Kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản

ệt là các doanh nghiệp nghiên cứu phát triển và ứng dụng công nghệ khoa học phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi. Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản là một doanh nghiêp chuyên nghiên cứu và ứng dụng công nghệ vào việc sản xuất thuốc phòng trừ mối, xử lý ngâm tẩm gỗ, tre ... Mặc dù quy mô của doanh nghiệp chưa lớn nhưng uy tín của Trung tâm đang ngày càng được nâng cao, khách hàng đến với Trung tâm ngày càng nhiều, các loại sản phẩm của Trung tâm sản xuất ngày càng đa dạng hơn. Để đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất đòi hỏi có rất nhiều loại vật tư. Bởi vậy, công tác kế toán NVL tại Trung tâm khá phức tạp. Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Trung tâm, đặc biệt là các cô chú, anh chị em trong phòng kế toán , em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Trung tâm. Em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu trong Trung tâm giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán nguyên vật liệu trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản”. Kết cấu đề tài gồm 3 Phần lớn sau: Phần I: Khái quát chung về Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản. Phần III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản. Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như các Cô, Chú trong ban lãnh đạo và phòng kế toán Trung tâm, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân có hạn nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót và những hạn chế. Em xin chân thành cảm ơn Th.S.Nguyễn Thị Thu Liên và Cán bộ kế toán Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Hà Nội, tháng 03 năm 2009 Phần I Khái quát chung về Trung tâm Phát triển Công nghệ Lâm sản 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm công nghệ lâm sản : Những năm cuối của thế kỷ 20 do xu hướng của nền kinh tế thị trường hội nhập vào nước ta các nghành nghề phát triển rất nhanh do nhu cầu thiết yếu của nền kinh tế vì vậy Trung tâm Phát triển công nghệ lâm sản thành lập vào tháng 11 năm 1997 theo Quyết định số: 25/TWH ngày 21 tháng 04 năm 1997 của Hội Khoa học kỹ thuật Lâm nghiệp Việt Nam. - Giấy đăng ký hoạt động số:549 ngày08/11/1997 và cấp lại lần II là : số A- 093 ngày 02/06/03. -Với tổng số vốn đăng ký là: 8.774.500.000(đồng). -Vốn lưu động là: 5.834.500.0000(đồng). Trung tâm Phát triển công nghệ lâm sản là pháp nhân theo luật pháp Việt Nam kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, được hoạt động theo điều lệ của trung tâm điều luật công ty. Trung tâm thành lập với chức năng sản xuất các loại thuốc ngâm, tẩm gỗ, mây, tre... ứng dụng Khoa học công nghệ phục vụ cho ngành lâm nghiệp và một số ngành nghề khác trong cả nước. Ngày đầu thành lập do hạn chế về nguồn lực cũng như nguồn vốn Trung tâm có 03 kỹ sư đầu ngành và một số cộng tác viên đang hoạt động tại Viện khoa học Lâm nghiệp Việt Nam, số công nhân sản xuất của trung tâm có 20 người. Điều đó mà hoạt động sản xuất của Trung tâm ở quy mô nhỏ, mang tính chất thủ công các sản phẩm sản xuất ra chỉ đáp ứng một phần nhu cầu của thị trường trong khu vực nội thành. Sau 3 năm tồn tại và hoạt động đến năm 2000 do nhu cầu ngày càng lớn của thị trường Trung tâm quyết định tăng cường sản xuất thêm một số loại thuốc phòng chống mối cung cấp cho các công trình xây dựng có yêu cầu phòng chống mối theo tiêu chuẩn xây dựng 204: 1998 của Bộ xây dựng. Việc mở rộng quy mô sản xuất trên đòi hỏi phải cải tiến một số quy trình sản xuất, đồng thời nâng cấp các loại máy móc, thiết bị sản xuất cũng như nâng cao trình độ công nhân sản xuất tại trung tâm. Đây là bước ngoặt quan trọng góp phần mở rộng thị trường phát triển của Trung tâm trong lĩnh vực hoạt động thế mạnh của mình. Đang là một cơ sở sản xuất kinh doanh nhỏ chỉ đáp ứng một phần nhu cầu thị trường tại Hà Nội, Trung tâm đã mở rộng thị trường trên quy mô toàn quốc.Tại thời diểm này do nhu cầu của thị trường ngày càng lớn mạnh, các thành phố trên cả nước có tốc độ đô thị hoá mạnh, các cơ sở sản xuất phục vụ nhu cầu trong nước cũng như xuất khẩu phát triển mạnh. Nắm bắt được nhu cầu của thị trường ban lãnh đạo trung tâm quyết định đầu tư, nâng cấp chất lượng sản phẩm để tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm của mình trên thị trường. Trong thời gian ngắn khách hàng của Trung tâm lớn hơn trước và thị trường tiêu thụ sản phẩm của Trung tâm mở rộng ra trên phạm vi toàn quốc. Đầu năm 2007, Trung tâm đã quyết định mở rộng đầu tư quy mô hoạt động của mình lớn mạnh hơn. Trung tâm đã tiến hành xây dựng mới cơ sở sản xuất của mình gồm ba phân xưởng sản xuất tại Thường tín Hà Tây,tại Phố Hoàng Ngân – Cầu Giấy – Từ Liêm – Hà Nội và hai văn phòng giới thiệu, tiêu thụ sản phẩm tại số 111 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội và 64 Phạm Văn Hai – Thành Phố Hồ Chí Minh. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm phát triển công nghệ lâm sản: - Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản có một xưởng sản xuất chính bao gồm ba phân xưởng sản xuất bao gồm: - Phân xưởng I: Sản xuất các loại thuốc bột trên cơ sở nguyên vật liệu chính. -Phân xưởng II: Phân xưởng sản xuất thuốc nước, nguyên vật liệu chính đã được pha chế. Phân xưởng III: Phân xưởng hoàn thành sản phẩm sản xuất từ phân xưởng I và phân xưởng II. Các phân xưởng dưới sự quản lý của quản đốc, quản đốc chịu trách nhiệm phụ trách chung, dưới quản đốc là các tổ trưởng. Sơ đồ tổ chức tại xưởng sản xuất của trung tâm Phó GĐ kỹthuật Quản đốc PX3 Quản đốc PX2 Quản đốc PX1 Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng - Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Sản phẩm chính của Trung tâm Phát triển công nghệ Lâm sản là các loại thuốc ngâm tẩm gỗ, mây, tre và các loại thuốc phòng chống mối bao gồm thuốc bột và thuốc nước, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng, nhưng nhìn chung cả hai loại đều áp dụng quy trình công nghệ giản đơn, khép kín, từ đưa nguyên liệu vào sản xuất cho đến khi sản phẩm hoàn thành nhập kho. Mỗi sản phẩm được hoàn thành ngay khi kết thúc quy trình sản xuất, không có bán thành phẩm, không có sản phẩm dở dang. Nguyên liệu chính để sản xuất hai loại sản phẩm là các hoá chất như: Na2FiS6, CuSo4, H3Bo4 và các chất phụ gia. Có thể khái quát quy trình công nghệ của Trung tâm như sau: Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc bột Nguyên vật liệu Phối Chế Thành Phẩm Đúng gói, bao Kiểm tra (KCS) Nhập kho Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc nước: Thành phẩm Nguyên vật liệu Dán nhãn Pha chế Kiểm tra (KCS) Nhập kho Đóng chai, đóng lọ Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm từ năm 2005-2007 ChỉChỉ tiêu 2005 2006 2007 1. Doanh thu thuần 13.208.126.988 12.912.814.490 16.964.996.853 2. Giá vốn hàng bán 1.588.880.638 11.839.919.524 15.294.285.906 3. Chi phí QLKD 1.476.942.250 939.668.944 1.343.571.684 4. Chi phí tài chính 38.400.000 23.370.506 207.313.752 5. Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN 103.904.100 109.885.516 125.48.504 6. Thuế TNDN phải nộp 29.093.148 30.759.544 35.114.381 7. Lợi nhuận sau thuế 74.810.952 79.095.972 90.294.123 8. Tỷ suất lợi nhuận / Doanh thu 0,78% 0,85% 0,53% (Số liệu trên được cung cấp từ phòng tài chính của trung tâm) Qua bảng trên ta thấy tỷ suất lợi nhuận doanh thu của doanh nghiệp ở mức tương đối thấp. Năm 2005 là 0,78% thì năm 2006 đã tăng lên 0,85% là do giá, vốn hàng bán của đơn vị hơp lí vơí nhu cầu của thị trường vì thế lợi nhuận tăng lên. Những năm 2007 lợi nhuận của năm là 0,53% giảm 0,32% so với năm 2006. Để đạt được những kết quả tốt hơn thì trung tâm cần quản lý và mở rộng thị trường hơn nữa để đạt kết quả tốt nhất. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản : Bộ máy quản lý của Trung tâm Phát triển công nghệ Lâm sản được tổ chức theo kiểu trực tuyến, gồm ban lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất. - Lãnh đạo đơn vị gồm 03 người : + Giám đốc: Người có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. +Phó giám đốc: Gồm một phó giám đốc kỹ thuật là người phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo vạch kế hoạch sản xuất, đảm bảo kỹ thuật, chất lượng sản phẩm sản xuất đồng thời là trợ lý kỹ thuật cho Giám đốc. Một phó giám đốc kinh doanh là người phụ trách mọi mặt về kinh tế, giao tiếp với khách hàng. - Phòng ban trực thuộc quản lý sản xuất có: + Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật quy trình công nghệ, đồng thời lập kế hoạch sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Phòng Kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu thị trường đề ra các biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh. + Phòng Tài vụ: Tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo vốn hoạt đống sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Phân tích kết quả kinh doanh của từng quý, tháng, năm phân phối nguồn thu nhập, đồng thời cung cấp thông tin cho Giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. + Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, sắp xếp phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng chế độ tiền lương, thưởng, BHXH... đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh. + Bộ phận bán hàng: Là nơi trực tiếp tiêu thụ sản phẩm của Trung tâm tới khách hàng, thu thập thông tin của khách hàng về chất lượng sản phẩm và báo cáo lên cấp trên. Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Trung tâm giám đốc Phó GĐ Kinh doanh Phó gđ Kỹ thuật Bộ phậnbán hàng Phòng hành chính Phân xưởng 3 Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Phòng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) Phong kinh doanh Phòng tài chính kế toán 1.4. Đặc điểm công tác kế toán của trung tâm phát triển công nghệ lâm sản 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động nhỏ được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn trung tâm có một phòng kế toán để làm nhiêm vụ công tác hạch,toán kế toán chi tiết ở Trung tâm được tập trung ở Phòng Tài vụ và lập báo cáo cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm của trung tâm. Bộ máy kế toán của Trung tâm được sắp xếp gọn nhẹ, hợp lý và hiệu quả đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Phòng Kế toán: có 07 nhân viên: - kế toán trưởng - kế toán tổng hợp - kế toán vật tư - kế toán thanh toán - kế toán TSCĐ - kế toán chi phí - kế toán thành phẩm - Kế toán trưởng: Là người đứng đàu bộ máy kế toán, được tiếp nhận chỉ đạo công tác kế toán của trung tâm. đồng thời kế toán trưởng còn tham mưu cho giám đốc về các hợp đồng kinh tế cùng phòng ban tính giá thành về nguyên vật liệu, vấn đè về thu, chi trong trung tâm. Kế toán trưởng là ngươì quy định chế độ sổ sách của trung tâm, tập hợp số kiệu báo cáo chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan có thẩm quyền về liên quan tới vốn của trung tâm. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp tất cả cá chi phí và tính số lượng do các phân xưởng đưa lên, kế toán co nhiệm vụ lập báo cáo tính giá thành về chí phí sản xuất và giá thành của từng tháng, từng quý, từng năm, lập báo cáo vốn, báo cáo kết quả hoạt động sản xuát kinh doanh(lỗ,lãi) lập báo cáo quyết toán - Kế toán vật tư: Ghi chép phản ánh, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hóa cảvề giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vạt tư, hàng xuất nhập kho, trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Kiểm tra tình hình về mua vật tư hàng hóa, kế hoạch sư dụng vật tư cho sản xuất. Tổ chức kế toán phù hợp vối phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin nhăm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính của trung tâm. - Kế toán thanh toán: Là người chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng về các khoản công nợ, tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả. Kế toán thanh toán phải đảm bảo hạch toán đúng nguyên tắc chế độ kế toán. - Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hịên có tình hình tăng giảm và di chuyển tài sản cố định trong doanh nghiệp, lập kế hoạch sửa chữa dự toán chi phí thực tế về sửa chữa tài sản cố định để báo cáo lên cấp trên. - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán tiền lương nhằm hạch toán chi tiét tổng hợp chi phí theo từng đối tượng, tính giá thành sản phẩm, hạch toán tiền lương và các khoản tính theo lương. Mở sổ chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. - Kế toán tiêu thụ thành phẩm: Tổng hợp chi tiết sản phẩm hoàn thành, nhập kho, tiêu thụ, xác định doanh thu, theo dõi tình hình thanh toán doanh thu với khách hàng, tổ chức ghi sổ chi tiết. - Thủ quỹ: Là người cộng tác với kế toán thanh toán để tổng hợp các chi phí từng ngày, từng tháng, từng quý có trách nhiệm trong quản lý quỹ tiền mặt của trung tâm thực hiện chi thu tiền mặt theo lệnh, chứng từ, tính toán cân đối tiền quỹ đảm bảo phục vụ kinh doanh, ghi sổ quỹ đối chiếu với ké toán thanh toán. Sơ đồ bộ máy kế toán ở Trung tâm Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt kiêm kế toán thanh toán Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thành phẩm Thủ Quỹ Việc tổ chức, thực hiên các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong trung tâm do bộ máy kế toán đảm nhận, do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phải hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác phuc vụ công tác quản lý của trung tâm đồng thời phát huy được trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của trung tâm công nghệ phát triển lâm sản : Trung tâm hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 - 09 - 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo chế độ kế toán này thì đơn vị phải thay đổi một số tài khoản theo hệ thống tài khoản mới cho phù hợp. Trên thực tế thì doanh nghiệp đã tuân thủ theo những quy định đã được sửa đổi, bổ sung như Hệ thống tài khoản kế toán, Hệ thống Báo cáo tài chính, Chế độ chứng từ kế toán, Chế độ sổ sách kế toán. - Hiện nay Trung tâm sử dụng hình thức Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Cụ thể như sau: Để thuận tiện cho việc ghi chép dễ hiểu, đơn giản, thuân tiện cho viêc cơ giới hóa hiện đại hóa công tác kế toán, trung tâm phát triển công nghệ lâm sản đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để hạch toán. Theo hình thưc này thì tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều ghi vào sổ nhật ký và sổ nhật ký chung làm trọng tâm, theo thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế sau đó lấy số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế . Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian . Dưới đây là một số sổ của trung tâm . - Sổ nhật ký thu tiền - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký mua hàng - Sổ nhật ký bán hàng + Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán nhà nước quy định . + Các thẻ kế toán dùng ghi chép các chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi, nhằm phục vụ yêu cầu, chỉ tiêu, tổng hợp phân tích kiểm tra của các đơn vị . Trinhg tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ,thẻ kế toán chi tiêt Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái (2) (6) (1) (4) (3) (6) (5) (8) (7) (8) Ghi chú: : Ghi cuối ngày : Ghi cuối tháng(quý,năm) : Kiểm tra đối chiếu Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chung như sau : (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ đã được định khoản ghi vào sổ nhật ký chung theo nguyên tắc “Nợ” ghi trước “Có” ghi sau. Một định khoản kế toán có bao nhiêu tài khoản thì ghi vào nhật ký chung bấy nhiêu dòng . (2) Căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan theo từng nghiệp vụ . (3) Riêng những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ . (4) Những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi vào sổ chi tiết có kiên quan . (5) Cuối tháng cộng các sổ, thẻ chi tiết để lấy số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết . (6) Cuối tháng cộng sổ cái tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. (7) Sổ cái sau khi đối chiếu khớp, đúng được dùng để lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản . (8) Cuối tháng căn cứ vào bản cân đối số phát sinh các tài khoản bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ để lập báo cáo (bảng cân đôí kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.....) Phần II Thực trạng công tác kể toán nguyên vật liệu Tại trung tâm phát triển công nghệ lâm sản 2.1. Đặc điểm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại trung tâm. 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu tham gia vào hoạt động động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đặc điểm là đơn vị sản xuất các loại thuốc bảo quản lâm sản và phòng chống mối nên nguyên vật liệu chính cấu thành sản phẩm là các hoá chất như : CuSO4, Na2SiF6, H3PO4, K2Cr2O7.....sau khi đã được pha chế theo tỷ lệ nhất định và qua một vài khâu trung gian để tạo thành sản phẩm. Chính vì vậy mà tại trung tâm việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải có một chính sách quản lý thích hợp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi. 2.1.2. Chính sách quản lý nguyên vật liệu Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn nguyên vật liệu, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán nguyên vật liệu. Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu,tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung cấp nguyên vật liệu không kịp thời hoặc gây đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho trung tâm. Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu, đúng trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu, cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, tận dụng phế liệu… Tóm lại, quản lý vật liệu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 2.1.3. Phân loại vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành nghiên cứu phát triển và ứng dụng khoa học cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Trước hết đối với nguyên vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm đó là các loại hoá chất như: CuSO4, Na2SiF6, H3PO4, K2Cr2O7..... Trong lĩnh vực khoa học công nghệ và ứng dụng sinh học các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của sản xuất, các sản phẩm có sự khác nhau về tính chất hoá học. Các vật liệu được pha chế tạo nên sản phẩm của ngành công nghệ chế biến được sử dụng trong khoa học ứng dụng tạo lên sản phẩm như thuốc diệt mối PMC90, PMS 100, thuốc sử lí gỗ XM5, LN5… + Vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác sản xuất, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm: dầu, mỡ, nilon… phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất… + Phế liệu: Phế liệu thu hồi: Vỏ bao, nilon. . . 2.1.4. Nguồn mua nguyên vật liệu của trung tâm: Trung tâm phát triển công nghệ lâm sản có địa bàn hoạt động rộng dải dọc từ Bắc vào Nam nên vật liệu của xí nghiệp chính do trung tâm mua và được bảo quản tại kho của của trung tâm, tuỳ theo yêu cầu của công trình mà vật liệu chính có thể được chuyển vào văn phòng đại diện để thuận tiện cho việc thi công các công trình ở phía nam. Còn đối với vật liệu phụ thì khi nào phát sinh công trình thì bộ phận cử nhân viên đi mua cho từng công trình. Vật liệu của trung tâm được nhập kho theo các nguồn sau: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Vật liệu thừa nhập kho - Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài chủ yếu được lấy từ các đơn vị đã có mối quan hệ mua bán lâu dài với doanh nghiệp như sau: - Công ty TNHH hoá nông hợp trí - Công ty TNHH thương mại vật tư cường thịnh - Công ty TNHH an phú ...... Vật liệu của xí nghiệp mua về có thể được thanh toán bằng séc, tiền mặt hoặc ngân phiếu. 2.1.5. Mục đích sử dụng nguyên vật liệu của trung tâm: Do đặc điểm của trung tâm chuyên hoạt động về linh vực khoa học với mục đích nghiên cứu và ứng dụng khoa học, trong lĩnh vực bảo quản lâm sản, phòng chống mối và các côn trùng gây hại khác cho các công trình kiến trúc, di tích văn hoá, chinh vì thế mà nguyên vật liệu của trung tâm la các hoá chất như: CuSO4, Na2SiF6, H3PO4, K2Cr2O7.....để sản xuất thuốc dùng cho nghiên cứu và ứng dụng khoa học. 2.2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại trung tâm: Đánh gía vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Do đặc điểm của vật liệu có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yều cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện có của vật liệu nên trong công tác kế toán cần thiết phải đánh giá vật liệu. Tại Trung tâm Phát triển công nghệ lâm sản, vật liệu chủ yếu là mua ngoài, có một số vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và đơn vị tự chế biến. Vật liệu ở Trung tâm được tính theo giá thực tế, cụ thể như sau: 2.2.1 Đối với vật liệu nhập kho: Do trung tâm áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật Giá mua Chi phí Các khoản liệu mua ngoài = ghi trên + thu mua - giảm giá nhập kho hoá đơn (chưa thuế) thực tế hàng trả lại (nếu có) Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói, chi phí bảo hiểm (nếu có), tiền thuê kho, thuê bãi, tiền công tácphí của cán bộ thu mua, hao hụt tự nhiên trong định mức. Ví dụ: Ngày 02 tháng 10 năm 2008, Anh Dũng mua vật liệu CuSo4 của công ty TNHH thương mại vật tư kỹ thuật Cường Thịnh theo Hoá đơn số 0028097 CR/2008B. Khối lượng vật liệu mua về: 1250kg Giá mua trên hoá đơn là : 16.000đ/kg (giá chưa có thuế GTGT) Theo hoá đơn này thì giá thực tế vật liệu nhập kho là: Giá thực tế vật liệu mua ngoài = 16.000đ x 1250kg = 20.000.000,đ. nhập kho 2.2.2 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho thuê ngoài chế biến + Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển đi về Ví dụ: Ngày 05/10/2008 Xưởng gia công chế biến An Hoà bàn giao khối lượng sản phẩm vỏ hộp PMC 90 do đơn vị thuê gia công chế biến (chi phí vận chuyển do bên An Hoà chịu) Giá vỏ hộp xuất kho: 4500đ/vỏ Chi phí chế biến: 3.000đ/vỏ Số lượng vỏ được thuê chế biến: 2.500 vỏ Giá thực tế vật liệu nhập kho = 4500 x 2500 + 3.000 x 2500 = 18.750.000đ 2.2.3 Đối với vật liệu xuất kho: Vật liệu được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho Trung tâm áp dụng phương pháp tính giá thực tế vật liệu theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhận trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Ví dụ: Ngày 07/10/08 nhập 4.500kg ZnCl2 đơn giá nhập: 16.500đ/kg Ngày 13/10/08 nhập 1.000kg ZnCl2 đơn giá nhập: 16.000đ/kg Ngày 15/10/08 xuất 5000kg ZnCl2 để sản xuất sản phẩm Giá thực tế vật liệu xuất kho = 4.500x16.500+1.000x 16.000 = 90.250.000đ 2.3. Thủ tục xuất - nhập kho. 2.3.1 Đối với vật liệu nhập kho: Khi vật liệu về đến Trung tâm, tại kho cán bộ kỹ thuật chỉ kiểm nghiệm vật liệu chứ không lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên và có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Về nguyên tắc mọi vật liệu về đến Trung tâm đều phải làm đủ thủ tục tiếp nhận và nhập kho. Trình tự cụ thể như sau: Khi vật liệu về căn cứ vào hoá đơn của bên bán hàng phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý , hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu về số lượng, chủng loại, chất lượng, đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm vật liệu. Sau khi đã đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ hợp lệ, phòng kinh doanh đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên. Tại kho thủ kho căn cứ vào hoá đơn , phiếu nhập kho, kiểm tra số thực nhập và cho nhập kho, 4 liên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người phụ trách cung tiêu, thủ kho. Liên 1: lưu ở phòng kinh doanh vào tập chứng từ gốc. Liên 2: ._.