Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt. cùng với việc hoạch định chiến lược kinh doanh đổi mứi chiến lược về thị trường, đổi mới kỹ thuật công nghệ... các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận. Để giảm thiểu chi phí, các doanh nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải áp dụng một cách tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu và không thể thiếu được là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung, cũng như công tác kế toán nguyên vật lệu nói riêng. Trong các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là ngành may mặc chi phí về nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tỷ trọng lớn, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, giảm mức chi phí nguyên vật liệu sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổn định nguồn cung cấp nguyên vật liệu, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóng một số vốn lưu động đáng kể mở rộng sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, công tác kế toán - nguyên vật liệu còn giúp cho những nhà quản lý nắm bắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó, đưa ra những quyết định đúng dắn trong việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng nguyên vật liệu đúng lúc cho sản xuất. Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong nền kinh tế thị trường từ việc hệ thống lại các phương pháp hạch toán kế toán rồi đánh giá, phản ánh, tổng hợp vận dụng những vấn đề đó trong thực tế của một doanh nghiệp ứng với việc trao đổi với các chuyên gia nghiên cứu, đối chiếu sổ sách chứng từ thực tế. Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo - TS Vũ Đức Thanh và các thầy cô giáo trong khoa cùng các cán bộ lãnh đạo trong phòng kế toán, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài:" Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội" Luận văn gồm 3 Chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Tình hình công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Chương 3: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Chương I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 Nguyên liệu và vai trò của nguyên liệu trong quá trình sản xuất 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu: a. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, nguyên vật liệu được coi là yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào, đặc biệt là với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu vốn thuộc lao động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiế như: chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận.... b. Vai trò của nguyên vật liệu: Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới sự biến động của giá thành. Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành của sản phẩm biến động ảnh hưởng tới sự sống còn của doanh nghiệp. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế đang phát triển ngày càng một đa dạng hơn, các loại hình doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả. Một trong những giải pháp tối ưu cho vấn đề này đó là doanh nghiệp phải chú ý tới công tác quản lý đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp. Hai công tác này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bở vì: đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, tạo ra sản phẩm và trong giá thành sản phẩm. Do cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị chi phối bởi số vật liệu tạo ra nó. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới được hạ thấp định mức tiêu hao trong qúa trình sản xuất khi đó tạo ra sản phẩm mới, sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng và giá thành hạ. Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội. Hơn nữa, còn tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp: chỉ tiêu số lượng, chất lượng, giá thành, doanh thu, lợi nhuận.... 1.1.2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu: 1.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu: a. Phân loại theo nội dung kinh tế Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Phân loại vật liệu là cách sắp xếp các thứ vật liệu theo tiêu thức phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách chặt chẽ và chi tiết. Tuỳ thuộc vào các loại hình doanh nghiệp sản xuất cụ thể thuộc từng ngành sản xuất, tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu mà chúng có sự phân chia thành các loại khác nhau. Theo cách này thì nguyên vật liệu được phân ra thành các loại như sau: Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài), đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp máy.... Đối với nửa thành phẩm thí dụ như sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: là thứ dùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghê sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, hơi đốt... Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.... Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài. Tuỳ theo từng loại doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ theo quy cách. Cách phân loại như trên giúp kế toán tổ chức tài khoản để đáp ứng kịp thời tình hình hiện có và sụ biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. b. Phân loại theo từng nguồn nhập Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất Nguyên vật liệu nhận vốn góp c. Phân loại theo cách khác: Căn cứ vào mục đích và công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... 1.1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Sau đây là một phương pháp đánh giá nguyên vật liệu. 1.1.2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế: a. Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu mua ngoài là trị giá vốn thực tế nhập kho. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu = Giá mua vật liệu (theo hoá đơn) + Chi phí khâu mua ngoài + Thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường... Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá không có thuế VAT đầu vào. Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp và là cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá mua đã có thuế VAT. Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời cho cả hai hoạt động chịu thuế VAT thì về nguyên tắc phải hạch toán riêng và chỉ được khấu trừ thuế VAT đầu vào đối với phần nguyên vật liệu chịu thuế VAT đầu ra. Trường hợp không thể hạch toán riêng thì toàn bộ VAT đầu vào của nguyên vật liệu đều phản ánh trên tài khoản 133 (1331) đến cuối kỳ kế toán mới phân bổ VAT đầu vào được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu chịu thuế VAT trên tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Số thuế VAT không được khấu trừ sẽ được phản ánh vào tài khoản 142 (1422). Trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp thu mua của các cá nhân hoặc tổ chức sản xuất đem bán sản phẩm của chính họ (thường là nguyên vật liệu thuộc hàng nông sản) thì phải lập bảng kê thu mua hàng hoá và sẽ được khấu trừ VAT theo tỷ lệ 2 % trên tổng giá trị hàng mua vào. Trường hợp khấu trừ này không được áp dụn đối với các doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu để xuất khẩu hoặc để sản xuất hàng xuất khẩu. Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá của vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với các chi phí gia công, chế biến. Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu = Giá trị nguyên vật liệu xuất gia công + Chi phí thuê ngoài gia công Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại. Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với vật liệu do Nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính là giá trị của vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị vật liệu tặng, thưởng tương đương với giá thị trường. Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế (có thể bán được). b. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Vật liệu trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy, giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng trong cả niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho các doanh nghiệp có thê áp dụng một trong các phương pháp sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp này được áp dụng với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được căn cư vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Sử dụng phương pháp đích danh sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính toán giá thành vật liêụ được chính xác, phản ánh được mối quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị nhưng có nhược điểm là phải theo dõi chi tiết giá vật liệu nhập kho theo từng lần nhập và giá vật liệu xuất sẽ không sát với giá thực tế của thị trường. * Phương pháp tính giá theo giá bình quân gia quyền: Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư. theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Tính theo phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác nhưng nó đòi hỏi doanh nghiệp phải hạch toán được chặt chẽ về mặt số lượng của từng loại vật liệu, công việc tính toán phức tạp đòi hỏi trình độ cao. * Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó, giá vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau. Như vậy, giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao và giá trị vật liệu xuất sử dụng sẽ nhỏ đi nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng trong kỳ. Trường hợp ngược lại, giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn. Do đó, lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ lớn. * Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập sau - xuất trước: Theo phương pháp này, những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. phương pháp này, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước. 1.1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán : Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thường áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô không lớn, chủng loại vật tư không nhiều. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư nhiều tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày là rất khó khăn tốn nhiều chi phí công sức. Trong trường hợp đó, để đảm bảo theo dõi kịp thời việc nhập xuất dùng trong kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp tính theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tạm tính hay giá kế hoạch được quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong cả kỳ. Chúng ta có thể tiến hành đánh giá hạch toán theo các bước sau: Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả theo công thức sau: Hệ số giá vật liệu = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toàn vật liệu nhập trong kỳ Giá vật liệu thực tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cả loại vật liệu. Tuy có nhiều phương pháp tính giá vật liệu nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó. Vì mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng nên áp dụng phương pháp nào cho phù hợp với đặc điểm, qui mô là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1.3.1 Vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay không kể là TBCN hay XHCN nhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó bắt buộc sản xuất ngày càng được mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Để sản xuất có lợi nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu. Nghĩa là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch. Vì vậy, công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của mọi người là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nhằm với sự hao phí vật tư ít nhất mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.1.3.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCN với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất, doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm. Muốn vậy, cần quản lý tốt vật liệu. Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phải quản lý chăt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lượng trên cơ sở thoả mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng và xã hội. Theo đó, phương pháp quản lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng. Do vậy, việc quản lý vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của cán bộ quản lý. Quản lý vật liệu có thể xem xét trên các khía cạnh sau: - Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động do các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất, cho nên khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm. - Khâu bảo quản: Việc dự trữ vật liệu tại kho, bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng lọai vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. - Khâu dự trữ : Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng. Mục đích của dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu. - Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo đúng mức quy định, sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu là quan trọng như vậy nên doanh nghiệp cần tổ chứcc hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng bộ những vật liệu cho sản xuất, dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Đó là những biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình giảm bớt những chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm từ đó nâng cao doanh thu. 1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là: - Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định múc tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.2.1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại từng nhóm thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ. Theo chế độ chúng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) Thẻ kho (mẫu 06-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-VT) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng từ khác tuỳ thuộc tình hình đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phương pháp. Tuỳ thuộc vào phương pháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư .......... Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính.. sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nào. Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệt hại ngừng sản xuất. Chính vì vậy, hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu. Đây là công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép thường xuyên liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về số lượng (hiện vật) và giá trị. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. 1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song: - Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp nhập - xuát -tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu  - Ưu nhược điểm, phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên và nghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế. 1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất - tồn kho của từng loại vật liệu, ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm; Việc ghi chép sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. 1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư: - Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột lượng. - Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập - xuất. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. - Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồng kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ số dư Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N -x- t Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng công tác nghiệp vụ nhập, xuất (chứng từ nhập, xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá._. hạch toán để hạch toán nhập - xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình đội chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 1.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó được nhập - xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kể vật liệu khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần vào cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm vật liệu tồn cuối kỳ, ngược lại cũng có doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu. Trong kế tóan tổng hợp có hai phương pháp là phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu trên sổ kế toán. phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho các tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vât liệu hàng hoá. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ, mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp (tài khoản 611) không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, cho các nhu cầu sản xuất khác nhau và không thể hiện được số mất mát hư hỏng. Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, có nhiều chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. 1.3.1 Thủ tục chứng từ 1.3.1.1. Thủ tục chúng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu: Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu doanh nghiệp có hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Khi áp dụng thuế VAT thì trên hoá đơn do người bán lập vừa bao gồm phần mua vật liệu, hàng hoá vừa bao gồm cả phần thuế giá trị gia tăng. Trong trường hợp doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Ngoài ra, trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hay trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lượng chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp phải lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. 1.3.1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu: Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức... Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng vật tư thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. 4 1.3.2 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.3.2.1 Tài khoản sử dụng : Để hạch tóan nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. + Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng) Phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hướng). Phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ. + Dư Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu hoặc cuối kỳ. Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các TK 151, 131, 111, 331.... 1.3.2.2 Trình tự hạch toán: Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 141, 331, 311, 111, 112 TK 151 TK 411 TK 642, 3381 TK 128, 222 TK 412 TK 627, 641, 642 TK 128, 222 TK 154 TK 1381, 642 TK 412 TK 621 TK 152 TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Diễn giải: Tăng do mua ngoài; Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát, tặng, thưởng, vốn góp liên doanh... Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá tăng Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB. Xuất vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm. 1.3.3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.3.3.1 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 611 "mua hàng" Nội dung và kết cấu của tài khoản 611 như sau: Bên Nợ: + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ. + Giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá dụng cụ mua vào đầu kỳ. Bên Có: + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ. + Giá trị vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết cho hai tài khoản cấp hai sau: TK 6111: Mua nguyên vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá 1.3.3.2 Trình tự hạch toán: Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152, 153 TK 111, 112, 331 TK 411 TK 412 TK 151, 152, 153 TK 111, 112, 331 TK 138, 334, 642 TK 621, 627, 641 TK 1331 TK 611 (mua hàng) Giá trị VL, dụng cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ trong kỳ Thuế VAT được khấu trừ Nhận vốn liên doanh cấp phát tặng thưởng Đánh giá tăng vật liệu dụng cụ Giá trị VL, dụng cụ tồn cuối kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Giá trị thiếu hụt mất mát TK 1421 Giá trị dụng cụ xuất dùng lớn Phân bổ dần Giá trị vật liệu, công cụ xuất dùng nhỏ 1.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp ( hình thức kế toán) Để ghi chép, hệ thống hoá đơn thông tin kế toán doanh nghiệp phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán hiện có. Hiện nay, trong các doanh nghiệp thường sử dung một trong các hình thức kế toán sau: 1.4.1 Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái Đây là hình thức được áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp và ở những doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ duy nhất là nhật ký sổ cái. + Ưu điểm: Tiến hành đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu, không cần lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. + Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán tổng hợp, không thích hợp với các đơn vị quy mô vừa và lớn, có nhiều hoạt động kinh tế, sử dụng nhiều tài khoản. 1.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào các sổ kế toán. Về nguyên tắc thì mỗi chứng từ gốc được lập một chứng từ ghi sổ nhưng trong thực tế do có nhiều nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau, để giảm bớt số lượng chứng từ ghi sổ cần phải lập, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập bảng kê chứng từ gốc sau đó căn cứ vào bảng kê đó để lập chứng từ ghi sổ. + Ưu điểm: Phương pháp này rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót để điều chỉnh. Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều tài khoản, có khối lượng nghiệp vụ nhiều. + Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, việc đối chiếu kiểm tra số liệu dồn vào cuối tháng nên không đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán. 1.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chung: Có sổ số liệu để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Số liệu ở sổ nhât ký chung được sử dụng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. + Ưu điểm: Sử dụng phương pháp này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. + Nhược điểm: Việc ghi chép ở hình thức này còn trùng lặp nhiều. Hình thức kế toán nhật ký chung thích hợp với các loại hình doanh nghiệp và thuận lợi trong việc áp dụng điện toán kế toán. 1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Đây là hình thức kế toán đang được sử dụng rộng rãi trong thực tế hiện nay. Căn cứ để ghi vào các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã được phân loại và các số liệu từ bảng phân bổ cuối tháng tổng hợp số liệu tập hợp từ các sổ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản. sơ đồ trình tự hạch toán của hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ quỹ Bảng phân bổ Nhật ký chúng từ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng đối chiếu, kiểm tra Báo cáo kế toán Hình thức này, thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế, có loại chứng từ chi phí liên quan đến nhiều đối tượng tính giá, nhiều nhân viên kế toán có trình độ. Chương 2 Tình hình công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 2.1. Công ty Dệt May Hà Nội và một số đặc điểm ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty 2.1.1 Khái quát về Công ty Dệt May Hà Nội 2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Nhà máy Sợi Hà Nội (nay là Công ty Dệt May Hà Nội) được thành lập ngày 7-4-1978 với sự hợp tác giữa Tổng Công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng VINIOMATEX (Cộng hoà liên bang Đức) với tổng số vốn ban đầu là 30 triệu USD, tổng năng lực kéo sợi có 150.000 cọc sợi với sản lượng trên 10.000 tấn sợi các loại một năm. Công trình được khởi công xây dựng nhà máy vào tháng 2 - 1979 và đến ngày 21-11-1984 chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý, điều hành gọi tên là Nhà máy Sợi Hà Nội trụ sở tại số 1 Mai Động, quận Hai Bà Trưng, Hà nội. Trong quá trình phát triển, nhà máy Sợi Hà Nội đã từng bước mở rộng quy mô sản xuất với việc đầu tư lắp đặt một dây chuyền dệt kim đồng bộ với trị giá 4 triệu USD. Sản phẩm của Công ty được xuất khẩu sang Nhật, Thuỵ Sỹ, Cộng hoà Séc, Nga, Hà Lan.......Các mặt hàng của Công ty là sợi, dệt kim. Sản phẩm của Công ty luôn thu hút được sự chú ý của khách hàng và từng bước đứng vững trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Tháng 4 -1990, Bộ thương mại cho phép xây dựng xí nghiệp được kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp (tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX). Quyết định này đã tạo điều kiện cho nhà máy mở rộng quan hệ thương mại với một số bạn hàng trong nước và quốc tế. Tháng 6 -1993, xây dựng dây chuyền dệt kim số 2. Đến tháng 10- 1993 Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập nhà máy Sợi Vinh (Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp, trở thành nhà máy thành viên của xí nghiệp. Ngày 19 - 5 - 1994 khánh thành nhà máy dệt kim (với cả hai dây chuyền số 1 và số 2). Tháng 1-1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và đên ngày 2-9 thì khánh thành đồng thời tháng 3 năm 1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập Công ty dệt may Hà Đông vào xí nghiệp liên hợp. Tháng 3-2002, Công ty Dệt Hà Nội được đổi tên thành Công ty Dệt May Hà Nội và đó là tên gọi chính thức cho đến nay. Việc chuyển đổi tên thành Công ty Dệt May Hà Nội không phải là sự chuyển đổi về hình thức mà chính là sự đổi mới về tư duy kinh tế, đổi mới chức năng nhiệm vụ và phương thức hoạt động của doanh nghiệp Nhà nước. Tên giao dịch quốc tế của Công ty Dệt may Hà Nội là Ha Noi Textile - Garment Company. Viết tắt là : HANOSIMEX Hình thức sở hữu vốn: quốc doanh Hình thức hoạt động: sản xuất kinh doanh 2.1.1.2. Vài nét về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời và với trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn được đào tạo và đào tạo lại. Đây chính là thuận lợi lớn giúp cho Công ty đạt được chất lượng cao, được tặng nhiều huy chương vàng và các bằng khen tại các hội chợ triển làm kinh tế. Sản lượng thiết kế đã vươn lên đạt công suất tối đa chất lượng sợi luôn được ổn định, đạt tiêu chuẩn quốc tế và dẫn đầu về sản lượng sản phẩm sợi tại Việt Nam. Sản phẩm của Công ty đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lượng cao được xuất đi nhiều nước trên thế giới và đã được chấp nhận ở những thị trường khó tính nhất như Nhật Bản, Hàn Quốc, Italia.... và được khách hàng trong nước mến mộ. Công ty Dệt May Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, nền nếp trong Bộ công nghiệp nhẹ. Luôn mở rộng hình thức kinh doanh, mua bán, gia công, trao đổi, hàng hoá sẵn sàng hợp tác với các bạn hàng trong và ngoài nước để đầu tư trang thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới. Lãnh đạo doanh nghiệp là các nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạy bén luôn tìm mọi biện pháp huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất phục vụ tốt nhất yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu đề ra lợi nhuận năm nay cao hơn năm trước Công ty luôn chấp hành vựot mức kế hoạch Nhà nước giao. Có thể xem xét một số chỉ tiêu sau: Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 498.376 triệu đồng. Tổng doanh thu đạt: 501.894 triệu đồng Trong đó: Doanh thu công nghiệp: 314. 318 triệu đồng Doanh thu xuất khẩu: 187.576 triệu đồng Thu nhập bình quân: 807.575 đồng/người/tháng 2.1.2 Những đặc điểm về sản xuất và quản lý ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. 2.1.2.1 Đặc điểm công nghệ và cơ cấu sản xuất Việc tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học phù hợp với công nghệ sản xuất ở mỗi xí nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn với mỗi loại hình sản xuất khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, có như vậy sản xuất kinh doanh mới đạt hiệu quả cao. Đặc điểm tổ chức của Công ty được quyết định bởi quy mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại sản phẩm cùng độ rộng khắp của thị trường tiêu thụ. Nhiệm vụ của Công ty được thực hiện thông qua các nhà máy thành viên: - Nhà máy sợi 1: Quy mô 6.500 cọc sợi, sản lượng 4.000 tấn/năm. sản phẩm chủ yếu là sợi Peco và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne 30 dây chuyền sợi xe cán 300 tấn/ năm. - Nhà máy sợi 2: Quy mô 3.500 cọc sợi, sản lượng 4.000 tấn/năm sản phẩm chủ yếu là sợi Peco các loại, có dây chuyền sợi xe với sản lượng 350 tấn/năm. - Nhà máy dệt và nhuộm: gồm các phân xưởng dệt và nhuộm. - Nhà máy may: gồm 2 xưởng may 1, may 2, bộ phận in, thêu. Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại như: T-shirt, VL shirt, Hineck với sản lượng 4,5 triệu tấn/năm. - Nhà máy sợi Vinh: quy mô 2.500 cọc sợi, sản lượng 2.000 tấn/năm. sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm may. - Nhà máy dệt Hà Đông: sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm chuyên sản xuất khăn mặt, khăn các loại, lều bạt. - Nhà máy may thêu Đông Mỹ: sử dụng khoảng 5.000 tấn sợi /năm cho sản phẩm dệt kim các loại với sản lượng 1,4 triệu sản phẩm / năm. Ngoài ra, còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất là nhà máy động lực và nhà máy cơ điện. * Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu trong đơn vị. Toàn bộ quy trình sản xuất được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ. Nguyên vật liệu chính được chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến gia đoạn cuối theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất diến ra liên tục, có sản phẩm dang dở thành phẩm của giai đoạn này, vừa có thể xuất bán, vừa có thể là nguyên liệu cho công đoạn sau. Điều này ảnh hưởng và chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị. Thành phẩm của Công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi các sản phẩm này được thực hiện bằng dây chuyền công nghệ khép kín, dây chuyền kéo sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi. Có thể hình dung công nghệ sản xuất của Công ty qua sơ đồ sau: Dây chuyền kéo sợi Xé trôn Nghiền Chải thô Ghép trước bông Cuốn củi Chải kỹ Sản phẩm nhập kho gồm: sợi cotton, sợi P.e sợi pha Xé trôn xơ Nghiền Chải thô Ghép trước Sản phẩm nhập kho Ghép i, ii Ghép thô Sợi con đánh ống Sợi xe đôi Ghép trộn Dây chuyền dệt kim Sợi Dệt Vải Giặt nấu Vải dệt kim Văng Mở Gỡ Cắt Thêu may bao Sản phẩm nhập kho Văt Dây chuyền dệt thoi Sợi Dệt Vải Nhuộm Vải dệt Nhập Sản phẩm nhập may Cắt Do mặt hàng sản xuất của Công ty phong phú và đa dạng, sản xuất hàng loạt nên bộ phận sản xuât chia thành các phân xưởng như xưởng dệt, nhuộm.... Để tiếp cận được mục tiêu kế hoạch sản xuất, tiến trình sản xuất được chia làm các ca sản xuất. 2.1.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực may mặc do đó vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú, tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm kim may, than, xăng, dầu, bao bì.....Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng. Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quản trong thời gian dài, chịu sự ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của nguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty không chỉ do số lượng lớn của từng loại nguyên vật liệu mà còn do tính chất lý hoá của chúng. Thứ nhất, phải kể đến nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm bông xơ. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm (60% chi phí). Bông thường được đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho loại nguyên vật liệu này có đặc điểm dễ hút ẩm khi để ở ngoài không khí nên trọng lượng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đòi hỏi của yêu cầu kỹ thuật bông xơ được nhập ngoại là chủ yếu(90% nhập từ Nga, ấ n Độ, Trung Quốc...). Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này, bông xơ đã được tính toán một cách chính xác kịp thời để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng, khô ráo. Trong tương lai, ngành Dệt May Việt Nam tiến tới tạo được nguồn bông sẽ giúp cho Công ty và các doanh nghiệp Dệt- May nói chung có thể giảm được chi phí mua nguyên vật liệu của mình. Để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các vật liệu gián tiếp bao gồm: hoá chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gói xăng dầu, vật liệu xây dựng... Mỗi loại vật liệu đều có những đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản.Ví dụ như hoá chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh hư hao, mất mát, giảm phẩm chất. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ với các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, Công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất, và vừa để hạn chế tự động vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm, đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ điều này, Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu chính hơp lý và gần phân xưởng sản xuật một cách nhanh nhất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ: phương tiện cân, đo, đếm...để tạo điều kiện tiến hành chính sách các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho. Kho bông xơ Kho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ liệu dệt kim Kho phụ tùng Kho vật liệu xây dựng Các kho được giao từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2.1.2.3 Phân loại nguyên liệu : Vật liệu mà công ty sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học,phẩm cấp chất lượng.Vì vậy Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: - Vật liệu chính: Bông, xơ, (bông hoá học) - Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm (Drimavece, Aterain, Solophenil...), các loại thuốc in. - Phụ liệu dệt kim: túi OPP... - Vật tư bao gói: nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm carton, khuyên Prafin... - Nhiên liệu - Vật liệu xây dựng: sắt thép ,van hơi, van nước ... - Phụ tùng : Vòng bi, bu lông, suốt , kim , xích , bánh xe... - Vật liệu phụ - Phế liệu: phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng,kèm phẩm chất, không sử dụng đựoc như bông phế F1,F3, xơ hồi vốn cục, sợi tột lỗi sợi rối các loại, sắt vụn ... xuất chủ yếu các loại là xuất bản và xuất kho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp có quy mô lớn có tư cách pháp nhân, hoạch toán độc lập có tài khoản và con dấu, bao gồm tài khoản tiền Việt Nam và tiền gửi ngoại tệ tại Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng, Ngân hàng Ngoại Thương, Ngân hàng Indovina Bank. Xuất phát từ tình hình và đặc điểm mà cấp trên giao bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thu mô hình trực tuyến thanh mưu * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Tổng giám đốc Công ty do tổng Công ty Dệt May bổ nhiệm. Tổng giám đốc có nhiệm vụ điều hành moị hành động của Cộng ty, đồng thời quản lý là người đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật Giúp việc cho Tổng giám đốc là 4 phó tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vục của Công ty theo sự phân công của Giám đốc, đồng thời là cán bộ tham mưu cao nhất của Tổng giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh Dưới ban điều hành Công ty có các phòng ban chức năng như: - Phòng xuất nhập khẩu: đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại Công ty như nhập nguyên vật liệu máy móc phụ tùng thiết bị hoá chất nhuộm, xuất khẩu các loại sản phẩm sợi, dệt kim khăn bông , có kế hoạch xuất nhập khẩu để phòng kế toán tài chính cân đối kế hoạch thu chi ngoại tệ xây dựng dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán, lập báo cáo xuất nhập khẩu - Phòng tổ chức hành chính: là phòng tham mưu cho tổng giám đốc về lĩnh vục tổ chức lao động khoa học, quản lý đội ngũ CBCNV trong Công ty, đào tạo cán bộ quản lý và sử dụng hiệu quả quản lý quỹ tiền lương trên cơ sở quy chế đã ban hành. Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ tổ chức lực lượng đảm bảo an toàn cho Công ty, xây dựng lực lượng vũng mạnh tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa Công ty với cơ quan Công an nhằm tranh thủ sự hỗ chợ trong công tác bảo vệ sự an toàn. - Phòng kế tóan tài chính: có đầy đủ chức năng nhiệm vụ như luật định, luật điều hành kế toán, của Nhà nước quy định, giám sát kiểm tra hoạt động kinh tế của Công ty, đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho quản lý kinh doanh. Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu chi cho từng kì, ghi chép đầy đủ và phản ánh chính xác kịp thời liên tục và có hệ thống về tình hình luân chuyển của vật tư tiền vốn thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thực hiện tốt chế độ hoạch toán kế toán nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh , lập và thực hiện kế hoạch tài chính - Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ các loại nguyên vật liệu được đưa vào nhà máy, các loại bàn phế phẩm trong quá trình sản xuất và các loại sản phẩm do công ty sản xuất ra, đồng thời đóng góp các biện pháp đề tài, sáng kiến để nâng cao chất lượng sản phẩm - Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ tiếp cận và mở rộng thị trường cho Công ty, tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm và đạị lý của Công ty. - Phòng kĩ thuật đầu tư: có nhiệm vụ triển khai kĩ thuật sản xuất tới các nhà máy và xây dựng mục tiêu phát triển của Công ty đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động, đồng thời đảm bảo tính gọn nhẹ trong tổ chức tránh việc chồng chéo trong chỉ đạo, phân công .... 2.2.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty: Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có thể hiểu như một tập hợp những cán bộ CNV kế toán cùng với trang thiết bị kĩ thuật phương tiện ghi chép, tính toán cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tiền lương và các khoản bảo hiểm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL và cc, dc Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phó phòng kế toán ( kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( trưởng phòng) Phó phòng kế toán Kế toán tiền lương và các khoản bảo hiểm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL và cc, dc Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phó phòng kế toán ( kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( trưởng phòng) Các nhân viên thống kê - Phòng kế toán tài chính của công gồm 20 người kế toán trưởng, hai phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 16 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ, nhiệm vụ được phân công như sau : - Kế toán trưởng là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính của Công ty chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp lý tài chính cấp trên và tổng giám đốc Công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của Công ty. Có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà Nhà nước ban hành. - Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán trưởng tổng hợp): có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành... chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái tài khoản có liên quan, lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. - Phó phòng kế toán tài chính: có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng trong việc quuyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của Công ty. + Nhân viên kế toán nguyên vật liệu: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê sổ 3 – Bảng kê tính giá thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn ( hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán lên Nhật ký chứng từ số 5. +Nhân viên kế toán TSCĐ và XDCB: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng, và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ. + Nhân viên kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ căn cứ vào Bảng tổng hợp và thanh lương và phụ cấp do các tổ nghiệp vụ dưới nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, Bảng phân bổ lương ......và các Nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất ( có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. + Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách mua hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó, theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. + Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty ở ngân hàng hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của Công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với các đối tượng như : khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ Công ty. + Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi. + Kế toán các nhà máy: chịu sự chỉ đạo dọc của phòng kế toán tài chính của Công ty. Qua mô hình trên ta thấy: Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, thu nhận xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị trực thuộc. Các nhân viên kế toán ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân cấp, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó Công ty đã thực hiện hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyê._.