Kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị

.................................2 2. Nhiệm vụ của kế toán quản trị..........................................................................3 II. KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ.................................................................................. 4 1. Khái niệm chi phí........................................................................................... 4 1.1 Bản chất kinh tế của chi phí........................................................................4 1.2 Khái niệm chi phí theo quan điểm kế toán tài chính...................................4 1.3 Khái niệm chi phí theo quan điểm kế toán quản trị.....................................4 2. Đặc điểm chi phí trong hoạt động xây lắp.......................................................5 3. Phân loại chi phí...............................................................................................6 3.1 Phân loại theo chức năng hoạt động của chi phí.........................................6 3.1.1 Chi phí sản xuất........................................................................................6 3.1.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...........................................................6 3.1.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp...................................................................6 3.1.1.3 Chi phí máy thi công.............................................................................6 3.1.1.4 Chi phí sản xuất chung..........................................................................6 3.1.2 Chi phí ngoài sản xuất.............................................................................7 3.2 Phân loại theo cách ứng xử chi phí.............................................................7 3.2.1 Biến phí....................................................................................................7 3.2.2 Định phí....................................................................................................8 3.2.3 Chi phí hỗn hợp........................................................................................8 3.3 Phân loại theo mối quan hệ kiểm tra và ra quyết định................................9 3.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp........................................................9 3.3.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được.......................9 3.3.3 Chi phí cơ hội...........................................................................................9 3.3.4 Chi phí chìm.............................................................................................9 4. Các báo cáo về chi phí và phân tích tình hình thưch hiện chi phí....................9 III. KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1. Kiểm soát .......................................................................................................14 1.1 Khái niệm..................................................................................................14 1.2 Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị.........................................14 2. Kiểm soát chi phí............................................................................................14 2.1 Khái niệm..................................................................................................14 2.2 Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý.................................14 2.3 Nội dung kiểm soát chi phí........................................................................14 IV. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Khái niệm về hệ thống thông tin....................................................................15 1.1 Khái quát về thông tin...............................................................................15 1.2 Thông tin kinh tế.......................................................................................15 1.2.1 Khái niệm...............................................................................................15 1.2.2 Phân loại thông tin kinh tế.....................................................................15 2. Khái quát về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.....................................15 2.1 Khái niệm..................................................................................................15 2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.....................................................16 3. Nội dung kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 3.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp...............16 3.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh...............................................16 3.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp............16 3.2 Kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp...........................................................................................................................18 3.2.1 Tổ chức thu thập thông tin lập dự toán chi phí.......................................18 3.2.2 Tổ chức thông tin trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình 3.2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.........................................................21 3.2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp.................................................................22 3.2.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công.............................................................23 3.2.2.4 Chi phí sản xuất chung........................................................................24 3.2.3 Báo cáo kế toán quản trị chi phí.............................................................25 PHẦN II: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ. A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN, ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ 1. Quá trình hình thành và phát triển..................................................................32 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.................................................32 2.1 Chức năng kinh doanh của công ty...........................................................32 2.2 Nhiệm vụ kinh doanh của công ty.............................................................32 2.3 Lao động và đội ngũ lao động của công ty................................................33 2.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm qua II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT, TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1. Đặc điểm quy trình công nghệ tổ chức sản xuất............................................33 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất....................................................................33 1.2 Tổ chức sản xuất........................................................................................34 2. Đặc điểm tổ chức quản lý...............................................................................35 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý...............................................................35 2.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác.........................................36 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.............................................36 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty..............................................36 3.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán.............................................................................36 3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ..............................................................................36 3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.......................................................37 3.2.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toán...................................................................37 3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán.......................................................................39 B. TÌNH HÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ.. 40 I. QUẢN LÝ CHI PHÍ Ở CÔNG TY........................................................................40 1. Đặc điểm chi phí ở công ty............................................................................ 40 2. Yêu cầu quản lý chi phí ở công ty............................................................... 41 II. TÌNH HÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY 1. Giai đoạn lập dự toán.................................................................................... 41 1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...............................................................41 1.2 Chi phí nhân công trực tiếp...................................................................... 42 1.3 Chi phí sử dụng máy thi công.................................................................. 42 1.4 Chi phí sản xuất chung............................................................................. 42 2. Giai đoạn thi công công trình. hạng mục công trình..................................... 44 2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...............................................................44 2.2 Chi phí nhân công trực tiếp.......................................................................46 2.3 Chi phí sử sụng máy thi công....................................................................47 2.4 Chi phí sản xuất chung..............................................................................47 PHẦN III: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY I. NHẬN XÉT CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY 1. Nhận xét công tác kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí ở công ty 2. Sự cần thiết tổ chức lại kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí ở công ty II. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY 1. Về tổ chức luân chuyển chứng từ...................................................................53 2. Về hạch toán chi phí.......................................................................................55 2.1 Xuất nhiên liệu cho máy hoạt động...........................................................55 2.2 Tách lương thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp...........55 2.3 Về hoạch định chi phí................................................................................56 3. Về tổ chức thực hiện.......................................................................................59 3.1 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...................................................60 3.2 Đối với chi phí nhân công trực tiếp...........................................................61 3.3 Đối với chi phí sử dụng máy thi công.......................................................63 3.4 Đối với chi phí sản xuất chung..................................................................64 3.4.1 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến............................64 3.4.2 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến.............................66 4. Lập báo cáo kế toán quản trị trong quá trình quản lý công ty........................68 4.1 Tập hợp chi phí theo yếu tố khả biến........................................................68 4.2 Lập báo cáo thu nhập bộ phận theo số dư đảm phí cho công ty trong quý I năm 2007 LỜI MỞ ĐẦU b b & a a Hoạt động trong nền kinh tế thị trường mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp là tối đa hoá lơị nhuận. Muốn vậy nhà quản trị phải quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Để làm được điều này thì nhu cầu thông tin trở nên đa dạng và bức thiết. Bởi vì thông tin là chất kích thích cho quá trình quản lý vận động. Nếu thiếu thông tin thì nhà quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện chức năng của mình như: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và ra quyết định.Tuy nhiên, chỉ có nguồn thông tin về kế toán tài chính thì chưa đủ mà để doanh nghiệp thực sự bước vững chắc và tiến xa hơn thì đòi hỏi các doanh nghiệp, các đơn vị phải luôn luôn có được thông tin kế toán quản trị. Bên cạnh đó, sự phát triển đầy năng động của cơ chế thị trường đã tạo ra những điều kiện thuận lợi cho quá trình phát triển song cũng bộc lộ, nảy sinh những nhược điểm ẩn chứa nhiều khuyết tật. Các tổ chức kinh doanh đều phải cạnh tranh để tồn tại, vì vậy kiểm soát chi phí là hoạt động cần thiết. Trong thực tế hầu hết các quyết định kiểm soát đều là một hệ thống thông tin liên lạc gồm nhiều bước. Tại mỗi bước đó thông tin được đưa vào, lấy ra khỏi hệ thống hay tích luỹ và so sánh với các mục tiêu kế hoạch. Một trục trặc tại bất kỳ điểm nào trong trình tự đó đều "gây nhiễu" tất cả những kết quả tiếp sau. Tất cả những thông tin đều có giá trị ngoài những thông tin sau điểm trục trặc đó đều không chính xác và có thể góp phần làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của thông tin trong kiểm soát chi phí nên em chọn đề tài" KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ" Đề tài gồm có 3 phần : Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán quản trị thông tin trong kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Phần II : Tình hình kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị. Phần III: Những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí ở công ty. PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ. Khái niệm, bản chất kế toán quản trị. Kế toán là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế với chức năng là cung cấp thông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Mục đích sử dụng thông tin kế toán của các đối tượng khác nhau nên thông tin mà kế toán cung cấp rất đa dạng và khác nhau về nội dung, phạm vi, mức độ, tính chất và thời gian cung cấp kể cả pháp lý của thông tin. Sự khác nhau đó là tiêu thức để chia hệ thống thông tin kế toán thành 2 bộ phận. Một bộ phận luôn cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài gọi là kế toán tài chính và một bộ phận cung cấp thông tin theo yêu cầu của các nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp gọi là kế toán quản trị. Hoạt đông sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và đa dạng thì sự tách biệt giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính nhằm cung cấp thông tin riêng biệt cho các nhà quản trị là tất yếu. Có nhiều khái niệm về kế toán quản trị đã được đưa ra, mỗi khái niệm nhấn mạnh một vấn đề nào đó của kế toán quản trị. Kế toán quản trị không chỉ tạo ra thông tin cung cấp cho các nhà quản lý để ra quyết định kinh doanh, quyết định sử dụng các nguồn lực, mà còn cả thông tin về mặt kỹ thuật để các nhà quản lý thừa hành sử dụng thực thi trách nhiệm của mình. Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ năm 1982 đã định nghĩa về kế toán quản trị: “Kế toán quản trị là nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo cáo, giải trình và truyền đạt thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị doanh nghiệp để hoạch định, đánh giá và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi nội bộ của doanh nghiệp nhằm sử dụng hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản đó”. (Giáo trình KTQT - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân). Ở định nghĩa này thì cần xác định thông tin tài chính và phi tài chính cung cấp trong phạm vi nội bộ đơn vị gồm: thông tin về chi phí sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, quá trình lập các dự toán cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch hướng đến các mục tiêu trên thị trường, cũng như lập và phân tích các báo cáo cung cấp các thông tin đặc thù để ra các quyết định. Theo khoản 3 điều 4 luật Kế toán thì "Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kế toán, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán". Các định nghĩa đều thống nhất nhau về việc nhìn nhận bản chất của kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán và có nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Kế toán quản trị có quan hệ chặt chẽ với kế toán tài chính trong việc sử dụng số liệu kế toán chi tiết của kế toán tài chính, song kế toán quản trị không phải là kế toán chi tiết. Nhu cầu thông tin tài chính của các nhà quản trị không chỉ là thông tin chi tiết mà còn là thông tin tương lai phục vụ cho công việc ra các quyết định. Nhiệm vụ của kế toán quản trị. Các doanh nghiệp cần thiết phải tổ chức hệ thống kế toán quản trị, trước hết thiết lập dự toán ngân sách, chi phí, dự toán doanh thu và kết quả trong một kỳ hoạt động và sau đó phải theo dõi suốt quá trình thu mua hàng hoá, nguyên vật liệu. Qua giai đoạn sản xuất, hoàn thành việc tính toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, cho đến khi tiêu thụ xong các loại hàng hoá sản phẩm, xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, các công trình, dịch vụ theo từng loại hoạt động, từng đơn đặt hàng. Kế toán quản trị là phương tiện để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Theo hướng này, kế toán quản trị phải biết dự toán chi phí, tiên liệu kết quả và cung cấp thông tin để quản trị doanh nghiệp. Mục đích và yêu cầu của kế toán quản trị là phải tính toán được chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, kết quả cung cấp từng công trình, dịch vụ để từ đó tập hợp được các dữ kiện cần thiết để dự kiến phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán quản trị phải biết theo dõi thị trường để ổn định một chương trình sản xuất và tiêu thụ hợp lý, một mặt đáp ứng các nhu cầu do thị trường đòi hỏi mặt khác tìm biện pháp cạnh tranh để tiêu thụ hàng hoá, nghiên cứu các chính sách giá cả, tính toán được các bước phát triển, mở rộng doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn theo chiều hướng có lợi. Như vậy kế toán quản trị là một phương pháp xử lý các dữ kiện để đạt được các mục tiêu sau đây: Một mặt: - Đo lường toàn bộ các chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. - Xác định cơ sở để đánh giá các yếu tố của bảng cân đối kế toán doanh nghiệp. Mặt khác: - Thiết lập hệ thống dự toán trong doanh nghiệp như dự toán doanh thu, dự toán chi phí,… - Kiểm soát thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán với thực tế phát sinh. - Cung cấp các thông tin cần thiết để có các quyết định kinh doanh hợp lý. Trong số các mục tiêu kể trên nhà quản trị cần tập trung vào các mục tiêu sau: - Kế toán quản trị dành cho tất cả các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp không kể cấp bậc, chức vụ. - Kế toán quản trị cần cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời. Giữa sự chính xác của thông tin và sự kịp thời của thông tin thì yếu tố kịp thời được nêu lên trước. - Kế toán quản trị là một bước để thực hiện việc kiểm soát tổng thể quá trình quản lý của doanh nghiệp. - Kế toán quản trị không phụ thuộc vào các nguyên tắc cứng nhắc mà nó thích ứng theo sự phát triển của doanh nghiệp. II. KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ. 1. Khái niệm chi phí. 1.1 Bản chất kinh tế của chi phí. Chi phí được định nghĩa theo nhiều phương diện khác nhau. Chi phí có thể hiểu một cách trừu tượng là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Những nhận thức chi phí có thể khác nhau về quan điểm, hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung: Chi phí là phí tổn thu nhập, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh. Đây chính là bản chất kinh tế của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanhcuar doanh nghiệp. Bản chất kinh tế này giúp nhà quản trị phân biệt được chi phí với chi tiêu, chi phí với vốn. Thật vậy, chi phí gắn liền hoạt động sản xuất kinh doanh, được tài trợ từ vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; chi tiêu không gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh, được tài trợ từ những nguồn khác vốn kinh doanh như quỹ phúc lợi, trợ cấp của nhà nước…và không được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; vốn là biểu hiện bằng tiền những tài sản của doanh nghiệp và bản thân chúng chưa tạo nên phí tổn. 1.2 Khái niệm chi phí theo quan điểm kế toán tài chính. Chi phí của doanh nghiệp là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh biểu hiện bằng tiền và tính cho một thời kỳ nhất định. Khái niệm chi phí theo quan điểm kế toán quản trị. Theo quan điểm kế toán quản trị, chi phí không chỉ đơn giản được nhận thức theo quan điểm kế toán tài chính mà nó còn được nhận diện theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch đinh, kiểm soát và ra quyết định. Theo đó, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án hoặc là những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hi sinh cơ hội kinh doanh và những chi phí sẽ được kiểm soát bởi một cấp quản lý khác. 2. Đặc điểm chi phí trong hoạt động xây lắp. Trong xây lắp có các loại chi phí: Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng hay còn gọi là chi phí lưu thông và tiếp thị là dòng phí tổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chính sách bán hàng và để đảm bảo đưa hàng hoá đến tay người tiêu dùng. Chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ liên quan đến một công trình, hạng mục công trình. Chi phí nhân công trực tiếp: thực hiện việc trả lương cho công nhân viên theo các hình thức: + Đối với công nhân trực tiếp xây lắp trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng hoặc trả theo hợp đồng giao khoán. + Đối với công nhân thuê ngoài thi công các hạng mục công việc áp dụng chế độ trả lương theo hợp đồng giao khoán. + Đối với công nhân vận hành máy thi công áp dụng phương pháp trả lương theo ca máy hoạt động thực tế. Trong chi phí nhân công thuê ngoài không phản ánh chi phí trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Chi phí máy thi công: Các chi phí liên quan đến máy thi công gồm chi phí nguyên vật liệu cho máy hoạt động, chi phí dụng cụ sản xuất liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máy thi công. Chi phí sản xuất chung được tập hợp từ các yếu tố chi phí. Chi phí nhân viên đội. Chi phí vật liệu. Chi phí dụng cụ sản xuất. Chi phí khấu hao TSCĐ. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bằng tiền khác. Chi phí quản lý bao gồm các khoản chi phí như: + Chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, chi phí KPCĐ. + Thuế môn bài, thuế đất. + Tiền điện thoại, tiền điện. + Khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý doanh nghiệp. + Các chi phí khác: công tác phí, họp hành, hội nghị… Phân loại chi phí. 3.1 Phân loại theo chức năng hoạt động của chi phí. 3.1.1 Chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một kỳ nhất định. Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung. 3.1.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ các chi phí nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu khác, công cụ dụng cụ…được sử dụng trực tiếp để sản xuất, chế tạo sản phẩm. Khi nhận dạng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta thường dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệu phụ. Bởi vì chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những chi phí liên quan với quá trình phục vụ quản lý sản xuất, công việc văn phòng. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường được thiết lập định mức từng loại trong sản xuất, chi phí nguyên vật liệu phụ không liên quan trực tiếp vì vậy khó thiết lập định mức theo từng loại, chúng thường được ước tính tỷ lệ trên chi phí nguyên vật liệu chính. Về phương diện hạch toán, chi phí nguyên vật liệu chính được hạch toán trực tiếp cho từng quá trình sản xuất sản phẩm còn chi phí nguyên vật liệu phụ được tập hợp chung sau đó mới phân bổ. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm trong các quyết định liên quan đến chi phí trong từng sản phẩm dịch vụ một khi sự lựa chọn tiêu thức phân bổ không phù hợp giữa nguyên nhân phát sinh chi phí với đối tượng chịu chi phí. 3.1.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp là các chi phí phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ như tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, tiền công, các khoản trích theo tiền lương của công nhân trực tiếp lao động do doanh nghiệp quản lý. Riêng đối với lao động thuê ngoài không tính các khoản trích theo lương. 3.1.1.3 Chi phí máy thi công. Chi phí máy thi công là toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công gồm chi phí thường xuyên như lương, chi phí vật liệu, khấu hao… và chi phí như chi phí sửa chữa lớn, chi phí công trình tạm. 3.1.1.4 Chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung là chi phí phục vụ quản lý đội, công trường xây dựng, bao gồm: lương nhân viên quản lý đội xây dựng, tiền ăn giữa ca của nhân viên quản lý đội, của công nhân xây lắp, các khoản trích KPCĐ, BHYT, BHXH theo tỷ lệ quy định hiện hành trích trên tiền lương phải trả của nhân viên quản lý đội, công nhân điều khiển máy thi công, công nhân trực tiếp sản xuất thuộc danh sách lao động của doanh nghiệp, khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động của các đội và các chi phí khác liên quan tới hoạt động của đội như chi phí sửa chữa, chi phí thuê ngoài, chi phí điện nước, điện thoại, chi phí mua tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại, tiền thuê TSCĐ… Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau, rất khó kiểm soát, chúng thường ít biểu hiện một cách cụ thể qua mối liên hệ nhân quả. Đây cũng chính là bộ phận chi phí sản xuất rất khó xây dựng định mức và cũng chính là bộ phận chi phí dẫn đến việc định lượng, quyết định chứa đựng nhiều sai sót, đặc biệt là với những quy trình sản xuất,bộ phận mà chi phí này chiếm một tỷ lệ lớn. 3.1.2 Chi phí ngoài sản xuất. Chi phí ngoài sản xuất của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng gồm những khoản chi phí như chi phí tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí quảng cáo, chi phí đóng góp sản phẩm tiêu thụ, chi phí vận chuyển bốc dở, lương nhân viến bán hàng, tiền hoa hồng bán hàng, ... Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí dùng vào tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất kinh doanh có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Cụ thể, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí của người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu, năng lượng, công cụ dụng cụ dùng trong hành chính quản trị văn phòng. - Chi phí khấu hao thiết bị, TSCĐ khác dùng trong công việc hành chính của văn phòng. - Chi phí dịch vụ điện nước, điện thoại, bảo hiểm phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp. - Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản. - Các khoản phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản như dự phòng nợ phải thu khó đòi, hao hụt trong khâu dự trữ. Như vậy chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một khoản mục chi phí gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau và khá phức tạp. Đây là khoản mục chi phí liên quan khá chặt chẽ đến quy mô, trình độ tổ chức quản trị doanh nghiệp. Vì vậy sự nhận diện và phân cấp quản lý, phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp rất khó khăn, đôi khi dẫn đến mức phân bổ sai lệch cho các sản phẩm, dịch vụ làm đánh giá sai lầm thành quả đóng góp, kiềm chế tính năng động và sáng tạo của các bộ phận. 3.2 Phân loại theo cách ứng xử chi phí. 3.2.1 Biến phí. Biến phí là những khoản mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của đơn vị. Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy vận hành… Trong doanh nghiệp, biến phí tồn tại khá phổ biến như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí năng lượng… Những chi phí này khi mức độ hoạt động của đơn vị gia tăng thì chúng cũng gia tăng tỷ lệ thuận và ngược lại. Biến phí không thuần nhất một hình thức tồn tại mà còn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau: - Biến phí tuyệt đối: là một loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. Để thực sự kiểm soát biến phí tuyệt đối, nhà quản lý không chỉ kiểm soát tổng số mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một mức độ hoạt động ở mức độ ai khác nhau. Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát biến phí và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ hơn. - Biến phí cấp bậc: là một loại biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn nhất định. 3.2.2 Định phí. Định phí là những khoản mục chi phí rất ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị. Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thay đổi; ngược lại nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Mức độ hoạt động càng cao thì định phí cho một._. đơn vị mức độ hoạt động càng giảm. Như vậy dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí. Định phí tồn tại dưới 2 loại hình: - Định phí bắt buộc: là những định phí có tính chất cơ cấu liên quan đến cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp mà rất khó thay đổi, nếu muốn thay đổi loại định phí này phải cần một khoảng thời gian tương đối dài. Định phí bắt buộc tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do những đặc điểm trên, việc dự báo và kiểm soát định phí bắt buộc phải bắt đầu từ lúc xây dựng, triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. - Định phí không bắt buộc: còn được xem như chi phí bất biến quản trị. Dòng chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của doanh nghiệp. Hai đặc điểm cơ bản của định phí không bắt buộc: + Có bản chất ngắn hạn và không ảnh hưởng đến dòng chi phí của doanh nghiệp hàng năm. + Trong trường hợp cần thiết có thể cắt bỏ định phí không bắt buộc. 3.2.3 Chi phí hỗn hợp. Chi phí hỗn hợp là những khoản mục chi phí bao gồm các yếu tố biến phí và định phí pha trộn lẫn nhau. Ở một mức độ hoạt động nào đó chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động khác chúng có thể thể hiện đặc điểm của biến phí. Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và chủ động trong quản lý chi phí, chi phí hỗn hợp được phân tích và lượng hoá theo yếu tố bất biến và khả biến. 3.3 Phân loại theo mối quan hệ kiểm tra và ra quyết định. 3.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. - Chi phí trực tiếp là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc đó. - Chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc, nhiều đối tượng khác nhau nên phải tập hợp quy nạp cho từng đối tượng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. 3.3.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. - Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà ở cấp quản lý nào đó nhf quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó đồng thời nhà quản trị cũng có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh của nó. - Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị không thể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền ra quyết định về loại chi phí đó. 3.3.3 Chi phí cơ hội. Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi hay phải hi sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế một hoạt động khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưng lại là cơ sở để lựa chọn phương án hành động. 3.3.4 Chi phí chìm. Chi phí chìm là những dòng chi phí luôn luôn xuất hiện trong tất cả các phương án sản xuất kinh doanh. Đây là một dòng chi phí mà nhà quản trị phải chấp nhận không có sự lựa chọn. Các báo cáo về chi phí và phân tích tình hình thực hiện chi phí. Báo cáo chi phí sản xuất. Mục đích: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về chi phí sản xuất theo từng đối tượng tập hợp chi phí và theo từng khoản mục chi phí. Cơ sở lập báo cáo sản xuất: Là sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đối tượng tập hợp chi phí. Phương pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí, mỗi đối tượng được theo dõi trên cùng một dòng. Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Mục đích: Đánh giá tình hình sử dụng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp ở các bộ phận sản xuất theo 2 nhân tố giá và lượng. Cơ sở lập: Căn cứ vào lượng định mức và đơn giá định mức, lượng thực tế và đơn giá thực tế, số lượng thành phẩm sản xuất ra trong kỳ. Phương pháp lập: Dùng phương pháp thay thế liên hoàn, tiến hành thay thế lần lượt nhân tố giá rồi đến nhân tố lượng để xem xét sự biến động của từng nhân tố theo công thức. Biến động về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lượng thực tế Biến động về lượng = ( Lượng thực tế - Lượng định mức) x Giá định mức Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí sản xuất chung khả biến. Mục đích: Đánh giá tình hình sử dụng chi phí sản xuất chung khả biến. Cơ sở lập: Căn cứ vào đơn giá định mức và thực tế của từng khoản chi phí trong chi phí sản xuất chung. Số giờ máy chạy hoặc số giờ lao động trực tiếp được tính theo số giờ thực tế và số giờ định mức theo sản lượng thực tế. Phương pháp lập: Tính phần chênh lệch giữa chi phí thực tế theo số giờ thực tế với chi phí định mức theo số giờ thực tế theo từng khoản chi phí để xác định mức biến động về giá của từng khoản chi phí, đồng thời tính mức chênh lệch giữa chi phí định mức theo số giờ thực tế với chi phí định mức theo số giờ định mức cho từng khoản chi phí để xác định mức biến động năng suất cho từng khoản chi phí. Cộng mức chênh lệch về giá và năng suất để xá định tổng mức biến động. Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí sản xuất chung bất biến. Mục đích: Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng chi phí sản xuất chung bất biến. Cơ sở lập: Đơn giá định mức của chi phí sản xuất chung bất biến lấy từ thẻ chi phí định mức chi phí sản xuất, số giờ máy chạy hoặc số giờ lao động trực tiếp theo kế hoạch, chi phí sản xuất chung bất biến thực tế. Phương pháp lập: Tính mức chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung bất biến theo thực tế và theo kế hoạch để xác định mức biến động kế hoạch, đồng thời tính mức chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung bất biến theo kế hoạch với chi phí sản xuất chung bất biến tính theo số giờ định mức và đơn giá định mức để tính mức biến động số lượng. Cộng mức biến động kế hoạch và biến động số lượng để xác định tổng mức biến động. Báo cáo giá thành sản phẩm. Mục đích: Cung cấp thông tin về tổng giá thành sản xuất thực tế, giá thành đơn vị thực tế của từng loại sản phẩm hoặc từng loại hoạt động dịch vụ và giá thành kế hoạch theo từng đơn vị để so sánh, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành của từng đơn vị của các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch và đưa ra quyết định liên quan đến việc đánh giá sản phẩm. Cơ sở lập: Các bảng tính gía thành của các bộ phận sản xuất và kế hoạch giá thành. Phương pháp lập: Liệt kê các chỉ tiêu giá thành kế hoạch đơn vị, giá thành đơn vị thực tế, tổng giá thành đơn vị thực tế theo từng đối tượng tính giá thành và cho từng phân xưởng, mỗi đối tượng tính giá thành được theo dõi trên cùng một dòng. Báo cáo phản ánh các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Mục đích: Cung cấp các thông tin nhanh chóng, ngắn gọn và thích hợp về doanh thu, chi phí liên quan đến các phương pháp để nhà quản trị ra các quyết định riêng biệt như: tự sản xuất hay mua ngoài, tiếp tục kinh doanh hay loại bỏ một sản phẩm, một bộ phận. Cơ sở lập: Căn cứ vào số lượng ước tính về chi phí, doanh thu của rừng phương pháp đang xem xét. Phương pháp lập: Thu thập số liệu về chi phí, doanh thu của các phương án. Sử dụng phương pháp phân tích chênh lệch để tiến hành so sánh các phương án thay thế lẫn nhau, thông qua việc chú trọng vào chênh lệch về doanh thu và chi phí ước tính của các phương án. Tiến hành sắp xếp những thông tin liên quan để xác định phương án nào có mức đóng góp nhiều nhất vào lợi nhuận hay có chi phí thấp nhất (chỉ có những dữ liệu khác nhau giữa các phương án mới nằm trong báo cáo). Báo cáo tổng hợp toàn đơn vị. Tính tổng hợp của báo cáo nên nhận thức một cách tương đối. Có thể ở cấp quản lý này là báo cáo tổng hợp nhưng ở cấp quản lý cao hơn nó lại là báo cáo bộ phận. Sự kết nối thông tin giữa báo cáo bộ phận và báo cáo tổng hợp giúp nhà quản trị rất thuận tiện trong việc đọc, hiểu các thông tin kế toán một cách có hệ thống. Sau đây là một số mẫu báo cáo kế toán quản trị: BÁO CÁO KHỐI LƯỢNG SẢN PHẨM SẢN XUẤT HÀNG THÁNG Tháng …năm… Phân xưởng X Loại sản phẩm Ngày 1 2 3 4 5 … Tổng A B C D … Tổng BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Theo sắp xếp chi phí thành định phí và biến phí) Đơn vị tính : Doanh thu Các biến phí Gía vốn hàng bán Biến phí bán hàng Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí giao hàng Hoa hồng hàng bán Cộng biến phí bán hàng Biến phí quản lý doanh nghiệp Vật liệu, đồ dùng văn phòng Thuế, phí và lệ phí Chi phí dịch vụ khác Cộng biến phí quản lý Tổng cộng biến phí (=) Số dư đảm phí Các định phí Định phí bán hàng Chi phí nhân viên bán hàng Khấu hao TSCĐ bán hàng Chi phí quảng cáo Cộng định phí bán hàng Định phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng Khấu hao TSCĐ quản lý Thuế, phí và lệ phí Chi phí dịch vụ khác Cộng định phí quản lý (-) Tổng cộng định phí (=) Lợi tức thuần hoạt động kinh doanh Trong đó : Số dư đảm phí: Là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ các chi phí khả biến. Số dư đảm phí trước hết được dùng để bù đắp định phí, phần còn lại (nếu có) là lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu số dư đảm phí không đủ để trang trải chi phí bất biến trong kỳ thì doanh nghiệp bị lỗ. Số dư đảm phí đơn vị = Đơn giá bán - Biến phí đơn vị Tổng số dư đảm phí = Tổng doanh thu - Tổng biến phí III. KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ. 1. Kiểm soát 1.1 Khái niệm. Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mục của tổ chức. 1.2 Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị. Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con người là hoạt động có ý thức nên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau. Do đó, kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định dến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn. 2. Kiểm soát chi phí. 2.1 Khái niệm. Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. 2.2 Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý. Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong việc quản lý, điều quan trọng không phải là nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra. 2.3 Nội dung kiểm soát chi phí. - Kiểm soát các loại chi phí: xác định chi phí theo từng công đoạn rồi sau đó đảm bảo thực hiện cho được những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng cách theo dõi sát và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất. Chi phí phát sinh trong suốt thời kỳ xác định được tập hợp theo loại và so sánh với số liệu tương ứng đã tập hợp được cùng kỳ trước đó. - Kiểm soát tính hiệu quả hoạt động trong từng bộ phận của doanh nghiệp: Theo đó sẽ làm rõ được nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với kết quả chung của doanh nghiệp. Như vậy, mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét: + Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập. + Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán. + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thực hiện các định mức và dự toán chi phí. IV. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP. Khái niệm về hệ thống thông tin. Khái quát về thông tin. Tuỳ thuộc vào mục đích nghiên cứu khác nhau người ta có thể đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin. Nhưng nhìn chung các định nghĩa đều thống nhất “ Thông tin là một phạm trù khoa học, là một bộ phận của tri thức, kết quả phản ánh về lượng, chất cũng như đặc tính của một đối tượng và được lưu truyền nhằm phục vụ cho lợi ích của người dùng tin”. Thông tin có vai trò to lớn trong hoạt động của con người. Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường đó. Thông tin là vấn đề luôn được quan tâm bởi nó phục vụ cho việc giao tiếp giữa người với người, giúp con người nắm vững thế giới quan khoa học, tổng hợp, phân tích những hiện tượng và các quá trình vận động của đời sống sản xuất xã hội. Trong quản lý, tầm quan trọng và sự cần thiết của thông tin càng được thể hiện rõ nét hơn. Nhờ có thông tin và sự truyền đi của thông tin nhà quản lý mới nắm bắt được tình hình và hiện tượng trong những điều kiện, hoàn cảnh khác nhau để từ đó chủ động xử lý thông tin theo hướng mong muốn. Thông tin kinh tế. Khái niệm. Thông tin kinh tế là các thông tin tồn tại và vận động trong các thiết chế, các tổ chức và các doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của chủ thể đó. Phân loại thông tin kinh tế. Phân theo lĩnh vực hoạt động của thông tin : + Thông tin kinh tế trong sản xuất. + Thông tin kinh tế trong lĩnh vực quản lý. Phân loại theo nội dung mà nó phản ánh. + Thông tin kế hoạch, thông tin đầu tư + Thông tin lao động và tiền lương + Thông tin về lợi nhuận của doanh nghiệp. Khái quát về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Khái niệm. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin thích hợp. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều hệ thống thông tin khác nhau trong doanh nghiệp. Trong đề tài này, liên quan đến kiểm soát chi phí chỉ sử dụng 2 hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống thông tin kế hoạch và hệ thống thông tin thực hiện. - Hệ thống thông tin kế hoạch: bao gồm toàn bộ thông tin về công tác kế hoạch hoá trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế hoạch bao quát tất cả các lĩnh vực gồm cả sản xuất và quản lý. - Hệ thống thông tin thực hiện: Sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra, đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạch theo thời gian. Trên cơ sở các số liệu của hệ thống thông tin thực hiện lãnh đạo của công ty có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Nội dung kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. 3.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. 3.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, có những đặc điểm riêng biệt khác các ngành sản xuất khác, cụ thể như sau: - Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc…có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài, do đó tổ chức quản lý và hạch toán có khác biệt so với các ngành khác. + Sản phẩm xây lắp phải lập dự toán: dự toán thiết kế, dự toán thi công,…Trong quá trình sản xuất phải lấy dự toán làm thước đo, phải so sánh với dự toán. + Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá trị dự toán (giá thanh toán với bên chủ đầu tư) hoặc giá thoả thuận với bên chủ đầu tư hoặc giá trúng thầu… + Tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ vì đã quy định giá cả, người mua, người bán trước khi xây dựng thông qua hoạt động giao thầu. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện khác của sản xuất như: xe máy, thiết bị thi công, người lao động… phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm, do đó công tác quản lý, sử dụng và hạch toán vật tư rất phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của thiên nhiên, thời tiết, dễ mất mát, hư hỏng. - Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp lâu dài cho nên phải tổ chức hạch toán và quản lý sao cho chất lượng công trình phải đảm bảo dự toán, thiết kế… 3.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. Việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp xây lắp phải đảm bảo các yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất: ghi kép, tính toán, phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạt động xây lắp, xác định kết quả từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp. Đặc điểm của xây lắp sản xuất ảnh hưởng đên tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp thể hiện chủ yếu ở các nội dung sau: - Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất có thể là toàn bộ công trình, các bộ phận thi công hoặc các giai đoạn thi công. Căn cứ để xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất, chi phí xây lắp: + Đặc điểm sản xuất xây lắp: sản phẩm xây lắp khác nhau về quy mô, đặc điểm công việc thi công, thời gian thi công. + Đặc điểm tổ chức các bộ phận tham gia thi công. + Đối tượng thanh toán với chủ đầu tư… - Đối tượng tính giá thành là công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành, các khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành. Nhìn chung, khối lượng nào được quy định thanh toán thì xác định đó là đối tượng tính giá thành. Việc xác định này phục vụ cho việc đánh giá kết quả sản xuất xây lắp. - Phương pháp tính giá thành thường áp dụng trong doanh nghiệp xây lắp là phương pháp trực tiếp, phương pháp tỷ lệ, phương pháp tổng cộng chi phí hoặc phương pháp liên hợp. - Giá trị dự toán và các loại giá thành sản phẩm xây lắp: + Giá trị dự toán xây lắp trước thuế và sau thuế: Giá trị dự toán trước thuế = T + C + TL Trong đó: T = chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + chi phí nhân công trực tiếp + chi phí máy thi công. C : chi phí sản xuất chung ; TL : thu nhập chịu thuế tính trước. TL = (T+C) * % quy định Trong đó thu nhập chịu thuế tính trước được quy định tại Thông tư 04/2005/TT-BXD ban hành ngày 01 tháng 04 năm 2005 (phụ lục 01). Giá trị dự toán sau thuế = Giá trị dự toán trước thuế + thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu ra = GXL * % thuế GTGT hoạt động xây lắp. + Giá thành dự toán: là toàn bộ các chi phí trực tiếp và gián tiếp để hoàn thành khối lượng xây lắp công trình. Giá thành dự toán được xác định trên cơ sở: các định mức quy định của Nhà nước, khung giá áp dụng cho từng vùng, lãnh thổ.Giá thành dự toán là cơ sở để kế hoạch hoá giá thành xây lắp để đánh giá sản phẩm dở dang. + Giá thành kế hoạch: là giá thành được xác định từ những điều kiện cụ thể của một doanh nghiệp xây lắp nhất định dựa trên cơ sở các biện pháp thi công, các định mức và đơn giá áp dụng trong doanh nghiệp. + Giá thành định mức: được xác định trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí mà doanh nghiệp phấn đấu đạt được trong những thời điểm của quá trình thi công do việc sử dụng các phương tiện thi công, phương pháp tổ chức thi công hiện đại và tiến bộ hơn. + Giá thành thực tế: bao gồm toàn bộ chi phí thực tế để hoàn thành và bàn giao khối lượng xây lắp mà doanh nghiệp nhận thầu, trong đó gồm các chi phí theo định mức, vượt định mức và không có trong định mức (thiệt hại phá đi làm lại), gía thành thực tế được xác định theo số liệu kế toán. Giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp gồm 4 khoản mục: Chi phí nguyên vật liêu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. 3.2 Kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. 3.2.1 Tổ chức thu thập thông tin lập dự toán chi phí. Một trong những cơ sở để công trình được khởi công xây dựng là tổng dự toán công trình. Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng công trình thuộc dự án được tính toán cụ thể ở giai đoạn. Tổng dự toán công trình được xác định dùng để khống chế và quản lý các chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Để có mức giá khống chế khi giao thầu hoặc đấu thầu phải xác định giá trị dự toán một cách chi tiết cho từng hạng mục xây dựng phù hợp với các quy định cho từng khu vực hoặc địa điểm xây dựng cụ thể. Theo hạch toán chi phí trong xây dựng cơ bản thì đơn giá xây dựng bao gồm các khoản mục sau: - Chi phí vật liệu tính cho một đơn vị tính : VL - Chi phí nhân công cho một đơn vị tính : NC - Chi phí máy thi công cho một đơn vị tính : M Cộng các chi phí trực tiếp : T - Chi phí chung (bao gồm chi phí quản lý công trường và chi phí quản lý doanh nghiệp): C Cộng các chi phí cơ bản trong giá thành: ZXL (ZXL = T + C) - Lãi theo quy điịnh đối với sản xuất kinh doanh xây dựng - Thuế theo thuế suất áp dụng cho xây dựng - Theo quy điịnh hiện hành thi hai khoản lãi và thuế này ký hiệu gộp là: LT - Tuỳ theo từng trường hợp có thể còn được tính thêm các khoản: + Hệ số trượt giá: Ktrg + Hệ số xét đến sự rủi ro: Krr + Chi phí dự phòng Đơn giá xây dựng được tính theo công thức: ĐGXD = (ZXL + LT) (1 + Ktrg + Krr + …) Để lập dự toán chi phí như trên chúng ta cần có những thông tin: - Các quy định của Nhà nước về các khu vực đơn giá hay vùng giá xây dựng như Thông tư 04/2005/TT-BXD ngày 01 tháng 04 năm 2005. Theo thông tư này ta có thể lập được bảng tính cho một công trình xây dựng cơ bản như sau: STT Kho¶n môc chi phÝ C¸ch tÝnh KÕt qu¶ I Chi phÝ trùc tiÕp 1 Chi phÝ vËt liÖu S Qj x Djvl + CLvl j=1 VL 2 Chi phÝ nh©n c«ng S Qj x Djnc x (1 + K nc ) j=1 NC 3 Chi phÝ m¸y thi c«ng h S Qj x Djm x (1 + K mtc ) j=1 M 4 Trùc tiÕp phÝ kh¸c 1,5% x (VL+NC+M) TT Céng chi phÝ trùc tiÕp VL+NC+M+TT T II Chi phÝ chung P x T C gi¸ thµnh dù to¸n x©y dùng T + C Z iii Thu nhËp chÞu thuÕ tÝnh tr­íc (T+C) x tû lÖ qui ®Þnh TL Gi¸ trÞ dù to¸n x©y dùng tr­íc thuÕ (T+C+TL) G iV ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng G x TXDGTGT GTGT Gi¸ trÞ dù to¸n x©y dùng sau thuÕ G + GTGT GXDCPT Chi phÝ x©y dùng nhµ t¹m t¹i hiÖn tr­êng ®Ó ë vµ ®iÒu hµnh thi c«ng G x tû lÖ qui ®Þnh x TXDGTGT GxDLT Trong đó: Qj: Khối lượng công tác xây dựng thứ j. Djvl , D jnc, D jm: Chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công trong đơn giá xây dựng của công tác xây dựng thứ j. Knc: Hệ số điều chỉnh nhân công (nếu có). Kmtc: Hệ số điều chỉnh chi phí máy thi công (nếu có). P: Định mức chi phí chung (%) được quy định tại thông tư này (phụ lục 01). TL: Thu nhập chịu thuế tính trước cũng được quy định tại thông tư này (phụ lục 01). G: Giá trị dự toán xây dựng công trình chính, phụ trợ, tạm phục thi công trước thuế. GXDCPT: Giá trị dự toán xây dựng công trình chính, phụ trợ, tạm phục thi công sau thuế. CLvl: Chênh lệch vật liệu (nếu có). TXLGTGT: Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng quy định trong công tác xây dựng. GXDLT: Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công. Z: Giá thành dự toán xây dựng. - Các văn bản hiện hành hướng dẫn lập và quản lý giá xây dựng như Thông tư hướng dẫn 16/2005/TT-BXD ngày 13 tháng 10 năm 2005, Thông tư 07/2006/TT -BXD ngày 10 tháng 11 năm 2006. - Các loại định mức dự toán về chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công. - Bảng tiền lương ngày công bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp có tính chất lương theo cấp bậc của công trình xây dựng. Căn cứ vào chế độ tiền lương do Chính phủ quy điịnh, các văn bản hướng dẫn của Bộ lao động- thương binh- xã hội và hướng dẫn của Bộ xây dựng. - Bảng giá cước và giá vật liệu xây dựng do các cơ quan có thẩm quyền ban hành tại thời điểm tính toán. - Bảng giá dự toán ca máy của các loại máy thi công do Bộ xây dựng ban hành. Những loại máy chưa có giá trị dự toán ca máy quy định thì Ban đơn giá địa phương hoặc ban đơn giá công trình tính toán dựa trên phương pháp hướng dẫn của Bộ xây dựng. - Sơ đồ cung ứng vật liệu xây dựng trong phạm vi tính, thành phố hoặc sơ đồ cung ứng vật liệu của công trình. - Cự ly cấp đường, phương tiện vận chuyển vật liệu. - Định mức về chi phí chung, lãi và thuế. Phụ lục 01 ĐỊNH MỨC CHI PHÍ CHUNG VÀ THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRƯỚC Đơn vị tính: % STT Lo¹i c«ng tr×nh Chi phÝ chung Thu nhËp chÞu thuÕ tÝnh tr­íc 1 X©y l¾p c«ng tr×nh d©n dông. 58,0 5,5 2 X©y l¾p c«ng tr×nh c«ng nghiÖp, tr¹m thuû ®iÖn nhá. 67,0 5,5 3 X©y l¾p c«ng tr×nh thuû ®iÖn, ®­êng d©y t¶i ®iÖn, tr¹m biÕn thÕ. 71,0 6,0 4 X©y dùng ®­êng hÇm, hÇm lß, l¾p ®Æt m¸y trong ®­êng hÇm, hÇm lß. 74,0 6,5 5 X©y dùng nÒn ®­êng, mÆt ®­êng. 66,0 6,0 6 X©y l¾p cÇu cèng giao th«ng, bÕn c¶ng, c¸c c«ng tr×nh biÓn. 64,0 6,0 7 X©y l¾p c«ng tr×nh thuû lîi - Riªng ®µo, ®¾p ®Êt thñ c«ng c«ng tr×nh thuû lîi (trõ lùc l­îng d©n c«ng nghÜa vô). 64,0 51,0 5,5 5,0 8 X©y l¾p c«ng tr×nh th«ng tin b­u ®iÖn, th«ng tin tÝn hiÖu ®­êng s¾t, ph¸t thanh truyÒn h×nh. 69,0 5,5 9 X©y dùng vµ l¾p ®Æt bÓ x¨ng dÇu, ®­êng èng dÉn dÇu, dÉn khÝ. 66,0 6,0 10 X©y dùng tr¹m, tr¹i c¸c lo¹i, trång rõng, trång c©y c«ng nghiÖp, khai hoang x©y dùng ®ång ruéng. 55,0 5,5 3.2.2 Tổ chức thông tin trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình 3.2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu phát sinh từ vật liệu mua trực tiếp từ nhà cung cấp bên ngoài hay vật liệu được sản xuất từ các bộ phận khác. Chi phí nguyên vật liệu được xác định thông qua phiếu xuất kho nguyên liệu. Đây là chứng từ chi tiết phản ánh loại và số lượng nguyên liệu xuất kho đưa vào sản xuất. Phiếu xuất kho nguyên liệu là một phương tiện để kiểm tra sự vận động của nguyên liệu từ kho đi vào phân xưởng sản xuất và là căn cứ để thực hiện các bút toán trên sổ sách kế toán. Giá xuất kho được tính là giá nhập tức là nhập vào giá nào thì xuất theo giá đó. Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả giữa thực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động trên 2 mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung. Các nguyên nhân biến động được xác định: Ta có: Tổng chi phí = Q x P. Trong đó: Q là lượng, P là giá. Biến động về giá = lượng thực tế (giá thực tế - giá định mức) Biến động về lượng = giá định mức (lượng thực tế - lượng định mức Kết quả so sánh biến động giữa thực tế và dự toán được đánh giá. - Kết quả dương, thực tế > dự toán, đánh giá không tốt vì lúc này chi phí sản xuất thực tế cao hơn dự toán. - Kết quả âm, thực tế < dự toán, đánh giá tốt để chất lượng sản phẩm được bảo đảm. - Kết quả bằng 0, thực tế = dự toán ,bảo đảm thực hiện đúng dự toán. Kết quả so sánh biến động cũng được đi sâu xem xét từng mặt: - Biến động về giá phản ánh về giá của một đơn vị nguyên liệu để sản xuất một sản phẩm đã thay đổi như thế nào. - Biến động về lượng phản ánh tiêu hao vật chất để sản xuất một sản phẩm đã thay đổi như thế nào. Biến động xảy ra do nhiều yếu tố tác động vừa chủ quan vừa khách quan. Có thể do chính quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoặc vì biến động của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhà quản trị xác định đúng nguyên nhân và chỉ định đúng yếu tố nào đã gây ra biến động thì có thể có biện pháp đúng đắn và kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các biến động đó theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. 3.2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp. Căn cứ để xác định tiền lương của lao động là các chứng từ theo dõi lao động như bảng chấm công và bảng tiền lương. Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sở cho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng lúc cuối kỳ hoặc cuối năm. Người quản lý đội có thể tham gia trực tiếp vào việc kiểm soát và theo dõi chi phí lao động. Để giúp cho công việc quản lý được tiến hành theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc (bảng chấm công) hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểm soát khối lượng công việc của công nhân phải được hoàn thành một cách tỷ mỹ và chính xác. Ở vị trí này, Người quản lý có một quyền hạn nhất định đối với nhân viên và chịu trách nhiệm cho việc: - Kiểm soát việc chấm công. - Kiểm soát chất lượng công việc. - Ghi chép thời gian dành cho từng công việc cụ thể. - Chuyển bảng chấm công đến bộ phận thích hợp để phân tích. Bảng theo dõi công việc là căn cứ chủ yếu dùng để chuyển thông tin về chi phí lao động từ một công việc cụ thể sang người chịu trách nhiệm. Để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cần phân tích biến động của nó. Biến động giá phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sản phẩm ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp chính là xem xét chênh lệch giữa giá giờ công lao động trực tiếp thực tế với định mức để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Biến động giá Giá đơn vị Giá định mức Số giờ LĐTT nhân công = thực tế một - một giờ x thực tế trực tiếp giờ công công sử dụng Nếu giá giảm so với định mức nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì sự biến động đó tốt và ngược lại.Tuy nhiên cũng có thể trong một số trường hợp dựa trên kết quả sản xuất để xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp chưa thực sự khách quan cũng làm cho mức giá thấp hơn mức giá thị trường. Biến động giá tăng hay giảm được đánh giá tốt hay không tốt còn phải căn cứ vào chất lượng công nhân tham gia vào quá trình sản xuất. Biến động lượng phản ánh về số thay đổi giờ công để sản xuất sản phẩm ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp. Biến động về lượng là chênh lệch giữa số giờ công lao động trực tiếp thực tế với định mức để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Số giờ Số giờ Giá nhân công Biến động LĐTT = sử dụng - cho phép x trực tiếp thực tế định mức định mức Biến động về lượng có thể là do trình độ năng lực thay đổi, trang bị máy móc thiết bị, chính sách về nhân công doanh nghiệp và cũng có thể do các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. 3.2.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công. Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức nhưng không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì người quản lý phải có trách nhiệm kiểm soát số ca máy hoạt động và kiểm soát các chi phí liên quan đến máy thi công. Người quản lý cần quan sát kỹ thời gian sử dụng máy nhằm thu thập những thông tin về số lượng và nguyên nhân những tổn thất thời gian làm việc trong ca. Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp khắc phục, trừ bỏ những tổn thất thời gian trong việc sử dụng máy thi công. Biến động chi phí máy thi công được phân tích để đánh giá việc sử dụng năng lực máy._. vật liệu sẽ được đưa đến phòng Kế hoạch – kỹ thuật để duyệt số lượng nguyên vật liệu xuất kho. Bộ phận này sẽ xem xét và quyết định số lượng nguyên vật liệu xuất kho ghi vào phiếu xuất kho ở cột thực xuất. Để phê chuẩn số lượng nguyên vật liệu xuất kho bộ phận đảm nhiệm sẽ căn cứ vào hồ sơ kỹ thuật và định mức nguyên vật liệu trong dự toán ban đầu. Sau đó, phiếu xuất kho này sẽ được chuyển sang trong phòng Kế toán tài chính. Bộ phận này sẽ xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất nguyên vật liệu. PHIẾU XUẤT KHO Số 24 Họ và tên người nhận: Nguyễn Văn A Lý do xuất kho : Công trường 7- Cầu Rơ Loang ĐT 610 Xuất tại kho : FN 39/ 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng Hoàng Thạch A468 Tấn 50 48 672.727,25 32.290.908 Cộng 32.290.908 Tổng tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu hai trăm chín mươi nghìn chín trăm linh tám đồng y. Thủ trưởng Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị kỹ thuật kế toán (ký) (ký) (ký) (ký) (ký) Thủ kho sẽ theo dõi nguyên vật liệu xuất kho về mặt số lượng. Bộ phận kế toán sẽ theo dõi nguyên vật liệu xuất kho cả về số lượng lẫn giá trị. Ta có trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho: Các đội Bảng kê ghi Nợ TK 621 Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu phiếu xuất kho Phòng kế hoạch-kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Sổ chi tiết Bảng tổng hợp vật tư Về hạch toán chi phí. Xuất nhiên liệu cho máy hoạt động. Khi xuất nhiên liệu phục vụ cho công tác xây lắp, mặc dù có theo dõi riêng phần nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động của máy thi công và phần nhiên liệu cho các hoạt động khác nhưng công ty chưa áp dụng phương pháp dựa vào số ca máy hoạt động thực tế để xác định chi phí nhiên liệu cho máy, điều này ảnh hưởng không tốt đến công tác quản lý vật tư cũng như tính chính xác của công tác hạch toán chi phí sản xuất. Ta biết mỗi loại máy thi công trên hồ sơ thiết kế luôn có định mức tiêu hao nhiên liệu, có thể căn cứ vào đó để xây dựng định mức nhiên liệu cho từng máy. Vì vậy đề xuất hàng tháng kế toán căn cứ nhật trình máy hoạt động theo số ca máy thực tế hoạt động tính ra số nhiên liệu thực tế tiêu hao cho máy. Từ đó công ty áp dụng hình thức khoán nhiên liệu theo ca máy thực tế hoạt động, như thế vừa đảm bảo cho yêu cầu quản lý nhiên liệu góp phần giảm thất thoát nhiên liệu, vừa đảm bảo tính chính xác trong việc tính chi phí. BẢNG TỔNG HỢP NHIÊN LIỆU THEO CA MÁY HOẠT ĐỘNG QUÝ I/2007 Công trình ĐVT Số ca máy Định mức (1/ca) Khối lượng Thành tiền nhiên liệu chính Thành tiền nhiên liệu phụ Tổng cộng Cầu Rơ Loang Ô tô tải Ca 78 24 1.872 13.104.400 3.931.200 17.035.600 Máy hàn Ca 22 5 110 770.000 231.000 1.001.000 Máy đào Ca 56 31,5 1.764 12.348.000 3.704.400 16.052.400 Xe cẩu Ca 64 28 1.792 12.544.000 3.763.200 16.307.200 Máy ủi Ca 42 31,5 1.323 9.261.000 2.778.300 12.039.300 2.2 Tách lương thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp. Do tại công trường tiền lương thợ vận hành máy được lập chung trong bảng lương của toàn bộ công trình, khi hạch toán chi phí nhân công kế toán không tách riêng chi phí nhân công vận hành máy nên rất khó kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cũng như lương thợ vận hành máy. Vì vậy, khi lập bảng lương cần tách riêng lương bộ phận vận hành máy để vừa dễ theo dõi vừa dễ kiểm tra khi cần thiết. Dựa vào bảng tính lương của công trường và bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp ta tách phần chi phí nhân công thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp và hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công. Để phản ánh chi phí sử dụng máy thi công công ty nên mở thêm tài khoản cấp 2 là TK 6231 “Chi phí nhân công vận hành máy”. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY THI CÔNG Nội dung TK chi tiết CT Cầu Rơ Loang CT Cầu Khoá Bảo Tổng cộng Chi phí nhân công 6231 48.199.442 6.707.676 54.907.118 Chi phí vật liệu 6232 93.547.800 3.546.900 97.094.700 Chi phí dụng cụ 6233 16.582.796 1.200.000 17.782.796 Chi phí khấu hao MTC 6234 340.519.420 47.371.507 387.890.927 Dịch vụ mua ngoài 6237 Chi phí khác bằng tiền 6238 1.163.545 254.000 1.417.545 TỔNG 500.013.003 59.080.083 559.093.086 Ta có chi phí nhân công trực tiếp của quý I/ 2007 BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP QUÝ I/ 2007 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Tổng cộng Lương công nhân xây lắp Chi phí nhân công thuê ngoài TK 622: CPNCTT 384.349.828 384.349.828 CT Cầu Rơ Loang 337.396.097 337.396.097 CT Cầu Khoá Bảo 46.953.731 46.953.731 2.3 Về hoạch định chi phí. Do công ty lập dự toán chi phí khi đấu thầu và khi trúng thầu chỉ lập lại dự toán cho một số hạng mục có khối lượng lớn như vậy sẽ không kiểm soát chi phí một cách xác thực, các yếu tố cấu thành giá luôn biến động do thời gian thi công kéo dài. Vì vậy, ngoài dự toán lập khi đấu thầu công ty cần lập một dự toán khác, lập trước khi thi công một hạng mục công việc để kiểm soát chi phí trong thi công tốt hơn. Bên cạnh các dự toán tổng thể công ty nên lập các dự toán chi tiết như dự toán nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công. Công ty CPXDTH Quảng Trị Địa chỉ: 48 Ngô Quyền – Đông Hà - Quảng Trị BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU Công trình : Cầu Khoá Bảo Quý I năm 2007 STT Tên, chủng loại, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Trong đơn giá Dự toán 1 Xi măng Tấn 164 820.000 134.480.000 134.480.000 2 Phụ gia siêu dẻo Bao 1200 9.856 11.827.200 11.827.200 ..... ...................... TỔNG CỘNG 249.307.200 249.307.200 BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU NHÂN CÔNG Công trình: Cầu Khoá Bảo Quý I năm 2007 STT Loại thợ, bậc thợ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Trong đơn giá Dự toán 1 2,5/7 Công 73,12 11.889 869.323,68 1.747.342,57 2 3,0/7 Công 435,15 12.413 5.401.516,95 21.410.100,77 3 3,5/7 Công 3.145,45 12.971 40.799.631,95 161.718.317,2 4 3,7/7 Công 56,425 13.194 744.471,45 2.950.876,38 5 4,0/7 Công 3.457,14 13.529 46.771.647,06 185.389.712,9 TỔNG CỘNG 109.497.145,9 434.016.027 BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU MÁY THI CÔNG THEO TỪNG LOẠI MÁY Công trình: Cầu Khoá Bảo STT Loại máy ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Trong đơn giá Dự toán 1 Máy cắt uốn Ca 3,14 39.789 124.937,46 158.655 2 Máy ủi Ca 3,42 669.348 3.391.770,16 4.307.134,9 3 Máy trộn 2501 Ca 17,14 96.272 1.650.102,08 2.095.425,63 4 Máy đầm cóc Ca 19,14 50.170 960.253,8 1.219.405,35 5 Máy khoan Ca 8,24 13.922 114.767,28 145.676,97 6 Ô tô tưới nước Ca 6,14 343.052 2.106.339,28 2.674.794,29 TỔNG CỘNG 19.935.177,56 253.145.247 Khi lập dự toán ngoài những quy định, định mức do Nhà nước quy định công ty cần dựa vào tình hình thi công của những công trình tương tự đã hoàn thành để xây dựng định mức về ngày công và định mức về sử dụng ca máy thực tế của công ty, đơn giá từng thời điểm khi chuẩn bị thi công một hạng mục công việc. Các định mức về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công do Nhà nước quy định, còn chi phí sản sản xuất chung tính trên tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp nên em chỉ lập lại dự toán chi phí sản xuất chung để kiểm soát khoản mục chi phí này một cách chặt chẽ hơn. Chi phí sản xuất chung được lập trên cơ sở: - Định mức thời gian lao động do phòng hành chính lập theo phương án sản xuất thử và bấm giờ, dự kiến không đổi trong năm 2007. - Tổng biến phí sản xuất chung kỳ trước. - Định phí sản xuất chung năm 2006, dự liến không đổi trong năm 2007. - Khối lượng công trình dự kiến thi công trong năm 2007. Phương pháp lập: Chi phí sản xuất chung gồm 2 bộ phận biến phí và định phí, cách lập dự toán cho từng loại chi phí như sau: Lập dự toán biến phí sản xuất chung. Bao gồm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận sản xuất, các khoản trích theo lương trên tiền lương thực trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Biến phí sản xuất chung thay đổi theo số giờ công lao động trực tiếp. Do đó để xác định biến phí sản xuất chung năm 2007 của hạng mục công trình ta đi xác định hệ số biến phí sản xuất chung của công trình tương tự (cầu Khoá Bảo). Hệ số Tổng biến phí SXC của CT cầu Khoá Bảo năm 2006 biến phí = SXC Tổng thời gian lao động trực tiếp của CT cầu Khoá Bảo năm 2006 108.150.657 = = 441.431,25 245 Từ đó điều chỉnh mức độ hoạt động năm 2007 của công trình đường tỉnh 70 về thời gian lao động trực tiếp ta sẽ xác định được chi phí sản xuất chung khả biến. Chi phí SXC khả biến Tổng thời gian Hệ số của CT cầu = lao động x biến phí đường tỉnh 70 năm 2007 SXC = 260 x 441.431,25 = 114.772.126 đ Lập dự toán định phí sản xuất chung. Nhìn chung định phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng vừa trong tổng chi phí và thay đổi không đáng kể qua các kỳ mặc dù có sự biến động của mức độ hoạt động. Do đó dựa vào tổng định phí năm 2006 và dự toán % mức biến động định phí nhằm xác định tổng định phí sản xuất chung năm 2006. Định phí sản xuất chung năm 2006 của CT cầu Khoá Bảo là: 101 849 578 đ Định phí sản xuất chung năm 2007 dự kiến không đổi so với năm 2006. Vậy: Dự toán chi phí SXC năm 2007 = Tổng biến phí SXC + Tổng định phí SXC = 114.772.126 + 101.849.578 = 216.621.704 đ BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG NĂM 2007 Chi phí sản xuất Đơn giá Chi phí sản xuất chung Chi phí SXC khả biến Chi phí vật liệu Chi phí công cụ dụng cụ Chi phí khác Chi phí SXC bất biến Chi phí lương nhân viên quản lý Chi phí khấu hao 441.431,25 247.175 115.385 78.872 114.772.126 64.265.500 30.000.000 20.506.625 101.849.578 54.049.578 47.800.000 TỔNG CỘNG 216.621.704 3. Về tổ chức thực hiện. Để kiểm soát chi phí cần phân tích biến động về chi phí. Phân tích chi phí còn chỉ ra khả năng kiểm soát của doanh nghiệp đối với từng loại chi phí, phát hiện những lợi thế cạnh tranh về chi phí để xây dựng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, phân tích chi phí sản xuất kinh doanh còn giúp cho doanh nghiệp đánh giá tình hình thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến chi phí, qua đó có những đề xuất đối với các cơ quan Nhà nước để nâng cao hiệu quả chung của ngành. Đối với chi phí sản xuất cần xem xét sự biến động của các khoản mục chi phí, xác định chênh lệch giữa định mức và thực tế. Biến động được gọi là tốt khi chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí định mức. Ngược lại là biến động không tốt nếu chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí định mức. Để nhà quản lý kiểm soát được tình hình thực hiện quyết định của mình ở mỗi bộ phận, mỗi cá nhân bằng việc phân tích đánh giá thường xuyên, liên tục về kết quả đạt được trong từng giai đoạn, từng công việc kế toán quản trị cung cấp những thông tin phản hồi ở các bộ phận, cá nhân về tiến độ thực hiện quyết định qua việc so sánh với chi phí dự toán vào cuối mỗi giai đoạn. Phân tích chi phí có nhiều ý nghĩa trong công tác quản lý chi phí ở doanh nghiệp: - Kết quả phân tích sẽ cho thấy trách nhiệm của từng bộ phận chức năng đối với biến động tổng thể và chi phí ở doanh nghiệp. - Kết quả phân tích còn chỉ ra những lợi thế hoặc bất lợi về chi phí của doanh nghiệp qua đó có những điều chỉnh thích hợp trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp có lợi thế về nguồn nhân lực, điều kiện giao thông vận tải với khả năng giảm thấp cước vận chuyển, khả năng hạn chế rủi ro đối với biến động của giá mua nguyên vật liệu… nếu doanh nghiệp phát huy những lợi thế về chi phí sẽ tạo ra khả năng kiểm soát chi phí rất cao và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. - Kết quả phân tích còn trợ giúp cho việc xây dựng hệ thống định mức “động” của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng đối với biến động của những nhân tố thuộc khả năng kiểm soát của doanh nghiệp. Một định mức “động” sẽ tạo ra quá trình phấn đấu liên tục của người lao động để không ngừng cắt giảm chi phí. 3.1 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Biến động giá là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp định mức để thi công công trình. Biến động về giá = Lượng thực tế (giá thực tế - giá định mức) Xem xét sự chênh lệch giữa nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với lượng nguyên vật liệu trực tiếp định mức cho phép để thi công một khối lượng công trình nhất định để theo dõi sự biến động về lượng. Biến động về lượng = Giá định mức (lượng thực tế - lượng định mức) Sử dụng bảng phân tích để cung cấp thông tin cho nhà quản lý, bảng phân tích chi phí có thể được lập như sau: BẢNG PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Loại vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chênh lệch Q1P1 Q1PK QKPK Lượng Giá (đ) Tổng 1 2 3 4 = 2-3 5 = 1-2 6 = 4+5 Xi măng 566.088 565.544,16 565.544,16 0 +543,84 +543,84 Cát vàng 19.790,125 19.792,76 19.746,19 +46,57 -2,635 +43,935 Đá dăm 147.701,106 147.699,55 147.699,55 0 +1,556 +1,556 Nước 362 362 362 0 0 0 Phụ gia dẻo hóa 214.032 214.032 214.344 -312 0 -312 TỔNG 947.973,231 947.430,47 947.695,4 -264,93 +542,761 +277,831 Qua kết quả phân tích cho thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất 1m3 vữa BTM400 tăng 277,831 (đồng) so với dự toán do ảnh hưởng của các nhân tố: - Nhân tố lượng: lượng nguyên vật liệu thay đổi làm cho chi phí nguyên vật liệu giảm 264,93 (đồng) trong đó lượng cát vàng tăng 0,001 m3 làm cho chi phí cát vàng tăng 46,57 (đồng), phụ gia dẻo hóa giảm 0,04 kg làm cho chi phí phụ gia giảm 312 (đồng). Ta cần xem xét việc tăng lượng cát vàng hay giảm, lượng phụ gia dẻo hóa có làm ảnh hưởng đến chất lượng của BTM400 hay không. Nếu không có bộ phận sản xuất phải giải trình nguyên nhân cho biến động này. Lượng cát vàng tăng là do trong quá trình thi công công nhân đã không thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật theo quy định gây ra việc lãng phí nguyên vật liệu. Lượng phụ gia dẻo hóa giảm là do chất lượng phụ gia tăng nên tiết kiệm được nguyên vật liệu. - Nhân tố giá: giá nguyên vật liệu thay đổi làm cho chi phí nguyên vật liệu tăng 542,761 (đồng) trong đó giá xi măng tăng làm cho chi phí xi măng tăng 543,84 (đồng) do giá thực tế tăng nhưng chưa điều chỉnh trong dự toán, giá cát vàng giảm làm cho chi phí giảm 2,635 (đồng) do cát mua gần nơi thi công nên chi phí vận chuyển giảm, giá của đá dăm tăng làm cho chi phí tăng 1,556 (đồng). Như vậy khi phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta có thể thấy được những nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu qua đó có những biện pháp điều chỉnh thích hợp. 3.2 Đối với chi phí nhân công trực tiếp. Kết quả phân tích biến động về chi phí nhân công cũng cho ta thấy trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến trong sử dụng nguồn lực lao động. Biến động giá Số ngày công Đơn giá lao Đơn giá lao lao động lao động trực tiếp động thực tế động dự toán Hiệu quả sử dụng chi phí nhân công của bộ phận sản xuất được thể hiện qua: Biến động Đơn giá lao Số ngày công lao Số ngày công lao năng suất động dự toán động trực tiếp thực tế động trực tiếp dự toán Theo dự toán ngày công lao động định mức hoàn thành hạng mục công việc bê tông dầm cầu đá 1*2M400 là 4,2 công và đơn giá bình quân là 34.244 đồng. Thực tế số ngày hoàn thành hạng mục công việc là 4 công và đơn giá là 32.622 đồng. Ti : số giờ công định mức và thực tế. Pi : đơn giá nhân công và dự toán. BẢNG PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Hạng mục công việc Chi phí nhân công trực tiếp Chênh lệch T1P1 T1PK TKPK Tổng Do lượng Do giá Bê tông dầm cầu …. 130.488 136.976 143.824,8 -13.336,8 -6.848,8 -6.488 Tổng Chi phí nhân công trực tiếp để thi công hạng mục công việc bê tông dầm cầu đá 1*2M400 giảm 13.336,8 đồng so với dự toán do ảnh hưởng của các nhân tố: - Nhân tố giá: đơn giá bình quân 1 công lao động giảm 1.622 đồng (từ 34.244 xuống còn 32.622) làm chi phí nhân công trực tiếp giảm 6.488 đồng. Đơn giá tiền lương bình quân giảm do có sự thay đổi về cơ cấu lao động, thay nhân công bậc 4/7 bằng công nhân bậc 3/7 do công ty thấy sử dụng công nhân bậc 3/7 vẫn thi công tốt hạng mục công việc này. Việc thay công nhân bậc cao bằng công nhân bậc thấp hơn sẽ được coi là tốt nếu như năng suất lao động không giảm hoặc tăng, yêu cầu kỹ thuật đối với công việc vẫn bảo đảm. - Nhân tố năng suất: năng suất lao động của công nhân tăng lên vì theo định mức để thi công hạng mục công việc thì cần 4,2 công nhưng thực tế công ty chỉ sử dụng 4 công. Việc giảm 0,2 ngày công giúp công ty tiết kiệm 6.848,8 đồng chi phí nhân công trực tiếp. Vì vậy nếu chất lượng hạng mục công việc không giảm thì việc thay đổi cơ cấu lao động của công ty là hợp lý. Năng suất lao động tăng do: + Trình độ tay nghề của công nhân thành thạo. + Tổ chức quản lý thi công, phân công lao động tốt. + Chính sách tiền lương, thưởng cho người lao động ở công ty là hợp lý. 3.3 Đối với chi phí máy thi công. Để kiểm soát chi phí máy thi công cần phân tích biến động của nó Biến động Số ca máy Đơn giá ca Đơn giá ca giá thực tế máy thực tế máy dự toán Biến động Đơn giá ca máy Số ca máy Số ca máy lượng dự toán thực tế dự toán Số ca máy thực tế của máy trộn 2501 : 0,09 ca, máy đầm dùi 1,5 KW :0,3 ca, máy đầm bàn 1 KW : 0,25 ca đơn giá lần lượt của từng máy là 96.572 đồng, 37.956 đồng, 33.025 đồng. BẢNG PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ MÁY THI CÔNG Máy Chi phí máy Chênh lệch M1P1 M1PK MKPK Tổng Do lượng Do giá Máy trộn 2501 Máy dầm dùi 1,5 KW Máy đầm bàn 1KW 8.691,48 11.386,8 8.256,25 8.664,48 11.236,8 8.131,25 9.145,84 9.364 8.131,25 -454,36 2,022 +125 -481,36 +1.872,8 0 +27 +150 +125 TỔNG 28.334,53 28.032,53 26.641,09 +1.693,44 +1.391,44 +302 Chi phí máy thi công tăng so với dự toán 1.693,44 đồng do ảnh hưởng của các nhân tố: - Nhân tố giá: giá thực tế tăng so với giá dự toán làm chi phí máy thi công tăng 302 đồng do giá nhiên liệu tăng nhưng công ty chưa điều chỉnh dự toán. - Nhân tố lượng: số ca máy thay đổi làm cho chi phí máy thi công tăng 1.391,44 đồng trong đó số ca máy trộn 2501 giảm 0,005 ca làm chi phí máy giảm 481,36 đồng, số ca máy đầm dùi 1,5 KW tăng 0,05 ca làm chi phí máy tăng 1.872,8 đồng, số ca máy đầm bàn 1 KW không thay đổi. 3.4 Đối với chi phí sản xuất chung. Do chi phí sản xuất chung là chi phí hỗn hợp và để làm rõ ảnh hưởng của các nhân tố cần phân tích chi phí sản xuất chung thành biến phí và định phí. Khác với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung có nhiều cách ứng xử khác nhau đối với từng yếu tố chi phí. Chẳng hạn, chi phí vật liệu biến đổi theo khối lượng công trình thi công, chi phí nhân công phục vụ sản xuất thay đổi theo số giờ công lao động trực tiếp… với đặc điểm trên phân tích chi phí sản xuất chung theo cách ứng xử chia thành 2 trường hợp: 3.4.1 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến. Sự tăng giảm chi phí sản xuất chung khả biến giữa thực tế và kế hoạch có thể do biến động lượng các yếu tố đầu vào sử dụng và biến động giá tương ứng của các yếu tố đó. Phân tích chi phí trong trường hợp này sẽ chỉ ra hướng để có biện pháp thích hợp giảm thấp chi phí ở doanh nghiệp. Do chi phí sản xuất chung khả biến có nhiều khoản mục nên em lập một bảng tính toán tổng hợp các biến động và gọi là báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung khả biến. Trong quý I/ 2007 công ty đã sử dụng 72 ngày công và chi phí sản xuất chung khả biến thực tế ghi nhận là: chi phí vật liệu 15.956.300 đồng, chi phí công cụ 10.000.000 đồng, chi phí khác 5.782.000 đồng. BÁO CÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG KHẢ BIẾN QUÝ I/2007 Số giờ công thực tế: 72 công Số giờ công định mức: 70 công Chi phí Đơn giá Chi phí thực tế theo số giờ thực tế Chi phí định mức theo số giờ thực tế Chi phí định mức theo số giờ định mức Biến động giá Biến động lượng PK P1 T1 P1 T1 PK TK PK Chi phí vật liệu 247.175 235.504 16.956.300 17.796.600 17.302.250 -840.300 +494.350 Chi phí công cụ dụng cụ 115.385 138.859 10.000.000 8.307.720 8.076.950 +1.692.280 +230.770 Chi phí khác 78.872 81.555 5.782.000 5.678.784 5.521.040 +103.216 +157.744 TỔNG 441.432 455.948 32.828.256 31.783.104 30.900.240 +1.045.152 +882.864 Theo những tính toán trên ta thấy tổng chi phí sản xuất chung khả biến thực tế tăng so với kế hoạch là 1.928.016 đồng (32.828.256 đồng – 30.900.240 đồng). Trong đó: Chi phí vật liệu giảm : 345.950 đồng Chi phí công cụ, dụng cụ tăng : 1.923.050 đồng Chi phí khác tăng : 838.060 đồng Trong những khoản chi phí này thì chi phí công cụ dụng cụ có mức tác động lớn nhất đến biến động chi phí sản xuất chung khả biến. Biến động chi phí sản xuất chung khả biến ảnh hưởng bởi 2 nhân tố: Biến động giá Giá đơn vị thực tế tăng so với dự toán là 14.516 đồng, tính theo tổng số giờ công thực tế thì chi phí sản xuất chung khả biến tăng 1.045.152 đồng. Trong đó: - Chi phí vật liệu giảm 11.671 đồng làm cho tổng chi phí sản xuất chung khả biến giảm 840.300 đồng. Chi phí vật liệu giảm là do công ty tìm được nguồn cung cấp có giá thấp nhưng nếu chất lượng không tốt thì đơn giá tuy giảm nhưng không phải là tiết kiệm mà xem là lãng phí. - Chi phí công cụ dụng cụ tăng 23.504 đồng / công làm cho chi phí sản xuất chung khả biến tăng lên đáng kể là 1.692.280 đồng. Chi phí công cụ dụng cụ tăng do nhà cung cấp tăng đơn giá nhưng đây là nguyên nhân khách quan và không thường xuyên xảy ra. - Chi phí khác tăng 2.683 đồng / công làm cho chi phí sản xuất chung khả biến tăng 103.216 đồng. Biến động lượng Số ngày công thực tế tăng 2 ngày so với dự toán làm cho chi phí sản xuất chung khả biến tăng 882.864 đồng. Trong đó các chi phí sản xuất chung khả biến chịu ảnh hưởng lần lượt là: Chi phí vật liệu : 494.350 đồng Chi phí công cụ dụng cụ : 230.770 đồng Chi phí khác : 157.744 đồng Số ngày công thực tế tăng là do công ty phấn đấu vượt chỉ tiêu đề ra nhằm hoàn thành công trình trước thời hạn. 3.4.2 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến. Đối với chi phí sản xuất chung bất biến áp dụng phương pháp so sánh để phân tích. Biến động định phí sản xuất chung thường là do ảnh hưởng về giá phí các yếu tố đầu vào. Trong trường hợp định phí sản xuất chung có biến động lớn thì thường liên quan đến những thay đổi về quy mô hoạt động của đơn vị. BÁO CÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG BẤT BIẾN Chi phí sản xuất chung Chi phí thực tế Chi phí dự toán Chênh lệch Lương nhân viên quản lý Khấu hao TSCĐ 54.049.578 47.800.000 54.049.578 47.800.000 0 0 TỔNG CỘNG 101.849.578 101.849.578 0 Để đánh giá, kiểm soát tốt hơn về tình hình thực hiện mục tiêu chi phí đồng thời để đưa ra các quyết định và điều chỉnh các quyết định kịp thời cần phải tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch đã đề ra. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty nên cần thiết phải tổ chức quản lý theo từng bộ phận, từng đội và phân công trách nhiệm đối với từng cá nhân trong công ty tức là kiểm soát chi phí thông qua trung tâm quản lý chi phí. Trung tâm chi phí là một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo chức năng và theo các tiêu thức khác nhằm phân bổ chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động ở mỗi trung tâm. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý tại công ty có thể chia thành các trung tâm chi phí theo các lĩnh vực sau: - Trung tâm sản xuất gắn liền với lĩnh vực sản xuất hay thi công công trình. Ở trung tâm này quản lý từ khâu tiếp nhận nguyên vật liệu đến khi công trình hoàn thành phải qua các công đoạn của quy trình thi công. Mỗi công đoạn tổ chức chặt chẽ từng khâu, từng công việc giúp cho việc kiểm soát, đánh giá chi phí được tốt hơn. - Trung tâm quản trị doanh nghiệp gắn liền với lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Đây chính là nơi phát sinh các chi phí nhằm điều hành các hoạt động chung của doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Lĩnh vực sản xuất Lĩnh vực quản trị Phòng tài vụ Phòng kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Đội thi công cầu Tổ xe máy Xưởng sửa chữa Đội thi công đường CÔNG TY Việc phân chia chi phí ra nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ mang lại những thuận lợi sau: - Cho phép thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn. - Cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. - Người quản lý của một trung tâm quản lý chi phí nào đó có thể được cấp một khoản ngân sách và thông qua đó có thể kiểm soát chi phí. Việc xác định chi phí nằm trong trung tâm quản lý chi phí giúp xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát việc chi tiêu của từng phòng ban hay tổ nhóm. Chẳng hạn trung tâm quản lý chi phí có thể giúp nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của bộ phận sản xuất vật liệu để từ đó quyết dịnh liệu có nên tự khai thác đá hay thuê bên ngoài làm việc này. 4.Lập báo cáo kế toán quản trị trong quá trình quản lý công ty. BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ Khoản mục chi phí Tên tài khoản Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 X 2.Chi phí nhân công trực tiếp 622 X 3.Chi phí sử dụng máy thi công 623 X 4.Chi phí sản xuất chung 627 - Chi phí nhân công quản lý công trình 6272 X - Chi phí vật liệu quản lý công trình 6271 X - Chi phí công cụ dụng cụ quản lý công trình 6273 X - Chi phí khấu hao TSCĐ quản lý công trình 6274 X - Chi phí dịch vụ mua ngoài 6277 X - Chi phí khác bằng tiền 6278 X 5.Chi phí bán hàng 641 X 6.Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 - Chi phí vật liệu QLDN 6421 X - Chi phí nhân công QLDN 6422 X - Chi phí công cụ dụng cụ QLDN 6423 X - Chi phí khấu hao QLDN 6424 X - Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 X - Chi phí khác bằng tiền 6428 X Khi chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành yếu tố khả biến và bất biến thì nhân viên kế toán quản trị sẽ vận dụng cách ứng xử của chi phí này để lập ra một báo cáo kết quả kinh doanh và chính báo cáo này sẽ được sử dụng như một báo cáo nội bộ và một công cụ để ra quyết định. 4.1 Tập hợp chi phí theo yếu tố khả biến. STT Bộ phận Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhân công Biến phí sản xuất chung Biến phí quản lý doanh nghiệp 1 Xây lắp 1.484.392.882 719.256.946 324.135.876 4.257.800 TỔNG CỘNG 1.484.392.882 719.256.946 324.135.876 5.257.800 4.2 Lập báo cáo thu nhập bộ phận theo số dư đảm phí cho công ty trong quý I năm 2007. BÁO CÁO THU NHẬP BỘ PHẬN THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Quý I năm 2007 Chỉ tiêu Xây lắp Doanh thu 7.079.736.003 Biến phí 2.533.043.504 Số dư đảm phí 4.546.692.499 Chi phí bất biến thuộc tính 3.067.685.000 Số dư bộ phận 1.479.007.499 Chi phí bất biến chung 1.239.200.000 Thu nhập thuần túy của công ty 239.807.499 Tuy nhiên để có những thông tin đầy đủ hơn, chi tiết hơn thì ta lập báo cáo thu nhập bộ phận cho hoạt động xây lắp như sau: BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ CỦA HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP Quý I năm 2007 Chỉ tiêu Tổng cộng Trong đó Cầu Rơ Loang Cầu Khoá Bảo Doanh thu 7.079.736.003 5.105.015.311 1.974.720.692 Biến phí 2.533.043.504 1.858.324.853 674.718.651 Số dư đảm phí 4.546.692.499 3.246.690.458 1.300.002.041 Chi phí bất biến thuộc tính 3.067.685.000 2.354.269.324 713.415.676 Số dư bộ phận 1.479.007.499 892.421.134 586.586.365 Chi phí bất biến chung 1.239.200.000 806.921.512 432.278.488 Thu nhập thuần tuý của hoạt động 239.807.499 85.499.622 154.307.877 Ngoài ra còn có thể thiết lập cho công ty một số mẫu báo cáo kế toán quản trị phù hợp với công ty như sau: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG BẤT BIẾN Chi phí sản xuất chung bất biến Chi phí sản xuất chung bất biến theo thực tế Chi phí sản xuất chung bất biến theo kế hoạch Chi phí sản xuất chung bất biến theo định mức Biến động Kế hoạch Số lượng Tổng mức biến động Lương nhân viên quản đốc từng công trình Khấu hao TSCĐ Chi phí bảo hiểm công trình ............ BÁO CÁO GIÁ THÀNH CÁC CÔNG TRÌNH Đối tượng Giá thành đơn vị Tổng giá thành Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Kế hoạch Thực tế Chênh lệch 1.Công trình 1 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Chi phí nhân công trực tiếp -Chi phí sản xuất chung 2.Công trình 2 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Chi phí nhân công trực tiếp -Chi phí sản xuất chung 3.Công trình ... ............ KẾT LUẬN Trong quá trình hình thành và phát triển của mình công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị đã trải qua nhiều giai đoạn với nhiều hình thức sở hữu khác nhau, công ty đã cố gắng đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách có hiệu quả hơn. Trong thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy thông tin phục vụ cho nhà quản trị cũng như vận dụng kế toán quản trị vào công ty chưa thật sự được quan tâm. Để vận dụng được kế toán quản trị vào công ty phục vụ cho nhà quản lý em đã tìm hiểu về cách lập các báo cáo quản trị tại công ty nhằm đóng góp một số ý kiến chủ quan của bản thân với mong muốn những đóng góp nhỏ của mình đưa kế toán quản trị vào vận dụng được trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Trong quá trình viết đề tài em đã cố gắng rất nhiều song do kiến thức và thời gian hạn hẹp nên đề tài chắc chắn khó tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót trong nhận định vấn đề. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và cô chú, anh chị để em hiểu rõ hơn vấn đề. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS. Lê Đức Toàn cùng các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty đã hướng dẫn nhiệt tình giúp em hoàn thành luận văn này. Đà Nẵng, ngày 10 tháng 5 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Thuỷ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán quản trị Ths. Nguyễn Minh Phương - Đh Kinh tế quốc dân 2. Hướng dẫn tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp PTS. Phạm Văn Dược - Nhà xuất bản Thống kê 3. Một số thông tư, hướng dẫn của Bộ Xây Dựng 4. Một số luận văn của trường Đại học kinh tế Đà Nẵng. 5. Một số báo cáo, sổ sách của Công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ._.