Kế toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại VIC

là một hệ thống đo lường sử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho quyết định kinh doanh. Đối với nhà nước kế toán là công cụ quan trọng để tính toán xác định, kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước và để điều hành nền kinh tế. Với doanh nghiệp, kế toán là công cụ quan trọng để quản lý hoạt động kinh tế và kiểm soát, bảo vệ tài sản vật tư tiền vốn trong doanh nghiệp. Là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, vật liệu là tư liệu lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, đồng thời vật liệu là bộ phận quan trọng thuộc nhóm hàng tồn kho trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý sử dụng hiệu quả cũng như tính toán chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chính là biện pháp để doanh nghiệp có thể giảm chi phí hạ giá thành nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, trên cơ sở lý luận đã được học trong nhà trường và thời gian thực tập tại công ty TNHH thương mại VIC: Một công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi gia súc có uy tín trên thị trường Việt Nam hiện nay với thương hiệu Con Heo Vàng; cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Đặng Thuý Hằng và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty, em đã hoàn thành chuyên đề: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại VIC”. Nội dung của chuyên đề bao gồm các phần sau: Phần I: Tổng quan về công ty TNHH thương mại VIC. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng yếu tố nguyên vật liệu trong công ty TNHH thương mại VIC. Phần III: Biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả sử dụng yếu tố nguyên vật liệu trong công ty TNHH thương mại VIC. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VIC Tên công ty: Công ty TNHH thương mại VIC. Trụ sở: Khu công nghiệp Vĩnh Niệm – Lê Chân – Hải Phòng Điện thoại: 031.742999 – 742976 – 742977 Fax: 031.742978 Email: vic_golden.pig@hn.vnn.vn Số tài khoản: 3408659 tại Ngân hàng thương mại CP Á Châu – Hải Phòng 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH thương mại VIC là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân được thành lập vào 27 – 4 – 1999 với ngành nghề chính là sản xuất và chế biến thức ăn gia súc. Đăng ký kinh doanh do sở kế hoạch đầu tư Hải Phòng cấp. Những ngày đầu thành lập, Công ty gặp nhiều khó khăn: Nhà xưởng phải đi thuê, nhân công chỉ đếm trên đầu ngón tay và số vốn kinh doanh chỉ vài chục triệu đồng. Một thương hiệu Việt Nam rất sớm được hình thành và chấp nhận sự cạnh tranh không cân sức trên thị trường – Trong bối cảnh các công ty nước ngoài chiếm tới 90% thị phần và tập quán chăn nuôi chỉ quen với những thương hiệu như Con Cò, Higro,… Tuy nhiên, nhận thức được tiềm năng chăn nuôi với 70% dân số sống trong lĩnh vực nông nghiệp, nhu cầu về nguồn thức ăn cho gia súc trong chăn nuôi ngày càng cao. Với mong muốn giúp đỡ bà con nông dân trong sản xuất và khẳng định chỗ đứng của mình trong lòng người dân chăn nuôi, đội ngũ cán bộ của Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn, đề ra các biện pháp chỉ đạo và đường lối chiến lược thích hợp sản xuất kinh doanh nhạy bén với cơ chế thị trường. Bên cạnh đó, Công ty có những thuận lợi nhất định để xây dựng và phát triển: đó là sự thay đổi về cơ chế chính sách của Đảng và Nhà nước quan tâm đến các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, Công ty cũng nhận được sự giúp đỡ của các Bộ, ngành như Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Cục thú y, Cục khuyến nông, Sở kế hoạch và đầu tư,… Năm 2002 – Đánh dấu một sự kiện đặc biệt khi Công ty khánh thành nhà máy Con Heo Vàng tại Hải Phòng và chính thức đi vào hoạt động, cũng kể từ đây thương hiệu Con Heo Vàng bắt đầu ghi dấu ấn vững mạnh trên thị trường thức ăn gia súc bằng việc quan tâm đầu tư phát triển thương hiệu. Với tốc độ tăng trưởng nhiều năm liên tục ở mức khá cao từ 150-200% đã tạo đà cho Công ty có bước phát triển đột phá. Tiếp theo nhà máy Hải Phòng, Công ty đang tiếp tục xây dựng các nhà máy tại Nghệ An, Quy Nhơn, Đồng Tháp, hai chi nhánh tại Hà Nội, Nam Định và tiếp tục đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng như: Sản phẩm cho gia súc, gia cầm, đại gia súc. Công ty còn sản xuất các sản phẩm cho cá và tiến tới mở rộng ngành nghề kinh doanh các sản phẩm thịt sạch phục vụ người tiêu dùng. Lúc đầu thành lập, Công ty chỉ có một thương hiệu Con Heo Vàng thì nay Công ty đã có thương hiệu Ông Tiên, Thạch Sanh Thần, Cá Vàng, Heo Vàng Vàng 10. Thương hiệu Con Heo Vàng đã đăng ký tại Lào, Campuchia, Trung Quốc và đã tiến hành xác lập nhà phân phối sản phẩm tại Lào. Mạng lưới phân phối của Công ty cũng được mở rộng, từ chỗ chỉ có vài chục đại lý bán lẻ thì hiện nay đã có gần 4000 đại lý bán lẻ và 40 nhà phân phối trên toàn quốc. Thương hiệu Con Heo Vàng đã được người chăn nuôi tin dùng và đánh giá cao. Từ chỗ chỉ có vài chục công nhân, đến nay Công ty đã có gần 800 cán bộ công nhân viên với thu nhập bình quân đạt gần 2 triệu đồng/người/tháng, trong đó cán bộ, nhân viên có trình độ đại học chiếm tỷ lệ ngày càng cao. Trong quá trình hoạt động của mình, Công ty đã được các cơ quan nhà nước, tổ chức uy tín trong nước và quốc tế khen thưởng: Năm 2001,2002 được Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng tặng bằng khen hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất. Năm 2003 được Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng tặng bằng khen Giám đốc tiêu biểu và doanh nghiệp trẻ tiêu biểu. Năm 2003 được tổ chức RWTUV – Cộng hòa liên bang Đức trao tặng chứng chỉ ISO 9001:2000 và được Bộ khoa học công nghệ trao tặng “Giải thưởng chất lượng Việt Nam”. Năm 2004 được TW hội Nông dân Việt Nam trao tặng huân chương “Vì giai cấp nông dân Việt Nam”,… Gần 10 năm hoạt động cùng những thành quả tạo dựng được Công ty đã khẳng định được sự trưởng thành cũng như vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường và trong lòng người tiêu dùng. 2. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây Với sản phẩm thức ăn gia súc là dòng sản phẩm có sự biến đổi lớn khi giá cả nguyên liệu đầu vào thay đổi do phần nhiều nguyên liệu đầu vào của Công ty đều phải nhập khẩu, bên cạnh đó sản phẩm đầu ra gặp nhiều khó khăn do giá xuất khẩu liên tục biến động, hơn thế nữa là các sản phẩm đầu ra chủ yếu tiêu thụ nội địa nên giá trị thặng dư không cao. Một đặc thù trong vấn đề kinh doanh thức ăn chăn nuôi đó là phụ thuộc nhiều vào yếu tố như thời tiết, tình hình dịch bệnh. Minh chứng rõ nhất là dịch “Tai xanh” trong năm vừa rồi khiến tình hình tiêu thụ càng thêm khó khăn. Năm 2007 là một năm cực kỳ khó khăn đối với Công ty khi tình hình lạm phát tăng cao, các chi phí đầu vào đặc biệt chi phí nguyên vật liệu tăng cao; lạm phát, dịch bệnh,… khiến người tiêu dùng có xu hướng thắt chặt chi tiêu. Bảng tổng hợp sau sẽ cho ta thấy rõ hơn điều này. Bảng 01: BẢNG TỔNG HỢP MỘT SỐ CHỈ TIÊU TỪ NĂM 2005-2007 Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2006so với 2005 2007 so với 2006 Tổng doanh thu (1.000.000đ) 505.466 688.092 596.184 +182626 36% -91.908 -13% Sản lượng bán (tấn) 71.000 98.000 75.000 +27.000 38% -23.000 -23% Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (1.000.000đ) 22.616 21.590 20.000 -2.616 -12% -1.590 -7% Số lao động (người) 450 520 730 +70 16% +210 40% Thu nhập BQLĐ (1000đ) 1.700 1.800 1.900 +100 6% +100 5,5% Lợi nhuận ST (1.000.000đ) 18.472 8.029 6.000 -10.443 -56% -2.029 -34% Tổng vốn KD (1.000.000đ) 90.000 92.000 +2.000 2% Qua bảng trên cho thấy: sản lượng tiêu thụ năm 2007 giảm 23% so với năm 2006 nguyên nhân là do năm 2007 là năm cực kỳ khó khăn của thị trường chăn nuôi Việt Nam nói chung và của VIC nói riêng do đầu lợn giảm sút vì dịch bệnh “tai xanh”, điều kiện thời tiết khắc nghiệt dẫn đến tâm lý chán nản của người chăn nuôi. Đặc biệt là giá cả nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi tăng cao và biến động mạnh như ngô từ 2.700 lên gần 5000đ/kg, khô đậu tương 4000đ lên trên 8000đ/kg gây nhiều khó khăn cho việc cung cấp nguyên liệu phục vụ sản xuất. Các tháng cuối năm 2007, sau một thời gian dài giá thấp thì giá lợn hơi tăng lên từ 28000-30000đ/kg nhưng không còn đầu lợn nên ảnh hưởng lớn đến thị trường thức ăn chăn nuôi. Số đàn lợn được đánh giá là chỉ bằng 50-60% của năm 2006 và giá cả nguyên liệu tăng 150-200% . Năm 2007 còn là năm lạm phát ở Việt Nam rất cao đặc biệt giá của các mặt hàng xăng dầu và lương thực đẩy chi phí đầu vào lên cao buộc lòng Công ty phải tăng giá bán. Tất cả các nguyên nhân trên dẫn đến việc sản lượng tiêu thụ của Công ty giảm sút kéo theo doanh thu tiêu thụ năm 2007 giảm 13% so với năm 2006. Đây là yếu tố khách quan không thể tránh khỏi nhưng Công ty đã nhanh chóng tìm ra các giải pháp tạm thời như: Vẫn để nguyên giá một số mặt hàng thức ăn hỗn hợp, cho các đại lý trả chậm tiền hàng,... cũng như lâu dài để giải quyết vấn đề này như việc nhanh chóng tìm vùng nguyên liệu thô trong nước để hạn chế việc phải nhập khẩu, xây dựng các nhà máy ở Nghệ An, Quy Nhơn, Đồng Tháp: Những vùng có tiềm năng chăn nuôi cao, lao động rẻ, đất đai rộng và rẻ nhưng còn rất ít nhà máy sản xuất thức ăn. Từ đó chi phí cho nguyên vật liệu, chi phí nhân công , chi phí vận chuyển, lưu kho thấp và giá thành sản phẩm sẽ hạ tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của Công ty. Bên cạnh những nguyên nhân khách quan làm giảm sản lượng xuất bán kéo theo doanh thu của Công ty giảm theo; trong điều kiện lạm phát cao khiến người chăn nuôi phải cân nhắc đắn đo khi lựa chọn sản phẩm nào thì mức giảm này là tất yếu và chấp nhận được. Với các khó khăn đã nêu ở trên thì việc lợi nhuận của Công ty giảm kéo theo thuế và các khoản phải nộp nhà nước giảm là điều tất yếu. Tuy nhiên các mức giảm của các chỉ tiêu năm 2007 có chiều hướng chậm lại chứng tỏ Công ty đã tìm ra giải pháp đúng và đang có xu hướng phục hồi. Giai đoạn này được đánh giá là khó khăn nhất, gây ảnh hưởng đến thu nhập của cán bộ công nhân viên. Nhưng việc số lượng cán bộ công nhân viên vẫn tăng chứng tỏ họ vẫn có lòng tin vào sự phát triển của Công ty và cùng nhau đồng lòng vượt qua khó khăn trước mắt. Công ty cũng đã đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề và nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Đa dạng hóa các phương thức đào tạo như: đào tạo tại chỗ, đào tạo dài hạn, đào tạo từ xa,…bên cạnh đó nâng cao tư tưởng về kỷ luật lao động, quy chế, quy định. Tất cả các hoạt động này nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như nâng cao thu nhập cho người lao động. Tuy khó khăn chồng chất nhưng Công ty vẫn tiếp tục và duy trì ổn định để phát triển. Số lao động tăng mạnh là do Công ty mở thêm các công ty ở Nghệ An, Quy Nhơn và có chiều sâu: Nếu năm 2005 lao động có trình độ đại học là 150 người thì năm 2006 là 220 người và năm 2007 là 320 người chiếm 43% tổng số lao động. Đây sẽ là nhân tố quan trọng cũng như động lực chính cho sự phát triển của Công ty trong tương lai. Khó khăn là thế nhưng các chỉ tiêu lao động vẫn tăng mạnh, tổng vốn kinh doanh tăng 2% trong đó tỷ lệ vốn chủ sở hữu cao cho thấy Công ty có thể tự chủ về các ngành nghề kinh doanh, các nhà đầu tư vẫn tin tưởng vào hướng kinh doanh của Công ty, khả năng thanh toán của Công ty vẫn thuyết phục các ngân hàng cho vay thêm vốn: Tất cả đều nói lên một điều là Công ty đang phục hồi và bắt đầu một chu kỳ phát triển mới. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 3.1. Ngành nghề kinh doanh Sản xuất thức ăn gia súc (TĂGS) mang thương hiệu Con Heo Vàng Ngoài ra còn kinh doanh thuốc thú y và nuôi trồng thủy hải sản Với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất và chế biến TĂGS, sản phẩm của Công ty có rất nhiều loại khác nhau như: đậm đặc 151 túi, bao; đậm đặc 001túi, bao; đậm đặc SH9 túi, bao, trắng, vàng; Ông tiên 151 S1 túi; Ông tiên S3 túi, bao; hỗn hợp SV7A, SV7B;… 3.2.Quy trình sản xuất, quy trình công nghệ Để tổ chức cho quá trình sản xuất, mỗi nhà máy có 01 phân xưởng sản xuất chính tập trung quản lý và điều hành sản xuất với người điều hành chính là Quản đốc phân xưởng. Phân xưởng cũng là nơi đặt hệ thống máy sản xuất của Công ty. Để sản xuất đáp ứng được số lượng tiêu thụ khá lớn của thị trường, Công ty đã không ngừng nâng cấp đầu tư dây chuyền thiết bị. Tháng 10/2002, Công ty đã tiến hành lắp đặt hệ thống dây chuyền sản xuất thức ăn của Trung Quốc với trị giá 1,357 tỷ VNĐ. Tháng 3/2004, Công ty đã lắp đặt hệ thống dây chuyền sản xuất thứ 2 của Thái Lan với giá thành 5.051.673.000VNĐ. Hiện tại, phân xưởng sản xuất của Công ty gồm có 07 máy nghiền trộn có thể sản xuất chung các loại sản phẩm, trong đó có 01 cụm máy công nghiệp nghiền trộn đậm đặc và hỗn hợp là máy 7, công suất thiết kế là như sau: Máy 1: 1tấn/01h Máy 2: 3-4tấn/01h Máy 5: 4tấn/01h Máy 6: 6tấn/01h Máy 7: 15tấn/01h được điều khiển một phần qua máy tính. Tại mỗi máy có từ 5-10 công nhân đứng đóng gói bao và vận chuyển vào kho cùng với 01KCS đứng kiểm tra chất lượng sản phẩm. *Quy trình sản xuất Hàng ngày, tổ trưởng sản xuất lên nhận lệnh sản xuất từ phân xưởng. Căn cứ vào các lệnh sản xuất đó các tổ trưởng sẽ triển khai cho công nhân lấy nguyên liệu ở các kho để phục vụ cho việc sản xuất của máy mình. Theo công thức sản xuất cho mỗi loại sản phẩm và số lượng sản phẩm sản xuất trong ngày, công nhân sẽ tiến hành cân nguyên liệu cho từng mẻ. Sau đó đưa các nguyên liệu vào từng máy nghiền nhỏ theo kích thước quy định, tiếp theo là đưa vào trộn đều. Mỗi máy có 01 KCS đứng kiểm tra chất lượng sản phẩm, nếu đảm bảo chất lượng sẽ đưa ra đóng bao và chuyển vào kho. Nếu trong trường hợp sản xuất ép viên-máy 7, sau khi qua công đoạn trộn đều, KCS đứng kiểm tra chất lượng và sau đó đưa vào ép viên để ra sản phẩm viên theo quy định. Sơ đồ 01: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT Nguyên liệu thô Nghiền nhỏ theo kích thước quy định Trộn đều KCS Đóng bao Nhập kho Sơ đồ 02: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT CỤM MÁY LIÊN HIỆP (MÁY 7) Nguyên liệu thô Nghiền nhỏ theo kích thước quy định Trộn đều KCS Ép viên KCS Đóng bao Nhập kho 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Nhằm giúp cho công tác quản lý Công ty đạt hiệu quả và khoa học cao nhất, trong thời gian qua Công ty đã thực hiện tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp trực tuyến chức năng. Theo phương pháp này các phòng ban tự chịu trách nhiệm phần việc của mình đồng thời có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban khác và cùng chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Giám đốc công ty: là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Công ty trước pháp luật. Trực tiếp điều hành, đề ra chiến lược phát triển cho Công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là người trực tiếp tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, lựa chọn đề ra các quyết định phương án kinh doanh tối ưu, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. Phòng hành chính nhân sự: Có trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo lao động, lương thưởng cho CBCNV. Thực hiện các công tác hành chính văn thư lưu trữ như: tiếp khách, photo, lưu trữ, đảm bảo văn hóa công ty (trang phục, nề nếp làm việc) và các công tác hành chính khác. Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và xử lý số liệu thông tin về công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc về hiệu quả của đồng vốn kinh doanh cũng như trong việc lựa chọn và quyết định các phương án kinh doanh,… Phòng kỹ thuật vật tư: Đảm bảo công tác nhập khẩu nguyên liệu của Công ty, giao nhận vật tư, giám sát kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập, giải quyết và thực hiện qui trình phản hồi của Công ty khi có khiếu nại của người chăn nuôi đối với sản phẩm của Công ty, thực hiện các qui trình khảo nghiệm. Phòng tiêu thụ: Có chức năng tổ chức và giám sát việc tiêu thụ sản phẩm bao gồm hệ thống bán lẻ tới các hộ chăn nuôi. Phòng thị trường: Tiến hành nghiên cứu đánh giá mở rộng thị trường. Xây dựng các kế hoạch thị phần, thị trường mở rộng công tác tiêu thụ. Phân xưởng sản xuất: Nơi trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm theo kế hoạch đã đề ra. Người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành tại phân xưởng là quản đốc phân xưởng, dưới là các phó quản đốc, tổ KCS, tổ trưởng các máy và công nhân Sơ đồ 03: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP Giám đốc Phòng kế toán Phòng kỹ thuật vật tư Phòng thị trường Xưởng sản xuất Các văn phòng đại diện Phòng tiêu thụ Phòng hành chính-nhân sự 5. Tổ chức công tác kế toán 5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong một công ty để các bộ máy hoạt động có hiệu quả thì cần sự phối hợp của nhiều phòng ban khác nhau, mỗi bộ phận có vị trí và chức năng khác nhau trong đó đặc biệt quan trọng là bộ máy kế toán, với chức năng nhằm thực hiện các công tác kế toán thống kê và tài chính trong doanh nghiệp. Tùy từng lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp khác nhau, qui mô hoạt động và phạm vi hoạt động cũng như trình độ trang bị sử dụng các phương tiện tính toán khác nhau sẽ tổ chức bộ máy kế toán khác nhau sao cho khoa học và hợp lý nhất. Hiện tại, Công ty TNHH thương mại VIC tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung nghĩa là toàn công ty có một phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính và công tác thống kê trong toàn doanh nghiệp. Bộ phận kế toán gồm 12 người chia làm 6 mảng khác nhau. 1.1.Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng giám sát mọi hoạt động chung của phòng kế toán và thực hiện các chức năng sau: Lập kế hoạch tài chính và tổng hợp tình hình tài chính của Công ty Theo dõi chung tình hình công nợ người bán (nhà cung cấp) và công nợ khách hàng mua. Giám sát tình hình tài sản cố định của Công ty. Giám sát công nợ phải thu, phải trả khác. Lập các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh với giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong các lĩnh vực kế toán – tài chính – tiền tệ - hàng hóa. 1.2.Kế toán nguyên vật liệu, hàng hóa kiêm công nợ người bán thực hiện các chức năng sau: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm,… Theo dõi công nợ của các nhà cung cấp. 1.3.Kế toán tiêu thụ và phải thu khách hàng: Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa của các đại lý cấp I và các nhân viên bán lẻ của Công ty cũng như tình hình thanh toán công nợ của các khách hàng này. 1.4.Kế toán bán hàng: Thực hiện chức năng viết hóa đơn bán hàng, lập phiếu thu,… 1.5.Cán bộ thanh soát tài chính: Giám sát hoạt động tài chính của Công ty, kiêm kế toán tài sản cố định và tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Kiểm soát và lập các chứng từ thanh khoản. 1.6.Thủ quỹ: Đảm bảo công tác hoạt động quản lý thu, chi tiền mặt trong các hoạt động giao dịch của Công ty. Sơ đồ 04: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng Kế toán NVL, hàng hóa kiêm công nợ người bán Kế toán tiêu thụ và phải thu khách hàng Kế toán bán hàng Cán bộ thanh soát tài chính Thủ quỹ 5.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán Ở công ty VIC hiện nay, công tác kế toán dược tổ chức như sau: Sử dụng hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Niên độ kế toán 1/1 đến 31/12. Căn cứ hợp lý của công tác kế toán trong công ty là các văn bản Nhà nước qui định, chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính và các chuẩn mực kế toán, luật kế toán hiện hành. Phần mềm kế toán sử dụng là phần mềm EFFECT. Hình thức kế toán chung áp dụng là hình thức kế toán máy với việc cập nhật các chứng từ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Phần mềm kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo cho quá trình hạch toán được tiến hành thường xuyên, công việc đều ở các khâu và các phần hành kế toán, số liệu cung cấp kịp thời cho công tác quản lý. Hệ thống báo cáo: BCĐ, BCKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tình hình thực hiện nghĩa vụ. Hệ thống sổ sử dụng: Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ với các loại sổ chi tiết, sổ cái, báo biểu kế toán. Sơ đồ 05: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN SỔ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 5.3.Giới thiệu về phần mềm kế toán Do nhận thức được tầm quan trọng của thông tin trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, ngay từ những ngày đầu mới thành lập Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán trên máy nhằm tự động hóa công tác kế toán tạo phong cách làm việc công nghiệp cũng như phát huy cao khả năng sáng tạo của đội ngũ cán bộ kế toán. Phần mềm kế toán hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng là phần mềm EFFECT, một phần mềm có khả năng thích ứng với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Màn hình EFFECT được thiết kế bao gồm các phần sau: ®Nhập dữ liệu ®Chức năng ®Tìm kiếm dữ liệu ®Sổ sách báo cáo ®Quản trị người dùng ®Lệch tỷ giá cuối tháng ®Lao động tiền lương ®Thao tác cuối cùng ®Tính lại giá vốn vật liệu sản phẩm hàng hoá ®Kết chuyển phân bổ chi phí ®Kết chuyển các tài khoản dư thông ®Danh mục ®Mở bản sao dữ liệu ®Hệ thống ®Khoá sổ, mở khoá sổ dữ liệu ®Sao chép dữ liệu ra ®Đồng bộ dữ liệu Phần cập nhật dữ liệu đầu vào: Cập nhật dữ liệu phát sinh là phần quan trọng nhất của công tác kế toán vì đây là thông tin đầu vào của hệ thống sổ sách báo cáo. Số liệu phát sinh hàng ngày của kế toán bao gồm các loại chứng từ. Danh mục loại chứng từ được phân thành nhiều nhóm theo các phần hành kế toán khác nhau để có thể chuyên môn hoá công tác kế toán, phân chia trách nhiệm rõ ràng đồng thời cập nhật tất cả các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.Mỗi nhóm có nhiều phiếu kế toán riêng liên tục. Trên mỗi phiếu nhập đều có chức năng nhập một hoặc một số nghiệp vụ nhất định. Trên đó đặt sẵn các TK Nợ hoặc Có cho các chứng từ như: Nợ 152/Có 331 đối với nghiệp vụ nhập kho, Nợ 621/Có 152 đối với các nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, Nợ 334/Có 111 đối với các nghiệp vụ trả lương,… Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thuế suất GTGT thì chỉ cần đánh thuế suất vào ô % thuế và số tiền phát sinh là số tiền chưa có thuế để chương trình sẽ có cơ sở tính ra bút toán thuế GTGT riêng. Phần tìm kiếm, sửa, hủy dữ liệu: Giúp người sử dụng có thể tìm kiếm lại dữ liệu dưới dạng các chứng từ gốc đã nhập để xem, sửa, hủy khi cần thiết. Việc tìm kiếm dữ liệu được thực hiện bằng cách nhập các điều kiện lọc. Phần thao tác cuối tháng: Bao gồm các giao diện giúp người sử dụng thực hiện các công việc kế toán tổng hợp như: kết chuyển chi phí, tính giá thành, kết chuyển các tài khoản không số dư… Phần xem và in báo cáo khai thác thông tin đầu ra: Giao diện giúp người dùng xem được các thông tin của sổ sách báo cáo trên màn hình hoặc in ra Phần đặt các cấu hình hệ thống: Bao gồm các tham số cấu hình về kế toán Phần các thao tác hệ thống: bao gồm các nội dung như an toàn về dữ liệu (lưu bản sao, mở bản sao,…) khóa sổ dữ liệu. Sơ đồ 06: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA EFFECT Nhập số liệu → Các thao tác cuối tháng → In sổ sách báo cáo quản trị kế toán CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ HIỆU QỦA SỬ DỤNG YẾU TỐ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VIC 1. Tình hình chung về quản lý nguyên vật liệu trong Công ty Đầu vào của Công ty là nguyên vật liệu rất lớn với gần 90% nguyên liệu có nguồn gốc nhập khẩu. Mặt hàng nhập khẩu chính là khô dầu đậu tương. Thị trường nhập khẩu của Công ty thường rất rộng và chủ yếu từ các nước: Ấn Độ, Trung Quốc, UAE, Achentina, Hoa Kỳ. Các nhà cung cấp của Công ty hầu hết là các hãng lớn, có uy tín trên thị trường. Trong đó có một số nhà cung cấp đã làm ăn lâu năm với Công ty và họ thường dành cho Công ty một số ưu đãi về số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán do họ coi VIC là khách hàng uy tín số một. Thời gian gần đây, mặc dù giá cả các mặt hàng trên thị trường thế giới tăng rất mạnh nhưng Công ty vẫn đảm bảo cung ứng đủ nguồn nguyên liệu với mức giá hợp lý nhất để phục vụ sản xuất kinh doanh. Chính vì lượng nhập xuất nguyên vật liệu rất lớn và diễn ra liên tục hơn nữa công ty cũng đã áp dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán nên Công ty hạch toán nguyên vật liệu xuất kho theo phuơng pháp bình quân gia quyền. Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu dùng để sản xuất, lượng xuất bán và xuất khác rất ít và không thường xuyên. Công ty cũng áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ sử dụng thường là phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT, hoá đơn thu mua hàng… Việc nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán cập nhật hàng ngày bằng máy tính và được đối chiếu vào cuối tháng giữa thủ kho với kế toán qua bảng cân đối vật tư. Cuối quý, kế toán nguyên vật liệu, thủ kho cùng tiến hành kiểm kê kho dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng, thành viên ban kiểm soát, quản đốc phân xưởng. 2. Đánh giá tổ chức kế toán yếu tố nguyên vật liệu tại Công ty. 2.1 Phân loại yếu tố nguyên vật liệu. Tuy Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng do có đặc tính sử dụng và công dụng gần như nhau trong quá trình chế biến nên nguyên vật liệu của Công ty được chia thành hai loại chính: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm: Khô cải, vỏ sò, tấm gạo, cám gạo, đậu tương, ngô nổ, ngô rang, bột cá, bột sắn, dầu cá, các loại thuốc như Choline, methionine,… Nguyên liệu phụ: Là những vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ làm tăng chất lượng hoàn chỉnh sản phẩm trong quá trình sản xuất như: Vỏ bao bì dùng để đóng gói,… Ngoài ra còn một số vật liệu khác như: Nhiên liệu: Vật liệu tạo ra nhiệt năng nhưng loại này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và có công dụng hoàn toàn khác nên được tách thành mảng kế toán riêng. Phế liệu: Là những vật liệu bị loại ra hoặc thu hồi được trong quá trình sản xuất. Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế sửa chữa các bộ phận hư hỏng. Để thuận tiện cho quá trình quản lý cũng như cung cấp thông tin về từng loại nguyên vật liệu cụ thể, đồng thời phù hợp với phần mềm kế toán Công ty áp dụng, Công ty đã phân loại chi tiết tới từng nguyên vật liệu và lập danh điểm nguyên vật liệu quy định cho mỗi loại nguyên vật liệu một mã riêng bằng hệ thống các chữ cái để thay thế tên gọi quy cách kích cỡ của chúng. Với cách mã hoá này khi có các nghiệp vụ nhập khẩu nguyên vật liệu thì có thể dễ dàng khai báo thêm. Việc mã hoá tên các vật liệu của Công ty hiện nay được xây dựng trên cơ sở nguồn gốc nhập và công dụng của các loại vật liệu. Bảng 02: BẢNG Mà VẬT TƯ CỦA CÔNG TY Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 1521 NLNN Nguyên liệu nhập ngoại NLNNTHO Nguyên liệu thô nhập ngoại NLNNTHO001 Bột cá bổ sung Kg NLNNTHO002 Bột cá MaLai Kg NLNNTHO003 Bột cá Pêru Kg NLNNTHO004 Khô đậu Achentina Kg NLNNTHO005 Khô đậu Ấn Độ Kg … NLNNTHUO Nguyên liệu thuốc nhập ngoại NLNNTHUO001 Choline Kg NLNNTHUO002 Methionine Kg … NLTN Nguyên liệu trong nước NLTNBĐĐ Bao bì trong nước Bao NLTNBBĐĐ001 Vỏ 151 bao Bao NLTNBĐĐ002 Vỏ SH33 Bao NLTNBĐĐ003 Vỏ SH9 túi Bao NLTNBĐĐ004 Vỏ SH9 bao … … … 2.2 Nhiệm vụ kế toán yếu tố nguyên vật liệu. Cập nhật số liệu phát sinh hàng ngày vào máy tính qua các chứng từ nhập-xuất mà thủ kho chuyển lên. Lập các thẻ kho rồi chuyển cho thủ kho. Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho đối với nguyên vật liệu đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Tham gia vào công tác kiểm kê và lập báo cáo nhằm giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản nguyên vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao,… áp dụng những biện pháp cụ thể nhằm theo dõi kịp thời quá trình biến động của nguyên vật liệu. 2.3 Phương pháp xác định giá yếu tố nguyên vật liệu. 2.3.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Nguồn nhập nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là do mua ngoài trong đó nhập khẩu từ nước ngoài là 90% và nhập trong nước là 10%, chính vì vậy việc đánh giá trị giá thực tế của vật liệu nhập kho bao gồm: Trị giá vốn của vật liệu nhập kho = Giá mua thực tế (không có thuế) + Chi phí mua thực tế + thuế nhập khẩu và các loại thuế không được hoàn lại - Các khoản giảm trừ Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Công ty phải tính thuế nhập khẩu theo giá trị cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước của hàng nhập khẩu. Các khoản giảm trừ bao gồm: chiết khấu thương mại khi công ty mua hàng với một lượng lớn và giảm giá hàng bán khi bên bán không thực hiện đúng hợp đồng. Chi phí thu mua thực tế chủ yếu là chi phí vận chuyển, hao hụt trong định mức ở quá trình vận chuyển,… 2.3.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Với đặc điểm sản phẩm sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về nguyên vật liệu rất lớn cả về số lượng lẫn chủng loại, quá trình nhập xuất lại diễn ra thường xuyên liên tục đồng thời Công ty đã áp dụng kế toán máy nên để phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác được giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng, công ty đã tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Việc xác định theo cách tính này giúp cho việc xác định và quản lý được trị giá xuất của vật liệu hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời nhanh nhạy. Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá thực tế vật tư tồn đầu + Trị giá thực tế vật tư nhập Số lượng vật tư tồn đầu + số lượng vật tư nhập Trị giá vốn thực tế vật tư XK = SL vật tư xuất kho x Đơn giá BQGQ Với phương pháp này thì kế toán chỉ việc nhập số lượng phát sinh trong quá trình nhập cũng như quá trình xuất, giá mua trong hoá đơn, chi phí thu mua, thuế suất thuế nhập khẩu (nếu có), các khoản giảm trừ (nếu có) của lượng nhập phát sinh; còn số lượng cũng như trị giá của hàng tồn đã có sẵn trong máy. Phần mềm kế toán trong máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá cũng như trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ áp dụng và với việc công ty đã áp dụng kế toán máy thì việc tính giá này hoàn toàn do máy tính toán nên khắc phục được nhược điểm cố hữu của nó như khi làm kế toán thủ công là dồn công việc tính giá vào cuối kỳ báo cáo gây ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. 2.4 Công tác tổ chức các chứng từ và hệ thống luân chuyển chứng._.