Kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại Công ty sản xuất XNK tổng hợp Hà Nội (nhật ký chung - Ko lý luận - máy)

khẩu hàng hoá tại công ty Haprosimex Sơ đồ 2.2 Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo phương thức nhập khẩu trực tiếp tại công ty Haprosimex Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Biểu số 2.1 Phiếu nhập kho Biểu số 2.2 Thẻ kho Biểu số 2.3 Thẻ kế toán chi tiết hàng Biểu số 2.4 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá Biểu số 2.5 Sổ chi tiết TK 156 - TATC Biểu sô 2.6 Hoá đơn thương mại được dịch ra từ commercial invoice Biểu số 2.7 Sổ Nhật ký chung Biểu số 2.8 Sổ cái TK 156 Sơ đồ 2.4 Hạch toán hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu tại Haprosimex Biểu số 2.9 Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Biểu số 2.10 Sổ chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ Biểu số 2.11 Sổ cái TK 511 Biểu số 2.12 Sổ chi tiết tài khoản 33311 Biểu số 2.13 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sơ đồ 2.5 Quá trình bán hàng nhập khẩu Biểu số 2.14 Phiếu xuất kho Biểu số 2.15 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Biểu số 2.16 Sổ cái TK 632 Biểu số 2.17 Hoá đơn GTGT Sơ đồ 2.6 Quá trình ghi sổ nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Biểu số 2.18 Sổ chi tiết doanh thu Biểu số 2.19 Sổ cái TK 511 Biểu số 2.20 Phiếu chi Biểu số 2.21 Sổ chi tiết tài khoản 641 Biếu số 2.22 Sổ cái tài khoản 641 Biểu số 2.23 Giấy báo Nợ Biểu số 2.24 Sổ chi tiết tài khoản 642 Biểu số 2.25 Sổ cái tài khoản 642 Biểu số 2.26 Sổ cái tài khoản 911 Biểu số 2.27 Kết quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá quý 3/2008 Biểu số 3.1 Sổ chi tiết doanh thu nhập khẩu mặt hàng thép ATC Biểu số 3.2 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán mặt hàng thép ATC Biểu số 3.3 Sổ chi tiết bán hàng Biểu số 3.4 Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng Biểu số 3.5 Sổ chi tiết doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu Biểu số 3.6 Sổ chi tiết chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu Biểu số 3.7 Kết quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá quý 3/2008 DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài chính CP: Chi phí DT: Doanh thu GTGT: Giá trị gia tăng GVHB: Giá vốn hàng bán K/c: Kết chuyển KT: Kế toán HTK: Hàng tồn kho Ngđ: Nghìn đồng NK: Nhập khẩu QLDN: Quản lý doanh nghiệp TK: Tài khoản VNĐ: Việt Nam đồng LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu: Trước sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế toàn cầu đòi hỏi mỗi quốc gia phải mở cửa nền kinh tế ra thị trường quốc tế, đặc biệt phải coi đây là thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào, đồng thời là thị trường tiêu thụ các yếu tố đầu ra. Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO – tổ chức thương mại thế giới. Sự kiện này mang lại nhiều cơ hội lớn nhưng đồng thời cũng là thách thức to lớn đối với nền kinh tế Việt Nam. Hoạt động nhập khẩu là một phần quan trọng nằm trong xu thế mở cửa nền kinh tế đó. Hoạt động này đã từng bước được đẩy mạnh để đáp ứng nhu cầu nguyên, nhiên vật liệu phục vụ sản xuất cũng như nhu cầu tiêu dùng của người dân, và ngày càng trở nên quan trọng đối với sự phát triển đất nước. Để có thể tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường mang tính toàn cầu hóa, đòi hỏi các doanh nghiêp phải nỗ lực hết mình, chủ động, sáng tạo trong kinh doanh, xây dựng chiến lược đúng đắn nhằm phát huy mọi nguồn lực sẵn có, khắc phục khó khăn để ngày càng phát triển và vững mạnh. Trong bất kỳ hoạt động nào, để đạt được hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý chặt chẽ và hoạt động có hiệu lực. Trong chiến lược quản lý, kế toán có vai trò hết sức quan trọng. Đó là công cụ phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo. Chính vì thế, công tác kế toán phải thật khoa học, hợp lý, đúng đắn và hoàn chỉnh. Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiền thân là một liên hiệp sản xuất dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội (được thành lập tháng 3 năm 1989), chuyên sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa. Đến nay công ty đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường cả trong nước và ngoài nước, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Hà Nội. Trong thời gian đầu thực tập ở đây, em đã có điều kiện tìm hiểu về công ty, công tác kế toán chung, đặc biệt là công tác kế toán nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu. Nhận thức được tầm quan trọng cũng như đòi hỏi thực tế của việc hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng xuất khẩu, qua thời gian tìm hiểu thực tập ở công ty, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội” Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội” nhằm khẳng định lại những kiến thức của em về kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung, tìm hiểu về thực trạng kế toán vấn đề này tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội nói riêng, để thấy được những ưu điểm và hạn chế, từ đó mạnh dạn đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho phần hành kế toán này. Đề tài nghiên cứu của em giới hạn trong phạm vi hoạt động kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Thực trạng và các giải pháp đưa ra dựa trên số liệu kế toán thực của công ty và một số tài liệu tham khảo khác có liên quan. 3. Kết cấu chuyên đề thực tập chuyên ngành Bản chuyên đề thực tập chuyên ngành của em được chia thành ba phần chính như sau: Chương I: Tồng quan về công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Chương II: Thực trạng kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Trong quá trình thực tập và nghiên cứu, mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian và trình độ của bản thân còn hạn chế nên chắc chắn bản chuyên đề thực tập chuyên ngành của em còn có nhiều hạn chế. Em rất mong nhận được sự đóng góp bổ sung của thầy giáo Nguyễn Hữu Ánh và các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội để bản chuyên đề thực tập chuyên ngành được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Hữu Ánh và các cán bộ phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập này. Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Hồng Vân CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty sản xuất - xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Tên gọi hiện nay: Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Tên giao dịch: Haprosimex. Tên tiếng Anh: Hanoi General Production And Import – Export Company Trụ sở chính: 22 Phố Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 04.38267708; Fax: (84-4) 8264014 Website: www.haprosimex.com.vn Từ một liên hiệp sản xuất dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội (được thành lập tháng 3 năm 1989), đến năm 1993, theo quyết định số 528/QĐ-UB ngày 29/01/1993 của UBND Thành phố Hà Nội đổi tên thành Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (HAPROSIMEX), chuyên sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, vốn lưu động chỉ có 250 triệu đồng, đội ngũ cán bộ chỉ có 67 người, chưa quen với kinh doanh, chưa có xí nghiệp sản xuất, đến nay Haprosimex đã có 12 công ty thành viên, với đội ngũ hơn 5.000 cán bộ, công nhân. Những năm 90 của thế kỷ trước, trước khó khăn chung của nền kinh tế sau khi Liên Xô và các nước Đông Âu, thị trường lớn của hàng Việt Nam, bị sụp đổ, không ít doanh nghiệp khó khăn trong việc định hướng sản xuất, thậm chí phá sản, bước ngoặt của Haprosimex lúc đó là đã nhanh chóng chuyển từ một đơn vị hành chính bao cấp chuyển sang hoạt động sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa. Lấy sản xuất làm gốc - sản xuất để xuất khẩu, Haprosimex chọn tập trung vào 3 mặt hàng mũi nhọn: Hàng dệt may, thủ công mỹ nghệ và nông sản. Với hướng đi đúng đã tạo ra thế chủ động trong sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh và củng cố uy tín của thương hiệu Haprosimex trên thương trường. Hướng đi đúng đã tạo ra hiệu quả. Năm 1992, công ty thành lập Xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì. Đến nay tổng vốn đầu tư của xí nghiệp là 75 tỷ đồng, thu hút 1.500 lao động với 5 xưởng sản xuất và 30 dây chuyền sản xuất hiện đại, đáp ứng 5 - 7 triệu sản phẩm/năm. Năm 1996, công ty thành lập Xí nghiệp mũ xuất khẩu với 4 phân xưởng và 8 dây chuyền sản xuất sản lượng 4-4,5 triệu sản phẩm mũ các loại. Năm 1996, Haprosimex mở đại diện ở phía Nam, đến nay đã có hơn 200 cán bộ công nhân viên với các thiết bị máy móc hiện đại phục vụ sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ và chế biến hạt tiêu xuất khẩu tại khu công nghiệp Tân Thới Hiệp, TP Hồ Chí Minh. Đón thị trường Mỹ khi hiệp định thương mại Việt- Mỹ có hiệu lực, năm 2001, Haprosimex đã liên doanh góp vốn với công ty MSA của Hàn Quốc thành lập liên doanh MSA- Hapro chuyên sản xuất may mặc xuất khẩu với tổng vốn đầu tư trên 5 triệu USD, giải quyết việc làm cho hơn 1.400 lao động. Dự án Nhà máy dệt kim Haprosimex tại khu công nghiệp Ninh Hiệp cũng là một trong những nhà máy được đầu tư khá hiện đại, với hệ thống thiết bị đồng bộ, khép kín từ dệt, nhuộm, may và hệ thống xử lý nước thải đạt chuẩn với tổng vốn đầu tư 300 tỷ đồng, công suất 10 triệu áo T-shirt, Polo- Shirt và 2 triệu bộ quần áo thể thao, thu hút hơn 600 lao động. Đến nay, sản phẩm của Haprosimex đã có mặt trên 60 quốc gia và vùng lãnh thổ, góp phần đưa doanh thu trong 10 năm (từ năm 1998 đến nay) tăng 9,4 lần (từ 305 tỷ đồng lên gần 2,9 nghìn tỷ đồng); kim ngạch xuất khẩu tăng từ 20,5 triệu USD lên trên 184 triệu USD; nộp ngân sách hơn 100 tỷ đồng/năm… Công ty được Tổ chức phát triển Liên hợp quốc (UNDP) xếp trong top 200 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam năm 2007. Nhiều năm liên tục là điểm sáng doanh nghiệp thủ đô. Chú trọng đầu tư nâng cao chất lượng đội ngũ lao động, năng động trong cơ chế thị trường, đẩy mạnh ứng dụng thiết bị công nghệ mới, tạo sự phát triển bền vững đáp ứng các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng (ISO- 9000), quy định về trách nhiệm xã hội đối với người lao động (SA 8000); và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14.000), đồng thời tham gia tích cực các hoạt động xã hội, từ thiện… Haprosimex đặt mục tiêu đến năm 2015 sẽ trở thành tập đoàn kinh tế mạnh của Hà Nội và cả nước. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty có ảnh hưởng đến kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu 1.2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1.1. Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm dịch vụ chính Là công ty sản xuất và xuât nhập khẩu tổng hợp, Công ty hoạt động ở ba lĩnh vực: sản xuất, xuất khẩu và nhập khẩu. Công ty vừa trực tiếp sản xuất một số mặt hàng, và đồng thời chủ động tìm nguồn hàng để xuất khẩu sang thị trường nước ngoài. Bên cạnh đó, công ty còn rất năng động nghiên cứu thị trường, nhập khẩu từ nước ngoài các mặt hàng phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng trong nước. Lĩnh vực sản xuất: + Sản xuất hàng may mặc, dệt len xuất khẩu. + Sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ. + Gia công chế biến nông lâm sản và các hàng hoá khác để xuất khẩu. Lĩnh vực xuất khẩu: + Hàng may mặc: Áo sơ mi, quần áo thể thao, quần áo trẻ em, jacket, mũ vải… + Thủ công mỹ nghệ: Mây tre, thêu ren, sơn mài, gốm sứ, thảm… + Hàng nông lâm đặc sản: vừng, lạc, tiêu, cà phê, tinh dầu, quế, hồi… Lĩnh vực nhập khẩu: + Nhập khẩu một số loại lương thực, thực phẩm như bột mỳ… + Nhập khẩu phương tiện vận tải, ôtô, xe máy, sắt thép, thiết bị phụ tùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất xây dựng và các thiết bị, vật liệu dùng cho trang trí nội thất. + Nhập khẩu phân bón dùng trong nông nghiệp. + Nhập khẩu máy điện thoại và thiết bị điện tử viễn thông. Ngoài ra công ty còn nhận uỷ thác xuất khẩu và nhập khẩu cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, tham gia liên doanh, liên kết sản xuất hàng tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. Bên cạnh đó công ty còn mở các cửa hàng làm đại lý giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm của công ty và sản phẩm liên doanh với các tổ chức kinh tế khác cả trong và ngoài nước. Công ty đa dạng sản phẩm, hàng hoá và lĩnh vực kinh doanh nhưng nhìn chung sản phẩm và dịch vụ chính do công ty cung cấp bao gồm: - Mũ, hàng may mặc các loại (May tại xưởng của công ty để xuất khẩu) - Nông sản các loại (Đặt hàng, thu mua từ các đơn vị khác để xuất khẩu) - Kinh doanh nội địa các mặt hàng sắt, thép, kẽm,… - Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng trừ những mặt hàng trong danh mục cấm xuất nhập khẩu do Nhà nước ban hành. 1.2.1.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh * Thị trường xuất khẩu: Với hai lĩnh vực chính là nông sản và may mặc, công ty đang hoạt động trong hai ngành được đánh giá là có lợi thế cạnh tranh và tốc độ tăng trưởng cao của Vịêt Nam. - Hàng nông sản: Haprosimex là một trong những doanh nghiệp xuất khẩu cà phê, hồ tiêu hàng đầu Việt Nam với doanh thu năm 2007 lần lượt là 61.079.518 và 12.672.728 USD, chiếm khoảng 3,39% tổng kim ngạch xuất khẩu cà phê của cả nước. - Hàng may mặc: Sản phẩm của công ty xuất khẩu chủ yếu sang hai thị trường chính là Châu Âu và Mỹ, hai thị trường đòi hỏi chất lượng sản phẩm rất cao, điều này đã phần nào khẳng định được uy tín, chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh của công ty. Tổng doanh thu hàng may mặc xuất khẩu năm 2007 của công ty là 27.161.340 USD, chiếm 23,6% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. * Thị trường nội địa: - Các mặt hàng sắt, thép, kẽm: Doanh thu năm 2007 của mặt hàng này đạt 12.413.123 USD, chiếm 77,8% tổng doanh thu nhập khẩu của công ty. - Các mặt hàng khác: Ngoài thép và kẽm ra, công ty còn nhập khẩu tương đối nhiều mặt hàng như: xơ, sợi bông, hoá chất, phụ tùng ôtô, vải, thực phẩm… Tuy nhiên các mặt hàng này chiếm tỷ trọng không lớn và công ty cũng xác định chiến lược là không tập trung hoạt động này. 1.2.1.3. Tình hình tài chính của công ty qua 2 năm 2007, 2008 Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu quan trọng trong Báo cáo tài chính của công ty Haprosimex qua các năm 2007, 2008 Đơn vị tính: 1000 VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch % 1 TS ngắn hạn 414.958.632 360.076.916 - 54.881.716 - 13,23 2 Tài sản dài hạn 365.970.842 396.198.985 30.228.143 8,26 3 Nợ phải trả 645.011.056 616.086.995 - 28.924.061 - 4,48 4 Vốn chủ sở hữu 135.918.418 140.188.906 4.270.488 3,14 5 Doanh thu thuần 1.691.426.924 1.916.920.591 225.493.667 13,33 6 Lợi nhuận trước thuế 6.628.766 6.291.939 - 336.827 - 5,08 7 Lợi nhuận sau thuế 4.782.288 4.696.487 - 85.801 - 1,79 (Nguồn: Trích Báo cáo tài chính năm 2007, 2008 của công ty Haprosimex) Bảng trên đã thể hiện một số chỉ tiêu quan trọng trong Báo cáo tài chính của công ty qua 2 năm gần đây. Về tiềm lực tài chính: Vốn chủ sở hữu của công ty đã tăng từ 135.918.418(ngđ) năm 2007 lên 140.188.906 năm 2008 (tăng 3,14 %). Điều này chứng tỏ khả năng chủ động trong kinh doanh của công ty đã được cải thiện và quy mô vốn mở rộng tương ứng với hoạt động kinh doanh theo các năm. Nợ phải trả năm 2008 giảm nhẹ so với năm 2007 là 4,48 % chứng tỏ công ty đã điều chỉnh giảm dần các khoản nợ vay, làm giảm bớt gánh nặng về chi phí đi vay. Tuy nhiên tỷ trọng nợ phải trả trên tổng nguồn vốni dao động từ 81,46% - 82,60 % là khá lớn, ảnh hưởng đến tính tự chủ trong tiềm lực tài chính của công ty. Tổng tài sản năm 2007 giảm so với năm 2006, tuy nhiên chỉ có tài sản ngắn hạn giảm, còn tài sản dài hạn lại tăng. Tài sản ngắn hạn năm 2007 giảm 13,23 % so với năm 2006. Nguyên nhân là do công ty đã có chính sách thu hồi các khoản nọ tốt nên các khoản phải thu ngắn hạn giảm. Bên cạnh đó công tác tiêu thụ của công ty đã được cải thiện đáng kể làm giảm khối lượng hàng tồn kho. Tài sản dài hạn năm 2007 tăng 8,26 % so với năm 2006 là do công ty đã chú trọng hơn đối với các khoản đầu tư tài chính dài hạn như đầu tư chứng khoán dài hạn, góp vốn liên doanh với các đối tác nước ngoài, đổi mới một số máy móc thiết bị. Doanh thu thuần năm 2007 tăng 225.493.667(ngđ) so với năm 2007 (tăng 13,33 %) chứng tỏ doanh nghiệp đã thành công trong viêc khai thác và phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên lợi nhuận trước thuế năm 2007 lại giảm 336.827(ngđ) so với năm 2006 (giảm 5,08 %) là do chi phí đầu vào của công ty đã tăng. Nhưng đây cũng có thể do yếu tố khách quan là lạm phát trong thời gian qua. Qua sự phân tích sơ bộ trên đây ta có thể thấy quá trình phát triển của công ty gặp không ít khó khăn, nhưng với sự nỗ lực và hướng đi đúng đắn, công ty đã có được một vị thế ổn định trên thị trường. 1.2.1.4. Tình hình lao động của công ty Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty có 4395 người với cơ cấu như sau: Trình độ trên đại học : 5 người Trình độ đại học và cao đẳng : 300 người Trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật: 4090 người Mức lương bình quân là 1.670.000 đồng /người /tháng. Đặc biệt các cán bộ quản lý đều ở trình độ trên đại học hoặc đại học, đồng thời đội ngũ cán bộ công nhân viên thường xuyên được đào tạo nâng cao trình độ góp phần nâng cao chất lượng cán bộ công nhân viên của công ty. Công ty đang tiếp tục sắp xếp lại lao động phù hợp với trình độ chuyên môn, xây dựng chế độ khuyến khích đối với người lao động có trình độ chuyên môn cao, xây dựng quy chế trả lương hợp lý để khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả, đồng thời xử lý nghiêm theo quy định của công ty đối với những lao động yếu kém, vô kỷ luật. Bên cạnh đó, công ty cũng đang duy trì chế độ phúc lợi, đảm bảo đời sống tinh thần và vật chất cho người lao động thông qua các hoạt động văn hoá, xã hội, chính sách chăm sóc người lao động ốm đau, tai nạn, chính sách đối với người lao động đã nghỉ hưu hay mất sức lao động, với con em người lao động đã và đang làm việc tại công ty. 1.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty quản lý trực tiếp 24 đầu mối: 12 phòng ban tại văn phòng công ty mẹ, 2 chi nhánh, 3 nhà máy xí nghiệp trực thuộc, 3 công ty con và 4 công ty thành viên. * Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Tổng Giám đốc và những người quản lý khác. * Ban kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh và Báo cáo tài chính của công ty. * Tổng giám đốc: điều hành và quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các phó tổng giám đốc là những người giúp việc cho Tổng Giám đốc và phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về những phần việc được giao. * Các phòng ban nghiệp vụ: gồm phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế hoạch, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán, có chức năng tham mưu và giúp việc cho Tổng Giám đốc và các phó Tổng Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc. * Các chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy trực thuộc và các công ty con: chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc các phó Tổng Giám đốc. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: P.Tổ chức hành chính P. Kế hoạch P.Kinh doanh 2,3,4,5,6,8 Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Nhà máy dệt kim Xí nghiệp Mũ Xí nghiệp KD nước sạch Cty CP May Thanh Trì Công ty CP Thanh Phong Cty SX-XNK Thanh Hà Cty Mỹ nghệ XK HN Cty Bao Bì và hàng XK LD TNHH MSA - HAPRO LD Haprosimex - MSA Kế toán trưởng P. Tổng giám đốc P. Tổng giám đốc P. Tổng giám đốc P. Tổng giám đốc TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ P. Kế toán Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Haprosimex 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và vận dụng chế độ kế toán tại công ty 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính kế toán của công ty có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ, theo dõi tình hình thu chi, tình hình sử dụng vốn và tài sản, tình hình giải quyết các khoán công nợ, tính toán tổng hợp số liệu cuối kỳ để lập các Báo cáo tài chính. Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau: Thủ quỹ Kế toán thuế và các tài khoản còn lại Kế toán tiêu thụ (giá vốn, doanh thu) Kế toán tiền lương, thanh toán công nợ Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay Phó phòng kế toán kiêm kiêm kế toán chi phí sản xuất và giá thành (1) KẾ TOÁN TRƯỞNG Kiêm kế toán tổng hợp (1ngườingngngười (1 người) Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Haprosimex  Bộ máy kế toán gồm 8 người: + Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người quản lý chung mọi vấn đề phát sinh thuộc phạm vi phòng Kế toán, tổ chức thu thập thông tin và tư vấn cho ban lãnh đạo công ty các thông tin về tài chính, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính – kế toán của công ty, đồng thời kiêm kế toán tổng hợp, quản lý các nguồn vốn, quỹ của công ty, cuối kỳ chịu trách nhiệm tập hợp và tính toán kết quả kinh doanh, lập các Báo cáo tài chính. + Phó phòng kế toán kiêm kế toán chi chi phí kinh doanh và giá thành sản phẩm: là người giúp việc cho kế toán trưởng, xử lý các công việc được uỷ nhiệm khi kế toán trưởng đi vắng, đồng thời kiêm kế toán chi phí sản xuất và giá thành, có nhiệm vụ tổng hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm. + Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản phát sinh bằng tiền mặt, giao dịch với ngân hàng, theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền gừi ngân hàng và các khoản công nợ liên quan đến tiền vay. + Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu cả chi tiết và tổng hợp theo các chỉ tiêu số lượng và giá trị, đồng thời phụ trách theo dõi tài khoản công cụ dụng cụ và tài khoản tài sản cố định. + Kế toán tiền lương, thanh toán công nợ: theo dõi chi tiết lương và các khoản trích theo lương, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, công nợ với khách hàng, nhà cung cấp và các khoản phải thu, phải trả khác. + Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, thành phẩm xuất kho, tổng hợp giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng. + Kế toán thuế và các tài khoản còn lại: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, đồng thời phụ trách theo dõi các tài khoản còn lại. + Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt hàng ngày dựa trên phiếu thu và phiếu chi hợp lệ, ghi sổ thu chi tiền mặt cuối ngày để đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. 1.3.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán 1.3.2.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng Chế độ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán: theo quý Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam 1.3.2.2. Các chính sách kế toán áp dụng Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng, các khoản ký cược, ký quỹ, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn hoặc các khoản đầu tư có khả năng thanh toán cao. Các khoản đầu tư có khả năng thanh toán cao là các khoản có khả năng chuyền đổi thành các khoản tiền mặt xác định và ít rủi ro liên quan đến việc biến động giá trị chuyển đổi của các khoản này. Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung, nếu có, để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ đi các chi phí để hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Thời gian khấu hao cụ thể như sau: Nhà xưởng, vật kiến trúc: 5 – 25 năm Máy móc thiết bị : 10 năm Phương tiện vận tải : 6 năm Thiết bị văn phòng : 3 – 5 năm Tài sản cố định khác : 3 – 4 năm Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. Hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, trong đó chi tiết một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phục vụ cho việc theo dõi, hạch toán từng đối tượng cụ thể. Với đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất – xuất nhập khẩu nên các tài khoản được sử dụng chủ yếu đó là: + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng (Theo dõi chi tiết theo VNĐ, đồng ngoại tệ và ngân hàng) 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ (chi tiết cho từng loại ngoại tệ và ngân hàng) 11221: USD 11222: EUR 11223: YEN + TK 131: Phải thu khách hàng (Chi tiết cho từng khách hàng, từng hợp đồng mua bán hàng hoá theo mã riêng). + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ + TK 156: Hàng hoá (Chi tiết cho từng loại hàng hoá theo mã số quy định của công ty) 1561: Giá mua hàng hoá + TK 331: Phải trả người bán (Chi tiết cho từng người bán theo mã riêng) + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 33311: Thuế GTGT đầu ra 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333: Thuế xuất nhập khẩu 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất + TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ 5111: Doanh thu bán hàng xuất khẩu 5112: Doanh thu bán hàng nhập khẩu 5113: Doanh thu bán các thành phẩm 5114: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính + TK 632: Giá vốn hàng bán 6321: Giá vốn hàng nhập khẩu 6322: Giá vốn hàng xuất khẩu 6323: Giá vốn thành phẩm + TK 635: Chi phí tài chính + TK 641: Chi phí bán hàng 6411: Chi phí nhân viên 6412: Chi phí vật liệu, bao bì 6413: Chi phí VPP, dụng cụ, đồ dùng 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ 6415: Chi phí bảo hành 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418: Chi phí khác bằng tiền + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421: Chi phí nhân viên quản lý 6422: Chi phí vật liệu quản lý 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ 6425: Thuế, phí và lệ phí 6426: Chi phí dự phòng 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428: Chi phí bằng tiền khác + TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Hệ thống chứng từ kế toán: Hiện nay, công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính ban hành, gồm: + Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu báo làm thêm giờ,… + Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá, Hợp đồng thuê gia công,… + Chứng từ bán hàng: Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế,… + Chứng từ về xuất nhập khẩu: Tờ khai xuất nhập khẩu, Hợp đồng thương mại (Sales contract), Hoá đơn thương mại (commercial invoice), Vận đơn (Bill of lading), Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá (Certificate of quantity, quality),… + Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Khế ước vay,… + Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Thẻ tài sản cố định, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,… Hình thức sổ kế toán áp dụng : Công ty áp dụng hình thức Ghi sổ là Nhật ký chung và được thực hiện bằng chương trình kế toán máy. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các phân hệ đã được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán ACS. Sau khi các thông tin được nhập, phần mềm kế toán ACS sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung, phần mềm kế toán ACS cũng sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ cái các tài khoản, các sổ, thẻ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán thực hiện các thao tác cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh và khoá sổ. Các bút toán phân bổ, điều chỉnh và kết chuyển đều được phần mềm kế toán máy thực hiện tự động. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, kế toán thực hiện thao tác lập các Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung có áp dụng kế toán máy như sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào máy Xử lý của phần mềm kt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế kế toán chi tiết Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ theo quý Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung có áp dụng kế toán máy tại công ty Haprosimex Hệ thống sổ sách: của công ty khá đầy đủ, đáp ứng yêu cầu hạch toán của từng phần hành. Các loại sổ vẫn tuân theo mẫu cơ bản của Bộ tài chính nhưng cũng được thiết kế linh hoạt để phù hợp với thực tế công tác kế toán tại công ty. Các mẫu sổ được sử dụng chủ yếu tại công._. ty là: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản - Sổ chi tiết các tài khoản - Bảng cân đối số phát sinh - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ - Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết - Sổ theo dõi thuế GTGT Ngoài ra các công ty còn sử dụng các bảng phân bổ, gồm có: - Bảng phân bổ Nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ - Bảng phân bổ khấu hao Tài sản cố định - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Hệ thống báo cáo kế toán: Công ty chỉ lập các báo cáo tài chính chứ không lập các báo cáo quản trị. Các báo cáo tài chính được lập tại công ty bao gồm: + Bảng cân đối kế toán: được lập vào cuối mỗi quý + Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập vào cuối mỗi quý + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập vào cuối mỗi năm + Thuyết minh báo cáo tài chính: được lập vào cuối mỗi năm CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU, TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI 2.1. Kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Haprosimex 2.1.1. Một số đặc điểm cơ bản về hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Haprosimex Hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty Haprosimex có những đặc điểm sau: 2.1.1.1 Hàng hoá kinh doanh nhập khẩu Công ty nhập khẩu rất nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá nhưng chủ yếu là các mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hoặc có sản xuất nhưng chưa đáp ứng đủ nhu cầu về cả số lượng lẫn chất lượng, bao gồm: + Một số loại lương thực, thực phẩm, hàng tiêu dùng cao cấp. + Phương tiện vận tải, ôtô, xe máy, sắt thép, thiết bị phụ tùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất xây dựng và các thiết bị, vật liệu dùng cho trang trí nội thất. + Phân bón dùng trong nông nghiệp. 2.1.1.2. Phương thức nhập khẩu hàng hoá Công ty sử dụng hai phương thức nhập khẩu hàng hoá là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác (hai phương thức này sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau) 2.1.1.3. Các hình thức thanh toán quốc tế được áp dụng tại công ty Công ty sử dụng ba phương thức thanh toán cho nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá, đó là thanh toán bằng thư tín dụng và điện chuyển tiền và trong đó phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được sử dụng chủ yếu hơn. * Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Thư tín dụng là một cam kết thanh toán từ ngân hàng của bên nhập khẩu hàng hoá (bên mua) cho bên xuất khẩu hàng hoá (bên bán), đảm bảo khả năng thanh toán của bên nhập khẩu để tạo niềm tin cho bên xuất khẩu giao hàng, đồng thời cũng đảm bảo quyền lợi cho bên nhập khẩu. Trình tự thực hiện thư tín dụng như sau: 1. Sau khi ký kết hợp đồng thương mại, người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. 2. Căn cứ vào đơn xin mở L/C, ngân hàng sẽ mở một L/C thông qua ngân hàng thông báo ở nước xuất khẩu để báo cho người xuất khẩu biết. Nếu người thụ hưởng chấp nhận hoặc yêu cầu sửa chữa thì báo cho ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ báo cho ngân hàng phát hành để phát hành hoặc chỉnh sửa. 3. Khi nhận được bản gốc thư tín dụng ngân hàng thông báo sẽ chuyển ngay cho người xuất khẩu. 4. Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng. 5. Sau khi giao hàng người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình đến ngân hàng thông báo để gửi đến ngân hàng phát hành yêu cầu thanh toán tiền. 6. Ngân hàng phát hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với yêu cầu của L/C thì trả tiền cho người xuất khẩu. Nếu thấy không phù hợp ngân hàng sẽ từ chối thanh toán và trả lại bộ chứng từ cho người xuất khẩu. 7. Sau khi thanh toán tiền cho người xuât khẩu, ngân hàng phát hành yêu cầu người nhập khẩu thanh toán tiền và chuyển chứng từ cho người nhập khẩu sau khi nhận được tiền. 8. Người nhập khẩu kiểm tra L/C nếu thấy phù hợp thì trả tiền và nhận chứng từ để đi nhận hàng. Thanh toán bằng thư tín dụng công ty sẽ mất thêm một khoản tiền mở L/C nhưng mọi vấn đề liên quan đến thanh toán sẽ do ngân hàng chịu trách nhiệm, do vậy sẽ hạn chế được rủi ro tài chính. * Thanh toán bằng điện chuyển tiền (T/T – Telegraphic transfer) Thanh toán bằng điện chuyển tiền là phương thức thanh toán trong đó người nhập khẩu hàng hoá yêu cầu ngân hàng của mình chuyển tiền cho nhà cung cấp ở một địa điểm nhất định (thường là ngân hàng của bên cung cấp). Khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, công ty viết đơn yêu cầu chuyển tiền bằng điện chuyển tiền gửi ngân hàng của mình kèm uỷ nhiệm chi. Sau đó ngân hàng của công ty chuyển tiền cho ngân hàng của bên cung cấp và gửi Giấy báo nợ, Giấy báo đã thanh toán cho công ty. Thời điểm chuyển tiền có thể trước khi nhận hàng, sau khi nhận hàng hoặc khi nhận được chứng từ về hàng hoá đã chuyển đi. Phương thức này thường áp dụng với các nhà cung cấp mà công ty đã giao dịch nhiều lần, hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau. 2.1.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Haprosimex 2.1.2.1. Đặc điểm của phương thức nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp là phương thức nhập khẩu mà công ty nhập khẩu là người trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài, tổ chức quá trình mua hàng hoá và đồng thời tự cân đối tài chính cho thương vụ đã ký kết. 2.1.2.2. Trình tự và thủ tục nhập khẩu trực tiếp Quy trình nhập khẩu hàng hoá của công ty Haprosimex được khái quát bằng sơ đồ sau: Ký kết hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Làm thủ tục hải quan Giao nhận và kiểm tra hàng NK Tiến hành vận chuyển hàng hoá Thanh toán tiền hàng Lập phương án kinh doanh Sơ đồ2.1: Quy trình nhập khẩu hàng hoá tại công ty Haprosimex B1: Lập phương án kinh doanh Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét, nghiên cứu đơn đặt hàng, đồng thời tính toán và lên phương án giá cho các mặt hàng đó. Tiếp đó phòng kinh doanh sẽ nghiên cứu thị trường và lựa chon nhà cung cấp thích hợp. B2: Ký kết hợp đồng nhập khẩu Các phương án kinh doanh sau khi được lập xong sẽ được trình lên Ban giám đốc để phê duyệt. Dựa vào đó, công ty sẽ thoả thuận với bên cung cấp về các điều khoản cần thiết trong hợp đồng. Sau khi được sự nhất trí của hai bên, hợp đồng nhập khẩu sẽ được ký kết trong đó nêu rõ các điều khoản về giá cả, só lượng, chất lượng, phương thức thanh toán… B3: Xin giấy phép nhập khẩu Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, công ty phải xin giấy phép nhập khẩu tại Tổng cục hải quan (với những mặt hàng phi mậu dịch) hoặc tại Bộ thương mại (với máy móc thiết bị nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách). B4: Mở L/C Đối với các hợp đồng nhập khẩu thanh toán bằng thư tín dụng thì công ty tiến hành làm các thủ tục mở L/C tại ngân hàng đã chọn (thường là ngân hàng công thương Việt Nam). Để mở L/C phòng kinh doanh phải lập một bộ hồ sơ trong đó gồm: + Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng + Bản sao công chứng của hợp đồng nhập khẩu + Giấy phép nhập khẩu + Giấy uỷ quyền của Giám đốc + Uỷ nhiệm chi để thanh toán phí mở L/C Căn cứ vào nội dung xin mở thư tín dụng, nếu đáp ứng yêu cầu, ngân hàng sẽ lập thư tín dụng và chuyển bản gốc của thư tín dụng cho nhà cung cấp nước ngoài. Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng. Hiện tại, do có quan hệ lâu năm với ngân hàng do đó công ty không cần ký quỹ với ngân hàng. B5: Làm thủ tục hải quan Hàng hoá khi đi qua cửa khẩu để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu là: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá và thực hiện các quy định hải quan. B6: Giao nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu Các cơ quan giao thông phải kiểm tra niêm phong, kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu phát hiện có tổn thất thì phải mời công ty giám định lập Biên bản giám định dưới tàu. Công ty trực tiếp cung cấp các chứng từ cần thiết để nhận hàng hoá, đồng thời kiểm tra hàng hoá có đúng theo hợp đồng hay không. Nếu phát hiện hàng thừa, thiếu hoặc sai quy định, công ty sẽ gửi Fax cho bên bán để hai bên cùng thoả thuận giải quyết. B7: Tiến hành vận chuyển hàng hoá Thông thường công ty sẽ chuyển thẳng cho khách hàng để tránh chi phí lưu kho bãi. Trong một số trường hợp khác công ty sẽ chuyển hàng về nhập kho và thanh toán phí vận chuyển cho đơn vị chuyên chở. B8: Thanh toán tiền hàng Công ty thường áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng thư tín dụng. Với phương thức này, khi nhà cung cấp đã chuyển hàng, ngân hàng nhận được bộ chứng từ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, công ty thanh toán tiền cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ để đi nhận hàng. Với các nhà cung cấp có mối quan hệ lâu năm, khi tình hình tài chính chưa cho phép, công ty có thể nợ tiền nhà cung cấp một khoảng thời gian nhất định sau thời điểm giao nhận xong hàng nhập khẩu. 2.1.2.3. Chứng từ sử dụng Bộ chứng từ của hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Haprosimex gồm: + Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract) + Hoá đơn thương mại (Comercial invoice) + Vận đơn (Bill of lading) + Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insuarance) + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) + Giấy chứng nhận khối lượng (Certificate of quantity) + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of origin) + Phiếu đóng gói (Packing list) + Phiếu nhập kho Và các chứng từ có liên quan khác như Giấy báo nợ, Giấy báo có, Giấy đề nghị chuyển trả tiền hàng (Trong trường hợp mở L/C),… 2.1.2.4. Phương pháp tính giá hàng nhập kho Công ty Haprosimex chủ yếu nhập khẩu hàng hoá theo giá CIF, đó là giá giao nhận hàng tại nước mua đã bao gồm cả phí bảo hiểm. Công ty không đưa chi phí mua hàng vào tài khoản 1562 mà đưa vào tài khoản 641. Với hình thức nhập khẩu trực tiếp và công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của hàng nhập khẩu được tính như sau: = + Giá thực tế Giá mua Thuế nhập khẩu hàng nhập khẩu hàng nhập khẩu phải nộp Trong đó thuế nhập khẩu phải nộp được tính bằng: Thuế nhập khẩu phải nộp = Số lượng hàng nhập khẩu x Đơn giá tính thuế nhập khẩu x Thuế suất thuế nhập khẩu 2.1.2.5. Trình tự hạch toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán, do đó phần chênh lệch được hạch toán vào tài khoản 515 nếu lãi tỷ giá và tài khoản 635 nếu lỗ tỷ giá. Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo phương thức nhập khẩu trực tiếp tại Haprosimex được hạch toán theo sơ đồ sau: TK 1122 TK 331 TK 156, 632, 157 (2) (1) TK 515 TK 515 TK 635 TK 635 TK 111, 112 TK 3333 (3a) (3b) TK 641, 642 TK 33312 TK 133 (5) (4) TK 1331 (1) Hàng về tới nơi quy định, nhập kho, bán thẳng hoặc gửi bán (2) Thanh toán tiền hàng cho người bán (3a) Thuế nhập khẩu đã nộp tại cửa khẩu (3b) Thuế nhập khẩu, thuế GTGT phải nộp tính vào hàng nhập khẩu (4) Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ (5) Chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá phát sinh trong quá trình nhập khẩu Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo phương thức nhập khẩu trực tiếp tại công ty Haprosimex Sau đây là một ví dụ về quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo phương thức nhập khẩu trực tiếp tại công ty Haprosimex: Ngày 1/8 công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội nhận được đơn đặt hàng của công ty xây dựng nhà đô thị Hà Nội về 60.000 kg mặt hàng thép. Công ty đã tiến hành tham khảo giá trên thị trường và chọn được nhà cung cấp phù hợp là công ty Steel Aritex Tary Company để nhập khẩu mặt hàng trên. Ngày 5/8 công ty Haprosimex đã ký hợp đồng số 4532 với công ty Steel Aritex Tary Company về việc nhập khẩu mặt hàng thép ATC với những thông tin sau: Số lượng: 60.000 kg Đơn giá: 0,54 USD/kg Tổng số tiền phải trả: 32.400 USD Hình thức thanh toán: bằng L/C Hàng được nhập về cảng Hải Phòng dự kiến vào ngày 23/8/2008 Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu này, ngày 7/8/2008 kế toán công ty Haprosimex đến ngân hàng công thương Việt Nam làm thủ tục xin mở L/C. Công ty không phải ký quỹ tại ngân hàng. Tỷ giá thực tế tại ngày 7/8/2008 là 16940 VND/USD. Phí mở L/C tại ngân hàng Công thương bằng 0,12 % tổng số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp: Phí mở L/C: 32.400 USD x 0,12 % x 16940 = 658.627,2 VNĐ Thuế GTGT của phí mở L/C: 10% x 658.627,2 = 65.862,72 VNĐ Phí mở L/C được công ty thanh toán cho ngân hàng Công thương theo uỷ nhiệm chi số 203. Sau đó công ty sẽ nhận được Giấy báo nợ từ ngân hàng. Căn cứ vào Giấy báo nợ này, kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Phí mở L/C được hạch toán vào chi phí bán hàng: Nợ TK 6417: 658.627,2 VNĐ Nợ TK 1331: 65.862,72 VNĐ Có TK 1121 – VIB: 724.489,92 Ngày 15/8/2008, ngân hàng nhận được bộ chứng từ xuất khẩu của nhà cung cấp. Ngân hàng kiểm tra, thấy phù hợp với L/C nên tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tỷ giá ngày 15/8 là 16920 VNĐ/USD. Do vậy số tiền mà ngân hàng chuyển cho nhà cung cấp có giá trị là: 32.400 x 16920 = 548.208.000 VNĐ Sau khi thanh toán, ngân hàng gửi Giấy báo nợ cho công ty. Khi đó kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331 – SATC: 548.208.000 VNĐ Có TK 1122 – VIB: 548.208.000 VNĐ Ngày 23/8/2008 nhận được thông báo hàng về đến cảng, công ty cử nhân viên phòng kinh doanh xuống cảng làm thủ tục hải quan, kiểm tra biên bản kiểm nhận thấy đúng với hợp đồng thì sẽ nhận hàng. Tỷ giá ngày 23/8/2008 là 16 950 VNĐ/USD Trị giá lô hàng thực tế ngày 23/8/2008 là: 32.400 x 16.950 = 549.180.000 VNĐ Thuế nhập khẩu (5%) phải nộp là: 549.180.000 x 5% = 27.459.000 VNĐ Thuế GTGT (10%) của hàng nhập khẩu phải nộp là: (549.180.000 + 27.459.000) x 10% = 57.663.900 VNĐ Kế toán định khoản nghiệp vụ nhận hàng như sau: Nợ TK 156 – TATC: 549.180.000 VNĐ Có TK 331 – SATC: 548.208.000 VNĐ Có TK 515: 972.000 VNĐ Thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 156 – TATC: 27.459.000 VNĐ Có TK 3333: 27.459.000 VNĐ Số thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 1331: 57.663.900 VNĐ Có TK 33312: 57.663.900 VNĐ Ngày 27/8/2008, nhận được giấy thông báo thuế, công ty tiến hành nộp thuế xuất khẩu bằng tiền tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 3333: 27.459.000 VNĐ Có TK 1121: 27.459.000 VNĐ 2.1.2.6. Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết: Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho của loại mặt hàng tương ứng. Cuối quý, thủ kho tiến hành cộng nhập – xuất – tồn và tính ra số tồn kho cuối kỳ trên thẻ kho, rồi gửi về phòng kế toán công ty để kế toán đối chiếu số liệu. Tại phòng kế toán công ty: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán mở Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá (mở tương ứng với thẻ kho, phản ánh đồng thời cả số lượng và tính thành tiền của hàng hoá nhập kho). Cuối quý, kế toán tiến hành đối chiếu thẻ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho. Đồng thời, từ thẻ kế toán chi tiết hàng hóa kế toán lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hoá để đối chiếu với sổ cái TK 156. * Hạch toán tổng hợp: Kế toán tập hợp các chứng từ gốc của nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của những chứng từ này, sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán ACS sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 156, 331, 112, 641, 3333, 33312 và sổ chi tiết các TK 156, 331, 112. Quá trình ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá được mô tả bằng sơ đồ sau: Chứng từ gốc về NK Nhập chứng từ vào máy Xử lý của phần mềm kt Sổ chi tiết TK 156, 331, thẻ kế toán chi tiết hàng hoá SỔ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn Sổ cái các TK 156, 131, 112, 641, 3333, 33312 Bảng cân đối Số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ theo quý Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Theo ví dụ trên: * Hạch toán chi tiết: Tại kho: Căn cứ vào lệnh nhập hàng được fax xuống từ công ty, thủ kho kiểm nhận hàng, tiến hành lập Phiếu nhập kho số 438. Từ phiếu nhập kho, thủ kho lập thẻ kho phản ánh số lượng thực nhập của lô hàng thép ATC. Cuối quý, thủ kho tiến hành cộng nhập – xuất và tính ra số tồn kho cuối kỳ trên thẻ kho. Đơn vị: Haprosimex Hà Nội Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: 22 Hàng lược Ban hành theo QĐsố 15/2006/QĐ BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 23 tháng 8 năm 2008 Số: 438 Nợ: TK 156- TATC Có: TK 331 - SATC Họ và tên người giao hàng: Steel Aritex Tary Company Theo Hợp đồng số 4532 ngày 05/08/2008 Nhập tại kho: Kho công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Chứng Thực từ nhập Đơn Giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Lô hàng thép ATC TATC kg 60.000 60.000 9.153 549.180.000 Cộng 60.000 549.180.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm bốn mươi chín triệu một trăm tám mươi nghìn đồng. Ngày 23 tháng 8 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho THẺ KHO Từ ngày 01/07/2008 đến 31/09/2008 Tên hàng: Thép ATC Chứng từ Diễn giải NT N-X Nhập Xuất Tồn SH NT Tồn đầu kỳ 0 … … … … … … … PNK 438 23/8/2008 Nhập kho thép ATC 23/8/2008 60.000 … … … … … … … … Cộng 145.000 110.000 35.000 Biểu số 2.2: Thẻ kho Tại phòng kế toán: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán lập thẻ kế toán chi tiết vật liệu mặt hàng thép ATC. Cuối quý, kế toán lập bảng Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá để đối chiếu với sổ cái TK 156. THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tên hàng: Thép ATC Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn ĐK 0 0 ... … … … … … … … … … PNK 438 23/8/ 2008 Nhập kho thép ATC 9.153 60.000 549.180.000 … … … … … … … … … … … … Cộng 145.000 1.334.145.000 110.000 1.011.780.000 35.000 322.365.000 Biểu số 2.3: Thẻ kế toán chi tiết hàng BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HOÁ Quý 3/ 2008 STT Tên hàng hoá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT … … … … … … … … … … 3 Thép ATC 0 0 145.000 1.334.145.000 110.000 1.011.780.000 35.000 322.365.000 … … … … … … … … … … Cộng 170.000 1.455.200.000 792.000 6.898.320.000 767.000 6.580.710.000 195.000 1.773.350.000 Biểu số 2.4: Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá Căn cứ vào số liệu ghi trên hoá đơn, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán ACS phân hệ nghiệp vụ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” và tiếp đó vào phần “Hoá đơn mua hàng kiêm phiếu nhâp kho”. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 156 (chi tiết cho loại hàng hoá). SỔ CHI TIẾT Tài khoản 156 – TATC Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.334.145.000… … … … … … … PNK 438 23/8/2008 Nhập kho thép ATC Lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ 331 515 548.208.000 972.000 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị hàng hoá 3333 27.459.000 … … … … … … Cộng số PS Số dư cuối quý … … … Biểu số 2.5: Sổ chi tiết TK 156 - TATC * Hạch toán tổng hợp: Khi nhận được hoá đơn thương mại từ nhà cung cấp, căn cứ vào số liệu ghi trên hoá đơn, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán ACS phân hệ nghiệp vụ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” và tiếp đó vào phần “Hoá đơn mua hàng kiêm phiếu nhâp kho”. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 156 (chi tiết cho loại hàng hoá). STEEL ARITEX TARY COMPANY Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan Ngày 12 tháng 08 năm 2008 HOÁ ĐƠN THƯƠNG MẠI Số 036491 Đơn vị bán hàng: Steel Aritex Tary Company Địa chỉ: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan Họ tên người mua hàng: Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Địa chỉ: 22 Hàng Lược, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Hình thức thanh toán: Thư tín dụng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Thép ATC Kg 60.000 9.136,8 548.208.000 Cộng tiền hàng: 548.208.000 Số tiền viết bằng chữ: năm trăm bốn mươi tám triệu hai trăm lẻ tám nghìn đồng STEEL ARITEX TARY COMPANY Biểu số 2.6: Hoá đơn thương mại được dịch ra từ commercial invoice SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 Đơn vị tính: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có … … … … … … … 7/8 GBN 386 7/8 Thanh toán phí mở L/C 6147 1331 1121-VIB 658.627,2 65.862,72 724.489,92 … … … … … … … 15/8 GBN 395 15/8 Thanh toán tiền hàng cho NCC 331SATC 1122-VIB 548.208.000 548.208.000 … … … … … … … 23/8 PNK 438 23/8 Nhập kho thép ATC 156-TATC 331SATC 515 549.180.000 548.208.000 972.000 23/8 Thuế NK phải nộp 156TATC 3333 27.459.000 27.459.000 23/8 Thuế GTGT hàng NK được khấu trừ 1331 33312 57.663.900 57.663.900 … … … … … … … 27/8 GBN 424 Trả tiền thuế NK bằng TGNH 3333 1221-VIB 27.459.000 27.459.000 … … … … … … … Cộng chuyển sang trang sau xxx xxx Biểu số 2.7: Sổ Nhật ký chung SỔ CÁI Tài khoản 156 – Hàng hoá Quý 3/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.455.200.000 … … … … … … PNK 438 23/8/2008 Nhập kho thép ATC Lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ 331 515 548.208.000 972.000 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị hàng hoá 3333 27.459.000 … … … … … … Cộng số PS Số dư cuối quý 6.898.320.000 1.773.350.000 6.580.710.000 Biểu số 2.8: Sổ cái TK 156 2.1.3. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 2.1.3.1. Đặc điểm của phương thức nhập khẩu uỷ thác Phương thức nhập khẩu uỷ thác là phương thức mà bên nhận uỷ thác tiến hàng nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng theo hợp đồng uỷ thác đã ký với bên giao uỷ thác. Với hợp đồng này, bên uỷ thác giao cho công ty tiến hàng nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định. Công ty đứng ra thay mặt bên uỷ thác thực hiện các nghĩa vụ đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu, thanh toán với nhà cung cấp tiền mua hàng nhập khẩu. Sau khi kết thúc dịch vụ uỷ thác, công ty được hưởng hoa hồng phần trăm theo hợp đồng đã ký với bên giao uỷ thác. Trong quan hệ này, công ty là bên cung cấp dịch vụ, còn bên gíao uỷ thác giữ vai trò là bên mua dịch vụ. Hoạt động nhập khẩu uỷ thác giúp cho công ty phát huy khả năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu, đồng thời tăng thêm thu nhập cho công ty. 2.1.3.2. Trình tự và thủ tục nhập khẩu uỷ thác B1: Ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Để có được một hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, phòng kinh doanh phải tìm kiếm bạn hàng có nhu cầu nhập khẩu nhưng không có khả năng nhập khẩu trực tiếp (chẳng hạn như không có giấy phép nhập khẩu), hoặc các công ty khác biết đến uy tín của công ty Haprosimex và đề nghị được giao uỷ thác nhập khẩu. Sau khi có sự thoả thuận của hai bên, Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu được ký kết giữa bên giao uỷ thác nhập khẩu và bên nhận uỷ thác nhập khẩu (công ty Haprosimex), trong đó quy định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Khi đó, bên giao uỷ thác phải chuyển tiền hàng nhập khẩu để mở L/C, thanh toán các khoản chi phí liên quan đến hoạt động nhập khẩu; còn tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt có thể được nộp qua bên nhận uỷ thác hoặc bên giao uỷ thác có thể tự nộp theo kê khai thuế. B2: Ký kết hợp đồng thương mại với nhà cung cấp nước ngoài Bước này sẽ được công ty Haprosimex thực hiện tương tự như đối với nhập khẩu trực tiếp. B3: Tiến hành nhập khẩu hàng hoá Bước này sẽ được công ty Haprosimex thực hiện tương tự như đối với nhập khẩu trực tiếp. Các chứng từ liên quan đến hoạt động nhập khẩu sẽ được công ty chuyển cho bên giao uỷ thác. Sau khi hoàn thành việc nhập khẩu uỷ thác, công ty Haprosimex sẽ được hưởng một khoản hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm đã quy định trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. 2.1.3.3. Chứng từ sử dụng Bộ chứng từ của hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Haprosimex gồm: + Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu + Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract) + Hoá đơn thương mại (Comercial Invoice) + Vận đơn (Bill of lading) + Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insuarance) + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) + Giấy chứng nhận khối lượng (Certificate of quantity) + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of origin) + Phiếu đóng gói (Packing list) + Phiếu nhập kho + Hoá đơn GTGT đối với khoản hoa hồng uỷ thác 2.1.3.4. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán của nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác được khái quát thành sơ đồ sau: TK 112 TK 331 TK 156 TK 131 TK 111, 112 (2) (3a) (3b) (1) TK 515 TK 515 (8) (11) TK 635 TK 635 TK 111,112 TK 511 (8) (5) TK 3333 TK 3331 (6a) (4) (6b) Sơ đồ 2.4: Hạch toán hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu tại Haprosimex (1) Nhận tiền ứng trước của bên giao uỷ thác để mở L/C (2) Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp (3) Tiếp nhận hàng nhập khẩu (3a) Tạm nhập kho (TK 156) (3b) Chuyển cho bên giao uỷ thác (TK 131) (4) Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá trị hàng hoá nhập khẩu (5) Chi hộ các khoản chi phí liên quan cho bên giao uỷ thác (6) Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (6a) Công ty nộp hộ thuế (6b) Bên giao uỷ thác nộp thuế (7) Xuất kho hàng nhập khẩu trả cho bên giao uỷ thác (8) Hoa hồng uỷ thác nhập khẩu được hưởng (9) Nhận lại các khoản chi hộ bên giao uỷ thác Sau đây là một ví dụ minh hoạ quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại công ty Haprosimex: Công ty Haprosimex nhận được đề nghị giao uỷ thác nhập khẩu một lô hàng vải lanh cao cấp của công ty cổ phần may 10. Ngay sau đó, công ty Haprosimex đã liên lạc với nhà cung cấp nước ngoài và gửi thông tin về mặt hàng này cho công ty cổ phần may 10 và được sự đồng ý của công ty cổ phần may 10. Ngày 8/7/2008 công ty Haprosimex đã ký hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với công ty cổ phần May 10. HỢP ĐỒNG UỶ THÁC NHẬP KHẨU Số 45/UTNK/2008 Hôm nay, ngày 8/7/2008 tại văn phòng công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Bên A (bên uỷ thác): Công ty cổ phần may 10 Địa chỉ: 24 Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội Điện thoại: 04.36789857; Fax: (84-4).9860662 Số tài khoản: 13459-3444-3577, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Đại diện bên A: Ông Vũ Văn An - Trưởng phòng kinh doanh công ty may 10 Bên B (bên nhận uỷ thác): Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Địa chỉ: 22 Hàng Lược – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.38267708; Fax: (84-4) 8264014 Số tài khoản: 311-100-819386-680-0, ngân hàng công thương Việt Nam Đại diện bên B: Ông Cao Cự Tẩm – Giám đốc công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Hai bên đã thoả thuận và thống nhất các điều khoản sau: TÊN, SỐ LƯỢNG, GIÁ CẢ HÀNG HÓA * Tên hàng: Vải lanh cao cấp * Só lượng: 2000m * Giá cả: Đơn giá: 5,6 USD/m Trị giá lô hàng chưa bao gồm thuế: 11.200 USD Tổng trị giá: 13.552 USD (đã bao gồm thuế nhập khẩu 10% và thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%) GIAO NHẬN HÀNG HOÁ - Sau khi bên B nhận hàng hoá ở cảng sẽ chuyển đến thẳng cho bên A, phí vận chuyển bên A có trách nhiệm thanh toán. - Mọi khiếu nại, tranh chấp trong việc giao nhận hàng hoá do bên B chịu trách nhiệm. III. PHÍ HOA HỒNG NHẬN UỶ THÁC NHẬP KHẨU Sau khi bên A đã nhận đủ hàng hoá, bên A chịu trách nhiệm thanh toán phí hoa hồng 5% tính trên tổng trị giá hàng hoá và thuế GTGT 10% là: 13.552 x 5% x 110% = 745,36 USD, quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế của ngày thanh toán. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN - Bên A đặt cọc ngay 10% giá trị hợp đồng để bên B mở L/C - Sau khi làm xong thủ tục mở L/C, bên A đặt cọc tiếp 50% giá trị hợp đồng để bên B thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. - Sau khi nhận hàng xong, bên A phải thanh toán hết số tiền còn lại và các khoản chi trả hộ cho bên B. IV. TRANH CHẤP … Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 2.9: Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Ngày 15/7/2008 công ty Haprosimex ký hợp đồng ngoại với công ty Candra Pantry (Nhật Bản) về việc mua bán một lô hàng vải lanh cao cấp theo như yêu cầu trong hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Ngày 16/7/2008 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng về việc bên giao uỷ thác đã gửi tiền vào tài khoản công ty để mở L/C. Tỷ giá thực tế ngày 16/7/2008 là 16.850 VNĐ/USD. Số tiền này bằng 10% giá trị hợp đồng uỷ thác nhập khẩu là: 13.552 x 10% x 16.850 = 22.835.120 VNĐ Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng và hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1121 – VIB: 22.835.120 VNĐ Có TK 131 – MM: 22.835.120 VNĐ Phí mở L/C chi hộ cho bên giao uỷ thác: Nợ TK 131 – MM: 11.200 x 1,2% x 16.850 = 2.264.640 Có TK 1121 – VIB: 2.264.640 Ngày 18/7/2008 ngân hàng thông báo thủ tục mở L/C đã hoàn tất. Công ty thông báo cho bên giao uỷ thác và bên giao uỷ thác tiếp tục gửi vào tài khoản của công ty 50% giá trị hợp đồng để công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tỷ giá thực tế của ngày 18/7 là 16.860 VNĐ/USD. Khoản tiền này trị giá: 13.552 x 50% x 16.860 = 114.243.360 VNĐ Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1122 – VIB: 114.243.360 VNĐ Có TK 131 – MM: 114.243.360 VNĐ Ngày 25/7/2008, nhà cung cấp nước ngoài thông báo đã chuyển hàng đi và gửi bộ chứng từ gốc cho ngân hàng công thương Việt Nam yêu cầu thanh toán tiền hàng. Ngân hàng đã thanh toán cho nhà cung cấp. Tỷ giá ngoại tệ ngày 25/7/2008 là 16.880 VNĐ/USD do đó trị giá số tiền mà ngân hàng thanh toán cho nhà cung cấp là: 11.200 x 16.880 = 189.056.000 VNĐ Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331 – CP: 189.056.000 VNĐ Có TK 1122 – VIB: 189.056.000 VNĐ Ngày 29/7/2008, hàng về tới cảng, công ty thực hiện các thủ tục cần thiết và nhận hàng. Hàng được chuyển thẳng cho bên giao ủy thác. Tỷ giá ngày 29/7/2008 là 16.840 VNĐ/USD. Căn cứ vào Biên bản kiểm nhận hàng hóa, hoá đơn thương mại và tờ khai hải quan, kế toán định khoản như sau: Trị giá lô hàng nhập khẩu: Nợ TK 131 – MM: 11.200 x 16.840 = 186.608.000 Nợ TK 635: 2.448.000 Có TK 331 – CP: 189.056.000 Thuế nhập khẩu phải nộp do công ty nộp hộ cho bên giao uỷ thác: Nợ TK 131 – MM: 11.200 x 10% x 16.840 = 18.860.800 Có TK 3333: 18.860.800 Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ: Nợ TK 131 – MM: 11.200 x (1+10%) x 10% x 16.840 = 20.746.880 Có TK 33312: 20._.ia nhập WTO mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực hết mình, năng động, nhạy bén đối với mọi sự biến động của thị trường. Lĩnh vực nhập khẩu là lĩnh vực chịu ảnh hưởng rất lớn bởi xu thế hội nhập toàn cầu này. Không thể phủ nhận với sự mở cửa nền kinh tế như hiện nay, hoạt động nhập khẩu trở nên dễ dàng hơn. Nhưng song song với nó là sự cạnh tranh vô cùng gay gắt giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp nước ngoài. Cùng với sự nỗ lực của công ty, bộ phận kế toán là một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản lý. Đặc biệt đối với hoạt động nhập khẩu bởi hoạt động này liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực khác trong nền kinh tế, có nhiều đặc thù riêng như vấn đề lưu chuyển hàng hoá, phương thức thanh toán, thủ tục nhập khẩu, quy đổi ngoại tệ… và ngày càng trở nên phức tạp hơn. Hơn nữa hiện nay các chuẩn mực, chế độ kế toán đang trên đà thay đổi và hoàn thiện, nếu không thường xuyên cập nhật thông tin thì sẽ trở nên lạc hậu và phản ánh sai chế độ kế toán. Trên thực tế hiện nay, công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty vẫn còn một số tồn tại và hạn chế. Mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng nhưng những tồn tại và hạn chế này vẫn chưa được giải quyết hợp lý. Chính vì những lý do trên, kế toán nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu cần phải được bổ sung và hoàn thiện hơn. Đồng thời, trong quá trình sửa đổi và hoàn thiện vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc sau: Tuân thủ các thông lệ kế toán quốc tế và các chuẩn mực kế toán Việt Nam, các quy định kế toán của Bộ Tài chính. Đảm bảo tính thống nhất về chính sách kế toán như sự thống nhất về đơn vị tiền tệ sử dụng, các chính sách về giá cả, các phương pháp hạch toán, các số liệu được trình bày trên báo cáo kế toán,… Phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cụ thể là chức năng, nhiệm vụ, quy mô, tính chất, điều kiện của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên. Hoàn thiện trên cơ sở tiết kiệm mà vẫn mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Đồng thời việc hoàn thiện không được làm gián đoạn công tác kế toán của công ty, phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý. 3.3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty Haprosimex 3.3.2.1. Hoàn thiện phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho Vì khối lượng hàng tồn kho của công ty không lớn, mỗi loại hàng hoá lại có tính đặc thù riêng, việc nhận biết chính xác từng lô hàng là không khó, do vậy ông ty nên tình giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp này mang lại độ chính xác cao khi phản ánh giá vốn hàng bán. Hơn nữa khi xuất hàng có thể định khoản được ngay, tránh tình trạng công việc tính toán bị dồn vào cuối tháng sẽ làm giảm hiệu quả công việc, giúp cho các nhà quản lý có thể cập nhật được số liệu kịp thời. 3.3.2.2. Hoàn thiện về thời điểm kiểm kê hàng tồn kho: Công ty nên kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hàng tháng để có thể theo dõi thường xuyên tình hình biến động hàng tồn kho, biết được chính xác số lượng, chủng loại hàng tồn kho cuối kỳ, đảm bảo tính chủ động trong kế hoạch nhập khẩu và tiêu thụ. 3.3.2.3. Hoàn thiện tài khoản hạch toán Thứ nhất, công ty nên chi tiết tài khoản 156 thành hai tiểu khoản là: TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá Trong đó: Giá mua hàng hoá bao gồm giá thanh toán cho người bán (CIF) và thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm tất cả những chi phí khác phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá như chi phí kiểm hàng, chi phí bốc dỡ, vận chuyển,… Việc chi tiết tài khoản 156 thành hai tiểu khoản như trên không những phù hợp với chế độ kế toán mà còn giúp kế toán xác định giá trị chính xác của hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, việc phân tích kết quả tiêu thụ rõ ràng, cụ thể hơn, đồng thời có thể kiểm soát được chi phí thu mua để có biện pháp giảm thiểu và điều chỉnh kịp thời. Thứ hai, công ty nên sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh hàng hoá khi đang chờ thông quan, hay trong một số trường hợp khác chưa thể vận chuyển về kho nhưng đã thuộc quyền sở hữu của công ty. Những hàng hóa này nếu được phản ánh vào TK 151 sẽ giúp cho công tác quản lý hàng hoá được tốt hơn và chỉ tiêu tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán được phản ánh chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác trong các quyết định của ban lãnh đạo. Thứ ba, khi xuất ngoại tệ để thanh toán cho nhà cung cấp, công ty nên phản ánh vào TK 007 – Nguyên tệ các loại và ghi đơn: Có TK 007 Việc phản ánh ngoại tệ bị giảm do thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp giúp cho công ty có thể kiểm soát được tình hinh tăng giảm ngoại tệ. 3.3.2.4. Hoàn thiện công tác trích lập các khoản dự phòng Thứ nhất, đảm bảo nguyên tắc thận trọng, vào thời điểm cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và phản ánh vào TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Việc xác định mức dự phòng phải thu khó đòi có thể theo hai cách như sau: Cách 1: Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu x Tỷ lệ ước tính Cách 2: Số dự phòng phải lập = Nợ phải thu khó đòi x Số % có khả năng mất Và khoản dự phòng phải thu khó đòi sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hoàn nhập hạch toán là thu nhập khác. Việc xác định dự phòng phải thu khó đòi giúp kế toán xác định được giá trị thực của khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính, đồng thời giúp công ty chủ động hơn trong tình huống nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ. Thứ hai, tương tự như trên, cuối mỗi năm, kế toán nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phản ánh vào TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng Số lượng HTK Giá gốc Giá trị thuần giảm giá = tại thời điểm x HTK theo - có thể thực hiện hàng tồn kho lập BCTC sổ kế toán được của HTK Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào giá vốn hàng bán, nếu hoàn nhập hạch toán là thu nhập khác. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp kế toán xác định được giá trị thực của hàng tồn kho trên hệ thống báo cáo kế toán, làm tăng tính chủ động trong tài chính trong trường hợp hàng tồn kho bị giảm giá và giúp cho ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. 3.3.2.5. Hoàn thiện công tác bán hàng và thu hồi các khoản phải thu Công ty nên chú trọng hơn các hình thức ưu đãi cho khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,… Chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn ghi trên hợp đồng. Việc áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán sẽ khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn, tăng vòng quay của vốn, giảm thiểu đáng kể vốn bị chiếm dụng, đặc biệt trong thời điểm hiện nay công ty đang phải vay vốn ngân hàng rất nhiều và do đó khoản chi phí lãi vay là không nhỏ. Chiết khấu thanh toán được phản ánh vào TK 635 – Chi phí tài chính. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua khi người mua mua hàng với số lượng lớn. Chiết khấu thương mại sẽ khuyến khích người mua mua nhiều hơn, làm tăng doanh thu của công ty. Chiết khấu thương mại được phản ánh vào TK 521 – Chiết khấu thương mại. Bên cạnh đó công ty cũng phải tổ chức làm tốt công tác nhập khẩu, vận chuyển bốc dỡ và giao hàng đúng theo hợp đồng để đảm bảo uy tín cho công ty và thuận lợi trong việc yêu cầu thanh toán. Đồng thời công ty cũng nên chú trọng hơn đến công tác thu hồi các khoản phải thu. Với những khách hàng nợ quá hạn công ty có thể tính lãi phạt cao hơn lãi suất ngân hàng. 3.3.2.6. Hoàn thiện công tác kế toán chi phí thu mua trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Kế toán nên hạch toán chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu vào TK 1562 như sau: Nợ TK 1562 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111, 112, 331 Khi bán hàng, chi phí thu mua này sẽ được phân bổ cho hàng xuất và tính vào giá vốn hàng bán. Điều này giúp cho kế toán phản ánh chính xác giá vốn hàng bán ra trong kỳ và giúp cho công ty có thể kiểm soát được chi phí thu mua phát sinh để có biện pháp điều chỉnh và giảm thiểu. 3.3.2.7. Hoàn thiện về sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu Để nâng cao tính cụ thể, chính xác và hữu ích của thông tin, công ty nên tổ chức tài khoản và sổ chi tiết theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng loại hàng hoá. Việc theo dõi chi tiết doanh thu, giá vốn cho từng loại hàng hoá giúp công ty xác định được kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá, dựa vào kết quả này công ty có thể đưa ra phương hướng kinh doanh đúng đắn, phát triển những mặt hàng có kết quả tốt, đưa ra giải pháp khắc phục những mặt hàng kinh doanh chưa hiệu quả. Đồng thời công ty nên mở thêm sổ chi tiết bán hàng theo dõi cho từng loại hàng hoá. Định kỳ, công ty nên bảng tổng hợp chi tiết bán hàng để có cái nhìn tổng quát hơn về hoạt động kinh doanh trong kỳ, giúp cho nhà quản lý ra quyết định chính xác. SỔ CHI TIẾT TK 5112 – Thép ATC Từ ngày 01/07/2008 đến 31/09/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … HĐ 03083 8/9/2008 Bán thép ATC cho công ty xây dựng đô thị HN 131 672.000.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 2.268.327.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 2.016.000.000 2.016.000.000 - Biểu số 3.1: Sổ chi tiết doanh thu nhập khẩu mặt hàng thép ATC SỔ CHI TIẾT Tài khoản 6322 – Thép ATC Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … PX 530 8/9/2008 Xuất kho thép ATC bán cho công ty xây dựng đô thị HN 156 576.639.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 1.674.000.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 1.674.000.000 - 1.674.000.000 Biểu số 3.2: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán mặt hàng thép ATC SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng hoá: Thép ATC Quý 3/2008 NT GS Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 531, 532) A B C D E 1 2 3 4 5 … … … … … … … … … … 8/9/2008 HĐ 03083 8/9/2008 Bán thép ATC cho công ty XDĐTHN 131-XDĐT 60.000 11.200 672.000.000 0 0 … … … … … … … … … … Cộng số PS - DTT - GVHB - Lãi gộp 180.000 2.016.000.000 1.674.000.000 342.000.000 0 0 Biểu số 3.3: Sổ chi tiết bán hàng BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Hoạt động nhập khẩu Quý 3/2008 STT Loại hàng Đơn vị Số lượng Giá vốn Doanh thu Các khoản giảm trừ Lãi gộp CP chung Lãi (lỗ) Thuế Khác (521, 531, 532) A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … … … … … … … … … 3 Thép ATC kg 180.000 1.674.000.000 2.016.000.000 0 0 342.000.000 … … … … … … … … … … … Tổng 192.394.535.100 197.268.327.000 0 0 4.873.791.900 3.264.253.262 1.609.538.638 Biểu số 3.4: Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng 3.3.2.8. Hoàn thiện phương pháp xác định kết quả hoạt động nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu chịu ảnh hưởng rất lớn từ tỷ giá ngoại tệ. Doanh thu, chi phí tài chính là một khoản mục không nhỏ, ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh. Do vậy, khi xác định kết quả hoạt động nhập khẩu công ty nên tính đến doanh thu và chi phí tài chính từ hoạt động nhập khẩu thì kết quả mới có thể phản ánh chính xác thực tế hoạt động nhập khẩu được. Công thức tính sẽ là: Lợi nhuận của Lợi nhuận gộp Lợi nhuận CPBH CPQLDN hoạt động kinh = về tiêu thụ + TC từ hoạt – phân bổ cho – phân bổ cho doanh hàng NK hàng NK động NK hoạt động NK hoạt động NK Lợi nhuận gộp Doanh thu Giá vốn hàng về tiêu thụ = tiêu thụ hàng – NK tiêu thụ hàng NK nhập khẩu trong kỳ Lợi nhuận TC Doanh thu TC Chi phí TC từ hoạt động = từ hoạt động – từ hoạt động nhập khẩu nhập khẩu nhập khẩu Chính vì vậy, công ty nên mở thêm sổ chi tiết doanh thu tài chính, chi phí tài chính từ hoạt động nhập khẩu. SỔ CHI TIẾT Tài khoản 5152 – Doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … HĐ 036491 23/8/ 2008 Lãi chênh lệch tỷ giá tại thời điểm nhận hàng 156 972.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 197.268.327.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 197.268.327.000 197.268.327.000 - Biểu số 3.5: Sổ chi tiết doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu SỔ CHI TIẾT Tài khoản 6352: Chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … HĐ 03489 23/8/ 2008 Lỗ chênh lệch tỷ giá tại thời điểm nhận hàng 156 2.448.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 197.268.327.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 197.268.327.000 197.268.327.000 - Biểu số 3.6: Sổ chi tiết chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Quý 3/2008 STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu hoạt động nhập khẩu 197.268.327.000 2 Giá vốn hàng bán 192.394.535.100 3 Lợi nhuận gộp hoạt động xuất khẩu 4.873.791.900 4 Doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu 7.955.679.020 5 Chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu 8.301.872.291 6 Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động nhập khẩu 2.490.406.790 5 Chi phí QLDN phân bổ cho hoạt động nhập khẩu 773.846.472 6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động xuất khẩu 1.263.345.367 Biểu 3.7: Kết quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá quý 3/2008 3.3.2.9. Hoàn thiện công tác kế toán quản trị Công ty nên chú trọng hơn đến công tác kế toán quản trị bởi đây là một công cụ vô cũng hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết định chính xác. Việc bổ sung một nhân viên kế toán quản trị là vô cùng cần thiết để có thể phân tích cụ thể các loại chi phí, doanh thu, lợi nhuận dựa trên các Báo cáo kế toán quản trị; đồng thời việc thực hiện công tác kế toán quản trị phải được thực hiện nghiêm túc, chính xác và kịp thời. 3.4. Điều kiện thực hiện 3.4.1. Về phía Nhà nước Để đáp ứng với nhu cầu hội nhập quốc tế như hiện nay, Bộ Tài chính đã tiến hành nghiên cứu, xây dựng một khung pháp lý về kế toán rõ ràng và hợp lý hơn. Các quy định, chế độ kế toán đang trên đà hoàn thiện, do đó thường xuyên thay đổi. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn gặp một số khó khăn trong việc áp dụng các chế độ kế toán mới do sự thiếu đồng bộ giữa các văn bán pháp lý, các thông tư hướng dẫn chưa được ban hành kịp thời. Để tạo điều kiện cho công tác kế toán của các doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng và kịp thời hơn, Bộ tài chính nên nhanh chóng xây dựng một hệ thống chuẩn mực, quy định kế toán đồng bộ, thống nhất. Kèm theo đó là các thông tư hướng dẫn được ban hành kịp thời. Hơn nữa, Bộ Tài chính cần nghiên cứu thay đổi một số quy định có liên quan đến hoạt động nhập khẩu, giúp cho các doanh nghiệp có thể vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán. Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cần có những quy định cụ thể hơn về kế toán quản trị, giúp cho các doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của công tác kế toán này. 3.4.2. Về phía công ty Haprosimex - Công ty cần tổ chức tốt công tác tuyển dụng nhân sự nhằm tuyển được các nhân viên kế toán có chuyên môn vững vàng, có phẩm chất đạo đức tốt, đồng thời bổ sung thêm số lượng nhân viên kế toán bởi số lượng nhân viên kế toán hiện nay của công ty là không đủ. Một số lượng hợp lý các nhân viên kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được thực hiện tốt và kịp thời. - Công ty nên xây dựng các chính sách thưởng phạt hợp lý, khuyến khích nhân viên hoạt động tích cực và hiệu quả. Đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên nâng cao trình độ, bổ sung kiến thức. 3.4.3. Về phía phòng kế toán công ty Haprosimex - Các nhân viên kế toán phải thường xuyên cập nhật các chuẩn mực, quy định kế toán mới, tích cực tìm hiểu và nghiên cứu các chuẩn mực kế toán quốc tế, có ý thức nâng cao trình độ kế toán và tiếng anh, thái độ làm việc nghiêm túc, hiệu quả. - Có sự phân chia công việc một cách hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi nhân viên kế toán. - Áp dụng linh hoạt các quy định, chuẩn mực kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp trên cơ sở vẫn tuân thủ chế độ kế toán. KẾT LUẬN Đất nước ta đang bước vào một giai đoạn phát triển của nền kinh tế mở cửa với nhiều cơ hội và thách thức. Mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và phương hướng phát triển của mình. Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội cũng không nằm ngoài quỹ đạo đó. Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã nỗ lực hết mình, cải tiến, đổi mới các công cụ quản lý kinh tế, trong đó có kế toán, đặc biệt là kế toán nhập khẩu hàng hoá. Trong thời gian thực tập tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ nhân viên phòng kế toán của công ty, em đã có điều kiện tìm hiểu về công ty, công tác kế toán chung của công ty và đặc biệt là công tác kế toán nhập khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu. Em nhận thấy rằng, công tác kế toán phần hành này tại công ty được tiến hành khá khoa học, hợp lý, phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh những thành tự đã đạt được trong những năm qua, công tác kế toán tại công ty cũng cò một số mặt hạn chế cần được khắc phục. Trên cơ sở đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá, tiêu thụ hàng nhập khẩu và xác định kết quả kinh kinh doanh hoạt động nhập khẩu tại công ty. Do trình độ còn hạn chế nên những đánh giá em đưa ra không thể tránh khỏi sai sót. Em hy vọng nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo và các cán bộ phòng kế toán bản chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Hữu Ánh đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề thực tập chuyên ngành này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Hướng dẫn lập chứng từ kế toán – Hướng dẫn ghi sổ kế toán. NXB Tài chính 2006 Báo cáo kiểm toán Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội – Năm 2007, 2008 Công bố thông tin của công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội – Năm 2008 Tài liệu do phòng kế toán của công ty Haprosimex cung cấp Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp, PGS.TS Đặng Thị Loan, NXB Đại học kinh tế quốc dân Các luận văn khoá 45,46 PHỤ LỤC Biểu 1: Yêu cầu phát hành thư tín dụng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập tự do hạnh phúc YÊU CẦU PHÁT HÀNH THƯ TÍN DỤNG Application for document credit Kính gửi: NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM, CHI NHÁNH HÀ NỘI Tên đơn vị: CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI (HAPROSIMEX) Địa chỉ : 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.38267708; Fax: (84-4) 8264014 Với mọi trách nhiệm vê phần mình, chúng tôi đề nghị ngân hàng phát hành Thư tín dụng theo loại sau bằng điện/ thư (x) Irrevocable ( ) Revocable ( ) Transferable ( ) Confirmed ANY BANK IN JAPAN EXEPT CITYBANK AND HSBC Người yêu cầu mở L/C: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT – EXPORT COMPANY (HAPROSIMEX) Add: 22 Hang Luoc, Hanoi, Vietnam Người hưởng lợi: Steel Aritex Tary Company Add: Room 1001, First samba building 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. Tel: 81.6.6244.9381 Fax: 81.6.6244.9536 Date of expiry: 30 August, 2008 32B Currency, Amount in figure and words: USD 32,400.00 Say: US Dollars thirty two thousand and four hundred only Tearm of shipment: Shipment from: Any Japan port Shipment to: Hai Phong port, Vietnam 45A. Description of goods: - Commodity: ATC Steel - Quality: Secondary grade - Origin: Japan - Packing: Bare Bundle - Shipping mark: Contract no 4532 - Quantity: 60,000 kg - Unit price: USD 0.54/kg - Amount: USD 32,400 47A. Special condition: Document to be presented within 15 days after B/L date but within the validity of the credit 71B Charge: All banks charges outside Vietnam including reimbursement charge are for account of Beneficiary. 72. This credit is subject to “The Uniform Customs and Pracice for Documentary Letter of credit, 1993 revision, ICC publication No.600”. Chỉ thị cho ngân hàng phát hành thư tín dụng: (x) Uỷ quyền ghi nợ tài khoản của chùng tôi số 311-100-819386-680-0 tại quý ngân hàng để thanh toán phí phát hành L/C. (x) Đơn vị chúng tôi xin cam kết nộp đủ số tiền khi kết thúc hợp đồng. Biểu 2: Sales contract no 4532 SALES CONTRACT NO 4532 Date: 5 August, 2008 Between: STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. Represented by Mr Jack Pattrick – Director Hereinafter refered to as the seller. And: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT – EXPORT COMPANY (HAPROSIMEX) Add: 22 Hang Luoc, Hanoi, Vietnam Hereinafter refered to as the buyer. Represented by Cao Cự Tẩm – Director The buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the following describles commodities under following term and conditions: I. DECRIPTION – QUALITY – QUANTITY - Decription: ATC Steel - Quality: Secondary grade - Quantity: 60,000 kg II. PRICE AND TOTAL AMOUNT The price is understood tobe CIF Hai Phong port, Vietnam in dollars as follows: - Price unit: USD 0.54/kg - Total amount: USD 32,400 Say: US Dollars thirty two thousand and four hundred only. DELIVERY TIME Within 30 days after receiving L/C PAYMENT The payment for 100% of the sales contract value amounting USD 32,400 will be paid after advising bank receive all document from the seller as follows: Signed detailed commercial invoice in three originals Detailed packing list in three originals Certificate of quality/ quantity and weight issued by the Manufacturer in three originals The seller’s Certificate certifying that 01 copy Bill of Lading, 01 original Comercial Invoice, 01 original Packing list, 01 copy of certificate of quality and quantity. The advising bank is: Vietinbank, Hanoi branch 2 Floor 142 Đoi Can, Hanoi, Vietnam The buyer and the seller will be bear bank charge in their respective country but charges for amendent and extension of L/C shall be bome by the requiring party. CLAIM In case of discrepancy arsing in respect of quantity, the survey report issued by Vinacontrol will be legal for making claim to the seller. ARBITRATION This contract will be governed by the provision of “ INCOTERM 2000”. If any dispute rise under this contract that is not settled by an amicable between the two parties, the matter will be transferred to international Arbitration center attached to the chamber of commercial Industry of Vietnam in Hanoi for the final settlement. The decision taken by Arbitration center wil be the final and all the fees and expenses occurred shall be bome by losing party. GENERAL CONDITION By signing this contract previous correspondence and negotiations connected here with shall become mull and void. This contract comes into effect from singing date, any amendment and additional clause to these conditions shall be valid only if in writing and duly confirmed by the two parties. This contract is made in English and to be by Fax. FOR THE SELLER FOR THE BUYER Biểu 3: Quantity and quality certificate STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. QUANTITY AND QUALITY CERTIFICATE TO WHOM IT MAY CONCERN: DATE: 12/08/2008 L/C NO DRAWN UNDER: HSBC, OSAKA BRANCH COMMODITY: ATC STEEL QUANTITY: 60.000 KG SHIPMENT: SHIPPED: PROMPT FROM: OSAKA PORT, JAPAN TO: HAI PHONG PORT, VIETNAM SAILING ON/ABOUT: 2008 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- WE CERTIFYING THAT: 1, Above – mentioned quality as per your contract and are in good condition. 2, Above – mentioned quantity are as per your contract and true and correct. Biểu 4: Packing list STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. PACKING LIST Date 12/08/2008 Inv no: Japan/ SATC Inv of: ATC Steel Shipper by: Steel Aritex Tary company To messrs: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT – EXPORT COMPANY (HAPROSIMEX) Per m/ss: Sailing on or about: 2008 From: Osaka Port To Hai Phong Port, Vietnam Packages Description Quantity Net weight Gross weight ATC Steel Origin: Japan Weight: by actual weight Packing: in new single big boxes Of 100 kg net each. Biểu 5: Commercial invoice STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Date 12/08/2008 COMMERCIAL INVOICE NO: 036491 THE SHIPPER: FOR ACCOUNT AND RISK OF MESSRS: STEEL ARITEX TARY COMPANY HANOI GENERAL PRODUCTION AND Add: Room 1001, First samba building, IMPORT – EXPORT COMPANY 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, 22 Hang Lươc, Hoan Kiem district, Hanoi, Osaka, Japan . Vietnam. From: Osaka, Japan. To: Hai Phong, Vietnam SHIPPING MARKS DESCRIPTION OF GOODS QUANTITY SHIPPED(KG) UNIT PRICE (USD) AMOUNT (USD) ATC STEEL (Secondary grade) 60,000 0.54 32,400 TOTAL 32,400 Say: US dollars thirty two thousand four hundred only. STEEL ARITEX TARY COMPANY Biếu 6: Hợp đồng kinh tế số 57590/2008 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 57590/2008 Hôm nay, ngày 15/8/2008 tại văn phòng công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Bên A (bên mua): Công ty xây dựng đô thị Hà Nội Địa chỉ: 83 Văn Cao, Quận Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: 478-100-865968-869-0, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Điện thoại: 04.36786971; Fax: (84-4).98606889 Số tài khoản: 13459-3642-3577, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Đại diện bên A: Ông Võ Việt Ba - Chức vụ: Giám đốc Bên B (bên bán): Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Địa chỉ: 22 Hàng Lược – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.38267708; Fax: (84-4) 8264014 Số tài khoản: 311-100-819386-680-0, ngân hàng công thương Việt Nam Đại diện bên B: Ông Cao Cự Tẩm - Chức vụ: Giám đốc Hai bên đã thoả thuận và thống nhất các điều khoản sau: TÊN, SỐ LƯỢNG, GIÁ CẢ HÀNG HÓA * Tên hàng: Thép ATC của nhà cung cấp Steel Aritex Tary Company * Só lượng: 60.000 kg * Giá cả: Đơn giá: 11.200 VNĐ/kg Trị giá lô hàng chưa bao gồm thuế: 672.000.000 VNĐ Tổng trị giá hợp đồng: 739.200.000 (đã bao gồm thuế GTGT 10%) GIAO NHẬN HÀNG HOÁ Khi hàng nhập khẩu đã về nhập kho, bên B sẽ thông báo cho bên A. Bên A sẽ thông báo cho bên B thời gian và địa điểm giao hàng. Bên B có trách nhiệm vận chuyển hàng hoá đến nơi quy định. III. TIẾN ĐỘ GIAO HÀNG Bên B sẽ giao hàng cho bên A trong vòng 60 ngày kể từ thời điểm ký kết hợp đồng. Nếu tiến độ giao hàng chậm do bất khản kháng, bên B phải có trách nhiệm thông báo với bên A. Nếu chậm quá 10 ngày bên B phải chịu phạt 0,2 % giá trị hợp đồng. Nếu chậm quá một tháng bên A sẽ đơn phương huỷ bỏ hợp đồng và bên B sẽ thực hiện chịu phạt không thực hiện hợp đồng theo luật định. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN Sau khi nhận hàng, bên A sẽ thanh toán toàn bộ tiền hàng cho bên bằng hình thức chuyển khoản. Chi phí vận chuyển do bên B chịu trách nhiệm thanh toán. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN Trách nhiệm của bên A - Thanh toán đủ tiền hàng cho bên B theo như thoả thuận. - Sau hàng nhập khẩu đã về kho, bên B đã thông báo cho bên A, bên A phải có kế hoạch nhận hàng không quá 10 ngày kể từ thời điểm hàng về nhập kho của bên B. 2. Trách nhiệm của bên B - Giao hàng đúng theo thoả thuận kèm các giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá. - Vận chuyển hàng đến nơi quy định theo như yêu cầu của bên A. VI. CAM KẾT CHUNG Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng, không bên nào được đơn phương thay đổi hoặc huỷ bỏ hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có những thay đổi lớn, hai bên sẽ cùng bàn bạc, thống nhất và bổ sung bằng phụ lục hợp đồng. Trường hợp có sự bất đồng ý kiến hoặc tranh chấp giữa hai bên mà không tự giải quyết được thì phải đưa ra giải quyết tại Toà án kinh tế Hà Nội. Quyết định của toà sẽ là quyết định cuối cùng đối với hai bên và bên thua kiện sẽ phải thanh toán tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến việc tranh chấp. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Biếu 7: Giấy báo Nợ VIETINBANK HANOI GIẤY BÁO NỢ Ngày 15/08/2008 Tài khoản Số tiền Nợ 311-100-819386-680-0 Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội USD 32.400 Có VIETINBANK HANOI USD 32.400 Số tiền bằng chữ: ba mươi hai nghìn bốn trăm đô la Mỹ Nội dung: Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài TTViên Kiểm soát Trưởng phòng Giám đốc Biểu số 8 : Hoá đơn GTGT dịch vụ uỷ thác nhập khẩu HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL PX/2008B GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0356 Liên 3: Nội bộ Ngày 29 tháng 7 năm 2008 Đơn vị cung cấp dịch vụ: Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Địa chỉ: 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Mã số thuế: 0100101724 Số tài khoản: 311-100-819386-680-0, ngân hàng công thương Việt Nam Điện thoại: 04.38267708 Đơn vị mua dịch vụ: Công ty cổ phần may 10 Địa chỉ: 24 Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội Điện thoại: 04.36789857; Fax: (84-4).9860662 Số tài khoản: 13459-3444-3577, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng STT Tên dịch vụ Thành tiền A B C 1 Uỷ thác nhập khẩu 11.417.560 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.141.756 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.559.316 Số tiền viết bằng chữ: mười hai triệu năm trăm năm mươi chín nghìn ba trăm mười sáu đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ._.