Kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu ở Công ty tuyển than cửa ông

cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang chế độ quản lý mới: quản lý hạch toán độc lập, tuy nhiên trong quá trình chuyển đổi cơ chế bên cạnh những thuận lợi các doanh nghiệp cũng gặp không ít những khó khăn. Cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp đã đi sâu vào tiềm thức của mỗi con người trong đại đa số các doanh nghiệp. Đi đôi với việc chuyển đổi cơ chế hàng loạt các chính sách chế độ thể lệ tài chính, kế toán mới ra đời để phù hợp với tình hình mới. Đối với mỗi doanh nghiệp trong quá trình sản xúât kinh doanh nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất. Chính vì vậy việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm là biện pháp hạ giá thành sản phẩm tối ưu. Muốn vậy phải tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu từ quá trình thu mua, vận chuyển liên quan đến việc dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là lợi nhuận để thúc đẩy được sản xuất kinh doanh mỗi CBCNVC của doanh nghiệp nhất là các bộ phận quản lý kinh tế nói chung và cán bộ kế toán nói riêng, cần phải được trang bị những kiến thức cơ bản, có tính chất tổng quát về quản lý kinh tế của doanh nghiệp đó là việc làm thực sự cần thiết để từ đó áp dụng vào thực tế nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , đưa doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Là một sinh viên trường cao đẳng Kinh Tế kĩ Thuật Thương Mại, sau một thời gian học tập tại trường được thầy cô trang bị những kiến thức cơ bản. Qua tìm hiểu thực tế quản lý trong cơ chế thị trường hiện nay kết hợp với thời gian thực tập tại công ty. Bản thân em đi sâu về tìm hiểu công tác kế toán tại công ty và nay em xin viết về chuyên đề “ kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu ở công ty Tuyển than cửa ông “. Nội dung chuyên đề gồm: Phần I: Lý luận chung kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu Phần II: Thực trạng và tổ chức công tác kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty Tuyển than Cửa Ông. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán Do thời gian thực tập ngắn và nhận thức của bản thân còn hạn chế vì vậy chuyên đề này không thể tránh được những khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô giáo và cô chú trong phòng kế toán Công ty để chuyên đề hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Ngọc Giản và các cô chú phòng kế toán đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Phần 1 Lý luận chung về kế toán NHậP XUấT Và BảO QUảN NGUYêN VậT LIệU TRONG CáC DOANH NGHIệP 1. Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Khái niệm vật liệu: Vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình thái vật chất. Là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên sản phẩm. Đặc điểm vật liệu là một tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Vật liệu tham gia vào quá trình đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, để bắt đầu hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại trong mỗi quá trình sản xuất. Vật liệu không ngừng chuyển hoá biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. Về mặt hiện vật nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nguyên vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong chu kỳ đó. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy có thể nói vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định cả về số lượng và chất lượng sản phẩm. Vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại với chi phí thấp luôn là mục tiêu của các doanh nghiệp. 2. yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu. Từ khâu thu mua bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng. - ở khâu thu mua: Vật liệu thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp phải tiến hành thu mua vật liệu, để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu khác của doanh nghiệp. Do đó ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và cả tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - ở khâu dự trữ :Việc quản lý tồn kho dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp dự trữ hợp lý đúng mức sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong sản xuất. Doanh nghiệp phải lập định mức dự trữ phù hợp với quy mô sản xuất. Nếu lập trên định mức tối đa trong khi đó có những nguyên vật liệu không sử dụng đến gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Nếu lập dưới định mức tối thiểu thì khi nhu cầu sản xuất cần không đáp ứng được. Để xác định được định mức nguyên vật liệu phù hợp cần căn cứ vào: +Quy mô sản xuất và đặc điểm của doanh nghiệp. +Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường về loại nguyên vật liệu đó. +Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp. - ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu mua về thường chưa đưa vào sản xuất ngay mà còn qua kho bãi vì vậy doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi. Thực hiện đúng chế độ bảo quản để tránh mất mát hư hỏng đảm bảo an toàn giữ được chất lượng hàng hoá. - ở khâu sử dụng:Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy ở khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3. phân loại và đánh giá nguyên vật liệu a. Phân loại nguyên vật liệu - Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng các loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụng có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính năng lý hoá khác nhau. Bởi vậy để quản lý được vật liệu, đảm bảo có đủ vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất đòi hỏi phải nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu. Mặt khác tổ chức phân loại nguyên vật liệu còn có ý nghĩa rất lớn đối với công tác kế toán vật liệu trong việc vận dụng các tài khoản, lựa chọn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu hợp lý. Đồng thời giúp cho người quản lý doanh nghiệp nhận biết được nội dung kinh tế, vai trò chức năng của từng nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại nguyên vật liệu. *Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau : - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính khác nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là sắt thép… doanh nghiệp sản xuất đường nguyên liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đường, nha, bột… có thể sản phẩm của các doanh nghiệp này là nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác. Đối với thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính. Ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi để dệt vải. - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ được hoạt dộng bình thương như : Thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, rẻ lau, xà phòng… - Nhiên liệu : là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho hoạt động của các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như : Xăng, dầu, than, củi, khí gas… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( công cụ, khí cụ, vật kết cấu ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho công tác xây dựng cơ bản. - Phụ tùng thay thế :là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… - Phế liệu: là vật liệu được loại ra từ nguyên liệu dùng cho sản xuất, nó đã mất hoàn toàn hoặc một phần giá trị sử dụng ban đầu như phôi bào, vải vụn, sắt phế liệu. - Vật liệu khác:bao gồm các loại vật liệu còn lại, ngoài các thứ chưa kể trên như:bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng. Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. *Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng. Nguyên vật liệu tự chế : Do doanh nghiệp tự sản xuất Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định giá trị vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. *Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: +Nguyên vật liệu dùng trực tiếp sản xuất chế tạo sản phẩm +Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: +Nhượng bán +Đem góp vốn liên doanh +Đem biếu tặng b. Đánh giá nguyên vật liệu Xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập *Nhập do mua ngoài - Trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua các loại thuế không được hoàn lại, phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ giá mua là giá chưa có thuế GTGT.Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc sử dụng cho các hoạt động phúc lợi, các dự án, thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán) - Nhập do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến + các chi vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá hội đồng liên doanh thoả thuận + các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận. Nhập vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận + các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý + chi phí khác phát sinh. - Phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: Vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kĩ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. *Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những đơn vị có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. - Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức. Trị giá vốn TT Số lượng VL Đơn giá bình quân VL xuất kho = xuất kho x gia quyền Trị giá TTVL Trị giá vốn TTVL tồn đầu kì + nhập trong kì Đơn giá bình quân =--------------------------------------------------------------- Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu kì nhập trong kì - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất = đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau thì xuất trước, lấy đơn giá xuất = đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. *Các phương pháp khác: Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho qui định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phương pháp tính trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Trị giá vốn = Số lượng VL x Đơn giá TT TTVL xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ - Phương pháp tính theo giá hạch toán: Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Trị giá vốn TT = Trị giá hạch toán x Hệ số giá VL xuất kho vật liệu xuất kho vật liệu Trị giá vốn TT của VL + Trị giá vốn TT của VL tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá VL=------------------------------------------------------------------------ Trị giá hạch toán của + Trị giá Hạch toán VL tồn đầu kỳ VL nhập trong kỳ 4. nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu cả về kế hoạch lẫn thực tế, từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp. Mặt khác nó còn ảnh hưởng không nhỏ đến việc hạch toán giá thành. Xuất phát từ vị trí, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Nhà nước đã xác nhận nhiệm vụ của kế toán vật liệu đối với các doanh nghiệp như sau: Tổ chức ghi chép đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn giá trị vốn thực tế của vật tư hàng hoá nhập, xuất kho, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ thẻ kế toán chi tiết đúng chế độ đúng phương pháp qui định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích các hoạt động kinh doanh. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý thống nhất và theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 5.tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu a. Chứng từ sử dụng. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho hàng của doanh nghiệp. Theo quy định của bộ tài chính, một số chứng từ được sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Thẻ kho Biên bản kiểm kê sản phẩm hàng hoá Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT theo hướng dẫn của cơ quan thuế Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chứng từ sau: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Đối với các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, các cá nhân có liên quan. b. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quanđến đối tượng cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Thẻ kho Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế nhập xuất và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh gọn kịp thời. c. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện thông qua một hệ thống chứng từ kế toán về việc nhập xuất tồn kho vật liệu. Sự liên kết chặt chẽ giữa thủ kho và nhân viên kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nguyên vật liệu được dễ dàng . Tuỳ từng doanh nghiệp có thể áp dụng một trong những phương pháp hạch toán sau: * Phương pháp thẻ song song * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Phương pháp sổ số dư Trình tự hạch toán: Thủ kho: Dù theo phương pháp nào thì thủ kho cũng sử dụng bộ thẻ kho lập cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá. Hàng ngày khi nhận, chứng từ nhập xuất thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi thực hiện nghiệp vụnhập xuất. Ghi sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ. Thủ kho sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho các chỉ tiêu số lượng nhập, xuất. Cuối ngàyghi tính ra số tồn kho. Định kỳ thủ kho bàn giao chứng từ cho kế toán vật tư có ký nhận vào biên bản giao nhận chứng từ kế toán: * Phương pháp thẻ song song - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. - ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán nhận được chứng từ do thủ kho bàn giao, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ. Sử dụng các chứng từ để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư ( cả số lượng và giá trị ) theo từng danh điểm đến cuối tháng kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu. Với cách kiểm tra đối chiếu như trên phương pháp thẻ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, dễ phát hiện ra những sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số lượng và giá trị của chúng. Tuy nhiên có nhược điểm là ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng công việc ghi chép lớn chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày thì công việc khối lượng công việc sẽ rất lớn gây ảnh hưởng đến tiến độ ghi sổ và lập báo cáo lúc cuối kỳ. Sơ đồ kế toán chi tiếtvật tư hàng hoá, theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu xuất Phiếu nhập kho thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê n-x-t Sổ kế toán Tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình NXT vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. - Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho, dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho định kỳ chuyển lên sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ còn trùng lặp ( ở phòng kế toán còn theo dõi cả về chi tiết giá trị và số lượng ) và công tác kế toán dồn vào cuối tháng. Việc kiểm tra đối chiếu giữa phòng kế toán và kho chỉ tiến hành được vào cuối tháng trong tháng kế toán không ghi sổ. thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu Luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng * Phương pháp sổ số dư : - Tại kho : giống như phương pháp trên định kỳ sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho phát sinh từng vật liệu qui định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất vật liệu. - Tại phòng kế toán mở sổ số dư theo từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ, nhóm vật liệu theo chi tiết số lượng và giá trị kế toán căn cứ vào chứng từ nhập xuất lập bảng kê nhập bảng kê xuất ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng, trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Các bảng kê nhập, xuất bảng kê luỹ kế nhập, xuất được lập theo nhóm vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, nhóm loại vật liệu kế toán không thể nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao Nhận Chứng từ Bảng kê Nhập xuất Tồn Bảng luỹ Kế nhập Bảng luỹ Kế xuất Sổ kế toán Tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 6. tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Theo qui định hiện hành, nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể tiến hành theo hai phương pháp sau: kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. a.Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư, hàng hoá…trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Như vậy việc xác định giá trị thực tế vật liệu dùng được căn cứ vào các tài khoản và các sổ kế toán. Ưu điểm của phương pháp này là có thể cho ta những thông tin về tình hình nhập- xuất- tồn kho trên sổ sách của các loại vật liệu tại mọi thời điểm của kỳ kế toán. Phương pháp này được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. * Tài khoản sử dụng: TK 152 “Nguyên vật liệu” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu, nguyên liệu của doanh nghiệp theo giá trị thực tế. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, 3 để kế toán chi tiết từng loại nhóm nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 151 “ hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này phản ánh trị giá các loại vật liệu, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán trong trường hợp hàng mua đang đi trên đường hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa lam thủ tục kiểm nghiệm nhập kho. TK 331 “phải trả cho người bán” Dùng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật liệu hàng hoá lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết.Tài khoản này được mở để theo dõi chi tiết từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận. TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này phản ánh số thuế GTGT đầu vào và được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ chỉ có những doanh nghiệp có sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ đó. Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, 112, 141, 154, 222, 241, 621, 622…. * Các trường hợp tăng vật liệu. Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn về cùng( với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 141… : Tổng giá thanh toán Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua(nếu có) ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 152: Số chiết khấu mua hàng,giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không thuế. Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ Trường hợp hàng thừa so với hoáđơn : Nếu nhập kho toàn bộ kế toán ghi Nợ TK 152: Trị giá toàn bộ số hàng( giá không thuế ) Nợ TK 133: Thuế VAT tính theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 3381 Có TK 152 trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( giá chưa thuế ) Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381 Có TK 721 Trị giá hàng thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa thuế VAT ) Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ phán ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu Nợ TK 133: Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Khi xử lý : Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu : Nợ TK 152 Có TK 1381 Trị giá hàng thiếu Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 133: Thuế VAT không được khấu trừ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ 1388, 334: Cá nhân phải bồi thường Có TK 133: Thuế VAT không được khấu trừ Có TK 1381: Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821 Có TK 1381 Xử lý số thiếu Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 Có TK 1331: thuế VAT không được khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá. Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 Có TK 331 S ang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: trị giá hàng mua theo hoá đơn Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141… Sang tháng sau khi, khi hàng về, ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152 Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất Các trường hợp tăng vật liệu khác Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng… Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 3388: Vay giữ tạm thời Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 311: Vay vật liệu quy thành tiền Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627,641,642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB * Các trường hợp giảm nguyên vật liệu. Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621: Xuất chế tạo sản phẩm Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152: giá thực tế vật liệu xuất dùng Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc có ) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất Xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 1388, 1368 Có TK 152 Giảm do các nguyên nhân khác Nợ TK 632: Nhượng bán Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm b. Phương pháp kiểm kê định k._.ỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở số liệu hàng tồn kho. Việc xác định giá tri vật liệu tồn kho đầu kỳ mua (nhập) trong kỳ và xác định kết quả kiểm kê để tính.Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, cho các nhu cầu khác nhau… Phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ có một loại sản phẩm hoặc có nhiều loại sản phẩm nhưng giá trị không cao * Tài khoản sử dụng: Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ mọi biến động về nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu không theo dõi, phản ánh trên TK 152mà giá trị của nguyên vật liệu nhập xuất trong kỳ được phản ánh trên một TK kế toán riêng, TK 611 “Mua hàng”. TK 611 không có số dư và được mở thành hai tài khoản cấp 2 TK 6111: Mua nguyên vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá Các TK 151,152 chỉ được dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳvà cuối kỳ của TK 611 * Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đầu kỳ căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước kết chuyển sang TK 611 Nợ TK 611: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Nguyên vật liệu đang đi đường Trong kỳ mua nguyên vật liệu nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT phiếu nhập kho biên bản kiểm nhận kế toán ghi: Nợ TK 611: giá mua (không thuế ) Nợ TK 133: VAT đầu vào Có TK 111, 112, 331… Số phải trả Khi thanh toán tiền rước hạn được hưởng chiết khấu thanh toán Nợ TK 331, 111 Có TK 515 Chiết khấu thanh toán Nguyên vật liệu nhập khẩu căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan kế toán ghi: Nợ TK 611: Giá mua + Thuế Nhập khẩu Có TK 331: Số phải trả người bán Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp Phản ánh thuế GTGT của nguyên vật liệu nhập khẩu Nợ TK 1331 Thuế GTGT Có TK 3331 ( Tính trên giá mua + Thuế nhập khẩu) Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 611 Có TK 411 Trị giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê Nợ TK 611 Có TK 3381 Trị giá nguyên vật liệu thừa Xử lý Nợ TK 3381 Có TK 632, 711 Xử lý nguyên vật liệu thừa Nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê Nợ TK 1381, 1388, 334, 632 Có TK 611 Trị giá nguyên vật liệu thiếu Cuối kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho theo từng loại Nợ TK 152: Nguyên vật liệu thực tế tồn kho Nợ TK 151: Nguyên vật liệu đang đi đường Có TK 611: Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (Nguyên vật liệu xuất kho) được xác định bằng công thức Trị giá Trị giá vật Trị giá vật Trị giá vật Vật liệu = liệu tồn + liệu nhập - liệu tồn Xuất dùng Đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng kế toán ghi Nợ TK 621, 627, 641, 642 Trị giá thực tế vật Có TK 611 liệu xuất dùng trong kỳ * Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nguyên vật liệu mua ngoài căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 111,112,331 Giá mua nguyên vật liệu cả thuế Các khoản giảm giá nguyên vật liệu hay trị giá nguyên vật liệu trả lại cho bên bán kế toán ghi: Nợ TK 331, 112, 111 Có TK 611 Trị giá nguyên vật liệu cả thuế Các nghiệp vụ khác phát sinh ở đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ được hạch toán tương tự như trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 7. Sổ kế toán nguyên vật liệu Để theo dõi hoạt động cũng như phương pháp thực hiện nhập xuất tồn trong doanh nghiệp kế toán có thể sử dụng các hình thức sổ kế toán như sau: Đối với hình thức kế toán nhật ký sổ cái kế toán sử dụng các loại sổ : Nhật ký sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết các TK 152, 331. Đối với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kế toán sử dụng sổ cái các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ kế toán chi tiết. Đối với hình thức kế toán nhật ký chung: kế toán sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, các sổ cái, các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. Đối với hình thức kế toán nhật ký chứng từ : kế toán sử dụng gồm các sổ nhật ký chứng từ, sổ các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, các bảng phân bổ nguyên vật liệu. 8.tình hình bảo quản nguyên vật liệu * Phân tình hình quản lý quá trình mua nguyên vật liệu: trong sản xuất kinh doanh, việc xác định khối lượng nguyên vật liệu mua vào nhiều hay ít ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm. Do đó trước hết để có đánh giá hợp lý thường tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có phù hợp với nhu cầu quản lý hay không. Việc xác định nhu cầu này được tính toán cho từng loại nguyên vật liệu mua vào giữa thực tế với kế hoạch. Kết quả so sánh có thể xay ra một trong ba trường hợp: > 0 : Nguyên vật liệu còn tồn kho. Nếu quá lớn dẫn đến ứ đọng vốn = 0 : Mua vào vừa đủ cho sản xuất < 0 : Thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất điều này sẽ dẫn đến tình trạng ngừng sản xuất Do việc sử dụng nguyên vật liệu nhiều hay ít phụ thuộc vào kết quả sản xuất nên cần so sánh trong mối quan hệ với sản xuất về khối lượng sản phẩm. Cụ thể: so sánh khối lượng vật liệu vật liệu cung cấp kế hoạch, điều chỉnh số lượng sản phẩm sản xuất ra. Khối lượng vật liệu cung cấp bao gồm vật liệu tồn kho đầu kỳ và khối lượng vật liệu nhập vào trong kỳ. Khi phân tích cần chú ý đến tính đồng bộ trong việc cung cấp các loại nguyên vật liệu và tính kịp thời của vật liệu được cung cấp. Ngoài ra phân tích mức độ đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất không thể đánh giá kế hoạch cung cấp từng thứ nguyên vật liệu. Để phân tích sử dụng chỉ tiêu số ngày còn lại đủ vật liệu cho sản xuất. Vc Nđ =-------- Mt Trong đó: Vc: là số lượng nguyên vật liệu hiện có Mt: Mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân một ngày Bằng cách so sánh khoảng cách giữa hai lần cung cấp cách nhau với số ngày còn đủ nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ xác định và đánh giá được ảnh hưởng của việc cung cấp nguyên vật liệu đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn trong doanh nghiệp . *Phân tích tình hình bảo quản và vận chuyển nguyên vật liệu: Việc bảo quản và vận chuyển nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến chi phí nguyên vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Nếu bảo quản và vận chuyển tốt, nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đảm bảo về chất lượng, không để hiện tượng hao hụt quá mức xảy ra ảnh hưởng đến lao động xã hội và chi phí nguyên vật liệu của đơn vị để phân tích người ta tiến hành so sánh tỷ lệ hao hụt giữa thực tế với kế hoạch đồng thời xác định nguyên nhân dẫn đến chêch lệch. Phần 2: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty tuyển than cửa ông A.đặc điểm tình hình chung của công ty tuyển than cửa ông. - Tên gọi: Công ty Tuyển Than Cửa Ông - Tên giao dịch: Công ty Tuyển Than Cửa Ông - Trụ sở chính: Phường Cửa Ông- Thị xã Cẩm Phả- Tỉnh Quảng Ninh - Số điện thoại: 033 865 043 FAX : 033 865 656 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông: Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, nằm ở khâu cuối cùng của dây chuyền sản xuất than vùng Cẩm Phả thuộc Tổng Công ty than Việt Nam. Công ty nằm ở trên đường Lý Thường Kiệt- Phường Cửa Ông- Thị xã Cẩm Phả- Tỉnh Quảng Ninh. Mặt bằng của Công ty nằm dọc theo quốc lộ 18A với tổng chiều dài 3km, phía đông giáp biển, phía tây giáp các mỏ than. Từ điều kiện địa hình trên Công Ty Tuyển Than Cửa Ông có nhiều thuận lợi trong việc sản xuất, chế biến kinh doanh than. Tiền thân của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là Nhà máy Tuyển than 1 được Công ty của Bỉ thiết kế và Thực dân Pháp xây dựng từ năm 1894 đến 1924 mới cơ bản hoàn thành và đưa vào sử dụng cơ cấu gồm 1 nhà máy Tuyển công suất sàng 250T/h, năng suất rửa 190tấn/h. Sau năm 1954 Miền Bắc được giải phóng, Thực dân Pháp rút đi nhân dân ta tiếp quản vùng mỏ. Từ những ngày đầu dưới sự lãnh đạo của Đảng và nhà nước giai cấp công nhân đứng lên làm chủ nhà máy. Công ty đã tập trung khôi phục, củng cố lại toàn bộ công trường, phân xưởng khắc phục mọi khó khăn tất cả cho sản xuất than vì Tổ Quốc. Đến ngày 20 / 8/1960 Công Ty Tuyển Than Cửa Ông chính thức được thành lập, nhận kế hoạch sản xuất than theo sự chỉ đạo của Công ty Than Hòn Gai. Công ty được củng cố và phát triển qua các giai đoạn: - Giai đoạn thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất ( 1961-1965 ) Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, Công ty đã tiến hành cải tạo lại thiết bị, công nghệ sản xuất, kết hợp đồng bộ giữa các khâu trong dây chuyền sản xuất. Công ty đào tạo lại đội ngũ công nhân kỹ thuật, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ quản lý. Hàng năm luôn hoàn thành kế hoạch. - Giai đoạn 1966-1972: trong thời gian này đế quốc Mỹ tiến hành bắn phá Miền Bắc, trực tiếp đánh bom vào vùng than Quảng Ninh, Công ty vừa sản xuất vừa sẵn sàng chiến đấu. Trong giai đoạn này sản xuất của Công ty giảm so với những năm trước. Bên cạnh đó có một số máy móc phải sơ tán, CBCN một phần ở lại nhà máy để sản xuất than, một số còn lại phải thường trực và chiến đấu bảo vệ Nhà Máy. - Giai đoạn 1973-1976: Hậu quả của chiến tranh quá nặng nề đối với Công ty. Cán bộ và công nhân Công ty phải tập trung hồi phục nhà máy, trang bị sắm và thay thế các thiết bị hư hỏng do bom đạn, sửa chữa để đưa dây chuyền vào sản xuất. Sau thời gian phục hồi Công ty đã đượcđưa vào hoạt động tốt. - Từ năm 1976-1980: Sau khi giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước, Công ty bước vào thực hiện 5 năm lần thứ hai. Năm 1980 Công ty nhận bàn gầo máy sàng tuyển than 2 do Ba Lan giúp ta. Xây dựng hệ thống bốc rót than HTC mua của Nhật Bản. Với công nghệ sàng tuyển tiên tiến bằng máy huyền phù và máy lắng cho Nhà máy 3,5 triệu tấn/ năm. - Giai đoạn 1980 đến nay Công Ty Tuyển Than Cửa Ông ngày càng phát triển nhất là những năm đổi mới, Công ty nhanh chóng đổi mới, củng cố lại thiết bị dây chuyền sản xuất, được đầu tư thêm dây chuyền công nghệ sản xuất than của Uc. Kết quả than sản xuất ra đạt chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường, sản xuất kinh doanh có lãi, cải thiện đời sống CBCNV. Đặc biệt năm 2000 Công ty được chủ tịch nước phong tặng danh hiệu anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới. Sự tăng trưởng của Công ty trong những năm gần đây được thể hiện qua bảng sau: STT Các chỉ tiêu ĐVT NĂM 2002 NĂM 2003 NĂM 2004 1 Doanh thu TRđ 1 460 027 1 801 682 2 428 505 2 Lợi nhuận trước thuế “ 13 821 22 001 73 106 3 Nộp ngân sách “ 10 902 14 256 32 447 4 Đầu tư XD mua sắm “ 54 762 78 369 118 301 5 Tổng quỹ lương “ 101 403 112 797 156 811 6 Tổng số lao động Người 4 676 4 716 4 779 7 Thu nhập bình quân 1000đ/ng/th 1 645 1 978 2 536 Qua bảng số liệu trên ta thấy sự phát triển của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông những năm gần đây rất nhanh, đóng góp vào sự phát triển không ngừng này phải kể đến công tác tổ chức nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu của Công ty. II. Chức năng nhiệm vụ mặt hàng sản xuất kinh doanh. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là một doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân với con dấu theo mẫu quy định hoạch toán độc lập trong tổng Công ty than Việt Nam. Do Tổng Công ty than cấp vốn theo quyết định số: 2607/QĐ-TCCB ngày 19 / 9/1996 của bộ trưởng bộ công nghiệp được mở tài khoản tại ngân hàng Công Thương Cẩm Phả. Tổng vốn kinh doanh tại ngày 31 / 12/2004 là 182.183.865.902đ Trong đó: Vốn cố định: 164.033.802.689đ Vốn lưu động: 18.150.063.213đ Tài sản của doanh nghiệp: 637.443.825.106đ Tổng số CBCNV tính đến ngày 31 / 12/2004 là 4.835 người 1. Chức năng Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là khâu cuối cùng trong dây truyền sản xuất than, đây là Công ty sản xuất và tiêu thụ than lớn nhất nước ta trong bể than Đông Bắc. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là doanh nghiệp nhà nước, là thành viên của tổng Công ty than Việt Nam có chức năng chủ yếu là chế biến sàng tuyển phân loại các loại than bốc rót tiêu thụ và kinh doanh các loại than thương phẩm. 2. Nhiệm vụ Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. Theo điều lệ nhiệm vụ chủ yếu của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là: sản xuất, kinh doanh các loại than thương phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. - Bảo toàn và phát triển vốn - Thực hiện các nhiệm vụ, nghĩa vụ đối với nhà nước - Thực hiện phân phối theo lao động chăm lo và không ngừng cải thiện đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá khoa học kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV. - Bảo vệ Công ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng. 3. Mặt hàng sản xuất kinh doanh: Công ty mua than từ các mỏ, Cọc sáu, Thống nhất, Đèo nai, Mông Dương, Cao sơn, Khe chàm, được vận chuyển bằng đường sắt. -Sàng tuyển, chế biến và tiêu thụ than xuất khẩu, nội địa. - Bốc rót than thương phẩm xuống các phương tiện lấy hàng tại cảng Cửa Ông. - Sửa chữa các phương tiện vận tải, chế tạo phụ tùng - Sản xuất Ôxy nitơ, gia công vật liệu xây dựng. - Xây dựng các công trình thuộc Công ty - Quản lý và khai thác cảng lẻ dịch vụ đường sắt và phục vụ du lịch, dịch vụ văn hoá thể thao. III. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Kết cấu sản xuất của Công ty Công Ty Tuyển Than Cửa Ông có nhiệm vụ sàng tuyển phân loại than, sản lượng tiêu thụ 2 triệu tấn / năm. Do đặc điểm sản xuất là hàng rời khối lượng lớn từ đặc điểm trên Công ty đã bố trí công nghệ hợp lý thành dây chuyền sản xuất than khép kín từ nguyên khai vào sàng đến thành phẩm nhập kho và tiêu thụ. Theo sơ đồ kết cấu ta nhận thấy phân xưởng trong dây chuyền sản xuất gồm: + Phân xưởng vận tải: Tổ chức kéo tất cả các loại than từ mỏ về Công ty bằng đầu máy TY. + Phân xưởng tuyển than 1: (Gọi là dây chuyền đen) + Phân xưởng tuyển than 2: (Gọi là dây chuyền vàng) Hai phân xưởng này có nhiệm vụ sàng rửa các loại, phân loại than ra thành từng loại từ đó nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ. + Phân xưởng kho bến 1: Có nhiệm vụ nhận than sach từ PX tuyển than1 đồng thời nhận than đã qua sàng từ các mỏ đưa về nhập kho. Sau đó xuất than tiêu thụ qua cảng bằng các cầu trục số 5 + 6 +7 +8 +9. + Phân xưởng kho bến 2: Có nhiệm vụ đón than thành phẩm từ PX tuyển than 2 nhập kho sau đó bốc rót tiêu thụ. Để các dây chuyền sản xuất làm việc tốt Công ty bố trí các PX phụ trợ phục vụ các PX trên, mỗi PX phù hợp đảm nhận các công việc theo nhiệm vụ của mình. + Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, đột xuất, bảo hành, trung tu, các thiết bị trong công nghệ sản xuất + Phân xưởng điện nước: Có nhiệm vụ cung cấp điện nước cho sàng rửa than, sửa chữa thiết bị của toàn Công ty. + Phân xưởng đầu máy tao xe: Có nhiệm vụ sửa chữa toa xe phục vụ kéo mỏ + Phân xưởng giám định(KCS): Làm nhiệm vụ giám sát, kiểm tra phân tích chất lượng sản phẩm từ khâu kéo mỏ đến khâu tiêu thụ. + Phân xưởng đường sắt: Có nhiệm vụ sửa chữa lắp mới, trung tu hệ thống đường sắt phục vụ kéo mỏ. - Ngoài ra còn có các PX phục vụ đời sống, dịch vụ, ô tô phục vụ chung cho toàn Công ty. Sơ đồ kết cấu sản xuất của Công ty PX đầu máy toa xe PX cơ khí PX đường sắt PX tuyển than 1 PX điện nước PX tuyển than 2 PX kho bến 1 PX giám định PX kho bến 2 PHÂN XƯởNG VậN TảI 2. Qui trình công nghệ SXKD của Công ty: Là đơn vị lớn trong dây chuyền sản xuất than vùng Cẩm Phả thuộc Tổng Công ty than Việt Nam. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông đang sử dụng công nghệ sản xuất than như sau: Dây chuyền công nghệ sản xuất than của Công ty được khép kín từ nguyên liệuđầu vào đến than thành phẩm đầu ra. Than nguyên khai từ các mỏ được vận chuyển bằng hệ thống đường sắt cung cấp cho 2 nhà máy sàng tuyển. Hai nhà sàng có nhiệm vụ sàng rửa các loại than sạch. Than sạch được vận chuyển bằng đường băng tải, bằng đường sắt ra cảng nhập vào kho thành phẩm. Tiêu thụ của Công ty dùng công nghệ chuyển tải than sạch bằng hệ thống băng tải rót xuống phương tiện bằng hệ thống cầu trục. Dây chuyền công nghệ này cho ta sản xuất và tiêu thụ than có năng suất cao, vừa sản xuất, vừa tiêu thụ. Dây chuyền sản xuất đồng bộ, quy trình sản xuất không bị ách tắc vì đã có các kho than dự trữ với khối lượng lớn từ than nguyên khai đầu vào đến than sạch đầu ra. Công ty luôn luôn duy trì sản xuất bình thường đảm bảo tiến độ kế hoạch sản xuất mà nhà nước giao cho. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: * Bộ máy quản lý của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới – Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hai cấp: - Cấp giám đốc - Cấp PX sản xuất Công ty có 1 giám đốc, 5 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng, 20 phòng ban chức năng và 17 phân xưởng trực thuộc. - Giám đốc Công ty: Do hội đồng quản trị Tổng Công ty than Việt Nam bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của giám đốc Tổng Công ty, Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước tổng Công ty, trước nhà nước về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và là người điều hành chung cho mọi việc của Công ty. - Phó giám đốc sản xuất: Giúp việc cho Giám đốc trong việc chỉ huy điều hành sản xuất toàn Công ty, trực tiếp chỉ đạo trung tâm điều hành sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công và uỷ quyền. - Phó Giám đốc công nghệ XDCB: Giúp việc cho Giám đốc Công ty trong việc đầu tư XDCB và lĩnh vực điều chỉnh thay đổi công nghệ sàng tuyển để tạo ra sản phẩm phù theo yêu cầu của thị trường. Trực tiếp chỉ đạo các phòng tuyển than, phòng XDCB. chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công uỷ quyền. - Phó Giám đốc cơ điện vật tư: Giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý bảo dưỡng sửa chữa các thiết bị cơ điện toàn Công ty, có trách nhiệm giám sát việc mua bán cấp phát vật tư phục vụ sản xuất, trực tiếp chỉ đạo phòng cơ điện, phòng vật tư chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công uỷ quyền. - Phó Giám đốc kỹ thuật vận tải: giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các công việc quản lý bảo dưỡng sửa chữa các thiết bị vận tải trong toàn Công ty. Trực tiếp chỉ đạo phòng vận tải, phòng môi trường, phòng an toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công uỷ quyền. - Phó giám đốc kinh tế đời sống: Giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán sản phẩm, phục vụ đời sống văn hoá Công ty. Trực tiếp phụ trách phòng kiểm toán, phòng lao động tiền lương, phòng kế hoạch, phòng y tế, phòng tiêu thụ, phòng vi tính chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công và uỷ quyền. - Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc quản lý chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tài chính của Công ty có quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. - Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ của Công ty có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc và các phó Giám đốc trong việc quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Các phân xưởng sản xuất gồm 17 phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm theo sự phân công và chỉ đạo của trung tâm chỉ huy sản xuất và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về sản phẩm mà phân xưởng sản xuất ra. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty IV. tổ chức công tác kế toán của Công ty: 1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Tổ chức công tác kế toán của Công ty không nằm ngoài việc thực hiện tốt chức năng của kế toán. Nhiệm vụ là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phù hợp với chính sách, chế độ hiện hành. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông có đội ngũ CBCNV kế toán lành nghề. Tổng số CBCNV phòng kế toán có 26 người trong đó: 1 trưởng phòng, 3 phó phòng và 22 nhân viên. - Kế toán trưởng: phụ trách chung và trực tiếp phụ trách đầu tư XDCB và phần tài chính đối ngoại. - 3 kế toán phó: + Một phó kế toán trưởng phụ trách kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ kế toán báo biểu kế toán và theo dõi các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ, trực tiếp làm kế toán tổng hợp Công ty, phụ trách tổ tổng hợp, tổ lương. + Một phó kế toán trưởng phụ trách tài chính chịu trách nhiệm về việc chỉ tiêu trong nội bộ Công ty, theo dõi công nợ nội bộ và đảm bảo đủ vốn sản xuất kinh doanh. + Một phó kế toán trưởng phụ trách thống kê và tổ kế toán vật liệu bố trí nhân viên trong một tổ như sau: Tổ kế toán vật liệu: gồm 2 người một kế toán đi kho có chức năng kiểm tra thẻ kho lấy phiếu nhập xuất vật liệu và ký vào thẻ kho, ngoài ra còn phải tham gia đoàn kiểm nhập vật tư với ban nghiệm thu kiểm nhập vật tư Công ty. Một phụ trách vật liệu tổng hợp làm tổ trưởng của tổ có nhiệm vụ phân tích định khoản vật liệu nhập xuất và ghi sổ kế toán lên bảng phân bổ số 2 và tính giá thành vật liệu. Tổ kế toán lương: Gồm 5 người trong đó có một tổ trưởng làm nhiệm vụ tổng hợp lương và bảng phân bổ số 1 ( phân bbổ tiền lương ) bốn người khác có nhiệm vụ thanh toán các khoản tiền lương, thu nhập và BHXH cho CBCVN trong toàn Công ty. Tổ tài vụ: Gồm 6 người trong đó có một tổ trưởng trực tiếp làm kế toán theo dõi thanh toán ngân hàng, một người làm kế toán thanh toán tiền mặt, một người làm kế toán tiêu thụ viết hoá đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu theo dõi tài khoản 131, một người kế toán phải theo dõi công nợ phải trả khách hàng TK 331, một kế toán quỹ, một thủ quỹ. Tổ thống kê: Gồm 3 người trong đó có một tổ trưởng trực tiếp làm thống kê tổng hợp, hai nhân viên khác làm cập nhật thống kê chi tiết. Tổ tổng hợp giá thành vốn: Tổ này gồm 6 nhân viên được phân công công việc cụ thể như sau: Một nhân viên làm kế toán giá thành sản xuất chính, một nhân viên kế toán giá thành sản xuất phụ, một nhân viên làm kế toán TSCĐ, một nhân viên theo dõi nguồn vốn đầu tư, một nhân viên theo dõi hạch toán các công trình XDCB tự làm, một nhân viên theo dõi hạch toán các công trình SCL tự làm và thuê ngoài Sơ đồ tổ chức tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng PP Phụ trách Thống kê PP phụ trách Tài chính PP phụ trách Kế toán Tổ Thống Kê Tổ Vật Liệu Tổ Tài chính Tổ Lương Tổ th Giá Thành Vốn Hình thức kế toán của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông : - Hình thức sổ kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức nhật ký chứng từ - Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin theo hình thức “nhật ký chứng từ” như sau: Chứng từ gốc và Các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng Hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệutổng cộng của bảng kê, số chi tiết vào nhật ký chứng từ. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký với các sổ kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và láy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quanđến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký từ bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán * Nhật ký chứng từ. * Bảng kê. * Sổ cái. * Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 3. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Công Ty Tuyển Than Cửa Ông tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung trên phòng kế toán của Công ty. Các PX trực thuộc có các nhân viên kinh tế thống kê làm nhiệm vụ thống kê tập hợp các số liệuvà ghi chép ban đầu gửi lên phòng kế toán Công ty. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác: đồng tiền Việt Nam Niên độ kế toán được áp dụng theo năm bắt đầu từ 1/1 đến ngày 31/12 của năm đó. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tính giá theo giá hạch toán Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công tác kiểm tra kế toán luôn được coi trọng đáp ứng yêu cầu quản lý và yêu cầu lãnh đạo. - Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoán kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp ( ban hành theo các quyết định số 114TC/CĐKT ngày 10 / 11/1995) của bộ trưởng bộ tài chính đã sửa đổi và bổ sung. B. thực trạng tổ chức công tác kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông I . Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Là một Công ty sản xuất trên quy mô lớn, Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là khâu cuối cùng trong dây chuyền khai thác- sản xuất kinh doanh than của vùng than Cẩm Phả nói riêng và của Tổng Công ty than Việt Nam nói chung. Sản phẩm chính của Công ty là than thương phẩm, do đó nguyên vật liệu chính là than nguyên khai mua từ các mỏ trong tổng Công ty, trên cơ sở thực hiện công nghệ khép kín của dây chuyền sản xuất than là sàng tuyển và tiêu thụ. Vật liệu nhập kho chủ yếu là tự khai thác trên thị trường với giá thoả thuận. Cho nên vấn đề đặt ra ở đây là phải làm sao tiết kiệm được chi phí vật liệu, không bị thất thoát khi sử dụng vật liệu vào sản xuất mà vẫn không ảnh hưởng đến sản xuất, đảm bảo kĩ thuật. Mặt khác một số vật liệu của Công ty phải mua ở xa về với đủ số lượng cho tiến độ sản xuất dẫn đến giá cả đầu vào tăng vọt do cước vận chuyển xa, hoặc một số mặt hàng phải nhập từ nước ngoài cho nên giá mua phụ thuộc vào từng đợt nhập khẩu cho nên chi phí vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản xuất. Do đó việc tổ chức quản lý vô cùng khó khăn đòi hỏi các cán bộ kế toán vật liệu phải có trình độ và trách nhiệm trong công việc. Từ những đặc điểm sử dụng vật liệu trên ta thấy được khó khăn mà Công ty cần giải quyết từ việc dự trữ, bảo quản nhập xuất và kế toán chi tiết vật liệu. Muốn quản lý tốt vật liệu vơí một số lượng lớn, nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó công tác kế toán vật liệu là biện pháp vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. II . Phân loại và đánh giá vật liệu 1. Phân loại vật liệu Để giúp công tác kế toán chính xác khối lượng lớn, nhiều chủng loại , kế toán vật liệu Công ty đã tién hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa theo những tiêu thức nhất định để xắp xếp những vật liệu có cùng một tiêu thức vào mỗi loại mỗi nhóm. Thực tế Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu dựa trên cơ sở công dụng của từng thứ loại vật liệu đối với quá trình sản xuất của Công ty. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại vật liệu. Do đó có thể cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu, do đặc thù của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông sản phẩm chính là than. Than mua từ các mỏ được sàng tuyển phân loại và đem tiêu thụ theo một dây chuyền công nghệ nhất định than là sản phẩm chính được bán ra ngoài cho mọi khách hàng trong nước và ngoài nước với nguồn lợi nhuận lớn. Riêng than ở tuyển than là sản phẩm chính nhưng không hạch toán đưa vào TK 152 mà đưa thẳng vào TK 154 để tiện theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu , Công ty đã dùng TK 152 để teo dõi phần nguyên vật liệu - Vật liệu phụ (1521) gồm kim loại, đồ nghề, vật liệu xây dựng,….. - Nhiên liệu (1522) gồm có xăng, dầu ga doan - Phụ tùng (1523) gồm phụ tùng điện cầu trục, phụ TY, sàng rửa…… - phế liệu (1528) * ý nghĩa: giúp biết được vai trò công dụng của vật liệu trong sản xuất, giúp mở TK phân tích hoạt động hạch toán chi tiết vật liệu từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 2. Đánh giá vật liệu nhập kho Là sự xác định giá trị của nguyên liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông kế toán sử dụng 2 loại giá đó là giá hạch toán và giá thực tế. - Giá hạch toán vật liệu: là giá được phòng kế hoạch- vật tư xây dựng thông qua xét duyệt của ban giám đốc. Việc xây dựng giá hạch toán cho từng thứ vật liệu dựa vào giá thực tế bình quân của loại vật liệu đó trong kỳ kế toán trước đó Giá hạch toán vật liệu là laọi giá được kế toán vật liệu sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày nhằm theo dõi một cách kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. - Giá thực tế vật liệu: ở Công ty vật liệu được nhập từ nhỡng nguồn khác nhau cho nên giá thực tế của vật liệu cũng khác nhau: +Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế giá mua ghi trên hoá chi phí thu mua Các khoản CK = + - giảm từ hàng của vật liệu đơn (không có thuế VAT) vận chuyển bốc dỡ được hưởng + Đối với vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực tế vật liệu xuất chi phí chi phí Của vật liệu = giao gia công chế biến + vận chuyển + gia công + Đối với vật liệu được tặng thưởng = giá trị được tặng thưởng + Vật liệu là phế liệu: Tính giá ước tính thực tế sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu Tính theo giá thi trường 3. Đánh giá vật liệu xuất kho Cuối tháng sau khi dã phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán tổng hợp giá trị của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ theo giá hạch toán. Trên cơ sở đó tính hệ số giá vật liệu, kế toán tính ra giá thành thực tế vật liệu xuất kho. Hệ số Giá TT vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá TT Vliệu nhập trong kỳ = giá vật liệu giá HT Vliệu tồn kho đầu kỳ + giá HT Vliệu nhập trong kỳ Giá thực tế Giá hạch toán vật Hệ số Vật liệu xuất kho = liệu xuất dùng trong kỳ x giá vật liệu Với việc sử dụng._.