Kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam

bỏ vốn ra cho tới khi thu hồi vốn về nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất luôn mang lại lợi nhuận sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và bù đắp các khoản chi phí phải bỏ ra. Bên cạnh mục tiêu thu lợi nhuận, các doanh nghiệp còn cố gắng để đạt tới một mục tiêu nữa là không ngừng tái sản xuất mở rộng và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Muốn đạt được các mục tiêu đề ra, các doanh nghiệp phải áp dụng một cách tổng hợp các biện pháp quản lý thật hữu hiệu nhằm đem lại hiệu quả là hạ giá thành sản phẩm mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Điều này có thể thực hiện được khi doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình luân chuyển nhằm tiết kiệm đến mức tối đa nguyên vật liệu, tránh mọi sự lãng phí không cần thiết. Thực tế, trong chi phí để sản xuất ra sản phẩm có 80% là chi phí nguyên vật liệu do đó tiết kiệm nguyên vật liệu chính là biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm. Nhà máy Cơ khí Hồng Nam là một Nhà máy sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Trong những năm qua, công tác k ế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy còn gặp một số khó khăn, việc quản lý nguyên vật liệu làm ảnh hưởng lớn đến kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Với ý thức, tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất cũng như đòi hỏi thực tế của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Với sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Quốc Cẩn cũng như toàn thể các cô chú ở Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. Tôi đã lựa chọn đê tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam" làm đề tài nghiên cứu của mình. Ngoài phần lời nói đầu và kết luận, nội dung của đề tài bao gồm: Phần I: Đặc điểm tình hình của Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Phần II: Lý luận chung và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM I - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM. - Căn cứ vào quyết định số 147 CP ngày 19/08/1969 của hội đồng chính phủ quy định chức năng và tổ chức bộ máy của Bộ cơ khí và luyện kim. - Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch năm 1972 và các năm sau của Bộ về việc chế thử và sản xuất các thiết bị nâng hạ phục vụ cơ giới hoá ngành xây dựng cơ bản và tiếp tục đẩy mạnh việc sửa chữa toa xe đầu máy do Bộ giao thông vận tải quyết định số 131 TT ngày 23/04/1971 của thủ tướng chính phủ xét đề nghị của đồng chí Vụ trưởng Vụ cán bộ và kế hoạch thống kê quyết định: + Tách phân xưởng sửa chữa toa xe của nhà máy cơ khí Hồng Nghiệp (phân xưởng được thành lập theo quyết định số 209 CD ngày 09/09/1971) và xây dựng mở rộng để thành lập Nhà máy cơ khí trực thuộc lấy tên là Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. Lúc đầu thành lập tháng 08 năm 1971 gọi là ban 871 với nhiệm vụ sửa chữa toa xe phục vụ cho Bộ Quốc Phòng. Ngày 04 tháng 11 năm 1971 do nhu cầu về phát triển ngành thiết bị nâng vận để giải phóng sức người lao động. Bộ luyện kim (nay là Bộ Công Nghiệp) đã quyết định thành lập nhà máy Cơ khí Hồng Nam. Là một doanh nghiệp trực thuộc công ty lắp ráp và sản xuất công nghiêp (Tổng công ty Thép Việt Nam) chuyên sản xuất lắp đặt và sửa chữa các thiết bị nâng vận hay còn gọi là máy nâng hạ. Đây là đơn vị đầu tiên trong cả nước sản xuất máy nâng hạ. Trong suốt thời gian hoạt động của mình nhà máy luôn là đơn vị đứng đầu khối các doanh nghiệp sản xuất máy nâng hạ về sản lượng, chủng loại cũng như độ phức tạp của thiết bị. Chức năng của nhà máy: - Nhà máy có chức năng sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp nặng thuộc phạm vi đăng ký do Bộ giao trên cơ sở quy hoạch và kế hoạch phát triển của Bộ và nhu cầu thị trường. - Sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp nặng chế tạo các thiết bị chuyên ngành nâng vận chuyển, cầu trục… - Sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ các ngành công nghiệp khác như: + Nhóm máy nâng vận chuyển liên tục, băng tải, băng truyền, vít tải… thường được sử dụng trong các ngành khai khoáng vật liệu xây dựng. + Sản xuất thang máy bao gồm thang máy chở người, chở hàng, thang máy tốc độ cao, thang máy vận chuyển hầm mỏ… phục vụ các đối tượng có nhu cầu khác nhau. - Sản xuất, thiết kế, lắp đặt kết cấu thép - Nhận gia công, chế tạo các chi tiết máy theo đơn đặt hàng. Nhiệm vụ của nhà máy: - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoach sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách, chế độ quản lý tài chính, tài sản , tiền lương lao động, đào tạo bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ mọi mặt cho cán bộ công nhân viên. - Thực hiện tốt công tác an toàn lao động, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN. - Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, làm trọn nghĩa vụ nộp thuế và bảo toàn vốn. Đây là những nhiệm vụ của nhà máy nhưng sản xuất kinh doanh các sản phẩm cầu trục, thiết kế máy móc vẫn là nhiệm vụ chủ yếu và được ưu tiên hàng đầu để duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất của nhà máy. II - CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM Sơ đồ 1: * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy Cơ khí Hồng Nam BAN GIÁM ĐỐC P.kỹ thuật Cơ điện KCS P.tổ chức hành chính quản trị Văn phòng đội trưởng P.kỹ thuật Thị trường P. Kế toán tài chính P.vật tư vận tải PX Lắp ráp PX Cơ điện PX Cơ khí Các tổ sản xuất lưu động 1 2 3 4 5 … Ghi chú: Quan hệ đối chiếu trực tiếp Quan hệ đối chiếu gián tiếp * Giải thích sơ đồ: Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và Phó Giám Đốc: + Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước và doanh nghiệp về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. + Phó Giám Đốc là người thực hiện các công việc theo sự uỷ thác của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước nhà nước và Giám đốc về phần việc được giao. - Phòng tổ chức hành chính quản trị: Có nhiệm vụ theo dõi các công văn đến, đi, đón tiếp khách, phụ trách việc quản trị nhân sự , theo dõi số nhân lực của nhà máy, giải quyết các vấn đề có liên quan đến việc tuyển dụng công nhân, chế độ khen thưởng, tổ chưc tình hình quỹ lương và thực hiện quỹ lương của nhà máy. - Phòng kỹ thuật cơ điện KCS: Phòng này có nhiệm vụ quản lý về việc cung cấp điện cho các phân xưởng, xây dựng các tiêu chuẩn cho sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm… Chủ động thay đổi công nghệ cho phù hợp, đổi mới sản xuất. - Phòng kỹ thuật thị trường: Có nhiệm vụ phân tích nhu cầu thị trường, thị hiếu của khách hàng và nắm vững thị trường tiêu thụ sản phẩm, phản ánh kịp thời để điều chỉnh sản xuất cho hợp lý. - Văn phòng đội trưởng: có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và chấm công cho công nhân một cách chính xác. - Phòng kế toán - Tài chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng năm, lập sổ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời về tài chính cho nhà máy và thanh toán nghiêm túc. Đồng thời tổ chức các phòng ban thực hiện chế độ chính sách và nhiệm vụ kế toán nội bộ. - Phòng vật tư - vận tải: Có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu thị trường và năng lực của nhà máy, lập kế hoạch về giá thành, lao động vật tư kỹ thuật, phục vụ cho qua trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Mở rộng quan hệ với các đơn vị khác lên hợp đồng lập kế hoạch tác nghiệp theo dõi tiến độ sản xuất của nhà máy, phối hợp với các phòng ban phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức hội nghị khách hàng, cung cấp thông tin cần thiết và các số liệu cho các phòng nghiệp vụ khác. - Các phân xưởng (đội): Nghiên cứu về tổ chức sản xuất, điều độ sản xuất … III - CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA NHÀ MÁY 1 - Cơ cấu tổ chức sản xuất Sơ đồ 2: *Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà máy Cơ khí Hồng Nam NHÀ MÁY Lắp ráp tổng thể chạy thử Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng cơ khí Phân xưởng cơ điện Gia công cơ khí Tạo phôi Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3 Tổ 4 Tổ 5 * Giải thích sơ đồ: Nhà máy tổ chức sản xuất thành 3 phân xưởng chính: - Phân xưởng cơ khí: được trang bị máy móc như tiện, phay, bào, dao để sản xuất chi tiết có yêu cầu công nghệ cao. Phân xưởng cơ khí có 2 tổ: Tổ 4 và tổ 5. Đây là 2 tổ chuyên sản xuất khung cho nhà xưởng. - Phân xưởng cơ điện: thực hiện công việc lắp ráp điện cho sản xuất. - Phân xưởng lắp ráp: là Phân xưởng chuyên thi công lắp ráp các thiết bị Phân xưởng nàyđược chia làm 3 tổ: + Tổ 1: Chuyên lắp ráp cống trục, và cầu trục > 20 tấn. + Tổ 2: Chuyên lắp ráp cầu trục < 20 tấn. + Tổ 3: Chuyên lắp ráp băng tải và hàng phi tiêu chuẩn. 2) Quy trình công nghệ 2.1 Đặc điểm công nghệ Nhà máy Cơ khí Hồng Nam là đơn vị kinh tế cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương thức tự hạch toán kinh tế. Do vậy doanh nghiệp phải tính toán sao cho quá trình sản xuất kinh doanh của mình phải đạt hiệu quả mức cao nhất ở tất cả các khâu, lĩnh vực. Do đặc thù của nhà máy là doanh nghiệp cơ khí chuyên sản xuất các thiết bị nâng hạ phục vụ cho các ngành công nghiệp hoá chất và xây dựng nên đặc điểm chủ yếu của công nghệ trong quá trình sản xuất là gia công cơ khí và lắp ráp kết cấu. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất, chế tạo các thiết bị nâng chuyển nên Nhà máy Cơ khí Hồng Nam luôn luôn tập trung đẩy mạnh việc chế tạo các mặt hàng mang tính kỹ thuật cao. Do đó việc đầu tư chiều sâu cho công nghệ đáp ứng đòi hỏi kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm luôn là vấn đề được nhà máy hết sức coi trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của mình. 2.2 Quy trình công nghệ Sơ đồ 3: *Sơ đồ quy trình công nghệ Kho BTP và tiêu chuẩn mua ngoài KhoVật liệu Gia công cơ khí Kết cấu thép Lắp ráp và TN điện Kết cấu lắp ráp I Kết cấu lắp ráp II Kết cấu lắp ráp III Kết cấu lắp ráp IV Lắp ráp tổng thể, chạy thử, nghiệm thu Làm sạch, sơn trang trí, tháo dỡ, đóng gói, bảo quản, bốc xếp lên phương tiện đi lắp Tạo phôi …. * Giải thích sơ đồ - Vật liệu và bán thành phẩm được sơ chế, kiểm tra, phân loại sau đó đưa đến các Phân xưởng để chế tạo thành các bộ phận, chi tiết và được đưa xuống các bộ phận lắp ráp để lắp ráp hoàn chỉnh. - Sản phẩm được lắp ráp xong được đưa vào chạy thử sau đó tiến hành nghiệm thu. Tiếp đến được đưa xuống làm sạch bằng KCS để kiểm tra chất lượng sản phẩm như kỹ thuật hay các tiêu chuẩn mà sản phẩm phải đạt yêu cầu. Số sản phẩm đạt yêu cầu này sẽ được chuyển xuống phân xưởng trang trí để hoàn thiện về mặt mẫu mã và tiến hành tháo dỡ, đóng gói, bảo quản. Sau đó tiến hành bốc xếp lên phương tiện đi lắp cho khách hàng. Đây là một dây chuyền công nghệ khép kín có sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các phân xưởng và các bộ phận phục vụ có tính chất sản xuất với mỗi quan hệ giữa các bộ phận đó với nhau trong quá trình sản xuất. PHẦN II LÝ LUẬN CHUNG VÀ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÀN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP. 1. Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1 Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất chính là đối tượng lịch sử. Trong mọi doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, sợi vải trong doanh nghiệp dệt. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong quá trình tham giá vào sản xuất, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn và bị biến đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính vì vậy giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ ít lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành. Vì vậy chỉ cần một biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, giá thành. Mặt khác, xét về vốn, nguyên vật liệu là phần quan trọng của vốn lưu động, đặt biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, ta cần tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trong đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. 1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Trong khâu thu mua nguyên vật liệu: phải quản lý về khối lượng, quy cáh, chủng loại, giá mua, thuế VAT được khấu trừ và chi phí mua. Đồng thời phải quản lý việc thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu: phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và cả giá trị. - Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, định giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. - Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác địn được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ và kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật tư, hàng hoá nhập, xuất kho, giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung cấp thông kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 2. Phân loại và định giá nguyên vật liệu 2 .1. Phân loại nguyên vật liệu: Mỗi doanh nghiệp, do tích chất đặc thù trong quá trình sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại nguyên vật liệu được chia ra thành: - Nguyên vật liệu chính: trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của của sản phẩm như: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, sợi trong các nhà máy dệt; vải trong may… Trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của doanh nghiệp mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục chế biến thành sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp như lốp xe đạp trong nhà máy sản xuất xe đạp. nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, cúc áo, chỉ khâu, giẻ lau… - Nhiên liệu: cũng là vật liệu phụ nhưng do tính chất lý hoá đặt biệt và có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành một loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu bao gồm: các loại ở thể lỏng, khí, rắn, khí như xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động. - Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa, những máy móc thiết vị sản xuất, phương tiện vận tải… - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp công cụ, khí cụ, vật liệu kết cấu… dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định… Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm… Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh trị giá vốn thực tế. 2.2.1 Giá thực tế nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá vốn thực tế của nguyên vật liệu có sự khác nhau, cụ thể: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. + Nếu nguyên vật liệu mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua + Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế VAT hoặc nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (có cả thuế VAT) + Thuế NK và thuế VAT của hàng nhập + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của vật liệu gia công chế biến + Chi phí chế biến - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu gia công nhập kho trong kỳ = Trị giá vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí giao nhận + Tiền gia công - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh định giá. 2.2.2 Giá thực tế xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. 2.2.2.1 Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân 2.2.2.2 Phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập tiếp sau. Như vậy, theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cả kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.  2.2.2.3 Phương pháp giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất kho, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước lô hàng đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy, theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ. 2.2.2.4 Phương pháp hệ số giá (phương pháp giá hạch toán) Công thức: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá nguyên vật liệu Hệ số giá nguyên vật liệu = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể được tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc toàn bộ vật liệu. Tóm lại, mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có những nội dung ưu điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp. Phương pháp tính đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. Việc hạch toán nguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những phương pháp sau để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 3.1. Phương pháp thẻ song song. * Nội dung của phương pháp. - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hằng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, loại vật liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song bằng sơ đồ sau: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Sơ đồ 4: Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu * Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. * Điều kiện áp dụng: thường áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại, khối lương các nghiệp vụ nhập xuất ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. *Nội dung phương pháp: - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. - Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kê toán tổng hợp . * Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp Sơ đồ 5: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiế 3.3. Phương pháp sổ số dư. * Nội dung phương pháp: - Ở kho thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như ở phương pháp thẻ song song. Cuối tháng, căn cứ vào số tồn kho đã tính được trên thẻ kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng) sau đó chuyển trả cho kế toán. - Ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ nhập xuất tồn và phiếu giao nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê nhập xuất tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hằng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đánh giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Số liệu trên cột số tiền ở sổ số dư sẽ được đối chiếu với số tồn kho trên bảng kê nhập xuất tồn và đối chiếu vơí số liệu của kế toán tổng hợp. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư bằng sơ đồ sau: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế N-X-T kho nguyên vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Sơ đồ 6: Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: giảm nhẹ đáng kể khối lượng công việc ghi chép hằng ngày và công việc được tiến hành đều trong tháng. * Nhược điểm: Do kế toán ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu mà muốn biết phải xem trên thẻ kho. Ngoài ra khi kiểm tra đối chiếu, nếu có sai xót thì việc phát hiện sai xót sẽ khó khăn. * Điều kiện áp dụng: thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ về nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại vật liệu, đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hằng ngày và trình độ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 4. Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. 4.1 Chứng từ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện việc lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 01- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm- hàng hoá (mẫu 08- VT) * Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT) 4.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp. 4.2.1 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. * Các TK sử dụng - TK 152: "nguyên liệu, vật liệu": TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). Kết cấu: Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có ghi: +Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang TK 611._.