Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng và công nghiệp Hà Thái

ản của kinh doanh là lấy thu bù chi và đảm bảo kinh doanh có lãi. Một trong những yếu tố nhằm đạt được lãi suất cao là tính đúng, tính đủ, tránh mất mát nguyên vật liệu (NVL) khi thu mua, bảo quản và sử dụng từ đó làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Xuất phát từ vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất em đã lựa chọn chuyên đề "kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ" làm chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về hạch toán kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ. Phần II: Tình hình thực tế và thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH xây dựng và công nghiệp Hà Thái Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng và công nghiệp Hà Thái. Do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều bản chuyên đề này chắc còn nhiều thiếu sót. Em mong sự góp ý của thầy (cô) giáo và các anh chị phòng kế toán để bản chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Lý luận chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất I. Nội dung, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 1. Khái niệm - NVL: là hoạt động thể hiện dưới hình thái vật hoá là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. - CCDC: là những tài sản của doanh nghiệp không đủ tính chất về mặt giá trị và thời gian sử dụng TSCĐ do Nhà nước quy định. 2. Đặc điểm * Đặc điểm của NVL NVL: là đối tượng lao động được sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khi tham gia vào quá trình sản xuất nó chuyển hoá toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm hoặc tiêu hao toàn bộ để tạo ra sản phẩm. NVL có một số đặc điểm sau: - NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật hoá. - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh mới, dưới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất sản phẩm. * Đặc điểm của CCDC: - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và nó cũng hao mòn dần trong quá trình sử dụng và hình thái vật chất bên ngoài không thay đổi. 3. Nhiệm vụ: Mặc dù NVL có những đặc điểm khác nhau, xong đều là TSLĐ của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu thành lên giá trị sản phẩm. Do vị trí quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp phải tiến hành tốt việc quản lý và hạch toán thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Từ đó đặt ra NVL có nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất - tồn kho, mức tiêu hao sử dụng trong sản xuất. - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL-CCDC, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục Nhập - Xuất thực hiện đầy đủ đúng chế độ hạch toán ban đầu về NVL- CCDC. Mở các loại sổ sách, thẻ chi tiết NVL- CCDC đúng chế độ, đúng phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua tình hình dự trữ vật liệu bị tiêu hao phát hiện và xử lý kịp thời NVL-CCDC thừa thiếu ứ đọng kém phẩm chất, ngăn chặn sự lãng phí phi pháp. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại NVL-CCDC theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán về NVL-CCDC phục vụ công tác lãnh đạo quản lý điều hành phân tích kinh tế. 4. Yêu cầu quản lý NVL-CCDC - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin tổng hợp và chi tiết của từng loại NVL kể cả hiện vật và giá trị. - Phải quản lý NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị... - Doanh nghiệp phải quản lý định mức dự trữ NVL tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh. - Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về sổ danh điểm, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ vào các sổ hạch toán tổng hợp và chi phí NVL theo đúng chế độ quy định. - NVL phải thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu NVL xây dựng trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng NVL trong toàn doanh nghiệp. - Như vậy, quản lý tốt NVL sẽ tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời và ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát... Trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. II. Phân loại và tính giá thành NVL 1. Phân loại NVL Mỗi doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch toán NVL được nếu không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh nghiệp, NVL bao gồm nhiều chủng loại có vai trò, công dụng, tính chất cơ lý hoá khác nhau, biến động thường xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Do đó, NVL được phân loại như sau: - NVL chính là: những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến thành thực thể vật chất chủ sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). - NVL phụ là: những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình thái hoặc dùng bảo quản phục vụ cho quá trình hoạt động của các tư liệu lao động của công nhân viên. - Nhiên liệu: là những thứ cung cấp nhiên liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh vật dụng. - Phụ tùng thay thế: là chi tiết dùng để sửa chữa, thay thế máy móc thiết bị... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những chi tiết, những loại vật liệu thiết bị mà doanh nghiệp mua về nhằm đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Các vật liệu khác: là những vật liệu không thuộc các loại trên. - Luân chuyển - Đồ dùng cho thuê * Cách phân loại trên còn có các cách sau: + Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài - Vật liệu tự sản xuất - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng... + Theo quan hệ sở hữu - Vật liệu tự có - Vật liệu gia công chế biến. 2. Tính giá NVL Tính giá NVL là xây dựng giá trị ghi sổ của NVL theo quy định chung của chuẩn mực kế toán, kế toán nhập - xuất - tồn khoa NVL, phải phản ánh theo giá trị thực tế, đây chính là chi phí thực tế, đây chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được NVL. Giá trị của NVL được phản ánh trên sổ sách thanh toán và báo cáo kế toán khác phải nhất thiết theo giá thực tế. 2.1. Đối với NVL - CCDC nhập kho Xác định giá thực tế NVL - CCDC nhập kho phụ thuộc vào tình hình nguồn nhập. 2.1.1. Đối với VL-CCDC mua ngoài - Mua trong nước: = + - Chú ý: Đối với NVL - CCDC mua ngoài thì tính chất thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì giá mua thực tế của NVL-CCDC bao gồm cả thuế. - Mua ngoài nước: = + - + Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê bến bãi, lệ phí cầu đường thuê kho. 2.1.2. Đối với NVL- CCDC thuê ngoài gia công chế biến = + 2.1.3. Đối với VL-CCDC tự sản xuất = + 2.1.4. Đối với VL- CCDC góp vốn liên doanh = + 2.1.5. Đối với NVL - CCDC được biếu tặng = 2.1.6. Đối với NVL thu hồi trong quá trình sản xuất = 2.2. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho 2.2.1. Phương pháp đơn vị bình quân - Đơn giá bình quân đầu kỳ (đơn giá bình quân cuối kỳ trước) = - Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = - Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (đơn giá bình quân gia quyền) = = x 2.2.2. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Lấy đơn giá tồn đầu để giá xuất mua lần đầu trên để tính vật liệu nhập trước xuất trước. 2.2.3. Phương pháp nhập sau xuất trước Lấy đơn giá mua lần đầu cùng để tính giá NVL xuất kho. Lần đầu tiên nghĩa là: vật liệu nhập vào sau thì xuất trước. 2.2.4. Phương pháp thực tế đích danh Là giá của từng lô, từng thứ vật liệu nhập kho là bao nhiêu thì ta lấy giá đó làm giá xuất kho của từng lô, từng loại vật liệu. 2.2.5. Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này toàn bộ vật liệu cuối kỳ biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán cuối kỳ kế toán sẽ điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: = * Trong đó: = III. Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Chứng từ kế toán ban đầu Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán NVL trong các doanh nghiệp thường bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo hạn mức… tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán NVL phải phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác theo đúng chế độ ban đầu về vật tư. Mỗi chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế về nội dung, quy mô hoạt động của nghiệp vụ, thời hạn, địa điểm xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan. 1.1. Tổ chức kế toán nhập kho nguyên vật liệu và hạch toán ban đầu: - Phiếu nhập kho: dùng để xác định số lượng, giá trị vật liệu nhập kho làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập trên mẫu 01 VT Bộ Tài chính ban hành. Phiếu nhập kho do phòng kế toán ghi hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên. Sau đó, người lập ký phiếu, trước khi thực hiện bước này người lập phiếu căn cứ chứng từ bên cạnh (hoá đơn bán hàng) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập kho. Chuyển phiếu nhập kho cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký. Người giao hàng ký phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký vào phiếu nhập kho. 1. Liên của phiếu nhập kho luân chuyển như sau: Liên 1: lưu lại quyển gốc Liên 2: giao cho người nhận Liên 3: thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho cuối ngày hoặc đầu kỳ tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán (kế toán vật tư) ghi đơn giá và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, sau đó kế toán bảo quản và lưu giữ phiếu nhập kho. 1.1. Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho VNL và hạch toán ban đầu Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng NVL xuất dùng. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập trên mẫu 02 VT do Bộ Tài chính ban hành. Phương pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sổ phiếu xuất kho. + Phiếu xuất kho do bộ phận kế toán lập thành 2 liên. Người lập phiếu, sau đó chuyển cho kế toán và thủ trưởng đơn vị ký. Thủ kho ghi sổ thực xuất và phiếu xuất kho sau đó ký vào chứng từ. Người nhận hàng cần ghi vào phiếu xuất kho số hàng thực nhập và ghi vào phiếu xuất kho. Hai liên luân chuyển như sau: Liên 1: lưu lại quyển gốc Liên 2: thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho. Cuối ngày hoặc đầu kỳ chuyển cho bộ phận kế toán vật tư để ghi giá và ghi vào sổ kế toán (chi tiết và tổng hợp). 1. Các phương pháp chi tiết hạch toán vật tư Hạch toán chi tiết vật liệu là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình hình Nhập - Xuất - Tồn của NVL cả về giá trị và hiện vật cho từng loại NVL trong từng kho của doanh nghiệp. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở các doanh nghiệp đang hạch toán theo 3 phương pháp hạch toán chi tiết là: Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện ở cả 2 nơi tại kho vật tư và trên phòng kế toán, được thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật tư, trách nhiệm và quyền hạn được thể hiện từng mô hình. 2.1. Phương pháp thẻ song song * ở kho: Thủ kho có một bộ phận thẻ kho dùng để ghi chép hàng ngày, các nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất kho. Số lượng thẻ kho được sắp xếp theo danh điểm vật liệu được đăng ký tại phòng kế toán. Thủ kho ghi chép nhập xuất kho theo số lượng. Thủ kho không được theo dõi số tiền. * ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ thẻ kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho, hàng ngày hoặc định kỳ ghi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu ghi đơn giá vào thẻ kho. Kế toán chi tiết vật tư ra số tiền. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật tư đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn về mặt giá của từng loại vật tư. Cuối tháng đối chiếu bảng này với bảng kế toán tổng hợp. * Ưu nhược điểm: - Ưu điểm: việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, để kiểm tra, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý. - Nhược điểm: ghi chép còn trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép quá lớn. Nếu nhiều chủng loại vật tư, nhiều việc nhập xuất thường xuyên, công việc kiểm tra không thường xuyên mà chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán trong quản lý. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC Theo phương pháp thẻ song song: Nhập kho Thẻ kho Xuất kho Thẻ kho hoặc sổ chi tiết NV Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu luân chuyển 2.2. Phương pháp đối chiếu, luân chuyển ở kho: như thẻ song song ở phòng kế toán: Sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán phân loại chứng từ và bảng kê nhập, bảng kê xuất, cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập, xuất để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển sổ này cuối tháng ghi 1 dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số liệu vật tư, tên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu giá trị với kế toán tổng hợp. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm được số lượng ghi sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Công việc ghi sổ còn nhiều trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, công việc kế toán dồn vào cuối tháng mới đối chiếu, kiểm tra. Số lượng trong tháng giữa kho và phòng kế toán tiến hành trong tháng do kế toán không ghi sổ. Sơ đồ chi tiết NVL - CCDC (Theo phương pháp đối chiếu luân chuyển) Bảng kê nhập Phiếu Nhập kho Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu luân chuyển 2.3. Phương pháp sổ số dư (mức dư) ở kho: Thủ kho có một bộ phận thẻ kho căn cứ vào phương pháp ghi vào các thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho sẽ tính số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho làm căn cứ ghi sổ số dư do kế toán chuyển đến. Thủ kho ghi xong phải gửi phòng kế toán kiểm tra và tiến hành tính tiền. ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính đúng theo giá chứng từ (ghi giá hạch toán). Tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền vừa tính được vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận nhập, xuất vật tư, vật liệu. Sau đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng. Số dư này được làm căn cứ đối chiếu số liệu trên sổ số dư. Cuối tháng đối chiếu với số liệu trên sổ số dư với kế toán tổng hợp. * Ưu nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập, xuất công cụ dụng cụ hàng ngày. + Nhược điểm: nếu sai sót thì khó phát hiện, khó kiểm tra và đòi hỏi có trình độ. Sổ số dư: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Chứng từ giao nhận, chứng từ nhập, xuất Chứng từ giao nhận, chứng từ xuất Sổ số dư Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu luân chuyển Như vậy: Mỗi mô hình kế toán chi tiết NVL đều có những ưu điểm, nhược điểm thích hợp trong điều kiện này lại không thích hợp trong điều kiện khác, kế toán mỗi doanh nghiệp cần phải phân tích, lựa chọn dựa vào yêu cầu quản lý của đơn vị mình lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất tận dụng hết các ưu điểm vốn có của phương pháp đã lựa chọn, thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán kế toán. IV. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC VL: là tài sản của doanh nghiệp, nó được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phương pháp kiểm kê khác nhau. Kế toán tổng hợp vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp là: kế toán thường xuyên và kế toán định kỳ. A. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khái niệm, tài khoản sử dụng a. Khái niệm Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục các tài khoản phản ánh từng loại. b. Tài khoản sử dụng TK 152 "Nguyên vật liệu" Nội dung: Phản ánh số liệu có tình hình nhập xuất vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: + Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế NVL trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất). + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ theo giá thực tế (bộ phận sản xuất kinh doanh, xuất dùng…) + TK 152 có 6 TK cấp II + TK 152.1: NVL chính + TK 152.2: NVL phụ + TK 152.3: Nhiên liệu + TK 152.4: Phụ tùng thay thế + TK 152.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản + TK 152.8: Vật liệu khác + TK 151: "Hàng hoá đang đi đường" Nội dung: Phản ánh vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa được nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán). Kết cấu: + Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá đang đi đường tăng (hoặc mua vật liệu vào nhưng cuối tháng chưa nhập kho). + Dư nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường. Ngoài ra còn sử dụng tài khoản sau: TK111, 112, 331, 133, 141, 621, 641, 642 2. Phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.1. Phương pháp hạch toán NVL với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a. Trường hợp tăng NVL Doanh nghiệp mua từ nguồn mua ngoài + Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận kế toán ghi: Nợ TK 152 "chi tiết" Nợ TK 133: thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331 ... Tổng giá thanh toán. + Chi phí mua hàng: Nợ TK 152: Giá chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331... tổng giá thanh toán Nếu chi phí giảm giá bớt giá: Nợ TK 111, 112: Nếu nhận được tiền Nợ TK 331: Trừ vào giá phải trả Nợ TK 138.8: Nếu nhận được thông báo Có TK 133: Thuế GTGT Có TK 152: Tổng số tiền. Nếu được hưởng chiết khấu trong quá trình mua hàng do thanh toán trong thời hạn chiết khấu. Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền mặt Nợ TK 331: Trừ vào tiền phải trả Nợ TK 138: Nhận được thông báo Có TK 515: Số chiết khấu được hưởng Hàng mua bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất kém chất lượng khi kiểm kê mới phát hiện ra. Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền mặt Nợ TK 331: Trừ vào số phải trả Nợ TK 138.8: Nhận được thông báo Có TK 152 Có TK 133: Số thuế giảm tương ứng với số hàng. + Nếu mua NVL từ nước ngoài: - Giá mua (giá nhập kho) Nợ TK 152: giá thực tế Nợ (có) TK 413: tăng giảm tỷ giá Có TK 111, 112, 1122, 331 Thuế nhập khẩu: Nợ TK 152 Có TK 333.5 Thuế GTGT hàng nhập khẩu (giá nhập) Nợ TK 133 Có TK 333.3 Trường hợp: Hàng thừa so với hoá đơn - Nếu nhập toàn bộ (kể cả số thừa) Nợ TK 152: Giá thực tế của lô hàng ghi trên hoá đơn Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn Có TK 338.1: Trị giá số hàng thừa - Căn cứ vào quyết định xử lý: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338.1: Trị giá số hàng thừa Có TK152: Trị giá số hàng thừa. + Nếu đồng ý mua: Nợ TK 338.1: Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338.1 Có TK 111 + Nếu nhập theo hoá đơn: Nợ TK 152: Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Đồng thời ghi nợ TK 002: Trị giá số hàng thừa + Căn cứ vào quyết định xử lý (hoá đơn) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112, 331 Đồng thời ghi có TK 002 + Trường hợp 1.2: Hàng thiếu so với hoá đơn - Khi nhập kho: Nợ TK 152 Nợ TK 133: Trị giá số hàng thiếu Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị trên hoá đơn - Khi xử lý: + Nếu người bán trao lại số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Trị giá số hàng còn thiếu Có TK 138.1: Trị giá hàng còn thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331 Có TK 138.1 + Nếu cá nhân làm mất hàng phải bồi thường: Nợ TK 138.8, 334 Nợ TK 111, 112 Có TK 138.1 Có TK 133 + Nếu không xác định được nguyên nhân gia tăng giá trị hàng bán. Nợ TK 632 Có TK 138.1 + Trường hợp 1.3: hàng hoá kém phẩm chất không đảm bảo như hợp đồng, số hàng được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 Có TK 133 + Trường hợp 2: Hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ (hàng chưa có hoá đơn) Nếu trong tháng có hoá đơn thì ghi sổ bút toán (như trường hợp 1) Còn nếu cuối tháng mà hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính. Nợ TK 152: Giá tạm tính Có TK 331: Giá tạm tính Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Giá trị số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > Giá thực tế). Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá thực tế đã ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. + Trường hợp 3: Hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ (hàng mua đang đi đường). Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bút toán như trường hợp 1 còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về kế toán ghi như sau: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua theo hoá đơn chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng số thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì kế toán ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 151 2. Nhận lại NVL thuê ngoài gia công chế biến, tự chế. + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến tự chế tạo Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 331, 111, 112… + Nhập kho NVL: Nợ TK 152 Có TK 154 3. Nhận góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 411 4. Một số trường hợp làm tăng NVL Nợ TK 152 Có TK 411, 412 Có TK 711 Có TK 632 Có TK 128, 221, 222, 223 Có TK 138, 334 Có TK 338 a. Hạch toán xuất giảm NVL 2.1. Xuất vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641 Nợ TK 214 Có TK 152 Xuất NVL góp vốn liên doanh Nợ TK 128: Trị giá được xác định lại Nợ TK 221, 222, 223 Có (Nợ) TK 421 Có TK 152: Giá thực tế xuất kho Chú ý: Ghi nợ TK 421 (khi giá thực tế xuất kho lớn hơn trị giá xác định lại) Có TK 421 (Khi giá thực tế xuất kho nhỏ hơn giá trị xác định lại) Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến hoặc dùng cho phân xưởng sản xuất phụ. Nợ TK154: Trị giá thực tế xuất dùng Có TK 152: Trị giá thực tế xuất dùng Cho vay mượn tạm thời (không tính lãi) Nợ TK 138.8: Cho cá nhân bên ngoài vay Nợ TK 334: Cho vay nội bộ Có TK 152 Các trường hợp khác: Nợ TK 632: Nếu trả thưởng biếu tặng Nợ TK 632: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138.8, 334: Bắt cá nhân bồi thường, trừ vào lương. Nợ TK 138.1: Thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 421: Đơn giá giảm NVL Có TK 152: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho 2.2. Hạch toán NVL đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Giá mua NVL là giá có cả thuế VAT. Vì vậy khi hạch toán không sử dụng TK 133 Phương pháp hạch toán giống như phương pháp khấu trừ. Sơ đồ TK331, 111, 112 TK152 TK621 TK333.1 TK152 TK411 TK642,338.1 TK128.221, 222… TK627,641,642 TK128,221,222 TK154 TK642,138.1 Tăng do mua ngoài phương pháp khấu trừ Tăng do mua ngoài phương pháp trực tiếp Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát tặng thưởng Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại góp vốn Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho sản xuất CPBH, CPQLDN Xuất góp vốn liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện Khi kiểm kê B. Kế toán NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị NVL Tồn đầu kỳ TK 338, 642, 811 TK 627, 641, 642 TK 411 TK 412 Giá bán NVL mua trong kỳ Giảm gía hàng bán bị trả lại Giá trị thiếu hụt định mức Nhận góp vốn liên doánh cấp phát Đánh giá tăng NVL nhỏ Giá trị NVL xuất dùng TK 331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 142.1 1. Tổ chức hệ thống ghi chép sổ kế toán. Hệ thống kế toán là tổ chứckinh tế bao gồm số lượng, kết cấu mẫu số, mối quan hệ giữa các loại sổ theo trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm ghi chép tổng hợp hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ gốc. Các DN thường sử dụng 1 trong 4 hình thức sau: Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký chứng từ 1.1. Hình thức nhật ký sổ cái Tổ chức hách toán NVL theo hình thức nhật ký sổ cái được theo dõi trên nhật ký sổ cái và sổ chi tiết NVL. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp cho chứng từ gốc, cho phiếu nhập kho riêng, sau đó vào sổ chi tiết NVL vào nhật ký sổ cái. Cuối tháng tiến hành cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu khớp với số liệu nhật ký sổ cái. Số liệu đã được đối chiếu là cơ sở lập các báo cáo kế toán. Hình thức này dễ làm, dễ kiểm tra, đơn giản đối chiếu thích hợp với đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm lớn là không áp dụng được các đơn vị kế toán vừa và lsớn, hệ thống sổ chi tiết tách dời sổ tổng hợp. Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra 1.2. Hình thức nhật ký chung Theo hình thức này thì việc hạch toán NVL được thể hiện trên sổ Nhật ký chung, sổ cái NVL, sổ chi tiết NVL, và sổ nhật ký chuyên dùng. Đối với vật liệu nhập kho: tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh nhiều hay its hàng ngày hoặc định kỳ kế toán sẽ tiến hành ghi vào nhật ký chuyên dùng, sổ chi tiết vật liệu chứng từ thu mua và nhập kho NVL. Đối với VL xuất kho: định kỳ hoặc hàng ngày kế toán sẽ tiến hành vào sổ chi tiết VL, sổ nhật ký chuyên dùng bằng số liệu ghi trên phiếu xuất kho. Cuối kỳ sau khi đã cộng số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng, kế toán ghi số liệu tổng cộng đó vào sổ nhật ký chung và sổ cái vật liệu. Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên có một số nghiệp vụ trùng lặp do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái. Sơ đồ kế toán Theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết 1.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Theo hình thức này, việc hạch toán NVL được thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản NVL. Sổ chi tiết các chứng từ nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ kế toán lập các chứng từ ghi sổ, vào sổ kế toán, sổ chi tiết NVL. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vào sổ cái VL. Số liệu trên sổ cái tài khoản VL sẽ làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kinh tế khác. Hình thức này ưu điểm là dễ làm, dễ đối chiếu, công việc phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này phù hợp mọi quy mô sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc ghi chép thường trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn sổ, nên làm đồng đều, thường xuyên kiểm tra, nhất là vào thời điểm cuối tháng. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đắng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, luân chuyển 3.4. Hình thức nhật ký chứng từ Theo phương pháp này NVL được theo dõi trên các nhật ký, chứng từ, sổ chi tiết, bảng kê, bảng phân bổ. Hình thức này phù hợp loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn những đơn vị trình độ quản lý và kỹ thuật cao, có nhu cầu chuyên môn sâu lao động kinh tế thủ công, tuy nhiên không phù hợp kế toán máy. Sơ đồ hình thức nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân Nhật ký chung Bảng kê Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, luân chuyển V. Phân tích tình hình dự trữ vật liệu Như đã nêu ở trên, vật liệu là đối tượng lao động chính trong các doanh nghiệp sản xuất, con người với sức lao động của mình tư liệu lao động tác động để tạo ra sản phẩm. Dự trữ vật liệu trở thành khâu quan trọng nhất, đặc điểm của một quy trình sản xuất. Việc tổ chức hách toán vật liệu chặt chẽ, hợp lý chính là việc thúc đẩy, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Khi tổ chức hạch toán khâu dự trữ cần lưu ý những điểm sau: Vấn đề dự trữ sản xuất cần phải tính toán chính xác. Một mặ phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng bố với chất lượng tiêu chuẩn, mặt khác phải đảm bảo không ứ đọng vốn. Tổng mức vật liệu sử dụng sthực tế với kế hoạch hay định mức để hoàn thiện công tác kế toán hoá định mức vật liệu tính toán chính xác tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, kết hợp với công tác dự toán sản phẩm trong kỳ để lên kế hoạch chuẩn bị cho sản xuất. Phân tích sử dụng hiệu quả vật liệu VL: Là đối tượng lao động chính trong các doanh nghiệp sản xuất. Hiệu quả sử dụng vật liệu được thể hiện từ khâu thu mua đến dự trữ bảo quản chung. Trong khâu thu mua, doanh nghiệp được sử dụng vốn lưu động có hiệu quả hơn trong thanh toán. Trong khâu dự trữ doanh nghiệp phải xem xét sản xuất của mình sao cho đừng nhiều quá gây ứ đọng vốn, nhưng cũng không ít quá để xẩy ra ngừng trệ trong sản xuất kinh doanh. Việc dữ trữ vật liệu trong sản xuất được theo dõi thông qua bảng sau: Chỉ tiêu danh điểm Dự trữ theo định mức Dự trữ thực tế Tỷ lệ % thực hiện - Vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phú tùng thay thế - Bao bì đóng gói - Phế liệu - Các loại khác Với bảng này, ta có biết được tình hình dự trữ vật liệu có đảm bảo hay không. Nếu dự trữ thực tế sát với mức dự trữ kế hoạch có nghĩa là doanh nghiệp đảm bảo tốt quá trình dự trữ sản xuất của mình. Tuy nhiên tình hình dự trữ của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào quá trình cung cấp vật liệu. Đây là quá trình quan trọng quyết định tình hình dự trữ của doanh nghiệp. Nếu không cung cấp liên tục doanh nghiệp sẽ không có đủ vật liệu để dự trữ. Ngược lái nếu mau quá trình sẽ ứ đọng vốn. Việc cung cấp VL được thực hi._.