Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 Bộ Quốc Phòng

hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp 22 - Công ty 22 Bộ Quốc Phòng là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất được coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 Bộ Qốc phòng em đã tìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề: "Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 Bộ Quốc Phòng". Chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 Bộ Quốc Phòng. Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh được những thiếu sót, em rất mong sự góp ý của thầy cô cùng bạn đọc. Em xin chân thành cám ơn. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I. KHÁI NIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như: cát, sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc; rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm...,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất. +) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tố được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa... để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế.. phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra. +)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật, nguyên vật liệu hoặc bị hao mòn toàn bộ như: nhiên liệu, chất đốt... hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu như: mía để sản xuất đường ... hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như: vải để sản xuất quần, áo.... Như vậy, Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể, có thể sờ, mó cảm nhận bằng trực quan .Nhờ đó có thể cân, đo, đong, đếm được nên nguyên vật liệu và sự biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường. II. PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý. Theo đặc trưng này,vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán thành phẩm mua vào” - Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức. - Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như than, khí đốt... - Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa. Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm: - Vật liệu mua ngoài - Vật liệu sản xuất - Vật liệu từ các nguồn khác như: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng thưởng... Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất. Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng, chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: - Vật liệu tự có - Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu,gồm: - Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp ,tiêu thụ sản phẩm... Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất,tiêu thụ... III. ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí ” tức là tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên, tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau : 1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 1.1. Giá thực tế nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó. Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển ,bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác)- các khoản triết khấu thương mại ,giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất). Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ Trị giá mua ghi = trên hoá đơn (có VAT) Các loại thuế + không được hoàn lại Chi phí trực tiếp + phát sinh trong khâu mua Các khoản triết - khấu TM, giảm giá Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL thuê gia công, chế biến nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất gia = công ,chế biến Chi phí gia công + chế biến Chi phí vận + chuyển bốc dỡ - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL thuê gia công, chế biến nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất thuê = gia công chế biến Chi phí phải trả cho đơn vị + GC ,CB Chi phí vận chuyển, + bốc dỡ - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính. 1.2. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng nguyên vật liệu xuất kho đó . Phương pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt. Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối, phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ. Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được. Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trưng có giá trị cao. Phương pháp nhập trước – xuất trước Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế * NVL của lô hàng nhập trước Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy dơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì gia thực tế xuất kho lại đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn laij nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời, xa rời thực tế. Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng. Phương pháp nhập sau –xuất trước Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách : Trị giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL = xuất kho Đơn giá thực tế NVL của lô x hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương pháp nhập trước –xuất sau, với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến : Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu : Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL kho = xuất kho Đơn giá thực tế bình x quân của NVL Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế bình quân sau: * Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ: Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ. Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập .Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản, tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. * Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu. * Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập): Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau: Đơn giá bình quân Lượng tồn = trước khi nhập Đơn giá bình quân x trước khi nhập Trị giá thực tế NVL nhập + kho lượng nhập thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần. Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giá thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lượt như sau : Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sở giá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ: Trị giá NVL thực tồn cuối kỳ Số lượng NVL thực = tồn cuối kỳ Đơn giá lần mua x cuối cùng Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục. 2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán, ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn, phức tạp nhiều khi không thể thực hiện được. Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán, doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá, gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bước sau: * Bước 1: Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ chênh = lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ * Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu . Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau: Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu Ngày... tháng...năm ... STT Chỉ tiêu TK152 - Nguyên liệu, vật liệu HT TT 1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 2 Giá trị NVL nhập trong kỳ 3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ 4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán 5 Hệ số chênh lệch 6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ 7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan, nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả. Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu . Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn. - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu. - Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau : + Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất. + Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất... Nhìn chung các lại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường, khí hậu ... và dễ mất mát, hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản. Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn, do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí nay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chung. + Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất . + Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng, xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác. Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác, các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số, bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ Danh Điểm Vật Liệu Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán 1521-1 1521-01-01 1521-01-02 … 1521-2 1521-02-01 1521-02-02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ...) .Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản. V. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất . - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho , cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh . VI. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp: 1.1 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Với phương pháp hạch toán này, kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào. 1.1.1. Hạch toán ban đầu Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán mới được ghi chép và phản ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ . Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây : - Phiếu nhập kho: Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến ) * Liên 1: giữ lại ở bộ phận cung ứng. * Liên 2: giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ. * Liên 3(nếu có) : người lập giữ. - Biên bản kiệm nghiệp vật tư (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất .Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lượng , chất lượng , quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” gồm 2 bản. * 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho hay không * 1 bản giao cho kế toán - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếu là xuất kho NVL không thường xuyên với số lượng sử dụng ít. Gồm 3 liên , do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập. * Liên 1: lưu tại nơi lập * Liên 2: giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán * Liên 3: giao cho người nhận vật tư để ghi sổ ktoán nơi sử dụng - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm . Gồm 2 liên: * Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư * Liên 2: giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển lên phòng kế toán. - Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày .Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra , đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công , chế biến , di chuyển nội bộ sử dụng. - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phải tiến hành kiểm kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật tư làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra các trường hợp thừa , thiếu vật tư để có biện pháp sử lý kịp thời . Biên bản này cần lập thành 2 bản * 1 bản giao cho phòng kế toán * 1 bản giao cho thủ kho - Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sử dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ ” từ đó xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang kỳ sau , phiếu gồm 2 bản * 1 bản giao cho phòng cung ứng * 1 bản giao cho phòng kế toán Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1 số chứng từ khác : “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , “ Hoá đơn GTGT ” ... Các chứng từ phản ánh thanh toán : “ Phiếu chi ” , “Giấy báo nợ ” ... 1.1.2. Tài khoản sử dụng Các tài khoản kế toán sử dụng gồm : TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng , giảm NVL của doanh nghiệp theo giá thực thực tế TK 152 có nội dung và kết cấu như sau: Bên nợ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Khoản giảm giá ,triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào , trị giá NVL mua trả lại bên bán Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ Trị giá thực tế NVL tồn kho Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ vật liệu TK 152 – “ Nguyên vật liệu ” TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1526 – Vật liệu khác Ngoài ra còn có vài tài khoản TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua chấp nhận mua nhưng chư về nhập kho TK 331 “ Phải trả người bán ”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đối tượng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng đã ký. TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng cho sản xuất , công việc . Trị giá NVL không dùng hết nhập kho, trị giá phế liệu thu hồi. Và một số tìa khoản khác có liên quan như : TK 111 , TK 112 , TK 141 , TK 627 , TK 642 , TK 133... 1.1.3. Phương pháp kế toán 1.1.3.1. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Tăng do mua ngoài nhập kho Nợ TK 152: Giá thực tế trên hoá đơn (không gồm VAT) Nợ TK 1331: VAT đầu vào Có TK 331, 111, 141... : Tổng giá thanh toán Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đường kỳ trước Nợ TK 152: Trị giá thực tế Có TK 151 Tăng do nhận cấp phát , tặng thưởng , góp vốn liên doanh Nợ TK 152: Giá đánh giá Có TK 411 Tăng do nhận lại vốn liên doanh Nợ TK 152 : Trị giá vốn góp Có TK 128, 222 Các trường hợp khác Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập kho Có TK 336, 338, 711, 412, 154... Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu Trường hợ._.p xuất để chế tạo sản phẩm Nợ TK 621: Trị giá thực tế xuất kho Có TK 152 Trường hợp xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng , bán hàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản Nợ TK 627, 641, 642, 627 Có TK 152 Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 128, 222 Có TK 152 Xuất gia công , chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Đánh giá giảm nguyên vật liệu Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 1.1.4. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Trình tực kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau: TK111,112,331 TK152 TK621 TK3333 TK627,641,642,241 TK154 TK632,157 TK411 TK154 TK128,122 TK128,222,228 TK336 TK1381,412 TK412,711,3381 TK331,111 Nhập kho NVL mua ngoài (Giá thanh toán có VAT) Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Vật liệu nhập kho Xuất dùng cho quản lý PX, phục vụ sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất Chế tạo sản phẩm Nhập kho NVL gia công chế biến Phế liệu thu hồi Xuất NVL gửi bán Thiếu sau kiểm kê Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Xuất góp vốn liên doanh NVL di chuyển nội bộ Tại đơn vị nhận Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch giảm do đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL thừa sau kiểm kê Giảm giá, trả lại NVL Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi phản ánh không thương xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản tương ứng . Giá trị của NVL mua vào nhập kho, xuất kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán . 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ. Nó chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nội dung, kết cấu của TK 611 Bên nợ * Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tông kho * Trị giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác như hàng bán bị trả lại ) Bên có * Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê * Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán, xuất dùng trong kỳ * Trị giá vật tư, hàng hoá gửi bán chư xác định là tiêu thụ trong kỳ * Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá : - TK 611 có 2 tài khoản cấp - TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu” - TK 6112 “ Mua hàng hoá” Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, TK151, TK152 không sử dụng để theo dõi phương pháp tình hình nhập, xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ. 1.2.2. Phương pháp kế toán Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau (áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) TK151,152 TK611 TK152 TK111,112,331 TK151 TK1331 TK111,112,331 TK3333 TK621,627,641,642 TK154 TK632 TK411 TK111,1388,334 TK128,222 Kết chuyển trị gia NVL tồn đang đi đường đầu kỳ Nhập kho NVLmua ngoài (nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) Kết chuyển trị giá NVL đang đi đường cuối kỳ Kết chuyển trị giá NVL Tồn kho cuối kỳ Giảm giá hàng mua bị trả lại Thuế nhập khẩu tính vào trị giá NVL nhập kho Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD Nhập kho NVL gia công chế biến, phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốn NVL xuất bán Phần thiếu hụt, mất mát Nhận lại vốn góp liên doanh Bằng NVL Chênh lệch giảm do đánh giá lại NVL Nộp kho NVL mua ngoài (Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) VAT đầu vào Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL TK336 TK412 NVL di chuyển nội bộ Tại đơn vị nhận TK412 TK128,228 Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả nguyên vật liệu. Theo thông tư số 107/2001/TT – BTC của Bộ Tài Chính trước đây quy định: những vật tư , hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phong. Điều này trong nhiều trường hợp vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng.Từ thực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế, vừa qua ngày 31tháng 12 năm 2001, Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành công bố bốn chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau: Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho .Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng: Giá trị thuần Giá bán ước tính Chi phí ước Chi phí có thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụ hiện được kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá bình thường phẩm đó Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tính trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính. Với tư cách là hàng tồn kho, NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá NVL mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mới đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũng như các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại NVL đó. Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn ...Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL” Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL STT Mã số Tên vật liệu Giá hạch toán Giá trị ghi sổ Giá trị thuần có thể thực hiên được Chênh lệch 1 2 … Cộng Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2. Tài khoản sử dụng * Kế toán sử dụng TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp. Nội dung và kết cấu TK 159 Bên nợ *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập Bên có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp Số dư bên Có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho *Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho . 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159 Ngược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây. Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút toán. Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo được thực chất của nghiệp vụ. Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới, tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được. Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập của nền kinh tế đất nước . 2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất. Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL mà còn cần chi tiết đến từng nhóm, từng thứ NVL. Như vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả.Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL. Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập , xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất . Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp 2.1. Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL. Cụ thể: Tại kho: Công tác ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đơn vị........... Tên kho......... THẺ KHO Số thẻ kho ..............................Số tờ............................................... Ngày lập thẻ .......................... Danh điểm vật liệu.................Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT........ Đơn vị tính.................... Định mức dự trữ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Tối đa: Tối thiểu: Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu chứng từ Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán - Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị. SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ kho..........................Số tờ.................................................... Danh điểm vật liệu.............Tên , nhãn hiệu, quy cách VT............ Kho.....................................Giá hạch toán ................................... Đơn vị tính.......................... Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán, kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”. Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu Nhóm vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng, nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán TH về NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo phương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất . BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT ) Tháng ... Chứng từ Tên vật liệu Diễn giải Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Số Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT ) Tháng ... Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập (xuất) trong tháng Từ ngày….đến ngày…. Từ ngày…. đến ngày…. …. Cộng Theo phương pháp này, công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như sau: - Tại kho: Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng - Tại phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho của thủ kho, kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng, mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng. Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh điểm Tên vật tư Đ V T Giá HT SD đầu T1 Luân chuyển tháng 1 SD đầu tháng 2 Luân chuyển tháng 2 … SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuất SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 + Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập. + Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép . + Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ trước . + Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản, dễ làm và khối lượng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song, tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX Sổ đối chiếu luân chuyển Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên, phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng . Tại kho: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định, sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất . Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm..... Nhóm vật liệu Nhập (xuất) Ký nhận Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền Tổng cộng Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán. Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần. Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số dư vật liệu Nhóm vật liệu ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 … SL TT SL TT SL TT Cộng Tại phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền. Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể, không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn. Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập, xuất nhiều, chủng loại vật liệu đa dạng, quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phương pháp này, nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế toán chi tiết NVL. Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ cái . NHẬT KÝ – SỔ CÁI Số TT NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 SH NT Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho NVL và các chứng từ có liên quan, kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của tài khoản 152,621,641...) theo trình tự thời gian. Cuối tháng, khoá sổ và tiến hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết. Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627... phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp CT , nhập xuất NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản , số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều , số liệu kế toán tập trung cho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi , do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân công lao động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán , khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều , trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả , không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi. 2. Hình thức Nhật ký chung Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài khoản: 152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng . Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này. Sổ Nhật Ký Chung Năm....... NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh SH NT Nợ Có Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký. Sổ cái Năm... Tên tài khoản... Số hiệu... NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Khi có các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền. Sau đó, số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152, 153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng CĐTK Báo cáo tài chính Nhật ký mua hàng, chi tiền Báo cáo TH nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản, sổ cấu tạo đơn giản, rõ ràng nên dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô, trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công, hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản, trình độ quản lý và kế toán còn thấp, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán . 3. Hình thức chứng từ ghi sổ Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết . Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Năm... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng cuối tháng - Luỹ kế từ đầu năm Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập, xuất kho NVL hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ, trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệu cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ( phần số tiền ) và sổ Cái tài khoản 152, 153. Đến cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng tổng tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết. Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ Phiếu NK, XK NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Sổ đăng ký CT-GS Báo cáo TH N-X-T kho NVL Bảng TH CT N, X kho Sổ (thẻ) KT chi tiết NVL Phiếu NK, XK NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Sổ đăng ký CT-GS Báo cáo TH N-X-T kho NVL Bảng TH CT N, X kho Sổ (thẻ) KT chi tiết NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản, dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra. Mặt khác, sổ được thiết kế theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên. Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toán thủ kho công và lao động kế toán bằng máy . 4. Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ Các sổ sử dụng gồm - Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153 - Các sổ kế toán chi tiết NVL Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK152, ghi Có TK331), NKCT số 6 ( ghi Nợ TK 152, ghi có TK151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK112), NKCT số 1(ghi Có TK111, ghi Nợ TK152) và NKCT số 7. Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu , từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho. Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ , mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong. NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản mua NVL, hàng hoá, các lao dịch vụ khác. Gồm hai phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ. Cuối tháng, căn cứ vào số tổng cộng của từng sổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5, mỗi người bán ghi một dòng . NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp về nhập kho, ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK 641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả” ( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152). Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Phiếu nhậpkho, xuất kho NVL NKCT số 5,6,7 Bảng kê số 3,4,5,6 Bảng PB số 2 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấu theo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao. Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng được hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách . CHƯƠNG II: THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNG 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 22- Công Ty 22- Bộ Quốc Phòng Xí nghiệp 22 nằm trên quốc lộ 5 thuộc địa phận phường Sài Đồng quận Long Biên, thành phố Hà Nội, là một Xí nghiệp chế biến thực phẩm thuộc ngành Hậu cần quân đội, được ra đời vào ngày 22/ 12/1970. Do yêu cầu phục vụ chiến đấu trong sự nghiệp chiến đấu giành độc lập dân tộc thống nhất đất nước. Trong những ngày đầu thành lập Xí nghiệp có tên là “Xưởng chế biến thực phẩm 22” gọi tắt là Xưởng 22, đặt dưới sự chỉ đạo và chỉ huy trực tiếp của tổng kho 205- Tổng cục Hậu Cần. Với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất các sản phẩm sơ chế/ khô như : Lương khô, cơm sấy, thịt ướp, bột cháo, nước quả ép để cung cấp cho bộ đội ở khắp chiến trường. Bước sang năm 1973, sau khi hiệp định Pari được ký kết, quân đội Mỹ rút hoàn toàn ra khỏi miền Nam Việt Nam, theo quyết định số 375 từ nay tổng kho 205 không trực tiếp quản lý Xưởng 22 nữa mà Xưởng 22 sẽ trở thành một đơn vị sản xuất độc lập có tên là “ Xia nghiệp chế biến thực phẩm 22” gọi tắt là Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. Đến năm 1980, Cục quân nhu được tách ra làm hai cục : Cục quân lương và Cục quân trang, Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. Bước sang năm 1987, khi tình hình biên giới có phần dịu đi, bộ đội làm nghĩa vụ Quốc tế cũng lần lượt trở về Tổ quốc thì cũng là lúc số lượng và cơ cấu hàng quốc phòng giảm mạnh. Đồng thời đây cũng là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội VI của Đảng về đường lối đổi mới tư duy kinh tế. Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục, ngoài những mặt hàng do Bộ ._.