Kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị hành chính sự nghiệp tại Trung tâm Ảnh

nghiệp có thu, vật liệu là một bộ phận của đối tượng lao động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị, là một yếu tố cần thiết phục vụ cho các hoạt động đơn vị sự nghiệp theo chức năng nhiệm vụ được giao. Vật liệu dụng cụ của đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm các loại nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu dùng trong công tác quản lý và văn phòng, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và các loại vật liệu khác. Từ những nguyên vật liệu đó đơn vị sự nghiệp có thể tạo ra được các sản phẩm được đơn vị sản xuất ra để bán hoặc thu được trong quá trình hoạt động nghiệp vụ. Sau hơn 2 tháng thực tập tại Trung tâm ảnh đơn vị trực thuộc Ban biên tập sản xuất ảnh báo chí của Thông tấn xã Việt Nam em đã bước đầu làm quen, vận dụng lý luận vào thực tế. Qua đó thấy được tầm quan trọng, vị trí then chốt của công tác kế toán nguyên vật liệu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và của Trung tâm ảnh nói riêng. Từ những lý do trên đây em đã quyết định chọn đề tài ” Kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị hành chính sự nghiệp ” tại Trung tâm ảnh cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu thì nội dung được chia làm 3 phần: Phần I: Đặc điểm tình hình của Trung tâm ảnh. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liêu tại Trung tâm ảnh. Phần III: Nhận xét và Kết luận. Phần IĐặc điểm tình hình của Trung tâm ảnh I. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm ảnh Trung tâm ảnh có trụ sở tại số 18 phố Trần Hưng Đạo- Hà Nội Trung tâm ảnh là một đơn vị trực thuộc Ban biên tập – Sản xuất ảnh báo chí của thông tấn xã Việt Nam, được thành lập theo quyết định Số: 486/1998/QĐ-TTX(TCCB) ngày 11-11-1998. Trung tâm ảnh có con dấu riêng, có đăng kí tài khoản ngân hàng và là đơn vị sự nghiệp có thu, chấp hành mọi chế độ tài chính, kế toán do nhà nước quy định II. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm ảnh * Chức năng của trung tâm ảnh: Trung tâm ảnh là đơn vị chuyên sản xuất ảnh báo chí phục vụ tuyên truyền và phối hợp với trung tâm đào tạo Thông tấn xã Việt Nam nghiên cứu, phát triển, đào tạo nghề ảnh. * Nhiệm vụ của Trung tâm ảnh: Trung tâm ảnh có nhiệm vụ tráng phim , in phóng ảnh mầu ,đen trắng phục vụ phát báo, phát mạng VNANET, Internet , phát đối ngoại và nghiệp vụ chuyên môn của Ban biên tập - Sản xuất ảnh báo chí. Ngoài ra còn tráng phim làm ảnh phục vụ các toà soạn , các Ban biên tập của Thông tấn xã Việt Nam và các cơ quan báo chí Trung ương , địa phương , các hãng Thông tấn , báo chí Quốc tế thường trú tại Việt Nam. Nghiên cứu , phát triển kỹ thuật nhiếp ảnh, in phóng ảnh, vật tư, thiết bị ngành ảnh . Sản xuất các ấn phẩm về ảnh như : Bộ ảnh triển lãm, tuyên truyền đường lối của Đảng và Nhà nước, của các ngành, các địa phương, các chương trình kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, Quốc tế, dân sinh, sách ảnh, tờ gấp quảng cáo, lịch tờ, lịch cuốn . Mua bán , trao đổi vật tư thiết bị ngành ảnh , tận dụng năng lực máy móc sản xuất thêm ảnh dịch vụ , sửa chữa máy ảnh ,đèn chụp ảnh . Mở lớp đào tạo nghề : chụp ảnh , tráng phim, in phóng ảnh màu , đen trắng, tu sửa, phục chế phim ảnh , sửa chữa máy ảnh, thiết bị in phóng ảnh cho Ban biên tập - Sản xuất ảnh báo chí TTXVN . * Quyền hạn của Trung tâm ảnh: Trung tâm ảnh chịu trách nhiệm trước Ban biên tập- Sản xuất ảnh báo chí TTXVN tổ chức sản xuất ảnh báo chí , làm dịch vụ ngành ảnh , đảm bảo công ăn việc làm , đời sống, mọi quyền lợi vật chất, tinh thần , chính trị cho cán bộ công nhân viên . Trung tâm ảnh có quyền đề đạt cấp trên bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm cán bộ , bổ sung nhân lực khi có nhu cầu phát triển sản xuất . Trung tâm ảnh được quyền thực hiện chính sách khen thưởng , kỷ luật . Trung tâm ảnh được quyền quan hệ hợp tác với các cơ quan nhiếp ảnh , báo chí, trong nước và Quốc tế , các cơ quan chức năng, ngân hàng, tài chính, vật tư , thiết bị nghành ảnh vv... Trung tâm ảnh được quyền bảo toàn vốn ,phát triển vốn , mở mang sản xuất như nhiệm vụ được giao . III. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm ảnh * Công tác kế hoạch : Xây dựng kế hoạch sản xuất chính theo nhiệm vụ của cấp trên giao phó cho từng quý , 6 tháng , cả năm . Sản xuất dịch vụ , kế hoạch phải nhạy cảm với nhu cầu thị trường . * Công tác vật tư : Khai thác nguồn vật tư đảm bảo chất lượng , giá cả phù hợp giá thị trường , quan hệ tốt với các đại lý cung ứng vật tư thiết bị . * Công tác lao động tiền lương : Nghiêm chỉnh chấp hành Luật lao động , sử dụng lao động hợp lý , trả lương , xét thưởng theo quy định của Nhà nước, tuỳ loại ngành nghề, ngạch bậc , năng suất lao động và hiệu quả công tác . Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp các loại bảo hiểm, đảm bảo mọi quyền lợi chế độ độc hại cho người lao động . Có kế hoạch bổ sung lao động hợp lý khi sản xuất phát triển , thay thế người nghỉ hưu . * Công tác tài chính : Bảo toàn , phát triển vốn và tài sản hiện có . Tiết kiệm mọi chi phí để tích luỹ vốn tự có mở rộng sản xuất, kinh doanh . Thực hiện đúng chế độ tài chính , kế toán thống kê, nộp thuế, lợi nhuận, nộp khấu hao tài sản đầy đủ . *Tiền tệ tín dụng thanh toán : Trung tâm mở tài khoản tại Ngân hàng Công thương Hà Nội để gửi các loại vốn , thanh toán mua bán hàng hoá ,vật tư , sản phẩm với khách hàng . Được vay vốn của ngân hàng để mua vật tư , công cụ sản xuất , đầu tư mở rộng , phát triển sản xuất . Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ tín dụng , thanh toán , nộp tiền mặt theo quy định của Nhà nước . * Công tác giá cả : Chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Nhà nước về xây dựng gía cả Xây dựng giá cả hợp lý ,có sức cạnh tranh sản phẩm cùng loại trên thị trường , đảm bảo sản xuất phát triển , đời sống CBCNV ổn định . Lấy chất lượng và tín nhiệm là trọng tâm của quản lý sản xuất, giá cả * Hợp đồng kinh tế : Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế theo đúng quy định của Nhà nước . Nghiêm chỉnh thực hiện hợp đồng hai bên đã thoả thuận ký kết . * Công tác hạch toán ,kế toán thống kê, báo cáo ,kiểm tra : Trung tâm thực hiện chế độ kế toán thống kê thống nhất theo quy định của Nhà nước . Hạch toán giá thành sản phẩm theo đúng các mục khoản , định mức và chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước . Sổ sách chứng từ theo đúng mẫu Nhà nước quy định . Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kiểm tra , kiểm soát của cấp trên, cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng , cơ quan pháp luật của Nhà nước . IV. Tổ chức công tác quản lý của trung tâm ảnh Sơ đồ bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc đốc Phòng kế hoạch -tài vụ -vật tư Phòng chụp mỹ thuật - đào tạo Phòng sản xuất ảnh Phòng hành chính - tổ chức - tiếp thị 1. Chức năng ,nhiệm vụ của Giám đốc - Giám đốc có quyền quyết định điều hành họat động của Trung tâm theo nhiệm vụ cấp trên giao, theo nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức và đảm bảo đúng chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước . Giám đốc chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và Nhà nước về kết quả sản xuất của Trung tâm ảnh và mọi quyền lợi , chính trị , việc làm ,thu nhập , đời sống vật chất , tinh thần của cán bộ công nhân viên . 2. Chức năng nhiệm vụ của Phó Giám đốc Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong quản lý , đỉu hành sản xuất, công tác đoàn thể ,xã hội , vv.. 3. Chức năng của Phòng Kế hoạch- Tài vụ - Vật tư Tổ chức thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước . Lập kế hoạch sản xuất sát nhiệm vụ được giao, cung cấp vật tư ,thiết bị chất lượng tốt , kịp thời . Quản lý tài chính , vật tư , thiết bị sản xuất , tài sản Nhà nước đúng quy chế , luật pháp . Quản lý lao động tiền lương , định mức sản xuất , định mức vật tư , xây dựng giá thành sản phẩm. Thực hiện báo cáo tài chính , vật tư đúng định kỳ , đột xuất theo yêu cầu của cấp trên . Thực hiện đúng chính sách chế độ bảo hiểm , chế độ độc hại và các chế độ khác do Nhà nước quy định . 4. Chức năng của Phòng chụp Mỹ thuật - Đào tạo Chụp ảnh chân dung , mỹ thuật quảng cáo , chụp lại ảnh tư liệu , chụp theo yêu cầu của các cơ quan ,các tổ chức xã hội , đoàn thể . Đào tạo nghề : tráng phim ,làm ảnh màu ,đen trắng , tu sửa ,phục chế phim ảnh c̣ũ quí hiếm ,sửa chữa máy ảnh , đ̀èn chụp ảnh vv.. . 5. Chức năng của Phòng sản xuất ảnh Tráng phim ,in phòng ảnh màu ,đen trắng phục vụ báo chí và các nhu cầu thông tin khác . Tận dụng năng lực máy móc thiết bị sẵn có sản xuất ảnh phục vụ nhân dân để tăng thêm nguồn thu . Tu sửa , phục chế phim , ảnh tư liệu quí hiếm. 6. Chức năng của Phòng Hành chính - Tổ chức – Tiếp thị Đảm nhận mọi công việc Hành chính - Tổ chức của Trung tâm ảnh theo đúng pháp lệnh của Nhà nước . Tiếp thị khách hàng để nhận việc làm và tiêu thụ sản phẩm . Thu thập thông tin phục vụ phát triển sản xuất , đáp ứng nhu cầu khách hàng V. Tổ chức công tác kế toán của trung tâm ảnh * Tổ chức thành một phòng. Tên gọi là phòng Kế hoạch - Tài vụ - Vật tư: Gồm Trưởng phòng( kế toán trưởng) và 03 nhân viên. 1. Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán dịch vụ Kế toán thanh toán Thủ qũy thủ kho - : Quan hệ nhiệm vụ - : Quan hệ kiểm tra 2. Chức năng nhiệm vụ a. Kế toán thanh toán: * Hàng ngày: _ Viết phiếu thu tiền hàng, phiếu chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh _ Viết hoá đơn GTGT _ Vào buổi chiều thứ 6 hàng tuần tổng hợp doanh thu dịch vụ, bán hàng của tuần * Hàng tháng: _ Lập biểu thống kê sản lượng sản phẩm đã sản xuất. _ Thanh toán nguyên vật liệu đã sử dụng trong sản xuất đối với phòng lab, phòng chụp, ảnh đen trắng. _ Thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, y tế của cán bộ, công nhân viên chức trong đơn vị. _ Lập bảng kê theo dõi Tài khoản 112( tiền gửi ngân hàng), Tk 311.1( phảI thu của khách hàng). _ Quản lý sử dụng hoá đơn GTGT( báo cáo sử dụng, mua HĐ) _ Theo dõi và thanh toán các khoản công nợ _ Phối hợp với cửa hàng kiểm tra báo cáo số lượng ảnh còn tồn ở các cửa hàng. _Quản lý việc sử dụng phiếu đặt ảnh, phiếu thu dịch vụ. Báo cáo hoàn thành chậm nhất vào ngày 12 của tháng kế tiếp. b. Kế toán dịch vụ: * Hàng ngày: _ Viết phiếu nhập xuất nguyên vật liệu sản xuất. _ Viết phiếu nhập, xuất hàng hoá ,vật tư dịch vụ. _ Viết phiếu thu tiền bán hàng, ép plastic, phiếu chi tiền mua hàng hoá vật tư. _ Viết phiếu thứ 6 hàng tuần tổng hợp doanh thu dịch vụ tuần( gồm doanh thu bán hàng, ép plastic) * Hàng tháng: _ Lập báo cáo tổng hợp doanh thu dịch vụ gồm doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ, vốn hàng hoá dịch vụ, lãi. _ Lập báo cáo nhập , xuất nguyên vật liệu sản xuất để kế toán thanh toán có cở sở để thanh toán vật tư. _ Lập báo cáo nhập – xuất - tồn kho hàng hoá dịch vụ. _ Vào ngày cuối cùng của tháng kiểm kê thực tế tồn hàng hoá , vật tư của từng người bán hàng. _ Có kế hoạch mua vật tư , hàng hoá để đảm bảo cho hoạt động sản xuất , kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. _ Quản lý việc sử dụng bao bì ảnh. _ Cắt giấy ép lụa. Báo cáo hoàn thành chậm nhất vào ngày 12 của tháng kế tiếp. c. Thủ quỹ kiêm thủ kho: _ Thu tiền bán hàng ( tiền ảnh ) , tiền dịch vụ ( bán , ép ) _ Căn cứ chứng từ thực hiện chi đảm bảo cho qua trình sản xuất kinh doanh. _ Nhập xuất vật tư , hàng hoá sản phẩm , dịch vụ. _ Báo cáo tồn quỹ tiền mặt. _ Phối hợp với kế toán vật tư , kế toán dịch vụ đảm bảo cung ứng đầy đủ vật tư nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất và vật tư , hàng hoá cho dịch vụ. _ Phối hợp cắt giấy ép lụa cùng kế toán dịch vụ. d. Kế toán trưởng: _ Hàng tháng căn cứ chứng từ nội bộ , lập bảng kê chi tiết đối với ảnh nội bộ ( ảnh thời sự, ảnh khai thác tư liệu ) để kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán. _ Lập tờ khai quyết toán thuế GTGT , TNDN, TNCN quý , năm. _ Lập dự toán thu chi tài chính hàng năm. _ Báo cáo kết quả sản xuất , kinh doanh của tuần vào sáng thứ 2 hàng tuần. _ Lập bảng chi tiết các Tài khoản kế toán hàng tháng _ Lập thuyết minh báo cáo tài chính của năm làm căn cứ để cơ quan có thẩm quyền duỵêt quyết toán. _ Chịu trách nhiệm trước Ban Kế hoạch tài vụ , giám đốc trung tâm về tính chính xác của số liệu kế toán về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra trong những trường hợp cần thiết phòng thực hiện điều động các vị trí hỗ trợ lẫn nhau tạo điều kiện cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. 3. Chế độ kế toán sử dụng Hiện nay trung tâm ảnh đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính, các chuẩn mực Kế toán Việt nam và các văn bản sửa đổi , bổ sung , hướng dẫn thực hiện kèm theo. Hình thức sổ kế toán áp dụng Từ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của phòng tài vụ như đã nêu ở trên và phương tiện trang bị cho công tác kế toán hiện nay là máy vi tính. Vì vậy để thuận tiện cho việc ghi chép sổ sách trình tự luân chuyển chứng từ để kiểm tra , đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời nên kế toán trưởng quyết định chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung” _ phương pháp tính thuế : Trung tâm áp dụng hình thức tính thuế theo phương pháp khấu trừ trực tiếp. Sơ đồ trình tự sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Căn cứ vào quy mô , đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, trung tâm tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung với hệ thống sổ bao gồm : _ Sổ tổng hợp : gồm sổ cái tài khoản, sổ Nhật ký chung ( trung tâm không mở sổ nhật ký đặc biệt) _ Sổ chi tiết :gồm sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá… danh mục tài khoản kế toán Hiện đang sử dụng tại trung tâm ảnh Số TT Số hiệu Tài khoản tên tài khoản ghi chú Loại 1 : Tiền và vật tư 1 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 2 112 Tiền gửi ngân hàng , kho bạc 1121 Tiền Việt Nam 3 152 Vật liệu , dụng cụ 1521 Vật liệu 1522 Bao bì , hoá đơn Loại 2 : Tài sản cố định 4 211 Tài sản cố định hữu hình 2113 Máy móc thiết bị 5 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình Loại 3 : Thanh toán 6 311 Các khoản phải thu 3111 Phải thu của khách hàng 3113 Thuế GTGT đợc khấu trừ 7 331 Các khoản phải trả 3311 PhảI trả ngời cung cấp 3312 PhảI trả nợ vay 8 332 Các khoản phảI nộp theo lơng 9 333 Các khoản phảI nộp Nhà nớc 3331 Thuế GTGT phảI nộp 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế thu nhập cá nhân 10 334 PhảI trả viên chức 3341 PhảI trả viên chức nhà nớc Loại 4 : Nguồn kinh phí 11 421 Chênh lệch thu chi chờ xử lý 12 431 Quỹ cơ quan 4311 Quỹ khen thởng 4313 Quỹ dự phòng ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Loại 5 : Các khoản thu 13 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ Loại 6 : Các khoản chi 14 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm ảnh ( 2005 – 2007 ) Số TT chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.754.622.869 1.643.550.920 1.498.151.399 2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.754.622.869 1.643.550.920 1.498.151.399 3 Giá vốn hàng bán 557.734.869 501.524.837 443.674.771 4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6.886.034 9.593.766 21.387.657 5 Doanh thu hoạt động tài chính 0 0 0 6 Chi phí tài chính 0 0 0 7 Chi phí bán hàng 940.475.290 861.141.438 800.155.957 8 Chi phí quản lý doanh nghiệp 249.526.856 271.290.884 232.933.014 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 6.886.034 9.593.766 21.387.657 10 Tổng lợi nhuận kế toántrước thuế 6.886.034 9.593.766 21.387.657 Phần IIThực trạng công tác kế toán nguyên vật liêu tại Trung tâm ảnh I. đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm ảnh 1. Đặc điểm ở mỗi đơn vị, mỗi cơ quan khác nhau, do tính chất đặc thù riêng nên cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Trung tâm ảnh là đơn vị chuyên sản xuất ảnh nên nguyên vật liệu chủ yếu là hoá chất để pha chế thuốc làm ảnh ví dụ :Acnol , Hyđrôphenol , Sunfit , Cacbonat , Broma . Thuốc làm ảnh màu , giấy màu Fuji, phim , giấy và thuốc đen trắng, thuốc hiện ảnh ( CP 47- P1R ), thuốc tẩy ảnh ( CP 47- P2R ) và thuốc hãm phim ( CH1 RH- N3R ) , thuốc hiện phim ( CH1 RA- N1R ), thuốc tẩy phim ( CH1 RA- N2R )… 2. Đánh giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản lưu động được phản ánh trong sổ kế toán và trên báo cáo tài chính theo giá trị vốn thực tế. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.Việc đánh giá nguyên vật liệu tại Trung Tâm ảnh cũng tuân thủ các nguyên tắc: Nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán. a. Giá nguyên vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu ở Trung tâm ảnh chủ yếu là mua ở trong nước. Trung tâm hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó giá trị vốn thực tế nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT đầu vào. Trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp bảo quản từ nơi mua về đến trung tâm, tiền công tác phí của cán bộ thu mua độc lập , hao hụt tự nhiên trong định mức của quá trình thu mua. Với Trung tâm ảnh thì hầu hết các nguyên vật liệu phí cước chuyển là do bên bán chịu , họ có trách nhiệm trở hàng đến tận trung tâm. b. Giá nguyên vật liệu xuất kho. Đối với trung tâm ảnh để xác định giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho Trung tâm sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định với việc sủ dụng đơn giá bình quân ở cả kỳ dự trữ, kỳ tính giá là một tháng. Trị giá thực tế vật liệu Trị giá thực tế vật + Đơn giá tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ = bình quân Số lượng vật liệu Số lượng vật liệu + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Ví dụ : Đơn giá bình quân của tháng 7/2008: Đơn giá 3 927126,8 + 1 085 564,8 = bình quân 4 + 12 = 313 293,225 3. Thủ tục nhập hàng Phòng Kế hoạch – tài vụ - vật tư chịu trách nhiệm kiểm tra rà soát những vật tư cần thiết để dự phòng đáp ứng yêu cầu thay thế sửa chữa trong quá trình sản xuất hoặc bảo dưỡng, bộ phận này lập văn bản đề nghị giám đốc duyệt số lượng, chủng loại vật tư. Sau đó tìm nhà cung cấp (nếu là vật tư có giá trị lớn thì phải thiết lập hợp đồng, nếu giá trị nhỏ phải có báo giá) được thoả thuận hai bên. Khi hàng về kho của Trung tâm, các thành viên trong phòng cùng nhau kiểm tra hoá đơn chứng từ nhập hàng, số lượng, chủng loại, chất lượng hàng nhập theo báo giá hoặc hợp đồng đã ký kết. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu nhập gồm 3 liên: Liên 3 lưu tại gốc, liên 1 và liên 2 chuyển cho thủ kho để xác định số lượng và là cơ sở vào thẻ kho. Sau đó thủ kho chuyển trả cho kế toán. Kế toán trưởng, giám đốc ký, liên 1 được lưu cùng các chứng từ gốc liên quan phần nhập và dữ liệu được vào máy, liên 2 dùng làm chứng từ thanh toán. 4. Thủ tục xuất hàng Khi bộ phận nào có nhu cầu cấp hàng, đề xuất bằng phiếu đề nghị cấp vật tư, nhân viên phòng kế hoạch tài vụ sẽ kiểm tra rà soát nội dung, ngày tháng, mục đích, số lượng, chủng loại vật tư ( thu cũ đối với những loại vật tư có cũ), trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư kế toán lập phiếu xuất chuyển cho bộ phận có nhu cầu cấp vật tư để đến kho lĩnh hàng. Căn cứ phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng. Hiện tại ở trung tâm hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau: - ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kì thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng loại nguyên vật liệu cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng loại nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu mỗi chứng từ một dòng. Cuối tháng kế toán dựa vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu để đối chiếu kiểm tra. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL Bảng TH chi tiết NVL Thẻ kho : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm ảnh 1. Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tức là theo dõi, phản ánh tình hình nhập- xuất - tồn kho theo từng thứ, loại nguyên vật liệu về mặt số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu về cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do bộ tài chính ban hành : - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT . 2. Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 : Nguyên vật liệu, dụng cụ. 1521 : Vật liệu. 1522 : Bao bì , hóa đơn * Kết cấu và nội dung TK 152 _ Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho _ Trị giá thực tế nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê _ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. _ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu phát hiện khi kiểm kê SD: Trị giá thực tế của nguyên liệu vật liệu hiện còn tồn kho của đơn vị. TK 111 :Tiền mặt 1111 : Tiền Việt Nam TK 111 - Nhập quỹ tiền mặt, - Số thừa phát hiện khi kiểm kê. - Xuất quỹ tiền mặt - Số thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê SD: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ TK 3113 :. Thuế GTGT được khấu trừ. Là Tk cấp 2 của TK 311: Các khoản phảI thu TK 631 : Chi hoạt đống sản xuất kinh doanh dịch vụ TK 631 - Các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh - các chi phí bán hnàg, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh - các khoản thu được phép ghi giảm chi - Kết chuyển giá trị hoàn thành nhập kho - Giá trị sản phẩm sản xuất xong bán ngay không qua nhập kho - Kết chuyển chi phí của khối lượng dịch vụ hoàn thành được xác định là bán trong kỳ - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh SD: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh dở dang 3. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.1 Mua nguyên vật liệu về nhập kho * Ngày 10/07/2008 mua 10 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186 ( 9 x12) về nhập kho. Giá mua chưa thuế là 11.287.820 đồng , thuế GTGT 10%, thanh toán luôn cho người bán bằng tiền mặt : Nợ TK 1521 : 11.287.820 Nợ TK 3113 : 1.128.782 Có TK 1111 : 12.416.602 * Ngày 10/07/2008 mua 10 Roll giấy màu Fuji loại ‘6 15,2x 186 ( 10 x15 ) về nhập kho . Giá mua chưa thuế là 13.835.820 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán luôn cho người bán bằng tiền mặt : Nợ TK 1521 : 13.835.820 Nợ Tk 3113 : 1.353.582 Có Tk 1111 : 15.219.402 * Ngày 15/07/2008 mua 10 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186 ( 9 x12 ) về nhập kho, giá mua chưa thuế là 10.838.610 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán luôn cho người bán bằng tiền mặt: Nợ Tk 1521 : 10.838.820 Nợ Tk 3113 : 1.083.882 Có Tk 1111 : 11.922.702 * Ngày 15/07/2008 mua 10 Roll giấy màu Fuji loại ‘6 15,2 x 186 ( 10 x 15) về nhập kho giá mua chưa thuế 13.285.210 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán luôn cho người bán bằng tiền mặt : Nợ TK 1521 : 13.285.210 Nợ TK 3113 : 1.328.521 Có Tk 1111: 14.613.731 * Ngay 15/07/2008 mua 05 Roll giấy màu Fuji ‘8 20,3 x 90 ( 20 x 30 ) về nhập kho, giá mua chưa thuế 4.705.780 đồng , thuế GTGT 10%, thanh toán luôn cho người bán bằng tiền mặt: Nợ Tk 1521 : 4.705.780 Nợ TK 3113 : 470.578 Có TK 1111 : 5.176.358 * Ngày 15/07/2008 mua 02 Roll giấy màu Fuji loại ‘10 25,4 x 90 ( 25 x 38) về nhập kho, giá mua chưa thuế 2.335.962 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán luôn cho người bán bằng tiền mặt: Nợ TK 1521 : 2.335.962 Nợ TK 3113 : 233.596 Có Tk 1111 : 2.569.558 Bộ phận : Mẫu số 01 – VT Địa chỉ : Theo QĐ :15/2006 QĐ- BTC Phiếu nhập kho Ngày 20-03-2006 Ngày :10/07/2008 của bộ trưởng BTC Số : 17 Nợ TK : 1521 ,3113 Có TK : 111 Tên người giao hàng: Công ty TNHH Quốc Tế Minh Việt . Theo hoá đơn GTGT số 0098426 ngày 10/07/2008 của Công ty TNHH Quốc Tế Minh Việt Nhập tại kho: Trung tâm ảnh STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186 Roll 10 10 1.128.782 11.287.820 2 Giấy màu Fuji loại ‘6 15,2 x 186 Roll 10 10 1.383.582 13.835.820 Cộng 25.123.640 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươI lăm triệu một trăm hai mươI ba nghìn sáu trăm bốn mươI đồng Chưng từ gốc kèm theo : Ngày 10 tháng 07 năm 2008 Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL Giá trị gia tăng ES/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0098426 Ngày 10 tháng 07 năm 2008 Đơn vị bán: Công Ty TNHH Quốc tế Minh Việt. Địa chỉ: Lô 29- TT4- Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội. Số TK:.2003695.002................................................... Điện thoại:.............................................MST: 0300721002001 Họ tên người mua hàng: Trung Tâm ảnh Tên đơn vị: Trung Tâm ảnh. Địa chỉ: 18 – Trần Hưng Đạo – Hà Nội. Số TK:.................................................. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0100108550-1 S TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính Số lượng Đơngiá Thành tiền 1 Giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186 Roll 10 1.128.782 11.287.820 2 Giấy màu Fuji loại ‘6 15,2 x 186 Roll 10 1.383.582 13.835.820 Cộng tiền hàng 25.123.640 10% thuế GTGT 2.512.364 Tổng giá thanh toán 27.636.004 Số viết bằng chữ: Hai bảy triệu sáu trăm ba mươI sáu nghìn không trăm linh bốn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị : Mẫu số 02 - TT Bộ phận : QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Phiếu chi Ngày 10/07/2008 Số: 121 Họ và Tờn người nhận tiền: Công ty TNHH Quốc Tế Minh Việt . Địa chỉ: Lô 29- TT4- Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội. Lý do chi: Thanh toỏn tiền mua giấy màu Fuji Số tiền là: 27.636.004 Viết bằng chữ : Hai mươI bẩy triệu sáu trăm ba mươI sáu triệu không trăm linh bốn đồng . Kốm theo 01 chứng từ gốc húa đơn GTGT Đó nhận đủ tiền(viết bằng chữ): Hai mươi bẩy triệu sáu trăm ba mươi sáu triệu không trăm linh bốn đồng . Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2. Xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ * Ngày 12/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186 , đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 12/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu loại ‘6 15,2 x 186 , đơn giá 1.317.412 đồng /Roll, sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Nợ TK 631 : : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 18/07/2008, xuất kho 02 Roll giấy màu Fuji loại ‘‘8 20,3 x 90, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 2.634.824 Có Tk 1521: 2.634.824 * Ngày 18/07/2008, xuất kho 01 Roll giấy màu Fuji loại ‘10 25,4 x 90, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 1.317.412 Có Tk 1521: 1.317.412 * Ngày 19/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 19/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘6 15,2 x 186, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 23/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 23/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘6 15,2 x 186, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 26/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 31/07/2008, xuất kho 04 Roll giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 5.269.648 Có Tk 1521: 5.269.648 * Ngày 31/07/2008, xuất kho 01 Roll giấy màu Fuji loại ‘10 25,4 x 90, đơn giá 1.317.412 đồng /Roll , sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ : Nợ TK 631 : 1.317.412 Có Tk 1521: 1.317.412 Bộ phận : Mẫu số 02 – VT Địa chỉ : Theo QĐ :15/2006 QĐ- BTC Phiếu XUấT kho Ngày 20-03-2006 Ngày :12/07/2008 của bộ trưởng BTC Số : 07 Nợ: 631 Có: 1521 - Họ tên người nhận hàng:. anh Phong - Địa chỉ( bộ phận) : Phòng kỹ thuật ảnh - Lý do xuất kho: Phục vụ cho sản xuất. - Xuất tại kho: STT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 giấy màu Fuji loại ‘5 12,7 x 186 Roll 04 04 1.317.412 5.269.648 2 giấy màu Fuji loại ‘6 15,2 x 186 Roll 04 04 1.317.412 5.269.648 Cộng 10.539.296 Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Mười triệu năm trăm ba mươI chín nghìn hai trăm chín mươI sáu đồng . Xuất , Ngày12 tháng 07năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Doanh nghiệp : Mẫu số : 12 – DN Tên kho : Thẻ kho Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính Ngày lập thẻ : Tờ số : Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Giấy màu Fuji ‘5 12,7 x 186 Đơn vị tính: Roll N T Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của KT Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn N X Tồn đầu kỳ 0 10/07 17 10/07 Nhập giấy màu Fuji 10 10 12/07 07 12/07 Xuất giấy màu Fuji 04 06 15/07 18 15/07 Nhập giấy ._.