Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây Dựng và phát triển Nông thôn

dựng như gạch, cát, xi măng, sắt thép,...và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính giá thành công trình được coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của công ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác được giá vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lược điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả. Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm công ty đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp phần quyết định đến sự phát triển của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần hành kế toán này. Bài viết này gồm có 3 phần như sau: Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn. Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn. Phần III: Tổ chức kế toán vật tư tại công ty. Phần 1: Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn 1.1 Quá trình hình thành và phát triển. Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, được thành lập theo quyết định số 188-NN-TCCB/QĐ ngày 24/3/1993 của Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm ( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tiền thân của công ty là xí nghiệp khảo sát thiết kế ( theo quy chế thành lập và giải thể DNNN ban hành kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ Trưởng) khi đó vốn pháp định của công ty chỉ có 1.320.300.000( một tỷ ba trăm hai mươi triệu ba trăm ngàn đồng chẵn). Công ty có trụ sở chính tại 61B đường Trường Chinh- Đống Đa –Hà nội. Điện thoại: 8696428-8694490. Fax: 4.84.8.695945. Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đường Hồng Bàng phường Lê Mao- thành phố Vinh . Điện thoại: 038.849437. Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện lực (đường dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, lập các dự án đầu tư cho các nông trường, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã được: Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-BXD-QLXD ngày 19/7/1993. Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/CGP ngày 2/05/1996. Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số 40/GP-NN ngày 21/06/1996. Từ những thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh công ty đã đượcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây kết quả mà công ty đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN. Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036 Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592 Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444 Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389 Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là: 3.480.897.460. Trong đó: -Vốn cố định: 1.966.698.251. + Vốn NS cấp: 631.224.547. + Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704. - Vốn lưu động: 1.255.917.033. + Vốn NS cấp: 1.057.183.509. + Vốn tự bổ sung: 198.733.524. - Các loại vốn khác: 284.628.755. 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừa nhưng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn quốc nên công ty tổ chức lực lượng thành 25 đội xây dựng. Sau khi trúng thầu công ty sẽ giao cho một trong số 25 đội xây dựng để thi công các đội tự lo nguyên vật liệu, tiến hành thi công và quản lý thi công. Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđược tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Đội XD số 25 KT đội XD 25 Đội XD số 1 KT đội XD 1 Phòng KHKT Phòng TCHC Phòng tài vụ Đội xây dựng Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là người đại diện cho Nhà nước vừa là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Thay mặt cho công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc ) chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên công ty,... Đồng thời Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty. Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tập hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh tế của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp đầy đủ các chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nước đôí với hoạt động kế toán của công ty. Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ phân phát những tài liệu cho các phòng ban khác. Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi được Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi là trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng được lập ra nhằm thực hiện chức năng tư vấn về đầu tư xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp đỡ công ty có phương án đầu tư xây dựng. Phần thứ 2: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn 2.1. Bộ máy kế toán tại công ty: Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng như trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, được phân công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ phận kế toán tại công ty bao gồm 5 người được phân chia như sau: + Một kế toán trưởng. + Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp. + Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ. + Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm. + Một thủ quỹ. Và 25 kế toán tại các đội xây dựng. Kế toán tại các đội xây dựng được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên) Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nước quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao. Kế toán trưởng KT NH và TSCĐ KT VL và TH Thủ quỹ KTTTTM,TL,BH KT đội XD số 25 KT đội XD số 1 Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lương đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác... thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó được kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK sau: TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung. TK 152 – Nguyên vật liệu. TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. TK 511 – Doanh thu bán hàng. TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN. Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng và khấu hao TSCĐ. Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau: TK 112 – TGNH. TK 211 – TSCĐ. TK 214 - Khấu hao TSCĐ. TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng. TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển. TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. ..................... Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội (KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập – xuất quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành. Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương, BHXH theo dõi các TK sau: TK 334 – Phải trả CNV. TK 111 – Tiền mặt. TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ. Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty. 2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng: Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ được phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362,... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ ... Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm: +Báo cáo kết quả kinh doanh. +Bảng cân đối kế toán. + Bảng giải trình thuyết minh. +Bảng lưu chuyển tiền tệ. Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362. + Sổ chi tiết TK 152. + Sổ chi tiết TK 331, 1331,... Sổ tổng hợp được ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm: + Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc. +Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. + Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình được thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán như sau: Sơ đồ hạch toán kế toán Chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết Sổ quỹ Bảng kê các CT gốc CT - GS Sổ ĐK CT - GS Sổ cái Bảng CĐSPS Báo cáo Bảng tổng hợp CT Ghi hàng ngày. Ghi cuối quý. Đối chiếu cuối quý. Công ty sử dụng hình thức kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh. Từ năm 1999 trở về trước công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nhưng tất cả thuế GTGT đầu vào đều được hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhưng từ năm 2000 cho đến nay do nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi vì trong doanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng cũng có thể sử dụng cho mục đích khác như ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây nhà phục vụ cho nhu cầu phúc lợi ,... Nên việc sử dụng TK3331 là chưa hợp lý. Vì vậy bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử dụng TK1331 để hạch toán thuế GTGT đầu vào của nguyên vật liệu, hàng hoá và vẫn dùng phương pháp khấu trừ thuế. Phần 3: tổ chức kế toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn 3.1.Đặc điểm vật tư cuả công ty. Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để thực hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng. Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt, thép,... có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp như tre, nứa, gỗ làm xà gồ, cốt pha,... có những sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá,sỏi,... những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từng công trình. Cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, sắt, thép,... có loại chỉ cần một khối lượng nhỏ như vôi, ve,đinh,... Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về số lượng cũng như giá mua của vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn đòi hỏi phải được hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránh nhầm lẫn và được coi là một phần hành đặc biệt quan trọng. Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng rất khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh chóng và thuận tiện như sắt, thép, xi măng,... có loại phải đặt làm theo thiết kế như cửa gỗ, cửa sắt, lan can,... có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp như vôi, cát, sỏi,... Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi măng, sắt, thép,... nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như gạch, cát, đá,...gây khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hưởng tới quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm chất lượng công trình. ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT mua. Nhưng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thực hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử người đi mua vật tư, các đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng khá phong phú về chủng loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật tư trong kho mà tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và chuyển tới tận chân công trình. Như vậy sẽ giảm được những chi phí về bảo quản cũng như hao hụt trong quá trình dự trữ. 3.2. Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý: Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau với số lượng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng như sử dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Những vật liệu có tính năng công dụng như nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho từng nhóm đó ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhóm vật liệu cụ thể theo từng loại thứ tự như sau: sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên, quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152.01 Xi măng 152.01.01 Xi măng Hoàng Thạch kg 152.01.02 Xi măng Bỉm Sơn kg 152.01.03 Xi măng trắng liên doanh kg 152.02 Cát 152.02.01 Cát đen m 152.02.02 Cát vàng m 152.03 Thép 152.03.01 Thép 6 kg 152.03.01.01 Thép 6 liên doanh kg 152.03.01.02 Thép 6 Thái Nguyên kg ........ ........ ......... ....... ..... Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào một nhóm mà chưa có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu... Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của vật liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát,..) làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã cố gắng làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những loại vật liệu dễ bảo quản như sắt, thép,... được sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn dễ lấy những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát hao hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm được chi phí bốc xếp, vận chuyển,bảo quản ở kho của đội và công ty. Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trường hợp xử lý. Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định mức do thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thường còn nếu chưa rõ nguyên nhân thì phải chờ xử lý. 3.3 Đánh giá vật liệu. Trên thực việc đánh giá vật liệu xuất nhập tồn tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn được phản ánh theo giá thực tế. 3.3.1 Với vật liệu nhập mua. Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán( Nếu đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ ) hoặc nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán cộng với giá phí vận chuyển ghi trên hoá đơn vận chuyển( giá ghi trên hoá đơn người bán và giá phí vận chuyển ở đây đều đã được tách thuế VAT). 3.3.2 Với vật liệu xuất kho. Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩa là công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo yêu cầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình thi công nhưng kế toán đội vẫn lập phiếu nhập phiếu xuất kho như bình thường, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi bảo quản vật liệu tại chân công trình, theo dõi số lượng nhập xuất trên thẻ kho và ký vào phiếu nhập phiếu xuất như bình thường. Chính vì vậy nên giá xuất kho của vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh. Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng đó ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật liệu xuất kho đó( Phiếu nhập và phiếu xuất được viết cùng một lúc). 3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật tư. 3.4.1 Tổ chức nhập vật tư. Từ năm 1999 trở về trước vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua. Nếu vật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho được viết thành 3 liên: +Một liên giao cho thủ kho. +Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán. +Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh. Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho được viết thành một liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lưu đến cuối tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ. Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây dựng tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công không nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật tư chỉ diễn ra trên danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá đơn cho người bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quản vật tư ngay tại chân công trình. Hoá đơn( GTGT) MS01 GTKT- 3LL Liên 2( giao khách hàng) GP/00B Ngày 15 tháng 11 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACO Địa chỉ: Thị xã Ninh Bình Điện thoại: Số TK: Mã 01 00386036 Họ tên người mua hàng: Đặng Sơn Hà. Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công trường trường công nhân cơ giới I – Ninh Bình. Địa chỉ: Tam Điệp – thị xã Ninh Bình. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Số TK: Mã 01 00103785 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kính 5 ly xây dựng m2 439,17 62.100 27.272.457 27.272.457 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.727.245 Tổng cộng: 29.999.702 Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mươi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm linh hai chẵn. Ngày 15 tháng 11 năm 2000 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị. Phiếu nhập kho số69 MS01-VT. Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT. 1/11/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Đặng Sơn Hà. Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH Kỳ Anh KALACO. Nhập tại kho: Công trường. STT Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Kính 5 ly xây dựng M2 439,17 439,17 62.100 27.272.457 Cộng 27.272.457 Cộng thành tiền: Hai mươi bảy triệu hai trăm bảy hai nghìn bốn trăm năm mươi bảy đồng chẵn. Ngày 15 tháng 11 năm 2000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho KT chi tiết Thủ trưởng đơn vị 3.4.2 Tổ chức xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho do kế toán đội lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho được viết cùng một lúc với phiếu nhập kho nên thủ kho sẽ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một thời điểm. Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ gửi lên phòng tài vụ của công ty ở đó kế toán vật liệu xem xét tính hợp lý của chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật tư. Phiếu xuất kho theo mẫu như sau: Phiếu xuất kho số 69 MS02/VT Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC . Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tiến. Địa chỉ: Đội xây dựng số 18 – Công trường trường công nhân cơ giới I Ninh Bình. Lý do xuất kho: Xuất kho cho thi công công trình trường công nhân cơ giới I. Xuất tại kho: Kho công trường trường công nhân cơ giới I STT Tên, nhãn hiệu, quy cách(sp, hh) MS ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Kính 5 ly xây dựng M2 439,17 439,17 62.100 27.272.457 Cộng 27.272.457 Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Hai bảy triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn bốn trăm năm mươi bảy đồng chẵn. Ngày 15 tháng 11 năm 2000 Người mua hàng Thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị 3.5. Kế toán chi tiết vật liệu Công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu: Sổ tổng hợp X,N,T Sổ chi tiết NVL Phiếu nhập kho Phiếu xuất Thẻ kho Kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: + Phiếu nhâp kho( mẫu 01 VT). + Phiếu xuất kho( mẫu 02 VT). Mặc dù trên thực tế vật liệu không được nhập kho nhưng thủ kho của đội xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho. Mẫu thẻ kho được quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ xuất nhập vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc xuất nhập tồn vật liệu về mặt số lượng. Do vật liệu chỉ được mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất bấy nhiêu nên không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho được mở riêng cho từng loại vật liệu, định kỳ đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho Tên nhãn hiệu quy cách: Kính 5 ly xây dựng. Đơn vị tính: m3 MS: Kho : Công trường CNCG I – Ninh Bình - Đội xây dựng số18 Quý IV- 2000 STT Chứng từ Trích yếu Ngày X-N Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho 01/10 - 1 69-N 15/11 Mua kính 5 ly xây dựng 15/11 439,17 2 69-X 15/11 Xuất kho cho thi công 15/11 439,17 ..... ...... ...... ....... ........ ........ ...... ....... Tổng cộng 829,37 829,37 Tồn kho 31/12 - Phòng kế toán: Thông thường kế toán vật liệu nhận được các chứng từ do kế toán đội gửi lên. sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Kế toán chi tiết vật tư định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho do thủ kho đội lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu Tên vật liệu: Kính 5 ly xây dựng Quý IV - 2000 Công ty Diễn giải TK đ/ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Sl T. tiền Sl T. tiền Sl Tt Tồn kho 01/10/2000 - 69 15/11 Mua kính 5 ly xây dựng 1362 62.100 439,17 27.272.457 69 15/11 Xuất kho thi công 621 62.100 439,17 27.272.457 ..... ....... ........ ..... ...... ...... ...... ..... ........ ... .... Cộng 829,37 51.503.877 829,37 51.503.877 Tồn kho 31/12 - Ngày 31 tháng 12 năm 2000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu trên cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng. 3.6. Kế toán tổng hợp vật liệu. Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Các nghiệp nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh hàng ngày lên các bảng kê, sổ chi tiết,... Khi đội mua vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá ghi trên hoá đơn không thuế + các chi phí có liên quan Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 1362: Công ty tạm ứng cho đội xây dựng để mua vật liệu. Khi xuất kho vật liệu cho thi công: Nợ TK 621: Chi phí NVLTT. Có TK 152: Vật liệu xuất kho cho thi công. Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đưa về chi phí quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thường. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức cho phép. Nợ TK 111: Thủ kho phải bồi thường. Có TK 152: Số vật liệu thiếu hụt. Nếu phát hiện vật liệu thừa kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 152 Có TK 642 Nếu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 152 Nếu xuất vật liệu ủng hộ, tặng biếu kế toán ghi: Nợ TK 4312 Có TK 152 Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán đội gửi lên kế toán vl tiến hành lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ được lập riêng cho từng công trình là bảng tập hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở để lập các chứng từ –ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho đôi xây dựng tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê TK1362 bên Có để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê đều do kế toán đội lậpvà gửi lên nhưng cũng có công trình bảng kê chứng từ do kế toán vật liệu lập. Thông thường kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi chi phí riêng cho từng công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan đến công trình như phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng,... được tập hợp trong suốt quá trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ lập cho công trình đó cũng được lưu trong cặp hồ sơ đó. Cặp hồ sơ cho từng công trình sau khi hoàn thành sẽ được bảo quản và lưu trữ tại phòng tài vụ cuả công ty. Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 1362 ( Trích ) Quý IV- Công trình trường công nhân cơ giới I Ninh Bình SHCT Nội dung Tổng số tiền TK ghi bên Nợ SCT NTCT TK152 TK1331 TK627 102 04/10 Mua khuôn cửa cho công trình 1.280.000 1.241.600 38.400 1._.