Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

ổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp 28 Hệ thống chứng từ kế toán 29 Hệ thống tài khoản kế toán 30 Hệ thống sổ kế toán 39 Hệ thống báo cáo tài chính 41 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản 43 Lao động - Xã hội Đặc điểm, phân loại và quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 43 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 43 Phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 44 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 46 Tính giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 47 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 48 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 48 Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 49 Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu 49 Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 54 Kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp 64 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 69 Kế toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu 70 Kế toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 71 Kế toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu 72 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà 76 xuất bản Lao động - Xã hội Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 76 In thuộc Nhà xuất bản Lao động I - Xã hội 2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp 76 2.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp 77 Đánh giá kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao 78 động - Xã hội Những ưu điểm 78 Những tồn tại 80 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In 82 thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội Kết luận 90 Danh mục tài liệu tham khảo 91 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Nguyên vật liệu : NVL Sản xuất kinh doanh : SXKD Nhà xuất bản : NXB Doanh nghiệp : DN Tài sản lưu động : TSLĐ Tài sản cố định : TSCĐ Đầu tư ngắn hạn : ĐTNH Đầu tư dài hạn : ĐTDH Nợ ngắn hạn : NNH Tài khoản : TK Nợ phải trả : NPT Giá trị gia tăng : GTGT Chứng từ ghi sổ : CTGS DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp In 13 Bảng 1.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In 17 Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In 18 Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp In 20 Bảng 1.4: Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong hai năm 21 2003-2004 Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In 23 Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In 25 Biểu 1.1: Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp In 31 Sơ đồ 1.4: Quy trình thực hiện kế toán trên máy 41 Bảng 1.5: Danh mục vật tư của Xí nghiệp In 45 Sơ đồ 1.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL 50 Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT 51 Biểu 1.3: Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) 52 Biểu 1.4: Phiếu nhập kho 53 Sơ đồ 1.6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL 55 Biểu 1.5: Lệnh sản xuất 55 Biểu 1.6: Giấy xin lĩnh vật tư 57 Biểu 1.7: Phiếu xuất kho 59 Biểu 1.8: Tổng hợp xuất giấy + bản in của Xí nghiệp In 62 Biểu 1.9: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư của Xí nghiệp In 63 Sơ đồ 1.7: Quy trình kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp In 64 Biểu 1.10: Thẻ kho 65 Biểu 1.11: Sổ kế toán chi tiết NVL 66 Biểu 1.12: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 67 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS 69 Biểu 1.13: CTGS nghiệp vụ nhập kho 70 Biểu 1.14: Bảng phân bổ NVL 71 Biểu 1.15: CTGS nghiệp vụ xuất kho 72 Biểu 1.16: Biên bản kiểm kê NVL 73 Biểu 1.17: Sổ đăng ký CTGS 74 Biểu 1.18: Sổ Cái TK 152 74 Biểu 2.1: Bảng phân bổ NVL 86 Biểu 2.2: Phiếu giao nhận chứng từ 88 Biểu 2.3: Sổ số dư 88 Biểu 2.4: Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL 88 Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 89 LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá đang diễn ra một cách sâu sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội trên phạm vi toàn thế giới. Đối với nước ta, đang trong giai đoạn phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa để có nhiều cơ hội phát triển nước ta phải hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Nền kinh tế thị trường cùng với xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, mở ra cho các DN nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định mình. Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các DN nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết. Các DN muốn đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình thể hiện qua: chất lượng, mẫu mã, giá cả… trong đó chất lượng là vấn đề then chốt. Để thực hiện được điều đó, DN phải tiến hành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình SXKD. Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn một cách chủ động, sáng tạo và có hiệu quả. Trong các DN sản xuất, kế toán NVL là một khâu quan trọng vì chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, cho nên một sự biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của DN. Chính vì vậy, việc quản lý NVL một cách hợp lý, khoa học sẽ góp phần tiết kiệm NVL, giảm chi phí, hạ giá thành nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của DN. Hạch toán tốt NVL sẽ đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời cho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho DN. Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là một DN trực thuộc NXB Lao động - Xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn, một lĩnh vực mà NVL là yếu tố then chốt của quá trình SXKD, với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, Xí nghiệp đã rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và coi nó là một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Xí nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán - tài vụ, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Văn Thuận nên em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội” để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề tốt nghiệp của em gồm những nội dung chính sau đây: PhÇn 1: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội Phần 2: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động -Xã hội Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài mà em nghiên cứu. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận cùng các cô trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. PHẦN 1: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp In ảnh hưởng đến kế toán NVL Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Xí nghiệp có tên đầy đủ là: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội; có trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội; điện thoại 04.8632588, Fax: 04.8638173. Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội, tiền thân là Xưởng in được thành lập ngày 08/11/1983 theo Quyết định số 287-TBXH/QĐ của Bộ Thương binh - Xã hội với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu... phục vụ nội bộ. Khi mới thành lập Xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống, số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn), 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những sản phẩm hết sức đơn giản. Mặc dù trong những năm đầu thành lập Xưởng in đã gặp rất nhiều khó khăn về nhân lực cũng như về cơ vật chất, kỹ thuật nhưng đã hoàn thành tốt và vượt mức những nhiệm vụ mà cấp trên giao cho. Ngày 19/12/1986 Bộ Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 293-TBXH/QĐ đổi tên thành Xí nghiệp In, ngoài nhiệm vụ như trên còn nhận hợp đồng của các ngành, các thành phần kinh tế để có thêm việc làm, tăng thu nhập. Ngày 23/11/1988 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (sau khi hợp nhất 2 bộ là: Bộ Lao Động và Bộ Thương binh - Xã hội thành Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 1988) có quyết định số 516-LĐTBXH /QĐ thành lập Xí nghiệp dịch vụ và đời sống (bao gồm Xí nghiệp In; Ban đời sống của Bộ; Trung tâm dịch vụ hỗ trợ lao động Đông Anh) với chức năng in ấn và hoạt động dịch vụ tăng thêm nguồn thu, hỗ trợ một phần cho cán bộ, viên chức của Bộ. Ngày 16/01/1991 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có Quyết định số 18-LĐTBXH /QĐ đổi tên Xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống thành Xí nghiệp In và sản xuất dụng cụ người tàn tật với chức năng: In và sản xuất xe lăn, xe lắc, nạng, nẹp... phục vụ thương binh và người tàn tập. Ngày 20/03/1993 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 152-LĐTBXH /QĐ thành lập DN Nhà nước theo Nghị định số 388-CP của Chính Phủ và mang tên là Nhà in Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, là đơn vị kinh tế cơ sở trực thuộc Bộ, có điều lệ và tổ chức hoạt động. Kể từ ngày thành lập nhiệm vụ xuyên suốt của Nhà in là: Tổ chức in ấn các loại ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, giấy tờ quản lý kinh tế - xã hội của Bộ, của ngành và của các thành phần kinh tế. Tận dụng khả năng, nội lực, cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện để mở rộng sản xuất, gia công về in ấn, theo kế hoạch của Vụ Kế hoạch tài chính nhằm thu hút lao động, tạo việc làm tăng thêm nguồn thu. Tổ chức quản lý, bảo toàn và phát triển vốn để sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Thực hiện sắp xếp lại DN Nhà nước, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã có Quyết định số 564/2003/QĐ-BLĐTBXH ngày 07/5/2003 sáp nhập NXB Lao động - Xã hội và Nhà in Bộ Lao động - Xã hội thành Nhà xuất bản Lao động - Xã hội. Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội được thay đổi như sau: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của NXB Lao động - Xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt động theo hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng. Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội do một giám đốc phụ trách, được Giám đốc NXB bổ nhiệm; Giám đốc Xí nghiệp có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định; dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của Nhà nước và của NXB đề ra và được quyền xây dựng quy chế phân phối tiền lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc “Tốc độ tăng tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động”. Hàng tháng, quý, năm Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội phải làm báo cáo quyết toán và xây dựng phương hướng kế hoạch cho nhiệm kỳ tới trình Giám đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình hình hoạt động SXKD của Xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát triển; tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học đáp ứng được quy trình kỹ thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu định mức kỹ thuật về vật tư, lao động, NVL, đơn giá,... bảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất. Tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động – Xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức sản xuất, tổ chức lao động. Các đơn vị đã đi vào hoạt động ổn định, tinh giảm bộ phận gián tiếp, sản xuất bảo đảm liên tục, ổn định, đồng thời tư tưởng của cán bộ công nhân viên ổn định, phấn khởi mở ra hướng phát triển tốt. Đây thực sự đã đánh dấu một bước ngoặt lớn trong giai đoạn phát triển mới của Xí nghiệp In. Qua 24 năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp In thuộc NXB Lao Động - Xã hội đã không ngừng được củng cố và phát triển, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất, mức tăng trưởng kinh tế có nhiều tiến bộ theo hướng nhanh dần đều, các chỉ tiêu kinh tế đều đạt năm sau cao hơn năm trước, đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, công nhân viên luôn được đảm bảo. Năng lực sản xuất cũng ngày càng được tăng cường và phát triển theo hướng hiện đại hoá cả về số lượng và chất lượng: Về lao động: Khi mới thành lập Xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống), số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn. Nhưng đến nay Xí nghiệp đã có hơn 100 cán bộ, nhân viên trong đó: Cán bộ Quản lý và gián tiếp : 31 người Số người có trình độ Đại học : 13 người Số người có trình độ Cao đẳng và Trung cấp : 11 người Số công nhân có bậc thợ từ 6 - 7 : 30 người Số công nhân có bậc thợ từ 4 – 5 : 32 người Số cán bộ, công nhân là Đảng viên : 26 người Số cán bộ công nhân là Đoàn viên : 21 người Số cán bộ công nhân là nữ : 45 người Độ tuổi bình quân của cán bộ quản lý : 51, 0 tuổi Độ tuổi bình quân của công nhân : 37, 6 tuổi Số cán bộ công nhân nói trên trong đó có nhiều kỹ sư chuyên ngành, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao đã được đào tạo chuyên ngành in có thực tế và kinh nghiệm và đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực điều hành sản xuất, quản lý và lãnh đạo. Về trang thiết bị sản xuất: Khi mới ra đời Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội chỉ có 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những sản phẩm hết sức đơn giản. Đến nay Xí nghiệp In đã có một dây chuyền in offset đồng bộ, khép kín có công năng cao với 12 máy in offset màu từ 4 đến 16 trang và một số thiết bị mới nhập như: máy dao 1 mặt, máy dao 3 mặt, máy phơi bản, máy đóng sách, máy đóng ghim, đặc biệt là 2 máy khâu và 1 máy gấp mới được nhập năm 2005 với hiệu quả sử dụng cao. Dây chuyền sản xuất này đã được các đồng nghiệp trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tương đối hiện đại. Về nhà xưởng: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội đã có nhà xưởng, văn phòng ở ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội với diện tích mặt bằng là 2100 mét vuông. Xí nghiệp In đã được xây dựng khu nhà 2 tầng với diện tích khoảng 3000 mét vuông sử dụng để làm nhà xưởng kho tàng và nhà làm việc. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển sản xuất NXB Lao động - Xã hội đang đầu tư xây dựng khu nhà 7 tầng trên nền kho cũ để phục vụ cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ của NXB. Với số cán bộ, công nhân và máy móc thiết bị nêu trên, Xí nghiệp In NXB Lao Động - Xã hội đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ: Về kinh tế: Mỗi năm Xí nghiệp In đều có tốc độ tăng trưởng kinh tế theo hướng nhanh dần đều. Tốc độ tăng doanh thu hàng năm đều đạt trên 1%. Năm 2004 Xí nghiệp đã đạt tổng giá trị sản lượng trên 1, 3 tỷ trang in. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp ngày càng được cải thiện với mức lương bình quân lên tới 880.000 VN Đ/tháng. Sản phẩm của Xí nghiệp đã có mặt tại mọi miền của Tổ quốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi và ngày càng được đông đảo bạn hàng biết đến. Do SXKD theo hướng: chất lượng phù hợp với yêu cầu của mọi khách hàng nên chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay mà Xí nghiệp In vẫn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt đã chứng tỏ hướng đi của Xí nghiệp thời kỳ đổi mới là một hướng đi đúng. Trong thi đua: Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã xây dựng chương trình hành động 6 tháng và hàng năm tập trung vào việc xây dựng những quy trình làm việc có hiệu quả, khuyến khích cán bộ, công nhân viên có sáng kiến cải tiến cách làm việc, đề xuất những biện pháp quản lý mới và tìm ra những nhân tố điển hình trong những mặt hoạt động chủ yếu. Nhận thức được thi đua là phong trào của toàn thể cán bộ, công nhân viên; các phong trào thi đua cần được tổ chức thường xuyên, liên tục và đổi mới cả về nội dung cũng như hình thức; khen thưởng phải gắn liền với thi đua, làm tốt công tác thi đua - khen thưởng sẽ tạo động lực xây dựng và phát triển đơn vị vững mạnh... Xí nghiệp In đã tổ chức được các phong trào thi đua lớn như: Chất lượng, thời gian, giá thành; Quyết tâm thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu được giao. Trong giai đoạn phát triển mới (2006 – 2010) đi đôi với việc khắc phục sớm những mặt còn yếu kém, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội sẽ quan tâm hơn nữa đến việc củng cố tổ chức, tăng cường bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân đoàn kết, tâm huyết gắn bó với sự phát triển của Xí nghiệp. Có kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất, đầu tư đổi mới công nghệ. Lãnh đạo, Cấp uỷ, Công đoàn và các bộ phận chuyên môn phải là người chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và đời sống, vật chất tinh thần đối với người lao động. Gắn kết sản xuất với thị trường, tăng nguồn hàng ổn định mang tính chiến lược, tăng số lượng khách hàng, tổ chức công tác tiếp thị, thông tin thị trường, có chính sách động viên khuyến khích cán bộ, công nhân khai thác hợp đồng đưa về Xí nghiệp. Để khỏi tụt hậu và hụt hẫng trong thời kỳ tới, Xí nghiệp tiếp tục xây dựng các dự án khả thi, đầu tư chiều sâu, đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất. Thúc đẩy các hình thức hợp tác với các tổ chức kinh tế theo chức năng và nhiệm vụ được giao với phương châm hai bên cùng có lợi bảo toàn và phát huy hiệu năng của tiền vốn. Khai thác triệt để tính ưu việt của thiết bị, tăng sản lượng, nâng cao chất lượng đẩy mạnh yếu tố cạnh tranh của sản phẩm đi đôi với việc hạ giá thành sản phẩm. Bảo đảm mức tăng trưởng kinh tế hàng năm từ 17% đến 20%. Thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Quyết tâm xây dựng Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội trở thành một đơn vị 100% vốn Nhà nước, đẩy mạnh hoạt động trong lĩnh vực tư tưởng - văn hoá nhưng bảo đảm kinh doanh có lãi và đáp ứng nhu cầu xã hội, xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và tổ chức các phong trào thi đua thiết thực gắn với việc phát triển, sắp xếp lại các dây chuyền sản xuất quy mô lớn, hiện đại theo dự án đầu tư được duyệt; bảo đảm sách báo, tạp chí và những sản phẩm khác của Xí nghiệp ngày càng hay, càng đẹp với giá cả hợp lý đến được với đông đảo bạn đọc, nhà trường, trung tâm và phục vụ cho sự nghiệp lao động - thương binh và xã hội của đất nước. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Mô hình tổ chức: Do Xí nghiệp In là m?t đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lý của Xí nghiệp không l?n, nờn d? thu?n ti?n cho vi?c qu?n lý và di?u hành Xí nghiệp t? ch?c co c?u b? mỏy qu?n lý theo ki?u tr?c tuy?n chức năng. Mô hình tổ chức này được mô tả theo sơ đồ 1.1 dưới đây. Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp In Phó giám đốc Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật Phòng Vật tư Phòng Kế toán - tài vụ BP Bình bản PX In PX Chế bản PX Tời xa giấy KCS Kho PX Hoàn thiện BP Phơi bản BP Vi tính BP Hoàn thiện BP Máy dao Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Bảo vệ Chức năng quản lý của từng phòng ban: Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội tổ chức quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Do Xí nghiệp In là đơn vị trực thuộc NXB Lao động - Xã hội và có quy mô nhỏ nên Giám đốc lãnh đạo hầu hết và trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xưởng. Dưới giám đốc có một Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc. Giám đốc: là người phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí nghiệp In, xác lập, phê duyệt chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Giám đốc có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB Lao động - Xã hội quyết định, khi được phê duyệt Giám đốc Xí nghiệp In xây dựng quy chế làm việc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng cá nhân, các bộ phận thuộc phạm vi quản lý trong toàn Xí nghiệp. Dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của Nhà nước và của NXB đã đề ra. Giám đốc Xí nghiệp In do Giám đốc NXB Lao động - Xã hội bổ nhiệm và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc NXB về mọi hoạt động SXKD trong Xí nghiệp. Phó giám đốc: là người do Giám đốc NXB Lao động - Xã hội bổ nhiệm giúp Giám đốc Xí nghiệp In điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Xí nghiệp In theo sự uỷ quyền của Giám đốc Xí nghiệp In, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp In và Giám đốc NXB Lao động - Xã hội. Phòng Kế hoạch: là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Xí nghiệp In, có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực SXKD, đầu tư thiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển. Phòng kế hoạch có nhiệm vụ phải nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là những chủ trương, chính sách có liên quan đến lĩnh vực in. Nghiên cứu, đề xuất phương án SXKD ngắn hạn, dài hạn, kế hoạch đầu tư, bổ sung thêm thiết bị. Thường xuyên đi sâu, đi sát nghiên cứu thị trường nhằm tuyên truyền, quảng bá thương hiệu, khả năng và thành tích mà Xí nghiệp In đã và sẽ làm được để gây uy tín và thu hút khách hàng. Đi đôi với kế hoạch sản xuất, phải xây dựng kế hoạch giá thành toàn bộ, hoặc từng nhóm sản phẩm, xây dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình SXKD của toàn Xí nghiệp. Cuối mỗi kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch phải có báo cáo, đánh giá kịp thời về hiệu quả xây dựng kinh doanh của toàn đơn vị và kiến nghị, đề xuất những phương hướng, hiện pháp cần điều chỉnh để phù hợp với định hướng và xu thế phát triển. Phòng Hành chính: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được thành lập để tham mưu cho Giám đốc trong công tác nội chính. Phụ trách các mặt như văn thư, lưu trữ, y tế, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội, công tác hành chính, công tác thi đua khen thưởng, công tác quản trị đời sống, công tác tổ chức đào tạo, quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động. Phối hợp với các phòng, ban, phân xưởng xây dựng quy chế trong Xí nghiệp và đôn đốc thực hiện. Quản lý con dấu và mở sổ sách theo dõi việc ban hành các công văn, giấp tờ của Xí nghiệp, tiếp nhận và phân bổ các công văn, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến. Quản lý tài sản chung của Xí nghiệp và chịu trách nhiệm mua sắm, trang bị các điều kiện phương tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự. Phòng Kế toán - tài vụ: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD, cung cấp tài chính cho các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh làm cơ sở để Ban giám đốc đưa ra các quyết định. Phòng Kỹ thuật: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được thành lập để xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong Xí nghiệp. Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp. Khảo sát sản phẩm mới, tư vấn kỹ thuật cho khách hàng. Phòng Vật tư: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được thành lập để thực hiện và kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức tiếp nhận vật tư, đảm bảo chất lượng của NVL mua về phù hợp với những yêu cầu chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp. Kho: là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật tư đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách, màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Tổ chức bảo quản vật tư đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, mất cắp, lãng phí... Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của Xí nghiệp. Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số phòng khác. Tóm lại, bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội như trên là phù hợp với điều kiện phát triển hiện tại của Xí nghiệp. Tất cả các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và được sự chỉ đạo thống nhất, tập trung của Ban giám đốc Xí nghiệp để có thể thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn. Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việc kiểm tra chất lượng, quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho Xí nghiệp. Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của Xí nghiệp Ngành nghề kinh doanh: Theo Quyết định số 766/2003/QĐ-LĐTBXH của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của NXB Lao động - Xã hội ban hành ngày 07/7/ 2003 và Bản quy định về chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn và tổ chức bộ máy hoạt động của các phòng ban chức năng NXB Lao động - Xã hội (Ban hành theo QĐ số 564/QĐ-LĐTB &XH ngày 07/5/2005) của Giám đốc NXB Lao động - Xã hội đã quy định Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội được kinh doanh những ngành nghề bao gồm: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài ngành và các ấn phẩm khác theo quy định của Bộ và Luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của Đảng, hướng dẫn thực hiện chính sách, luật pháp của Nhà nước, biểu dương những mô hình tốt, những điển hình tiên tiến về công tác lao động - thương binh và xã hội. Nhận gia công các loại ấn phẩm đảm bảo đúng quy định của pháp luật và Luật xuất bản đã ban hành. Kinh doanh vật tư và thiết bị ngành in. Trên đây, ta có thể thấy Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký kinh doanh trên mọi lĩnh vực của ngành in, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh sau này. Nhưng hiện nay, trên thực tế Xí nghiệp In mới chỉ thực hiện kinh doanh trên các lĩnh vực: in ấn và nhận gia công các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài ngành và các ấn phẩm khác, các lĩnh vực khác còn đang trong giai đoạn triển khai hoặc mới bắt đầu. Sản phẩm, hàng hoá: Trải qua 24 năm trưởng thành và phát triển, với cố gắng không ngừng của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp In nên sản phẩm của Xí nghiệp đã đến được với đông đảo bạn đọc trên mọi miền của Tổ quốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi xa xôi. Đồng thời sản phẩm của Xí nghiệp cũng ngày càng được nhiều khách hàng biết đến và tìm đến để đặt hàng. Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang SXKD những loại sản phẩm chủ yếu như: Sách, gồm có: sách giáo trình, sách miền núi dân tộc, sách về ngành lao động - thương binh và xã hội, sách hỏi đáp về pháp luật, sách văn học,... Tạp chí, gồm có: tạp chí truyền hình cáp Hà Nội, tạp chí tài chính, tạp chí nông nghiệp và phát triển nông thôn, tạp chí nghiên cứu tôn giáo,... Ấn phẩm khác, gồm có: lịch, áp phích, tem kiểm tra, phong bì,... Thị trường kinh doanh: Trong giai đoạn đầu thành lập, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội (mà tiền thân là Xưởng In trực thuộc Bộ Thương binh - Xã hội) hoạt động chủ yếu với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, sổ sách,... phục vụ nội bộ. Nhưng theo thời gian, cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc và những cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp In mà thị trường trong nước của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Xí nghiệp cũng luôn quan tâm đến nhu cầu của người tiêu dùng về mẫu mã, giá cả, thị hiếu kể cả thị trường nông thôn, miền núi và các đơn vị kinh tế khác, đồng thời Xí nghiệp đã đa dạng hoá công tác Marketing và các hình thức tìm kiếm khách hàng như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tham gia các triển lãm, hội chợ giới thiệu sách trong nước và quốc tế,... Thực hiện chuyển dịch đúng hướng công nghiệp hoá, Xí nghiệp In đã có những giải pháp tổng thể, có đối sách thích hợp để duy trì thị trường, tăng đầu tư, từ đó tăng năng lực sản xuất, tăng trưởng kinh tế, hội nhập và đứng vững trong môi trường cạnh tranh của ngành in. Tình hình vốn, tài sản của Xí nghiệp In: Bảng 1.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch TÀI SẢN I. TSLĐ và ĐTNH 3.651.003.513 4.620.940.163 1.556 1. Tiền1 567.748.856 1.032.370.592 -566.61 2. Các khoản phải thu2 2.103.472.292 2.825.735.729 1.422 3. Hàng tồn kho3 789.637.159 616.143.650 -173.003) 4. TSLĐ khác4 190.145.206 146.690.192 -43.469) II. TSCĐ và ĐTDH 2.162.897.094 1.987.754.096 -0.316) 1. TSCĐ hữu hình1 1.742.945.381 1.728.786.561 0.007) Nguyên giá 7.618.309.389 7.978.405.159 0.226 Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) (6.249.618.598) 1.218 2. Xây dựng cơ bản dở dang2 419.951.713 258.967.535 (-161.162) Tổng tài sản 5.813.900.607 6.608.694.259 0.241 NGUỒN VỐN I. Nợ phải trả 4.726.714.739 5.090.177.527 -0.385 1. Nợ ngắn hạn1 3.295.013.739 4.962.107.527 1.549 2. Nợ dài hạn2 1.431.701.000 128.070.000 125.938) 3. Nợ khác3 4.923.614 5.537 II. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.087.185.868 1.518.516.732 0.626 1. Nguồn vốn1, quỹ 1.174.659.739 1.618.550.694 0.29 2. Nguồn vốn2, quỹ khác (87.473.871) (100.033.962) 12.651 Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 6.608.694.259 0.241 Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 TÀI SẢN Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) I. TSLĐ và ĐTNH 3.651.003.513 62,798 4.620.940.163 69,922 1. Tiền1 567.748.856 9,765 1.032.370.592 15,621 2. Các khoản phải thu2 2.103.472.292 36,180 2.825.735.729 42,758 3. Hàng tồn kho3 789.637.159 13,582 616.143.650 9,323 4. TSLĐ khác4 190.145.206 3,271 146.690.192 2,220 II. TSCĐ và ĐTDH 2.162.897.094 37,202 1.987.754.096 30,078 1. TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 29,979 1.728.786.561 26,159 Nguyên giá 7.618.309.389 131,036 7.978.405.159 120,726 Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) -101,057 (6.249.618.598) -94,567 2. Xây dựng cơ bản dở dang2 419.951.713 7,2._.23 258.967.535 3,919 Tổng tài sản 5.813.900.607 100,000 6.608.694.259 100,000 NGUỒN VỐN I. Nợ phải trả 4.726.714.739 81,300 5.090.177.527 77,022 1. Nợ ngắn hạn1 3.295.013.739 56,675 4.962.107.527 75,085 2. Nợ dài hạn2 1.431.701.000 24,625 128.070.000 1,938 3. Nợ khác3 4.923.614 0,075 II. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.087.185.868 18,700 1.518.516.732 22,978 1. Nguồn vốn1, quỹ 1.174.659.739 20,204 1.618.550.694 24,491 2. Nguồn vốn2, quỹ khác (87.473.871) -1,505 (100.033.962) -1,514 Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 100,000 6.608.694.259 100,000 Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn, ta thấy tổng tài sản của Xí nghiệp In năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 794.793.652 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 13,671%. Điều này cho thấy rằng qui mô sản xuất của Xí nghiệp In đã được tăng lên đáng kể. Trong đó: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng từ 62,798% lên 69,922%. Cụ thể là: Cơ cấu tiền của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng từ 9,765% lên 15,621%, điều này làm cho khả năng thanh toán tức thời của Xí nghiệp có nhiều thuận lợi, nhưng đây cũng là điều không tốt, bởi nó biểu hiện rằng tiền của Xí nghiệp khá nhàn rỗi, vốn không được huy động vào quá trình SXKD dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp. Cơ cấu các khoản phải thu tăng từ 36,180% lên 42,758%, đây là khoản chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản, điều này thể hiện vốn của Xí nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, bởi vậy Xí nghiệp cần có biện pháp thúc đẩy quá trình thu hồi các khoản nợ phải thu. Cơ cấu hàng tồn kho giảm từ 13,582% xuống còn 9,323%, trong Xí nghiệp In NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu hàng tồn kho, điều này cho thấy Xí nghiệp đã biết cân đối NVL để dự trữ cho sản xuất. Hệ số đầu tư TSCĐ của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã giảm từ 0, 29979 xuống 0,26159, điều này cho thấy Xí nghiệp chưa thực sự đầu tư nhiều vào việc mua sắm TSCĐ, năng lực sản xuất của Xí nghiệp ít được cải thiện. Tỷ trọng của xây dựng cơ bản dở dang giảm từ 7,223% xuống 3,919% , chứng tỏ một số công trình đầu tư xây dựng để nâng cao năng lực sản xuất của Xí nghiệp đã được hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng. Đồng thời, căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn ta cũng thấy nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 đã tăng so với năm 2003 từ 18,700% lên 22,978% và nợ phải trả cũng giảm từ 81,300% xuống còn 77,022%, điều này chứng tỏ tình hình tài chính của Xí nghiệp In ngày càng được cải thiện. Để hiểu kỹ hơn về tính hình tài chính của Xí nghiệp In ta có thể xem xét một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tỷ suất tự tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu /Tổng tài sản 0,187 0,230 Hệ số thanh toán tức thời = Vốn bằng tiền /Tổng NNH 0,172 0,208 Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tổng tài sản /Tổng NPT 1,230 1,298 Hệ số thanh toán NNH = TSLĐ và ĐTNH /Tổng NNH 1,108 0,931 Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp In Ta thấy, tỷ suất tự tài trợ của Xí nghiệp thấp, chứng tỏ khả năng độc lập vệ mặt tài chính là không cao, hầu hết tài sản của Xí nghiệp được đầu tư bằng vốn vay, nhưng năm 2004 so với năm 2003 tỷ suất tự tài trợ đã tăng từ 0, 187 lên 0, 230 cho thấy mức độ độc lập vệ mặt tài chính của Xí nghiệp ngày càng được cải thiện. Qua các hệ số thanh toán ta có thể thấy, hệ số khả năng thanh toán NNH của Xí nghiệp là thấp và năm 2004 lại giảm đi so với năm 2003 (năm 2003 thì TSLĐ chỉ hơn mức vừa thanh toán đủ NNH một lượng nhỏ, còn năm 2004 thì không đủ thanh toán NNH) Xí nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh ngay các yếu tố cấu thành lên chỉ tiêu này để nó được hợp lý và kết quả SXKD hiệu quả hơn. Các hệ số còn lại qua các năm của Xí nghiệp đều thay đổi theo xu hướng tăng dần, chứng tỏ khả năng thanh toán của Xí nghiệp ngày càng tốt hơn. Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp trong một số năm gần đây: Bảng 1.4: Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm 2003-2004 Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 chênh lệch % Doanh thu bán hàng 8.687.372.600 8.824.694.211 137.321.611 1,581 Các khoản giảm trừ 84.772.554 84.772.554 + Giảm giá 84.772.554 84.772.554 1. Doanh thu thuần về bán hàng 8.687.372.600 8.739.921.657 52.549.057 0,605 2. Giá vốn hàng bán 7.813.205.776 7.640.354.081 -172.851.695 -2,212 3. Lợi nhuận gộp về bán hàng 874.166.824 1.099.567.576 225.400.752 25,785 4. Doanh thu hoạt động tài chính 598.103 1.814.500 1.216.397 203,376 5. Chi phí tài chính 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801 - Chi phí lãi vay 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801 6. Chi phí bán hàng 7. Chi phí quản lý DN 633.859.337 778.929.490 145.070.153 22,887 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 128.553.449 203.583.203 75.029.754 58,365 9. Thu nhập khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558 10.Chi phí khác 11.Lợi nhuận khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 155.585.506 250.499.458 94.913.952 61,004 13.Thuế thu nhập DN 49.787.362 80.159.827 30.372.465 61,004 14.Lợi nhuận sau thuế 105.798.144 170.339.631 64.541.487 61,004 Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm qua ta thấy lợi nhuận sau thuế của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng lên 64.541.487 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 61,004%, trong khi đó doanh thu bán hàng chỉ tăng 1,581%, chứng tỏ các khoản chi phí của Xí nghiệp đã giảm mạnh, trong đó phải kể đến ảnh hưởng mạnh nhất là của nhân tố giá vốn hàng bán, đã giảm đi 2,212% mà đây lại là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Điều này còn cho thấy Xí nghiệp đã thực hiện tốt các biện pháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, ta cũng thấy các khoản giảm trừ mà cụ thể là giảm giá hàng bán tăng 84.772.554 VNĐ đã làm cho lợi nhuận sau thuế giảm đi một lượng tương ứng, điều này chứng tỏ Xí nghiệp đã quá chú trọng tới việc hạ giá thành mà chưa quan tâm tới chất lượng sản phẩm. Lợi nhuận sau thuế tăng lên còn do doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác tăng lên nhưng tăng với lượng không đáng kể. Ngoài ra, chi phí quản lý của Xí nghiệp năm 2004 đã tăng lên so với năm 2003 là 22,887%, đây là một dấu hiệu không tốt, Xí nghiệp cần phải xem xét, sắp xếp lại công tác quản lý để giảm bớt chi phí quản lý nhằm làm tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp. Tóm lại, qua bảng kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm qua ta thấy Xí nghiệp đang có những bước phát triển vững chắc. Một trong những thành công lớn của Xí nghiệp là đã thực hiện tốt công tác tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây là nhân tố phát triển theo chiều sâu mà Xí nghiệp cần phải phát huy hơn nữa để có được lợi nhuận cao hơn và tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngành in. Đặc điểm quá trình sản xuất: Công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In là yếu tố tạo ra sản phẩm cuối cùng của NXB Lao động - Xã hội, quyết định sự thành bại của NXB. Vì chỉ một chi tiết nhỏ của quy trình công nghệ in bị sai phạm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm mà chất lượng ở đây là cả về hình thức và nội dung của sản phẩm. Một khi chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu thì toàn bộ lô hàng sẽ bị huỷ bỏ không được phép tiêu thụ trên thị trường theo đúng quy định của Luật Xuất bản. Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sản xuất trên dây chuyền công nghệ in offset, mà quy trình công nghệ offset đòi hỏi việc in ấn phải trải qua nhiều công đoạn: Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất khép kín và lần lượt thực hiện các giai đoạn theo sơ đồ 1.2. Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In Bộ phận vi tính Khách hàng Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phân xưởng chế bản Bộ phận bình bản Bộ phận phơi bản Phân xưởng in Bộ phận hoàn thiện Phân xưởng hoàn thiện Bộ phận máy dao Kho Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển đến phòng kế hoạch. Tại đây, phòng kế hoạch tiến hành chuẩn bị, cân đối vật tư và lệnh cho các phân xưởng sản xuất. Tiếp sau đó, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển cho phòng kỹ thuật. Tại đây, sản phẩm mẫu được tách thành hai phần là: phần hình ảnh và phần chữ. Phần hình ảnh của sản phẩm mẫu được đưa lên máy chuyên dùng tách màu điện tử để tách thành những màu cơ bản như: xanh, đỏ, vàng, đen và một số màu đặc biệt. Từ ảnh màu ta được một số phim đen trắng theo mật độ của từng màu trong ảnh, rồi sau đó được chuyển đến bộ phận bình bản của phân xưởng chế bản. Còn phần chữ của sản phẩm mẫu được chuyển đến bộ phận vi tính của phân xưởng chế bản. Tại phân xưởng chế bản: phân xưởng này gồm ba bộ phận là: bộ phận vi tính, bộ phận bình bản và phơi bản. Bộ phận vi tính: phần chữ của sản phẩm mẫu được đánh máy vi tính, căn chỉnh kích cỡ theo mẫu, rồi chuyển cho bộ phận bình bản Bộ phận bình bản: Tiến hành sắp xếp bố trí ảnh, chữ của một ấn phẩm theo đúng mẫu yêu cầu của khách hàng, tức là ảnh của bộ phận tách màu và chữ của bộ phận vi tính được bình bản, sắp xếp để phim theo các bản sao do khách hàng đưa đến chuyển phim theo mẫu đó cho bộ phận phơi bản. Bộ phận phơi bản: Tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in sẽ được tạo ra với hình ảnh và chữ in được thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm in được chuyển cho phân xưởng in. Phân xưởng in: Kẽm in được chuyển tới phân xưởng in sau đó được lắp vào máy in, từ máy in cho ra các sản phẩm in theo đúng mẫu mã. Máy in vận hành theo nguyên lý sau: Kẽm in theo lô mực và nước tiếp xúc lên lô chuyển mực và in vào giấy, từ đó cho ra sản phẩm dở dang và được chuyển tới phân xưởng hoàn thiện. Phân xưởng hoàn thiện: Phân xưởng này gồm hai bộ phận là: bộ phận hoàn thiện và bộ phận máy dao. Bộ phận hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục được qua các công đoạn: gấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng bằng thủ công hoặc bằng máy tuỳ theo từng loại sản phẩm, rồi được chuyển tới bộ phận máy dao. Bộ phận máy dao: Tại đây, sản phẩm dở dang được cắt, xén hoàn chỉnh bằng máy dao một mặt hoặc máy dao ba mặt tuỳ theo từng loại sản phẩm, sau đó thành phẩm sẽ được giao ngay cho khách hàng không qua nhập kho hoặc nhập kho thành phẩm nếu khách hàng không kịp đến nhận hàng. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán của từng đơn vị. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD và quản lý hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Đây là loại hình tổ chức phù hợp với quy mô hiện tại của Xí nghiệp, nó phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp các thông tin tài chính một cách kịp thời, chính xác phục vụ cho quá trình ra quyết định; đồng thời nó cũng đảm bảo cho kết quả mà hệ thống kế toán của Xí nghiệp đem lại phải lớn hơn nhiều so với chi phí phục vụ cho bản thân nó. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp được mô tả theo sơ đồ 1.3 dưới đây. Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In Kế toán vốn bằng tiền Kế toán TSCĐ Kế toán NVL Kế toán tiền lương Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán trưởng Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội. Phòng kế toán của Xí nghiệp In có chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả. Khi có các kế hoạch sản xuất, đầu tư, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế hoạch tài chính, nhằm đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ. Các chứng từ thu - chi phải mở sổ sách ghi chép lưu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý, năm phải làm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn của Bộ, ngành có liên quan. Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý, theo dõi, sử dụng các quỹ đã được Giám đốc phê duyệt và trích nộp theo đúng chế dộ quy định của Nhà nước và NXB. Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội để từ đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, chưa hiệu quả. Do đặc điểm SXKD và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội được biên chế 8 cán bộ với khả năng chuyên môn khá thành thạo: Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của Xí nghiệp, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả SXKD và tình hình thu nộp cho Ngân sách Nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của Xí nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Xí nghiệp về tính hợp pháp, hợp lí của các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Xí nghiệp một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp, phát hiện những lãng phí và thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những trì trệ trong SXKD để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi của Xí nghiệp ngày càng tăng. Thông qua công tác tài chính - kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản phẩm, cải tiến quản lý kinh doanh của Xí nghiệp nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và nâng cao không ngừng hiệu quả của nguồn vốn. Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào SXKD, bảo đảm và phát huy chế độ tự chủ tài chính của Xí nghiệp. Kế toán vốn bằng tiền: là người chịu trách nhiệm về các khoản mục như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước như: Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam; Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt; Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt; Phản sánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để Xí nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành. Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ Xí nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, việc bảo quản và sử dụng TSCĐ; Phản sánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD trong kỳ; Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Xí nghiệp. Kế toán NVL: Có nhiệm vụ tổ chức chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán phù hợp để hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song; Thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho; Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL; Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD. Tình toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để Xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động; Phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động; Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận SXKD, các phòng ban thực hiện đầy đủ các hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ đúng phương pháp; Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động; Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước và quản lý của Xí nghiệp. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Đối với các khoản phải trả: Mọi khoản nợ phải trả của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải trả của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên TK chi tiết của các chủ nợ; Thanh toán kịp thời, đúng hạn các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây tình trạng kéo dài thời hạn trả nợ. Đối với các khoản phải thu: Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán; Mọi khoản nợ phải thu của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán, số nợ phải thu của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên TK chi tiết của các con nợ; Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo đối tượng và thời hạn thanh toán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời. Trường hợp một đối tượng vừa có công nợ phải thu, vừa có công nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ. Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động, từng phân xưởng, phòng ban trong Xí nghiệp; Đồng thời, phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động; Định kỳ cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do Giám đốc Xí nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay. Trường hợp cần thiết thì phải làm thủ tục uỷ quyền cho người làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Xí nghiệp. Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên Sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào Sổ quỹ, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp Xí nghiệp In là một DN Nhà nước trực thuộc NXB Lao động - Xã hội, do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý. Vì vậy, chế độ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Hiện nay, tại Xí nghiệp In: Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 dương lịch hàng năm . Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán chi tiết NVL được hạch toán theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phương pháp đường thẳng. Hình thức kế toán áp dụng là hình thức CTGS. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Việc tổ chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịp thời, mã hoá thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán kịp thời; đồng thời, đảm bảo cho thông tin kế toán chính xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý và tính kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Dựa vào chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, đồng thời căn cứ vào quy mô sản xuất; đặc điểm SXKD, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký sử dụng những loại chứng từ sau: Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán tiền lương (BB), danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền thưởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD). Chứng từ hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho (BB), phiếu xuất kho (BB), biên bản kiểm nghiệm vật tư (HD), lệnh sản xuất, giấy xin lĩnh vật tư, thẻ kho (BB), biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm, hàng hoá) (BB). Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn GTGT (BB), phiếu xuất kho (BB). Chứng từ tiền tệ gồm có: Phiếu thu (BB), phiếu chi (BB), giấy đề nghị tạm ứng (HD), giấy thanh toán tiền tạm ứng (BB), bảng kiểm kê quỹ (BB). Chứng từ TSCĐ gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ (BB), Biên bản thanh lý TSCĐ (BB), biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (HD). Tóm lại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc Xí nghiệp. Hệ thống TK kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD; trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính. Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sử dụng hệ thống TK bao gồm hầu hết các TK được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các TK đã sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn đã ban hành của Bộ Tài chính. Nhưng do điều kiện hoạt động SXKD, NXB không sử dụng một số TK như: TK 121, TK128, TK 129, TK144, TK 221, TK 228, TK 229, TK 244, TK337, TK 343, TK 344, TK 412, TK 461, TK 611, TK 623, TK 641 (Xí nghiệp In sản xuất theo đơn đặt hàng nên các chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm cho khách hàng…) đã tính vào giá thành thành phẩm của đơn đặt hàng nên không có TK 641). Đồng thời, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán, Xí nghiệp còn mở thêm các TK cấp hai, để theo dõi và quản lý. Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp được trình bày chi tiết theo biểu 1.1 dưới đây. Biểu 1.1: Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp In BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Nhà xuất bản Lao động - Xã hội TK Tên TK 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 131 Phải thu của khách hàng 131PL Phải thu của khách hàng Tạp chí Nhà nước và Pháp luật 131PC Phải thu của khách hàng Cục Phòng chống TNXH 131PT Phải thu của khách hàng Tạp chí Kinh tế phát triển 131P33 Phải thu của khách hàng NXB CAND 131AK Phải thu của khách hàng NXB VHDT 131TC Phải thu của khách hàng Tạp chí Nông nghiệp 131T30 Phải thu của khách hàng Tạp chí Tài chính 131VH Phải thu của khách hàng Tạp chí Văn học nước ngoài 131MP Phải thu của khách hàng Dự án Cevi 131NC Phải thu của khách hàng Trung tâm nghiên cứu cộng đồng 131DC Phải thu của khách hàng Trường PTTH Diễn Châu 131HH Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Hải Hà 131S66 Phải thu của khách hàng Công ty XD & QC in ấn Thắng Lợi 131VA Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Việt Anh 131AT Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Anh Tuấn 131AĐ Phải thu của khách hàng Công ty phát triển thương mại Anh Đức … … 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ 13311 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ 13312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 13313 Thuế GTGT được hoàn lại, trả lại nhà cung cấp 13314 Thuế GTGT của hàng hoá thuộc diện được khấu trừ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Phải thu nội bộ vốn kinh doanh tại các đơn vị 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 1421 Chi phí trả trước 1422 Chi phí chờ kết chuyển 14221 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển 14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển 151 Hàng mua đang đi trên đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 NVL giấy 1522 NVL bản kẽm 1523 NVL mực 1524 NVL phụ, nhiên liệu 1525 Phụ tùng thay thế 1527 Phế liệu thu hồi 1528 NVL khác 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí SXKD dở dang 155 Thành phẩm 156 Hàng hoá 157 Hàng gửi bán 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 211 TSCĐ hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác 212 TSCĐ thuê tài chính 213 TSCĐ vô hình 2132 Quyền phát hành sách 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2135 Phần mềm máy tính 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 222 Góp vốn liên doanh 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 242 Chi phí trả trước dài hạn 311 Vay ngắn hạn 3111 Vay ngắn hạn : VNĐ 3112 Vay ngắn hạn : Ngoại tệ 315 Nợ/vay dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 331BB Phải trả cho người bán Công ty sản xuất bao bì & hàng xuất khẩu 331ĐT Phải trả cho người bán Công ty cổ phần Đông Tác 331VH Phải trả cho người bán Công ty in Văn hoá phẩm 331NC Phải trả cho người bán Công ty TNHH Ngọc Châu 331MH Phải trả cho người bán Công ty TNHH thương mại Mạnh Hùng 331TT Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & BB Tuấn Thịnh 331TL Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & DV Thăng Long 331TN Phải trả cho người bán Công ty in Thống Nhất 331DO Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM SX Dương Oanh 331HP Phải trả cho người bán Công ty cổ phần Văn hoá phẩm bao bì Hà Nội 331BC Phải trả cho người bán Công ty TNHH Bảo Châu 331AS Phải trả cho người bán Doanh nghiệp tư nhân An Sơn 331VP Phải trả cho người bán Công ty cổ phần SX & TM Việt Phương 331TB Phải trả cho người bán Công ty TNHH thiết bị in & sản xuất bao bì 331NL Phải trả cho người bán Cửa hàng Ninh Ly 331ĐL Phải trả cho người bán Công ty TNHH Đức Lâm 331PT Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM phụ tùng, thiết bị SP H 331ND Phải trả cho người bán Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp 331TX Phải trả cho người bán Công ty in TM TTX Việt Nam 331CG Phải trả cho người bán BB & hàng xuất khẩu Cầu Gỗ … … 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 33313 Thế GTGT được giảm, hàng bán bị trả lại 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 33332 Thuế nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác 33391 Các khoản phụ thu 33392 Các khoản phí, lệ phí 33393 Các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 3351 Phần lãi vay phải trả 3352 Chi phí phải trả khác 3353 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 413 Chênh lệch tỷ giá 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lãi chưa phân phối 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thà._. hoàn thiện luôn là một đòi hỏi cấp thiết và không ngừng trong hoạt động của mỗi một tổ chức, đơn vị bởi không một hình thức tổ chức nào, một cơ cấu hoạt động nào có thể phù hợp với mọi điều kiện, mọi hoàn cảnh. Trong khi đó, môi trường khách quan luôn thay đổi buộc mỗi một thực thể tồn tại trong nó phải tự đổi mới và hoàn thiện thì mới có thể tiếp tục tồn tại và phát triển. Vì vậy, các DN trong nền kinh tế thị trường hiện nay luôn tìm cách đổi mới bộ máy quản lý, trong đó có bộ máy kế toán. Đối với mỗi DN, bộ máy kế toán là “bộ vi xử lý” và là kho lưu trữ toàn bộ các thông tin tài chính của DN. Có thể nói, đây chính là cơ quan đầu não” trong bộ máy quản lý. Chính vì vậy, yêu cầu nâng cao chất lượng, độ chính xác, tốc độ, hiệu quả cung cấp thông tin tài chính là ưu tiên hàng đầu đối với một bộ máy kế toán. Hoàn thiện hoạt động kế toán trong Xí nghiệp cũng chính là thực hiện hoàn thiện trên từng phần hành kế toán cụ thể. Tại Xí nghiệp In thì yêu cầu hoàn thiện kế toán NVL luôn là ưu tiên hàng đầu bởi NVL là đầu vào quan trọng nhất đối với một DN sản xuất như Xí nghiệp In. Xí nghiệp là một DN SXKD ngành in, NVL là đầu vào chính cho quá trình sản xuất, đồng thời chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Vì vậy, việc đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào để nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp là hết sức cần thiết. Nhiệm vụ này đặt ra cho phòng kế toán rất nhiều trọng trách trong việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích, và cung cấp thông tin về NVL cho Ban giám đốc Xí nghiệp. Quá trình hạch toán NVL càng chặt chẽ, chính xác, minh bạch, rõ ràng thì nhà quản lý càng có khả năng theo dõi, sát sao tình hình biến động của NVL, xây dựng được kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng hợp lý NVL. Đồng thời hạn chế xảy ra các sai phạm nghiêm trọng gây thất thoát, lãng phí nguồn lực này. Tổ chức quản lý, hạch toán NVL tại Xí nghiệp mang tính chiến lược cho các hoạt động SXKD sau này. Mọi hoạt động SXKD sau này của Xí nghiệp đều phải dựa trên công tác quản lý NVL đầu vào, công tác quản lý có tốt sẽ giúp cho Ban giám đốc nhìn thấy trước và rõ rệt những điểm mạnh và điểm yếu của khâu sản xuất để từ đó có những quyết định đúng đắn và phù hợp, quá trình SXKD mới diễn ra suôn sẻ và thuận lợi được. Hạch toán NVL tốt sẽ giúp cho kế toán theo dõi chính xác cả số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá đang có trong kho của Xí nghiệp, từ đó có kế hoạch cung ứng hợp lý để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, đồng thời không để lượng hàng tồn kho quá nhiều vì NVL dễ bị hư hỏng và giảm chất lượng nên sẽ mất thêm chi phí bảo quản và gây ứ đọng vốn của Xí nghiệp. Trong thực tế, kế toán NVL tại Xí nghiệp In vẫn còn nhiều bất cập do đó việc hoàn thiện kế toán NVL đang là một yêu cầu được đặt ra với cả công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp. Việc xem xét đánh giá và định hướng hoàn thiện kế toán NVL là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho Xí nghiệp nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của công tác quản lý và hạch toán NVL. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp cần dựa trên các nguyên tắc sau: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải phù hợp với các quy định trong chính sách, chế độ tài chính, kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định. Khi vận dụng các chính sách về quản lý tài chính, cần phải tính đến những xu hướng thay đổi trong tương lai của cơ chế quản lý kinh tế, tài chính. Do mỗi DN có ngành nghề kinh doanh khác nhau và có những đặc điểm riêng về hoạt động sản xuất, tổ chức quản lý chi phí cũng khác nhau. Chính vì thế, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, mang tính khả thi cao, phải phù hợp với những đặc điểm SXKD riêng biệt và trình độ cán bộ kế toán của Xí nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán NVL nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lới ích đạt được, vì mục đích của hoàn thiện hạch toán NVL không những là cung cấp thông tin chính xác mà còn là nâng cao hiệu quả của việc quản lý NVL, hạn chế tối đa hao hụt, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đánh giá kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc NXB Lao động - Xã hội và Ban giám đốc Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội cùng với sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, Xí nghiệp In đã đạt được nhiều thành tích: lợi nhuận hàng năm của Xí nghiệp luôn có xu hướng tăng lên, đời sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao cả về mặt vật chất lẫn tinh thần, Xí nghiệp không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, thị trường tiêu thụ, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường ngành in. Để đạt được những kết quả đáng khích lệ trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Xí nghiệp, trong đó phải kể đến công tác kế toán NVL. Kế toán NVL là một phần hành kế toán hết sức quan trọng, khi quy mô của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng thì việc tổ chức quản lý, hạch toán NVL càng đòi hỏi phải chặt chẽ, chính xác, kịp thời, tránh được thất thoát, hao hụt cho Xí nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho việc ra quyết định quản lý của Ban giám đốc. Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, em xin đưa ra một số đánh giá sau: Những ưu điểm Khâu thu mua NVL của Xí nghiệp In có nhiều thuận lợi vì Xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. Thông thường, Xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng được ngay, và việc thanh toán đối với những nhà cung cấp này không bị ràng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy, với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng Xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt, bố trí, sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý. Do NVL sử dụng trong ngành in rất sẵn trên thị trường hiện nay, công tác thu mua của Xí nghiệp tốt nên Xí nghiệp không dự trữ nhiều NVL trong kho. Thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên được ban lãnh đạo Xí nghiệp rất tín nhiệm. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán NVL với thủ kho được tiến hành đều đặn và nghiêm túc vào cuối mỗi tháng. Việc kiểm kê kho cũng được tiến hành định kỳ, góp phần đảm bảo độ tin cậy cho các thông tin kế toán. Với những NVL là giấy và bản in, Xí nghiệp đã theo dõi được theo từng đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất. Còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm Giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch, sau khi xem xét tình hình hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng NVL, phòng kế hoạch ký xét duyệt. Bằng cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL (ngoài giấy và bản in) nhưng phần nào vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất mà còn hạn chế được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL. Về hệ thống TK, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, hợp lệ phù hợp với chế độ kế toán được qui định theo Quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Xí nghiệp còn mở thêm một số TK cấp hai để theo dõi sự biến động của NVL; các chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý hạn chế việc ghi chép trùng lắp; nhiều mẫu sổ sách, bảng biểu tự thiết kế phù hợp với đặc thù hoạt động SXKD của đơn vị, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản lý của Xí nghiệp. Hình thức sổ sách kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm và quy mô của Xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện lao động kế toán bằng máy. Về việc hạch toán tổng hợp NVL, Xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, NVL của Xí nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và Xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn NVL một cách thường xuyên và kịp thời. Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán (vì khối lượng danh mục NVL tại Xí nghiệp là rất nhiều trên 200 NVL), đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về NVL bất cứ lúc nào khi có nhu cầu vì vậy làm tăng khả năng phân tích đánh giá kịp thời tình hình biến động tài sản của Xí nghiệp. Nhìn chung, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của Xí nghiệp In là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định quản lý của Ban giám đốc Xí nghiệp. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán NVL tại Xí nghiệp In còn tồn tại một số hạn chế sau: Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là một hệ thống báo cáo hết sức quan trọng, qua các báo cáo quản trị Ban giám đốc sẽ biết được: từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm,... từ đó xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động, kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế. Xí nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này dẫn đến tính bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động cung ứng vật tư và hoạt động tài chính trong Xí nghiệp. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp; đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Ngoài giấy và bản in, các NVL khác trong Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho sản xuất. Các NVL này đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, hơn nữa vẫn chưa có sự kiểm soát tình hình sử dụng NVL thực dùng cho sản xuất dẫn đến tình trạng NVL sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí trong sản xuất, làm tăng chi phí và giá thành của sản phẩm. Thời gian cập nhật chứng từ tại Xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập Phiếu nhập kho vào trong máy. Hàng đã được lập Phiếu xuất kho cập nhật vào máy mà Phiếu nhập kho vẫn chưa được cập nhật vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. Về mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt lôgíc thì rất vô lý và không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán. Quy trình hạch toán từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác bảo quản, lưu trữ đều tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ. Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng NVL và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. Trên thực tế hoạt động SXKD của Xí nghiệp lại sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 200 loại) với số lượng nhập - xuất trong kỳ rất lớn. Hiện nay, Xí nghiệp In đang sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, vào cuối tháng mới tính được giá NVL xuất kho. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL. Xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng. Vì vậy, Xí nghiệp không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Chính vì thế mà bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí NVL theo các khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng. Quy mô sản xuất của Xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng Xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trữ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, nếu thực hiện những đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất. Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, Xí nghiệp luôn dự trữ một lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn... đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... nhưng Xí nghiệp chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá NVL tồn kho gây ra. Qua trên cho thấy, kế toán NVL tại Xí nghiệp còn tồn tại rất nhiều hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện hơn nữa. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In, kết hợp với những kiến thức được học ở trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán NVL tại Xí nghiệp In. Ngoài giấy và bản in được quy định số lượng xuất theo đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, các NVL khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xưởng. Chính vì vậy, người lao động thường sử dụng lãng phí, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không được phản ánh chính xác. Để có thể quản lý NVL tốt hơn, Xí nghiệp cần xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL như sau: Định mức tiêu hao cho các NVL khác ngoài giấy và bản in: trước khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức cho NVL, Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn đặt hàng theo từng loại ấn phẩm và mỗi ấn phẩm lại phân thành những cấp khác nhau căn cứ vào số lượng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Ví dụ như: đối với giáo trình hay sách giáo khoa thì với số lượng nhỏ là dưới 500 - 1000 cuốn, từ trên 1000 - 2000 cuốn là cỡ vừa, từ trên 2000 cuốn là cỡ lớn. Căn cứ vào cỡ của đơn đặt hàng ta định mức được mức tiêu hao NVL. Những đơn đặt hàng với số lượng nhỏ là bao nhiêu lít dung dịch ẩm, dung dịch hiện bản, axít, cồn, dầu hoả, …bao nhiêu kg xà phòng, giẻ lau, bột khô… cho một đơn đặt hàng. Tiếp đến các đơn đặt hàng cỡ cao hơn cũng vậy. Cùng với việc định mức NVL cho sản xuất phòng kế hoạch cử người theo dõi tình hình thực tế NVL thực dùng cho sản xuất ở mỗi phân phân xưởng, những người được phân công có thể chính là quản đốc phân xưởng. Sau mỗi ngày sản xuất quản đốc ghi lại tình hình sử dụng NVL lượng sản xuất, lượng tồn trong ngày để đến cuối tháng tổng hợp lượng NVL xuất. Ban đầu có thể việc tính định mức tiêu hao là chưa chính xác nhưng cùng với việc lập bảng Tổng hợp xuất NVL cho từng tháng sẽ giúp phòng kế hoạch và nhân viên kế toán thống kê lại được những kết quả của các tháng, trên cơ sở đó đối chiếu so sánh kết quả với thực tế tiêu hao và điều chỉnh tiếp cho đến khi nào sát với thực tế thì khi đó chính là mức tiêu hao chính thức của NVL đối với loại đơn đặt hàng đó. Nó sẽ là mức chuẩn cho các đơn đặt hàng sau này. Định mức bao nhiêu mực trên từng trang giấy in và trang in căn cứ theo từng khổ giấy in. Với những khổ giấy khác nhau thì lượng mực trên từng trang in cũng khác nhau. Từ đó, căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm và mỗi ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó. Ngoài ra, Xí nghiệp cũng nên khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp như: tuyên dương, khen thưởng đối với những người sử dụng tiết kiệm NVL và phạt bồi thường đối với những người sử dụng lãng phí. Báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Với tầm quan trọng của báo cáo quản trị cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc, Xí nghiệp In nên tiến hành lập các báo cáo quản trị nhằm phân tích tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng NVL cho sản xuất thông qua việc lập dự toán ngân sách chi phí sản xuất nói chung và chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này sẽ giúp cho Xí nghiệp chủ động được trong việc quyết định lượng NVL cần dự trữ, cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ. Qua đó, Xí nghiệp có thể kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán với thực tế để có những quyết định kịp thời và xác đáng. Giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán NVL một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho NVL, Xí nghiệp In nên áp dụng tính giá theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trong điều kiện kế toán thủ công thì phương pháp này có nhiều nhược điểm, tính toán phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên trong điều kiện kế toán máy hiện nay, với sự hỗ trợ của máy tính thì đây không còn là vấn đề khó khăn đối với Xí nghiệp. Việc tính giá bình quân hoàn toàn do máy tính tự động tính. Áp dụng phương pháp này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá NVL xuất kho được tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá NVL nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp cho các nhà quản lý biết được giá trị NVL tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho NVL, giá bình quân của NVL sẽ được tính lại ngay theo công thức sau: Giá NVL bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập kho Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân của một đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho Bên cạnh đó, Xí nghiệp In cũng cần có kế hoạch dữ trữ NVL một cách khoa học sao cho vừa phải đảm bảo được một lượng NVL cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, nhưng cũng vừa phải đảm bảo sao cho lượng NVL này không quá nhiều, gây ra ứ đọng, lâu ngày sẽ dẫn đến hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... và đồng thời cũng làm giảm chi phí bảo quản của Xí nghiệp, góp phần làm hạ giá thành của sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp. Xí nghiệp có thể tham khảo công thức sau để tính ra lượng dự trữ NVL giấy cần thiết: Vdt = V p x P x T Trong đó: Vdt : Vật tư cần dự trữ V p : Vật tư tiêu hao trung bình 1 trang in tiêu chuẩn (13 x 19) P : Số trang in tiêu chuẩn trung bình trong 1 tháng. T : Số tháng cần dự trữ vật tưS Ngoài ra, do đặc điểm của ngành in nên NVL của Xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những NVL phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất dễ hư hỏng, mục nát, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình bảo quản. Chính vì vậy, Xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Khoản dự phòng này được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của Xí nghiệp, giúp cho Xí nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Việc lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Xí nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của NVL tồn kho. Thành phần Hội đồng gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật và một số chuyên gia nếu cần. Trong trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị gốc nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đó. Phương pháp lập dự phòng: Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá NVL = Lượng NVL thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc NVL tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho Giá gốc NVL tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của NVL tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính). Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại NVL tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) của Xí nghiệp. Xử lý khoản dự phòng: Tại thời điểm lập dự phòng nếu giá gốc NVL tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các bước trên. Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp trích thêm vào giá vốn hàng bán của Xí nghiệp phần chênh lệch. Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác. Trong một kỳ kinh doanh có rất nhiều đơn đặt hàng cùng được thực hiện, bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp nên mở chi tiết cho các khoản mục chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Bởi vì, chi phí NVL trực tiếp có thể phản ánh riêng cho từng đơn đặt hàng (thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập), các chi phí còn lại được phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo chi phí NVL trực tiếp. Nhìn vào bảng phân bổ dưới đây có thể thấy được tình hình sử dụng NVL trong kỳ chi tiết theo từng đơn đặt hàng và qua đó có thể ước tính được giá thành của từng đơn đặt hàng. Biểu 2.1: Bảng phân bổ NVL Stt TK/ Tên chi phí 1521 1522 … Tổng cộng 1 621 NVL trực tiếp Tạp chí tài chính Gió đổi mầu, nắng chiều 2 627 Sản xuất chung Tạp chí tài chính Gió đổi mầu, nắng chiều 3 642 Quản lý DN Tạp chí tài chính Gió đổi mầu, nắng chiều Tổng cộng Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều ưu điểm song với số lượng NVL nhiều và nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ lớn như Xí nghiệp In bây giờ thì phương pháp này tỏ ra không còn phù hợp nữa. Theo em, Xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL. Với phương pháp này, sẽ tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán NVL, phù hợp với các DN sử dụng nhiều loại NVL với số lượng nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ nhiều. Hơn nữa, khối lượng công việc sẽ được dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm, là nhân tố làm tăng tính chính xác cho các số liệu kế toán. Mặt khác, thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, được đào tạo bài bản, có trình độ quản lý, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ. Chính vì những lý do trên nên theo em, Xí nghiệp In nên chuyển sang áp dụng phương pháp sổ số dư vào hạch toán chi tiết NVL. Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi Thẻ kho như các phương pháp khác thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư do kế toán chuyển đến. Thủ kho tiến hành ghi vào Sổ số dư lần lượt cho từng loại NVL về chỉ tiêu số lượng. Mỗi tháng được ghi vào một cột, Sổ số dư này được kế toán mở cho từng kho vào ngày đầu năm và sử dụng cho cả năm. Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính trị giá thành tiền NVL nhập - xuất theo từng loại NVL, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở cho từng kho). Cuối kỳ, kế toán NVL tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng loại NVL trên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Từ Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp. Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư như sau (biểu 2.2; 2.3; 2.4). Biểu 2.2: Phiếu giao nhận chứng từ PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày….đến ngày….tháng….năm…. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày….tháng….năm…. Người nhận Người giao Biểu 2.3: Sổ số dư SỔ SỐ DƯ Năm:…. Kho:…. Mã NVL Tên NVL Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 ….. SL TT SL TT … … Biểu 2.4: Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN KHO NVL Tháng….năm…. Kho:….. Mã NVL Tên NVL Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ….. đến…. Từ….. đến…. Cộng nhập Từ….. đến…. Từ….. đến…. Cộng nhập Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp về NVL Ghi chú: ghi trong tháng; ghi cuối tháng; đối chiếu Trên đây, em đã trình bày một cách cụ thể và có hệ thống các ưu điểm và nhược điểm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In. Nhìn chung trong quá trình thực hiện chuyên đề do phải gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiếp cận với đặc điểm SXKD của Xí nghiệp nói chung và tiếp cận các số liệu kế toán nói riêng và bản thân vẫn còn chưa có kinh nghiệm trong thực tế công tác. Chính vì vậy, em hiểu rằng trong chuyên đề này còn có nhiều nhược điểm chưa hoàn toàn hợp lý và chuẩn hoá. Bởi vậy, em mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ từ phía phòng kế toán tài vụ của Xí nghiệp và thầy giáo hướng dẫn cũng như các bạn đồng nghiệp. KẾT LUẬN Kế toán NVL là một công cụ giữ vị trí và vai trò quan trọng trong công tác quản lý của mỗi DN. Trong quá trình SXKD, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là yếu tố cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm. Và đối với những DN khác nhau thì nguyên tắc hạch toán NVL cũng đã và đang đòi hỏi được hoàn thiện để thích nghi với từng đơn vị, từng loại hình sản xuất. Tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, công tác hạch toán NVL ngày càng được hoàn thiện với sự đóng góp của đội ngũ quản lý, đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng một hiện đại, vi tính hoá đã được đưa vào áp dụng trong Xí nghiệp thì việc theo dõi NVL từ khâu thu mua, bảo quản, lưu trữ đến khi đưa vào sản xuất ngày càng được theo dõi một cách thường xuyên, số liệu cập nhật được hàng ngày đảm bảo phản ánh nhanh chóng, đầy đủ và chính xác tình hình biến động của NVL. Quá trình thực tập tại Xí nghiệp In, đã giúp em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết như thế nào vào thực tế để công tác hạch toán NVL đạt hiệu quả cao. Và qua đây, em đã mạnh dạn xin nêu ra một số ý kiến cho công tác hạch toán NVL với hy vọng có thể góp một phần nhỏ bé của mình để Xí nghiệp phát triển hơn nữa. Do mới chỉ là một sinh viên thực tập, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, sự nhìn nhận và đánh giá của em vẫn hết sức trực quan nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót cần được hoàn thiện hơn. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo Trần Văn Thuận và các cô, chú trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - PGS. TS. Đặng Thị Loan (NXB Thống kê - Hà Nội 2004 - Khoa kế toán - Trường đại học Kinh tế quốc dân). Hướng dẫn lập chứng từ kế toán - Hướng dẫn ghi sổ kế toán (NXB Tài chính - Hà Nội 2004 - Bộ Tài chính). Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh - PGS. TS Phạm Thị Gái (NXB Thống kê - Hà Nội 2004 - Khoa kế toán - Trường đại học Kinh tế quốc dân). Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp - Nguyễn Văn Nhiệm (NXB Thống kê 1999). Luận văn tốt nghiệp - sinh viên Phí Thị Mai (42 –159) - Kế toán 42C - Trường đại học Kinh tế quốc dân. Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006. Một số tài liệu tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội: Các báo cáo, hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến kế toán NVL của Xí nghiệp In. Các tài liệu khác tại Xí nghiệp In.sss ._.