Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn

bỏ vốn ra cho tới khi thu hồi vốn về nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất luôn mang lại lợi nhuận sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và bù đắp các khoản chi phí phải bỏ ra. Bên cạnh mục tiêu thu lợi nhuận, các doanh nghiệp còn cố gắng để đạt tới một mục tiêu nữa là không ngừng tái sản xuất mở rộng và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Muốn đạt được các mục tiêu đề ra, các doanh nghiệp phải áp dụng một cách tổng hợp các biện pháp quản lý thật hữu hiệu nhằm đem lại hiệu quả là hạ giá thành sản phẩm mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Điều này có thể thực hiện được khi doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình luân chuyển nhằm tiết kiệm đến mức tối đa nguyên vật liệu, tránh mọi sự lãng phí không cần thiết. Thực tế, trong chi phí để sản xuất ra sản phẩm có 80% là chi phí nguyên vật liệu do đó tiết kiệm nguyên vật liệu chính là biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm. Công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn là một công ty sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Trong những năm qua, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty còn gặp một số khó khăn, việc quản lý nguyên vật liệu làm ảnh hưởng lớn đến kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Với ý thức, tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất cũng như đòi hỏi thực tế của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo cũng như toàn thể các cô chú ở công ty. Tôi đã lựa chọn đê tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn" làm đề tài nghiên cứu của mình. Ngoài phần lời nói đầu và kết luận, nội dung của đề tài bao gồm: Phần I: Đặc điểm tình hình của công ty TNHH và Thương Mại Minh Sơn Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và TM Minh Sơn. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH và TM Minh Sơn. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN I - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN Ngày 16 tháng 3 năm 2000 do nhu cầu về phát triển ngành thiết bị nâng vận để giải phóng sức người lao động. Bộ luyện kim (nay là Bộ Công Nghiệp) đã quyết định thành công ty TNHH và TM Minh Sơn. Là một doanh nghiệp trực thuộc công ty TNHH ông thép Hoà Phát, chuyên sản xuất lắp đặt và sửa chữa các thiết bị nâng vận. Đứng đầu công ty là giám đốc Nguyễn Anh Xuân,vốn là một cán bộ của công ty nay đứng lên thành lập công ty TNHH và TM Minh Sơn, lấy địa điểm số 75 thị trấn Cầu Diễn- Từ Liêm-Hà Nội làm cơ sở hoạt động của công ty cho đến nay. Công ty có tổng diện tích 3000m2, tông số công nhân viên bao gồm 32 người, trong đó có 25 người lam công tác lao động thủ công và 7 người là lao động gián tiếp. Tổng số vốn của công ty :3.500.000.000đ Tổng quỹ lương của công ty: 37.000.000 Thu nhập bình quân: 900.000đ/1người/tháng. Một số chỉ tiêu về doanh thu ,lợi nhuận trong công ty(đv:1000đ) Năm 2001 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 12.127.540 12.570.900 15.203.125 19.592.350 21.015.378 Lợi nhuận 50.250,49 57.462,73 61.904,1 78.098,68 82.102,9 1.Chức năng của công ty: - Công ty có chức năng sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp nặng thuộc phạm vi đăng ký do Bộ giao trên cơ sở quy hoạch và kế hoạch phát triển của Bộ và nhu cầu thị trường. - Sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp nặng chế tạo các thiết bị chuyên ngành nâng vận chuyển, cầu trục… - Sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ các ngành công nghiệp khác như: + Nhóm máy nâng vận chuyển liên tục, băng tải, băng truyền, vít tải… thường được sử dụng trong các ngành khai khoáng vật liệu xây dựng. + Sản xuất thang máy bao gồm thang máy chở người, chở hàng, thang máy tốc độ cao, thang máy vận chuyển hầm mỏ… phục vụ các đối tượng có nhu cầu khác nhau. - Sản xuất, thiết kế, lắp đặt kết cấu thép - Nhận gia công, chế tạo các chi tiết máy theo đơn đặt hàng. 2.Nhiệm vụ của công ty: - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoach sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách, chế độ quản lý tài chính, tài sản , tiền lương lao động, đào tạo bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ mọi mặt cho cán bộ công nhân viên. - Thực hiện tốt công tác an toàn lao động, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN. - Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, làm trọn nghĩa vụ nộp thuế và bảo toàn vốn. Đây là những nhiệm vụ của nhà máy nhưng sản xuất kinh doanh các sản phẩm cầu trục, thiết kế máy móc vẫn là nhiệm vụ chủ yếu và được ưu tiên hàng đầu để duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất của nhà máy. II - CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN. Sơ đồ 1: * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Giám Đốc P.GámĐốc P.kĩ thuật P.KDoanh P.kế toán Tổ SX số1 Tổ SX số2 * Giải thích sơ đồ: Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và Phó Giám Đốc: + Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước và doanh nghiệp về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. + Phó Giám Đốc là người thực hiện các công việc theo sự uỷ thác của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước nhà nước và Giám đốc về phần việc được giao. + Phòng kế toán - Tài chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng năm, lập sổ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời về tài chính cho nhà máy và thanh toán nghiêm túc. Đồng thời tổ chức các phòng ban thực hiện chế độ chính sách và nhiệm vụ kế toán nội bộ. +Phòng kinh doanh giúp doanh nghiệp lắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. +Tổ chức sản xuất có nhiệm vụ sản xuất ra các sản phẩm mà doanh nghiệp đã đề ra. III - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KT.TRƯỞNG KT.TỔNGHỢP THỦ QUỸ KT.NVL THỦ KHO Phòng kế toán gồm 4 người ,trong đó có 3 người đã tốt nghiệp đại học còn một người tốt nghiệp cao đẳng. Kế toán trưởng Hoàng Thanh Hoài là người điều hành phòng kế toán phụ trách chung về chế độ hạch toán kế toán ở công ty. Đồng thời kế toán trưởng còn phụ trách cả hoạt động hành chính của kế toán. Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty theo chứng từ hợp lệ do kế toán lập , ghi sổ theo dõi tiền mặt tại công ty. Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH VÀ TM MINH SƠN. I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÀN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP. 1. Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1 Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất chính là đối tượng lịch sử. Trong mọi doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, sợi vải trong doanh nghiệp dệt. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong quá trình tham giá vào sản xuất, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn và bị biến đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính vì vậy giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ ít lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành. Vì vậy chỉ cần một biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, giá thành. Mặt khác, xét về vốn, nguyên vật liệu là phần quan trọng của vốn lưu động, đặt biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, ta cần tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trong đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. 1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Trong khâu thu mua nguyên vật liệu: phải quản lý về khối lượng, quy cáh, chủng loại, giá mua, thuế VAT được khấu trừ và chi phí mua. Đồng thời phải quản lý việc thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu: phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và cả giá trị. - Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, định giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. - Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác địn được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ và kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật tư, hàng hoá nhập, xuất kho, giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung cấp thông kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 2. Phân loại và định giá nguyên vật liệu 2 .1. Phân loại nguyên vật liệu: Mỗi doanh nghiệp, do tích chất đặc thù trong quá trình sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại nguyên vật liệu được chia ra thành: - Nguyên vật liệu chính: trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của của sản phẩm như: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, sợi trong các nhà máy dệt; vải trong may… Trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của doanh nghiệp mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục chế biến thành sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp như lốp xe đạp trong nhà máy sản xuất xe đạp. nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, cúc áo, chỉ khâu, giẻ lau… - Nhiên liệu: cũng là vật liệu phụ nhưng do tính chất lý hoá đặt biệt và có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành một loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu bao gồm: các loại ở thể lỏng, khí, rắn, khí như xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động. - Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa, những máy móc thiết vị sản xuất, phương tiện vận tải… - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp công cụ, khí cụ, vật liệu kết cấu… dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định… Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm… Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh trị giá vốn thực tế. * Giá thực tế nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá vốn thực tế của nguyên vật liệu có sự khác nhau, cụ thể: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. + Nếu nguyên vật liệu mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua + Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (ko có thuế VAT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế VAT hoặc nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn (có cả thuế VAT) + Thuế NK và thuế VAT của hàng nhập + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản giảm giá và hàng mua trả lại Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của vật liệu gia công chế biến + Chi phí chế biến - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu gia công nhập kho trong kỳ = Trị giá vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí giao nhận + Tiền gia công - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh định giá. *Giá thực tế xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. Quá trình xuất- nhập nguyên vật liệu của công ty tiến hàng theo phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước Theo phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất kho, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước lô hàng đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy, theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. Việc hạch toán nguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những phương pháp sau để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp thẻ song song. * Nội dung của phương pháp. - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hằng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, loại vật liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song bằng sơ đồ sau: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Sơ đồ: Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu * Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. * Điều kiện áp dụng: thường áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại, khối lương các nghiệp vụ nhập xuất ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 4. Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. 4.1 Chứng từ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện việc lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 01- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm- hàng hoá (mẫu 08- VT) * Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT) 4.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp. 4.2.1 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. * Các TK sử dụng - TK 152: "nguyên liệu, vật liệu": TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế). Kết cấu: Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có ghi: +Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các TK cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu. Cụ thể: TK 152- "nguyên liệu, vật liệu" 1521- nguyên vật liệu chính 1522 - vật liệu phụ 1523 - Nhiên liệu 1524- Phụ tùng thay thế 1525- Vật liệu và thiết bị XDCB 1526- Phế liệu và vật liệu khác - TK 151 "Hàng mua đang đi đường" - TK 133 "thuế GTGT được khấu trừ" - TK 331 " Phải trả người bán". Và các TK liên quan như TK 111, 112, 141… * Phương pháp hạch toán. - Nhập nguyên vật liệu mua ngoài. + Hàng và hoá đơn cùng về. Nợ TK 152: giá thực tế Nợ TK 133: thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331, + Hàng về, hoá đơn chưa về (đã có phiếu nhập kho) Nợ TK 152: giá hạch toán Có TK 111, 112, ,331 Khi hoá đơn về thì ghi đỏ bút toán trước sau đó ghi lại bút toán thường theo giá hoá đơn (giá thực tế) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Hàng đang đi đường hoá đơn đã về Nợ TK151: giá thực tế Nợ TK133: Có TK 111, 112, 331 - Nếu nhập khẩu: + Hạch toán giá mua ghi Nợ TK 152: giá nhập khẩu+ thuế NK Có TK 111, 112: phản ánh theo giá mua Có TK 333(3): Thuế NK + Sau đó hạch toán thuế VAT Nợ TK 133 Có TK 333(1) + Nếu có các chi phí mua Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 331 - Trường hợp doanh nghiệp tự sản xuất gia công nguyên vật liệu hay thuê ngoài gia công chế biến. + Tập hợp chi phí chế biến Nợ TK 154 Có TK 152, 111, 112, 331, 334, 338 + Sau khi chế biến sẽ nhập kho Nợ TK 152 Có TK 154 - Trường hợp nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152 Có TK 411 - Nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 222, 128 - Do biếu tặng Nợ TK 152 Có TK 411 - Tặng do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 - Nguyên vật liệu đã xuất kho và sử dụng không hết lại nhập kho Nợ TK 152 Có TK 641, 642, 621, 627. - Kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa Nợ TK 152 Có TK 338(1) Đồng thời khi có quyết định xử lý ghi: Nợ TK 338(1) Có TK 721: tăng thu nhập Có TK 641, 642, 627(giảm chi phí) 4.2.1.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu - Khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm hay dùng cho quản lý. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu gửi đi bán hoặc tiêu thụ ngay. Nợ TK 157, 632 Có TK 152 - Khi xuất kho nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh Nợ TK 222, 128, 412( Có 412) Có TK 152 - Nếu giảm do mất mát thiếu hụt + Nếu mất mát xác định rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí QLDN Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức phải bồi thường Nợ TK 111, 334, 138 (8) Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138(1) Có TK 152 - Giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 412 Có TK 152: ghi phần chênh lệch Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 111,112,141,311,331 TK 152 TK 621 Nhập kho do mua ngoài xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm 1331 TK 627,641,642 xuất dùng cho QLSX, BH, QLDN TK 151 TK 241 Mua cuối tháng N.kho hàng xuất dùng cho XDCB, chưa nhập kho đang đi đường sửa chữa TSCĐ TK 133 TK154 Thuế NK phải nộp (nếu NVLNK) Xuất tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến TK 222,128 Nhận góp vốn ldoanh, xuất góp vốn l.doanh cổ phần, cấp phát, quà… TK 142 TK 154 Nhập do tự chế tác, thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK 632,157 Nhận lại vốn góp liên doanh xuất gửi bán Tk138(1) TK 138(1) Phát hiện thừa xuất cho vay phát hiện thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại chênh lệch giảm do đánh giá lại Sơ đồ tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Thực hiện nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu đối tượng nộp thuế VAT) TK111,112,141,… TK 152 TK 621 Tăng vật liệu do mua ngoài Xuất vật liệu cho chế tạo sản phẩm TK 151,411,222… TK 627,641,642 Xuất dùng vật liệu cho nhu Vật liệu tăng do các nguyên cầu phân xưởng quản lý. nhân khác nhau liệu trên sổ kế toán mà chỉ phản ánh hàng tồn kho vào cuối kỳ và đầu kỳ. 4.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. vụ của cán bộ kế toán cao, vững vàng. II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ HỒNG NAM Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TM Minh Sơn. Công tác kế toán tại Nhà máy. * Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống TK chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. * Hình thức ghi sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm, quy mô của Nhà máy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều (do đóng vai trò then chốt trong ngành cơ khí, sản phẩm đa dạng) cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ nghiệp vụ cao nên Nhà máy đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu . Chứng từ gốc Và bảng phân bổ Thẻ kho Báo cáo nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật liệu Báo cáo vật liệu tồn Bảng tổng hợp xuất vật liệu Bảng kê 4 Sổ cái TK 152 NK CT5 NK- C.từ liên quan Sổ chi tiết số 2 (TK 331) * Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: kế toán Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam. 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty. 2.1.1. Đặc điểm. - Do sản phẩm của công ty rất đa dạng phục vụ cho ngành công nghiệp nặng, ngành cơ khí luyện kim hoá chất và xây dựng. Nên nguồn nguyên vật liệu mà công ty cần cho sản xuất cũng rất đa dạng về chủng loại với nhiều mặt hàng vật liệu khác nhau. - Vật liệu của công ty là vật liệu được sản xuất trong nước. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70- 80% trong giá thành sản phẩm. - Công ty thường chỉ dự trữ vật liệu ở mức tối cần thiết, tránh vật liệu tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn lại tăng thêm chi phí không cần thiết 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty Minh Sơn bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: thép, sắt, đồng, tôn.. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn, que hàn, ôxi, gát, … - Nhiên liệu: củi, đất đèn, dầu… - Phụ tùng thay thế: dây curoa, phụ tùng máy móc… Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu, nhà máy đã tổ chức thành các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự biến động của các vật tư cũng như quản lý các loại vật tư đó. Song, với chủng loại và số lư ợng vật tư lớn, đa dạng, phong phú, do đó nhà máy chưa quản lý được vật tư theo danh điểm mà chỉ theo tổng số vật liệu. Do đó gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo trị giá vốn thực tế - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho + Công thức tính: Giá thực tế VL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phi thu mua (nếu có) + Ví dụ: * Hoá đơn bán hàng 130 ghi: Tên mặt hàng : VL Thép C45 F 200 Số lượng : 6.800kg Đơn giá : 4900 đ/kg CP vận chuyển thuê ngoài: 2.000.000đ Giá trị thực tế VL : 33.320.000đ - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài xuất kho Do không lượng vật tư sử dụng của nhà máy rất lớn, chủng loại đa dạng, tình hình N - X diễn ra thường xuyên nên nhà máy đã sử dụng phương pháp Hệ số giá (giá hoạch toán) để đánh giá trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đầu kỳ. + Công thức tính Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá nguyên vật liệu = Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kì + Trị giá hạch toán nguyên vật liệu nhập kho trong kì 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty thương mại Mịnh Sơn. 2.2.1. Trình tự hạch toán quá trình thu mua và nhập kho vật liệu tại nhà máy. Khi vật liệu mua về đến Nhà máy, kế toán vật liệu cùng với phòng kế hoạch và các đơn vị liên quan tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phòng kế toán xem xét, kiểm tra. Nếu hoá đơn đảm bảo được tính hợp lý, hơp lệ là vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng thì vật liệu được nhập kho. Người nhập hoặc ban kiểm nghiệm ghi số lượng thực nhập vào phiếu cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên biên bản. Trong vòng 3 ngày kể từ khi vật liệu được đưa vào kho thủ kho phải phối hơp với các phòng ban chức năng kiểm tra đánh giá lại chất lượng sản phẩm, lập biên bản nghiệm thu và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho. Trong trường hợp kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kế hoạch biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải giữ 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư._.