Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty mía đường Sông Con thị trấn Tân Kỳ - Nghệ An

một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và nó chiếm tỷ trọng rất lớn (60 - 90%) trong giá thành sản phẩm Vì vậy việc cung cấp sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn tới việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh cả về mặt số lượng cũng như về mặt chất lượng nên muốn tiến hành sản xuất được đều đặn, đồng bộ, liên tục thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về số lượng, đúng yêu cầu và đảm bảo chất lượng sẽ có tác dụng rất lớn làm tăng khối lượng chất lượng sản phẩm giảm chi phí, hạ giá thành từ đó tăng lợi nhuận làm giàu cho doanh nghiệp. Với kiến thức tiếp thu được ở trường và thực tế tìm hiểu tại công ty, được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Quỳnh Như với sự giúp đỡ của các cô, chú phòng kế toán và lãnh đạo công ty Mía đường Sông Con em đã hoàn thành bài báo cáo với đề tài "Kế toán nguyên vật liệu tại công ty mía đường Sông Con thị trấn Tân Kỳ - Nghệ An". Do quá trình thực tập và viết báo cáo quá ngắn ngủi, kiến thức còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi sai sót. Vì vậy em rất mong được các thầy cô giáo và cô chú ở công ty mía đường Sông Con đóng góp thêm những ý kiến quý báu để em hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty. Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, bao gồm: nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, nhiên liệu thiết bị xây dựng cơ bản (nó là tài sản dự trữ, là đối tượng lao động của sản xuất kinh doanh) * Nguyên vật liệu có những đặc điểm là: nguyên vật liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ: - Toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chuyển vào giá trị sản phẩm mới hình thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và được tính vào giá thành sản phẩm. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn (60 - 90%) trong giá thành sản phẩm. Là một trong ba yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh, giúp cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành kế hoạch cả về mặt số lượng cũng như về mặt chất lượng đảm bảo tính đồng bộ đều đặn trong sản xuất cũng như hoàn thành tốt kế hoạch mặt hàng. II. Phân loại, đánh giá và nhiệm vụ của nguyên vật liệu 1. Phân loại Nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú nên có nhiều cách phân loại. Nhưng căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu thì được phân thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác. 2. Phương pháp đánh giá và cách đánh giá nguyên vật liệu 2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ sách kế toán theo giá thực tế. Giá thực tế nguyên vật liệu trong từng trường hợp có thể khác nhau tuỳ thuộc vào nguồn nguyên vật liệu và giai đoạn nhập xuất nguyên vật liệu vì vậy khi hạch toán phải tuân theo nguyên tắc nhất quán trong cách tính nguyên vật liệu. 2.2. Cách đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho có thể là do nhiều nguồn khác nhau như tự sản xuất, thuê gia công chế biến hoặc do nhập vốn góp liên doanh, kiểm kê phát hiện thừa…. những nguồn phổ biến nhất là mua ngoài + Với nguyên vật liệu mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu được tính là: giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng với các chi phí thu mua khác và thuế nhập khẩu (nếu có), trừ đi các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng. + Với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp là tổng giá thanh toán gồm cả thuế giá trị gia tăng. 2.3. Cách đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp cho doanh nghiệp mình. Theo chuẩn mực kế toán 02 "Hàng tồn kho ban hành theo quyết định 149/2001/BTC ngày 31/12/2001" ta có thể sử dụng trong các phương pháp sau: + Phương pháp nhập trước xuất trước + Phương pháp nhập sau xuất trước + Phương pháp đơn giá bình quân có 3 cách tính Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước và giá bình quân sau mỗi lần nhập + phương pháp đích danh + Và phương pháp giá hạch toán. 3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. 3.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu 3.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Khi có giấy báo nhận hàng, hàng về đến nơi phải lập ban kiểm nghiệm (về số lượng, quy cách, chất lượng…) ban kiểm nghiệp lập biên bản kiểm nghiệm, bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho dựa trên hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận, rồi chuyển cho thủ kho 1 liên. Thủ kho kiểm tra và nhận hàng rồi ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Trường hợp hàng thừa, thiếu, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng và cùng người giao lập biên bản chờ xử lý. 3.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của đơn vị sản xuất, nhân viên phòng tổng hợp lập phiếu xuất kho. Sau khi có phiếu xuất kho công nhân đội sản xuất cần đến kho lĩnh nguyên vật liệu. Thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho, rồi chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho ghi làm 3 liên: 1 liên thủ kho giữ, 1 liên người lập phiếu giữ và 1 liên người lĩnh nguyên vật liệu giữ. 3.2. Các chứng từ cần thiết Phiếu nhập kho (01 - VT); phiếu xuất kho (02 - VT); phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03/VT-3LL); biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT); ban kiểm nghiệm (05 - VT), thẻ kho (06 - VT) phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07- VT)…. Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể dùng thêm các chứng từ hướng dẫn như: phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04 - VT). III. Kế toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu 1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong ba phương pháp sau: 1.1. Phương pháp thẻ song song: được thể hiện dưới dạng sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu sau: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Kế toán Tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho * Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán Tổng hợp Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 1.3. Phương pháp sổ số dư: * Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế, xuất tồn kho Sổ số dư Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Mỗi phương pháp kế toán chi tiết trình bày ở trên có những ưu, nhược điểm khác nhau: vậy tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà áp dụng cho phù hợp. 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152 "Nhiên vật liệu", tài khoản 151 "Hàng đang đi trên đường" tài khoản 331 "phải trả cho người bán".Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 133, tài khoản 111, 112… 2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào được tách riêng không ghi vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá chưa có thuế được ghi tăng giá mua nguyên vật liệu còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào sổ được khấu trừ. Các nghiệp vụ làm tăng nguyên vật liệu có thể do doanh nghiệp tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, do nhận góp vốn liên doanh do xuất dùng chưa hết nhập kho… những nghiệp vụ kế toán chủ yếu nhất là trong nguyên vật liệu do mua ngoài sẽ được hạch toán như sau: 2.2.1. Trường hợp mua ngoài hàng về, hoá đơn cùng về: * Trường hợp hàng về đủ so với hoá đơn: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152: giá mua + chi phí mua nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (1331 thuế GTGT hàng hoá dịch vụ được khấu trừ). Có TK 111, 112, 311, 331: tổng giá thanh toán * Trường hợp hàng về thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng số nguyên vật liệu thực nhận, số thiếu phải căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán để cùng giải quyết. Nợ TK 152: Giá trị thực nhập kho Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn + Nếu người bán giao tiếp hàng thiếu Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): số thiếu đã nhận Có TK 1381: Xử lý số thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 1331: Thuế GTGT tương ứng số hàng thiếu + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu * Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Bên phát hiện thừa phải báo cáo cho các bên liên quan biết để xử lý, kế toán hạch toán. + Nếu nhập toàn bộ thì ghi tăng giá trị nguyên vật liệu Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua nguyên vật liệu chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381: Giá trị hàng thừa theo giá mua chưa thuế + Nếu trả lại hàng thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết) trả lại số thừa + Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Nợ TK 1331: Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán hàng thừa + Nếu không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập bất thường Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân 2.2.2. Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn về thi ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán. Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): ghi tăng giá trị vật liệu nhập kho Có TK 331: ghi tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính Sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: Cách1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đó rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chêch lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toánd dỏ (nếu giá tạm tính) giá thựctế hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. 2.2.3. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141) Sang tháng sau, khi hàng về ghi: Nợ TK liên quan (152, 153, 156.1 - chi tiết từng loại: nếu nhập kho vật liệu, hàng hoá Nợ Tk 621, 627, 641, 642: nếu chuyển dao trực tiếp cho các bộ phận sử dụng, không qua kho Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về 2.3. Kế toán biến động giảm nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh ngoài ra nguyên vật liệu giảm có thể do xuất để góp vốn liên doanh xuất trả lương, trả thưởng… mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có của các tài khoản liên quan (152) kế toán căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 6271: Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 6412: Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 6422: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Chương II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty mía đường sông con tân kỳ - nghệ an I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty mía đường sông con tân kỳ - nghệ an 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty mía đường Sông Con - Tây Kỳ - Nghệ An là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập công ty có tư cách pháp nhân theo các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật. Có điều lệ tổ chức và hoạt động mở tài khoản tại ngân hàng có vốn và con dấu riêng. Tên giao dịch: Công ty mía đường Sông Con Trụ sở chính: Thị trấn Tân Kỳ - huyện Tân Kỳ - Tỉnh Nghệ An Ngành nghề kinh doanh: Chế biến đường, cồn, bia và phân vi sinh (từ nguyên liệu chính là cây mía). Tiền thân một phân xưởng sản xuất đường của nhà máy đường Sông Lam (Hưng Nguyên - Nghệ An), được thành lập năm 1970. Sau đó sơ tán lên huyện Tân Kỳ sát nhập với phân xưởng sản xuất rượu của huyện Tân Kỳ thành lập xí nghiệp đường rượu của huyện Tân Kỳ. Hiện nay đổi tên là công ty mía đường Sông Con hoạt động theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 2466/QĐ-UB ngày 28/12/1992 của UBND tỉnh Nghệ An. Giấy phép kinh doanh số 106713 ngày 26/12/1993 trọng tài chính kinh tế tỉnh Nghệ An. Công ty mía đường Sông Con nằm ở vùng trung du phía tây của tỉnh Nghệ An với diện tích đất đai khá rộng cùng với diện tích đất ba zan rất phù hợp với việc trồng cây công nghiệp ngắn ngày đặc biệt là trồng cây mía. Đó là những tiềm năng là động lực phát triển của công ty mía đường cùng với việc phát triển vùng nguyên liệu. Công ty đã từng bước đầu tư nâng cao năng suất. Ban đầu công suất chỉ đạt 15 tấn mía/ngày (1980). Đến năm 1990 công suất lên tới 100 tấn mía/ngày đến năm 1995 công suất lên tới 200 tấn/ngày. Năm 2000 công ty thực hiện dự án đầu tư xây dựng mới dây chuyền sản xuất tiên tiến chuyển giao của Tây Ban Nha, thiết bị đồng bộ, lắp đặt và sự hướng dẫn của Cu Ba với công suất 1250 tấn mía/ngày. Tổng số vốn 248 tỷ đồng. Đây là công trình trọng điểm nằm trong chương trình 1 triệu tấn đường/năm của Chính phủ, được sử dụng vốn ODA và OECD. Ngoài việc mở rộng quy mô sản xuất, đầu tư chiều sâu, đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Đồng thời mua và đóng bảo hiểm xã hội cho công nhân đầy đủ, mọi chế độ thu nộp ngân sách Nhà nước chấp hành nghiêm túc. Đó là do công tác hạch toán và công tác tổ chức quản lý đi vào nề nếp và hợp lý. Qua hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành công ty mía đường Sông Con không ngừng cải tiến công nghệ, thiết bị sản xuất và gửi đi đào tạo cán bộ công nhân kỹ thuật trong thời đại mới của công ty với sự nỗ lực đó công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể với tốc độ tăng trưởng nhanh được thể hiện qua 2 năm như sau: Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 So sánh ± % Sản lượng Tấn 20.403 15.481 -4.922 -31,8 Tổng doanh thu Ngđ 89.851.547 105.344.620 15.493.073 17 Tổng chi phí Ngđ 85.179.978 84.236.870 -948.108 -1 Thuế phải nộp Ngđ 3.635.906 4.298.773 662.867 1,5 Lợi nhuận Ngđ 1.035.663 16.808.977 15.777.314 18 Tổng lao động Người 365 400 35 9,6 Thu nhập bình quân Ngđ 1.050 1.100 50 4,8 2. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty mía đường Sông Con 2.1. Công tác tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của công ty Để đáp ứng yêu cầu quản lý, công ty sắp xếp cơ cấu tổ chức trên nguyên tắc đủ trình độ và năng lực để hoàn thành nhiệm vụ đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức ban giám đốc theo chức năng các phòng ban tham mưu cho ban giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc nắm rõ được mọi diễn biến sản xuất kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm để đưa ra quyết định quản lý đúng đắn và phù hợp với điều kiện nền kinh tế hiện nay. Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc nguyên liệu Phòng KCS hoá nghiệm và phân tích Phòng khoa học công nghệ và môi trường Phòng khoa học kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Phòng tài chính Phòng nông vụ Nhà máy sản xuất đường Xưởng sản xuất cồn Nhà máy sản xuất phân vi sinh 2.2. Sơ đồ tổng quát bộ máy tổ chức của công ty 2.3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty mía đường Sông Con * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Công ty mía đường Sông Con thị trấn Tân Kỳ - Nghệ An do cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm một nhà máy sản xuất phân vi sinh và các xưởng sản xuất cồn, bia đều tập trung tại công ty cho nên công ty tổ chức bộ máy theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung và làm việc tại phòng kế toán tài chính của công ty Sơ đồ 2.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty mía đường Sông Con Tân Kỳ - Nghệ An Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng) Kế toán thu chi và thành phẩm Kế toán xây dựng cơ bản và ngân hàng Kế toán vật tư, lương BHXH và kế toán sản xuất Kế toán đầu tư vùng nguyên liệu Thủ quỹ Để phù hợp với quy trình sản xuất của mình, công ty đã áp dụng hình thức kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển đồng thời xuất kho NVL theo phương pháp bình quân gia quyền. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Mía đường Sông Con 1. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở công ty 1.1. Phân loại Nguyên vật liệu Tuy công ty sản xuất đường là chủ yếu nhưng bên cạnh đó công ty còn sản xuất bia, cồn và phân vi sinh cho nên để đáp ứng nhu cầu quản lý , công tác kế toán còn xác định rõ vật liệu của công ty và cụ thể được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: mía cây - Nguyên vật liệu phụ gồm: rỉ đường, đạm, dầu diezen… - Và các loại vật liệu khác 1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất ở công ty mức đường sông con nguyên vật liệu được đánh giá theo thực tế giúp cho việc hạch toán được chính xác chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất giá thực tế của nguyên vật liệu mua vào được tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn, khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi giá thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, theo cách này sang đầu tháng sau kế toán mới tổng hợp vật liệu trong tháng. Do vậy khi xuất vật liệu kế toán chỉ theo dõi số lượng nhập xuất trên phiếu nhập kho và xuất kho. Hàng ngày, các chứng từ nhập xuất được thủ kho lưu lại theo quy định sẽ được chuyển lên phòng kỹ thuật, kỹ thuật sẽ phân loại thành nhiều phiếu nhập, xuất riêng và ghi sổ chi tiết cho từng vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: = + VD: cuối tháng nguyên vật liệu mía cây có các số liệu sau: Trị giá mía cây đầu tháng: 40.500.000đ Số lượng mía trên đầu tháng: 20.000 kg Giá trị mía nhập trong kỳ: 4.500.000đ Số lượng mía nhập trong tháng: 25.000 kg Số lượng xuất dùng trong tháng: 30.000 kg => Tính giá trị nguyên vật liệu mía cây dùng trong tháng => Giá trị xuất dùng trong tháng = x 30.000 = 57.000.000đ Để tính giá bình quân của cây mía kế toán áp dụng công thức Giá trị bình quân = Từ đó ta có: = = 1.500đ 2. Các thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu và các chứng từ kế toán liên quan Toàn bộ hoạt động kinh tế diễn ra trong quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến công việc nhập xuất kho nguyên vật liệu được lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ban đầu về chứng từ đã được ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục nhất định. 2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Chấp hành chế độ kế toán quy định thực tế tất cả các loại vật liệu nhập phải nhập kiểm tra về chủng loại, số lượng, chất lượng Biên bản kiểm tra vật tư mua về bao gồm: - Đại diện phòng vật tư (cán bộ theo dõi vật tư) - Đại diện phòng tài vụ (kế toán theo dõi nhập, xuất) - Đại diện phòng kỹ thuật (cán bộ theo dõi an toàn) - Thủ kho Tiến hành chế độ kế toán quy định, thực tế thì tất cả các loại vật liệu được ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Nếu vật tư không đúng chủng loại, quy cách, chất lượng theo hoá đơn và hợp đồng thì ghi vào biên bản kiểm tra nhập kho, do ý kiến giải quyết của ban lãnh đạo nếu vật tư qua kiểm tra đạt yêu cầu thì tiến hành cho phép nhập kho, đồng thời thủ kho ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho (cột thực nhập). Các loại vật tư mua về nhập kho theo từng kho đã quy định cho từng loại vật liệu. Thì kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư này một cách khoa học hợp lý đảm bảo yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư, thuận lợi cho công tác nhập, xuất. Phần lớn nguyên vật liệu do công ty vận chuyển từ mới mua về nên giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn không bao gồm chi phí thu mua. Khi số vật liệu này nhập kho thì kế toán chưa thể tính giá trị thực tế của nó mà phải có các chứng từ vận chuyển thì mới tính ra giá trị thực tế vật tư nhập đối với kế toán nhập vật liệu tự chế. Kế toán nhập một số vật liệu tự chế đây là những vật liệu tận dụng từ vật liệu ban đầu phải đưa vào giai đoạn gia công chế biến. Khi sản xuất vật liệu tự chế dùng cho các tổ máy kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 154 - Chi phí SXSP dở dang Có TK: 152 - Nguyên vật liệu Khi vật liệu gia công chế biến xong, công ty đưa về nhập kho, thủ kho cũng tiến hành ghi vào thẻ kho kế toán phản ánh Nợ TK: 152 Nguyên vật liệu Có TK: 154 Chi phí SXSP dở dang Giá thực tế = Giá VL xuất kho + CP tiền lương + khấu hao + CP sửa chữa (nếu có). 2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu : Để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong công ty làm căn cứ để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Để kiểm tra việc thực hiện mức tiêu hao thì tất cả các vật tư xuất kho có đầy đủ các thủ tục hợp lệ: xuất kho phải đúng quy cách chất lượng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt, cán bộ vật tư tiến hành mua cho các phân xưởng sản xuất khi các sản phẩm tiến hành sản xuất phục vụ sản xuất thì nhân viên kế toán ở các phân xưởng làm giấy xin lĩnh vật tư lên phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật căn cứ vào kế hoạch sản xuất để viết phiếu xuất kho đã duyệt nhân viên phòng sản xuất yêu cầu thủ kho xuất vật tư. Khi xuất kho ghi số thực xuất vào cột thực xuất và ký vào phiếu xuất kho và người nhận vật tư cũng ký vào. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay Công ty mía đường Sông Con đang vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đây là hình thức tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo bên có của các tài khoản kế toán kết hợp với phân tích các nghiệp vụ theo trình tự thời gian và việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế kết hợp rộng rãi với việc hạch toán tổng hợp và việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản chi tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính để kế toán tổng hợp có số liệu, thông tin đầy đủ, chính xác, tiết kiệm vật tư sử dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán nó được tiến hành trên các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho Để lập các sổ kế toán, thẻ, sổ số dư (cho thủ kho và cho kế toán) Sổ chi tiết vật tư Bảng kê Nội dung của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là: ở kho thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn về một số lượng. Mỗi chứng từ ghi trong 1 dòng vào thẻ kho, thr kho được mở cho từng danh điểm vật tư cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng hợp số nhập - xuất, tính ra tồn kho từng mặt hàng theo từng danh điểm vật tư. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho, sổ này ghi mỗi tháng 1 lần. Sơ đồ kế toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập vật tư Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật tư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4. Kế toán tổng hợp Do đặc điểm kinh doanh cũng như do yêu cầu của công tác quản lý công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Phương pháp này theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm từng loại hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Các tài khoản được sử dụng để hạch toán vật liệu: Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" TK 331: "Phải trả người bán" TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" Ngoài ra còn có các tài khoản khác như: TK 111 "Tiền mặt" TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ" TK 641 "Chi phí bán hàng" TK 627 "Chi phí chung". Khi nhập vật liệu kế toán còn căn cứ vào hoá đơn mua hàng biên bản kiểm nhận vật tư, phiếu nhập kho tiến hành phân loại theo nghiệp vụ. Trường hợp công ty chưa thanh toán với người bán người bán căn cứ vào hóa đơn của bên bán và phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 (sổ chi tiết số 2) Bảng kê nhập vật tư Chứng từ ghi sổ số 1, 2, 6, 7 Sổ cái tài khoản 152, 621 VD: Theo tài liệu tháng 1 năm 2006, hoá đơn số N057450 phiếu nhập kho sổ số ngày 27/1/2006. Ghi vào bảng nhập nguyên vật liệu thì tháng 1 dùng số 11.839.829đ Kế toán tổng hợp định khoản: ghi vào số 6 số tiền 11.839.829đ Theo định khoản: Nợ TK 152: 11.839.829 Nợ TK 133: 1.183.982,9 Có TK 331: 13.023.811,9 Trường hợp công ty thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản chi phí có liên quan đến việc thu mua, cuối kỳ căn cứ vào hoá đơn, phiếu chi để ghi vào chứng từ. 4.1. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Tại Công ty mía đường Sông Con, việc cấp phát nguyên liệu cho sản xuất diễn ra nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu kịp hệ thốngời của sản phẩm. Nó đã tạo điều kiện thuận lợi để đảm bảo tận dụng triệt để có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân. Trên cơ sở nâng cao năng suất lao động, đảm bảo cho tiến trình sản xuất không bị gián đoạn, nâng cao chất lượng sản phẩm. Để phản ánh giá trị xuất kho tại Công ty mía đường Sông Con căn cứ vào các chứng từ xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền vào cuối tháng vì vậy đơn vị không áp dụng bảng kê số 3 mà sử dụng chứng từ ghi sổ số 7 "Bảng phân bổ vật liệu" để xác định vật liệu xuất khẩu. Để hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng các công ty, kế toán tiến hành mở chứng từ ghi sổ số 7 và công ty hạch toán theo giá trị thực tế vật liệu, xuất dùng trong tháng, quý. Ghi có TK 152 và ghi nợ các TK 627, 641, 642. Các cột dọc phản ánh vật liệu xuất dùng trong tháng, quý theo giá thực tế các dòng ngang phản ánh đối tượng sử dụng vật liệu. Cơ sở để vào chứng từ ghi sổ số 7. Căn cứ vào bảng kê xuất vật tư từng đối tượng sử dụng. Biểu số 1: Công ty mía đường Sông Con Mẫu số: 01 GTKT - 3LL HK: 2005B Số: 0093364 hoá đơn gtgt Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 27 tháng 01 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Nông trường Quốc Anh Địa chỉ: Giai Xuân - Tân Kỳ - Nghệ An MST: 0600265262 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Lân Địa chỉ: Khối 5 - Tân Kỳ - Nghệ An Hình thức thanh toán: Trả chậm - Mã số 29003249171 TT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Mía cây Tấn 31541,42 375,374 11.839.829 Thuế suất, thuế GTGT:10% Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Tổng tiền thanh toán 11.839.829 1.183.982,9 13.023.811,9 (Mười ba triệu không trăm hai mươi ba nghìn tám trăm mười một phảy chín đồng). Người mua hàng Nguyễn Văn Lân (Đã ký) Người bán hàng Nguyễn Quốc Anh (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Dương Doãn Tính (Đã ký) Biểu số 2: Công ty mía đường Sông Con Mẫu số: C21 - H QĐ số 1141 TC /QĐ/QĐKT Ngày 2/11/2006 của BTC phiếu nhập kho (Ngày 27 tháng 01 năm 2006) Số: 029 Nợ: TK 152 Có TK 331 Người bán hàng: Các hộ dân huyện Tân Kỳ Theo tờ kê số 029 ngày 27 tháng 01 năm 2006 Nhập tại kho: Nhà máy đường Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất VT Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Mía cây Tấn 31541,42 31541,42 375,374 11.839.829 11.839.829 Viết bằng chữ: (Mười một triệu, tám trăm ba mươi chín nghìn tám trăm hai chín đồng). Nhập ngày 27 tháng 01 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Nguyễn Bá Sí (Đã ký) Thủ kho Lê Hoàng Hà (Đã ký) Kế toán trưỏng Văn Thiên Sơn (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Nguyễn Bá Quý (Đã ký) Biểu số 3: Công ty mía đường Sông Con Thị trấn Tân Kỳ - Nghệ An Mẫu số: 05 -VT QĐ số: 1141 - TC/QĐ/QĐKT Ngày 2 tháng 11 năm 1996 của BTC phiếu kiểm tra vật tư nhập kho (Ngày 27 tháng 01 năm 2006) Số TT Tên vật tư Quy cách và xuất xứ Đơn vị tính Lượng Ghi chú 01 Mía cây Tấn 3541,42 02 Mía loại I Tấn 15570 Tổng cộng 2 loại 47111,42 ý._.