Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới (nhật ký chung - Ko lý luận - máy)

riển phải thiết lập các biện pháp để kiểm soát chặt chẽ chi phí nguyên, vật liệu đầu vào. Kế toán nguyên, vật liệu là một biện pháp quan trọng hàng đầu có nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ cho việc kiếm soát chi phí nguyên, vật liệu. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên, vật liệu, em xin được viết báo cáo chuyên đề “ Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới”, báo cáo này gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty In báo Hà Nội Mới. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. Trong đó em đã nêu rõ ra kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới và một số ý kiến của em nhằm hoàn thiện nó. Tuy nhiên do có nhiều hạn chế về kiến thức và thời gian nên báo cáo của em còn nhiều thiếu sót em rất nhận được sự góp ý của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Phạm Văn Công cùng các nhân viên trong phòng Vật tư Công ty In báo Hà Nội Mới đã tận tình hướng dẫn em làm báo cáo này. Phần 1: Tổng quan về Công ty In báo Hà Nội Mới. 1.1. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty In báo Hà Nội Mới có ảnh hưởng đến kế toán nguyên, vật liệu. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty In báo Hà Nội Mới. Giai đoạn từ khi thành lập đến năm 2000. Công ty In báo Hà Nội Mới ra đời là do nhu cầu tất yếu của ngành xuất bản báo chí. Công ty có tiền thân là nhà In báo Thủ Đô. Bằng việc ngày 26/7/1957, Ban Thường Vụ Thành ủy Hà Nội ra nghị quyết xuất bản một tờ báo hàng ngày của Thủ đô, Nhà in báo Thủ đô được ra đời. Ngày 24 tháng 10 năm 1957, số báo Thủ đô đầu tiên ra đời, cũng là ngày được chọn là ngày thành lập Nhà in báo Thủ đô ( nay là công ty In báo Hà Nội Mới). Thời gian đầu Nhà in báo Thủ Đô thực hiện nhiệm vụ do nhà nước giao cho là in báo phục vụ công tác xây dựng Đảng, công tác tuyên truyền vận động quần chúng nhân dân. Đến ngày 1/1/1968 có quyết định sát nhập báo Thủ đô với báo Thời Mới thành báo Hà Nội Mới, Nhà in báo Thủ đô cũng vì vậy được đổi tên thành Nhà in báo Hà Nội Mới. Mặc dù được tiếp nhận cơ sở vật chất kỹ thuật của Nhà in Têrexa nhưng vấn đứng trước nhiều khó khăn thách thức của công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội. Do đó ngày 23/3/1970 Ùy ban hành chính Thành phố Hà Nội ra quyết định số 007/ UB/CN sát nhập xí nghiệp Lê Cường, nhà in của sở Thông tin Văn hóa vào nhà In báo Hà Nội Mới. Qua thực tế, về hình thức các nhà in sát nhập làm một nhưng thực chất vẫn hình thành các cơ sở sản xuất độc lập. Chính vì vậy ngày 3/9/1973, Ủy ban Hành chính Thành phố Hà Nội ra quyểt định số 129/UB/CN tách xưởng in Hà Nội số 35- Nhà Chung thành xí nghiệp In báo Hà Nội Mới. Mặc dù có nhiều sự thay đổi nhưng do máy móc và thiết bị thiếu thốn và lạc hậu, công nghệ in chủ yếu là in Typo nên năng lực in yếu kém có nhiều hạn chế. Trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường ngành in, năm 1980 xí nghiệp đã đề nghị với cấp trên mua 2 máy in offset thay cho kỹ thuật sắp chữ in Typo trước đây. Năm 1988 thành phố cấp cho xí nghiệp 23000 USD, để mua 4 máy sắp chữ điện tử XT, 2 máy đặt trang AT, một máy in laze và một máy in kim. Năm 1994, công ty đã đầu tư 12 tỷ đồng để mua máy in hiện đại( máy in tờ rời MP 94). Năm 1998, công ty đầu tư tiếp 15 tỷ đông vào máy in Cromoman.. Việc trang bị máy móc thiết bị hiện đại đã rút ngắn thời gian hoàn thành của sản phẩm cải thiện điều kiện làm việc của công nhân sản xuất. Đây là bước đột phá trong kỹ thuật của ngành in và là bước ngoặt quan trọng trong quá trình phát triển của xí nghiệp. Giai đoạn từ năm 2000 đến nay. Trải qua một chặng đường dài phát triển, xí nghiệp in báo Hà Nôi Mới đã trở thành một xí nghiệp in báo chuyên nghiệp có uy tín lớn trong ngành in cả nước. Ngày 1/1/200 thực hiện quyết đinh số 49 ngày 15/12/1999 của Thành phố Hà Nội về việc sát nhập công ty Sản xuất dịch vụ Thăng Long vào xí nghiệp In báo Hà Nội Mới thành công ty In báo Hà Nội Mới.Vào các năm 2002, 2007, 2008 công ty đã liên tục đổi Mới trang thiết vị công nghệ, năm 2002 công ty mua máy in cuốn offset 4 màu, năm 2007 mua hệ thống chế bản CPT, máy in offset tờ rời 5 màu của cộng hòa liên bang Đức, năm 2008 mua máy hoàn thành sản phẩm ( vài bìa sách). Nhờ có sự đổi Mới trang thiết bị một cách đồng bộ mà công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển, xây dựng được uy tín ngày càng cao đối với khách hàng, góp phần vào sự phát triển của ngành báo chí Việt Nam. 1.1.2. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật. Về kinh tế: Công ty In báo Hà Nội Mới là một đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tài chính quản trị Thành ủy Hà Nội, sử dụng ngân sách của Đảng. Người đại diện nhận vốn của Ban ài chính quản trị Thành ủy Hà Nội là giám đốc Công ty. Người có trách nhiệm kiểm tra về mặt tài chính của Công ty là kế toán trưởng. Về kỹ thuật: Công ty In báo Hà Nội Mới là Công ty lớn, hoạt động trong một quãng thời gian dài,phục vụ nhu cầu in báo của các tờ báo lớn ở Việt Nam có khối lượng sản xuất lớn. Do vậy để có thể đáp ứng được nhu cầu in báo của thị trường, để sản xuất có hiệu quả, Công ty chia ra thành các bộ phận sản xuất khác nhau, có nhiệm vụ rạch ròi phục vụ cho sản xuất. Cụ thể chia thành các bộ phận sau: Bộ phận sản xuất chính: gồm phân xưởng In và phân xưởng chế bản ( gồm in cuốn và in offset). Đây là bộ phận sản xuất trực tiếp tạo ra sản phẩm cho Công ty. Bộ phận sản xuất phụ trợ là bộ phận cung cấp điện đảm bảo bộ phận sản xuất chính hoạt động liên tục, không đứt quãng. Bộ phận sản xuất phụ là phân xưởng xéo giấy có nhiệm vụ tận dụng phế liệu trong quá trình sản xuất để tái sản xuất hoặc tiêu thụ ra thị trường, tạo ra nguồn thu phụ cho Công ty. Bộ phận phục vụ sản xuất phục vụ cung ứng, bảo quản, cấp phát, vận chuyển nguyên, vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm cho quá trình sản xuất. Bộ phận này bao gồm hệ thống kho tang, đường xá vận chuyển( đường nội bộ trong Công ty), hệ thống máy móc phương tiện vận chuyển. Sản phẩm của Công ty là các sản phẩm báo, tạp chí phát hành hàng ngày, hàng tuần đáp ứng nhu cầu thông tin của người dân. Công ty nhận in theo đơn đặt hàng của các tờ báo. Số lượng, chất lượng sản phẩm được qui định trong hợp đồng ký kết. Đặc biệt do đặc thù của ngành báo nên thời gian hoàn thành sản phẩm rất được chú trọng. Chất lượng sản phẩm thể hiện qua độ nét của chữ in, độ đậm nhạt của mực in, độ bóng của giấy in sự cân đối của trang báo. Hiện tại sản phẩm của Công ty là báo Phụ nữ Việt Nam, báo Công an nhân dân, báo Giao thông vân tải ,báo Xây dựng, báo An ninh Thủ đô, báo Pháp luật đời sống, các tạp chí Người làm báo, Thế giới, Dân trí.. Các loại lịch, văn hóa phẩm như lịch 1 tờ, 5 tờ, 7 tờ….Báo Phụ nữ Việt Nam .Báo Công an nhân dân.Báo Giao thông vân tải .Báo Xây dựng.Báo An ninh Thủ đô.Báo Pháp luật đời sốngCác tạp chí : Người làm báo, Thế giới, dân trí…..Các loại lịch, văn hóa phẩm như lịch 1 tờ, 5 tờ, 7 tờ…. Công ty In báo Hà Nội Mới là Công ty in gia công theo đơn hàng do khách hàng đặt. Do đó sản phẩm của Công ty in ra có số lượng và chất lượng theo hợp đồng ký kết. Khi có đơn hàng, phòng tổng hợp có nhiệm vụ tính toán chi phí và giá cả, lập hợp đồng với khách hàng sau đó viết phiếu sản xuất xuống phân xưởng chế bản và phân xưởng in theo đơn đặt hàng của khách. Hầu hết các khách hàng của Công ty là các khách hàng lâu năm, đơn đặt hàng thường ổn định ít biến đổi. Do vậy thị trường đầu ra của Công ty rất ổn định. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Công ty In báo Hà Nội Mới là Công ty nhà nước một thành viên, hoạt động trong lĩnh vực in báo. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là Giám đốc, hiện nay giám đốc của Công ty là ông Nghiêm Tiến Quang, tốt nghiệp đại học Kinh Tế Quốc Dân, là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm chung về tình hình hoạt động kinh doanh, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo các phòng ban trong Công ty.Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cơ quan chủ quan cấp trên là Ban Tài chính Thành ủy Hà Nội về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Công ty, đại diện cho quyền lơi của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giúp việc cho Giám đốc ông Nguyễn Văn Vinh, Phó Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm quản lý phân xưởng in và chế bản. Dưới giám đốc là các trưởng các phòng cụ thể : Trưởng phòng tổ chức hành chính là kỹ sư Nguyễn Huy Chung, có trách nhiệm quản lý đề bạt, quy hoạch cán bộ, tổ chức nhân sự cho Công ty. Giữ nhiệm vụ tuyển chọn đào tạo cán bộ, ngoài ra theo dõi báo cáo cho Giám Đốc về kết quả lao động của công nhân viên trong Công ty, trên cơ sở đó có những đánh giá chính xác năng suất lao động đề xuất mức thưởng chế độ hưởng lương đói với từng công nhân viên. Trưởng phòng tài vụ là bà Trần Thị Thắm, có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế toán kế toán, theo qui định của nhà nước.Tổng hợp hoạt động kinh doanh của Công ty, phân tích các chỉ tiêu kinh tế đã đạt được qua từng kỳ kinh doanh, kiểm tra tài chính của Công ty, lập báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính trên cơ sở tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Trưởng phòng tổng hợp là bà NguyễnMinh Huyền, cử nhân Kinh tế, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, tiếp thị khách hàng, ký kết hợp đồng, kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thành, giao sản phẩm cho khách hàng theo đúng hợp đông đã ký kết. Trưởng phòng vật tư ông Phạm Xuân Hùng, có trách nhiệm trên cơ sơ hợp đồng đã ký kết với khách hàng lên kế hoạch mua vật tư cung ứng cho các phân xưởng sản xuất, đảm bảo đầy đủ vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất. Giảm thiểu chi phí dự trữ, theo dõi vật tư tồn kho bảo quản kho hàng. Công ty có 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng In và phân xưởng Chế bản, quản đốc của 2 phân xưởng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Phó Giám đốc của Công ty. Trong đó: Quản đốc phân xưởng chế bản là kỹ sư Trịnh Xuân Tùng, có trách nhiệm làm việc với khách hàng tổ chức sắp chữ, sửa bài, my phím, phơi bản, tạo ra bản in. Sau đó gửi cho khách hàng bản in, khi khách hàng chấp nhận chuyển cho Phân xưởng In. Quản đốc phân xưởng In là kỹ sư Trần Hữu Lâm, chịu trách nhiệm tổ chức in hoàn thành sản phẩm theo đúng chất lượng và thời hạn ký kết trên hợp đồng. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty In báo Hà Nội Mới theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1 Mô hình cơ cấu quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty In báo Hà Nội Mới Quản đốc phân xưởng In Quản đốc phân xưởng chế bản Giám đốc Trưởng phòng tổng hợp Trưởng phòng vật tư Trưởng phòng tài vụ Trưởng phòng tổ chức Phó giám đốc kỹ thuật 1.2. Đặc điểm bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 1.2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán. Do Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo phương thức trực tuyến, phòng tài vụ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. Vì vậy tổ chức bộ máy kế toán cũng theo phương thức trực tuyến mô hình tập trung. Các nhân viên trong phòng được điều hành bởi kế toán trưởng. Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên được tiến hành như sau: Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp, cân đối mọi số liệu phát sinh trong các tài khoản, lập báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính trên cơ sở tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời hướng dẫn đôn đốc các nhân viên trong phòng chấp hành nghiêm chỉnh các qui định, chế độ kế toán do nhà nước qui định. Ngoài ra kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính của Công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là 6 nhân viên. Đảm nhiệm 4 phần hành kế toán cụ thể. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các chứng từ hóa đơn hợp lệ đã được ký duyệt để lập phiếu thu chi, định khoản theo đúng tính chất nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, thanh toán thu chi kịp thời. Phân loại kê khai các hóa đơn được hoàn thuế theo qui định của nhà nước.Thường xuyên kiểm tra, quản lý tiền mặt thu chi hàng ngày, đối chiếu xác định số tồn quỹ cuối ngày có số liệu chính xác báo cáo kế toán trưởng và giám đốc. Kế toán vật tư tài sản: có 2 người. 1 kế toán vật tư tai phòng tài vụ có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép tính giá thành thực tế của từng loại nguyên, vật liệu, lập sổ sách theo dõi kế toán vật tư, lập thẻ theo dõi cụ thể từng TSCĐ, tính giá trị còn lại của TSCĐ trong kỳ báo cáo, ghi chép tình hình tăng giảm của phần hành TSCĐ. 1 kế toán vật tư tại phòng tài vụ có nhiệm vụ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán tiền lương và thống kê phân xưởng, đảm nhiệm phần hành này gồm hai nhân viên, phụ trách 2 phân xưởng. Do Công ty tính lương theo phương pháp khoán sản phẩm nên kế toán tiền lương ngoài nhận bảng chấm công của quản đốc phân xưởng, còn nhận phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoán, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành… từ các phân xưởng chuyển lên, sau đó tiến hành ghi chép tổng hợp số liệu về số lượng sản phẩm hoàn thành, xác định kết quả lao động để tính lương, trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo qui định, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. Thanh toán cho lao động. Kế toán kho: ghi chép phế liệu sau sản xuất nhập kho, xuất kho. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp đầy đủ chính xác mọi chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Xác định kết quả kinh doanh của Công ty cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo phục vụ nội bộ, và bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo( như báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cấp trên, tổng cục thuế…) hoặc theo yêu cầu đột xuất. Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, chi tiền đúng đối tượng, đúng số tiền. cập nhật sổ quỹ hàng ngày, rút số dư và đối chiếu với kế toán tiền mặt. Trên cơ sở các nhiệm vụ được giao ta có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Kế toán kho Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty In báo Hà Nội Mới. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán vật tư, tài sản Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ 1.2.2. Đặc điểm bộ sổ kế toán. Về hình thức ghi sổ kế toán Công ty sử dụng ghi sổ nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ phù hợp với điều kiện các nghiệp vụ phát sinh ở Công ty đơn giản và thường lặp đi lặp lại. Bắt đầu từ niên độ kế toán của năm 2005, Công ty sử dụng kế toán máy vì vậy các bộ sổ của Công ty không phải trên giấy tờ thông thường mà được lưu trên ổ đĩa từ của máy vi tính. Dưới đây là qui trình Việc tổ chức ghi sổ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3. Qui trình thực hiện kế toán trên máy. Báo cáo kế toán Máy vi tính Chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Chương trình phần mền kế toán cài sẵn ( hiện tại doanh nghiệp đang dùng phần mền kế toán MISA 7.1) tự động kết chuyển vào các danh mục sổ sách và lên báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhà quản trị. Phần mền kế toán mà doanh nghiệp sử dụng có cách thức vào số liệu chuyển số liệu vào các sổ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, vì vậy trong máy tính các qui trình vẫn được thực hiện theo qui trình sổ như nhà nước qui định. Về bộ sổ phục vụ cho kế toán nguyên, vật liệu gồm có bộ sổ phục vụ cho kế toán chi tiết nguyên, vật liệu và bộ sổ phục vụ cho kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Bộ sổ dùng cho kế toán chi tiết nguyên, vật liệu có sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết công nợ phải trả, báo cáo tổng hợp tồn kho. Bộ sổ dùng cho kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu có sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 621, 627, 152, 331... Điểm đặc biệt trong bộ sổ kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu của Công ty là Công ty không sử dụng sổ cái tài khoản sổ cái tài khoản 641- chi phí sản xuất chung. Theo Công ty, thì việc không sử dụng 2 sổ cái tài khoản này là do trong việc tính giá thành xác định chi phí và doanh thu Công ty không tính chi phí và giá thành đơn lẻ cho từng đơn đặt hàng mà tính tổng hợp cho tất cả các đơn đặt hàng trong quý, do khi định khoản chi phí nguyên, vật liệu xuất cho quản lý Công ty sử dụng luôn tài khoản 621 dẫn đến không có sổ cái của tài khoản này trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Điều này về cơ bản không ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của Công ty nhưng có nhiều bất cập em xin nói ở phần kiến nghị. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 2.1. Đặc điểm yêu cầu quản lý, phân loại và tính giá nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 2.1.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. Đặc điểm: Nguyên, vật liệu là yếu tố cần thiết, quan trọng tham gia vào quá trình sản xuất. Nó trực tiếp hình thành nên kết cấu, hình thái của sản phẩm. Khác với các yếu tố tham gia vào quá trình sản xuất khác, nguyên, vật liệu là yếu tố biến đổi, số luợng khối lượng nguyên, vật liệu phụ thuộc vào số luợng sản phẩm sản xuất. Thông thường nguyên, vật liệu sẽ chuyển hoá hết vào sản phẩm khi quá trình sản xuất kết thúc, sản phẩm đuợc hoàn thành. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc lớn vào chất lượng nguyên, vật liệu. Tại Công ty In báo Hà Nội Mới, nguyên, vật liệu của Công ty thể hiện tính đặc thù của Công ty hoạt động trong lĩnh vực in. Do sản xuất nhiều ấn phẩm tạp chí khác nhau, phục vụ nhu cầu nhiều loại khách hàng nên chất luợng sản phẩm cũng do đó có nhiều sự khác biệt đòi hỏi nguyên, vật liệu Công ty đa dạng phong phú. Hiện nguyên, vật liệu của Công ty bao gồm 400 loại trong đó giấy và mực in là nguyên, vật liệu đặc thù của Công ty trực tiếp tạo nên hình thái sản phẩm, do đó là hai nguyên, vật liệu quan trọng nhất quyết định đến chất lượng sản phẩm. Giấy in có đặc điểm là dễ hư hỏng trong điều kiện bảo quản không tốt, không bảo quản đuợc trong thời gian dài, để lâu sẽ bị ố vàng không sử dụng được. Do vậy khi nhập giấy in Công ty tính toán trước số lượng, chủng loại giấy theo số lượng sản phẩm đuợc đặt trước, từ đó lên kế hoạch nhập giấy in đảm bảo giấy được nhập về sẽ được sử dụng hết sau 4 đến 5 ngày. Thời gian từ khi nhập giấy đến khi sử dụng hết ngắn như vậy sẽ giúp cho Công ty giảm được chi phí lưu kho, lưu bãi tuy nhiên cũng gây khó khăn cho Công ty khi thị trường giấy biến động, không có giấy để bán cho Công ty. Mực in bao gồm nhiều loại, đa dạng và phong phú với chất lượng khác nhau. Đối với những sản phẩm cần chất lượng cao, Công ty sử dụng mực in có chất lượng tốt. Mực in được nhập từ nước ngoài như Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc có chất lượng đảm bảo hơn so với trong nước, do vậy thường được sử dụng cho những sản phẩm yêu cầu chất lượng cao. Khác với giấy in, mực in có thể bảo quản được trong thời gian dài và tỷ lệ hao hụt thấp, do vậy mực in thường được nhập với số lượng lớn sử dụng trong thời gian dài. Ngoài 2 nguyên, vật liệu chính là giấy in và mực in, Công ty còn có các loại nguyên, vật liệu khác như bản in, dung dịch làm ẩm máy, thuốc hiện Agfa, thuốc hiện kodak, băng in, băng keo, xà phòng kem, mực can Đức, mực Laser, phim….Do mức độ quan trọng của nguyên, vật liệu tới quá trình sản xuất nên yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu rất được chú trọng trong Công ty. Yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu: Quản lý nguyên, vật liệu là công việc của bất kỳ một Công ty sản xuất hàng hoá, có đóng góp rất quan trọng tới quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất có diễn ra được liên tục hay không là do nguyên, vật liệu có được cung ứng đầy đủ cho quá trình sản xuất hay không. Tại Công ty In báo Hà Nội Mới do nguyên, vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú nên công tác quản lý nguyên, vật liệu được giao cho phòng vật tư. Hiện tại phòng vật tư có 10 nhân viên, đảm bảo thực hiện đầy đủ mọi công việc quản lý nguyên, vật liệu. Phòng có nhiệm vụ thu mua, quản lý nguyên, vật liệu xuất kho cho sản xuất, nguyên, vật liệu tồn kho. Trước khi tiến hành thu mua, phòng sẽ căn cứ vào hợp đồng ký với khách hàng xây dựng kế hoạch thu mua nguyên, vật liệu. Trong bản kế hoạch này nêu rõ số lượng, khối lượng nguyên, vật liệu cần mua, đơn giá từng loại. Dựa vào bản kế hoạch này nhân viên trong phòng vật tư sẽ lập đơn xin ứng tiền theo mẫu qui định trước xin sự phê duyệt của giám đốc Công ty và kế toán trưởng sau đó yêu cầu kế toán tiền mặt viết phiếu chi tiền đến thủ kho lĩnh tiền sau đó tiến hành mua nguyên, vật liệu. Về quản lý nguyên, vật liệu xuất kho cho sản xuất: nguyên, vật liệu mua về nhập kho sẽ được chuyển vào kho hoặc xuất trực tiếp cho bộ phận sản xuất. Nguyên, vật liệu trong sản xuất được sử dụng theo qui trình có sẵn, với máy móc công nghệ hiện đại do đó việc lãng phí nguyên, vật liệu là điều ít xảy ra. Về bảo quản nguyên, vật liệu trong kho, Công ty có một kho ngay tại Công ty với cơ sở kỹ thuật hiện đại đảm bảo yêu cầu bảo quản các loại mực và các nguyên, vật liệu khác. Đối với giấy in do đặc thù đã nói ở trên nên Công ty thường dự trữ rất ít để tránh hao hụt mất mát nguyên, vật liệu. Ngoài ra Công ty để sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên, vật liệu Công ty còn xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liêụ cho các loại giấy và các bản kẽm. Hệ thống này được xây dựng chi tiết, do phòng vật tư quản lý. Theo đó giấy và bản kẽm để sản xuất sẽ phải thấp hơn hoặc bằng định mức sử dụng nguyên, vật liệu. Dưới đây là định mức giấy cho sản xuất ( Biểu 1 trang 16) Biểu 1: bảng định mức bù hao giấy. CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI ĐỊNH MỨC BÙ HAO GIẤY CHO IN VÀ GIA CÔNG Số lượt in Máy in 2 màu Máy in 4 màu In 1 màu In 2 màu In 3 màu In 4 màu SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % Sl Tỷ lệ % 250 20 8 30 12 40 16 50 20 500 24 4,8 34 6,8 46 9,2 57 11,4 1000 30 3 40 4 55 5,5 65 6,5 1500 35 2,33 46 3,07 62 4,13 74 4,93 2000 40 2 52 2,6 70 3,5 82 4,1 2500 45 1,8 58 2,32 77 3,08 90 3,6 3000 50 1,67 64 2,13 85 2,83 98 3,27 3500 55 1,57 70 2 92 2,63 106 3,03 4000 60 1,5 76 1,9 100 2,5 114 2,85 4500 65 1,44 82 1,82 107 2,38 122 2,71 5000 70 1,4 88 1,76 115 2,3 130 2,6 6000 80 1,33 100 1,67 130 2,17 146 2,43 Hiện nay công tác quản lý nguyên, vật liệu của Công ty đang được phòng vật tư thực hiện tốt, bằng chứng là quá trình sản xuất của Công ty luôn liên tục không ngắt quãng, thực hiện đúng đủ số lượng chất lượng sản phẩm theo hợp đồng với khách hàng. 2.1.2. Phân loại nguyên, vật liệu. Như đã nói ở trên nguyên, vật liệu của Công ty rất phong phú và đa dạng với hơn 400 chủng loại nguyên, vật liệu khác nhau. Dựa vào đặc điểm công dụng của nguyên, vật liệu trong quá trình sản xuất Công ty chia nguyên, vật liệu thành các nhóm chính sau: Nguyên, vật liệu chính là các nguyên, vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất và tạo nên hình thái sản phẩm. 2 nguyên, vật liệu chính của Công ty là giấy in và mực in. Giấy in của Công ty có hơn 80 loại với chất liệu, kích thước khác nhau. Ví dụ giấy Couché Hàn Quốc có các loại 100g, 120g, 150g..trong đó cùng một khối lượng như nhau còn có kính thước khác nhau như khổ loại 79x 109, 65x85…các loại giấy cuộn của Indonexia, Nga, giấy offset của Nhật…Hiện nay do thị trường giấy trong nước đã phát triển với chủng loại phong phú, chất lượng đảm bảo nên Công ty thường sử dụng giấy trong nước cho những đơn đặt hàng thông thường như giấy bìa Vĩnh Phúc khổ 79x 109, giấy cuộn Tân Mai IB 58, giấy cuộn, giấy offset Bãi Bằng…Mực in có hơn 40 loại với chất lượng, màu sắc khác nhau được sử dụng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng, do thi trường mực in trong nước chưa phát triển nên Công ty chủ yếu sử dụng các loại mực nhập khẩu thông dụng nhất là mực in của Đức sau đó là của Trung Quốc, Hàn Quốc.. Nguyên, vật liệu phụ là nguyên, vật liệu không trực tiếp hình thành nên hình thái sản phẩm bao gồm bản in, dung dịch làm ẩm máy, thuốc hiện Agfa, thuốc hiện Kodak, băng in, băng keo, xà phòng kem, mực can Đức, mực laser, phim… Nhiên liệu là những vật liệu dùng tạo ra năng lượng trong quá trình sản xuất dùng cho xe chạy, máy phát điện khi mất điện. Các loại nhiên liệu thường được sử dụng trong Công ty là xăng, dầu máy BP, dầu máy Total, dầu máy BP, dầu hoả, dung dịch làm mát máy…. Phụ tùng thay thế dùng để thay thế các bộ phận trong máy in, bao gồm 120 loại khác nhau như vòng bi, pition, cao su, dây cora, dây ống. lá thép, ốc vít…. Vật liệu khác là các thiết bị điện phục vụ cho quá trình sản xuất trong phân xưởng như bóng đèn, tắc te, chấn lưu…. Và một số vật liệu ít được sử dụng như mút xốp, tem dán 107, dao trổ, băng dính, giấy can… Phế liệu là các nguyên, vật liệu bị hư hỏng trong quá trình sản xuất được loại ra ngoài như giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy. các tờ in bị hỏng, các tấm kẽm hỏng… Với chủng loại nguyên, vật liệu đa dạng như vậy sẽ rất khó khăn cho công tác quản lý, kế toán nguyên, vật liệu. Bằng việc mã hoá nguyên, vật liệu và áp dụng công nghệ thông tin công việc trở nên đơn giản hơn. Công ty đã thiết lập một phương pháp mã hoá nguyên, vật liệu khoa học, cẩn thận. Đối với giấy in Công ty sử dụng chữ cái đầu, khối lượng và kích thước để mã hoá. Vd ta có bảng danh mục giấy in STT Tên vật tư Mã vật tư 1 Couché 105g, khổ 60x84 CO105- 6084 2 Couché 105g, khổ 65x86 CO105- 6586 3 Couché 105g, khổ 79x109 CO105, 79x109 4 Couché Matt 85g, khổ 64x88 CO85M- 6488 …. ………………….. ………………. Các nguyên, vật liệu khác cũng được mã hoá một cách đơn giản, đầy đủ để phục vụ cho kế toán. Vd ta có bảng mã mực in STT Tên vật tư Mã vật tư 30 Mực đen, loại 1kg/ hộp M1_001 31 Mực đỏ, loại 1kg/ hộp M1_002 32 Mực vàng, loại 1kg/ hộp M1_003 33 Mực xanh, loại 1kg/ hộp M1_004 …. …………………………………….. ………………….. Việc mã hoá nguyên, vật liệu một cách đầy đủ khoa học tạo điều kiện cho công việc kế toán, quản lý theo dõi nguyên, vật liệu của Công ty dễ dàng, đồng thời thông qua cách mã hoá nguyên, vật liệu cho thấy trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý nguyên, vật liệu trong Công ty nói chung và kế toán nói riêng là cao. Nhưng Công ty cũng cần nghiên cứu thêm để hoàn thiện hơn nữa danh mục mã hoá nguyên, vật liệu. 2.1.3. Tính giá nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu là những tài sản ngắn hạn, có thời gian chu chuyển ngắn. Tại Công ty In báo Hà Nội Mới số lượng loại nguyên, vật liệu tại Công ty rất phong phú do đó tính giá nguyên, vật liệu để xác định chi phí sản xuất là nội dung rất quan trọng. Tính giá nguyên, vật liệu thực chất là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Giá nguyên, vật liệu được xác định trên 2 mặt là giá nhập kho và giá xuất kho. Tính giá nguyên, vật liệu nhập kho. Giống như các doanh nghiệp khác nguyên, vật liệu nhập kho tại Công ty được tính theo giá thực tế, bao gồm giá trị nguyên, vật liệu và chi phí thu mua nguyên, vật liệu đó. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khoản thuế GTGT phài nộp không được tính vào giá của nguyên, vật liệu Giá nguyên, vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế giá trị gia tăng + Chi phí thu mua. Đối với các loại nguyên, vật liệu chính như giấy mực Công ty nhận ngay tại kho nên mọi chi phí về vận chuyển và hao hụt do bên bán chịu nên giá của nguyên, vật liệu nhập kho bằng giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT. Đối với các mặt hàng phải mua từ nước ngoài như mực in thì Công ty phải nộp thêm một khoản thuế là thuế nhập khẩu nên giá nguyên, vật liệu nhập kho được tính bằng Giá thực tế của Giá ghi trên Thuế Chi phí nguyên, vật liệu = hóa đơn chưa + nhập + thu mua Nhập kho có thuế GTGT khẩu Trong công thức tính giá trên, giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế giá trị gia tăng là giá đã trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng. Về phương pháp tính giá nguyên, vật liệu xuất kho với đặc điểm là kinh doanh trong lĩnh vực in, nên nguyên, vật liệu của Công ty rất phong phú và đa dạng với hơn 280 chủng loại nguyên, vật liệu khác nhau có thể phân loại thành các nhóm là: nguyên, vật liệu chính bao gồm giấy, mực in, nguyên, vật liệu phụ là bản in, dung dich là ẩm máy, thuốc hiện.., nhiên liệu, phụ tùng thay thế và vật liệu khác. Do các loại giấy sử dụng cho việc in bảo quản khó, dễ ẩm mốc ố vàng nên thường Công ty chỉ nhập giấy in khi có đơn đặt hàng, và quá trình từ khi nhập đến khi sử dụng hết là ngắn. Trong một chu kỳ kinh doanh Công ty thường có rất nhiều lần nhập xuất. Việc tính giá nguyên, vật liệu xuất với số lượng nhập xuất nhiều, giá cả nhập thay đổi nhiều nên việc tính giá theo phương pháp đích danh, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước là khó khăn. Bởi vậy để thuận tiên cho việc kế toán tính giá xuất nguyên, vật liệu Công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cuối kỳ.Gía nguyên, vật liệu xuất được tính theo công thức sau: Trị giá thực tế Đơn giá bình quân Số lượng nguyên, vật liệu = của * nguyên, vật liệu xuất kho nguyên, vật liệu xuất kho Trong đó: Đơn giá bình quân của NVL Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ ++ Trị giá thực tế nhập trong kỳ == Số lượng NVL tồn đầu kỳ ++ Số lượng NVL nhập trong kỳ Với phương pháp này khi xuất kho nguyên, vật liệu, trên phiếu xuất kho kế toán vật tư không ghi giá trị nguyên, vật liệu xuất mà chỉ ghi số lượng được xuất. Vào cuối tháng máy tính sẽ dựa trên giá trị và số lượng nguyên, vật liệu nhâp xuất tính ra giá trị nguyên, vật liệu xuất kho và điền vào phiếu xuất kho giá trị nguyên, vật liệu xuất. Vd tính giá xuất giấy Couché 150g khổ 65x86: ta có các dữ liệu sau 1/1/2009 tồn kho 1.653 tờ đơn giá 1592đ/ tờ, trong tháng nhập kho 2 lần mỗi lần 14. 000 tờ với đơn giá là 1.467đ/ tờ, xuất kho 3 lần với tổng số lượng là 19.051. Tính đơn giá xuất cho sản xuất của giấy Couché 150g, khổ 65x86 như sau: Đơn giá bình quân của giấy Couché 159g khổ 65x86 = 1.653 x 1.592+ 14.000 x 1467+ 14.000x 1467 = 1467 1.653+ 14.000+ 14.000 2.2. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho. Thực hiện kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho gồm có 3 người là thủ kho, kế toán vật tư tại phòng tài vụ và kế toán kho. Khi hàng về, kế toán vật tư tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu nhập kho và lập phiếu giao nhận nguyên, vật liệu. Phiếu này được lập thành 2 liên có chữ ký xác nhận của thủ kho và người giao hàng. 1 liên sẽ được gửi lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư dùng để lập phiếu nhập kho. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi nguyên, vật liệu nhập kho, tồn kho ._.