Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh

tập là công việc hết sức quan trọng và cần thiết đối với mỗi sinh viên. Là một sinh viên khoa kế toán em càng thấy rõ được ý nghĩa và tầm quan trọng của việc thực tập, bởi kế toán rất phong phú, linh hoạt tuỳ theo từng loại hình tổ chức, doanh nghiệp và là chuyên môn không thể thiếu trong mọi tổ chức kinh tế, xã hội. Vì vậy, em đã chọn CÔNG TY TNHH ĐẠI THỊNH là cơ sở thực tập để có kinh nghiệm thực tế và hiểu biết thêm về công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tổng hợp em đã tìm hiểu được kỹ đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh của công ty cũng như chức năng nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán và công tác kế toán tài chính của công ty. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, khoản mục về chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, biện pháp cơ bản nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng về sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu đó, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần chính: Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Đại Thịnh Phần II: Thực trạng Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại thịnh Phần III: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đại Thịnh Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan và các cán bộ phòng kế toán trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Phú thọ, ngày 15 tháng 7 năm 2008 SV thực hiện: Nguyễn Thị Quế Phương PHẦN 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẠI THỊNH 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Đại Thịnh được thành lập theo quyết định số 2273/QĐ-UB ngày 07.09.1998 của Uỷ ban nhân dân Tỉnh Vĩnh Phúc. Tên giao dịch của công ty: Công ty TNHH Đại Thịnh Tên giao dịch quốc tế: Dai Thinh .Co.Ltd Trụ sở chính: Số 138 - Đường Trần Hưng Đạo - Tổ 14 Phường Trưng Trắc - Thị xã Phúc Yên - Vĩnh phúc. Vốn điều lệ: 7.470.000.000 đ. Công ty TNHH Đại Thịnh là doanh nghiệp hạch toán độc lập, hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế, các hoạt động liên doanh liên kết phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ của ngành theo luật định và điều lệ của công ty. Chức năng chính của công ty hiện nay là: - Sản xuất gia công, chế biến các sản phẩm ngành giấy, nguyên vật liệu ngành giấy, vật liệu xây dựng, trang trí nội thất. - Sản xuất hoá chất, nguyên liệu ngành giấy (keo kết dính, tinh bột biến tính). - Kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn. - Mua bán, đại lý, ký gửi hàng hoḠmáy móc thiết bị và hàng tiêu dùng khác... 1.1.1. Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2000 Công ty TNHH Đại Thịnh được thành lập từ ngày 07/09/1998 với chức năng nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất ván Focmika cung cấp cho thị trường phía bắc. Sau một năm kinh doanh thị trường ván Focmika lại tràn ngập, Công ty quyết định chuyển hướng đầu tư sang mặt hàng: Giấy khăn ăn, giấy vệ sinh....Nhưng đến năm 2000 thị trường giấy vệ sinh và giấy khăn ăn bão hoà, Công ty TNHH Đại Thịnh lại bắt đầu tìm hướng đi mới đó là làm thế nào để sản xuất ra các loại hoá chất phục cho ngành giấy thay thế hàng nhập khẩu từ nước ngoài mà giá thành lại giảm. 1.1.2. Giai đoạn từ năm 2001 đến nay Đầu năm 2001 Công ty TNHH Đại Thịnh đã mạnh dạn đầu tư dây chuyền sản xuất keo AKD và dây chuyền sản xuất tinh bột biến tính phục vụ ngành giấy. Qua gần 7 năm hoạt động và phát triển, công ty đã đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm, tạo thu nhập cho hàng trăm lao động. Trải qua nhiều bước thay đổi lớn trên quãng đường phát triển, đến nay công ty đã khẳng định được vị trí nhất định của mình trên thị trường và hiện nay sản phẩm của công ty đang được cung cấp chủ yếu cho các nhà máy lớn như: Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty Giấy Việt trì, Công ty Giấy Tân Mai, Công ty Giấy Bình An, Công ty Giấy Đồng Nai... Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Đại Thịnh trong một số năm gần đây có nhiều nét rất đáng khích lệ. Qua báo cáo kết quả kinh doanh của công ty ta có thể thấy được được sự phát triển đáng kể nhờ công tác chuyển hướng kinh doanh. Được thể hiện cụ thể dưới bảng kết quả kinh doanh sau: Biểu 01: Bảng kết quả kinh doanh một số năm gần đây Stt Chỉ tiêu Đơn v ị 2005 2006 2007 1 Tổng doanh thu Triệu đồng 50.960 57.845 75.291 2 Giá vốn hàng bán Triệu đồng 46.436 51.401 68.562 3 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 1.256 1.650 1.790 4 Nộp ngân sách Triệu đồng 1.793 1920 2150 5 Lao động Người 200 300 400 6 Thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1.000/người 800 850 1.000 Từ bảng trên có thể thấy được sự phát triển rõ rệt của công ty trong những năm gần đây qua chỉ tiêu về tổng doanh thu và lãi trước thuế. Qua bảng trên ta cũng thấy được công ty đã thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước rất đầy đủ. Hàng năm, công ty đã đóng góp cho ngân sách nhà nước hàng tỷ đồng, góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Bộ máy quản lý của công ty TNHH Đại Thịnh được quản lý theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc - là người trực tiếp chịu trách nhiệm, giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc và các phòng ban chức năng. - Ban Giám đốc: Giám đốc : là người phụ trách chung, là đại diện của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Công ty, hoạch định phương hướng mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn cho cả Công ty. Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc giao hay uỷ quyền khi vắng mặt. - Các phòng ban chức năng bao gồm 6 phòng ban * Phòng hành chính tổ chức: Phụ trách chung về nhân lực, xây dựng mức đơn giá tiền lương, theo dõi quá trình thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật. Căn cứ vào yêu cầu phát triển của sản xuất và định hướng phát triển mở rộng của công ty để lên kế hoạch đào tạo mới và đào tạo lại. * Phòng kinh doanh: Làm nhiệm vụ nghiệm thu và giao hàng hoá thành phẩm cho khách hàng, cung cấp đúng chủng loại, quy cách sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, đảm bảo cho quá trình bán hàng của Công ty được thuận lợi * Phòng kế toán: Trực tiếp làm công tác kế toán, tài chính theo đúng chế độ của nhà nước quy định, tham mưu cho giám đốc về các chế độ kế toán của nhà nước, hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. *Phòng vật tư nguyên liệu: Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch giá thành, điều chỉnh sản xuất hàng ngày cung ứng vật tư, nguyên vật liệu. * Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác an toàn, đôn đốc, giám sát việc thực hiện nội quy của Công ty, pháp lệnh của Nhà nước trong khu vực Công ty quản lý. * Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra giám sát các hoạt động của quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, các sản phẩm đầu ra, kiểm tra chất lượng bán thành phẩm trong sản xuất, nghiên cứu tìm tòi các sản phẩm mới, giải quyết các khiếu nại của khách hàng về sản phẩm. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Thịnh Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Hành chính tổ chức Phòng Kế toán Phòng kinh doanh Phòng vật tư nguyên liệu Phòng Kỹ Thuật Phòng bảo vệ Phân xưởng Tinh bột Phân xưởng Hoá chất Phân xưởng Cơ điện 1.2.2. Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính *Đối với kế toán trưởng: - Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức và hoàn thiện công tác quản lý tài chính tại công ty. - Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ tài chính liên quan và tổ chức báo cáo số liệu chính xác, kịp thời nhằm giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của công ty. Giám sát nhân viên kế toán thực hiện công việc được giao. Giám sát nhân viên của công ty trong việc thực hiện các quy định tài chính. - Định kỳ, căn cứ số liệu của kế toán viên tiến hành tổng hợp và quyết toán tài chính nội bộ của tháng kinh doanh vào ngày mùng mười của tháng tiếp theo. - Quyết toán số liệu báo cáo cơ quan Thuế đảm bảo đúng hạn định. Tiến hành liên hệ và hoàn tất các công việc có liên quan về Thuế của công ty. * Đối với thủ quỹ: - Thực hiện việc thu, chi theo đúng quy định (đúng tính chất, đủ chứng từ), chỉ thu chi những khoản hợp lý, hợp lệ. Những khoản chi phải được sự đồng ý của Giám đốc công ty . - Ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời số liệu phát sinh liên quan đến tiền. Khoá sổ quỹ theo ngày để cung cấp số liệu cho kế toán lập báo cáo ngày. - Hàng tháng, cùng kế toán quỹ tiến hành kiểm quỹ vào cuối ngày 30 - Chịu trách nhiệm về quỹ như: số dư quỹ, tiền mặt tồn quỹ thực tế . - Chịu sự quản lý và phân công trực tiếp của phụ trách bộ phận kế toán . * Đối với kế toán viên: - Nhân viên kế toán phải tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính và quy định của Công ty để hoàn thành công việc của mình. - Sẵn sàng hướng dẫn, giúp đỡ nhân viên trong Công ty hoàn tất thủ tục thu, chi và thanh toán. Khi đã đủ điều kiện thanh toán phải nhanh chóng, kịp thời lập các thủ tục cần thiết, tránh gây khó khăn, phiền hà cho người khác. - Chịu sự quản lý và phân công trực tiếp của phụ trách bộ phận kế toán. - Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời cho Giám đốc và kế toán tổng hợp . - Vào sổ theo dõi nợ, định kỳ 3 đến 5 ngày lập chi tiết khách nợ để tiến hành đòi nợ. Đôn đốc các nhân viên đòi nợ khách hàng do từng người quản lý. - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh thường ngày. Lập các biểu báo cáo nội bộ định kỳ trước ngày mùng 5 hàng tháng để kế toán tổng hợp làm quyết toán tháng. - Tất cả các nhân viên trong công ty tuân thủ nguyên tắc thanh toán phải có chứng từ đã được phê duyệt của lãnh đạo công ty . * Đối với các bộ phận khác trong công ty: - Các nhân viên kinh doanh khi nhận nhiệm vụ giao hàng cho khách hàng, sau khi nhận hàng phải từ bộ phận sản xuất phải ghi tên khách, hành trình, số tiền, nơi giao vào ” Sổ giao nhận” theo mẫu. Khi hoàn thành nhiệm vụ, số tiền thu được của khách hàng phải nộp tiền cho thủ quỹ. Trường hợp khách nợ tiền, nhân viên phải nộp “ Giấy biên nhận nợ” cho kế toán để theo dõi đòi nợ. - Các nhân viên ở các phòng ban khác khi muốn mua vật tư hay nguyên liệu phải lên kế hoạch mua hàng (về số lượng, giá thành...) gửi phòng kế toán để phòng kế toán cân đối thu chi để kịp thời mua hàng cho sản xuất. 1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất Công ty TNHH Đại Thịnh chuyên sản xuất các loại sản phẩm hoá chất phục vụ ngành giấy với nhiều sản phẩm đa dạng, nhiều đặc điểm hoàn toàn khác nhau, mỗi một bộ phận sản xuất có đặc thù riêng và căn cứ vào hệ thống sản xuất kinh doanh đặc thù, Công ty được chia thành các bộ phận sản xuất kinh doanh như sau: 1- Phân xưởng tinh bột: Chuyên sản xuất các loại tinh bột biến tính dùng cho việc ép keo bề mặt giấy tạo độ nhẵn, độ bền cho tờ giấy như: Tinh bột Anion, Cation, Tapox 510, Taca 27... 2- Phân xưởng hoá chất: Chuyên sản xuất các loại keo kết dính dùng làm chất phụ gia liên kết các sơ sợi của giấy tạo độ dai, bền, chống thấm và tăng độ bắt mực khi in như: keo AKD, keo nhựa thông, chất tăng trắng, chất nhũ hoá... 3- Phân xưởng Cơ điện: Có nhiệm vụ theo dõi, sửa chữa, bảo dưỡng các máy móc thiết bị tại các phân xưởng đảm bảo máy chạy liên tục, đạt hiệu quả cao nhất, luôn cải tiến và đề xuất các ý kiến nhằm hoàn thiện dây truyền sản xuất và có hiệu quả trong sản xuất. Mỗi phân xưởng đều có một quản đốc quản lý điều hành sản xuất 1.3.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Sản phẩm tinh bột biến tính cuả công ty được vận hành qua 13 bước và được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất tinh bột biến tính Bơm lên thùng phản ứng Bể quậy Nguyên liệu tinh bột Pha trộn hoá chất Gia nhiệt Phản ứng Kiểm tra Điều chỉnh hoá chất Trao đổi nhiệt, tuần hoàn Lọc, rửa Vắt, sấy khô Đóng bao Lưu kho Sản phẩm keo AKD cũng được vận hành qua 13 bước và được khái quát qua sơ đồ sau Sơ đồ 03: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất keo AKD Qua áp lực nghiền nhỏ Cho nguyên liệu Khuất đều, phản ứng 1h Cho hoá chất điều chỉnh Hạ pH Hạ nhiệt độ 600C Kiểm tra Bán TP Điều chỉnh hoá chất lần 1 Kiểm tra Nước gia nhiệt 900C Qua làm lạnh Kiểm tra, điều chỉnh hoá chất lần 2 Lưu kho SP 1.4. Thực tế tổ chức kế toán của công ty 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp tới bộ phận quản lý. Toàn bộ công tác kế toán của công ty được tập trung tại phòng kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Bộ máy tổ chức kế toán của công ty Kế toán trưởng ( Kiêm trưởng phòng ) Phó phòng kế toán ( Kiêm kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán sp-vt, hàng hoá Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán ngân hàng 1.4.2.Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hiện nay, Công ty đang áp dụng một hệ thống chứng từ kế toán thống nhất theo quy định của Bộ tài chính và nhà nước ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Công ty thống nhất áp dụng Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và hình thức “Nhật ký chứng từ” theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12. Một số loại chứng từ mà công ty thường dùng là: * Chứng từ về tiền tệ: * Chứng từ về bán hàng: * Chứng từ về hàng tồn kho: * Chứng từ về lao động - tiền lương: * Chứng từ về TSCĐ: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “ Hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”. PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI THỊNH 2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Sản phẩm của Công ty TNHH Đại Thịnh là sản phẩm hoá chất phụ gia cho ngành giấy, đa dạng, nhiều chủng loại, khối lượng sản phẩm sản xuất ra phong phú, đa dạng, với mỗi loại sản phẩm cần có những nguyên liệu thích hợp. Vì vậy, nguyên vật liệu của công ty cũng cần rất nhiều như tinh bột sắn, tinh bột ngô, AKD sáp, hoá chất NaOH, hoá chất HCL… với số lượng lớn, quy cách sản phẩm khác nhau. Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là sản phẩm của ngành Nông nghiệp, công nghiệp hoá chất. Do đặc thù là sản phẩm của ngành nông nghiệp nên nó mang tính chất thời vụ và chịu sự tác động của thiên nhiên. Bởi vậy, công ty phải mua nguyên vật liệu dự trữ cho sản xuất. Mặt khác, do sản xuất nông nghiệp và sản phẩm của ngành nông nghiệp chế biến chịu sự tác động của thiên nhiên và khí hậu của nước ta biến đổi liên tục và thất thường nên nguồn nguyên vật liệu cũng chịu sự ảnh hưởng rất lớn bởi thiên nhiên. Vì vậy, giá cả sản phẩm nông nghiệp cũng thường xuyên biến đổi không ổn định dẫn đến giá nguyên vật liệu của công ty cũng biến đổi liên tục. Đồng thời, nguyên vật liệu chính của công ty là sản phẩm nông nghiệp vì vậy rất rễ bị hư hỏng trong điều kiện thời tiết nóng ẩm ở nước ta do đó chất lượng nguyên vật liệu cũng bị ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Hơn nữa chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên tăng giảm chi phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc tăng giảm giá thành sản phẩm và tăng giảm lợi nhuận của công ty. Vì vậy, việc dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu là điều mà ban lãnh đạo công ty rất quan tâm, công ty đã tổ chức hệ thống kho dự trữ nguyên vật liệu một cách hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện cho vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất. Đi đôi với việc xây dựng hệ thống kho dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu công ty cũng đã xây dựng hệ thống nội quy đối với cán bộ công nhân viên liên quan đến việc nhập xuất dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu, quy định rõ trách nhiệm vật chất cho người quản lý nguyên vật liệu nếu có sự hao hụt, mất mát và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty. 2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty bao gồm nhiều chủng loại, chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý, hoá học phẩm cấp, chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu thường xuyên biến động. Để quản lý và hạch toán chính xác, kịp thời chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lý, công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của Công ty. Nguyên vật liệu được phân loại như sau: + Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới như: tinh bột sắn, tinh bột ngô, nhựa thông, AKD sáp, … + Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm như vật liệu chính nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm như: hoá chất xút, axít, javen tẩy trắng… + Nhiên liệu: là một loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất kỹ thuật sản phẩm như: dầu DO, gas… + Phế phẩm: là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất của Công ty và được thu hồi để sử dụng cho các công việc khác hoặc đưa vào chế biến lại. Như vậy, việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này công ty theo dõi được số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu chính, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Từ đó, đề ra hình thức hạch toán nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh 2.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập nguyên vật liệu được lập và duyệt theo từng tháng, quý dựa vào kế hoạch và quá trình sản xuất sản phẩm. Khi nhập kho nguyên vật liệu công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực Giá gốc Thuế nhập Chi phí Các khoản tế NVL = ghi trên + khẩu + vận chuyển - giảm trừ Nhập kho hoá đơn (nếu có) bốc dỡ (nếu có) - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công: Giá thực tế Giá trị NVL Chi phí gia công và = + NVL nhập kho xuất gia công các chi phí khác - Đối với nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi, sản phẩm hỏng thì giá nhập kho là giá trị có thể thu hồi được. Cách đánh giá nguyên vật liệu nhập kho được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 1: Theo phiếu nhập kho số 80 ngày 05 tháng 09 năm 2007 + Nhập kho 25.500 kg tinh bột sắn với đơn giá 3.950đ/kg của Công ty Giang Nam + Nhập kho 85.500 kg tinh bột ngô với đơn giá 3.400 đ/kg của Công ty Giang Nam + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ cả 2 mặt hàng trên là 5.550.000 đồng (Thuế suất VAT 5%) Chi phí vận chuyển, bốc dỡ phân bổ cho: 5.550.000 + Tinh bột sắn = * 25.500 = 1.275.000 đồng 25.500 + 85.500 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ phân bổ cho 1kg tinh bột sắn là: 1.275.000/25.500 = 50 đồng 5.550.000 + Tinh bột ngô = * 85.500 = 4.275.000 đồng 25.500 + 85.500 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ phân bổ cho 1kg tinh bột ngô là: 4.275.000/85.500 = 50 đồng Vậy giá thực tế nhập kho của từng loại nguyên vật liệu: + Tinh bột sắn: 3.950 + 50 = 4.000 đồng/kg + Tinh bột ngô: 3.400 + 50 = 3.450 đồng/kg 2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà số lần xuất kho là liên tục theo từng lần, số lượng nhập là nhiều, do đó công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Đơn giá thực tế bình tồn kho ĐK + nhập kho TK = quân NVL xuất kho Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn kho ĐK nhập kho TK Giá thực tế NVL Đơn giá thực tế bình Khối lượng NVL = * xuất kho quân NVL xuất kho xuất kho Cách đánh giá nguyên vật liệu xuất kho được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 2: Tính giá xuất kho 28.500 kg tinh bột sắn cho phân xưởng tinh bột theo phiếu xuất kho số 15 ngày 06 tháng 09 năm 2007… Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Số tiền (đ) Tồn đầu kỳ 45.000 4.120 185.400.000 PNK 80 25.500 4.000 102.000.000 PNK 82 5.500 4.080 22.440.000 …………………. Đơn giá 185.400.000 + 102.000.000 + 22.440.000 Tinh bột sắn = = 4.076,84 đồng xuất kho 45.000 + 25.500 + 5.500 Trị giá xuất kho của = 28.500 * 4.076,84 = 116.189.940 đồng 28.500 kg tinh bột sắn Từ ví dụ trên ta thấy: Việc áp dụng phương pháp bình quân để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo độ chính xác không chênh lệch quá nhiều so với giá trị thị trường, đảm bảo tính thực tế của kế toán áp dụng phương pháp này, việc tính toán được thực hiện cuối mỗi ngày, giá trị nguyên vật liệu xuất kho ngày nào cũng được ghi sổ, các nghiệp vụ luôn được cập nhật không dồn vào cuối tháng, có thể cung cấp số liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý. 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 2.3.1 Thủ tục chứng từ nhập - xuất * Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Tại Công ty TNHH Đại Thịnh việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật tư tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi nguyên vật liệu mua về đến công ty phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Chứng từ chủ yếu về thu mua và nhập kho nguyên vật liệu của công ty gồm có: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 - VT) + Phiếu nhập kho (Mẫu số 02 - VT) Khi nhận được hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu của công ty mang về, phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến công ty phải thành lập ban kiểm nghiệm công ty về số lượng chất lượng và quy cách vật liệu rồi lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm: Người nhập, người phụ trách vật tư và thủ kho. Người nhập và phụ trách vật tư kiểm tra về số lượng và quy cách nguyên vật liệu, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra về mặt số lượng nguyên vật liệu. Đồng thời phải ghi rõ họ tên, quy cách vật tư kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lượng vật liệu nhập (số trang hoá đơn và số nhập). Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm có đầy đủ chữ ký của người nhập vật tư, thủ kho và người phụ trách vật tư. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 3 liên: + Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư. + Một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. + Một liên giao cho khách hàng. Tất cả chứng từ đều phải có chữ ký của người nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Phiếu nhập kho: Trước khi ghi vào phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nhận vật tư: Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) + Một liên giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với khách hàng (lưu ở kế toán thanh toán) + Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập phải đầy đủ chữ ký của người nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Có thể khái quát quá trình nhập vật tư theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 5: Khái quát quá trình nhập vật tư Nhập kho Kiểm nghiệm Phòng kế hoạch vật tư NVL HĐ BBKN PNK Biểu số 2: Trích HOÁ ĐƠN ( GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: ( giao cho khách hàng ) YE/2007N Ngày 5 tháng 9 năm 2007 Số 0099466 Đơn vị: Công ty TNHH Giang Nam Địa chỉ: Thành phố Đà Nẵng Số tài khoản: .... Điện thoại: .........................MST: 0400101588 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Dương Đơn vị: Công ty TNHH Đại Thịnh Địa chỉ: Việt trì - Phú Thọ Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 2500162115 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 1 TB sắn kg 25.500 3.950 100.725.000 2 TB ngô kg 85.500 3.400 290.700.000 3 Vận chuyển 5.550.000 Thuế suất 5% Cộng tiền hàng 396.975.000 Tiền thuế 19.848.750 Tổng cộng 416.823.750 Số tiền bằng chữ: (Bốn trăm mười sáu triệu, tám trăm hai ba nghìn, bảy trăm năm mươi đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 3: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 05 tháng 09 năm 2007 Hoá đơn số 0099466 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: Ông: Trần Văn Tuấn Cán bộ phòng kế hoạch kinh doanh (Trưởng phòng) Bà Nguyễn Thị Bích Liên Cán bộ tiếp liệu - Uỷ viên Bà Nguyễn Thị Hồng Thủ kho - uỷ viên Tên mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Nhận xét Theo chứng từ Theo thực nhập Đúng quy cách Tinh bột sắn kg 25.500 25.500 25.500 Tinh bột ngô kg 85.500 85.500 85.500 Thủ kho Uỷ viên Trưởng ban ( ký ghi rõ họ tên) ( ký ghi rõ họ tên) ( ký ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ vào hoá đơn GTGT và BBKN thủ kho lập phiếu nhập kho để kế toán tiến hành ghi phiếu nhập kho. Phần giá trị vật tư mua vào được ghi trên phiếu nhập kho sẽ là giá mua chưa có thuế GTGT. Phiếu này theo dõi nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu mua của công ty Giang Nam. Biểu số 4: Công ty TNHH Đại Thịnh Mẫu số 01 - VT Trích PHIẾU NHẬP KHO Nợ : 152 Số: 80 Ngày 05 tháng 09 năm 2007 Có: 331 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Dương Theo hoá đơn 0099466 ngày 05 tháng 9 năm 2007 của Công ty Giang Nam Nhập kho: Công ty TNHH Đại Thịnh Stt Tên mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Tinh bột sắn kg 25.500 25.500 4.000 102.000.000 2 Tinh bột ngô kg 85.500 85.500 3.450 294.975.000 Cộng 396.975.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký ghi rõ họ tên ) (ký ghi rõ họ tên ) (ký ghi rõ họ tên ) (ký ghi rõ họ tên) * Thủ tục chứng từ xuất của nguyên vật liệu Tại công ty TNHH Đại Thịnh, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra nguyên vật liệu còn có thể xuất bán, cho vay.... Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Đối với phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức thì phiếu này được lập thành hai liên. Người phụ trách ký vào hai liên rồi chuyển cho thủ kho xuất một liên, một liên giao cho đơn vị sử dụng nguyên vật liệu. Khi lĩnh nguyên vật liệu, đơn vị phải mang phiếu này xuống kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số liệu thực xuất và ký vào hai liên. Sau mỗi lần xuất kho ghi sổ thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hay khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị được lĩnh nguyên vật liệu đã xuất và số hạn mức còn lại của tháng, đối chiếu với thẻ kho và ký vào hai liên đã xuất. + Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế hoạch vật tư. + Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào yêu cầu xuất, từng bộ phận sử dụng nguyên vật liệu từng phân xưởng lập kế hoạch ghi rõ họ tên, lượng vật tư đưa lên phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu thấy hợp lý theo yêu cầu sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập riêng cho từng thứ hay nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một kho xuất và sử dụng cho một sản phẩm, một đơn vị đặt hàng và phải được giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền ký duyệt trước. Khái quát trình xuất kho nguyên vật liệu qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6: Khái quát quá trình xuất vật tư Bộ phận sử dụng Tại kho NVL Phiếu xuất hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: + Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư + Một liên thủ kho xuất giữ lại. + Một liên giao cho người lĩnh vật tư. Định kỳ, phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và lưu. Trong các phiếu này ghi cả số lượng xuất kho, đơn giá, thành tiền. Biểu số 5: Công ty TNHH Đại Thịnh Mẫu số 02 - VT Trích PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621 Số 15 Ngày 06 tháng 09 năm 2007 Có TK 152 Phân xưởng: Phân xưởng tinh bột Lý do xuất kho: Sản xuất tinh bột biến tính Xuất kho: Chi Hiền Stt Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Tinh bột sắn kg 28.500 28.500 4.076,84 116.189.940 2 Tinh bột ngô kg 41.350 41.350 3.470 143.484.500 3 Axít kg 675 675 117.115 79.052.625 Cộng 338.727.065 Thủ trưởng Kế toán trưởng Phục trách cung tiêu Người nhận Thủ Kho ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) 2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Tại kho hàng : hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu tổng cộng của các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày ghi tồn kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ vật liệu có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi trên các nghiệp vụ phát sinh, cuối tháng thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập - xuất để lập báo cáo tồn kho. Biểu số 6: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích THẺ KHO Tháng 09 năm 2007 Tờ số: 14 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tinh bột sắn Đơn vị tính: Kg Mã số: …….. Stt Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ 45.000 2 ………… …. ……………. ….. …… …… 3  05/09/07 80 Nhập Cty Giang Nam 25.500 4  06/09/07 15 Xuất cho PX Tinh bột 28.500 ………… ….. ……………….. ….. ……. …….. Cộng phát sinh 73.000 94.725 Tồn cuối kỳ 23.275 Biểu số 7: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BÁO CÁO TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 09 năm 2007 Stt Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng 1 Tinh bột sắn kg 45.000 73.000 94.725 23.275 2 Tinh bột ngô kg 20.750 105.000 120.350 5.400 3 Axít kg 525 450 900 75 4 NaoH kg ._.