Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Cấp nước Phú Thọ

cầu. Cùng với đó là việc tổ chức thành công Hội Nghị APEC 2006 trong tư cách nước chủ nhà.Thêm nữa Việt Nam được các nước Châu á nhất trí đề cử làm ứng cử viên duy nhất của Châu lục vào chiếc ghế uỷ viên không thường trực của Hội Đồng Bảo An Liên Hợp Quốc nhiệm kì 2008 - 2009. Tất cả những điều đó nói lên rằng thế và lực của nước ta trên trường quốc tế ngày càng được nâng cao. Trong khi khẳng định những thành tựu đó chúng ta cũng nghiêm túc nhìn nhận rằng tình hình kinh tế - xã hội của nước ta vẫn còn nhiều yếu kém, bất cập. Tốc độ tăng GDP tuy vượt kế hoạch đề ra nhưng vẫn chưa tương xứng với tiềm năng. Chất lượng của sự tăng trưởng, nhất là sức cạnh tranh của nền kinh tế vẫn còn thấp. Cơ cấu kinh tế dịch chuyển còn chậm do đó không mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh mà điều này ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thuộc ngành nước nói riêng để đứng vững và làm ăn có hiệu quả đòi hỏi mỗi đơn vị phải có những phương sách thích hợp đồng thời phải có một cơ chế quản lí đúng đắn hợp lý thì mới mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Việc tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm hợp lý, phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để đáp ứng yêu cầu đối với cơ chế quản lý và tổ chức hạch toán trong các đơn vị ngành nước nói chung và Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ nói riêng đi vào làm ăn có hiệu quả là lý do để em chọn đề tài “Kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ.” Đây là lĩnh vực rất quan trọng góp phần rất lớn tới kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp hạch toán một cách đầy đủ chính xác, phù hợp và cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời về việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để từ đó có những nhận định và quyết sách kịp thời đối với việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đề tài gồm 3 phần : Phần 1: Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phần 2: Thực trạng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ. Phần 3: Nhận xét, kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ. Phần 1 Những vấn đề chung về kế toán NVL, CCDC 1.1. Những vấn đề chung về NVL, CCDC 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL, CCDC * Khái niệm về NVL, CCDC + Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là tài sản dự trữ cho sản xuất kinh doanh. + Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. * Đặc điểm về NVL, CCDC + Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD. Trong quá trình tham gia nó bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình tham gia vào sản xuất thì giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí SXKD trong kỳ. + Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và trong quá trình tham gia vào sản xuất thì nó vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu đến khi hư hỏng. Trong quá trình tham gia vào sản xuất giá trị của nó được chuyển dịch ( Phân bổ ) dần vào chi phí SXKD trong kỳ ( Đối với loại phân bổ nhiều lần ). * Vai trò của NVL, CCDC Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi tham gia vào sản xuất thì nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. 1.1.2. Phân loại và đánh giá NVL, CCDC 1.1.2.1. Phân loại vật liệu Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính Vật liệu phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Thiết bị xây dựng cơ bản Vật liệu khác Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách… Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung từng quy định phản ánh chi tiết vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ, quản lý các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp… Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn… 1.1.2.2. Phân loại công cụ, dụng cụ Theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau, không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ: Các lán trại tạm thời, đà giáo, công cụ ( trong XDCB ), dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng nhưng trong quá trình bảo quản hàng hoá vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì. - Dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ. - Quần áo, giầy dép, chuyên dùng để làm việc… Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán, toàn bộ công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp được chia thành ba loại sau: Công cụ, dụng cụ Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê 1.1.2.3. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ * Nguyên vật liệu: Tính giá NVL là xác định ghi số nguyên. Về nguyên tắc NVL được xác định theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL có thể bao gồm có thuế GTGT đầu vào (Nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc không bao gồm thuế GTGT đầu vào (Nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ). ` - Trị giá thực tế của NVL nhập kho - được xác định theo từng nguồn nhập: Trị giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho - = Giảm giá hàng mua (Nếu có) Chi phí thu mua Giá mua + Trị giá thực tế NVL tự chế biến nhập kho + = Chi phí chế biến Trị giá thực tế NVL xuất chế biến Trị giá thực tế NVL nhận vốn góp liên doanh Trị giá thực tế NVL thuê ngoài chế biến nhập kho + = Tiền thuê gia công phải trả Trị giá thực tế NVL xuất thuê gia công chế biến Chi phí vận chuyển bốc dỡ(Nếu có) + = Trị giá vốn góp do các bên thỏa thuận Trị giá thực tế của phế liệu thu hồi nhập kho = Trị giá đã bán hoặc có thể bán trên thị trường hay ước tính giá sử dụng tối thiểu - Trị giá thực tế của NVL xuất kho: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp về quy mô cơ cấu chủng loại NVL và trình độ quản lý cũng như trình độ kế toán mà có thể áp dụng một trong các phương pháp tính giá NVL xuất kho sau: + Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả định lô hàng nào nhập vào trước thì sẽ được xuất ra trước. + Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định lô hàng nào nhập vào sau thì sẽ xuất ra trước. + Phương pháp giá đơn vị bình quân Phương pháp này kế toán phải căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và tất cả các lần nhập trong kỳ đó tính ra giá đơn vị bình quân của vật liệu trong kho làm cơ sở để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ. Trị giá NVL xuất kho thực tế x = Số lượng NVL xuất kho Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ + = Trị giá thực tế NVL tồn ĐK Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn ĐK Số lượng NVL nhập vào trong kỳ + + Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập kho (Bình quân liên hoàn) Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kho vật liệu kế toán lại phải tính lại giá đơn vị bình quân của vật liệu trong kỳ để làm cơ sở tính giá vật liệu xuất kho sau lần nhập đó. Ưu: Phương pháp này đảm bảo tính chính xác, đảm bảo sự biến động giá cả. Nhược: Tính toán phức tạp chỉ phù hợp với kế toán máy không phù hợp với đơn vị có số lượng nhập vào lớn và làm tăng khối lượng tính toán. + Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp áp dụng ở doanh nghiệp mà theo dõi riêng được từng lô hàng nhập xuất. Khi xuất kho vật liệu ở lô hàng nào sẽ lấy giá nhập đích danh của lô hàng đó làm giá xuất. + Phương pháp hệ số giá (Phương pháp giá hạch toán): Đối với doanh nghiệp có cơ cấu chủng loại vật tư nhiều biến động nhập xuất thường xuyên để theo dõi được sự luân chuyển vật liệu hàng ngày theo thước đo giá trị một cách đơn giản thì kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi sổ kế toán chi tiết và trên các chứng từ nhập xuất. Đến cuối kỳ để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập các báo cáo kế toán tài chính, kế toán phải chuyển đổi giá hạch toán của vật liệu thành giá thực tế và xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho x Hệ số giá Trong đó: Trong đó: + Trị giá thực tế của VL nhập đầu kỳ Trị giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ Hệ số giá = Trị giá hạch toán của VL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ + * Tính giá công cụ dụng cụ xuất kho: Tương tự như nguyên vật liệu. 1.2. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: * Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. * Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu, công cụ, dụng cụ trong quá trình hoạt động SXKD, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình SXKD. 1.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ * Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT ) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03-VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08-VT ) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02- BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03- BH ) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 VT ), biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05-VT ), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07-VT )…tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. * Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu ( công cụ, dụng cụ ) Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư .v.v… Sổ (thẻ) kho ( mẫu 06-VT ) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất- tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu…sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. * Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ - Phương pháp thẻ song song (Sơ đồ 1 - Phụ lục 1 - Trang 1) Nội dung: + ở kho: việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. + ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Ưu, nhược điểm + Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu + Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ( Sơ đồ 2 - Phụ lục 2 - Trang 2 ) Nội dung: + ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu, nhược điểm + Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng mà hạn chế tác dụng kiểm tra. - Phương pháp sổ số dư ( Sơ đồ 3 - Phụ lục 3 - Trang 3 ) Nội dung: + ở kho: thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. + ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ, dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị. Ưu, nhược điểm + Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm: do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. 1.2.3. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ * Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Sơ đồ 4, 5 - Phụ lục 4, 5 - Trang 4, 5 ) Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập, xuất. Tài khoản sử dụng: - TK 152: nguyên vật liệu - TK 153: công cụ dụng cụ - TK 151: hàng mua đang đi đường Bên Nợ: giá trị hàng mua đang đi trên đường Bên Có: giá trị hàng mua đi đường đã về đến doanh nghiệp Số dư bên Nợ: giá trị hàng mua đang đi tại thời điểm cuối kỳ - TK 331: phải trả người bán Tài khoản 331 có số dư ở cả hai bên nên nó là tài khoản lưỡng tính. * Phương pháp hạch toán tăng vật liệu, công cụ, dụng cụ Các nghiệp vụ đơn giản: `+ NV1: Mua vật tư đã thanh toán tiền ( vật tư, hoá đơn đã về tới doanh nghiệp) - Phương pháp tính thuế khấu trừ: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112, 141 - Phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152, 153 Có TK 111, 112, 141 + NV2: Mua chịu vật tư ( vật tư, hoá đơn đã về đến doanh nghiệp ) - Phương pháp tính thuế khấu trừ: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133(1) Có TK 331 - Phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152, 153 Có TK 331 + NV3: Doanh nghiệp nhận góp vốn được cấp trên cấp bằng vật liệu, công cụ Nợ TK 152,153 Có TK 411 + NV4: Nhận lại vốn góp bằng vật liệu, công cụ dụng cụ Nợ TK 152, 153 Có TK 222, 223 + NV5: Doanh nghiệp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ cho các bộ phận nhưng không dùng hết và được trả lại Nợ TK 152, 153 Có TK 627, 641, 642, 621 + NV6: Được biếu tặng, viện trợ bằng công cụ, dụng cụ Nợ TK 152, 153 Có TK 711 + NV7: Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho, quyết định ghi tăng giá trị Nợ TK 152, 153 Có TK 412 Các nghiệp vụ phức tạp + NV1: Mua vật tư ( hoá đơn về nhưng vật tư chưa về đến doanh nghiệp ) Bút toán 1: Khi nhận được hoá đơn nhưng chưa nhận được vật tư Nợ TK 151 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112, 141 Bút toán 2: Khi vật tư về đến doanh nghiệp Nợ TK 152, 153 Có TK 151 + NV2: Mua vật tư ( vật tư đã về nhưng hoá đơn chưa về) Bút toán 1 : Khi chưa nhận được hoá đơn, ghi tăng vật tư theo giá tạm tính Nợ TK 152, 153 Có TK 331 Bút toán 2 : Khi nhận được hoá đơn Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133(1) Có TK 331 + NV3 : Mua nguyên vật liệu nhưng khi nhập kho lại thừa so với hoá đơn - Nếu doanh nghiệp nhập kho toàn bộ số hàng : Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 331… Có TK 338(1) - Doanh nghiệp chỉ nhập kho theo hoá đơn, số hàng thừa coi như giữ hộ Ghi đơn : Nợ TK 002 + NV4 : Mua vật liệu, công cụ, dụng cụ khi nhập kho thì thiếu so với hoá đơn Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133(1) Nợ TK 138(1) Có 111, 112, 331… + NV5 : Mua nhập khẩu vật liệu công cụ - ở phương pháp khấu trừ : Bút toán 1 : Phản ánh giá mua, thuế nhập khẩu, chi phí thu mua Nợ TK 152, 153 Có TK 111, 112, 331… Có TK 333(3) Bút toán 2 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 1331 Có TK 333(12) - ở phương pháp trực tiếp : Nợ TK 152, 153 Có TK 111, 112, 331 Có TK 333(3) Có TK 333(12) + NV6 : Doanh nghiệp mua vật liệu, công cụ, dụng cụ nhưng mua với số lượng lớn nên được hưởng chiết khấu thương mại hoặc do người bán phạm lỗi nên được hưởng giảm giá hàng mua. Triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua làm giảm giá trị vật liệu, công cụ nhập kho Nợ TK 331 Có TK 152, 153 Có TK 133(1) + NV7 : Doanh nghiệp mua chịu nhưng thanh toán tiền hàng trước hạn nên được người bán hưởng triết khấu thanh toán Nợ TK 331 Có TK 515 Có TK 331(1) * Phương pháp hạch toán giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ Giảm vật liệu Nghiệp vụ đơn giản + NV1 : Xuất vật liệu để trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 621 Có TK 152 + NV2 : Xuất vật liệu cho các mục đích sản xuất kinh doanh khác cho doanh nghiệp Nợ TK 627 Nợ TK 641, 642 Có TK 152 + NV3 : Xuất vật liệu phục vụ cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 241 Có TK 152 + NV4 : Xuất vật liệu để chế tạo hoặc thuê đơn vị khác gia công thành vật liệu, công cụ khác Nợ TK 154 Có TK 152 + NV5 : Xuất vật liệu cho vay Nợ TK 136 Nợ TK 138(8) Có TK 152 + NV6 : Xuất vật liệu để bán, để tham gia hoạt động tài chính, hoạt động khác Nợ TK 632, 635 Nợ TK 811 Có TK 152 + NV7 : Đánh giá lại vật liệu Nợ TK 412 Có TK 152 Nghiệp vụ phức tạp + NV1: Xuất vật liệu để đầu tư góp vốn Nợ TK 222, 223 Có TK 152 Giảm công cụ, dụng cụ + NV1: Đối với công cụ xuất dùng một lần Nợ TK 627 Nợ TK 641, 642 Có TK 153 + NV2: Đối với loại công cụ dụng cụ dùng nhiều lần Bút toán 1: Khi xuất dùng công cụ Nợ 142(1) Nợ 242 Có TK 153 Bút toán 2: Hàng tháng phân bổ dần giá trị công cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng đó Nợ TK 627 Nợ TK 641, 642 Có TK 142(1) Có TK 242 * Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ thep phương pháp kiểm kê định kỳ ( Sơ đồ 6 - Phụ lục 6 -Trang 6 ) Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp mà trong kỳ kế toán chỉ theo dõi các nghiệp vụ nhập hàng tồn kho, còn giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ chỉ được xác định duy nhất một lần vào cuối kỳ sau khi có kết quả kiểm kê hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ. Tài khoản sử dụng - TK 611: phản ánh giá trị vật liệu, công cụ tăng, giảm trong kỳ - TK 152, 153: dùng để kết chuyển vật liệu, công cụ tồn đầu kỳ, cuối kỳ với TK 611 * Phương pháp hạch toán tăng , giảm vật liệu, công cụ + NV1: Kết chuyển giá trị vật liệu, công cụ tồn đầu kỳ sang 611 Nợ TK 611 Có 152, 153 + NV2: Mua vật liệu, công cụ trong kỳ Nợ TK 611 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112 Có TK 331… + NV3: Kết chuyển giá trị vật liệu, công cụ tồn cuối kỳ về 152, 153 Nợ TK 152, 153 Có TK 611 + NV4: Giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ Nợ 621, 627 Nợ 641, 642 Có TK 611 1.2.4. Kiểm kê, đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ * Khi đánh giá lại tài sản doanh nghiệp phải thành lập hội đồng đánh giá lại tài sản do giám đốc làm trưởng ban sau đó lập kế hoạch việc thực hiện đánh giá lại tài sản: - Kiểm kê tài sản - Xác định giá trị trên sổ kế toán - Đánh giá khả năng của tài sản tại thời điểm hiện tại và xác định giá trị tài sản tại thời điểm kiểm kê - Sau đó hội đồng lập biên bản đánh giá lại: Đây là chứng từ để ghi sổ kế toán. * Tài khoản sử dụng: - TK 142: Chênh lệch đánh giá lại tài sản, phản ánh chênh lệch, xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản, là TK nguồn vốn. Bên Nợ: Ghi chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm Xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản tăng Bên Có: Ghi chênh lệch đánh giá lại tài sản tăng Xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm Số dư Nợ: Phản ánh chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm chưa xử lý Số dư Có: Phản ánh chênh lệch đánh giá lại tài sản tăng chưa xử lý * Trình tự hạch toán: Bước 1: Căn cứ vào biên bản đánh giá lại tài sản để ghi sổ - Nếu đánh giá lại tài sản tăng ghi: Nợ TK 152, 153, (611) – Phần chênh lệch tăng Có TK 412 - Nếu đánh giá lại tài sản giảm ghi: Nợ TK 412 – Phần chênh lệch tăng Có TK 152, 153, (611) Bước 2: Xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản theo quyết định xử lý của cấp trên có thẩm quyền - Nếu phát sinh Nợ TK 412 < phát sinh Có TK 412 ghi tăng nguồn vốn kinh doanh : Nợ TK 412 Có TK 411 - Nếu phát sinh Nợ TK 412 > phát sinh Có TK 412 ghi giảm nguồn vốn kinh doanh : Nợ TK 411 Có TK 412 * Kiểm kê lại vật liệu, công cụ dụng cụ + Kiểm kê kho thấy vật liệu, công cụ thừa so với sổ sách - Nếu chưa tìm được nguyên nhân và cách xử lý Bút toán 1: Phản ánh trị giá vật liệu, công cụ thừa chờ xử lý Nợ TK 152, 153 Có TK 338(1) Bút toán 2 : Khi có cách xử lý Nợ TK 338(1) Có TK 621, 627 Có TK 641, 642 Có TK 711 - Nếu tìm được nguyên nhân thì có cách xử lý ngay không phải phản ánh qua TK 338(1) Nợ TK 152, 153 Có TK 621, 627 Có TK 641, 642 Có TK 711 + Kiểm kê kho thấy vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu so với sổ sách - Nếu chưa có cách giải quyết Bút toán 1: Phản ánh vật liệu thiếu Nợ TK 138(1) Có TK 152 Bút toán 2: Khi có cách xử lý Nợ TK 632 Nợ TK 111 Nợ TK 334 Nợ TK 138(8) Có TK 138(1) - Nếu có cách xử lý ngay Nợ TK 632 Nợ TK 111 Nợ TK 334 Nợ TK 138(8) Có TK 152 Phần 2 Thực trạng hạch toán NVL, CCDC tại công ty TNHH một thành viên cấp nước phú thọ 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Tên giao dịch: Công ty Cấp nước Phú Thọ Tên giao dịch quốc tế: PhuTho Water Supply Limited Company Tên viết tắt tiếng anh: PTWS Ltd.Co Trụ sở chính và văn phòng giao dịch: Số 8 Đường Trần Phú - Phường Tân dân -TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là công ty 100% vốn Nhà nước tiền thân là Nhà máy nước Việt Trì, được thành lập từ những năm 60 có nhiệm vụ sản xuất nước phục vụ nước cho khu Công nghiệp Việt Trì. Ngày 3/11/1992 Uỷ ban Nhân dân Tỉnh Vĩnh Phú có quyết định số 1119/QĐ-UB về việc thành lập lại Nhà máy nước Việt Trì là loại hình Công ty Nhà nước theo Nghị định 388HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng ( nay là Thủ Tướng Chính Phủ). Ngày 9/7/1993 UBND Tỉnh Vĩnh Phú có quyết định 890/QĐ-UB đổi tên doanh nghiệp Nhà máy nước Việt Trì thành Công ty Cấp nước Vĩnh Phú. Ngày 16/1/1997 sau khi Tỉnh Phú Thọ được tái lập UBND Tỉnh Phú Thọ có quyết định số: 69/QĐ-UB về việc đổi tên gọi các Doanh nghiệp Nhà nước- Công ty đổi tên gọi thành Công ty Cấp nước Phú Thọ. Căn cứ nghị định số 63/2001/NĐ- CP ngày 14/9/2001 của Chính phủ về chuyển đổi Doanh nghiệp Nhà nước. Doanh nghiệp của tổ chức chính phủ, tổ chức kinh tế xã hội thành Công ty TNHH một thành viên. Căn cứ quyết định số 1456/QĐ- UB ngày 7/6/2005 về điều chỉnh hình thức sắp xếp Công ty Nhà nước năm 2005 của Chủ tịch UBND Tỉnh Phú Thọ. Công ty Cấp nước Phú Thọ đổi tên thành Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là một đơn vị hạch toán độc lập, chủ động tìm khách hàng tiêu thụ nước máy, sản xuất sản phẩm, tự chủ về tài chính. Công ty có nghĩa vụ thực hiện các quy định của Nhà nước như chế độ hạch toán doanh nghiệp, luật thuế doanh nghiệp, bảo vệ tài nguyên môi trường, thực hiện tốt luật lao động, tuyển chọn lao động, trả lương công nhân viên. Công ty có quyền tổ chức sản xuất và huy động nguồn vốn theo đúng quy định của pháp luật Nhà nước ban hành. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ với nguồn vốn pháp định 4.533.659.000 đồng đến nay tổng vốn của Công ty lên tới 259 tỷ đồng. Tài sản cố định gồm: Một khu văn phòng, khu sử lý nước, hệ thống nhà kho, xưởng, hệ thống đường ống, bao trùm toàn bộ các khu dân cư và các nhà máy, Xí nghiệp của thành phố. Sản phẩm chính của công ty là nước sạch phục vụ sinh hoạt cho dân cư, cho kinh doanh dịch vụ và sản xuất công nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường trong vài năm gần đây hình thành nên những khu công nghiệp, các cơ sở công cộng, dịch vụ khách sạn phát triển nhanh chóng điều đó có nghĩa là nhu cầu về sử dụng nước nhiều hơn. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu dùng nước Công ty đã mạnh dạn vay vốn của Chính phủ cộng hoà Liên Bang Đức xây dựng hệ thống nước mới với công suất 60.000 m3/ ngày đêm. Đến nay Công ty đã có một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, có đội ngũ công nhân dầy dạn kinh nghiệm, được đào tạo cơ bản để phù hợp quy trình công nghệ, máy móc, thiết bị hiện đại hoàn toàn nhập ngoại, phục vụ tốt cho nhu cầu dùng nước của dân và sản xuất công nghiệp chống thất thu, thất thoát và kinh doanh có hiệu quả. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh ( Phụ lục 7 – Trang 7 – Phụ lục ) 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý * Mô hình tổ chức: Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là mô hình cơ cấu tổ chức Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ ( Phụ lục 8 – Trang 8 – Phụ lục ) * Cơ cấu tổ chức : - Công ty xây dựng mô hình tổ chức như sau : + Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty + Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các Phòng ban chức năng. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ ( Chủ tịch kiêm Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ) đây là mô hình phù hợp với thực tế kể cả cho phát triển trong tương lai của Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ. Thể hiện là việc ra quyết định tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của nền kinh tế thị trường. 2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ gồm 6 người có trách nhiệm, gắn bó với công việc mình làm. Là một doanh nghiệp sản xuất tiêu thụ nên bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với cơ chế kinh doanh. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ ( Phụ lục 9 – Trang 9 – Phụ lục ) Chức năng nhiệm vụ của từng người: * Kế toán trưởng: có 01 người thực hiện các nhiệm vụ như sau: + Điều hành và giám sát các nhân viên kế toán trong phòng thực hiện công tác kế toán hàng ngày. + Kế toán TSCĐ, các khoản vay và nghiệp vụ phi tiền mặt + Cập nhật sổ cái các tài khoản + Tổng hợp kế toán và chuẩn bị báo cáo tài chính quý, năm. + Báo cáo trực tiếp lên Giám đốc về các vấn đề tài chính và báo cáo các cấp có thẩm quyền liên quan. + Giám sát các hoạt động SXKD liên quan đến các phòng ban khác. * Kế toán tiền mặt – Ngân hàng: có 01 người thực hiện các nhiệm vụ về tiền mặt của công ty như là: +Kế toán nghiệp vụ quỹ tiền mặt + Kế toán nghiệp vụ Ngân hàng + Kế toán các khoản phải trả, phải thu khác + Trợ giúp kế toán trưởng tổng hợp kế toán * Kế toán vật tư- công trình: có 01 người + Kế toán kho vật tư hàng hóa + Kế toán công trình sửa chữa, lắp đặt + Trợ giúp kế toán trưởng tổng hợp kế toán * Kế toán Xí nghiệp nước Phú Thọ : có 01 người thực hiện các nghiệp vụ kế toán Xí nghiệp nước Thị xã Phú Thọ và làm nhiệm vụ: + Kế toán nghiệp vụ Xí nghiệp nước Thị xã Phú Thọ + Chuẩn bị số liệu, sổ sách kế toán và trình nộp lên phòng kế toán Công ty để tổng hợp kế toán quý, năm. +Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Xí nghiệp về các vấn đề tài chính của Xí nghiệp nước Thị xã Phú Thọ. * Kế toán Xí nghiệp thi công: có 01 nguời +Làm nhiệm vụ tập hợp số liệu ở đội để báo sổ lên phòng tài vụ *Thủ quỹ kiêm thủ kho: có 01 người làm các nhiệm vụ + Thực hiện chức năng thủ quỹ tiền mặt của công ty + Thực hiện chức năng thủ kho vật tư công ty 2.2. Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ 2.2.1. Đặc điểm NVL, CCDC tại công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ * Đặc điểm NVL: Do đặc điểm tình hình SXKD tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là sản xuất và phân phối nước, thi công lắp đặt đường ống tới f 400. Nên NVL chính để sản xuất nước là: Phèn, Zaven, keo tụ, Clo. Nước thô bơm lên Bể sử lý Bể lắng Bể lọc Bể chứa nước sạch Phân phối Ngoài nguyên vật liệu chính trên công ty còn sử dụng một số vật tư khác như nhiên liệu, phụ tùng thay thế và thiết bị XDCB. Vật liệu là đối tượng ban đầu, là cơ sở vật chất ban đầu cho sản xuất nước, là tài sản dự trữ trong SXKD được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động của công ty khi tha._.