Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Sản xuất & Dịch vụ Xuất khẩu Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh

LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang có nhiều chuyển biến mạnh mẽ trên con đường tăng trưởng và phát triển theo định hướng XHCN. Trong quá trình đó, nhu cầu mọi mặt của người tiêu dùng cũng không ngừng tăng lên. Để đáp ứng được các nhu cầu ấy, các doanh nghiệp cũng phải liên tục mở rộng sản xuất, tăng khối lượng sản phẩm với chất lượng cao và được thị trường chấp nhận. Với sự đổi mới của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt và một yêu cầu cho sự tồn tại của các doanh nghiệp sản xuất hiện nay là hoạt động có doanh thu làm sao để bù đắp những chi phí bỏ ra và đảm bảo kinh doanh có lãi. Do vậy, các doanh nghiệp không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. Để làm được điều đó thì trước hết các doanh nghiệp phải quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ hợp lý trong tất cả các giai đoạn từ cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Nhận thức được ý nghĩa cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung, trong thời gian thực tập tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng - Nhà máy May Như Quỳnh, do thời gian thực tập còn hạn chế, không thể tìm hiểu hết được tất cả các nội dung. Vì vậy, em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh”. Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Quá trình hình thành và phát triển Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy may Như Quỳnh. Chương II: Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh. Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian, khả năng và sự tiếp cận thực tế nên đề tài nghiên cứu này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự chỉ bảo góp ý của các thầy cô giáo trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, tập thể cán bộ lãnh đạo và phòng kế toán nghiệp vụ Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH I.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tên công ty: Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng Hình thức công ty: TNHH Năm thành lập: 30/10/1992 Trụ sở chính: 45 Quang Trung – Hoàn Kiếm – Hà Nội Địa chỉ nhà máy: Khu CN Như Quỳnh A -Văn Lâm -Hưng Yên Điện thoại: 84.0321.986.304 / 84.0321.418 Fax: 84.0321.419 Địa chỉ email: nhchuong@nguyenhoang – kico.com.vn Webside: www.nguyenhoang – kico.com.vn Người giao dịch: Hoàng Hữu Chương – Giám đốc điều hành Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng là công ty TNHH chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc cho tiêu dùng trong nước và quốc tế. Công ty được thành lập ngày 30/10/1992 theo quyết định của UBND Thành phố Hà Nội, giấy phép thành lập công ty số 00845GP-UB ngày 09/03/1994. Đăng kí kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 042988 ngày 30/10/1992. Xuất phát điểm chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ với thiết bị máy móc còn hạn chế và số lượng cán bộ công nhân viên chỉ khoảng 60 người. Đến năm 2001, Công ty đã đầu tư để di chuyển và mở rộng địa bàn từ Hà Nội sang khu Công nghiệp Như Quỳnh A thuộc Văn Lâm - Hưng Yên, là nơi có điều kiện thuận lợi hơn Hà Nội về lao động và đất đai. Tại đây, Công ty lấy tên hoạt động là Nhà máy May Như Quỳnh. Công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy bao gồm 3.620 m2 nhà xưởng (xưởng cắt, xưởng may, khu hoàn thiện); 2.000 m2 nhà kho, 360 m2 nhà văn phòng (2 tầng), 500 m2 khu dịch vụ (3 tầng) trên diện tích 10.080 m2 thuê của tỉnh Hưng Yên. Nhà máy hoạt động từ tháng 11 năm 2001 và dần dần đi vào ổn định. Ngoài việc tiếp tục sản xuất cho khách hàng truyền thống của EU và cho hệ thống các cửa hàng kinh doanh quần áo thời trang trẻ em ở thị trường nội địa của mình, Công ty đã ký được các hợp đồng với các khách hàng ở thị trường mới như: Đan Mạch, Mỹ, Nga, Nhật,… Nhờ không ngừng củng cố trang thiết bị kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, Công ty đă cho ra đời ngày càng nhiều những sản phẩm may mặc với nhiều kiểu dáng, mẫu mã đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Trong quá trình sản xuất, tiêu thụ đảm bảo có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Điều đó đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng của Công ty trên thị trường. I.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh I.2.1- Ngành nghề, sản phẩm kinh doanh Như đã trình bày, Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng là một doanh nghiệp chuyên sản xuất gia công hàng may mặc, chủ yếu theo đơn đặt hàng với nhiệm vụ vừa nghiên cứu vừa thiết kế mẫu và sản xuất. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là: Quần áo trẻ em mang thương hiệu KID’S COLLECTION và KICO (tiêu thụ trong nước) và váy, áo jacket, áo khoác các loại, bảo hộ lao động,…( xuất khẩu) I.2.2- Thị trường kinh doanh May mặc là nhu cầu của con người, bởi vậy mà thị trường tiêu thụ của công ty rất rộng. Song, có thể chia thành 2 khu vực: -Thị trường xuất khẩu: Sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm tỷ trọng lớn (80% trong tổng giá trị sản xuất) và có mặt ở các nước như: Mỹ, Ucraina, Nga, Nhật, các nước thuộc liên minh Châu Âu EU, Thuỵ Điển, Đan Mạch,… -Thị trường nội địa: Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần áo trẻ em với nhiều kiểu dáng và số đo phù hợp nên được nhiều người tiêu dùng ưa thích và bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Đến nay, sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh thành trên toàn quốc. I.3. Tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty I.3.1. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty I.3.1.1- Sơ đồ bộ máy quản lý Tại Công ty, để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của công ty được sắp xếp, bố trí thành các phòng ban, phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo sơ đồ sau: Phó Giám Đốc Tài chính -Kinh doanh Phó Giám Đốc Chất lượng -TCHC Kho PhòngTC-HC Giám Đốc Kiêm Chủ Tịch HĐQT PhòngKế Hoạch PhòngKế Toán TC PhòngKinh Doanh Bi?u 01: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY Phòng KCS PhòngThiết kế Phó Giám Đốc Sản xuất Xưởng SX Phòng Kỹ Thuật PhòngXNK I.3.1.2- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận * Giám đốc công ty -Giám đốc là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo Pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm trước toàn công ty về hiệu quả hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc chấp hành Pháp luật trong công ty. -Là người đại diện hợp pháp cao nhất của công ty trong mọi lĩnh vực giao dịch và là người thay mặt công ty ký kết Hợp đồng kinh tế (trừ khi có uỷ quyền cho các phó giám đốc) với khách hàng. * Phó giám đốc công ty -Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và là người được Giám đốc uỷ quyền thay mặt khi Giám đốc vắng mặt hoặc trong phạm vi được uỷ quyền. * Các phòng, ban, phân xưởng a) Phòng Xuất nhập khẩu ( P.XNK) -Nhận thông tin từ tất cả các khách hàng, xử lý thông tin và trả lời khách hàng càng sớm càng tốt. -Soạn thảo Hợp đồng kinh tế cho tất cả các khách hàng nước ngoài. -Làm thủ tục và trực tiếp xuất, nhập vật tư, thành phẩm. -Giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải vật tư, thành phẩm trong nước cũng như xuất khẩu. -Thanh khoản các hợp đồng nhập khẩu vật tư sau khi đã hoàn tất thủ tục xuất hàng. b) Phòng kế hoạch (P.KH) *Kế hoạch vật tư -Lập bảng cân đối và kế hoạch vật tư, trực tiếp giao dịch với các nhà cung cấp trong nước để đặt vật tư. -Xuất vật tư cho xưởng sản xuất cũng như vệ tinh. -Kiểm kê, quản lý vật tư sau khi hoàn thành mỗi đơn hàng. *Kế hoạch sản xuất -Theo dõi và cập nhật tình hình chất lượng, số lượng và tiến độ của Công ty và các vệ tinh. Thông báo ngay lập tức các sự cố trong quá trình sản xuất sau khi đã được xử lý cho phòng XNK. c) Phòng Kỹ thuật (P.KTh) -Thiết kế mẫu giấy và sản xuất mẫu theo yêu cầu của các khách hàng. -Lập định mức vật tư, năng suất lao động tạm tính cho chào hàng và định mức vật tư, năng xuất lao động chính xác cho đơn hàng. -Cung cấp thời gian sản xuất chi tiết của các sản phẩm để phòng kế toán tính đơn giá sản xuất. -Kiểm tra định mức thời gian thực tế để điều chỉnh năng suất lao động khoán cho phù hợp. d) Xưởng sản xuất (XSX) -Tổ chức, điều hành sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao về sản lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. -Quản lý và sử dụng hiệu quả tối đa lao động, thiết bị máy móc. -Quản lý lao động và đào tạo lao động đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ và sử dụng máy móc, thiết bị. e) Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm (P.KCS) -Kiểm tra chất lượng vật tư trước khi nhập kho, kiểm tra bán thành phẩm trong phân xưởng cắt, kiểm tra chất lượng các công đoạn may, kiểm tra chất lượng hoàn thiện, kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng về các yếu tố: vật tư, may, là, đóng gói, nhãn mác... f) Kho -Kiểm kê định kỳ hoặc độ xuất theo yêu cầu của công ty. -Nhập-xuất và lưu giữ, bảo quản vật tư, hàng hoá, thành phẩm và các tài sản trong kho. -Báo cáo tồn kho khi kết thúc mã hàng, đợt hàng hoặc theo yêu cầu khi cần thiết. g) Phòng Tổ chức hành chính (P.TC-HC) Chịu trách nhiệm trực tiếp với Phó Giám đốc về: -Đảm bảo công tác tổ chức nhân sự, biên chế và quản lý hành chính. -Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình về số lượng, chất lượng lao động, các chế độ của người lao động. Đề xuất phương án sử dụng lao động phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. -Tổ chức sắp xếp nơi ăn, chốn ở cho công nhân, duy trì kỷ luật nề nếp và đảm bảo an toàn cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực hiện các phương án phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh công nghiệp và điều hành vận tải trong Công ty. -Theo dõi lao động, công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho công nhân. -Quản lý và điều hành toàn bộ xe ô tô, lái xe của Công ty phục vụ kịp thời cho yêu cầu sản xuất và kinh doanh của Công ty. h) Phòng Thiết kế ( P.TK) -Thiết kế mẫu và làm mẫu quần áo thời trang trẻ em thương hiệu KID’S COLLECTION và KICO. -Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng và xu thế thời trang, nghiên cứu công nghệ trang trí, công nghệ may quần áo thời trang trẻ em. -Xây dựng ý tưởng, lựa chọn nguyên phụ liệu phù hợp. Thiết kế hoạ tiết trang trí cho phù hợp với từng loại chất liệu, thiết kế mẫu vẽ phác thảo kiểu dáng sản phẩm theo từng mùa trong năm. i) Phòng Kinh doanh (P.KD) Tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh, phát triển thương hiệu thời trang, đồ dùng trẻ em KID’S COLLECTION và KICO trên thị trường nội địa và xuất khẩu. Kết hợp cùng các phòng ban thực hiện các nhiệm vụ sau: -Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng, thị trường các đối thủ cạnh tranh, xác định thị trường cần thâm nhập. -Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh từng thời điểm, vụ mùa và chu kì. Xác định cơ cấu mặt hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng, đảm bảo đủ và phù hợp với thị hiếu nhu cầu khách hàng. -Xây dựng, quản lý và phát triển mạng lưới hệ thống phân phối phù hợp với khả năng và yêu cầu. -Lập kế hoạch, đề xuất những biện pháp, phương án, hình thức yểm trợ bán hàng như: phát triển dịch vụ, quảng cáo, khuếch trương nhãn hiệu, sản phẩm nhằm đẩy nhanh tốc độ phát triển. k) Phòng Kế toán tài chính ( P.KTTC) -Quản lý và đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. -Lập các chứng từ, sổ sách kế toán và lưu trữ theo quy định của Nhà nước. -Lập Báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm theo biểu mẫu quy định để báo cáo quyết toán tháng, quý, năm theo chế độ hiện hành. -Hạch toán giá thành sản phẩm, phân tích giá thành phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của Ban Giám Đốc. Phối hợp với các phòng XNK, Kế hoạch vật tư, kinh doanh kiểm tra giá cả đầu ra, đầu vào của nguyên phụ liệu, thành phẩm, dịch vụ. -Phối kết hợp với các phòng ban để thu hồi và thanh toán công nợ, đảm bảo chi tiêu đúng kế hoạch, đúng chế độ của Nhà nước. -Đáp ứng nhu cầu về vốn phục vụ cho các hoạt động XNK vật tư, hàng hoá. Có thể phản ánh mối quan hệ giữa các phòng ban thông qua sơ đồ sau: Biểu 02: Sơ đồ hợp lý hoá cơ cấu tổ chức đơn đặt hàng Phòng Kế toán P.XNK/KD Khách hàng (1) (3) (6) Nhà cung cấp (3) (3) P. Kế hoạch vật tư P. Kỹ Thuật (1) (2) (4) Ban Giám Đốc (5) (7) (4) (4) Xưởng sản xuất P.KCS (3) (6) (7) (8) Kho (9) Chú thích: (1): Tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu, ý kiến, khiếu nại từ khách hàng. (2): Chỉ đạo thực hiện. (3): Thông báo tới các bộ phận liên quan để tiếp nhận thông tin, lệnh và kế hoạch sản xuất. (4): Tiếp nhận yêu cầu kỹ thuật của đơn hàng. (5): Lựa chọn nhà cung cấp. (6): Thông báo đến các bộ phận về giá cả, chủng loại, số lượng để kiểm tra. (7): Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất. (8): Kiểm tra nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm. (9): Đảm bảo đủ về số lượng, tốt về chất lượng. I.3.2. Đặc điểm dây chuyền công nghệ sản xuất I Quá trình sản xuất ở Công ty thường mang tính hàng loạt, số lượng sản phẩm tương đối lớn, chu kỳ sản xuất ngắn xen kẽ, sản phẩm phải qua nhiều giai đoạn công nghệ với quy trình khép kín từ A đến Z (bao gồm cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dùng và nguyên liệu chính là vải. Biểu 03: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu (vải) Cắt Trải vải Đặt mẫu Cắt phá Cắt gọt Đánh số May May thân May tay .... ghép thành SP Thêu Là Tẩy Vật liệu phụ Đóng gói kiểm tra Bao bì, đóng kiện Nhập kho I.4. Tổ chức công tác kế toán I.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đều tập trung tại phòng kế toán. Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các phân xưởng, khối văn phòng. Để thuận tiện, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy với phần mềm kế toán Standar 5.0 Biểu 04: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ TP Kế toán tâp hợp CP và giá thành Kế toán lương và BHXH Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán Thanh toán * Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, theo dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán cùng với các nhân viên trong phòng kế toán. * Các kế toán viên - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để ghi chép vào các sổ tổng hợp sau đó lập các báo cáo tài chính. - Kế toán thanh toán: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu, phiếu chi (đối với tiền mặt), viết séc, ủy nhiệm thu - chi,.... (Đối với tiền gửi ngân hàng). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiêu đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho Ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản và các loại sổ liên quan. - Kế toán vật tư, TSCĐ: Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; theo dõi tình hình biến động của các loại TSCĐ, cuối tháng tổng hợp số liệu, lập các báo cáo liên quan. Khi có yêu cầu, bộ phận kế toán nguyên vật liệu, TSCĐ và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt, mất mát sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê. - Kế toán tiền lương và các khoản BHXH. Căn cứ vào các bảng chấm công, bảng tổng hợp lương.... do các nhân viên phân xưởng gửi lên để hạch toán và có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi trả lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ, công nhân viên của Công ty. - Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Hàng tháng, khi nhận được báo cáo về tình hình sản xuất NVL, lương công nhân... từ các phân xưởng gửi lên, kế toán tiến hành ghi sổ để hoạch toán và tập hợp các chi phí đồng thời lập các báo cáo có liên quan. Khi hoàn thành một đơn hàng thì tính ra giá thành ghi sổ.... - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm, tính giá trị hàng xuất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận. I.4.2. Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ sách kế toán Công tác kế toán của Công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. * Về hệ thống chứng từ của công ty bao gồm những chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn do Bộ Tài Chính ban hành, đảm bảo sự chặt chẽ và tính pháp lý trong quá trình luân chuyển và bảo quản lưu trữ. *Về hệ thống tài khoản, công ty đã áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/Qé-BTC và các văn bản, thông tư hướng dẫn, bổ sung của Bộ Tài Chính. Công ty đã sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định và để phục vụ cho công tác quản lý, công ty cũng sử dụng thêm các tài khoản cấp 2 của một số tài khoản. * Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức chứng từ ghi sổ với hệ thống: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay, bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm, bảng phân bố công cụ, bảng tính và phân bố khấu hao…. - Sổ kế toán tổng hợp: Các bảng tổng hợp, sổ Cái các tài khoản. * Hệ thống báo cáo gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý nội bộ của công ty như: Báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo sản lượng, doanh thu ... *Kỳ kế toán của công ty là tháng, công ty kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. Trên đây là toàn bộ những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà Công ty sử dụng để tiến hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng như những thông tin chung về phần hành kế toán của Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng. I.5. Thực trạng hoạt động của Công ty trong những năm gần đây Căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần đây, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện thông qua các chỉ tiêu sau: Biểu 05: Kết quả hoạt động SXKD của Công ty Nguyễn Hoàng TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm hoạt động sản xuất kinh doanh Mục tiêu 2007 2004 2005 2006 1 Vốn đầu tư Triệu đ 4.050 4.324 4.803 5.500 2 Kim ngạch XK Triệu $ 1,053 1,380 1,512 2.000 3 Tổng doanh thu Triệu đ 24.276 26.661 29.460 40.000 4 LN trước thuế Triệu đ 768,4 802,8 927,5 5 Tổng nộp NSNN Triệu đ 509 451 460 6 Thu nhập bquân Nghìn đ 992 1.005 1.100 1.200 7 Lưu lượng LĐ Người 650 695 673 Từ bảng kết quả trên ta thấy: -Tổng doanh thu của Công ty năm 2005 so với năm 2004 đã tăng 2.385 triệu đồng (9,28%) và đến năm 2006 mức tăng là 2.799 triệu (10,50%). Như vậy, doanh thu của Công ty hàng năm đã tăng lên đáng kể. Điều đó cho thấy sản phẩm của Công ty đã được thị trường trong nước cũng như nước ngoài biết đến và sử dụng. -Kim ngạch xuất khẩu năm 2005 tăng 31,05% so với năm 2004 và năm 2006 tăng 9,57% so với năm 2005, chứng tỏ thị trường xuất khẩu của Công ty ngày càng lớn, nhất là năm 2005 đã có sự mở rộng ở thị trường này rất nhiều. -Công ty đã đầu tư chú trọng hơn đến công nghệ, bởi vốn đầu tư ngày càng lớn (năm 2005 tăng 6,76%, năm 2006 tăng 18,59%) khiến cho năng suất lao động, thu nhập của người lao động tăng, đã thu hút thêm nhiều lao động và lợi nhuận trước thuế năm 2006 đã tăng 15,53% so với năm 2005. CHƯƠNG II KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH II.1. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của Công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, nguyên vật liệu dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn nguyên vật liệu của Công ty là do khách hàng mang đến thuê gia công (80%) và Công ty mua vào. Với đặc điểm sản xuất như vậy, đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại nguyên vật liệu, vả lại chúng thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp. Nguyên vật liệu của mỗi đơn đặt hàng đưa về được xếp theo từng loại, đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động nhập – xuất – tồn của các loại nguyên vật liệu đó. Thủ kho và kế toán vật tư có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý ghi chép những biến động về nguyên vật liệu của thủ kho. Để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, Công ty đã lập sổ danh điểm. Cụ thể mẫu sổ như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn vị hạch toán Nhóm vật liệu Sổ danh điểm 152.1.1 …. 1V100%NL 1VTAFF 1VCFN ….. Vải chính các loại Vải 100%Nylon Vải Taffecta Vải Cofina Việt Thắng ….. Mét Mét Mét Mét … … … … … … 152.2.1 … 152.2.2 21C40/2 21CEPIC … 22KR13 22K3NYL … 23CKICO 23C24L … Chỉ các loại Chỉ 40/2 5000m/c Chỉ Epic 80/4000 m/c …. Khoá các loại Khoá cá sấu R13 Plasric Khoá thường răng số 3 Nylon .......... Các loại cúc Cúc nhựa khắc KICO Cúc nhựa 24L 55 …. Cuộn Cuộn Cuộn … Mét Mét Mét … PC PC PC … … … … … … … … … … … … … II.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Nhà máy may Như Quỳnh có nhiều chủng loại, có vị trí, vai trò, tính năng khác nhau. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chính xác, đầy đủ, kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh đa dạng sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: *Xét theo nguồn hình thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài của một số khách hàng như: Công ty Dệt Việt Thắng, Công ty TNHN Liên Hải, Công ty Dệt 8-3, Công ty CP may Lê Trực… -Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến (thuê gia công): Mascot, Newton,… *Xét theo vai trò trong sản xuất -Nguyên vật liệu chính: chủ yếu là các loại vải: vải cofina Việt Thắng, vải mỏng Choong Nam, vải Taffecta 190T,… -Vật liệu phụ: các loại cúc, khoá, chỉ, chun, mex,… -Nhiên liệu: xăng, dầu, than,… -Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt,… -Văn phòng phẩm -Bao bì: túi nilon, hộp catton,… -Phế liệu: vải thừa, vải vụn,… II.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng trên cơ sở các chứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách hợp lý. II.3.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Như đã trình bày, nguyên vật liệu nhập kho tại công ty bao gồm nguyên vật liệu mua ngoài và do khách hàng mang đến. Ngoài ra còn có trường hợp phế liệu thu hồi và nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết đem nhập kho. Giá trị của chúng được tính như sau: *Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các loại chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua nguyên vật liệu mà theo thoả thuận công ty phải chịu. Tr? giỏ th?c t? NVL nh?p kho = Giỏ mua ghi trờn hoỏ don GTGT + Chi phớ thu mua - Cỏc kho?n gi?m tr? Trong dú: +Giỏ mua là giỏ khụng cú thu? GTGT +Chi phớ thu mua bao g?m cỏc kho?n chi phớ v?n chuy?n, b?c d?, chi phớ luu kho, luu bói,… +Cỏc kho?n gi?m tr?: là cỏc kho?n gi?m giỏ, chi?t kh?u thanh toỏn,… Vớ d?: Ngày 12/01/2007, Cụng ty mua 5.141, 1 một v?i màu Cofina A140 c?a Cụng ty D?t Vi?t Th?ng. Can c? vào hoỏ don GTGT s? 001787 và phi?u nh?p kho s? N14/1, don giỏ chua thu? c?a lụ hàng là 22.000 d /m, thu? GTGT 10%, chi phớ v?n chuy?n s? hàng này v? kho là 450.000d. Cụng ty dó thanh toỏn b?ng ti?n m?t. Nhu v?y, giỏ th?c t? c?a 5.141, 1 một v?i nh?p kho là 5.141,1 x 22.000 + 450.000 = 113.554.200 d Nhìn chung, việc xác đinh trị giá nhập kho vật liệu tại Công ty khá đơn giản. Toàn bộ giá mua và chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua vật liệu đều được tính vào trị giá nhập kho. Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu không lớn, thường là vật liệu phụ do công ty tự vận chuyển, bảo quản thì giá thực tế vật liệu nhập kho vẫn chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT đầu vào, còn mọi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính thẳng vào trị giá vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277). *Đối với nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết nhập lại kho: Khi định mức về số lượng nguyên vật liệu mà Công ty giao lớn hơn định mức mà các phân xưởng thực hiện thì trị giá thực tế được xác định theo giá ước tính. Đến cuối tháng, khi tính được giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán tiến hành tính giá thực tế, đồng thời điều chỉnh giá ước tính theo giá thực tế. *Đối với phế liệu thu hồi: Công ty xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu thu hồi theo giá ước tính. II.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Trong một kỳ kế toán, khối lượng nguyên vật liệu xuất kho không lớn nhưng lại chia làm nhiều lần khác nhau. Vì vậy, để giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, bảo quản cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ thường được xác định vào cuối tháng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán không phản ánh giá trị của chúng. Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá nguyên vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân theo công thức: Đơn giá mua NVL thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Sau đó, trị giá thực tế của NVL xuất kho được tính: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá mua bình quân Ví dụ: Đối với loại vải bò LL7108§ /103 mà Công ty hiện có đầu tháng 3/2007 là 2.180 m, trị giá 65.400.000đ. Trong tháng, Công ty đã mua thêm 2.123, 5 m với đơn giá là 30.455đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của loại vải bò LL7108 /103 tháng 3/2007 là: 65.400.000 + (2.123,5 x 30.455) = 30.225 (đ/m) 2.180 + 2.123,5 Trong tháng, Công ty đã xuất 4.303 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, trị giá thực tế vải bò xuất tháng 3/2007 là: 4.303 x 30.225 = 130.058.175 đ Tương tự như vậy, kế toán sẽ tính được trị giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo công thức như trên. II.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở nhà máy là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. II.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu tại Công ty đều phải được xác định bằng một hệ thống đầy đủ các thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ làm cơ sở để ghi vào sổ kế toán. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu bao gồm: +Phiếu đề nghị mua vật tư +Hoá đơn GTGT +Biên bản kiểm nghiệm nhập kho +Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho +Sổ chi tiết nguyên vật liệu (chính, phụ) +Thẻ kho +Định mức nguyên vật liệu II.4.2. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu *Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiêu hao do phòng Kế hoạch vật tư đưa ra, phòng XNK sẽ tính ra được nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính trong kỳ tới. Tiếp đó, phòng XNK tìm ra phương án giá và lập “Phiếu yêu cầu”. Với sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán nguyên vật liệu theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay ngừng trệ. Khi có hoá đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập kho thành 3 liên (Một liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, một liên giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn GTGT để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán). Nguyên vật liệu khi về đến Công ty sẽ được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm nhập kho”. Sau đó, chúng được đưa về kho để làm thủ tục nhập kho. Tại kho, thủ kho tiến hành nhập nguyên vật liệu và viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập. Đồng thời, căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng XNK, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 12/01/2007 căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm áo sơ mi trẻ em mã 15130, phòng XNK đã viết đơn đề nghị mua vật tư để phục vụ cho sản xuất. Đến ngày 14/01/2007, thủ tục nhập kho được tiến hành căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm nhập kho, phiếu nhập kho HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12 tháng 01 năm 2007 A86/2007 Ký hiệu: AA/2005-T-VT Số HĐ: 001787 Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 03 Nhà máy May Như Quỳnh BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM NHẬP KHO Ngày có hiệu lực: 15/05/2004 Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Việt Thắng nhập hàng Mã hàng: ASM. 15130 Khách hàng: KICO Số hợp đồng:............ Nhóm kiểm nhận hàng gồm: 1- ông (bà): Trần Thị Hoa Nhân viên phòng Kế hoạch 2- ông (bà): Nguyễn Thị Ngân Nhân viên phòng KCS 3- ông (bà): Đặng Thị Nhâm Phụ kho Số lượng cụ thể như sau: STT Tên, chủng loại Mã VT Đơn vị tính Số lượng nhập Số lượng thực nhập Thừa (+) Thiếu (-) Nguyên nhân 1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Mét 5.141,10 5.141,10 0 Chúng tôi xác nhận số lượng trên là hoàn toàn chính xác Nhân viên P. Kế hoạch Nhân viên P. KCS Phụ kho Thủ kho Trần Thị Hoa Nguyễn Thị Ngân Đặng Thị Nhâm Nghiêm Tùng Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Số N14 /1 Nợ TK: 1521, 1331 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Hoàng Vân Anh Theo HĐ số 001787 ngày 12/01/2007 của Cty Dệt Việt Thắng Nhập tại kho._.