Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú

i, giá cả và chất lượng. Một trong những yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả trên thị trường đó chính là giá cả và chất lượng sản phẩm. Giá cả phải chăng, chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp cho sản phẩm cạnh tranh được trên thị trường. Một yếu tố đầu vào có ảnh hưởng to lớn tới chất lượng sản phẩm cũng như giá cả của sản phẩm đó chính là nguyên vật liệu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, nó là yếu tố tiền đề tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí sản xuất nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu và sử dụng hợp lý các nguồn lực đầu vào sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể hạ giá thành sản phẩm cũng như nâng cao được chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý hiệu quả trong đó kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng. Kế toán nguyên vật liệu cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, tình hình bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu giúp cho ban lãnh đạo đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cũng như có biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý góp phần hạ giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có vai trò cực kỳ to lớn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, một doanh nghiệp có quy mô sản xuất tương đối lớn, số lượng sản phẩm sản xuất tương đối nhiều và thấy được vai trò của nguyên vật liệu trong công ty, em đã mạnh dạn tìm hiểu và quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú”. Hạch toán kế toán là một môn khoa học có đối tượng nghiên cứu cụ thể đó là tài sản và sự vận động của tài sản với phương pháp nghiên cứu riêng. Trong giới hạn của đề tài này, em đã chọn phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp phân tích tổng hợp để nghiên cứu và bước đầu có một số giải pháp cũng như kiến nghị nhằm nâng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty. Bố cục của luận văn gồm: Ngoài phần lời nói đầu, luận văn gồm 3 phần Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Chương 1 Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Khái niệm, đặc điểm, vị trí và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu và nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị toàn bộ của nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí xây dựng, sợi trong doanh nghiệp dệt… Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và chúng bị tiêu hao toàn bộ để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm. Vị trí Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Chúng là đối tượng tác động trực tiếp của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, thiếu nguyên vật liệu quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ, doanh nghiệp sẽ không hoàn thành được kế hoạch đặt ra. Giá trị sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu và tình hình biến động của chi phí nguyên vật liệu vì chúng thường chiếm tỷ lệ từ 60% đến 80% giá thành sản phẩm. Từ đó, thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý tới công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp mình. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng Khâu thu mua: Để có được vật tư đáp ứng được kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh thì nguồn chủ yếu là khâu thu mua nên ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu bảo quản dự trữ: Doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện tốt chế độ bảo quản và xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại vật tư để giảm bớt hao hụt, hư hỏng, mất mát đảm bảo an toàn và giữ được chất lượng của vật tư. Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao dự toán chi phí nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vât liệu. Mặt khác, thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu ta còn biết được chủng loại, quy cách, chất lượng có đảm bảo hay không, số lượng thừa hay thiếu, từ đó người quản lý đề ra những biện pháp thích hợp nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu. Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu có thể thấy được tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng và cung cấp nguyên vật liệu như thế nào, từ đó có biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn liên quan trực tiếp đến kế toán giá thành sản phẩm. Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ có những thông tin chính xác để cung cấp cho nhà lãnh đạo nắm bắt được tình hình sử dụng, quản lý nguyên vật liệu để công tác biện pháp điều chỉnh thích hợp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Thực hiện phân loại, đánh giá vật tư phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời, hướng dẫn các bộ phận kế toán, các đơn vị trong doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán ban đầu về nguyên vật liệu, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, có những biện pháp ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được chính xác. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin cho việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập, xuất, tồn và quản lý nguyên vật liệu nhằm cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời cho sản xuất. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại. Nhằm giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả, đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp, do tính chất, đặc thù sản xuất kinh doanh của mình mà có cách phân loại nguyên vật liệu thích hợp nhằm phuc vụ cho yêu cầu quản lý và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu nhìn chung được phân loại theo các cách sau đây: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau, có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp khác, đó là đối với sản phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến. - Vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc là đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường được. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm xăng, dầu… - Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là những vật liệu chưa được xếp vào các loại trên. Ngoài ra tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở cho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu chia làm hai nguồn: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh… - Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này làm cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh + Nguyên vật liệu dùng cho trực tiếp chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng, dùng cho bộ phận BH và QLDN. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác + Đem góp vốn liên doanh + Đem quyên tặng * Lập danh điểm vật tư - Khái niệm Lập danh điểm là quy định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng biệt bằng hệ thống các chữ số ( kết hợp với các chữ cái ) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái đầu tiên của tên vật tư để ký hiệu thứ tự vật tư. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất quản lý từng thứ, loại vật tư. Đánh giá nguyên vật liệu Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu Tổng hợp nguyên vật liệu khác nhau để báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu. Giúp cho kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chính xác, chân thực và thống nhất. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải đánh giá theo trị giá thực tế của nguyên vật liệu do mua ngoài hay tự gia công chế biến. Vật tư được đánh giá theo các nguyên tắc sau căn cứ cào Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Nguyên tắc giá vốn (Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho- Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính) : Vật tư phải được đánh giá theo giá gốc, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được những vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì : Giá gốc = Giá mua + Chi phí thu mua - Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì: Giá gốc = Giá mua( Chưa thuế) + Chi phí vận chuyển ( có thuế) Nguyên tắc thận trọng: Bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trên báo cáo tài chính được thực hiện trên hai chỉ tiêu: đó là trị giá vốn thực tế vật tư và dự phòng giảm giá hàng tồn kho( điều chỉnh giảm giá) Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư phải đảm bảo tính thống nhất. Tức là kế toán phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán trung thực hợp lý hơn. Đồng thời, phải giải thích được sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư: được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh - Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. - Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. - Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất. - Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. Các phương pháp đánh giá vật tư Giá vốn thực tế của vật liệu có tác dụng lớn trong công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu. Nó được dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, tính toán phân bổ chính xác về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị vật liệu thực tế hiện có của doanh nghiệp. a. Xác định trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất. Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến (+)Số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến (+) Các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho do hội đồng liên doanh thỏa thuận (+) Các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư. Nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận (+) Các chi phí phát sinh khi nhận Nhập kho do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý (+) Các chi phí khác phát sinh. b. Xác định trị giá vốn thực thế của vật tư xuất kho Vật tư được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho vật tư tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp thích hợp để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho được ban hành và công bố theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn (04) chuẩn mực kế toán có các phương pháp xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho: Phương pháp theo giá đích danh: Theo phương pháp này thì khi xuất kho vật tư căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Đơn giá bình quân gia quyền Số lượng vật tư xuất kho Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = x Doanh nghiệp có thể tính đơn giá bình quân theo các cách sau: Cách 1: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 2: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Số lượng thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách 3: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập + Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư + Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Ưu điểm: Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm. Nhược điểm: Nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. + Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động Ưu điểm: Theo hình thức này xác định trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. Phương pháp nhập trước- xuất trước(FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định hàng nào nhập trước thì xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của từng lần nhập sau cùng. Đơn giá tính theo từng lần nhập Số lượng xuất kho của từng lần nhập Giá thực tế xuất kho = x Ưu điểm: Phương pháp này phản ánh tương đối chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng và tồn kho cuối kỳ. Khi giá có xu hướng tăng thì áp dụng phương pháp này sẽ có lãi nhiều hơn khi áp dụng các phương pháp khác vì giá vốn hàng bán hiện tại được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu nhập kho từ trước với giá thấp hơn hiện tại. Nhược điểm: Phương pháp này cũng có một số nhược điểm đó là phải theo dõi chặt chẽ từng nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu và doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ chi phí trong quá khứ. * Phương pháp nhập sau- xuất trước( LIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng nào nhập sau sẽ xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của từng lần nhập. Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. Phương pháp cho thấy được sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu mua ở thời điểm gần nhất và khi giá nguyên vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng lên, việc áp dụng phương pháp này sẽ cho giá vốn cao hơn. Nhược điểm: Phương pháp này cũng có một số nhược điểm đó là bỏ qua luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế, giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế nếu có xu hướng tăng và đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ chi tiết từng lần nhập kho. 1.4. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu 1.4.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.4.1.1. Khái niệm Là phương pháp kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật tư phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. Chứng từ kế toán sử dụng Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, theo QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và theo Quyết định 149/2001/ QĐ- BTC ngày 31/12/2001; Quyết định 89/2002/ TT- BTC ngày 09/10/2002, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT ) Biên bản kiểm kê vật tư ( Mẫu 08-VT ) Hóa đơn GTGT- MS 01 GTKT-2 LN Hóa đơn bán hàng Mẫu 02-GTKT- 2 LN Hóa đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03- BH ) Các chứng từ này phải được lập một cách đầy đủ và kịp thời theo đúng quy định về mẫu biểu về nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra, còn có các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT ) Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05- VT ) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 06- VT ) Các phương pháp hạch toán chi tiết Phương pháp ghi thẻ song song * ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chéo hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập xuất Thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và Thẻ kho. Định kỳ Thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu: Số lượng và giá trị. Kế toán sau khi nhận được các chứng từ của Thủ kho gửi lên phải kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó đối chiếu: sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho, số liệu trên dòng tổng cộng trên bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. * Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 01: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu hàng ngày + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và đối chiếu + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và khối lượng ghi chép còn nhiều. +Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong những doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này được áp dụng ngày càng rộng rãi. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * ở kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất thì Thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhận, thực xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột trên Thẻ kho, định kỳ gửi lên phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển “ để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi chép vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó, tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng, hoặc có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chừng từ ( hoặc bảng kê) để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Tiến hành đối chiếu số liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song. * Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng +Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng +Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán và kho chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. +Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày, phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế Phương pháp ghi sổ số dư * ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng Thẻ kho như hai phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng Thủ kho còn ghi vào Sổ số dư số tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư vào cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho và được mở cho cả năm. Trên Sổ số dư vật tư được sắp xếp thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm, loại có dòng nhóm, cộng lại. Cuối mỗi tháng, sổ số dư được chuyển cho Thủ kho để ghi chép. * ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên Thẻ kho của Thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho. Sau đó kế toán ký xác nhận vào từng Thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị( Giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột Số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được ghi chép vào “Bảng kê lũy kế nhập”, “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư. Cuối tháng, căn cứ vào bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đồng thời, sau khi nhận đựơc Sổ số dư do Thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của Sổ số dư với cột trên Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập Sổ số dư Phiếu xuất Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng lũy kế nhập Bảng kê nhập- xuất- tồn Bảng lũy kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày + Ưu điểm: Giảm được khối lượng công việc ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán, kế toán đã thực hiện được kiểm tra thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của Thủ kho. Công việc được dàn đều trong tháng. + Nhược điểm: Kế toán chưa theo dõi chi tiết từng thứ vật tư nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư thì căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập- xuất- tồn diễn ra thường xuyên và doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ kế toán vững vàng. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.4.2.1. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Đặc điểm Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của vật tư trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng * Nội dung: Tài khoản 152 “ Nguyên liệu vật liệu”: dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu theo trị giá thực tế. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho; số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại và trị giá của nguyên vật liệu thừa khi phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ; số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua; số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; trị giá nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. * Tài khoản 152: có thể được mở theo dõi chi tiết theo từng tài khoản cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, nó bao gồm các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Nguyên vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528- Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4,… tới từng nhóm thứ nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. * Nội dung: Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: Trị giá vật tư đang đi đường. Bên Có: Trị giá vật tư đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. Số dư._. Nợ: Phản ánh trị giá vật tư đang đi đưòng cuối kỳ. * Nội dung: Tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu: Bên Nợ: Hoàn dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí sản xuất . Số dư Có: Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có. * Ngoài các tài khoản liên quan trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm vật tư còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 331… Trình tự hạch toán c.1. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Trường hợp tăng vật tư: + Khi doanh nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu về nhập kho chưa thanh toán cho người bán hay thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng cho cán bộ thu mua, tiền vay ngắn hạn ngân hàng. Nợ TK 152- Trị giá vật liệu mua ngoài Nợ TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141, 311- Tổng giá thanh toán + Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho Nợ TK 152- Giá trị hàng đang đi đường về nhập kho Có TK 151- Giá trị hàng đang đi đường về nhập kho + Nhập kho nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152- Giá trị do hội đồng liên doanh đánh giá Có TK 411- Giá trị do hội đồng liên doanh đánh giá + Nhập kho nguyên vật liệu do tự gia công chế biến Nợ TK 152- Giá trị vật liệu nhập kho Có TK 154- Giá trị vật liệu xuất kho tự gia công + Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152- Giá trị vốn góp nhập kho Có TK 128, 222- Giá trị vốn góp nhập kho …………. Trường hợp tăng vật tư có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Hạch toán tăng nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 133 TK 111, 112, 141, 331,… Tổng giá thanh toán Thuế GTGT TK 333 TK 152 Nhập kho do mua ngoài Thuế nhập khẩu TK151 Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước TK 411 Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh, cổ phần TK 154 Nhập kho do tự gia công chế biến TK 128,222 Nhập kho do nhận lại vốn góp liên doanh Trường hợp giảm vật liệu: + Khi doanh nghiệp xuất kho vật liệu phục vụ cho chế tạo sản phẩm Nợ TK 621- Trị giá vật liệu xuất dùng Có TK 152- Trị giá vật liệu xuất dùng + Khi doanh nghiệp xuất kho vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, bộ phận bán hàng. Nợ TK 627, 641, 642- Trị giá vật liệu xuất dùng Có TK 152- Trị giá vật liệu xuất dùng + Khi doanh nghiệp xuất bán trực tiếp hoặc gửi bán vật liệu Nợ TK 632, 157- Trị giá vật liệu xuất bán Có TK 152- Trị giá vật liệu xuất bán + Khi doanh nghiệp xuất kho vật liệu để cho vay tạm thời Nợ TK 136, 138- Trị giá vật liệu cho vay Có TK 152- Trị giá vật liệu cho vay …………. Trường hợp giảm vật tư có thể khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 05: Hạch toán giảm nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 627, 641, 642 TK 632, 157 TK 154 TK 128, 222 TK 136, 138 TK 621 Xuất cho vay tạm thời Xuất vốn liên doanh Xuất tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Xuất bán trực tiếp, gửi bán Xuất dùng tính ngay vào chi phí Xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm TK 152 c.2. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp - Các trường hợp tăng nguyên vật liệu: + Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu về nhập kho chưa thanh toán cho người bán, hay đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… Nợ TK 152- Giá trị vật liệu nhập kho ( bao gồm cả thuế) Có TK 331, 111, 112.. Tổng giá thanh toán + Khi doanh nghiệp nhập kho nguyên vật liệu do nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152- Giá trị vốn góp Có TK 128, 222- Giá trị vốn góp …….. - Các trường hợp giảm vật liệu: + Khi doanh nghiệp xuất kho vật liệu phục vụ cho chế tạo sản phẩm Nợ TK 621- Trị giá vật liệu xuất dùng Có TK 152- Trị giá vật liệu xuất dùng + Khi doanh nghiệp xuất tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 128, 222- Trị giá vật liệu xuất dùng Có TK 152- Trị giá vật liệu xuất dùng …… Các trường hợp tăng, giảm vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp có thể khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 06: Hạch toán tăng, giảm nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK331,111,112,141,311 TK 152 TK 621 Nhập do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) Xuất kho cho chế tạo sản phẩm TK627,641,642 Xuất dùng tính ngay vào chi phí TK 333 Thuế nhập khẩu TK 151 Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước TK632,157 Xuất bán trực tiếp, gửi bán TK 411 TK 154 TK 128,222 Nhập do nhận vốn góp liên doanh, cổ phần Nhập do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh TK154 Xuất tự chế, thuê ngoài gia công chế biến TK128,222 Xuất vốn liên doanh TK136,138 Xuất cho vay tạm thời 1.4.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Đặc điểm Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho, xuất kho hàng ngày được phản ánh trên TK “mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tình theo công thức: Số lượng hàng tồn cuối kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng xuất kho = + - Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng TK 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập ,xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ. * Nội dung:Tài khoản 611 “ Mua hàng”: Phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tăng, giảm trong kỳ. Kết cấu: Bên Nợ: Kết chuyển trị giá vốn của vật tư tồn kho đầu kỳ; trị giá vốn thực tế của vật tư tăng trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ; trị giá vốn thực tế của vật tư giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư và được mở theo hai tài khoản cấp 2: TK 6111: Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ TK 6112: Mua hàng hóa * Nội dung: Tài khoản 152 “ Nguyên liệu vật liệu”: dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ Kết cấu: Bên Nợ: Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ * Nội dung: Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh trị giá hàng mua của đơn vị hiện đang còn đi đường và hàng đã về nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Số dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của hàng đang đi đường tồn kho cuối kỳ. * Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan sau: TK111, TK112, TK128, TK 222, TK 641, TK 642, TK 331… Trình tự hạch toán c.1. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Các trường hợp tăng vật tư + Kết chuyển vật liệu tồn kho đầu kỳ Nợ TK 151, 152- Trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ Có TK 611- Trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ kết chuyển + Khi doanh nghiệp mua vật liệu nhập kho chưa thanh toán với người bán, hay thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng….. Nợ TK 611- Trị giá vật liệu mua ngoài Nợ TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331, 111, 112- Tổng giá thanh toán + Khi nhập kho vật liệu do được quyên tặng Nợ TK 611- Trị giá vật liệu nhập kho Có TK 711- Trị giá vật liệu nhập kho …….. - Các trường hợp giảm vật tư + Kết chuyển vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151, 152- Trị giá vật liệu tồn kho, hàng đang đi đường cuối kỳ Có TK 611- Trị giá vật liệu tồn kho, hàng đang đi đường cuối kỳ kết chuyển + Các khoản được giảm trừ Nợ TK 111, 112, 331- Trị giá vật liệu được giảm Có TK 611- Trị giá vật liệu được giảm + Khi doanh nghiệp xuất bán vật tư Nợ TK 632- Trị giá vật tư xuất bán Có TK 611- Trị giá vật tư xuất bán …….. Các trường hợp tăng, giảm vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ được phản ánh qua sơ đồ: TK 151, 152 K/c tồn đầu kỳ TK 111,112,331 Tổng giá thanh toán Thuế GTGT Nhập do mua ngoài TK 611 TK 333 TK 411 TK 711 Thuế nhập khẩu Nhận góp vốn liên doanh, góp cổ phần Được quyên tặng TK151,152 K/c tồn cuối kỳ Các khoản được giảm trừ Xuất dùng cho sản xuất TK 632 Xuất bán TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 111,112,331 TK 621,627 Sơ đồ 07: Hạch toán tăng, giảm vật tư theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ c.2. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 08: Hạch toán tăng, giảm nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK 151, 152 K/c tồn đầu kỳ TK 111,112,331 Tổng giá thanh toán TK 611 TK 333 TK 411 TK 711 Thuế nhập khẩu Nhận góp vốn liên doanh, góp cổ phần Được quyên tặng TK151,152 K/c tồn cuối kỳ Các khoản được giảm trừ Xuất dùng cho sản xuất TK 632 Xuất bán TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 111, 112, 331 TK 621, 627 1.5. Kiểm kê và đánh giá lại vật tư 1.5.1. Khái niệm Là việc cân đong, đo, đếm số lượng xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm kê, đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán. Thông qua kiểm kê và đánh giá lại vật tư để ngăn ngừa những hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời những vật tư thiếu hụt, kém phẩm chất. Kiểm kê thường được kiểm kê định kỳ vào cuối kỳ hoặc cuối năm trước khi lập báo cáo tài chính; trong chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động mua, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường. Ngoài ra, việc kiểm nhận vật tư trước khi nhập kho cũng là một trường hợp kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, sau khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán( hoặc chứng từ) doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán theo từng trường hợp cụ thể. Đánh giá lại vật tư nhằm xác định giá trị hợp lý của vật tư tại thời điểm đánh giá lại. Việc đánh giá lại vật tư thường được thực hiện khi có quyết định của Nhà nước; khi đem góp vốn liên doanh; khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua, bán, khoán cho thuê doanh nghiệp; khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp. Khi đánh giá lại vật tư phải lập hội đồng đánh giá hoặc ban đánh giá, sau khi đánh giá phải lập biên bản đánh giá lại vật tư, chênh lệch đánh giá lại giá trị ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào Tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản 1.5.2. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê và đánh giá lại vật tư 1.5.2.1. Trường hợp kiểm nhận vật tư Trường hợp kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKTX Doanh nghiệp tiến hành mua vật liệu về, khi tiến hành nhập kho số vật liệu mua vào, thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm nhận vật tư xem có đủ về mặt số lượng cũng như chủng loại, quy cách. Khi phát hiện thấy thiếu vật tư so với trong hóa đơn kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 152- Trị giá hàng thực nhập Nợ TK 133- Thuế GTGT hàng thực nhập được khấu trừ Nợ TK 1381- Trị giá hàng thiếu chờ xử lý Có TK 331- Tổng giá thanh toán trên hóa đơn Khi phát hiện thừa so với hóa đơn, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá hàng thừa chờ xử lý Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Tổng giá thanh toán Có TK 3381- Trị giá hàng thừa chờ xử lý Được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 09: Hạch toán kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKTX TK 152 TK 3381 TK 152 TK 1381 Trị giá hàng thực nhập Trị giá hàng thiếu chờ xử lý TK 331 Trị giá hàng thừa chờ xử lý Trường hợp kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKĐK Trong trường hợp này thì kế toán phản ánh trị giá vật liệu thừa hay thiếu qua TK 611, khi kiểm nhận phát hiện thiếu kế toán phản ánh: Nợ TK 611- Trị giá vật liệu thực nhập Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 1381- Trị giá vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 331- Tổng giá thanh toán trên hóa đơn Khi phát hiện thừa qua kiểm nhận, kế toán phản ánh: Nợ TK 611- Trị giá vật liệu thừa xử lý Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Tổng giá thanh toán Có TK 3381- Trị giá vật liệu thừa chờ xử lý Được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 10: Hạch toán kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKĐK TK 152 TK 3381 TK 611 TK 1381 Trị giá hàng thực nhập Trị giá hàng thiếu chờ xử lý TK 331 Trị giá hàng thừa chờ xử lý 1.5.2.2. Trường hợp kiểm kê vật tư Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê vật tư theo phương pháp KKTX. Khi doanh nghiệp tiến hành kiểm kê vật liệu vào cuối mỗi năm, khi phát hiện thiếu kế toán phán ánh: Nợ TK 1381- Trị giá hàng thiếu chờ xử lý Có TK 152- Trị giá hàng thiếu chờ xử lý Khi phát hiện thừa, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá hàng thừa chờ xử lý Có TK 3381- Trị giá hàng thừa chờ xử lý Được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 11: Hạch toán các nghiệp vụ kiểm kê vật tư theo phương pháp KKTX TK 152 TK 3381 TK 152 TK 1381 Trị giá vốn thực tế thiếu chờ xử lý Trị giá vốn thực tế thừa của vật tư Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê vật tư theo phương pháp KKĐK. Kế toán chỉ kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ Có TK 611- Trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ Được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 12: Hạch toán các nghiệp vụ kiểm kê vật tư theo phương pháp KKĐK TK 611 TK 152 K/c trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ 1.5.2.3. Trường hợp đánh giá lại vật tư a. Trường hợp đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKTX Trường hợp đánh giá tăng vật liệu, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Chênh lệch đánh giá tăng vật liệu Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá tăng vật liệu Trường hợp đánh giá giảm, kế toán phản ánh: Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá giảm vật liệu Có TK 152- Chênh lệch đánh giá giảm vật liệu Được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 13: Hạch toán đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKTX TK 412 TK 152 Chênh lệch đánh giá tài sản( chênh lệch tăng) Chênh lệch đánh giá tài sản( chênh lệch giảm) Trường hợp đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKĐK Trường hợp đánh giá giảm vật liệu theo phương pháp KKĐK được phản ánh qua TK 611, khi phát hiện chênh lệch tăng, kế toán phản ánh: Nợ TK 611- Chênh lệch tăng vật liệu Có TK 412- Chênh lệch tăng vật liệu Khi phát hiện có chênh lệch giảm, kế toán phản ánh: Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá giảm vật liệu Có TK 611- Chênh lệch đánh giá giảm vật liệu Được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 14: Hạch toán đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK TK 412 Chênh lệch đánh giá tài sản( chênh lệch giảm) Chênh lệch đánh giá tài sản( chênh lệch tăng) 1.5.3. Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư. 1.5.3.1. Đối với trường hợp kiểm nhận vật tư + Đối với hàng thừa chờ xử lý thì kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 3381- Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152- Doanh nghiệp trả lại hàng cho người bán Có TK 331- Doanh nghiệp đồng ý mua nốt số thừa Có TK 711( hoặc TK 632) – Thừa không xác định được nguyên nhân + Đối với hàng thiếu chờ xử lý, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 152- Đơn vị bán giao thiếp số hàng thiếu Nợ TK 632- Thiếu không xác định được nguyên nhân đưa vào giá vốn Có TK 1381- Trị giá hàng thiếu đã xử lý Được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 15: Hạch toán xử lý kết quả kiểm nhận vật tư TK 3381 TK 152 Trả lại cho người bán TK 331 Doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa TK 711,632 Thừa không xác định được nguyên nhân TK 1381 Đơn vị bán giao tiếp hàng thiếu Thiếu không xác định được nguyên nhân (đưa vào giá vốn) Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số theo hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 152 (611) Có TK 331 Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán kế toán tiến hành: Ghi đơn: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi đơn: Có TK 002 Đối với trường hợp kiểm kê vật tư Đối với trường hợp thiếu vật tư trong khi kiểm kê, kế toán xử lý: Nợ TK 1388, TK 334, TK 111- Bắt người có trách nhiệm bồi thuờng NợTK 632- Phần thiếu hụt còn lại sau khi trừ đi phần bồi thường Nợ TK 642- Vật tư thiếu hụt trong định mức Có TK 1381- Trị giá vật tư thiếu đã được xử lý Đối với trường hợp thừa vật tư, kế toán xử lý như sau: Nợ TK 3381- Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 711( TK 632)- Thừa không xác định được nguyên nhân Được thể hiện qua sơ đồ: TK 3381 Thừa không xác định được nguyên nhân được xử lý TK 1381 Phần thiếu hụt còn lại sau khi trừ đi phần bồi thường( đưa vào giá vốn) TK 138,334,111 Người chịu trách nhiệm bồi thường TK 711,632 TK 642 Vật tư thiếu hụt trong định mức Sơ đồ 16: Hạch toán xử lý đối với kiểm kê vật tư Đối với đánh giá lại vật tư Trong trường hợp đánh giá vật tư, kế toán xử lý như sau: Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá tăng Có TK 411- Chênh lệch đánh giá tăng Nợ TK 411- Chênh lệch đánh giá giảm Có TK 412- Chênh lệch đánh giá giảm Được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 17: Hạch toán xử lý đánh giá lại vật tư: TK 411 TK 412 Chênh lệch đánh giá tài sản( chênh lệch tăng) Chênh lệch đánh giá tài sản( chênh lệch giảm) 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.6.1. Mục đích Giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh cho doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư không cao hơn giá cả trên thị trường ( hay giá trị thuần có thể thực hiện được) tại thời điểm lập báo cáo. 1.6.2. Nguyên tắc Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho( Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính), quy định: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng cần trích: Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá hàng tồn kho Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N Số dự phòng cần trích lập cho năm(N+1) = x - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng loại vật tư được thực hiện vào cuối niên độ kế toán ( ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm và chỉ lập cho vật tư thuộc sở hữu của doanh nghiệp. 1.6.3. Phương pháp kế toán Tài khoản sử dụng: * Nội dung: Tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí. Số dư Có: Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có. Phương pháp kế toán Cuối niên độ kế toán ngày 31/12/N căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư để xác định mức trích lập dự phòng theo chế độ tài chính tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau ngày 31/12/N+1, tiếp tục tính toán mức cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo( Năm N+2), sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế hoạch của năm trước Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số lập dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán 1.7. Các hình thức sổ kế toán 1.7.1. Khái niệm: Hình thức kế toán là hệ thống sổ cái kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự nhất định và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ cho việc thiết lập các báo cáo kế toán. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài Chính quy định để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn, phải mở sổ, ghi chép, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của Luật kế toán và quyết định số 167/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thường xuyên, liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán. Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức sổ kế toán nhật ký- sổ cái Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ 1.7.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc trưng: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ 18: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.7.3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm( theo số thứ tự của Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ). Và các chứng từ gốc đính kèm theo chữ ký của kế toán trưởng. Sơ đồ 19: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.7.4. Hình thức sổ kế toán nhật ký- sổ cái Đặc trưng: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký- sổ cái. Căn cứ vào nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng cân đối tổng hợp chứng từ gốc. Sơ đồ 20: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký- sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.7.5. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Các nguyên tắc cơ bản: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.7.6. Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Vật tư trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm và từng danh điểm. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hóa các đối tượng kế toán là đối tượng vật tư đến từng danh điểm, vì vậy, danh mục vật tư phải xây dựng cho từng danh điểm và khi kết hợp với tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật tư. Khi nhập dữ liệu phải chỉ ra danh điểm vật tư và để tăng tính tự động hóa có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế giá trị gia tăng của từng vật tư ở phần danh mục. Chia phần hành kế toán thành hai phần đó là kế toán các nghiệp vụ xuất và các nghiệp vụ nhập vật tư. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong kế toán sẽ giúp cho kế toán chi tiết vật tư tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có nối mạng. Đối với các nghiệp vụ nhập vật tư cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua và các chi phí liên quan được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua cần phân bổ chi phí cho từng loại vật tư để làm căn cứ tính giá vốn hàng xuất kho. Để tạo thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập vật tư cần xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập như phiếu nhập kho, phiếu nhập kho vật tư nhập khẩu…Yêu cầu đối với chương trình không chỉ quản lý được vật tư mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày lên tờ khai thuế giá trị giá tăng đầu vào được khấu trừ, chương trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua và mức thuế suất giá trị giá tăng và điền vào bút toán. Đối với các nghiệp vụ xuất kho chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định giá vốn hàng xuất kho có thể được tính bằng những các phương pháp sau: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước- xuất trước, nhập sau- xuất trước. Vật tư xuất kho có thể cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là xuất kho cho sản xuất và tạo thành chi phí vật liệu, do đó phải chọn chứng từ phù hợp thường là phiếu xuất kho cho sản xuất. Kế toán chỉ cần nhập số liệu trên chứng từ: số chứng từ, phiếu xuất, tên vật tư…chứng từ sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính giá vốn để điền vào bút toán chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chi phí. Do đó, khi xuất vật liệu phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho viêc tính giá thành sau này. Đối với vật tư xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán nên cũng cần phải có chứng từ cần thiết phù hợp cho hoạt động này. Các chứng từ xuất bán được phản ánh ở các chứng từ, các nghiệp vụ xuất, nếu danh mục vật tư đã nhập giá bán và mức thuế suất thuế giá trị gia tăng, chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phán ánh và đưa vào bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra. Thông thường, chương trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạn thanh toán cho từng hóa đơn, nên khi nhập vật mua ngoài cũng cần thông tin về thời hạn thanh toán. Như vậy, đối với kế toán vật tư chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác và vào các sổ sách liên quan. Vậy với việc áp dụng phần mềm thì tại bất kỳ thời điểm nào ta cũng có thể biết được số lượng tồn kho của từng thứ vật tư giúp cho việc quản lý, dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. 2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú( Tên giao dịch: TRAN PHU ELECTRIC MECHANICAL COMPANY LIMITED) là doanh nghiệp sản xuất mới được đổi tên từ cuối năm 2004, tiền thân là công ty Cơ Điện Trần Phú, là một doanh nghiệp nhà nước Nhà nước thuộc Sở Xây Dựng Hà Nội, chuyên sản xuất các loại cáp nhôm, cáp đồng, phôi dây đồng, phôi dây nhôm và dây đồng mềm bọc PVC chất lượng cao phục vụ cho công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân. Ngoài ra, công ty còn sản xuất các thiết bị, dụng cụ kim khí cho ngành xây dựng. Trụ sở của công ty: Số 41- Phố Phương Liệt- Thanh Xuân- Hà Nội. Công ty được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Xí nghiệp Cơ Khí Trần Phú và xí nghiệp Cơ Khí xây dựng theo quyết định số 4018/TCCB ngày 22/09/1985 của UBND thành phố Hà Nội.Với tổng số vốn pháp định là 2.601.000.000 trong đó: Vốn cố định:1.397.000.000 đ Vốn lưu động: 1.204.000.000 Theo QĐ 131/2004 QĐ- UB ngày 23/08/2004 của UBND thành phố Hà Nội công ty Cơ Điện Trần Phú đã đổi tên thành công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú và với tên mới này công ty đã chính thức đi vào hoạt động vào ngày 23/12/2004. 2.1.2. Quá trình phát triển Giai đoạn từ năm 1985 đến năm 1989 Thời kỳ đầu công ty gặp nhiều khó khăn, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, nhà xưởng cũ nát, máy móc thiết bị còn lạc hậu, trình độ tổ chức yếu kém, kỷ luật lao động lỏng lẻo, với số vốn còn hạn chế. Nhiệm vụ đặt ra với công ty trong thời kỳ này là phải tổ chức lại bộ máy quản lý…, đồng thời phải xây dựng thêm cơ sở vật chất kỹ thuật để nhanh chóng bước vào sản xuất đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Bằng sự cố gắng vượt bậc, công ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn và ngày càng đi lên, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày c._. TK 152- Trị giá vật liệu giảm Trường hợp đánh giá tăng, kế toán định khoản: Nợ TK 152- Trị giá vật liệu tăng Có TK 412- Trị giá vật liệu tăng Việc đánh giá nguyên vật liệu dựa trên chất lượng của nguyên vật liệu( % phẩm chất còn lại) và dựa trên giá trị hàng tồn kho, sau đó so sánh với giá thị trường. Đồng thời, tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu để có biện pháp khắc phục kịp thời. Cụ thể: Khi công ty đổi tên tức là thay đổi hình thức sở hữu thì doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá lại vật liệu của công ty, phát hiện có một số vật liệu được đánh giá tăng, kế toán đã hạch toán như sau: Nợ TK 152 77.550.450 Có TK 412 77.550.450 Khi có quyết định xử lý công ty tiến hành xử lý: kết chuyển làm tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 412 77.550.450 Có TK 411 77.550.450 Ví dụ: Cuối năm 2003, Công ty tiến hành kiểm kê vật tư hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê được trình bày trên Báo Cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho( Biểu số 17). Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê của công ty: Biểu số 17: Báo cáo kiểm kê cuối năm Công ty Cơ Điện Trần Phú Báo Cáo Kiểm kê cuối năm 2003 Kho: KHO 02- Kho Thái ĐVT: VNĐ STT Mã VT Tên VT ĐVT Số lượng Giá trị 1 DONGTAM Đồng tấm Kg 51.376 285.149.040 2 LOIC003 Lõi C 18 Kg 4.232 37.606.276 3 LOIC009 Lõi C 3.2 Kg 4.200 36.209.150 4 LOIC006 Lõi C 2.3 Kg 1.000 9.150.854 5 LOIC0014 Lõi C 276 Kg 45.600 1.268.204.913 .... ........ ........ ...... ...... ....... 41 TSTN0014 Máy hàn xoay chiều cái 1 263.900 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu của công ty, mặc dù danh mục vật tư của công ty khá phong phú về chủng loại và quy cách. Đây là một bất lợi của công ty khi có sự biến động về giá cả của nguyên vật liệu vì không phải lúc nào giá của vật liệu cũng ổn định, hơn nữa, vật liệu của công ty lại chủ yếu mua bên ngoài. Chương 3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công cụ quản lý kinh tế, đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý kinh tế. Hệ thống kế toán doanh nghịêp của Việt Nam áp dụng thống nhất từ năm 1996 được nghiên cứu và xây dựng có chọn lọc các chuẩn mực chung nhất của kế toán quốc tế. Thực tiễn của quá trình đổi mới đặt ra yêu cầu phải nâng cao vai trò của kế toán. Nhận thức được vấn đề này, không ngừng hoàn thiện công tác kế toán là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Xu hướng hội nhập của nền kinh tế của khu vực và thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, với đặc điểm chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm. Đáp ứng được nhu cầu phát triển chung, ban lãnh đạo công ty và phòng tài vụ kế toán của công ty luôn đặt ra yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng góp phần năng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp thiết mà thực tế đặt ra không chỉ ở công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú mà với tất cả các doanh nghiệp sản xuất. 3.2. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Ưu điểm Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển đến nay công ty đã từng bước lớn mạnh và đạt được những thành công nhất định, số lượng sản phẩm sản xuất ở công ty ngày càng nhiều và được thị trường chấp nhận. Và công tác hạch toán đóng một vai trò quan trọng, nó không ngừng cải thiện. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu, công ty đã tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trong công ty và đã đạt được những thành công nhất định và có một số ưư điểm sau: Về bộ máy kế toán của công ty: Hiện nay, trong điều kiện cơ chế quản lý đổi mới với 7 nhân viên kế toán ,hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, công tác kế toán được chuyên môn hóa cao. Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều. Bộ máy kế toán của công ty quản lý theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc được thực hiện ngay tại phòng kế toán, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung với công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Về hệ thống chứng từ và công tác hạch toán kế toán: Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về công tác hạch toán giá trị hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho vì điều này có ảnh hưởng to lớn tới giá trị vật liệu xuất kho như việc tiết kiệm các yếu tố đầu vào nhằm hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Về hình thức sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán là hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Hình thức này phù hợp với một công ty có quy mô lớn. Các sổ sách, bảng biểu công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, hệ thống rõ ràng, hạch toán chính xác theo quy định của Bộ Tài Chính và Nhà nước, các tài khoản vận dụng một cách phù hợp. Về công tác tổ chức hạch toán vật liệu Công tác kế toán nguyên vật liệu đã phần nào phản ánh được thực trạng của công ty, đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa bộ phận kế toán và kho nguyên vật liệu, đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ số liệu trên sổ kế toán với kho nguyên vật liệu đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu. Công ty xây dựng được hệ thống định mức vật liệu cho mỗi sản phẩm tương đối chính xác thông qua các phiếu yêu cầu giúp công ty có thể chủ động mức dự trữ và sử dụng hợp lý làm sao công tác quản lý nguyên vật liệu hiệu quả nhất. Hơn nữa, công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện có nề nếp, tuân thủ chế độ kế toán tạo điều kiện cho việc quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu và tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Về hệ thống kho tàng Để nguyên vật liệu tồn kho được đảm bảo chặt chẽ cả về số lượng, tránh hư hại mất mát góp phần cung cấp kịp thời cho sản xuất, công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng khá tốt và phù hợp, nguyên vật liệu được tổ chức sắp xếp ở từng kho hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nguyên vật liệu khi có yêu cầu xuất vật liệu đột xuất, đồng thời địa điểm của các kho tàng cũng được bố trí thuận lợi cho việc vận chuyển vật liệu đến nơi sử dụng. Dưới sự quản lý chặt chẽ của phòng vật tư, thủ kho, nhân viên bảo vệ hệ thống kho tàng của công ty được tổ chức tốt do đó giảm thiếu hụt, mất mát và hư hỏng. Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty đã áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này phù hợp với đơn vị có nguyên vật liệu phong phú với số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều giúp dễ kiểm tra đối chiếu và trong điều kiện mà doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy vào việc ghi sổ thì việc áp dụng phương pháp này là một lợi thế. Nhược điểm Bên cạnh, những ưu điểm trên công tác kế toán nguyên vật liệu không tránh khỏi những nhược điểm, một số vấn đề vẫn còn tồn tại tại công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty: Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu của công ty khá nhiều chủng loại chủ yếu là nhập khẩu và mua ngoài mà công ty lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm tránh sự thiệt hại cho công ty khi mà giá cả biến động hay sự chênh lệch về giá trị giữa đồng nội tệ và đồng ngoại tệ của vật liệu mua vào là vật liệu nhập khẩu hoặc là đối với vật liệu mua trong nước có sự biến động lớn về giá cả. Về bảng mã vật tư Danh mục vật liệu của công ty khá đa dạng về chủng loại, quy cách, số lượng. Công ty đã có hệ thống mã vật tư cho vật liệu. Trong công ty lại chưa có sổ danh điểm vật tư, công ty chưa áp dụng và cụ thể hóa thành hệ thống danh điểm vật tư cho từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu theo một trật tự nhất định. Điều này, gây khó khăn cho việc ghi chép vào sổ kế toán, đối chiếu, kiểm tra giữa các chứng từ có liên quan vì vật liệu tại công ty đa dạng và phong phú về chủng loại và kiểu cách. Đối với việc tính đơn giá bình quân của vật liệu xuất kho Công ty đang sử dụng tính đơn giá bình quân của nguyên vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền cuối tháng) nhưng chỉ đến cuối tháng kế toán mới theo dõi được về mặt giá trị của vật liệu xuất kho mà trong từng lần xuất kho, kế toán không thấy được sự biến động của nguyên vật liệu về mặt giá cả. Công ty không sử dụng TK 002 để theo dõi tài sản mà công ty giữ hộ khi mua nguyên vật liệu mà người bán giao thừa cho công ty, trường hợp công ty nhận gia công giữ hộ cho bên ngoài và kiểm kê thấy nguyên vật liệu thừa so với sổ sách kế toán. 3.3. Một số đề xuất nhằm đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. ý kiến 1: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì nguyên vật liệu tại công ty có giá trị lớn thường là mua ngoài và nhập khẩu để tránh những rủi ro có thể xảy ra. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Dự phòng thực chất là làm tăng chi phí đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo. Nó giúp cho doanh nghiệp có quỹ tiền tệ trước mắt để khắc phục những thiệt hại có thể xảy ra. Việc lập dự phòng để đề phòng vật tư giảm giá so với trên sổ kế toán. Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho( Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, quy định: Số dự phòng được tính như sau: Mức dự phòng cần trích = Số lượng hàng hóa tồn kho x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Kế toán sử dụng tài khoản TK 159, TK 632 để trích lập dự phòng Cuối niên độ kế toán ngày 31/12/N căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư để xác định mức trích lập dự phòng theo chế độ tài chính tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau ngày 31/12/N+1, tiếp tục tính toán mức cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo( Năm N+2), sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế hoạch của năm trước Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số lập dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán Việc lập dự phòng được làm với từng thứ vật tư và đối với những vật tư có nhiều biến động về mặt giá cả. Cụ thể: Trong năm vật liệu là Lõi C 3.2 có nhiều biến động về mặt giá cả, như vậy thì trong năm sau công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu này. Giả sử cuối năm 2004 số lượng hàng tồn kho của vật liệu là Lõi C 3.2 là 30.200, giá mua ghi trên sổ là 9.000 đ/kg, trong khi đó thì giá thị trường của vật liệu là Lõi C 3.2 vào những tháng cuối năm là 8.600 đ/kg. Như vậy là đã có sự mất giá của vật liệu, năm sau công ty cần tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu là Lõi C 3.2 với mức trích lập được tính như sau: Mức dự phòng cần trích lập = Số lượng hàng tồn kho x Mức chênh lệch giảm giá của Lõi C 3.2 của Lõi C 3.2 Mức dự phòng cần trích lập của = 30.200 x ( 9.000- 8.600) = 12.080.000 đ Lõi C 3.2 Kế toán căn cứ vào mức dự phòng trích lập sẽ phản ánh như sau vào chi phí của năm 2005 Nợ TK 632 12.080.000 Có TK 159 12.080.000 Sang cuối năm 2005 tiến hành trích lập tiếp sau đó tiến hành so sánh với số dự phòng trích lập theo kế hoạch năm trước và có những xử lý hợp lý để xem năm sau có nên trích lập tiếp hay không hoặc là được hoàn lại số dự phòng đã trích lập năm trước. ý kiến 2: Chủng loại vật liệu của công ty khá đa dạng, công ty mới xây dựng bảng mã vật tư cho vật liệu trong công ty. Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghịêp muốn cạnh tranh được trên thị trường hay đapa ứng được yêu cầu khắt khe của khách hàng thì các doanh nghiệp thường theo một tiêu chuẩn nào đó trong đó có tiêu chuẩn ISO 9002 về việc quản lý các yếu tố đầu vào. Các doanh nghiệp muốn đạt được yêu cầu này thì doanh nghiệp cần lập sổ danh điểm vật liệu để quản lý có hiệu quả hơn. Để việc quản lý vật liệu của công ty có hiệu quả hơn và công tác ghi chép sổ của kế toán thuận tiện hơn Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu dựa trên bảng mã vật tư mà công ty đã xây dựng. Mặt khác, việc sử dụng nguyên vật liệu còn tiện dụng cho việc sử dụng máy vi tính, dễ kiểm tra, phân loại. Để lập được Sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ bổ sung khi có những vật liệu mới cho thuận tiện và hợp lý. Công ty đã xây dựng bộ mã vật tư Công ty có thể lập Sổ danh điểm vật liệu như sau: Biểu số 18: Sổ danh điểm vật liệu Công ty Cơ Điện Trần Phú Sổ danh điểm vật liệu Loại vật liệu chính Ký hiệu Tên vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm 15211 15211-01 Lõi C 18 Kg 15211 15211-02 Lõi C 3.2 Kg 15211 15211-03 Lõi C 21 Kg 15212 15212-01 Nhôm thỏi Kg 15212 15212-02 Đồng tấm Kg ……….. ………… ……. … ý kiến 3: Với đặc điểm của nguyên vật liệu và đặc thù của công ty nên việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm là hết sức quan trọng. Hơn nữa, đối với doanh nghịêp sản xuất sản phẩm dây và cáp như Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú thì tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất là rất lớn. Do vậy, việc xác định trị giá vật liệu xuất kho là rất quan trọng, phải phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Bên cạnh đó, phản ánh được sự biến động của giả cá của vật liệu đó trên thị trường trong từng giai đoạn. Hiện công ty đang sử dụng đơn giá bình quân gia quyền cuối tháng để tính giá trị vật liệu xuất kho nên chỉ đến cuối tháng công ty mới tính được trị giá vật liệu xuất kho mà không thấy được sự biến động của giá cả của vật liệu. Vì vậy, Công ty nên tính đơn giá xuất kho vật liệu theo phương pháp tính bình quân sau mỗi lần nhập vì tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ không tính được thường xuyên chỉ tính vào cuối tháng còn tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập đảm bảo chức năng kiểm tra giám sát được thường xuyên liên tục tình hình nhập- xuất vật tư về cả hiện vật lẫn giá trị, giúp phân tích đánh giá giá thành sản phẩm trong từng khoảng thời gian nhất định. Đơn giá bình quân theo từng lần nhập được tính như sau: Số lượng vật liệu xuất dùng Đơn giá bình quân của vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế vật liệu xuất kho x Trị giá thực tế vật liệu trước và sau từng lần nhập = Đơn giá bình quân của vật liệu xuất dùng Lượng thực tế vật liệu trước và sau từng lần nhập Cụ thể: Khi công ty xuất vật liệu là Lõi C 3.2 vào ngày 06/08/2004, công ty tiến hành tính đơn giá xuất kho của vật liệu này như sau: Ta có, trước ngày 06/08/2004 công ty có nhập một lượng vật liệu là Lõi C 3.2 với số lượng là 2.654 kg, đơn giá là 9.000 đ/ kg, tại đầu tháng 08, công ty có tồn một lượng Lõi C 3.2 là 9.286 kg, đơn giá là 9.000 đ/kg. Như vậy, ta có thể tính đơn giá xuất của Lõi C 3.2 ngày 06/08/2004 như sau: 9.286 x 9.000 + 2.654 x 9.000 Đơn giá xuất của = = 9.000 đ/kg Lõi C 3.2 9.286 + 2.654 Ta thấy giá xuất của Lõi C 3.2 đúng bằng giá mà công ty mua vào, công ty có thể so sánh đơn giá này với giá bán thực tế của vật liệu trên thị trường tại thời điểm xuất bán. Công ty có thể có biện pháp cũng như chiến lược cụ thể để đem lại lợi ích cho công ty sao cho có lợi nhất. Khi đó thì phiếu xuất kho của công ty sẽ có thêm phần đơn giá của vật liệu xuất dùng. Cụ thể phiếu xuất kho ngày 06/08/2004 sẽ được viết như sau: Biểu số 19: Phiếu xuất kho Công Ty Cơ điện Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh- Thanh Xuân- Hà Nội PhiếU Xuất kho Mẫu số 02-VT. Theo QĐ1141-TCQĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 6 tháng 8 năm 2004 Số CT: 116TN Liên: 1 Người giao dịch : Đơn vị : 000004 Địa chỉ : Diễn giải : Xuất kho cho phân xưởng nhôm Nhập tại kho : Kho Thái Dạng xuất : Tên vật tư TK Vật tư Mã VT ĐVT SL Đơn giá Thành Tiền Lõi C 3.2 1521 LOIC009 Kg 9.286 9.000 83.574.000 Tổng cộng 9.286 9.000 83.574.000 Xuất, ngày 0 6 tháng 08 năm 2004 Thủ Trưởng Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (Ký, họ tên) ý kiến 4: Công ty nên mở TK 002 để theo dõi những vật liệu không thuộc sở hữu của mình như trường hợp công ty nhận gia công chế biến cho bên ngoài và trường hợp kiểm kê thấy thừa nguyên vật liệu khi mua so với sổ sách kế toán. Ví dụ như khi công ty nhận giữ hộ vật liệu, thấy thừa khi kiểm kê thì công ty hạch toán: Ghi đơn TK 002, khi xử lý thì Có TK 002. Cụ thể: Khi công ty nhận giữ hộ vật liệu của công ty XNK Châu á một lượng vật liệu với số lượng là 1.350 kg, trị giá của vật liệu này là 10.350.000 đ, công ty sẽ phải hạch toán qua TK 002 như sau: Nợ TK 002 10.350.000 Khi công ty XNK Châu á nhận lại số vật liệu này thì công ty sẽ hạch toán như sau: Có TK 002 10.350.000 ý kiến 5: Về vấn đề tổ chức thông tin kế toán Hiện nay, đứng trước nhu cầu cập nhật thông tin ngày càng cao, việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán được hầu hết các doanh nghiệp quan tâm và sử dụng. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu của công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp mà sự vi tính hóa công tác kế toán được ứng dụng nhiều hay ít. Tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, mặc dù một số phần hành đã được xử lý bằng vi tính, tuy nhiên kế toán vẫn còn làm thủ công là chủ yếu. Để nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết cần phải có sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty, tạo điều kiện trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán, đồng thời mở những khóa học đào tạo cung cấp những thông tin về máy tính, xử lý các thông tin kế toán bằng máy vi tính cho nhân viên kế toán. Việc ứng dụng phần mềm phải được tiến hành một cách khoa học, tránh gây xáo trộn trong quy trình hạch toán chung, phần mềm kế toán phải được nâng cấp, cải tiến để tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán. Trên đây là một số ý kiến đóng góp mong quý công ty xem xét, góp ý, nhằm có được những biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và hạch toán một cách thích hợp. Kết luận Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp phải luôn luôn cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải tiết kiệm các chi phí đầu vào một cách hợp lý, từ đó hạ được giá thành tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất của toàn doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ vật liệu ở trong doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, chủng loại. Từ đó, đề ra được những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí giúp hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp góp phần tạo được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ kế toán của công ty cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyên Minh Phương, em đã hoàn thành đề tài đã lựa chọn:” Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú”. Do thời gian không dài cùng với nhận thức còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo cùng các cán bộ kế toán trong phòng kế toán để luận văn hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, các cán bộ kế toán trong phòng Tài vụ- kế toán và thầy giáo Nguyễn Minh Phương đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, tháng 08 năm 2005 Sinh viên thực hiện Đào Thị Hoa Danh mục từ viết tắt 1. BH : Bán hàng 2. BP : Bộ phận 3. CCDC : Công cụ dụng cụ 4. GTGT : Giá trị gia tăng 5. ĐVT : Đơn vị tính 6. GTSP : Giá thành sản phẩm 7. KKĐK : Kiểm kê định kỳ 8. KKTX : Kê khai thường xuyên 9. KT : Kế toán 10. NKCT : Nhật ký chứng từ 11. NVL : Nguyên vật liệu 12. PS : Phát sinh 13. PX : Phân xưởng 14. QCPC : Quy cách phẩm chất 15. QLDN : Quản lý doanh nghiệp 16. SL : Số lượng 17. TK : Tài khoản 18. TKĐƯ : Tài khoản đối ứng 19. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn 20. TSCĐ : Tài sản cố định 21. VT : Vật tư 22. XNK : Xuất nhập khẩu Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán doanh nghiệp( Theo luật kế toán mới) TT Tác giả Học viên Tài Chính Nhà xuất bản tài chính năm - 2004 Giáo trình Kế toán tài chính Chủ biên: PGS. TS. Ngô Thế Chi PGS. TS. Nguyễn Đình Đỗ Nhà xuất bản tài chính năm - 2003 Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên: Nguyễn Thị Đông Nhà xuất bản tài chính năm - 2003 Sách Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Nhà xuất bản Tài chính năm – 2003 Sách Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán- Hướng dẫn ghi sổ kế toán Nhà xuất bản Tài Chính năm- 2004 Quyết định 149/2001/QĐ- BTC- 31/12/2001 Quyết định về việc ban hành và công bố bốn (04) chuẩn mực kế toán Việt Nam Quyết định 89/2002/TT- BTC ngày 09/10/2002 Hướng dẫn Kế toán thực hiện bốn( 04) chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC, ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính 8. Các tài liệu khác. Nhận xét của đơn vị thực tập Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2005 Kế toán trưởng Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Nhận xét của giáo viên phản biện 1 Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Nhận xét của giáo viên phản biện 2 Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Danh mục các bảng biểu Biểu số 01: Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong 3 năm gần đây 49 Biểu số 02: Hóa đơn giá trị gâ tăng 65 Biểu số 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 66 Biểu số 04: Phiếu nhập kho 67 Biểu số 05: Phiếu yêu cầu 68 Biểu số 06: Phiếu xuất kho 69 Biểu số 07: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 70 Biểu số 08: Thẻ kho 71 Biểu số 09: Sổ chi tiết vật tư 72 Biểu số 10: Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn 74 Biểu số 11: Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ 77 Biểu số 12: Bảng kê số 3 78 Biếu số 13: Nhật ký chứng từ số 7 79 Biểu số 14: Sổ chi tiết công nợ 80 Biểu sô 15: Nhật ký chứng từ số 5 81 Biểu số 16: Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu 82 Biểu số 17: Báo cáo kiểm kê vật tư 84 Biểu số 18: Sổ danh điểm vật liệu 91 Biểu số 19: Phiếu nhập kho 93 Danh mục các sơ đồ Sơ đồ 01: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song 13 Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15 Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư 17 Sơ đồ 04: Hạch toán tăng nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 21 Sơ đồ 05: Hạch toán giảm nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 23 Sơ đồ 06: Hạch toán tăng, giảm NVL theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 25 Sơ đồ 07: Hạch toán tăng, giảm NVL theo phương pháp KKĐk, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 29 Sơ đồ 08: Hạch toán tăng, giảm NVL theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 30 Sơ đồ 09: Hạch toán kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKTX 32 Sơ đồ 10: Hạch toán kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKĐK 33 Sơ đô 11: Hạch toán các nghiệp vụ kiểm kê vật tư theo phương pháp KKTX 34 Sơ đồ 12: Hạch toán các nghịêp vụ kiểm kê vật tư theo phương pháp KKĐK 34 Sơ đồ 13: Hạch toán đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKTX 35 Sơ đồ 14: Hạch toán đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKĐK 35 Sơ đồ 15: Hạch toán xử lý kết quả kiểm nhận vật tư 36 Sơ đồ 16: Hạch toán xử lý đối với kiểm kê vật tư 37 Sơ đồ 17: Hạch toán xử lý đánh giá lại vật tư 38 Sơ đồ 18: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 41 Sơ đô 19: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 42 Sơ đồ 20: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái 43 Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 44 Sơ đồ 22: Bộ máy tổ chức của công ty 51 Sơ đồ 23: Quy trình công nghệ của phân xưởng đồng đúc 53 Sơ đồ 24: Quy trình công nghệ của phân xưởng dây và cáp động lực 54 Sơ đồ 25: Quy trình công nghệ của phân xưởng đồng mềm 54 Sơ đồ 26: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 56 Sơ đồ 27: Quy trình ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ của công ty 58 Sơ đồ 28: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với thủ tục nhập kho 62 Sơ đồ 29: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với thủ tục xuất kho 63 Mục lục Lời nói đầu 1 Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 3 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí và yêu cầu quản lý NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh 3 1.1.1. Khái niệm 3 1.1.2. Đặc điểm 3 1.1.3. Vị trí 3 1.1.4. Yêu cầu quản lý 4 1.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán NVL tại doanh nghiệp 4 1.2.1. Vai trò của kế toán NVL 4 1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán NVL 4 1.3. Phân loại, đánh giá NVL 5 1.3.1. Phân loại NVL 5 1.3.2. Đánh giá NVL 7 1.3.2.1. Mục đích của việc đánh giá NVL 7 1.3.2.2. Các nguyên tắc đánh giá NVL 7 1.3.2.3. Các phương pháp đánh giá vật tư 8 1.4. Phương pháp kế toán NVL 11 1.4.1. Phương pháp kế toán chi tiết NVL 11 1.4.1.1. Khái niệm 12 1.4.1.2. Chứng từ kê toán sử dụng 12 1.4.1.3. Các phương pháp hạch toán chi tiết 12 1.4.2. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL 18 1.4.2.1. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 18 1.4.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 26 1.5. Kiểm kê và đánh giá lại vật tư 31 1.5.1. Khái niệm 31 1.5.2. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê và đánh giá lại vật tư 31 1.5.2.1. Trường hợp kiểm nhận vật tư 31 1.5.2.2. Trường hợp kiểm kê vật tư 33 1.5.2.3. Trường hợp đánh giá lại vật tư 34 1.5.3. Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư 36 1.5.3.1. Đối với trường hợp kiểm nhận vật tư 36 1.5.3.2. Đối với trường hợp kiểm kê vật tư 37 1.5.3.3. Đối với trường hợp đánh giá lại vật tư 38 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 38 1.6.1. Mục đích 38 1.6.2. Nguyên tắc 38 1.6.3. Phương pháp kế toán 39 1.7. Các hình thức sổ kế toán 40 1.7.1. Khái niệm 40 1.7.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 40 1.7.3. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 41 1.7.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái 42 1.7.5. Hình thức sổ kê toán Nhật ký chứng từ 43 1.7.6. Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán NVL 45 Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 47 2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 47 2.1.1. Lịch sử hình thành 47 2.1.2. Quá trình phát triển 47 2.1.3. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 49 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của công ty 50 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động của công ty 50 2.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 50 2.2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 51 2.2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban của công ty 51 2.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 53 2.3.1. Đặc điểm sản phẩm của công ty 53 2.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất 53 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của công ty 55 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 55 2.4.1.1. Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán 55 2.4.1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán 56 2.4.1.3. Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán trong công ty 56 2.4.2. Tổ chức công tác kế toán 57 2.5. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 57 2.5.1. Các loại sổ kế toán 57 2.5.2. Trình tự ghi chép 58 2.6. Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 58 2.6.1. Đặc điểm và tình hình sử dụng, bảo quản NVL tại công ty 58 2.6.1.1. Đặc điểm của NVL 58 2.6.1.2. Yêu cầu quản lý NVL 59 2.6.2. Phân loại và đánh giá NVL tại công ty 59 2.6.2.1. Phân loại NVL 59 2.6.2.2. Đánh giá NVL 60 2.6.3. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 61 2.6.3.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu 61 2.6.3.2. Phương pháp kế toán NVL 63 2.6.4. Công tác kiểm kê NVL tại công ty 82 2.6.5. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 84 Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 85 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 85 3.2. Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty 85 3.3. Một số đề xuất nhằm đẩy mạnh công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điên Trần Phú 90 Kết luận 95 ._.