Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thiết bị công ngh Tam Sơn

LỜI NÓI ĐẦU Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân, nó tạo lên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước. Vì vậy một bộ phận lớn của thu nhập quốc dân nói chung và tích luỹ nói riêng cùng với vốn đầu tư từ nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực đầu tư XDCB. Bên cạnh đó đầu tư XDCB luôn là một “lỗ hổng” lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư của Nhà Nước. Vì vậy, quản lý vốn đầu tư XDCB đang là một vấn đề cấp bách nhất trong giai đoạn hiện nay. Hạch toán kế toán, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Quy mô sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu và phạm vị công tác kế toán ngày càng được mở rộng, vai trò và vị trí của công tác kế toán ngày càng cao. Với sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đúng đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp XDCB phải trang trải được chi phí bỏ ra và có lãi. Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay được tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy, giá trị dự toán được tính toán môt cách chính xác và sát sao. Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí Nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, thì tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cũng là một vấn đề đáng được quan tâm trong điều kiện hiện nay. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại đơn vị, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Công ty, đặc biệt là các đồng chí trong phòng kế toán Công ty, em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Công ty. Em nhận thấy kế toán vật liệu trong Công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán vật liệu và trong phạm vi bài viết này, em xin được trình bày vấn đề” Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn” Mặc dù rất cố gắng và nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy giáo Ths Phạm Thành Long cũng như các đồng chí trong ban lãnh đạo và phòng kế toán công ty, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân có hạn nên bài viết này không tránh khỏi những sai sót và hạn chế. Em rất mong được tiếp thu và xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp cho bài viết này hoàn thiện hơn Kết cấu đề tài gồm 3 phần lớn: Phần I: Đặc điểm chung về tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Phần II: Công tác tổ chức kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. Phần III:Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. PHẦN I : ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ TAM SƠN I / Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102003332 cấp ngày 04/09/2001 tại Phòng kinh doanh Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn là doanh nghiệp tư nhân . Công ty có đội ngũ cán bộ, kỹ thuật giỏi, công nhân tay nghề cao, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ thi công chuyên ngành tiên tiến, có kinh nghiệm thi công xây dựng các công trình thuỷ lợi, điện, nước, công trình công nghiệp, xử lý các loại nền móng công trình, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn trong cả nước. Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị giao thông. Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. Tên giao dịch quốc tế: “Tamson Equiment Technology Limited company” Tên viết tắt: “ Eqtech Group” Trụ sở giao dịch đặt tại: Phòng 308, số 83A, Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội Số điện thoại: 04.9422862 Fax: 04.9422864 Cơ cấu vốn điều lệ: Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng. Với tỷ lệ góp vốn: - Ông Phạm Quốc Việt góp: 2.000.000.000 đồng , chiếm 40% vốn điều lệ - Ông Trịnh Văn Tâm góp: 2.000.000.000 đồng, chiếm 40% vốn điều lệ - Ông Đào Quang Thái góp: 1.000.000.000 đông, chiếm 20% vốn điều lệ * Các công trình lớn công ty đã xây dựng đạt huy chương vàng chất lượng cao: + Cầu Trung Hà- Việt Trì + Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 32 Phú Thọ BT ASPHALT + Và một số công trình cao cấp khác: Quảng Ninh, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang, vv… Trong những năm hoạt động vừa qua Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt là trong những năm gần đây sản lượng năm sau cao hơn năm trước, thu nhập bình quân của công nhân tăng lên đồng thời góp phần đáng kể vào ngân sách Nhà nước. Việc bảo toàn và phát triển số vốn kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước đòi hỏi công ty không ngừng nâng cao trang thiết bị hiện đại, đầu tư và đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ, đội ngũ công nhân có tay nghề, nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng lao động. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của công ty là: 238 người. Trong đó: Cán bộ khoa học kỹ thuật: 68 người + Trình độ đại học : 40 người + Trình độ cao đẳng: 28 người - Công nhân kỹ thuật: 170 người Với sự năng động của tập thể CBCNV công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty trong những năm gần đây, công ty không ngừng tăng trưởng và phát triển với nhịp độ năm sau tăng hơn năm trước. Sự phát triển đó là hợp xu hướng đang phát triển của ngành xây dựng Việt Nam hiện nay. 2.Chức năng ,nhiệm vụ và nghành nghề sản xuất của Công ty. 2.1 / Chức năng và nhiệm vụ. Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn là một doanh nghiệp tư nhâ hoạt động kinh doanh có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần, luật doanh nghiệp. * Tài khoản tiền được mở tại: - Ngân hàng Quốc tế ( VIBank) Địa chỉ: 64 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 001704060029112 - Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam, CN Quang Trung Địa chỉ: 53 Quang Trung, Hà Nội Tài khoản: 12310000031564 Công ty được sử dụng vốn và các quỹ của công ty để khắc phục kịp thời các nhu cầu của kinh doanh theo nguyên tắc đảm bảo có hiệu quả Tự huy động vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng không đổi hình thức sở hữu của công ty. Công ty thực hiện quyền kiểm tra ,giám sát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc của công ty. Nộp các khoản thuế và các khoản nộp khác theo pháp lệnh hiện hành . Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành đối với nhà nước. 2.2/ Ngành nghề sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn là đơn vị chuyên ngành xây dựng . Hoạt động của công ty kinh doanh các ngành nghề sau: Xây dựng công trình giao thông. Xây dựng công trình thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng, thi công các loại nền móng công trình. Xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng cụm dân cư đô thị, hệ thống điện dưới 35KVA, Sửa chữa thiết bị thi công. 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty . Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau, thời gian xây dựng dài mang tính đơn chiếc nên lực lượng lao động của Công ty được tổ chức thành các đội công trình như trên, mỗi đội công trình thi công một hoặc vài công trình. Trong mỗi đội công trình lại được tổ chức thành các tổ sản xuất theo yêu cầu thi công, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công của từng thời kỳ mà số lượng các đội công trình, các tổ sản xuất trong mỗi đội sẽ được thay đổi phù hợp với yêu cầu cụ thể. Đặc điểm quy trình sản xuất: Do đặc điểm của ngành xây dựng và sản phẩm XDCB nên quy trình sản xuất của công ty có đặc điểm sản xuất liên tục, phức tạp, phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và thi công ở các địa điểm khác nhau. Quy trình sản xuất của các công trình thường được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị sản xuất: Gồm lập dự toán công trình, lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, chuẩn bị vốn và các điều kiện khác để thi công công trình và các trang thiết bị chuyên ngành để phục vụ cho việc thi công công trình. Bước 2: Khởi công xây dựng, quá trình thi công được tiến hành theo công đoạn, điểm dừng kỹ thuật, mỗi lần kết thúc một công đoạn lại tiến hành nghiệm thu. Bước 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao công trình cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng. II /Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Là công ty cổ phần xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là thi công xây dựng mới: cầu, đường giao thông, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, văn hoá, công cộng…với quy mô vừa và nhỏ trong phạm vi trên cả nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài….nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý có những đặc điểm riêng. 1. Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty Đội công trình I Đội công trình III Phòng kinh tế kế hoạch dự án Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật thiết bị thi công và vật tư Phòng hành chính bảo vệ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chủ tịch hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Ban kiểm soát Phó giám đốc điều hành kinh doanh Phó giám đốc điều hành kỹ thuật thi công Phó giám đốc điều hành sản xuất Xí nghiệp xây lắp số I Xí nghiệp xây lắp số II Xí nghiệp xây lắp số III Đội công trình II Đội công trình IV Đội công trình V Đội công trình VII Đội công trình VI Đội thi công cơ giới Xưởng sửa chữa thiết bị Phòng tổ chức cán bộ và lao động 2/ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty và mối quan hệ giữa chúng. - Chủ tịch hội đồng quản trị- kiêm giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty đại diện cho cán bộ công nhân viên chức. Chủ tịch hội đồng quản trị - giám đốc công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, nhiệm vụ đối với nhà nước, bảo toàn và phát triển công ty ngày một phát triển, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên chức. - Giúp việc cho Chủ tịch hội đồng quản trị có Phó chủ tịch hội đồng quản trị, các Uỷ viên hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Phó giám đốc, kế toán trưởng và các trưởng phòng chuyên trách. + Phòng kinh tế kế hoạch: Tham mưu cho Hội đồng quản trị về kế hoạch, giao nhiệm vụ cho các đội thi công. Theo dõi và thực hiện kế hoạch đã giao. Trưởng phòng là người đứng đầu phòng kinh tế kế hoạch chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.. + Phòng tài chính kế toán: Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý. Tham mưu cho Giám đốc công ty về kế hoạch thu chi tài chính, cập nhật chứng từ sổ sách chi tiêu văn phòng, các khoản cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội. Thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, khấu hao, tiền lương cho văn phòng và các đội, báo cáo định kỳ và quyết toán công trình. Đứng đầu phòng tài chính kế toán là kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công viêc trong phòng kế toán, hướng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán. + Phòng kỹ thuật thi công thiết bị và vật tư Có trách nhiệm tham mưu cho trưởng ban chỉ huy công trình về công tác khảo sát, thiết kế bản vẽ thi công các hạng mục công trình để làm việc với tư vấn giám sát. Lập kế hoạch quản lý chất lượng công trình Tư vấn giám sát. Vạch tiến độ, điều chỉnh tiến độ mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung của công trình. Chỉ đạo và giám sát các đội về mặt kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng quy trình, thống nhất về các giải pháp kỹ thuật thi công cùng với tư vấn giám sát tổ chức việc nghiệm thu từng hạng mục công trình, tổng nghiệm thu toàn bộ công trình và bàn giao đưa vào sử dụng. + Phòng tổ chức cán bộ và lao động: Quản lý và đề xuất mô hình tổ chức theo dõi phát hiện hợp lý hay không hợp lý các mô hình quản lý nhân lực, xem xét dự kiến nhân lực, đào tạo cán bộ, nâng lương, nâng bậc, quản lý cán bộ công nhân viên chức, tham mưu cho giám đốc công ty giải quyết các chế độ chính sách, xây dựng quy chế làm việc…. + Phòng hành chính bảo vệ: Tham mưu cho giám đốc công ty về mặt quản lý tài sản, văn thư, lưu trữ và các công tác khác có liên quan… + Các đội, tổ xây lắp: Tổ chức quản lý thi công công trình theo hợp đồng công ty ký kết và theo thiết kế được phê duyệt, mua bán vật tư, làm thủ tục thanh quyết toán từng giai đoạn và toàn bộ công trình. + Xưởng sửa chữa thiết bị cơ giới: Quản lý và sửa chữa xe máy thiết bị, đáp ứng yêu cầu thi công các công trình đảm bảo tiến độ thi công. Cách tổ chức lao động, tổ chức sản xuất như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế kỹ thuật với từng đội công trình, tạo điều kiện thuận lợi để công ty giao khoán tới từng đội công trình. 3. Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Trong nhiều năm gần đây Công ty liên tục hoàn thành vượt mức kế hoạch sản lượng năm sau cao hơn năm trước , đảm bảo việc làm cho người lao động. * Giá trị sản lượng : Đơn vị tính : 1.000 đồng Năm 2004 2005 2006 Giá trị sản lượng 25.586.500 31.300.000 49.158.530 * Song song với mức tăng đều của sản lượng qua các năm là mức tăng doanh thu của công ty . Đơn vị tính : 1.000 đồng STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu 20.345.678 25.816.750 30.820.632 2 Lợi nhuận 1.126.924 1.826.530 2.543.560 Từ số liệu bảng trên ta thấy doanh thu tăng lên không ngừng qua các năm đã giúp cho nguồn vốn của công ty được mở rộng, lớn mạnh hơn.Vì vậy công ty đã không ngừng đổi mới công nghệ mới: các loại cần cẩu có sức nâng 50 tấn, xe vận tải hạng nặng và nhiều máy móc thiết bị hiện đại khác… Với số tiền đầu tư lớn. Mức đầu tư thiết bị qua các năm như sau: Đơn vị tính :1.000 đồng Năm 2004 2005 2006 Đầu tư thiết bị 1.400.000 2.800.000 3.300.000 * Đời sống việc làm của người lao động : Trong những năm gần đây công ty đã đảm bảo 100% công nhân có việc làm ổn định và công ty không ngừng chăm lo cải thiện đời sống của người lao động, phối hợp chuyên môn đào tạo bồi dưỡng trình độ tay nghề cho người lao động xây dựng kế hoạch bảo hộ lao động với kinh phí hàng năm từ 150 đến 200 triệu đồng. Mức thu nhập bình quân của người lao động tăng : Đơn vị tính :1.000 đồng Năm 2004 2005 2006 Thu nhập bình quân tháng 1.252 1.453 1.626 Những con số này cho thấy công ty có sự phát triển như vậy là do sự cố gắng nỗ lực của tập thể Ban giám đốc, các phòng ban và của từng cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với bộ máy làm viêc khoa học, hiệu quả. III / Đặc điểm tổ chức công tác quản lý kế toán tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là một trong những bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của công ty. Nhờ có sự phản ánh của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh đã giúp cho Hội đồng quản trị, phó giám đốc, các tổ chức cá nhân đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.Việc tổ chức bộ máy kế toán là rất quan trọng, hoạt động của bộ máy kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình phát triển và uy tín của công ty. Để phù hợp với tính chất đặc điểm quy mô hoạt động của công ty ban lãnh đạo công ty và kế toán trưởng đã quyết định chọn làm công tác kế toán theo hình thức kế toán tập trung Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, ở các bộ phận trực thuộc như: Xí nghiệp xây lắp 1,2,3, các đội xây dựng 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và chuyển về phòng kế toán tập trung theo đùng thời hạn quy định. Bên cạnh đó tại mỗi công trường thi công đơn vị có thể bố trí thêm một hệ thống kế toán để thường xuyên kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình xây lắp . Với quy mô này người chịu trách nhiệm cao nhất là kế toán trưởng .Kế toán trưởng là người được Hội đồng quản trị uỷ quyền giám sát mọi hoạt động tài chính có liên quan đến tài sản và nguồn vốn của công ty. Bên cạnh đó các nhân viên phòng kế toán cũng phải chịu trách nhiệm về công việc ,nhiệm vụ của mình dưới sự điều khiển của kế toán trưởng . Hình thức kế toán tập trung đã giúp cho bộ máy kế toán của công ty giảm nhẹ được thời gian đi lại và khối lựợng công việc của các cán bộ thống kê ,kế toán ở các đội sản xuất.Tuy nhiên hình thức này còn có một nhược điểm do địa bàn hoạt động rộng khắp nơi nên việc kiểm tra giám sát của của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty với các công tác kế toán cũng như những hoạt động khác không kịp thời, sát sao và bị hạn chế. Bộ máy kế toán của công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc trong công tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kế toán có các nhiệm vụ sau: Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định. Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định. Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành. Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. * Sơ đồ bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng. Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ Bộ phận kế toán thuế, công nợ cổ phần. Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu. Nhân viên kinh tế các đội… * Chức năng ,nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán Phòng kế toán công ty chia làm 5 bộ phận + Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng. + Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền. + Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính gía thành, thủ quỹ. + Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần. + Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng( Trưởng phòng tài chính kế toán). - Kế toán trưởng là người đại diện của Phòng tài chính kế toán trong quan hệ với Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong kế toán, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Bộ phận kế toán vật tư, tài sản, thống kê sản lượng có nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập- xuất- tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tăng giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao vào quá trình SXKD của công ty, báo cáo thống kê định kỳ. Bộ phận kế toán thanh toán, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với người bán, tổng hợp só liệu từ các đội gửi lên để phối hợp với các bộ phận tính khác tính toán lương, phụ cấp cho CBCNV, trích BHXH theo chế độ quy định. Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ: có nhiệm vụ tập hợp tất cả chi phí để tính giá thành cho từng công trình và cùng với kế toán vốn bằng tiền tiến hành thu- chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu- chi tiền mặt. Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần: Bộ phận này có nghiệm vụ tập hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước, thanh toán các khoản phải trả, thống kê số cổ phần và báo cáo lợi tức của mỗi cổ phần trước đại hội đồng cổ đông. Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu: có nhiệm vụ trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau , đồng thời phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ tống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý. Nhân viên kinh tế các đội hàng ngày thu thập chứng từ, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch toán ban đầu và chuyển về phòng kế toán tập trung. 2 /Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hình thức tổ chức kế toán bao gồm: số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp…kết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu đó lập báo cáo kế toán. Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty. Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình. Niên độ kế toán được công ty áp dụng từ 01/01 đầu năm đến 31/012 cuối năm và kỳ kế toán Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn làm theo 1 năm 4 quý . Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm (tức ngày 01/01 đầu năm ) .Do công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời nên đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời trước khi dung phải được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để đảm bảo sự an toàn,dễ tìm. Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh… Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (ngày cuối cùng của năm tài chính 31/12 ) * Đặc điểm hình thức chứng từ ghi sổ. Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống .Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Tách rời kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để ghi sổ theo hai đường khác nhau. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp chứng từ ghi sổ là tổng hợp chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng CĐTK để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép tổng hợp . * Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI CÔNG TY Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Các loại sổ k ế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ quỹ Ghi hàng ngày (Định kỳ) Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành. Hệ thống chứng từ sử dụng. Trong công ty, hệ thống chứng từ được phân loại theo bản chất của chúng. Bao gồm các loại chứng từ sau: Chứng từ quỹ: Được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hay hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu, chi tiền mặt tại quỹ như: Phiếu thu, phiếu chi. Đi kèm các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quan như: Giấy xin tạm ứng, hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán… Chứng từ ngân hàng: được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác như bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Chứng từ thanh toán: : Được đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán với trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán… Chứng từ vật tư, vật liệu: bao gồm các phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ… Chứng từ kế toán khác: là những chứng từ không bao gồm các loại chứng từ như trên như: bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính và phân bổ tiền lương… * Phương pháp hạch toán. Căn cứ váo các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh váo các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng loại nghiệp vụ. Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành công số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập bảng “ Cân đối kế toán”. Đối với các khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Đối với các đội thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán các đội tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng kế toán tài chính kèm theo chứng từ gốc. Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí….Tại phòng kế toán tài chính, chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của các đội gửi về đưa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết. Vào cuối kỳ kế toán ( mỗi quý ) phải lập Báo cáo tài chính hàng quý nộp cho đơn vị cấp trên. Kết thúc năm tài chính phải lập báo cáo tài chính năm .Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán .Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán . PHẦN II: CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ TAM SƠN Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Để tiến hành thi xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn cũng tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ. nhưng việc phân loại vật liệu chỉ để thuận lợi và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở kho. Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”, các loại công cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153 “ công cụ dụng cụ”. cụ thể ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn sử dụng mã vât tư như sau: Đối với vật liệu: + Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi là vật liệu chính: “ Là đối tượng lao độ chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụngnhư: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép 6, thép 10, thép 20…, thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa , vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được viêc thu hồi nên công ty không có phế liệu thu hồi. Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu, công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi, được đưa thẳng tới công trình. Công ._.