Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp (28tr)

doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Nguyên vật liệu vừa là sản phẩm của lao động nhưng đồng thời cũng là đầu vào của quá trình sản xuất cũng như quá trình xuất kho sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy kế toán nguyên vật liệu mà tốt thì sẽ đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành đồng thời cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Như vậy nhận thức được mức độ quan trọng của kế toán nguyên vật liệu em đã quyết định chọn đề tài: "Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp". Để thấy được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế. Đồng thời qua đó em sẽ có một số ý kiến đóng góp trên cơ sở phân tích về lí luận và thực trạng. Em tin rằng bài viết của em sẽ đóng góp một phần nào đó trong việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Ngoài phần mở đầu, kết luận thì bố cục chuyên đề sẽ có hai phần. Phần 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất Phần 3: Một số ý kiến đánh giá. phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của nền kinh tế, đảm bảo được nhiệm vụ được giao, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lí, trong đó có hoàn thiện công tác kế toán đặc biệt là hoàn thiện kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Đặc biệt trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay khi chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước với những điểm mạnh trong cơ chế quản lí kinh tế tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với tình hình ở nước ta hiện nay là một tất yếu và cần thiết. Và kế toán NVL là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán nói chung vì vậy việc hoàn htiện kế toán NVL cũng cần thiết và tất yếu trong bối cảnh nước ta hiện nay. Mặt khác hoàn thiện được kế toán NVL trong điều kiện mới có luật thuế GTGT từ ngày 1/1/1999 sẽ đảm bảo cho việc tính giá nhập - xuất NVL được chính xác. Và đặc biệt hơn nữa là nó có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. II. Một số nét chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất. Trị giá nguyên vật liệu được chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nhưng theo mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. nguyên vật liệu nào cũng có khả năng là đối tượng lao động, song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Mọi đối tượng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con người mới là nguyên vật liệu. 1.2. Đặc điểm. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc… Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao tàon bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. 1.3. Yêu cầu quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh. Vì vậy, quản lí tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với qui cách, chủng loại của nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lí. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lí nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. 1.4. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin, cho công tác quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau. - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phân bổ hợp lí giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2. Phân loại nguyên vật liệu nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì việc quản lý mới tốt. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được chia thành các loại sau đây: - Nguyên vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - Phế liệu và các loại vật liệu khác. * nguyên vật liệu chính Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ… Không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm, hàng hoá. * Vật liệu phụ. Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật; phục vụ cho quá trình lao động. * Nhiên liệu. Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. * Phụ tùng thay thế. Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất… * Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm với thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. * Phế liệu và các loại vật liệu khác. Phế liệu là những loại vật liệu không còn tác dụng đối với qui trình công nghệ sản xuất. Doanh nghiệp thu hồi được do thanh lí tài sản cố định, báo hỏng công cụ dụng cụ, sản phẩm hỏng trong sản xuất và các nguyên nhân khác. Vật liệu khác bao gồm bao bì, vật đóng gói. 3. Đánh giá nguyên vật liệu 3.1. Định nghĩa. Đánh giá nguyên vật liệu là sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá của nguyên vật liệu theo chế độ kế toán hiện hành đánh giá nguyên vật liệu phản ánh theo giá gốc. Nguyên tắc chung là nhập vào giá nào thì xuất ra giá đó. 3.2. Tính giá nguyên vật liệu nhập vào. Giá gốc của nguyên vật liệu nhập vào được tính phân biệt theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu được cấp là: = - Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì. = + - Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì. = + - Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất gia công thì = Giá thực tế bao gồm giá xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì. = Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu được các bên tham gía góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc tương đương tiền mặt. - Đối với nguyên vật liệu được viện trợ biếu tặng thì: = Ngoài ra tính giá nguyên vật liệu nhập vào, người ta còn sử dụng giá hạch toán và vật liệu nhập kho chỉ được tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong kinh doanh nhưng chưa biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn được gọi là giá tạm tính hay giá kế hoạch Giá hạch toán = Số lượng thực nhập x Đơn giá hạch toán. Vật liệu nhập trong kì vẫn được tính theo giá thực tế, đến cuối kì trên cơ sở ghi số giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính gái trị vật liệu xuất sử dụng. 3.3. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập- xuất NVL. Trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp, các phương pháp trích quá thực tế của NVL xuất kho thường dùng là: - Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo đảm riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì trích theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. Ưu điểm của phương pháp này. Là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này: là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với gái cả thị trường của nguyên vật liệu. - Phương pháp nhập sau xuất trước. Theo phương pháp này nguyên liệu nhập sau xuất ra trước và kế toán tính chỉ giá thực tế của nguyên liệu theo từng lần xuất. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát về cơ bản thì ưu và nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp nhập sau xuất trước cũng giống như phương pháp nhập trước xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp nhập sau xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân cả kì dự trữ. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kì và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kì. = x Ưu điểm: Giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kì hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khoản kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của tưng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Ưu điểm: Cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. - Phương pháp giá bình quân đơn vị. Theo phương pháp này trước hết kế toán phải tính giá bình quân đơn vị theo công thức = = x - Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kì: Theo phương pháp này doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kì trước sau đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kì. = x = + - Phương pháp theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp do đó nên sử dụng giá hạch toán. Ưu điểm: Giá hạch toán ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. = GTTT nguyên vật liệu xuất kho = hệ số giá nguyên vật liệu x GHT nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. 4. Nội dung tổ chức hạch toán NVL 4.1.Tổ chức chứng từ ban đầu Quá trình hạch toán NVL phản ánh các nghiệp vụ Nhập-Xuất-Tồn. Do vậy, để tránh nhầm lẫn, sai sót phải thực hiện tổ chức chứng từ một cách có hệ thống. Có nghĩa là thiết lập mối quan hệ giữa lập chứng từ và luân chuyển chứng từ theo các bước thủ tục quy định nhằm đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Hàng ngày căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm tra để kiểm nghiệm vật tư nhập kho cả về số lượng và chất lượng. Trong trường hợp hàng nhập kho thừa thiếu so với hoá đơn, thủ kho phải báo cáo ngay cho bộ phận cung ứng và người giao hàng để lập “ Biên bản kiểm nghiệm “, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho “ trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra số lượng thực nhập và phiếu nhập kho. Các chứng từ thường được sử dụng để hạch toán NVL tại doanh nghiệp, bao gồm : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn ( GTGT ) Hoá đơn cước vận chuyển Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (phiếu xuất kho mẫu 02-VT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu 03-VT, phiếu xuất kho theo hạn mức mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) Thẻ kho ( mẫu 06-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) 4.2. Hạch toán chi toán chi tiết Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật sau đây: 4.2.1 Phương pháp thẻ song song Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng Ghi chú: 4.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng Ghi chú: Bảng kê nhập Bảng kê xuất 4.2.3. Phương pháp số dư Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng Ghi chú: Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu 4.3. Hạch toán tổng hợp NVL Hiện nay có hai phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX); phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Tuỳ theo đặc điểm quy mô cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp trên. 4.3.1 Hạch toán NVL theo phương pháp KKTX Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có tính chất hệ thống tình hình Nhập-Xuất-Tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này thì tài khoản tài khoản NVL (TK 152) được dùng để phản ánh số hiện có của tình hình tăng giảm vật tư. Vì vậy NVL trên sổ kế toán có thể xác định bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu thực tế vật tư so sánh, đối chiếu với vật tư trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, tồn kho thực tế luôn bằng tồn kho trên sổ sách kế toán nếu, có chênh lệch thì phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. TK 111,112, 331 TK 152 TK 621,627,... (1.1) (1) (9) TK 133(1331) (2) (1.2) (2.2) (2.1) TK 151 TK 241 (3) (10) TK 411 TK 128, 222 (4) (11) TK 333 TK 412 (5) (12) (13) TK 338, 721 TK 138, 821 (6) (14) TK 154 (7) (8) Trình tự hạch toán tổng hợp tình hình Nhập-Xuất NVL theo phương pháp KKTX (1) Tổng giá thanh toán NVL mua ngoài nhập kho Giá trị NVL nhập kho Thuế GTGT đầu vào ( nếu có ) (2) Tổng chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại được nhà cung cấp chấp nhận (2.1) Giá trị NVL được chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp (2.2) Thuế GTGT của phần NVL giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu có ) (3) Nhập kho NVL đi đường kỳ trước (4) Nhận cấp phát tặng thưởng, góp vốn liên doanh bằng NVL (5) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho (6) Vật tư thừa khi kiểm kê (7) NVL thuê ngoài ra công chế biến nhập kho (8) NVL xuất kho thuê ngoài ra công (9) Xuất kho NVL dùng cho sản xuất kinh doanh (10) Xuất kho NVL dùng cho xây dựng cơ bản (11) Xuất NVL góp vốn liên doanh (12) Đánh giá giảm NVL (13) Đánh giá tăng NVL (14) Kiểm kê phát hiện thừa 4.3.2. Hạch toán tổng hợp NLV theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư hàng hoá trên sổ sách kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ. Công tác kiểm kê vật tư hàng hoá được tiến hành để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản tồn kho. Như vậy theo phương pháp này, kế toán tổng hợp chỉ sử dụng TK 152 vào đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Giá trị hàng xuất kho trong kỳ được xác định theo công thức sau: Trị giá xuất Tồn đầu kỳ qua kiểm kê Trị giá nhập Tồn cuối kỳ qua kiểm kê = + - Tài khoản sử dụng : -TK 611- Mua hàng : TK này được sử dụng để phản ánh toàn bộ NVL tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ cùng với số lượng NVL xuất dùng. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng một số tài khoản như phương pháp KKTX : TK 151, TK 111, TK112, TK331... Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NLV (theo phương pháp KKĐK) TK 151, 152 TK 611(6111) (1) TK 241, 627, 641, 642 (2) TK 111, 112, 331 (6) (3.1) (3) TK133(1331) (3.2) (4.1) (4) (4.2) TK 411, 412, 338, 336 TK 138, 334,412 (5) (7) Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ. Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ. Tổng giá thanh toán NVL mua ngoài nhập kho. (3.1) Giá trị NVL nhập kho. (3.2) Thuế GTGT đầu vào. (4) Tổng chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại được nhà cung cấp chấp nhận. (4.1) Giá trị NVL được chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp. (4.2) Thuế GTGT của NVL được chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp. (5) Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL trong kỳ. (6) Xuất dùng cho các mục đích khác nhau. Các nghiệp vụ làm giảm NVL trong kỳ. 4.4. Các hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng có 4 hình thức khác nhau : Nhật ký-Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức sổ có những ưu, nhược điểm riêng. Do vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mỗi đơn vị có thể lựa chọn cho mình một hình thức sổ hợp lý. Phần ii thực hành công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất I. Thủ tục nhập kho vật liệu 1. Phiếu nhập kho Mục đích: Nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. 1.1. Nhập từ đơn vị ngoài Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng phòng vật tư (hoặc phòng nghiệp vụ tổ chức của từng đơn vị) có trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập hai liên, người lập có trách nhiệm đánh số hiệu phiếu nhập kho sau đó chuyển cả hai liên cho người nhập hàng. (Người lập phiếu không lưu phiếu nhập). Người nhập hàng mang hoá đơn kèm 2 liên phiếu nhập tới thủ kho để nhập hàng. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng hàng phải ghi vào cột thực nhập và ký nhận vào cả hai liên phiếu nhập. Một liên phiếu nhập được trả cho người nhập, một liên thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho và định kỳ (hàng ngày, tuần, nửa tháng - tuỳ quy mô, số lượng phát sinh) chuyển cho kế toán kho để hạch toán. Kèm theo phiếu nhập kho là hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), - Người nhập hàng có trách nhiệm mang hoá đơn mua hàng kèm theo phiếu nhập kho đến kế toán thanh toán nợ ngay sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho. Kế toán kiểm tra, căn cứ hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi sổ. Lưu ý: Trường hợp hàng đã về kho theo hợp đồng hoặc đã xuất dùng nhưng không dùng hết hoặc thu hồi thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất. 1.2. Nhập kho di chuyển kho nội bộ Căn cứ lịch di chuyển kho của thủ trưởng đơn vị phòng vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người chuyển vật liệu mang 2 liên phiếu này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho sau đó trả lại cho người nhập 1 liên để chuyển kho nhập, thủ kho nhập ghi số thực nhập vào thẻ kho, hai liên phiếu di chuyển vật tư nội bộ của kho nhập và cho kho xuất đồng thời kiến nghị xử lý chênh lệch (nếu có). Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất của kho xuất. Thời gian nộp trả phiếu này không quá 3 ngày. 1.3. Nhập kho thuê ngoài gia công chế biến Sau khi tiến hành kiểm tra thủ tục hợp đồng kinh tế, số lượng và giá cả phòng vật tư lập phiếu nhập vật tư. Trình tự lập và luân chuyển như trường hợp a. Lưu ý: - Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện được 3 cùng: cùng kho, cùng nhóm, cùng nguồn nhập. - Phiếu nhập kho phải kèm biên bản kiểm nghiệm trước khi nhập kho (đối với vật tư nhập với số lượng lớn. Vật tư có lý tính, và hoá tính phức tạp, vật tư quí hiếm). 2. Phiếu xuất kho Mục đích: theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất kinh doanh , tính giá thành sản phẩm và kiểm traviệc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. 3. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng đại lý, gia công chế biến… làm căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phương pháp có trách nhiệm ghi. Căn cứ lịch di chuyển kho của thủ trưởng đơn vị phòng vật tư lập phiêu xuất di chuyển nội bộ gồm 2 liên, người chuyển vật liệu mang 2 liên phiếu này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho sau đó trả lại cho kế toán vật liệu để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất đồng thời kiến nghị xử lý chênh lệch (nếu có). Thời gian nộp trả phiếu này không quá 3 ngày. 4. Thẻ kho. Mục đích: theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn kho từng vật tư, sản phẩm, hàng hoá, ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Phương pháp và trách nhiệm ghi: mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật tư sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu qui cách ở cùng kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ (hàng ngày, tuần, nửa tháng- tuỳ qui mô và số lượng phát sinh), nhân viên kế toán vật tư đến kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. 5. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá. Mục đích: xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, sử lý vật tư, sản phẩm hàng hoá thừa thiếu và ghi sổ kế toán. 6. Phiếu xuất kho hàng gửi bán tại các đại lý. Mục đích: theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho đến các đơn vị gửi bán, đây là chứng từ làm căn cứ để xác định hàng hoá đã bán hay chưa, là căn cứ để đơn vị hàng và đơn vị nhận đại lý thanh toán tiền và ghi sổ kế toán. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi rõ số lượng thực xuất của từng thứ, ngày tháng xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên và phiếu xuất. Liên 1: giao cho bộ phận nhập phiếu. Liên 2: giao cho bên nhận hàng đại lý. Liên 3: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó giao cho kế toán vật tư để chuyển nhật ký chung ghi sổ. 7. Một số chứng từ hướng dẫn: phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Tuỳ từng trường hợp phát sinh đơn vị vận dụng qui định để thực hiện tại đơn vị mình. Ví dụ: biểu số 1 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05/VT (Số lượng, chất lượng, giá cả) 1141 TC/QĐ/CĐKT Hôm nay, ngày 12 tháng 1 năm 2004 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: 1. Bà Nguyễn Thanh Tú : KHCT - Trưởng ban. 2. Bà Nguyễn Thị Sâm : KCS - Uỷ viên. 3. Bà Dương Thị Dung : Tài vụ - Uỷ viên. 4. Bà Phạm Thị Thổn : Thủ kho - Uỷ viên. 5. Ông Hồ Văn Quang : Tiếp liệu - Uỷ viên. Căn cứ vào hoá đơn …… ngày…./…/2004 của công ty………..đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây: Vật liệu A1 Phương thức kiểm nghiệm: TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư ĐVT Theo chứng từ Thực tế kiểm nghiệm Đúng qui cách Không đúng qui cách 1 A1 tấn 10 10 Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm: Nhập kho công ty. Đại diện thủ kho Kế toán Đại diện KCS Chủ hàn Đại diện KHCT Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Ví dụ: Biểu số 2 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày tháng năm 2001 N: 00063 Đơn vị bán: Số TK: Địa chỉ: MS: 01-0077492-0-1 Đơn vị: Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: MS: 01-0010650-7-1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền ghi (bằng chữ) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Biểu số 3 Phiếu xuất kho Số: 202 Ngày 21 tháng 01 năm 2001 Mẫu số 02/VT QĐ 1141 TC/CĐKT Nợ: 621 Có 1521 Họ tên người nhận hàng: Anh - Phân xưởng 1 Lý do xuất kho: Theo yêu cầu TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 A1 Tấn 8 8 Tổng cộng Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị II. Đánh giá vật liệu Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá thực tế xuất vật liệu = = = 147,78 Theo định mức thì số lượng và giá trị vật liệu chính A1 xuất dùng trong kỳ là: Số lượng VLC A xuất dùng = 12,350 x 110 Sp1 = 1.358,5 tấn Giá trị VLCA1 xuất dùng = 1.358,5 x 147,78 = 200.759 3. Hạch toán chi tiết vật liệu 1. Các sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Tại công ty, vật liệu sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết VL là vô cùng quan trọng. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau: - Phiếu nhập kho vật tư. Mẫu số 01 - VT - Phiếu xuất kho kho vật tư. Mẫu số 02 - VT - Phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ. Mẫu số 03-VT - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá. Mẫu số 05-VT - Hoá đơn GTGT. ._.