Kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty cổ phần xây dựng thương mại và dịch vụ

ật Liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên Vật Liệu trong doanh nghiệp”. Nhân dịp này em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến toàn thể ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng và thuơng mại dịch vụ Trung Thành mà trực tiếp là phòng kế toán đã rất nhiệt tình tạo điều kiện giúp đỡ em trong đợt thực tập này. Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Hiệu nhà trường: Trung Học Công Nghệ và Quản Trị Đông Đô, đã tạo điều kiện lên chương trình cho chúng em được đi thực tế và thực tập để tìm hiểu những kiến thức ngoài đời sống, để chúng em có những kinh nghiệm bước đầu làm hành trang vào cuộc sống. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất đến cô: Nguyễn Thanh Hải đã trực tiếp, tận tình hướng dẫn em trong đợt thực tập vừa qua. Trong quá trình thực tập em đã cố gắng học hỏi hết mình để viết lên bài báo cáo tốt nghiệp đầy tâm huyết. Song do điều kiện còn hạn chế, kiến thức còn hạn hẹp…Những gì em thu nhận được vẫn còn rất khiêm tốn, em mong các thầy cô, các quý cơ quan và bạn đọc hãy tiếp tục xem xét và đóng góp ý kiến cho bài viết của em thêm hoàn chỉnh. Em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2008 Sinh Viên Trịnh Thị Lâm Lời nói đầu Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão cả nền kinh tế quốc tế, kinh tế Việt Nam cũng đang có bước chuyển mình rõ dệt, đặc biệt là ngành xây dựng đã và đang chiếm ưu thế, cũng có thể nói rằng đây là ngành kinh tế mũi nhọn của nước ta. Từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ ( VI ) 1986 đã vạch rõ con đường phát triển kinh tế cho đất nước ta là “ Nền kinh tế nhiều thành phần định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước…”, Đây là nền kinh tế hiện đại. Vì vậy, sau 22 năm kể từ khi đất nước đổi mới ( 1986 – 2008 ), kinh tế nước ta đã dần thay da đổi thịt. Đặc biệt là trong giai đoạn phát triển như hiện nay thì nhu cầu về xây dựng nói chung và thương mại nói riêng của con người đòi hỏi ngày càng cấp thiết hơn và điều đó càng khẳng định rõ vai trò của Nguyên Vật Liệu. Bởi vì doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đựợc cần phải tìm tòi mọi cách làm thế nào để sản xuất kinh doanh đảm bảo “ Lấy thu bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn được vốn và có lãi để tích luỹ, sản xuất mở rộng không ngừng”. Để thực hiện được điều này thì một trong các biện pháp quan trọng đó là phải quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất. Và một trong những chi phí đó là chi phí Nguyên Vật Liệu, chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh nghiệp. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí Nguyên Vật Liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Với xu thế ngày một phát triển các công trình phục vụ làm việc, chỗ ở, vui chơi, giải trí, đi lại… mọc lên nhiều và được thiết kế theo kiểu rất đẹp, sang trọng. Nhờ đó mà công ty cổ phần xây dựng ra đời và từng bước đạt được nhiều thành tựu. Do đặc thù của ngành xây dựng, Nguyên Vật Liệu chiếm tỷ trọng rất lớn và vốn để đảm bảo, dữ trữ, quản lý Nguyên Vật Liệu luôn được công ty quan tâm đúng mức, do đó công tác tổ chức Kế toán Nguyên Vật Liệu một cách hợp lý, tiết kiệm để tăng lợi nhuận cho công ty đồng thời làm tăng sức cạnh tranh cho công ty trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Trong thời gian thực tập tại công ty em thấy rõ vai trò và tầm quan trọng của Kế toán Nguyên Vật Liệu trong công tác Kế toán nói riêng và trong công tác quản lý của doanh nghiệp nói chung. Do vậy em lựa chọn đề tài “Kế toán Nguyên Vật Liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên Vật Liệu” trong công ty Cổ Phần Xây Dựng Thương Mại và Dich Vụ để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp. Bài báo cáo thực tập của em gồm 3 chương: Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Chương 2: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng tại công ty Cổ phần xây dựng, thương mại và dịch vụ Trung Thành. Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong công ty. Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (I). Đặc điểm chung của công ty CPXD & DVTM Trung Thành (1). Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Nằm ngay Phố Gia của Thị Trấn Thường Tín Tỉnh Hà Tây, một thị trấn tuy nhỏ nhưng phát triển và là địa bàn thuận lợi cho công ty CPXD & DVTM đặt trụ sở làm việc với tổng diện tích 850 m3. Công Ty CPXD & DVTM Trung Thành có tiền thân là “ Đội thi công công trình huyện Thường Tín” Đựơc thành lập vào ngày 05/07/2003. Đội là đơn vị kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân hoạt động theo kế hoạch của nhà nước giao. Cùng với sự phát triển của đất nước, “Đội thi công công trình huyện Thường Tín” ngày càng phát triển cả về số lượng lao động lẫn đồng vốn. Để mở rộng sản xuất kinh doanh cho “Đội thi công” năm 2004 “Đội thi công” được đổi tên thành “Công ty CPXD & DVTM TrungThành” theo quyết định số 702 _ QĐ/UB ngày 01/02/2004 của UBND Tỉnh Hà Tây cấp năm 2004. Với sự phát triển không ngừng của xã hội nói chung cũng như ở Việt Nam và tỉnh Hà Tây nói riêng để có thể đáp ứng nhu cầu cấp thiết về xây dựng, công ty đã có những bước chuyển đổi khá lớn trong hoạt động của mình. Công ty được thành lập hoạt động kinh doanh theo những chức năng và nhiệm vụ chính sau; Xây lắp các công trình xây dung. Mở dự án đầu tư xây dung Kinh doanh thương mại. Trải qua hơn 4 năm thành lập và phát trển cho đến nay công ty đã đạt được những chỉ tiêu sau: a) Tình hình về nguồn vốn, tài sản ( Cơ sở vật chất) Biểu 1: Chỉ tiêu Đơn vị(đ) Năm 2006 Năm 2007 So sánh + (-) % Tài sản - Tài sản lưu động - Tài sản cố định 2. Nguồn vốn - Nợ phải trả - Nguồn vốn chủ sở hữu 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.530.000 1.200.000 330.000 1.530.000 1.001.000 529.000 1.590.000 1,230.000 360.000 1.590.000 1.000.000 590.000 60.000 30.000 30.000 60.000 - 1.000 61.000 3,92 2,50 9,09 3,92 - 0,1 11,53 Nhận xét: Qua việc so sánh các chỉ tiêu trong 2 năm là năm 2006 và năm 2007 ta có thể dễ dàng nhận they rằng tài sản và nguồn vốn của công ty tăng lên 3,92% tương ứng làm tăng 60.000đ. - Về phần tài sản + Tài sản lưu động tăng 2,50% tương ứng làm tăng 30.000.000đ + Tài sản cố định tăng 9,09% tương ứng làm tăng 30.000.000đ. Nhìn chung tài sản trongcôngty 2 năm có phần tănglên như vậy công ty có cơ sở vật chất tương đối tốt. Về nguồn vốn: + Nợ phải trả giảm xuống 0,1% tương ứng giảm 1.000.000đ + Nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên 11,53% tương ứng làm tăng 61.000.000đ Nhìn vào bảng số liệu ta thấy rằng về nguồn vốn tự có tăng lên và nguồn đi vay giảm xuống đây là biểu hiện phát triển tốt của công ty. (b) Tình hình về số lao động Để thực hiện yêu cầu và chức năng của doanh nghiệp, kể từ khi thành lập công ty CPXD & TMDV Trung Thành đến nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty cũng có sự thay đổi, cụ thể qua các năm là: Biểu 2: Năm So Sánh Tổng Số lao động Giới tính Theo năm công tác Theo trình độ đào tạo Tính chất phục vụ Nam- nữ 1 năm 2 năm, 3 năm 4 năm Đại học Trung học CN lành nghề Trực tiếp Gián tiếp 2004 2005 2006 2007 48 47 49 51 38 38 38 51 10 9 11 9 2 2 12 29 4 4 4 4 4 4 3 3 38 37 30 24 5 5 5 6 10 9 10 15 33 33 34 39 41 40 42 49 7 7 7 11 Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty CPXD & TMDV Trung Thành là 1 doanh nghiệp vừa vànhỏ; Vì vậy tổng số công nhân viên những năm gần đây có sự thay đổi nhưng không đáng kể. Mặc dù năm 2007 tăng hơn hẳn so với 3 năm trước nhưng mới chỉ là bước khởi đầu nên quá trình hoạt động của doanh nghiệp vẫn bình thường chưa có sự đột phá. Năm 2007 lực lượng lao động có sự thay đổi tăng lên đáng kể, để đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng đến quý III năm 2007 số lao động này mới chính thứ lao động tại công ty. Do vừa chuyển thành công ty CPXD & TMDV nên đặc điểm chủ yêu vẫn còn mang tính thừa kế mọi quyền lợi và nghĩa vụ của “ Đội thi công công trình huyện Thường Tín” Đó là xây dung cơ bản nên số công nhân nam nhiều hơn số công nhân nữ. Đây có lẽ là điều kiện tốt cho việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Xét tính chất phục vụ: Với số lao động tham gia trực tiếp vào quá trình lao động sản xuất kinh doanh như trên của công ty là rất tốt, đáp ứng yêu cầu sản xuất của công ty, tạo cho công ty có sự thuận lợi hơn trong công tác quản lý. (c) Mô hình , hình thức sở hữu vốn và tình hình kinh doanh của công ty CPXD & TMDV Trung Thành. - Mô hình công ty CPXD & TMDV Trung Thành là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ dưới dạng hạch toán độc lập. - Hình thức sở hữu vốn của công ty là sở hữu chung theo phần vốn góp của các thành viên góp vốn. + Tình hình kinh doanh của công ty. .) Lĩnh vực kinhdoanh của công ty là xây dung cơ bản. .) Nhận thầu thi công xây dựng cơ bản các công trình dân dụng, công trình đường xá, xan lấp mặt bằng, xây dựng trường học, bệnh viện, nhà cửa, xí nghiệp thuộc địa phận tỉnh Hà Tây . .) Nhận trang trí nội thất nhà cửa. + Quy trình sản xuất của công ty. Với tư cách là một công ty xây dựng chuyên đi đấu thầu các công trình xây dựng có quy trình sản xuất là khoảng thời gian nhận đấu thầu đi đến các hợp đồng xâydựng đến khi hoàn thành bàn giao và thu được tiền nên quy trình sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành như sau: (Sơ đồ số 1) Tham gia đấu thầu hoặc chỉ định các công trình và hạng mục công trình Kí hợp đồng Thi công xây dựng Bỏ vốn đầu tư mua Nguyên vật liệu, tiền lương công nhân và các chi phí khác Thanh toán hợp đồng và thanh toán vốn Ngiệm thu bàn giao và đưa vào sử dụng Nghiệm thu từng giai đoạn hoàn thành Ngoài ra kết quả sản xuất kinh doanh của công ty CPXD & TM Trung Thành đã đạt được là một sự khẳng định việc sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu quả sử dụng như sau: Biểu 3: stt Chỉ tiêu đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 So sánh + (-) % 1 2 3 4 5 Tổng doanh thu Lợi nhuận thực hiện Các khoản phải nộp ngân sách Tổng tiền lương và thu nhập Lương bình quân cnv/tháng 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.220.000 20.500 9.626 337.000 720 2.200.000 27.500 23.700 472.000 830 980.000 7000 14.074 135.000 110 80,32 34,14 146,2 40,05 0,01 Nhận xét: Qua bảng số liệu ta thấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty là rất tốt, các chỉ tiêu năm sau cao hơn năm trước cụ thể là: Tổng doanh thu tăng lên so với năm trước là 80,32% tương ứng làm tăng 980.000.000đ Lợi nhuận thực hiện tăng lên so với năm trước là 34,14% tương ứng làm tăng 7.000.000đ Doanh thu và lợi nhuận tăng lên kéo theo đó lương bình quân công nhân viên tháng tăng 0,01% tương ứng làm tăng 110.000đ. Các chỉ tiêu khác cũng có xu hướng tăng. Điều đó chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là tiến triển. (2). Tình hình tổ choc bộ máy quản lý, bộ máy kế toán. (a). Tình hình tổ choc bộ máy quản lý. Công ty CPXD & TMDV Trung Thành thực hiện chế độ 1 thủ trưởng, đứng đầu là Giám Đốc, dưới Giám Đốc là các Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng. Tuy bộ máy quản lý của công ty rất gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được sự giám sát, quản lý chặt chẽ từ lãnh đạo tới các phòng ban và đội sản xuất nhằm hạch toán tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình, đáp ứng yêu cầu của xã hội, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. Cụ thể việc tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau: *) Giám Đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty trong mọi giao dịch, là người trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc. + Điều hành và chịu trách nhiệm về kinh doanh của công ty. + Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh đã được giao. + Xâydựng kế hoach lâu dài và kế hoạch hàng năm của công ty trình duyệt + Quyết định giá mua Nguyên Vật Liệu sản phẩm. + Kí kết các hợp đồng kinh tế theo luật định. + Đại diện cho công ty trong khởi kiện các vụ án liên quan đến quyền lợi của công ty. *)Các Phó Giám đốc Phó Giám đốc được phân công thực hiện một số công việc thay mặt Giám Đốc giải quyết các công việc trong trường hợp Giám Đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc làm đó. Mọi sự uỷ quyền , uỷ nhiệm có liên quan đến công ty đều phải thực hiện bằng văn bản. Phó Giám Đốc sản xuất kinh doanh xây dựng cơ bản: Phụ trách tổ chức thi công chỉ đạo các đội xây dung thi công các công trình xây dựng cơ bản do đơn vị trực tiếp thi công kí kết các hợp đồng thi công xây dựng với bên A và hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán các công trình xây dựng, chịu trách nhiệm pháp lý trước Giám Đốc và trước pháp luật về công việc mình làm. Phó Giám Đốc kinh doanh thương mại: Giúp Giám Đốc giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ tổng hợp; trực tiếp kí kết các hợp đồng kinh tế về mua bán hàng hoá, dịch vụ tổng hợp phục vụ kinh doanh chịu trách nhiệm pháp lý trước Giám Đốc và trước Pháp Luật về những việc mình làm. *) Các phòng ban - Phòng tổ chức hành chính (3 người): Có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám Đốc, cho công tác tổ chức bộ máy sản xuất lao động tiền lương, hành chính đời sống, xây dựng cơ bản và xây dựng phương án, cân đối lao động theo kế hoạch, điều tiết lao động theo tay nghề. - Phòng Kế Toán: Có trách nhiệm mở sổ kế toán theo dõi chính xác toàn bộ tài sản tiền vốn của doanh nghiệp quản lý và sử dụng theo đúng quy định của chế độ hạch toán kế toán thống kê hiện hành. Phản ánh tình hình biến động tài sản về tiền vốn, thường xuyên kiểm tra đối chiếu về tình hình công nợ, xác định và phân loại các nợ tồn đọng, phân loại khả năng thu hồi các khoản nợ để có biện pháp xử lý kịp thời,chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về quản lý kinh tế và phương án các kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Các bộ phận sản xuất kinh doanh ( đội sản xuất): số công nhân trực tiếp được chia làm 3 tổ gồm 35 cán bộ công nhân viên được đóng bảo hiểm xã hội và 31 lao động ký hợp đồng theo thời vụ, các tổ chức này trực tiếp tham gia xây dựng các công trình. Mô hình công ty CPXD & TMDV Trung Thành ( Sơ đồ số 2 ) Giám Đốc Phó giám đốc phụ trách xây dựng cơ bản Đội xây dựng Phó giám đốc phụ trách kinh doanh thương mại Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng kinh doanh (b). Bộ máy Kế toán của công ty CPXD & TMDV Trung Thành *) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất phù hợp với quy mô và điạ bàn kinh doanh cũng như trình độ quản lý của công ty. Do vậy công ty CPXD & TMDV Trung Thành đã áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung. Việc áp dụng hình thức Kế toán tập trung của công ty cũng như toàn bộ công việc kế toán chung ở công ty được thực hiện ở phòng tài vụ, các đơn vị sản xuất không tổ chức hạch toán thống kê riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của các đội sản xuất, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ báo cáo về phòng kế toán để xử lý tiến hành việc hạch toán của công ty. *) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty với đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ từ trung cấp trở lên được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi nhân viên làm một nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo phát huy năng lực của mỗi người. Phòng kế toán có 3 người: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty (sơ đồ số 3) Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ Chức năng của từng người trong phòng kế toán: Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ kiểm tra phân tích số liệu vào cuối kì kinh doanh đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các quy định chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Là người trực tiếp báo cáo thôngtin về kế toán lên Giám Đốc và các cơ quan có thẩm quyền; chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin số liệu đã báo cáo. Kế toán viên: Theo dõi chi phí tại công trường, ghi sổ kế toán chi tiết Thủ quỹ: Phụ trách thu chi tiền mặt, vào sổ quỹ lập báo cáo quỹ hàng tháng. (3). Phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty CPXD & TMDV Trung Thành. Theo dõi chế độ hiện hành có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kê khai định kỳ. Dựa vào đặc điểm của doanh nghiệp mà công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này thì hàng tồn kho được ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho Nguyên Vật Liệu trên các tài khoản kế toán và sổ kế toán. Việc xác định giá trị thực tế cả hàng tồn kho được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi tổng hợp phân theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản sổ kế toán. Giá trị của hàng hoá tồn kho được xác định bất kỳ thời điểm vào trong kỳ hạch toán. (4). Niên độ Kế toán và đơn vị tiền tệ trong ghi sổ kế toán của công ty CPXD & TMDV Trung Thành. - Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch - Đơn vị tiền tệ công ty sử dụng trong ghi sổ sách là Việt Nam đồng (5) . Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng Hiện nay có 4 hình thức kế toán đang được áp dụng ở các doanh nghiệp: Nhật ký sổ cái Nhật kí chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. Căn cứ vào đặc điểm và trình độ của các nhân viên kế toán trong công ty và công ty CPXD & TMDV Trung Thành đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sơ đồ số 4: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ áp dụng ở công ty. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ gốc 2 4 5 7a 1a 1b 3b 3a 7b 6 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu *) Trình tự ghi 1. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, kế toán lập chứng từ ghi sổ 2. Các chứng từ liên quan tới tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để lập chứng từ ghi sổ. 3. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập được để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghỉô 4. Các chứng từ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì được ghi vào sổ chi tiết có liên quan. 5. Cuối tháng căn cứ vào chi tiết kế toán để lập bảng chi tiết căn cứ vào các sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. 6. Đối chiếu bảng cân đối số phát sinh với sổ quỹ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái trước khi lập báo cáo tài chính. 7. Sau khi đối chiếu kiểm tra căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ để lập báo cáo tài chính. Chương II Thực tế công tác kế toán Nguyên Vật liệu là nâng cao hiệu quả sử dụng tại công ty CPXD & TMDV Trung Thành. Phần A: (I). Khái niệm, đặc điểm và vai trò của Nguyên Vật liệu (1.1) Khái niệm và đặc điểm của Nguyên Vật liệu Nguyên Vật Liệu (NVL) là cụm từ nói gộp của Nguyên liệu và Vật liệu, nó là những sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất ra các loại hàng hoá, dịch vụ khác, trong đó: +) Nguyên liệu là những sản phẩm của lao động đó là đối tượng lao động đã trải qua một lần lao động trước kia. ví dụ: Cây đay được công nhân khai thác mang về nhà máy sợi, núi đá được khai thác lấy đá +) Vật liệu là những nguyên liệu đã được chế biến. ví dụ: Sợi là vật liệu cuả nhà máy dệt, đá là vật liệu của công ty xây dựng. (1.2). Vai trò của Nguyên Vật Liệu Trong quá trình sản xuất vật tư kỹ thuật nói chung và Nguyên Vật Liệu nói riêng có vai trò đặc biệt quan trọng, là 2 trong 3 yếu tố của quá trình lao động sản xuất. Nguyên Vật Liệu đóng vai trò là tư liệu lao động là nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng sản lượng phẩm. Nguyên vật liệu đóng vai trò là đối tượng lao động, là nhân tố cấu thành thực thể của sản phẩm, ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm. Như vậy ta thấy vật tư kỹ thuật nói chung, NVL nói riêng là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất thường chiếm 1 tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy quản trị vật tư nói chung, quản lý, sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL nói riêng là một trong những nhiệm vụ rất cơ bản của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp. (II). Phân loại và đánh giá NVL (2.1) Phân loại NVL - Phân loại NVL theo vai trò, tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất thì NVL được chia làm 2 loại là: +) NVL chính: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yêu cấu thành thực thể vật chất như: Sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, xây dựng cơ bản, Bông trong các doanh nghiệp may, hạt giống, phân bón, con giống, cây con, thức ăn trong các doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi. +) NVL phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm và có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm. -) Phân loại NVL theo mục đích, công dụng thì NVL được chia làm 2 loại +) NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. +) Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. (2.2) Đánh giá NVL Nguyên tắc đánh giá NVL gồm có giá gốc nhập kho và giá gốc xuất kho (1). Giá trị thực tế của NVL nhập kho trong một số trường hợp được tính như sau: +) NVL mua ngoài Giá nhập = Tổng giá thành chi phí có liên quan – các khoản giảm trừ +) NVL tựu chế biến Giá nhập = Tổng giá thành chi phí sản xuất +) NVL được biếu tặng Giá nhập = Giá ghi trên hóa đơn + các chi phí liên quan – các khoản giảm trừ. (2). Giá trị thực tế của NVL xuất kho trong 1 số trường hợp được tính như sau: +) Phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá trị vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Tổng số lượng vật tư nhập trong kỳ +) Phương pháp nhập trước xuất trước. Giá thực tế của lô hàng nhập sau được dùng làm giá cho lô hàng xuất trước +) Phương pháp thực tế đích danh Giá vốn của lô hàng hóa được xác điịnh đích danh từng chiếc, từng lô theo nguyên luc nhập vào. (III). Nhiệm vụ của Kế toán NVL Để hiểu được nhiệm vụ của kế toán NVL, Trước hết ta cần tìm hiểu nhiệm vụ của kế toán là; +) Theo quy định của bộ tài chính kế toán là bộ phận chức năng của công ty có nhiệm vụ tính toán, ghi chép kịp thời tình hình tài sản và có sự biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp. +)Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, đồng thời, đồng thời tăng cường công tác hạch toán kinh tế. +) Tính toán chính xác các loại doanh thu, các loại chi phí, xác định lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. +) Thu nhập và xử lí các số liệu thành những thông tin có ích, phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Từ những quy định về vai trò của bộ máy ế toán ở trên ta thấy kế toán NVL có vai trò như sau: Kế toán NVL là một bộ phận của bộ máy kế toán nói chung, có vai trò quan trọng trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Kế toán toán là cánh tay đắc lực của Giám đốc trong quá trình quản lý tình hình nhập – xuất vật tư cũng như tình hình sử dụng vật tư có tiết kiệm hay không, giúp cho nhà quản trị có những căn cứ để đưa ra những quyết định đúng đắn nhất nhằm nâng cao năng xuất lao động, chất lượng sản phẩm và tiết kiệm NVL một cách tối đa, thu lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. (IV). Thủ tục quản lý NVL (1). Thủ tục nhập kho Để nhập kho NVL trước hết phải có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vấn đề nhập kho như lệnh nhậpvật tư, đơn xin mua vật tư… của các phòng ban chức năng. Sau khi mua vật tư về phải có đầy đủ các loại hoá đơn, chứng từ khi mua vật tư về phải có đầy đủ các loại hóa đơn, chứng từ có liên quan đến việc mua hàng như: Hoá đơn giá trị gia tăng (gtgt) hoá đơn mua hàng kiêm vận chuyển, giấy biên nhận vận chuyển hàng hóa… có đầy đủ xác minh chữ kí của các bên có liên quan. Bộ phận kế toán theo dõi nhập xuất vật tư (gọi tắt là kế toán NVL) căn cứ vào các chứng từ, viết phiếu nhập kho cho trình kế toán trưởng duyệt, Giám Đốc kduyệt sau đó thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho tiến hành kiểm kê hàng hoá và nhập vào kho. Sơ đồ nhập vật tư (Sơ đồ số 5) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ liên quan Kế toán viết phiếu nhâp kkho Thủ kho tiến hành nhập kho Giám đốc đơn vị duyệt Kế toán trưởng duyệt Phiếu nhập kho được lưu làm 3 liên *) Liên 1 kế toán lưu *) Liên 2 thủ kho lưu *) Liên 3 người giao hàng lưu (2) Thủ tục xuất kho Tương tự như thủ tục nhập kho, thủ tục xấut kho NVL cũng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến xuất kho NVL Để tiến hành xuất kho NVL trước hết phải cần giấy đề nghị xuất vật tư. Kế toán phải căn cứ vào chứng từ đó để viết phiếu xuất kho, trình kế toán trưởng và giám đốc duyệt. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất vật tư. Sơ đồ xuất vật tư (sơ đồ số6) Giấy đề nghị cấp vật tư Kế toán viết phiếu xuất kho Kế toán trưởng duyệt Thủ kho xuất vật tư Giám đốc duyệt Tương tự thủ tục nhập kho, phiếu xuất kho cũng được chia làm 3 liên *) Liên số 1 do kế toán lưu *) Liên số 2 do thủ kho lưu *) Liên số 3 do người nhận hàng lưu. (3) Các chứng từ kế toán liên quan. Để theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ về công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng các loại mẫu chứng từ để theo dõi như: *) Chứng từ kế toán theo mẫu bắt buộc - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – vt) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – vt) - Biên bản kiểm nghiệm vật tự, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 03 – vt) *) Các chứng từ kế toán hướng dẫn - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (mẫu:02 – vt) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu: 04 – vt) (V). Các hình thức kế toán tổng hợp và chi tiết NVL (1). Để theo dõi, hạch toán chi tiết từng loại NVL kế toán sử dụng các phương pháp ghi sổ sau: Phương pháp thẻ song song: Từ chứng từ gốc (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho ghi chép về mặt số lượng vào thẻ kho, đồng thời kế toán NVL tiến hành ghi chép, phản ánh cả về mặt số lượng và giá trị vào sổ chi tiết vật tư vàcuối kỳ đối chiếu với sổ cái tổng hợp và bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn NVL +) Phương pháp sổ số dư: từ phiếu nhập, phiéu xuất, thủ kho ghi thẻ kho, đồng thời kế toán NVL vào bảng kê nhập, bảng kê xuất, cuối tháng vào sổ đối chiếu luân chuyển, đối chiếu với thẻ kho và sổ cái tổng hợp. Bên cạnh đó để theo dõi trên kênh tổng hợp, Kế toán có 4 hình thức ghi sổ sau: +) Hình thức chứng từ ghi sổ: có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành lập các chứng từ gốc, từ các chứng từ gốc phân loại chứng từ để ghi cào chứng từ ghi sổ. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. +) Hình thức “Nhật ký sổ cái” khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán lập chứng từ gốc, và chứng từ gốc kế toán tiến hành vào sổ cái mỗi tháng hoặc mỗi kì. +) Hình thức “Nhật ký chung”: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiến hành lập chứng từ gốc, từ chứng từ gốc ghi vào sổ “Nhật ký chung”. Định kỳ ghi vào sổ cái. +) Hình thức “Nhật ký chứng từ”: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán lập chứng từ gốc, từ chứng từ gốc, vào sổ “ Nhật ký chứng từ”. Định kỳ vào sổ cái. Phần B: (I). Thực tế công tác kế toán NVL tại công ty CPXD &TMDV Trung Thành (1) Công tác phân loại NVL trong công ty. Năm 2007 và 2008 sản phẩm chính của doanh nghiệp vẫn là các công trình xây dựng nên các loại NVL chủ yếu để cấu thành nên sản phẩm bao gồm: NVL chính: +) Sắt thép các loại +) Xi măng +) Gạch gói các loại +) Cát, đá, sỏi +) Vôi +) Gỗ các loại NVL phụ: +) Đinh đóng gỗ +) Giẻ lau +) Các loại VL khác. (2). Kế toán chi tiết NVL (2.1). Thủ tục Nhập –Xuất NVL và các chứng từ kế toán liên quan Để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán NVL nói chung và công tác kê toán chi tiết NVL nói riêng, phảI dựa vào các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến Nhập – Xuất – Tồn kho NVL. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Hiện nay, các chứng từ được sử dụng trong công tác kế toán gồm: +) Hoá đơn GTGT (gồm cả loại do bộ tài chính phát hành và do doanh nghiệp đăng ký với bộ tài chính) +) Phiếu nhập kho ( Mẫu số:01 – VT) +) Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02 – VT) +) Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu: 03 – VT) +) Thẻ kho (Mẫu số:0 – VT) +) S ổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. +) Bảng kê nhập – xuất – tồn vật tư *) Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào hóa đơn ( nếu hàng về đã có hóa đơn) Biên bản kiểm nghiệm và bảng kê mua hàng của từng bộ phận công trường, kế toán tiến hành viết phiếu nhập kho, còn một số loại mua đưa thẳng tới chân công trình, thông qua phiếu thu, hoá đơn. Những loại vật liệu dùng đích danh cho công trình đã mua theo định mức yêu cầu thì không qua nhập kho 152 ,và ghi luôn vào chi phí sản xuất dở dang 154 Một số NVL được hạch toán như sau: Căn cứ vào bảng kê mua hàng ta vào phiếu nhập kho Biểu 6 Hoá đơn (gtgt) Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Ký hiệu: AA/02 Số: 000000001 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Song Anh Địa chỉ: Số 5- Phố Gia- TT Thường Tín. Số Tài khoản:……… Điện thoại: 0343746840. Mã số: 0500483283 Họ tên người mua hàng: Trần Văn Hải Đơn vị: Công Ty CP XD TM Trung Thành Địa chỉ: 78 Phố Gia- TT Thường Tín Hà Tây. Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Mã số: 0500441329 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Thép tròn F 6+8 Kg 11.000 9.400 103.400.000 2 Thép tròn F 14 Kg 4.100 9.400 38.540.000 3 Thép tròn F 16 Kg 4.000 9.400 37.600.000 Cộng tiền hàng 179.540.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 17.954.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 197.494.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi bảy triệu, bốn trăm chín mươi bốn ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 000.000.001 ta vào biên bản kiểm nghiệm Mẫu biên bản kiểm nghiệm: Đơn vị: CT CPXD & TMDV Mẫu số: 05 – VT Địa chỉ: 78- phố Gia Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Tel/ Fax:……… Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Số:10 - Căn cứ : Hợp đồng số 01 ngày 03 tháng 05 năm 2008 Của: Công ty TNHH Song Anh Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Lê Đức Anh Trưởng ban Ông, bà: Bùi thị Nga ủy viên Ông, bà: Vũ thị Thoa ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số tt Tên, nhãn hiệu quy cách (sản phẩm, hàng hóa) Mã Số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo C từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC SL không đúng QCPC A B C D E 1 2 3 F 1 2 3 Thép tròn F 6+8 Thép trò._.