mua sắm hoặc điều chuyển nội bộ. Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, Công ty tiến hành mua sắm, trong quá trình hình thành TSCĐ mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để kết chuyển. Tất cả thủ tục, giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toán tập hợp thành bộ hồ sơ dùng làm căn cứ để ghi vào các loại sổ sách có liên quan. Các trường hợp tăng TSCĐ hữu hình: Trường hợp 1: TSCĐ hữu hình tăng do công ty tự mua sắm trang bị. Xuất phát từ nhu cầu của các phòng ban trong công ty tiến hành đầu tư mua sắm TSCĐ. Trong quá trình mua sắm mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ thuộc vào loại TSCĐ được mua sắm bằng tiền mặt, TGNH hay còn nợ người bán … Trích số liệu ngày 2/2/2003 công ty cử ông: Huỳnh Trung Hiếu mua một bộ máy vi tính với giá ghi trên hoá đơn là 16.839.000đ (trong đó VAT 10%)) được thanh toán bằng tiền mặt trích từ quỹ đầu tư phát triển. Kèm theo các hoá đơn chứng từ sau: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) PC/00 Ngày 7 tháng 2 năm 2003 No: 043466 Đơn vị bán hàng: Công ty SXDV XNK & Xây Dựng Địa chỉ: 1A Phố Huế Số tài khoản: ........................................... Điện thoại: ................... MS Thuế: 01005204681 Họ tên người mua hàng: Huỳnh Trung Hiếu Đơn vị: Công ty vật tư vận tải xi măng Địa chỉ: 21B Cát Linh Số tài khoản: ....................................... Hình thức thanh toán: TM MS thuế: 01001063521 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 3 Computer ĐNA C400 Printer HP 1000 UPS Santak TG 700 Bộ Bộ Cái 01 01 01 8.184.000 5.926.000 1.199.000 8.184.000 5.926.000 1.199.000 Cộng tiền hàng: 15.309.000 Thuế suất(GTGT) 10% (Tiền thuế GTGT): 1.530.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.839.000 Số tiền viết bằng chữ: (Mười sáu triệu tám trăm ba chín nghìn đồng) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Phiếu chi Mẫu số: 02 – TT Số:… QĐ số 1141 – TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 10/2/2003 Nợ: ….. Có: ….. Họ tên người nhận tiền: Huỳnh Trung Hiếu Địa chỉ: Phòng KH KT Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy vi tính , máy in và UPS Số tiền: 16.839.000đ (Mười sáu triệu tám trăm ba chín nghìn đồng chẵn) Kèm theo ………………. Chứng từ gốc …………………….. Đã nhận đủ số tiền trên. Ngày 10/02/2003 Thủ trưởng đ.vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Tổng Công ty xi măng Việt Nam công ty vật tư vận tải Xi măng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- Số : 1605 / Cty-TCKTTK Hà nội, ngày 8 tháng 3 năm 2003 Quyết định của Giám đốc Công ty vật tư - vận tải - Xi măng “V/v: Tăng tài sản cố định” Giám đốc Công ty vật tư - vận tải - xi măng - Căn cứ quyết định số 824/BXD – TCCB ngày 3/12/1990 của Bộ xây dựng quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quyền hạn của Giám đốc Công ty vật tư vận tải xi măng. - Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tiền trang bị văn phòng được Giám đốc phê duyệt ngày 9/02/2003. - Căn cứ hoá đơn bán hàng số 003425 của Công ty Hợp Tín và HĐ số 043466 của Cty SX d._.