Kế toán quản trị quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ

trở thành công cụ quản lý đắc lực. KTQT trực tiếp cung cấp thông tin cho các nhà quản lý bên trong tổ chức doanh nghiệp - người có trách nhiệm điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức đó. KTQT không chỉ thu nhận, xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đã ghi chép trong sổ kế toán mà đặt trọng tâm vào việc xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập dự toán để đạt được các mục tiêu trong tương lai. 2/ Sự cần thiết của việc áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp Tất cả các nhà kinh doanh trong cơ chế thị trường đều kỳ vọng mang lại lợi nhuận tối đa, do vậy họ phải biết mình là ai, hoạt động SX - KD như thế nào, hiệu quả ra sao…? Hàng loạt câu hỏi đặt ra cho nhà quản lý cần phải giải quyết một cách thoả đáng nhất. Để thực hiện chức năng quản lý của mình, nhà quản lý cần nhiều thông tin chi tiết hơn nhiều so với nhưng thông tin được cung cấp bởi kế toán tài chính. Có những thông tin nhà quản lý cần nhưng đối tượng bên ngoài lại không cần. Ví dụ như: có chấp nhận một đơn đặt hàng đặc biệt với giá thấp hơn bình thường không? Có nên vay ngân hàng để tài trợ cho những khoản thiếu hụt trong thu - chi hàng tháng không?...Những thông tin mà nhà quản lý cần phải phục vụ cho nhu cầu ra quyết định hàng ngày của nhà quản lý. Những thông tin như thế được cung cấp bởi kế toán quản trị. KTQT là công cụ đắc lực cung cấp những thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà nhà quản lý cần Một vấn đề nữa hết sức quan trọng làm cho KTQT ngày càng có vị trí và vai trò quan trọng trong việc tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong doanh nghiệp là khả năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật để thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và truyền đạt thông tin. Việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quá trình này đã làm tăng tốc độ cung cấp thông tin mà KTQT đảm nhận.. Vì vậy, KTQT ở các doanh nghiệp có ý nghĩa lớn lao để tăng cường khả năng hội nhập, tạo nên sự an tâm cho các nhà quản trị khi có trong tay một công cụ khoa học hỗ trợ cho quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp. 3/ Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của kế toán quản trị a/ Chức năng Nhà quản trị nhìn chung có bốn chức năng là: hoạch định, điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Những chức năng này thường được nhà quản trị thực hiện cùng một lúc. { Chức năng lập kế hoạch Trong việc lập kế hoạch, người quản lý vạch ra những việc phải làm để đưa hoạt động của tổ chức doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã xác định như mục tiêu về lợi nhuận, về sự tăng trưởng…Trong chức năng này, KTQT cung cấp những thông tin để ra các quyết định về kế hoạch thông qua việc lượng hoá các mục tiêu của quản lý dưới dạng các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. { Chức năng điều hành ( thực hiện kế hoạch) Để việc thực hiện kế hoạch đạt được kết quả cao nhất, nhà quản trị sẽ quyết định các phương pháp tốt nhất để tổ chức con người với các nguồn tài nguyên-vật lực. KTQT phải cung cấp thông tin hàng ngày về tình hình hoạt động của tổ chức , về tài sản, chi phí, thu nhập…cả về mặt hiện vật và giá trị để phục vụ đắc lực cho nhà quản trị điều hành tốt quá trình hoạt động của tổ chức. { Chức năng Kiểm soát Để thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải dùng các phương pháp quản lý cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận của tổ chức đều đi theo kế hoạch đã được vạch ra. Để cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra của nhà quản lý, KTQT sẽ thiết kế các báo cáo có dạng so sánh được, so sánh giữa thực tế với kế hoạch đã được lập, qua đó phát hiện những khâu, những chỗ chưa đạt được của quá trình thực hiện các kế hoạch cũng như những chỉ tiêu chưa hợp lý trong kế hoạch đã lập, từ đó có những điều chỉnh thích hợp trong kế hoạch và trong quá trình thực hiện kế hoạch. { Chức năng ra quyết định Ra quyết định tự bản thân nó không phải là một chức năng riêng biệt. Thực ra nó là một bộ phận không thể tách rời của các chức năng mà chúng ta vừa nghiên cứu ở trên. Khi nhà quản trị ra một quyết định về kế hoạch, về điều hành hay về kiểm tra thì cũng có nghĩa là anh ta đã thực hiện chức năng ra quyết định hay nói cách khác thì thông qua chức năng ra quyết định nhà quản trị thực hiện các chức năng còn lại của mình. b/ Nhiệm vụ KTQT được hiểu là công cụ chuyên ngành của kế toán nhằm thực hiện quả trình nhận diện đo lường và truyền đạt thông tin hữu ích phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động SX – KD của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể tổ chức quản lý, trình độ, yêu cầu quản lý cụ thể và đặc điểm SX – KD của từng loai hình doanh nghiệp và từng doanh nghiệp cụ thể để xác định rõ các chỉ tiêu cơ bản, chuẩn mực trong quản trị cần tuân thủ để phối hợp hài hoà giữa hai hệ thống kế toán ( Kế toán tài chính và Kế toán quản trị). Tuy nhiên về lý luận cũng như trong thực tế, KTQT cần phải thực hiện các công việc sau: ¯Thu thập, xủ lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị của đơn vị xác định theo từng thời kỳ. Muốn vậy kế toán phải sử dụng hệ thống các chứng từ và sổ sách để ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày. ¯ Kiểm tra giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán. ¯Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị. ¯ Tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp. c/Mục tiêu Thông qua các nhiệm vụ của mình, KTQT cố gắng đạt được các mục tiêu sau: ¯ Biết được các thành phần chi phí, tính toán, tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm, từng loại công trình dịch vụ. ¯ Xây dựng các khoản dự toán ngân sách, cho các mục tiêu hoạt động. ¯ Kiểm soát quá trình thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch chi phí giữa dự toán và thực tế. ¯ Cung cấp các thông tin cần thiết để có các quyết định kinh doanh hợp lý. II/ Phân loại chi phí trong kế toán quản trị 1/ Khái niệm Chi phí được hiểu là toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong một thời kỳ nhất định và được biểu hiện bằng tiền. Theo chế độ kế toán ( chuẩn mực kế toán 01- Chuẩn mực chung ) thì chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho các cổ đông hoặc chủ sở hữu. 2/ Phân loại chi phí Trong kế toán quản trị, chi phí dược tiếp cận theo nhiều góc độ khác nhau phục vụ cho nhu cầu quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Vì vậy, phân loại chi phí là công việc hết sức cần thiết. 2.1/ Phân loại theo chức năng hoạt động Mục đích của việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong KTQT là nhằm xác định rõ vai trò, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt động SX – KD ở doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ dể tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng như cung cấp thông tin một cách có hệ thống cho việc lập các báo cáo tài chính. Theo chức năng hoạt động, chi phí được phân thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. a/ Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất là toàn bộ những chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một kỳ nhất định. Chi phí sản xuất gồm ba khoản mục: ¯ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ¯ Chi phí nhân công trực tiếp ¯ Chi phí sản xuất chung Như vậy, chi phí sản xuất là toàn bộ những chi phí cần thiết để chế tạo sản phẩm, những chi phí khác không gắn liền với việc sản xuất sản phẩm thì không được xếp vào chi phí sản xuất. b/ Chi phí ngoài sản xuất Để tổ chức và thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp còn phải thực hiện một số chi phí ở khâu ngoài sản xuất, được gọi là chi phí ngoài sản xuất. Chi phí ngoài sản xuất bao gồm: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. ¯Chi phí bán hàng: Bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá và để đảm bảo việc đưa hàng hoá đến tay người tiêu dùng. Bao gồm những khoản chi phí như chi phí tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí đóng gói sản phẩm… ¯Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm những khoản chi phí liên quan với việc tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những khoản chi phí như lương cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng… 2.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với báo cáo tài chính a/ Chi phí sản phẩm Chi phí sản phẩm là những chi phí liên quan trực tiếp đến các đơn vị sản phẩm được sản xuất bởi một doanh nghiệp công nghiệp hoặc được mua vào bởi một doanh nghiệp thương mại. Đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí sản phẩm bao gồm các chi phí: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sản xuất chung và sau đó là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và cuối cùng là thành phẩm nhập kho. Đối với doanh nghiệp thương mại thì chi phí sản phẩm là giá trị hàng mua vào. Chi phí sản phẩm được trình bày trên bảng cân đối kế toán dưới khoản mục hàng tồn kho,bao gồm: sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi đi bán. b/ Chi phí thời kỳ Chi phí thời kỳ là những chi phí khi nó phát sinh thì làm giảm lợi tức của doanh nghiệp. Chi phí thời kỳ được trình bày trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bao gồm: Giá vốn hàng xuất bán, Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. c/ Mối quan hệ giữa chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ Xác định chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ là nhằm mục đích cho việc lập báo cáo tài chính. Trên bảng cân đối kế toán, chi phí sản phẩm là những khoản mục hàng tồn kho và khi thành phẩm, hàng hoá được tiêu thụ thì chi phí sản phẩm này trở thành chi phí thời kỳ thể hiện ở giá vốn của hàng xuất bán được ghi nhận trong kỳ và được trình bày trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 2.3/ Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Đây là cách phân loại chi phí theo khả năng phản ứng hoặc thay đổi như thế nào của chi phí khi có những thay đổi xảy ra trong các mức độ hoạt động SX –KD. Mức độ hoạt động có thể hiểu là số lượng sản phẩm được sản xuất ra, số lượng sản phẩm được tiêu thụ, số giờ mày hoạt động…Theo đó, chi phí được chia thành chi phí khả biến ( biến phí), chi phí bất biến ( định phí) và chi phí hỗn hợp. a/ Biến phí Đây là những chi phí mà về mặt tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Nghĩa là, mức dộ hoạt động tăng (hoặc giảm) thì biến phí cũng tăng (hoặc giảm) theo với cùng một tỷ lệ. Tuy nhiên, biến phí tính trên một đơn vị sản phẩm là không đổi. Các biến phí trong doanh nghiệp thường là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, tiền hoa hồng bán hàng, chi phí vận chuyển… b/ Định phí Định phí là những chi phí mà về mặt tổng số được coi là không thay đổi khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi trong một giới hạn nhất định. Tuy vậy, định phí tính trên một đơn vị sản phẩm thì biến đổi tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt dộng. Ví dụ: Khấu hao tài sản cố định (theo phương pháp đường thẳng), Tiền thuê nhà xưởng và máy móc thiết bị… Định phí chỉ được xem là không thay đổi theo mức độ hoạt động khi mức độ hoạt động nằm trong giới hạn năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, tăng cường đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, nhà cửa thì định phí sẽ tăng lên đến một phạm vi hoạt động mới. Ngày nay, xu hướng trong các doanh nghiệp là tăng dần tỷ trọng của định phí và giảm dần tỷ trọng của biến phí. Lý do là vì hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng các máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất, do vậy chi phí lao động ngày càng giảm để thay chỗ cho các chi phí khấu hao. Tỷ trọng của định phí và biến phí trong mỗi doanh nghiệp còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp sản xuất do cần nhiều máy móc thiết bị, nhà xưởng…nên tỷ trọng của định phí thường lớn hơn những doanh nghiệp thương mại - loại hình doanh nghiệp chủ yếu là mua và bán hàng hoá nên thường có định phí thấp. c/ Chi phí hỗn hợp Chi phí hỗn hợp là những chi phí mà bao hàm cả yếu tố biến phí và định phí. Ở một mức hoạt động này thì chi phí hỗn hợp sẽ biểu hiện đặc điểm của định phí nhưng ở một mức độ hoạt động khác thì chi phí biểu hiện những đặc điểm của biến phí. B/ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ I/ Tổng quan về tổ chức kế toán quản trị quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ 1/ Mục đích tổ chức kế toán quản trị quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ Tiêu thụ là khâu cuối cùng cũng là khâu quan trọng và mấu chốt trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chỉ thông qua tiêu thụ, hàng hoá mới thể hiện được giá trị sử dụng từ đó doanh nghiệp mới có thể thu hồi được vốn và có lãi. Mặt khác, nhu cầu của xã hội ngày càng phong phú và đa dạng hơn, trong bối cảnh nền kinh tế phát triển không ngừng, không một doanh nghiệp nào sản xuất một loại sản phẩm đơn điệu mà cần sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ khác nhau thì mới có thể thiên biến vạn hoá trong nền kinh tế năng động hiện nay. Vấn đề đặt ra cho các nhà doanh nghiệp là kinh doanh loại sản phẩm hàng hoá, dịch vụ nào, kinh doanh như thế nào và cho ai? Người tiêu dùng bỏ tiền ra để mua những hàng hoá mà họ thích với số lượng mà họ cần và giá cả mà họ chấp nhận chứ không phải mua những gì mà doanh nghiệp bán. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét đến nhu cầu của xã hội dể sản xuất loại sản phẩm nào, số lượng bao hiêu, giá cả như thế nào để đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Hơn nữa, trong cuộc cạnh tranh này buộc các doanh nghiệp phải sử dụng các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến để giảm hao phí lao động cá biệt, tăng thị phần tiêu thụ, tăng khối lượng hàng bán ra nhằm tăng doanh thu bán hàng. Để giúp nhà quản trị có những quyết định sáng suốt nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, KTQT bằng những phương pháp kỹ thuật riêng có của mình sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin hữu ích nhất. 2/ Nội dung khái quát của tổ chức kế toán quản trị quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ Như đã trình bày, KTQT phục vụ cho yêu cầu của nhà quản lý, mà mục đích yêu cầu của mỗi doanh nghiệp cũng như đặc điểm tổ chức kinh doanh là khác nhau. Tuy nhiên, để có đầy đủ thông tin về tình hình và kết quả tiêu thụ, tạo điều kiện cho nhà quản trị ra các quyết định tối ưu, KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cần thực hiện tốt các công việc cơ bản sau: ¯Xây dựng kế hoạch, dự toán bán hàng và kế hoạch lợi nhuận theo từng mặt hàng chủ yếu, theo từng địa điểm kinh doanh hoặc theo từng chỉ tiêu phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. ¯Tổ chức kế toán quản trị bán hàng và lợi nhuận theo từng chỉ tiêu kế hoạch, dự toán đã xây dựng nhằm cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể, kịp thời cho nhà điều hành. ¯ Tổ chức phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoach trên cơ sở nguồn số liệu thực tế đã thu nhận được và kế hoạch dự toán đã đề ra. ¯ Đề xuất các kiến nghị giúp lãnh đạo doanh nghiệp có các quyết định phù hợp nhằm đẩy mạnh quá trình tiêu thu, tăng lợi nhuận. II/ Tổ chức hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần thông tin một cách chi tiết, cụ thể về chi phí, doanh thu, và kết quả tiêu thụ của từng hoạt động, từng nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ dể đáp ứng nhu cầu quản lý vĩ mô cũng như vi mô, nhờ đó để có được những quyết định đúng đắn, kịp thời trong tiến trình phát triển của doanh nghiệp. Việc kế toán chi tiết quá trình tiêu thụ sẽ giúp nhà quản lý lựa chọn cơ cấu sản xuất kinh doanh hợp lý, cần mở rộng những mặt hàng nào và thu hẹp những mặt hàng nào để có hướng đầu tư đúng trong tương lai. Tuy nhiên, mức độ chi tiết như thế nào phụ thộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. 1/ Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính tổng hợp, đa dạng. Các doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ khác nhau. Vì vậy, đối với tổ chức kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ ta có thể chi tiết như sau: ¯Chi tiết theo từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc như: cửa hàng, quầy hàng, xí nghiệp… ¯Chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng. ¯Chi tiết doanh thu bán hàng ra ngoài và nội bộ. ¯Chi tiết theo từng phương thức bán hàng: bán buôn, bán lẻ, bán thu tiền ngay, bán trả chậm… Mặt khác, việc hạch toán doanh thu cần phải tôn trọng nguyên tắc chi phí và doanh thu của hoạt SX – KD thực tế phát sinh phù hợp với niên độ kế toán. Do vậy, doanh thu nhận trước cũng phải hạch toán riêng. Ngoài ra, việc chi tiết doanh thu còn phụ thuộc vào trình độ kế toán của đơn vị nhưng phải được tổ chức chi tiết sao cho thuận tiện đối với việc cung cấp thông tin cũng như hạch toán kết quả tiêu thụ. a/ Tổ chức hạch toán ban đầu phục vụ KT chi tiết doanh thu tiêu thụ Để phục vụ cho kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ, doanh nghiệp vẫn sử dụng các chứng từ bán hàng trong hệ thống chứng từ do bộ tài chính ban hành. Song để đáp ứng yêu cầu hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng, doanh nghiệp cần có thêm những quy định chi tiết ngay từ khâu lập chứng từ ban đầu. Những tiêu thức cần theo dõi chi tiết đã được in sẵn trên chứng từ thì cần ghi đầy đủ, rõ ràng, chi tiết. Chẳng hạn như tên khách hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá… Những chi tiết cần theo dõi chi tiết nhưng chưa in sẵn trên chứng từ thì cần quy định thêm một số chỉ tiêu bổ sung trên những chứng từ đó để phục vụ cho việc ghi sổ sau này đồng thời đáp ứng yêu cầu của kế toán chi tiết. b/ Tổ chức hệ thống sổ chi tiết doanh thu bán hàng Từ đặc điểm của doanh nghiệp, sổ kế toán chi tiết doanh thu được mở theo các đối tượng hoặc theo từng ngành hàng, mặt hàng kinh doanh sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán và hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Kế toán có thể mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng kết hợp với việc xác định kết quả tiêu thụ trên cùng một sổ chi tiết. Mỗi sổ chi tiết doanh thu chỉ theo dõi cho một loại hàng ( nhóm hàng ). Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh gồm: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng của các nhân viên bán hàng và các chứng từ khác để ghi vào sổ kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ. Tuỳ từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp có thể báo cáo doanh thu tiêu thụ riêng hoặc không lập báo cáo doanh thu mà lập báo cáo chi tiết kết quả tiêu thụ bởi trong báo cáo này có phản ánh doanh thu bán hàng nhằm thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu và kết quả tiêu thụ một cách chi tiết. 2/ Tổ chức chi tiết giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán của sản phẩm hàng hoá được hiểu là chi phí kết tinh vào trong sản phẩm, là giá trị hàng xuất kho. GVHB là cơ sở để định giá bán, để phân tích chi phí và là căn cứ để xác định kết quả tiêu thụ. Xác định được GVHB sẽ giúp cho việc xác định được giá trị của hàng tồn kho đáp ứng được các quyết định ban hành hàng ngày. Việc xác định giá vốn hàng bán phụ thuộc vào phương pháp tính giá mà doanh nghiệp áp dụng, có thể tính theo một trong các phương pháp: Phương pháp nhập trước- xuất trước. Phương pháp nhập sau- xuất trước. Phương pháp bình quân. Phương pháp thực tế đích danh. Trong thực tế việc ghi sổ nhập, xuất sản phẩm, hàng hoá hàng ngày theo giá thực tế là rất phức tạp. Để đơn giản trong công tác ghi sổ, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết nhập, xuất kho sản phẩm, hàng hoá hàng ngày. Giá hạch toán phải được cố định trong một kỳ hạch toán do vậy, kế toán phải quy định giá hạch toán chung cho các sản phẩm. Cuối kỳ, kế toán sử dụng phương pháp hệ số giá để tính giá thực tế sản phẩm, hàng hoá xuất bán trong kỳ. Phương pháp này được xác định như sau: Giá thực tế sp, Giá hạch toán sp Hệ số giá Hàng hoá xuất = hàng hoá xuất X sản phẩm, Bán trong kỳ bán trong kỳ hàng hoá Trong đó: Giá thực tế sp, hàng hoá + Giá thực tế sp, hàng hoá Hệ số giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ sản phẩm, hàng hoá Giá hạch toán sp, hàng hoá + Giá hạch toán sp,hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ 3/ Tổ chức chi tiết chi phí kinh doanh a/ Tổ chức chi tiết chi phí bán hàng Chi phí bán hàng ( CP BH ) là những chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như: lương của nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, quảng cáo, chi phí bảo hành…Do chi phí bán hàng bao gồm nhiều nội dung khác nhau như vậy nên cần theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí: - Chi phí nhân viên - Chi phí vật liệu bao bì - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí bảo hành -Chi phí dịch vụ mua ngoài -Chi phí khác bằng tiền Ngoài việc theo dõi chi tiết như trên, khoản chi phí này cần được theo dõi theo từng nơi phát sinh như chi phí theo từng cửa hàng, quầy hàng giúp cho việc quản lý chi phí chặt chẽ hơn. Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra các quyết định trong các tình huống kinh doanh, chi phí này cần được theo dõi theo cách ứng xử. Theo đó chi phí được phân thành định phí bán hàng và biến phí bán hàng, trong đó định phí được chia ra thành định phí bắt buộc và định phí tuỳ ý. Cuối kỳ, phân bổ cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm dã tiêu thụ theo tiêu thích hợp lý. b/ Tổ chức chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ( CP QLDN ) Chi phí QLDN là chi phí quản lý chung liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Bao gồm chi phí: quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Chi phí này cần được theo dõi theo từng nội dung chi phí: Chi phí nhân viên QLDN. Chi phí vật liệu văn phòng. Chi phí công cụ dụng cụ. Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp. Tiền thuê đất, nhà xưởng, thuế, phí và lệ phí. Các khoản chi phí dự phòng. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí khác bằng tiền. Cũng giống như chi phí bán hàng, để cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra các quyết định trong các tình huống kinh doanh, chi phí này cần được theo dõi theo cách ứng xử. Theo đó chi phí được phân thành định phí QLDN và biến phí QLDN, trong đó định phí được chia ra thành định phí bắt buộc và định phí tuỳ ý. Cuối kỳ, phân bổ cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm dã tiêu thụ theo tiêu thích hợp lý. 4/ Tổ chức hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và khoản chi phí liên quan đến số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ gồm: giá vốn hàng bán, chi phí QLDN và chi phí BH. Tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trên thị trường đều kỳ vọng mang lại lợi nhuận tối đa nhưng để đạt được, một trong những yếu tố quan trọng nhất là nhà quản trị phải biết kết quả tiêu thụ của từng ngành hàng, nhóm sản phẩm…để lựa chọn cơ cấu kinh doanh hợp lý. Xuất phát từ yêu cầu quản trị doanh nghiệp, phương pháp tính giá, khả năng phân tích chi phí mà kết quả tiêu thụ cần thiết tổ chức chi tiết theo từng loại sản phẩm, nhóm sản phẩm như sau: ¯ Theo phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này kết quả tiêu thụ sẽ được xác định như sau: Kết quả tiêu thụ DTT từng Tổng biến phí Tổng định phí Tổng định phí từng sản phẩm, = sản phẩm, - hàng bán sản - sản xuất chung - BH,QLDN nhóm sản phẩm nhóm sp phẩm, nhóm sp sp, nhóm sp phân bổ sp Trong đó: Doanh thu thuần từng sản phẩm, nhóm sản phẩm dược xác định thông qua hạch toán chi tiết doanh thu tiêu thụ. Tổng biến phí hàng bán sản phẩm, nhóm sản phẩm được xác định: Tổng biến phí Số lượng sp Biến phí hàng bán sản = tiêu thụ của X đơn vị của phẩm,nhóm sp sp,nhóm sp sp, nhóm sp Với: Biến phí Biến phí Biến phí đơn vị của = đơn vị + đơn vị sp, nhóm sp giá vốn (sx) BH & QLDN Tổng định phí sản xuất chung sp, nhóm sp: nếu xác định kết quả tiêu thụ vào lúc cuối kỳ thì tổng định phí sản xuất chung là định phí đã thực sự đã phát sinh trong kỳ. Tổng định phí BH & QLDN phân bổ sp, nhóm sp (TĐPSXC PB) định phí phát sinh gián tiếp chung cho nhiều sản phẩm. Vì vậy cần phải phân bổ cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm theo những tiêu thức phân bổ thích hợp. TĐPSXC PB Tổng định Tổng Tiêu thức sản phẩm = phí chung tiêu thức X phân bổ cho nhóm sản phẩm phân bổ phân bổ sp, nhóm sp Nếu xác định kết quả tiêu thụ vào lúc cuối kỳ thì tổng định phí chung phân bổ là định phí đã thực sự đã phát sinh trong kỳ. Nếu xác định kết quả tiêu thụ vào một thời diểm bất kỳ thì tổng dịnh phí này là một con số ước tính. ¯ Theo phương pháp toàn bộ: Theo phương pháp này kết quả tiêu thụ ( KQTT ) sẽ được xác định như sau: KQTT DTT Giá vốn hàng Chi phí BH, từng sp, = từng sp, bán từng sp, QLDN phân bổ nhóm sp nhóm sp nhóm sp từng sp, nhóm sp Trong đó: -Doanh thu thuần từng sản phẩm, nhóm sản phẩm dược xác định thông qua hạch toán chi tiết doanh thu tiêu thụ. -Giá vốn hàng bán gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. -Chi phí BH & QLDN gồm: biến phí và định phí bán hàng & quản lý doanh nghiệp. Đối với các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có) cũng phải được tổ chức chi tiết trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý để ghi sổ kế toán chi tiết theo từng sản phẩm , hàng hoá. Để kế toán quản trị kết quả tiêu thụ, doanh nghiệp có thể mở kết hợp các sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết kết quả kinh doanh thành một sổ “sổ chi tiết kết quả tiêu thụ” như sau: Bảng 1. SỔ CHI TIẾT KẾT QUẢ TIÊU THỤ Nhóm hàng:……. STT N.T Ghi sổ Ch. từ Đ G Doanh thu Các khoản giảm trừ CP BH CP QLDN Lãi (lỗ) S N SL ĐG TT CKTM GGHB … Biến phí Định phí Biến phí Định phí Tổng III/ Xử lý thông tin kế toán quản trị kết quả tiêu thụ 1/ Lập báo cáo kế toán quản trị doanh thu tiêu thụ Từ việc tổ chức chi tiết doanh thu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, tổng hợp số liệu để lập nên báo cáo KTQT doanh thu tiêu thụ. Báo cáo này được lập vào cuối kỳ kế toán hay lập vào một thời điểm bất kỳ tuỳ theo yêu cầu của quản lý để đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời và phù hợp theo từng đối tượng sử dụng thông tin. Báo cáo KTQT doanh thu tiêu thụ được lập chi tiết theo từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, từng đơn vị trực thuộc, từng khu vực thị trường…theo yêu cầu của nhà quản lý. - Báo cáo KTQT doanh thu tiêu thụ theo từng sản phẩm, nhóm sản phẩm có thể được lập như sau: Bảng 2. BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Sp, Nhóm sp Doanh thu Các khoản giảm trừ DTT SL ĐG TT GGHB CKTM …… A B… Tổng - Báo cáo doanh thu theo từng khu vực thị trường có thể được lập như sau:Bảng 3. BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Chỉ tiêu Miền Bắc Miền Nam … Tổng Doanh thu Các khoản giảm trừ - GGHB - HBTL - CKTM Doanh thu thuần 2/ Lập báo cáo KTQT chi phí Tương ứng với hai cách phân loại chi phí là phân loại chi phí theo chức năng và phân loại chi phí theo cách ứng xử có thể lập các báo cáo KTQT chi phí như sau: - Báo cáo KTQT chi phí khi chi phí được phân loại theo chức năng: Bảng 4. BÁO CÁO CHI PHÍ THEO CHỨC NĂNG Sp,nhóm sp GVHB CPBH CPQLDN Tổng A B…. Tổng - Báo cáo KTQT chi phí khi chi phí được phân loại theo cách ứng xử chi phí Bảng 5. BÁO CÁO CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ Sp, nhóm sp Biến phí Định phí Sản xuất Bán hàng QLDN SXC Bán hàng QLDN A B… Tổng 3/ Lập báo cáo KTQT kết quả tiêu thụ Để cung cấp thông tin về kết quả tiêu thụ, kế toán quản trị lập báo cáo kết quả tiêu thụ theo số dư đảm phí. Với dạng báo cáo này, chi phí được phân thành yếu tố khả biến và bất biến, người quản lý sẽ vận dụng cách ứng xử của chi phí để lập báo cáo kết quả tiêu thụ thể hiện được quan hệ giữa chi phí và sản lượng tiêu thụ. Qua đó dự đoán lợi nhuận ứng với các mức sản lượng tiêu thụ khác nhau. Bảng 6. BÁO CÁO KẾT QUẢ TIÊU THỤ Chỉ tiêu A B …. Tổng 1. Doanh thu 2. Các khoản giảm trừ DT 3. DTT (3=1-2) 4. Biến phí Giá vốn ( sx ) 5. Biến phí Bán hàng 6. Biến phí QLDN 7. Số dư đảm phí ( 7=3-4-5-6 ) 8. Định phí SXC 9. Định phí Bán hàng 10. Định phí QLDN 11. Lợi nhuận trước thuế (11=7-8-9-10) IV/ Ứng dụng kế toán quản trị doanh thu và kết quả tiêu thụ vào công tác định giá và lập kế hoạch 1/ Định giá bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ Giá bán là nhân tố rất nhạy cảm đối với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường nhiều quan điểm cho rằng giá bán là do thị trường điều tiết, song điều đó chỉ đúng phần nào. Một doanh nghiệp muốn cạnh tranh, đứng vững trên thị trường thì phải luôn luôn tạo thế chủ động trong mọi lĩnh vực, trong đó định giá sản phẩm, hàng hoá giúp doanh nghiệp linh động trong các tình huống kinh doanh và là vấn đề cực kỳ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiêu thụ, đến lợi nhuận và do đó ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. ¯Nguyên tắc: Khi định giá bán sản phẩm trước hết phải nhìn nhận quan điểm: giá bán sản phẩm về lâu dài phải bù đắp được tất cả các chi phí sản xuất, chi phí BH, chi phí QLDN và mức lãi mong muốn. ¯Phương pháp định giá: Để xác định giá bán sản phẩm, có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, phương pháp định giá mà KTQT sử dụng là dựa trên chi phí và lợi nhuận mục tiêu để cung cấp mức giá cơ sở cho doanh nghiệp xem xét, tham khảo chứ đây không phải là mức giá cụ thể thực hiện khi mua bán. Đây là phương pháp cộng thêm chi phí. Theo phương pháp này trước tiên phải tính chi phí nền, sau đó cộng thêm vào chi phí nền một khoản phụ trội để hình thành giá bán. Giá bán = Chi phí nền + phần phụ trội Trong đó: Chi phí nền là chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra kết tinh trong sản phẩm Phần phụ trội là phần cần thiết để bù đắp chi phí BH, chi phí QLDN và cả phần để đảm bảo cho doanh nghiệp có được mức hoàn vốn mong muốn. Có các phương pháp định giá bán sản phẩm, hàng hoá : a/ Định giá bán sản phẩm, hàng hoá trong trường hợp DN áp dụng phương pháp tính giá toàn bộ Chi phí nền gồm: Chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm: Nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất. Phần phụ trội gồm chi phí BH, chi phí QLDN và mức hoàn vốn đầu tư mong muốn. Để xác định phần phụ trội thông thường các doanh nghiệp sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ phụ trội nhân với chi phí nền. Theo phương pháp toàn bộ, tỷ lệ phụ trội (TLPT ) được xác định Chi ph._.í BH + chi phí QLDN + mức hoàn vốn đầu tư mong muốn TLPT = Khối lượng sản phẩm x Giá thành đơn vị b/ Định giá bán sản phẩm, hàng hoá trong trường hợp DN áp dụng phương pháp tính giá trực tiếp Theo phương pháp này: Chi phí nền bao gồm các biến phí gắn liền với quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm . CP nền biến phí sản xuất + biến phí kinh doanh Trong đó: Biến phí sản xuất gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, biến phí sản xuất chung. Biến phí kinh doanh gồm Biến phí BH, biến phí QLDN. phần phụ trội phải bù đắp được định phí ( định phí SXC, định phí BH, định phí QLDN ) và tạo ra lợi nhuận mong muốn. Tỷ lệ phụ trội ( TLPT ) theo phương pháp trực tiếp được xác định Đ.phí SX + Đ.phí BH&QLDN + Mức hoàn vốn đầu tư mong muốn TLPT Khối lượng sp sản xuất x Biến phí đơn vị 2/ Lập kế hoạch tiêu thụ Kinh doanh trong cơ chế thi trường, các nhà quản lý doanh nghiệp phải biết tính toán như thế nào để sản phẩm, hàng hoá không dự trữ quá mức làm ứ đọng vốn hay bị giảm mức tiêu thụ do hết hàng. Phải làm sao cho mức tiêu thụ tối đa mà không ứ đọng hàng, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thương mại. Điều đó được thể hiện thông qua việc lập kế hoạch tiêu thụ, nhà quản lý phải dự toán được khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Do vậy, phải dự toán một cách chính xác, phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp. Kế hoạch tiêu thụ được lập dựa trên cơ sở mức tiêu thụ ước tính và giá bán kế hoạch. Doanh thu tiêu Tổng khối lượng sản phẩm Đơn giá bán thụ dự kiến tiêu thụ dự kiến kế hoạch Trong quá trình lập kế hoạch tiêu thụ thì dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ là vấn đề không đơn giản bởi vì nó chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố như thị hiếu của người tiêu dùng, chất lượng sản phẩm…nhưng đặc biệt, nó có mối quan hệ chặt chẽ với đơn giá bán kế hoạch, bởi vì theo quy luật chung giá bán cao thì khối lượng sản phẩm tiêu thụ ít và ngược lại. a/ Dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ Dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ là khâu rất quan trọng trong việc lập kế hoạch tiêu thụ, đây là dự toán khó nhất bởi vì khối lượng sản phẩm tiêu thụ là yếu tố đầu ra phụ thuộc vào nội tại DN rất ít mà phụ thuộc bên ngoài rất lớn. Để thực hiện công việc dự toán này cần phải xem xét đến nhiều yếu tố khác nhau như: mức tiêu thụ kỳ trước, mức cung cầu của thị trường, mức thu nhập của người tiêu dùng, chính sách của Nhà nước, kế hoạch giá bán…từ đó xác định số lượng sản phẩm tiêu thụ. Để làm được điều này, KTQT thường căn cứ vào mức tiêu thụ của quá khứ. Mức tiêu thụ quá khứ sẽ được phân thành ba nhân tố: Tính xu hướng Tính thời vụ Những sự kiện bất thường. Khi xác định được mức tiêu thụ dự toán rồi, nó sẽ làm cơ sở cho các nhà quản lý quyết định sản xuất, mua hàng hợp lý tránh ứ đọng hay thiếu hụt hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. b/ Lập kế hoạch giá bán Như phần trước đã nói, định giá bán chỉ cung cấp cho nhà quản lý mức giá cơ sở ban đầu còn trong từng giai đoạn cụ thể DN cần có sự điều chỉnh để xác định kế hoạch giá bán tối ưu. Thật vậy, trong từng tình huống cụ thể DN cần phải chủ động cắt giảm hay nâng giá. Nhưng khi làm việc này phải hết sức thận trọng, đặc biệt chú ý đến phản ứng của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và cả sự sống còn của DN… DN có thể cắt giảm giá bán trong các trường hợp sau: Hàng ứ đọng: Giảm giá để tiêu thụ được nhiều hơn, thu hồi được vốn. Thị phần giảm sút. Muốn khống chế thị trường thông qua giá thấp… DN có thể nâng giá bán trong các trường hợp: Lạm phát Nhu cầu tăng cao Chi phí đầu vào tăng… 3/ Kiểm soát chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ a/ Xác định mục tiêu Chi phí là nhân tố chủ yếu tác động đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó nhiệm vụ kiểm soát chi phí và dự toán biến động của chi phí đối với nhà quản lý là rất quan trọng. Để làm chủ được các chi phí, nhà quản lý có hai quyết định phải làm: những quyết định liên quan đến chi phí bỏ ra và các quyết định liên quan đến lượng vật chất sử dụng. Để đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp vạch ra, nhà quản lý luôn mong muốn phải chi ra ít nhất và lượng vật chất tiêu hao bé nhất nhưng chất lượng và số lượng sản phẩm sản xuất ra phải cao nhất. Bằng cách nào nhà quản lý có thể làm chủ được chi phí bỏ ra và lượng vật chất sử dụng? Câu trả lời cho vấn đề này là các định mức chi phí. Thật sự ngày càng nhiều DN áp dụng các định mức như một phương pháp để kiểm soát các chi phí và đánh giá kết quả thực hiện. b/ Xây dựng định mức chi phí Các định mức chi phí và các định lượng được lập bởi người quản lý cho 3 yếu tố của sản phẩm: nguyên vật liệu, lao dộng, sản xuất chung. Tiêu chuẩn định lượng nêu lên cần bao nhiêu yếu tố chi phí như thời gian lao động hoặc nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một đơn vị dịch vụ. Định mức chi phí nói về giá phí của thời gian và nguyên liệu là bao nhiêu. Lượng thực tế và chi phí thực tế của các yếu tố đưa vào sẽ được đo lường với các yếu tố tiêu chuẩn định mức để xem xét các hoạt động có tiến hành trong phạm vi mà quản lý đã định ra không. Nếu số lượng hoặc chi phí các yếu tố đưa vào vượt ra ngoài giới hạn đã định thì phải kiểm tra lại quá trình sản xuất kinh doanh. Một trong những lý do của việc sử dụng các định mức chi phí là để tạo sự thuận lơi cho việc kiểm tra chi phí. Sự lệch lạc so với định mức càng sớm được quản lý quan tâm thì vấn đề càng sớm được xem xét và sửa chửa. Đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất là loại hình doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất các định mức chi phí. Ở đây các định mức liên quan đến nguyên vật liệu, lao dộng, sản xuất được lập cho từng dây chuyền sản xuất riêng biệt. Những định mức này được tổng hợp trong thẻ định mức chi phí sẽ báo cho nhà quản lý biết chi phí sản xuất là bao nhiêu cho một đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Vậy định mức có giống với dự toán không? Về cơ bản, định mức và dự toán là như nhau. Điểm để phân biệt giữa hai khái niêm này là: định mức là tổng cho một đơn vị, trong khi, dự toán là tổng cho một tổng. Thực tế, một định mức có thể được xem như có bản chất là chi phí dự toán cho 1 đơn vị sản phẩm. Lập các định mức chi phí là một công việc có tính nghệ thuật hơn là mang tính khoa học. Công việc này kết hợp giữa sự suy nghĩ và tài chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và lượng của các yếu tố đưa vào. Trong một tổ chức sản xuất, đó là những cá nhân như các nhà KTQT, Giám sát viên sản xuất… Điểm đầu tiên để lập các định mức chi phí là phải xem xét các kinh nghiệm đã qua. Để hỗ trợ cho nghiệp vụ này, nhà quản trị phải soạn các số liệu về các đặc điểm chi phí các hoạt động của các năm trước ở các mức độ thực hiện khác nhau. Tất nhiên là một định mức trong tương lai phải nhiều hơn chứ không phải chỉ đơn giản là một sự phản ảnh của quá khứ. Các số liệu phải được chỉnh lý và điều chỉnh theo sự thay đổi của các điều kiện kinh tế, sự thay đổi các đặc diểm của nhu cầu, cung ứng và sự thay dổi của kỹ thuật. Tóm lại, người quản lý phải nhận thức được rằng quá khứ chỉ có giá trị giúp cho việc dự toán trong tương lai, hay nói cách khác, các định mức phải là sự phản ánh của các hoạt động hiệu quả tương lai chứ không phải của các hoạt động quá khứ. c/ Đo lường kết quả và phân tích biến động Một điều chắc chắn là rất hiếm khi các hoạt động thực tế , thu nhập thực tế trùng khớp một cách chính xác với dự toán. Lý do là vì cho dù các dự toán ( kế hoạch ) được lập một cách cẩn thận nhất cũng sẽ không bao giờ có thể có được những số liệu dự toán mà chứa đựng đầy đủ những phần chính xác cho mỗi một biến số trong hàng ngàn biến số có thể ảnh hưởng đến chi phí và thu nhập thực tế. Vì lý do này có thể nhận định rằng ở mỗi kỳ thực tế mỗi một số liệu dự toán sẽ cung cấp môt dạng biến động nào dó khi chúng được đem so sánh với số liệu thực tế. Nhà quản lý phải quyết định xem sự biến động đó là trong phạm vi giới hạn có thể chấp nhận được hay không để từ đó có biện pháp nhằm kiểm soát chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. 4/ Lập kế hoạch kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Việc lập kế hoạch kết quả tiêu thụ dưới dạng dự toán cũng không kém phần quan trọng. Đây là kết quả tài chính cuối cùng, là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết quả tiêu thụ kế hoạch và cũng là điều kiện tiền đề cho kế hoạch tái sản xuất kinh doanh mở rộng cũng như trích lập các quỹ. Kế hoạch kết quả tiêu thụ được thể hiện dưới hai dạng: kế hoạch theo mức lợi nhuận và theo tỷ suất lợi nhuận. a/ Lập kế hoạch kết quả tiêu thụ thông qua kế hoạch lợi nhuận Lợi nhuận từ việc tiêu thụ là khoản chênh lệch giữa doanh thu tiêu thụ sản phẩm và chi phí bỏ ra để đạt được doanh thu đó trong một khoảng thời gian nhất định. Theo phương pháp này lợi nhuận trong kỳ được xác định: lợi nhuận tiêu Doanh thu Tổng Tổng định phí thụ dự kiến thuần biến phí phát sinh trong kỳ Theo đó: Doanh thu thuần = Doanh thu – các khoản giảm trừ Tổng biến phí gồm: giá vốn hàng bán,biến phí BH, biến phí QLDN. Tổng định phí gồm: định phí BH, định phí QLDN. Đây là phương pháp xác đinh kế hoach kế hoạch giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về giá bán, về chi phí để đạt được mục tiêu đề ra. Có thể lập kế hoach theo từng nhóm mặt hàng hoặc chi tiết theo yêu cầu quản lý. b/ Kế hoạch kết quả tiêu thụ thông qua tỷ suất lợi nhuận Lợi nhuận một khi được thể hiện bằng con số tuyệt đối có thể không phản ánh đúng mức độ hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vì chỉ tiêu này không những chịu tác động của chất lượng công tác của chính bản thân nhà quản trị mà còn chịu sự ảnh hưởng của quy mô sản xuất. Do đó để thể hiện dúng đắn mục tiêu về kết quả tiêu thụ cần sử dụng chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận. Tỷ suất lợi nhuận trên Lợi nhuận tiêu thụ kế hoạch Doanh thu thuần Doanh thu thuần kế hoạch Từ đó cho thấy sử dụng chỉ tiêu này loại bỏ được sự ảnh hưởng của quy mô sả xuất. Nhờ thế nhà quản trị có sự đánh giá chính xác hơn về mức sinh lời của đồng vốn đã đầu tư. Chẳng hạn: nếu tỷ suất này trong thực tế nhỏ hơn trước thì hoạt động đang mở rộng quy mô như vậy là không hiệu quả và ngược lại. Đây là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng mà DN có thể đạt được trong kế hoạch. Từ đó lãnh đạo DN có thể thực hiện được mục tiêu đặt ra trong tương lai lâu dài. IV/ Phân tích các báo cáo doanh thu, chi phí 1/ Vị trí, chức năng của hoạt động phân tích đối với nhà quản trị Khi mục tiêu và nhiệm cụ đã được xác đinh, trong quá trình thực hiện các mục tiêu, hoạt động phân tích được sử dụng làm công cụ quan trọng để phát hiện ra ở khâu nào,bộ phận nào, thời điểm nào mà kết quả hoạt động của nó chưa tương xứng với những chi phí đã bỏ ra, nguyên nhân và những nhân tố nào ảnh hưởng đến nó. Từ đó thông tin kịp thời cho lãnh đạo, cho nhà quản lý biết được để đề ra những biện pháp nhằm hạn chế, loại trừ sự ảnh hưởng của các nhân tố tiêu cực, phát huy tác động của các nhân tố tích cực, phát hiện và khai thác các khả năng tiềm tàng, tăng hiệu quả cho toàn bộ các hoạt động SXKD trên cơ sở các mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. 2/ Phân tích theo từng nhóm mặt hàng Mục đích của việc phân tích này là nhằm đánh giá tình hình doanh thu, chi phí và kết quả từng nhóm mặt hàng chủ yếu. Thông qua đó cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ của từng nhóm mặt hàng. Tạo điều kiện cho nhà quản trị trả lời câu hỏi: nên kinh doanh loại hàng nào và sản xuất kinh doanh như thế nào cho có lãi. Phương pháp phân tích là so sánh giữa thực tế và dự toán để xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân ảnh hưởng. Trước khi phân tích cần phải xử lý số liệu thu nhận được do KTQT cung cấp nhằm đảm bảo tính so sánh được của các chỉ tiêu phân tích. Trong trường hợp chi phí liên quan đến nhiều nhóm mặt hàng phải tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp. 3/ Phân tích theo chức năng hoạt động Mục đích của việc phân tích theo chức năng hoạt động là nhằm nghiên cứu, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch theo từng khâu của quá trình SXKD. Thông qua đó cung cấp thông tin chi tiết về tình hình doanh thu, chi phí, kết quả theo từng chức năng hoạt động, giúp nhà quản lý có kế hoạch sản xuất, dự trữ, tiêu thụ phù hợp hơn nữa. Để nghiên cứu chi phí theo chức năng hoạt động, nhà phân tích cần phải phân tích riêng chi phí ở từng khâu hoạt động. Toàn bộ chi phí được phân tích theo chức năng hoạt động như sau: Chức năng sản xuất Chức năng bán hàng Chức năng quản lý Trên cơ sở số liệu đã phân tích chi tiết theo chức năng hoạt động, đối chiếu với kế hoạch chi phí của từng khâu để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí theo từng khâu SX - KD. 4/ Phân tích chi phí, doanh thu,và kết quả theo địa điểm tiêu thụ Mục đích của việc phân tích này nhằm đánh giá chất lượng SXKD và hiệu quả công tác ở từng đơn vị trực thuộc của DN để có chế độ khuyến khích vật chất đồng thời quyết định phương án đầu tư phát triển cho những đơn vị hoạt động có hiệu quả. Muốn thực hiện được điều này, trước hết DN phải giao chỉ tiêu kế hoạch xuống cho từng đơn vị cơ sở. Sau đó, căn cứ vào hoạt động thực tế của từng đơn vị, KTQT sẽ tiến hành phân tích cụ thể. Về mặt lý luận cũng như trong thực tế nhà phân tích phải tính đến các chi phí không hạch toán được theo từng địa điểm hoạt động cụ thể.Các chi phí này khi phát sinh được tổng hợp riêng để cuối kỳ phân bổ cho từng địa điểm theo từng tiêu thức thích hợp. PHẦN HAI TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ỨNG DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ A.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ I/ Quá trình hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ của công ty 1/ Quá trình hình thành và phát triển a/ Quá trình hình thành Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ tiền thân là công ty Điện Máy Cấp I Đà Nẵng được thành lập theo quyết định số 75/NI/QD ngày 17 tháng 09 năm 1975 của Bộ Nội Thương,nay là bộ Thương Mại. Nhiệm vụ của công ty trong giai đoạn này là đại lý cho công ty Liên Doanh thuộc tổng công ty Điện Máy thực hiện mua bán với các tổ chức kinh tế Nhà nước ở Miền Nam, tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu và viện trợ tại khu vực Đà Nẵng. Ngày 04/06/1981 Bộ Nội Thương quyết định tách công ty Điện Máy Cấp I Đà Nẵng thành hai chi nhánh: Chi nhánh Điện Máy Đà Nẵng và chi nhánh Xe Đạp và Xe Máy Đà Nẵng. Ngày 20/02/1985 theo quyết định 41/TCT do Bộ Thương Mại quyết định xác nhập hai chi nhánh trên thành Cty Điện Máy Xe Đạp và Xe Máy Miền Trung. Ngày 28/05/1993 theo quyết định 607/TM-TCB Bộ Thương Mại quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước và đổi tên thành công ty Điện Máy Miền Trung. Ngày 15/03/2000 đổi tên thành công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ theo quyết định số 892/2000/BTM. Tên giao dịch đối ngoại của Cty là GELIMEX. Trụ sở chính của công ty đặt tại 124 Nguyễn Chí Thanh – thành phố Đà Nẵng. b/ Các giai đoạn phát triển ¯ Giai đoạn 1975 đến 1990: Trong giai đoạn này do ảnh hưởng của chế độ bao cấp, mọi hoạt động của công ty phải chịu sự điều tiết, quản lý của Nhà nước. Vì vậy mà công ty thiếu sự sáng tạo trong đầu tư cũng như xác định giá cả, quảng cáo, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường, do đó mà hoạt động của công ty trong giai đoạn này chưa đạt hiệu quả. ¯ Giai đoạn 1990 đến nay: Nền kinh tế của đất nước chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường , với những ưu thế do cơ chế thị trường mang lại hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng phát triển về mọi mặt cả chiều rộng lẫn chiều sâu, phát triển về quy mô kinh doanh, cơ cấu tổ chức, địa bàn kinh doanh. Hiện nay công ty là một trong những doanh nghiệp có quy mô rộng lớn và hoạt động có hiệu quả tại khu vực Miền Trung và có hai chi nhánh đại diện trên hai miền đất nước. 2/ Chức năng, nhiệm vụ của công ty a/ Chức năng ¯ Chủ động trong giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua bán, huy động liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh. ¯ Vay vốn tại ngân hàng Việt Nam, huy động vốn trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh, sản xuất theo đúng chế độ luật pháp Nhà nước quy định. ¯ Tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật Nhà nước đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế. b/ Nhiệm vụ ¯ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của công ty theo pháp luật hiện hành để đáp ứng nhu cầu ngày càng nhiều của hàng hoá với chất lượng cao trong xã hội, bù đắp chi phí tự trang trải và phải làm tròn nghĩa vụ với NSNN. ¯ Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. ¯ Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra nhiều sản phẩm mới. ¯ Nhận vốn, bảo toàn vốn và phát triển vốn Nhà nước giao. ¯ Đào tạo, bồi dưỡng, quản lý toàn diện cán bộ, công nhân công ty, áp dụng thực hiện chính sách, chế độ Nhà nước và Bộ Thương Mại quy định đối với người lao động. II/ Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty 1/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Tổng Giám Đốc Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc P.Tổ chức hành chính & thanh tra bảo vệ P.kế toán tài chính P.kinh doanh xuất nhập khẩu P.thị trường đối ngoại Các đơn vị trực thuộc Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, các phòng ban, xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc công ty được chỉ đạo trực tuyến của Tổng giám đốc và Phó giám đốc. Riêng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp quản lý các cửa hàng kinh doanh của công ty đóng trên địa bàn thành phố. 2/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý ¯Tổng giám đốc: Là người đứng đàu công ty do Bộ Trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm, là người có thẩm quyền quyết định cao nhất trong công ty, trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh, ban hành các quyết định. ¯ Phó giám đốc: Là người tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc đề ra các phương án kinh doanh, các chiến lược phát triển công ty. Mỗi Phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo những công việc theo sự uỷ thác của Tổng giám đốc. ¯ Phòng tổ chức hành chính và thanh tra bảo vệ: Đảm nhận công tác tổ chức, quản lý, tuyển mộ nhân lực cho công ty. Phòng có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách, công tác đoàn thể, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên và công tác xã hội của công ty, qua dó bình xét thi đua khen thưởng cho từng đơn vị, cá nhân trong công ty. Quản lý và ngăn ngừa những hành vi vi phạm nội quy, quy định của công ty, lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên, tổ chức công tác thanh tra bảo vệ an toàn tài sản của công ty. ¯ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Đảm nhận công tác đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh doanh giữa công ty với cá nhân, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. Phòng có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, xây dựng lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu để trình Tổng giám đốc phê duyệt. ¯ Phòng tài chính kế toán: Là phòng tham mưu cho Tổng giám đốc về vấn đề tài chính, có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, hướng dẫn nghiệp vụ hạch toán cho đơn vị trực thuộc, tổ chức theo dõi hạch toán, xác định lãi lỗ cho từng hoạt động kinh doanh và toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng có trách nhiệm quyết toán hàng năm với cơ quan chủ quản cấp trên. Ngoài ra, phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin lẫn nhau trong nội bộ để làm tốt chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc. ¯ Phòng thị trường đối ngoại: Tham mưu cho Tổng giám đốc về thị trường trong và ngoài nước, thực hiện tốt công tác đối ngoại, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu sản phẩm mới, tổ chức thủ tục nhập khẩu, xây dựng mối quan hệ với khách hàng trong và ngoài nước nhằm đẩy mạnh việc tiêu dùng hàng hoá của Cty. ¯ Các chi nhánh trung tâm thuộc công ty Chi nhánh công ty tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Ninh Thuận và các cửa hàng: 374 Ngũ Hàng Sơn, 124 Nguyễn Chí Thanh, 170 Hùng Vương chuyên bán các mặt hàng kinh doanh của công ty. Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu 165 Bạch Đằng. Trung tâm vật tư tổng hợp: Kinh doanh các mặt hàng vi tính và dịch vụ thương mại. Xí nghiệp kỹ thuật công nghệ Sài Gòn: Kinh doanh và nhập khẩu mặt hàng vi tính, tổ chức đấu thầu các công trình, xử lý nước thải. Xí nghiệp lắp ráp xe máy: Chuyên kinh doanh lắp ráp các loại xe máy...nhằm xuất khẩu ra thị trường thế giới. III/ Tổ chức công tác kế toán tại công ty 1/ Tổ chức bộ máy kế toán a/ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty hoạt động trên địa bàn rộng và phân tán, để việc quản lý được chặt chẽ và đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý nên công ty đã áp dụng bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Sơ đồ 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng PP kế toán phụ trách tổng hợp PP kế toán phụ trách vay vốn tín dụng KT tiền mặt KT ngân hàng KT kho hàng KT công nợ mua ngoài KT công nợ bán Thủ quỹ KT các đơn vị trực thuộc KT Tiêu thụ & thuế Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b/ Chức năng, nhiệm vụ của kế toán viên trong bộ máy Hiện nay phòng kế toán gồm 9 người, trong đó có: 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng, 6 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ - Kế toán trưởng: Đồng thời cũng là trưởng phòng kế toán tài chính, có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác hạch toán kế toán ở công ty. Kế toán trưởng còn là người hỗ trợ đắc lực cho Tổng giám đốc trong việc ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về hoạt động kế toán ở công ty. - Phó phòng kế toán phụ trách tín dụng ngân hàng: Là người hỗ trợ cho kế toán trưởng việc điều hành mọi hoạt động hạch toán và chịu trách nhiệm về khoản vay vốn của công ty. Thường xuyên liên hệ với các ngân hàng trên địa bàn thành phố dể vay vốn khi cần thiết. - Phó phòng kế toán phụ trách tổng hợp: Căn cứ vào sổ sách của các phần hành để tổng hợp lên báo cáo kế toán của văn phòng công ty và của toàn công ty để xác định kết quả kinh doanh, đánh giá kết quả sử dụng vốn. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phụ trách phần hành hạch toán tài sản cố định, theo dõi tình hình biến động của TSCĐ và tính khấu hao phân bổ chi phí. - Kế toán tiền mặt: Phụ trách theo dõi tình hình thu, chi tiền, đồng thời kiểm tra báo cáo quỹ ở các chi nhánh gửi về. - Kế toán ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động tỷ giá, tình hình biến động của tiền gửi ở từng ngân hàng, theo dõi nợ vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng để mở L/C phục vụ cho việc nhập khẩu hàng hoá. - Kế toán kho hàng: Theo dõi tình hình nhập khẩu hàng hoá phát sinh hàng ngày, trị giá mua hàng, thuế nhập khẩu, lập báo cáo về lưu chuyển hàng hoá tại công ty và định kỳ tham gia kiểm kê hàng hoá. Kế toán kho hàng còn thường xuyên đối chiếu với các kho, các cửa hàng để quản lý chặt chẽ hàng hoá. - Kế toán công nợ mua ngoài: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ phải thu, các khoản tạm ứng và trích lập BHYT, BHXH, KPCĐ cho cán bộ công nhân viên văn phòng công ty. - Kế toán công nợ bán: Theo dõi các khoản phải trả cho từng nhà cung cấp, thuế GTGT đầu vào, các khoản phải thu, phải trả nội bộ. - Thủ quỹ: Theo dõi và đảm bảo quỹ tại công ty, phụ trách khâu thu chi theo chứng từ hợp lệ, phản ánh việc cấp phát và nhận tiền vào sổ quỹ tiền mặt. Thường xuyên so sánh, đối chiếu tình hình tồn quỹ tiền mặt ở công ty với sổ sách kế toán tiền mặt để kịp thời phát hiện sai lệch và sữa chữa những sai sót trong quá trình ghi chép. - Kế toán tiêu thụ và thuế: theo dõi doanh thu nội bộ và doanh thu bán ra ngoài và thuế GTGT phải nộp. - Kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Ngoại trừ cửa hàng 35 Điện Biên Phủ, cửa hàng 124 Nguyễn Chí Thanh là hạch toán phụ thuộc, còn các đơn vị còn lại đều hạch toán độc lập nhưng theo sự chỉ đạo thống nhất của công ty. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc định kỳ gửi về công ty chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhiệm vụ của kế toán ở các đơn vị hạch toán độc lập: Là theo dõi tình hình nhập xuất, sử dụng hàng hoá nguyên vật liệu chính, công cụ dụng cụ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đơn vị tham mưu cho các giám đốc đơn vị về công tác tài chính, tính toán giá thành sản phẩm của các đơn vị (đối với đơn vị sản xuất) xác định kết quả kinh doanh và cuối tháng lập báo cáo gửi về công ty. 2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty b/ Sơ đồ luân chuyển chứng từ Xuất phát từ công tác kế toán, kết hợp với yêu cầu quản lý và đội ngũ nhân viên kế toán của phòng kế toán và phù hợp với tình hình hoạt động, công ty đã áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” có cải biên. Sơ đồ 3. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Tờ kê,bảng kê chi tiết Thẻ và sổ chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi sổ hàng ngày Ghi sổ vào cuối tháng (quý) Quan hệ đối chiếu a/ Trình tự luân chuyển chứng từ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra kế toán lập định khoản, lấy số liệu ghi vào tờ kê chi tiết. Đối với những đối tượng cần theo dõi chi tiết thì ghi vào sổ thẻ chi tiết kế toán liên quan. Đối với những nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì kế toán còn phải vào sổ quỹ để tiện theo dõi và đối chiếu. + Cuối tháng kế toán tập hợp tất cả các tờ kê, bảng kê chi tiết, lấy số tổng cộng ghi vào nhật ký chứng từ, ghi trực tiếp vào sổ cái. + Cuối kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của kế toán chi tiết để lập bảng kê tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu ở bảng kê để ghi vào nhật ký chứng từ, sổ cái. Sau khi đối chiếu chứng từ ở sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài khoản. B/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY I/ Công tác tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ tại Cty Công ty Điện máy và kỹ thuật công nghệ là một doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Bộ thương mại, với mạng lưới kinh doanh rộng lớn bao gồm trụ sở chính đặt tại 124 Nguyễn Chí Thanh, TP Đà Nẵng và các đơn vị trực thuộc trải khắp đất nước. Công ty Chi nhánh ĐM & KTCN tại Hà Nội Chi nhánh ĐM & KTCN tại TPHCM TT kinh doanh XNK Điện máy TTKD tin học & thương mại dịch vụ TT Vật tư tổng hợp Xí nghiệp lắp ráp xe máy Xí nghiệp may xuất khẩu Nhà máy cơ khí kỹ thuật Deahan Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu GELSTAR Chi nhánh ĐM & KTCN tại Nha Trang Các cửa hàng Sơ đồ 4. Sơ đồ tổ chức mạng lưới kinh doanh Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Với ưu thế của một doanh nghiệp lớn, Công ty đã khai thác thế mạnh sẵn có của mình như vốn, những đặc quyền được nhà nước giao để kinh doanh nhiều loại mặt hàng. Những mặt hàng kinh doanh của Công ty hiện nay là: Xe máy, hàng điện tử, điện dân dụng, vật tư kim khí, vật tư xây dựng chủ yếu là mặt hàng kính xây dựng, linh kiện phụ tùng xe máy. Doanh thu chủ yếu của Công ty là từ mặt hàng xe máy. Hiện nay, Công ty là nhà phân phối độc quyền cho hãng DAERYANG INDUSTRY ở Việt Nam chuyên bán xe máy Deahan. Công ty nhập linh kiện phụ tùng và bán lại cho xí nghiệp xe máy lắp rắp. Hệ thống chứng từ kế toán a/ Các chứng từ sử dụng trong quá trình tiêu thụ Ở Công ty, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh thông qua việc lập một bộ chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của Bộ Tài chính. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phần hành nào trong Công ty thì nhân viên phần hành đó thực hiện việc lập các chứng từ có liên quan. Toàn bộ các chứng từ được lập đều có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan và chữ ký phê duyệt của Giám đốc hoặc một người được uỷ quyền trong trường hợp Giám đốc đi vắng. Đối với nghiệp vụ bán hàng, Công ty sử dụng các chứng từ sau: - Đơn đặt hàng: Mỗi khách hàng khi đặt hàng tại Công ty sẽ có một mẫu riêng của họ chứ không phải theo mẫu thống nhất do Công ty quy định. - Hợp đồng kinh tế: Thể hiện những thoả thuận giữa khách hàng và Công ty. Hợp đồng kinh tế được lập thành 4 bản: + Khách hàng giữ 2 bản. + Phòng Kinh doanh giữ 1 bản, để theo dõi tình hình xuất bán và thanh toán của khách hàng, đồng thời có biện pháp đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn. + Phòng Kế toán giữ 1 bản, để theo dõi việc xuất hàng, thanh toán để từ đó ghi chép vào sổ sách. - Hóa đơn GTGT: Xác định số lượng, chủng loại, đơn giá, số tiền bán hàng để từ đó làm căn cứ ghi sổ. Hóa đơn thường được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở phòng kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng Kế toán. - Phiếu xuất kho: Theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho và làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Phiếu này được lập cho 1 hoặc nhiều loại hàng hóa ở cùng 1 kho và cùng 1 mục đích sử dụng. Phiếu xuất kho được dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho và chuyển lên cho phòng Kế toán. - Phiếu thu. - Giấy báo có. - Hóa đơn vận chuyển. ( Xem các chứng từ này ở phần phụ lục ) b/ Trình tự ghi sổ của quá trình tiêu thụ Sơ đồ 5. sơ đồ luân chuyển chứng từ quá trình tiêu thụ Tờ kê chi tiết Hoá đơn GTGT Đơn đặt hàng Hợp đồng kinh tế Phiếu thu Hợp đồng vận chuyển Phiếu xuất kho ……….. …………. Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK511, 512, 521, 641, 642,632… Báo cáo kế toán Sổ quỹ Thẻ kho, Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu Hình thức và quy trình bán hàng của Công ty Hiện nay, Công ty đang sử dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán lẻ và hình thức bán theo hợp đồng. ¯ Đối với hình thức bán lẻ: Công ty có 3 cửa hàng bán lẻ là 170 Hùng Vương, 374 Ngũ Hành Sơn và 124 Nguyễn Chí Thanh. Với các cửa hàng này thì người mua thường là các khách lẻ và chỉ mua với số lượng nhỏ cho nên khách hàng không cần viết đơn đặt hàng. Khi có nhu cầu, khách hàng sẽ đến liên hệ trực tiếp với bộ phân bán hàng của công ty tại các cửa hàng để xem xét các điều kiện về chất lượng, giá cả hàng hoá….Khi khách hàng đồng ý mua thì nhân viên bán hàng sẽ làm thủ tục bán hàng và khách hàng sẽ thanh toán luôn. Ngoài ra, nếu khách hàng có nhu cầu cửa hàng sẽ nhận làm các thủ tục đăng ký xe giùm và không lấy lệ phí. Tại các cửa hàng này không tổ chức hạch toán độc lập mà phụ thuộc vào công ty, vì vậy, cuối ngày, nhân viên tại các cửa hàng đó sẽ nộp các chứng từ bán hàng lên phòng kế toán công ty để hạch toán. ¯ Đối với hình ._.ược lập dựa vào công tác dự báo tình hình tiêu thụ. Vì vậy, dự báo này là khâu then chốt trong quá trình xây dựng dự báo tổng thể. Dự toán này sẽ làm cơ sở để lập các dự toán tiếp theo, vì vậy nếu lập dự toán tiêu thụ không chính xác thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của dự toán tổng thể. Trong dự toán này cần phải trình bày số lượng hàng hoá tiêu thụ ở từng kỳ cũng như đơn giá bán của hàng hoá, từ đó xác định được doanh thu ở từng kỳ. Ngoài ra, để phục vụ cho việc lập dự toán tiền thì trong bảng dự toán này Công ty cần phải trình bày lượng tiền thu được ở từng kỳ từ hoạt động bán hàng. Khi lập dự toán tiêu thụ, Công ty cần phải dựa vào: Số liệu của các năm đã qua. Chính sách bán hàng của Công ty. Đối thủ cạnh tranh. Dự kiến những biến động tự nhiên, kinh tế, chính trị, xã hội… Thu nhập của nhười tiêu dùng. Chính sách, chế độ của Nhà nước. Hiện nay, Công ty kinh doanh đa dạng với nhiều loại hàng hoá khác nhhau, trên cơ sở đặc điểm kinh doanh của các nhóm hàng, Công ty tiến hành lập dự toán cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng và tổng cho toàn công ty. Điều này giúp cho công ty dễ dàng kiểm soát, thực hiện, kiểm tra quá trình kinh doanh của từng mặt hàng để đưa ra các phương hướng kinh doanh phù hợp nhất cho từng mặt hàng. Để có cơ sở cho việc ra quyết định về giá bán, doanh thu tiêu thụ hợp lý của từng mặt hàng khi quy mô hoạt động thay đổi thì công ty cần phải lập dự toán linh hoạt cho các hoạt động này. Vì doanh thu chủ yếu của công ty là từ hình thức bán theo hợp đồng nên số liệu cung cấp trong việc lập dự toán là căn cứ vào các hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hoá sẽ ký kết trong kỳ tới. Vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu của văn phòng công ty là mặt hàng xe máy nên em sẽ lấy mặt hàng này để lập các dự toán. Bảng dự toán tiêu thụ sau đây ( trang 68 ) được lập dựa trên: Kế hoạch số lượng tiêu thụ năm 2007 mà công ty đã lập. ( trang 44 ) Chính sách bán hàng của công ty trong những năm qua: Vì công ty chủ yếu kinh doanh qua hình thức bán theo hợp đồng nên khách hàng là các công ty, đạil ý thường mua hàng với số lượng lớn nên không thể thu hết tiền hàng ngay được mà phải cho khách hàng nợ theo một tỷ lệ nhất định. Đối với những khách hàng lớn, nhằm xây dựng mối quan hệ lâu dài bền vững công ty áp dụng chính sách bán hàng linh hoạt tuỳ thuộc vào từng tình huống cụ thể mà hai bên thoả thuận. Nhưng nhìn chung công ty áp dựng chính sách bán hàng: bán hàng thu tiền ngay 90%, 10% còn lại thu hết ở kỳ kế tiếp. Số dư công nợ của nhóm hàng xe máy cuối năm 2006: 1.869.550.000 đ. b/ Dự toán tồn kho cuối kỳ Hiện nay , công ty không lập dự toán tồn kho cho nên có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn trong kho quá nhiều dẫn đến vốn kinh doanh bị chiếm dụng tại khâu này làm giảm hiệu quả kinh doanh và phát sinh các chi phí liên quan( bảo quản…) hoặc hàng tồn trong kho quá ít dẫn đến không đủ đáp ứng nhu cầu đột xuất của khách khi có những biến động xảy ra. Vì vậy, để tránh xảy ra các tình trạng trên , Công ty cần phải lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ. Đây cũng là tiền đề dể Công ty lập dự toán sản xuất và mua hàng. Việc lập dự toán tồn kho cuối kỳ nhằm xác định được giá trị của hàng hoá vào cuối kỳ để phục vụ cho yêu cầu quản lý và đồng thời để trình bày chúng trên Bảng Cân đối kế toán. Căn cứ vào tình hình tiêu thụ và khả năng sản xuất lắp ráp của xí nghiệp lắp ráp trong các năm qua , theo em công ty có thể dự toán hàng tồn cuối kỳ khoảng 20% số lượng tiêu thụ dự kiến trong kỳ. Sau đây là bảng dự toán tồn kho của nhóm hàng xe máy năm 2007. ( Xem trang 70 ) Trong đó: Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ là chỉ tiêu thời điểm nên không thể cộng dồn cho cả năm. Vì vây, số lượng và giá trị tồn cả năm chính là của quý 4. c/ Dự toán mua hàng Tuy tại Công ty không tiến hành sản xuất, lắp ráp mà công việc này là do các xí nghiệp trực thuộc làm nhưng vì các xí nghiệp này sản xuất ra được bao nhiêu sản phẩm thì đều bán cho Công ty dưới hình thức bán nội bộ nên để Công ty chủ động trong quá trình tiêu thụ - vì liên quan đến các dự toán tiêu thụ, dự toán tồn kho của công ty cho nên sau khi lập dự toán mua hàng công ty gửi bảng dự toán này cho xí nghiệp trực thuộc. Còn tại các xí nghiệp đó thì dựa trên bảng dự toán sản xuất mà Công ty đã lập, các xí nghiệp phải tự lập các bảng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung…để cho hoạt động sản xuất tại đó đạt kết quả tốt nhất. Bảng dự toán này được lập dựa trên: Bảng dự toán tiêu thụ. Chính sách tồn kho của công ty. - Báo cáo tồn kho cuối năm 2006. Sau đây là bảng dự toán mua hàng của nhóm hàng xe máy năm 2007. ( trang 71 ). Trong đó: số lượng hàng tồn cuối năm 2006 của nhóm hàng xe máy là 98 xe. Bảng 28. BẢNG DỰ TOÁN TỒN KHO CUỐI KỲ Năm 2007 - Nhóm hàng: Xemáy Mặt hàng Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm Deahan Smart 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 26 22 28 30 30 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 20,5 20,5 20,5 20,5 20,5 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 533 451 574 615 615 Deahan Super 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 50 38 40 42 42 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 7,15 7,15 7,15 7,15 7,15 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 375,5 217,7 286 300,3 300,3 Deahan Nova110 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 20 16 18 20 20 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 8,5 8,5 8,5 8,5 8,5 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 170 136 153 170 170 Sunny 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 19 14 14 16 16 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 16,7 16,7 16,7 16,7 16,7 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 317,3 233,8 233,8 267,2 267,2 Halley 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 16 10 14 20 20 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 99,2 62 86,8 124 124 Union 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 10 3 4 6 6 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 12,93 12,93 12,93 12,93 12,93 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 129,3 38,79 51,72 77,58 77,58 Bảng 29. DỰ TOÁN MUA HÀNG Năm 2007 Nhóm hàng: Xe máy Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1.Số lượng Tiêu thụ dự kiến 705 515 590 670 2.480 2.Số lượng tồn kho cuối kỳ 106 77 89 100 372 3. Tổng nhu cầu ( 3 = 1+2 ) 811 592 679 770 2.850 4. Số lượng tồn kho đầu kỳ 98 106 77 89 370 5. Số lượng cần mua ( 5 = 3 – 4 ) 713 486 602 681 2.482 d/ Dự toán chi phí kinh doanh Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những nhân tố cần dược bù đắp bằng doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Do đó, những khoản chi phí này càng tiết kiệm bao nhiêu thì lợi nhuận của nhà máy tăng lên bấy nhiêu. Hay nói cách khác, giữa doanh thu và chi phí có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, chi phí cao thì lợi nhuận thấp và ngược lại. Chính vì vậy cho dù là loại hình doanh nghiệp nào thì cũng đều mong muốn tiết kiệm được chi phí bỏ ra. Tiết kiệm ở đây có nghĩa là không lãng phí những khoản chi phí không cần thiết chứ không phải là cắt giảm các khoản chi phí làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí thì những khoản chi phí này cần phải được xem xét một cách chi tiết cũng như mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố để lập kế hoạch chi phí kinh doanh và theo dõi thực tế so với kế hoạch từ đó đưa ra các biện pháp quản lý chi phí một cách tốt nhất. Thế nhưng, hiện nay công ty chưa lập kế hoạch tổng thể cũng như chi tiết cho hai khoản mục chi phí này. Vì vậy, để kiểm soát tốt hai khoản chi phí này, công ty cần phải lập kế hoạch chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp một cách cụ thể theo từng yếu tố chi phí. Dự toán chi phí kinh doanh là bảng dự toán mà việc lập rất khó chính xác. Thông thường kế hoạch chi phí này được lập trên cơ sở số liệu của các năm trước và theo nhận định của nhà quản lý. Do đó, tỷ lệ sai lệch so với thực tế có thể lớn. Để lập dự toán này gần với thực tế hơn thì tổ dự toán phải tiến hành xây dựng dự toán theo cách phân loại chi phí thành biến phí BH, QLDN và định phí BH, QLDN. Với cách lập này phần biến phí được xác định chính xác nên chi phí dự toán sẽ gần sát với thực tế. - Đối với biến phí BH và QLDN thì bộ phận lập dự toán phải xác định được tiêu thức phân bổ hợp lý để từ đó xác định được đơn giá phân bổ biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp phù hợp. - Đối với định phí BH và QLDN thì do có tính chất ổn định nên tổ dự toán phải dựa vào số liệu thống kê của những kỳ đã qua để phục vụ cho dự toán. - Để phục vụ cho việc lập dự toán tiền mặt thì trong bảng dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cần phải phản ánh lượng tiền phải chi ra có liên quan đến các nội dung của chi phí này . tổ lập dự toán cần lưu ý loại trừ các khoản chi phí không bằng tiền như chi phí khấu hao tài sản cố định…. Sau đây là bảng dự toán chi phí BH và QLDN năm 2007 của nhóm hàng xe máy. ( trang 73 ) Do biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có mối quan hệ tỷ lệ thuận vơi số lượng hàng hóa tiêu thụ, vì vậy công ty nên chọn tiêu thức phân bổ biến phí BH và QLDN là chỉ tiêu số lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Theo đó, mỗi xe bán ra được phân bổ 800.000 đ. Căn cứ vào số liệu trong những năm qua của mặt hàng xe máy , ta có: Định phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp dự kiến từng quý như sau: - Quý I : 1692 triệu. - Quý II : 1235 triệu. - Quý III : 1375 triệu. - Quý IV : 1501 triệu. Trong đó , chi phí khấu hao TSCĐ từng quý là 381 triệu. Bảng 30. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ BH & QLDN Năm 2007 Nhóm hàng: Xe máy Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1. Số lượng tiêu thụ ( Chiếc ) 705 515 590 670 2.480 2. Đơn giá Phân bổ BP ( Trđ ) 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 3. Tổng biến phí (Trđ ) ( 3 = 1x2 ) 564 412 472 536 1.984 4. Định phí ( Trđ ) 1.692 1.235 1.375 1.501 5.803 5. Tổng CP BH&QLDN ( 5 = 3 + 4 ) 2.256 1.647 1.847 2.037 7.787 6. Khấu hao TSCĐ ( Trđ ) 381 381 381 381 1.254 7. Tổng chi phí bằng tiền ( 7 = 5 – 6 ) 1.875 1.266 1.466 1.656 6.263 e/ Dự toán kết quả tiêu thụ Bảng dự toán này sẽ gúp cho nhà quản lý biết được lợi nhuận dự kiến mà Công ty có thể đạt được trong kỳ. Việc lập dự toán kết quả tiêu thụ có thể được lập theo chức năng của chi phí hoặc theo cách ứng xử của chi phí. Tuy nhiên, Công ty nên lập theo cách ứng xử của chi phí vì theo cách này có thể nhận biết được rõ lợi nhuận tăng lên hay giảm xuống là do yếu tố nào và ở mức doanh thu nào thì đạt được lợi nhuận mong muốn. Hiện nay công ty dự doán các khoản giảm trừ doanh thu là 3% tổng doanh thu trong kỳ. Bảng 31. DỰ TOÁN KẾT QUẢ TIÊU THỤ NĂM 2007 Nhóm hàng: Xe máy Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1. Doanh thu ( Trđ ) 11.385 8.267 9.619 10.950 40.221 2. CKGT doanh thu ( Trđ ) ( 2 = 1x 3% ) 341,55 248,01 288,57 328,5 1.206,63 3. Doanh thu thuần ( Trđ ) ( 3 = 1- 2 ) 11.043,45 8.018,99 9.330,43 10.621,5 39.014,37 4. Tổng biến phí - Biến phí giá vốn - Biến phí BH và QLDN 8.595,5 6.378,45 7.398,6 8.306,4 30.678,95 8.031,5 5.966,45 6.926,6 7.770,4 28.694,95 564 412 472 536 1.984 5. Số dư đảm phí ( Trđ ) ( 5 = 3 – 4 ) 2.447,95 1.640,54 1.931,83 2.315,1 8.335,42 6. Tổng định phí ( Trđ ) 1.692 1.235 1.375 1.501 5.803 7. Lợi nhuận ( Trđ ) ( 5 = 3 – 4 ) 755,95 405,54 556,83 .814,1 2.532,42 8. Thuế TNDN ( Trđ ) 211,666 113,5512 155,9124 227,948 709,0776 9. Lợi nhuận sau thuế ( trđ ) ( 9 = 7 – 8 ) 544.284 291,9888 400,9176 586,152 1.823,3424 4/ Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT doanh thu và kết quả tiêu thụ Báo cáo tài chính là báo cáo không thể thiếu và được lập theo quy định của Bộ tài chính, chủ yếu cung cấp thông tin cho những đối tượng bên ngoài Công ty. Khác với báo cáo tài chính, báo cáo KTQT đặt trọng tâm cho tương lai, quan tâm nhiều đến tính linh hoạt kịp thời hơn là độ chính xác, phục vụ cho quá trình quản trị Công ty. Thế nhưng, Việc lập báo cáo tại Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ mới chỉ dừng lại ở báo cáo tài chính chứ chưa đáp ứng được yêu cầu của báo cáo KTQT. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, theo em ngoài các báo cáo tài chính đã lập Công ty cần lập thêm các báo cáo sau: a/ Báo cáo doanh thu tiêu thụ Để nhận biết được xu hướng nhu cầu tiêu dùng cho từng nhóm hàng, từng khách hàng, từ đó có chính sách mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất sản phẩm nào cũng như có những chính sách ưu đãi đối với những khách hàng thân thiết  ( có tỷ trọng cao trong tổng khách hàng ) nhằm thiết lập mối quan hệ gần gũi và bền vững đối với các khách hàng này. Kế toán Công ty có thể tổ chức báo cáo doanh thu tiêu thụ theo từng nhóm sản phẩm kết hợp với theo từng khách hàng cho từng quý. Báo cáo có dạng: ( xem trang 76 ) Theo đó, nhà quản lý có thể theo dõi chi tiết mức đóng góp của từng mặt hàng vào tổng doanh thu hàng tháng, đồng thời biết được loại hàng nào đang được ưa chuộng trên thị trường để có chính sách đầu tư thoả đáng cho kỳ hoạt động tiếp theo. Bên cạnh đó, Công ty cũng biết được ai là những khách hàng lớn, khách hàng thường xuyên của mình để từ đó có chính sách tín dụng cụ thể đối với từng khách hàng như gia hạn thêm thời hạn thanh toán, tăng % chiết khấu thương mại…Qua bảng báo cáo trên, ta thấy hai mặt hàng xe máy Deahan Smart và Deahan Super chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của nhóm hàng. Tuy nhiên, không thể chỉ dựa vào bảng báo cáo này mà nhận định là hai mặt hàng này có khả năng sinh lời cao nhất và các mặt hàng còn lại khả năng sinh lời thấp. Để đưa ra nhận định chính xác nhất thì các nhà quản lý tiếp tục thực hiện các công việc sau đây. b/ Báo cáo kết quả tiêu thụ Để cung cấp thông tin về kết quả tiêu thụ, kế toán quản trị nên lập báo cáo kết quả tiêu thụ theo số dư đảm phí. Với dạng báo cáo này, chi phí kinh doanh được phân loại theo yếu tố biến phí và định phí, nhà quản lý Công ty sẽ vận dụng cách ứng xử của chi phí để lập báo cáo thể hiện được mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận tiêu thụ. Qua đó có thể dự đoán được lợi nhuận đạt được ứng với các mức tiêu thụ khác nhau. Tuy nhiên, tại Công ty chỉ theo dõi chi phí chung cho từng bộ phận và từng nhóm hàng chứ chưa phân loại chi phí thành biến phí và định phí, vì vậy, để lập được báo cáo này Công ty phải tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử và căn cứ vào chứng từ, sổ chi tiết phân chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cần phân bổ cho từng nhóm hàng. Việc phân loại chi phí được tiến hành ở mục “nhận diện và phân tích chi phí phát sinh tại Công ty” còn tiêu thức phân bổ chi phí chính là số lượng tiêu thụ của các mặt hàng như đã nói ở trên. Trên cơ sở phân loại chi phí như vậy và những thông tin về doanh thu và giá vốn hàng bán, kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả tiêu thụ theo số dư đảm phí để cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh. ( xem trang 77 ). 5/ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ Tổ chức công tác phân tích tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là việc lựa chọn các chỉ tiêu, các phương pháp phân tích phù hợp làm cơ sở cho công tác phân tích thực sự có ý nghĩa. Tuy nhiên, với việc tổ chức kế toán như hiện nay ở Công ty thì công tác này chưa được quan tâm đúng mức và chưa thực sự có ý nghĩa Sau khi kết thúc một kỳ hoạt động SX- KD, công tác phân tích tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, lợi nhuận là việc làm thường xuyên của KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ nhằm dánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua từ đó đưa ra các giải pháp, mục tiêu cho kỳ hoạt động tiếp theo. Công ty có thể tiến hành phân tích khái quát tình hình tiêu thụ thông qua bảng phân tích sau: ( xem trang 80 ). Qua bảng phân tích này Công ty có thể biết được là mặt hàng nào hoàn thành, vượt kế hoạch và mặt hàng nào không hoàn thành kế hoạch. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân để tiếp tục phát huy thế mạnh của các mặt hàng được tiêu thụ nhiều và có biện pháp khắc phục đối với các mặt hàng không hoàn thành kế hoạch. Trong quý I/2007, nhóm hàng xe máy hoàn thành vượt mức kế hoạch 5,48%. Trong đó, 3 mặt hàng xe Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Nova 110 là hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra tương ứng với 12,31%, 15,6% và 18%. Công ty cần phải tiếp tục cải thiện, nâng cao, mở rộng với các mặt hàng trên. Còn 3 mặt hàng xe Sunny, Halley, Union 100 không hoàn thành kế hoạch đặt ra.Đặc biệt là loại xe Halley chỉ hoàn thành có 71,25%. Nhà quản lý cần phải tìm hiểu nguyên nhân vì sao mà các mặt hàng này không hoàn thành kế hoạch đặt ra. Một câu hỏi đặt ra là: Vậy đối với những mặt hàng mà có lợi nhuận âm thì công ty có nên tiếp tục kinh doanh nữa hay không? Để trả lời câu hỏi này, công ty nên lập thêm bảng phân tích theo số dư đảm phí. ( xem trang 81 ) Từ bảng phân tích này nhà quản trị sẽ có cái nhìn chính xác hơn về khả năng sinh lời của các mặt hàng trong từng nhóm hàng. Mặt hàng nào có số dư đảm phí , tỷ lệ SDĐP cao thì có nghĩa là mặt hàng đó có khả năng sinh lời cao. Từ đó nhà quản lý sẽ chú trọng tăng doanh thu của loại nào có khả năng sinh lời cao hơn trên tổng doanh thu của nhóm hàng đó. Tỷ lệ Số dư đảm phí (SDĐP) là chỉ tiêu phản ánh quan hệ so sánh giữa tổng SDĐP với tổng doanh thu. Việc sử dụng tỷ lệ SDĐP vào quá trình phân tích là rất có ích cho nhà quản trị vì chỉ tiêu này phản ánh SDĐP sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi có sự biến động trong doanh thu. Qua bảng phân tích trên ta thấy, trong quý I/2007, nhóm hàng xe máy có tỷ lệ số dư đảm phí là 21,69 %. Điều này có nghĩa là trong 100 đồng doanh thu thì có 21,69 đồng SDĐP. Vì vậy, nhóm hàng xe máy là nhóm có khả năng sinh lời khá cao. Cụ thể: trong nhóm hàng này có 3 mặt hàng xe máy có khả năng sinh lời cao nhất là: xe Deahan nova 110, xe Deahan Super, xe Halley với tỷ lệ SDĐP tương ứng là 30,13%, 29,36%, 26,69% vượt xa các mặt hàng còn lại. Như vậy, tuy mặt hàng xe máy Halley tuy có lợi nhuận âm nhưng đây lại là mặt hàng có khả năng sinh lời khá cao trong nhóm hàng. Công ty cần phải chú trọng kiểm tra tìm hiểu nguyên nhân lý do vì sao trong quý này mặt hàng xe Halley kinh doanh bị lỗ? Do số lượng tiêu thụ thấp, do chi phí phát sinh nhiều….để thiết lập lại quá trình tổ chức kinh doanh của mặt hàng này để khai thác được tối đa tiềm năng của mặt hàng. BẢNG BIỂU CÁC TRANG TRỐNG BẢNG TRANG 35 Bảng 9. BẢNG KÊ HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Quý I/2007 Nhóm hàng: xe máy. Mã hàng: XEMAY Văn phòng công ty. Đvt: đồng Chứng từ Tên KH Mặt hàng Mã hh ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số ngày 001- T 06/03 Cty TNHH Hoàn phước Deahan Super SIIHC0 Chiếc 2 12.500.000 37.500.000 002- T 14/03 Cty TNHH Mỹ Hưng Deahan Smart SMHK0 Chiếc 2 26.500.000 53.000.000 003- T 17/03 TT KD XNK hàng điện máy Deahan Super SIIHC0 Chiếc 1 12.500.000 12.500.000 Tổng 5 103.000.000 BẢNG TRANG 56 Bảng 19. SỔ THEO DÕI CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Mặt hàng: Xe Deahan Smart Mã hàng: SMHK0 Quý I/2007 Giá vốn đơn vị: 20.500.000 đ Chứng từ Diễn giải Tk số lượng Thành tiền ( đ ) Số Ngày Nợ Có Bán trả lại 65134 01/01 Bán cho cty TNHH Mỹ Hưng 632 156 14 287.000.000 65162 01/01 Bán cho cty TNHH Bắc Sơn 632 156 5 102.500.000 65163 01/01 Bán lẻ 632 156 1 20.500.000 …………………………. 041-T 09/03 Cty TNHH Mỹ Hưng trả lại xe 156 632 2 ( 41.000.000 ) 84372 09/03 Bán cho DNTN Nam Hải 632 156 37 758.000.000 …………………………… Tổng 148 2 2.993.000.000 BẢNG TRANG 57 Bảng 20. SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 STT Mặt hàng Mã HH Số lượng Thành tiền Bán Trả lại Tiêu thụ 1 Xe Deahan Smart SMHK0 148 2 146 2.993.000.000 2 Xe Deahan Super SIIHCO 292 3 289 2.066.350.000 3 Xe Deahan Noval 110 NO-110 118 0 118 1.003.000.000 4 Xe Sunny SU0 89 0 89 1.566.400.000 5 Xe Antic 125 HL0 57 0 57 359.600.000 6 Xe Union 150 U100 38 0 38 491.340.000 Tổng 742 5 737 8.479.690.000  BẢNG TRANG 60 Bảng 21. SỔ THEO DÕI CHI TIẾT DOANH THU Mặt hàng: Xe Deahan Smart Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 Chứng từ Diễn giải TK Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Số Ngày Nợ Có SL (chiếc) ĐG (Trđ) TT ( Trđ ) CKTM (Trđ) GGHB (Trđ) HBBTL …. Tổng ( Trđ ) SL TT 6835 01/01 Bán cho cty TNHH Mỹ Hưng 131 511 14 25,5 357 6838 01/01 Bán cho cty TNHH Bắc Sơn 131 511 5 25,5 127,5 6847 01/01 Bán lẻ 111 511 1 25,5 25,5 ……………… 041-T 09/03 Cty TNHH Mỹ Hưng trả lại xe 531 131 2 51 51 84372 09/03 Bán cho DNTN Nam Hải 37 25,5 943,5 00892 10/03 Cho DNTN Nam Hải hưởng CKTM 521 131 1,887 1,887 ………………. Cộng SPS 148 3.774 2 51 76,593 Doanh thu thuần ( Trđ ) 3.646,407 BẢNG TRANG 61 Bảng 22. SỔ TỔNG HỢP DOANH THU Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 STT Mặt hàng Mã HH Doanh thu (đ ) Các khoản giảm trừ (đ ) Doanh thu thuần (đ ) 1 Xe Deahan Smart SMHK0 3.723.000.000 76.593.000 3.646.407.000 2 Xe Deahan Super SIIHCO 3.612.500.000 87.395.437 3.525.104.563 3 Xe Deaha Noval 110 NO-110 1.581.200.000 69.344.050 1.511.855.950 4 Xe Sunny SU0 2.047.000.000 101.638.471 1.945.361.529 5 Xe Antic 125 HL0 513.000.000 0 513.000.000 6 Xe Union 150 U100 532.000.000 0 532.000.000 Tổng 12.008.700.000 334.970.958 11.673.729.040 BẢNG TRANG 62 Bảng 23. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng 6411 6412 6413 6414 6415 6416 6418 05 E/D1 2/1/07 V/C xe Daehan Smart 111 8.450.000 8.450.000 280.E1 5/1/07 CP quảng cáo 112 28.750.000 28.750.000 06 E/D1 12/01/07 V/C xe Nova 111 13.956.000 13.956.000 6384.L 25/01/07 Lương phải trả 334 38.532.914 38.532.914 ………… Tổng 1.906.861.473 BẢNG TRANG 63 Bảng 24. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Văn phòng công ty Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6428 0836.Q 3/1/07 Tiếp khách 111 2.805.000 2.805.000 00446.E 10/1/07 Mua dụng cụ 111 10.037.500 10.037.500 5349 18/1/07 Trả tiền điện thoại 111 9.438.250 9.438.250 6385.L 25/1/07 Lương 334 46.934.199 46.934.199 ………. Tổng 1.537.798.294 BẢNG TRANG 64 Bảng 25. KẾT QUẢ TIÊU THỤ Văn phòng công ty Nhóm hàng: Xe máy Quý I/ 2007 ( Tiêu thức phân bổ chi phí là số lượng tiêu thụ ) Stt Hàng hoá Tổng DT CKGTDT DT Thuần GVHB CPBH CPQLDN Lợi nhuận 1 Xe Deahan Smart 3.723.000.000 76.593.000 3.646.407.000 2.993.000.000 377.750.034 168.199.798 + 107.457.168 2 Xe Deahan Super 3.612.500.000 87.395.437 3.525.104.563 2.066.350.000 747.738.081 332.943.436 +378.073.046 3 Xe Deaha Noval 110 1.581.200.000 69.344.050 1.511.855.950 1.003.000.000 230.270.281 102.532.754 + 76.050.915 4 Xe Sunny 2.047.000.000 101.638.471 1.945.361.529 1.566.400.000 305.304.822 135.942.303 - 62.285.596 5 Xe Halley 513.000.000 0 513.000.000 359.600.000 147.477.753 65.667.045 - 59.744.798 6 Xe Union 150 532.000.000 0 532.000.000 491.340.000 98.318502 43.778.029 - 101.436.531 Tổng 12.008.700.000 334.970.958 11.673.729.040 8.479.690.000 1.906.861 849.063.365 + 438.114.204 BẢNG TRANG 68 Bảng 27. BẢNG DỰ TOÁN TIÊU THỤ Năm 2007 Nhóm hàng: Xe máy Mã hàng: XEMAY Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm Số lượng tiêu thụ ( Chiếc ) 705 515 590 670 2.480 Tổng doanh thu ( đ ) 11.385.000.000 8.267.000.000 9.619.000.000 10.950.000.000 40.221.000.000 Tiền thuế VAT ( đ ) 1.138.500.000 826.700.000 961.900.000 1.095.000.000 4.022.100.000 Tổng thanh toán ( 4 = 2 + 3 ) ( đ ) 12.523.500.000 9.093.700.000 10.580.900.000 12.045.000.000 44.243.100.000 Thanh toán tiền ngay ( 90% ) ( đ ) 11.271.150.000 8.184.330.000 9.522.810.000 10.840.500.000 35.394.480.000 Thu nợ kỳ trước ( đ ) 1.869.550.000 1.252.350.000 909.370.000 1.058.090.000 1.204.500.000 Tổng số tiền thu được ( 7 = 5 + 6 ) ( đ ) 13.140.700.000 9.436.680 10.432.180 11.898.590.000 36.598.980.000 BẢNG TRANG 76 Bảng 32. BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Nhóm hàng: Xe máy Quý I/2007 Đvt: đ Khách Hàng Mặt hàng Deahan Smart Daehan Super Deahan Nova110F Sunny Halley Union 150 Tổng Tỷ trọng I = (H/ H) x 100% (A) ( B ) ( C ) ( D ) ( E ) ( F ) ( G ) ( H ) ( I ) Cty TNHH Mỹ Hưng 1.275.000.000 1.250.000.000 402.000.000 230.000.000 90.000.000 0 2.526.532.000 21,04 DNTN Bắc Sơn 1127.500.000 375.000.000 625.000.000 0 0 14.000.000 1.763.500.000 14,71 Cty TNHHHoàn Phước 1.275.000.000 1.125.000.000 268.000.000 345.000.000 99.000.000 70.000.000 3527.000.000 29,37 …………… ……………. ………. ………. ………… ………… ………. ……… ………. 9. Tổng 3.723.000 3.612.500 1.581.200 2.074.000 513.000 532.000 12.008.700 100% 10. Tỷ trọng 10 = (9/ 9) x 100% 31 30,08 13,07 17,16 4,27 4,42 100% BẢNG TRANG 77 Bảng 33. BÁO CÁO KẾT QUẢ TIÊU THỤ THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Nhóm hàng: xe máy Quý I/2007 Nhóm hàng Chỉ tiêu Deahan Smart Daehan Super Deahan Nova110F Sunny Halley Union 150 Tổng 1. Doanh thu thuần 3.646.407.000 3.525.104.563 1.511.855.950 1.945.361.529 513.000.000 532.000.000 11.673.729.040 2. Tổng Biến phí - Biến phí giá vốn - Biến phí BH - Biến phí QLDN 3.101.152.884 2.490.117.922 1.040.475.731 1.619.684.931 376.084.740 498.666.551 9.141.991.959 2.993.000.000 2.066.350.000 1.003.000.000 1.566.400.000 359.600.000 491.340.000 8.479.690.000 74.832.436 293.210.727 36.868.561 36.868.561 11.406.013 5.069.339 458.255.637 33.320.448 130.557.195 16.416.370 16.416.370 5.078.727 2.257.212 204.046.322 3. Số dư đảm phí ( 3 = 1 – 2 ) 545.254.116 1.034.986.641 455.571.019 325.676.598 136.915.260 33.306.449 2.531.737.081 4. Tổng Định phí - Định phí BH - Định phí QLDN 437.797.196 656.913.595 279.570.104 387.962.194 196.660.058 134.769.980 2.093.672.879 302.917.598 454.527.354 193.403.720 268.436.261 136.071.740 93.249.163 1.448.605.836 134.879.350 202.386.241 86.166.384 119.525.933 60.588.318 41.520.817 645.067.043 5. Lợi nhuận ( 5 = 3 – 4) + 107.457.168 +378.073.046 + 176.050.915 - 62.285.596 - 59.744.798 - 101.436.531 + 438.114.204 BẢNG TRANG 80 Bảng 34. BẢNG PHÂN TÍCH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TIÊU THỤ Nhóm hàng: Xe máy Văn phòng công ty Quý I/ 2007 Mặt hàng Doanh thu tiêu thụ So sánh Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tiêu thụ (6 = ( 3/2) x 100%) KH (1000đ) TT (1000đ) Chênh lệch (4 = 3 –2 ) Tỷ lệ (5=(4/2)x100%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) Xe Deahan Smart 3.315.000 3.723.000 + 408.000 + 12,31 112,31 Xe Deahan Super 3.125.000 3.612.500 + 487.000 + 15,6 115,6 Xe Deaha Noval 110 1.340.000 1.581.200 + 241.200 + 18 118 Xe Sunny 2.185.000 2074.000 - 111.000 - 5,08 94,92 Xe Halley 720.000 513.000 - 207.000 - 28,75 71,25 Xe Union 150 700.000 532.000 - 168.000 - 24 76 Tổng 11.385.000 12.008.700 + 623.700 + 5.48 105,48 BẢNG TRANG 81 Bảng 35. BẢNG PHÂN TÍCH THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Nhóm hàng: Xe máy Quý I/ 2007 Nhóm hàng Khoản mục Doanh thu thuần ( đ ) Tổng Biến phí ( đ ) Số dư đảm phí ( 6 = 2 – 3 – 4 – 5 ) ( đ ) Tỷ lệ số dư đảm phí ( 7 = (6 / 2) x 100%) Giá vốn BH QLDN (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Xe Deahan Smart 3.646.407.000 2.993.000.000 74.832.436 33.320.448 545.254.116 14,95 Xe Deahan Super 3.525.104.563 2.066.350.000 293.210.727 130.557.195 1.034.986.641 29,36 Xe Deahan Noval 110 1.511.855.950 1.003.000.000 36.868.561 16.416.370 455.571.019 30,13 Xe Sunny 1.945.361.529 1.566.400.000 36.868.561 16.416.370 325.676.598 16,74 Xe Halley 513.000.000 359.600.000 11.406.013 5.078.727 136.915.260 26,69 Xe Union 150 532.000.000 491.340.000 5.069.339 2.257.212 33.306.449 6,26 Tổng 11.673.729.040 8.479.690.000 458.255.637 204.046.322 2.531.737.081 21,69 BẢNG TRANG 37 Bảng 11. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Nhóm hàng: Xe máy Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng ( đ ) Nhân viên K.hao TSCĐ Vận chuyển Quảng cáo Dvụ mua ngoài VPP Khác 05 E/D1 2/1/07 V/C xe Daehan Smart 111 8.450.000 8.450.000 280.E1 5/1/07 CP quảng cáo 112 28.750.000 28.750.000 06 E/D1 12/01/07 V/C xe Nova 111 13.956.000 13.956.000 6384.L 25/01/07 Lương phải trả 334 38.532.914 38.532.914 …….. Tổng 1.906.861.473 BẢNG TRANG 38 Bảng12. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Văn phòng công ty Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng Nhân viên K.hao TSCĐ Công tác phí Tiếp khách Dvụ mua ngoài VPP Khác 0836.Q 3/1/07 Tiếp khách 111 2.805.000 2.805.000 00446.E 10/1/07 Mua dụng cụ 111 10.037.500 10.037.500 5349 18/1/07 Trả tiền điện thoại 111 9.438.250 9.438.250 6385.L 25/1/07 Lương 334 46.934.199 46.934.199 ………. Tổng 1.537.798.294 BẢNG TRANG 40 Bảng 13. BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Quý I/2007 Nhóm hàng: Xe máy chỉ tiêu Mặt hàng Deahan Smart Daehan Super Deahan Nova110F Sunny Halley Union 150 Tổng 1. Số lượng tiêu thụ ( chiếc ) 146 289 118 89 57 38 737 2. Đơn giá bán ( đ ) 25.500.000 12.500.000 13.400.000 23.000.000 9.000.000 14.000.000 3. Doanh thu ( đ ) 3.723.000.000 3.612.500.000 1.581.200.000 2.074.000.000 513.000.000 532.000.000 12.008.700.000  BẢNG TRANG 44 Bảng 16. KẾ HOẠCH TIÊU THỤ NĂM 2007 Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 Chỉ tiêu Deahan Smart Deahan Super Deahan Nova 110 Sunny Halley Union 150 Tổng DT SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) ( Trđ ) Q.1 130 3315 250 3125 100 1340 95 2185 80 720 50 700 705 11.385 Q.2 110 2550 190 2375 80 1072 70 1610 50 450 15 210 515 8267 Q.3 140 3570 200 2500 90 1026 70 1610 70 630 20 280 590 9619 Q.4 150 3825 210 2625 100 1340 80 1840 100 900 30 420 670 10.950 Cả năm 530 13.260 850 10.625 370 4778 315 7.245 300 2.700 115 1.610 2480 40.221 ._.