Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty phụ tùng và tư vấn ô tô

LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế thị trường đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho cácdoanh nghiệp, đồng thời mang lại lợi ích cho người tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, chất lượng cao, giá thành phù hợp với nhiều loại hình sản xuất với nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại được phải tìm phương hứơng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh và đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động sản xuất để kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm bảo đảm sản xuất được tiến hành liên tục , quản lývà sử dụng một cách tốt nhất các yếutố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồnh thời phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và việc kiểm tra thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì ? bằng nguyên vật liệu gì ? mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ ? vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng. Và đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi lẽ: Thứ nhất : NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Thứ hai: chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá thành, vì thế nó mang tính trọng yế. Mỗi sự biến động về chi phí NVL làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Vì thế sử dụng tiết kiệm NVL là điều rất quan trọng. Thứ ba: NVL trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại , do đó phải có điều kiện đảm bảo quản tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Trong mấy năm gần đây, hạch toán NVL ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã có những bươc tiên rõ rệt. Tuy nhiên, do trinh độ quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt nhất là chế độ kế toán tài chính chưa phù hợp với quy mô và đặc điếm sản suất của doanh nghiệp Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô luôn chú trọng công tác hạch toán sử dụng NVL cho phù hợp và coi đó như là một công cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư nói giêng và sản xuất nói chung. Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường trước việc đổi mới nền quản lý kinh tế thì việc lập định mức dúng đắn nhu cầu sử dụng NVL cho sản xuầt, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì bảo quản tốt các laọi vật tư là điều rất quan trọng. Vì vậy việc tăng cương công tác quản lý vật tư phải đi liền với việc cảc tiến và hoàn thiện công tác hạch toán Với ý nghĩa như vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua thời gian thực tập tim hiểu công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty phụ tùng và tư vấn ô tô ’’ làm chuyên đề tốt nghiệp Để hoàn thành chuyên đề này, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên công ty Cấu trúc chuyên đề gồm ba chương: Chương I : Tổng quam về công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL với việc năng cao hiệu quả sư dụng NVL tại công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô. CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của NVL a. Khái niệm NVL NVL là đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người Tác động vào nó trong cacd doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản lưu động. b. Đặc điểm của nguyên vật liệu: Công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô chuyên sản xuất, lắp ráp các loại ô tô, các sản phẩm này được cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau đói hỏi phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Nguyên vật liệu tại công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có rất nhiều loại như thân vỏ YCZCO 30C, sơn … các loại nguyên vật liệu này chủ yếu nhập ngoại, ngoài ra còn một số mua trong nước như điều hoà Halison, xà phòng thuôc tẩy niô… Nguyên vật liệu công ty mua về đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông số kỹ thuật. Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp nguyên vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Song muốn làm được điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu mua đến khâu bảo quản và dự trữ… Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán ching xác và đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế nguyên vật liệu đối với quá trính sản xuất sản phẩm. Vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: Chassis nhãn hiệu FAW 30, điều hoà halison, các loại ghế ô tô mau của các công ty nội địa… Nguyên vật liệu phụ bao gồm các laọi bóng đèn, que hàn, bulông, êcu… Phế liệu thu hồi: các phế liệu trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm. Các phân loại trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của tùng loại nguyên vât liệu để từ đó xác định các mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất. Hơn nữa, cách phân loại nay định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính một cách dễ dàng và xác dịnh chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ được chính xác hơn. 1.1.2 Yêu cầu của việc quản lý vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động, công ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty được thể hiện qua các công việc sau: + Kho 1: Bảo quản các nguyên vật liệu chính + Kho 2: Bảo quản các vật liệu có tính chất dễ cháy nổ + Kho 3: Vật liệu phụ, phụ tùng thay thế. Ở mỗi kho, thủ tục được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm ở các xí nghiệp, phân xưởng của công ty cũng có các kho giêng và do thống kê phân xưởng quản lý. Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư mà xí nghiệp phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất . Hai là: công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Dây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chec nguyên vật liệu. Phòng thiết kế ô tô và máy côing trình có nhiệm vụ nghiên cứa và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiêt, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật đã quy định chung của nhà nước. Như vậy, khi các phân xưởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xương x8i nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật tư do tổ trưởng phân xương xí nghiệp đè nghị sẽ lên phong kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật tư. Ba là: công ty giao trách nhiệm cho thủ kho. Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phai cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng , tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn của công ty. 1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ và tác dụng của nguyên vật liệu: a. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu: Hạch toán kế toán vật liệu có chính sác kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu mua,dự trữ và suất dùng nguyên vật liệu cả về kế hoạch thực hiện, từ đó những biện pháp thích hợp. Mặt khác tính chính xác kịp thời của công tác hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến chất ượng của công tác hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa học. b. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trưòng việc cạnh tranh gay gắt giữ các doanh nghiệp là việc không thể tránh khỏi, trong cuộc tranh đua này, ai biết cách khoa học, hợp lý thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững. Nguyên vật liệu là những yêu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng sẽ tạo ra các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ. Vì vậy trong xuất quá trình luân chuyển việc giám sát chặt chẽ các số lượng ngưyên vật liệu mua vào, xuốt dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu của kĩ thuật giá trị đã đề ra đòi hỏi kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ sau: -Tổ chức đánh giá phân loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị kinh doanh. -Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép,phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tinh gia thành sản phẩm. Thực hiện việc phân tích, đánh gia tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. c. Tác dụng của kế toán vật liệu: Tổ chức công tác kiêm tra ngưyên vật liệu kịp thời, chính xác, nghiêm túc, là cơ sở để cung cấp số liệu cho việc hạch toán gia thành sản phẩm ở doanh nghiệp. Ngược lai sẽ gây ảnh hưởng tới công tác tính giá trị sản phẩm dân tới tình trạng nhà quản ký không nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính sác. Nhờ công tác hạch toán viật liệu doanh nghiệp mới biết được tình hình sử dụng nguyên vaatj liệu đó, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kưu động. Kế toán vật liệu cung cấp thông tin giúp cho doanh ngiệp có kế hoạch thu mua, dụ trữ, tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất. Như vậy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy việc cung ứng kịp thời đồng bộ nguyên vật liệu cần thiêt cho sản xuất, nâng cao hiệu qua sử dụng nguyên vật liệu. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp đều phân thành các loại nghiệp vụ - Nguyên vật chính là đối tượng lao động, vật liệu chính cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thành lên thực thể của sản phẩm. Tại công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô vật liệu chính để sản xuất ô tô là Chassis, thân vỏ YCZCO và FAW, các linh kiện của xe tải 0,86 tấn nhãn hiệu Heihao v.v… Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc đựoc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật ,nhu cầu quản lí .Căn cứ vào tác dụng khác nhau người ta chia nguyên vật liệu phụ ra thành các nhóm sau: +nhóm vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính làm hoàn thiện hoặc tăng chất lượng sản phẩm ,các vật liệu phụ hiện nay công ty đang sử dụng là sơn các loại,keo,thuốc tẩy rửa…. +nhóm vật liệu phụ dùng để bảo quản hoặc phục vụ cho hoạt động tư liệu lao động như dầu mỡ bôi trơn ,thuốc chống thấm.Hiện nay công ty đang dùng. Nguyên vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính làm hoàn thiện hoặc làm tăng chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ lao động của công nhân như xà phòng,rẻ lau . Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lí và hạch toán về số lượng và giá trị đối vói từng thứ nguyên vật liệu ,trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu,các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành lên “sổ danh điểm vật liệu” 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập kho được hình thành trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản chi phí hợp lệ để có được vật liệu tại doanh nghiệp tuỳ theo nguồng nhập nguyên vật liệu mở giá chung được xác định khác nhau : Giá thực tế vật tư nhập kho Giá thực tế mua ngoài bao gồm:giá mua +chi phí thu mua +thuế nhập khẩu Vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế các khoản chi phí để gia công, chế biến vật liệu. *Mua hàng nội địa : Giá thực tế mua ngoài bao gồm giá mua (không có thuế nhập khẩu) chi phí thu mua khách hàng tận kho cuả công ty;chi phí vận chuyển lẻ tẻ lên không hạch toán vào giá mua Giá thực tế vật tư xuất kho Phương pháp đích danh: Gía thực tế đích danh dùng trong doanh nghiệp sử dụng vật liệu có giá trị lớn , ít chủng loại và có điều kiện quản lí,bảo quản riêng theo từng lô trong kho .Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính thao giá thực tế vật liệu của từng lô nhập kho . Ưu điểm của phương pháp này là xác định được ngay ,giá trị vật liệu khi xuất kho nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí chặt chẽ từng lô hàng vật liệu xuất nhập kho Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp nhật trước xuất trước áp dụng dự trên giả định là giá hàng tồn kho được mua hoặc ddược sản xuất trước thì được xuất trước,giá hang còn lại tồn kho còn lại cuối kì là trị giá hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất cuối kì. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá của hàng tồn kho cuoií kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là giá hàng tồn kho được mua hoặc được sản suất sau thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho được tính theo giá trị của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho được tinh theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế =Số lượng vật tư xuất dùng* hệ số giá Đơn giá bình = Trị giá thực tế + Trị giá tt vật Quân gia quyềnvật tư tồn kho vật tư tồn kho số lượng vật tư số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ Phương pháp đánh giá vật tư theo giá trong kỳ hạch toán: Theo phương pháp này trị gía thực tế vật tư nhập kho, xuất kho thực hiện theo giá hạch toán để ghi sổ kế toán. Trị giá thực tế của vật tư = Giá hạch toán x Hệ số giá VL = Trị giá tt của vật tư ở đầu kỳ + trị giá tt vật tư nhập kỳ xuất dùng trị giá hạch toán vật tư dầu kỳ+trị giá hạch toán trong kỳ Mỗi phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nêu trên có nội dung ưu điểm và những điều kiện áp dụng nhấp định. Doanh nghiệp phải căn cứ váo đặc điểm hàng sản xuất kinh doanh, khả năng trinh độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để sử dụng phương pháp cho phù hợp và đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. 1.3 Kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1.3.1 Chứng từ sử dụng: Mọi hiện tượng kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Vì vậy một văn bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm sảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bảng chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tinh hình nhập, xuất nguyên vật liệu và là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán để lắm bắt, kiểm tra giám sát tình hình biến động vế số lượng của từng loại nguyên vật liệu, nhờ đó có thể thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hanh theo quyết định 15 /2006/QĐ – BTC ngày 20 thang 3 năm 2006 của bộ trưởng BTC, các chứng từ vật liệu kế toán bao gồm : + Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT ) + Phiếu xuất kho (mẫu 02 –VT ) + Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03-VT) +phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 04 – VT ) +biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05 VT) +bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT) + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ , dụng cụ ( mẫu 07 – VT ) Việc lập chứng từ kế toán về nhập xuất nguyên vật liệu phải được thực hiện theo đúng quy định của BTC: về mẫu biểu, phương pháp ghi số liệu cân thiết phải tuân theo trình tự luân chuyển chứng từ. 1.3.2. Kế toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép hang ngày tình hình biến động về số lượng , giá trị, chất lượng của rừng thứ, tưnmgf laọi nguyên vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán Các loại sổ kế toán chi tiết vật liệu - H×nh thøc c«ng ty ®ang ¸p dông chung: chøng tõ ghi sæ S¬ ®å: H×nh thøc chøng tõ ghi sæ Chøng tõ ban ®Çu H¹ch to¸n chi tiÕt c¸c TK 155, 156, 157, 632, 641 TK lo¹i 5, 911 LËp c¸c chøng tõ ghi sæ: - SP hµng ho¸ nhËp, xuÊt - Gi¸ vèn, tËp hîp, kÕt chuyÓn - Doanh thu - Chi phÝ, kÕt qu¶ Tæng hîp chi tiÕt c¸c chØ tiªu Sæ c¸i tµi kho¶n Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi ®èi chiÕu cuèi th¸ng Ghi cuèi th¸ng Ph­¬ng ph¸p khÊu hao: Theo thêi gian sö dông - Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: theo gi¸ b×nh qu©n vµ gi¸ ®Ých danh + Ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn: Theo ph­¬ng ph¸p nµy gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh trªn c¬ së sè l­îng nguyªn vËt liÖu xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ b×nh qu©n cña nguyªn vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú. + Ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: theo ph­¬ng ph¸p nµy gi¸ nguyªn vËt liÖu thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh trªn sè l­îng nguyªn vËt liÖu xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña chÝnh l« nguyªn vËt liÖu ®ã. - H×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: tËp trung, phßng c«ng t¸c kÕ to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm thu nhËn, xö lý, hÖ thèng ho¸ toµn bé th«ng tin, sè liÖu, phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh cña c«ng ty. T¹i c¸c ®¬n vÞ phô thuéc: kho ph©n x­ëng s¶n xuÊt c«ng ty bè trÝ mét kÕ to¸n lµm nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu vµ chuyÓn toµn bé chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n. Phßng kÕ to¸n cã tr¸ch nhiÖm tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. T¹i kho hµng ho¸ c«ng ty còng bè trÝ mét kÕ to¸n theo dâi viÖc mua hµng ho¸, hµng b¸n ®¹i lý, h¹ch to¸n b¸o sæ, chuyÓn toµn bé chøng tõ kÕ to¸n vÒ phßng kÕ to¸n. 1.4. §Æc ®iÓm quy tr×nh kÕ to¸n trªn mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n cô thÓ t¹i c«ng ty TNHH phô tïng vµ t­ vÊn « t« 1.4.1. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - §Æc ®iÓm nghiÖp vô: mua nguyªn vËt liÖu lµ kh©u khëi ®Çu vµ lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n ®Ó phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Nguyªn vËt liÖu mua vµo cña c«ng ty chñ yÕu lµ th©n vá, phô tïng... dïng ®Ó l¾p r¸p tÊt c¶ c¸c lo¹i « t«... - Chøng tõ sö dông: Ho¸ ®¬n ®Æt hµng, phiÕu nhËp kho nguyªn vËt liÖu, phiÕu xuÊt kho nguyªn vËt liÖu, yªu cÇu xuÊt nguyªn vËt liÖu. TÊt c¶ phiÕu xuÊt kho ®Òu ®­îc ký duyÖt thay x¸c nhËn cña ng­êi giao tr¸ch nhiÖm vµ tr­ëng bé phËn. - Sæ chi tiÕt kÕ to¸n sö dông * Sæ chi tiÕt vËt liÖu hµng ho¸ ®Ó theo dâi c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ * Sæ quü tiÒn mÆt * Sæ tiÒn göi ng©n hµng * Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n - Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ PhiÕu nhËp ThÎ kho Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp PhiÕu xuÊt (3) (4) (2) (1) (1) (2) - Quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu: + Khi nguyªn vËt liÖu vÒ nhËp kho, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT bªn b¸n lËp, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra hµng vµ lËp phiÕu nhËp kho, ghi vµo thÎ kho chØ tiªu sè l­îng, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu nhËp ghi vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu. Chøng tõ ban ®Çu Sæ chi tiÕt vËt t­, thanh to¸n víi ng­êi b¸n Sæ ®¨ng ký CTGS Chøng tõ ghi sæ B¶ng ph©n bæ vËt t­ Sæ c¸i TK 152 B¶ng kª tÝnh gi¸ vËt t­ cuèi kú B¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng tæng hîp + ViÖc thanh to¸n tiÒn mua nguyªn vËt liÖu cã thÎ tr¶ b»ng tiÒn mÆt, c¨n cø vµo b¸o nî cña ng©n hµng nÕu tr¶ chËm. Th× kÕ to¸n ph¶i theo dâi chi tiÕt tõng ®èi t­îng sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. 1.4.2. KÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng TiÒn l­¬ng lµ mét trong nh÷ng nh©n tè quan träng gióp ng­êi lao ®éng ®¶m b¶o cuéc sèng vµ nhiÖt t×nh lao ®éng, tr¶ l­¬ng cho ng­êi lao ®éng phô thuéc vµo vÞ trÝ c«ng viÖc, tr×nh ®é c«ng t¸c vµ tho¶ thuËn gi÷a hai bªn. Hµng th¸ng c¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng. C«ng, phiÕu b¸o lµm thªm giê, phiÕu nghØ h­ëng BHXH phßng hµnh chÝnh nh©n sù tÝnh ra tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho tõng ng­êi vµ lËp b¶ng tÝnh to¸n tiÒn l­¬ng cho tõng bé phËn sau ®ã chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n vµ ghi sæ. - Chøng tõ sö dông: TK 334, 338, 138 - Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ B¶ng chÊm c«ng ®­îc kª khai hµng ngµy t¹i mçi bé phËn sö dông lao ®éng. Cuèi th¸ng ng­êi sö dông lao ®éng theo dâi c«ng lËp b¶ng kª khai tÝnh l­¬ng ®­a cho thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký x¸c nhËn cho bé phËn hµnh chÝnh nh©n sù cña c«ng ty Phßng hµnh chÝnh nh©n sù xem xÐt chøng tõ ngµy c¨n cø vµo ®Þnh møc, ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng quy ®Þnh trong doanh nghiÖp, tr­ëng phßng hµnh chÝnh nh©n sù ký vµo b¶ng kª thanh to¸n l­¬ng vµ chuyÓn cho kÕ to¸n l­¬ng KÕ to¸n l­¬ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ tiÕn hµnh ghi sæ, lËp b¶ng ph©n phèi råi chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng ký vµ tr×nh ban gi¸m ®èc phª duyÖt N¬i sö dông lao ®éng Phßng HCSN Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Gi¸m ®èc Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n C«ng t¸c vÒ c¬ cÊu L§ C«ng t¸c vÒ c¬ cÊu L§ C«ng t¸c vÒ c¬ cÊu L§ KT tiÒn l­¬ng KT thanh to¸n B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ Ký x¸c nhËn B¶ng ph©n phèi thu nhËp Ký duyÖt PhiÕu chi tiÒn Sæ chi tiÕt tæng hîp tiÒn l­¬ng vµ c¸ckho¶n trÝch theo l­¬ng - Tr×nh tù ghi sæ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng Chøng tõ lao ®éng tiÒn l­¬ng, c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng Chøng tõ ghi sæ Sæ chi tiÕt TK 334, 335, 338 Sæ ®¨ng ký CTGS Sæ c¸i TK 334, 335, 338 B¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh B¶ng tæng hîp TK 334, 335, 338 B¸o c¸o kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o vÒ tiÒn l­¬ng 1.4.3. KÕ to¸n TSC§ TSC§ cña c«ng ty TNHH phô tïng vµ t­ vÊn « t« gåm mét sè lo¹i nhµ x­ëng, nhµ lµm viÖc, m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt... Thùc tÕ TSC§ cña c«ng ty rÊt Ýt biÕn ®éng. Chøng tõ sö dông biªn b¶n TSC§, thÎ TSC§ biªn b¶n thanh lý TSC§ c¸c chøng tõ thanh to¸n. C¸c sæ sö dông: Sæ chi tiÕt TSC§, sæ c¸i c¸c TK 211, 212, 214... - Quy luËt lu©n chuyÓn chøng tõ: c¸c TSC§ mua vÒ ®Òu cã ho¸ ®¬n, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n kÕ to¸n më sæ, thÎ TSC§ cho tõng TSC§ víi ®Çy ®ñ th«ng tin nh­ tªn gäi, ®Æc ®iÓm, ký hiÖu TSC§, nguyªn gi¸, sè khÊu hao ®· trÝch. Ban l·nh ®¹o P. NghiÖp vô Héi ®ång giao nhËn KÕ to¸n TSC§ B¶o qu¶n l­u tr÷ QuyÕt ®Þnh t¨ng gi¶m TSC§ Hîp ®ång ho¸ ®¬n Giao nhËn TSC§ vµ lËp biªn b¶n LËp (huû) thÎ TSC§ ghi sæ chi tiÕt tæng hîp + Quy tr×nh ghi tæng hîp TSC§ cña c«ng ty Chøng tõ t¨ng, gi¶m vµ khÊu hao TSC§ Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i TK 211, 212, 213, 214 Sæ ®¨ng ký CTGS Sæ chi tiÕt TSC§ ThÎ KT TSC§ B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra 1.4.4. KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm 1.4.4.1. KÕ to¸n gi¸ thµnh s¶n phÈm Sau khi tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, viÖc tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm ®­îc thÓ hiÖn ë b¶ng tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. = + + 1.4.4.2. KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt - Chi phÝ s¶n xuÊt sau khi tËp hîp riªng tõng kho¶n môc: chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp, chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp, chi phÝ s¶n xuÊt chung, kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt toµn doanh nghiÖp vµ chi phÝ theo dâi tõng ®èi t­îng. - Chøng tõ sö dông: PhiÕu xuÊt k ho nguyªn vËt liÖu, c¸c phiÕu chi tiÒn mÆt, b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm, b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng, b¶ng trÝch vµ ph©n bæ khÊu hao TSC§, ho¸ ®¬n dÞch vô. - Quy tr×nh ghi sæ chi phÝ s¶n xuÊt Chøng tõ gèc, b¶ng tæng hîp b¶ng ph©n tæ Sæ chi tiÕt chi phÝ B¶ng tæng hîp chi phÝ theo yÕu tè ThÎ tÝnh gi¸ thµnh Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký CTGS B¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh Sæ c¸i TK 154, 622, 623, 627 B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra 1.4.5. KÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm, x¸c ®Þnh vµ ph©n phèi kÕt qu¶ kinh doanh 1.4.5.1. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô - §Æc ®iÓm tiªu thô thµnh phÈm cña c«ng ty lµ theo h×nh thøc ph©n phèi. Ph­¬ng thøc thanh to¸n gåm b¸n hµng, tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc qua ng©n hµng - Chøng tõ sö dông: Ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu thu, giÊy b¸o cã... - Tµi kho¶n sö dông: 511, 3331, 632, 111, 112, 131 - Sæ sö dông : Sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, sæ quü tiÒn mÆt, sæ quü tiÒn göi ng©n hµng - Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: + Khi b¸n hµng nÕu thu b»ng tiÒn mÆt th× kÕ to¸n viÕt phiÕu thu sau ®so vµo sæ quü tiÒn mÆt, nÕu thu b»ng TGNH th× kÕ to¸n c¨ncø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt TGNH + C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ®Ó ghi doanh thu ch­a cã thuÕ vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng, ghi thuÕ GTGT ®Çu ra vµo sæ chi tiÕt TK 3331, ghi sè l­îng hµng ho¸ vµo thÎ kho, ghi sè l­îng vµ gÝa trÞ vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng ho¸. Ng­êi mua Phßng kinh doanh bé phËn Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n thanh to¸n Thñ quü Thñ kho KÕ to¸n §Ò nghÞ mua hµng LËp PXK duyÖt xuÊt lËp H§ GTGT Ký hãa ®¬n LËp phiÕu thu Thu tiÒn XuÊt hµng Ghi sæ B¶o qu¶n - Quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n: Chøng tõ ban ®Çu H¹ch to¸n chi tiÕt c¸c TK 155, 156, 157, 641, TK lo¹i 5, 911 LËp c¸c chøng tõ ghi sæ: - SP hµng ho¸ nhËp, xuÊt - Gi¸ vèn, tËp hîp, kÕt chuyÓn - Doanh thu - Chi phÝ, kÕt qu¶ Tæng hîp chi tiÕt c¸c chØ tiªu Sæ c¸i tµi kho¶n Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi ®èi chiÕu cuèi th¸ng Ghi cuèi th¸ng 1.4.5.2. KÕ to¸n vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh - Cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh nh­ sau: TK 641, 642 TK 911 TK 511 TK 632 TK 811 KÕt chuyÓn CPBH, CP QLDN Cuèi kú kÕt chuyÓn gi¸ vèn KÕt chuyÓn chi phÝ KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn TK 711 KÕt chuyÓn thu nhËp TK 421 KÕt chuyÓn lç l·i - KÕt qu¶ tµi chÝnh ®­îc ph©n phèi nh­ sau: TK 3334 TK 421 Nép thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp TK 414, 415, 431 TrÝch lËp quü doanh nghiÖp TK 411 Bæ sung vèn kinh doanh CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ TƯ VẤN Ô TÔ 2.1 Đặc điểm chung của doanh nghiệp : Tên công ty: công ty TNHH PHỤ TÙNG VÀ TƯ VẤN Ô TÔ Giấy chứng nhận ĐKKD số: 0102002382 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 26 tháng 10 năm 2000 Địa chỉ trụ sở chính :Số 461, phố Trần Khát Chân, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng ,Hà Nội Điện thoại : 6250842 Fax: 6250857 2.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: ASC Group tiền thân là Trung tâm tư vấn và phụ tùng ô tô, được chuyển đổi thành công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tô (ASC Co., Ltd) vào ngày 26 tháng10 năm 2000, hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và kinh doanh phân phối các sản phẩm phụ tùng ô tô của các hãng xe lớn trên thế giới như: Nhật Bản, Mỹ, Đức và Hàn Quốc, các dịch vụ sửa chữa chăm sóc xe…. Và làm đại lý uỷ quyền và phân phối các sản phẩm trong ngành công nghiệp ô tô với các thương hiệu nổi tiếng như Nisan, 3M….. Với những phương châm không ngừng mở rộng và chuyên môn hoá hoạt động kinh doanh Công ty đã lân lượt thanh lập các công ty thành viên như công ty cổ phần ô tô ASC, công ty cổ phần phong cách việt, các chi nhánh tại Hà Nội, TP.HCM., Đà Nẵng, TP Việt Trì. Đến nay ASC đã trở thành một tổ hợp kinh doanh và phân phối các sản phẩm dịch vụ ô tô chuyên nghiệp và đa dạng hàng đầu tại Viêt Nam, với 170 nhân viên, mạng lưới kinh doanh và phân phối rộng khắp trên cả nước. Áp dụng phương pháp quản lý chuyên nghiệp, nguồn nhân lực và tài chính mạnh, ASC đã liên tục duy trị tốc độ tăng trưởng đạt 45% trên năm Vốn điều lệ : 5000.000.000 đồng ( năm tỷ đồng Việt Nam ) Tỷ lệ góp vốn cúa các thành viên: - Ông Lương Đình Hùng góp 2.550.000.000 đồng chiêm 51% vốn điều lệ - Ông Lương Đình Tiến Thắng góp 2.450.000.000 đồng chiếm 49 % vốn điều lệ Chỉ tiêu thực hiện ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu triệu đồng 110.000 122.000 123.000 2. Lợi nhuận trước thuế triệu đồng 300 350 399 3. Nộp Ngân Sách Nhà Nước triệu đồng 84 98 112 4. Lao Động Sử Dụng người 174 174 287 5. Thu nhập bình quân đầu người trên tháng triệu đồng 1.5 1.7 1.75 6. Vốn chủ sở hữa triệu đồng 8.472 8.509 8.750 7. Tỷ xuất lợi nhuận trên tổng đầu tư % 0,43 0,49 0,53 8. Tỷ suất LN trên doanh thu % 0,196 0,206 0.233 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt đong sản xuất kinh doanh của đơn vị kế toán: Công ty TNHH phụ tùng và tư vấn ô tôlà doanh nghiệp hoạt động theo các ngành nghề sau: Buôn bán tư liệu sản xuất, chủ yếu là máy móc thiết bị xây dựng,phương tiện vận tải đường bộ,vật tư,thiết bị điện, điện tử,tư liệu tiêu dùng Đại lý bán buôn , đại lý bán ,ký gửi hàng hoá Dịch vụgiao nhận hàng hoá ,bốc xếp,vận tải hàng hoá Sản xuất sửa chữa lắp ráp và bảo hành thiết bị phương tiện cơ giới đường bộ , ô tô chuyên dùng ,các loại thiết bị , ô tô chuyên dùng ,các linh kiện phụ tùng. Tư vấn du học,môi giới ,tiếp xúc thương mại Dịch vụ marketing ,nghiên cứu thị trường Đại lý kinh doanh xăng dầu Buôn bán hoá lỏng dầu nhờn. Kinh doanh nhà hàng ,lữ hành ,nội địa quốc tế Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có đặc điểm chính sau: Là một công ty tổng hợp gồm nhiều ngành nghề khác nhau, đa dạng, phong phú từ tư liệu sản xuất đén tư liệu tiêu dùng ,từ buôn bán hàng hoá đến cung ứng dịch vụ ,trong đó nét nổi bật đặc trưng là nhiều hoạt động buôn bán dịch vụ và dịch vụ đều xoay quanh trục chính là ngành nghề lien quan đến ô tô ,vận tải đường bộ Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm cả sản xuất và thương mại, dịch vụ hay nói cách khác là sản xuất và lưu thông Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của công ty Là công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên và vốn góp của công ty có hai người. Giám đốc công ty: Là người đại diện theo pháp luật của công ty,là người có quyền điều hành mọi hoạt động chung,trực tiếp đề ra các chiến lược, kế hoạch giám sát các phòng ban. Phó giám đốc điều hành hoạt động của các phòng ban,thay mặt giám đốc điều hành khi giám đốc đi vắng theo phạm vi quyền hạn của mình Phó giám đốc 1 có trách nhiệm giám sát điều hành hoạt động các phòng kinh doanh ,phòn._.