Kế toán nguyên vật liệu tại HTX đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc - Bắc Ninh

đề cơ bản các nhà quản lý dựa vào nó để nắm bắt tình hình hoạt động sử dụng kinh doanh của doanh nghiệp mình, từ đó chọn ra hướng đầu tư thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế đồng thời nắm bắt được hiện trạng kinh tế trong thừng thời kỳ kinh doanh tạo ra nhiều sản phẩm với chi phí thấp nhất nhằm kiếm được lợi nhuận cao nhất. Sản xuất ra của cải vật chất phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong xã hội là yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nhưng sản xuất như thế nào? Chi phí sản xuất ra làm sao? Lưu chuyển vốn như thế nào? Với thị trường này thì sản xuất mặt hàng gì? Thì đó là điều mà các nhà quản lý thường đặt ra. Nhưng trong mỗi doanh nghiệp muốn sản xuất ra sản phẩm thì những yếu tố cơ bản đó là nguyên vật liệu, đối tượng lao động, nhân lực và tư liệu lao động. Có thể nói nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm do vậy việc quản lý chặt chẽ nó thì giá thành sản phẩm mới có thể hạ. Để quản lý tốt nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp từ việc cung cấp dự trữ cho đến đưa vào sử dụng phải được thường xuyên và liên lạc thì điều đầu tiên là việc tổ chức kho bãi bảo quản, tìm các nguồn nhập, dự trữ, cung cấp cho các chu kỳ sản xuất là điều không thể thiếu nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, sản xuất không bị ngưng trệ, gián đoạn trong các kỳ sản xuất. Sản xuất trong các doanh nghiệp thì nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nguyên vật liệu được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động. Quản lý vật liệu trong công tác kế hoạch doanh nghiệp là yếu tố cơ bản do vậy để quản lý tốt thì cần tổ chức công tác kế toán bao gồm bộ máy kế toán, phương pháp kế toán và vận dụng các tài khoản, tổ chức hạch toán, hệ thống sổ kế toán theo nội dung từng phần điều hành kế toán theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp sản xuất mà Bộ Tài chính quy định. Tổ chức hạch toán là theo dõi từ khâu mua, dự trữ, đưa vào sử dụng từ tập hợp các chứng từ sử dụng, tập hợp các đối tượng sử dụng, tập hợp chi phí vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu thì mới có khả năng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, nhầm lẫn từ đó sản xuất mới có hiệu quả tạo điều kiện cho việc tính giá thành được chính xác. Từ nhận thức trên qua quá trình tìm hiểu và thực tập tại HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc có sự hướng dẫn của thầy giáo và sự giúp đỡ của lãnh đạo HTX, Phòng Tài vụ, bản thân tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “kế toán nguyên vật liệu tại HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc – Bắc ninh” Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Chương II: Tình hình thực tế về hạch toán nguyên vật liệu của HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc. Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc. Chương I cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất i. Nhiệm vụ hạch toán, phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu a. Khái niệm - Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn vộ giá trị vật liệu xuất dùng được chuyển kết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. b. Vai trò của nguyên vật liệu : Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động và chím tỷ trọng khá lớn. Mặt khác nó còn là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất chịu ảnh hưởng rất lớn của việc cung cấp vật liệu. Không có nuyên vật liệu thì không có một quá trình sản xuất nào thực hiện được nhưng khi đã cung cấp đầy đủ vật liệu rồi thì chất lượng vật liệu, phương pháp sử dụng vật liệu sẽ quyết định đến một phần chất lượng sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trong lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản xuất. Vì vậy hạ thấp chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu và đó là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. Mặt khác nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp đó để tăng tốc độ luân chuyển tài sản lưu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Vậy nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc quản lýnguyên vật liệu phải bao gổm các mặt: Số lượng cung cấp, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một cách có hiệu quả nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Mặt khác công việc này còn nhằm kiểm tra được các định mức dự trữ. tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất ngăn chặn những hư hao mất mát, lãng phí và cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán khác nhằm hoàn thành tốt công tác kế toán quản trị. c. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu: Từ khâu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng. - ở khâu thu mua: Cần quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả để vật liệu khi thu mua phải đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, chủng loại, giá hạ để có thể hạ thấp chi phí vật liệu một các tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi. thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệuở khâu sử dụng: Nguyên vật liệu cần phải tiết kiệm hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngnguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - ở khâu dự trữ: Cần xác định một lượng dự trữ tối đa, tối thiểu đối với từng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng như mua không kịp thời hoặc dự trữ quá nhiều gây tình trạng ứ đọng vống, qiảm vòng quay của vốn. * Tóm lại: Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp . Để đáp ứng được yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu , trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Tổ chức đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Sử dụng chứng từ, tại khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm củanguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán (người cung cấp) và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Phân loạinguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất cần sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, có chức năng, tính chất lý hoá khác nhau. Do vậy để quản lý tốt được nguyên vật liệu đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán chi tiết tới từngnguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị thì cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. a. Phân loại vật liệu: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như: Sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản... trong các loại giấy bỏ, hộp xốp và than đốt... Và cả nửa thanh phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, sản phẩm hàng hoá. Ví dụ: nhựa mua ngoài trong các doanh nghiệp nhựa. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực tế vật chất sản phẩm. Nó giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường, làm tăng thêm chất lượng của nguyên liệu chính sử dụng trong thực tế sản xuất cũng như sản phẩm sản xuất ra hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý. Ví dụ: Dầu mỡ bôi trơn máy móc... - Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dung cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các loại thể lỏng, khí để phục vụ cho sản xuất... - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Tuỳ theo yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng thứ vật liệu trên lại chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân chia này trong các doanh nghiệp sản xuất được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập số danh điểm vật liệu. Tên gọi, hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Số này xác định đơn vị tính và giá hạch toán vật liệu để chỉ từng thứ vật liệu. Những số liệu được gọi là số danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. 3. Tính giá nguyên vật liệu a. Các nguyên tắc kế toán chi phối việc tính giá nguyên vật liệu + Nguyên tắc giá phí - Theo nguyên tắc này thì mọinguyên vật liệu phải được tính giá theo giá gốc. Tức là toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến gồm 2 bộ phận: Giá bản thânnguyên vật liệu và chi phí mua sắm, chi phí gia công hoặc chi phí chế biến vận chuyển. + Nguyên tắc nhất quán Nguyên tắc này đòi hỏi một xí nghiệp phải sử dụng phương pháp kế toán thống nhất kỳ này sang kỳ khác, có như vậy báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp mới có thể so sánh được. Đối vớinguyên vật liệu, nguyên tắc nhất quán đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng một phương pháp tính giánguyên vật liệu từ kỳ này sang kỳ khác, như vậy người đọc báo cáo tài chính của đơn vị mới có những so sánh có ý nghĩa dựa trên số liệu từ năm này sang năm khác. + Nguyên tắc thận trọng: Theo nguyên tắc này doanh thu chỉ được ghi nhận khi có chứng cớ chắc chắn, nghĩa là các nghiệp vụ làm tăng thu nhập và làm vốn chỉ được ghi khi có chứng cớ chắc chắn (có chứng từ). Chi phí và các khoàn làm giảm vốn phải ghi chép ngay dù chưa có chứng từ chắc chắn. Do đó trên bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị có thể thực hiện thuần tuý (theo giá gốc hoặc giá thấp hơn giá gốc). Nếu giá có thể thực hiện được của vật liệu giảm sút hoặc hư hỏng kém phẩm chất, đơn vị được lập dự phòng giảm giá hàng tổng kho phải tuân thủ theo nguyên tắc. - Giá trị hàng tồn kho trên bản cân đối kế toán phản ánh theo giá trị có thể thực hiện thuần tuý. - Giá trị tài sản lưu động không vượt quá giá trị dự tính thực hiện vật liệu có giá bản do bị giảm sút, lỗi thời, hư hỏng được lập dự phòng giảm giá bán hàng tồn kho. - Cuối niên độ kế toán nếu giá gốc vật liệu có thể không thực hiện được do giá bán của vật liệu bị giảm sút, hàng hơi bị hỏng lỗi, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của niên dộ trước (do vật liệu không bị giảm giá) và lập dự phòng mới. b. Tính giá nguyên vật liệu Khi tính giá nguyên vật liệu dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củanguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất trong công tác hạch toán nguyên vật liệu. - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá thực tế nguyên vật liệu được xác định khác nhau. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: là giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với các chi phí thực tế mua (bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường chi phí nhân viên...). + Đối vớinguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các khoản chi phí gia công chế biến. + Đối với nguyên vật liệu tuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá xuất thuê chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với tiền phải trả cho dơn vị nhận gia công chế biến. + Trường hợp khác: Doanh nghiệp khoặc đơn vị khác góp vốn bằng nguyên vật liệu thì giá thực tếnguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh quy định. Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính (giá thự tế co thể sử dụng được hoặc có thể bán được). - Giá thực tế xuất kho: Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu, xong việc tính giá thực tế củanguyên vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: + Tính theo đơn giá bình quân đầu kỳ Theo phương pháp này, giá thực tếnguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượngnguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho đầy kỳ Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ  + Tính theo đơn gia bình quân cả kỳ dự trữ (giá bình quân gia quyền) Về cơ bản cách tính của phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá nguyên vật liệu được tính bình quân cho tất cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá xuất kho xuất kho bình quân Điều kiện để áp dụng phương pháp nay là HTX phải hạch toán được chặt chẽ về mặt lượng của từng thứ vật liệu nhập, tồn kho. Sử dụng phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác nhưng việc tính toán rất phức tạp đòi hỏi trình độ cao và cuối kỳ mới tính được. + Tính theo giá thực tế đích danh Phương pháp này được áp dụng đối với nguyên vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cư vào đơn giá thực tế theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. + Tính theo giá nhập trước ngày xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng xuất kho lần trước số còn lại (tổng số xuất kho lần nhập trước) được tính tho đơn giá lần sau. Như vậy giá thực tế củanguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập kho sau cùng. + Tính theo giá nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập. Nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập cuối sau đó mới lần lượt đến các lần trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu tính theo đơn giá cuả các lần nhập đầu kỳ. + Phương pháp hệ số giá Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế giá vật liệu dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL = Giá hạch toán NVL x Hệ số giá xuất kho xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng loại, thứ, nhóm hoặc cả các loại vật liệu. Các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nêu trên đều có những ưu nhược điểm khác nhau phù hợp với điều kiện quản lý của doanh nghiệp nhưng đều phải đảm bảo tính nhất quán. II. kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ sử dụng Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp kế toán chi tiếtnguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ . Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo Quyết định: QĐ 1411/TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 VT) - Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH) - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu số 03 BH). Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04 VT). Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05 VT). Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 VT)... và các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 2. Sổ kế toán nguyên vật liệu Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp và sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho, - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu, - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06VT) để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn kho của từng thưnguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã sốnguyên vật liệu sau đó giao cho nhà kho để ghi chép tình hình nhập xuất kho hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng hạch toán ở kho không phân biệt hạch toánnguyên vật liệu theo phương pháp nào. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyên sổ số dư được sử dụng hạch toán từng lần nhập – xuất – tồn khonguyên vật liệu về mặt giá cả hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào hạch toán chi tiết áp dụng trong các doanh nghiệp. Ngoài ra các loại sổ ghi trên còn có thể sử dụng bảng kê nhập – xuất các bảng luỹ kế tổng hợp nhập – xuất – tồn khonguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng kịp thời. 3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Việc ghi chép của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: a. Phương pháp thẻ song song Nội dung: + ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các kho cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho, định kỳ thủ kho gửi lên (hoặc kế toán xuống kho lấy) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ, loại, nhóm nguyên vật liệu cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình xuất – nhập – tồn kho theo hiện vật và giá trị. Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu là các chứng từ do thủ trưởng thủ kho gửi lên sau đó kế toán cũng được kiểm tra tính đầy đủ của , hoàn thành sổ chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho như thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu theo từng nhóm, thứ nguyên vật liệu. Có thể khái quát chung nội dung trình tự hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại sơ đồ sau: Sơ đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiếtnguyên vật liệu Bảng tổng hợp xuất–nhập–tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít không thường xuyên và trình độ kế toán nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + ở kho: Theo phương pháp này thì việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp số thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của thứ nguyên vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng để có cơ sở ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhâp – xuất do thủ kho cuối tháng gửi lên, sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Ưu điểm: khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, để đối chiếu, kiểm tra, tránh trùng lặp. Nhược điểm: công việc dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến lập báo cáo. Phương pháp này được áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng xuất nhập khẩu không nhiều, không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán nhập xuất hàng ngày. Nội doanh nghiệp và trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Số(thẻ) kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập chứng từ Xuất chứng từ nhập Bảng kê xuất theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng c. Phương pháp sổ số dư: + ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình xuất – tồn kho, nhưng đến cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang số dư vào cột số lượng. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập – xuất NVL hàng ngày ngày hoặc định kỳ, từ các bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập , bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng loại NVL theo các chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng ghi sổ số dư thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên qua số kế toán không thể biết được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NVL mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra nếu như khi đối chiếu sổ số dư không khớp thì việc kiểm tra, tìm kiếm sai sót rất khó khăn. *. Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ nhập xuất) NVL nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại VL đã xây dựng hệ thống danh điểm VL, xuất, nhập, tồn kho. Yêu cầu trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán NVL vững vàng. Sơ đồ kế toán theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho VL Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Sổ số dư Năm . . . . . . . . . . . Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn giá Dư đầu năm Dư cuối tháng 1 Dư cuối tháng 2 ... Dư cuối năm SL T SL T SL T SL T III. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp do đó việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hay xuất dừng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm hàng hoá... trên các sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Như vậy việc nhập xuất hàng tồn kho được căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho đã được tập hợp, phân loại cho các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản kế toán. a. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 152: (nguyên vật liệu). Tài khoản này dùng để phản ánh ghi chép số liệu hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu tài khoản 152: TK 152 Bên nợ: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho trong kỳ Giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ theo giá thực tế Giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên có: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Các nghiệp vụ làm giảm giá trị nguyên vật liệu Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu thực tế tồn đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Để tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo từn nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ta có thể mở sổ danh điểm NVL. Loại NVL chính ký hiệu 1521. Sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu loại nguyên liệu, vật liệu – ký hiệu 1521. Ký hiệu Tên nhãn hiệu, qui cách nguyên liệu, vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 1 2 3 4 5 6 1521-01 1521-01-01 gỗ trắc tròn 5.200.000 1521-01-02 ........ 1521-02 1521-01-99 1521-02-01 1521-02-02 ......... 1521-02-99 ........ 1521-99 1521-99-01 ........ 1521-99-99 + Tài khoản 331: “phải trả cho người bán” Tài khoản này dùng để phản ánh quân hệ mua bán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu và các khoản vật tư hàng hoá lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK 331 Bên nợ: Số tiền đã thanh toán cho người bán, người nhận thầu. Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng. Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiếm nhận và trả lại người bán. Chiết khẩu hàng mua được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận thầu nhưng chưađược hàng hoá lao vụ Bên có: Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn, khi có hoá đơn hoặc thông boá giá chính thức Dư nợ: (Nếu có) Số tiền đã ứng trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu. Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán. Tài khoản 331: Được mở chi tiết theo dõi từng đối tượng cụ thể từng nhóm người bán, người nhận thầu + Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh các loại giá trị vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhận được hàng về nhập kho Kết cấu TK151:  TK 151 Bên nợ: Trị giá hàng đang đi đường. Kết chuyển giá hàng đang đi đường cuối kỳ (Phương pháp kiểm kê định kỳ). Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho cho Bên có: Các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (Phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho Ngoài ra các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK111, 112, 141, 128, 222, 241, 411, 641, 642, 621, 627... 2. Phương pháp kế toán tăng nguyên vật liệu a. Tăng do mua ngoài + Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về Nợ TK 133 Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Có Tk 111, 112, 141 Có TK 331, 311, 431... + Trường hợp hàng chưa có hoá đơn, nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn. Kế toán ghi giá trị nguyên vật liệu theo giá tạm tính. Nợ TK 133 Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Giá tạm Có TK 331 tính Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chính giá tạm tính theo thực tế (ghi giá trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa số trên hoá đơn với giá tạm tính. - Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính: Nợ TK 133 Nợ TK 151 Ghi Có TK 331 đen - Nếu hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính: Nợ TK 133 Nợ TK 151 Ghi Có TK 331 đỏ Hoặc có thể ghi như sau : Nợ TK 133 Nợ TK 152 Ghi đỏ theo giá Có TK 331 tạm tính Sau đó ghi: Nợ TK 133 Nợ TK 152 Theo giá Có TK 331 hoá đơn + Trương hợp hàng đang đi đường: - Nếu trong tháng nhận được hoá đơn nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho: Nợ TK 133 Nợ TK 151 Có TK 331, 111, 112, 141 Khi hàng về nhập kho hoặc chuyển thẳng vào cho bộ phận sản xuất, khách hàng kết toán ghi: Nợ TK 151, 157 Nợ TK 621, 627, 641, 642, 632 Có TK 151 - Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu , (vận chuyển, bốc dỡ...) Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Có TK 111, 112, 331 - Khi thanh toán số chiết khấu hàng mua ._.