Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

c thị trường tiêu thụ sản phẩm. Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý mọi yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu được để tiến hành các hoạt động kinh tế, kiểm tra sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tính toán và xác địng hiệu quả sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Xuất phát từ vấn đề trên em quyết dịnh nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh”. Trong khuôn khổ đề tài này , em xin trình bày những vấn đề sau: phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh ngiệp sản xuất. phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Đề tài này được xây dựng dựa trên phương pháp tìm hiểu, nghiên cứu kết hợp với những kiến thức lý luận được trang thiết bị trong nhà trường. Tuy nhiên do thời gian đi sâu tìm hiểu thực tế cùng với nhận thức còn hạn chế nên bài viết này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để viết bài này được hoàn thiện hơn. phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niệm và ý nghĩa của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. NVL là một bộ phận trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất (sức lao động , tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là NVL. Xét về mặt tài chính ta thấy vốn bỏ ra để mua NVL thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động. Trong điều kiện hiện nay khi hầu hết các doanh nghiệp phải đi vay vốn để bổ sung vốn lưu động thì việc tiết kiệm vốn lưu động bằng cách sử dụng có hiệu quả nhất nguồn vốn vay này. Do đó vấn đề mua sắm và sử dụng nguyên liệu phải được hết sức quan tâm trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Xét về mặt kinh doanh giá trị NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ( thường từ 60%-80% ).Nó không chỉ là đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một bộ phận của hàng tồn kho. Do vậy việc tập trung quản lí chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu thu mua ,bảo quản ,sử dụng và dự trữ đều nhằm sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí NVL, giảm tiêu hao NVL trong quá trình sản xuất, từ đó tiến tới hạ giá thành sản phẩm Từ sự phân tích trên ta thấy ,chi phí nguyên liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải chú trọng tới việc tiết kiệm chi phí NVL , sử dụng NVL hợp lý , từ đó nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn và làm tăng tốc độ luân chuyển vốn . 2. Sự cần thiết của tổ chức kế toán NVL : Hạch toán kế toán NVL có vai trò to lớn trong việc quản lý, xác dịnh kết quả kinh doanh.Việc hạch toán NVL có chính xác , kịp thời , đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm đủ chính xác tình hình thu mua , dự trữ và xuất dùng vật liệu cả về kế hoạch lẫn thực hiện , từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp. Tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán NVL có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng của công tác hạch toán tính giá thành và xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Cho nên để hạch toán giá thành chính xác thì cần phải hạch toán NVL chính xác và khoa học. II . Phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu: 1. Phân loại nguyên, vật liệu: Trong các DNSX vật liệu bao gồm rất nhiều loại, có hình thái hiện vật khác nhau. Để có thể quản lý và hạch toán chính xác NVL đòi hỏi phải tiến hành phân loại NVL. Trong các DN thường phân loại NVL theo các tiêu thức sau : - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong DNSX Nguyên, vật liệu được chia thành các loại sau : + Nguyên vật liệu chính + Vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản + Phế liệu + Vật liệu khác - Căn cứ vào mục đích công dụng của NVL cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán thì NVL của doanh nghiệp được chia thành + NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + NVL dùng cho các nhu cầu khác . Với cách phân loại này kế toán có thể kiểm tra, theo dõi việc sử dụng NVL có đúng mục đích hay không, đồng thời giúp cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành thuận lợi và chính xác. 2. Đánh giá nguyên, vật liệu: Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL theo một nguyên tắc nhất định nhằm bảo đảm yêu cầu trung thực và thống nhất. Trong hạch toán NVL được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ. Phương pháp khấu trừ mà trong giá thành thực tế có thể có thuế VAT (Nêú tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) hay không có thuế VAT (Nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) 2.1 - Giá thực tế của NVL nhập kho : - Giá thực tế của NVL mua ngoài + _ = + Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Giảm giá NVL ghi trên nhập khẩu thu mua hàng mua mua ngoài hoá đơn ( nếu có ) thực tế được hưởng 2.2 - Giá thực tế của NVL xuất kho : Đối với NVL xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng . Phương pháp giá đơn vị bình quân: Phương pháp này bao gồm 3 cách tính khác nhau : Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (giá bình quân gia quyền) : = Giá đơn vị bình quân Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = X Giá thực tế Số lượng NVL Giá đơn vị bình quân NVL xuất dùng xuất dùng cả kỳ dự trữ Cách 2 : Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá đơn vị bình Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) quân cuối kỳ trước Lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) X = Giá NVL Số lượng NVL Giá đơn vị bình quân xuất dùng xuất dùng cuối kỳ trước Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (giá bình quân liên hoàn) = Giá đơn vị bình quân Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập X = Giá thực tế NVL Số lượng NVL Giá thực tế bình quân xuất dùng xuất dùng sau mỗi lần nhập III - Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu: 1. Sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu: Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp. Sổ kế toán chi tiết NVL phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ chi tiết liên quan đến NVL tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán NVL áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau : - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngoài các sổ chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời . 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết NVL là công việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị từng thứ, từng loại NVL theo từng kho và toàn doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế toán, giữa sổ sách và hiện vật của từng thứ, từng loại NVL trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp . Do đó sự liên hệ phối hợp lẫn nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và sổ chi tiết giữa kho và kế toán đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết NVL . Khi thực hiện hạch toán chi tiết NVL phải phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, trình độ nghiệp vụ của thủ kho và của kế toán . Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL sau : - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư IV - Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu Để hạch toán NVL, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ kế toán cũng như tuỳ thuộc vào quy định của chế độ kế toán hiện hành . 1. Hạch toán tình hình biến động nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên . Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng . Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cập nhật . 1.1 - Tài khoản sử dụng : Để theo dõi tình hình hiện có, tình hình tăng, giảm của NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau : - TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu " Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các NVL theo giá thực tế. Có thể mở chi tiết theo từng loại, thứ, nhóm ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán . - TK 151 " Hàng đang đi đường ". Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, công cụ, hàng hoá ... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán ) - Tài khoản 133 (1331) " Thuế GTGT được khấu trừ " TK này dùng để theo dõi thuế GTGT được khấu trừ cho doanh nghiệp Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như : - TK331 " Phải trả người bán - TK 111 " Tiền mặt " - TK 112 " Tiền gửi ngân hàng " ... 1.2- Phương pháp hạch toán trên sơ đồ tài khoản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 1.2.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (đối với DN tính thuế GTGT theo PP khấu trừ ) . TK 152 TK 111,112,331,311 TK 621 NVL mua ngoài nhập kho Xuất NVL cho SX sản phẩm TK 1331 VAT đầu vào được khấu trừ TK151 TK 627,641,642 Hàng đi đường Xuất phục vụ quản lý PX, B/hàng về nhập kho QLDN, XDCB TK111,112,331 TK411 Giảm giá hàng mua Nhận cấp phát, tặng thưởng hàng mua trả lại góp vốn LD TK 1331 Giảmthuế VAT TK128,222 TK128,222 Nhận lại vốn góp LD Xuất NVL góp vốn LD TK154 Thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Xuất NVL thuê ngoài TK3381,642 gia công chế biến Phát hiện thừa trong kiểm kê TK 1381, 642 TK 336,338 Phát hiện thiếu trong kiểm kê Vay cá nhân, nội bộ TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm chênh lệch đánh giá tăng Sơ đồ 1.2.2 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên ( đối với DN tính thuế GTGT theo PP trực tiếp ) . TK 152 TK 111,112,331,311 TK 621 NVL mua ngoài nhập kho Xuất NVL cho SX sản phẩm giá có thuế VAT TK151 TK 627,641,642 Hàng đi đường Xuất phục vụ quản lý PX, B/hàng về nhập kho QLDN, XDCB TK111,112,331 TK411 Giảm giá hàng mua Nhận cấp phát, tặng thưởng Hàng mua trả lại (giá có thuế) góp vốn LD TK128,222 TK128,222 Nhận lại vốn góp LD Xuất NVL góp vốn LD TK154 Thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Hoặc nhập kho do tự chế biến Xuất NVL thuê ngoài TK3381,642 gia công chế biến Phát hiện thừa trong kiểm kê TK 1381, 642 TK 336,338 Phát hiện thiếu trong kiểm kê Vay cá nhân, nội bộ TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm chênh lệch đánh giá tăng 2. Hạch toán tình hình biến động NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiêm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức : - + = Giá trị NVL Giá trị NVL Tổng giá trị NVL Giá trị NV xuất dùng trong kỳ tồn kho đầu kỳ tăng thêm trong kỳ tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao, mặc dầu tiết kiệm được công việc ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán . 2.1- Tài khoản sử dụng : Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của NVL theo phương pháp kê khai định kỳ kế toán sử dụng những tài khoản sau : - TK 611.1 " Mua nguyên, vật liệu " TK này được dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua ) .TK 611.1 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng loại NVL. - TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu " : Dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại . - TK 151 " Hàng mua đi đường " : Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua ( đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán . Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như : TK 133.1 " Thuế GTGT được khấu trừ " TK 111 “Tiền mặt” TK 331 " Phải trả người bán TK 112 " TGNH” 2.2- Phương pháp hạch toán trên sơ đồ tài khoản theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Sơ đồ 2.2.1 : Sơ đồ hạch tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) TK 611.1 TK 151 TK 151 Kết chuyển giá trị NVL Xuất NVL cho SX sản phẩm đang đi đường đầu kỳ TK152 TK 152 Kết chuyển giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL tồn kho tồn kho đầu kỳ cuối kỳ TK111,112,331 TK 111,112 Giá thực tế NVL nhập kho Số tiền giảm giá hàng mua trong kỳ Hàng mua trả lại cho người bán TK 1331 TK 711 Thuế VAT đầu vào Số tiền chiết khấu TT được hưởng TK411 TK 621,627,641,642 Giá thực tế của NVL nhập từ Giá thực tế của NVL đã sử các nguồn khác( viện trợ dụng trong kỳ cấp phát, biếu tặng) TK412 TK412 Đánh giá tăng NVL Đánh giá giảm NVL Sơ đồ 2.2.2 : Sơ đồ hạch tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( đối với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) TK 611 TK 151,152 TK151,151 Kết chuyển giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111,112,331,411 TK111,112,331 Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua trong kỳ (tổng giá TT) hàng mua trả lại TK 621,627,641,642 Giá thực tế NVL xuất dùng V - Hình thức sổ kế toán áp dụng trong công tác hạch toán nguyên, vật liệu Tuỳ theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công việc kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp NVL phù hợp nhất . Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán . Hiện nay trong các doanh nghiệp thường sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức Nhật ký - Sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ - Ghi sổ - Hình thức Nhật ký - Chứng từ phần II: thực trạng tổ chức hạch toán kế toán Nguyên Vật Liệu trong các Doanh Nghiệp sản xuất 1. Phân loại nguyên, vật liệu Do NVL của xí nghiệp có đặc điểm phong phú và đa dạng. Mỗi loại NVL có chức năng, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau,nên chúng cần được dự trữ với yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy đòi hỏi công tác bảo quản và sử dụng cần theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết toàn bộ quá trình vận động của chúng. Vì vậy phân loại NVL phải tiến hành theo những tiêu thức nhất định, nhằm nhận biết được từng loại NVL, tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả, cũng như việc bảo quản NVL tại các kho được thuận tiện và là cơ sở để kế toán lập các tài khoản cấp hai theo dõi từng loại NVL. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị của xí nghiệp, căn cứ vào vai trò và tác dụng, NVL được chia thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Thường chiếm tỷ trọng lớn trong thực thể sản phẩm sản xuất. - Vật liệu phụ: Tuy không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới nhưng có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, làm tăng chất lượng sản phẩm, tạo mẫu mã sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được bình thường. Chúng được kết hợp với NVL chính để hoàn thiện các đặc tính của sản phẩm, nâng cao chất lượng của sản phẩm,phục vụ cho quá trình quản lý công nghệ, kỹ thuật. - Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất . - Phụ tùng thay thế: Là các loại chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị dùng để thay thế . - Vật liệu XD và vật liệu khác: Là các loại vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công tác XDCB . 2. Đánh giá nguyên, vật liệu 2.1- Giá vốn thực tế nguyên, vật liệu nhập kho Việc hạch toán giá vốn nguyên, vật liệu nhập kho xảy ra 3 trường hợp như sau: Trường hợp thứ nhất: Đối với NVL mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển, bốc xếp) Như vậy, mọi chi phí thu mua NVL được tính trên hoá đơn thì giá thực tế của NVL nhập kho là giá ghi trên hoá đơn của NVL đó. Trường hợp thứ hai: Đối với NVL mua ngoài mà phải thuê vận chuyển thì giá thực tế vật liệu nhập kho được xác định như sau: = + Giá trị thực tế Giá trị NVL Chi phí vận chuyển NVL nhập kho ghi trên hoá đơn bốc xếp Trường hợp thứ ba: Đối với vật liệu mua ngoài do XN tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT), nhưng không có chi phí vận chuyển, bốc xếp. Những chi phí này sẽ được xí nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất chung chi phí nhân công trực tiếp . 2.2- Giá vốn thực tế nguyên, vật liệu xuất kho Giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ). NVL được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, với giá cả biến động theo giá thị trường. Vì vậy khi xuất kho NVL trên các chứng từ kế toán chỉ phản ánh về mặt số lượng, đến cuối tháng hạch toán, tính toán chính xác được giá thực tế xuất kho vật liệu cho từng đối tượng, sử dụng theo phương pháp bình quân gia quyền trên các sổ chi tiết NVL. Theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền, giá vốn thực tế NVL được tính như sau: x = Giá vốn thực tế Đơn giá thực tế Số lượng vật liệu xuất kho bình quân xuất kho = Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ 3. Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu tại các xí nghiệp. Việc hạch toán chi tiết NVL được tiến hành theo phương pháp thẻ song song với trình tự ghi chép như sau: * Tại kho : Thủ kho có trách nhiệm bảo quản NVL cả về số lượng và chất lượng, quản lý chi tiết từng loại NVL để có thể đáp ứng nhu cầu của sản xuất một cách kịp thời nhất. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho phát sinh tại kho, tiến hành nhập, xuất NVL, cuối ngày ghi vào thẻ kho (ghi vào cột số lượng), phân loại tổng hợp và lập bảng kê chứng từ. Định kỳ cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm NVL và chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho kèm chứng từ gốc về phòng kế toán. * Tại phòng kế toán : Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư của thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ ( tính số tiền trên chứng từ, phân loại chứng từ ...). Sau đó ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu theo dõi từng thứ, từng loại NVL, mỗi loại NVL được được theo dõi một sổ chi tiết, kế toán ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất theo chỉ tiêu số lượng, số tiền, cuối ngày kế toán vật tư tính ra số tồn kho. Cuối tháng kế toán cùng thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với thẻ kho . Phần III: phương hướng Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL trong các DN sản xuất I. Đánh giá chung tình hình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. 1. Về công tác quản lý nguyên, vật liệu Do công tác phân loại NVL có nhiều ý nghĩa đối với yêu cầu quản lý trong công tác kế toán NVL. Dựa vào nội dung và công dụng kinh tế đã phân loại NVL thành 5 loại: Nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và vật liệu XDCB, và đã xây dựng một hệ thống tài khoản cấp 2 (của TK152) tương ứng với 5 loại NVL trên. Nhằm đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết cho từng loại, nhóm NVL. Xí nghiệp phải sử dụng hệ thống danh điểm NVL, tạo lập bộ mã ký hiệu NVL thống nhất để phục vụ cho công tác quản lý và thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán sau này. 2- Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu hao, dự trữ NVL - Trong quá trình sản xuất, định mức NVL là thước đo phản ánh hiệu quả của việc thực hiện đúng quy trình công nghệ, đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm và năng suất lao động. Chính vì vậy xây dựng định mức NVL phải tính đầy đủ các yếu tố, tác nhân ảnh hưởng của hoạt động sản xuất theo thời gian cụ thể với chi phí phát sinh hợp lý cho hiệu quả kinh tế cao nhất. Việc quản lý, kiểm tra, giám sát định mức NVL phải được quán triệt tới tận nơi người sử dụng NVL, hàng ngày phải có sự kiểm tra cụ thể giữa các phòng ban chức năng, quản đốc phân xưởng, thống kê phân xưởng. Từ đó rút ra được nguyên nhân của việc thực hiện định mức, báo cáo với Ban giám đốc Xí nghiệp để có biện pháp giải quyết, có phương án xử lý kịp thời trong quá trình sản xuất . - Mặt khác NVL của xí nghiệp thường tồn kho và phát sinh mua vào với khối lượng lớn, do đó XN phải có biện pháp và kế hoạch dự trữ NVL tồn kho phù hợp với nhu cầu sản xuất, đảm bảo không gây ứ đọng vốn. 3. Về việc đánh giá nguyên vật liệu . Về nguyên tắc đánh giá NVL, giá vốn NVL nhập kho bao gồm trị giá mua NVL cộng (+) chi phí vận chuyển, bốc xếp. Nhưng tại XN đối với chi phí vận chuyển, bốc xếp do XN tự vận chuyển, bốc xếp, kế toán không hạch toán vào giá vốn thực tế NVL nhập kho mà hạch toán vào chi phí phục vụ cho sản xuất (TK 627), điều này không phù hợp với nguyên tắc xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho. 4. Về việc vận dụng hệ thống tài khoản đối với trường hợp hàng mua đang đi đường. Việc tổ chức công tác kế toán và vận dụng tài khoản ở xí nghiệp được thực hiện phù hợp với qui định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước với đặc điểm, qui mô hoạt động, quản lý của XN. Trong quá trình hạch toán tổng hợp NVL, đối với NVL mua đang đi trên đường, hoá đơn về trước, trong tháng hàng vẫn chưa về nhập kho. Trường hợp này kế toán chỉ lưu chứng từ vào hồ sơ theo dõi, chờ hàng về mới nhập kho phản ánh vào TK152 mà không sử dụng TK151- "Hàng mua đang đi đường". Như vậy tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã không phản ánh kịp thời và chính xác giá trị NVL hiện có của XN. Trên bảng cân đối tài khoản chỉ tiêu hàng tồn kho không bao gồm cả giá trị hàng mua đang đi đường. 5. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đặc điểm sản xuất, XN luôn có một khối lượng NVL tương đối lớn được dự trữ trong kho. Mặt khác giá cả của các loại hàng hoá cũng như NVL thường xuyên không ổn định, luôn có xu hướng giảm giá để cạnh tranh lẫn nhau, làm ảnh hưởng đến tính chính xác giá thực tế NVL và hạch toán kết quả kinh doanh. Để đảm bảo kết quả kinh doanh được chính xác và phù hợp với giá thực tế của hàng tồn kho, Xí nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật tư hàng hoá tồn kho . 6. áp dụng chế độ kế toán bằng máy vi tính . Là một đơn vị sản xuất kinh doanh với nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, khối lượng ghi chép hàng ngày nhiều, qua nhiều hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và đều được kế toán thực hiện bằng tay, điều này đã làm giảm năng suất lao động, cũng như hiệu quả trong công việc của bộ máy kế toán. Vì vậy XN nên áp dụng chế độ kế toán bằng máy vi tính. II - Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên, vật liệu tại xí nghiệp Để công tác tổ chức quản lý, hạch toán NVL thực hiện tốt, đảm bảo yêu cầu sản xuất Xí nghiệp cần hoàn thiện từng bước. Xuất phát từ trình độ cán bộ nhân viên phòng kế toán, phương hướng chung để hoàn thiện và phát huy những ưu điển hiện có, tìm các biện pháp khắc phục những tồn tại để đáp ứng yêu cầu quản trị, quản lý của Xí nghiệp đảm bảo hạch toán theo đúng chế độ kế toán Nhà nước ban hành. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất * ý kiến 1: Lập sổ danh điểm nguyên, vật liệu . Sổ danh điểm NVL kế toán là danh mục toàn bộ NVL của xí nghiệp được phân loại và sắp xếp theo những tiêu thức nhất định, mỗi loại NVL được quy định gắn với một mã ký hiệu riêng biệt không trùng lặp, chính xác và thuận lợi cho công việc khai thác và sử dụng bộ mã ký hiệu một cách lâu dài. Việc phân loại dựa trên cơ sử từng loại, nhóm, tên và quy cách một loại NVL cụ thể, sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý và hạch toán kế toán bằng máy vi tính sau này . Để lập sổ danh điểm NVL điều quan trọng là phải xây dựng được bộ mã NVL chính xác, đầy đủ không trùng lắp và có dự trữ để bổ sung mã NVL mới xuất hiện ở xí nghiệp một cách thuận tiện và hợp lý. * ý kiến 2 : Xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên, vật liệu và kế hoạch dự trữ nguyên, vật liệu . Việc quản lý tình hình sử dụng NVL của xí nghiệp được kiểm tra, giám sát bằng định mức tiêu hao NVL. Quản lý tốt định mức tiêu hao NVL là góp phần hạ thấp chi phí, giảm giá thành sản phẩm sản xuất, nâng cao lợi nhuận. Chỉ tiêu định mức chi phí NVL của Xí nghiệp được lập trên cơ sở tình hình sử dụng và biến động của NVL tiêu hao vào sản phẩm. ở Xí nghiệp việc đánh giá định mức đang chủ yếu dựa trên chỉ tiêu khối lượng NVL tiêu hao. Do đó khi có sự biến động về giá cả trên thị trường thì Xí nghiệp không có biện pháp điều chỉnh định mức tiêu hao kịp thời. Vì vậy chỉ tiêu định mức tiêu hao NVL cần phải được xây dựng và đánh giá bằng hai chỉ tiêu: Khối lượng NVL tiêu hao và giá cả NVL mua vào. Ngoài ra XN cần phải xây dựng quy chế thưởng phạt cụ thể, nếu tiết kiệm được so với định mức mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì được khen thưởng, ngược lại nếu vượt quá định mức thì phải chịu trách nhiệm (phạt ), có như vậy mới nâng cao tính tự giác, tinh thần trách nhiệm của cán bộ CNV trong XN . Đi đôi với việc xây dựng và quản lý định mức NVL. Xí nghiệp cần phải có kế hoạch dự trữ NVL hợp lý với nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất quý, năm để đề ra chỉ tiêu thu mua, dự trữ NVL và căn cứ vào thực tế sản lượng sản xuất của tháng trước để lập kế hoạch dự trữ cho tháng sau và phải tính đến yếu tố biến động của giá cả để phương án dự trữ đem lại hiệu quả kinh tế cao . * ý kiến 3 : Đánh giá nguyên,vật liệu nhập kho do XN tự vận chuyển Việc kế toán không hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp do XN tự vận chuyển vào giá vốn thực tế NVL nhập kho mà hạch toán vào chi phí phục vụ cho sản xuất (TK 627), điều này đã làm cho giá vốn thực tế của NVL nhập kho được phản ánh không chính xác, làm giảm giá thực tế NVL nhập kho và dẫn tới giảm chi phí NVL trực tiếp, ảnh hưởng tới việc phân tích chi phí NVL trực tiếp. Do vậy, XN cần tính giá thực tế NVL nhập kho do XN tự vận chuyển, bốc xếp bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng (+) với chi phí do XN tự vận chuyển, bốc xếp. * ý kiến 4 : Sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường, để theo dõi hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu . TK 151 " Hàng đang đi đường " được dùng để phản ánh giá trị hàng hoá đang đi đường chưa nhập kho. Để khắc phục những hạn chế đã nêu kế toán Xí nghiệp cần sử dụng TK 151 để phản ánh kịp thời, thể hiện chính xác giá trị NVL hiện có của Xí nghiệp trên sổ sách kế toán . * ý kiến 5: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của hàng tồn kho. Kế toán xác định số dự phòng cần lập cho năm tới với điều kiện số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của Xí nghiệp. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho. Qua đó, phản ánh giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính: = - Giá trị thực hiện thuần tuý Giá gốc của Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho hàng tồn kho hàng tồn kho Dự phòng giảm giá được lập cho các loại NVL chính dùng cho sản xuất, mà giá thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. - Tài khoản sử dụng : TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có : Trích lập dự phòng giảm giá Dư Có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. *ý kiến 6 : áp dụng chế độ kế toán bằng máy vi tính Nhằm bắt kịp sự phát triển của xã hội, ngày càng nâng cao trình độ của kế toán viên. XN cần phải đưa chương trình phần mềm kế toán bằng máy vi tính vào sử dụng tại phòng kế toán, để giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị một cách có hiệu quả nhất . Kết luận Càng đi sâu vào nghiên cứu càng khẳng được vai trò to lớn của kế toán NVL trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác kế toán NVL giúp cho đơn vị sản xuất sử dụng NVL có hiệu quả hơn, tránh sự lãng phí NVL, phản ánh chính xác đầy đủ các yếu tố NVL tron._.