Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí (nhật ký chung - Ko lý luận - máy)

ị các nguyên vật liệu trong sản xuất. Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập theo cả chiều sâu và rộng, do đó các doanh nghiệp sản xuất trong nước đang đứng trước nhiều thời cơ và thách thức, mỗi doanh nghiệp muốn thành công đều phải chấp nhận cạnh tranh. Việc cạnh tranh có thể thắng lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí. Trong các chi phí sản xuất chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm vị trí lớn, vì vậy quá trình cung ứng nguyên vật liệu cần được kiểm soát chặt chẽ từ việc lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp để đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu, giá cả phù hợp và thời gian giao hàng đúng hạn. Từ nền tảng đó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí. Tuy nhiên, trong giai đoan hiện nay, doanh nghiệp không chỉ quyết định giá cả thế nào, chất lượng ra sao mà bên cạnh đó việc dữ trữ bao nhiêu cho đủ giúp cho quá trình sản xuất không gián đoạn nhưng cũng không thể dữ trữ quá nhiều mà làm ứ đọng vốn, đặc biệt trong thời kỳ giá cả không ổn định như hiện nay thì việc kiểm soát này càng thành vấn đề quan trọng. Trong công ty TNHH Minh Trí, quá trình kiểm soát nguyên vật liệu được thực hiện khá nghiêm ngặt tuy nhiên trong việc thực hiện cũng có những hạn chế nhất định. Do những nguyên nhân trên nên trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Minh Trí em đã chọn đề tài “ Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí ” cho chuyên đề của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận cũng như mục lục kèm theo, chuyên đề của em có kế cấu gồm ba phần: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Minh Trí. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí. Trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề thực tập em đã được sự giúp đỡ rất nhiều của các anh chị trong phòng kế toán và cô hướng dẫn thực tập. Em xin chân thành cảm ơn. CHƯƠNG 1 _ TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1_ Quá trình hình thành và phát triển. Tên công ty: Công ty TNHH Minh Trí. Tên tiếng anh: Minh Tri Limited company. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Hoàng Mai – Hà Nội. Mã số thuế: 0100737679 – 01. Ngành nghề kinh doanh: May công nghiệp. Công ty TNHH Minh Trí thành lập ngày 22/06/1995 theo giấy phép thành lập số 906/ GP – UB thành phố Hà Nội cấp ngày 22/06/1995. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 049480 do sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 27/6/1995. Hai người sáng lập công ty là bà Nguyễn Hồng Hạnh và bà Nguyễn Thị Tâm. Công ty thành lập với vốn điều lệ ban đầu 400.000.000đ và có 50 công nhân viên, đặt nhà máy tại Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội. Tới tháng 7/2002 công ty xây dựng nhà máy thứ hai tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy và chuyển trụ sở chính công ty tới khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Quận Hoàng Mai – Hà Nội. Số lượng công nhân viên lúc này lên tới 800 công nhân viên. Năm 2005, đáp ứng nhu cầu của thị trường công ty đầu tư mở thêm một nhà máy tại khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh, Thái Bình. Hiện nay, nhà máy này được hạch toán như một đơn vị độc lập về chi phí và lợi nhuận, và có mã số thuế riêng ( 0100737679 – 02) Tính tới thời điểm hiện tại công ty có tới hơn 2400 công nhân viên với ba nhà máy sản xuất chính tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Hoàng Mai – Hà Nội, một nhà máy tại Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội, và nhà máy thứ ba tại khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh tỉnh Thái Bình. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, năng động công ty có thể sản xuất 450000 – 550000 sản phẩm một tháng với sự cam kết đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng cho khách hàng. Hiện nay vốn điều lệ của công ty tăng lên 8.000.000.000đ. Do kinh doanh chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng xuất khẩu của nước ngoài nên thị trường chủ yếu của công ty là Mỹ( 87%), Nhật( 10%), các thị trường khác( 3%). Các nghành hàng và dịch vụ hiện nay công ty đang cung cấp như sau: Các loại hàng dệt kim và máy móc. Quần áo may mặc phụ trợ, dệt kim hoặc móc. Dịch vụ bán buôn, không dựa trên cơ sở tính phí hoặc hợp đồng. Dịch vụ bán buôn, dựa trên cơ sở tính phí hoặc hợp đồng. Dịch vụ vận tải đường lộ. Dịch vụ kho và lưu trữ. Tuy nhiên, mặt hàng chính hiện nay của công ty vẫn là may công nghiệp theo đơn đặt hàng xuất khẩu của nước ngoài và nhận gia công hàng xuất khẩu. Sản phẩm sản xuất chính bao gồm: quần áo ngủ, trang phục công sở, các loại áo phông… với các đối tượng phục vụ như sau: phụ nữ - 69%, đàn ông – 30%, và trẻ em là 1%. Quá trình phát triển của công ty có thể khái quát qua một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu ở bảng sau đây: Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty giai đoạn 2006 – 2008. ( đơn vị tính: nghìn đồng) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu BH và cung cấp DV 65.217.705 64.049.800 71.503.262 Lợi nhuận kế toán trước thuế 557.245 652.936 534.851 Thuế nộp nhà nước 89.535 97.289 212.920 Lợi nhuận kế toán sau thuế 467.710 555.647 321.931 Tổng tài sản 67.544.839 78.903.531 61.366.678 Tổng nguồn vốn chủ sở hữu 26.952.421 52.996.346 51.802.569 Thu nhập bình quân 1 lao động 1.963 2.247 2.633 (nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Minh Trí) Có thể thấy trong các năm gần đây công ty không ngừng phát triển biểu hiện là công ty đều hoạt động có lãi trong khoảng thời gian ba năm gần đây, nguồn vốn chủ sử hữu tăng lên và chiếm tỷ trọng lớn trên tổng tài sản chứng tỏ được sự phát triển bền vững của công ty. Như vậy, công ty thành lập và phát triển đã góp phần tăng thị trường xuất khẩu hàng may mặc cho Việt Nam, góp phần quảng bá sản phẩm của Việt Nam ra thị trường thế giới đồng thời đã góp phần giải quyết công ăn việc làm cho công nhân viên, quá trình không ngừng phát triển của công ty đồng thời không ngừng nâng cao đời sống vật chất cho công nhân viên. Bên cạnh đó việc công ty làm ăn có lãi đã đóng góp thuế cho nhà nước cũng như đóng góp vào các quỹ từ thiện… góp phần xây dựng đất nước ngày càng phát triển. 1.2_ Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất. 1.2.1_Đặc điểm tổ chức quản lý. Hệ thống quản lý của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, phòng tổ chức lao động hành chính, phòng Kế hoạch – Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật, phòng quản lý đơn hàng, phòng kế toán và hệ thống quản đốc các phân xưởng như phân xưởng cắt, phân xưởng may, phân xưởng hoàn thiện, phân xưởng thêu và ban cơ điện. Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Ban giám đốc có quyền và nghĩa vụ quản lý điều hành chung toàn công ty, đảm bảo sự phát triển chung toàn công ty, sử dụng hiệu quả nguồn vốn và phát triển vốn kinh doanh, bảo đảm việc làm và đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV. Bên dưới có các phòng ban có chức năng tham mưu cho Giám đốc, quản lý và thực hiện các công việc trong lĩnh vực được phân công quản lý. Tiếp theo là ban quản đốc các phân xưởng và đội công nhân có trách nhiệm giám sát hoạt động sản xuất của công nhân mình quản lý nhằm đạt hiệu quả sản xuất. Có thể khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí. BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH – NGUYỄN NHÃ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NHÀ MÁY THÁI BÌNH PHÒNG TỔ CHỨC BAN QUẢN ĐỐC CÁC PHÂN XƯỞNG VÀ ĐỘI CÔNG NHÂN NHÀ MÁY 1 PHÒNG CHUẨN BỊ SẢN XUẤT BAN QUẢN ĐỐC CÁC PHÂN XƯỞNG VÀ ĐỘI CÔNG NHÂN NHÀ MÁY 2 Trong mô hình trên nhà máy Minh Trí Thái Bình do một phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động của nhà máy này sao cho hoạt động phải có lãi. Có thể thấy từ mô hình trên giám đốc có trách nhiệm điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị dưới giám đốc có các phó giám đốc giúp việc theo các mảng công việc riêng ( theo mô hình trực tuyến – tham mưu), bên dưới nữa là ban quản đốc phân xưởng của hai nhà máy tại Hà Nội. Các phó giám đốc có nhiệm vụ điều hành các phòng ban riêng. Cụ thể nhiệm vụ của các phòng ban như sau: Phòng tổ chức có nhiệm vụ: theo dõi các vấn đề về nhân sự( như tính lương và theo dõi số lương công nhân viên). Tham mưu cho giám đốc các vấn đề cơ cấu tổ chức hợp lý. Phòng xuất kế hoạch – kinh doanh – xuất nhập khẩu( KD – XNK) có nhiệm vụ: Lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Thực hiện các công việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Triển khai các công việc thu mua nguyên vạt liệu trong nước và nước ngoài Phòng kế toán có nhiệm vụ: ghi chép theo dõi tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn của công ty, lên các báo cáo liên quan tới lĩnh vực tài chính phục vụ cho cấp trên cũng như các cơ quan bên ngoài theo quy định. Phòng kỹ thuật( KT) có nhiệm vụ: đưa ra các định mức cho đơn đặt hàng, đưa ra các chuẩn mực về kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Phòng quản lý đơn đặt hàng( phòng QA): quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng, dịch các tài liệu liên quan tới đơn đặt hàng( như mẫu, số lượng, kiểu dáng…) tìm và đặt hàng mua các nguyên vật liệu trong và ngoài nước. Phòng chuẩn bị sản xuất: quản lý các nguyên vật liệu đầu vào từ khi được mua hay nhập từ khách hàng về, phối hợp cùng kho và phòng kế toán để theo dõi nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng. Ban quản đốc các phân xưởng của hai nhà máy: có nhiệm vụ quản lý đội công nhân ở các phân xưởng về thời gian và kết quả làm việc, thực hiện việc đôn đốc để đảm bảo kế hoạch sản xuất được thực hiện đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng. 1.2.2_Đặc điểm về tổ chức sản xuất. Kinh doanh trong lĩnh vực may mặc công nghiệp nên các khâu sản xuất chính của công ty bao gồm: cắt, may và hoàn thiện. Việc thực hiện sản xuất một sản phẩm không liên tục từ đầu đến cuối mà sản phẩm công ty được chia làm nhiều giai đoạn khác nhau như cổ, thân, tay áo, sau khi hoàn thiện xong từng bộ phận, các bộ phận này sẽ được lắp ráp lại với nhau thành sản phẩm hoàn chỉnh. Trong quá trình sản xuất, mỗi sản phẩm đều trải qua nhiều giai đoạn sản xuất, trước khi được chuyển sang giai đoạn tiếp theo được người cả phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt. Quy trình công nghệ của công ty được khái quát theo sơ đồ 2 sau. Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty TNHH Minh Trí. Nguyên phụ liệu Chuẩn bị mẫu mã Cắt Thêu( in) nếu có May Giặt( nếu có) Hoàn thiện Công ty kinh doanh trong lĩnh vực may mặc tuy nhiên với đặc điểm là công ty không thực hiện quy trình tiêu thụ như bán buôn qua đại lý hay tiêu thụ qua các cửa hàng bán lẻ, mà sau khi đầu ra được xác định là khách hàng đặt hàng sản xuất hay đặt hàng gia công, công ty mới bắt đầu sản xuất. Do đó, quy trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp bắt đầu từ đơn đặt hàng của khách hàng cho tới khi hoàn thiện sản phẩm chuyển giao cho khách hàng. Đối với kinh doanh xuất khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng: khi nhận được đơn đặt hàng của nước ngoài, phòng quản lý đơn đặt hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng dịch đơn đặt hàng và các tài liệu do bên khách hàng chuyển sang bao gồm: bảng phác thảo mẫu, bảng phối màu, số lượng sản phẩm, yêu cầu về quy cách, chất lượng…tiếp theo chuyển cho phòng kỹ thuật để phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử. Phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử theo các yêu cầu, từ đó đưa ra các định mức về nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công trực tiếp,…hàng mẫu này sẽ được gửi cho khách hàng. Khi khách hàng chấp nhận hàng mẫu, phòng kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng, giám đốc và bên khách hàng sẽ cùng ký kết. Để chuẩn bị sản xuất cho đơn đặt hàng xuất khẩu, phòng kinh doanh phối hợp cùng phòng quản lý đơn đặt hàng đặt mua nguyên vật liệu đầu vào. Phòng chuẩn bị sản xuất có trách nhiệm theo dõi nguyên vật liệu nhập xuất kho trong quá trình sản xuất. Khi có đầy đủ đầu vào cho sản xuất, các công việc được chia cho từng tổ sản xuất, phòng kỹ thuật thường xuyên đảm bảo việc sản xuất đảm bảo theo đúng định mức và chất lượng. Do đặc điểm các sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất sẽ được sản xuất chia làm nhiều phần( ví dụ như cổ áo, thân, tay áo) sau đó được lắp ráp lại với nhau thành sản phẩm hoàn chỉnh, do đó ở mỗi cuối mỗi công đoạn sản xuất phòng kỹ thuật sẽ cử người kiểm tra chất lượng sản phẩm công đoạn đó trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Sản phẩm hoàn thành cuối cùng được kiểm tra tổng thể rồi đóng thùng chuyển sang cho khách hàng. Quy trình kiểm tra chất lượng ở công ty được kiểm tra khá nghiêm ngặt. Quá trình gia công theo đơn đặt hàng: cũng tương tự như trên nhưng nguyên vật liệu chủ yếu do bên khách hàng cung cấp, doanh nghiệp chỉ thu mua nguyên vật liệu phụ bên ngoài bổ sung cho quá trình sản xuất do phòng kinh doanh và phòng quản lý đơn đặt hàng đảm nhiệm tùy thuộc nguyên vật liệu phải mua trong nước hay nước ngoài. Đối với nguyên vật liệu cho mặt hàng này doanh nghiệp không hạch toán về mặt giá trị mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Quy trình sản xuất cũng tương tự như đối với hàng kinh doanh xuất khẩu, nhưng mẫu mã thường do bên đặt hàng cung cấp, phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử, nếu đạt thì ký kết hợp đồng. Có thể khái quát quá trình tổ chức sản xuất của công ty trong hai trường hợp kinh doanh xuất khẩu theo đơn đặt hàng và gia công theo đơn đặt hàng theo sơ đồ 3 sau. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty. Thiết kế mẫu cho sản phẩm May khảo sát chế thử Thiết kế sơ đồ cắt Xác định ĐM vải, nguyên công, phụ liệu Xác định bảng hướng dẫn công nghệ may và công nghệ cắt Điều chỉnh dây chuyền sản xuất cho may Tiến hành sản xuất và hoàn thiện để cho ra thành phẩm theo yêu cầu Đạt Không đạt Đơn đặt hàng của khách hàng 1.3_Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 1.3.1_ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Tại công ty, phòng kế toán có nhiệm vụ chi chép, theo dõi và hạch toán việc sử dụng các loại tài sản cũng như nguồn vốn của công ty đảm bảo cho việc sử dụng nguồn vốn và tài sản có hiệu quả. Mặt khác, phòng kế toán cũng đề ra các kế hoạch tài chính cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Do đó phòng kế toán tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn doanh nghiệp. Cuối năm tài chính phòng kế toán có nhiệm vụ đưa ra các báo cáo tài chính cho lãnh đạo cũng như cơ quan nhà nước bên ngoài. Phòng kế toán của công ty TNHH Minh Trí tổ chức theo hình thức tập trung. Các nghiệp vụ phát sinh trong tại nhà máy 1 và nhà máy 2 tại Hà Nội đều do nhân viên kế toán công ty tại trụ sở chính hạch toán còn tại nhà máy Thái Bình tuy được hạch toán riêng về doanh thu, chi phí và lợi nhuận nhưng vẫn được quản lý bởi ban giám đốc tại trụ sở chính của công ty, do đó trong phòng kế toán vẫn có một kế toán phụ trách tổng hợp về các nghiệp vụ kế toán tại nhà máy Thái Bình. Các nghiệp vụ phát sinh dưới phân xưởng tại hai nhà máy ở Hà Nội( như được trình bày trong sơ đồ 1) do nhân viên phòng tổ chức kế hoạch cử ra sẽ thực hiện các ghi chép bước đầu rồi chuyển tài liệu về cho phòng kế toán hạch toán. Tổ chức nhân sự phòng kế toán được khái quát theo sơ đồ 4 sau: Sơ đồ 4: sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Minh Trí. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN NHÀ MÁY THÁI BÌNH KẾ TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ Như vậy trong nhân sự phòng kế toán đứng đầu là kế toán trưởng phía dưới có các kế toán phần hành, mỗi người đều có nhiệm vụ chức năng riêng. 1_ Kế toán trưởng kiêm phó giám đốc tài chính: là người chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán tại công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề liên quan tới tài chính, chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê, lập các báo cáo tài chính định kỳ để cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan. 2_ Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ với khách hàng và các nhà cung cấp. Đồng thời theo dõi các phát sinh về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. 3_ Kế toán thuế: theo dõi và hạch toán các khoản thuế GTGT đầu ra và đầu vào, thuế xuất nhập khẩu, và thuế thu nhập doanh nghiệp… theo dõi các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước, thực hiện các công việc với cơ quan thuế nhà nước. 4_ Kế toán nhà máy tỉnh Thái Bình: chịu trách nhiệm như kế toán tổng hợp nghiệp vụ hạch toán liên quan tới nhà máy 3 tại khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh – tỉnh Thái Bình. 5_ Kế toán nguyên phụ liệu: chịu trách nhiệm về hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu. phần hành này do hai người theo dõi, công việc được phân chia theo nhà cung cấp tức mỗi người theo dõi nguyên phụ liệu theo những nhà cung cấp khác nhau. 6_ Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm thực hiện hạch toán các phần hành còn lại của công ty như kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán chi phí giá thành, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính vào cuối năm tài chính. 7_ Thủ quỹ: theo dõi lượng tiền mặt trong két thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới chi trả tiền mặt. 1.3.2_Đặc điểm tổ chức sổ kế toán. Từ trước năm 2007, tại công ty vẫn sử dụng hình thức nhật ký chứng từ. Tuy nhiên khi có sự trợ giúp của máy tính vào công việc kế toán trong công ty, kế toán chuyển từ hình thức chứng từ ghi sổ sang hình thức nhật ký chung cho công việc trở nên đơn giản hơn. Đây là hình thức hoàn toàn phù hợp được ban giám đốc và cơ quan thuế cho phép, vì đặc điểm các nghiệp vụ kế toán thường lặp lại, khối lượng nghiệp vụ khá nhiều nhưng áp dụng kế toán máy nên áp dụng hình thức nhật ký chung khá đơn giản và chính xác. Đặc điểm của hình thức nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Có thể khái quát quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung theo sơ đồ 5 sau: Sơ đồ 5: sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty. Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi chép hàng ngày. Ghi vào cuối quý hoặc cuối năm. Quan hệ đối ứng. Đặc điểm ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty là chỉ dùng tới các sổ nhật ký, sổ cái, các sổ, thẻ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết, không dùng tới các loại sổ nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung là: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào nhật ký chung kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Thường là cuối quý sẽ cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã được kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết sẽ được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Theo xu hướng hiện nay, công ty cũng áp dụng các phần mềm vào trong các công việc khác nhau. Tại phòng kế toán đang áp dụng phần mềm kế toán KTSYS INFOBUS. Phần mềm này cũng có ưu điểm là quy trình viết sổ kế toán là tự động do máy làm nên ít có sai sót. kế toán chỉ việc nhập các số liệu từ chứng từ gốc máy sẽ tự động thực hiện các công việc còn lại như lên sổ nhật ký chung, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối quý kế toán sẽ in sổ rồi trình kế toán trưởng và giám đốc ký rồi thực hiện lưu trữ như bình thường. Có thể khái quát quy trình kế toán máy theo sơ đồ 6 sau: Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy. PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi chép hàng ngày. Ghi vào cuối quý hoặc cuối năm. Quan hệ đối ứng. Đặc điểm hình thức kế toán máy tại công ty là phần mềm này không áp dụng với phần hành tài sản cố định và phần hành chi phí – giá thành một cách hoàn toàn. Do các nghiệp vụ liên quan tới tài sản cố định ít và đơn giản nên kế toán tổng hợp thường thực hiện trên EXCEL và in sổ bình thường. Còn với phần hành chi phí giá thành do phần hành không thể theo dõi cho từng đơn đặt hàng nên việc tập hợp chi phí tiến hành tập hợp cho tất cả. Sau đó khi hoàn thành đơn đặt hàng hoặc vào cuối quý hoặc cuối năm, kế toán tiến hành phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công lao động trực tiếp cho từng đơn dặt hàng hoặc theo doanh số đơn đặt hàng thực hiện trong kỳ. 1.3.3_ Một số đặc điểm kế toán tài chính khác. Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp hạch toán độc lập theo hình thức sở hữu vốn: công ty TNHH hai thành viên hoạt động trong lĩnh vực may công nghiệp. . Niên độ kế toán: theo năm tài chính bắt đầu từ 01/01 kết thúc 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng. Đối với ngoại tệ sử dụng hạch toán theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng khi phát sinh nghiệp vụ liên quan tới ngoại tệ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại và phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT với nguyên vật liệu …đầu vào là 10% và với hàng hóa xuất khẩu thuế GTGT đầu ra 0%, doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế vào cuối quý. Hiện nay, kế toán đang áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC. Với tình hình hiện tại về số lượng công nhân viên và vốn điều lệ việc áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hoàn toàn phù hợp giúp doanh nghiệp đơn giản hơn trong công tác hạch toán kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán: Tại doanh nghiệp có 5 nhóm chứng từ sử dụng bắt buộc theo quy định 48/ 2006/ QĐ – BTC bao gồm: _ Chứng từ về tiền lương _ Chứng từ về tiền tệ. _ Chứng từ về hàng tồn kho. _ Chứng từ về tài sản cố định. _ Chứng từ về bán hàng. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng theo chế độ 48 dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để phù hợp với thực trạng và hạch toán tốt hơn các nghiệp vụ công ty mở các tài khoản con cho một số tài khoản: TK 211 được mở chi tiết theo từng loại TSCĐ. Do áp dụng chế độ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ doanh nghiệp không sử dụng các TK 621, 622 và 627 để tập hợp chi phí sản xuất do đó TK 154 được mở chi tiết cho từng loại chi phí như nguyên vật liệu, nhân công, xuất nhập khẩu( các chi phí liên quan tới vận chuyển NVL nhập khẩu, các phí khác liên quan tới xuất khẩu hàng hóa), thuê ngoài và chi phí khác( vd: than đốt lò lấy hơi là quần áo, điện…) TK 511 được chi tiết thành hai tài khoản con: TK 5111 – thu xuất khẩu. TK 5112 – thu nội bộ. Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế: - Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN - Bản cân đối tài khoản: Mẫu số F01 – DNN Ngoài ra trong hệ thông báo cáo nộp cho cơ quan thuế của công ty còn bao gồm: - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN Thời hạn nộp báo cáo tài chính là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính nên thời hạn nộp báo cáo của công ty thường là cuối tháng 3. CHƯƠNG 2 _ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 2.1_ Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí. 2.1.1_Đặc điểm nguyên vật liệu. Đặc điểm về chủng loại nguyên vật liệu. Như đã trình bày ở phần 1.1 công ty TNHH Minh Trí là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực hàng may mặc chủ yếu là may công nghiệp phục vụ cho việc xuất khẩu hàng may mặc. Các mặt hàng chính của công ty bao gồm các loại quần áo công sở, quần áo ngủ và quần áo thể thao…thực hiện theo yêu cầu của đơn đặt hàng của khách hàng. Do đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực hàng may mặc công nghiệp nên nguyên vật liệu của công ty là những loại nguyên vật liệu phục vụ cho lĩnh vực may mặc như vải, chỉ, kim hoặc là những loại giấy lót hay thùng các tông phục vụ cho đóng gói thành phẩm. Đặc điểm về phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty là khá đa dạng bên cạnh những loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình may như các loại kim hay các loại chỉ thông dụng mà tùy theo từng đơn đặt hàng mà công ty sử dụng các loại nguyên vật liệu đặc biệt phù hợp theo yêu cầu của khách hàng ví dụ như tùy theo đơn đặt hàng mà sử dụng các loại vải hay các loại chỉ khác nhau. Danh mục nguyên vật liệu công ty sử dụng là rất nhiều tuy nhiên có thể phân ra thành các loại: Nguyên vật liệu chính: là các loại vải để may, tùy theo đơn đặt hàng mà dùng các loại khác nhau có thể kể ra một số loại như sau: loại vải 100% polyester, vải phin mộc, vải dệt kim hay vải TCHIBO, vải DRAP trắng vái Fabric hay vải KT mộc… Nguyên vật liệu phụ: kinh doanh trong lĩnh vực may mặc nên số lượng các loại nguyên vật liệu phụ sử dụng trong công ty là rất lớn, riêng mối loại lại có thể chia thành nhiều nhóm nhỏ. Nguyên vật liệu phụ thường xuyên sử dụng trong công ty có thể kể đến kim máy (có thể chia làm nhiều loại nhỏ như kim máy chần chun, kim máy chần, chần viền, kim máy bằng, kim máy thùa khuyết…)một loại nguyên vật liệu khác được dùng rất nhiều để tạo ra sản phẩm nhưng do giá trị nhỏ nên được đưa vào nguyên vật liệu phụ là chỉ may (bao gồm rất nhiều loại như chỉ tơ, chỉ polyester…), ngoài ra còn có các loại giấy chống ẩm, băng keo … và tùy theo từng đơn đặt hàng mà còn có các loại nguyên vật liệu phụ khác như các loại dây đai và dây rút cổ áo. Nhiên liệu: trong thành phần nguyên vật liệu của công ty còn có một số loại nhiên liệu như than dùng cho là và thêu, xăng dầu dùng cho vận chuyển… Bán thành phẩm: do tính chất quy trình công nghệ là các sản phẩm được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau do đó chính thành phẩm của giai đoạn sản xuất trước lại trở thành nguyên vật liệu chính của giai đoạn sản xuất sau. Đặc điểm về nguồn gốc nguyên vật liệu: Công ty kinh doanh theo hai hình thức kinh doanh xuất khẩu theo đơn đặt hàng( hàng FOB), và sản xuất gia công theo đơn đặt hàng, vì vậy nguyên vật liệu cũng theo hai hệ thống khác nhau. Đối với hàng FOB: công ty phải tự mua tất cả các loại nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Nguồn mua nguyên vật liệu có thể là trong nước hoặc mua từ nước ngoài tuy nhiên do sản xuất theo đơn hàng xuất khẩu nên công ty thường nhập khẩu nguyên vật liệu nhiều hơn, do nguyên vât liệu trong nước chưa đáp ứng được về chất lượng, mẫu mã hay quy cách cho sản phẩm của công ty. Đối với sản xuất gia công theo đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài: nguyên vật liệu chủ yếu do bên khách hàng chuyển sang. Dựa theo hợp đồng đã ký kết khách hàng sẽ tiến hành chuyển sang các loại nguyên vật liệu phục vụ cho đơn hàng, công ty cũng có thể sẽ tiến hành thu mua một số nguyên liệu phụ. Đặc điểm về bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu: Do đặc điểm là sản xuất theo đơn đặt hàng mà các loại nguyên vật liệu chính phụ được dùng khác nhau, hiếm khi các nguyên vật liệu chính giống nhau đối với các đơn đặt hàng ngay cả khi cùng một khách hàng nhưng mỗi lần đặt hàng quy cách và chất lượng sản phẩm cũng yêu cầu khác nhau nên các nguyên vật liệu dùng cũng có thể khác nhau. Do đó, chỉ khi có đơn đặt hàng doanh nghiệp mới thực hiện đặt mua nguyên vật liệu theo các định mức được tính trước bởi phòng kỹ thuật nên việc tồn kho nguyên vật liệu chỉ dùng chuyên cho đơn đặt hàng đã hoàn thành là hầu như không có, vì vậy chỉ có dự trữ theo đơn hàng. Các nguyên vật liệu tồn kho thường xuyên là các loại kim dùng cho các máy và các loại thùng, giấy chống ẩm hay giấy lót hay các nguyên vật liệu khác dùng cho các bộ phận quản lý. Cũng chính do điều này mà việc theo dõi nhập xuất nguyên vật liệu cho sản xuất là cực kỳ quan trọng sao cho đảm bảo đúng định mức đề ra.. Có thể thấy việc các nguyên vật liệu thay đổi theo đơn đặt hàng và việc tuân thủ nghiêm ngặt các định mức khiến cho công việc mua, nhập, xuất kho cho nguyên vật liệu cần được kiểm soát chặt chẽ đồng thời việc phụ trách mua hàng phải cực kỳ linh hoặt để tránh tình trạng bị động trước đơn đặt hàng của khách hàng. Bộ phận mua phải luôn cập nhập giá cũng như chất lượng các loại nguyên vật liệu. Do các nguyên vật liệu được mua theo định mức cũng như nguyên vật liệu được chuyển từ khách hàng sang do đó việc bảo quản các loại nguyên vật liệu là rất cần thiết để đảm báo được chất lượng giúp đảm bảo định mức đề ra và đảm bảo được chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Hiện nay công ty có hai kho chính tại Hà Nội là kho vải và kho nguyên vật liệu phụ để bảo quản nguyên vật liệu. 2.1.2_Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Từ những đặc điểm của nguyên vật liệu đã được trình bày ở phần trên nên nguyên vật liệu tại công ty yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ về việc bảo quản hạch toán và xuất dùng sao cho đảm bảo được định mức đề ra, nguyên vật liệu đảm bảo được chất lượng phù hợp từ đó mới đảm bảo được tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm của đơn đặt hàng. Trên thực tế tại công ty quy trình kiểm soát nguyên vật liệu hiện nay khá chặt chẽ trong cả khâu mua và khâu xuất dùng nguyên vật liệu. Quản lý khâu thu mua nguyên vật liệu: Việc mua nguyên vật liệu đầu vào do hai phòng đảm nhiệm bao gồm phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng quản lý đơn đặt hàng sẽ tiến hành.Việc thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo tìm được nhà cung cấp cho phù hợp về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng. Dựa trên đơn đặt hàng, cũng như các chỉ dẫn do bên khách hàng chuyển sang, phòng quản lý đơn hàng sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp cho phù hợp và đặt hàng với nhà cung cấp, khi đã đặt hàng khâu tiến hành thu mua sẽ do phòng kinh doanh đảm nhận, khi nguyên vật liệu được mua về thì phòng kế toán theo dõi và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp, ngoài ra đối với những nhà cung cấp là công ty cung cấp quá trình theo dõi thanh toán còn có sự tham gia của phòng quản lý đơn hàng, toàn bộ quá trình mua hàng này phải được sự phê duyệt của giám đốc. Các nhà cung cấp của công ty chủ yếu là những nhà cung cấp quen do đó, chất lượng của sản phẩm và thời gian giao hàng thường được đảm bảo, phương thức thanh toán thường là thanh toán chậm. Quản lý khâu bảo quản và xuất sử dụng: Khâu quản lý và xuất dùng nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo được bảo quản được số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất phải đảm._. bảo được định mức đề ra. Đối với việc kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất trong quá trình sử dụng trước đây có sự tham gia của hai phòng là phòng kế toán và kho. Tuy nhiên do hai nơi này vẫn chưa đủ năng lực quản lý nguyên vật liệu nên vào tháng 9 năm 2008 tại doanh nghiệp thành lập thêm phòng chuẩn bị sản xuất để kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất trong quá trình sử dụng. Do đó, hiện nay tại công ty có sự phối hợp của phòng kế toán, phòng chuẩn bị sản xuất và kho để kiểm soát nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu mua về, người của kho tiến hành kiểm tra rồi nhập kho, và quản lý lượng nhập xuất đồng thời phòng kế toán cũng theo dõi cả về giá trị nguyên vật liệu nhập xuất kho, phòng chuẩn bị cũng theo dõi toàn bộ quá trình thu mua và xuất dùng nguyên vật liệu sao cho đảm bảo định mức sản xuất do phòng kỹ thuật đề ra. Hạch toán nguyên vật liệu: Hiện nay, tại kho và phòng chuẩn bị sản xuất sử dụng phần mềm quản lý kho dành cho hàng may mặc tên là SEWMAN – WAREHOUSE, còn trên phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán KTSYS – INFOBUS để hạch toán. Các công việc hạch toán và lên sổ sẽ do phần mềm tự động cập nhật, nhân viên kho và kế toán có nhiệm vụ cập nhật số liệu bước đầu vào máy cho chính xác. Do sự hỗ trợ của phần mềm nên để công việc hạch toán được cập nhật liên tục và đơn giản tại công ty áp dụng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ 7 sau: Sơ đồ 7_ sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi chép hàng ngày. Ghi vào cuối quý hoặc cuối năm. Quan hệ đối ứng. Tại kho: thủ kho căn cứ vào nghiệp vụ nhập xuất nhập số liệu vào phiếu nhập xuất trên phần mềm để cập nhật lên sổ kho, sổ kho được mở riêng cho từng loại nguyên vật liệu để theo dõi loại nguyên vật liệu đó trong suốt một năm, cuối kỳ thủ kho tiến hành in ra sổ kho và xin sự phê duyệt của cấp trên. Trên phòng kế toán: Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và hóa đơn để nhập dự liệu số lượng nguyên vật liệu nhập xuất và giá trị vào “phiếu nhập xuất trên phần mềm kế toán” để phần mềm tự động cập nhật lên “sổ chi tiết nguyên vật liệu”. Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở riêng cho từng loại nguyên vật liệu và theo dõi nguyên vật liệu trong suốt một năm tương ứng với thẻ kho. Cuối kỳ sẽ tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và thẻ kho tương ứng. Đồng thời số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu sẽ được tổng hợp vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu để có thể tiến hành đối chiếu với sổ cái nguyên vật liệu. Để có thể cập nhật liên tục số liệu và giá trị về nguyên vật liệu nên việc hạch toán nguyên vật liệu của công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trong chính sách của công ty có yêu cầu việc kiểm kê hàng tồn kho trong khoảng thời gian là 6 tháng tuy nhiên hiện nay tại công ty việc kiêm kê hàng tồn kho vẫn chưa thực hiện được đúng hạn như chính sách công ty đề ra, thực tế việc kiểm kê tại công ty thường chỉ mang tính hình thức do nhân viên kho tiến hành thường chỉ là về số lượng, do đó việc kiểm kê vẫn chưa đạt được hiệu quả như yêu cầu. Tính giá nguyên vật liệu: Kế toán tiến hành tính giá nguyên vật liệu nhập kho và giá nguyên vật liệu xuất kho, việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho giúp kế toán hạch toán chính xác giá trị tài sản nguyên vật liệu trong kho mà công ty nắm giữ, mặt khác sẽ tính được giá trị nguyên vật liệu xuất kho, việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho giúp công ty hạch toán đúng được giá trị nguyên vật liệu xuất kho, từ đó hạch toán chính xác được chi phí nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu mua về nhập kho: Tại công ty kế toán sử dụng giá thực tế để tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Do đó đối với nguyên thu mua trong nước thì giá nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn không bao gồm thuế VAT với hóa đơn giá trị gia tăng là giá bao gồm thuế GTGT nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu từ những doanh nghiệp không nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Công thức tính giá nguyên vật liệu nhập kho như sau: Trị giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn ─ Các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua Còn đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài thì giá nguyên vật liệu nhập kho còn bao gồm cả thuế nhập khẩu nếu có. Công thức tính như sau: Giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu ─ Các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua Như vậy đơn giá nguyên vật liệu nhập kho: Đơn giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Số lượng nguyên vật liệu nhập kho Từ các công thức trên có thể thấy kế toán không tiến hành tính chi phí vận chuyển vào giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Hiện nay, thường nguyên vật liệu mua trong nước sẽ do bên khách hàng cung cấp chịu chi phí vận chuyển, tuy nhiên vẫn có nguyên vật liệu mua mà công ty vẫn chịu chi phí vận chuyển nguyên vật liệu về nhập kho. Còn đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì công ty thường mua với giá FOB và công ty chịu chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng về kho, tuy nhiên các chi phí vận chuyển này đều được tập hợp lại, cuối kỳ mới tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức doanh thu của đơn đặt hàng thực hiện được trong kỳ. Đối với nguyên vật liệu khách hàng cung cấp theo hợp đồng gia công: đối với các loại nguyên vật liệu này , kế toán sẽ không hạch toán nguyên vật liệu về giá mà chỉ theo dõi về số lượng nguyên vật liệu nhận được và nguyên vật liệu xuất dùng. Tuy nhiên, đối với nguyên vật liệu này, khách hàng chỉ chịu trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu tới cảng còn công ty chịu trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu về nhập kho, thì toàn bộ chi phí vận chuyển này được hạch toán vào tài khoản 154_ chi phí xuất nhập khẩu và cuối kỳ cũng tiến hành phân bổ như chi phí vận chuyển ở trên. Tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Để tiến hành tính giá nguyên vật liệu xuất kho trước đây tại công ty sử dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này đơn giản trong công việc tính toán, nhưng nhược điểm của phương pháp tính giá này là công việc tính giá của công ty bị dồn vào cuối kỳ và giá không chính xác khi có nhiều biến động giá trên thị trường. Từ khi có sự trợ giúp của máy tính các công việc trở nên dễ dàng hơn, công ty chuyển tính giá nguyên vật xuất kho sang phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp này đã giúp công ty phản ánh được đúng hơn giá trị thị trường của nguyên vật liệu khi có nhiều biến động về giá. Công thức tính giá nguyên vật liệu trong kho sau mỗi lần nhập như sau:Đơn giá nguyên vật liệu trong kho sau mỗi lần nhập = Giá trị nguyên vật liệu trong kho + Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Số lượng nguyên vật liệu trong kho Số lượng nguyên vật liệu nhập kho + Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = Đơn giá nguyên vật liệu trong kho x Số lượng nguyên vật liệu xuất kho Ví dụ tính giá nguyên vật liệu xuất kho của chỉ AST 60/3 như sau: Tồn kho đầu ký là 380000 cuộn giá trị 9.841.555 đồng. và có các nghiệp vụ nhập kho như sau: Ngày 24/1 nhập kho 45 cuộn giá trị 1.262.385đ. Ngày 29/01 nhập kho 17 cuộn giá trị 476.901đ Ngày 26/03 nhập kho 46 cuộn giá trị là 1.290.438đ Ngày 16/04 nhập kho 120 cuộn giá trị 3.366.360đ. Ngày 18/04 nhập kho 21 cuộn giá trị 589.113đ. Ngày 26/05 nhập kho 185 cuộn giá trị 5.189.805đ. Ngày 04/06 tiến hành xuất kho 41 cuộn cho sản xuất đơn hàng Đơn giá xuất kho là:9.841.555 + 1.262.385 + 476.901+ 1.290.438 + 3.666.360 + 589.113 + 5.189.805 Đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. = 380 + 45 + 17 + 46 + 120 + 21 + 185 = 27.047,00 đ Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 27.047 x 41 = 1.108.927 đ. 2.2 _ Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. 2.2.1_ Quy trình thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. Như phần nguồn gốc đã trình bày nguyên vật liệu của công ty có thể do công ty tự mua hoặc do khách hàng chuyển sang, trong loại nguyên vật liệu tự mua thì cũng có thể là nguyên vật liệu thu mua trong nước hoặc cũng có thể là nguyên vật liệu mua nhập khẩu từ nước ngoài. Tùy từng nguồn gốc của nguyên vật liệu mà quy trình thu mua có những điểm khác nhau và sử dụng chứng từ có thể khác nhau. Quy trình thu mua và nhập kho đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự tiến hành thu mua. Quy trình thu mua nguyên vật liệu loại này được bắt đầu ngay từ khi có đơn đặt hàng của khách hàng. Dựa vào bảng hướng dẫn sản phẩm, phòng đơn hàng tiến hành tìm nhà cung cấp cho phù hợp để chọn giá thích hợp, đồng thời phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử để có thể biết được định mức sản xuất bao gồm định mức vật tư và định mức nhân công trực tiếp. “Mẫu bảng định mức vật tư” được trình bày trong biểu 1. Từ giá nguyên vật liệu, đơn giá nhân công và định mức sản xuất này, phòng kế toán tiến hành tính giá đơn hàng và phòng kinh doanh soạn thảo hợp đồng, khi sản phẩm thử được chấp nhận và hợp đồng được ký kết thì lúc này phòng đơn hàng tiến hành soạn thảo yêu cầu mua nguyên vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và giám đốc tiến hành ký duyệt. “Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư” được trình bày trong biểu 2. Khi được sự ký duyệt của giám đốc, phòng đơn hàng tiến hành đặt mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp phù hợp trên cơ sở được tìm hiểu từ trước đó và phòng kinh doanh tiến hành thu mua nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu sẽ do nhà cung cấp chuyển sang tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp. Số lượng đặt mua, quy cách nguyên vật liệu đặt mua cũng như chất lượng nguyên vật liệu đặt mua được dựa trên bảng định mức nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật tiến hành lập ra. Nguyên vật liệu của công ty có thể được đặt mua từ nhà cung cấp trong nước hoặc nhà cung cấp nước ngoài. Đối với nguyên vật liệu được đặt mua từ trong nước: Các nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty thường là những nhà cung cấp thường xuyên. Khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty thì sẽ giao cho người phụ trách thu mua của công ty hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc hóa đơn này cũng được gửi về phòng kế toán của công ty, từ đó phòng kế toán dựa trên hóa đơn và phiếu nhập kho do người của kho lập khi hàng về nhập kho để tiến hành hạch toán nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu. “Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng” do nhà cung cấp giao cho công ty được trình bày trong biểu 3 trang 30 ví dụ nghiệp vụ mua chỉ của công ty TNHH Đầu Tư TM và XNK Kim Long. Biểu 1: Trích mẫu bảng định mức vật tư cho mã hàng của công ty. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ MÃ 2411( PO#:41023) / HOLLOWAY Mô tả sp: áo T – Shirt nam tay ngắn Số lượng:4026 chiếc Vải chính: 100% polyester 150g/m2 W=58/60” Ngày xuất:22/05/2009 1.bảng phối màu. Tên PO# Mã màu Tên màu Màu # G Vải chính dùng cho thân tay, bọc cổ, cổ nẹp và đáp cổ, màu cúc Màu #A dùng cho dây lé, can tay và can sườn Màu #B mex dựng cổ và nẹp thân trước Cỡ Tổng SH chỉ #G S M … 3XL 41023 050 Blk/Wht Black White Dk grey 0 96 … 0 2148 SP 900 051 Blk/Sca Black Scartlet Dk grey 0 144 … 42 936 SP 900 630 Sca/Wht Scarlet white white 48 144 … 0 942 SP40667 Tổng 48 384 42 4026 2. Định mức vật tư Tên vật tư ID code Đơn vị ĐM Ghi chú Vải chính # G Y 1,023 P100% Close-hose Mesh, W=58–60” Vải phối Y 0,187 P100% Close-hose Mesh, W=58–60” Chỉ chính #G mét 278,2 Mex nẹp Y 0,09 Phân biệt theo màu vải Cúc rubber 22L Chiếc 2,02 Đồng màu thân Mác chính ép nhiệt Chiếc 1,01 Mác chính có cỡ … … … …. Ghi chú: Định mức tiêu hao vải là 2% Định mức tiêu hao phụ liệu là 1% Số liệu ghi trên bản định mức đã bao gồm % tiêu hao. Người duyệt Ngày 09/04/09_ Người thực hiện Biểu 2: mẫu giấy đề nghị mua nguyên vật liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Hà nội, ngày 5 tháng 1 năm 2009 Phòng đơn hàng. Vật tư: chỉ tơ 40/2. QUY CÁCH MÀU MÃ HÀNG S.L CHỈ S.L TƠ CHỈ/ TƠ 5000m/c 5000m/c Navy SP44083(A1) 2411 144+103 DK Green SP44090(B1) 69 Grafite SP44089(B1) 92 DK Green SP44084(A1) 77 Royal SP40624 96 Scarlet SP40667 106 Maroon SP41662 84 Ltgold SP28560 81 Yêu cầu khác Người duyệt Báo cáo giám đốc Người đặt vật tư Biểu 3: mẫu hóa đơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 27 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: công ty TNHH Đầu Tư TM và XNK Kim Long. Địa chỉ: số 195, ngõ 2 Đ. Nguyễn Văn Cừ, tổ 12, P. Bồ Đề. Q Long Biên, Hà Nội. Mã số thuế: 0103027395 Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Minh Trí. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội. Hình thức thanh toán: CK MST: 0100737679 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Chỉ may 01 SP 40/2 Chỉ màu 5000m cones 3521 15.600 54.927.600 02 SP 40/2 đen trắng 5000m cones 6000 12.500 76.800.000 03 NW 100/2 Chỉ màu 17800m cones 131 52.400 6.865.400 04 NW 100/2 đen trắng 17800m cones 19 48.000 912.000 05 SP 50/2 Chỉ màu 5000m cones 44 13.800 607.200 Cộng tiền hàng 140.111.200 Thuế suất GTGT 10%, tiền thuế GTGT 14.011.120 Tổng cộng thanh toán 154.122.320 Số tiền viết bằng chữ: một trăm năm mươi mốt triệu, một trăm hai mươi hai nghìn ba trăm hai mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Đối với nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp nước ngoài. Do sản xuất theo đơn đặt hàng xuất khẩu của nước ngoài nên nhiều loại nguyên vật liệu công ty phải tiến hành mua nguyên vật liệu từ nước ngoài để có thể đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng. Quy trình tiến hành đặt mua nguyên vật liệu không khác so với thu mua nguyên vật liệu trong nước, thường thì công ty tiến hành mua theo giá CIF tức giá tại cảng( cảng giao dịch nhiều nhất của công ty là cảng Hải Phòng) do đó nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới cảng còn công ty chịu trách nhiệm vận chuyển từ cảng về kho. Khi đến cảng kế toán của công ty phải kê khai với hải quan lô hàng nhập khẩu vào “mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu”. Khi mua hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài thường thì nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn về trước khi hàng về, kế toán sẽ kẹp hóa đơn này lại và theo dõi khi hàng về thì tiến hành hạch toán. Tại công ty không theo dõi hàng mua đang đi đường trên TK 151. Như vậy chứng từ sử dụng trong quy trình thu mua nguyên vật liệu nhập khẩu ngoài hóa đơn của nhà cung cấp ở trên còn có mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu. Trích mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu được trình bày trong biểu 4 trang 32. Biểu 4: trích mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: HẢI QUAN VIỆT NAM TỜ KHAI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Bản lưu người khai Hải quan TỔNG CỤC HẢI QUAN Tờ khai số:4244/NK/KD/KV1 Cán bộ đăng ký Cục hải quan: Hải Phòng Ngày đăng ký: 14/04/2009 Chi cục hải quan: KV1 Số lượng phụ lục tờ khai: 0 A_PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ 1. Người nhập khẩu: C.TY TNHH MINH TRÍ KCN VĨNH TUY, HOÀNG MAI, HÀ NỘI MST: 0100737679. Giấy phép số: 049480, ngày 26/5/1995. 2. Người xuất khẩu: ALLENBERG COTTON CO 7255 GOODLETT FARMS PARKWAY Hóa đơn thương mại số: TE_04784, ngày 13/3/2009 Nước xuất khẩu: Mỹ. Điều kiện giao hàng: CIF – HP. Đồng tiền thanh toán: USD Tỷ giá:16940. Phương thức thanh toán: L/C. Số tt Tên hàng Quy cách, phẩm chất Mã số hàng hóa Xuất xứ Lượng Đơn vị tính Đơn giá nguyên tệ Trị giá nguyên tệ 1 Bông thiên nhiên đã qua sơ chế 5201000000 USA 198.871 KGS 1,13 224,724,23 Tổng cộng: 869 BDLES = 199.729 KGS = 10 x 40” 224.724,23 Số TT Thuế nhập khẩu Thuế GTGT( Hoặc TTĐB) Thu khác Trị giá tính thuế TS(%) Tiền thuế Trị giá tính thuế TS(%) Tiền thuế Tỷ lệ Số tiền 1 3.806.828.456 0% 3.806.828.456 5% 190.341.422 Tổng tiền thuế và thu khác: bằng số: 190.341.422. Bằng chữ: một trăm chín mươi triệu ba trăm bốn mốt nghìn bốn trăm hai hai đồng. Chứng từ kèm theo Ngày 07 tháng 04 năm 2009 Người khai báo Quy trình nhập kho đối với nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang: Khi ký hợp đồng gia công với khách hàng, trong hợp đồng phải nêu rõ những nguyên vật liệu nào do bên khách hàng chuyển sang, với số lượng là bao nhiêu và chất lượng ra sao và những loại nguyên vật liệu nào bên công ty phải mua. Đối với những nguyên vật liệu mà bên khách hàng chuyển sang, kế toán phải tiến hành lập bảng kê định mức với hải quan để khi nguyên vật liệu này về cập cảng, sẽ được hải quan kiểm tra theo mẫu bảng kê, do đó mà doanh nghiệp không bị áp thuế với những mặt hàng này. Mẫu “bản kê định mức và tỷ lệ hao hụt của mã hàng” được trình bày trong biểu 5 sau: Biểu 5: Mẫu bản định mức và tỷ lệ hao hụt của mã hàng: BẢN KÊ ĐỊNH MỨC VÀ TỶ LỆ HAO HỤT CỦA MÃ HÀNG Hợp đồng gia công số/ Bên thuê: 01MT – GOL/08/GOLDEN WHEAT TRADING CO.,LTD Ngày: 05.01.2008.,Thời hạn:05.01.2009 Phụ kiện Hợp đồng gia công số: 01( BS05) Bên nhận: Công ty TNHH Minh Trí., địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. Đơn vị hải quan là thủ tục: Chi cục hải quan Đầu từ - gia công Hà Nội Tên hàng: HST6110.20.2079., CAT 339; áo dệt kim nứ, dài tay. Số lượng: 10,000 chiếc. STT Tên nguyên vật liệu Mã đăng ký Đ.vị tính Định mức Tỷ lệ hao hụt Tổng lượng sử dụng SP Nguồn NL Ghi chú ĐM sử dụng ĐM tiêu hao 1 Vải dệt kim ( C100%) 1 M2 1.80 3% 18540.00 NK 2 Mác ( chính:1; treo:1) 4 Chiếc 2 3% 20600,00 NK … … … … … … … … Giới thiệu các thông số của sản phẩm liên quan đến việc xác định trên: Đv tính inch Dải cỡ S M L XL Số lượng 2500 2500 2500 2500 Dài áo 23 1/2 24 ¼ 25 25 ¾ … …. … … … Ngày 7 tháng 7 năm 2008 ngày 03 tháng 07 năm 2008 ngày 03 tháng 07 năm 2008 Công chức hải quan tiếp nhận định mức khách hàng xác nhận đại diện doanh nghiệp Khi nguyên vật liệu về tới công ty là nguyên vật liệu do công ty mua hay nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang, thì phòng kinh doanh tiến hành ban giao cho kho kiểm nghiệm số lượng chất lượng và mẫu mã. Nếu các loại nguyên vật liệu được nhập về đúng quy các và chất lượng đã đặt nguyên vật liệu được tiến hành nhập kho. Ở công ty hiện nay có hai kho là kho vải và kho vật tư, tại mỗi kho lại có nhiều người, mỗi người phụ trách theo dõi một số loại nguyên vật liệu khác nhau. Khi hàng về tới kho người của kho sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu về về số lượng và quy cách hàng về theo một bảng mẫu( bảng này do phòng đơn đặt hàng ban hành). Người kiểm tra sẽ tiến hành đối chiếu nguyên vật liệu về thực tế với bảng này về mẫu mã, quy cách, chất lượng theo bảng. Thực tế việc kiểm tra này kiểm tra về số lượng nhiều hơn, còn chất lượng chỉ khi có phát hiện rõ ràng về hỏng hóc thì người của kho sẽ yêu cầu nhân viên phòng đơn hàng xuống kiểm tra và cho hướng giải quyết, nếu vượt quá thẩm quyền nhân viên phòng đơn hàng, nhân viên này sẽ báo cho khách hàng và chờ khách hàng giải quyết, do đó chất lượng nguyên vật liệu đầu vào chưa được kiểm soát chặt. Nếu nguyên vật liệu về đã đủ và không có sự hỏng hóc thì kho tiến hành viết phiếu nhập kho theo số lượng thực tế, nếu số lượng thực tế về kho ít hơn số lượng đặt hàng thì kho ngoài lập ra phiếu nhập kho, sẽ tiến hành lập phiếu “theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu” để gửi lên phòng đơn hàng và phòng chuẩn bị sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân thiếu hụt, qua đó tìm cách mua hoặc yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm cho đủ. Mẫu phiếu theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu được trình bày trong biểu 6 sau: Biểu 6: mẫu phiếu theo dõi nhập xuất phụ liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ PHIẾU THEO DÕI NHẬP XUẤT PHỤ LIỆU ( MI/ ORDER REPORT) Tên khách hàng: PVH Invoice no: A9033022 Mã hàng: 8354 Ngày nhập/ xuất: TT Tên phụ liệu Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thự tế Chênh lệch 1 8354 vải 100P. Gblue Waffle Y W62 x 114 Gm2 149 89 – 60 Người làm phiếu Hoàng Thị Thủy Trong toàn bộ quá trình mua và nhập kho cũng như quá trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, phòng chuẩn bị sản xuất sẽ kết hợp cùng các phòng khác có liên quan để kiểm soát nguyên vật liệu mua về và nhập kho. Do đó, tại đây được tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan như bản sao của bản định mức cho mã hàng, giấy đề nghị mua vật tư, phiếu theo dõi nhập xuất vật tư do kho chuyển lên, tại phòng này có sử dụng phần mềm quản lý kho nên khi kho có nghiệp vụ nhập xuất, kho sẽ báo lên và người của phòng chuẩn bị sản xuất có thể biết được nghiệp vụ qua việc truy cập vào phần mềm tại của kho. Đặc biệt trong phần mềm quản lý kho, mỗi loại danh điểm nguyên vật liệu được gán cho một mã số. Mã số này do phòng chuẩn bị sản xuất đặt để tiện quản lý tại kho và tại phòng. Một mã cho một loại danh điểm nguyên vật liệu sẽ được mã số theo nguyên tắc: bao gồm mã nguyên vật liệu chính đó tiếp theo là mã khách hàng rồi tới mã hàng( hoặc Idcode) và mã màu cuối cùng mã cỡ nếu có, mỗi nhóm này tách nhau bằng một kí tự trống. Ví dụ: 101 FT Y881004D Blue mã này bao gồm mã nguyên vật liệu là 101, tên khách hàng viết tắt hai kí tự đầu là FT mã hàng là Y881004D và màu là blue. Do tham gia vào quá trình kiểm soát quá trình từ đặt mua tới khi hàng thực tế về nhập kho nên tại phòng chuẩn bị sản xuất có một mẫu phiếu “phiếu theo dõi nguyên phụ liệu” để tập hợp toàn bộ số liệu liên quan. Các chỉ tiêu chính trên phiếu “theo dõi nguyên phụ liệu” _ Loại nguyên vật liệu đặt( item). _ Mã số( ID Code). _ Màu sắc và kích cỡ các loại nguyên vật liệu cần đặt( color – size). _ Định mức( đã có %) được phòng kỹ thuật tính trước. _ Nhà cung cấp. _ Tổng lượng sản phẩm đặt theo đơn đặt hàng. _ Lượng nguyên vật liệu cần đặt. _ Ngày đặt hàng. _ Số hóa đơn. _ Số lượng về theo List _ Ngày về kho. 2.2.2_ Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Quy trình hạch toán chi tiết nhập kho nguyên vật liệu, được trình bày trong sơ đồ 7 trang 22 với sự kết hợp hạch toán tại kho và tại phòng kế toán. Tại kho: Khi nguyên vật liệu về nhập kho, người của kho phụ trách về loại nguyên vật liệu nhập vào sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, trên cơ sở số lượng thực nhập thì thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Tại kho hiện sử dụng phần mềm quản lý kho dành riêng cho may mặc, nên thủ kho tiến hành nhập vào phiếu nhập kho đã được lập trình sẵn trên máy. Khi nhập xong vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành in phiếu nhập kho thành 3 liên, một liên gửi lại phòng kinh doanh, một liên gửi lại phòng kế toán, liên còn lại được giữ lại để lưu. Trên phiếu nhập kho trong phần mềm quản lý kho sẽ có chỉ có chỉ tiêu về số lượng nguồn gốc của nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp hay do công ty tự mua. Khi phiếu nhập kho được nhập thì phần mềm này tự động hạch toán số lượng nên sổ kho. Tại phòng chuẩn bị sản xuất cũng dùng chung phần mềm với kho, khi có nghiệp vụ nhập thì kho sẽ báo lại cho phòng chuẩn bị sản xuất, để có thể theo dõi nghiệp vụ nhập trên phần mềm. Mẫu phiếu nhập nguyên vật liệu và sổ kho dùng tại kho được trình bày trong biểu 7 và biểu 8 với nghiệp vụ mua chỉ của công ty chỉ Phong Phú ngày 15/12/2008 Biểu 7: mẫu phiếu nhập kho dùng tại kho. Công ty TNHH Minh Trí. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU Số phiếu: NNPL-12-2008 -0314 Ngày lập: 15/12/2008 Đơn vị: kho phụ liệu Hà Nội Người lập: Lương Thị Hà Tình trạng: Khách hàng: PVH Đơn hàng: 3A2325 Kho nhập: PLHN Hình thức: Nhập mua hàng Người TH: Yến QA Nhà cung cấp: Cty chỉ Phong Phú PP Đóng gói: Ghi chú Số hiệu: Loại tiền: Tỷ giá Do khách hàng cung cấp: Mã NPL Tên NPL Màu sắc ĐVT SL Đơn giá 401 T5093 40/2 PNG Chỉ may tiger 40/2 5000M White Cuộn 154 0 401 G50570 35 PNG Chỉ may Grmtex 355000M white Cuộn 2 0 401 SP50562 60/3 TLO Chỉ may AST 60/3 5000M Acasia Cuộn 180 0 401 SP50563 60/2 TLO Chỉ may AST 60/2 5000M petunia Cuộn 6 0 401 SP50555 40/2 TLO Chỉ may AST 40/2 5000M Cardinal Cuộn 6 0 Tổng cộng 384 Người lập phiếu Người giao hàng Phụ trách kho Kế toán trưởng Giám đốc Từ phiếu nhập kho này thì mỗi loại nguyên vật liệu được nhập vào một sổ kho riêng, với ví dụ trên có mẫu sổ kho cho loại chỉ 60/3: Biểu 8: mẫu sổ kho của công ty:( loại chỉ AST 60/3) CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHO: PHỤ LIỆU HÀ NỘI SỔ KHO Ngày lập thẻ: ngày 15 tháng 12 năm 2008 Tờ số: 72 _ tên vật tư: Chỉ AST 60/3 5000M _ đơn vị tính: Cuộn. _ mã số: 401 SP50562 60/3 TLO STT Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ Cuộn 380,00 … … …. …. …. …. …. …. …. 35 PN314 15/12 Nhập chỉ Cuộn 180,00 1.025,00 … … … … … … … … …. 41 Tồn cuối kỳ Cuộn 1.597,00 Người lập sổ Phụ trách kho Kế toán trưởng Giám đốc Trên phòng kế toán: Do nguyên vật liệu của công ty có hai nguồn là nguyên vật liệu công ty tự mua và nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp thì đối với loại nguyên vật liệu khách hàng cung cấp, kế toán không tiến hành theo dõi về mặt giá trị, do đó kế toán không tiến hành hạch toán đối với loại nguyên vật liệu này mà chỉ hạch toán đối với nguyên vật liệu do công ty tự mua về. Đối với nguyên vật liệu do công ty tự thu mua thì chủ yếu do phòng quản lý đơn hàng phụ trách, kế toán sẽ theo dõi loại nguyên vật liệu này cùng trên phần mềm của kho chứ không hạch toán trên phần mềm kế toán. Đối với nguyên vật liệu do công ty mua về, khi nhận được phiếu nhập kho do kho chuyển lên, đồng thời phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc phòng quản lý đơn hàng sẽ tiến hành chuyển lại một bản hóa đơn mua nguyên vật liệu được phô tô cho phòng kế toán, để kế toán theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, đồng thời hạch toán nghiệp vụ mua hàng vào sổ. Kế toán sẽ tiến hành đối chiếu lại giữa hóa đơn cũng như phiếu nhập kho về nặt số lượng, nếu chính xác tiến hành nhập tiếp dữ liệu vào máy cả về số lượng và giá trị nguyên vật liệu mua vào. Do phần mềm kế toán dùng trên phòng kế toán có sự khác biệt do đó kế toán sẽ làm công việc nhập số liệu trên phiếu nhập kho do kho chuyển lên vào mẫu phiếu nhập kho được lập sẵn trong phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, phần mềm sẽ tự động thực hiện phần còn lại là lên sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết, rồi tổng hợp lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn, đồng thời lên sổ chi tiết là vào số liệu trên sổ nhật ký chung và sổ cái. . Do công ty thực hiện mua hàng theo hình thức thanh toán trả chậm, do đó ngoài sổ chi tiết nguyên vật liệu, thì số liệu sẽ được cập nhật lên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cũng với ví dụ là nghiệp cụ nhập chỉ ngày 15/12/2008 để hạc toán chi tiết nghiệp cụ này kế toán tiến hành nhập số liệu lên phiếu nhập kho để phần mềm lên số liệu sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ chi tiết thanh toán với người bán. Do có sự khác nhau phần mềm kho và phần mềm kế toán nên mẫu phiếu nhập trên phòng kế toán sẽ có sự khác biệt với mẫu phiếu nhập tại kho. Biểu 9: mẫu phiếu nhập kho của công ty sử dụng trên phòng kế toán. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ Địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2008 TK Nợ: 152 Số: 314 TK Có: 331 _ Họ tên người giao hàng: CHỊ YẾN – P.Kinh doanh xuất nhập khẩu _ Theo hóa đơn số: 015927 ngày 13 /12 / 2008 của CÔNG TY CHỈ PHONG PHÚ _ Nhập tại kho: phụ liệu Hà Nội. STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 CHỈ 5000 CHỈ TIGER 40/2 5000M CUỘN 154,00 ─ 2.133.400 2 GRMTEX 35 CHỈ GRMTEX35 5000M CUỘN 2,00 39.462 78.924 3 AST 60/3 CHỈ AST 60/3 5000M C CUỘN 180,00 28.579 5.144.220 4 AST 60/2 CHỈ AST 60/2 5000M C CUỘN 6,00 20.165 120.990 5 AST 40/2 CHỈ AST 40/2 5000M C CUỘN 6,00 22.341 130.046 Tổng số 7.607.580 Thuế GTGT 10% 760.758 Tổng số tiền sau thuế 8.368.338 Bằng chữ: tám triệu, ba trăm sáu mươi tám nghìn, sáu trăm ba năm đồng chẵn. Người cung tiêu Người nhận hàng Quản lý kho Thủ trưởng ĐV Ta thấy trong phiếu nhập trên đơn giá trên cột đơn giá có những chỗ để (─ ) vì khi đối với những danh điểm bao gồm nhiều loại thì bên cạnh phiếu nhập kho sẽ được đính kèm bảng kê của bên khách hàng.ví dụ bảng kê đính kèm PNK trên Bảng kê đính kèm hóa đơn số 015927: STT Tên hàng Chỉ màu Mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 TIGER 40/2 Chỉ màu 5000M 58,00 15.600 904600 2 TIGER 40/2 Trắng đen 5000M 96,00 12.800 1.228.800 3 GRMTEX 35 Trắng đen 5000M 2,00 39.462 78.924 4 AST 60/3 Chỉ màu 5000M 180,00 28.579 5.144.220 5 AST 60/2 Chỉ màu 5000M 6,00 20.165 120.990 6 AST 40/2 Chỉ màu 5000M 6,00 22.341 130.046 Từ phiếu nhập kho trên mỗi loại phụ liệu sẽ được viết lên từng thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Mã tài khoản: 152, Nguyên liệu, vật liệu Mã VTHH:AST 60/3, Tên VTHH: CHỈ AST 60/3 COLOR, ĐVT: CUỘN Năm 2008 đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Giá LCTG Số Ngày Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Tồn đầu kỳ 380,00 9.841.555 … … … …. …. … … … … … … … PNV1 314 15/12 Nhập kho 331 180,00 5.144.220 1.025,00 28.960.067 28.579 … … … … … … … … … … … … Tồn cuối kỳ 3.021,00 117.642.458 Tổng cộng 3.827 148.915.674 898,00 34.836.928 Ngày ….. tháng ... năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 10: trích mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu của công ty( loại chỉ AST 60/3) Biểu 11:trích mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán của công ty. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: công ty chỉ Phong Phú. Năm 2008 Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Thời hạn thanh toán Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ … … … … … … … … … … 15/12 015927 13/12 Mua nguyên vật liệu 152 60 ngày 7.607.580 Thuế GTGT đầu vào 133 760.758 … … … … … … … … … Số dư cuối kỳ … Ngày ……. tháng …… năm Người ghi sổ kế toán trưởng Cuối kỳ số liệu nhập, xuất nguyên phụ liệu trong kỳ sẽ được tổng hợp lại trên sổ tổng hợp nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu để tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 152 trong quy trình hạch toán tổng hợp. Quy trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua và nhập kho nguyên vật liệu: Song song với quy trình hạch toán chi ti._.